Introduccin general a las ciencias y tcnicas y de de la informach la documentacin

Claire Guinchat y Michel Menou

Las ideas expresadas por los autores de los artfculos firmados, pertenecen a los mismos y no reflejan necesariamente las de Unesco. las expresioLas designaciones empleadas, nes y lapresentacinadoptadaparatodos los materiales de esta publicacin,no deben ser interpretadas por parte de algn pais o teen rela rritorio, como una toma de partido cin con su rgimen poltico 0 con el trazado de sus fronteras. Publicado en 1981 por la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, 7, place de Fontenoy, 75700 Paris, Francia. Impreso en 1983 por la Oficina Regional de Ciencia y Tecnologia de la Unesco para Amrica Latina y el Caribe - ROSTLAC- Montevideo, Uruguay. ISBN 92-3-301860-I Versin Versin francesa: inglesa: 92-3-201860-8 92-3-101860-4

@Unesco 1983

Introduccin general a las ciencias y t6cnicas de la informacin y de la documentacin

PREFACIO

La puesta en marcha de estructuras eficaces de bibliotecologis y documentacinenlos paises en desarrollo est obstaculizada en gran parte por la falta de personal calificado. Teniendo en cuenta la contribucin que pueden aportar al desarrollo de estos paises los especialistas de la informacin, unos cuantos Estados, con el concurso de organizaciones internacionales como la Unesco, han concentrado sus esfuerzos en la creacin y desarrollo de estructuras de forParalelamente, la Unesco presta atencin especial a macin. la elaboracin y difusin de manuales de estudios adaptados tanto a las necesidades de los paises interesados como al ni ve1 de los lectores a quienes estn destinados. A pesar de estos esfuerzos, las necesidades estn lejos de ser satisfechas y puede comprobarse que en la mayoria de los palses en desarrollo las unidades de bibliotecologaydo cumentacin estn administradas por empleados que no han recibido formacin profesional. Era preciso pensar pues en buscan todos aquellos que al entrar en la vida profesional en vano un manual sencillo que pueda proporcionarles una cla ra idea de su misin futura y de la importancia que sta ti; ne. Para llenar esta laguna la Unesco ha confiado la elaboracin de este manual a dos profesionales de gran experiencia en este campo, quienes han contado adems con la valiosa y generosa colaboracin de sus colegas de otras latitudes. Esta obra es ante todo una introduccin general a las Tanto su objetivo co ciencias y tcnicas de la informacin. mo el pblico al cual est destinada explican la simplicidad en la seleccin del vocabulario y la unidad en la presentacin, apreciables en este manual, asf como su organizacin Se trata de un instrumento de autoforen forma de mdulos. macin-que por lo menos asi lo esperamos -aspira a mantener y reforzar la motivacin y la eficacia de aquellosque comien zan o estn ya haciendo carrera en una biblioteca o enunser vicio de informacin, sin haber recibido la formacin bsica necesaria. * * *

CONTENIDO

Prlogo ......................... Introduccin ...................... .................. Tipos de documentos ................... Caracterlsticas. ................. Forma de produccin .............. Modalidades de utilizacin Estructura de los documentos ............. Vida de un documento ................. Definicin de los principales documentos Bibliografias Repertorios Catlogos Diccionarios Enciclopedias Directorio

ll 15 39 39 41 42 46 51 52 65 65 68 69 70 71 83 83 84 87 90 93 93 94 96 99 101 102 LO3 104 117

.......

.......... y obras de referencia .............. bibliogrficos ...................... ......... y obras lexicogrficas .................... ......................

................ Seleccin y adquisicin ............... Politica de adquisicin Localizacin de los documentos ............ ................ Formas de adquisicin ............ Procedimientos de adquisicin Almacenamiento de los documentos ............ ............... Formas de almacenamiento ................ Tipos de ordenamiento ................. Causas del deterioro .............. Reparacin y restauracin .............. La descripcin bibliogrfica ................... Areas de datos .................... Procedimiento .................. Normas y formatos Descripcin bibliogrfica de los documentos audiovisuales . . . . . . . . . , . . . . .

La descripcin del contenido . . Objetivos. . . . . . . . . . . Proceso fundamental . . . . . Modalidades . . . . . . . . .

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121 121 125 131 133 134 137 148 151 155 171 171 172 173 174 179 181 182 186 187 193 194 194 195 197 201 202 202 204 217 217 220 221 239 240 240 241 251 254 254 255

Los lenguajes documentales . . . . . , . . . Lenguajes naturales . . . . . . . . . . . Lenguajes documentales . . . . . . . . . . El tesauro . . . . . . . . . . . . . . . . Compatibilidad de los lenguajes documentales Elaboracin de un lenguaje documental. . . La clasificacin . . . . . . Objetivos . . . . . . . . Etapas . . . . . . . . . . Determinacin de los temas Seleccin de la clasificacin La indizacin . . . . . . Formas de indizacin . . Etapas de la indizacin Indizacin de documentos Indizacin automatizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . , .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . .

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. . . . . . . . . . . . . . . . , . audiovisuales . . . . . .

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Resmenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipos de resmenes . . . . . . . . . . . . . Contenido del resumen . . . . . . . . . . . Procedimiento de elaboracin . . . . . . . . Problemas relacionados con ciertos documentos especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . Los catlogos 0 ficheros . . . . . . . . , . . Presentacin material. . . . . . . . . . . . Procedimiento de elaboracin . . . . . . . . Tipos de catlogos . . . . . . . . . . . . . Las instalaciones y los equipos . . . . , . . Nocin de programa . . . . . . . . . . . . . Local y mobiliario . . . . . . . . . , . . . Equipo Y material . . . . . . . . . . . . . La informtica y las unidades de informacin . Definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . Personal especializado . . . . . . . . . . . unidad central y unidades perifricas. Material: Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lenguajes de programacin. . . . . . . . . . Formas de utilizacin . . . . . . . . . . . SistemaISIS . . . . . . . . . . . . . . . .

Contenido

La bsqueda de informacibn. .............. Procedimiento de bsqueda .............. Etapas de la bsqueda ................ ................. Perfil del usuario Diferentes tipos de bsqueda .............. Bsqueda en el computador .............. La evaluacin y de bsqueda Medidas de Principales Evaluacin de los sistemas de almacenamiento de informacin ............. la eficiencia ............... causas de deficiencia .......... de los costos ...............

263 263 268 271 274 276 285 285 289 290 295 296 300 302 303 304 307 307 309 310 313 316 320 324 341 341 343 34.9 354 357 361 7 397 398 398 400

Los tipos de unidades de informacin y las redes .... Unidades de informacin especializadas en documentos primarios ............... Centros y servicios de documentacin. ........ Centros y servicios de anlisis de informacin. ... Bancos y bases de datos ............... Redes ........................ Los servicios de difusin de informacin. ....... Formas de difusin. ................. Diversas formas de difusin de los documentos primarios ................. Prstamo interbibliotecario ............. Derechos de autor .................. Difusin de documentos secundarios .......... Difusin selectiva de informacin .......... Difusin de los documentos terciarios ........ LOS programas y sistemas internacionales de informacin. La cooperacin internacional en el campo de la informacin ............... Actividades de los organismos de las Naciones Unidas . Actividades de las organizaciones regionales ..... Actividades de los organismos nacionales ....... Actividades de las organizaciones internacionales no-gubernamentales .................. Sistemas internacionales de informacin ....... Anexos..........................36 La normalizacin. ................... Diferentes tipos de normas .............. Organismos de normalizacin ............. Utilizacin de las normas ..............

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Contenido

Usuarios ........................ Funcin del usuario ................. Categorfas de usuarios. ............... Obstculos a la comunicacin ............ Mtodos de estudio de usuarios. ........... Formacin de los usuarios .............. La administracin y las polfticas a nivel de una unidad de informacin ............. El campo de la administracin ............ Organizacin de una unidad ............. Anlisis de tareas ................. Presupuesto y financiacin. ............. Promocin y mercadeo ................ Evaluacin de las actividades de informacin La administracin y las polfticas de informacin a nivel nacional e internacional ............ Poltica nacional de informacin. .......... Sistema nacional de informacin: estructura, componentes, objetivos ............... Participacin en las actividades internacionales

405 406 408 411 413 415 419 419 423 425 430 433 437 441 441 ... 443 449 455 455 456 459 463 463 465 467 469 473 473 476 479

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La educacin y la formacin .............. Posibilidades de formacin ............. Tipos y programas de formacin ........... Especializacin ................... La profesin ..................... Perfil de un especialista en informacin ...... Acceso a la profesin ................ Estatuto8 de la profesin .............. Fuentes de informacin profesional .......... La investigacin en ciencias y tcnicas de informacin. Funcin y campos de la investigacin. ........ Mtodos de investigacin. .............. Bibliografa general ..................
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PROLOGO

Se ha concebido esta obra para todos aquellos que en los pafses en desarrollo comienzan su carrera en una unidad de infor macin sin haber tenido una formacin bsica en las ciencias y tgcnicas de la informacin, pero que poseen una preparacin general, por lo menos equivalente a la educacin secundaria,y a quienes se pueden asignar tareas ms o menos especializadas. El propsito del presente trabajo es ayudarlos a realizar mejor estas tareas ofrecindoles para ello una visin de conjuz to sobre las actividades modernas de la informacin, visin que esperamos resulte completa, bien organizada y de fcil aS ceso. Ms concretamente, la obra debe permitir a sus destinata ros: comprender la razn de ser de las actividades que se les conffan y sus relaciones con el conjunto de mecanismos de circulacin que requiere la informacin. Encontrar una descripcin satisfactoria de las distintas operaciones, instrumentos y conceptos relativos a los siste-, mas de informacin, que les pueda servir de gula. Esta introduccin debe darle al lector los elementos que le permitan recibir una formacin especializada acorde con su trabajo o seguir cursos que cumplan determinadas finalidades. Los autores consideran necesario subrayar que en ningn.caso se pretende sustituir la formacin bsica que est llamado a tener todo encargado de una unidad de informacin. Esta gufa se propone simplemente reducir los efectos negativos delafal ta de formacin bsica. La obra no est destinada a proporcionar una habilidad particular sino simplemente a explicar cada tarea y a situarla dentro de su contexto. Es labor de la formacin en servicio, de los cursos especializados y de la preparacin bsica en ciencias y tcnicas de la informacin suministrar la capacidad prctica. Sin embargo, los autores no han querido limitarse a la simple descripc<.n de los hechos sino que han tratado de mostrar el alcance social que estos hechos encierran y el inte-

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Prlogo

rs que tienen para las personas que emprenden una carrerade especialista en informacin. Ojal esta obra logre fortalecer sus motivaciones y abrirles buenas perspectivas profesio nales. Este manual est concebido como instrumento de autoforaunque no resultaimposible utilizar macin, de uso personal, lo en las unidades de informacin o en las escuelas de ciencias de la informacin como libro de consulta en los ciclos como gua para la elaboracin de cursos o como de formacin, herramienta de control de los conocimientos previos que requiere una formacin especializada. Esforzndose por colaborar, ante todo, enlapreparacin del personal que necesitan los sistemas de informacin automatizados, los autores han procurado incorporar asimismo en el texto el conjunto de las tcnicas de informacin. La bsqueda de un equilibrio en la materia resulta compleja y serfa para nosotros una agradable sorpresa haberlo logrado.Los autores se dan cuenta igualmente de que han tenido que imponer a veces sus puntos de vista personales con el findeofre cer una presentacin lo ms coherente y estructurada de esta disciplina que todavia nos esforzamosporconocer en diversos No obstante, hemos juzgado ms importantes la un aspectos. dad y la simplicidad que las argumentaciones tericas, peri== sando sobre todo en el pblico al que est destinado el manual. La estructura modular es otra de las caracteristicas de esta obra. Se inicia el libro con una introduccin que presenta de modo general las actividades informativas, luego a parecen los diferentes capftulos especializados que desarroz llan los diversos aspectos de los sistemas de infonnacin.Ca da.capitulo o grupo de capitulos pueden utilizarse indepeny dientemente para la introduccin de cursos o de las distinlo cual explica las repeticiones que se adtas actividades, vertirn sin duda de un capitulo a otro. Se ha previsto adems que cada captulo pueda actuali' zarse y completarse localmente con la ayuda de anexos que convengan a las condiciones particulares de los usuarios. Al final de cada capitulo aparece un "cuestionario de verificacin" con el fin de ayudar al lector a cerciorarse de que ha comprendido los puntos esenciales. Despus de este cuestionario se da una bibliografa que permite a los interesados profundizar en los distintos temas. La eleccin delasobras ha resultado particularmente dificil, salvo las publicadas en ingls, por causa de la escasez de libros elementales, de la pobreza de la literatura en este campo y de la heterogeneidad de los materiales bibliogrficos especializados.

Prlogo

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La idea de publicar esta obra es fruto de un encuentro de los responsables de los programas de formacin del INIS, del Agris y del Unisist, quienes hablan observado que el nivel de conocimientos en informacin y documentacin era muY desigual e incoherente entre los participantes en los seminarios de enseanza organizados por ellos, a pesar de que tales participantes eran seleccionados cuidadosamente. Sehabfanota do la misma dificultad en los cursos de formacin impartidos en las unidades nacionales de informacin. Por otra parte, son estas mismas unidades las que a menudo se encargan de reclutar un personal sin formacin ni experiencia en el campo de la informacin. Por consiguiente, ha parecido aconsejable elaborar una obra introductoria que se acomode especialmente a las necesidades mencionadas y que pueda difundirse en los idiomas cuya literatura en materia de informacin es limitada. El plan detallado de la obra fue ,realizado por Michel Menou (mediante contrato de asesorfa con la Unesco), en colaboracin con M.H. Binggeli del INIS, M. T. Martinelli del Agris y M. J. Tocatlian del Unisist. La redaccin fue confa da por la Unesco a Claire Guinchat y Michel Menou, quienescontaron con el concurso de las personas mencionadas anterior mente y con la colaboracin de numerosos colegas, sobre tod los miembros y expertos del Comit Uf hOC sobre la poltica y programa de la enseanza y formacin: Sra.G. Adda; M.M.A. Gopinath; el profesor S.I.A. Kotei; el profesor J. Meyriat; el profesor W. L. Saunders; el profesor V. Slamecka; el Dr. P. Wolff; M.A. Abid; el profesor A. Neelameghan, lo mismo que a las Seoras H. Allaoui, A. Basset, la Seorita M. Bonnichon, el profesor H. Borko y la Seorita D. Saintville (quien colabor en la redaccin de algunos captulos). Los autores desean expresar su a .las agradecimiento personas mencionadas y a todos los que colaboraron en esta de litada tarea. Adems, slo ellos asumen la responsabilidad por los errores o lagunas que no pudieron evitar. Aunque este trabajo ha resultado un desafio, los autores conffan en que esta introduccin prestar ayuda a sus nuevos colegas de los pases en desarrollo para que puedan iniciar o proseguir su vida profesional con una visin clara de sus tareas y de la importancia que encierran, con inters, entusias mo y eficacia. Las opiniones que aparecen en la presente obra no corres ponden necesariamente a los puntos de vista de la Unesco. Febrero Paris 1979 Claire Guinchat, Michel Menou.

INTRODUCCION

son en nuestra poca dos pa"Comunicacin" e "informacin" labras de capital importancia. Toda relacin humana,toda aS tividad, suponen alguna manera de comunicacin. Todo conocimiento comienza con una informacin sobre lo que ocurre, lo que se hace, lo que se piensa. Esto determina, en todos los tiempos, la naturaleza y calidad de las relaciones humanas. El presente se caracteriza, no obstante, por la amplitud que adquiere el fenmeno, el nivel que muestra, la atencin que se le confiere. Ala comunicacin interpersonal se ha aadido por la capacidad la comunicacin de masas, que se distingue de informaciones que se transmiten y por la importancia del pblico que tiene que ver con ellas. Como son los medios de comunicacin -prensa, radio, televisinlos quemovilizanla informacin, sta escapa al control directo delusuario quien no puede ni verificarla, ni transformarla, ni responder a ella en forma inmediata. Entre estas dos formas extremas de de persona a persona o incomunicacin, 0 sea, directamente directamente del pblico a los medios masivosde comunicacin en todos los campos de la actividad humana, una funcionan, serie de instituciones que tienen el poder y el deber de comunicar los conocimientos existentes: familia, sistemasdeen administracin, etc. Entre seanza, sistemas profesionales, estas instituciones, algunas se han especializado en el tratamiento funcional de la informacin cientfica y tcnica, desde sus fuentes hasta el usuario. En realidad, la comunicacin humana directa depende del tiempo y del espacio. Para que se inscriba en el tiempo, es que se registre en un soporte preciso que deje una "huella", material: libro, imagen, fotograffa, disco, etc., o sea, en Seleccionar en la enorme masa de informacioun documento. nes los elementos de conocimiento, suministrarlos a toda per conservarlos sin alteracin y actuali sona que los requiera, son los objetivos que corresponden zarlos permanentemente, las actividades documentales.

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Introduccibn

Las formas de comunicacin son extremadamente variadas, pero su esquema general es aproximadamente el mismo. El prin cipio en que se fundamenta toda comunicacin es la circula-cin de un mensaje entre una fuente (emisor) y un destinatario (receptor), por medio de un soporte (canal). un grupo o El emisor, o fuente, puede ser un individuo, En el caso de una emisin intencional, que una institucin. el emisor da a la idea que desea transmitir es el nuestro, cierta forma que le permita al destinatario percibirla. Esta forma recibe el nombre de cdigo. Por ejemplo, un hablante de lengua espaola cuando se dirige, oralmente o por escrito, los a otros hablantes de la misma lengua, tiene que emplear trminos de la lengua espaola. Del mismo modo, un ingeniero encargado de colocar las seales en una via tendr que utili zar los signos internacionales del cdigo de carreteras,yasT en los dems casos.
Ruido Ruido Ruido

+
Emisor (cdigo) Canal transmisin de * Receptor (decodificacin) i ? \ \ \ \ : : \ : \ \ 1 \ / \ 1 \ \ \ . %_ x1-_ Retroalimentacin +-/ / / ,/ :

<- c

Fig.

1 - Circulacin

de un mensaje

es aquel que recibeelmenEl receptor, o destinatario, saje, pero esta recepcin no siempre es intencional: contrariamente a lo que ocurre al emisor, el receptor est mucho ms sometido al flujo de mensajes que provienen de todas par tes, y que no estn destinados a l; al productor de informa cin le basta con expresarse. Para captar el mensaje, el re= ceptor tiene que seleccionar lo que le concierne en la masa

Introduccin

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de sfmbolos que le llega, y luego de codificarlos (enelejem plo anterior, la lengua espaola o el cdigo de carreteras) hasta encontrar el mensaje original. El mensaje que circula entre el emisor y el receptor: informe, seal, idea... slo puede ser comprendido si estos dos polos disponen deunreper torio comn de signos (el cdigo) que ambos comprenden de ma nera idntica, o si se realiza una traduccin de un lenguaje a otro. Sin embargo, an en el caso de un sistema comn,sue len producirse dos distorsiones: en la iniciacin se modifica la forma, o en la llegada la lectura no corresponde siempre a su contenido real. Dicho de otra manera, "las palabras no reflejan lo que se queria decir"; el emisor y el receptor no se han comprendido bien. La prdida de sentido resultante puede convertirse en un empobrecimiento de la informacin o en una interferencia de la misma por la (el "silencio") presencia de datos superfluos (el "ruido"). En los dos casos, se resiente la calidad de la informacin, hay que reanu dar el proceso y el tiempo se pierde intilmente. difieEl canal, o medio, o soporte de la comunicacin, re segn la forma de dicha comunicacin. Los medios son muy entre otros, la vibracin del aire variados; pueden citarse que lleva el sonido de una persona a otra, las ondas hertzia nas, los satlites artificiales, los dedos de la mano, el pa pel. El funcionamiento general de la comunicacin es menos simple de lo que parece. La misma transmisin es factor de distorsin y de prdida de la informacin. Algunos obstculos provienen de la institucin que efecta la transferencia de la informacin; otros son de carcter tcnico, y tienen que ver con las formas de tratamiento y tambin con la trans ferencia; otros son socio-psicolgicos, debidos a las rel ciones entre los usuarios y los especialistas de la informacin; por ltimo, algunos provienen del contexto ideolgico y poltico. Por otra parte, la comunicacin no se realiza en sentiel receptor reacciona ante el men Por lo general, do nico. saje emitiendo a su vez otro mensaje. A esta reaccin se dael nombre de retroalimentacin (deeddbach) y puede adoptar las formas ms diversas: rumor, correo, respuestas formalizz das, critica (del tipo de la crfltica periodstica); la naturaleza y forma de la respuesta dependen de la naturaleza y forma de la comunicacin. Adems, la retroalimentacin es portadora de una informacin doble, pues tambin indica en qu medida ha sido satisfecha la pregunta, o desde qu punto de vista se ha juzgado deficiente la respuesta. El estudio de la retroalimentacin permite apreciar las condiciones en que se ha recibido un mensaje y ajustar constantementeelprc

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Introduccin

cedimiento con el fin de optimizar el resultado, o sea,de adecuar la informacin enviada con la adecuacin de la inforCuanto ms prximos estn el emisor y el macin recibida. o mejor estudiados los contactos, ms efectiva sereceptor, r la respuesta que encierra la retroalimentacin.Sin embardel receptor gos an cuando el emisor parezca muy alejado o discurso de un orador -por ejemplo, emisor de televisin la transmisin no es unilateral sino que origiimportante-, na una accin de regreso o respuesta. Para valorar y determinar la naturaleza de la transmisin se han desarrollado nu merosos medios de anlisis y control, tales como los sondeos de opinin, las encuestas, los anlisis de necesidades, etc. La ciencia de la comunicacin, de origen reciente, cuyo desarrolloprovienede distintas disciplinas y se orienta en diferentes direcciones, ha establecido varios modelos explicativos de la comunicacin: el modelo matemtico de Shannon, el esquema lineal de Lasswell,de orden sociolgico, el modelo ciberntica de Moles, esquema que se concentra en el estu dio de mensaje, como el de Katz, reformado por McLuhan,el eS tudio de la "mquina de comunicar" de Schaeffer, la teorf Existen otros cuantos enfode la informacin de Escarpit. ques cientficos no slo del esquema terico sino de las nue vas condiciones de la comunicacin debidas a las transformaciones tcnicas y al desarrollo cientlfico que caracterizan nuestro tiempo y su corolario indiscutible, es decir, la demanda de informacin. En una poca en que la ciencia domina la vida de todos, la informacin es el elemento que la vivifica y por esto tie ne una importancia capital para la sociedad universal. L transferencia de informacin cientfica y tcnica es condicin primaria e indispensable de todo progreso econmicoyso cial. Efectivamente el progreso tcnico, factor de aumentode la productividad y de la riqueza nacional, depende de dos elementos fundamentales: la innovacin y el mejoramiento de los procedimientos y mtodos que se utilizan posteriormente. La aplicacin de estos factores de desarrollo, fruto delain vestigacin cientifica, depende directamente del acceso que se tenga a los descubrimientos. Cualquier retardo o laguna informativa en este campo significa estancamientooregresin Estar informado significa tambin poder analizar una si tuacin, hallar las soluciones a un problema administrativo0 polftico, utilizar el juicio en el momento oportuno.La dis minucin de la incertidumbre mejora naturalmente las decsi; nes, que determinan mediante elecciones sucesivas la suertede un sector, de una actividad, o de un pas.

Introduccin

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La enseanza, el aprendizaje y la formacin suponen, adems de la relacin pedaggica que se establece entreelprg a fesor y el alumno, el recurso a los acervos documentales, las herramientas de explotacin y de difusin de los conocimientos que constituyen las bibliotecasyotras unidadesde@ La rpida intensificacin de la demanda educatiformacin. va en un nmero creciente de pases, la obligacin que se m pone a categorfas cada vez ms diversas de profesionales pa= ra que actualicen sus conocimientos gracias aunapreparacin permanente, la elevacin del nivel acadmico indispensable para el progreso cientfico moderno, son todos factores multiplicadores del desarrollo. Convertir los resultados de la investigacin en aplicaciones benficas para la vida de los individuos -en el campo de la salud, de la alimentacin, etc.-, permitir a todos una mejor comprensin y dominio de su situacin,dar al industrial, al comerciante, al agricultor las informaciones objetivas que les permitan fundamentar sus decisiones, estas son las metas de los diversos canales intermediarios entre la produccin de la informacin y los usuarios. Que la ciencia se nutre de la ciencia es un hecho quizs de mayor fundamento. Los descubrimientos cientfficos y las innovaciones tcnicas retrocederfan y probablemente des2 parecerfan si la comunidad cientfica no contara con la informacin acumulada a travs de los siglos. Esto explica pre cisamente la baja productividad cientffica y tcnica de lOS pases cuyos recursos documentales son muy pobres. En efecto, la produccin de la informacin y el ambiente cientfico que sta promueve estn distribuidos en el mun do muy nequitativamente. Hay unos cuantos pases en desa-rrollo que slo producen el 1% de la literatura cientifica mundial. Esta literatura procede en su mayor parte de los grandes paises industrializados, que cuentan con una buena parte del presupuesto nacional para sostener la investigacin, la educacin y la informacin. Estos pafses tienenasu disposicin una infraestructura de informacin capaz de cubrir una enorme poblacin de usuarios: bibliotecas, centros de documentacin, centros de anlisis de informacin, personal especializado, profesin y formacin institucionalizada, canales de comunicacin con las fuentes y los usuarios, poli En estos paises, casi por todas partes,se tica nacional. aS vierte una reorganizacin de estos estamentos con mirasauna racionalizacin e integracin funcionales mediante diversas formas de acuerdos de cooperacin tanto nacionales como internacionales.

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Introduccin

En los paises en desarrollo la situacin es muy diferen te. LOS recursos que se pueden destinar a la produccin cien tffica y almovimiento de informacin son por lo general muy Por lo comn, la infraestructura que corresinsuficientes. ponde a los equipos es muy pobre y existe un predominio de entre las cuales hay algunas de las ms anlas bibliotecas, tiguas del mundo que poseen adems fondos muy ricos y antiy desde luego de tcnicas a guos. La falta de especialistas vanzadas explica el vacio casi completo que se advierte entre los responsables de mayor rango administrativo y el personal ejecutivo. La transmisin de informacin est sujeta a interrupciones y retardos en estas regiones donde las nece sidades informativas son apremiantes y donde la demanda estz a la orden del dfa. Es necesario en estos pases reducir el "dficit de informacin" inherente a un potencial y a un modo deproduccin cientffica restringidos, accediendo a los datos disponibles en vez de aumentar la produccin local de tales datos,por lo menos al comienzo. Esto supone dos condiciones: la existencia de una infraestructura nacional suficiente y la integracin de los pafses desarrollados al sistema de transferencia de los conocimientos de los pases en desarrollo. Se estn haciendo grandes esfuerzos en este sentido.Des de hace algunos aos especialmente se ha puesto en marcha u programa mundial de informacin cientffica, el Unisist (l), auspiciado por la Unesco y un conjunto de organizaciones inSe trata de reforzar y de cooro ternacionales y nacionales. nar la cooperacin mundial en el campo de la informacincien tffica y tcnica, particularmente en beneficio de los paises en desarrollo. El Unisist, orientado de manera esencialmente prctica, no es ni un rgano centralizador ni una estructura formal,si no un movimiento mundial -tal como l mismo se define- orie tado hacia el mejoramiento de la transferencia de la informa cin en tres direcciones: "CC) la disponibilidad y accesibili dad de la informacin cientifica, teniendo encuentaespeciai mente las dificultades relacionadas con los diferentes objex tivos de los niveles de desarrollo en diversos pafses,lo mis mo que otros factores institucionales; b) la conexin y 1% compatibilidad de los sistemas de informacin... mediante un empleo cada vez mayor de normas comunes y de tcnicas modernas de comunicacin; C) una selectividad y flexibilidad cre(1) Programa intergubernamental de la Unesco para la coopera cin en el campo de la informacin cientffica y tcnica,

Introducclbn

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tientes en el tratamiento y la distribucin de la informacin cientffica y tcnica, gracias a nuevos mecanismos institucio nales confiados al cuidado y diligencia de las organizacio-nes cientfficas" (1). "Explosin documental": la expresin caracteriza muy bien el crecimiento espectacular de la produccin de documtos en el mundo desde hace algunos aos. Algunas cifras per miten medirlaamplituddel fenmenoyapreciar sus tendencias, A comienzos del siglo XX, la produccin de publicaciones seriadas era de unos 10.000 tftulos por ao y en 1971 su La de los libros fue de 269.000 unidades en bi a 170.000. ms de 6000 1965 y de 571.800 en 1974. En 1970 aparecieron documentos por dia laborable, 0 sea,2.000.000 al ao ysepr: v que en 1985 esta cifra se cuadruplique o quintuplique; en este ao aparecern por lo tantode8.000.000 a 10.000.000 de documentos cientfficos y tcnicos, contando slo los impresos. En general, esta tasa de crecimiento es muy rpida,pero est caracterizada especialmente por su aceleracin continua durante los ltimos aos. Efectivamente, en los aos sesenta fue de 9,5%, en 1971 subi a 10,6% y, contrariamente a ciertas predicciones de saturacinydesaceleracin, sigue aumentando cada vez con mayor rapidez (2). La situacin anterior se explica por el gran desarrollo de la ciencia moderna y por la innovacin tecnolgica. Comp= rando las distintas pocas del desarrollo de los conocimienel fenmeno. tos, se puede observar ms objetivamente Segn la National Education Association de los Estados Unidos de A mrica "fue necesario esperar hasta 1750 para que el sabe? del hombre de la era de Cristo pudiera solamente duplicarse. Otra multiplicacin por dos se cumpli ciento cincuenta aos ms tarde, en 1900... La cuarta multiplicacin de esta clase para el conjunto del saber cientffico, se llev a cabo slo en el decenio que sigui a 1950. En otros trminos, se puede decir que el conocimiento tecnolgico se ha multiplicado por diez cada cincuenta aos desde hace ms de dos mil ocho(1) Un&&& E&udko aabtLe La krea.&zacbn de un k.&ema mund& de indomatin wkntt&a, efectuado por la Unesco y el Consejo Internacional de Uniones Cientfficas,p. 151. Paris, Unesco, 1971. (2) Cifras 1976. del Anuko
eb~tico,

p. 581. Parfs,

Unesco,

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cientos aos. En 1950, el mundo contaba con 1.000.000 de investigadores e ingenieros. En 1900 eran 100.000; en 1850, 10.000; y en 1800, 1.000" (1). Efectivamente, el nmero de sabios e investigadores, que constituyen la fuente principal de conocimientos e informaciones cientificas, no deja de cre cer: hoy llega sin duda a diez millones (2). Adems, a 1; comunidad cientfica propiamente dicha hay que aadir ahora toda clase de usuarios: administradores, jefes de empresa,in dustriales, juristas, polticos, educadores, etc., no sl en el carcter de solicitantes sino tambin, cada vez ms de productores de nuevas informaciones. A la multiplicacin de segn un proceso natural, responde la multiplicala oferta, cin de la demanda. A los gruposdeusuarios pertenecen todos aquellos que de una u otra manera participan enlal'industria del saber", es decir, de la produccin, distribucin y consu mo de los conocimientos. Se puede afirmar en principio que "toda transferencia de conocimientos equivale a una transferencia de informacin, y viceversa" (3). y que la industria del saber, cuya razn de ser consiste en garantizar esta transmisin de conocimientos e informaciones,seguir crecien do rpidamente en un mundo que se fundamenta en el progresocientffico. El crecimiento de la informacin influye naturalmenteen la composicin del acervo documental. A los libros y publica ciones seriadas editados por los circuitos comerciales tradi cionales se suma una extensa gama de documentos de todo orz den, inditos y de difusin restringida. Entreestosdocume; tos figuran informes, tesis, actas de congresos, cursos, esseparatas, etc., que forman lo que se ha dado en 112 tudios, mar "literatura subterrnea". Estos documentos provienen de los orgauismos ms diversos: instituciones cientfficas, uniservicios de estudio y de investigacin, versidades, de los cuales reflejan la actividad y las preocupaciones, y constituyen la primicia de la actualidad cientffica, siendo a menu do la fuente ms actual y reciente de informacin en los dis tintos campos y constituyendo la mejor herramienta de comuni cacin directa entre cientfficos. Aunque no es posible registrar su nmero, se sabe que ste aumenta considerablemente en la actualidad. (1) G. Anderla.

n&e
(2) Citado

f in~omaton en 1985. Une ;tude p~dvi.hondes be6oin6 c-t da UAAOUAC~~, p. 14 y 19. Parfs,
en Unisist..., op. ti., op. ti., p. 68. p. 11-12.

OCDE, 1973. (3) G. Anderla,

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Un factor suplementario de congestibn es la extraordina ria reduccin de la vida Gtil de un documento; o sea, la des actualizacin de ste. En ciertos campos, los conocimientosse renuevan con tal rapidez que ha llegado a decirse que un libro ya est atrasado en el momento de su publicacin. Resulta por lo tanto, indispensable reactualizar constanteme: te los fondos documentales, ya sea por medios manuales o automatizados. A esta enorme masa de documentos en papel hay que aadir la produccibn de material documental distinto de los lifotograffas, cintas bros: discos, magnticas, videogramas, al papel y cuya ap& etc., documentos sobre soporte diferente ricin en los circuitos de la comunicacin es uno delosgran des adelantos de nuestra sociedad: la irrupcin de lo audiovisual. Aunque estos medios son muy promisorios, plantean problemas de tratamiento y de difusin que exigen tcnicas especificas y canales diversificados. Para responder a este permanente flujo documental, los organismos de tratamiento de la informacibn se han desarrollado en tres direcciones: expansin del nmero y tamao, di versificacin y especializacin, adopcibn de nuevas tcnicas La expansin que llega al gigantismo en las grandes bibliotz cas: la Biblioteca Nacional de Francia que cuenta con 16 millones de documentos, la Biblioteca Lenin de Mosc, con28 rnL llenes, la Biblioteca del Congreso, con 72 millones; esta es la primera biblioteca de los Estados Unidos de Amricaqueha duplicado sus fondos bibliogrficos en veinte aos, a partir de 1955. Reduccin y especializacin mediante la divisin de funciones, diferenciacin de los pblicos atendidos, de los productos que se ofrecen y de los sectores cubiertos. Creacin de organismos completamente nuevos, tales como los bancos y bases de datos, que sirven para almacenar la informacin a un ritmo jams alcanzado antes. Por ltimo, transformacin de las tcnicas. A la explosin documental corresponde efectivamente la explosin tecnolgica, principalmente en tres campos que se relacionan con las operaciones documentales: la informtica, las telecomunicaciones, la microedicin. La aparicin del computador para el tratamiento de la informacin es muy reciente, pues sblo cuenta veinte aos.El computador ha dirigido el tratamiento de la informacin por de entrada y de un nuevo camino , gracias a sus dispositivos salida de datos que trabajan a una velocidad sorprendente, a sus memorias que tienen una capacidad casi ilimitada y a sus rganos de clculo que son infalibles. Las consecuencias son de la informacin en enormes memonumerosas: concentracin rias de gran capacidad, bancos y bases de datos numricosy/o

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bibliogrficos; increible rapidez de las operaciones que peL miten todas las manipulaciones posibles; inversin del proce so de transferencia de informacin (ya no es el usuarioniei documento los que se desplazan, sino la informacin). Efecla memoria a distancia, a parvamente, se puede interrogar tir de "terminales" que estn conectados a unarchivo central. El desarrollo de las nuevas memorias de gran capacidad y acceso directo facilita su consulta inmediata en tiempo real,a voluntad del usuario. Por otra parte, los costos del tratamiento automatizado que requieren en gran escala y la misma lgica del sistema, una cooperacin entre organismos, se traducen en una regulacin de los mtodos y procedimientos que permite dividir las tareas y sus resultados. Estamos, de este modo, frenteauna transformacin de las estructuras tradicionales disociadoras, sin brillo, que se convierten en redes documentaaisladas, abiertas en numerosos puntos de acceso. les fluidas, claras, Nuevos sistemas de alerta permiten anticiparse a la demanda con pleno conocimiento de causa. La difusin selectiva de in el envio a un usuario de informacionesformacin, es decir, seleccionadas regularmente de acuerdo con sus propios intere uno de los aspectos ms atractivos de la ses, constituye -a proximacin entre la oferta y la demanda. El empleo del computador no da lugar a error ni aproximacin y adems ha contribuido en gran medida al desarrollo del anlisis de las necesidades y comportamientos en materia de informacin, que se convierte en progreso cualitativo de las relaciones entre el hombre y la mquina.', La "telemtica", que es la coordinacin y enlace entre las tcnicas del computador y las telecomunicaciones,-consti tuye uno de los elementos fundamentales del desarrollodelos sistemas y redes informticos. Este encadenamiento se efec ta en dos direcciones: redes especializadas en la transmix sin de datos, que utilizan la red telefnica y los satlilas redes generales o especializ& tes de telecomunicaciones, das de los computadores interconectados, o sea, que pueden 0 frecer a distancia el contenido de sus archivos. Se prevn otras etapas en teleinformacin: transmisin a distancia de la copia de un documento, teletransmisin,uti lizacin de los circuitos de video, cuyo objetivo consiste en el tiempo y en el espacio, el en acercar lo ms posible, usuario a las fuentes del saber. "Es opinin general que la informacin automatizada suplantar definitivamente, entre 1980 y 1990, los procedimientos artesanales que garantizan en la actualidad, bien que mal, la transmisin .y difusin

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de los conocimientos" (1). Quizs sea necesario matizar esta informacin, pero la tendencia se mantiene irreversible. Tambin puede preverse un desarrollo extraordinario de la microedicin y de la microcopia con detrimento de los so portes clsicos que provienen del papel. En ciertos equi= pos de computador ya se ha suprimido el papel y se ha reemen plazado por la transmisin inmediata de los resultados microfilm que se revela instantneamente (COM - computer output on microform). La enorme reduccin del documento ori ginal al convertirse en microforma, suprime los problema; de acumulacin causados por el almacenamiento del papel yfz cilita la difusin y la distribucin de los datos. La aplicacin combinada de estas tcnicas nuevas reprE senta una solucin de los dos principales problemas de "polucin" de la informacin, a saber, la acumulacin y la obsolescencia. Por otra parte , el impulso tcnico supone y origina un sorprendente esfuerzo cualitativo. El dominio de tales conjuntos tcnicos impone la cooperacin de especialistasdetg das las disciplinas. A las ciencias exactas y a sus aplicala bsqueda operacional, la cA ciones, como la informtica, se aaden distintas ciencias humanas que se ocuberntica, pan de aspectos esenciales del tratamiento delainformacin que son todavia mal conocidos y poco estudiados.Entre estas ciencias humanas hay que citar la psicologa y las ciencias del comportamiento que aclaran los mecanismos humanos que tienen que ver con la transferencia de los conocimientos,co mo los procesos de comunicacin y adquisicin, el anlisisde las necesidades, la interaccin entre el hombre y la mquina; la semiologia y la lingstica que permiten solucio nar los problemas relacionados con los lenguajes documentales y con la indizacin, lo mismo que con la traduccin automatizada, los anlisis en computador y la inteligencia ar tificial; la administracin, la economfa, que permiten domi nar la concepcin y la administracin de los sistemas (por evaluar los costos y los rendimienel anlisis sistmico), tos, establecer programas globales; las ciencias de la educacin que permiten definir los programas de enseanza que se adapten tanto a la formacin profesional como a los usua rios; las ciencias juridicas y la sociologa para estudiarlos aspectos sociales y legales del tratamiento de la infoy macin; la teoria de la decisin, etc.

(1) G. Anderla,

Op.

&.

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Se forma de esta manera un saber fundamental de naturaleza multidisciplinaria, que tiende a constituir una ciencia un corpus o contenido terinueva, paradigmtica, es decir, co respaldado por un consenso sobre su objeto, sobre sus m"Ciencia de encrucijada"que todos, sobre sus procedimientos. busca un "principio que rena los conocimientos dentrodeuna visin global en la que cada uno de stos est situado exactamente y en la que se perciban con claridad las relaciones con los dems conocimientos (1)". Aunque las ciencias de la informacin slo estn en SUS comienzos y a menudo vacilan para formalizar una teoria sobre las aplicaciones de la bsqueda y los resultados de sus observaciones, demuestran sin embargo, una notoria fecundidad terica y prctica. La diversidad y complejidad de las operaciones sucesivas que exige el tratamiento de la informacin justifican es ta aproximacin interdisciplinaria de alto nivel. No se traz de almacenar en orden lgico cierto nmero ta, en realidad, de documentos con la pretensin de que esto es la documentaLa documentacin es memoria, seleccin de ideas, reacin. grupacin de nociones y conceptos, sntesis de los datos.Hay que seleccionar, evaluar, analizar, traducir, sealar el malas necesidades especificas,siem terial capaz de satisfacer pre cambiantes , pues varian segn el campo del saber que se segn el estado de los conocimientos, la naturaleza trabaja, de los usuarios y los objetivos. Aunque las necesidades son todas se fundamentan sin embargo, en elmismoprin variables, cipio: la informacin tiene que ser confiable, actual y disponible de inmediato. Esto supone un trabajo considerable, estructurado segn un conjunto de operaciones que ha recibido el nombre de "Cadena documental". Estas operaciones se relacionan entre sf de modo que las ltimas dependen de las que preceden,deacuer do con la lgica misma del proceso. En uno de los extremosde la cadena ingresan los documentos que hay que tratar. En el otro, tiene lugar la salida de los resultados, de los pro duetos documentales, desde el ms simple hasta el ms elabor rado: referencias y descripcin de los documentos, herramien tas de bsqueda, publicaciones secundarias y terciarias. L Figura 2 ilustra el encadenamiento lineal de las tareas docu mentales. El primer eslabn de la cadena es la recoleccin o sea la operacin que permite constituir y alimentar el fondo dopor una unidad cumental, o conjunto de documentos utilizados de informacin. Esta operacin tiene varias etapas sucesivas: localizacin de los documentos, seleccin, procedimientos de (1) F. Russo. La pluridisciplinarit, p. 772, mayo 1973. EticfU, vol. 338,N 5 ;

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Fig.

2 - Cadena de las operaciones P.9).

documentales.

(ADBS, MU-

nu& du b.ibLolthcuim-documeWte &avaeeant dunb .b pu+ OI du&oppemM, Pars: PUF, 1977.

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adquisicin (gratuita o pagada). La recoleccin exige que el responsable de ella se mantenga regularmente al corriente de la evolucin de los conocimientos y dela:produccin enelcam po correspondiente, y por lo tanto, de que la unidad est bien integrada en el mbito cientlfico nacional e internacio Cuando se trata de publicaciones cO nal, formal e informal. mercializadas, la recoleccin se apoya en numerosas fuentesrelativamente identificables y accesibles: depsito legal y bibliograffas nacionales derivadas de l, catlogos de edito res, indices y bibliograflas de toda clase, repertorios. Si; embargo, la bsqueda de las fuentes de informacin resulta diferente cuando se trata de la literatura subterrnea. No le bastar al documentalista conocer la existencia de los organismos o de los cientlficos que producen los documentos, sino que tendr que organizar una red de intercambio y adqui sicin sistemtica, que se integre a un conjunto cientlfico~ Por otra parte, la adquisicin no se improvisa sino que tiene que hacerse en funcin de una poltica estrechamente relacionada con los intereses y objetivos de la unidad de in Las elecciones sucesivas que rigenlasdecisione~ formacin. relativas a los pedidos presuponen un conocimiento lomspre ciso posible de la demanda informativa y de su evolucin. La adquisicin se contina mediante operaciones de control y de registro material del documento y slo cuando ste se ha verificado y admitido (provisional o definitivamente) en los fondos se da comienzo al tratamiento "intelectual": descripcin bibliogrfica, descripcin del contenido, almace namiento (o introduccin en la memoria), bsqueda, difusin~ Todas estas operaciones tienen por objeto encontrar inmediatamente ,la informacin necesaria para dar respuesta a una dE manda. Se impone en primer lugar establecer la identidad. del documento. Este es el objeto de la descripcin bibliogrfica, o catalogacin, que enumera las caracteristicas formales de un documento: autor, titulo, fuente, formato, idioma, fecha de edicin, etc. Estas caracteristicas se consignan en una referencia bibliogrfica, que constituye una verdadera relacin de la identidad documental. La siguiente etapa es la descripcin del contenido, lla documental" , que abarca cierto nmero mada a veces "anlisis de operaciones: descripcin de la informacin que contiene el documento, traduccin de sta a una formulacin que resul te aceptable para el sistema. Efectivamente,iqu ocurre si se utiliza para describir el contenido el lenguaje natural, libre, corriente? Por este camino, se llegar pronto a la incomprensin y a la confusin total, causadas por la ambigedad y la riqueza del lenguaje natural, en el que las pal2

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bras estn lejos de tener el mismo sentido para todos. Adems,tcmo responder una pregunta que se ha formulado en un lenguaje diferente del que emplea la respuesta? Para solucionar esta dificultad semntica, se traducen los trminos de la pregunta y los trminos del documento a un lenguaje comn, univoco, es decir, que tiene el mismo sentido para todos los que se sirven de l: es el lenguaje documental.Cg el documental est compuesto de un mo el lenguaje natural, conjunto de trminos llamados segn los sistemas y lxico, palabras claves, descriptores, las pocas, encabezamientos, indices y de una sintaxis, o conjunto de relanotaciones, ciones entre las palabras, que puede ir de un simple plan de clasificacin hasta un conjunto complejo de relaciones. Tanto el lxico como la sintaxis presentan, con relacin al lenguaje normal, dos particularidades que los vuelven ade cuados para el tratamiento documental. Por una parte, se elimina del vocabulario todo lo que pueda oscurecer el sendo: ambigffedad de formayde significado, sinonimia, pobreza informativa,redundancia, etc. Por otra parte, se tratadeun el usoy las relaciones estn codificadosyno lenguaje fijo: pueden cambiar a voluntad del usuario.Se lograde estemodoun instrumento relativamente estable que sin embargo, puede mo dificarse cuando se requiera. Segn los casos, la descripcin del contenido ser ms o menos profunda. En el nivel ms elemental, bastarconuna operacin de clasificacin: determinacin deltemaprincipal, a veces de algunos temas secundarios, y traduccin alostr minos apropiados del lenguaje documental. Por lo general,12 clasificacin es la nica descripcin de contenido que se realiza en las bibliotecas no especializadas, utilizando clasificaciones de tipo enciclopdico (o sea, abarcando todos los campos del saber) o muy general. La finalidad de esta operacin es clasificar la informacin en un nmero redu cido de categorias y ordenar los ficheros de modo quesepue da hallar ms fcilmente el documento que las contiene. La descripcin ms profunda est constituida por la in dizacin, que consiste en determinar los conceptos de que trata un documento en funcin de su importancia para el si2 tema documental contemplado y en representarlos en el lenguaje documental con los trminos y nmeros adecuados.Se tra ta en este caso de una operacin esencial, que supone conocimiento del tema tratado y la definicin precisa del nivel de informacin que se debe conservar para responder a las necesidades de los usuarios. Por ltimo, la condensacin permite restringir la forma inicial del documento mediante un resumen, de extensin y tipo variables segn el nivel del anlisis, el valor del doble El resumen tiene documento y el sistema utilizado.

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inters: facilita el registro en la memoria, limitando la duracin y el costo de la bsqueda;reduce el tiempo de consulta permitiendo al usuario formarse rpidamente una idea de las informaciones contenidas en un texto. Cumplidas estas operaciones, el documento y la informz cin que contiene se presentan en una resea que puede col2 carse en la memoria, es decir, integrarse en el dispositivo de almacenamiento y bsqueda del sistema: fichero tradicional fichero semiautomtico (en tarjetas perforadas) (0 catlogo), soporte legible por computador (cinta magntica, tarjetao cin ta perforada). El documento ser clasificado, es decir, colo= cado en un lugar determinado segn el mtodo que utilice la alfaunidad: tipo de documento, formato, autor (ordenamiento materia (ordenamiento sistemtico), orden de llegada btico), (ordenamiento cronolgico), etc. La clasificacin es una ope racin material que slo permite saber dnde se encuentra el objeto que se necesita. Un sistema de localizacin colocado sobre el documento (signatura topogrfica o cota) define mate rialmente el lugar donde se encontrar siempre el documento.Los documentos (por lo menos los documentos textuales) pueden almacenarse en su estado original o en forma reducida, El registro en microficha o microfilm se ha ex 0 microforma. tendido cada vez ms. Este procedimiento tiene las siguientes ventajas: ganancia de espacio (reduccin del volumen del texto en un 95% en algunos casos) y de peso, posibilidad de duplicar las colecfacilidad de difusin, que ciones por duplicacin inmediata, supera ciertos inconvenientes de lectura y deconservacinque no pueden negarse, pero que habrn de solucionarse en el futuro. Las 'operaciones de bsqueda documental (tambin -llamada "seleccin") se efectan a partir de la memoria y no de las mismas existencias documentales. La bsqueda y su corolario, la difusin de informacin, son el fundamento delos servicios que se ofrecen a los usuarios y la razn de ser de la unidad. Ya sea manual (en los catlogos de fichas) o automatizada (en las memorias de computador), la bsqueda puedeadptardiferes tes formas: retrospectiva (sobre el conjunto del fondo para encontrar todos los documentos que puedan responder una pregunta corriente que se refiera a los documentos de actualicombinatoria, etc. En cuanto alosproductos dad), selectiva, documentales, estos pueden adoptar las formas ms variadas:su ministro del documento mismo, de referencias (gracias a los documentos "secundarios", como las bibliografias que los resuministro de informaciones extradas y presentadas gistran), en documentos de evaluacin y sfntesis (documentos "terciarios"). Difusin permanente o a intervalos, personalizada se-

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gn las necesidades que tiene un usuario, en la unidad, a dolo mismo que prestacin de servicios que supomicilio, etc., nen diferentes modalidades, herramientas especificas, distintos pblicos. Casi todas estas operaciones se pueden realizar automcamente con el computador. La entrada y seleccin de los datos bibliogrficos establecidas en una hoja precodificada, le gible por mquina o directamente mediante lectura automticade los textos ("lectura ptica'l),control y verificacin, indL zacin automatizada gracias a un lenguaje que contiene la mcaptacin de los datos en los ficheros y quina, el "tesauro", bsqueda documental segn diversos criterios y distintos mtc dos, edicin de productos documentales (indices en particular) todo esto se realiza automticameny respuestas a preguntas, suprimiendo los empleos dobles y los pro te a gran velocidad, cesos manuales repetitivos. Quizs pronto, se realicen ensa-yos de condensacin y traduccin automticas que completen la gama de las tareas documentales automatizadas. Tambin se usa el computador para administrar los procedimientos de adquisicin, de pedidos y para las operaciones contables. Segn su orientacin, las unidades de informacin se dedican ms especialmente a tal o cual eslabn de la cadena doal al almacenamiento y a la consulta en el lugar cumental: (las bibliotecas tradicionales se orientan a preservar el pade contenido y a la difusin b) a la d escripcin trimonio); (centros y servicios de documentacin); C) a la explotacin de la informacin contenida en los documentos (centros de informacin como los bancos de datos, los centros de anlisis, y de enlace). si las tareas documentales se articulan Efectivamente, segn un desarrollo lgico, no es necesario que sean cumplidas por el mismo organismo. Asistimos hoy por el contrario, a una diversificacin constante de los organismos de tratamiento de la informacin, relacionada con la explosin de la oferta y la demanda. El usuario, para quien el tiempo no era un elemento prioritario se dirigfa l mismo a la biblioteca para efectuar las investigaciones a partir de catlogos maen un hombre apresurado, que reclanuales, se ha convertido ma una informacin de actualidad, revisada y entregada en el menor tiempo posible, "a domicilio". A la diversificacin y multiplicacin de los usuarios responde la variedad de los servicios y productos que se suministran. Esto se advierte en la proliferacin de los trmi nos que designan las distintas unidades de informacin: biz bibliotecas especializadas, centros o bliotecas, archivos, servicios de documentacin, centros o servicios de anlisis, servicios de enlace, bancos de datos, bases de datos, media-

de orientacin, servicios de compilacin de tecas, servicios traduce la riqueza de las posibilidades de indatos, etc., formacin documental. En realidad, estas diversas unidades de informacin se diferencian recprocamente por el aspecto de la cadena documental que tratan prioritariamente. Puede considerarse que coexisten tres principales ramas de actividad: la conservacin y el suministro de documentos primarios (los documentos mismos), la descripcin de contenido y su dL fusin, acompaada de suministro de referencias y de indicacin de las fuentes (documentos secundarios), el suministro de informacin a partir de los datos disponibles (documentos En la prctica, esta distincin corresponde ala terciarios). prestacin de servicios diferentes y de productos cada vez ms profundamente elaborados, realizados con destino a pbli cos diferentes. Por ejemplo, un estudiante que prepara una tesis de qufmica debe dirigirse a un centro de documentacin especializado para enterarse de lo que se ha producido sobre el tema particular que le interesa y tendr queconsultarpor sf mismo los documentos pertinentes, en cambio un ingeniero que desea tener el ltimo resultado de un anlisis lo podr conseguir en un servicio de anlisis de datos, en forma de informacin vigente inmediatamente utilizable. Mientras que las bibliotecas de conservacinexistendes de la antigedad *acaso la historia no ha perpetuado la fama de la biblioteca de Alejandra cuyo catlogo conocemos, que conservaba ms de 700.060 rollos de papiro en el ao48antes de Cristo?-, los centros de documentacin responden a preocg paciones ms actuales como la determinacin de una literatura que se ha vuelto demasiado abundante y effmera para que el usuario pueda captar directamente. En este sentido, los centros de documentacin tienden a especializarse dentro de los ms variados organismos: empresas, universidades, admiservicios pblicos, atencin de grupos de usua nistraciones, ros muy especializados, a veces demasiado restringidos. Su nmero pasa de 100.000 en el mundo, lo que muestra hasta qu punto el sistema de alerta y de bsqueda que dichos centros constituyen ha llegado a ser indispensable. Las unidades del tercertiposon creaciones recientes.Es tas tienen la funcin de responder rpidamente y con segur11 dad las preguntas muy especializadas, suministrando una in formacin seleccionada, verificada, evaluada, que se contentra finalmente en productos idneos: balances, sintesis, estudios de tendencias, etc. Con estas unidades se relacionan los servicios de orientacin, de intercambio y enlace, encar gados particularmente de dirigir a los usuarios hacia laS fuentes de informacin, ene1 campo o actividad que les interesa.

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En realidad, si las unidades de informacin cumplen principalmente tales funciones, no excluyen sin embargo, totalmente a las dems. Por esta razn, los servicios de docu mentacin disponen a menudo de una biblioteca y las bibliote cas pueden, por su parte, suministrar documentos secundarios. Conservacin, documentacin, informacin constituyen de este modo los polos de un conjunto complejo de organismos de diversa designacin, pero que tienen funciones complementa ras. Se han creado de esta manera redes de informacin que forman vastos sistemas integrados a escala nacional o internacional. La nocin de red, es decir, sistema de cooperacin y de divisin de las tareas, no es nueva sino que se apoya considerablemente en las nuevas tcnicas de tratamientodela informacin -informtica y telecomunicacin.La interconexin puede hacerse a diferentes niveles: territorial, funcional, recuperable, que se puede yuxtaponer y que consti sectorial, tuye una vasta red de intercambios integrados.Se encuentranredes especializadas en una funcin documental: adquisicin, catalogacin cooperativa, almacenamiento cooperativo (sobre todo en microforma), almacenamiento y organizacin de datos, y muchas otras funciones que se pueden garantizar en forma cooperativa, segn procedimientos aceptados por los miembros ra del sistema. Las redes especializadas en una disciplina,o ma de actividad, comprenden unidades especializadas en un sector ,de los conocimientos: medicina, ciencias de la tierra, o una actividad econmica y/o industrial. Existen tambin, redes basadas en una categora particular de usuarios (por ejemplo, las pequeas y medianas industrias, la adminis tracin). Actualmente, numerosos sistemas de gran volumen, de estructura ms o menos centralizada, coordinan la informacin mundial de su campo: el INIS, por ejemplo, que se ocupadela informacin nuclear, cubre a travs de unos sesenta centros nacionales e internacionales la casi totalidad de la literatura sobre este tema; Medlars (Medical Literature Automatic Retrieval System), para la medicina, est organizado en 85 paises; Euronet est en proceso de constitucin con el finde cubrir la informacin cientffica y tcnica de los paises de la Comunidad Econmica Europea. La envergadura de estos sistemas, el nmero de obstculos -polticos, jurdicos, financieros, humanos, econmicosque deben enfrentar requieren por lo general el apoyo de las autoridades gubernamentales y una voluntad poltica coordina da. El tratamiento compartido de la informacin se traduce crenaturalmente en la racionalizacin y la estructuracin

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cente de las instituciones nacionales, con miras a lograrla integracin dentro de un solo sistema. Todo esfuerzo en este sentido supone tener en cuenta el desarrollo del tratamiento de la informacin en la planificacin global nacional. Porlo general, un organismo pblico asume la concepcin y construc cin de un sistema nacional, en dos etapas principales: defx nicin de la estructura general del sistema de acuerdo conlas condiciones nacionales; refuerzo de la infraestructura de in formacin. El dominio de la in A nuevas tareas, nuevas exigencias. formacin no puede contentarse, como se ha visto, con los cE nocimientos y tcnicas del libro ("biblioteconomfa") o del documento ("documentologia"), qino que requiere el concurso de diversas disciplinas. Se abre as un vasto campo de nvestigacin cuya realidad no est tan alejada de las prcticas profesionales concretas, como podria creerse. Efectivamente, los investigadores en ciencia de la informacin se basan en mtodos y observaciones que exigen la participacin de las unidades de informacin. En contacto directo con las operaciones tcnicas y con los usuarios, estas unidades suministran elementos de estudio y datos, as como las posibilida des de experimentacin que son indispensables para la formulacin y la verificacin de las teoras. El impacto delainvestigacin sobre el tratamiento de la informacin origina una evolucin muy rpida de los procedimientos y de las tcTodo especialista de la informacin, en cualquier ni nicas. ve1 que se encuentre, ve, de esta manera, que su trabajo es t directamente alimentado y conformado por el constante az porte del anlisis fundamental. La evolucin de la demanda y la necesidad de pasar del suministro de documentos o referencias al de la informacin misma han transformado la apariencia general de la profesin. Las funciones de los especialistas de la informacin se han diversificado, especializado, profundizado. Las fronteras que los separan de los cientficos se han atenuado y evolucionan cada vez ms en el sentido de una mejor comprensinre cfproca. Se les exige una nueva preparacin en lingfstica,en informtica, en lgica y por supuesto en la especializacin correspondiente. Slo puede analizarse lo que se com prende. Dos hechos revelan esta necesaria interaccin.Poru~ parte, el desarrollo de aptitudes y tcnicas documentales de adquiridas en virtud de una formabase entre los usuarios, cin apropiada, es uno de los principales objetivos que persiguen los responsables de la informacin. Por otra parte,la tendencia a exigir al especialista de la informacin una doble preparacin -en tcnicas documentales y en el campo o te -

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Fig.

3 - Algunos
(Manud

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canales para la difusin
4 ybh?nIeb ed

pouh &

de la informacin. d'in(oma.Con.

Paris,

Unesco,

1977, p. 8).

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ma que trata-as como una formacin profesional continuaque mantenga actualizados sus conocimientos. Esta ltima formacin tiende a generalizarse. Reforzado por el personal de ejecucin, apoyado por el personal de formacin y de investigacin, el cuerpo profesic nal presenta perfiles muy diversos, a veces mal definidos: analistas, indizadores, catalogadores, informticos especializados, difusores de informacin, planificadores de siste mas, generalistas, tcnicos, especialistas de enlace, conse= jeros documentalistas, que completan y enriquecen los tradicionales oficios de bibliotecario y archivista. De todas maneras, los une la misma preocupacin: garantizarconeficacia el acceso a la informacin -por lo tanto al saber- al mayor nmero posible de usuarios; defenderla de los factores que la degradan (retardo, ignorancia, interpretacin errnea,sub ordinacin ideolgica, secreto, censura). Estas especializaciones en informacin se logran median te programas diferenciados de educacin y formacin -toda& sobre todo en los paises de poca industrialiinsuficientes, y armonizacin zacin- cuyo desarrollo constituyen una de las principales tendencias de la profesin. Segn diversas modalidades, juega su papel en este sentido la cooperacin &nJ,e$fiacional ya sea a travs de grandes organizaciones,como las Naciones 'Unidas y sus agencias especializadas, o mediante acuerdos y convenios bilaterales o multilaterales entre los distintos palses. Especialmente, se ha iniciado un gran esfuerzo en favor de los paises en desarrollo, estableciendo y poniendo en marcha programas de formacin en sus respectivos territorios o en paises tcnicamente avanzados,0 suminis , o asistencia financiera, sin ha= trando personal calificado blar de los suministros de documentos y de material.Cualquier persona deseosa de adquirir formacin en estas tcnicas debe disfrutar de las posibilidades que ofrezca una red de formacidn. En realidad, todas estas actividades de la informacin tienen, fuera de las distintas tcnicas,caracteristicas comu Persona encargada de la comunines que explican su inters. cuya curiosidad y espkitu critico es cacin y del contacto, tn siempre al servicio de la comunidad, cuya formacin reci be reajustes peridicos, cuya inteligencia est estimulad; por la amplitud de las tareas y de las necesidades, el especialista o la especialista de la informacin ejerce una procuyo papel entre ciencia y concien fesin nueva, muy actual, en gran parte, en sus manos l cia es primordial. El tiene, solucin frente al gran desafio lanzado por la explosin do. cumental.

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BibliografTa

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TIPOS DE DOCUMENTOS

Un documento es un objeto que ofrece una informacin.Los documentos son la base material del saber y de la memoria de la humanidad. Desde luego, es posible y necesario, hallar a una otras fuentes de informacin, por ejemplo, consultando persona 0 a un organismo, tomando parte en una reunin o ass tiendo a una conferencia, visitando una exposicin, siguiend una emisin de radio o de televisin. Sin embargo, estas fue; tes han hallado en buena parte la informacin gracias a los documentos utilizados. Existe una gran variedad de documentos cuyas caracterfsticas tiene que conocer perfectamente el especialista de la informacin, el cual debe estar en capacidad de identificar la categora a que pertenece un documento, de modo que pueda servirse de l convenientemente.
Caractersticas

Las caracterIsticas de los documentos son de dos clases: ffsicas (material, naturaleza de los signos empleados, tamao, peso, presentacin, medios de produccin, posibilidad de una consulta directa o necesidad de utilizar un aparato,riodicidad, etc.); b) intelectuales (propsito, contenido, ts ma,tipo de autor, fuente, modo de difusin, accesibilidad, originalidad, etc.).
a)

Todas las caractersticas ffsicas de un documento tienen cierta influencia sobre la manera de tratarlo. El peso, tamagrado de resistencia, la edad, el estadodecon o, movilidad, su unidad, rareza o multiplicidad son todos factoservacin, res que determinan la seleccin y el aprovechamiento de un do cumento.

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Tivos

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NaaUaLeza

La naturaleza de los documentos nos lleva a introducir una primera distincin fundamental entre documentos textuales y no textuales. Cada una de estas categorias comprendeunagran variedad de documentos. Los documentos textuales presentan exclusivamente, o en lo esencial, las informaciones en forma de texto escrito que debe leerse. Esto ocurre, por ejemplo, con los libros, las publicaciones seriadas, las compilaciones estadlsticas, las fichas, los documentos administrativos, los textos legales, los catlogos, los documentos comerciales, las patentes, etc. Los documentos no textuales pueden incluir una parte de texto, pero lo esencial de la informacin aparece en otra for ma. Estos documentos deben verse, orse o manipularse. Distiz guimos en este caso: Los documentos iconogrficos -imgenes, mapas, planos, grfL en papel,dia cos, esquemas, avisos, cuadros, fotografias positivas. Los documentos sonoros -discos, cintas grabadas. Los documentos audiovisuales que combinan el sonido conlaimg diaporamas, cintas y video discos. sn -pelZculas, Los documentos materiales -objetos, muestras, maquetas,obras y monumentos, trabajos en braille, juegos pedaggicos. Los documentos compuestos, que renen diversos documentos tez en disco,los tuales sobre un mismo tema, como los libros conjuntos pedaggicos. Los documentos magnticos utilizados en informtica, o sea, los programas que permiten realizar los distintos trabasimulacin, manejo de.archijos,de clculo, seleccin, vos, etc., y los archivos.

El material es la base ftlsica del documento. Naturaleza y material son dos caracterfsticas distintas. Un documento iconogrfico, como una fotografia, puede tener dos bases diferentes: la pelcula positiva o negativa y la copiasobrepapel llamada prueba. Los materiales tradicionales: piedra, madera, hueso, tela, han sido reemplazados a travs de lostiempospor el papel, que sigue siendo la base ms comn. Adems, la innovacin tecnolgica ha descubierto nuevas bases que adquieren una importancia creciente: material plstico (discos), so portes magnticos (cintas sonoras, discos y cintas de compu= tador, discos y cintas de video), bases qumicas fotosensibles (pellculas, fotograflas, microformas).

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Cada material tiene propiedades ffsico-qufmicas que influyen sobre las condiciones de utilizacibn y de conservacin de los documentos, que de todos modos requieren cuidados especiales.
Formas de produccin

Por la forma de producci6n distinguimos los documentos son en bruto de los documentos manufacturados. Los primeros objetos que encontramos tal como son en la naturaleza,por eminerales, plantas, huesos, fsL j emplo , muestras de tierra, Los segundos son objetos que ha fabricado les, meteoritos. el hombre y que pueden ser producidos por el artesano o por la industria (vestigios arqueolgicos, muestras, prototipos, o son creaciones intelectuales (objetos de arte,obras etc.), literarias, artfsticas, cientfficas, tcnicas, etc.) real+ das a mano o con mquinas. Las tcnicas principales de produccin son el grabado, la litografa, la imprenta, el duplicado, los procedimientos se elctricos y fotoelctricos. Estas tcnicas fotogrficos, pueden utilizar en menor escala o en una produccin masiva. Las innovaciones tcnicas y el uso de nuevos materiales transforman considerablemente la forma de produccin de los documentos manufacturados y por lo tanto su uso. Los medios de produccin son a la vez ms diversificados ymssencillos, por consiguiente, ms difundidos y ms poderosos, lo que per mite una produccin ms importante. Los procedimientos de la reprograffa facilitan la reprc duccin de los documentos, multiplicando las posibilidades de acceso y de difusin, que estaban antes reservadas a una minorfa. La microedicin, es decir, la edicin de un documento en formato muy reducido, sobre pelfcula, ficha o tarjetaSaque tiene algunos inconvenientes, posee grandes ventajas en cuanto al peso, el espacio, la comodidad de distribucinyde copia, lo que facilita el funcionamiento de las unidades de informacin y la circulacin de la informacin. El mismo documento textual o iconogrfico puede presentarse en un formato normal o en microforma, pudiendo elegirse el que ofrezca las mejores condiciones de adquisicin,con servacin y utilizacin. La utilizacin de la informtica ei imgenes y datos numricos, faciliel tratamiento de textos, ta y acelera notablemente la produccin de losdocumentosque se pueden producir automticamente y transmitir a distancia.

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Modalidades

de utilizacin

Las modalidades de utilizacin constituyen igualmenteun criterio esencial de distincin y de seleccin de los docudirectamente por mentos. Algunos de stos pueden utilizarse el hombre , pero otros requieren un material especial. Las mi croformas no son legibles directamente sino que necesitan a= paratos de lectura que aumenten el tamao de las imgenes, Los documentos audiovisuales slo se pueden utilizar mediante aparatos de proyeccin de la imagen y de reproduccin del sonido. Las memorias magnticas del computador slo pueden a provecharse con un equipo informtico. Cuando se quiera uti= lizar este tipo de documentos, es indispensable disponer de un nmero suficiente de aparatos que habr que mantener en buen estado. Conviene anotar que el costo de estos aparatos tiende a disminuir rpidamente y que cada vez sonms comunes y de empleo ms fcil.

La periodicidad es una caracterfstica importante, sobre todo en los documentos textuales. Ciertos documentos se proen serie. Una publicaducen slo una vez; otros se publican cin seriada es la que aparece en volmenes o en fascfculos a intervalos de tiempo ms o menos regulares: cosucesivos, lecciones de obras, informes peridicos, revistas, diarios. el contenido de cada entrega es diferente,pero Naturalmente, La presentacin de los documentos, su tftulo y muchas otras caracter%sticas son siempre los mismos. Las revistas y los diarios son llamados ms especfficamente publicaciones peridicas, pues aparecen a intervalos definidos y regulares, por lo menos en principio. La periodicidad puede variar de veinticuatro horas para un diario a un ao para un anuario o un informe anual. Es necesario cono cer la periodicidad de las revistas que se reciben para paz der controlar su llegada.

CoLecciones
Las colecciones son otra forma de agrupacin de documen tos. En este caso, no se requiere ninguna periodicidad. LOS documentos tienen, sencillamente, la misma forma, generalmen te el mismo objeto y un contenido diferente que se refiere 2 un mismo tema, identificado por un ttulo o una designacin

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Cada documento recibe a menudo un n propia de la coleccin. Existen colecciones para loS mero de orden en la coleccin. documentos sonoros, las fotograffas en papel, las diapositivas y para algunos otros documentos tanto textuales como no textuales.
Fahrna de pubLkaci6n

La forma de publicacin permite establecer otra distincin importante entre documentos publicados y no publicados. Los primeros se distribuyen comercialmente y cualquiera pu= de adquirirlos, bien sea en el organismo que los ha producido, que est a menudo especializado en esta actividad, es dz o bien en las librerfas. Los segundos no escir, el editor, tn comercializados y su difusin es ms o menos restringida. Estos ltimos constituyen lo que se denomina la "literatura subterrnea" o "no convencional". Algunos son manuscritos o mecanografiados, otros son reproducidos por procedimientos de duplicacin, incluso impresos , su tiraje es siempre limiMuchas veces se trata de documentos de trabajo, infoy tado. mes de estudio que deben completarse o transformarse, reservados al uso particular de su autor o al uso interno de los organismos que los han producido. Los documentos anteriores tienen gran aplicacin en la investigacin, la administracin, las actividades de produccin y de servicios, que o bien no publican o que publican El valor de los documentos no convenciocon mucho retardo. nales tiene inters tanto por su contenido como por su actua lidad; constituyen un medio de informacibn muy solicitado, veces nico en ciertos campos. Es diffcil tener acceso a ellos porque su produccin es dispersa, porque no se publA can y porque pocas veces se registran en repertorios. Algunos se mantienen secretos, por lo menos por algn tiempo, co mo ocurre con ciertos documentos militares, polfticos, admi= nistrativos o comerciales y slo estn al alcance de un redu Otros en realidad sl; cido nmero de personas autorizadas. estn limitados por su forma de produccin y su nmero muY reducido (por ejemplo, una tesis no publicada). Estos documentos deben buscarse sistemticamente, sobre todo mediante contactos personales que puedan establecerse con los autores y con los organismos que los han producido. Numerosos documentos de carcter personal y familiar eg tn respaldados por disposiciones que prohibensudivulgacin antes de cierto tiempo (veinticinco aos, cincuenta aos).

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Los documentos manuscritos que se llevan al dia: cartas, notas, facturas, etc., se conservan generalmente por razones adm,inistrativas, o como comprobantes. Sin embargo, pueden ag quirir un valor histrico completamente independiente de su funcin inicial, lo que ocurre tambin con los borradores,los bocetos y las notas.

Las caractersticas ten determinar su valor, nejarlo y de utilizarlo.

intelectuales de un documento per+ inters, el pblico, la forma de ma -

El objetivo de un documento, la razn por la cualsepro duce, es muy variable. Puede constituir una prueba o un tesconservar las huellas de un acontecimiento, servir timonio, de base a otro documento, presentar ideas o resultados, ser vir en el trabajo o distraer, ensear, ilustrar, anunciar,di vulgar (es decir, difundir conocimientos en forma ms senciz establecer los derechos de una persona o de una coleclla), tividad.
Gh.ado de etabomtibn

El grado de elaboracin permiteestablecerunadistincin documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios (o primeros) son documentos originales elaborados por el autor. Los documentos secundarios son documentos que se refieren a los documentos primarios y que no existirfan sin ellos; contienen la descripcin de los documentos primarios: biblio revistas de resmenes, etc. (ver el capz catlogos, graffas, tulo Bibliografa y obras de referencia). Los documentos terciarios son documentos establecidos a partir de documentos primarios y/o secundarios; renen, condensan y elaboran la informacin original en una forma que de pblico: corresponde a las necesidades de una categorfa sfntesis, balances, estados de un problema, etc. (ver el capftulo Servicios de difusin de informacin). entre

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Contevdo
El contenido de un documento se aprecia en funcindedi la forma de Estos son: el tema tratado; versos criterios. presentacin ms o menos sistemtica y exhaustiva, accesible a todo pblico o a un pblico especializado; el nivel cienfico; el grado de originalidad y de novedad; la edad de las informaciones, que existe generalmente en funcin de la fecha de aparicin del documento; el hecho de que el documento contenga en parte o en lo esencial datos numricos. Todos estos criterios son relativos: un documento puede no encerrar ninguna informacin nueva, pero puede estar presentado de manera ms clara y ms accesible a cierto pblico; completamente un documento antiguo puede tener un contenido caduco, pero encerrar un testimonio importante de su poca. En cada actividad informativa conviene determinar cules son los criterios ms importantes para la evaluacin de un documento.

El origen, fuente y autor de un documento juegan un papel importante en la forma de utilizacin. Efectivamente, la fuente puede ser privada o pblica, annima o conocida, indL vidual o colectiva, secreta o divulgada. El autor puede ser una persona o un grupo de personas, pero puede ser tambin una sociedad, es decir, una institucin (o varias institucio nes). Cada una de estas circunstancias puede afectar la forf ma de obtencin del documento, lo mismo que su tratamiento y difusin. La naturaleza ms o menos confidencial de una fuente de informacin influye en el uso que se pueda hacer de ella. Un periodista, por ejemplo, puede negarse a indicar la fuente de donde tom su documentacin; sta no pierde por ello su valor, ya que esta manera de proceder est respaldada por la En cambio, un cientffico tendr que deontologfa del oficio. las exhibir la prueba de que lo que afirma existe y citar fuentes. Ciertos documentos son del dominio pblico -todo el mun do puede utilizarlospero otros en cambio estn protegidospor la propiedad literaria y/o artfstica, o comercial, ncl2 so por algunas disposiciones del derecho comn, que prohiben su utilizacin durante algn tiempo sin elconsentimientodel autor, o de sus representantes y sin el pago de los derechos correspondientes; esta circunstancia puede restringir considerablemente las posibilidades de difusin.

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Los tipos de documentos identificados por las unidades de informacin no son tan numerosos y tan diversificados como permitirla establecerlo una tipologa exhaustiva sino que responden a preocupaciones prcticas con el fin de fasil&tar las operaciones de seleccin, de organizacin, de tratamiento, de bsqueda y de difusin. En el plano formal se distinguen generalmente: las monograffas, documentos nicos que tratan un tema; las publicacio nes seriadas; las patentes; los documentos no textuales,entr< ellos, las imgenes, los mapas, las fotograffas; los documentos secundarios; los documentos no convencionales. Estas cate gorfas se definen, en cada caso, segn las necesidades o lostratamientos particulares que se les quiera dar. En el plano intelectual, distinguimos generalmente, los documentos centrales o esenciales, que tratan sobre todo, extemas que interesan a la unidad; y los documenclusivamente, en los cuales se distinguen si es necesario tos marginales, dos subgrupos: los documentos que contienen frecuentemente, o en alguna proporcin, informacin interesante y los que no la contienen sino en casos muy contados o raros, por lo que deben rechazarse generalmente. Los primeros se adquieren y man2 jan en forma ms rpida y completa que los otros. Hay que decir una vez ms que esta distincin es puramen te funcional y que depende de las necesidades y de los objetz vos.
Estructura de los documentos

La estructura de los documentos vara de un tipo a otro y en cierta medida de un documento a otro, pero todos tienen rasgos comunes. En ciertos casos, el documento es suficiente por si mismo, pues encierra el conjunto de indicaciones que exige su utilizacin. En otros casos, debe ir acompaado de otro documento (ficha, nota, resea, informes, ilustraciones, o de grabaciones, etc.) que lo identifica.

Monogka@a
En general, una monografia comprende una cartula, una portada, un texto dividido en varias partes o subpartes, una tabla de contenido o una simple enumeracin de los capltulos, que va al comienzo o al final del trabajo. A estos elementos

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fijos pueden aadirse ilustraciones en el texto, notas depie de pgina o al final de los capftulos o del trabajo, que pus den complementar las indicaciones dadas en el texto (referen notas, etc.), un prefacio habitualmente cias, observaciones, escrito por una persona distinta del autor, una introduccin, un prlogo o un prembulo, escritos por el autor o por otra persona, que se coloca antes del texto, o una nota o advertencia final, los cuales sirven para presentar el autor, el o para resumir el contenido. trabajo, el tema, los objetivos Al final de la obra o de los capftulos, podemos hallaruna o varias bibliografas, un glosario o lxico, un fndice de mao de nombres propios o lugares citados y anexos que terias, contienen datos complementarios.

Publicacin

6 vrhda

La publicacin seriada se compone de una cartulaauees siempre la misma en cada entrega, pero que puede tener modificaciones a travs de la existencia de la publicacin, y de un texto que comprende los siguientes elementos: Un sumario que presenta la lista de los articulos y de las secciones. Varios artfculos acompaados o no de un resumen y de una bibliograffa, con 0 sin ilustraciones. una parte informativa, ya sea sobre la vida de En ocasiones, la institucin editora, sobre la actualidad de la disci plina o el campo de que se trate. que anuncia y resea obras A veces, una parte bibliogrfica, aparecidas recientemente y las analiza ms o menos extensamente. Un correo de los lectores. Publicidad. A estos elementos se puede agregar un editorial, espefirmado por la redaccin o la cie de opinin para el lector, direccin de la publicacin, en el cual se ofrecenlospuntos de vista de sta sobre un tema actual o sobre el contenido Algunas publicaciones seriadas presentan de los artfculos. su en varios idiomas y a veces resmenes de los artculos traduccin completa en uno o dos idiomas; otras contienen ar tfculos en varios idiomas, se trata de dos formas de public cin bilinge o multilinge. Peridicamente el total de los artlculos aparecidos en la publicacin durante el ao se rene en una tabla o fndice de artculos que remite a los nmeros donde aparecieron y a las pginas correspondientes. Estas tablas o Indices pueden

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publicarse tambin en acumulados cada cinco o diez aos. Desherramientas de investigacin rpidas y de luego, constituyen seguras, que evitan tener que hojear toda una coleccin para encontrar un artfculo 0 un autor. Las publicaciones seriadas se numeran en serie continua, 0 por aos 0 volmenes y entregas. Docwnerttoa indda% Los documentos inditos, sobre todo si nodebenconservar se en principio, como tales, tienen una estructura mucho ms variable. En ellos se omiten, a veces, las mencionesmsimpor tantes de autor, titulo, fecha y fuente; datos estos que e los documentos publicados se suelen hallar en la pgina de tftulo, los sumarios y las cubiertas.

Estos documentos tienen una estructura muy variable que depende de su naturaleza, de su objeto y de su contenido. Algunos son sencillos (por ejemplo, la fotografa de un objeto otros son complejos (como ocurre con una pelfcula que nico), muestre la crfa de un animal). Frecuentemente, se plantea el problema de su identificacin. Bien sea el autor, la fuente, las partes y otras indica ciones, pueden figurar sobre el documento mismo en forma de explicacin, membrete, encabezamiento de la grabacin, o PuE den figurar tambin sobre el empaque del documento (a veces en ambos; caso en el cual, el empaque completa la resea del documento y viceversa); tambin pueden figurar en un documen to anexo (como en los objetos en bruto, ciertos documentos G sobre papd teriales, negativos de peliculas o fotografias que indica su naturaleza, la fecha y el lugar de recoleccin, de produccin y de toma de las imgenes, etc. Los mapas, pla nos, grficas, encierran, adems del trazado mismo, indicaci nes de tftulo; a veces el autor(es), fecha, fuente, el imprez sor o el editor, una leyenda o lista explicativa de los Si& nos y colores convencionales utilizados, y sobre todo, la escala, o sea, la indicacin de la relacin entre las dimensiones de la realidad y las del papel. Ciertos documentos, como las leyes, las sentencias legales o judiciales, los informes peridicos, los proyectos de investigacin, etc., incluyen a menudo los mismos elementos constitutivos que pueden presentarse en un orden fijo.

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Cada una de las partes de un documento tiene un valor ms o menos las dismayor 0 menor. Tales partes facilitan tintas operaciones de identificacin y de tratamiento. En primer lugar, queremos referirnos, de modo general, a las partes ms destacadas y a las ms densas, como las cubiertas, las portadas, las pginas de sumarios o de fndices generales. La mayora de los datos que se requieren deben hallarse normalmente en lugares precisos, fijados por las normas o los usos (por ejemplo, la fecha se encuentra al comienzo o al final de un documento). El ttulo y la denominacin de un documento deben normalmente permitir su caracterizacin, pero a menudo son ambi y tienen por lo tanto que mejorarguos > vagos 0 incompletos se con otras indicaciones. En un documento textual se utilizarn la cubierta, la portada, la tabla de contenido, los tftulos de los captulos, las secciones y prrafos, lo que a la vez nos da una visin de conjunto y nos permite identificar las partes del texto. La tabla de contenido es til tambin para precisar los temas, los resmenes, introducciones, prefacios, prembulos, con el fin de lograr una visin global del documento, etc., de su orientacin y de sus intenciones. La presentacin gen2 ral, la bibliograffa y las ilustraciones dan una idea del tl po de tratamiento que se ha dado al tema. En un documento no textual, habr que referirse en primer lugar a las indicaciones que tienen los empaques, las etiquetas, los membretes y los encabezamientos de las graba ciones. Sin embargo, ser necesario completar la informacin mediante el estudio de los documentos adjuntos, de los catlogos y documentos comerciales que lo presentan,a veces con todos los detalles. Es necesario examinar el documento mismo, en su conjunto, como nico medio de identificacin para los documentos no textuales. Esto debe hacerse siempre con todos los documentos, por lo menos a ttulo de verificacin, o para su an lisis ms profundo.

Unidad documentat
La unidad documental es la parte de un documento que se ha restringido artificialmentecon el fin de tratarla postedescripcin bibliogrfica, descripcin del conteriormente: nido, almacenamiento y bsqueda de informacin, difusin. Un

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documento constituye efectivamente una unidad flsica pero puede contener informaciones de distinta naturaleza o sobre diversos temas, que puede ser interesante discriminar. Esta separacin corresponde a veces a una parte de un documento ffsicamente aislable (por ejemplo, el capftulo de un libro o un artfculo de una publicacin peridica, o inclusouncuadro. un anexo, un mapa, etc.), pero no ocurre siempre asf. El ni co requisito para separar estos elementos es que la unidad sea fisicamente reutilizable. Todo sistema documental debe establecer sus propias reglas con el fin de identificar las unidades documentales en funcin de la especificidad de los contenidos, del nivel de anlisis deseado, de las necesidades de los usuarios y delas posibilidades prcticas. Las unidades documentales se tratan como si fuesen un documento, remitindose naturalmente al do cumento original donde se han identificado, el cual, por s en objeto de un tratamiento propio. parte, se constituye

Condcio nc.4
Para utilizar como documento cualquier objeto o producto deben llenarse ciertas condiciones, de modo que pueda ser vir eficazmente para la comunicacin y transmisin de los cO nocimientos: Debe ser autntico y permitir la verificacin de su origen, (autor, fuente, fecha si es necesaria) en la medida en que el estado de los conocimientos lo permita. Debe ser confiable, es decir, digno de confianza; tiene que permitir la verificacin de la exactitud de las informa ciones que contiene, ya sea por los argumentosypruebai que proporciona o volviendo a la realidad (por ejemplo, repitiendo un experimento o un clculo). En lo posible, debe ser materialmente accesible, es decir, que se pueda localizar y difundir mediante prstamo, ad quisicin o reproduccin, dentro de la legalidad, o sea, divulgable por lo menos a cierto pblico. El valor de actualidad difiere segn el uso y el usuario. Un tema de actualidad hay que tratarlo con los datos ms recientes y debe tenerse cuidado de poner al dlalainfor macin a medida que sta se renueva y llega a la unidad de informacin. Una investigacin histrica, por ejemplo,requie re documentos de la poca, pero tambin informacin reciente sobre el tema. Los criterios de utilidad de un documento dependen, por una parte, de la relacin entre el tema y el modo de tratar-

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documentoe

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lo, y macin trecha mento

por otra, de la especializacin de la unidad de infory de las necesidades de los usuarios. Cuanto ms essea esta relacin, ms til o pertinente ser el docu para el sistema.
de un documento

Vida

La vida de un documento o de una unidad documental depende de su valor intrfnseco, del campo o disciplina que trs ta (ya sea que los hechos cambien y los conocimientos se renueven ms o menos rpido, segn los casos; una obra filosfica puede ser vlida durante siglos, mientras queladescri2 cin de una mquina pierde su vigencia cuando en pocos aos se transforma sustancialmente), de su grado de actualidad,de su pertinencia con relacin al estado de los conocimientos y a los objetivos de la unidad de informacin o a las necesida des de los usuarios. Mediante mtodos estadfsticos, es posible calcular la frecuencia de uso de citacin de un documento en particular o de un tipo de documento y determinar su ciclo de vida. .El documento se caracteriza generalmente por un perodo de esc2 so uso en que todavfa es nuevo y poco conocido, por un perfodo de abundante uso y finalmente por un perfodo de uso deccente. Llega un momento en que los documentos slo tienen un valor histrico. Algunos documentos tienen una duracin bien definida, pues pierden todo su valor en cada nueva edicin: esto ocurre con los anuarios, normas, instrucciones, repertorios, di rectorios, hojas volantes. Esto ocurre tambin con las revi< tas de prensa cuya duracin depende de la actualidad nmed; ta. Los documentos preliminares o preparatorios de congsos, cursos, los informes provisionales, los resultados de las encuestas, estn generalmente sujetos a cambios antes de publicarse en su forma definitiva, por lo cual se puede prez cindir de ellos. Por regla general, los libros tienen vida ms larga que los artfculos de las publicaciones peridicas, que duran de cinco a diez aos segn el nivel o la materia, y cuyo papel de actualizacin de los conocimientos finaliza a medida que aparecen nuevos textos generales. todo documento producido en cierto mornEfectivamente, to para satisfacer cierta necesidad perderpaulatinamentesu valor de uso de acuerdo con la evolucidn de dicha necesidad. No ocurre lo mismo con los documentos en bruto, que son tes-

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timonio de un hecho real (por ejemplo, un fsil) ni con los documentos que han adquirido un valor histrico, independien temente de las circunstancias cientificas y tcnicas. No hay que confundir el valor de uso con la frecuencia de utiliza cin, pues un documento poco utilizado, y a veces bastante antiguo, puede tener gran inters para ciertos objetivos o para cierto pblico.

Cuestionario

de verificacin

Para qu sirve un documento? Para que un objeto sea un documento,tqu condiciones llenar? iQu es un documento secundario? JQu es una unidad documental? JQu es una publicacin seriada? LA qu se da el nombre de documento no textual? JQu es una microforma? LQu determina la vida de un documento?

debe

Definicin

de los

principal.es

documentos

(l)(2)

informes de las ponencias y comunicaciones cientfficas que se presentan en un congreso. Anales: 1) obra que informa los acontecimientos en orden cr2 ao por ao; 2) ttulos de revistas, coleccic nolgico, nes peridicas de sucesos. Archivo: local en que se custodian y coleccionan, ordenados y clasificados, documentos pblicos o particulares, con el fin de que se puedan consultar fcilmente (Massa de Gil). Actas: (1) Se han omitido en este glosario los documentos tratados tales como las bibliograffas, los manu en otras partes, les, etc. (2) Nota del adaptador. Teniendo en cuenta que la versin en espaol de la presente obra est dirigida al pblico hispanoamericano, se han cambiado algunas definiciones y adicionado otras, por considerarlas ms adecuadas a los usos y normas vigentes en esta rea lingstica.

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Archivos: conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha de publicacin, su forma, la materia de que estn hechos, elaborados por una persona o puestos a su cuida en funcin do, o por un organismo privado o pblico de su actividad, organizados y conservados de modo permanente como consecuencia de tal actividad (Afnor). Atlas: coleccin de mapas, cuadros, lminas, planchas, etc. Boletfndeanlisis, de resmenes, etc.: es cualquier publicz cin seriada compuesta por una serie de titulos acompaados de resmenes, y casi siempre presentada por temas. Boletfn de informacin (nWhk&ti): nombre que se da a cie5 tas publicaciones seriadas que informan a los miembros sobre las actividades de su asociacin o de su oficina administrativa. Carta temtica: documento que proviene de unestudioespecial que requiere una interpretacin, un anlisis 0 una sfntesis de acuerdo con un tema determinado. Casete: caja de plstico para cinta magntica de grabadoras, videograbadoras, etc. Cinta de video o magnetoscpica: magntica especial cinta que sirve para grabar imgenes, y a veces, el sonidoque se asocia con ellas. Cinta magntica: pelfcula de materia plstica muy flexible, cubierta de un xido metlico sobre el cual se graba el Puede presentarse sonido por medio de un magnetfono. en carretes de diferentes formatos. Cdigo: vocabulario documental en el que las nociones se expresan mediante un sistema simblico especial. Coleccin: agrupacin de unidades bibliogrficas bajo un titulo comn y de duracin en principio ilimitada (Afnor). Compendio: resultado de la reduccin de una obra escrita u oral a sus puntos esenciales (Afnor). Compilacin: obra formada por varios trabajos que se juntan en una sola publicacin. Comunicacin: exposicin oral 0 escrita que 'est destinada a una asociacin acadmica. Diario: 1) publicacin con una periodicidad continua; 2) peridico que se publica todos los das (Massa de Gil). Disco: placa circular de baquelita o de plstico con la que se graban y reproducen elementos sonoros. Documento: 1) conjunto formado por un soporte de informacin los datos registrados sobre o en este soporte y su significacin, que sirve para la consulta, el estudio o la demostracin (Afnor); 2) todo registro informativo pr= sentado en forma impresa, visual, auditiva, tctilocom binada, que pueda conservarse a travs del tiempo y del espacio (ICONTEC).

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de

documentos

Esquema funcional: documento que representa los distintos elementos constitutivos de las mquinas y sus circuitos de enlace, mediante simbolos grfiFos convencionales y expresiones matemticas que pueden fijar las caracterfs ticas de funcionamiento de dichos elementos. Estampa: imagen impresa despus de haber sido grabada en madera, metal, piedra (litograffa), etc. Extracto: fragmento de un texto establecido a partir del mis mo texto del documento. Fascfculo: 1) entrega o cuadernillo de una obra o de una revista que se publica en fragmentos; 2) excepcionalmente, obra completa que hace parte de una coleccin. Ficha de montaje: resea descriptiva que acompaa una pelfcz la y que est destinada a facilitar su montaje y su comentario. Grfica: representacin por el dibujo o por cualquier otro medio semejante, de hechos o realidades. Ilustracin: grabado o dibujo que se intercala en el texto de un libro, de una revista, de un articulo. Ilustraciones: tablas y figuras colocadas en un documento ps ra dilucidar el texto (ICONTEC). de informaciones obtenidas por la com Imagen: representacin binacin de rayos lumfnicos y en generl aprovechble visualmente. Informe: 1) documento que contiene los resultados de una in vestigacin o de un estudio; 2) documento que contienela relacin de las actividades de un organismo durante un determinado periodo; 3) relacin o exposicin sobre un suceso. Kinescopio: pelicula obtenida por transferencia de un'progrz ma de video. la Lmina: ilustracin fuera de texto que no se cuenta en paginacin de una obra. Lxico documental: conjunto de trminos utilizados para designar las nociones que aparecen en los documentosdeun determinado campo. Libro: publicacin impresa, no peridica, con ms de 48 pgi nas (ICONTEC). Maqueta: reproduccin a escala reducida de un aparato, mqui na, decoracin, obra de arte, etc. Marca de fbrica: signo o smbolo que sirve para distinguir los productos o los servicios de una empresa. Miscelnea: obra compuesta de artculos de varios autores so bre diversos temas de un mismo campo, que los colegas frecen como homenaje a una persona que se ha distingu: do acadmica y profesionalmente.

Tipos

de

documentos

55

vatrabajo sobre un tema particular, en uno o Monografa: rios volmenes, que puede aparecer de una vez o en cieL to tiempo que se define de acuerdo con un plan establecido previamente. inicialmente sepa Montaje sonoro: agrupacin de grabaciones, radas, que de este modo pueden orse sin interrupcin. Nomenclatura: 1) conjunto de los trminos de una ciencia,tc nica, arte, etc., metdicamente clasificados; 2) lista metdica de los elementos que componen una coleccin. Obra: cualquier produccin del pensamiento expresada a travs del lenguaje, de sfmbolos u otros medios de registro de la comunicacin (ICOWIEC). de material flexible y transPelicula: superficie sensible, parente, en hojas, cintas o rollos (Afnor). Prototipo: primer tipo o ejemplar de un aparato, mquina o conjunto. Publicacin espordica: la que tiene una duracin no limitada a ptioti que generalmente proviene de una o varias colectividades y que no aparece obligatoriamente a un ritmo determinado con anticipacin. Publicacin de hojas mviles: publicacincuyaencuadernacin permite incluir o sustituir pginas suplementarias o de actualizacin (Afnor). Publicacin oficial: texto que se publica como volumen, folleto o incluso publicacin seriada y que es editadapor el gobierno, por una entidad estatal o por un organismo internacional. Publicacin preliminar (phcptiti): copia de una comunicacin editada antes de la publicacin definitiva del conjunto correspondiente y distribuida en nmero limitado. Publicacin seriada: aquella impresa o no, editada en partes sucesivas , que usualmente tienen designaciones numricas o cronolgicas y pretende aparecer indefinidamente. Las publicaciones seriadas incluyen publicaciones peri2 dicas, diarios, anuarios (informes, directorios), boletines, memorias, actas de instituciones y series monogrficas (ICONTEC). (0 b&%&): informacin sobre el estado deunte Revisiones ma o campo, fundamentado en la evaluacin de la literatura durante un periodo determinado. Separata: copia de un articulo de una publicacin seriadaque conserva la numeracin y la misma presentacin de la pu blicacin de la cual se toma. Puede o no tener hoja tix tular. Tambin se conoce con el nombre de artfculo extractado, sobreimpreso o reimpreso (ICONTEC).

56

Tipos

de

documentos

Sinopsis: 1) resumen muy breve de una obra, generalmente rea lizada por el autor; 2) presentacin concisa del contenido de un artculo de una publicacin peridica, debe ser redactada por el mismo autor o con su consentimiento. Tarjeta (ficha) perforada: aquella en que seregistrancifras y letras mediante perforaciones. Tesis: investigacin que se exige como requisito parcial, pa ra optar a un titulo profesional en una institucin de educacin superior (ICONTEC). Videocasete: cinta a la vez sonora y visual, que puede proyectarse mediante una grabadora de video, sobre una paz talla de televisin o de cine. Videograma: designa los programas audiovisuales grabados que puede leer un receptor de televisin. Losvideogramasse editan en videocasetes o en videodiscos.

BibliografTa

Tipologia

de los documentos.En: Pars,

cwnentaeste &avUti
p. 13-26,

ManueL du bibk!.iothccuhe-dodana tes pag en ddv~oppement,

PUF, 1977.

La dacu.mw&cidn
GILBERT, L.A.;

audiavi~uat.

tiWRIGHT, J.W. Non-boah mahzhAk2. Th& bR.hg~ptic cona%~. Londres, NCET, 1971. SCHWARZ,~D. Cotitivatian dti mage~ ~.Lnes. Paris, La Documentation francaise, 1977.
la bibliografia del capitulo Catlogos y ficheros.

Ver tambin

-iipo@

de

documentos

57

PUBLICACIONES ARCHIVO

DEL

INSTlTUTO

CAM) COI0MBIANO

,CUERVO

EPBTOLAR XVI

EPISTOLARIO
DE

MIGUEL

ANTONIO
CON

CARO

Y OTROS COLOMBIANOS JOAQUN ANTONIO

EDICIN,

RUBI Y ORS Y RUBI Y LLUkH

PRRSENTACIN DE Y NOTAS

MiltI
PRLOGO DS

GERMAN
EDUARDO

ROMERO
GUZMN RWONDA

BOCOTA 1982

Monografia

REVISTA INTERAMERICANA VOLUMEN 32

DE CIENCIAS AGRICOLAS 1992 NUMERO 1

ENERO-MARZO

CODEN:

TURRAB

32(l)

l-96

(1982)

Production

of alfalfa

(Medicngo

soriva

L.) 1. Influente

of row

spacmg

and cultivar.

E. E. Lun.
Production of alfalfa

F. H. W. Morley

(Medicago

wtiva

L.) Il. Influente

of grazing

management.

E. E. Lutz, F. H. W. Morley
Distribucin de materia seca en el frijol

(Phaseolus vulgaris L.) bajo condiciones de campo. F. Diar M.. J. Kohasht S.

of ccwpea sevare mosaic virus in two cropping

Incidence and some ecologkal sysfems in Costa Rica.

aspe&

R. A. Valverde, R. Moreno,
Aspectos de la nutricin nitrogenada de tes de nitrgeno e inhibicin de nkifka&n.

R. Cmer
a fuen-

Pmpahm B, L

notmen

Rgge, en respuesta

Marid E. Sontata
Water status of wheat tiiers undar

Silvestre Femandes, R. 0. Pereyra Rossiello 3. D. Etcheverf, J. 7. Moraghnn.

Opaco-2

stress cunditions.

R. E. Jensen
y efec-

Estudios de control de insectos tos sobre su valor nutritivo.

para

la preservad&

dd maz

almacenado,

R. Breswli,

X F. Medrono.

L. 0. Elias, R. Crner-Br&@. J, M. Gonzlez. D. Nawrete. R. E. Klein

sheddinp in cotton.

A unified

horma-nutritional

concept

of boll

1. G. Bhnt:.
Evaluacin Aphm de nematlcidas ~oveolens. pbra el combate

T. R.mmjam,
de

M. R. X. Rao. A. R. S. Nathon brcbpim en dos cultivares

de

Meloidogyne

R. Rivera. 8.. R. Lpez Ch. Dothistromo en Costa Rica L. B. Ford

de tres suelos tropicales por modificamodificado y centrifugacin-flotacin

Recuperacin de larvas de Meloidogyne incognito ciones de las tcnicas del embudo de Baerman

M. Alvarado

S.. R. Ldpez Ch.

Resefias

de libros

INS-JTTUTO

INTERAMERICANO SAN

DE COOPERACION JOSE, COSTA RICA

PARA

LA AGRICULTURA

CR ISSN 00414360

Publicacin

seriada

Tipos

de

dhmentos

59

UNIVERSIDAD
INTERCAMBIO CIENTtFICO

DE BARCELONA
Y EXTUW6N UNIWRSITRU

SECREMRI ADO DE PUBLICASES.

INFLUENCIA DE LA TESTOSTERONA SOBRE EL DESARROLLO CENITAL FETAL

HESUMEN

DE LA TiSIS PRESENTADA ASPIRAR AL GRADC DE DOCTOR EN MEDICINA

POR

YAWA

JOSE VILANOVA

TRIAS

Tesis

60
Tipos de

documentos

MINISTERIO INSTITUTO NACIONAL

DE

MINAS DE

Y ENERGIA INVESTIGACIONES

GEOLOGICO-MINERAS

DE ESTUDIO SOBRELOS DEPOSITOS BAUXITA EN CAUCA Y VALLE ESPECIALMENTE EL AREA DE EN MORALESY CAJIBIO

INFORME

1642

Por:

HUMBERTO

llOSk3

GARCIA

BOGOTA,

19

7 6

Informe

Tipos

de

documentos

61

Conferencias

sobre el Desarrollo

Mundial

Conferences

on the World

Devcloprncmt

Documento de un Congreso

62

Tipos

de

documentos

GEOUXXA

DEL

CUADRANDULD

K-12,

GUATRQUE

ESTUDIO SOBRE DBPCSITOS DE BAUXITA KN CAUCA VALLE FSPBCIALMRNTE EN EL ARRA DEMORALEBGAJIBK>

Vohmen

XXIl, No. 1, pp. 1-84,lWB Bogoti - ColomtlL

ad. Geol. lapominu

Documento presentado lo en una publicacin

en un Congreso y publicado seriada

como articz

Tipos

de

documentos

63

IEIVUICA

DE

COLOMBIA

MINISTERIO

DE. DESARROlLO DE uluusIRIA

ECONOMICO

suPERulTBluEHclA

Y COMERCIU

Patente

Mapas

BIBLIOGRAFIAS Y OBRAS DE REFERENCIA

Obras

de referencia

Las obras de referencia son las primeras herramientas de la bsqueda documental. A cada tipo de necesidad corresponde un tipo de obra de referencia que da la informacibn requerida,0 que indica la fuente de informacin capaz de suministrarla,o que permite precisar el contenido y los limites de la pregun ta. es La caracter5stica comn de las obras de referencia que son documentos "secundarios" o "de segunda mano",0 sea, producidos a partir de documentos originales o "primarios"; no contienen conocimientos nuevos sino que repiten y organizan los conocimientos de que ya se dispone. Distinguimos: Las bibliograffas y los catlogos , que remiten a diversos do cumentos. Las enciclopedias y los diccionarios, que remiten alas ideas y/o a los trminos especializados. A esta categora pue den vincularse los manuales y los anuarios. Los directorios, que remiten a nombres, direcciones e informaciones prcticas. Estas obras se denominan tambin "obras de consulta" y estn destinadas a orientar la bsqueda y no a ser lefdas en su totalidad. Existen asimismo repertorios de obras de referencia: re pertorios de anuarios, bibliografias de bibliografas, guas de las enciclopedias disponibles, etc.
Repertorios bibliogrficos

Las bibliografias una realidad mltiple.

o repertorios bibliogrficos abarcan El trmino bibliograffa tiene varios

66

Bibliografas

y obras

de

referencia

U) ciencia de los libros, de la que nos ocuparemos sentidos: aqu; b) lista completa o selectiva de documentos sobre un peridica de documentos aparecidos recientetema; c) lista mente. Existen diversos tipos de bibliografia: Las bibliografias generales, internacionales, llamadas "universales", que ya no se producen. Las bibliografias generales nacionales cuyo ejemplo tipico es la bibliografia nacional. Las bibliografias especializadas. Algunas bibliografias slo se producen una vez, comore puesta a una pregunta o a una necesidad particular; otras aparecen regularmente; son estas las bibliografIas corrientes. La bibliografia nacional es la lista de publicaciones, textuales o no, producidas en un pas y en general sometidas al depsito legal. El depsito legal es la obligacin que tienen los impresores y editores de entregar cierto nmerode los documentos que producen a un organismooficialmentedesi~ nado para recibirlos y conservarlos (generalmente la biblioteca nacional o los archivos nacionales, o la fonoteca nacio nal cuando se trata de documentos audiovisuales). Generalme; te esta lista se edita en fasclculos de periodicidad constan en cad te (semana, mes, trimestre). A veces, se distinguen entrega diferentes tipos de documentos: libros, publicaciones seriadas, documentos grficos, mapas, publicaciones oficiales, etc. En los paises que tienen una produccin documen tal importante, se ha automatizado la compilacin de la bi-bliografa nacional y se dispone de las listas en forma 1egL ble por computador (como en los Estados Unidos de Arnrica,en el Reino Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte, en la Re pblica Federal de Alemania). El proyecto del Control'Bibli grfico Universal (CBU) deber permitir el intercambio y al= macenamiento de estas listas mediante la adopcin de reglas comunes de descripcin y de presentacin. El objeto de la bibliografa nacional es: U) poner peridicamente a los usuarios al corriente de la produccin do cumental nacional; b) permitir las investigaciones retrospec tivas o sea la posibilidad de consultar documentos anterores, inclusive los ms antiguos , que pertenezcan a las colec clones nacionales. La investigacin retrospectiva se facili ta por la costumbre de reunir los fasciculos peridicosenu~ volumen anual que clasifica los documentos de diferentes maneras: por tftulos, editores, temas, tipos de documentos. En Costa de Marfil, por ejemplo, se dispone de una bibliografa nacional retrospectiva (1) y de una bibliografa (1) G. Janvier y G. Peron. 3 vol. 1972-73.
Eii.bLog~aptie

de La Cte d'lvaite.

BibliografIas

y obraa

de

referencia

67

nacional corriente (1). Las bibliografias especializadas slo presentan los documentos que se refieren a un tema y permiten saber lo que existe sobre dicho tema en uno o varios paises, en una o varias lenguas. Estas bibliografias establecen unverdadero cen publicaciones seriaso de toda clase de documentos: libros, das, patentes, documentos oficiales, etc. Las bibliografias (o repertorios) de artculos de publL y presen caciones seriadas son generalmente especializadas tan los artculos que aparecen sobre un tema. Se publican az dems a intervalos regulares (por ejemplo, Atttcubb tictiMadrid, Centro de Investigacin y Documen,$kob y h&cob. tacin. Patronato "Juan de la Cierva"). Las bibliografas de publicaciones seriadas p llamadas seriadas, tambin catlogos o repertorios de publicaciones compilan los ttulos de estas publicaciones, en forma textual Las bibliogra 0 por temas, a nivel nacional o internacional. fas se diferencian segn: Su periodicidad. Una bibliografa corriente presenta los documentos a medida que van apareciendo, a intervalos reuna bibliografa retrospectiva gulares; slo registra los documentos aparecidos durante un periodo determinado.

El tratamiento de los documentos. Una bibliografa descripva da nicamente la descripcin bibliogrfica de los dz cumentos citados; una bibliografia analtica o anotada, completa la descripcin mediante un anlisis o un resumen; una bibliografa critica aade un comentario a los documentos. La extensin de los documentos registrados. Una bibliografia exhaustiva recopila todos los documentos del tema en cuestin, sea a nivel nacional o internacional; una bibliografa selectiva slo registra los documentos :que responden a ciertos criterios particulares. El contenido de estas bibliografias puede presentarse en diversas formas: en orden alfabtico, en orden temtico (siguiendo un plan de clasificacin), en orden cronolgico Puede facilitarse el manejo (segn la fecha de aparicin). mediante indices de autor, materia, lugares, nmeros de registro, instituciones, etc. Las obras cientficas, las tesis, cientficos, tienen siempre etc., y la mayora de artculos Esta ofrece a menudo documentos poco cono una bibliografa. cidos o de gran valor en relacin con el tema, pero no puede considerarse exhaustiva y debe completarse con los datos de las bibliografias metdicas corrientes. (1) f3ib.fiogh.aphie 1969.
de

kY.aCh d'lvo&.

Biblioteca

Nacional.

68

Blbliograffas

y obras

de

referencia

Catlogos
Los catlogos son listas de todos los documentos que se conservan en una unidad de informacin, presentados en un or den especifico: por autor y annimo, por materias, por lugax res geogrficos, por ttulos. El catlogo indica el lugar en que se encuentran los documentos citados, lo que no apare ce generalmente en una bibliografa. Todo documento que fox? ma parte de una unidad de informacin debe inscribirse en su catlogo. Los catlogos pueden presentarse segn tres procedimien que es el ms sencillo; b) sistemtico tos: U) alfabtico, temtico, que sigue un plan de clasificacin; C) topogrfico, que sigue el orden numrico de identificacin de los documen tos segn el cual se disponen los depsitos. Las fichas pueden reunirse en volmenes impresosquetie nen la ventaja de poderse distribuir en distintas unidades cerca de los usuarios, con el fin de facilide informacin, tar el trabajo investigativo. Gracias a la automatizacin de las bibliotecas, los catlogos se producen cada vez ms a partir de bases de datos que se pueden leer por computador y permiten elaborar fichas o listas que podemos consultar directamente. Los catlogos de publicaciones seriadas se registran frecuentemente en fichas especiales llamadas kardex, las cua les permiten seguir las entregas sucesivas de los nmeros. Las unidades de informacin importantes disponen de un catse logo especial para este tipo de documentos y su gestin automatiza cada vez ms. Los catlogos colectivos renen en una misma lista los catlogos de varias bibliotecas. Existen catlogos colectiUtion Cmidog, vos de libros, por ejemplo, Th Naon& que es una lista acumulativa de las fichas de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y de otras bibliotecas de aquel pas. Sirve para localizar los documentos en las diversas redes de informacin, para facilitar el prstamo entre bibliotecas y para planificar las politicasdeadqui sicin. Los catlogos comerciales son listas de productos fabri cados o distribuidos por una empresa o un grupo de empresas, Dan casi siempre una descripcin breve de los productosylas referencias correspondientes. Permiten conocer la gamadeprg duetos disponibles y hacer directamente los pedidos. Los catlogos de las editoriales presentan las listas de sus obras disponibles. Las organizaciones profesionales editan, en ciertos ca-

Bibliografias

y obras

de

referencia

69

sos,catlogos colectivosque ofrecenlos principales productos disponiblesenel mercadoy danlas direcciones de los fabrican tes. Esto se hace tambin en un nmero especial de la revista de la correspondiente organizacin. Los catlogos de las el ferias y exposiciones especializadas desempean un poco ms restringida de mismo papel, aunque ofrecen una seleccin los artculos.
Diccionarios y obras lexicogrficas

Los diccionarios y dems obras lexicogrficas tienen tambin, diferentes formas. El mismo vocablo "diccionario", designa dos documentos bien distintos: 1) coleccin de palapor orden alfabtico y exbras de una lengua, clasificadas plicadas en la misma lengua; 2) coleccin de palabras de una lengua traducidas a otra, u otras lenguas (diccionario bilin ge 0 multilinge). Los glosarios son especies de diccionarios que explican los trminos tcnicos de una lengua en palabras de la misma lengua, ms claras y usuales, a veces traducidas a una o varias lenguas. Las obras t&nicas llevan generalmente glosarios, indispensables para su comprensin. Los lxicos o vocabularios son diccionarios que general mente abarcan un campo limitado. Pueden llevar tambi6n latraduccin de las palabras a una o varias lenguas. Contienen una explicacin de los trminos catalogados (por ejemplo, lxico de la informtica, vocabulario de geografa). Los diccionarios biogrficos presentan en forma breve la vida y la obra de los personajes notables; las entradas se clasifican alfabticamente, y cuando se requiere, por paf ses o por especialidades. Pueden ser internacionales (por ejemplo, ItiehtiOd wo&d whob wha) o especializados profesionalmente o por cam pos de actividad (por ejemplo, WhOb wha in da.ta phOCe.bbing), nacionales (por ejemplo, Qun u qtidn en Cotombh) o especializados. Igualmente existen diccionarios de seudnimos que permiten reconocer la identidad de las personas. Los diccionarios biogrficos permiten verificar los nom bres de las personas e identificar aquellas que pueden constituir fuentes de informacin en un determinado tema.

70

Bibliograflas

y obras

de

referencia

Enciclopedias

Las enciclopedias presentan en forma deartfculosbastan te largos el estado de los conocimientos, ya sea sobre todo< los temas (enciclopedias generales o universales) o sobre un tema determinado (enciclopedias especializadas). Pueden estar organizadas de dos maneras: Diccionarios enciclopdicos, en los que los temas tratados estn en orden alfabtico. Enciclopedias temticas o sistemticas, en las que los temas se presentan de acuerdo con un plan de clasificacin. La enciclopedia difiere del diccionario en que no abarca todas las palabras y conceptos de una lengua sobre todos los temas o un tema dado, sino una seleccin detemas esencia General-les, tratados muy profundamente por especialistas. mente cuentan con un fndice de materias. Se utiliza la enciclopedia cuando hay que precisar los trminos y el contenido de una investigacin. Los manuales y tratados exponen las nociones esenciales de un tema y/o de una disciplina cientfica. Son documentos primarios que permiten una visin de conjunto sobre el tema de una investigacin. Algunos pueden prestar el mismo servicio que las enciclopedias especializadas. Existen asimismo tablas, compilaciones y manuales que renen los datos conocidos de un campo cientfico, como el evl@WiYLb handbook o el Sakndatrd handbooh doh civi.t Chtic& enginefm . Responden las preguntas prcticas precisas. Algu nas de estas compilaciones se editan en forma de publicacio~ como el Jotinal 06 phybiccd and chenical data. nes seriadas, Hay,tambin publicaciones seriadas, generalmente'anuales, llamadas anuarios, revistas anuales, udvances in...etc., que permiten seguir la evolucin de ciertas disciplinas o de ciertos problemas. Estas publicaciones revisan una gran parte de la literatura aparecida sobre el tema en el correspondiente periodo. Sirven por lo tanto como bibliografias y como enciclopedias para orientar las investigaciones e identificar las fuentes de informacin. Los anuarios estadsticos renen series fijas de datos, presentadas de manera sistema nivel nacional e internacional (por ejemplo, Anuahio tica, e.btidt6tic0 de lti Nacione6 Unidti), ya sea sobre todos los aspectos socio-econmicos de los paises en cuestin o sobre ciertas ramas (por ejemplo, AnuaCo comehtia.t ibuoam&cano, Madrid, 1974, 1250 p.). Los repertorios jurdicos, que se actualizan regularmen te o cuando es necesario, permiten seguir la evolucin de 1: jurisprudencia y de los reglamentos dando de este modo res-

Bibliograffas

y obras

de

referencia

71

o precisando su contenido e ipuesta a preguntas concretas, dentificando las fuentes apropiadas. A esta categora se pu: den sumar los atlas que recogen en mapas grupos de datos de inters para un pafs, una regin o el mundo entero. Directorios

Los directorios suministran indicaciones sobre las personas, los organismos o los documentos que existen en una fE cha concreta o en un campo determinado. Se distinguen: Los catlogos de libros disponibles, o sea, de las obras no agotadas que se hallan en el comercio (por ejemplo, libros en venta de la casa Bowker). Los catlogos de libros en impresin que permiten conocerlas obras que aparecern prximamente sobre un tema (por ejemplo, British books in print). Los directorios de instituciones (a veces llamados anuarios), muy a menudo especializados, que dan la direccin y una descripcin rpida de los organismos que trabajan en un campo, a nivel nacional o internacional (por ejemplo .R El directorio o anuario administrativo cataloga los diferentes servicios administrativos de un pals. Los directorios y anuarios profesionales dan la lista de todaslasempre sas y de los especialistas que trabajan en una determinada rama. Estos repertorios llevangeneralmente fndices temticos y geogrficos. odeor Los directorios de personas, miembros de asociaciones ganizaciones profesionales, que ofrecen los nombres 7 direcciones de las personas activas en cierta rama, lo mismo que sus especialidades y funciones, pero que a di ferencia de los diccionarios biogrficos, no presentanni su vida ni sus obras. Los directorios de uso corrien te, como el directorio telefnico, son otro medio cmodo de localizar las fuentes de informacin. Los directorios de proyectos de investigacin, de investigaciones en proceso, o de investigaciones concluidas, publicados generalmente por especialidades, porelorganis mo del que dependen las investigaciones, los organismos que las financian 0 los centros nacionales (por ejemplo
itititioti).

pc%toihe mondiae da itiMom Wr..td index 06 hociat htieizca

en dciencea hOtide67

~n~otontion hetWiCeb on htLbeah& in phOghfb~/SUtvico~ de in~ohmacibn hObhe laA invutigacioned en phoce60,

rectorio Science publicado Information en 1978 por 1aUnescoyelSmithsonian Exchange).

dL

72

Bibliograffas

y obraa

de

referencia

Estos directorios incluyen comnmente informaciones suma rias pero suficientes sobre la finalidad y el desarrollz de los trabajos. Los catlogos de tesis en proceso o presentadas (ante un jurs do), publicadas por las universidades u otras institucnes acadmicas. Las tesis son interesantes como fuentes de documentacin en ciernes, pero presentan los mismos inconvenientes que los directorios de investigaciones y no indican el estado de avance o abandono de tales traba Existen tambin catlogos de tesis por disciplinas jos.

2;

;;tACaih;o, .

National

de Te,&,

Ue~echo y Cien-

: ICFES, 1982, 2~). Las guias de contratos que permiten conocer las investigaciones y estudios financiados por un organismo o por el con junto de organismos de un pais que sostiene las activid des de los grupos de investigacin (por ejemplo Founda-tion ghUti

index).

Cuestionario

de verificacin

iQu es una bibliografia nacional? LPara qu sirve un diccionario? iCules son los diferentes tipos de bibliograflas? iPara qu sirve un directorio de instituciones? LQu informacin contiene un diccionario biogrfico? iQu diferencia existe entre un diccionario y una enciclopedia? LCules son los diferentes tipos de directorios? Mencione al gunos tipos de directorios.

Bibliografa

BEAUUIQUEZ, M. LU huwiceh tibfiognapkiqua 1970-1974. Pars, Unesco, 1977.

dau Le monde,
6&9Wh, fiY&.).

tlow Ro &nd on aboti..

. (eCOfWmCh, hOtid

Oxford, Pergamon Press. Manud de bkbtioghapkie, 3er. ed. rev. y corr. MALCLES, L.N. por A. Lhritier, Paris, PUF, 1976. REBOUL, J. Pu bon ubage dti IzbiOghCLphkb. Parfs, GauthierVillars, 1973.

Bibliograffas

y obras

de

referencia

73

Ube oh...

.t'i-i-tmntwr~ (bioLogicd, cLmi,zohgy, ecucth acAn-managemed and btiinend, eco nom-ch , eugineehing, CU, medical, ph ghicb , hQpcQu55, social hcicnce.). Londres,

Butterworth, 1971. sobre bibliografas nacionaUnesco. Congreso internacional les. Organizado por la Unesco en el marco de su Progra ma General de Informacin, en colaboracin con la IFLA. Pa Parfs, 12 a 15 de setiembre de 1977. n@u?rnl~ &b~d. rs, Unesco, 1978 (Documento PGI/77/UBC/3).

74

BiblioRraffas

y obras

de

referencia

LIBROS CuBAN6S/81

PEdiciones Cubanas N C...Srn cm- .u,n.,..~.

Catlogo

de libros

Bibliografas

y obras

de

referencia

75

Biblioteca Luis-Angel
Suplemento No. 2
VoluInen v

Arango

j 4 </ .

Comprende

400 a 939kkM.

;$

Catlogo

impreso

BiblioRraflas

y obras

de

referencia

77

Directorio

de editores

78

Bibliograflas

y obras

de

referencia

CATALOGO

GENERAL

SUPLEMENTO

No

1 -VOLUMEN

Bibliografa descriptiva. Biblioteca Luis Angel Arango. logo general Biblioteca Luis Angel Arango. Bogot: co de la Repblica, 1977

Cat Ban=

Bbliograflas

y obras

de

referencia

79

ASOCIACIN

VENEZOLANA
de Educacin

DE FACULTADES (ESCUEtAS) DE MEDICINA.

de Medicina. Medica. Estado &raballeda, actual

Federacin para Graduados. 1974.

Panamericana V. 19 p.

de

Asociacb
Paname

nes de Facultades ricana

de la
Venezuela,

Educacin

Conferencia

noviembre,

Contenido:
para Universitaria. de ampliacin. de Postgrado

La ponencia

constituye

una caracterizacin a saber: bl Los niveles los cuales de Postgrado.

de los aspectos al Las modalidades que ofrece 31 Cursos

fundamentales en que

de la Educacin Modalidad II Cursos Universitarias adems cada

graduados

en Medicina Modalidad 21 Cursos y Cursos

en Venezuela,

se realiza; Universitaria:

no Universitana. de especializaci6n, Universitarios

la Modalidad

a su vez se dividen de Doctorado.

en Residencias Se definen

uno de los niveles, sidades mismos. que tienen

la reglamentacin bajo

que los fundamenta, el desarrollo

las especialidades de los cursos

que se ofrecen, academices

las univerde los

su responsabihdad

y los aspectos

Descriptores:

Postgrado

en Medicina.

Estructura

Academica.

Estructura

Admmistrativa.

ASOCIAClON

VENEZOLANA
los Estudios

DE FACULTADES DE ODONTOLOGIA:
de Postgrado enero-abril, de Odontologa 1977. pp. 70-75.

AVEFO

y los Posfgrados. Acta Odonlolgica

(Ncleo

de trabajo Afro

sobre

en Venezuela),

Venezolana.

XV. ND 1. Caracas,

Contenido: odontologia: alan

El trabajo se formula

expresa

la importancia

y significacin

que tienen

los estudios

de postgrado odontolgicos;

para

la

un concepto se plantea

del postgrado; lo que

se justIfIcan debe

los postgrados ser la planificacin

se sede

sus objetivos, as como

tambkn

es y lo que que producira

de los cursos sobre

postgrados, do.

los efectos

beneficlosos

el desarrollo

de aquellos

el pregra-

Descriptores:

Postgrado

en odontologa.

Conceptuallzacln.

Problemtica

general

ATCON,

Rudolph 0.: La Unwersldad

195 p. Trabajo

Latrnoamcrlcana

Ediciones

del

Congreso

de la Repblica.

Caracas,

1971.

Contenido: versitaria

en el que

se analazan

los diversos que se estudia:

elementos al La histona

que

conforman

la problemdtica Latinoamericana. dentro

uni-

Latinoamencana,

as tenemos

de la Universidad

bl La Estructura. los objetivos gacin cientfica

ci Organizacin se especifica que

Instituoonal. es funcin de cursos

dl Organizacin de la Universidad de especializacin

Constltuclonal: el entrenamiento y doctorado,

los objetivos: especializado, as como la ewtenslbn

de

la investicultural

y el desarrollo

y cientfica.

el El Personal.

fi La Reforma.

Descriptores:

Postgrado.

Polticas.

BAPTISTA, Asdrbal y Ernesto Palacios Pr. Investlgaci6n

y Humanstico. Universidad de los Andes.

Oentfica M&ida, 1979.

y Postgrado. pp. 9-63. .

Consejo

de Desarrollo

Cientffico

Contenido:
que la funcin zados central como

Se hace

un anlisis

crtico hasta ahora

de la actividad informacin

del postgrado

en Venezuela, profesionalizante, Considera entendiendo

el autor

considera utili-

del postgrado a la obtencin debe creativo

ha sido concientemente

y los m&odos

conducen

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y no a la creacin. de la verdad,

del postgrado un proceso

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la bsqueda

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Descriptores:

Postgrado.

Investigacin.

Bblografia analtica. Bblografla grado en Venezuela.

sobre educacin

de poso

--

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Bibliogrsfhe

y obras

de

referencia

MINISTERIO

DE

CULTURA

BIBLIOGRAFIA CUBANA 1977

BIBLIOTECA

NACIONAL LA HABANA

JOS MARTI 1979

ARO 20 DE LA VICTORIA

Bibliograffa Nacional bana: Ministerio Martf, 1979.

corriente. de Cultura,

Bibliografia Biblioteca

Cubana. La HE Ngcional Jos

Bibliografas

y obras

de

referencia

Catlogo colectivo de publicaciones peridicas. Inventario de las publicaciones peridicas existentes en bibliotecas cientficas y tcnicas argentinas. Buenos Aires:Con sejo Nacional de Investigaciones Cientficas y Tcnicas, 1981. * * *

SELECCION Y ADQUISICION

La seleccin es el acto de elegir los documentos que la unidad de informacin desea adquirir. La adquisicin es el pr2 cedimiento que permite obtenerlos. Estas dos operaciones encabezan el proceso documental y permiten crear y mantener el o conjunto de documentos necesarios para "fondo documental", atender las demandas de informacin y cumplir los objetivos del organismo respectivo. La seleccin de los documentos es una operacin inteles tual delicada, que debe realizar una persona responsable e idnea en el campo correspondiente, con la participacibn de los usuarios. La adquisicin es una tareaadministrativaque requiere mtodo y buena organizacin.
Pol'tica de adquisicin

Es indispensable una politica de adquisicin. Esta no puede realizarse al azar sino mediante elecciones sucesivas. El conjunto de estas decisiones formalizadas constituye la politica de adquisicin de una unidad de informacin, polftL ca que por otra parte, depende de cierto nmero de factores: El presupuesto y los recursos disponibles (monto de los crditos, nmero y calificacin del personal). Efectivame adquirir, es necesario poder regiz tenobastaconpoder trar la documentacin que entra. que abar La especializacin de la unidad: campo y disciplina determina el inters relativodelos ca; su delimitacin con relacin al fondo docudocumentos, su importancia mental y a las necesidades de los usuarios. Los objetivos corrientes y las prioridades de la unidad: no todo se puede ni se debe adquirir. La naturaleza de la unidad (estatuto juridico, tamao, papel que desempea).

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Seleccin

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La naturaleza de los servicios que presta y el pblico a que estn destinados. Las relaciones con otras unidades de informacin, que a veces permiten intercambios o la utilizacin de fondos co munes o el conocimiento del estado del tratamiento de la informacin en la especialidad (existencia o carencia de una red de informacin, grado de aislamiento de la unidad).
Localizacin de los documentos

La localizacin de los documentos se logra gracias a di versas fuentes complementarias de informacin: personas, in; tituciones, documentos, que difieren segn quelosdocumentog buscados estn o no comercializados. Los especialistas representan una fuente fundamental de informacin con la cual hay que mantener contactos permanentes. En realidad, las asociaciones profesionales,las agrupa clones y los grupos informales (llamados"colegiosinvisible~) que forman entre si los especialistas de un mismo campo producen documentos que estn a la orden del dia. Se puede recurtir directamenta a los especialistas: COE tactos personales permanentes con los autores, las instituciones cientlficas, los documentalistas especializadosycuaL quier organismo cuyas actividades de una u otra manera discu rren en el campo de la unidad de informacin; encuentros cox ocasin de las reuniones nacionales e internacionales. Tambin se puede utilizar la vla indirecta, por intermedio de los repertorios especializados. La multiplicidad y especificidad de las otras fuentes de informacin nos obligan a utilizar los diversos conductos que las relacionan. Nos serviremos pues de los documentos secundarios y/o terciarios que catalogan y sintetizan la pro duccin documental: servicios de resmenes e Indices, bibli graffas nacionales y especializadas, bibliograffas que acom= paan los documentos primarios, catlogos y ficherosdeotras unidades, catlogos y prospectos de las editoriales, literatura comercial editada por las empresas parahacerpublicidad a sus productos, indices de citas, catlogos de publicaciones seriadas, de publicaciones oficiales, reseas e informes de revistas especializadas, sntesis, anuarios y revisiones, en resumen, la literatura comercial que acompaa la produccin, por una parte, y por otra los instrumentos de bsqueda y de anlisis establecidos por los especialistas de la infor macin. A cada tipo de documento que se busca correspondeu% o varios tipos de publicaciones que permiten localizarlo.

Seleccin

y adquisicin

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Ciertos documentos (obras, objetos) pueden solicitarse al editor en consulta, es decir, para examinarlos y devolverlos si no resultan convenientes. La localizacin de los documentos no comercializados plantea problemas especiales. La literatura indita ono con vencional (tesis, informes, notas de conferencias, manuscri tos, etc.) puede ubicarse de dos maneras: mediante contactos personales con los autores Directamente, y organismos que la producen regularmente y de modo ge neral con las personas bien informadas de loqueocurre en el campo correspondiente. revisando las bibliografias de los libros y Indirectamente, tesis, pues sus autores utilizanfrecuentementedocumen consultando los indices de citacl; tos no publicados; nes y los catlogos de las dependencias administrati~ vas y de los organismos nacionales e internacionales como la Unesco, la FAO, UNICEF, etc., que producenyre ciben un gran nmero de documentos no comercializados~ Se pueden hallar algunos documentos gracias alosrept-r torios especializados: tesis y doctorados, informes e investigaciones subvencionados por el gobierno, entre. otros. Habr que buscar sistemticamente las listas de adquisiciones y los repertorios, en las dependencias administrativas y en los organismos correspondientes. La localizacin y adquisicin de los documentos mencio nados exigen un continuo esfuerzo de la unidad de informa-cin. Es necesario, por tanto, mantenerse constantemente alerta, adelantarse a la informacin e ir a buscarla en sus cerciorarse de que se han recibido las Glpropias fuentes, timas producciones de los autores. El valor de los documentos as adquiridos justifica la energfa y el tiempo que se hayan dedicado a localizarlos y obtenerlos. Los documentos producidos por el organismo del que depende la unidad de informacin, o "documentos internos", pero constituyen una fuente de informacin indispensable, de valor desigual. Efectivamente, algunos de estos documen tos caducan rpidamente: circulares, volantes, notas,y ~61; el servicio de archivo. Sin se conserva, en caso necesario, embargo, los que reflejan la vida y la produccin del organismo deben localizarse y conservarse sistemticamente. El servicio de documentacin tiene a su cargo la tarea de reco leccin sin esperar que los documentos le sean remitidos. La seleccin de los documentos que deben adquirirse se realiza por etapas y de acuerdo con los usuarios. Si la un dad de informacin presta servicio a un pblico especial& el cual est en relacin constante, deber indicar los docu

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Seleccin

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mentos localizados que le parecen de inters y solicitar sus sugerencias sobre las adquisiciones que habr que hacer. La seleccin se efectuar entonces segn el grado de utilidad en funcin de: La naturaleza de los documentos (hay que evitar la adquscin de documentos en soportes que resulten nutilzables con el equipo de que se dispone). Las sugerencias de adquisicin se evaluarn de acuerdo conel nivel de idoneidad y la representatvdad quedichafuen te garantice con relacin al conjunto de los usuarios.Las necesidades de los usuarios y de los recursos exteriores -biblioteca personal, red de intercambio. Pueden intervenir otros factores, tales como la cantidad (que no slo depende de la produccin sino tambin del lugar y de los equipos disponibles), lengua, precio, fecha, importancia que se da al tipo de informacin que se busca; corriente se por ejemplo, si se cuenta con la informacin respaldar la adquisicin de publicaciones seriadas en compfi racin con las usuales. La doble verificacin permite controlar la conveniencia o inconveniencia de la seleccin: La verificacin material garantiza que los ttulos .elegdos no se hayan pedido anteriormente o que no existen en otra edicin, 0 en otra forma, 0 en una lengua extranje ra que est a nuestro alcance. Asimismo hay que estar seguros de que los documentos correspondientes no pueden obtenerse en prstamo. con los usuarios especialistas La verificacin "intelectual" permite comprobar el valor ntrfnseco y el valordeluso de los documentos que se quiere reservar. La decisin definitiva de la adquisicin la tomar ense guda la persona encargada o un "comit de adquisicin" que convoque a los usuarios y se refina regularmente a discutir las propuestas. La decisin definitiva tendr en cuenta el necesario equilibrio entre las propuestas y los intereses n dvduales, por una parte, y los objetivos generales, porsectores del campo corresotra, as como entre los distintos pondiente. En todas las etapas resulta indispensable la colaboracin entre los usuarios y los especialistas delainformacin pues los criterios de ambos se combinan reclprocamente o pus La decisin final debe ser el reden estar en desacuerdo. sultado de un compromiso que slo puede aceptarse gracias a la comprensin recproca de los intereses de todos. Los rechazos pueden ser definitivos o provisionales; en este ltimo caso, debern conservarse las solicitudes aparte para utilizarlas posteriormente s es necesario.

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y adquisicin

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Formas de adquisicin

Existen dos formas de adquisicin: mediante pago y gratuitamente. La primera se puede efectuar de diferentes maneras: Directamente donde el productor del documento (autor, editor, Este procedimiento es el ms rpido, pero fabricante). exige un importante trabajo de gestin presupuestalyde pedidos. Indirectamente, por intermedio de un librero que se encarga de todas las operaciones tcnicas y financieras. Este recurso es muy aconsejable en el caso de documentos extranjeros o de compras numerosas y frecuentes. Es igual mente prctico cuando se trata de una coleccin mediana de publicaciones seriadas, pues diligenciar las suscrip ciones es trabajo arduo y delicado. Las solicitudes de suscripcin deben hacerse varias semanas antes de la fecha de iniciacin deseada; adems, las editoriales ge neralmente exigen el pago anticipado antes del primer envio. Los gastos que ocasiona un intermediario son ampliamente recompensados por la economla de tiempo y de trabajo. Se da el nombre de "adquisicin operativa" al mgtodo de compras segn el cual varias unidades de informacin constituyen una red de adquisicin que permite repartir entre ellas las compras de ciertos documentos. Hay dos formas de compartir los documentos: La distribucin corriente - la unidad de informacin que COIJ pra un documento lo pone a disposicin de las dems. La distribucin sistemtica - las unidades slo compran un tipo de documento, definido por su origen, lengua, natg raleza y tema. Se conviene que los documentos adquiridos de esta manera deben prestarse mutuamente a solicitud y de acuerdo conelprocedimiento del prstamo inter bibliotecario. El desarrollo continuode,los prstamos, sumado a la fotocopia y a la microrreproduccin, contri buye a extender este mtodo de adquisicin. Las compras compartidas tienen la ventaja de reducirlos costos y el empleo intil de varios ejemplares, pero presentan el inconveniente del tiempo que toman las compras Y el retardo de las consultas cuando no est disponible el documento. Las adquisiciones gratuitas pueden lograrse de varias maneras: de documentos Por canje, 0 sea, mediante el envio recproco de una unidad de informacin o de un organismo a otro.

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Seleccin

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Este procedimiento necesita una "moneda de intercambio": dos ejemplares de la misma obra, documentos queyaresul tan intiles en una de las unidades de informacin, coz lecciones innecesarias de publicaciones seriadas, documentos producidos por el mismo organismo. El canje tiene la ventaja de evitar cualquier desembolsodirecto(s2 bre todo de divisas) y la posibilidad de intercambiar toda clase de documentos y muchas veces informacin ms o menos confidencial. Los inconvenientes tienen que ver con el hecho de que los documentos recibidos no correspondan siempre a las necesidades reales ni al valor de los documentos que se envan. Se requieren acuerdos que definan la naturaleza de los documentos canjeables, su valor y estado de conservacin. segn diversas formas: legado de un fondo priPor donacin, vado o de una coleccin privada, donaciones espontneas y peridicas (por ejemplo, de las embajadas, de los ser vicios oficiales, las organizaciones comerciales) 0 loS envios de los autores. Numerosos autores o productores de documentos primarios difunden entre sus colegas o en tre las unidades de informacin dos clases de documen-tos: las publicaciones preliminares (pUptinC5) que se refieren a sus trabajos antes de su aparicin definitiva (artlculos, informes sobre encuestas, exposiciones, etc.) y los ejemplares ya editados (separatas, obras). Estos documentos, en nmero reducido, pueden obtenerse directamente, por contacto personal o solicitud a los autores. Sirven de base asimismo a los intercambios entre los cientfficos. A estas donaciones se aaden las donaciones 'Isoiicitapiden al editor o al fabri das": las unidades de informacin cante que les suministre un documento que ellas a su vez daa su pblico. rn a conocer Esto ocurre en el caso de los libros que se reciben como "servicio de prensa" para ser reseados en una revista o en una emisin radial o televisada. La mayor ventaja de las donaciones es naturalmente su gratui dad completa. Sin embargo, es importante tener en cuenta loS inconvenientes: es imposible escoger por anticipado, puede resultar obligatorio conservar la integridad del documento, inclusive si los documentos no corresponden ni a los objetivos ni a las necesidades prioritarias de la unidad. El depsito legal es una forma muy particular de adquisicin: los productores de documentos (fabricantes, impresores, editores, pero no los autores) estn obligados, por lo menos en muchos paises, a remitir cierto nmero de ejemplares de toda su produccin a uno o varios organismos benefi-

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ciarios, generalmente la biblioteca nacional u otra bibliote ca que hace sus veces. Ventaja: la institucin que recibe ei depsito legal posee en principio todos los documentos que han sido impresos en el pas, lo mismo que los documentos ag diovisuales. Inconveniente: la obligacin no siempre se cumple y no se refiere siempre a todos los documentos. Por otra parte, en algunos paises no existe el depsito legal. El requisito slo se cumple estrictamente en el caso de las pate2 tes de invencin, que deben registrarse obligatoriamente en un organismo especializado que se encarga de homologarlas,es decir, de sealarles un valor comercial. El proceso de adquisicin tiene sus cortapisas. Efectivamente se pueden sealar varias clases de obstculosqueimpiden la adquisicin de lo que resulta ms conveniente: Restricciones financieras. La unidad de informacin puede gozar de un rgimen autnomo y tener la libertad de com prar cuando lo juzgue conveniente, o puede depender de un servicio central de compras, caso en el cual tiene que sujetarse al rigor mismo de las fechas, de las distribuciones presupuestales, etc. Puede ser imposible a dems realizar las compras en dinero convertible. A estas restricciones se suman generalmente las restricciones administrativas: procedimientos internos o genera les (control de cambios, entre otros), que a veces alai! gan considerablemente los plazos o requieren que los pe didos se hagan con mucha ei anticipacin, corriendo riesgo de disminuir la actualidad de los documentos. Restricciones materiales. Superficie disponible, capacidad de almacenamiento, posibilidad o imposibilidad de conservar algunos elementos delicados, necesidad de aparatos para utilizar ciertos documentos. Restricciones "intelectuales". Orientacin de la poltica informativa de un organismo, limitaciones de orden polg tico, imposibilidad de mantener relaciones con ciertas fuentes de informacin nacionales o extranjeras, contdiccin entre la polltica de adquisicin que se desea y las circunstancias presentes, secretos que impidenladi fusin de algunos documentos (secretos militares, admi= nistrativos, comerciales, industriales, privados...) Otra clase de restricciones se relaciona con las posibi lidades intrnsecas de explotacin del documento por el personal disponible: accesibilidad del contenido, de la lengua.

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Seleccin

y adquisicin

Procedimientos

de adquisicin

Los procedimientos de adquisicin siguen un plan minucia so que tiene varias etapas: Pedido. Antes de formular cualquier pedido, hay que revisar las referencias (titulo, autor, editor, fecha, ISBN o ISSN (l), son indispensables y deben ser exactos). Hay que cerciorarse tambin si la unidad de informacinnopg see ya el documento solicitado. Llenar una factura o un formulario de pedido convarias copias, En el caso de un documento gratuito o de un intercambio, se dirige una carta pedido segn un formulario quesepue de multicopiar por anticipado, dejando un espacio libre para el titulo. Instalacin de un fichero doble. Pedidos en curso, pedidos re cibidos. En las publicaciones seriadas, envio con el pz dido del reglamento de suscripciones. Reclamo si es necesario. Al recibir el documento hay que efectuar dos series de -o peraciones: Las operaciones relacionadas con el pedido, que consisten en: U) la anotacin del pedido y verificacin de acuerdo con el duplicado de las facturas para ver si realmente se ha 6) la verificacin del recibido el documento solicitado; estado del documento; C) el acuse de recibo o el reclamo y devolucin si ha habido error o si el documento esten mal estado; d) la clasificacin de los pedidos satisfactorios en el fichero "pedidos recibidos"; e) el envio o control de las facturas y reglamentos; ] los agradecimientos por las donaciones y los canjes con su acuse de recibo. Las operaciones relacionadas con el documento, que consisten entre los documentos que hay que con en: U) la seleccin servar y los documentos de consulta inmediata (convocat ras, notas de servicio, programas) que deben desecharse b) la inscripcin del documentoenun una vez utilizados; "registro de entrada", numerado del 1 al infinito; cada documento debe llevar un nmero de acceso, de adquisicin o de inventario -consignado en este registro conlas indicaciones bibliogrficas resumidas y la fecha de ingreso. El conjunto de estos registros constituye el in(1) Ver en el capitulo Descripcin bibliogrfica, la explicacin de estos trminos y los anexos ISBN, ISDS del captu lo "Los programas y sistemas internacionales de informa-cin".

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ventario del fondo de documentacin y el registro de en c trada es el que se debe salvar en caso de incendio otra catstrofe. Las publicaciones seriadas se registran dos veces: una vez en el registro de entrada,en el cual se da un nmero de orden definitivo a cada coleccin, y otra vez, en un fichero especial, del tipo kardex, en el que se anota en tarjetas cada nueva entrega de la misma publicacin; esta operacin permite conocer el estado de la coleccin y hacer los reclamosorepetir las suscripciones oportunamente; C) la marcacin con el sello del organismo; este sello debe contener el nombre y la direccin de la entidad, en un lugar que siempre debe ser el mismo, generalmente la portada y una pgina del texto; d) las medidas de proteccibn: cuando el caso lo requiera, refuerzo de la cubierta, encuadernacin, marca magntica contra robo, etc.; e] la preparacin pa ra el prstamo: confeccin de la ficha de pr&tamo, coz locacin de un bolsillo de cartulina en la cubierta, en la que se deposita la ficha. Estas operaciones se completan, despus del tratamiento y intelectual (ver los capitulos Descripcin bibliogrfica Descripcin del contenido), con la inscripcin de la signatu ra topogrfica, la entrada en los ficheros, etc. Si la signatura topogrfica no se ha establecido con ba se en el tema en el momento de la clasificacin sino tenienz do en cuenta el formato, la fuente o el tipo de documento y nmero de registro, puede determinarse cuando se realicen las operaciones materiales de entrada y colocarse enseguida sobre la cubierta o el lomo del documento.

Cuestionario

de verificacin

iQu significa la expresin iCmo puede localizarse la iCules son los diferentes A qu se da el nombre de LQu es el depsito legal? Cules son los distintos

"politica de adquisicin"? literatura "indita"? mtodos de adquisicin? "adquisicin operativa"? tipos de adquisicin?

92

Seleccin

y adquisicin

Bibliografa

and censorship: the encounter. En: FISKE, M. Book selection Wasserman, P.; Bundy, M.L. Read&Y in LLbhahy admki&ha fian, p. 306-317. Washington, D.C., 1968. &a%&&~e ti iVu%~que. Paris, FRANCON, A. LU phoptitii! PUF, 1970 ("Que sais-je?", N" 1388). de pubLicaciones,4a. Unesco. Manua.t d& ca.nje inQm.ationat ed. Paris, Unesco, 1978 (Documentacin, bibliotecas y archivos. Bibliografas y obras de referencia, 4).

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* * *

ALMACENAMIENTO LOS DOCUMENTOS DE

El almacenamiento es la operacin que consiste en disponer los documentos en las mejores condiciones posibles de conservacin y utilizacin. Un fondo documental es un capital finan ciero e intelectual que permite informar, instruir, estudiar y producir. Es un agente indispensable del desarrollo, y da la difusin de los conocimientos y una parte de la riqueza ni Hay que conservarlo en buen estado. Un documento des cional. truido o estropeado es una porcin del conocimiento que desaAsimismo un documento parece, a veces de modo irremediable. mal colocado es un documento que se puede considerar perdido. El almacenamiento se fundamenta en la eleccin adecuada de la forma de ordenamiento, el mgtodo de clasificacin, las posibilidades locativas y de equipo y las condiciones necesarias para mantener en buen estado el material documental.
Formas de almacenamiento

Existen dos formas de almacenamiento que permiten mantener los documentos: En su forma original En forma reducida, o microforma, ya sea en microcopia sobre tarjetas, micropelcula o microficha. De esta manera, se reproduce integramente el documento en un formato muy pc queo, lo que permite una considerable ganancia de espacio y peso, pero requiere equipo especial de lectura (por ejemplo, lector de microfilmes) y de reproduccin. Este procedimiento se emplea hoy de preferencia para las colecciones de diarios, mapas, planos y archivos. Su uti lizacin est reservada a entidades deciertaimportan&z pero se ampliar sin duda en los prximos aos. Las microformas exigen condiciones apropiadas de clima y equipo, pues son muy delicadas.

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Almacenamiento

de

los

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Los documentos deben someterse a una clasificacinuordenamiento preestablecido que permita localizarlos cuando se soliciten, en forma rpida y fcil. Una buena clasificacin determina el empleo eficaz del fondo documental y debe tener las siguientes caracteristicas: a)ser sencilla y rpida; b) asignar a cada documento un lugar nico, siempre el mismo;(l) facilidades de ampliacin; d) permitir detectar los errores e) garantizar una buena conservacin de los do de ubicacin; cumentos. Existen tres mtodos de ordenamiento: horizontal, perpendicular y vertical. El ordenamiento horizontal consiste en superponerlosdo cumentos unos sobre otros. Se emplea para los legajos,los d planos,fotograflai, cumentos de gran tamao (mapas, afiches, Requiere muebles especiales. diarios). El perpendicular consiste en colocar los documentos Se unos junto a otros, apoyados sobre la parte ms angosta. utiliza para los libros, carpetas de archivo, clasificadores, Las cintas magnticas pueden colocarse perpendiscos, etc. dicularmente o acostadas. El vertical consiste en colocar los documentos unos detrs de otros en carpetas especiales. Este procedimiento se utiliza generalmente para documentos ligeros y delgados, de uso continuo (correspondencia, recortes de prensa). Una forma especial de esta disposicin vertical es el de los expe dientes colgantes. La eleccin del mtodo de ordenamiento depende de la y de su consulta, naturaleza del documento, de la frecuencia de las necesidades de los usuarios, lo mismo que del local y de los equipos disponibles. Es ms sensato rehusar ciertos documentos cuando no se dispone del material necesario para intilmente. ordenarlos y conservarlos que verlos perderse
Tipos de ordenamiento

Se distinguen dos tipos de ordenamiento: el numrico y el sistemtico. segn En el numrico, se disponen por orden de llegada, su nmero de acceso (ver el captulo Seleccin y adquisicin). Las ventajas de este mtodo son la simplicidad del ordenamiento y el hecho de que ste se pueda extender indefinidainconvemente; tambin la ganancia de espacio. El principal niente radica en la dispersin de los temas y de los autores, con la obligacin de consultar el fichero de autores y/o el de materias para localizar el documento y saber lo que posee la unidad de informacin sobre un determinado tema.

Almacenamiento

de

los

documentos

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En el sistemtico, se clasifican los documentos segn su contenido, mediante una clasificacin establecida de ante mano (ver el capitulo Clasificacin). Los documentos se disponen dentro de cada clase por orden alfabgtico. De esta manera, los documentos que versan sobre un mismo temasehallan reunidos, lo que facilita la consulta a los usuarios y el lIdifg bre acceso a los anaqueles. Sin embargo, puede resultar cil determinar el tema predominante,de una obra, lo que oriPor otra pargina el riesgo de una prdida de informacin. te se desperdicia el espacio y todo el conjunto debe reestructurarse si la clasificacin cambia. La signatura topogrfica es indispensable cualquieraque sea el tipo de ordenamiento elegido. Est formada por el con junto de simbolos (letras, signos, nmeros) que sirven para sealar el lugar que ocupa un documento en el depsito o recinto correspondiente. En el mtodo numrico, la signatura est compuesta por el nmero de acceso y el de registro. En el caso de un ordenamiento por temas, la signatura topogrfi ca est constituida por el signo que caracteriza el sector de la clasificacin en que se halla. Se trata generalmente de nmeros seguidos de las tres primeras letras del nombre del autor. La signatura topogrfica de un documento debe colocarse obligatoriamente en todas las fichas que lo mencionan y el registro de acceso si es el caso. La signatura topo grfica es la nica que permite encontrar inmediatamente ei sitio asignado a un documento. El inventario es una operaci6n consistente en verificar si los documentos estn en el lugar que les corresponde para ver cules faltan (por prstamo o prdida) y cual es el esta do de conservacin de las colecciones. Debe practicarse cad ao. Segn la forma de ordenamiento, el inventario se realiza o con la ayuda del catlogo de acceso o con la ayuda del catlogo topogrfico - catlogo en el cual se disponen las fichas siguiendo el orden de las signaturas topogrficas, es decir, el orden de ubicacin de los documentos (ver capitulo Catlogos y ficheros). Para efectuar debidamente el inventario hayqueinterrum pir los prstamos y las consultas y sobre todo cerrar la unL dad de informacin el tiempo necesario. La frecuencia con que se utilizan los documentos influye en el modo de ordenarlos. Esta asiduidad suele variar de acuerdo con su naturaleza, su edad y las necesidades de 109 usuarios. Toda unidad de informacin debe conocer sus carac de tersticas de la manera ms precisa posible con el fin disponer su fondo documental de acuerdo con ellas, teniendo en cuenta la planta fsica y los objetivos concretos de la u nidad. La primera inquietud que surge consiste en saber si

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documentos

se debe permitir a los usuarios el libre acceso a las estanterlas. Si el espacio lo permite, esta prctica tiene la ven taja de dar mayor elasticidad a la consulta y de facilitar las investigaciones y los descubrimientos. En cambio,se trg pieza con el inconveniente de que el control es ms dificil, aumentan los riesgos de desorden en los anaqueles yserequie re un orden clasificatorio que pueda ser fcilmente entendi= ble por el usuario. Por otra parte, los documentos se utilizan cada vez meseriadas, por nos a medida que envejecen. Las publicaciones durante uno o dos aos, pero ca ejemplo, son muy solicitadas si nunca despus de cinco. Por lo tanto, se pueden colocar en lugares menos accesibles o inclusive dejarlas de reserva o eliminarlas si se puede disponer de ellas con facilidad en otras unidades vecinas. (Basndose en estudios estadisticos, se han desarrollado modelos que ayudan a tomar decisiones ra cionales en cuanto a la inclusin o retiro de los diferentes documentos en diferentes tipos de unidades de informacin). Por el contrario, los documentos que se solicitan con mucha frecuencia deben estar disponibles en forma inmediata, en n$ al alcance de los usuarios. mero suficiente, El deterioro de los documentos se debe a diversas causas. Las medidas necesarias de prevencin y proteccin deben tomarse antes de construir o de poner en servicio la unidad de informacin. Los documentos se daan por causas fisicas, vegetales, animales y humanas. quimicas,
Causas del deterioro

Las causas fsicasdeldeterioro son las siguientes: El tiempo, que vuelve los documentos cada vez ms frgiles, los amarillea y los decolora. Los documentos ms precio sos y antiguos deben manipularse lo menos posible. Las variaciones climticas, que imponen, en los pases clidos, la climatizacin de los locales, no slo para como sino para mantener en buen esta= didad de los usuarios, do los aparatos delicados. Es indispensable en el caso de las peliculas, las cintas magnticas y las salas de informtica. La humedad y el agua, que pueden ser fatales. El grado de hu medad (de higrometra), o procentaje de agua en el aire, debe permanecer constante (de 40 a 45%). Hay aparatos extractores de humedad que lo permiten. Una sequedad ex cesiva es igualmente perjudicial. El agua destruye msciertos documentos que el mismo fuego; por lo tanto,hay

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los

documentos

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que evitar en lo posible la instalacin de grifos y co2 duetos de agua en los depsitos y anaqueles. La falta de ventilacin, que deja amontonar el polvo y daar los soportes. Hay que instalar dispositivos especiales, pero evitando siempre las corrientes de aire. La iluminacin excesiva, que fatiga los ojos, amarilleaydez truye ciertos soportes. Hay que tener en cuenta la nece sidad de vidrios y persianas, sobre todo en los paisestropicales. Las perturbaciones magnticas, que pueden alterar los documentos basados en este sistema y borrar las grabaciones. Hay que tener el cuidado de no colocarlos junto a una fuente magntica (por ejemplo, un motor elctrico) y rnfi nipular siempre los aparatos correctamente. Los productos qufmicos son tambin muy peligrosos. El cido que contiene la celulosa que compone el papel 10 deteriora mucho (la acidez, acrecentada por la polucin atmosfconstituye una de las causas principales de deterioro rica, del papel). En cuanto a los documentos audiovisuales,hay que sealar que padecen la inestabilidad de los materiales que los componen. Se pueden disminuir los efectos de la solucin manteniendo los documentos en recipientes apropiados. Los agentes vegetales estn formados por el moho y los hongos provenientes del exceso de humedad. Se pueden combatir con un tratamiento preventivo o curativo, por medio de los fungicidas. Los agentes de origen animal (parsitos del papel, gusa nos, roedores) pueden eliminarse mediante procedimientos qu micos, que hoy se hallan muy perfeccionados. Es indispensable una esmerada limpieza del local. Tambin los humanos pueden ser la causa del deterioro de un fondo documental. El desgaste normal se debe a la manipulacin y a la ci~ culacin de los documentos. El desgaste puede atenuarsesise protege el documento con una pasta (libros) o con un empaque (otros objetos). Debe controlarse regularmente el estado de los aparatos de reproduccin y lectura de los documentos audiovisuales, defendindolos en lo posible del polvo y de los golpes. Los documentos raros y muy estimados no deben circular, habr que consultarlos en el lugar que ocupan normalmeE te. Hay casos en que la consulta de los documentos preciosos no puede autorizarse a todo el mundo sino sloaaquellas personas que realmente los necesitan en su trabajo. como las manchas (documento "manLos daos materiales, y los discos, desgarra chado"), rayaduras de las fotografas inscripci mientos, hojas arrancadas (documento "lacerado"), son desafortunadamente difilciles de evitarnes manuscritas,

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los

documentos

cuando una unidad de informacin est abierta al pblico.Hay que tratar de convencer al lector de la necesidad de mantener los documentos en buen estado para su propio uso y el de los dems. En caso de prdida, el usuario tiene que restituir elcumento o pagar su equivalente si dicho documento est agota do. Asi sea parcialmente, hay varios mtodos de evitarelro bo. El servicio de circulacin debe obligar al usuario a Pr-2 sentarse a un empleado, tanto a la entrada como a la salida, y exigirle la entrega obligatoria de bolsos y carteras o la requisa de stos a la salida. Existe un dispositivo con sensibilizacin magntica,pro ducida por un comprimido quimico invisible que emite un sor&. do cuando pasa delante de un aparato colocado en la puerta Cuando el usuario solicita normalmente el objeto del local. en la seccin de prstamos el comprimido se desensibiliza~ Los documentos raros y preciosos deben ser retirados delala de consulta y slo pueden entregarse mediante identificahay que evitar en lo posible los cin personal. Finalmente, sitios retirados y mal iluminados. Generalmente se duplican en copias los documentos origi nales cuando se trata de piezas raras, a veces nicas, irre! plazables o diflcilmente adquiribles. Deben revisarse regularmente los discos, pelculasygrt baciones que se dan en prstamo. Los documentos audiovisuales sern reproducidos sistemticamente con el fin de formar una coleccin que sirva como reserva de seguridad. En cier al usuario una garantPa que lo 01 tos casos, se puede exigir bligue a cuidar celosamente los documentos y adevolverosen tiempo oportuno. Las buenas relaciones con los usuarios, una formacin especial en materia de informacin y una vigilancia corts pero permanente y severa de parte de los empleaes dos, permite limitar los daos. Cierto grado de deterioro inevitable y debe medirse y tenerse en cuenta en el manejo de la unidad informativa. Sin embargo, el temor de que los fondos documentales sufran daos no debe restringir nunca la utilizacin de los documentos, que son en definitivalarazn de ser de la unidad. Los documentos confidenciales, que pueden pertenecer a las colecciones, deben ser objeto de una proteccin especial: separarlos de la consulta general, ficheros particulares si es necesario y llaves en el caso de ficheros informatizados, de modo que slo las personas autorizadas tengan acceso a ellos. Hay que cerciorarse peridicamente de que estos documentos siguen teniendo valor confidencial;si lo han perdido, habr que trasladarlos a las colecciones generales.

Almacenamiento

de

los

documentos

99

Algunos documentos de difusin libre presentan sin embargo, ciertas condiciones para su utilizaci6n (por ejemplo, derecho de autor, derechos individuales sobre las fotograffas, Estas condiciones deben advertirse al usuario y veetc.). rificar si se cumplen.
Reparacin y restauracin

Estas operaciones exigen tcnicas especiales y mtodos precisos y, desde luego, no pueden improvisarse. Un error en esta materia puede convertirse en daos irreparables. Ca si todos los daos tienen remedio, incluidos los documentos carbonizados, impregnados de agua, las manchas de los micro films, etc. Antes de tomar cualquier decisibn, hay que exa minar cuidadosamente el documento afectado teniendo en cuen ta: U) la naturaleza del material; b) la magnitud de los d% os; C) el grado de acidez; d) la numeracin de las pginas y dems partes del documento. Segn el estado del documento, se proceder a reforzar lo, limpiarlo o lavarlo, enderezarlo, pegarlo. Esto reprez senta la primera etapa de la restauracin de undocumentoen papel. Un documento que muestre daos ms profundos tendr que someterse a tratamientos especiales contra la acidez y a diversas frmulas de restauracin (pegamiento con papel o gasa de seda, laminacin, o sea, refuerzo de las hojas mediante un estampado caliente con una prensa). Por ltimo, una pasta renueva la vida del documento y permite conservar mucho ms tiempo las obras destinadas a una manipulacin constante. Tambin se fabrican protectores de documentos en plstico, transparentes, suaves yprcticos para ejemplares delgados y tambin para libros. Las tcnicas de restauracin requieren mano de obra ca lificada y herramientas apropiadas. La restauracin de losdocumentos de archivo se fundamenta en ciertos principios que tratan de impedir cualquier falsificacin.

Cuestionario

de verificacin

iQu alcance tiene la palabra conservacin? LPueden conservarse los documentos en forma distinta de iCmo? iPor qu? forma original? Qu es una signatura topogrfica? iCules son las caractersticas de un buen ordenamiento? iCul es el principal enemigo del papel?

su

100

Almacenamiento

de

los

documentos

ACmo puede garantizarse la vigilancia de un depsito mentos? LSe puede reparar un documento deteriorado? iCmo?

de docu -

Bibliografa

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* * *

LA DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA

La descripcin bibliogrfica es a la vez una operacibn y un producto. Como producto, se la llama tambin resea o referencia bibliogrfica. Est formada por un conjunto convencional de datos, establecidos a partir del examen del documento y desti nados a dar una descripcin nica y precisa de tal documento, considerado como soporte fisico de la informacin. Como operacin, se la llama tambin catalogacin y constituye el primer paso del tratamiento intelectual de un documento, gracias al cual se extraen los datos antedichos, para expresarlos y registrarlos luego de acuerdo con normas riguro sas. La descripcin bibliogrfica se realiza generalmente de2 pus del ingreso del documento a la unidad de informacin y despus de las operaciones de recepcin y registro. En ciertos casos, la resea bibliogrfica se redacta al mismo tiempo que la produccin del documento primario y se in cluye en ste, en las guardas o pginas preliminares. Es 1: catalogacin en la publicacin, que ahorra a las unidades de informacin el correspondiente trabajo. La tarea de catalogacin est encomendada, cada vez ms, a un centro nacional, como la biblioteca nacional (catalogacin centralizada) o se divide entre varias unidades de infor macin (catalogacin cooperativa); las unidadesdeinformaci~ reciben de la entidad o de sus asociados las reseas bibliogrficas de las obras que adquieren quedando as eximidas de la catalogacin correspondiente. El propsito de la descripcin bibliogrfica es suministrar una representacin del documento que lo describa de forma nica, sin ambigedades, y que permita luego identificarlo, localizarlo, incorporarlo a los ficheros y catlogos, o solicitar un ejemplar cuando se requiera (ver el capitulo Catlogos y ficheros).

102

La

descripcin

bibliogrfica

En general la descripcin bibliogrfica debe distinguir se de la resea bibliogrfica. La primera es el conjunto de informaciones que se necesitan para describir un documento. La segunda es un conjunto fijo de tales informaciones,no necesariamente todas, presentadas en forma preestablecidaenun soporte previsto, destinado a la consulta por el usuario de un determinado sistema de informacibn, en ficheros manuales o automatizados.
Areas de datos

Las reas que forman la descripcin bibliogrfica son subconjuntos de datos que corresponden a diferentes categorlas de informacin; cada datodescribeun aspectodeldocumen Las reas conforman una serie lgica y son ligeramenteto. diferentes segn el tipo de documento, especialmente en las monograflas y las publicaciones seriadas. En los documentos la descripcin plantea problemas especificos, no textuales, pero en lo fundamental se ajusta a la misma divisinenreas e incluye datos del mismo orden. Ciertas reas son indispensables en todos los casos yfL guran siempre en las reseas, aunque varie un poco el orden de un sistema a otro o de un tipo de documento a otro. Otras reas son opcionales. Las reas pueden incluir slo un elemento informativo 0 varios elementos relacionados entre sl, que pueden ser a su vez obligatorios u opcionales. 50 En los documentos textuales se han definido unas reas. El contenido de las principales reas se explicar ms adelante (ver el ejemplo que damos al final del capftulo). Las reseas bibliogrficas de las monograffas y de las publicaciones seriadas, segn las ISBD (l), incluyen las siguientes reas:

Monogha&,h
Titulo y autor Edicin Pie de imprenta Colacin Coleccin Notas ISBN (2), encuadernacin y precio

PubiXcacione.4 b chadab
Titulo y autor Edicin Numeracin Pie de imprenta Colacin Coleccin Notas ISSN (3) titulo

clave

y precio

(1) Descripcin Bibliogrfica Internacional Normalizada (2) Nmero Normalizado Internacional del Libro (3) Nmero Normalizado Internacional de las Publicaciones Seriadas

La

descripcin

bbl

logrfica

103

Adems, la resea bibliogrfica de un documento puede completarse con otros elementos, que se aaden despu8sdeque se ha iniciado la descripcin del contenido (ver los captulos Descripcin del contenido y Resmenes); entre dichos elE mentos se puede mencionar la clasificacin y/o la indizacin del contenido, el resumen. Los encabezamientos de autor prin cipal y secundario, pueden repetirse en razn de los ordenabibliogrfica mientos mltiples de los ficheros. La resea se utilizar de preferencia en el sistema documental oporel usuario cuando no se dispone del documento primario. Sustitu ye a este ltimo una buena parte de la cadena documental (de documental");por esta donde le viene el nombre de "sustituto razn debe dar una representacin tan exacta como sea posible y ofrecer al usuario todos los datos que ste necesita para elegir o adquirir el documento primario.
Procedimiento

El procedimiento de la descripcinbibliogrficacomp~~ de las siguientes etapas: 1. Reconocimiento del documento. 2. Definicin del tipo de documento y de las reglas aplicables al caso. 3. Determinacin del nivel bibliogrfico que conviene al tr2 tamiento. 4. Identificacin, para cada nivel bibliogrfico, de los datos necesarios, siguiendo el orden de las reas que indique la norma o el formato utilizado. 5. Transcripcin de los datos anteriores segn las reglas IIJ dicadas por la norma o el formato. 6. Verificacin de la exactitud de la descripcin y de sucoz formidad con las normas. 7. Entrega de la resea para su elaboracin definitiva o para su tratamiento posterior. datos Como despus de todo, slo se trata de registrar reales que en un primer examen aparecen normalmente en el do cumento, se puede creer que estamos frente a una operaci Para perfeccionar lasnormas,los muy fcil. Pero no hay tal. formatos 0 los manuales, es raro que un documento no requiera reflexin y muchos documentos pueden dar lugar a diferentes interpretaciones o a plantear casos delicados (por ejemplo, una comunicacin de un congreso que se publica separada mente en una publicacin seriada).

104

La

descripcin

biblioprfica

Es muy til enumerar sistemticamente las decisionesque se tomen para completar de esta manera las normas y manuales mediante un cdigo de operacin o de explicaciones suplementarias. En el caso de los sistemas automatizados, se procede ge neralmente en dos etapas. Se recibe primero una relacin de entrada que se transmite luego a un soporte legible por mPero ya se realizan entradas directas, o sea, que se quina. envlan de una vez a la mquina los distintos elementos de la descripcin, precedidos de una seal de identificacin. La mquina compone y verifica luego parcialmente la resea. Los datos bibliogrficos se extraen principalmente del mismo documentoy cuando ste carece de ellos, de fuentes externas. La portada (pgina que lleva el ttulo) es muy im portante, pues contiene casi siempre la mayor parte de 10s elementos que forman la descripcin bibliogrfica. En la por tada deben seleccionarse siempre los titulos y los autores 7 no en la cubierta que suele ser incompleta. Se puede utilizar el resto de la obra, especialmente Los ndices, (de materia, de ilustraciones, etc.), para completar y precisar los datos que ofrece la portada, por ejemplo, para determinar el nmero de pginas, de ilustraciones, etc. Cuando los datos faltan por completo, se puedetratarde hallarlos en fuentes exteriores; por ejemplo, las fechas, el verdadero nombre del autor, el precio, que puede aparecer en las bibliograflas, catlogos, anuncios, editoriales, repertc Hay que omitir los datos que no se pueden estable rios,etc. cer con seguridad.
Normas y formatos

Las normas y los formatos constituyen una herramienta fundamental de la descripcin bibliogrfica. Efectivamente, las reseas son el nico medio de identificar materialmente los documentos y de alcanzar la informacibn que ellos contie nen. La necesidad de disponer en forma universal y fcil de la informacin bibliogrfica y el desarrollo de la cooperacin entre las unidades de informacin han conducido a una normalizacin. Esta se realiz en un principio a escala nacional o lingstica. Se establecieron normas y reglas de ca talogacin y en muchos paises comisiones profesionales 1aS han mantenido al dia. Teniendo en cuenta la extensin de la lengua inglesa, las Anglo-Amdcan catdogiizg hueti (AACR), han adquirido gran importancia e incluso han sido adaptadas al espaol.

La

descripcih

bibliogrfica

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La utilizacin de la informtica ha acrecentado an ms la necesidad de la normalizacin; las reseas teniendo que ser interpretadas en este caso por la mquina, no slo deben someterse a reglas estrictas de ilndole intelectual sino que han de presentarse de modo muy preciso y uniforme utilizando Estas reglas, sumadas a la caracteres y tamaos definidos. constituyen el formato. presentacin material, Se emprendi una tarea de normalizacin internacional con el patrocinio de la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA - International Federation of Library Associations), que tuvo como resultado la elaboracin de una "Descripcin Bibliogrfica InternacioBibliographic nal Normalizada" (ISBD - Internationalstandard Description), primero para las monograflas (ISBD-M);para las publicaciones seriadas (ISBD-S), est en curso de adopcin. LIS normas para los documentos audiovisuales (ISBD-NBM- Nonbook material), para los mapas y planos,ISBD-CM-material car togrfico) y para las partituras musicales (ISBD-music) estn en estudio. (l)(2) Las normas ISBD son conjuntos de reglas de presentacin de los datos bibliogrficos, definidas debidamente, y de los signos de puntuacin que sirven para identificarlos. La apli cacin de estas normas debe permitir el "Control Bibliogrfi uniforme para co Universal" (CBU), es decir , una descripcin todos los organismos encargados de producirlasbibliografias nacionales de los documentos editados en cada pals. Paralelamente, un grupo de trabajo del Unisist y del ICSU-AB-International Council of Scientific Unions Abstracting Board (ver el capftulo Programas y sistemas internaciona les de informacin) ha elaborado un Manual de he&encia t~er
.hztLvo a Lah debtipchne6

bib.l?oghb&icu

ikgibteb

a mQha,

que define modelos indicativos de resea bibliogrfica y de formato de intercambio. La resea bibliogrfica que se recomienda es aplicable a tres niveles: monogrfico, colectivo, global o analitico. Esto permite su utilizacin a todos los centros de documentacin y a los servicios secundarios quere gistran unidades documentales ms especIficas que las bibli grafas nacionales (por ejemplo, captulos de libros, artc los de revistas, comunicaciones de las actas de un congreso, etc.). (1) Ver los anexos ISDS e ISBN del capftulo sistemas internacionales de informacin". "Los programas y

(2) Actualmente (1983) se encuentran todas aprobadas yenuso. Las correspondientes a publicaciones seriadas (ISBD-S), se encuentran en revisin. (Nota del Adaptador).

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La

descrpci6n

bibliogrfica

La normalizacin de los formatos est en curso. El fordel mato Marc (Machine Readable Catalog), de la Biblioteca Congreso de los Estados Unidos de Amrica est en pleno auge y sirve de base a muchos formatos bibliogrficos para bibliopor la gran cantidad de referencias dis tecas, especialmente Marcal).Ads ponibles en este formato (Harc - BNB, Intermarc, ms, se han elaborado numerosos formatos para los sistemas de documentacin y los servicios secundarios. Como los sisc mas informaticos, para los cuales se han establecido los for diferentes, la normalimatos, estn sometidos a condiciones zacin de dichos formatos evita la creacin de un formato nico y busca la manera de que resulten compatibles, o sea, que se pueda pasar automticamente de uno a otro . Esto es posible por cuanto el contenido y la estructura de las reas estn armonizados y porque se puede *identificar cada rea sin ambigedad (mediante signos convencionales que indican el contenido del rea, el comienzo y el final de sta como tambien,delas subreas). La identificacin de la resea requiere generalmente un cdigo que indique la unidad de informacin que la ha produy un nmero de orden. Este ncido, el ao de la produccin mero corresponde casi siempre al orden cronolgico; a veces, corresponde a bloques de series numricas, determinados por el coordinador internacional en cada una de las unidades que componen una red de informacin. La identificacin puede igualmente incluir signos que permitan saber si una resea es nueva, o si reemplaza a otra, o si forma parte de un conjunto de reseas que describen un 0 si la resea tiene relacin solo documento en particular, con otra o con otras (traduccin, nueva edicin, etc.). Estos datos se dan a menudo en el encabezamiento de la resea y no siempre se reproducen en los ficherosycatlogos pues sirven sobre todo en las operaciones de control y de tratamiento. El nmero definitivo de identificacin debe figurar principal entre siempre en las resenas, p ues es el vinculo stas y los dems productos y servicios documentales (indide copias, etc.). ces, solicitud Los indicadores de los tipos de documentos permiten saber con qu clases de documentos reconocidos por el sistema de informacin hay que entenderse. Como cada tipo de documec to exige un tratamiento propio, los indicadores permiten verificar la validez de la resea. Se podr saber, por ejemplo, que la resea de una tesis debe incluir las reas de titulo', universidad, disponibilidad, autor, fecha, lengua, colacin, y se controlar su existencia en cualquier resea que lleve puede el indicador especifico de las tesis. Este indicador

La

descripcin

bibliogrfica

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asimismo servir para ejercer controles estadlsticos. Los sis temas no enumeran normalmente todos los tipos posibles de d cumentos sino que codifican cierto nmero (por ejemplo,6 paz ra el manual Unisist-ICSU-AB, 10 para el Agris), teniendo en cuenta que cualquier documento encaja dentro de una de estas categorfas. Lo que importa en esta materia es el tratamiento particular que se debe aplicar al documento. Algunos sistemas utilizan tambin indicadores bibliogrj ficos, de la misma manera que los indicadores de tipos de dz bibliogrficos sirven para sealar cumentos. Los indicadores en el documento la presencia de ciertos elementos que pueden tener una utilidad especial y que no son objeto de un tratael miento separado, como ocurre con los mapas, el glosario, resumen o la bibliografa. Estos elementos se definen luego en un rea apropiada, generalmente un rea de notas (por eel nmero de referencias y el perodo que abarca la jemplo, bibliografla). Los indicadores aparecen comnmente al comienzo delare sea. Los indicadores de nivel bibliogrfico determinan cul es la parte del documento que se describe en la resea. Efec tivamente un libro se compone de varios capftulos, cada un; de los cuales constituye un todo. Es necesario describir to do el libro, pues sta es la base fsica nica de la informa cin, pero tambin puede ser til describir algunos capituloi si no todos, como entidades intelectuales ms o menos inde pendientes, que por esta razn llamamos "unidades documentales". Ocurre lo mismo con una publicacin seriada y los ar ttulos que encierra; con la compilacin de actas de un congreso o sus diferentes ponencias, etc. Por otra parte, ciertos documentos, aunque ffsicamente son independientes,forman parte de un todo coherente, tanto desde el punto de vista ma terial como intelectual (por ejemplo, los volmenes deuntra tado, los distintos fasclculos de un informe tcnico, una p Esto nos lleva por lo tantoadistingui~ blicacin seriada). tres niveles bibliogrficos, que por orden de especificidad decreciente son: cuando la resea se refiere a una parte El nivel analitico, de un documento, como un determinado mapa en una geogra fa, un artculo de revista, el captulo de un libro. cuando la resea se refiere a un docuEl nivel monogrfico, mento nico -libro, atlas, norma, patente. El nivel colectivo o global, cuando la resea se refiereaun conjunto particular de documentos (por ejemplo,unaobra en varios volmenes, una publicacin seriada...) Naturalmente el nivel analitico no puede emplearse solo, sino excepcionalmente cuando no se tiene el documento delque

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La

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bibliogrfica

se ha tomado la unidad documental que se quiere describir.Una resea de nivel analtico debe estar acompaada por unadeve1 monogrfico o colectivo; sin embargo, la resea de nivel analtico cuenta con todos los indicadores que permiten iden con slo consultarlo , el documento originalaquep~~ tificar, tenece. El autor es la persona (o grupo de personas) que ha eso el articulo; que ha crito el documento, es decir , el libro tomado la fotografa o la pelcula; presentado la ponencia o comunicacin; inventado el objeto o que lo ha patentado; que ha dibujado el mapa o la ilustracin; que ha creado el pro El documento lleva el nombre de su autor. grama informtico. Este puede ser: U) un individuo (es el autor-personal);bljuna institucin (persona legal o autor-corporativo); C) no identificado (autor annimo). Cuando existen varios autores, se repite el rea corres pondiente. Si no se identifica el autor, se omite el reads ttulo o se coloca en ella la mencin "An.", abreviatura de annimo (de acuerdo con ciertas normas antiguas). En el caso de un autor determinado, se elige como nombre de ste un nombre clave que corresponde generalmente al primer apellido. Se .le llama entrada de autor. Constituye el primer elemento de la resea y est seguido por el nombre de pila (completo o con las iniciales) o por el segundo apellido y el nombre. Obviamente, el nombre de pila evita confusio nes entre apellidos homnimos. Deben seguirse normas interna cionales o especiales en la presentacin de partculas, sufi ei de modo que sta sea clara y siempre igual; jos, ttulos, mismo cuidado debe tenerse en la transcripcin delosnombres que estn en alfabetos distintos del alfabeto latino. Cuando figure en el documento un seudnimo, hay que tratar siempre de descubrir el nombre verdadero para consignarlo en la rese a. Hay que tener tambinencuenta los cambios de nombre.D% todos modos, es muy importante identificar de manera precisa al autor del documento descrito en la resea y poder reconocerlo asimismo como el autor de otros documentos. No se permite ninguna ambigedad. Por ejemplo, si en una resea el autor aparece con un solo nombre de pila mientras queenotra aparece con dos,el usuario puede pensar que los dos documentos tienen distinto autor. En ciertos sistemas, es costumbre hacer aparecer la entidad a que pertenece el autor, pues de este modo se identifica una fuente de informacin. El nombre de la entidadseo loca entonces en el rea de autor, despus del nombre clave, o en un rea especial, despus de aquella en que figura el autor.

La

descripcin

bibliqqr6fica

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Cuando existe un buen nmero de autores, slo se mencio na generalmente los principales, 0 los tres primeros. Sinembargo, algunos sistemas tienen como norma mencionar todos con el propsito no slo de la identificacin los autores, del documento sino de la ubicacin del mayor nmero posible de fuentes de informacin. Puede ocurrir tambin que el documento contenga una inun prembulo o una conclusin cuyo un prefacio, troduccin, autor o autores es importante determinar. En este caso seuti liza un rea especial o rea de notas. Ocurre lo mismoconu ilustrador. El editor es el responsable de una publicacin que agr2 pa la contribucin de varios autores, asi haya intervenido o no en su redaccin. Se trata naturalmente de obras colectiSe dir en es actas de conferencias, etc. vas, miscelneas, te casoquela publicacin ha sido realizada "bajo la direc-cin de X" o que X es el "editor", o el "editor cientlfico", o el "responsable de la publicacin", o el director de la pu blicacin o el autor principal. Muy a menudo el document lleva el nombre de este ltimo con una mencin especial (direccin de la publicacin), ya sea despus del nombre clave o en el rea de edicin.Es del autor, o en un rea especial, to se da cuando existe una relacin de carcter particular entre la publicacin y el responsable de ella; algo ocurre semejante con los traductores o los compiladores de una bibliografa o de una obra lexicogrfica, que se identifican con la mencin "traductor" o "compilador". hay que establecer muy bien En cualquier circunstancia, la diferencia entre el autor y el editor cientfico. En espa ol, la palabra editor significa la persona o entidad que pu blica el documento, y que generalmente no tiene ninguna participacin en el contenido. Cuando se trata de autores de tesis y/o de otros trabase requieren algunos informes complemenjos universitarios, tarios, pues ocurre a veces que estos autores no pertenecen dichos a ninguna institucin en el momento en que presentan trabajos o se han incorporado a una entidad distinta de la institucin acadmica en que las presentan. Por lo tanto, en ciertos casos, los trabajos cientificos que han servido de base a la publicacin se han realfzado en esta institucin, que de este modo se convierte en una fuente de informacin de la especialidad de que se trate; en la correspondiente mayora de los casos, el documento primario slo est disponible en dicha institucin. Hay que decir que por ltimo el prestigio de la institucin nos suministra un buen elemento de juicio. Es sin duda muy til y a menudo o-

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La

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bibliogrfica

en los sistemas de descripcin bibliogrfica, 2 bligatorio, dicar el nombre y la direccin de la institucin de enseanza superior en que se ha presentado la tesis. Con este fin hay que reservar un rea, en la cual se debe precisar la naturaleza del trabajo, ya que una monografa al final de la escolaridad y una tesis de doctorado no tienen ni el mismo contenido nilamisma importancia cientPfica. Se presenta un problema semejante cuando el trabajo des crito en un documento ha sido realizado en (o por)unorganis o de la afiliacin mo distinto del autor - corporativo dei autor individual. Tal organismo es una fuentede informacin de la especialidad y eventualmente el lugar donde podr hallarse el documento primario. Por consiguiente, el nombre y la direccin de dicho organismo deben aparecer en unreades tinada a este fin. Ya sabemos que la responsabilidad intelectual del documento puede depender directamente de un organismo. Puede ser uno de los siguientes organismos: Una colectividad privada, o sea, una sociedad, asociacin, o partido politice. Una colectividad pblica, que puede ser o no juridicamente autnoma, como,un ministerio, una universidad oficial. Una colectividad territorial, como el Estado, el departamento, el municipio. Una organizacin internacional, como la ONU o la OEA. que figura en el En ciertos casos, el autor corporativo documento corresponde a la integridad del organismo,por ejeE de Economia o la Universidad Nacional.Sin plo, el Ministerio embargo, lo ms frecuente es que el autor sea una unidad esPara poder identificar clarapecial de dicha colectividad. mente la autora, hay que indicar si sta aparece en el docu mento o se ha descubierto en otra parte, hay que consignar el nombre del organismo principal seguido del nombre de la u nidad especial que ha realizado el trabajo -por ejemplo, Mi= nisterio de Economia, Divisin de Estudios Industriales, Ser vicio de Estadfstica, o Universidad Nacional, Facultad de AZ gricultura, Laboratorio de Suelos. Slo se consignan los eE calones jerrquicos que permiten localizar sin ambigedades la unidad responsable. Cuando se trata de colectividades territoriales,hay que distinguir las que llevan el mismo nombre (por ejemplo, Ciudad de Mxico, Repblica de Mxico), e indicar la entidad de que forman parte: regin, pafs, provincia. El nombre adecua do es el que figura en el documento en su forma completa, ya que las siglas y abreviaturas pueden prestarse a confusin. La sigla se aade al nombre cuando se considera necesario; emplearla como nombre cuando es desde luego, est permitido

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bibliogrfica

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de uso universal (por ejemplo, Unesco, FAO, IBM).Las palabras que indican el tipo de organismo se pueden abreviar de acuerdo con las normas establecidas por el sistema (por ejemplo, 2 salvo que correspondan a la primera palaniversidad, Univ.), bra del nombre. Desafortunadamente los nombres de autores COK porativos no se mencionan siempre de modo uniforme. Para subsanar esta dificultad, los sistemas establecen y actualizan listas de autoridad, que precisan la forma de los nombres de cuyos documentos todos los autores corporativos a utilizar, indican a veces las abrehan entrado al sistema. Las listas viaturas admitidas. Para que el autor corporativo del documento pueda identi es necesario tambin indicar el paii ficarse convenientemente, en que ste se encuentra y, s es posible, la direccin. Se puede indicar el nombre en la lengua original, adems de la lengua de trabajo del sistema, s esto faciltala comprensin S los autores corporativos son varios, hayquemencionar los a todos. Ocurre frecuentemente que el autor corporativo ha sido tambin el responsable de la edicin. Debe entonces mencionarse tanto en el rea de autor como en la de editor. El ttulo es un nombre, o una frase, o una serie de frases que indican la materia del documento (monograffa, compendio, artfculo, pelicula, etc.), o que designa una coleccin o o que indica tambin la naturaleza o una publicacin seriada, el tema de una reunin. El tftulo puede aparecer en diversas formas: Tftulo propio. Por ejemplo, Ee pap& dd &OWLO en & daa-

mokYo d& campo.

Ttulo complementarios, tales como subtiPor ejemplo, H CbptiOl UJ?l&CUnO. Baeb de AU emkd.Lo: N.Lv& ~ocaL y ctiwLae de, kZob conprincipal y titulos tulos 0 complementos.

qtiiado~en
Tftulos

y po bladohti .

Por ejemplo, es decir, varios tftulos. yuxtapuestos, LOb buleA vivan. FundumevLto~de biologla. Tftulo alternativo. Por ejemplo, Ldd dW~Ogkb Wt & tetrcetl mundo o La bacjueda de unatehcena ~~ol!uci6n. Titulo traducido. Por ejemplo, Checvnievcto demogti&Lco y wLbfi

nzacin
Fneedom

(Ctrohaance dhmoghap&quetiwrbanhaton).
o sea, ttulos idnticos en varas lenguas.

Ttulos paralelos, Por ejemplo,

itibemtad and a@etr?

y tuego? La kXbti4:

et

ap&?

Se utiliza el titulo original completo, con los subtitulos y complementos, cuando los hay. En el caso de ttulos paralelos, slo se utiliza el que aparece en primer lugar. el tftulo origiDe acuerdo con los sistemas, se utiliza nal aadindole su traduccin, ya sea que sta figure en el

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La

descripcin

bibliogrfica

documento o que haya que hacerla, o bien se traduce el tftulo original sistemticamente a la lengua de trabajo yunavez traducido se consigna en un rea especial. Eltftulooriginal traducido recibe entonces el nombre de "titulo primario". El titulo de una reunin se anota cuando ya existen los documentos correspondientes o se toma de las actas de dicha Se puede colocar en el rea del titulo s aparece reunin. como titulo del documento, o en un rea especial. Se expresa con el nombre completo de la conferencia, tal como aparece en el documento, y s es el caso, con el nmero de orden(por ejemplo, VII Conferencia... ) y el tipo de reunin (conferenca internacional, congreso, reunin del comit,... etc.).Co mo en los casos anteriores, estos datos se pueden traducir.El lugar y la fecha, indispensables para identificar una reu Esto nos da un e nin, se mencionan en las reas siguientes. lemento de juicio sobre la informacin y la posibilidad de reagrupar los documentos de una reunin. Para las publicaciones seriadas se utiliza un titulo a que no es siempre una abreviatura del titulo origi breviado, nal sino su expresin convencional tal como se ha registrad; en el sistema internacional de registro de las publicaciones en serie (ISDS) y en la lista de tftulos abreviadosdela ISO. Frecuentemnte se utilizan las abreviaturas, pues los tftulos de las publicaciones seriadas son largos por lo general. Las listas de autoridades permiten escribir de manera uniforme y constante los tftulos de las publicaciones seriadas. Las publicaciones seriadas cambian con frecuencialostf tulos, lo que complica su descripcin bibliogrfica que debe hacerse entonces por el nuevo titulo en elreacorrespondien te y el tftulo antiguo en un rea especial o rea de notas,de modo que se pueda establecer una ficha de reagrupamiento o ficha comn. Tambin se pueden mencionar los subtitulos y los comple mentos. Los ttulos de las colecciones se tratan como los tftulos de monograffas. La edicin comprende todos los informes relativosalprc dueto documental que se describe (por ejemplo, 3a. edicinre visada y complementada por..., edicin puesta al dfa,edicin edicin integral, etc., en el caso de que un mislustrada, mo documento haya sido publicado varas veces o en distintas formas). A esta categorfa de informaciones pueden sumarse las n dicaciones de serie cronolgica, tomo, nmero del fasclculo, menciones particulares, como "nmero especial", etc., relati vas a los fascfculos de las publicaciones seriadas,10 mismo

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que la indicacin de la coleccin en la resea de una monogra ffa. Estas indicaciones figuran en reas especiales. El pie de imprenta incluye distintos datos concretos sobre la produccin del documento, tales como el lugar de publA cacin, el nombre del editor, la fecha de publicacinode impresin. Tambin pueden figurar el lugar de impresinyel noE cuando falten el lugar de publicacin y el bre del impresor, Se registran en una 0 varas reas consenombre del editor. El nombre del editor y su dires segn los sistemas. cutivas, cin figuran normalmente en el documento, o por lo menos la ciudad correspondiente, a la cual se agrega, s es necesario, el pas, para evitar cualquier confusin. El lugar de publicacin es la ciudad en que est establs cido el editor o la casa editorial. Esta es la organizacin,o a veces la persona, que garantiza la produccin y la distribu cin del documento, mientras que el impresor es el que lo pro duce materialmente (el mismo organismo puede asumir las dos S en el documento faltan el nombre del editor y funciones). el del lugar, pueden colocarse en su lugar las indicaciones S.C. (sin nombre de siguientes: 8.n. (sin nombre del editor), la ciudad). Cuando para producir el documento se han asociado varios editores, habr que repetir el rea o subrea. SUCE de tambin que una editorial puede tener varas sedes en distintos paises (por ejemplo, McGraw-Hill, Nueva York, Mxico, D.F., Bogot, Madrid, Paris), caso en el cual se anotarn todas, lo cual amplia las posibilidades de acceso al documento primario. La fecha de impresin, o de publicacin (por lo menos el ao, a veces el trimestre), tambin figura normalmente en el documento. S falta, se la puede encontrar a menudo en el copyright (que siempre lleva fecha), en el depsito legal, el colofn u otras indicaciones, como por ejemplo un prlogo que lleve fecha. La fecha es un dato esencial para localizarundc cumento, lo mismo que para caracterizarlo. S la fecha no pu= de encontrarse, se escribe la leyenda s.f. (sin fecha). Ciertos sistemas autorizan una fecha supuesta acompaada de una explicacin en el rea de notas. En un articulo o fascculo de una publicacin seriada se indica, despus del titulo, el volumen, el ao y el nmero. La colocacin consiste en la descripcin de los compone; de la obra (tomos, tes materiales de un documento: a) divisin en centimetros; volmenes, fascculos); b) f ormato determinado C) paginacin (nmero de pginas, que tambin puede ser a veces el de las distintas partes); d) ilustraciones (cules,qu nmero y su naturaleza -dibujos, fotografias, cuadros, etc.); e) bibliografia (cules y en ciertos casos, nmero de referec cias,y su naturaleza,sobre todo s est comentada); 6) fndice.

114

La

descripcin

bibliogrfica

Se han definido nmeros y cdigos especiales para identificar con precisin un documento. Pero hasta ahora slo existen para algunas categorias y se les inscribe en el documento. Para los libros existe un "nmero internacional normali zado del libro", el ISBN (International Standard Book NumbeT) que se destina a cada libro en el contexto de un sistema internacional coordinado. Este nmero incluye un conjuntode 10 Los tres primeros tienen longitud VS cifras en 4 segmentos. riable y tienen por objeto: a) la identificacin del grupo del edL (es el identificador de grupo); 6) la identificacin tor (es el identificador del editor); C) la identificacin del ttulo (es el identificador de tftulo). A lo anterior se aade un dgito de control. Por ejemes el grupo de editores de PlO. en el ISBN 02-7081-0324-5,02 lengua francesa, 7081 Les ditions d'organisation (es decir, un editor), 0324 la obra de G. Van Slype, Concepa%on ti geSfian da 6y&!&ne6 docwnentaihti, 5 el dgito de control. Para las publicaciones seriadas existe el ISSN -inglsespaol (Nmero Internacional Normalizado para Seriadas), el ISSN (Intemational Standard Serial Number), asignadounavez a cada titulo de publicacin seriada con arreglo a un "siste ma internacional de datos sobre las publicaciones en serie"Serials Data System), por una agencia (ISDS - International regional o internacional. Cada agencia dispone de nacional, un grupo de ISSN y de este grupo destina un nmero a cada tl tulo de publicacin seriada. El nmero se compone de un con= separadas en dos grupos de cuatro junto de ocho cifras, por un guin; la ltima cifra es un dgito de control. Por ejemdel PlO, el ISSN 0002-8231 es el nmero de identificacin

J0uhna.t 06 the Am&can

Society

fjoh Zn~otvna.hon Stience.

Antes del establecimiento del ISDS, la Ameritan Society for Testing and Materials habla establecido un sistema nico de codificacin de los ttulos de publicaciones seriadas, el Coden, que actualmente cuenta con ms de cien mil titulos.Eg te sistema se compone de seis caracteres, cinco letras y una Por ejemplo, el Coden AISJ B6 corresponde cifra de control. al JOUhnCd 06 fie +tmUcan Society bah ~Mf(OhmtiOn Stie~ceA. Probablemente el Coden ser reemplazado por el ISSN, pero ac tualmente puede utilizarse a falta de ste o los dos simultx neamente. Los documentos de patentes se identifican con un cdigo internacional, el Icirepat (International co-operation n in formation retrieval among patent offices), mediante un sisma alfabtico o alfa-numrico que determina la naturaleza de patente y un nmero por lo general cronolgico. Por ejemplo,

La

descripcibn

bibliogr6fica

115

el cdigo A se aplica a un documento de patente numerado en una serie principal del primer nivel de publicacin, y USA,A 3607127 designa la patente de los Estados Unidos de Amrica nmero 3 607 127. A la mayorfa de organismos que regularmente publican iE formes se les dedican cdigos alfanumricos compuestos de va ros segmentos que identifican las unidades responsables,los programas y cada informe con un nmero cronolgico. Por ejeE plo, en FAO-SIDA-TF-IND-92, los dos primeros segmentos indican los organismos responsables, los dos siguientes el programa y el ltimo el nmero del informe. S estos datos no son inteligibles sino por las personas que conocen las codiel cdigo por s slo permite a cualquiera idenficaciones, tificar con precisin el informe. Muchos otros documentos llevan tambin nmeros o cdigos que permiten distinguirlos con seguridad: leyes, decrede equipos, contratos y suk tos, normas, mapas, instrucciones Estos nmeros son muy tiles porvenciones pblicas, etc. suprimen cualquier riesgo que, teniendo una forma sencilla, de equivoco tanto en la identificacin como en el registro. Simplifican adems las operaciones de adquisicin, venta, ma nejo, seleccin, pretamo e intercambio. Tambin sirven como base de la elaboracin de catlogos. Ciertos documentos (patentes, informes) llevan otros nc meros y cdigos que tienen la finalidad de remitirnosaotros documentos con los que estn relacionados o a distintas seres. Ellos pueden mencionarse en un rea de nmeros secunda ros. La lengua o lenguas del texto y del o de los resmenes se pueden mencionar en un rea especial. En la descripcin bibliogrfica se pueden incluir notas s es necesario, cualquier aspecto de un docuque precisen, mento o de un elemento descriptivo que no resulte suficiente mente claro en la lectura de las dems reas o cuando talesaspectos lo requieran de por sf. En ciertos sistemas, las reas permiten dar cabida a iE tales como el hecho de que un docuformaciones especiales, mento no exista sino en el estado de resumen, o su disponibi lidad o su valor. Las descripciones bibliogrficas de carcter analtico se deben hacer cada vez que una parte fsicamente identificc ble de un documento primario tiene un inters especial para los usuarios de una unidad de informacin. La operacin que consiste en localizarlos y catalogarlos se denomina "anlide sis". La unidad documental puede ser una unidad separada ser en una revista, pero puede las dems, como un articulo

116

La

descripcin

bibliogrfica

tambin un cuadro o un mapa que aparezca en el cuerpo del do con precisinyubica~ cumento. Las reseas deben describirla la con exactitud en el documento primario de donde se tome,z prcticamente una resea doble. sea, establecer Las patentes plantean numerosos problemas especiales de catalogacin. En casi todos los paises, dan lugar a varios documentos sucesivos, originan publicaciones variables y decisiones en cadena (recepcin, autorizacin de comunicacin, examen, expedicin de diversos ttulos de proteccin), pues tienen un valor juridico especial. Estos documentos tienen una estructura propia: titulo, sector tcnico, estado anterior de la tcnica, meta que se busca, medos que se emplean, aplicacin ilustrativa, reivindicaciones, ejemplosyeaquemas prcticos de realizacin. Tienen relaciones recprocas: una patente puede ser una adicin, una divisin, una estimacin una renovacin de otras patentes. 0 En la produccin y depsito legal de la patente pueden asociarse varas personas o sociedades: depositante, inventor, propietario del titulo de proteccin, abogado o adminiscesionario. trador, La fecha del depsito y de la publicacin son indispensables, pues sealan-el comienzo de la proteccin legal del Con los auspicios de la Organizacin Mundial de la invento. Propiedad Intelectual (OMPI) y del Comit de Unin de Paris, para la cooperacin internacionalen materia de investigacg nes documentales entre oficinas de patentes (Icirepat),se ha elaborado un cdigo internacional de descripcin bibliogrfica (INID-Icirepat-Internatonal numbers for the identifics tion of data) y una clasificacin internacional de las patentes. Los mapas y los planos plantean problemas de catalogaespecial como por la falta cin, tantopor su naturaleza de una norma internacional, que siempre est en estudio. Los mapas deben llevar un ttulo. Desafortunadamente hay muchos que no lo tienen o lo tienen incompleto o muy poco significativo, hasta el punto de tener que reconstruirlo por completo a partir de los elementos que figuran en diversos puntos (dibujos, leyendas, notas, etc.) o mediante el examen del documento. Debe mencionarse el nombre de la regin o territorio cuando no figura en el tftulo original. El autor es ms comnmente un autor corporativo que una persona y raras veces aparece en el documento. La escala, es decir, la relacin entre la representa cin de una distancia en el mapa o plano y su medida real en el terreno (por ejemplo 1:5000), es una indicacin indispensable. La escala permite a la vez utilizar el documento y apreciar sus detalles, lo que explica su utilidad en un detey minado trabajo.

La

descripcin

bibliogrfica

117

Para el pie de imprenta de los mapas se utilizanlosmig mos datos que en los dems documentos: lugar y fecha de ediEn cuanto a la fecha, conviene cin, nombre de la editorial. mencionar la de la publicacin del mapa, y no la fechadelos trabajos de campo que han permitido elaborarlo; sin embargo, es til mencionar esta ltima en las notas u observaciones. En la colacin debe indicarse, segn los casos, el nme ro de hojas, la base material del documento, salvo cuando se grfico, los colores cuando trate de papel, el procedimiento el mapa o el plano no sean en blanco y negro, las dimensiones. En las notas se indica si aparecen convenciones, cortes o secciones, los que habr que describir completamente,y la si existe rea apropiada. coleccin,
Descripcin les bibliogrfica de los documentos audiovisua-

Esta descripcin presenta algunas dificultades. Estos documentos no siempre tienen el equivalente de una portada: por lo tanto, hay que buscar los datos en el mismo documento, o en los elementos que lo componen, o en los documentos que lo acompaan. En las fotograflas, uno se ve comnmente obligado a inventar un titulo. El problema radica en definir el documento como unidad, sobre todo en las fotografias (puede ser la foto o el reporel conjunto de fotos tomadas sobre un mismo taje, es decir, tema) y en determinar las unidades documentales, sobre todo en las pelfculas (puede ser un plan, una secuencia o un te ma). El autor no est generalmente indicado: salvo las fotografas, las obras audiovisuales se producen en su mayorfa con la colaboracin de varias personas. En las pelculas, se considera que el autor principal es el realizador; en una grabacin de msica clsica, el compositor; en una cancin, el intrprete. Algunos documentos audiovisuales, como las imgenes fijas, los discos, son producidos por casas editoras. Un gran nmero son documentos nicos, de los que existen por lo general varias copias que pueden tener caracteristicas fg sicas diferentes. En el rea de pie de imprenta, hay que hacer figurarlas seas completas del editor o del productor, pues casi siempre se trata de personas o de organismos de poca importancia, di ficiles de localizar. Debe mencionarse adems al distribuidor distintos del y al difusor , pues estos son por lo general, productor o del editor.

I IH

La

descripcin

bibliogrfica

Por otra parte, las caractersticas de la base material de estos documentos constituyen una informacin esencial, en cuanto determinan las posibilidades de utilizacin, sobre to do el tipo de aparato que permitir la lectura del document. El rea de colacin debe, por lo tanto, reunir muchos datos. En una pelcula, por ejemplo, hay que indicar la naturaleza de la base o soporte (negativo, pelfcula), el nmero de ca rretes o cajas, cintas, casetes, la duracin, el metraje, ei formato (longitud en milimetros o en pulgadas), el procedimiento de la imagen, del sonido, del color, el ritmo de la proyeccin, los documentos escritos que acompaan la pelfcula (script). El rea de notas permite aadir todas las indicaciones tiles que no tienen cabida en las dems reas -por ejemplo, las circunstancias de la produccin o de la presentacin,los detalles de la presentacin del contenido o de los aspectoetcnicos, la mencin de que se trata del original o de una copia.

Cuestionario

de verificacin

A qu se da el nombre de descripcin bibliogrfica? LQu objeto tiene esta descripcin? iQu significa la expresin "rea de datos"? /,A qu se da el nombre de autor personal? iQu significan las siglas ISBD, ISBN, ISSN, Coden y para qu sirven? De dnde pueden tomarse los datos necesarios para describir un documento? iCules son los problemas especiales que plantea la descripcin bibliogrfica de los documentos audiovisuales?

Bibliografa

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gistrement

Paris, voL. 7. des publications

Centre international en srie, 1974.

d'enre-

La

descripcin

biblioprfica

119

La description bibliographique internationale normalfse Bu&%& ded bibLiaXhguti de Faunce, ~01. 18, (IsBD). No 5, p. 163-202, 1973. La description bibliographique internationaledespublications Bueetin deA bibfXothque6 de France, en srie (ISBD-s). vol. 19, No 3, p. 99-146, 1974. d dchange deb publicaINTEKMAKC/S. Fohmat bibiioghaphique tioti en d&rte, preparado por F. Lemelle y Y. Gardas,rfs, Biblioteca Nacional, 1974. Normalisation et internationalisation du catalogage. ISBN. Intermarc. ISBD-S. BuA%,& de t&~octian da bib.LLothdcarrti ~han~ain, No 83, p. 71-76, 1974. Sistema internacional de datos sobre publicaciones seriadas. Bot&% de La Untico pana eas bibtiotec~, vol. 27, R02, p. 128-129, 1973. Towahdb a common bibfiog~phic exchange @tunaA? International symposium on bibliographic exchange formats, Taormina, Sicily, 27-29 de abril, 1978. Proceedings, Budapest, OMKDK-Technoinform, 1979. Unesco/Unisist. Fohmat incompa.tibiLLty and tie exchange 06 bibLioghap&c &dohmation: a comptitive btudy. Parfs, Unesco, 1976. (Doc. SC/76/WS/l).

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(Doc. SC/74/WS/20). UnescojUnisist. PCU.&A d& ISIS (Sistema Internacional de Da tos sobre Publicaciones en Serie). Paris, Unesco, 1973, (Doc. SC/WS/538). Ver tambin la bibliografa del capitulo Los catlogos o ficheros, en particular las reglas de catalogacin.

120

La

descripcibn

bibliogrfica

Ejemplo de formato para la recoleccin de datos conindicacin de las reas de descripcin bibliogrfica. AGRINTER/AGRIS.

LA DESCRIPCION DEL CONTENIDO

Se llama descripcin del contenido (DC) por analogia con la expresin "descripcin bibliogrfica" (DE), al conjunto de 0 peraciones mediante las cuales se describe aquello de que trata un documento o un asunto (hecho, conceptos, nmeros, i Estas operacioz mgenes, etc.) y los productos resultantes. nes y productos se denominan comnmente clasificacin, indiTanto las operaciones como zacin, condensacin y anlisis. los productos presentan tantos caracteres comunesquepodemos considerarlos como los distintos componentes de un todo. En lo que sigue, destacaremos sobre todo las operaciones y en particular sus principios esenciales. Un mismo documento puede ser objeto de varias descripciones de contenido a distintos niveles: asi ocurre cuando se determina el nmero de clasificacin, laindizacinmedian el resumen en unas centenas de pa te una decena de trminos, Estas operaciones son sucesivas e interdependientes labras. y se fundamentan en los mismos procedimientos intelectuales. La descripcin del contenido se sita en tres momentos de la cadena documental: Durante la produccin del documento primario (como ocurre en el resumen de autor y en el de la indizacin, exigidos por el editor). Antes del almacenamiento de la informacin, es decir, en mitad de la cadena. En el momento de la bsqueda de informacin y del aprovechamiento de las respuestas (verificacin y evaluacin de los informes hallados), o sea, al final de la cadena.
Objetivos

Los objetivos que permiten contenido son los siguientes:

alcanzar

la descripcin

del

122

La

descripcibn

del

contenido

Dar cuenta del contenido de los documentos con el fin de informar a los usuarios. Realizar cuando se requiera selecciones que permitan conservar o desechar un documento, determinar la forma y elni ve1 de tratamiento posterior, establecer las categorias de ordenamiento del documento. Ubicar materialmente los documentos. Almacenar para recuperar, es decir, introducir en los ficheros las referencias de los documentos en las secciones correspondientes. Estos objetivos se resumen en el cuadro siguiente: Cuadro 1 - Objetivos contenido y utilizacin de la descripcin de

Dar cuenta Durante la produccin En la mitad de la cadena Al finalizar la cadena

Si

Seleccionar
S Sl Sf

Ubicar no
Sl

Almacenar
S S Si

si
Sl

no

La descripcin del contenido de los diversos asuntos tiene por objeto: a) precisar su campo; b) aclarar y clasifi car los diversos temas de que se componen; c) expresarlos en dichos tr trminos precisos y sin ambigedades; d) traducir minos a las expresiones ms apropiadas del lenguaje documen= tal. La descripcin de contenido es necesaria porque un docu mento original es demasiado voluminoso para utilizarlo en eS ta forma, porque el autor y el usuario no dan al vocabulari el mismo sentido, porque la coincidencia entrela formulacin de las preguntas de los usuarios y la representacin del con tenido de los documentos es indispensable para que un sistez ma funcione correctamente. Se puede efectuar la descripcin del contenido en forma ms 0 menos perfecta segn la utilizacin prctica que se quiera dar al documento. Efectivamente, no se trata de dar a conocer un documento por si mismo sino de permitir el empleo de la informacin que contiene en funcin de condiciones objetivas - necesidades de los usuarios, campo tratado, medios de la unidad de informacin, productos y servicios prestados, relacin costo - beneficio: Las necesidades de los usuarios. Segn su calificacin profe su especialidad y el trabajo para el cual solisional,

La

descripcin

del

contenido

123

cita la informacin, cada usuario espera servicios difE a los cuales corresponde una gama de productos, rentes, salidos cada cual de un tipo especffico de tratamiento. Si, por ejemplo, el pblico al que se destina el material quiere una informacin rpida que lo mantenga al corriente de la actualidad, la descripcin ser breve, muy selectiva y se publicar en un boletln de informacin que perder vigencia muy pronto. Pero si se trata de investigadores que desean una informacin profunda, la descripcin ser muy meticulosa y completa. El campo tratado. Los especialistas de cada campo pueden recurrir a una extensa gama de documentos de bases matE riales y de presentaciones muy diversas (grficas, cuadros, estadlsticas, smbolos, etc.). Se sirven adems de un vocabulario y de conceptos ms o menos elaborados y especficos. Cumplen actividades propias y por tanto, sus demandas de informacin son ms o menos amplias yva riadas. Todos estos factores significan tratamientos eS peciales. la organizacin delaunidad Los medios humanos y materiales, son factores que influyen igualmente en de informacin, la forma de tratamiento. El mismo conjuntodedocumentos no podr tratarse de la misma manera cuando est destinado a trabajarse en computador que cuando lo analiza un grupo de especialistas o cuando slosedisponedeuno o dos documentalistas que deben hacerlo todo. Productos y servicios que debe prestar la unidad de informacin. Exigen operaciones de extensin y complejidad variables, Un informe dado por telfono, una bibliograffa descriptiva, en la que cada documento est clasificado en una seccin, un indice de materias que remite a una ficha de anlisis o a un resumen crftico, son todos pro duetos diferentes que requieren un tratamiento ms o me nos profundo y una consulta ms o menos rpida y precisa. Como los recursos disponibles sue Relacin costo-beneficio. len ser siempre muy limitados, hay que utilizarlos lome jor posible para satisfacer el mayor nmero de solicitE des. Por ejemplo, si por diez documentos la indizacin con diez descripciones cuesta 200 dlares por documento, mientras que una indizacin con veintedescriptores cuez ta 200 dlares ms, puede resultar ms til tratar vein te documentos en el primer nivel de profundidad que per feccionar ms el anlisis si la precisin obtenida ~61; sirve a unos pocos usuarios.

124

I.a

descripcin

del

contenido

Las operaciones que encierra la expresin "descripcin de contenido" llevan a la fabricacin de distintos tipos de productos que se pueden combinar eventualmente los unos con los otros para un mismo documento. A medida que las tcnicas de informacin se han desarrollado, estos diversos tipos de productos han recibido nombres especiales en las diferentes categorias de unidades de informacin. Nos parece hoy ms procedente distinguir las distintas descripciones de contenido en funcin de cuatro factores: U) el nmero de trminos o de sfmbolos utilizados; b) la precisin o especificidad de estos trminos o simbolos; C) la organizacin de estos trminos o smbolos entre si; d) el nme ro de documentos primarios que se describen o a los cuales se hace referencia. Cuanto ms elevados son los correspondientes valores, ms compleja es la descripcin del contenido. Damos a continuacin la denominacin de los productos ms comnmente utique corresponden a descripciones ms o menos desa lizados, rrolladas de un slo documento primario: La clasificacin, que consiste en definir un descriptor. La indizacin, que consiste en designar uno o varios descrip tores que tengan 0 no una relacin jerrquica entre ellos. El resumen (llamado tambin condensacin), que condensa el contenido del documento en un lenguaje natural. La extraccin de datos, es decir, de elementos materiales que suelen expresarse con cifras 0 asociarseentreellos y que son directamente reutilizables. Hay tambin descripciones de contenido que se refieren a varios documentos que se unen los unos a los otrosparadar una visin de conjunto de un 8610 y nico tema: revisin,sin tesis peridicas. Cada uno de estos productos puede ser ms o menos desarrollado y ms o menos complicado, es decir, obedecer a re glas de presentacin ms o menos rigurosas (por ejemplo, ui resumen ser ms o menos largo, analitico, indicativo, criti puede consistir en la simple yuxtaposi-co> ; una indizacin cin de descriptores o en la formulacin de frases enlasque los descriptores se enlazan con una gramtica especial. Por otra parte, un mismo documento puede dar lugaravarios tipos de descripcin en un sistema dado; por ejemplo,se proceder a su clasificacin, indizacin, condensacin y ala extraccin de ciertos datos. La descripcin de contenido est sujeta a un proceo miento fundamental, cualquiera que sea la extensin y la com plejidad del texto que hay que tratar y delproducto que hay

,.a

descripcin

del

contenido

125

que obtener (ver Figura 4). Un documento de mil palabras se puede describir en una, diez, cien... hasta mil, abstraccin hecha de la precisin y de la estructura lgica del vocabula rio utilizado en la descripcindedicho contenido. Sin embar w9 aunque se trate de elaborar un producto de una, diez mil palabras, las operaciones necesarias son de la misma naturaleza.
Proceso fundamental

El proceso fundamental puede descomponerse del modo siguiente: Hay que preguntarse primero que Condicin de los objetivos. todo en qu fase del tratamiento nos encontramos,a dnde se quiere llegar, qu producto se quiere fabricar y cul debe ser el producto final y su utilidad. Adquirir conocimiento del documento. Examinar resumidamente el documento en su conjunto, gracias a las caracterfsti cas que muestra inmediatamente: tftulo, fecha, autor,na turaleza, forma, etc. Determinar el tipo de documento en funcin de Caracterizar. las categorfas que manifiesta. Elegir la forma y nivel de tratamiento de acuerdo con el valor del documento y con las reglas establecidas por el sistema. Extraer los trminos significativos. Verificar la pertinencia de los trminos extraidos, es decir, asegurarse de que una vez fuera de su contexto expresan bien el contenido real del documento. Traducir los trminos extraidos a los trminos del lenguaje documental utilizado por el sistema. Si se trata de un resumen en lenguaje natural se escogen, cuando sea nece sario, equivalentes ms explicitos o ms apropiados. Verificar la pertinencia de los trminos descriptivos elegidos. Asegurarse de que estos nuevos trminos representan bien el contenido real del documento, sin que se les haya aadido o suprimido nada. Formalizar la descripcin. Cuando el caso lo requiera,se aplican las reglas de presentacin o de escritura, se re dacta la descripcin, se transcriben los cdigos y sim= bolos que corresponden a los trminos encontrados, etc. La descripcin de contenido es un proceso continuo. Esto quiere decir que si se desea obtener un solo producto,que encierra varios niveles de descripcin, por ejemplo,una indi ms zacin de tres series de descriptores que son cada vez -

126

La

descripcib

del

contenido

Fig.

4 - Proceso de la descripcin

de contenido

La

descripcin

del

contenido

127

se deber aplicar en cada nivel el proceso fundaprecisos, mental. siempre el procedimiento Del mismo modo, se aplicar fundamental cuando se producen varios tipos de descripcin clasificacin, indizacin en dos niveles yun del contenido: resumen de cuatrocientas palabras. En cada perfeccionamiense tendrn en cuenta los resultados de la etato sucesivo, pa anterior. A medida que se progresa en el perfeccionamiento de la descripcin, la complejidad de los factores que influyen so bre el proceso (objetivos, limitaciones del sistema, precietc.) sin del mensaje, coherencia entre los niveles, pro gresa igualmente. Pero ocurre con frecuencia que la produccin de diversas descripciones de contenido de un mismo documento no respeta el orden de complejidad creciente. El tipo de documento primario que debe describirse influye en la rapidez y facilidad con que pueden efectuarse estasoperaciones. La materialidad del documento entra en juego desde el comienzo. La percepcin de las imgenes, por ejemplo, es ms ambigua que la de una frase escrita, pues en stasedis pone de medios de control ms inmediatos (el diccionario).La naturaleza del contenido ejerce igualmente una gran influencia. Por ejemplo, un documento.de divulgacin ser ms accesible que un texto tcnico o una patente. Ciertos tipos de documentos (anuarios estadisticos,patentes, informes de experimentos, etc.) presentan adems,ca si siempre, los mismos elementos, a menudo en un orden fij, lo que no ocurre con otros muchos documentos como los ensaetc. yos, articulos, Cuando el analista se entera del documentocuyadescril cin de contenido desea realizar, debe cuidarse para que no lo influya la presentacin del tema o sus reacciones personales. El asunto es muy importante, y dificil, en los documentos audiovisuales. Existen varias tcnicas de captacin de un texto, objc to o imagen, que estn ms o menos formalizadas y permiten proceder ms rpida y ms sistemticamente a la descripcin de un documento, como ocurre con los mtodos de lectura rpida. De todos modos, es la prctica la quepermitedominar la descripcin de contenido. Una vez que se ha determinado lo que importa conservar del documento y el nivel de perfeccin en que se debe tratar (cuatro primeras etapas del proceso fundamental), se elige el mtodo ms apropiado, es decir, que determine:a) el nmero de pasos sucesivos del proceso fundamental y el contenido que abarcar cada uno de estos pasos (por ejemplo,el

128

1.a descripcin

del

contenido

documento en conjunto -de modo superficialpara identificar una nocin; el documento en conjunto -de modo ms detalladopara identificar X nociones... parte VI del documento para bl las tcnicas de lectura, de identificar un objeto, etc.); audicin o de visualizacin que resulten ms adecuadas. Finalmente la descripcin del contenido consiste en localizar y seleccionar un nmero pequeo de elementos en un conjunto que suele ser voluminoso. Por tanto, se comenzar por buscar los elementos ms sobresalientes -por ejemplo, la materia, el tema principalluego los elementos ms sutiles, etc. Todo documento est organizado de cierta manera; encierra partes lgicas o secuencias cronolgicas que se identifi can y separan flsicamente. Estos elementos visibles del do= cumento ayudan a encontrar el contenido.

Fig.

5 - Ensayo de presentacin grfica contenido como "continuum".

de la descripcin

de

la

descripcin

del

contenido

119

Generalmente, todo documento comienza por un rea de icomo la portada de un libro, en la cual deben dentificacin, hallarse los datos ms importantes (autor, tftulo y subttulo, fecha, personas u organismos que han colaborado en la que permiten formarse una idea de la naturaleza obra, etc.), y del tema de la obra. A menudo, el documento tiene una tabla de contenido, un sumario, un resumen del autor, un prefacio ounaintroduccin que describen el contenido abreviadamente. Tambin nos podemos servir de la misma estructura del documento: capltulos, secciones, intertftulos, ilustraciones, para ubicar los temas y la naturalenotas, bibliograflas... za del tratamiento que se les ha aplicado. Comnmente se des tacan en el documento mediante una sealparticular (espacios, cambios tipogrficos, numeracin, simbolos especiales, etc.). Si se quiere una descripcin detallada o si no se est seguro del contenido, habr que examinar el documento en forma minuciosa. En todas las operaciones descriptivas del contenido, co existen tres puntos de vista: El autor trata el tema en funcin de sus objetivos y de sus finalidades propias, de acuerdo con lasconcepcionesque pueden ser personales. Los usuarios consideran el producto que suministra el autor en funcin de sus propias preocupaciones y de sus necesidades de informacin que son cambiantesyheterogneas y que adems, no coinciden necesariamente con las del autor. Durante un tiempo bastante largo , el sistema debe responder a las necesidades de una diversidad de usuarios que no tienen el mismo nivel de exigencias ni las mismas necesidades. Se trata pues de llegar a un compromiso entre todas las partes interesadas, gracias al rigor del mtodo, alas reglas de descripcin del contenido y al empleo de un lenguaje docE mental. Es esencial que la descripcin de contenido tenga las siguientes cualidades: La pertinencia. La descripcin debe representar el documento de la mejor manera posible y en forma muy completa, no slo en funcin de su valor material sino de los objeti vos del sistema, es decir, de las necesidades de los uz suarlos. Para cumplir esta primera regla de pertinenLa precisin. o mejor dicho, ser lo me cia, 'es necesario ser preciso, nos ambiguo posible. Desde el comienzo hay que descri--

1 10

1.a descripcin

del

contenido

bir el contenido en los trminos ms precisos que per-mi ta el documento. Si es necesario consignar enladescrio cin trminos ms generales, stos se aadirn al final del proceso. La coherencia. Como ya se dijo, nos hallamos frente a una pluralidad de autores y de usuarios; adems, las descripciones son realizadas por una pluralidad de personas, y se requiere que la informacin pueda aprovecharse todo el tiempo que sea necesario. Hay que actuar de modo que las descripciones sean lo ms estables y homogneas, es decir, que las mismas nociones y objetos se expresen siempre de la misma manera por la personaolas personas que intervengan en la descripcin del contenido. Igualmente hay que facilitar la manera de determinar y practicar las modificaciones que ms adelante resulten nece sarias en las descripciones, sin provocar la ruptura e el conjunto de ellas. El juicio. Es un criterio delicado. Por una parte,la descrio cin debe ser objetiva o neutra, o sea, que no se intro duzca involuntariamente en ella, ya sea porlaselecci o lo que es peor, deliberadamente, por de los trminos, apreciaciones y juicios personales, elementos que no fi guran en el documento original. Pero al mismo tiempo, hay que emitir un juicio critico personal que reconozca la validez de las informaciones recibidas, para extraer aquellas que son tiles al sistema, para corregirlaslas interpretaciones que resultan, por ejemplo, de una seleccin inadecuada de los trminos por parte del autor. Si la descripcin del contenido debe servir para el almacemiento de la informacin o para la informacin de los u suarlos, debe ser tambin concisa. En todos los casos,debe ser clara y de fcil acceso. Las personas que realizan las descripciones de contenido pueden ser en primer lugar los mismos autores cuando producen un resumen o un indice de su obra. Pueden ser tambin, los especialistas que trabajan para los editores, en partic: lar para producir los ndices de las obras; y sobre todo,los administradores de las unidades de informacin. Hay dos solu clones respecto de este personal. Se pueden dedicar exclusiz vamente a este trabajo, como ocurre con los analistas de un boletfn descriptivo o los indizadores de un centro de docu mentacin. Pero la unidad de informacin puede tambin recu= rrir a especialistas en los temas tratados que realicen parte o toda la descripcin del contenido. De todos modos, los

La

descripcibn

del

contenido

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que participen en este trabajo deben buscar la precisin, te ner un espritu ordenado y sistemtico, y mostrar buenas facultades criticas, de anlisis y de severidad intelectual.
Modalidades

Diferentes instrumentos y mtodos de organizacin facilas modalidades de la descripcin. Entre los instrumentos se cuentan los formatos especiales para la descripcin, que son hojas dispuestas pararegistrar los elementos descriptivos. Si no existen estas hojas, se puede utilizar una lista ordenada de dichos elementos que permita orientar la descripcibn. En muchas unidades de informacin, se preparan manuales o guias que explican las principales dificultades que se pue den presentar, los casos ms corrientes, las reglas que hay que observar y los ejemplos de las soluciones que convienen en cada caso. una descripcin A veces, sobre todo si se debe hacer muy detallada o si lo exige la naturaleza de los documentos primarios (por ejemplo en las pelculas), las unidades de 12 formacin utilizan casillas que indican, en un orden determi nado de antemano, todos los elementos que deben figurar. Como sabemos se puede recurrir tambin al computador,lo que se har cada vez ms. El anlisis automtico de los textos permite en nuestros das algunas aplicaciones operaciona les. Se pueden realizar anlisis automatizados utilizand mtodos estadsticos (frecuencia de los trminos) o mtodos de anlisis gramatical. Se utiliza el computador ms comnmente para manipular el lenguaje documental, facilitando de este modo la traduccin de los trminos extrados del documento original,con el fin de completar esta descripcin enlazando los trminos elE gidos con aquellos a los que se ha pensado asociarlos, para traducir las descripciones de un lenguaje a otro cuando stas se han hecho conforme a reglas determinadas estrictas, previamente con este propsito. La presentacin de los productos de la descripcin difiere segn que sea impresa o legible por mquina. En la forma impresa, se pueden incluir enlos documentos primarios (resumen del autor, indice de una obra o de una pu blicacin seriada) o se pueden reunir para formar una publi cacin (secundaria) cuya forma es muy variable (por ejemplo, la bibliografa corriente, el boletn de alerta, etc.). Tam bin pueden imprimirse en fichas de formato variable que se acomoden a los ficheros. litan

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La

descripcin

del

contenido

Cuando tienen forma legible por mquina, se pueden dar en los soportes materiales conocidos (cintas perforadas, tarjetas perforadas, cintas magnticas), bien sea para aprovecharlos en esta forma o para permitir la constitucin de archivos, por lo general en cinta magntica, que se utilizan directamente en computador (lector impresor de salida o por o sirven para fabricar boletines e Indices, pantalla), cuya composicin se realice en computador. Estas diferentes presentaciones, que responden a necesidades de aprovechamiento o de difusin, imponen a las descrip ciones de contenido condiciones de forma y de tamao.

Cuestionario

de verificacin

iInterviene la descripcin de contenido en la mitad de la cadena documental? LES necesario leer en detalle todo un articulo para poder rea lizar su descripcin? LPuede hacer aparecer la descripcin de contenido elementos que no son expllcitos en el documento tratado? iQu personas pueden participar en la descripcin del conteni nido? iTienen distinta naturaleza las operaciones intelectuales que se requieren para realizar los diferentes tipos de descripcin del contenido? iCules son las cualidades de una buena descripcin del conte nido? iCules son los objetivos de la descripcin del contenido?

Bibliografa

zacin

Ver esencialmente y Resmenes.

las bibliografias

deloscapitulos

Indi

LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

El lenguaje documental es un lenguaje convencional que utili za una unidad de informacin para describir el contenido de los documentos con miras a su almacenamiento y a la recupera cin de la informacin. Existe una gran variedad de lenguajes documentales, que se distinguen por su riqueza, su extensin, su organizacin, la manera de utilizarlos, etc. Histricamente, las unidades de informacin han utilizado largo tiempo de clasificaciones y los encabezamientos de materia, luego la evolucin de las tcnicas y de las necesidades ha llevado a la creacindenue vos tipos de lenguaje, que en ocasiones se ha querido oponer a los primeros. Sin embargo, ya se trate de clasificaciones, de encabezamiento de materia, de palabras claves, de listas de descriptores de tesauros o de lxicos, todos estos lengua jes pertenecen a la misma familia, tienen el mismo objeto 7 presentan numerosas caracteristicas comunes. El lenguaje documental se emplea cuando se realiza el tratamiento intelectual de los documentos o sea, cuando se cumplen las operacio nes de entrada en el subsistema de almacenamiento y de b; queda de informacin y las operaciones de salida y de dif sin. Cbmo se trata de lenguaje, se tiende a menudo a da? mayor importancia a los aspectos lingsticos en los estudios sobre los lenguajes documentales. Por lo tanto, hay que tener en cuenta que se trata principalmente de herramientas destinadas a cumplir operaciones bien precisas, en circunstancias precisas y con el fin de dar respuestaanecesidades precisas. Estas condiciones funcionales son esenciales y tan o ms, que las consideraciones de orden lingiiiz importantes, tico.

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LOS

lenguajes

documentales

Lenguajes

naturales

Los lenguajes naturales, es decir, los lenguajes hablaque los vuelven dificilmente uti dos, tienen caracteristicas en su estado normal, para el tratamiento de la inlizables, Son muy numerosos (centenares) y cada uno encieformacin. rra una enorme cantidad de trminos (varias decenas de miles) lo que dara lugar a ficheros muy grandes para manejar. Los lenguajes naturales estn adaptados a formas de coen los cuales tiene lugar entre municacin, oral 0 escrita, los interlocutores cierta forma de dilogo, en el cual el tiempo y el espacio ocupan una parte relativamente importante, que supone matices, asociaciones de ideas, expresin de emociones, de valores, etc. La bsqueda de la informacin en un fichero o su difusin a travs de un producto documental son formas de comuni cacin completamente diferentes. La informacin debe expre-sarse en el menor espacio posible y sin ambigedades, si se rpidamente y usarla con seguridad. Por quiere encontrarla una condensalo tanto, los lenguajes documentales realizan cin y una simplificacin del lenguaje natural (por esta razn se habla frecuentemente de lenguaje o de vocabulario "controlados"), del cual ellos slo utilizan una pequena paL te del lxico, algunas formas y poco, o casi nada, de la gra mtica. No obstante, los lenguajes documentales deben preser var en lo posible la riqueza de la informacin originalen sU propio contenido y sus posibilidades de asociacin.Deben ser de las tambin de fcil manejo, tanto para los especialistas unidades de informacin como para los usuarios. Este ltimo requisito los orienta, en sentido inverso, hacia un vocabula ro ms amplio y una estructura ms diversificada. El tratamiento de la informacin en lenguaje natural es limites, sin embargo, p osible dentro de ciertos sobre todo gracias a la utilizacin de la informtica, que reduce a pro porciones plenamente aceptables el tiempo de bsquedaqueexi Los sistemas de informacin que se sirven ge este lenguaje. del lenguaje natural no utilizan el documental para describir la informacin sino que se reducen a las descripciones suministradas por los autores (titulos, resmenes, extractos, texto integral), las que se registran y luego se comparan con los temas correspondientes. Se supone, en este caso, que el lenguaje natural empleado es suficientemente preciso, lo que ocurre con los lenguajes cientfficos y tcnicos, porque esta precisin es por lo general ms aparente que realyhneta inexistente (por ejemplo, en las cienciassociales).Es cesario asimismo que los usuarios conozcan todas las expresiones que se han podido emplear para expresar las informa -

Los

lenguajes

documentales

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ciones que ellos buscan. Si estas expresiones no aparecen, se debe recurrir durante la solicitud a alguna forma de lenguaje documental que les d los distintos equivalentes de los trminos elegidos para las preguntas. Estos sistemas recurren tambin a equivalentes lgicos que permiten no seleccionar los trminos sino cuando al registrarlos resultan aso ciados con otros. En la prctica, hay que utilizar frecuenz temente para la pregunta diccionarios o lenguajes documentales. Los tipos de palabras que forman el lenguaje natural no tienen todos el mismo valor informativo. Encontramos sustan tivos y adjetivos, verbos, conjunciones y adverbiosquedeter minan a los sustantivos 0 los relacionan unos con otros. Adems, estos diferentes tipos de palabras evolucionan en una forma que les es caracteristica. Algunos son muy fre cuentes y por tanto tienen muy poco valor informativo; otros encierran conceptos centrales en un campo y se pueden aplL car a cualquier informacin (por ejemplo, todos los aos miles de documentos tratan de agricultura, de modo que el trmino "agricultura" no tiene ninguna utilidad en un centro de documentacin agricola). El lenguaje documental debe adoptar un tratamiento particular para cada tipo de palabras de acuerdo con sus caracteristicas. La gramtica permite relacionar unas palabras con otras, conforme a reglas precisas, con el fin de expresar las ideas y los hechos; se manifiesta transformando ciertas palabras (sufijos que indican el plural, la persona y el modo de los verbos, por ejemplo). Modifica la informacin que contienen las palabras aisladas descifrando situaciones, puntos de vista, causas y consecuencias, circunstancias de tiempo y de lugar, etc., que equivalen a informaciones especificas. Las relaciones entre las palabras del lenguaje natural existen implfcitamente, por lo cual se hacen esfuerzos para volverlas explcitas con el fin de satisfacer necesidades do cumentales. De este modo se pueden distinguir los tipos de relaciones siguientes: Las relaciones jerrquicas significan que un trmino designa un objeto o un fenmeno particular, o muy especial, que Este mismo conjunto est pertenece al mismo conjunto. designado por un trmino diferente. Por ejemplo ,barco, designan cada uno un medio particular "avin", "carro", el perro pastor es un tipo particular de de transporte; perro, que es un tipo particular de mamffero, el cual Estas son pues re12 es un tipo particular de animal. Existen tambin relaciones jeciones gnerofespecie. como todo/parte (por ejemplo, "cuerpohumano:' rrquicas, "brazo", "mano", "dedo").

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LOS

lenguajea

documentales

Ciertas palabras pueden pertenecer a varios conjuntos. Por ejemplo, una silla metlica moderna es un caso especial de mueble, es un objeto metlico y de estilo. Se habla entonces de "polijerarqufa". Ciertas palabras se derivan de la misma palabra o del mismo radical y pueden tener una relacin jerrquica o una re lacin de asociacin cuando designan objetos que pertez necen a grupos diferentes: por ejemplo, "carbono", "ci do carbnico", "carbono .14", "compuesto carbnico") "urea", "uremia", "uretra", "urologia". Algunas palabras tienen una relacin de equivalencia, llamada "sinonimia" - trmino antiguo ("aeroplano") y trmino nuevo ("avin"), trmino popular ("aspirina") y trmino cientfico ("cido salicllico"); trmino general ("feli no") y trminos regionales ("pantera","jaguar") tambi es el caso de los trminos que tienen prcticamente el mismo significado ("asesinato" y "homicidio"). A veces esta equivalencia es muy aproximada. Efectivamente,los conceptos son distintos, pero se les considera como sinnimos en el contexto o en el grupo ("gentica" y "herencia", "periodista" y "reportero"). Se trata aqu de "cuasisinnimos". ciertas palabras expresan conceptos u objetos Inversamente, contrarios: por ejemplo, "riqueza" y "probeza", "mine ral" y "orgnico". Es una relacin "antonimica". Gran nmero de palabras tiene la misma forma, pero designan Es la "polisemia" (por realidades distintas. ejemplo, animal o herramienta mecnica; "planta", "gato", vege tal, parte del pie, de personal o elctrica). Ocurre tambin que el mismo vocablo se utilice endistintos cam pos con un sentido particular, como "operacin",que pu; de ser un proceso aritmtico, financiero o quirrgico.Algunas palabras tienen relaciones de asociacin o sea, que se refieren a objetos o fenmenos que pueden tener rela ciones comunes desde cierto punto de vista - "deporte"; "educacin", "salud", "diversiones". Las palabras tienen tambin un sentido y valor que dependen del medio en que se usen. Por ejemplo, la nocindepr2 piedad privada no tiene mucho sentido en un pais comg nista, los deportes invernales significan poco enunare gin tropical; la ventana no designa los mismos interex ses para el arquitecto, el decorador o el carpintero. Los lenguajes documentales deben tener en cuenta sus re sus distintos valores y eliminar desdeelprincipi laciones, las ambigedades que reducen normalmenteelcontexto y el di? logo en la comunicacin del lenguaje natural cuyas condiciones no existen en la comunicacin documental,en la que cada palabra slo se considera en s misma.

LOS

lenguajes

documentales

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Lenguajes

documentales

Los elementos constitutivos de un lenguajedocumentalson los siguientes: Las palabras que sirven para describir la informacin, los descriptores. Se toman del lenguaje natural, peroseducen a una forma gramatical nica e invariable, que es generalmente el sustantivo singular. Pueden ser simples o compuestas. Algunas palabras sirven para precisar el sentido de los dems descriptores y no sepuedenemplear solas (son las pdabm gkXmCU%~ti 0 voces no connotativas como el articulo, la preposicin). Las palabras del lenguaje natural que tienen relacibnconlos descriptores y que se inscriben en un repertorioconuna remisin al descriptor correspondiente. Estas palabras "controladas" por el lenguaje documental no se pueden u tilizar para describir la informacin. Las relaciones entre los descriptores - relaciones jerrquicas, de equivalencia o de asociacin. Permiten agrupar las nociones dentro de un mismo trmino, extender o,por el contrario, precisar una bsqueda. Estas relaciones se indican con los siguientes cbdigos: TG, trmino gen rico; TE, trmino especifico; TEl, 2, 3, etc., trminoUSE especifico de nivel - decreciente - 1, 2, 3, etc.; (para un trmino del lenguaje natural que se remite a un descriptor); UP, usado por (para indicar frenteaun descriptor las palabras del lenguaje natural que se remiten a l); TR, trmino relacionado (para indicar los descriptores prximos). Normalmente las relaciones son reciprocas. De este modo tendremos: DIBUJO UP Croquis TG ARTES GRAFICAS TE2 DIBUJO TECNICO Croquis USE DIBUJO Las relaciones entre los descriptores solos, que resultan de su agrupacin lgica en conjuntos y subconjuntos ms o menos numerosos y diversificados (por ejemplo, las claclases y subclases de la clasificacin, ses principales, los campos y los grupos de lenguajes coordinados).Estos conjuntos reagrupan los descriptores que dependen de la misma lhea jerrquica o simplemente de un mismotemade finido para satisfacer las necesidades del asuntoqueeg t en juego.

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Loa

lenguajes

documentales

Las notaciones numricas (100, 101, 110, etc.), 0 alfanumricas (Alo, B15, etc.), o alfabticas (MA, CHA, Aa, etc.) o simbblicas (con signos de puntuacin), o mediante sla bas que permiten identificar los descriptores y hacerlos figurar de esta forma abreviada tanto en las reseas bibliogrficas como en los ficheros. Las notas generales, por lo comn a nivel de ciertos grupos de descriptores, que precisan el sentido en que debe emplearse el elemento que precede, y a veces los dems tr minos que haya que utilizar, o sea, los trminos del lei guaje natural que se relacionan con dicho elemento.Estag notas generales pueden llegar a constituir unaespeciede Se les utiliza cada vez que existealgnries definicin. go de confusin en cuanto al significado o al empleo que se ha previsto del descriptor. Por ejemplo, Construccin llevar la nota siguiente: "ejemplar nicamente para la descripcin de las partes de las edificaciones (cimientos, muros, tejados, etc.); para programas y utilizacin, emplear el trmino especifico Construccin de vivienda, Construccin industrial". Los elementos sintcticos, ya sea por orden depresentacinde los descriptores, ya sea mediante la utilizacin de pala bras o signos que permitan relacionarlos entre si o ndi car su funcin (ver ms adelante, Lenguaje sintctico),o mediante el empleo de una gramtica limitada, por ejem plo recurriendo a un pequeo nmero de frasestipicasque representen todas las asociaciones posibles entre las ps labras del lenguaje natural con el fin de expresar las nociones tiles que requiera el sistema documental. Las grficas que muestran los descriptores y sus relaciones. En un lenguaje documental slo figura siempre la lista de los descriptores. Los dems elementos aparecen nicamente _ en funcin de las necesidades y del tipo de lenguaje. La presentacin de los lenguajes documentales puede hacerse en forma de documentos impresos o de ficheros legibles por mquina. Estas dos formas coexisten en los sistemas infor matizados. La presentacin puede contener: Una introduccin que d algunas explicaciones sobre el contenido, la organizacin, las nociones empleadas y la manera de utilizar el lenguaje. Una lista de descriptores. Esta puede presentarse como lista alfabtica o como una lista sistemtica por conjuntos y subconjuntos. En ambos casos estas listas pueden incluir o no las posibles relaciones existentes entrelosdescrip tores. Cuando existen, deben por lo menos figurar en una lista. Por lo general, los lenguajes documentales sepre

Los

lenguajes

documentales

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sentan de dos maneras: la lista alfabtica que sirve pa ra verificar la existencia de los descriptores y la lista sistemtica que permite determinar su sentido y su valor en funcin de la categora a que pertenece cada uno (por ejemplo, la voz "cordero" podr figurar en el con la descripcin de todos los animafwpo "zoologia" les, pero un documento que trate del aumento del rebao tendr que describirse con la palabra "ovino", que se encuentra en el grupo "Produccin animal"). En las pr= sentaciones que se elaboran a mquina, las listasdelos descriptores dan a menudo, frente a cada uno de ellos, el nmero de referencia con el que aparecen en el fiche ro. El computador permite igualmente confeccionar lis= tas alfabticas permutadas, es decir, listas en que todos los trminos idnticos de los descriptores compuestos de varias palabras aparecen en su lugar en orden al fabtico. Presentaciones grficas, que sobre la base de la lista siste mtica, muestren las relaciones entre los distintos tr . minos. Estas presentaciones grficas facilitan en gran medida la comprensin del lenguaje documental y es una * lstima que no se utilicen en todos los casos. Puede adoptar la forma de crculos concntricos en la que los descriptores se agrupan en segmentos o en racimos, o de tarjetas cuadradas en las que los descriptores se agrupan en racimos dentro de polgonos, o se unen con flechaslesquema de flechas, tambin en forma de rbolo en otras formas grficas. Sin embargo, estas representacio nes no pueden mostrar eficazmente a la vez sino un pequeo nmero de descriptores (ver las ilustraciones que aparecen al final del presente capitulo). Las listas y las representaciones grficas utilizan con frecuencia signos convencionales o diversos caracteres tipogrficos que indican los distintos tipos de descriptores (nombres propios, nombres geogrficos, taxonomas). Los lenguajes que controlan un gran nmero de trminos del referidos a descriptores, pueden prelenguaje natural, sentarlos tambin en una lista especial que recibe el nombre de "Lista alfabtica de trminos". Los tipos de lenguajes documentales se distinguen unos de otros con base en distintos criterios: el principio de clasificacin y de construccin, la extensin del campo que abarcan, las clases de palabras que se emplean, los tipos de relaciones entre las palabras, la manera de disponerlos, el nmero de lenguas naturales que controla, el tipo de utiliza El principio de ordenamiento puede ser una jerarquiacin.

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I.OS

lenauajes

documentales

sistemtica concebida a phiohi como en las clasificaciones,~ de encabezamientos la frecuencia y el uso, como en las listas o una lista de autoridades en funcin de uno de descriptores, como ocurre en los lenguajes fao de varios puntos de vista, cetados. El campo que se abarca puede ser el conjunto de los cono cimientos como en los lenguajes enciclopdicos, una disciplina o partes de distintas disciplinas como en los lenguajes es pecializados que se orientan hacia una disciplina, o una misin, o a una parte restringida de una disciplina, o deuncamPo' como en el caso de un microtesauro. Las clases de vocablos utilizados pueden ser palabras simples (nicamente en el caso de lenguaje "uniterm"), palabras simples y compuestas (caso ms frecuente), palabras compuestas en el orden del lenguaje natural o en un orden inverso como en las listasde encabezamientos de materia. Las relaciones entre palabras pueden no existir, ya que todas las palabras son equivalentes (por lo menos en teora), como ocurre en las listas de descriptores, tcitas o expresas mediante anotaciones y/o arreglos sistemticos, o sometidos a una gramtica como en el caso de los lenguajes sintcticos. El tipo de arreglo u ordenamiento puede ser sistemtico alfabtico como en las listas, deci como en la clasificacin, mal como en las clasificaciones decimales, mixto, abierto enlos lenguajes que permiten ampliaciones o modificaciones,o ce rrado como en los lenguajes que se establecen en forma defin tiva. El lenguaje puede elaborarse en una sola lengua natural, en una lengua natural pero con equivalencias en otra u otras lenguas (lista alfabtica en otras lenguas), en dos o varias lenguas naturales en el caso de lenguajes multilinges. Pueden utilizarse para una entrada nica de cada informa (lenguajes cin, o para entradas mltiples coordinados), en una descripcin de contenido resumida o extensa, como puente entre varios lenguajes en el caso de los metalenguajes y en los macrotesauros. Cada lenguaje puede ofrecer una combinacin especial de estas distintas frmulas con el fin de responder del mejor mo do posible a sus condiciones de utilizacin. Efectivamente,si el lenguaje documental es una representacin de un conjunto de conocimientos y objetos, es sobre todo un instrumento de trabajo que debe tener en cuenta las necesidades de los usuarios, los requerimientos de la estructura y del funcionamiento del sistema documental, de los tipos de productos y servicios que permitir realizar, del nmero y naturaleza de los de la calificacin de los espe documentos que hay que tratar,

LOS

lenguajes

documentales

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cialistas de la informacin que tendr que utilizarlos, etc. Cuanto ms especializada sea la unidad de informacin, ms numerosos sern los documentos , ms complejos los productos y ms importante y mejor estructurado tendr que ser el lenEn cambio, cuanto menos calificado sea el guaje documental. sencillo y estructurado personal,ms reducido, tendr que ser el lenguaje documental. Durante largo tiempo se han opuesto los lenguajes completamente jerarquizados y precoordinados, como las clasifia los lenguajes ms recientes, sin jerarquizacin caciones, o con jerarquizacin discontinua y combinatoria como las listas de los descriptores y los tesauros. Los primeros reflejan el estado de los conocimientos en un momento dado: to das las combinaciones nacionales se han establecido previa-mente y slo puede traducirse un aspecto o una dimensin de la informacin. Adems, estos lenguajes son ms difciles Los segundos pueden adaptarse fcilmente y perde adaptar. mitir todas las combinaciones necesarias para describir los distintos aspectos de la informacin. En la actualidad sin tienden a perderse en la prctiembargo, estas distinciones las facetas permiten introducirvariospun ca. Especialmente tos de vista en la clasificacin, mientras que los lenguajes coordinados deben estructurarse cada vez ms, a medida que aumenta su volumen. La precoordinacin y la postcoordinacin son dos modali dades contrarias de organizacin y utilizacin de los lengui jes documentales. En la primera, se escogen los descriptores que son por de lo general palabras compuestas que abarcan la totalidad Por ejemplo, "cultivo por regado de los cereauna nocin. Si el mismo lenguaje documental tiene una estructura les". en el descriptor anterior podr encontrarse precoordinada, "tcnicas de regado". el subconjunto Un documento que trate este tema podr por tanto describirse inmediatamente; inclusive si tiene mayor relacin con los distintos cereales y su productividad que con las tcnicas de regado, se le recuperar entre los documentos que se refieren a este tema. En la postcoordinacin, por el contrario, las nociones se reducen a sus elementos constitutivos ms simples. Por e"tcnicas agricolas", j emplo , aparecern los descriptores "tcnicas de regado", "cereales", que se asociarn para de2 cribir el mismo documento. Cada descriptor pertenecer a un grupo diferente, lo que permitir recuperar el documento entre aquellos que se relacionan con uno u otro de estos puntos de vista.

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LOS

lenguajes

documentales

La primera frmula es ms precisa, pero ms rigida,y l& mitar la recuperacin de la informacin. Ocurre lo contrario con la segunda frmula. En la prctica son las condiciones concretas de funcionamiento del sistema documentallas que orientan la eleccin de una u otra frmula. Frecuentemente se asocian las dos (se combinan descriptores precoordinados) con el fin de lograr la mayor eficacia posible. Las clasificaciones son lenguajes documentales en los que los descriptores al permitir la representacin de todos los conceptos y objetos de un determinado campo, se orden n de modo sistemtico en funcin de uno o varios criterios materiales o intelectuales. Son pues lenguajes precoordinados que por lo general se fundamentan en las relaciones jerrqui cas entre los trminos , ya sea en su conjunto 0 por lo menos a nivel de las diferentes clases y subclases. Esta jerarqua depende naturalmente de un punto de vista particular en un momento dado (por ejemplo, el adulterio ser, segn las pocas y el lugar, un crimen, un vicio 0 un comportamiento social). Teniendo en cuenta su estructura jerarquizada, las clasificaciones dan comnmente a cada descriptor un smbolo de clase que puede ser de nmeros, de letras o de una combinacin de los dos. Este smbolo indica la posicin de cada des 0 sea su importancia relativa y el grupo a que per= criptor, tenece. Se utiliza luego en lugar del descriptor en las distintas operaciones, pues es ms corto y ms fcil de manejar. Ciertas clasificaciones llamadas "decimales" utilizan una nu meracl& de diez signos, o sea que cada clase, subclase, etc., est dividida en diez partes (por ejemplo, clases principales de 0 a 9, clases de OO a 90, subclases de la clase 10 de 100 a 190, etc.). Esta notacin tiene la ventaja de ser una estructura simple y continua, pero puede exigir una divisin arbitraria. Las clasificaciones se aplican bien a un campo limitado estable aunque pueden dejar casillas vacias, es bastante difcil actualizarlas 0 transformarlas como para tener en cuen ta los cambios importantes que se presentan en la disciplina o campo de actividad de que se trate. A menos que sean muy especializadas, las clasificaciones slo se usan habitualmen f te para describir el tema principal de un documento,en forma un unitaria, ya que a cada documento corresponde solamente smbolo de clasificacin, o a lo sumo, dos o tres. Las clasificaciones pueden servir no slo para organizar ficheros sino tambin para el ordenamiento material de los documentos en los anaqueles. Por tanto, se recomiendan para las bibliotecas en que los documentos tienen libre acce -

LOS

len&jes

documentales

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so, lo que permite

hojear

los libros

libremente

(btLol,U..ing,

bouquhug e) .
Las clasificaciones son los ms antiguos lenguajes doc2 mentales. Se adaptan sobre todo al funcionamiento de las bibliotecas. Existen varios tipos. Las clasificaciones universales o enciclopdicas abarcan todos los conocimientos. Estas se utilizan en las biblio tecas que tienen gran variedad de obras, o que manejan todo';; nacionales, universitarias los campos, como las bibliotecas y pblicas. Pueden ser tiles en las unidades de informacin cuyo campo de actividad es multidisciplinario. Poco se prestan a la descripcin de temas precisos,pues en este caso los nmeros de clase se vuelven muy largos. Como deben actualizarse regularmente, la extensin de la notacin torna pesado el trabajo de las unidades de informacin que las utilizan; estas unidades se ven entonces obligadas a hacer sus propias adaptaciones, lo que hace perder toda posibilidad de comunicacin y de intercambios directos. Las clasificaciones ms conocidas son las de Dewey (CD) y la decimal universal (CDU). La CD fue creada por el bibliotecario americano Melvin Dewey. Su primera edicin, de 1876, tena 1000 secciones;la edicin actual, que es la decimaoctava, tiene 18.000 (1). Existen tambin ediciones completas en espaol y en francs; se est realizando una traduccin al rabe y se han hecho nu merosas traducciones parciales. Es una clasificacin deci-mal que comprende diez clases principales (0 Generalidades,1 Filosofa, 2 Religin, 3 Ciencias sociales, 4 Lingstica, 5 Ciencias, 6 Tcnicas, 7 Bellas Artes, 8 Literatura, 9 Historia y Geografa) y subdivisiones comunes de lugar y de forma. La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amg rica mantiene al da la clasificacin de Dewey, que se utili za en el mundo entero. La clasificacin decimal universal es obra de los aboga dos belgas Pierre Otlet y Henri Lafontaine a partir de 1895, tomando como base la clasificacin de Dewey. La Federacin Internacional de Documentacin (FID) la mantiene al da. De esta obra existen ediciones completas, abreviadas o especializadas (para la educacin, la meteorologa, etc.) en muchas lenguas. Se utiliza sobre todo en Europa. La FID basndose en trabajos de comits especializados, publica regularmente adiciones y correcciones.

(1) Nota del Adaptador.

Actualmente

est en uso la edicin19.

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1.0s

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La CDU utiliza las clases de la CD, pero ha fusionadola 4 y la 8 (Lingstica y Literatura), quedando vacia actualmente la 4. La CDU comprende tres categoras. Los nmeros principales se refieren a los objetos y a los conceptos y e2 tn distribuidos en las diez clases de tablas principales. Las divisiones analiticas se relacionan con las caracteristi cas generales y se aplican a cualquier grupo principal 0 Figuran en las tablasprincipales inmedia sus subdivisiones. tamente despus del nmero en cuestin (por ejemplo, 636 Ganadera, 636.084 Alimentacin del ganado). Las divisiones comunes son caracterlsticas de idioma, lugar, poblacin,tiem po, forma, punto de vista, que pueden aplicarse a cualquier stas figuran en tablas auxiliares.La CJN nmero principal; emplea adems signos de puntuacin para distinguir los dis tintos tipos de nmeros, y es posible combinar varios nm: ros utilizando signos de relacin; por ejemplo, relacin ge= neral se designa con una coma (,), interseccin con dos puntos (:>, adicin con un ms (+>, extensin con una barra (/). Aunque la CDU permite de este modo la descripcin de los temas complejos con precisin, es una clasificacin jerarquiza lo que nO da y enumerativa -como todas las clasificacionespermite fcilmente mostrar las relaciones entre los temas. Las clasificaciones facetadas ordenan los conceptosyob jetos en clases, pero son multidimensionales, o sea, que estn ordenados dentro de cada clase segn diferentes puntos de vista. Por ejemplo, las construcciones pueden pertenecer a la clase principal de las tcnicas y sern consideradas en funcin de los materiales (madera, arena, ladrillo, piedra, etc.), de la utilizacin (vivienda, industria, comercio, ofi de la altura (uno, dos, tres, o ms pisos), de cinas, etc.), la ubicacin (en el campo, en la ciudad), y as en los dems casos. Por lo general, las clasificaciones facetadas no enumeran todos los temas, sino slo los que son tiles clasificndolos por faceta, ya que sta puede servir de gula en caso de una extensin necesaria. Las facetas permiten desctibfrPueden ser uniformes o -a con precisin los temas complejos. daptables a cada categorla temtica. Este sistema clasificatorio fue desarrollado por el bibliotecario hind Shiyali Ramanrita Ranganathan despus de los trabajos del americano Bliss. Ranganathan produjoen una clasificacin universal, que lleva el nombre de Clasificacin Colon (CC) y est basada en el principio de las facetas. En esta clasificacin, las facetas dependen de cinco categoras fundamentales: personalidad, materia, energfa, lu gar , tiempo, que siempre aparecen en el mismo orden. Se uti-

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liza una notacin compleja y relaciones sintcticas para indicar las correspondencias entre dos smbolos (por ejemplo, WOgU:influencia de la geografia (U) sobre la ciencia politiLa notacin es bastante complicada, pero se trata ca W>. de un lenguaje muy elaborado que permite una descripcin coz pleta de cualquier informacin. La clasificaci6n Colon se utiliza mucho menos que las dems clasificaciones universales, pero sus trabajos han tenido un influjo considerable y el principio de las facetas tiene enorme aplicacin en muchos lenguajes documentales y en clasificaciones como los tesauros. Las clasificaciones especializadas se realizan con el fin de satisfacer las necesidades de unaunidaddeinformacin en particular, o de categorias de unidades que trabajan en el mismo campo. Hay gran variedad de estas clasificaciones en cuanto a su extensin, su principio de elaboracin, su ti su sistema de notacin, etc. po de organizacin, Tienen 1; ventaja de acomodarse muy bien a los requerimientos especlfA cos de las unidades que las utilizan y de poderse actualizar con mayor facilidad. Sin embargo, esta ventaja se contrarres ta con la gran dificultad de comunicacin que presentan en= tre una y otra unidad. Existen clasificaciones facetadas especializadas, como las que contienen la clasificacin de la educacin del InstL tuto de Educacin de Londres, o la SIFB (Society of International Furnace Builders), clasificacin de la construccin que se utiliza en veintitrs paises. Existen clasificaciones especializadas destinadas a una sola unidad y otras, como la clasificacin de Oxford sobre forestacin, que se emplean en el mundo entero. Las taxonomfas y las listas sistemticas son clasificaciones particulares y son a la vez producto e instrumento de la investigacin cientifica. En ellas los objetos se clasifican en orden jerrquico, no en funcin de un puntodevista abstracto sino en funcin de caracteres observables organiza dos lgicamente. Han sido objeto de tales clasificacionesl~ especies animales y vegetales, los minerales, los productos qulmicos, los suelos, las capas geolgicas. Estas clasific& clones tienen la ventaja de ser muy precisas y de servir de referencia a todos los cientificos que trabajan en estas dis ciplinas. Las unidades de informacin que tienen que ver con estos campos se interesan por lo tanto en utilizarlas como lenguaje documental o en incorporarlas en su lenguaje segn las necesidades y posibilidades. Adems, pueden evolucionar en ciertos'aspectos de acuerdo con los progresos de la inves tigacin; hay que tratar de todas maneras de utilizarlasqu~ los usuarios especialistas aceptan ms comnmente.

Los encabezamientos de materia consistenendescriptores formados por palabras simples o compuestas, elegidas por lo a partir del contenido deldocumento,con comn emplricamente, el fin de describir los distintos temas con cierta precisin. Es un lenguaje documental en el que cada descriptor es independiente de los dems. En las listas de este sistema slo hallamos por lo general referencias cruzadas (por ejemplo: "Lenguaje documental"; vase tambin "Clasificacin", "Documentacin", Se puede utilizar uno o varios "Linglstica"). encabezamientos de materia para describir un documento. Por de la flucejemplo, un documento que trate de la influencia tuacin de las monedas sobre la balanza de pagos de los palses en desarrollo se clasificarla en "Economla" y para lo grar encontrar con mayor precisin los temas a que se refiez re dicho documento, se le asignarn lasmaterias"Fluctuacin de las monedas", "Balanza de pagos", "Comercio internacional", "Trminos de intercambio", "Palses en desarrollo". El fichero de materias se organiza en el orden alfabtico de los encabezamientos de materia; la resea del documento aparecer detrs de cada seccin. Tambin es posible combinar las ma entoncesenencabezamie terias entre si; stas se convierten tos secundarios. Por ejemplo, "Balanza de pagos - Paises eE desarrollo" (encabezamiento secundario), "Palses en desarrosecundario). llo - Balanza de pagos"(encabezamiento Los encabezamientos y sus subencabezamientos, lo mismo por lo general el que sus referencias cruzadas, constituyen objeto de una lista alfabtica que reproduce la organizacin del fichero. El orden de las palabras en las materias se invierte a menudo con relacin al lenguaje natural con el fin de facilitar los reagrupamientos (en el ejemplo anterior se hallarla probablemente: "Moneda, fluctuacin de la"). Este lenguaje es muy flexible, pero cuando el nmero de materias es muy grande, la bsqueda se vuelve larga y pesada. Por esto se prefiere utilizar para cada documento un nmero pequeo de materias y disponer de temas bastante generales, lo que no permite realizar una descripcin muy detallada de Se utiliza sobre todo para los ficheros mala informacin. Es un lenguaje de dificilcontrol nuales de las bibliotecas. que no permite descripciones muy homogneas. Otro tipo de lenguaje coordinado son las listas de pala bras claves; este lenguaje se ha desarrollado con la mecanizacin de las unidades de informacin. La distincin entre palabra clave y descriptor es por lo general arbitrariaycir Reservamos la expresin palabras claves cunstancial. para las voces que se extraen directamente del lenguaje naturalde los documentos y que empleamos sin modificacin,mientras que

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los descriptores resultan de una seleccibn y de un tratamiec to del lenguaje que sigue a la extraccin. Las palabras claves se escogen empfricamente en los documentos de acuerdo con su aptitud para expresar el contenido de la informacin. Permiten una descripcin pormenorizada y se prestan a todas las combinaciones posiblesentreellas. Se las agrupa en listas alfabticas. El duro trabajo que si& nifica su manipulacin se compensa con la utilizacin de mgarantizar la coherencia de quinas. Sin embargo, es difcil un lenguaje de este tipo y muy pronto se siente la necesidad de seleccin, es decir, de escoger ciertas palabras claves que han de convertirse en descriptores. Las listas de descriptores pueden contener simplemente las listas de trminos seleccionados, en orden alfabtico,pe ro se les puede agregar debajo de los trminos correspondie tes algunos sinnimos del lenguaje natural. Tambin se puede, avanzando un poco ms en la organizacin del lenguaje, establecer relaciones entre los descriptores; seobtieneentonces una "lista estructurada". A continuacin, se pueden agrupar los descriptores en conjuntos y subconjuntos, hasta obtener una "lista sistemtica". A estos grados crecientes de organizacin corresponde una posibilidad creciente de control del vocabulario, es decir, una posibilidad de evitar los empleos dobles, la multiplicacin de palabras demasiado precisas,que slo tienen inters para algunos documentos, o el uso equivocado de los descriptores. del fePor ejemplo, un documento sobre la coordinacin rrocarril y de la carretera mediante el nmero correspondien te 551, habr que describirlo con una clasificacin jerarqui zada. Con una lista de descriptores, esto se expresarla com= binando tres trminos: "transporte por carretera", "transpor te ferroviario", "coordinacin de transportes", que permiten conservar los tres aspectos del documento. Este lenguaje permite por tanto una precisa descripcin de la informacin y todas las agrupaciones que se deseen. Es un lenguaje muy flexible y puede acomodarse de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando. Su empleo es muy sencillo y cmodo gracias a su semejanza con el lenguaje natural. No obstante, las bsquedas complejas exigen numerosas combinaciones, que incluso con el auxilio de las mquinas se tornan dificiles y los riesgos de error subsisten a causa de la organizacin del lenguaje que resulta demasiado sumaria. Las listas de palabras claves, como las listas de descriptores, diflcilmente van ms all de las mil palabras. Estas lis tas siempre son especializadas y tratan de una disciplina o

de un campo particular de actividad. Por otra parte,esta es una de sus ventajas especfficas, que les permite sin dificul tad agrupar todas las nociones tiles de una actividad especializada, sobre todo si esta actividad es interdisciplinara (en cambio, la estructura lgica de una clasificacin se adapta mucho mejor a esta situacin).
El Tesauro

El tesauro representa un mtodo muy tildeorganizacin de un lenguaje documental coordinado. Es un conjunto controlado de trminos entre los cuales se establecen relaciones jerrquicas y analgicas, trminos para los cuales, si es ne se dan las relaciones de sinonimia con las palabras cesario, del lenguaje natural, y que se aplican a un campo particular del conocimiento. Un tesauro puede tener desde varios centenares hasta unasveintemil expresiones; el trmino medio se sita aproximadamente entres mil.Los trminos tienenunasig nificacin unvoca, no ambigua; se eliminan los casos de polisemia y se controlan los sinnimos. Los tesauros son generalmente especializados, pero algg nos cubren un campo bastante amplio o todo un sector de las ciencias y de la tcnica, como ocurre en el caso del TEST: Thebatiti 06 EnginwLng and Scetidk Tehnb del Engineers Joint Council, que contiene ms de 17.000 descriptores. Los tesauros se organizan por temas y/o facetas, subcon juntos jerarquizados, etc., pero aparecen cada vez ms enfor ma enteramente jerarquizada. Cada subconjunto puede comprender hasta cincuenta descriptores. Un tesauro tiene normalmen te una parte sistemtica en la que aparecen los descripto-res por grupos y una parte alfabtica. El tesauro tiene la ventaja de la especificidad,es flexible y eficaz para describir completamente la informacin, pero en la mayorla de los casos requiere un trabajo de prepa racin considerable. Muy raras veces puede reutilizarse un tesauro tal como aparece. Por otra parte, existe hoyunapro liferacin de estos lenguajes, lo que vuelve muy dificil 1% comunicacin de la informacin entre unidades y exige esfuer zos de normalizacin y de bsqueda de compatibilidades o arz monia entre ellos. Las listas de autoridades son lenguajes de aplicacin limitada, en las que se consignan , a medida que se utilizan, los nombres propios (nombres propios, de organismos, toponmicos y siglas) que sirven para describir ciertos documentos. Se clasifican por orden alfabtico, a veces con referencias

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cruzadas , por ejemplo, entre el nuevo y el antiguo nombre de un organismo, o del nombre completo a la sigla corresponden te. Estas listas sirven adems para garantizar que los nombres aparecern siempre de la misma manera, lo que condiciona la bsqueda, pues estos nombres suelen citarse de distin ta manera en los documentos. Las listas de autoridades se u= tilizan simultneamente con otro lenguaje. Los uniterms son descriptores compuestos nicamente de palabras simples. Por ejemplo, la nocin "trfico vial" se expresa con los descriptores "Trfico" y"Vas". Este sistema, que extrema la lgica de la postcoordinacin, fue elaborado por el americano Mortimer Taube. Es un sistema que permite reducir considerablemente el volumen del vocabulario,pero no se adapta muy bien a los temas complejos, pues en el momento de realizar la bsqueda, la combinacin trfico f vias nos dar tanto los documentos sobre el trfico areo como los de las vlas marltimas. Los lenguajes multilinges se utilizan en las unidades o sistemas de informacin cuyos usuarios hablan dos o varias lenguas y no pueden utilizar una sola. Puede tratarse de la adaptacin de un lenguaje fuente establecido en una lengua que se traduce a otras, o deunlen guaje que se ha establecido simultneamente en las diferenz tes lenguas. Esta ltima frmula es preferible, -pues sigue ms de cerca las pautas particulares de cada lengua. Existen tantas clasificaciones como listas de descriptores o de tesaurus multilinges. Las indicaciones sintcticas son expresiones, signos, o convenciones de la escritura que permiten indicar en la descripcin de una informacin cul es la funcidn (o la re12 cin) de un descriptor respecto de otro u otros; esto permite evitar cualquier ambigedad de los descriptores y en algu nas ocasiones construir frases que den una descripcin ms completa y menos ambigua de la informacin. Sin embargo, las indicaciones sintcticas complican el lenguaje documental y son de diflcil manejo, por lo cual se utilizan cadavezmenos sobre todo porque se pueden reemplazar ventajosamenteconlas soluciones que ofrece la lgica de bsqueda por computador y los lenguajes sintcticos automatizados. En la mayorla de los casos, la descripcin de una infoE macin mediante el lenguaje documental se convierte en una yuxtaposicin de trminos: al leerla, no se sabe de donde proviene cada elemento, ni se distingue lo importante de lo Por ejemplo, si un documento trata de las secundario, etc. importaciones de trigo y de las exportaciones de caf,se des cribe por Importacin, Exportacin, Trigo, Caf, pero esta

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lista no permite saber si el trigo se importa o se exporta,0 ambas cosas. Si hay inters en la importacin de caf,no resulta conveniente este documento. Para lograr una seleccin precisa, hay que unir entre si las descripciones apropiadas. Se puede conseguir esta seleccin colocando los descriptores unos despus de otros, en orden pertinente,en el asociados, caso de que se lea toda la descripcin (Importacin Trigo), Tambin pueden establecerse relaciones (Exportacin Caf). marcando con el mismo signo los descriptores que debenirjun tos; por ejemplo: (Importacin Trigo), (Exportacin Caf) o Importacin (l), Trigo (l), Exportacin (2), Caf (2). Puede ocurrir tambin que el documento se dedique en su mayor parte a las importaciones de trigo, lo que no revelaen absoluto la yuxtaposicin de los descriptores.En este caso, deber utilizarse la ponderacin,signo convencional que indL ca la importancia relativa del tema en el documento.Por ejem plo, 1 muy importante, 2 importante, 3 secundario.Se tendri entonces Importacin (l), Trigo (l), Exportacin (3), Caf, Se puede convenir tambin que el orden de aparicin de (3) los descriptores designe su importancia relativa. Puede nece sitarse describir relaciones ms complejas, por ejemplo disla procedencia del destino. En tinguir la causa del-efecto, el indicador de funcin que se coloca este caso, se utiliza a cada descriptor para indicar su funcin. Por ejemplo, para describir un documento que tiene como tema: "la sequla proce una disminucin de las exportaciones de caf y exigeunau mento de las importaciones de trigo", tendrlamos: Sequia (Cy, Importacin (R), Trigo (R), Exportacibn (R), Caf (R), para lo cual C indica la causa y R la consecuencia. Los lenguajes documentales sintcticos van todavia ms lejos en la precisin de las descripciones, para lo cual determinan cierto nmero de relaciones tiles entre los de8 criptores y las codifican mediante smbolos o con frases es= peciales en las que el orden de las palabras indica la naturaleza de sus relaciones recprocas, 0 tambincombinendolas dos frmulas. Segn los casos, pueden crearse unas cuantas o unas diez o ms. En el ejemplo anterior,podra relaciones, tenerse: Sequia = (Importacin + Trigo) A + (Exportacin-k CA f) D, donde el signo = indica que el descriptor precedente es la causa de los descriptores que siguen, +la coordinacin, De este modo, puede distinA el aumento y D la disminucin. guirse este documento de un documento descrito: (Exportacin + Caf) A = Importacin + Trigo ./. Sequla ./., donde ./. in dica una circunstancia conexa, cuyo tema sera: "El aumentode las exportaciones de caf permite enfrentar las necesidades de importacin de trigo a pesar de la sequia".
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En los sistemas documentales manuales, la utilizacinde lenguajes sintcticos ha resultado demasiado restringida en relacin con las ventajas que ofrece. Pero el empleo de la informtica y el progreso de la lingisticacomputacionalpe~ sobre todo con frmulae de frases tipo miten en el futuro, (llamadas "frases uniformes"), bastante semejantes al lengua je natural, un nuevo desarrollo muy prom2sorio de los lenguajes sintcticos.
Compatibilidad de los lenguajes documentales

La compatibilidad ca una situacin en la criptor en un lenguaje descriptor equivalente modo, en cuatro knguajes siguientes: Lenguaje! A Construccin Construccin pblica Construccin hospitalaria Hospital Lenguaje

entre lenguajes documentales signifique una nocin expresada por un desdocumental puede ser expresada por un en otro lenguaje documental. De este documentales se hallarn las series

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Lenguaje

ll

Construccin Hospital

Equipo Equipo hospitalario Hospital

Salud pblica Servicio de salud Hospital

El descriptor Hospital figura en los cuatro lenguajes. En principio, un documento descrito con el lenguaje A podr incorporarse en un fichero o en una base de datos que utiliaunque en realidad esto no es cen los tres otros lenguajes, completamente cierto. La presencia de los mismos trminos o de un nmero importante de trminos idntico8 en diferentes lenguajes es una compatibilidad formal. Se observa que HospL tal en los lenguajes A y B pertenece, aunque a niveles distintos, a un grupo idntico, o sea el de la Construccin. En el lenguaje C, figura en el grupo Equipo, que es una nocin ms amplia, pero centrada todavla en los aspectos materiales. En cambio, en el lenguaje D, Hospital est en el grupo Salud Pblica, en el que se considera la actividad y no la Construccin. La compatibilidad formal entre los cuatro .lenguajes es pues completamente ilusoria. Existe compatibilidad or gnica (estructural) entre los lenguajes A y B, y una posibx lidad de equivalencia entre ellos y el lenguaje C, pero ninguna compatibilidad entre el lenguaje D y los tres restantes.

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Ahora bien, la compatibilidad entre los distintos lenguajes es esencial para el intercambio de informacin entre dos un dades que trabajan en un mismo campo, 0 en campos que se relacionan, que coinciden parcialmente. Naturalmente la solucin ms sencilla es la utilizacin de un lenguaje nico , ya sea en una lengua 0 en varias, pero se requiere que las condiciones de funcionamiento de las un dades sean bastante semejantes. Es ms flexible la frmula que consiste en utilizar una estructura comn en la que cada unidad pueda desarrollar las partes que le correspondan. Se puede establecer tambin esta estructura comn entre puede establecerse lenguajes que ya existen. En todo caso, una tabla de concordancias entre lenguajes, lo que equivale Pero esta tabla ser tanto mea una especie de traduccin. cuanto mayor sea la diferencia entre las estrucnos vlida turas. Se debe buscar la solucin de este problema en el mo _ mento de elegir el lenguaje o de crearlo. Los metalenguajes o lenguajes convertible8 no se utilizan para describir directamente la informacin sino para ten der un puente entre diferentes lenguajes documentales.Los me talenguajes desempeean un papel semejante al de los lenguaDeben inte jes documentales respecto del lenguaje natural. grar la estructura de los diferentes lenguajes documentales en una estructura nica y coherente, y ordenar por lo tanto, todos los descriptores con el fin de encontrarles equivalentes y/o un acercamiento conveniente a un grupo, o bien para permiten conservarlos como especficos. Estos metalenguajes traducir la informacin de un lenguaje a otro. Pero si los lenguajes que se comunican de esta manera son numerosos o vz slo pueden aplicarse econmicamente mediante el luminosos, empleo de la informtica. consiste Una solucin ms simple pero menos rigurosa, en fusionar los lenguajes documentales sin detenerse en las particularidades de sus estructuras. Se obtiene asi una lista alfabtica de todos los descriptores. Es un procedimiento que puede resultar suficiente en la prctica, sobre todo en los lenguajes especializados en campos en los que el vocabulario natural es bastante riguroso. Los lenguajes anteriores se utilizan para poder buscar la informacin en varios ficheros al mismo tiempo o en diferentes bancos de datos. El macrotesauro es un tesauro que slo abarca las nociE nes esenciales de varios campos, las que gobiernan la estruc tura de los lenguajes documentales especializado8 ms profun Se puede elaborar antes de los lenguajes especializa-dos.

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dos, lo que es preferible, pues el macrotesauro ofrece enseguida una estructura nica que permite el desarrollo de dichos lenguajes. Sin embargo, se elabora ms a menudo en funcin de los lenguajes ya existentes. Constituye en cierto mg do el tronco y las principales ramas de UU rbol sobre el cual acaban de injertarse las ramas secundarias producidas Permite adems integrarenun en las diversas especialidades. conjunto coherente los ficheros especializados que provienen de las unidades de informacin cuyo lenguaje documental ha sido relacionado de este modo. Puede producirse tambin un macrotesauro con trminos bastante generales que sirvan de punto de partida al desarrollo del lenguaje documental. El macrotesauro cubre normalmente un campo extenso, por ejemplo las ciencias y las tcnicas, o el desarrollo econmi co y social. Puede producirse igualmente el macrotesauro como suplemento de un lenguaje documental suficientemente importante, para servir de orientacin a los usuarios. En este caso se presentar por lo general en una forma grfica en la que figuren los nombres de las clases y subclases en su organiza cin jerrquica. Esto es especialmente til para hacer resaz entre las clases. tar las relaciones de asociacin El mantenimiento de los lenguajes documentales es una necesidad, pues el lenguaje natural evoluciona a medida que los conocimientos progresan y las actividades se diversifican. Conservar los lenguajes documentales permite asimismo tener en cuenta la experiencia que ha adquirido la unidad de informacin tanto en la descripcin como en la bsquedadela informacin: algunos descriptores resultan intiles, otros demasiado precisos, otros demasiado generales y otros ambiguos. Por lo tanto, es preciso controlar la manera como se registrar las dificultades que se presen emplea el lenguaje, tan y las soluciones que se adoptan, vigilando al mismo tipo el nmero de documentos descritos con cadatrmino (ncldo el par o el triple de trminos para verificar las relacig nes) para poder proceder peridicamente a hacer las adaptaciones correspondientes. Es necesario igualmente registrar de modo sistemtico los trminos que no figuran en el lenguaje y queencualquier al permitir que peridicamente se momento pueden ser tiles, decida su inclusin segn convenga. Debe existir la posibilidad de crear nuevos descriptores, establecer nuevas relaciones, reemplazar un descriptor por otro, suprimir un descriptor intil o prescindir de las relaciones que desembocan en bsquedas equivocadas, introdu-

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cir notas en los descriptores que resulten ambiguos, modificar la redaccin de un descriptor, convirtindolo, por ejemen una palabra compuesta, por ltimo, asI sea excepcioplo, del lenguaje. nalmente, adaptar la estructura Naturalmente estas transformaciones slo se aplicancua2 do la unidad es responsable del lenguaje, en todo o en parte. Si la unidad utiliza un lenguaje producido porotrasunidades no puede transformarlo, pero puede sugerir cambiosalorganismo responsable y debe, en todo caso, controlar el mtodo de utilizacin del lenguaje con el fin de fijar pautas o de entrenar el personal correspondiente. Los lenguajes documentales tambin evolucionan constanse actualizan peridicamente, por e temente. Por lo general, jemplo, cada dos o tres aos, y en este tiempo,se renen 10: informes que permiten la actualizacin. Sin embargo,sta no puede realizarse cada dia, pues esto resultara en una completa confusin. El mantenimiento del lenguaje se apoya asimismo en su evaluacin peridica, ya sea por la critica de los especialistas del campo en que se usa, a quienes se pide y de bsque su concepto, o por medio de tests de descripcin da, y por los clculos del porcentaje de precisin y de res= puesta (ver el capitulo Evaluacin de los sistemas de almace namiento y de bsqueda de informacin). Por lo general,estas evaluaciones forman parte de la evaluacin de la totalidad del sistema documental. La seleccin de un lenguaje documental debe hacerse con el mayor cuidado, ya que se trata de la parte medulardelsis tema. Todas las caracteristicas del sistema documental deben ser definidas con precisin. LQuines son los usuarios? iCuntos son? iCules son sus necesidades? iQu solicitudes recibe la unidad? JDe qu manera? iCules son los productos y los servicios? iQu tipo de descripcindecontenido requie ren? iQu nmero y qu formacin tiene el personal? i,De quz recursos financieros se dispone? Cul es el volumen y la na turaleza de la informacin que hay que tratar? tCon qu equx pos de almacenamiento y de bsqueda se cuenta? LQu relaciones existen entre la unidad y las unidades que trabajan en el mismo campo o en campos cercanos, bien sea en el paisoen el exterior? Estos distintos parmetros definen el campo que hay que cubrir, las funciones que debe cumplir el lenguaje, su nivel , el menor o mayor rigor de la organizacin, de especificidad etc. Debe averiguarse si existe ya un lenguaje que responda a estas especificaciones, ya sea en la literatura especiali-

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zada, o en los centros de intercambio, como el del IINTE (1). de Varsovia (Polonia). Si es as, hay que probar este lenguz je en un conjunto apreciable de documentos y preguntas para determinar si se puede emplear tal como est o si necesita fi daptaciones y cul ser el costo de ellas. Si las adaptacio nes son muy costosas 0 si el lenguaje no satisface las condA ciones esenciales, deber procederse a crear un nuevo lengua je. Sin embargo, como existe hoy un gran nmero de lenguajes como su multiplicacibn es un obstculo para la documentales, comunicacin y como su elaboracin es delicada y costosa, no hay que vacilar en preferir la adaptacin.
Elaboracin de un lenguaje documental

La elaboracin de un lenguaje documental se basa primeramente en el anlisis detallado del sistema en que ha de em plearse. Se trata, una vez ms de construir una herramientapara un trabajo bien preciso y no slo escoger y reunir palE bras que sean lgicas y lingsticamente satisfactorias. Despus de haber hecho este anlisis del eistema,el exa men de los lenguajes ya existentes y de haber tomado la deci sin de adaptar un lenguaje o de construirlo, se estableceun plan de trabajo de acuerdo con los recursos humanos, materiz les y financieros de que se disponga. La adaptacin o construccin de un lenguaje es una tarea que demandavariosmeses y comnmente hasta varios aos y que requiere diversos tipos de colaboracin. Se pueden utilizar dos mtodos de elaboracin: el mtodo a phioti, que consiste en hacer un recuento de la termino logia existente, a partir de ndices, diccionarios, de otros lenguajes documentales, de taxonomas, etc., y de listas de trminos suministradas por especialistas; el mtodo a poAhtio&, o analtico, que consiste en extraer los trminos de un conjunto representativo de documentos, de difcil formacin, o a tomarlos de los documentos y preguntas que se tratan a medida que se realizan las operaciones documentales,du rante un periodo ms o menos largo. En la prctica, se combL nan generalmente estos dos mtodos. A continuacin, se realiza una agrupacin de los datos lexicogrficos y luego a su seleccin. En esta etapa, se comienzan a anotar las relaciones de los descriptores potenciz (1) Institut informacji naukowej technicznej (Centro Nacional de informacin cientfica, conmica). i ekonomicznej. tcnica y e-

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les y a agruparlos en conjuntos ms 0 menos importantes. La seleccin se hace sobre una base sistemtica, por temas, ms bien que sobre una base individual. Se seleccionan luego los descriptores y se escoge su forma. Despus de lo anterior, se procede a la organizacin de conjunto, que ya se habr diseado con anticipacin. A conti nuacin, se establecen, si es el caso, las relaciones entrelos descriptores. Es necesario entonces practicar pruebas mediante evaluz ciones del lenguaje practicadas por especialistas, utilizndolo en un nmero representativo de documentos y preguntas, Se procede entonces a la edicin del lenguaje. Este se utilizar durante cierto tiempo con una vigila2 ca constante y luego se realizar una revisin y una nueva edicin que ser en realidad la primera edicin operacional. Este trabajo requiere la colaboracin de especialistas de la informacin y de especialistas de los campos de que se trata. Si el lenguaje es importante, se debe por lo general, recurrir a un especialista en la elaboracin de lenguajes do cumentales, bien sea en solicitud de consejo o para responsa bilizarlo del trabajo. El volumen del lenguaje depende de la cantidad de infor tambin de la naturaleza del tema, macin que hay que tratar, del grado de especializacin de la unidad y de las caracristicas de sus productos y servicios. Su tipo de organizacin depende tambin de estos factores, pero sobre todo del equilibrio que se quiere obtener entre la precisin y la res puesta.

Cuestionario

de verificacin

J,A qu se da el nombre de lenguaje documental? tQu diferencias existen entre el lenguaje natural y el doc2 mental? iQu dificultades tienen los lenguajes naturales para la des cripcin de la informacin? iQu diferencia existe entre una clasificacin y un tesauro? En qu consiste la postcoordinacin? iCmo y por qu se debe actualizar un lenguaje documental? &De qu manera debe elegirse un lenguaje?

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lnf$oma.tion byd&kn6. Londres, Butterworth, 1973. An ivukodutian ta ceadb&a.Con and rumba bu,ild&g in De~ey. Littleton, Conn, Librala bibliografla del capitulo Clasificacin.

Ver tambin

BSO, @toad ~y.&tem od otietUng.

Scheduk

and index.

rev. prep. por la FID/BSO panel. La Haya, FID: Unesco, 1978 (FID Publication 564). Eric Coates, Geoffrey Lloyd, Dusan Simandl. FID, 1979 (FID Publication 580).

3a. ed. Pars,

The f3SOManuaL. The dev&opmen.t, /ratonaXe and u6e 06 Xhe bkoad dybtc!n 06 okdenzg. Preparado por laMD/BSOpanel
La Haya,

Los

lenguajes

documentales

159

Bellas

Artes

Fig.

6 - Esquemas de presentacin

de un lenguaje

documental.

Diferentes presentaciones de un lenguaje documental

titi

jmqtizada

1. BELLAS ARTES 1.1 AtrquLtetia TR Enseanza de la arquitectura 1.2 AtLteb grrb~.iiccL5 1.2.1 Dibujo TR Tira cmica 1.2.1.1 Dibujo tcnico 1.2.2 Fotografia 1.3 AMeb /Lltdstica6 1.3.1 Escultura 1.3.2 Grabado

Ldta

k&temdtca

BELLAS ARTES Arquitectura TG Bellas artes TR Enseanza de la arquitectura Artes grficas TG Bellas artes TE 1. Dibujo TR Tira cmica TE 2. Dibujo tcnico TE 1. Fotograffla Artes plsticas TG Bellas artes TE.1 Escultura TE.1 Grabado

Artes grficas TG Bellas artes TE.1 Dibujo TR Tira cmica TE.2 Dibujo tcnico TE.1 Fotografla ..... Artes plsticas TG Bellas artes TE.1 Escultura TE.1 Grabado ..... Tira cmica TR Dibujo ..... Bellas artes TE Arquitectura TR Enseanza de la arquitectura TE Artes grficas TE.1 Dibujo TR Tira cmica TE.2 Dibujo tcnico TE.1 Fotografla TE Artes plsticas TE.1 Escultura TE.1 Grabado Dibujo TG Artes grficas TE Dibujo tcnico

ti;ta

attjabtica

Arquitectura Artes grficas Artes plsticas Dibujo tcnico Enseanza de la arquitectura Escultura Fotografa Grabado Tira cmica

Arquitectura TG Bellas artes TR Enseanza de la arquitectura .....

I.DF

lenguajes

documentales

161

Enseanza de la arquitectura Arquitectura Bellas artes Artes grficas Artes plsticas Bellas artes Dibujo Dibujo tcnico

Tira c6mica Enseanza de la arquitectura Artes grficas Fotografa Grabado Artes plsticas Escultura Dibujo tcnico

3 Ciencias Sociales. Sociologa. Estadistica. Poltica. Econor-nia. Derecho. Administracin pblica. Arte y Ciencia Militares. Beneficencia y asistencia social. Seguros. Educaci6n. Comercio. Etnologia

67 -

Ckh.i&L&icacin deti& 1975. Clasificacin cipales.

univm~c~L. 3a. ed. abreviada

jerrquica. Extracto de las

espaola, tablas prin-

162

1 I,S

lenguajes

documentales

Gcogralla

soctal .--~..

--.Gllndula mamaria (anatomie) 611.69 (fistologia] 612.664 GlCzndula tiroidea lanatomial 611.44 lfisiologia) 612.44 GMndulas lroologia] 591.14 GMndulss cutneas (anatomfa) 611.77 GMndulss de secrecin interna (ana611.4 tomis1 lpatologial 616.4 Gbindulas del intestino medio (fisiolo612.33 gtal GMndulas endocrinas - medicamentos 615 252 Glndulas salivares (fisiologfa] 612.31 Gl+dulss sin conducto excretor lanatomia) 611.43 lfisiologia) 612 43 lpatologia] 616.4 Glndulas suprarrenales (anatomia) 611.45 Ifisiologia) c1-J ac. Glndulas uter 616.14 Gl6ndulas vascular< tomia1 611.4 lpatologial 616 Glarus (lugar) (4 .._-, Gl;~,;na fabrica< :in 66, ,98.1 mica orgnica) 547 42 ina farmac6utica fabricaci6n Glicols ~&ini,, orgnica) 547.42 Gliptales fabricacibn 676.674 * Gliptica 736.2 Globos laeron6ut1ca) 629.733 (formal 1066.43) (geografa1 912 Glosopeda 616 988.4 Glucosa fabricacin 664 16 Gluc;4;,4, (quimica org6nica) Glumifloras 562.542 Gneis lpetrografia) 552 42 yacimientos 553 52 Gnomon lcronologia) 529.76 Gnomos (folklore] 396.4 Gobelinos ltndustna textil) 677.64 Gobierno. control (polftica) 326.36 -crisis Ipolitica) 326.16 dim,s,6n (pd~+~~~ 199 47 -formas (de recho pblico) 342.3 Ipoltica ;, g Gobierno / 23, .7 Ch;0 de ocupacim (derecho p342.395 Gobierno Idel pueblo (derecho pblico) 347 34 Goctrno en el exilio (derecho pblf342 395 G~o;;?lrno~~,~,;;ial (derecho internacio.,..-, 1--..

Geogrsfia socml 911.3 lsoclologial 308 Geografa urbana 911.375 Geohidrologla 556.3 Geoides 526.21 Geologa 55 Geologis aplicada 550.6 Geologa econ6mica 553 Geologia glacial 55, .33 Geologa histbrtca 551.7 Geologa regional 5511 /SI Geomagnetismo 550.36 Geometria 513 Geometria generalidades 513.0 Geometria analitica 516 Geometria analltica del espacio 516.3 Gcometria analitica cartesiana 516.1/.4 Geometra analitica plana de dos dimeSlOeS 516.1 Geometria analitica polidimensional 516 9 Geometria cinemtica 513.7 Geometria del espacio 5133 Geometris del movimiento (fisica) 53, 1 Geomctria de posicibn 513.63 Geometria descr!ptiva 515 Geometria descriptiva polidimensional 5,591 Geometria infinitestn,al 513 7 Geornetria lineal 513.7 Geometria plana 513.1 Geometria polidlmensional 514.9 Geometrias no euclfdeas 513.8, Geometrias oluridlmenslonales 513.62 Geo~norfoloqia 551.4 Geoquimica550. 4 Georgia IU. R S. !sc1 llugarl [479.22) .---. IU. 6. A.1 (hgarl 17581 Cera flugarl ,,:;; Z-35.764) Gerantales G~~FClil!X~S 582.751 GWFdO 582.751 Gerentes (derecho mercantil) 347 ,,R . . Germ mio explotaci6n 622 346 Imetalurgisl 6 69 703 ,qimica img& +ca, 546 289 Germania (lugar] ;tf;; Germanos Irsra) rehgi6n. v. Religiones germnicas Gemnaci6n bgricultura) 63, s47.1 Gerona. provincia de [lugar) 1467.13) Gerontologfa 61396 GW.t.Wi6ll 6182 Ghana (lugar] (6671 Gabraltar (lugar) 1468.21 Gibs. principio de (termodin8mical 536 775 Gtmnasia - aparatos 685.64 [deportes) 796 4, lhigienel 613.71 Gimnasios (arquitectura) 725 65 Gimn6fionos 597.7 Gimnospermas 562.42 Ginebra (lugar1 (494.421 G,necologia 616.1 Glnkgoinas 562.46 Gnro bancario Ibanca) 336 717.1 Giros [derecho mercantil) 347.747 Giras postales 656 664 Girscopo 53, 36 397 Gitanos lusos y costumbres1 Glaciaciones IaatronomiaJ 523.12 Glacml Antrtico. oc&ano (lugar] (2691 Glacial Artico. ocano [lugar] (2661 Glacmes terrestres 55, ,324 Glnciologia 55, 32 lp.tologial 616 19

Gbtlco. arte 7.033.5 GOZflESS 663 36 Grabaci6n de sonidos KRI Rd

aparatos 691.9 762 762 762 - Utensflto.

Grabado en hueco [imprenta] 655.35 Grabado en madera 761 Grabado en metal en relieve 761 Grabados (b~blloteconomia) 025.17 -colecciones 769 Ilorma) (094.11) Gracia peticin (derecho penal) 343.292 lteologial 234.1 Gracia sant,ficante 234.1 Grado de libertad (fisica] 536.775 Grad;;6,yad6micos universitarios Grados escolares Ceducaci6n) 37,27 Grados un,versi,arios (educaci6n) 378 22J 25 Gradual (tlti,rgiaJ 264-17 Grficas de vuelo 526.715 GrfIcos mtodos Imatem6ticas) 5lR Grfko-i fotogram6trtcos 526.71 Grafito ;abr,cacin 661.666 lmineria) 622.336 yacimietol 553.91 Grafologa 159 925.6 Gramtica 801.5 enseanza elemental 371.46 GWIliW~S 562.542 Gran Bretaa Igeografia) 914 20 (historia) 942 Reino Unido (lugar) (410) Gran Canaria. isla (lugar) (6492) Granada, provincia de (lugar) 1466.151 rm$s (proyectiles) 623.45, 634 64 Granalla fabricacin por fundick,,, 62, 774 Granate Iyximientos) 553 65 Granbnden [lugar) (494.26) Grandes almacenes (arquitectura) 725 2, leconomia comercial) 361.51, ltcmca de ventas) 659.671 Granetes de marca 62, .957 Granito material de construccin 691.212 yacimientos 553.52 G,aniBJ 551.578.4 Granjas edificios agrcolas 631.21 explotaci6n 636.063 Granos (forma de producto) 6242.3 Granos y frutos comestibles 635.6 Granulmn (tecnologa quimlca] 66 099.2 Graw;;~3; (materia macromolecular) Grapadoras utensilios de oftcfna 686 855 Grasas :~Ilnleto 664 3, analls,s 543.85 fabricacin 665 (f8smlngial 612 397 fmate,llesl 035 8 (qulmica oicmca, 547.915 Grasas nn~wales fabricacin 665.2 al,mctO 664 32 Grasas Iul,rG?ntes 62, .692 Grasas :rgctales - alimento 664 33 -fe,,, ;ac,n 665 35 Grsti!lr. rlones (salario] 33, 2i5

Gobirno parlamentario [derecho pbli342 37 COI Gobierno provisional (derecho pblico1 342 27 Ghbr, revolucionario (derecho p342 27 Golf 796 352 Golfos (lugar] (26.04) Golpe de Estado Ipolitica) 323 27 Goma pavimentos 625 876 Gomas pegamento 666 4, productos aqricalas 63, 577 547 91 lquhca organm) ~orn~~=i;;~s,,,,g~sl gg (649 4, Gonimetro 531 74, GO,,O,G%? 616 973 Gothland lhgarl (4861 Gothl~nAense festrt~grafial 551 733 3 270 -

C.&ui&acin
1975. Indice,

dec4na.t univmal.

3a. ed. abreviada

espaola,

163

Indice

Geologa dinmica ecologa humana econmica estructural fsica histrica ing. civil ing. de caminos ing. de ferrocarriles marina regional submnrina y religin Gelogos Geomagnet ismo Geomancia Geometra afn algebrain abstracta algebraica clsica analtica y lgebra circular clsica combinatoria constructiva de desigualdades de incidencia de los nmeros de los nmeros racion.lles de los s6lidos descriptiva abstracta diferencial diferencial mtrica euclidiana diferencial moderna diferencial proyectiva escuela primaria euclidiana diferencial mtrica y lgebra hiperblica integral inversiva lineal mtrica

550 551 304.23 553 551.8 551 551.7 624.151 625.732 625.122 551.460 554-559 551.460 215.5 r7.-55 538.7 133.333 516 516.4 512.33 516.35 516.3 512.14 516.184 516.02 516.13 516.13 516.17 516.12 512.5 512.72 516.23 516.6 516.36 516.37 516.372 516.360 516.36 372.73 516.2 516.372 512.12 516.9 516.362 516.9 516.183 516.1

C:eometFa (cont.) moderna modular plana pRJpXtiV.3 relaciones con aritmStica relaciones con aritmtica y lgebra 8 riemanniana diferencial mtrica 8 vectorial kometras analticas basad.15 en el lgebra lincvxl de base no-puntual diferenciales mtricas duales no euclidianas sobre lgebras sobre anillos sobre grupos :eomorfologa konavegnc in auxiliares de la kopolt ica koqumica korgia EE.UU. hist. estrecho URSS korgianollengua korgianos 4 kotermia exploracin de minas :era/Alem. :eraniceas keraniales kranios kriatras kriatra :ermania Vase Regiones germnicas

516.04 516.185 516.22 516.5

513.14 516.92 516.373 516.182 516.3 516.35 516.18 516.37 516.35 516.9 516.186 516.186 516.186 551.4 623.892 623.893-.894 327.101 551.9 T2.-758 975.8 T2.-164 T2.-479 T6.-999 T5.-999 33 5 6 6

622.159 T2.-432 2 583.216 583.216 583.216 T7.-617 618.97

201

tiltema

de cta.k&ucL6n

decimal P~ey.

Edicin

en espaol,

1980. Indice.

164

1.0s

I~nguajes

documentales

300 300
CIENCIAS SOCIALES que

Ciencias

!ociales

300

La ciencia sociales Clasifique Use 300.1-300.9

trata

de

las

actividades

e instituciones

aqu

las para el ej.

ciencias las

del subdivisiones

comportamiento comunes rama de

humano

Clasifique con de la conducta,

asunto una psicologa

determinada 150

las

ciencias

301-307

Sociologa su totalidad o ninguna y ha relacin sido con

Este esquema es nuevo en preparado guardando poca ediciones anteriores

las

A menos que se indique lo contrario, las complejas, que contienen aspectos en dos subdivisiones de este esquema, se clasifican nmero que aparezca ltimo en el esquema, chinos 305.895 1 (no en 305.26) Clasifique 301 SOCIOLOGIA Obras generales aqu las antropologa diversos aplicada que no historia obras generales sobre la las obras generales en 301

materias o ms con el ej. ancianos

Clasifique sobre la

sociedad,

Clasifique sociologa la sociedad asunto, ej.

tpicos de la sociologa en 302-307, en 361-365, un determinado aspecto de figura en 302-307 se clasifica con el universal 900 social, vase cmtropotogia 306; fisica,

Para
.7 Tipos

rmtropolog& cultural y rmtmpologia criminal, 364.2; de sociedades

573

.72 .74

Primitivas Avanzadas

207

S.idema de ctah&catibn
1980. Esquema.

decimal

Uwey.

Edicin

en espaol,

03
CONDICIONESECONOMICAS. INVESTIGACION ECONOMICA. SISTEMA ECONOMICO

03,Ol
INVESTIGACION ECONOMICA. CIENCIAS ECONOMICAS 03.01.1
CIENCIAS ECONOMICAS / ECONOMICS

BT Ciencias aocalea NT Economa agraria Economa de la educacin Economa de la empresa Economa industrial RT Historia econmica 03.01.2
ANALISIS ECONOMICO / ECONOMIC ANALYSIS

BT Anlisis estadstico RT Tcnica administrativa

INDICADOR ECONOHICO / ECONOMIC INDICATOR

RT Indicador
INVESTIGACION

social
ECONOMICA / ECONOMIC RESEARCH

BT Investigacin
MODELO ECONOMICO / ECONOMIC HODEL

BT Modelo RT Tcnica administrativa

63

Plan de. chi&atibn,

Tesauro de la formacin profesional, compilado por EmmaLinares. Montevideo, CINTERFOR, 1979, Vol. 1, p. 63.

VA

PLASTICS ANO RUBSER TECHNOLOGY Plastlcsandrubbcrlndustries 6y products:

VBK VBL ZKDJ VBM VBP VBS VBV vaw vc vc2 vc4 VC6 VCB VCB VCD VCE VCH VCI VCK VCL VCP Butadlene Imlymcrs Ncoprene Ruladlene copolyrwrs Synthet~c rubbers * Nconrenc VCK S&w rubber VDT hpK+ne Chloroprenc Condensarlo t,olymers Polyesters Polyester flbres VRH Phthalntes Polvcarbonates Polyamides Nylons Nylon flbres VRJ Polycirethanes Epoxy res!s Araldltc Alkyd res,5 Phenollc rcs~ns Formaldehyde resms BaCelIte Ameno rcsins Urea formaldehyde Melamtne restns Ioryanic polymx SIlIco polymers Sil,cone ruhbcr

VA2 VA28 VA2D

PlaStiCS Subdwidc by properfy. Thcrmopldstlcs Thermosettlng plast~cs Subdwjde by form * Plastfc coatina TXA

VA3 VA4 VA6 VA6/HYR5 VAG:HYRA VA2IF7V VAZ/FBD VA2IFBW VAZ/QYD \AB VAC VAD VAE VAG VAH VAK VAP VAQ \fAR VAS VAT VAW VAY VR Natural poiymer; Gurns (natural) Shellac OlNXeSinS Rubber BJlSl8 AlglareS CellUlOS3 Ccllulose 8518rs Cellulose acetate Cellulose Ibare Cellulos~ cthers Proteln plasucs I ignin plast1cs Synthetlc wlymers Synlhet/c polymcrs are dwided inro IhrcP main yrou/p show:ng the ma,or suhd,ws,ons w,rh/n each gmup Oniy lhC VlLwf commoni,, used pl~st~cs are lisred Add,!,r>r.s msy be made by adding ptasocs undcr fh appropri.He suhd,v<s,or,s usmg r,,, alphabel/cal

VCR VCT VD VO2 VO4 VD6 VDA VDB VDD VDE VDF VDH VDI VDK VDL VDN VDO VDP VDR VDS VDT VDV VDW

VB2 v B3 VB4 VB5 VHG VB7 VBC VBD VBE VBti VBH VBI VBJ Polyethylenc Polypropylene Polystyrene Olefmc polymer comlvmcrs Alcohni plymcrs POlVVlVl alcohol Ester polyxrs Polvlyl acetate Polyvlliyl Ar.Ef&? copoiymers Acryl,r ,L:SIS

uy pmcosses: VE Plastics proceswng Anneallng UA * Castlng u7 Compor.,te fabcat,on * Extruslon TG * Foam~g tJM4 M~x,ny UMB

HYY

Aitchison, Alan Compsa y Ralph English Electric Co., 1969.

Ireland.

Compilado por Jean Leicester: The

167

CHAPTEH 0

BIOLOGY

[PI WI WI

orgm 8nd Ipecid gmupbg

Problcm

Eauma8tin

Enumemdoa

Cl Orgaat Facec

0 I A gcard mxouat 6f lik al Pbiological phcnomcmn rhouldbt plen IhoOqpa Nuqbcr 1.

G2 ProMcm Faaet Q2~$,sW&~ & f&& & & p&&& $&t & 33 Meta. bolism w 341 or 345 or 346 or any of thcir subdivisions, [2M] shou)d be addcd. It may bc callcd Substsnce Facet. The foci In Sc are tka rama as for E Chcmirtry . This array may k augmentcd by (SD). 025 Whcn the fbcrn in [E] is 12 to 18 oc 5 01 auy o its rub= divisions, (SI may have to be addcd.
c:12.s751h4 0:19.44

BM hth Sodeur pro P8un8ei FIom Penniu. 1875Phnm and miaula of India for cvwybody echnicrl) confacncafa Procediq, meradon*

O:S+i,N

gfp

Molhemrtic8l blophyI&

the&otecth dNature, 1 4G6

MIrroreopical tulatonl~

1*79

Exakado

de Las tab&uh pntip&ecl

de ta &ui&kati6n

Colon.

S .R. Ranganathan.

CcU mc4nlwna ch CyKlplUBm C:yIoplawll prope-r Cchtrtwome Choodriosomc Mcloplenic body

9xl Foci in [E] cwn [2P] 1 ll 12 13

PIdinrlnsuiSr

116 12

9:9s
e19+ 9s 931 9511 95121 95122 93124 $iif 9515 9518 935 ss51 .9553. 05591 95534 9!5!&5:

Nacleu~ Nuclcrr membrnne I: Chromation, Linin 16 Nuclear acida Nuckar rap,karyolymph 19 Nuckoli E KaryoIolnc 196 Plamwxome l9B i;olgi sppwatu, 1995 Gene 2 lsue 3 Olhcr divihr & ns in L Ucslldne md X Botany 32 qr rh casenay br 33 331 g2 332 33C Pathogcnk 33C2 ECdO#iC*l

Nonunclature, clusification Natural history Popular dcscription Picture EYw hf.Ics-oscopy scctioning Fixing

Mounting Stdniflg
Morpholofl P~ypiobY

Microphotogrnphy

Ab~rptIon MetahoUrm

(IueIlrc#101~ -9

i!ifEz
Duert Prriry Forut ii%.?- Island Marfkl

3303 ;z$ 341 345 346

Annbolism Katnholiam Phyrkal &ct Material vibmtion and movemcnc Heat productlon Ibdiation pKlduction, hxitogcnetic radiarion Ekctrkal ef&ct lzz%: r: Inanition Wanr flxting

M0LUbtdn

ii4

!251

Etiacto

de k?a~ XabLah ptincipakt~

facetada

de la cLaL&icacibn

CoLon.

Clasificacin

S.R. Ranganathan.

162

Mamothesamub.

conind.Lcacn dela htiacione6 awbntcas. Macrothesaurus para el tratamientodela informacin relativa al desarrollo econmico y social. Nueva edicin espaolapreparadapor Jean Parfs: OCDE, 1979, p. 162. Vet.

OCDE. Exmcto

de La titi

de

debupXomu

LA.CCASIFICACION

La clasificacin es una operacin que describe el contenido de un documento determinando su tema principal y a veces uno o dos temas secundarios que se traducen a trminos ms apropiados que figuran en el lenguaje documental que se utiliza. Por lo general, se trata de una ordenacin cuyos trminos se expresan con smbolos. Pero se pueden utilizar tambin los trminos genricos de un lenguaje documental, como los nombres de campos o de grupos de una lista de descriptores o de un tesauro (ver el capitulo Lenguajes documentales). En el caso de las preguntas, se determinar del mismo modo en qu clases y subclases de la clasificacin se ha ordenado la informacin que est en capacidad de suministrar las respuestas. Esta operacin se sita en la mitad de la cadena de documentos,en el momento de la entrada de los documentos al subsistema de almacenamiento y de bsqueda.
Objetivos

La clasificacin tiene por objeto permitirelordenamiz to de: Los documentos primarios en los anaqueles correspondientes cuando los documentos se disponen sistemticamente. Las reseas bibliogrficas en los ficheros sistemticos. Las reseas o referencias bibliogrficas en catlogos impresos o los productos documentales (boletines bibliogrfi cos, boletines de resmenes). El inters de utilizar una clasificacin consisteenque ella permite: Armonizar la disposicin flsica de los documentos con la organizacin de los ficheros, lo que simplifica la utilisobre todo si tienen acceso zacin de las colecciones, directo.

172

La

clasificacin

Clasificar la informacin en un nmero relativamente restrin gido de categorias que pueden corresponder cada una a?T campo particular de inters de un grupo de usuarios.Por vegetal",tendremoslas ejemplo, en una clase "produccin subclases "cereales", "legumbres", "frutas"..., en las cuales los usuarios especializados en cada uno de estos productos encontrarn toda la informacin que les interesa. Ordenar por anticipado la informacin, en funcin de su tema principal, en una serie de categorfas definidas lgicamente. Este acceso sencillo, rpido y denso es de todos modos ms rlgido y menos preciso que un acceso por descriptores. las unidades de informacin utilizan por lo Frecuentemente, de contenido al mismo tiempo que un tanto, una descripcin lenguaje documental.
Etapas

Las etapas de la clasificacin siguen el modelo general de la descripcin de contenido y comprenden principalmente: La determinacin del tema principal del documento. La determinacin de la clase de que depende el tema principal. La determinacin de los aspectos formales secundarios del do cumento (lugar, tiempo, forma, lengua) en el casodeque la clasificacin incluya tales indicaciones en los ndices. La bsqueda de la notacin que corresponde a la clase elegida. La construccin o la seleccin de la notacin correspondiente segn las reglas propias de la clasificacin utiliza da. En ocasiones, la elaboracin de la signatura topogrficaoco ta del documento,que adems de clasificacin, compren= de, segn los casos, las primeras letras del nombre del autor y el ao de publicacin. Por ejemplo, un documen to de R. Duchemin sobre "La utilizacin de las plantasresinosas en la reforestacin en Francia", tendr como referencia en el CDU: Silvicultura se traduce por 634.0 En Francia, subdivisin comn de lugar se traduce por (44) Duchemin R. se traduce por DUC o sea: 634.0 (44)DUC

La

clasificscln

173

La colocacin de la signatura topogrfica o cota sobre el do cumento. La indicacin de la clasificacin sobre la hoja de registro, o la resea bibliogrfica del documento, en elsitiopre visto para tal fin. Los elementos de un documento que pueden indicar su tema principal deben aparecer por lo general a la vista. Norlo permite de modo satisfactorio,pero es malmente, el titulo necesario verificarlo por medio de la tabla de contenidoode las principales subdivisiones del texto, o del texto mismo. Cuando se requiera, el nombre de la coleccin o de la serie puede confirmarlo, precisando al mismo tiempo el punto A de vista, o la disciplina, en que se sita el documento. menudo, la solapa del libro tiene una presentacin delaobra esta presentacin es sobre todo pu 0 un extracto importante; blicitaria y por lo tanto su valor informativo es muy desipermiten coEl resumen, el prlogo y la introduccin gual. mnmente determinar con rapidez los aspectos esencialesdeun documento. Lo mismo ocurre con la tabla de contenido y con los diferentes subtftulos que lleva el texto. Lo ms probable es, por lo tanto, que no sea necesario examinar en detalle todo el documento.
Determinacin de los temas

En general, la determinacin del tema principal no requiere un conocimiento especializado del campo correspondiez te, pero tal conocimiento es siempre deseable. Tampoco es n= cesarlo consultar todo el documento, salvo para verificacin En numerosos casos, sin embargo, el tema principal no se pre cisa en una serie nica de trminos. El autor trata aspectos diferentes del tema, de cada uno de los cuales hay que dete21 minar la importancia relativa y las relaciones. Por ejemplo, el documento citado anteriormente hubiera podido dedicar deespecies de sarrollos de igual importancia a las diversas plantas resinosas utilizadas, a sus caracterfsticas de creci miento y de resistencia a las enfermedades, a su inters eco nmico y a los procedimientos de reforestacin, mientras que el ttulo slo comprende claramente el primero y el ltimo tema. Se trata pues de averiguar de qu trata un documento dE terminando los contornos del tema, en lugar de buscar desde el primer momento la identificacin del tema principal. Debe efectuarse la determinacin del tema teniendo en pueden cuenta los puntos de vista de la unidad, pues estos

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clasificacin

llevarnos a eliminar o a reagrupar ciertos temas, o a designarlos con trminos ms generales. Estamos pues en condiciones de formular el tema principal del documento mediante una combinacin acertada de los trminos que se han elegido.Esta formulacin puede hacerse con un trmino o con un grupo de ya sea extrayndolos directamente del documento o trminos, deducindolos de la formulacin. De este modo, en nuestro ejemplo, los cuatro temas se expresan con el trmino genrico "silvicultura".
Seleccin de la clasificacin

La seleccin de la clasificacin es en cierto modo una operacin de traduccin. El caso ms sencillo es aquel en que el tdrmino escogido para designar el tema principal!eldo cumento figura tal cual en la clasificacin que se utilizaT Es til verificar en las tablas sistemticas si el descriptor de que se trata est bien empleado, con el sentido que teniendo en cuenta los temas que figuran en el doconviene, Efectivamente, puede suceder que el descriptor escumento. t bien en la clasificacin, pero que dependa de una clase o de un conjunto que le limite el sentido en ciertos aspectos. "Edificio" colocado en la clase Por ejemplo, el descriptor "Construccin" con "Puente" y "Carretera", conlaimplicacin de que estos objetos se consideran desde su punto de vista material, no puede emplearse para describir su aplicacin en el caso de un documento que trate de las ventajas de los edi ficios destinados a vivienda. A menudo, el trmino elegidono figura en la clasificacin. Es necesario entonces determinar cul es el descriptor que le corresponde con la mayor precisin. Para ello hay que tener un buen conocimiento o por lo menos un entendimiento claro del tema. La consulta de diccionarios, enciclopedias y manuales soluciona parcialmente el problema. Se busca en las tablas sistemticas el descriptor ms apropiado. En nuestro ejemplo, podrlamos tener en la clasificacin un descriptor "Arbol" en la clase "Especie vegetal" y un descriptor "Forestacin" en la clase "Actividad agrlcola". Habria que preferir este ltimo descriptor, que corresponde mejor a la orientacin del documento y a su probable utilizacin. SI se representara con circuloselcampo cubierto por el descriptor, por el tema principal del documento y por la utL lizacin previsible de ste, serla necesario elegir un descriptor que permitiera la mayor interseccin posible entre los tres circulos.

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clesflcacin

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Es indispensable la verificacin del descriptor escogido con relacin al documento. Hay que tener la seguridad de que l representar con exactitud, teniendo en cuenta natu ralmente las limitaciones del lenguaje y del sistema docume tal, el tema principal del documento en cuestin. La clasifi cacin no debe, en ningn caso, deducir nociones que no figg ran, o que figuran de modo muy secundario, en el documento. Al mismo tiempo, la designacin del tema debe ser precisa, o sea que deben evitarse los descriptores demasiado generales o demasiado especfficos. Esto se decide sobre todoenfuncin de las necesidades de los usuarios. Habr que preguntarse en qu seccin esperan hallar los usuarios normalmente el documento que les interesa. Esta segunda verificacin se realiza informndose en el documento mismo. La utilizacin de las secciones generales es cmoda, in clusive indispensable en ciertos casos, pero est llena de riesgos y debe someterse a reglas estrictas. Por lo general, las clasificaciones y otros lenguajes contienen entradas que se denominan "Generalidades", "Otros", etc., que se ubican en el interior de cada clase. Slo deben emplearse en el momento oportuno. Lo ms comn es que se reserven para documez tos que ningn descriptor especifico pueda describir conve nientemente, o para documentos que se refieren a varios te= mas especlficos y que no se justificarla clasificar debajo de uno de ellos. La clasificacin por temas secundarios est a veces pe5 mitida por el sistema documental. Por lo general se limita a una o dos entradas adems del descriptor principal. Esta cl= sificacin sigue el procedimiento que se acaba de mencionar para la clasificacin por temas principales. Es posible cumplir las dos operaciones simultneamente, pero es preferible determinar primero el tema principal, luego los temas secundarios, y despus la seleccin y verificacin de los descriE tores correspondientes. Se admiten dos tipos de temas secundarios: En el primer tipo, el documento trata dos o tres temas de igual importancia. Se deja como tema principal el que sea de mayor inters para los usuarios y se hacen figurar los otros como temas secundarios. En nuestro ejemplo, los cuatro temas: especies de plantas resinosas,ca racterIsticas de crecimiento y de resistencia, inter; econmico y procedimiento de reforestacin, son objeto de un tratamiento equivalente en el documento, pero una unidad de informacin que trabaja para los botnicos elegir uno de los dos primeros temas o su combinacin como tema principal, mientras que una unidad que trabaja para los ecologistas preferir el ltimo tema.

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clasificarin

En el segundo tipo, el documento tiene un tema principal, cla ro, pero parece igualmente til consignar en la clasificacin uno o dos aspectos particulares de dicho tema, ya sea que estos aspectos reclamen desarrollos muy importan tes 0 que tengan un inters muy especial para los usua-' rios. Esta frmula tiene la ventaja de limitar el empleo de la seccin "Generalidades" y de permitir unaccesoms directo y menos global a las informaciones. La verificacin de los temas secundarios debe hacerse a dos niveles: primero, naturalmente con relacin al documento, como en el caso del tema principal; en seguida, con relacin al tema principal mismo. Hay que estar seguro de quelos temas secundarios representan bien un aspecto particulardeldocumen to, que se distinga de los dems. Este aspecto debe despertar tambin un inters especifico en los usuarios, independientemente del tema principal. Por otra parte, el tema secundario no debe en realidad incluirse en el tema principal, especialmente cuando se presume que el usuario busca informacin sobre ambos temas. Por ejemplo, las caracteristicasdecrecimien. to, de resistencia a las enfermedades y el inters econmico, podran hacer partedelmismo conjunto con las especies resino sas para el administrador forestal, pero esto no seria posi-ble en el caso del economista o del planificador. La reclasificacin consiste en clasificar en una nueva clasificacin los documentos que ya han sido clasificados en otra. El caso se presentaporlo general cuando una unidad re cibe reseas bibliogrficas clasificadas en una clasificacin general (por ejemplo, CD o Biblioteca del Congreso), si dicha unidad utiliza una clasificacin especializada. Ocurre lo mis mo cuando la unidad cambia de sistema de clasificacin. Esta operacin de cambio de sistema es semejante a la se leccin que se hace de la clasificacin, a partir de los trz minos seleccionados para describir el tema principal. A menos que se haya establecido una tabla de concordancia entre las dos clasificaciones, ser necesario examinar el documento ori ginal o por lo menos su resumen. Inclusive si existe la tabl de concordancia, es de todos modos aconsejable verificar el do cumento original. La primera clasificacin presenta casi sie; entradas ms generales que la segunda y/o se basa en cri ve terios clasificatorios diferentes. Hay que comparar pues 1aS dos tablas sistemticas para saber cul es el campo que cubre cada descriptor. Debe mantenerse en lo posible la coherencia lgica entre los descriptores de las dos clasificaciones. Se presenta un problema semejante cuando la descripcin del contenido se hace simultneamente con una clasificacin para el tema principal y un lenguaje documental para la indizacin, cuando la bsqueda abarca el conjunto de la descripcin.

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clasificacin

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El enriquecimiento del tftulo es unaopcracinelemental de la descripcin del contenido. Se recurre a esta operacin cuando el titulo del documento es uno de los medios utilizados para la bsqueda o para distinguir el documento en los productos de difusin, sobre todo si el tftulo originalnoes Incluso en las publicaciones cientlficas, ocurre muy claro. que el tZtulo slo muestra un aspecto del documento (en nuez 'La utilizacin de tro ejemplo, el documento titulado: las plantas resinosas en la reforestacin", podra referirse t+ bin al inters econmico de estas especies, en la forma si"Las ventajas econmicas de la reforestacin en las guiente: plantas resinosas", o acomodarse a las intenciones publicit& rias o polmicas con un titulo como : "Revolucin en la refo restacin"; pueden darse tambin titulos muy generales como "Aspectos recientes de la reforestacin"). Para poder emplear los tftulos como medios de bsqueda documental, es menester pues enriquecerlos si se observa que son poco significativos. Para esto hay que hacer una rpida descripcin de contenido,,que precise bien el tema. Despus se decide qu trminos deben aadirse al documento original con el fin de expresar correctamente el tema principal del documento. Estos trminos se aaden entre parntesis,despus del titulo original. En ciertos casos, por ejemplo, en los boletines de informacin rpida se llega hasta fabricar arti ficialmente un nuevo ttulo. En el ejemplo que hemos utiliza do tendriamos: "Revolucin en la reforestacin (con plantas resinosas, en Francia)".

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de clasificacin? iPara qu sirve la clasificacin? Qu nos informa la clasificacin sobre un documento? JQu diferencias deben existir entre clasificacin principal y clasificaciones secundarias? JEn qu elementos de un documento se puede hallar ms fcilmente la indicacin de su tema principal? iExpresa siempre el ttulo de un documento su tema principal? De qu modo se efecta la reclasificacin?

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,.a

clasficacn

Bibliografa

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ffandbooh

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LA INDIZACION

La indzacin es una de las formas de descripcin del contenido. Es una operacin que consiste en escoger los trminos ms apropiados para representar el contenido de un documento. Estos trminos se expresan en el vocabulario del lenguaje dg de cumental que se ha elegido para el sistema y se ordenan tal manera que puedan constituirse luego los fcherosqueser virn para la bsqueda. Es por tanto la operacibn central de todo s'fstema documental, tanto para el almacenamiento como para la bsqueda de la informacin. La indizacin se sita por lo general en la mitad de la cadena documental: bien sea en el momento de la entrada de los documentos al subsistema de almacenamiento y bsqueda de la informacin o en el mamen to de la bsqueda. Efectivamente las preguntas deben describirse en los mismos trminos de los documentos para que pus da compararse el contenido de dos conjuntos ye determinarse qu documentos responden a la pregunta. Sin embargo, la ndA zacin puede tambin tener lugar durante la produccin de un documento primario si su extensin es suficiente. Enestecael autor o un especialista establece la lista de los teSOI mas tratados en la obra haciendo una remisin para cada uno de estos temas, a las pginas en que se hallan los desarrollos correspondientes. sea Los productos de la indizacin son los indices, o las listas de t%minos significativos. Pueden imprimirse en el documento primario, generalmente al final, o en publicaciones secundarias corrientes u ocasionales. Tambin pueden incorporarse en los ficheros manuales o legibles por mquina que permiten seleccionar los documentos en funcin de los t= mas que tratan. En ambos casos, los Indices sirven para localizar la ir formacin y seleccionarla con el fin de responder a las necc sidades de los usuarios.

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indizeci6n

El nivel de indizacin varia segn las necesidadesylas posibilidades de la unidad de informacin. Puede limitarse a los principales temas, que es el caso de la indizacin genrica, muy semejante a la clasificacin, con la diferencia de que casi siempre es mltiple , o sea que puede identificar va ros temas, mientras que la clasificacin es generalmente z que debe identificar el tema principaldeld~ nica, es decir, cumento. La indizacin puede abarcar, y es el caso ms frecuente, el conjunto de los temas tratados en el documento,pe ro identificndolos con trminos ms o menos generales;es eS ta una indizaci6n intermedia que puede comprender hasta diez descriptores. Puede abarcar todos los temas, describindolos con cierta profundidad con ms de diez descriptores; esta es precisamente la indizacin en profundidad. Puede, por ltimo, abarcar la totalidad del texto, prcticamente frase por fraexhaustiva, utilizada sobre tose; es la llamada indizacin do para el anlisis profundo de los textos, como ocurre,por ejemplo, en los procesos jurldicos. Como todas las descripciones de contenido,la indizacin puede ser selectiva, es decir, no retener del contenidodeun documento sino la informacin que pueda interesar a los usua ros de una determinada unidad documental. La influencia de las caracterlsticas del sistema de informacin sobre la indizacin es muy grande. Tericamente,la descripcin de los temas tratados por un documento puede lle varse muy lejos en cuanto a la precisin y la exhaustividad de dichos temas, hasta el punto de convertirse en una especie de reformulacin normalizada del documento en su conjunto. Sin embargo, an cuando se dispusiera de los medios,esta prctica no servirla para nada. Como todas las actividadesde la informacin, la indizacin es primero que todo una herramienta de trabajo que debe permitir la localizacin de lasin formaciones tiles destinadas a categoras bien precisas de usuarios que cumplen determinadas tareas investigativas. El nivel de la indizacin debe definirse por lo tanto, de modo que estas necesidades puedan satisfacerse al menor costo. Adems, la calificacin y el volumen del personal dispc nible, la cantidad de informaciones por tratar y su natural2 za, el sistema de almacenamiento y de bsquedadeinformacin, la naturaleza y la materialidad de los productos y de losse vicios de difusin de informacin, lo mismo que los medos financieros disponibles imponen asimismo limites a la seleccibn del nivel y de los procedimientos de la indizacin.

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indizacibn

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Las personas encargadas de la indizacin debenteneruna especializacin en el campo tratado, especializacin que pue de variar segn el nivel que requiera dicha indizacin.Cuan~ to ms profunda sea la indizacin ms necesario ser para conocer muy bien los temas tratados. realizarla eficazmente, Esto resulta todavla ms cierto en la indizaci6n de las preguntas, pues se requiere comprender muy bien lo que busca el usuario y lo que quiere realizar con la informacin que obtenga.
Formas de indizacin

Las formas de indizacin son variables. La indizacibn puede ser nica cuando, adems de la descripcin bibliogrfi ca la realiza la misma persona que responde por la totalidad del tratamiento intelectual, o cuando la lleva a cabo otra Tambin puede realizarse sucesivamente por varas persona. de sus distintos pasos (extraccin de personas, responsables los trminos, traduccin al lenguaje documental, verificacin) o responsables de los distintos niveles, por ejemplo, s la indizacin debe hacerse a nivel genrico, a nivel intermedio o en profundidad. Tambin se puede realizar en su totalidad por una sola persona para que otra ms experimentz da la verifique luego sistemticamente. Pueden igualmente realizarla en su totalidad varas personas. Los resultados se comparan luego y se incorporan a la descripcin final, lo que garantiza una indizacin eficaz y homognea. Esta ltima frmula slo resulta prctica como operacibn de control o en los casos de sistemas que requieren una indizacin profun da. En cualquier caso, hay que hacer verificaciones colecti= vas por lo menos de una parte de las indizaciones. Son ayudas de la indizacin la estructura de los formatos y la presentacin de las hojas precodificadas. En muchos que exsistemas, se mantienen guias y manuales actualizados ponen el procedimiento a seguir, las reglas de escritura con ejemplos de los casos ms frecuentes, de las principales dificultades y de las soluciones correctas. Pueden establecerse tambin casillas para los diferentes tipos de documentos y temas, que permiten definir la lista de los elementos desEl computador es un excelente auxi criptivos que se desean. liar de la indizacin, ya sea a nivel de manipulacindelle~ caso en el cual el computador puede ndi guaje documental, ciertos car los descriptores seleccionados para representar o los descriptores que se retrminos del lenguaje natural, fieren a un tema, o el nmero de documentos que ya han sido

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indizados con un descriptor, etc., o a nivel de la extraccin de las nociones significativas, a partir del titulo y del resumen, o incluso del texto, segn las tcnicas que se utilizan para la indizacin automtica. Cuando la indizacin se ha ce con un lenguaje jerarquizado, el computador suele usarse para definir automticamente los descriptores del nivel superior o relacionados a partir de descriptores especlficos sea lados por el indizador. Tambin puede emplearse el computador con cualquier tipo de lenguaje documental para verificar la existencia y la correccin de los descriptores.
Etapas de la indizacin

Las sucesivas etapas de la indizacin siguenelmodelo ge neral de la descripcin de contenido que explicamos anteriormente (ver el capitulo Lenguajes documentales) y comprenden en particular: La revisin de los objetivos de esta operacin, s se considera necesario. El conocimiento previo del documento. La determinacin de.su tema principal. La identificacin de los elementos del contenido que debendes cribirse y la extraccin de los trminos corresponden= tes. La verificacin de la pertinencia de los trminos elegidos. La traduccin de los trminos del lenguaje natural a los trminos correspondientes del lenguaje documental. La verificacin de la pertinencia de esta descripcin. La formalizacin de la descripcin cuando el sistemaprevreglas especiales de presentacin o de escritura. Cuando la indizacin abarca varios niveles, se puede repetir el proceso para cada nivel o realizar la operacin para el conjunto de niveles. La indizacin puede cumplirseapartir del tftulo s ste es significativo; se obtendr solamente un nmero limitado de descriptores, por lo comn generales.Sb el resumen est bien hecho, puede fundamentarse en lloesencial de una indizacin, lo que representa una verdadera economla de tiempo. Sin embargo, es deseable de todas maneras poder ve rificar la validez de la descripcin sobre el documento completo. Una indizacin profunda o que responda a criterios muy especlficos slo puede efectuarse en el documento original.De todos modos, hay que decir que siempre resulta ms procedente realizar la indizacin a partir delmismodocumento. Hay que iniciar la operacin con un conocimiento msorne nos superficial del documento que nos permita determinar suna -

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turaleza y objeto. Este primer conocimiento puede deducirse de la forma del documento. Por ejemplo, una tesis expone los resultados de una investigacin cientlfica y normalmente debe presentar conocimientos nuevos; en cambio, un folleto de divulgacin est dirigido al pblico en general y presentaen trminos sencillos, casi siempre de alcance prctico,los as pectos esenciales del conocimiento que encierra un tema. Es importante caracterizar de una vez el documento o la pregunsaber de qu se trata y cul es el objetivoque ta, es decir, S la descripcin bibliogrfica no contiene estos persigue. elementos descriptivos o no es utilizable en las operaciones de bsqueda, debern incluirse en la indizacin, pues son un aspecto importante para poder valorar un documento. Debe determinarse igualmente el tema principal del docu mento, cualquiera que sea el nivel de la indizacin deseada, o sea que se debe definir a qu parte de la disciplina o rama del saber pertenece dicho tema. Esto permite orientar el resto del trabajo. Se pasa luego a un examen ms profundo al analizar el conjunto del documento en funcin del nivel de indizacin La extraccin de los trminos expresivos se a que se desea. delanta de acuerdo con la organizacin que tiene el documento. Asimismo es til sealar la importancia relativa del 1~ gar que ocupan los distintos temas encontrados. Se trata de obtener una imagen lo ms exacta posible del documento original, o sea que el indizador debe retener todos los trminos tiles que le permitan describir completa mente los conceptos y objetos que abarca el documento en 1; medida en que stos interesen a los usuarios de determinada unidad documental. Por tanto ser necesario adelantar una se leccin en funcin de tales intereses y de las posibilidades posteriores de bsqueda. Esta seleccin puede ser inmediata o se puede realizar en una segunda etapa, lo que es preferible, sobre todo en los temas cuya utilidad es dudosa. De todas maneras, los temas que no interesen a la unidad de infor macin se mencionarn nicamente en forma muy general 0 pg drn eliminarse. En cambio, los temas que tengan especial 1; ters para los usuarios, pero a los que slo se han dedicado desarrollos margnales o datos elementales, debern destacaE unidad se (por ejemplo, en un documento de investigacin,una de informacin que presta el servicio a los investigadoresno slo se dar cuenta del problema estudiado y de las concluempleasiones sino tambin del mtodo, de los instrumentos dos, las muestras, etc.). Una vez seleccionados los temas habr que categorizarlos. Por ejemplo,un documento puede comparar varios fertilizantes

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cuyos nombres se han deducido del anlisis, pero que no son de inters para los usuarios; sern reemplazadosentoncespor un trmino ms general como "abono" o "abonos qufmicos". Un indizador experimentado realiza esta operacin durante la ex traccibn, pero es necesario distinguir las dos etapas. Los interrogantes que debe responder una indizacin son los que formulara un usuario para saber cul es el objeto de un documento y para qu puede servirle. Se los puede recordar esquemticamente mediante las preguntas: "iQu? ,Cmo? Cundo? iDnde?" a determinar los temas de que trataeldo "LQu?" invita cumento o la pregunta - por ejemplo, las tcnicas de irrigar cin, los fertilizantes, las tcnicas culturales, los rendila manera co "LQu?" permite tambin precisar mientos, etc. mo se presentan u operan los temas - por ejemplo, el estudi de una red de irrgacin, el clculo de las necesidades de agua, etc. icmo? invita a precisar las distintas circunstancias que rodean la accin, las causas, las consecuencias, los ob- por ejemplo, introduccin de nuevas culturas, sejetivos quia persistente, etc.- lo mismo que ciertasmodalidadespr~ utiliza ticas que acompaan-la accin: riego por dispersin, cin de un modelo para el estudio, etc. "Cundo?" propone precisar la fecha o el periodo en el cual se cumple la accin, pues esta fecha es por lo general diferente de la fecha del documento. "iDnde?" propone precisar el lugar en que ocurre la ac cin cuando se trata de una zona geogrfica determinada. Al= gunas informaciones ~610 tienen que localizarse a nivel del pais, pero muchas otras deben hacerse en una escala menor:de ciudad, pueblo, barrio, regin agrcola, etc. partamento, Los trminos escogidos se traducen casi siempre al lenguaje documental, por lo menos en las indizacones queserea lizan en las unidades de informacin. A veces, adems, slo se seala esta fase del trmino de indizacin. En el caso de una indizaci~~ realizada en el momento de la produccin del documento prtiario. no se plantea el problema de localizar en la misma seccin informacin proveniente de distintos doSlo es necesario entonces establecer la lista de cumentos. todos los trminos expresivos y tiles del texto y clasificarlos por orden alfabtico o por temas (o grupos) cuyos diferentes aspectos se sealan con trminos ms especIficos clasificados alfabticamente. Se procede de la misma manera en una unidad de informacin que trabaje en lenguaje libre. Cuando se utiliza un lenguaje documental, cualquiera que sea, pueden ocurrir varas cosas:

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1. Un trmino extrafdo del documento puede figurar tal cual en el lenguaje documental. Se puede estar segurodeello revisando la parte alfabtica de este lenguaje. Se puede transcribir entonces, pero es prudente, a menos que se conozca perfectamente el lenguaje documental, verifi car en la parte sistemtica o a partir delasrelaciones s el trmino est bien empleado en la misma indicadas, acepcin. S no es as, habr que guiarse por el punto tercero de esta enumeracin. 2. Un trmino puede figurar con una remisin a otro trmino elegido como descriptor; este ltimo trmino es el que habr que utilizar. 3. Un trmino no figura en el lenguaje documental. Es necesa ro entonces definir a qu categoria, grupo o clase de trminos pertenece, teniendo en cuenta el principio cla sificatorio adoptado en el lenguaje documental. LuegZ se emplea la parte sistemtica del lenguaje documental para buscar el descriptor ms adecuado. Por ejemplo, el trmino "Riego por aspersin" puede no existir en un lenguaje, pero en el grupo "Agricultura irrigada"se encontrar "Procedimiento de irrigacin", que es el descriptor que debe emplearse cada vez que se describa una tcnica especial. Puede suceder tambin que ningn descriptor de los que figuran en el lenguaje documental sea satisfactorio para tra ducir una nocin. En este caso, se escoge por lo general el descriptor que jerrquicamente o por sus relaciones se aproxime ms a la nocin que se desea expresar. Al mismo tiempo puede proponerse la creacin de un nuevo descriptor. En cualquier circunstancia, el descriptor elegido debe situarse en el mismo nivel de especificidad que el trmino extraldo del documento o la pregunta, o en su defecto, en el nivel inmediatamente superior. La organizacin de los descriptores es necesaria cuando el sistema documental ha establecido reglas de escrituraouPuede ocurrir tambin que el sistema tiliza una sintaxis. exija a los indizadores mencionar, adems de los descriptolos descriptores genricos res espec%ficos que han elegido, o los trminos relacionados correspondientes (por ejemplo, a se aadirla infraestructura agrcola). "Red de irrigacin" En el caso de las preguntas, la organizacin de los descriptores sigue las reglas que impone la lgica de la bsquc da que se utiliza. Lo comn es formar grupos de descriptores que se precisen, se complementen 0 se excluyan mutuamente se gn el orden en que se efecta la bsqueda (ver el captuloBsqueda de informacin). La revisin de la indizacin permi

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te asegurarse de que sta es de buena calidad y conforme a las reglas propias del sistema. La practica el indizador,por lo menos una vez, y en ocasiones su superior inmediato. Desde el punto de vista de la forma, hay que verificar s las reglas de escritura se han tenido en cuenta, s los descriptores utilizados existen en realidad y s estn escritos correctamente. La calidad de una indizacin se aprecia segn varios criterios: La exhaustividad, o sea que todos los temas, objetos y concep tos que encierra el documento estn bien determinadose la indizacin. La selectividad, es decir, que slo se retienen las informaciones que interesan a los usuarios. segn la cual el indizador debe buscar y u La especificidad, tilizar una descripcin que traduzca lo ms de cerca po sible el contenido del documento, rechazando los descriptores demasiado generales o demasiado particulares con relacin a las nociones que expresa el documento. La uniformidad (u homogeneidad), consistente en que todos los indizadores o usuarios deben describir el mismo documen to, o documentos sobre el mismo tema, de la misma manera. La verificacin puede hacerse comparando la indizacin con el documento original o con los trminos que se extrajeron primero, haciendo algunas preguntas de ensayo paraver si el documento es fcil de encontrar, buscando informaciones sobre algunos de los temas que trata y comparando, s se con varas indizaciones de documentos semejan-sidera oportuno, tes.
Indizacin de documentos audiovisuales

Este tipo de indizacin plantea problemas especiales a causa de la ndole propia de estos documentos y de su modo de consulta, lo mismo que a la variedad de necesidades a las cuales ellos puedan responder. Una que otra vez, estos documentos van acompaados de una presentacin escrita muy til parala indizacin. No obstante, es casi siempre necesario ad quirir un conocimiento completo del documento. Los documentos audiovisuales presentan varas dimensiones y los percibimos por lo general de modo ms emotivo que un texto escrito. Por ejemplo, un documento escrito puede ex plicar la presentacin de un nuevo modelo de tractor; una f tografia del acto de presentacin del mismo objeto encerrarz

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algunas informaciones que coinciden con las del texto,peros lo podrn describirse convenientemente teniendo en cuentalas caractersticas de las tomas fotogrficas. iPueden reconocey se las personas que asisten a la presentacin? ?,El tractores t parado o en movimiento? Se realiza la demostraci6n en el campo o en la fbrica constructora? Segn los casos,la foto grafia se utilizar de modo diferente (por ejemplo,podr rng fcilmente lustrar la modernizacin de la produccin agrlco la s la fotografia se ha tomado en el campo en vez de la fg Cuando se trata de una pelicula, habr varas secuen brica). cas que muestran las alocuciones, los diferentes momentos de la presentacin y una cinta grabada con los ruidos (del motor) y las palabras (discursos y comentarios de los periodistas). El primer problema que hay que resolver es pues eldela unidad de descripcin (unidad documental) que debe serporlo menos la parte visible o audible ms pequea que se puede re aprovechar. Pero a partir de esta primera parte, puede agra: darse segn los usos previsibles (por ejemplo, se puede buscar la fotografia de un tractor, de determinado tractor, de un tractor que se mueve de un lugar a otro en el campo, al -a nochecer, etc.). El segundo problema es el de la descripcin de los conceptos y de los objetos. i,Qu parte y qu grado de profuno dad debe tener cada una de estas descripciones? En nuestro ejemplo, los conceptos son: mquinas agricolas, mecanizacin, nuevos productos y los objetos: tractor, campo, tractorista, pblico, etc. Aunque el procedimiento sea en principio el mismo de los documentos textuales, la descripcin de los documentos no escritos debe ser ms formalizada. Deben estable terse casillas de anlisis para guiar los movimientos de 10: indizadores y evitarles el paso desordenado de un nivel a otro (conceptos a objetos, conjunto a detalles).
Indizacin automatizada

venir, rreno

Es una tcnica a la que se le puede augurar un gran por pero que todavia no se utiliza mucho, salvo en el teexperimental. En esta forma de indizacin se introduce al computador el texto, o por lo menos el titulo y un resumen del autor.El computador utiliza entonces diferentes mtodos de identific cin de los trminos significativos. Se puede lograr, por ejemplo, que el computador compare los trminos de los resmenes y los descriptores de un len-

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guaje documental. Cada vez que un descriptor aparece enunre corresponsumen, el documento es indizado por el descriptor Este mtodo es poco eficaz, salvo en un campomuyes diente. pecializado en el que el lenguaje natural y el documental se aproximan mucho. Tambin se pueden hacer anlisis estadsticos sobre una muestra de los textos para determinar la frecuencia con que aparecen las palabras. El pequeo nmero que resulta casi siempre no tiene significacin alguna. Un segundo grupo comprende palabras que aparecen con menor frecuencia y que se consideran significativas. Un tercer grupo se compone de palabras que aparecen muy raras veces y que se consideran muy especificas. A partir de este momento, se puede indicar al computador cual debe ser la frecuencia de las palabras que hay que retener para la indizacin; se les hace calcular la frecuencia de aparicin de las palabras en todo el texto de los documentos o en series de resmenes y se pide extraer las palabras que aparecen entre dos frecuencias mximas. Se retienen estas palabras para indizar los documentos. Este m todo, que slo puede aplicarse en un campo determinado eS pero su debilidad consiste en ms eficaz que el anterior, que considera cada palabra aisladamente y permite nicamente saber que un concepto o un objeto figuran en el documento,pe ro sin precisar cul es su funcin. Actualmente existen mtodos sintcticos en los cuales el computador analiza las frases de acuerdo con una gramtica que introduce en su memoria, teniendo en cuenta por lo menos las posiciones relativas de las palabras (ocurrencia), para seleccionar las que se utilizaran en la indizacin. Es te sistema se aproxima a las operaciones realizadas por ei hombre y es ms eficaz, pero ms difcil de programar. Estos distintos mtodos pueden combinarse entre ellos. La indizacin automatizada tropieza con las necesidades de a limentar el computador con los textos completos o con resme nes, lo que resulta largo y costoso. Sin embargo, esta difi cultad se eliminar progresivamente gracias a la generalizacin de la composicin automatizada de los textos. Aunque el hombre sigue siendo el ms apto para manejar los numerosos y sutiles parmetros que regulan la indizacin, se cuenta hoy con los medos para producir programas bastante sofisticados que den a la indizacin automatizada mayor -e ficacia.

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Cuestionario

de verificacibn

Qu lugar ocupa la indizacin en la cadena documental? LQu finalidad tiene la indizacin? tEn qu niveles puede realizarse la indizacin? iPara qu sirve una red de anlisis? Qu ayuda puede prestar el computador en los trabajos de in dizacin? iQu preguntas debe responder una indizacin? LCules son los medos que garantizan la uniformidad delain dizacin? &Cules son los contenidos de una vista fija que se pueden indizar?

Bibliografa

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190

La

indizacin

1.a indizacin

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Ejemplo de formato de indizacin. Empresa Colombiana trleos, ECOPETROL. Bogot, Colombia.

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de Pe-

RESUMENES

Resumir es una operacin que permite, por una parte, disminuir considerablemente el volumen de la informacin primaria, y por otra, destacar los aspectosquetienen especial inters para el usuario. Los resmenes (abstracts, en ingls), como los productos, son textos bastante breves que acompaan al documento o riginal o que se incluyen en el documento que lo sustituye.Como en las dems operaciones de descripcin del contenido, lapreparacndel resumen puede hacerse: Al comienzo de la cadena documental, cuando se produce el do cumento primario (lo ms comn en este caso es que el re sumen sea redactado por el autor). En la mitad de la cadena, cuando los documentos entran en el sistema de almacenamiento, de bsqueda y de difusin de la informacin. Al final de la cadena, despus de haber tratadounapregunta, cuando los documentos primarios seleccionados se resumen con el fin de dar una respuesta ms apropiada al usuario (por ejemplo, en el caso de tenerque suministrar una bibliografla analtica). La utilizacin de los resmenes cumple un triple objeti b) la seleccin de inforr vo: U) la difusin de informacin; sobre macin por el usuario; c) la bsqueda de informacin, de todo en los sistemas automatizados de almacenamiento y btisqueda. El empleo del computador permite utilizar los resmenes tanto para extraer las palabras claves para el almacenamiento de la informacin, como en las operaciones de bsqueda pa ra comparar sus trminos con los de la pregunta.

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Resmenes

Tipos

de resmenes

Los distintos tipos de resmenes se distinguen por: Su extensin, que normalmente va de varias decenas a varias centenas de palabras, pero que a veces sobrepasa las mil. Los detalles ms o menos importantes con los cuales el indiza dor da cuenta del contenido de los documentos. Algunos resmenes, llamados "indicativos", precisan el documento en forma sumaria. Otros llamados "informativos", contie nen un nmero ms o menos grande de aspectos o temas quz pueden interesar al usuario. La presencia o ausencia de elementos apreciativos o de crltica, que pueden significar cierta forma de evaluacin del documento. El hecho de que el indizador haya examinado el documento original en su totalidad o que slo haya seleccionado los aspectos que puedan interesar al usuario. La circunstancia de que el autor del resumen sea el mismo del (se habla entonces de resumen de audocumento original tor) 0 que sea otra persona. El lenguaje utilizado, que puede ser un lenguaje natural libre o un lenguaje artificial (convencional) ms o menos formalizado. El resumen de autor acompaa numerosos documentos primaespecialmente en el campo cientifico. Las normas exigen rios, cada vez ms a los autores un resumen del texto en el momento de su aparicin. La existencia de un resumen de autor economi za tiempo y esfuerzos en el tratamiento y utilizacin posteriores del documento. De todas maneras, laspreocupacionesdel autor y las del sistema de informacin que registra su texto pueden diferir en gran medida, por lo cual es til verificar la pertinencia de un resumen de autor antes de introducirlo en un sistema.
Contenido del resumen

El contenido esencial de un resumen est constituido por slntesis del documento original. Segn las posibilidades cada caso, el contenido indica cules son: o los temas tratados naturaleza del documento (por ejemplo, un ensayo o la presentacin de los resultados de una experiencia) El objeto del trabajo que se describe. Los mtodos empleados. Los resultados obtenidos. Las conclusiones 0 perspectivas propuestas por el autor. la de El La

Resmenes

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El lugar, la fecha y, si es necesario, las circunstanciasdel trabajo. Una apreciacin de la importancia relativa del documento en el caso de un resumen crtico. La lectura del resumen debe permitir al usuario: Conocer el documento con la suficiente precisin. Determinar si necesita tomar contacto con el documento orig& Si esto no es necesario, nal. el resumen debe estar en condiciones de poder reemplazarlo en cuanto a los reque rimientos de informacin elemental. Esto es muy impar= tante en el resumen de un documento escrito en una lengua extranjera que el usuario no conoce. El contenido secundario de un resumen puede comprender: una descripcin ms detalladadelos En la parte informativa, principales puntos del documento, la descripcindecier tos aspectos particulares, incluso marginales, que ten= gan inters especial para los usuarios, el esclarecimiento de algunos detalles, tales como los mtodos, los equipos, los resultados, etc., sobre todo si son nuevos y por ltimo la descripcin de la manera como sehantra tado los diferentes temas. En la parte critica, la discusin de los diferentes aspectos del documento, ya sea en funcin del estado de los conoo en funcin de ciertas preocupaciones que cimientos, manifiestan los usuarios.
Procedimiento de elaboracin

Las etapas de la preparacin de un resumen son las misde contenido, mas que se utilizan en cualquier descripcin (ver el capitulo Descripcin del contenido). Si la preparacin del resumen se cumple despus de la clasificacin y la lo que significa un orden lgico en relacin con indizacin, la complejidad creciente de los tratamientos, podr aprovechar los resultados obtenidos. Lo contrario es tambin cierto si la preparacin de los resmenes se efecta alprincipio para acelerar la difusin de la informacin. La extraccin de los trminos se hace ordenadamente, es decir, para simplificar, por tema y en funcin de las catego rias de informes que espera el usuario. El orden de presenta puntos cin y la parte que se relaciona con los diferentes del documento primario constituyen un elementodeapreciacin entre otros; los trminos en cuestin no deben necesariamente reflejarse en el resumen, a menos que sean particularmen"Crecite expresivos (por ejemplo, en un documento titulado miento y cuidado del banano" cuyas tres cuartaspartes seran dedicadas al crecimiento).

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Resmenes

Los diferentes temas, o facetas, deben identificarsedez o sea desde el primer examen del docu de la caracterizaciGn, mento. Los trminos no se extraen aisladamente, sino por grE pos, ya sea en la forma de frases del documento original, o entre redactando frases nuevas que indiquen las relaciones los trminos. Las cualidades d: un buen resumen son: Primero que todo su concisin, cualquiera que sea la exten sin del resumen. Se evitarn sobre todo las expresio-nes y perfrasis que se puedan reemplazar por palabras, pero sin pretender lograr la brevedad en detrimento de la precisin. No hay que menoscabar lasustanciadescrip tiva con el empleo de trminos y frases muy generales, que condensan el texto original, pero que podrlan aplicarse igualmente a cualquier otro texto. Por lo tanto, deben emplearse expresiones tan exactas y especificas como sea posible sin exceder la extensin exigida. Su condicin de autosuficiencia. La descripcin de un documento debe ser completa e inteligible sin que se refiera a cualquiera otra cosa distinta del documento mismo. La objetividad. Hay que prescindir de las interpretaciones y apreciaciones d1 autor del resumen. El documento prima ro debe describirse primero tal como es y en funci de las necesidades del usuario. En el caso deunresumen crftico, los elementos objetivos de apreciacin deben darse explicitamente. El peor defecto de un resumen es carecer de contenido, 0 sea no constituir sino una par frasis del titulo, y si se trata de un resumen informaestar compuesto de frases comunes, del tipo: "El tivo, autor describe el mtodo y los resultados de un estudio sobre la aplicacin del filo en la conservacin de las frutas". La lengua de los resmenes es generalmente la del autor del documento primario o la del servicio que los produce. Su cede sin embargo, sobre todo si esta lengua no est muy extendida, que los resmenes se producen tambin, almismotiem Po, en una segunda lengua de mayor difusin. Actualmente se producen algunos resmenes segn procedi mientos que permiten traducirlos automticamente avarias len guas (por ejemplo, en el sistema TITUS). No debe emplearse la primera persona. Las expresiones deben ser claras, rigurosas y neutras. Todos los trminos de ben ser inteligibles para los usuarios; esta regla se aplica especialmente a las abreviaturas y a los smbolos, delos cua les slo se autorizan los de uso corriente y bien establecidos. No basta con que los trminos sean precisos,es necesario que den una informacin real.

Resmenes

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La presentacin material de los resmenes est sometida comnmente a reglas estrictas, por cuanto estos se incluyen en las publicaciones o se colocan en los ficheros manuales o informatizados. Paralelamente a las normas generales, cada servicio pro mulga reglas particulares relacionadas con la extensin, la compaginacin, la composicin, los caracteres. El incumplimiento de estas normas constituye impedimento para ingresar al sistema. Existen tipos especiales de resmenes. Ciertos resmenes utilizan los descriptores asignados al documento en el momento de la indizacin. Estos descriptores se unen unos a otros en frases que encierran palabras libres que sirven de relacin entre ellos o que precisan su alcance. Muy a menudo se aplican reglas precisas para la composicin de tales res menes. Los descriptores se organizan en funcin de su niveljerrquico y de los diferentes puntos de vista que impone la descripcin. En otro tipo de resmenes que posibilitanelans lisis o la traduccin automatizada, el orden de los trminos y su disposicin en las frases siguen reglas establecidas de antemano. En cierto modo, se redactan en un lenguaje particu lar que cuenta con su propia lgica y su propia gramtica, mantenindose inteligible para cualquier persona que conozca las lenguas naturales utilizadas.
Problemas relacionados con ciertos documentos especiales

El resumen debe tener en cuenta que existen diversos ti pos de documentos que presentan caracteristicas especlficasy permanentes. Por lo general, stos incluyen una misma serie de elementos a veces en orden fijo. Esto ocurre,por ejem los inplo, con los proyectos e informes de investigacin, formes tcnicos, las actas de las reuniones, los informes pe ridicos, las bibliografas, los informes crticos, las -3: lecciones estadisticas, etc. El contexto dentro del cual se producen estos documentos es casi siempre un elemento de apreciacin importante que debe figurar en el resumen, incluso si no se menciona explfcitamente en el documento. A menudo sucede tambin que estos documentos estn relacionauos con otros documentos de la misma naturaleza o de otra;por ey un informe sobre el anlij emplo , un informe de sntesis sis de los datos en bruto. El documento debe mostrar por lo menos esta relacin y si es posible dar informes suficientes sobre los otros documentos para permitir apreciarmejoraquel al cual se refiere.

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Resmenes

En la medida en que estos documentos encierren obligatoriamente ciertos elementos, y sobre todo si aparecen enunorden fijo (por ejemplo, para un proyecto de investigacin: hiptesis y definicin del problema, revisin, material, metologfa, desarrollo del estudio, resultados, aplicaciones), el resumen debe dar cuenta de ellos, si es posible en el mismo orden fijo para cada tipo de documento. El autor del resumen puede ser el mismo deldocumentopri de mario;en su defecto un empleado especial que se encargue este trabajo. Para poder resumir correctamente un documento hay que conocer muy bien el tema que trata, o sea tener una formacin y una experiencia en el campo correspondiente.

Cuestionario

de verificacin

LCules son las ventajas e inconvenientes de un resumen de au tor? Pueden hacerse resmenes al final de la cadena documental? Con qu cambios de estilo seria aceptable un resumen que no hiciera otra cosa que retomar el ttulo del documentoprz mario? iSe pueden emplear en un resumen abreviaturas que no pertenecen al lenguaje corriente de los usuarios con el fin de ganar espacio? Puede un resumen referirse exclusivamente al aspecto marginal de un documento? LQuines pueden elaborar los resmenes? iCul debe ser el estilo de un buen resumen?

BibliografTa

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Resmenes

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Ejemplo

de resumen

de un documento

J.G. y H. Tschinkel Contribucin a la proteccin de los combustibles lizacin y economa de cuatro tipos de reverbero

leosos: [21 p.].

reE

Resumen de autah
En varias regiones ridas, la destruccin de la capa vegetal, que proviene de la necesidad de lea y de carbn de madera,ha alcanzado proporciones alarmantes y ha llevado a los gobiernos a estimular la utilizacin del gas y del petrleo como sus titutos de los combustibles leosos. Con el fin de elegir coz rrectamente un tipo de reverbero que convenga a las zonas rurales, se ensayaron en el laboratorio cuatro modelos de un so lo quemador. Estos modelos son: 1) un reverbero a presin, de petrleo; 2) un reverbero de mecha variable, de petrleo; 3) un reverbero de mecha fija, de petrleo; 4) un reverbero de gas propano o butano. Se hizo la comparacin de la economa de combustible, la produccin mxima de calor, el tiempo de graduacin y las propiedades de funcionamiento. El ,reverbero a presin, de petrleo result superior, casi en todos los as pectos; aunque las propiedades de calentamiento del reverbero de gas fueron semejantes, el alto precio del propano en Tnez demostr que el reverbero a presin, de petrleo es el ms econmico.

Ruumen a base de dticnip-toheb

Economia. Bosques. Estudio de/Economia domstica/en/Zona rural/.Comparacin de cuatro tipos de reverberos para la/Coccin/de los alimentos decidida en favor del reverbero de/Petrleo/. Estudio que contribuye a la/Proteccin del bosque/evitandola utilizacin de la/Lea/o sea la destruccin de la/Caja vegetal/.

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Resmenes

Rebumen inductivo Estudio comparativo de las propiedades flsicas y econmicas de cuatro tipos de reverberos de petrleo y de gas utilizables en medio rural en Tnez.

Resumen in~omativo
Estudio comparativo en laboratorio del reverbero a presi6nde petrleo; del reverbero de mecha fija, de petrleo; del reverbero de mecha variable, de petrleo y del reverberodegas butano o propano en lo que se refiere a la economladecombug tible, a la produccin mxima de calor, al tiempo de graduacin y a las propiedades de funcionamiento. En Tnez, tenien do en cuenta el precio del propano, el reverbero a presin, de petrleo, es el ms econmico. Sus rendimientos son supe riores. La utilizacin de este medio de calefaccin en medio rural permitirla frenar la destruccin de la cobertura vegetal.
* * *

LOS CATALOGOS0 FICHEROS

Un catlogo es una serie ordenada de referencias odeinscriE ciones que registran las partes de una coleccin.Rxisten catlogos comerciales que indican cules son en un momento dado los productos que se fabrican y/o distribuyen.En el pre slo se tratarn los catlogos de las unidasente capitulo, des de informacin que enumeran y describen los documentos primarios y/o la informacin de que disponen dichas unidades, o sea, los catlogos consisten en descripciones bibliogrficas (ver el captulo Descripcin bibliogrfica). Existen varias clases de catlogos, segn el soporte o base material (papel, fichas de cartn, soporteslegiblespor mquina, etc.), que utilicen, segn su ordenamiento y segn su contenido. Por lo general, se utilizan simultneamente varios tipos de catlogos. Con el desarrollo de la automatizacin, los catlogos se producen cada vez ms en forma de archivos legibles por mquina, de modo que el trmino archivo tiende a sustituir al trmino catlogo. Los catlogos son en cierto modo la memoria de las unidades de informacin, lo que indica su capital importancia. Todas las operaciones de servicio a los usuarios y las numerosas operaciones de gestin se fundamentan en el aprovechamiento de los catlogos. La utilizacin de los catlogos es mltiple. Sirven para: Identificar un documento primario. Localizar un documento primario. Recuperar los documentos primarios que den la informacin re querida con base en los nombres de los autores, temas,paises, etc. Manejar los fondos documentales , pues los catlogos permiten conocer en detalle y en cualquier momento su composicin.

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Los

catlopos

ficheros

Presentacin

material

Los catlogos tienen diversas formas de presentacin: Manual. Se trata de los catlogos tradicionales sobre libros de registro, hojas movibles o ms comnmente sobre fichas de cartn. Las grandes unidades de informacin publican tambin sus catlogos en forma de libros. Cuando los catlogos se imprimlan por los mtodos tradicionales, en el momento de su aparicinerafrecuen te que ya hubieran caducado. En cambio, ennuestrosdlas la utilizacin de la informtica permite acelerarsupro duccin y facilitar su actualizacin. En la actualidad: las unidades de informacin producen mensualmente sus catlogos por computador (con acumulaciones anuales);en que imprime el computador, este caso, aparecen en listas Semiautomtica. Son los catlogos que se realizan en fichas especiales que requieren un aparato de registro y una seleccin manual, elctrica u ptica, ejemplo en por tarjetas perforadas (ver el capitulo Instalaciones y equipos). Automtica. Estos catlogos se registran en soportes legibles por computador (tarjetas perforadas, cintas magnticas, se organizan en archivos discos), bibliogrficos cuya, consulta se realiza por medio del computador.
Procedimiento de elaboracin

La elaboracin de los catlogos se basa en las reseas bibliogrficas. La descripcin bibliogrfica y la del contenido producen una ficha principal o ficha de base. En los ca tlogos manuales, esta ficha bsica se reproduce cadavezque sea necesario, en ciertos casos ms de diez veces por docuque sirve de entrada mento. El elemento descriptivo (nombre del autor, pais, temas, etc.) se destaca en cada catlogo subrayndolo o repitindolo en el encabezamiento de la resea. Los catlogos manuales producidos en computador reproducen la ficha bsica debajo de las diferentes entradas, como ocurre en una bibliografia. Estos catlogos pueden colocar slo una vez dicha ficha en las listas de autores, o ms fre cuentemente, en los catlogos cronolgicos que se establecen por nmeros de adquisicin. Slo mencionan el nmero de acce so o el nmero de orden de este catlogo principal bajo laS diversas secciones apropiadas de los dems catlogos (en rea lidad se trata de indices).

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En los catlogos semiautomticos, la ficha bsica se rz produce en la ficha especial y las diferentes secciones de los catlogos se perforan o se marcan de modo que puedan fo5 mar un catlogo nico de entradas mltiples. Si el sistema u tilizado no permite la anotacin de la ficha de base, ste puede constituir un fichero principal y otros ficheros cuando la codificacin de las caractersticas correspondientes utilizado. es imposible o muy difcil con el sistema Las otras caractersticas, especialmente el tema, se colocan en fichas especiales en las cuales se registra el nmero de los documentos correspondientes. En los catlogos automatizados la ficha principal sirve para formar un archivo de base y los diferentes catlogos pueden constituirse, bien mediante la reproduccin de cada ficha principal, o bien mediante el registro de su nmero de orden, debajo de las diferentes ses La utilizacin del computador permite ciones pertinentes. buscar en el archivo principal a partir de cualquier elemento de la resea. El contenido de los catlogos puede fundamentarse en cualquier elemento de la resea bibliogrfica, incluyendo la clasificacin y la indizacin. No obstante, slo se hacen ca tlogos en la medida en que sean tiles para la bsqueda do= cumental o para el manejo del fondo de documentos yqueellos faciliten a los usuarios el acceso a la informacin. Si se tiene en cuenta que la realizacin de estos catlogos, y sobre todo su actualizacin, resulta muy laboriosa, no es posi ble multiplicar su nmero ni mantener los que slo se utilipor unas pozan raras veces, o los que slo son utilizados cas personas. Cada unidad de informacin debe determinar qu catlogos en funcin de las necesidades de sus usuadebe establecer, rios y de las caractersticas de su fondo documental. encontramos en cada unidad de informaPor lo general, cin por lo menos un catlogo de autor y un catlogo de mate ra. Los otros catlogos ms comunes son los catlogos topogrficos, los catlogos geogrficos y los catlogos cronolgicos. Se denomina "entrada" o "punto de acceso" cada elemento de descripcin en funcin del cual se ordenan y se registran las reseas en los diferentes catlogos.

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LOS

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Tipos

de catlogos

El catlogo de autor presenta las reseas por orden alfa btico de los apellidos de los autores. Cuando hay msdetres o cuando no hay autor (obra annima), las reseas se autores, incluyen siguiendo determinados sistemas en el catlogo de az del titulo. tor, a partir El catlogo de autor menciona normalmente los autores se editores cientficos, traductores, cundarios: ilustradores,igualmente tanto prologuistas, etc., e incluyen los autores personales como los autores corportivos (aunque a veces resulte til tener un catlogo especial para estos ltimos). En el caso de los seudnimos o de los cambios de nombre, el catlogo de autor puede utilizar referencias cruzadas. Este catlogo permite esencialmente responder dos interrogantes: iTiene la unidad de informacin tal documento de tal autor? iTiene la unidad documentos producidos portal!autor? El catlogo de materia presenta las reseas por el orden alfabtico de los encabezamientos o descriptores, que describen el contenido de un documento. Dentro de cada seccin, se clasifican las reseas por orden alfabtico (de autor y/o de o por ordende nmero de adquisicin. Existendos cla ttulo), ses de catlogos de materia: El catlogo alfabtico de materia, en el cual se clasifican las entradas unas detrs de otras en orden alfabtico,co mo en un diccionario. Se establecen entonces tantos enca fichas, como sean necesarias. Por bezamientos, es decir, medio de remisiones se pueden precisar o completar ciertas entradas u orientar al usuario hacia los encabezamientos cercanos al tema. Este catlogo permite: U) encontrar la referencia de un documento del cual slose co noce el tema; b) saber qu documentos posee la unidad de informacin sobre determinado tema. El catlogo sistemtico de materia, en el cual las reseas se clasifican en funcin de un plan de clasificacin preestablecido, ya sea por el nombre, o por el nmero correspondiente al tema. Este catlogo permite, adems de las facilidades que ofrece el tipo anterior, saber culesson los temas que incluye la unidad de informacin y la relA tiva riqueza del fondo en cada uno de ellos;realizar bs quedas por categoria de temas o temas cercanos, lo Cd limita el manejo del fichero; establecer elinventariode los documentos que se posee.

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El catlogo geogrfico enumera las reseas segn el nombre de los paises, las circunscripciones administrativasolas regiones naturales (fuentes hidrolgicas, regiones geolgicas, etc.), sobre las que tratan los documentos. Las entradas PuE den clasificarse por orden alfabtico o sistemtico, como por necesarias las materias. En el primer caso, son especialmente remisiones en razn de las numerosas relaciones entre los t62 minos geogrficos. Este catlogo permite responder al mismo tipo de intergantes que el catlogo de materia, pero a partir de nombres geogrficos. Si es necesario puede elaborarse un catlogo similar con los nombres de los lugares de edicin ode impresin de los documentos. El catlogo cronolgico presenta las reseas segn la fc cha de los documentos o su fecha de llegada, o tambin el nmero de acceso, de manera que el documento msrecienteaparez Este tipo de fichero a menudo se utiliza como ca de primera. fichero principal por la simplicidad de su actualizacin. sin ve fundamentalmente para identificar los documentos en funen combinacin con el fichero de autor cin de su antigedad, o el fichero de materia para responder a una pregunta como 'ktiene usted un documento reciente, o de menos de tantos aos sobre...?" El ordenamiento cronolgico puede combinarse tambin con el fichero alfabtico de autor, incluso con otros ficheros, puesto que la fecha del documento es un criterio esencial de seleccin. Es igualmente posible tener un fichero cronolgico por la fecha de publicacin, o por fechas de los datos que contiene el documento (por los fondos histricos). En este CA so, las entradas se ordenarn por perfodos histricos crectes o decrecientes. Este tipo de entrada se puede combinar tambin con el fichero de materia. El catlogo de ttulos presenta las reseas por el orden alfabtico de los titulos. Permite identificar los documentos cuyo titulo se conoce, pero no el autor, ni el tema preciso. Las obras con ms de tres autores, las antologias y las obras colectivas se clasifican primero por titulo lo cual justifica la existencia de un catlogo de tftulo, dado que los tftulos son bastante numerosos. El catlogo diccionario presenta en una sola serie alfabtica las entradas de autor, titulo y materia. Esta frmula de entrada nica se vuelve confusa cuando aumenta el tamao de la coleccin, por lo cual se utiliza poco. El catlogo sinptico est constituido por fichas que ofrecen de un slo vistazo un conjunto de informaciones.De for mato bastante grande, la ficha sobre la cual se anota la rese

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a principal, lleva en el borde superior diversas entradas que corresponden a las informaciones que contiene el docume: to (nmero de clasificacin, materia, fecha, etc.), simboliLas zados por medio de cdigos, de colores y de indicadores. reseas se clasifican por orden alfabtico de autor, o de tf tulo, o por orden cronolgico; y las dems informaciones, c yas categorias no deben ser muy numerosas, son visibles de manera simultnea. El catlogo topogrfico clasifica las reseas por el or den de colocacin material de los documentos en los estantes, es decir, segn la signatura topogrfica. Este catlogoes n dispensable para hacer el inventario; s cadaficha correspo: de a un documento, es fcil verificar s ste est ensupues to. Ayuda a los usuarios a encontrar los documentos en laS bibliotecas de entrada libre. Suministra una representacin inmediata del fondo al indicar, de un slo vistazo, la canti dad de documentos que existen en cada categorla de la clasficacin o del formato utilizado. El catlogo topogrfico s lo se justifica s la coleccin es lo suficientemente impartante y s la disposicin material sigue un orden particular que no corresponde al ordenamiento de ningn otro catlogode la unidad de informacin. En el caso de unidades de informacin que tengan clulas descentralizadas o en el caso de redes, se utiliza un ti po de catlogo topogrfico que ordena las reseas segn lai unidades que las posean, indicando la signatura topogrfica, o el nmero de acceso de los documentos, con el fin de facilitar las operaciones de prstamo entre bibliotecas. Los catlogos por tipo de documentos permiten recuperar fcilmente un documento en funcin de su naturaleza: patente, publicacin seriada, mapa, por ejemplo. Se ordenan bien sea o bien sea por el nmero de identificacindel por el titulo, documento. Son muy tiles sobre todo cuando la unidad de informacin posee una gran variedad de documentos susceptibles de ser objeto de demanda por tipo documental. Los catlogos de publicaciones seriadas, en cambio, tie nen un uso muy general. Efectivamente, es necesario no slz conocer las publicaciones por su resea bibliogrfica, sino tambin seguir el curso de la coleccin a medida que van apa reciendo las entregas, para registrarlas y a la vez satisfacer las demandas de los usuarios. Existen para esto fichas especiales, que permiten al mismo tiempo:U) registrar la des cripcin bibliogrfica de la publicacin, lo cuales indispen sable para su identificacin; b) anotar la llegada de cad entrega y por lo tanto controlar constantemente el estado de las colecciones.

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Estas fichas se presentan generalmente por orden alfabfi en gavetas especiales, comnmente llatico de los ttulos, del nombre de la marca que las populadas Kardex, en virtud riz (ver el capftulo Instalaciones y equipos). Esta palabra se emplea tambin para designar un fichero de publicaciones seriadas en conjunto. Las analiticas de artculos de public= clones seriadas obtenidas despus de un anlisis pueden clasificarse en catlogos especiales, por autor, por materia, en los catlogos generales, eventualme: etc., 0 incorporarse te con un signo distintivo (un color particular de ficha,una pastilla de color). Los catlogos colectivos renen por una misma categora de documentos o por determinado tema los catlogos de varas Generalmente se ordenan por autor unidades de informacin. cada nocin remite a la identificacin de las uy/o titulo; nidades que la poseen (ocasionalmente con la signatura topogrfica). A menudo se presentan en forma de libro y se procen por cooperacin de las unidades respectivas. Estos catlogos son indispensables para la coordinacin v los canjes en cooperativa, tre las unidades de informacin (adquisicin prstamos entre bibliotecas, etc.). Los ms comunes son los catlogos colectivos de publicaciones seriadas tales como el Pehnanent des P&odquen Eakangm en COIMA TnveWe (IPPEC) (1) de Francia. La organizacin de los catlogos varia en funcin de su De todas maneras, encontramos siemcontenido y de su tipo. pre en cualquier momento bien sea un ordenamiento numrico (por nmero de acceso, por nmero de documento, por nmero de clasificacin, por signatura topogrfica), o bien un ordc namiento alfabtico. La intercalacin es la operacin por medio de la cualse colocan en su sitio las nuevas reseas en el catlogo, a medida que van llegando los documentos. Es indispensable establecer y seguir constantemente reglas claras de nterca cin. Una ficha fuera de orden es una ficha perdida. El ordenamiento alfabtico puede realizarse de dos manE ras:

( 1) InvemWo de ptibdco~ y puficationes Achada ex.th.c+~ y ohg MB jehab mxibidas en FhaYItia poh la biblioteca mob de documentacibn (ZPPEC). Publicado y actualizadopor
la Biblioteca Nacional.

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Palabra por palabra, por ejemplo: doctrina documentacin documentalista documento documento administrativo documento de archivo documento no textual documentologla Letra por letra, por ejemplo: doctrina documentacin documentalista documento administrativo documento de archivo documentologfa documento no textual La primera frmula permite reagrupar las palabras compuestas. Las remisiones sirven para orientar al usuario desde una entrada haca otra, con la cual tiene cierta relacin. Cuanto ms numerosos sean 1.0s puntos de acceso y ms fcil la utilizacin de los catlogos, ms pesado ser su manejo. En el caso de un elemento de descripcin que tenga una palabra compuesta, como "investigacin matemtica", se pueden hacer dos entradas, es decir dos fichas, en "Investigacin ma temtica" y en "Matemtica - investigacin". Para no multiplicar las fichas, y por lo tanto el volumen del catlogo, haciendo as ms pesado su manejo, se utili za el sistema de referencia cruzada, que puede ser de orden tcnico 0 intelectual. Las remisiones tcnicas establecen la relacin entre un trmino general y trminos especficos y viceversa. Por ejemplo: INVESTIGACION MATEMATICAvase INVESTIGACION 0 tambin: COSTADE MARFIL DL3iOGRAFIAvase DEMOGRAFIA, COSTA DE MARFIL. Las remisiones de orden intelectual establecen la relacin entre un trmino poco corriente y el encabezamientoodes criptor con el cual se ha relacionado (sinnimo). Por ejempl; ONOMASTICO vase NOMBRE LUGAR. DE Sirven tambin para orientar al usuario haca otras secciones cercanas a su tema. Por ejemplo: CANCERvase adems LEUCEMIA Segn la especificidad, el inters propio del tema y el nmero de referencias de la seccin, las reseas slo aparece rn en una seccin (s estos tres factores tienen un coefi cente dbil) o en varas.

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Cuestionario

de verificacin

&Qu es un catlogo? LCmo se elabora un catlogo? Para qu sirve un catlogo colectivo? iCules son las diferentes clases de catlogos de materia? iCmo se pasa de una entrada a otra en un catlogo? iPara qu sirven los catlogos topogrficos? Mencione las formas que puede adoptar un catlogo.

Bibliografa

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Ameritan

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Catdoghg, Codhg and SWficn 06 audio-v&uuL maa3Uh.h. Pkoceedingb 06 tie n&zbmZon& Sgmpoaium ohganizcid bg in col-l. Wdh 1 FLA and FJC, 7-9 enero de ISO/JC 46,
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1973.
R&.h

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210

Los

catlogos

o ficheros

CtLteogo colectvo
BOUFFEZ, F.;

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~tiUMatiO&
.&OUn

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and union caXaLogue?s .

1974. WILLEMIN, S. Technique

A mC4VlU~.Francfort,Klostermann;
collectifs.

des catalogues

de 1 Unebco a .tintetion No 1, p. l-24, 1966.

Ver tambin contenido. la bibliografa

des b.bl.iothZquti,
del capftulo

VOX. 20,
de

La descripcin

Los

catlogos

o ficheros

211

Catlogo

de materias

415 -

GRAMATICA.

MORFOLOGIA.

SINTAXIS

Alarcoa Llor~eh, Emilio. . .Gramlltlca estructural : (aestin la tucuel* de C~.dwm~ Madrid, Rd. y con especial atenclbn a h lengua eclDdkd.) Gredm, [1971]. (Biblioteca Rom&nlca Hbpm19 cm. taba. 129 p. fien: [iii mmnlalee, no. 81). Blbliqfa, D. [III-10. 88

Catlogo

de ttulos

Ejemplo de fichas para los diferentes catlogos: autor, maNational Union Catalog, Library of Congress, teria, tftulo. y Catlogo de la Biblioteca Luis Angel Arango, Bogot, Colombia.

212

Los

catlogos

ficheros

Ficha de entrada de autor

Ficha de ms de un autor en la entrada

Ficha de entrada por titulo

~ecnoIogla de loa reactorea nucleares: publIcada kjo la dino eih de Thomas Reis.. Bilbao, Rda. Urmo, [1968. 1910, 19711. ilur. Mm., dLgra. (wute dobl.) 96 en. 8 v. Bibllowafls aI fIna de am& <r~ltulo. Nota1 biblIo&fiar ~1 Di. &l trata Contenido.-v. I-Matmialm..v. II-Remetomm ntmleur & uc nlo natural. zmflta J ga&-r. III-Bactora mlelafi da uranI0 natura1 Y .gua Daada. 1396

Ejemplos de notas bibliogrficas que sirven de base a los diferentes catlogos. National Union Catalog, Library of Con gress y Catlogo Biblioteca Luis Angel Arango, Bogot, Colorn bia.

LOS catlogos

o ficheros

213

Entrada principal por Conferencia, Congresos etc.

Entrada de autor personal con descripcin del contenido de los volmenes

Newman. James Roy. lBO/. .El mundo de las matemticas.. . Sekccibn de tata ma. tem4ticos de todos loe tiempos con notas y comentarioe.. . [Traductores: Benjamfn Carreras, Ramn Carbd. C!&ar ViIb zn y otros]. Barcelona, Mxico, Eda. Grijnlbo. 1968.1969. 6 v. tabs.. diezra. 2.3 cm. (S&m*). Notan bibliwrAfkaa aI pie del texto. Notan al Dk del texto. Contenido.v.1. Hktoria.Biogr~flas.. Estudio general.. v.2. Lee matem6tican r cl mundo fkico.. r.8. Lu kyeo de In Drobabilidad.. Las estadfsticaa J la ~rosrsmacl6n de Irn exverimentm.Mst.em6.tkss y cieockm socides.v. 4. Aritmhtiea. nmeros y arte de contar.Matemftic~ del espacio I del movimiento.. El arte eupremo de la abstraccin: +.eor(a de BmJPos.Las matemhticas del infinito.. v.SLa verdad matemtica Y la estructura de las maternAticas.Forma del pensamiento matemtico.Mntemlticas I Igien.La dnru6n de laa matembtieas.. C6mo solucionnrlo.El roubukrio de las mdemitiesa.. ~ns matem&tkla eomo arte.El matem6tico.. v.6. Mbguinas maternAticas. L Puede penur una mbquina 7.. Las mstem&tius y el arta de Ia guerra.Teorle matem4tka del arte. - Laa matemtIcas del bkn.Lsr nutemticas en la literatura.Matem6tk~ I mblca como clave eultilrsl.. Entretenimientos. ~~mD~X4bews.

f,,ntMM.

Autor corporativo gubernamental

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LOS catlogos

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Autor

corporativo

CdOmbl8.

-do

Admld6trdlW

Mrtoral

BhtbtiC6. Fm

1. Tltls. Nuysb413648

Organismo

internacional

Conferencia

Los

catlogos

o ficheros

215

Microficha

Conferewe w Urbm IiomertwdL~, WuhlnSka, D.C., 1974. - Wwklngton, D.C. : Na[R0cwdlns6~. Urban Coattttan, 1974. 271 lawes bn VUlou pmglnga ; 21 Eln. Spoosored by tha Nattcmal Urbsn Calltion l nd NAHRO, devebped snd -gml by tba Arh CNpClt-dlOll. Mlcroflcbe. Qlm Rock. N. J., Mlcrofllmln# Corp. of Amorica. 1977. 4 6hwt6. 11 x 19 cm. -- (HousIng and urbnn nffair6 : no. UR 4) l.Urbnn bom~taadlng--Untted Stata--cO+ grsasrm. 1. NMloaPI Urbrrn Coalltlon. II. Natlotul AssoctUlon of iiowiug and nsdevalopmatt OUlclnls. lQ.Arlea Corp. lV.TItls. Pst NUCW-405004

tlmml

Microfilm

Qnzals-Ve#a, C1wdlo. cb the1mll I6W of 1Dlsrast rata reaticloe6 : 6grlcuIhlml crdlt polloIr In chta Rica UUJ II) otbw lew de~doped muatrim / hy Clnudlo Ckmwlaa-Vem. -- Ia.1. I a.n.1. 1919. XIV. 486 Isarsm. Thods--Stdord Unlverslty. Blbliqnphy: lavaa 433~46L bflcrdllm of typescrlpt. AM Athr. Mtcb. rX*mx Unlverstty blIcronlnu. 1977. -i lnd;25rmn. l.&rtcultural credtt. 2.A19lcultunl cwdlt-co~b Rica. S.UndeIdevdopd .PUI ald Wry. 1.Tit1s. NUCSO-247855 Txu

--rntarmt

Microfilm

lwtib~to

Brullelro de EcoacmU& Propdlma of a&ply d QmMd fm agrl[Rio eb Ju>elra71 cultural produds of Bm~il. Ceoler fm AmlcuUural Studies. 1967. 2 . . (224 i. ) bucrofl!m (negdh) by lbhk Mtcrcdtlme. AI hwd of Utla: Ihe Qetullo Vmreab FOM&tlon. Brwlllw hstfh~utc of Etics. Vd. 2: Appw9h. 1. Rodooe trds--Frarll. 1. F\lndsglo Qobnlo Vmry. Rlo de Jnaalro. Il.Tilla. NUCao-4Qm?4 NN

Mapa
mta ~run ppulq&. -- (Fuo da Juelrol : brtlBcwusko de Qwgdh, 1971. col. map 96 x 104 cm. ada 1:1,ooo.000. 1.Brazll--Fupd*llm--Map. 1.Tlt.l~. NUC80-40494a KY

216

LOS catlogos

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Atlas

Publicacin Seriada

LAS INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS

La instalacin material de una unidad de informacin compre2 de los locales, los arreglos interiores y las instalaciones electricidad, agua, calefaccin, dispositivos (iluminacin, de seguridad, etc.), el mobiliario y diversos materiales: es tanteria y almacenamiento, bsqueda de informacin,impresiG reprograffa, microcopia, telecomunicacin, transporte, utili zacin de documentos audiovisuales. Las instalaciones y ei equipo tienen gran influencia tanto en el funcionamiento interno de la unidad como en sus relaciones con los usuarios y con el exterior. A cada tipo de unidad corresponde un arreglo especifico y a cada operacin un tipo de equipo apropiado. La seleccin, la instalacin y el mantenimiento de las instalaciones y de los equipos son relativamente complejos y costosos; por lo tanto, deben efectuarse en funcin de un plan conjunto y de un anlisis detallado de las actividades. Este estudio previo 0 "programa" ser realizado por un equipo compuesto por los responsables de la unidad, de la arquitectura, del personal, y si es posible, por los usuarios.
Nocin de programa

El programa debe tener en cuenta: Consideraciones generales (medios financieros, local dispon1 ble o necesario, personal efectivo y su preparacin, ob jetivos y funciones de la unidad, operaciones que implT necesidades y comportamientos documenta-ca, usuarios, les, infraestructuras generales que existen,infraestruc turas de informacin fcilmente disponibles, evoluci de la tecnologfla en materia de informacin). Consideraciones tcnicas. El programa debe definir cules son las mejores condiciones de utilizacin del espacioy de

218

I.as

instalaciones

y los

equipos

los equipos, de conservacin de los documentos, de como didad de los usuarios y del personal, en funcibn de: 1. Las condiciones climticas. Los excesos de sequedad y de humedad son igualmente nefastos. La climatizacin, que parece ser la mejor solucin, sobretodoen es muy costosa si se hace per los paIses tropicales, manentemente, muy poco eficaz si se utiliza de manera discontinua y adems todavla no se acostumbra mucho. Es posible reemplazarla, al menos parcialmente, por materiales que garanticen una buena proteccin trmica, un volumen de aire y una ventilacin conveas como una distribucin adecuada de los nientes, espacios. 2. Las condiciones de iluminacin. El exceso de sol estropea los documentos. La luz artificial puede res+ tar fatigante y tambin psicolgicamente perjudicial si se utiliza todo el dla. Algunos documentos (micro formas, diapositivas) deben consultarse con una luz dbil a su alrededor. No todas las zonas (lectura, almacenes) requieren el mismo tipuestos de trabajo, po de iluminacin. 3. Las condiciones acsticas. Es necesario situar aparte las zonas de trabajo ruidosas (circulacin, apatos, consulta de documentos sonoros, etc.). 4. Las caracterfsticas especiales. Conservacin y utizacin de los documentos audiovisuales y de las miel peso de los equipos y sobre tododelos croformas, estantes que contienen documentos cuyo peso requiere a veces reforzar el piso. 5. Los implementos de proteccin. Contra el fuego (emno inflamables, dispositivos de pleo de materiales seguridad y de extincin), el agua (ms nefasta que el fuego para el papel, adems del problema de la m permeabilidad), los parsitos (tratamiento de los mg teriales y de los locales con fungicida o con fumiga el polvo (ventilacin), el robo (control de cin), las puertas de entrada, dispositivos magnticos espe el desgaste de los documentos (encuadernacales), cin, empleo sistemtico de copias, etc.). Los criterios de seleccin se fundamentan sobre la aprE ciacn correcta de estos diferentes parmetros. Es esencial tener en cuenta no slo la situacin actual, sino su posible con un plazo de cinco aos por lo menos,si no el evolucin, doble, para los arreglos principales. En lo que se refiere al local y a los arreglos,debe bus carse:

1.as

instelacones

y los

equipos

219

La mejor adaptacibn posible a las condiciones especfficas de una unidad de informacibn, especialmente en funcin de las consideraciones tcnicas. La facilidad de acceso y/o de comunicacibn para los usuarios (buena situacin general, telecomunicacin, capacidad de recepcin y atencin). Un espacio de trabajo suficiente (la documentacin es estorbosa) y bien repartido para el personal. Una capacidad de almacenamiento que permita la buena conservacin de las colecciones y su crecimiento. Una circulacin interna tan reducida como sea posible. Instalaciones tcnicas adecuadas (iluminacin, electricidad, aire acondicionado, telfono). La facilidad de mantenimiento. En materia de equipo, se trata de evitar un doble escollo: la adquisicibn de material cu El exceso de equipo, es decir, ya capacidad de produccin sobrepase ampliamentelasne~ cesidades previsibles, normales (por ejemplo, una mqui na que se utiliza unas horas semanales o que realiza trabajos a un costo mayor que la mano de obra local,sin mayor ganancia de tiempo), o completamente inutilizable (por falta de personal calificado, de equipo apropiado, de posibilidad de mantenimiento). La falta de equipo, es decir, la ausencia de mquinas y de accesorios indispensables. que impide que launidadpres te todos los servicios que esperan los usuarios, o que implica demoras excesivas, o que se traduce en mala caen lidad de los productos (por ejemplo, fotocopiadora mal estado o que no funciona a causa de frecuentes interrupciones de las provisiones de papel). El procedimiento de seleccin y de adquisicin debe ap2 yarse en el establecimiento de una nomenclatura funcional de tallada para cada puesto de trabajo, que establezca la lista completa de los suministros, del material y de los accesoros necesarios. La consulta con los fabricantes se har segn especifiindicaciones sobre el tipo y sc caciones precisas, es decir, bre todas las caracterfsticas del material que se busca, asf como de las condiciones de uso. Se requiere pedir siempre CE tizaciones (descripcin del material o de los trabajos, precios, plazos) de diferentes proveedores, para compararlos e2 En muchos pafses, hay que proceder por medio de fa& tre si. Debe turas proforma cuyas condiciones estn reglamentadas. escogerse un material:

220

Las

instalaciones

y los

equipos

susceptible de conservarsepor lar De buena calidad, es decir, go tiempo en buen estado, aunque sea ms costoso. La ex conoma en la compra se traduce casi siempre en un aumen to de los gastos de mantenimiento. De fcil mantenimiento y manejo. De un modelo que produzca el fabricante, de modo que se pueda contar con las piezas de repuesto, los accesorios Y el mantenimiento durante "la vida" normal del equipo. De unt marca nacional o que tenga representacin en el pais, tan cerca de la unidad como sea posible y que asegure un servicio eficaz y rpido (mantenimiento, reparaciones, piezas de repuesto, accesorios, formacin ,d&l personal s se quiere). Por lo general este servicio se garantiza medianteuncon trato de mantenimiento con el proveedor. se requiere que el material entregado corres Por ltimo, ponda a las especificaciones y sea, en la mayor medida posir ble, normalizado o, por lo menos, corresponda a los modelos ms extendidos en el pals. Este es el mejor medio de facilitar la cooperacin con otras unidades y una garantia ms de mantenimiento (probable existencia de un mercado suficiente para obtener buenas-prestaciones del fabricante o del depositario). Es conveniente tener cierta flexibilidad en los arreglos, pues los equipos sellados impiden cualquier arreglo posterior. Las consideraciones de esttica, de comodidad y de VB riedad, que no deben olvidarse en la seleccin delos arreglos y del mobiliario, de todas maneras pasan a segundo planoenlacin con la solidez y la seguridad. A veces es posible ensayar ciertos equipos. Sobre todo, siempre es posible y muy til informarse sobre quinesloshan su funcionamiento y sus utilizado ya, con el fin de verificar condiciones reales de empleo y de mantenimiento.
Local y mobiliario

El local de una unidad de informacin comprende tres zonas principales de actividad: espacio abierto al pblico; espacio reservado al personal; espacio para guardar los materia les. A estas zonas se ajusta el espacio necesario para la cir culacin interna entre las diversas partes de la instalacin. La circulacin es muy importante y debe estudiarse de manera ms cuidadosa cuando el personal es menos numeroso. La importancia relativa de cada zona varia segn la natu por ejei raleza y las funciones de la unidad. Una biblioteca,

LaS

instalaciones

y los

equipos

221

plo, necesita un espacio grande de estanterfa, en tanto ste puede resultar intil en un centro de orientacin. El programa permite repartir y disponer el espacio de a cuerdo con un plan funcional que tiene en cuentalasposibles evoluciones y permite tambin prever las instalaciones reque ridas. Generalmente el personal requiere un espacio mayor en una unidad de informacin que cuando se trata de empleados de oficinas comunes. Efectivamente debe haber a la mano fidocumentos, material, el persocheros, obras de referencia, nal debe estar cmodamente instalado, s se quiere que el rendimiento no decaiga; tambin en este aspectolas economas inmediatas se convierten en una prdida a largo plazo. Los puestos que corresponden a una misma operacin o a operaciones sucesivas deben acercarse para facilitar el control asi como la interaccin entre las personas y con el fin de limitar los desplazamientos. El espacio para la estantera debe concebirse ante todo en funcin de la seguridad. Su acceso debe ser fcil y su ca pacidad suficiente para colocar los documentos durante el ma yor tiempo posible. El embotellamiento en las zonas de alma cenamiento conduce inevitablemente a la desorganizacin dei trabajo. El mobiliario necesario en una unidad de informacin comprende toda la gama de material de oficina: mesas, sillas, sillones, escritorios, cua libros, vitrinas, carros para li bros, etc. A lo anterior se suma el mobiliario necesario pa ra la recepcin de los usuarios: sillas, sillones, mesas de trabajo, mesas bajas, mostradores , vitrinas,guardarropa,etc. Este mobiliario debe ser abundante y s es posible, modular, es decir, compuesto de un nmero limitado de modelos de dimensiones comunes que se puedan combinar unos con otros.
Equipo y material

La gama de material de oficina se extiende indefinidamente: mquinas de escribir, calculadoras, citfonos, dictLas mquinas de escribir, especialmente, deben fonos, etc. ser de excelente calidad, de modo que los documentos produci dos por la unidad sean legibles; las mquinas de esfera ntercambiable, que permitenlautilizacin de diferentes carac teres, son especialmente convenientes. Las unidades de informacin utilizan una gran cantidad de accesorios: fichas, formularios, registros, tinta,sellos, Sus existencias deben ser siempre supapel, lpices, etc.

222

Las

instalaciones

y los

equipos

tientes para no correr el riesgo de que una actividad se inHay que estar pendiente de este aspecto,sobre toterrumpa. do en los pa%ses en desarrollo, donde los plazos de aprov_i sionamiento son a menudo largos. El material de almacenamiento se utiliza tanto para los diversos tipos de documentos, como para su representacin (fichas). Se requiere que dicho material sea fuerte, adaptable y de extensin, denso (es decir, que ocupe el menor espa con el fin de que no se pierda nada del espacio cio posible, disponible) y bien adaptado a las formas de utilizacin previstas. La forma de almacenamiento est determinada por la natu raleza del documento, el espacio disponible, la disposicinde los locales, la importancia del fondo y la utilizacin Entre dos posibilidades, se prefeque de l se haya hecho. rir la que mejor se adapte a la forma y a la frecuencia de utilizacin de los diferentes documentos primarios y secunda ros. Existe una gran variedad de modelos para estanterla, fi jos 0 mviles, estticos o rotatorios, que corresponden ai formato y a la utilizacin de los diversos tipos de documenpara peridicos, tos: anaqueles, muebles especiales mapas, planos, estampas, diapositivas, peliculas, cintas magnticas, cuyas dimensiones se han expedientes, etc. Los anaqueles, normalizado, pueden ser de madera o de metal, fijos o mviles, de manejo manual o elctrico. Algunos materiales que estn protegidos contra el fuego, el calor y la humedad, por son muy convenientes para guardar documenun revestimiento, tos frgiles (cintas magnticas, pelculas...). Existen numerosos modelos de ficheros, en madera yenme tal: fijos o mviles con gavetas, verticales, rotatorios,bag formaculantes, de tambor, etc., para fichas de diferentes tos y diferentes usos, de funcionamiento manual o elctrico, Antes de elegirlos, es necesario hace; incluso electrnico. los funcionar y compararlos. El equipo de almacenamiento y de bsquedade informacin comprende: los diferentes ficheros manuales que acabamos de (ver el capitulo Informtimencionar; el equipo informtico ca en las unidades de informacin); sistemas semiautomticos; sistemas a base de microformas. Los sistemas semiautomticos utilizan fichas de cartn de formato variable (a mayor tamao, mayor capacidad del s? manuales, mecnicos o elctri tema), aparatos de perforacin u pticos y fichemanuales, elctricos cos, seleccionadores ros cuyo tamao se adapte a las fichas utilizadas.

Las fichas con perforaciones margnales o centrales lle de van una zona que permite registrar la resea y una zona codificacin donde figuran las perforaciones. Debe elaborarse un cdigo donde cada caracterstica de un documento est representada por una perforacin o una combinacin de perforaciones. Las fichas con perforaciones margnales llevan a su alrededor orificios numerados. Los nmeros se utilizan para ez tablecer el cdigo que permite identificar las caracterfsticas del documento. Se hacen las perforaciones que corresponden a las caracterlsticas de cada documento, es decir,seunen los orificios al borde de la ficha. La seleccin se hace n traduciendo una aguja en el orificio correspondiente a la cg racteristica que se busca y sacudiendo el juego de fichas, Las fichas que quedan sobre la aguja no tienen la caracteri? tica escogida, las fichas que caen corresponden a los documentos buscados. Una variante de este sistema son las fichas sin perfora ciones, sobre cuyos bordes se transcribe el dispositivo de codificacin y que despus se perfora y se le hacen las mues Este mtocas, en el momento de las operaciones de entrada. do se puede utilizar sobre todo para pequeas colecciones pues el tiempo de seleccin es largo (es necesario repetir la manipulacin tantes veces cuantas caractersticas se busquen y adems, no se puede pasar la aguja sino sobre un pa quete no muy grueso). Este sistema presenta tambin inconve= nientes materiales , puesto que las fichas se desgastan muY rpidamente en caso de utilizacin repetida y se hacen muescas artificiales. Las fichas con perforaciones centrales llevan una zona preperforada organizada en funcin del cdigo seleccionado. Se reunen por medio de una muesca las dos perforaciones que encuadran el cdigo que se va a utilizar. Para la seleccin, las agujas se insertan en las perforaciones, el juego de fichas se hace girar a 90 grados y las fichas que tienen la ca racteristica buscada se corren con relacin a las otras e permite hacer mediatamente se hacen visibles. Este sistema una seleccin de todas las caracterssticas en una sola opera cin, lo cual hace aparecer las fichas susceptibles de tener un mayor nmero de caracteristicas. Las fichas superpuestas de seleccin visual (Peek-a-boo, Selecto, Sphincto, Thermatrex, etc.), al contraro de las an estn establecidas sobre la base de una ficha por teriores, tema y no por documento. Las reseas de los documentos se Las fichas numeran y se conservan en un fichero principal.

perforadas llevan una o varias casillas que permiten indicar el nmero de cada documento por medio de un sistema de coordenadas. Cuando un documento tiene uno o varios temas que ir teresan al sistema, se perfora sobre cada fichacorrespondien te la posicin correspondiente al nmero asignado a su resea bibliogrfica. Para la seleccin, se colocan lasfichasde los temas buscados sobre una pantalla, y la luz que pasa por las perforaciones comunes a todas las fichas designa los nmer3.s de los documentos que tienen todos estos temas de inters. El sistema tiene una capacidad bastante grande y su manejo es rpido. Pero la bsqueda debe hacerse en dos tiempos: localizacin de nmeros y luego el acceso a las reseas y a los documentos. Una manipulacin demasiado frecuente de las fichas las deteriora, inhabilitando a veces la coincidencia de las perforaciones. Los sistemas a base de microformas utilizanunmicrofilm en el cual una zona lleva la resea bibliogrfica y otra un cdigo de manchas.Una lectoraespecial detecta la presencia de manchas sobre las posiciones correspondientes a los cdigos buscados, detiene la marcha de la pelicula y proyecta el registro del documento. Cuando el usuario ha tomado nota y se sidel documento, se reanuda la marcha de la pelicula gue automticamente hasta el siguiente registro pertinente. Se trata de un dispositivo bastante complejo y delicado y de bsqueda son re por lo tanto costoso, cuyas posibilidades Resulta sobre todo interesante para lativamente limitadas. tratar el texto completo de un documento. El equipo para la utilizacin de los documentos audiovisuales comprende mesas de iluminacin propia, proyector de diapositivas, proyector de pelculas, magnetoscopiosparalos para los reregistros de video, magnetfonos y electrfonos gistros sonoros. Existe en el mercado un gran nmero de equi pos especializados y su normalizacin no est todavia muy az delantada (especialmente los formatos), lo cual dificulta su A menudo es un material delicado y costoso, seleccin. que requiere condiciones especiales de almacenamiento y manipula Debe conservarse en excelente estado de funcionamienz cin. rpidamente. to, so pena de que los documentos se deterioren El equipo de telecomunicaciones comprende: las estaciones telefnicas y las centrales, que las comunican entre si y con el exterior. La utilizacin del telfono juega en todos los paises un papel cada vez ms importante paralatrans misin documental. Una instalacin telefnica insuficientes convierte rpidamente en ungran.obstculo.

225

Los contestadores automticos que son magnetbfonos automticos acoplados al telgfono, permiten registrar o comunicar automticamente los mensajes en ausencia del operador y pueden prestar numerosos servicios (incluso la difusinde informacin). Los transmisores y receptores de facsimiles que permiten transmitir imgenes (por ejemplo, las pginas de un documento) por red telefnica. TodavIa son muy costosos, pero su utilizacin se popularizar rpidamente. Los telex, enlazados con las redes pblicas, permiten a los numerosos organismos que disponen de ellos comunicarse directa, rpida y seguramente entre sl. Tienen un dispo preparar sitivo de impresin y de perforacin que permite los mensajes de antemano sobre cinta perforada y enviarlos en bloque. Su empleo es rpido y fcil. Se han realizado ex periencas de bsqueda bibliogrfica por medio de telex, ei pecialmente entre la Argentina y los Estados Unidos de Am= rica, que han resultado exitosas. El desarrollo simultneo de los sistemas detransmisin a distancia de los datos, de conexin a distancia de los computadores, de los circuitos de televisin por cable y de la utilizacin de satlites artificiales para las telecomunicaciones hacen cada vez ms importantes para las unidades de informacin el equipo y las tcnicas de telecomunicacin. El medio de transporte, habida cuenta de las dificulta des de comunicacin que existen en numerosos paises, debe daptarse a los tipos de enlace previsibles. Puede compren-motocicletas, vehiculos ligeros paralasdi der bicicletas, ligencias, camionetas (por ejemplo, para una unidad mvil de microfichaje), microbuses o vehlculos ms importantes para los servicios de bibliobus, exposiciones itinerantes, etc. Es aconsejable que la unidad de informacin pueda disponer, en propiedad y de manera permanente, de un minimo de vehiculos que puedan de este modo prestar los servicios que se requieren. El parque de vehculos supone un mantenimiento relativamente costoso y debe limitarse y adecuarse estrictamente a las necesidades de la unidad. El material de imprenta y de duplicacin siempre es ne cesario en una unidad de informacin dentro de ciertos 1irnT tes. Siempre es conveniente que pueda beneficiarse de lo< servicios del taller especializado del organismo del cual depende, o de empresas que garanticen este tipo de trabajo sin poner la materia prima. No obstante, en la prctica cualquier unidad de alguna importancia debe poder enfrentar las necesidades de impresin corrientes, que requieran por lo menos un pequeo equipo de duplicacin, sobre todo si a

226

,.as

instalaciones

y los

equipos

la unidad no le es posible hacer cumplir a un servicio exterior plazos estrictos de fabricacin. Realmente, cualquier boletin peridico que sale con mucho retardo pierdebuenapax te de su inters y de sus lectores. La duplicacin se lleva a cabo con la ayuda de un auxiliar intermediario, el clich, sobre el cual se reproduce el documento original. La copia se realiza por reporte delatin ta del clich sobre el papel. Los tres procedimientos existentes, hectografia, estncil y offset, utilizan equipos muy diferentes y responden a necesidades especificas. La hectografa utiliza un clich entintado que se repo ta sobre las copias humedecidas con una solucin alcoholizada. Slo permite un pequeo nmero de copias (hasta 100) de calidad deficiente y se deterioran fcilmente. Pero es un sistema econmico y sencillo. El estncil emplea un clich hecho de un material imper meable, con tinta. Los caracteres, o los rasgos se graban 7 la tinta se deposita a travs de las marcas de los caracteres o de los rasgos en el momento de la impresin.Los duplicadores de estncil son manuales o elctricos. El proced miento es sencillo, poco costoso, rpido y de bastante buena calidad. Existe tambin una mquina que utiliza un estncil de pequeas dimensiones ya establecidas para la reproduccin de fichas de catlogos tradicionales. El offset emplea clichs sobrelos cuales la tinta se dz posita slo en las partes impresas, mientras que enlasdems partes se coloca una solucin acuosa. Este procedimiento permite tirajes importantes y de calidad comparable a la imprenta. Existe toda una de mquinas offset, cuyo funcionamiento va desde el ms sencillo hasta el automtico. Pero su empleo siempre es delicado y re quiere personal calificado e instalacin adecuada. Ciertas mquinas permiten producir automticamenteestr ciles y placas offset a partir de un documento original.Exis ten tambin aparatos que trasladan un clich fotogrfico sobre una placa offset. En las grandes unidades de informacin, se cuenta cada vez ms con el recurso de aparatos de fotocomposicin(queem plean clichs fotogrficos) acoplados a los computadores,paz ra la elaboracin de boletines bibliogrficos importantes. Hay mquinas que permiten componer automticamente los ttulos de los documentos asf como los textos, determinando correctamente la longitud de las lneas (lo que se denomina "justificar"). A menudo encontramos tambin en la mayora de las unida des de informacin pequeos aparatos, tales como guillotinas
gama

Las

instalaciones

y los

equipos

227

(para cortar el papel), mquinas de alzada (para reunir las pginas), uas (para alinearlas), asI como diversos tipos de mquinas encuadernadoras, etc., para el acabado de los productos. El material de reprografia sirve para reproducirlosdo y de uso constante en uni cumentos. Es indispensable dad de informacin. Existe actualmente una gran variedad de mquinas, que utilizan diversos procedimientos y que per miten reproducir copias sobre diferentes materiales, en ei formato del original o en formato reducido, una por unaoen serie, a partir de documentos ordinarios, o en medias - tin tas, 0 en microformas. Algunas mquinas utilizan papeles especiales, otras pz pel comn. A veces se requiere emplear diversos productos quimicos. Conviene entonces, antes de escoger un procedimiento y un material, definir con precisin las necesidades (nmero y frecuencia de las copias, tipo de documentos originales y de copias, etc.) y comparar las mquinas existentes, teniendo en cuenta el costo (precio de compra, accesorios, mantenimiento, mano de obra, duracin) ylasexigencias de cada material. Los procedimientos de reproduccin utilizados son de dos clases: Los procedimientos por contacto , en los cuales el material de copia se pone directamente en contacto con el origL nal: la electrocopia (en la cual un polvo negro se fija por medio de la luz), es el procedimiento ms utili zado; la diazocopia (en la cual un rayo infrarrojo des truye ciertas sales), se utiliza sobre todo para docuz mentos de gran tamao, tales como planos, mapas, dibu(en la cual la copia se obtiene por me jos; termocopia dio de calor). Los procedimientos pticos - fotografla clsica, para obtener copias sobre pelicula transparente, o electrofotograffa (xerografa). El material de microcopia sirve para producir o para u tilizar las microformas cuyo papel es cada vez mayor en las unidades de informacin gracias a la ganancia de espacio y de peso que representan. Existen dos tipos de microformas:a quellas en las que las imgenes se presentan en un materiai continuo, una pellcula (se denominan microfilms y se presen tan comnmente en dos formatos: 16 mm y 35 mm), y aquellasen que las imgenes se presentan en un material discontinuo (se denominan microfichas). Las microfichas pueden contener un nmero variable de fotogramas y tienen en la parte superior un ribete, legible a ojo, donde se colocan la referencia bibliogrfica del dotoda

228

IAS

instalaciones

y los

equipos

cumento as como varios otros datos (nmerodeidentificacin Pueden reproducirse directamente o constituirpor ejemplo). se a partir de segmentos de un microfilm de 16 mm insertados en gulas ("jacquets"). Teniendo en cuenta su cantidad actual y previsible, y la utilizacin que se haga de ellas,toda uni dad de informacin debe estar equipada por lo menos con un lector de microfichas. Hay que distinguir los lectores simples y los lectoresimpresores que pueden suministrar inmediatamente unacopiadel documento consultado en papel tamao natural. Existen numero. sos aparatos de este tipo, ms o menos voluminosos (algunos son porttiles) ms o menos perfeccionados (algunos disponen de un sistema de seleccin automtica de fotogramas,puedenre cibir varios objetivos, permiten regular la intensidad luminosa, etc.), que ofrecen la posibilidad de utilizar un slo tipo de microformas o los dos, etc. La gama de precios es igualmente extensa. Se encuentran hoy pequeos lectores de microfichas de calidad aceptablepor unos pocos dlares. La lectura de microformas demanda un esfuerzo especial en parte por falta de costumbre. al usuario, El material de be por lo tanto escogersecon mucho cuidado. Hay que tener en cuenta la calidad de 4a imagen, la calidad de la pantalla (nitidez, luminosidad, etc.), la calidad de la visin (fotograma completo), la facilidad de empleo (regulacin, alimentacin, avance de las microformas. Existen muebles especiales, estticos o mviles Para guardar las microformas. El equipo de produccin de las microformas comprende aparatos de toma de fotograma: cmaras estticas o dinmicas para microfilms y/o microfichas, que funcionan hoja por hoja (en forma discontinua) o en forma continua; cmaras para la microfilmacin de mapas, planos y documentos de gran formato; cmaras porttiles, que ofrecen una solucin a la mayora de los problemas corrientes. Las microformas en colores todavla no estn muy desarrolladas. La cadena de produccin debe comprender igualmente mquinas para desarrollar las peliculas, automticasymquinas de duplicacin (la primera microcopia, o microcopia "madre", debe conservarse siempre en el archivo y de ella slo se utL lizan copias), y en fin aparatos de control de calidad (densmetros). Existen tambin aparatos para montar "jacquets" ve permiten producir microfichas a partir de microfilms. Una cadena de produccin de microformas puede acoplarse a los equipos de salida de un computador (computer output on

microforms - COM). Este equipo requiere obligatoriamente un personal calificado y constituye una inversibn bastante gran de, que slo se justifica en una unidad de informacin impar tante.

Cuestionario

de verificacin

Qu comprende la instalacin material de una unidad de informacin? A qu llamamos "programa" de instalacin? Cite los diferentes materiales que se pueden encontrarenuna unidad de informacin. iCules son los diferentes sistemas de fichas perforadas? Qu comprende un equipo completo de telecomunicacin? LQu es la microcopia? iCules son las tres formas posibles de duplicacin del papel?

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231

----I..ammI-

_.

Modelo de ficha

de seleccin

visual.

232

I.as

instalaciones

Y los

equipos

LA INFORMATICA EN LAS UNIDADES DE INFORMACION

El papel de la informtica en las unidades de informacin no ha dejado de desarrollarse a un ritmo acelerado. Todo servicio de informacibn, directa o indirectamente, se basa hoy en la utilizacin del computador , y empiezan a verse las redes integradas de informacin automatizada, que dentrode algunos aos existirn en todas partes. Los sistemas de informacin requieren la manipulacin de cantidades a veces enormes de datos cuyo tratamientoeslativamente simple y repetitivo; estos sistemas deben garantizar tambin las tareas de gestin que tienen relacin con El computador es el instrumento que las de otras empresas. mejor se adapta a esta clase de trabajos. Las aplicaciones de la informtica en este campo se con centraron primero en la bsqueda documental y en la elaboracin de boletines bibliogrficos y de indices, pero se han do extendiendo poco a poco al conjunto de las operaciones tcnicas, a las de administracin y de servicio a los usuarios. Hoy encontramos corrientemente sistemas que han automatotal o parcialmente, las adquisiciones, la cataloga tizado, cin, la indizacin, la constitucin de ficheros, la bsqueda documental, la fabricacin de productos documentales (bolas operaciones de prstsmo,la letines, indices, DSI, etc.), bsqueda y aprovechamiento de los datos, las operaciones corrientes de control y de gestin administrativa. manteSin embargo, es el hombre el que debe concebir, ner, alimentar (con informacin) y utilizar los sistemas inEsto quiere decir que el computador no sustituye formticos. al hombre sino que le exige mayor calificacin, y por lo menos igual trabajo, aunque diferente, si desea benficiarse de la enorme capacidad de tratamiento que encierran los sistemas informticos.

240

1.a informtica

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las

unidades

de

Informacin

Hay que subrayar asimismo que la tecnologia informtica aunque es accesible tanto porsuprecio progresa rpidamente, como por sus condiciones de utilizacin, a la mayorfa de organismos de todos los paises, e inclusive muy pronto a los individuos en general. Desde hace ya largo tiempo, el computador dej de ser un lujo para las organizaciones importantes y est en trance de convertirse en un objeto familiar.Sa ber utilizarlo es casi tan importante como hablar la lengua materna.
Definicin

Un sistema informtico se compone de: a) personal espede tratamiento electrnico de la incializado; b) material formacin o "hardware" (el computador y sus equipos perifri cuando sean necesarios; cos) ; c) medios de telecomunicacin, 0 programas, o sea el conjunto de instrucciodl "software" nes que permiten a las mquinas ejecutar las tareas especifi cas que se han previsto. Cada uno de estos factores puede adaptarse a las necesi dades propias de cada aplicacin, es decir, se puede modificar su nmero, la calificacin o los resultados. Hoy puede hallarse en el mercado, o elaborarse, toda una gama de servi cios y de productos relativos a estos cuatro factores. Un organismo puede tambin utilizar algunos de estos me dios en otros organismos que dispongan de ellos -,por ejemparte del personal, o los programas (softplo, el material, ware)-, con el fin de informatizar ciertas actividades sin tener que enfrentar los costos de un sistema informtico com pleto. Esto se practica normalmente con el concurso deunas; ciedad de servicio informtico o utilizando el servicio informtico de otra empresa (servicio de oficina), o participando en una red informtica. El computador, como todos los equipos, debe utilizarse en toda su capacidad, sobre todo si se trata de una mquina importante. Los grandes centros de informtica trabajan generalmente en equipo en forma permanente.
Personal especializado

El personal especializado que requiere un sistema informtico comprende:

la explotacinde

La

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en

lae

unidades

de

informacin

241

Los ingenieros de sistemas, que estn encargados de supervisar el funcionamiento del sistema y mantenerlo. Los analistas, que tienen la tarea de estudiar las aplicacio nes, o sea, los trabajos que hay que automatizar, y pr< parar su adaptacin al computador. de Los programadores, que elaboran, segn las indicaciones los analistas, las series de instrucciones que le permi ten al computador ejecutar los trabajos requeridos; es= tas instrucciones deben estar redactadas en un lenguaje accesible al computador. Los operadores, o empleados de manejo, que colocan en el com putador los trabajos que hay que realizar y vigilan sU ejecucin. Una funcin especial en este grupo esladel operador de pantalla. Esta funcin consiste en utilizar el terminal de mando para dirigir el computador. encargados de la captacin de los datos y Los perforadores, de su transcripcin en soportes legibles por el computa dor. Segn la importancia de los centros informticoshaycie; tas funciones que puede ejecutar una misma persona (casisiem pueden sepa= pre el analista - programador) o al contrario, rarse ciertas funciones segn se requiera. Cuando el centro informtico de un organismo es muy importante, se desarrolla , especialmente para enfrentar toda una estructura jerrquica El personal calificadoparama2 las exigencias de la gestin. tener las mquinas y el software depende generalmente de la empresa que ha instalado el computador. Los informticos se forman cada vez ms en las universi dades y pueden especializarse en ciertas aplicaciones, comoel clculo cientlfico, la administracin o los sistemas.Exis ten cursos ad hOC, de corta duracin, que permiten la formar cin del personal encargado de las tareas ms sencillas o pa ra los empleados que se trasladan a otros sistemas o que tig nen que trabajar con nuevos lenguajes o distintos materiales.
Material: Unidad central y unidades perifricas

El material comprende dos categoras esenciales de mque sirve para tratar la infor quinas: a) la unidad central, o auxiliares, que reali= macin; b) las unidades perifricas zan las funciones de entrada, de salida y de almacenamiento de la informacin.

242

da

informtica

en

las

unidades

de

informacin

procas te:
Perifhicas

Se pueden representar sumariamente las relaciones recentre las dos categoras mediante el esquema siguienUnidad
d .__ ._ __ . .__ .. ._ .....

central

Unidad

de

entrada ,,..

Y.,,,

., . ,

Unidad

de

control

Unidad

de

salida

Unidad

aritmtica

Memorias externas

, ,

Memoria

central

. . Transferencia de datos Transferencias

:.t de instrucciones

Fig.

7 - Esquema de las

relaciones

entre

la unidad

central

las perifricas, Estas mquinas estn constituidas por dispositivos elec tromecnicos y electrnicos que permiten efectuar las operaciones de lectura y escritura, de memorizacin, de clculoma temtico y de raciocinio lgico (seleccin, comparacin,etc) En el material informtico se incluyen tambin los equi pos de captura de informacin que sirven para transcribir 1; informacin a los soportes legibles por computador. Estos equipos pueden funcionar aisladamente o conectados al computa dor. Se utilizan adems diversos equipos para el tratamieny to o la conservacin de los productos informticos, tales co mo el separador de listas, los ficheros de tarjetas perforadas, los armarios a prueba de fuego y protegidos de las variaciones de clima, en que se almacenen los discos y las cin tas magnticas. Se necesita tambin una instalacin especial que garantice la seguridad y el buen funcionamiento de las laproteccincon mquinas, sobre todo el aire acondicionado; tra el polvo, los incendios e inundaciones; un regulador de la corriente elctrica; la limitacin del acceso, que slo debe estar reservado a los empleados y a las personas autozadas.

La

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en

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de

informari

243

La informacin introducida en la mquina se expresa en o sea que slo tiene dos signos: 0 y 1, numeracin "binaria", segn que el soporte magntico del computador est o no senCada slmbo sibilizado (haya recibido o no una informacin). lo de un sistema de signos naturales est por consiguiente Existen numeroexpresado por una serie de cifras binarias. sos sistemas de codificacin interna propios delos distintos modelos de computadores; los dos principales son: el EBCDIC (Extended Binary-ceded Decimal Interchange Code - Cdigo BiCode nario Decimal Extendido) y el ASCII (Ameritan Standard for Information Interchange). Por tanto, en este ltimo sistema, 1 se dice OO ll OO 01, A 01 000001, a 0110 0001. La cz dificacin interna tiene el riesgodecrear dificultadescuaz do se quiere utilizar los datos producidos en otros centros o cuando se requiere brindar cooperacin a otros centros. Ca da unidad elemental de informacin (0 1) recibe el nombre de "bit". Ocho bits forman un octeto (que corresponde generalmente a un carcter, aunque la definicin del nmero de bits por carcter en la mquina depende tambin del modelo del computador). La unidad central es la parte principal del computador. En esta unidad se llevan a cabo todos los tratamientos y es ella la que gobierna el funcionamiento del conjunto. Est com puesta por: La memoria central, en la que se registran, por una parteJos programas internos de la mquina y, por otra, los programas de aplicacin, los datos que deben tratarseyque llamados a medida que se requieren, suministran los resultados intermedios y los resultados finales. La memoria central est constituida por circuitos integrados en los cuales circula una corriente electromagntica. Los datos almacenados en estos circuitos pueden transfe rirse directamente a los rganos de tratamiento (se dice entonces que la memoria es "direccional"). La unidad de control, que est encargada de hacer ejecutar sucesivamente las instrucciones de los programasporlos diferentes elementos del computador y de controlar el funcionamiento de ste. que ejecuta los tratamientos La unidad aritmtica y lgica, propiamente dichos (seleccin, clculos, comparaciones). Las unidades perifricas son distintas de la unidad cen tral y flsicamente independientes de ella, y a veces estn localizadas en otro lugar, pero de todos modos, estn conectadas a la unidad central y dirigidas por sta; cada unidad central puede estar enlazada a una serie fija, casi siempre muy extendida, de unidades perifricas, o auxiliares, elegi-

244

La

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de

informacin

das en funcin de las necesidades. Estas unidades comprenden dos tipos principales de material: las unidades de entrada salida y las memorias externas. Las unidades de entrada-salida permiten escribir, leer, Son pues los instrumentos de o realizar las dos operaciones. comunicacin entre el usuario y la mquina. Las memorias externas sirven para almacenar los datos antes y despus de su tratamiento. Reciben por tanto los archivos ms o menos voluminosos. Se utilizan soportes especiales en las distintas mquinas para transcribir la informacin en una forma que sea legible por computador. Estos soportes son: entre las cuales las ms corrientes Las tarjetas perforadas,, y estn hechas de cartn fino, tienen forma rectangular miden 187 mm por 82,5 mm;tienen 12 lfneas y 80 columnas cada una de las cuales puede recibir un carcter. cintas de papel, que tienen 25,4 mm y Las cintas perforadas, que reciben columnas de 6 7 perforaciones y una linea Cadalineapuede recibir un de perforaciones de control. carcter. Las cintas magnticas, de plstico, cubiertas por una sustcia magnetizable. Miden 12,7 mm (meda pulgada) y tiese registra en 8 6 nen 7 9 pistas. Cada carcter pistas en una sola columna; la ltima pista sirve para una codificacin de control (cifra de paridad). La cacidad de las cintas est determinada por el nmero de bits de cada columna (por tanto, de caracteres) por puL cada registro est separado gada (BPI - Bit Per Inch); del otro por un espacio de longitud fija. La densidad ms comn es de 1600 BPI. Una cinta delongitud corrien te (2400 pies 730 m) puede contener en esta densidad hasta 46 millones de caracteres. Los discos magnticos, que estn formados por un platillo rnz tlico cubierto por ambos lados con una sustancia magnc tizable. Los discos se presentan por lo general en pi(cargadores). las fijas y compactas; son los tic-pachs Las caracteristicas de los discos (velocidad de rotacin , velocidad de transferencia, capacidad, nmero de pistas) var5an mucho segn los modelos. Los disquetes o minidiscos, que son discos aislados, de formato pequeo. Pueden igualmente utilizarse, en ciertos casos, documentos orignales, ya sea que contengan caracteres especiales adaptados a los dispositivos de lec o que tura ptica (OCR - Optical Character Recognition) su estructura permita el empleo de un analizador (imge nes, objetos).

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245

Las memorias externasestnconstituidas por unidadesque permiten la lectura y escritura de cintas magnticas o de disco. Por lo general, se utilizan simultneamente estos dos segn tipos de material, pues cada sistema est compuesto, las necesidades, de un nmero variable de mquinas. Los con2 tructores ofrecen una gama bastante amplia de estos materiales que garantizan suficiente capacidad y eficacia. Las memorias en disco son direccionales, o sea que permiten localizar con precsbn la poscbn de la informacin. Las memorias en cinta son secuenciales, o sea que deben leer se ininterrumpidamente hasta que se encuentre la nformaci~ que se busca. Estn dirigidas por la unidad central,del modo siguiente:
Unidad Unidad Unidad central de control 16gica
en .,. Escribir .

,..

..H

Subconjunto de datos tratamiento 3 I /

Memoria Programas

central \

\
Subconjunto de datos tratar 5 por

I Datos
Subconjunto de datos tratar 4 por

Fg.

8 - Memorias en cintas. llegar al los datos

Las unidades de entrada-salida permiten hacer computador los datos y las instrucciones y recibir segn el siguiente esquema: que ste ha tratado,

246

LA informtica

en

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Fig.

9 - Relaciones de las unidades del computador.

de entrada

- salida

Fuera de las fhciones de entrada-salida con que cuentan las memorias externas, la lectura est asegurada por le2 lectores de cintas perforadas, tores de tarjetas perforadas, enrrolladores de cinta, unidades de disco, lectores de disquetes, lectores pticos que utilizan documentosimpresos con caracteres especiales que se analizan y traducen asignosmag nticos (lectores OCR). La escritura puede estar encomendada a: Impresoras, similares a las mquinas de escribir, o mquinas de expresin que utilizan una cadena de caracteres (im presoras en lnea). Estas impresoras producen los do&mentos en un papel especial (listing). Pantallas catdicas, semejantes a las pantallasdetelevisin en las que aparecen los datos, generalmente en 24 lineas, los que se cambian por otros segn lo va ordenan do el usuario; no producen documentos permanentes. sobre Trazadoras de curvas, que producen grficas y dibujos papel. Equipos COM (Computer Output on Microform), con los cuales se microfilman automticamente los datos que aparecen en una pantalla catdica; por lo tanto, producen micro formas. Los terminales son aparatos de entrada-salida que tienen un teclado de mquina de escribir, al que se aaden tey generalmente una impreclas especiales de funcionamiento,

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247

sora y/o una pantalla catdica. Los terminales pueden darle rdenes al computador, practicar captaciones directas, entradas y salidas. Existe una gran variedad de unidades perifricas, mucho a ms que en las unidades centrales, variedad que responde las diferentes necesidades. Los equipos de captacin de datos (entrada) comprenden: U) terminales; b) perforadoras de cinta conectadas a una mquina corriente de escribir que permite producir al mismo tiempo documentos para lectura normal; C) perforadoras y verificadoras de tarjetas; d) unidades de captacibn - lectura de disquetes; ~1 mquinas de escribir elctricas provistas de cabezas de escritura con caracteres OCR. La variedad de material informtico, ya bastante rica, no deja de crecer. Ya se conocen tres generaciones de compula cada una de las cuales significa un aumento de tadores, capacidad de tratamiento, lo cual se debe al progreso tecnolgico en el campo de los componentes electrnicos, sobre to los minicomputado-do. Desde hace algunos aos, aparecieron res, que se caracterizan por la miniaturizacin de su estruc tura fsica, sin perjuicio de su capacidad de memoria (semejantes a los computadores de la tercera generacin). Recienun temente han aparecido los microcomputadores, que ocupan pero espacio muy pequeo, y tienen una capacidad limitada, especialmente en el plano individual. mltiples aplicaciones, Las caractersticas del material informtico son esencialmente: La capacidad (de memorias y soportes), que se expresa en nmero de palabras, de caracteres o de octetos, o en mi llares de estas unidades (por ejemplo, K octetos, ndi'cado a veces solamente con K). La capacidad puede ser de algunos octetos o de varios miles de K. El tiempo de acceso, que corresponde a lo que demora la ejecucin de una instruccin o una respuesta solicitada a la memoria. Este tiempo se mide en milsimas de segundo (milisegundos) o en millonsimas de segundo (nanosegundos) y va de algunos nanosegundos a varias centenas de milisegundos. La velocidad de lectura, de escritura o de transmisin que se expresa en caracteres por segundo o en lineas por mi nuto. Por ejemplo, las velocidades corrientes sondeloz den de:

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Le

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200 a 800 caracteres/segundo para una lectura de tarjetas; 20.000 a 200.000 caracteres/segundo para una lectora de cinta; 2.500 a 800.000 caracteresfsegundo para una lectora de discos; 100 a 1.500 lneas/minuto para una impresora; 10.000 caracteres/segundo para una impresora catdica; 5 a 18 caractereslsegundo para una lnea de tlex; 200 a 480 caractereslsegundo para una linea telefnica; Cuando un equipo tiene una gran capacidad y gran velodad, ms reducido es su tiempo de acceso y mayor su potencia. Es importante que estas distintas caracteristicas sean compa tibles entre si para evitar atascamientos, o tiempos de espe ra en funcin de las aplicaciones. La configuracin de un sistema informtico la define el tipo de equipo elegido y sus caracterlsticas. Ciertas aplicz ciones requieren una configuracin minima, es decir, equipos que tengan por lo menos cierta capacidad yeventualmentecieL de archivos biblio ta velocidad. Por ejemplo, el tratamiento grficos necesita generalmente una capacidad de reserva ceny unidades tral de 64 K, unidades de entrada-salida y varias de discos y cintas.' El costo del material informtico tiende adisminuir sen siblemente para una capacidad como las que se acaban de describir. El material se compra o el constructor puede darlo flucta entre en alquiler. El costo actual de los sistemas unos miles de dlares y varias centenas de miles. A este valor debe aadirse el mantenimiento, que ha de hacerse regu larmente. Los medios de telecomunicacin ocupan un puesto cadavez ms importante en el funcionamiento de los sistemas informgracias al desarrollo de las redes informatizadas. Es ticos, Se trata en realidad de la uti lo que se llama "telemtica". lizacin a distancia del computador, caso en el cual los te; minales estn conectados a la unidad central por mediodeuna red de telecomunicaciones. La distancia entre los terminales y la unidad central no tiene importancia, es indiferente igualmente el nmero de terminales y de unidades centrales eE lazadas entre si y provistas de funciones diferentes. Se da la estructura de una red sencilla en el esquema siguiente:

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249

Fig.

10 - Estructura

de una red simple.

El equipo de telecomunicaciones que completa el sistema informtico se compone de: TI material que permite transformar los signos binarios pro-' en signos ducidos por el computador y los terminales transportables por una lfnea de telecomunicacin y vice versa. Esto puede lograrseconadaptadores telegrficos, pero los equipos ms corrientes paraestaconduccin son que pueden alos modems (moduladores - demoduladores), o indicoplarse directamente a las lIneas telefnicas rectamentepormediodeun acoplador acstico, en el cual se conecta telfono. , que pueden ser las de las reLineas de telecomunicaciones des comunes (redes conmutadas), o las de las redes escializadas en la transmisin de datos, o lineas alquila das por el usuario especialmente con este fin. La capacidad de las lineas se expresa comnmente en bau dios (bauds), medida que corresponde a la velocidad de moduz lacin y que es la inversa de la duracin de una seal elemental. Como medios de transmisin pueden utilizarse: Lfneas telegrficas de 50 a 200 baudios. Lineas telefnicas que permitan una velocidad d.e transmisin de 200a2.400 baudios, que llegan hasta los 72.000 baudios en las redes especializadas. Lineas de banda ancha (cables coaxiales y haces hertzianos) que van de 48 K baudios a ms de un milln de K baudios. La estructura de una red compleja se representa esquem ticamente en la Figura 11.

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La

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unidades

de

informacin

Computador central

.., Q.... . . . . . . . . . . ..w... .*.

..

0 : .._, ..: ,.....

Terminales Nivel de cm!Nnicacin

Fig.

ll

- Esquema de una red en malla.

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de

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251

La extensin de una red implica la puesta en marcha de equipos complementarios: los concentradores, pequeos computadores especializados en la gestin de lineas, y los computadores frontales, que sirven como "secretarios" de los computadores centrales. El desarrollo de las telecomunicaciones ha llevado a la produccin de terminales con posibilidades de clculo (intelligents), que son verdaderos computadores capaces de realizar ciertos tratamientos. Las redes complejas tienen dos niveles: Un nivel de comunicacin, formado por concentradores y por las lfneas que los unen, cuyo papel consiste en la conduccin de los mensajes en la red de telecomunicaciones. Un nivel de tratamiento y de utilizacin, constituidoporter minales y computadores. Los que dan acceso a los ban-cos de datos se llaman "huspedes". Los mensajes se envian por paquetes, es decir, en grupos de un tamao mximo fijo, que presentan la estructura siguiente: Comienzo DireccinInformaci6n de ruta Informacin de gestin Datos Control

Todo usuario (terminal)deuna red de este tipo puede co municarse con todos los puntos de ella (ver en el anexo dei capitulo Programas y sistemas internacionales de informacin, la descripcin sumaria de dos redes: Euronet y Tymnet). Los procesos de telecomunicaciones, que tendrn sin duda un gran porvenir, podrn reducir considerablemente los obz tculos de la comunicacin, pero este desarrollo puede plantear importantes problemas ticos.
Software

El software es un conjunto estructurado de instrucciones que le permiten al computador ejecutar los trabajos que Estas instrucciones se expresan ya sea en un se le pidan. lenguaje que el computador entiende directamente, al que se da el nombre de "lenguaje de mquina" y que est fundado en la numeracin binaria, o en un lenguaje evolucionado, que se llama "lenguaje de programacin", que el computador traduce al lenguaje de mquina. La comunicacin entre el hombre y el computador sigue pues los siguientes pasos:

252

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informacin

Protocolos de acceso las redes sistemas Lenguaje natural

B y Lenguaje programacifin de 4 *

, Lenguaje de

mquina

Fig.

12 - Del lenguaje

natural

al lenguaje

de mquina.

Hay dos categorlas de software: el software del fabria la unidad central en el momento de su cante, incorporado produccin que es el que dirige el funcionamiento del computador en cualquier operacin, y el software de aplicacin, que se elabora especialmente con destino a un usuario y a una tarea determinados. El software del fabricante est formado esencialmente por: El sistema de explotacin, que est conectado a un tipo de computador y asegura la puesta en marcha de los diversos procedimientos internos. Los computadores, que traducen los lenguajes evolucionados al lenguaje de mquina gracias a analizadores sintcticos y a ensambladores. Eventualmente los sistemas de administracin de bases de datos (SGBD), siendo entendido este trmino en un sentido muy general. El software de aplicacin es muy numeroso. Losfabrica: tes suministran algunos, otros pueden adquirirse en las compailas de servicios especializados; pueden elaborarlos tambin los usuarios de acuerdo con sus necesidades. un software est destinado a una aplicaEn principio, cin bien definida, como la bsqueda documental o la gestin de existencias. Existen conjuntos de software (paquetes), o coleccinde programas, que cumplen una serie de aplicaciones especficas que corresponden a una cadena de trabajos enlazados recprocamente y que abarcan una operacin compleja (por ejemplo, ISIS, Integrated Set of Information Systems): adquisiciones, creacin de archivos, edicin de boletines bibliogrficos, bsqueda documental, etc. Todo software est compuesto por una serie integrada de programas que cumplen cada una de las tareas elementales. La presentacin de los datos tanto a la entrada como a la salida, lo mismo que la estructura de los archivos, se definen

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informacin

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estrictamente en formatos. Ciertos software pueden transferir los datos de un formato de determinado tipo a un formato de otro tipo, por ejemplo, las descripciones bibliogrcas del formato Agris se pueden pasar al formato ISIS. Este software recibe el nombre de "interfases". El anlisis informtico ea la tcnica bsica para elaborar el software. Este anlisis tiene dos fases: el anlisis funcional ye1 orgnico. El anlisis funcional consiste en el estudio detallado del problema que hay que resolver y de sus posibles soluci~ nes. Cada tarea debe descomponerse en la secuencia de accio nes elementales que la forman, pues el computador no puede inventar nada por su cuenta. En toda operacin de cierta ex se analizan no slo los tratamientos tensin, informticos propiamente dichos sino tambin todas las operaciones que pueden influirla (por ejemplo, un formato de captacin debe realizarse con base en las informaciones disponibles en esta etapa y con las que sean necesarias para la explotacin posterior, teniendo en cuenta las condiciones de trabajo de los empleados). El anlisis funcional definir luego los distintos archivos que hay que organizar y describir los tratamientos que convienen. El anlisis orgnico, que sigue al anterior, tiene por objeto determinar los rganos del computador que deben intervenir en cada fase, la organizacin de los archivos, los formatos, la lista de los tratamientos. El analista rehace de este modo, sin dejar nada al azar, el recorrido que permite alcanzar el resultado que se desea. Los instrumentos ms utilizados para el anlisis son los organigramas, que describen grficamente las operaciones y su secuencia con la ayuda de simbolos normalizados, y las tablas de decisin que dan los detalles del organigrama en una matriz. La programacin consiste en traducir a una serie de conjuntos estructurados de instrucciones, o programas, las distintas operaciones que se han previsto para el anlisis. Todo programa describe los datos que hay que tratar, da su direccin (es decir, la localizacin en el computador), indica las series de instrucciones que corresponden al encads namiento de las tareas elementales (ejemplo: leer tal dato en tal parte del primer registro; si este dato es igual a X, inscribirlo en tal fichero, de tal manera; leer el segundo registro, etc.) y describir tambin los datos que hay que suministrar.

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Un programa se puede preparar y describir tambinconun organigrama. Este procedimiento tiene la ventaja de reducir el nmero de manipulaciones y el tiempo de ejecucin.Una vez establecido un programa, debe probarse, a veces corregirse, para almacenarlo luego en un soporte de memoria que se pueda instalar en el computador cuando se necesite.
Lenguajes de programacih

Los lenguajes de programacin son lenguajes artificiales que permiten dar las instrucciones al computador con la ayuda de una estructura fija y de reglas de escritura limitadas. Los principales lenguajes de programacin son: Fortan y Algo1 para las aplicaciones de clculo cientifico BASIC y APL para las aplicaciones de tiempo compartido, Cobo1 para las aplicaciones de gestin y PL/l para toda clase de aplica ciones.
Formas de utilizacin

Las formas de utilizacin del computador dependen de su configuracin. En las primeras generaciones de computadores, 8610 poda ejecutarse un programa a la vez. Las mquinas modernas aprovechan el hecho de que las operaciones de lectura y escritura son ms lentas que las operaciones lgicas para ejecutar simultneamente varios programas. Esta es la multiprogramacin. Gracias a los terminales, varios usuarios pus den tener acceso al mismo tiempo al mismo computador para ejecutar simultneamente los programas de cada cual. Se trata del tiempo compartido, que se basa naturalmente en las tcni cas de multiprogramacin. Cuando un usuario est conectado por medio de un termi nal al computador, puede pedir que sus trabajos se realiceninmediatamente: es el tratamiento llamado en lnea o de tiem po real. Pero el usuario tambin puede solicitar que ciertos trabajos se efecten despus de la demanda, sin que l est en contacto con la mquina: es el tratamiento diferido o fue ra de linea. El tratamiento por lotes consiste en fusionar varios tratamientos idnticos, de origen diferente,para ejecutarlos de una vez en el computador, con el fin de economizar tiempo en el tratamiento. Cuando un sistema informtico se utiliza en linea y en tiempo real, la informacin circula entre el computador cen-

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tral y sus terminales. Por ejemplo, un banco de prstamos de una biblioteca puede, a partir de un terminal, consignar en el fichero de prstamos la identificacin de una obra en el momento de entregarle el prstamo al usuario, o verificar au Sin embargo, temticamente si esta obra ya se ha prestado. los sistemas informticos evolucionan cada vez ms hacia un con el usuario. Por ejemplo, en un sistema de ca"dilogo" talogacin ya no es el bibliotecario el que hace las entra das sucesivas de los datos que figuran en las diferentes reas de la hoja precodificada de registro, sino el computador el que pide las reas unas despus de otras y el que adEsta forma de explotacin se vierte los errores u omisiones. denomina "conversacional" o "interactiva". Se utiliza sobre Esta capacidad de dilogo se todo en la bsqueda documental. amplia especialmente en una red en la que el usuariotieneac ceso a las fuentes de todos los participantes.
Sistema

ISIS

El sistema ISIS (Integrated Set of Information Systems) fue creado por la Oficina Internacional del Trabajo; el manampliamentenimiento est a cargo de la Unesco. Se utiliza te en los centros de documentacin de las agencias de las Na clones Unidas y en numerosos centros nacionales de document cin. Tiene dos versiones,para computador y para minicomput~ dor, y una serie de software que responde a la mayoriadelas necesidades de las unidades de informacin. El ISIS utiliza seis programas de creacibn de archivos, siete de almacenamiento y correccin, un programa de interac cin, tres de impresin, dos de supresin (eliminacindelo~ datos intiles para la impresin) y uno de bsqueda. Las operaciones se fundamentan en siete archivos, entre los cuales los principales son: el archivo que tie-el archivo bibliogrfico y el de vocabulane dos versiones el archivo elemento,que sirrio (que contiene el tesauro)-, ve de base a las operaciones de salida, y el archivo inverti do. La Figura 13 representa de manera muy simplificadaelfu~ ISIS. clonamiento del La entrada de los datos en un sistema informtico se ba sa en la estructura de los registros que se define de antema no de acuerdo con la naturaleza de la informacin y las nece tanto en los soportes sidades de uso. Hay que distinguir, o archivos 15 de entrada como en las memorias, los registros Los primeros corresponden a gicos de los registros ffsicos. la organizacin intelectual de los datos, los segundos a su
maestro, sistema

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I Creacin archivo TR zz2 FDT : + I Control formato ISIS

t del provisional

IControl vocabulario

. z

Lista

de

Salida f Lista bibliogrilin Iwlice - atOre8 1 I,l i< c - autores ,n,,rr - matrrna personales rorporativos KWOC i / I I + Indice Indice

de

los

productos

documentales I

I Respuestas Bsquedas DSI

corriente retrospectivo Impresin -Difusibn

retrosp&ias

Fig.

13 - Esquema simplificado de una cadena de tratamiento para la creacin y explotacin de una base de datos en una aplicacin del sistema ISIS.

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localizacin. Un registro o archivo lgico puede localizarse, en la prctica, en uno 0 varios registros ffsicosypresentar se o .no en el mismo orden, segn las condiciones del sistema. Un registro corresponde a un conjunto dedatosrelativos a una misma entidad, tales como los elementos de la descripcibn bibliogrfica de un libro y se descompone en subconjuntos jerarquizados, como en el esquema siguiente:

Registro

... I f

Grupo 1.1 Area 1.1.1 Area 1.1.2 Area 1.1.3 Area 1.1.4 . . . .. . . .. . , . . Grupo 1.2 Area repetitiva Area 1.2.2 . ... . . . . .. . . . Grupo 1.3 Area 1.3.1 . . . .. 1.2.1

1 I

. . .. . I. ..

Fig.

14 - Subconjuntos

de un registro.

El rea corresponde a un dato elemental. Si este dato tiene varios valores (por ejemplo, los diferentes autores del se puede utilizar un rea repetitiva, o sea mismo articulo), un rea que se descompone. Los grupos corresponden a datos que tienen vinculos ms estrechos entre si (por ejemplo, ttulo, subtitulo y titulo traducido, de un articulo). Algunas reas son obligatorias. Otras tienen una extensin fija y no pueden contener ms de cierto nmero de carac teres. Esta condicin facilita la direccin (o localizaci en la memoria) y se utiliza una vez que se conozca la extensin mxima de un dato. Hay que definir tambin los tipos de caracteres que se deben emplear para expresar el dato que corresponde a cada rea, por ejemplo nicamente cifras. Igualmente existe para

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el conjunto de los registros y para el sistemaunaobligacin en cuanto a los caracteres (por ejemplo, slo maysculas,ms algunos signos de puntuacin). Se observa que las reglas de escritura son muy precisas y que se deben consignar, reapor rea, en un manual de operaciones. en el sentido informtico del trmino, est Un archivo, constituido por un conjunto de registros de la misma naturaleza, por ejemplo los perfiles idnticos de los usuarios de un servicio de DSI. Puede organizarse fIsica e intelectualmente de muchas maneras. El acceso a los archivos puede ser paralelo,0 seaque su contenido se puede comparar simultneamente en una misma ins Puede ser tambin dirigido, es decir, que una so= truccin. la instruccin es suficiente a condicin de que la compara cin se efecta secuencialmente. Tambin puede ser directo , por ejemplo en discos. aleatorio Puede igualmente ser secuencial cuando el archivo debe leerse desde el comienzo has ta cuando termine la comparacin. En una organizacin secuencial, los registros siguen el orden de llegada. Si se estableciera un archivo alfabtico de esta manera, seria necesario escribir de nuevo todo el ar chivo para insertar un nuevo registro entre Da y Do,por ejem plo. El encadenamiento permite evitar esto al indicar al fi= nal de cada ltimo registro de una categora, por ejemplo,Al la direccin fsica de la memoria en la que se escribir el registro siguiente: Al queda en el disco 1, pista 1, reenvfo en disco 2, pista 2, donde ha sido registrado Am. Finalmente, se puede utilizar tambin un archivo de direcciones conectado al archivo principal. Las listas constituyen otro tipo de presentacin, en el cual cada dato se identifica en una tabla que indica su posi cin en la memoria y la posicin del dato siguiente,tal como se muestra en el esquema siguiente:
A 10 16 16 5 B 5 I t 21 C 21 30 D 30 X E

Fig.

15 - A la izquierda, posicin de memoria; a la derecha, verificador, X y fin de lista. Se observar que ca da elemento puede a su vez estar constituido por una lista secundaria.

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En un archivo que est en acceso secuencial ndzado,dz be por consiguiente procederse por etapas para encontrar un Por ejemplo, es preciso consultar primero el ndce dato. de los cilindros (conjunto de posiciones paralelas en un caz gador o disc pack), que da la dreccin del ndce de las pistas en los diferentes discos , y por ltimo seguir la psta en que se hallar el registro secuencialmente. El tratamiento de los archivos encierra principalmente dos operaciones: la selecc6n y la fusin, ndependentemente de su lectura y escritura. La seleccin es un tratamiento que permite disponer los de aclasificado en cierto orden, registros de un archivo, cuerdo con un determinado criterio: por ejemplo, se clasfcarn en orden cronolgico del ao de publcacbn las rese as bibliogrficas que ya han sido clasificadas por orden ai fabtco de autores. La fusin consiste en integrar en uno solo dos archivos que estn ordenados segn el mismo criterio: por ejemplo, cuando se aaden a un archivo bibliogrfico los nuevos regs tros de un archivo de nuevas adquisiciones. Un sistema informtico se compone en la prctica de vaLas operaciones de lectura pueden organzarros archivos. se en secuencias fijas, o sea que la bsqueda se realizar de un archivo dado a otro, de acuerdo con un orden preestavarablecdo . Pero tambin se puede actuar en secuencias bles, es decir, que el usuario puede decidir con qu archivo iniciar el tratamiento y a qu archivo dirigirse despus. Cuando se define la estructura y la organzacbn de un archivo, hay que tener en cuenta el hecho de que habr que actualizarlo, o sea que algunos registros sufrirn modfcacones, correcciones, supresiones, aadiduras, o podrn relE Este reajuste de los archivos conarse con otros registros. es un aspecto esencial del buen funcionamiento del sistema. La seguridad de los archivos es asimismo un hecho mpoE Por esta razn, tante que puede perturbar todo el sistema. es muy aconsejable copiar los archivos regularmente en cinta magntica. En la mquina existen dispositivos de protecc6n que evitan en los archivos el borrado por error o que detectan las faltas ocasionales. Adems, el uso de palabras de pi so (o reservadas) y de ciertos cdigos impide que los extraos o los no iniciados puedan manipular los archivos. Las operaciones de salida se pueden llevar a cabo meda2 te simple reproduccin de los archivos que posee el sistema de acuerdo con un formato especial. En el primer caso, no hay problema, a menos que la sal& da se hagaenuna pantalla catbdca cuyo nmero de lineas es Se puede parar visualizando en inferior al de los registros. varas partes.

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Cuando la salida tiene que hacerse en un formato,se pr2 paran los datos en un archivo especial, pero hay que dispo ner de un programa de edicin que d las nstrucconesdecom paginacin (por ejemplo, el salto de las lneas entre cey tas reas, etc.). Es conveniente preparar un formato de edi cn que produzca documentos de buena calidad, para lo cuai hay que apelar a los distintos procedimientos de la reprogrz ffla, a partir de las listas suministradas por las impresoras (por ejemplo, reduccin de las listas por un procedimiento fotogrfico, luego traslado a una placa de traje en offset). En los sistemas importantes, se utilizan sobre todo equipos de fotocomposicin conectados al computador, que permiten la impresin automtica de los documentos, y los equL pos COM, que producen mcrofichas directamente.

Cuestionario

de verificacin

Qu aplicaciones tiene la informtica en una unidad de nformacin? iCules son los distintos componentes de un computador? Qu es el software?' iQu es un lenguaje de programacin? iQu papel desempea un analista? LQu funciones tiene un programador?

Bibliografa

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La

informbtlca

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las

unidades

de

informacin

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* * *

LA BUSQUEDADE INFORMACION

La bsqueda de nformacbn es un conjunto de operaciones que tiene por objeto poner en manos del usuario los informesque dan respuestas a sus preguntas ocasionales o permanentes., Las ocasionales son del tipo: qu se sabe sobre tal tema? Estas preguntas exigen una bsqueda retrospectiva, o sea la dentfcacn de todas las fuentes sobre el tema que se han registrado previamente. Las permanentes son del tipo; tqu hay de nuevo sobre tal tema? Estas preguntas,en cambio, piden una bsqueda de informacin corriente, es decir, la dentfcacn de las fuentes que se refieren a este tema y han sido registradas durante cierto tiempo (semana, quince na, mes). Bsqueda de informacin es una expres6n genrica que cubre la ubicacin de los documentos o de las fuentes,10 mis mo que de los datos o de los hechos a los cuales dan accesolos primeros. Muchos sistemas de nformacbn se limitan toda via al primer tipo de actividad, dejando al usuario la tarea de encontrar los datos o los hechos que necesita. Estas operaciones ocupan la zona meda de la cadena documental y sirven para preparar la difusin. La mayorfa de las actividades de las unidades de nformac&n tienen por ob jeto permitir la bsqueda de informacin que es el fundamenx to de los servicios que se ofrecen a los usuarios.
Procedimiento de bsqueda

Una bsqueda de informacin tpica se puede describir por medio del ejemplo siguiente. Un usuario se dirige a un centro nacional de documentacin y pide a la persona encarga da de la bsqueda: LQu tiene usted sobre la reglamentacbn de la construccin en los pafses tropicales? De estemodose este inicia un dilogo entre el usuario y el especialista;

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informacin

ltimo logra saber que su interlocutor es empleado en el Mnstero de la construccin y que tendr que elaborar un cua dro de la reglamentacin de la construccin de los nmueble~ habtaconales en los paIses tropicales desde 1976. Despus de esta formulacin ms precisa de la pregunta, hecha con la el especialista puede definir una estrate ayuda del usuario, ga de bsqueda y decidir la manera como har la pregunta de acuerdo con las distintas fuentes disponibles y apropiadas. En primer lugar tendr que traducir los trminos de la bsqueda a trminos del lenguaje documental que utiliza, estableciendo asi los criterios que le permiten dicha bsqueda. Por ejemplo, s utiliza un tesauro seleccionar los descrptores siguientes: Reglamentacin, Permiso para construir, Lc gslacn. Efectivamente, los documentos que tratan de la reglamentacin han podido ser indizados en uno o en otro de estos trminos. De este modo se obtendr la agrupacin: Reglamento o Legislacin o Permiso de construir. Buscar entonces los descriptores pertinentes para cada criterio de bsqueda: Construccin, Inmuebles habtacionales, Palses tropicales. Luego cada grupo de descriptores se une al grupo siguiente con la palabra Y, pues los documentos bus cados deben tratar de todos estos puntos. Por ltimo,el espe calsta indicar, gracias al operador NO, que no se han pez ddo los documentos en ingls. Esta lgica de bsqueda obede ce a la lgica booleana, que es una de las lgicas ms com mente utilizadas en los procedimientos de bsqueda tanto ma= nuales como automatizados. La lgica booleana resulta de la aplicacin del lgebra de Boole. Esta lgica permite realizar tres tipos de enlace entre los descriptores. Relacin de interseccin que utiliza el operador Y, que permite enlazar dos descriptores que deben encontrarse en la ndzacn del mismo documento para que ste sea col siderado pertinente. Relacin de un&, que utiliza el operador 0; sta permiteen lazar dos descriptores, de los cuales uno o el otro, los dos, deben hallarse en la indzacn del documento para que ste sea pertinente. Relacin de exclusin, que utiliza el operador NO; sta permite unir dos descriptores, de los cuales el primero dE be estar presente y el segundo ausente en la ndzacn de un documento para que ste sea pertinente. Estas relaciones se presentan con diagramas, llamados "diagramas de Venn", los cuales lustran las diferentes moda ldades de coordinacin en la bsqueda de informacin.

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nformecibn

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Cada circulo representa un conjunto de elementos (documentos indizados por el mismo descriptor) en el campo cubiex to por la unidad de informacin. El campo est representado por el rectngulo dentro del cual se inscriben los crculos. Las porciones de los A-culos que se superponen representan la coordinacin debs temas. De esta manera, en el ejemplo escogido, las operaciones de coordinacin deben permitir establecer las estrategias de bsqueda representadas en la pgina siguiente. Se obtiene de este modo la estrategia de bsqueda: (Reglamento o Norma) y (Paises tropicales) NO (Procedimiento ag ministrativo). Esta estrategia es slo parcial y deber completarse de la misma manera mediante la bsqueda de los grupos que corresponden a los descriptores Inmuebles habitacionales, Construccin, con las exclusiones pedidas por el usua ro (NO Oficina, NO procedimientos de construccibn, etc.) y con las exclusiones de lengua (NO ingls) y de fecha (NO antes de 1976). Los documentos obtenidos se seleccionan luego conservando slo las referencias que parezcan realmente inte resantes y que se puedan consultar sin limitacin (los docu mentos confidenciales deben retirarse de la lista).Habr que eliminar tambin los documentos que tengan doble empleo, por ejemplo, con una publicacin ms reciente o ms completa. El objetivo no es ahogar al interlocutor en una masa documental sino seleccionarle los documentos que seanverdaderamenteper tinentes en relacin con su pregunta. Otros procedimientos permiten mejorar y completar la eS trategia de bsqueda: 1. La ponderacin. Este consiste en destinar tanto a la indizacin como a la bsqueda un coeficiente o fndice de ponderacin para cada descriptor, coeficiente calculado segn su importancia en el documento y en la pregunta. Ejemplo: Reglamentacin (3), Construccin (3),Inmuebles habitacionales (l), Pafses tropicales (3). Estando afectada la pregunta por el mismo coeficiente, el computador slo encontrar los documentos indizados por los mismos descriptores y afectados por el mismo "peso" que en la formulacin de la pregunta. Esta consiste en definir la proximidad en 2. La proximidad. el texto de los descriptores sobre los cuales se realiza la bsqueda. Se aplica sobre todo a la bsqueda sobre textos independientes (tltulos, resmenes, olosmiz mos textos) o a los resmenes que incorporan descriptoEl operador puede pedir que dos descriptores esres. tn seguidos (l), que se hallen en una misma frase (2), o que no estn separados el uno del otro por ms de un nmero determinado de palabras (3).

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informacin

1. Unin 0 suma ldgica REGLAMENTO NORMA, sea A o B. o

Fg.

16~ - Todos los documentos tes (zona gris).

indizados

A o B son pertinen

2. Interseccin o producto lgico REGLAMENTO PAISES TROPICALES, sea A y C. y

Fig.

166 - Todos los

tes

documentos (zona gris).

indizados

A y'C son pertines

3. Exclusin o diferencia lgica REGLAMENTO PROCEDIMIENTOADMINISTRATIVO, sea A no D. no

Fig.

16c - Todos los documentos indizados A, con exclusinde los indizados D, son pertinentes (zona gris).

Le

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La &bg.ica 6o0&~na El lgebra de %OO& aplicada a las ~6gica.A debsquz da documental. (3): La &?gicu de B00.k 3. La truncacin. Esta permite buscar una palabra por medio de un grupo de letras, sin tener en cuenta los prefijos o sufijos. Por ejemplo, en la lista Documento, Documentalista, Documentacin, Documental, si la bsqueda se hace sobre el trmino Documento, se encontrarn todos los documentos indizados con uno de los descriptores az teriores. 4. La extensin. Esta permite completar una ecuacibn de bs queda ordenando aadir un trmino genrico, especlfico0 cercano. Ejemplo: (Reglamentacin + TE) Y (Palses tropicales).El computador traducir por: (Reglamentacin 0 Legislacin O-Norma) y (Pafses tropicales). las bsquz 5. La comparacin numrica. Esta permite realizar das segn criterios cuantitativos. Ejemplo: se piden los documentos publicados a partir de. 1976, ya sea a una fecha > 1976. El procedimiento de bsqueda puede adquirir, segn las circunstancias, formas muy diversas. Se distingue la bsqueda directa, que es realizada por el mismo usuario en fuentes que estn a su disposicibn, y la bsqueda delegada, que realiza un especialista de la informacin por cuenta y demanda del usuario. Se distingue tambin la bsqueda que comienza a identide los cuales se obtiene la 12 ficar documentos y/o fuentes, formacin en un segundo tiempo, de la bsqueda que consiste en obtener inmediatamente esta misma informacibn de una persona, o de un organismo competente o de un banco o coleccibn de datos (sin tener que pasar por los documentos primarios). En la prctica, todas estas distintas modalidades se umuy tilizan simultneamente, pero la ltima ocupa un lugar importante en el comportamiento de la mayorfa delos usuarios. En las unidades de informacin, la bbsqueda pasa primero normalmente por un intermediario que es un subsistema de que da acceso a un documen bsqueda (indice, fichero, etc.), to secundario que remite al documento primario.

(1): (2):

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informacin

Etapas

de la

bsqueda

Las principales etapas de la bsqueda de informacin (ver Figura 16) son las siguientes: Concientizacin por el usuario de una necesidad de informa cin y definicin de sta (tema, plazo, tipo de documeg to o de informacin que se desean, formas de comunicacin, lenguas, etc.). Identificacin de las fuentes a las cuales tendr que dirigirse el usuario. Comunicacin de la demanda. Si es necesario, si es posible, el usuario y el informador discuten la demanda con el fin de precisar al mximo todos los aspectos. Identificacin de las fuentes secundarias ms apropiadas (bibliografas, ficheros, repertorios, etc.). Formulacin de la pregunta en el lenguaje documental de cada fuente recuperada y determinacin de las estrategias y ecuaciones de bsqueda (orden y combinacin de los descriptores) ms apropiadas en funcin de la organizacin de cada fuente secundaria. Bsqueda de las citas en el subsistema de bsqueda de informacin (manipulacin de los archivos). Cuando sea nece se modifica la estrategia de bsqueda segn 10s sario, resultados intermedios obtenidos. Agrupacin de las referencias bibliogrficas y, en ciertas 0 casiones, de los documentos primarios que corresponden a las citas que se han encontrado. Filtraje, es decir, seleccin de las referencias ms pertinentes en funcin de las especificaciones de la demanda y de las caracteristicas principales (tema) o secundarias (fecha, lengua, tipo de documento, etc.). Comunicacin de los resultados de la bsqueda al usuario. Verificacin por el usuario de la validez de la respuesta, y si es preciso, formulacin de una nueva demanda. Comunicacin al usuario de los documentos primarios retenidos. Extraccibn por el usuario de los informes que necesita a par tir de documentos primarios. Apreciacin, por elusuario, de la pertinencia de la respuesta y de la eficacia del servicio prestadoycomunicacin de este concepto a la unidad de informacin (o ala fue= te). Registro final, por la unidad de informacin, de la demanda, y de las apreciaciones del usuario. La unidad dar la continuacin apropiada.

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En el caso de una bsqueda directa, el mismo usuario se encarga de todas estas operaciones o de la mayora de ellas. La unidad de informacin se limita a ayudarle, a indicarle las fuentes y a suministrarle los documentos. En el caso de una bsqueda delegada, la tercera etapa, es decir, la comucacin de la demanda, es muy delicada. Efectivamente, existen numerosas causas de distorsin de la demanda, muy preocu pantes si se piensa que el dilogo entre el usuario y el esI pecialista de informacin es menos directo y menos confiable: El usuario no conoce bien sus necesidades en materia de informacin y las expresa confusamente. o no quiere manifestar, el objeto y las El usuario no indica, especificaciones de su demanda. El usuario desconoce las posibilidades de la unidad de infor macin o de las fuentes documentales de que se sirve, puede creer sobre todo que cubren un dominio mayor, o que informan de modo ms completo, o que le van a dar una respuesta ms elaborada. a El usuario y el especialista de la informacin no llegan entenderse correctamente o a establecer una relacin de cooperacin. La bsqueda documental se realiza en muybuena parte, me diante una serie de ensayos y de errores, y es ms eficazcono cuando el usuario y el especialista de la informacin cen bien las fuentes documentales y proceden sistemticamen~ Una definicin precisa y completa de la demanda, dada a te. Cuando unapre tiempo, es en muchos casos la clave del xito. gunta se formula bien', ya est en parte resuelta. Adems, una bsqueda de informacin nunca se propone ob que tiene portener informes por los informes mismos, sino objeto su aprovechamiento exterior en condiciones precisas. Es necesario por lo tanto que se conozcan estas condiciones. Es conveniente saber especialmente: Quin formula 3a demanda. Qu utilizacin pretende hacer de la informacin. De qu tiempo dispone. Qu documentos conoce ya sobre el asunto y de manera general, qu es lo que ya sabe sobre el tema. Qu perodo y qu rea geogrfica cubre la pregunta. La formulacin de la pregunta por los usuarios puedeser imprecisa o ambigua por varias razones. Primeramente por el nivel de descripcin del tema, que puede ser extenso o reducido. Igualmente por el nivel de utilizacin delainformacin El mismo tema puede tratarse de modo difeque se proyecta. rente mediante documentos de distintos tipos, cada unode los

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I.a

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informacin

cuales puede adaptarse mejor a una utilizacin que a otra. que resuma las principales orienta Por ejemplo, un artculo clones de un plan de desarrollo econmico y socialpuededar de ste una visin de conjunto, pero no permitir iniciar un trabajo especifico de anlisis econmico. En este caso, sera necesario el mismo documento del plan. el nivel de las condiciones en las cuales Por ltimo, deber emplearse la informacin. Por ejemplo, no tiene ninguna utilidad establecer una bibliograffa de cien o ms referencias y buscar sus documentos correspondientescuando el solicitante de la demanda debe producir en veinticuatro horas una nota sinttica sobre el tema. Dicho de otra manera, la pregunta ms frecuente "iQu informaciones tiene usted sobre tal tema?",deberia formular usted sobre tal tema taT se con una frase del tipo: "iTiene tipo de informacin que me permita raalizar tal trabajo en tales condiciones?". El dilogo entre el informador o especialista de la in formacin y el usuario es el que debe permitir convertir l demanda del primer tipo en el segundo tipo de frase y delimitar el tema de la manera ms precisa posible. El mejoramiento de las preguntas encierra todoslospro de l cedimientos mediante los cuales, independientemente traduccin de los trminos de la pregunta al lenguaje docuy precisa la redaccin de lapreguntacon mental, se corrige el fin de perfeccionar los resultados que se esperan de la bsqueda. Esto quiere decir que una formulacin permite obtener demasiado o muy poco de las referencias (claro que ste no es el nico criterio de calidad de la bsqueda). El mejoramiento puede intervenir desde las primeras fa ses de la bsqueda, ya sea que sta est en curso o despui de una primera bsqueda cuyo resultado no se ha encontrado satisfactorio. Existen varios mtodos de mejoramiento: La adicin o supresin de un descriptor. La sustitucin de un descriptor por un descriptor ms genpor descriptores ms especificos. rico, 0 a la inversa, La adicibn, la supresin o la transformacin de un operador o sea la modificacin de la estrategia de bslgico, queda. Por ejemplo, si se reemplaza el operador Y por el operador 0, se obtendr un mayor nmero de referencias. La adicin o la supresin de enlaces o de funciones cuando el sistema prev su utilizacin.

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informacin

271

La utilizacin de las truncaclones, que permiteencontrarto das las palabras que tengan, antes o despus de cierto grupo de letras, un nmero determinado de letras (por ejemplo, a partir de CARB se obtendr Carbn, Carbonato, etc.). La divisin de las preguntas en varios subconjuntos autnomos. Cuanto mejor estructurado est el lenguaje documental ms fciles resultan estas transformaciones. Para el mejoramiento de las preguntas se han establedo procedimientos automatizados , pero stos estn limitados por la naturaleza subjetiva de las ideas que se tengan sobre la pertinencia. Los sistemas de bsqueda conversacionales en computador aceleran y facilitan este proceso. La indizacin de las preguntas sigue el proceso de la descripcin de contenido. Se trata de encontrar en el lenguaje documental los descriptores cuyo nivel de precisin corresponde al de los trminos de la pregunta, teniendo en cuenta la estructura del lenguaje documental; los descripto res, desde luego, deben cubrir muy bien las nociones que se buscan. En la mayora de los casos es necesaria la consulta de tablas sistemticas. Por ejemplo, si se tiene una pregun ta sobre la produccin de arroz, puede encontrarse un des criptor Arroz en la clase de las plantas y un descriptor AZ gricultura en la clase de los productos vegetales; este ltimo descriptor es el que habr que emplear. Por otra parte, mientras que la indizacin de los documentos consiste, en el tema para hacer cierto modo, en desmontar o desarticular lo entrar en distintas categorlas, la indizacin de las pre guntas consiste en reconstruir el enunciado de un tema apa7 tir de elementos dispersos. De este modo, uno se ve obligado a utilizar varios descriptores para delimitar correctamente una nocin cubierta por un slo trmino de la pregunta.
Perfil del usuario

El perfil de un usuario es una estrategia de bsqueda (conjunto estructurado de descriptores) que expresa la informacin que ste desea recibir regularmente de un sercio de difusin selectivo de informacin (DSI). En resumen es la descripcin de lo que le interesa durante un periodo ms 0 menos largo.

27:

La

bsqueda

de

informacin

Existen perfiles individuales que corresponden a las ne cesidades de una persona y perfiles colectivos (o de grupo,; normalizados) que corresponden a las necesidades esenciales de un grupo de personas ms o menos grande, que tieneuna ac tividad bastante cercana sobre un mismo tema. Los perfiles colectivos son indudablemente menos precisos, pero su costo es tambin menor. Un perfil debe establecerse, para cada base de datos bi bliogrficos, segn la organizacin y el lenguaje de dich: base. La construccin de un perfil no difiere mucho de la ela boracin de una estrategia de bsqueda corriente; pero exige precauciones especiales, ya que el perfil debe utilizarse re petidas veces durante largo tiempo; si hubiera que modificar lo despus de cada utilizacin, la operacin perd.eria tod sentido. Un perfil demasiado limitat.ivo corre el riesgo de no hallar respuesta a cada bsqueda, pero debe permitir sin embargo, la seleccin de un nmero, no muy elevado, de documen tos pertinentes. A veces, es el mismo usuario el que construye su perfil con la ayuda de un manual que le suministra la unidad que presta el servicio de DSI. Sin embargo, lo ms comn es que un especialista de la informacin, bien entrenado, lo construya, para lo cual realiza una entrevista con el usuario y algunos ensayos que somete a su aprobacin. El perfil se uti liza varias veces durante un perodo de ensayo, luego se re= visa de acuerdo con los resultados obtenidos y por ltimo se adopta. Cada envio de resultados est acompaado de una demanda de evaluacin que permite corregir rpidamente las posibles deficiencias del perfil. Naturalmente, se invita al usuario a que solicite las modificaciones de su perfil a medida que evolucionan sus puntos de inters. Una o dos veces por ao, la unidad de informacin verifica por medio de una entrevista si el perfil es todavia satisfactorio y si est de acuerdo con las necesidades del usuario. Los puntos de acceso o de bsqueda estn en las distintas caracterlsticas de una informacin o de un documento con base en los cuales se puede realizar a la vez dicha bsqueda y la seleccin. El usuario los expresa en su pregunta a travs de las indicaciones que da sobre el tema, las fechas, el rea geogrfica, el tipo de documento que se busca, la lengua, etc. Tambin depende, por un lado, del detalle msome nos grandeque signifcala descripcin bibliogrficay la dei contenido (es decir, de su presencia en la base de informacin) y, por otro lado, de la profundidad del subsistema de

La

bsqueda

de

informacin

273

o imposibilidad de escoger bsqueda, o sea de la posibilidad en los archivos o Indices en funcin de las caracterIsticas precedentes. Los puntos de acceso comprenden en general: a) 61 la fecha de la informacin o delosdo los temas tratados; d) el autor; e) el tipo de cumentos; C) el rea geogrfica; documento (y por consiguiente de tratamiento de los temas); pero pueden referirse tambin a la lengua, volumen, accesibi lidad, nmera de informe o de patente, lugar de publicacin, etc. Algunos subsistemas de bsqueda slo operan apartirdel nombre del autor y de la indizacin. Otros pueden utilizar cualquier componente de la resea bibliogrfica, comprendido entre ellos el resumen. Ciertos subsistemas slo pueden admi tir un nmero limitado de puntos de bsqueda en el conjuntode la pregunta o en cada categora de tales puntos. El reg2 tro de las preguntas por la unidad de informacin puede cumplir varias funciones importantes: No repetir intilmente bsquedas ya realizadas. Establecer estad5sticas sobre el funcionamiento del servicio. Suministrar una base para la evaluacin de lasoperacionesde. bsqueda, el anlisis de su desarrollo y de su eficacia. Suministrar una base para el desarrollo del lenguaje de indi zacin, la identificacin de las necesidades, la elec-cin de los productos, etc. debe contener el mayor nmero posible Para esto, el registro de informes que puedan recolectarse sin exigir demasiado (ya sea a los usuarios o al personal), sobre todo: El origen de la demanda (identificacin del que la formula, fecha, forma de transmisin, utilizacin prevista de la informacin). La formulacin original de la demanda hecha por el usuario. L,a traduccin de la demanda al lenguaje documental y la estrategia de bsqueda. Las bases de datos o fuentes utilizadas. El tiempo empleado en cada etapa de la operacin. El resultado de la bsqueda (identificacin de los documentos seleccionados o de las fuentes indicadas, forma de la respuesta) seguido de la demanda (por ejemplo, suministro de documentos, establecimiento de una sntesis, etc.) Las apreciaciones del usuario. Se puede utilizar un formulario nico que debe llenar el usuario y el personal, y que servir tanto de documento de trabajo como de documento del archivo. Se puede establecer un fichero de las preguntas que ser tratado como los ficheros de documentos con el fin de acelerar las operaciones de bsqueda (o sea que se verificar antes de toda bsqueda si una bsqueda semejante ya se ha realizado).

276

La

bsqueda

de

Informacin

Las apreciaciones del usuario se refierenalprocedimien to y a los resultados. En cuanto al procedimiento, deben coz siderarse la intensidad del esfuerzo que l ha tenido que h cer, el tiempo de respuesta y la adecuacin de la formadel; respuesta. En cuanto a los resultados, hay que tener en cuen ta la pertinencia de la informacin suministrada, la propor= cin de informacin nueva para el usuario, la proporcin de informacin inadecuada y las razones de esta inadecuacin.
Diferentes tipos de bsqueda

Los instrumentos de bsqueda pueden ser muy diferentes. Van desde los ficheros manuales tradicionales hastalos archi vos automatizados, que permiten una bsqueda en "dilogo".Si la organizacin material e intelectual de los ficheros impli ca tambin tcnicas de bsqueda diferentes, ms o menos complejas, los procedimientos fundamentales siguen siendo los mismos. La bsqueda en un catlogo o ficherobibliogrficotradi se realiza siguiendo un slo criterio: cional, de tarjetas, se inicia con la nocin ms importante, luego se profundiza o amplia la bsqueda gracias a las referencias cruzadas. Segn el criterio de bsqueda adoptado, se utiliza un fichero de autor o de tftulo, o de materia (alfabticoosistemtico) o un fichero geogrfico. La bsqueda en un ndice o catlogo que ha sido publica do, se efecta del mismo modo que en un catlogo de tarjetas. Esta bsqueda es ms rpida cuanto mayor nmero de nociones precoordinadas encierre el indice y s cada entrada de ste est seguida del mayor nmero de informacin sobre el documento en referencia. De todas maneras, este tipo de bsqueda es generalmente largo y fastidioso. En los dos casos anteriores, se debern buscar los enca bezamientos que corresponden a los trminos expresivos de 1: pregunta (por ejemplo, Reglamentacin, Pafses tropicales), examinar todas las fichas o referencias que aparecen debajo de estas entradas, luego seleccionarlas eliminando los documentos que no son pertinentes. Es probable que las remisiones (ejemplo: Reglamentacin , vase tambin Legislacin) ms bien compliquen la bsqueda. Siempre se comienza por los encabezamientos que indican ms documentos y hay que verificar muy bien (fecha, lengua, etc.). del tipo uniterm,es La bsqueda en fndice - diccionario tiene una ficha ms rpida. En este sistema, cada descriptor en la que se anota el nmero de documentos que han sido indi -

La

bsqueda

de

informacin

275

zados con este descriptor;los nmeros remiten a -un fichero bibliogrfico que contiene toda la informacin que permite encontrar los documentos. Hay que llegar a continuacinalos propios documentos primarios. La bsqueda se efecta en tres tiempos, lo que resulta pesado, pero la comparacin de los nmeros en las fichas relativas al descriptor pertinente es bastante rpida.

3 43

6 86

Fig.

17 - Ejemplo de Bsqueda en Indice

- Diccionario.

Los nmeros se anotan en 10 columnas, en funcin de la cifra. En el ejemplo anterior (Reglamentacin de la construccin de inmuebles habitacionales en pases tropicales, excl yendo los procedimientos administrativos), la bsqueda consiste en: Sacar las fichas que contienen los descriptores idnticos a los trminos de la pregunta o los ms cercanos posibles: Reglamentacin, Construccin, Paises tropicales, etc. Seleccionar los nmeros que son comunes a las distintas fichas: 71, 88, etc. Sacar la ficha-descriptor Procedimiento administrativo. Verificar si esta ficha lleva uno de los nmeros comunes a las dems fichas. Este nmero debe eliminarse. Los nmeros que quedan son los pertinentes. Sin embargo, debe profundizarse la bsqueda eliminando de las referencias ltima

27h

,.n

bsqueda

de

informacin

de los documentos mencionados los elementos quedebenexcluir se por razones de fecha (antes de 1976), de lengua (ingls), de limitacin de la difusin, etc. llamado La bsqueda en fichero ptico (tipo Selecto), tambin Peek-a-boo, proviene del mismo principio. Cada ficha lleva el texto de un descriptor. El nmero del documento no sino que se escribe claramente como en las fichas uniterm, (ver est perforado en funcin de sus coordenadas numricas las ilustraciones del capftulo Instalaciones y equipos). La bsqueda consiste en extraer del fichero todas las fichas correspondientes a los descriptores utilizados en la ecuacin de bsqueda y a superponerlas delante de una fuente comunes aparecen muy nftidamente. luminosa. Las perforaciones Estas responden a los nmeros de los documentosindizados con el conjunto de descriptores de la demanda. La bsquedaesmuy rpida y cmoda. La bsqueda en fichero de perforaciones marginales se realiza del modo siguiente: Caracterizacin de la pregunta por medio de los descriptores del tesauro. Seleccin (manual o mecnica) en cada letra de cada uno de los cdigos correspondientes a los descriptores escogidos. Por lo general, se divide el fichero en grupos de 100 a 150 fichas. Siempre hay que tratar de comenzar la bsqueda con el descriptor ms selectivo. El tiempo de seleccin es ms largo que en el sistema Peek-a-boo, pe ro las fichas no necesitan ordenamiento alguno y la fiz cha del documento contiene los principales elementos de informacin de este documento.
Bsqueda en el computador

La bsqueda en el computador debe adaptarse a las carac teristicas del equipo (sobre todo, su capacidad, que permite aprovechar en poco tiempo ficheros muy voluminosos), pero no difiere fundamentalmente, en el plan conceptual, es decir,en lo que se refiere a las estrategias de bsqueda, con medios no informticos. Pueden ocurrir varias cosas segn que se u tilice el computador en acceso diferido o en acceso directo, en tratamiento por lotes 0 en tratamiento conversacional, ya o se utilice un banco de datos de la unidad de informacin las fuentes de una red informatizada, o si se realizaunabs queda retrospectiva o una difusin selectiva de informacin, o si se produce un boletln bibliogrfico o una respuesta aislada.

I.a

bsqueda

de

informacin

277

En el caso de un tratamiento diferido, la unidad de informacin slo utiliza el computador ciertos dlas o ciertas horas. Se preparan pues de antemano todas las estrategias de bsqueda, que por lo general se tratan de una vez, es decir por lotes. Por lo tanto, no se pueden modificar inmediatamente cuando la respuesta no es satisfactoria, Todo error o impropiedad se convierte en un retardo ms de la respuesta del computador. En cambio, en el caso de una utilizacin en lnea,es de cir, de un acceso directo al computador, no existe un retardo importante de respuesta y se pueden modificar las estrate gias de bsqueda en funcin de los resultados que aparecen.Pero hay que conocer muy bien la base de datos y su lenguaje documental, pues los ensayos sucesivos y las vacilaciones se convierten en un aumento del tiempo de utilizacin del compu tador cuyo costo tiene que sufragar la unidad. En la prctir por consiguiente preparar con anticipacin caY es preferible las estrategias de bsqueda. En un tratamiento por lotes, se trata simultneamente un nmero ms o menos grande de preguntas, o sea que se bus' can todos los documentos que contienen una determinada clave de acceso en una o varias preguntas. Esto impide cualquier 2 daptacin de las estrategias durante la bsqueda, pero permi te disminuir el tiempo de utilizacin del computador yporlo tanto el costo. Si se utiliza un banco de datos interno, se conoce bien la organizacin y los medios de acceso. Tambin se puede tener acceso directo. En cambio, en un sistema que diferencias emplea varias bases de datos, hay que enfrentar de estructura, de lenguaje documental y de medios de acceso. La misma pregunta deber tener una formulacin para cada bacon cada unadelas se. Por tanto, es preciso familiarizarse bases de datos. La dificultad se parece un poco a la que hay .simultneamente con varas que sortear cuando se habla. En una red, deben realizarse,a personas en lengua diferente. algunos movimientos que permitan ei dems, con anticipacin acceso al computador y la utilizacin de los mandos propios del sistema para poder cumplir luego las operaciones de bsqueda. En una bsqueda retrospectiva, debe compararse un gran nmero de registros con un pequeo nmero de puntos de bsde difusin selectiva, queda, mientras que en un tratamiento se utilizaunabase de datos de menor tamao y un nmero rela tivamente grande de puntos de bsqueda. Estas condiciones o= puestas exigen lgicas de tratamiento y organizacin de los archivos diferentes.

270

La

bsqueda

de

informacin

r-l
Necesidad conocimiiento d.1 f.m. Conocimianta d. 1.. ecesidcd.. *pLitud *n el diEh* Faprecidn Conoehiento del ,angu.jja Ad.cu.cibn d.1 len*.,.

etapas

de la bsqueda da una nece.idad ob,etiv. d.

Exist.ncie iformact6

Neceaidcd infanmcin de
formul.da por el usuario en cu pregunta

necesidad de informacin interpretada por el esP.ciali.t.

L5gk. Fkdbilidd del .i.t.m. Estructura de 1. ba.. C.p.cidad d.1 *i.tema

Exp.ri.neia

en 1. bsqueda

Meaaci6 d. 1a be.. clidcr d. LOS ,uieios de pertinencia

Ydfd.Z de lo. ,uicio. d. pertinencia caocinicnto de 1*. fuentes Procedimiento *e1*ccibn de

F.nLee por Cl

s.leccionad.s usuaria

1nform.ci6

obtenid.

Fig.

de desfase entre la necesidad de in18 - Posibilidades formacin y los resultados de la bsqueda, reveladas a travs de sus diferentes etapas.

La

bsqueda

de

informaci5n

279

Doc.

no 88

Fig.

19 - Bsqueda por medio de un archivo

invertido.

280

1.a bsqueda

de

informacin

Al producir un boletn bibliogrfico, que contenga un no siempre se pueden hacer apare buen nmero de referencias, cer todos los puntos de acceso en los indices, pues stos re sultarfan demasiado voluminosos. Por consiguiente, es precir so evitar los que estn demasiado elaborados. Tambin deben tenerse en cuenta las limitaciones propias de los programas de edicin. En una bsqueda aislada, se puede, en cambio, aprovechar toda la riqueza de la base de datos y del sistema informtico. Adems, segn los sistemas informticos y el software reas de bsqueda, slo puede procederse a sta en ciertas un nmero fijo de puntos de acceso y de de datos, utilizando operaciones lgicas. Ms adelante se ver que la bsqueda en computador presenta diferencias notables segn que se utilice un archivo secuencial o un archivo invertido o que se disponga de un sistema conversacional. La bsqueda con un archivo secuencial consiste en compa rar cada estrategia de bsqueda con los puntos de acceso que figuran en los registros de las reseas bibliogrficas.Estos estn clasificados por orden de nmero de adquisicin;espues necesario leer todas y cada una de las reseas delarchivo si se quiere completar una bsqueda. Los registros que responden la pregunta se extraen del archivo secuencial y se trans criben en un archivo de trabajo para luego seleccionarlo eii primirlo. Cuanto mayor volumen tenga el archivo ms largo se r este procedimiento. La bsqueda con un archivo invertido (ver la Figura 19) consiste en comparar cada uno de los puntos de acceso que fi guran en las preguntas con los que se consignan en dicho ar chivo a partir de los registros de las reseas bibliogrfi-El archivo invertido encierra la lista de todoslospun cas. tos de acceso que existen en la base de datos, que son acep= tados por el sistema y que estn generalmente clasificados por orden alfabtico; cada uno de ellos est seguido de los nmeros de adquisicin de los documentos que esta clave enLas reseas bibliogrficas se registran en otro arcierra. chivo. Con los nmeros de los documentos que responden a cada clave se forma un archivo de trabajo que se utiliza a continuacin para efectuar las operaciones lgicas que se han con venido para las estrategias de bsqueda. Los nmeros de lOS documentos encontrados permiten entonces servirse del archivo bibliogrfico para extraer de l las reseas que debern entregarse al usuario. Esta operacin es comnmente ms rpi da que la anterior, pero exige manejar dos archivos cuya acz

La

bsqueda

de

informacin

281

tualizacibn impone un mayor trabajo. La bsqueda conversacional en computador se efecta en linea por lo general mediante una terminal provista de pantalla. Esta bsqueda se caracteriza por el hecho de que el usuario (o intermediario) tiene la posibilidad de dialogar con el computador, lo que le permite en todomomento adaptar su estrategia de bsqueda o modificar el curso de ella. Pero cuanto ms larga sea la bsqueda, y sobre todo incierta, ms ms tiempo de computador requiere y por lo tanto ser costosa. Una vez que est lista la estrategia de bsqueda el usuario pide la conexin con el sistema informtico yconla base de datos que ms le interese. A continuacibn solicita sucesivamente los puntos de acceso que ha encontrado y el sistema le indica el nmero de reseas que contienenlas cl? Podr tambin emplear los operadores lgicosyconocer ves. el resultado cuantitativo de su bsqueda. Esto permite ampliar o reducir la formulacin de la pregunta con la ayuda del lenguaje documental que tambin es accesible en linea. Despus de una operacin elemental de seleccin (por e jemplo, la bsqueda de los documentos indizados por un descriptor o la combinacin de dos descriptores), el usuario puede conseguir que le presenten lasreseas correspondientes. La consulta de stas le ayudar a profundizar ms su pregun ta, si es necesario (por medio de los puntos de acceso veci nos o jerrquicamente relacionados con los que ha utilizado). Las etapas sucesivas de la ejecucin de la estrategia de bsqueda se conservan igualmente y se consultan a cada paso. Una vez terminada la seleccin, el usuario pide que le presenten las reseas y puede suspender el proceso si consi dera que ya ha obtenido los informes suficientes. La lista de estas reseas est impresa y si slo hay que enviarlades pus, esto rebajar su tarifa. La bsqueda en texto libre es posible en ciertos sisteya sea en la totalidad de los mas que permiten selecciones, registros, que pueden contener una resea bibliogrficaoi~ cluso el texto completo del documento, o en ciertas partes como el titulo 0 el resumen. del lenguaje libre, En algunos casos, los registros no tienen indizacinen el momento de la entrada de los documentos. En otros casos, se ha hecho una indizacin con un lenguaje documental, siep do posible la bsqueda en estos dos procedimientos, uno de em los cuales, por lo general la bsqueda en texto libre,se plea para profundizar los resultados del otro.

2Q2

La

bsqueda

de

informacin

wifiescn

..

Fig.

20 - Representacin bsqueda.

esquemtica

de un procedimiento

de

La

bsqueda

;le

informacin

,283

Una vez definida la pregunta, el problema que se plantea es el de la identificacin de todos los trminos del len guaje natural que se han utilizado para expresar las nocio-nes que cubren los trminos de la pregunta. Por ejemplo, la pregunta encierra la expresin Inmueble habitacional, o sea que habr que buscar tambin: Hbitat, Alojamiento, Casa,etc. A continuacin habr que establecer la estrategia de blisqueda, la que debe estructurarse con sumo cuidado con el fin de limitar los riesgos de confusin debidos a la variedad de acepciones del lenguaje natural y el nmero de trminos: por tal razn, estos sistemas utilizan a menudo, adems de los o peradores booleanos (Y, 0, NO), otros operadores lgicos co= mo la proximidad, la concurrencia y la truncacin.

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de "procedimiento de bsqueda"? Cite los principales procedimientos de bsqueda. i,Qu es un "perfil del usuario"? iCmo se realiza una bsqueda del tipo Peek-a-boo? iCul es la diferencia entre el acceso secuencial y el acceso directo? iQu caracterlsticas tiene la bsqueda conversacional con un computador? Cules son los tres tipos posibles de enlace entre los descriptores caracterfsticos de una bsqueda?

Bibliografa
de la recherche BRUNEL, G. Mthodologie nu& du bLbkT.hthGcarLe-docwnenttite documentalre.

tiavaeeant

Madati

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* * *

Leb pu@ en vah? de ddv&oppement,

LA EVALUACION DE LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO DE BUSQUEDADE Y INFORMACION

Esta evaluacin consiste en medir los distintos parmetros que expresan la mayor o menor capacidad de un sistema para encontrar los documentos, o sus referencias, que respondan las preguntas que se le formulen. Lo primero que hay que saber es la eficiencia del sistema. iSon las respuestas realmente completas y pertinentes? Lo segundo es conocer elcos to de esta eficiencia (evaluacin del costo-eficiencia): i,ei qu condiciones se puede disminuir el costo del sistema y a2. mentar la eficiencia? El tercer punto es cuestin de saber si los beneficios que se obtienen del serviciojustificanlos costos (evaluacin del costo-beneficio). Las evaluaciones pueden tener la finalidad de precisar cmo funciona un siste ma o determinar por qu funciona a cierto nivel, lo queenla prctica resulta mucho ms interesante.
Medidas de la eficiencia

Estas medidas aparecen en la Figura 21a. Las dos principales son la tasa de acierto y la tasa de precisibn. La tasa de acierto es la proporcin de documentos perti de documentos nentes encontrados con relacin al conjunto pertinentes que posee el sistema. Por ejemplo, si en una base de datos de 100 referencias, 20 responden una pregunta y el sistema encuentra 15, pero omite las 5 restantes, la tasa de acierto es de 15120, o sea 75%. Los documentos pertinentes que no se encontraron constituyen lo que se denomina el "silencio". La tasa de precisin es la proporci6n de documentos pez tinentes con relacin al conjunto de documentos que arroja la bsqueda. Si una bsqueda da como respuesta40referencias y 15 documentos son pertinentes, la tasa de precisibn es de 15140, o sea 37,5%. Se da el nombre de "ruido" a los 25 documentos no pertinentes.

ca

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenmnlento

y de

bsqueda

de

informacin

Fig.

21a - Principales

parmetros ma de bsqueda.

de evaluacin

de un siste-

60%

30%

?ig.

21b - Curva de resultados.

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

nformacin

287

El acierto y la precisin soncualidades contradictorias. Cuanto ms se precisa en la bsqueda, ms grande es el riesgo de que no contenga los documentos que se han descrito en trminos ms generales , pero que pueden referirse al tema, pues s el acierto disminuye, el silencio aumenta. Al contra rio, cuanto ms amplia es la bsqueda o sea cuanto mayor nii= mero de documentos relativos al tema bsta puede hallar,mayor es el riesgo de encontrar al mismo tiempo documentos no pertinentes, y por consiguiente de aumentar la imprecisin y el La relacin acierto-precisin sigue una curva cuya ruido. evolucin general est dada por la Figura'2lb. Las medidas secundarias de eficiencia son: El rechazo, que es la proporcin de documentos no pertnentes encontrados con relacin al nmero total de documen tos no pertinentes que existen en la base de datos. La selectividad, que es la proporcin de documentos no pertl nentes que no se han encontrado, o dicho de otro modo, que se han eliminado correctamente con relacin al conjunto de documentos no pertinentes. Los dos porcentajes anteriores son indicativos de la precisin "en contra" del sistema, es decir, de su capa cdad de limitar el ruido. o generalidad, que es la proporcibn de doLa especificidad, cumentos pertinentes con relacin al conjunto de los do cumentos. Es un factor que influye drectamenteenlabs queda porque cuanto mayor sea el acervo documental que est fuera del campo de la pregunta, mayores sern los riesgos de silencio y de ruido. 0 sea el tiempo que transcurre entre El tiempo de respuesta, la presentacin de la demanda y la obtencibn de la respuesta. Con igual calidad (acierto y precisin), un si2 tema ser tanto ms satisfactorio cuanto ms corto sea el tiempo de respuesta. El esfuerzo del usuario , que expresa el tiempo que ste emplea en realizar directamente su bsqueda o en discutir la con el sistema, y despus de la comunicacin de 10: resultados, en separar los documentos pertinentesdelos dems. Tambin en este caso, un sistema, con calidad es tanto ms satisfactorio cuanto menor sea el igual, esfuerzo. de documentos que se re15 La cobertura, o sea, la proporcin cionan con el tema de la pregunta. Aunque se d el caso extraordinario de un acierto del lOO%, es probable que el sistema no cubra todos los documentos existentes; si slo cubre la mitad, lo que ea dificil de determinar con precisin, la bsqueda no se completa sino al 50%.

'

288

ea

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacin

La novedad, es decir, la proporcin de documentos mencionados en la respuesta que todava no eran conocidos por el usuario. Cuanto mayor sea este porcentaje, mejor c* plir el sistema su funcin esencial. Este criterio es particularmente importante para las investigaciones en proceso. Los mtodos de evaluacin de las realizaciones dependen del tipo de sistema, de los objetivos, de las condiciones dentro de las cuales se cumpla dicha evaluacin. En realidad, pueden evaluarse las bsquedas adelantadas en diferentes sistemas o productos documentales; tambin se pueden evaluar los servicios y los mismos productos, en cuan to son instrumentos de bsqueda - por ejemplo, para decidirs se adquieren o no. Por otro lado, se puede adelantar la evaluacin en una muestra de bsquedas reales, en curso o ya o se puede desarrollar una experiencia de labora realizadas, torio con una porcin del fondo documental que se conozca perfectamente, con el auxilio de evaluadores cuyos inicios sern controlables, lo que permite mayor precisin, pero introduce un artificio que desfigura la situacin. El tiempo de respuesta y el esfuerzo del usuario pueden observarse fcilmente y registrarse con la misma participacin de los usuarios; Estos pueden igualmente determinar la precisin y la novedad por medio de frmulas que acompaen cada una de las referencias con que se respondan las preguntas. Se les preguntar en lo posible cules son las razones de sus juicios. El clculo de la tasa de acierto es el ms delicado, a menos que se trabaje en un caso artificial;un m todo sencillo para evaluarlo consiste en hacer realizar va= ras veces la misma bsqueda por distintas personas para acu mular los resultados y compararlos con los de la bsqueda 11 nicial. Estas comparaciones pueden hacerse igualmenteparaes tudiar la cobertura, por ejemplo, buscando en una base de d tos o en un producto documental los documentos que figuran en la bibliografia de varios artculos importantes de sntesis. Existen en este campo numerosos trabajos !que continen.. orientaciones tiles. En cualquier caso, escoger :conviene los mtodos de evaluacin que se relacionen con la finalidad de las bsquedas, y especialmente que estn de acuerdo con las medidasdemejoramiento que puedan lograrse para el sisma. Por otra parte, la pertinencia sigue siendo una nocin controvertida, pues la determina el juicio individual del usuario, que no siempre es explicito. Sin embargo, es este juicio el que determina la satisfaccin del usuario.

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacibn

289

Principales

causas

de deficiencia

Las principales causas de deficiencia de los sistemasde almacenamiento y de bsqueda de la informacin se estudiange neralmente con relacin a los dos criterios principales derealizacin: el acierto y la precisibn. Las deficiencias pueden deberse al lenguaje documental, a la descripcin del contenido, al procedimiento de bsqueda, a la interaccin en tre el usuario y el sistema, al empleo del equipo de bsquez da y a las tareas materiales. Los errores materiales varian considerablemente de un sistema a otro. Pueden ser errores de la transcripcin de las reseas bibliogrficas, o de las estrategias de bsqueda (olvidos o escritura incorrecta), o errores de clasificacin. Las deficiencias que se deben al empleo del equipo de bsqueda no son muy importantes por lo general, pueden referirse al material (acceso diflcil a los archivos, mala organizacin de los procedimientos de bsqueda, deterioro de los soportes), o tambin a la utilizacin (falta de mantenimiento de los archivos). Las deficiencias que provienen de la interaccin entre per el usuario y el sistema, o que se deben a las decisiones sonales del usuario, son ms numerosas y difciles de contra lar y de enmendar. S la demanda es ms especifica que la ng el acierto ser insuficiente, e cesidad real de informacin, s la demanda es demasiado general, la preciinversamente, sin ser insuficiente. Esto depende de la coherencia de la formulacin de la demanda que hace el usuario, de los medos de comunicacin entre el sistema y el usuario y de los mtodos empleados por el personal del sistema para determinar las necesidades de aqul. Adems, sucede que el usuario rechaza, ciertos documentos que corresporque los juzga inapropiados, ponden muy bien a la demanda. El lenguaje de indizacin es causa de un defecto de acierto s le faltan trminos especificos, ya sean descriptos la estructura jerrquica 0 res o sinnimos controlados, las relaciones son inadecuadas, s los indicadores sintcticos producen una precisin exagerada. Este lenguaje ocasiona un defecto de precisin s los descriptores no son suficientemente especlficos, s la jerarqufa es insuficiente, s la precoordinacin o las relacionessonincorrectas. La descripcin del contenido provoca un acierto, ya sea por falta de especificidad o de exhaustividad, o por la omisin de conceptos importantes o el empleo de trminos ina decuados. La descripcin del contenido produce una mala precisin s es demasiado exhaustiva o s utiliza trminos incorrectos.
mal

290

La

evaluacin

de

los

sistemas

de

almacenamiento

y de

bsqueda

de

informacin

La estrategia de bsqueda origina un mal acierto s no logra cubrir los diferentes aspectos de la pregunta, o s utiliza una formulacin demasiado especfica o exhaustiva (no se encontrarn suficientes documentos que estn de acuerdo Lleva adems a una mala precicon todos estos criterios). 0 s sin s no es suficientemente especfica y exhaustiva, utiliza trminos ocombinacionesde trminos inadecuados,osi tiene una lgica defectuosa.
Evaluacin de los costos

Los elementos que constituyen los costos de un sistema de almacenamiento y de bsqueda comprenden el valor de las o de tratamiento y de almacenamien= peraciones de adquisicin, to (produccin de las informaciones secundarias),de creacin y mantenimiento del sistema de bsqueda, de tratamiento de las preguntas, de utilizacin de los equipos de bsqueda, de impresin y comunicacin de los resultados, de verificacin y seleccin de los documentos pertinentes. Los gastos comprenden en primer lugar el personal (sala ros y cargos) y pueden determinarse en funcin del tiemp que dura cada operacin. Comprenden tambin el valor del alquiler o de la amortizacin del equipo de almacenamientoyde bsqueda y lo mismo para los equipos de recoleccin, de impresin y de comunicacin (por ejemplo, los servicios telef nitos). Los gastos de material documental se refieren a 10; distintos suministros, pero sobre todo a la adquisicindedo cumentos primarios o de bases de datos. Por ltimo, los gas= tos generales (locales, seguros, mantenimiento, electricidad, servicios generales, etc.)debendistribuirse en proporcin al volumen del personal empleado en la bsqueda, a menos que este servicio constituya una seccin independiente a la cual puedan cargarse directamente estos gastos. Los costos pueden calcularse a partir de la contabilidad de los gastos globales y del registro de los movimientos contables (tiempo, nmero de unidades documentales, nmero de bsquedas, nmero de referencias, etc.). La evaluacin del costo-eficiencia supone que se han es tablecido los resultados y los costos de un sistema. Se puede preguntar entonces s es posible aumentar los resultados con un costo aceptable o sin aumento de costo, o bien disminuir los costos sin que ocurra una merma importante delosre sultados. En cualquier circunstancia, es aconsejable definir una unidad de costos que puede ser la bsqueda, el perfil 0 la

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referencia encontrada. Sin embargo, la unidad de costos ms conveniente (pues tiene en cuenta los resultados) es la refE rencia pertinente que se suministra al usuario. De modo general, los costos crecen en cierta medida con el nmero de documentos tratados y sobre todo con la exhaustividad del tratamiento de la bsqueda. ms Los costos pueden reducirse mediante una poltica estricta de adquisiciones, fundamentada en un estudio de la distribucin de los recursos entre las referencias encontradas. En lo que se refiere a la descripcin del contenido, es posible estimar, basndose en ensayos con muestras de documentos y de preguntas ya analizados, qu mejora de los resul tados se obtendria con tal o cual aumento de la exhaustivi-dad. Cuanto ms especfico es el lenguaje documental ms cos toso resulta desarrollarlo y !utilizarlo: su especialidad por lo tanto debe adaptarse al nivel de los resultados quese desean, teniendo en cuenta el tamao actual y futuro (previ-. sible) de las colecciones documentales (a medida que aume ten, el lenguaje deber tener la capacidad de una mayor discriminacin). En lo que se refiere a los procedimientos de bsqueda, es posible intervenir en la organizacin del servicio,ya sea separando la bsqueda de las dems funciones o integrndola lo mismo que en el tiempo que tome la discusin de las pre guntas con el usuario y el que demande el examen de los re sultados. Pueden estudiarse tambin las operaciones materiales pt ra descubrir las principales causas de error, como la transcripcin de Indices o las transcripciones entre las diferentes operaciones. En lo relativo al equipo, hay que considerar las operaadems naturalmente de los ciones y productos que realiza, costos de instalacin, amortizacin o alquiler. De este modo, un sistema que da acceso a los resmenes puede tolerar un porcentaje de precisin ms bajo porque la seleccin de las referencias pertinentes es mucho ms fcil y rpida que con un que nicamente produzca referencias. Se podr advertir por lo general que el mismo objetivo de realizaciones puede lograrse con distintas modificaciones, entre las cuales habr que escoger la que resulte menos COStosa. Podr observarse asimismo que muchas veceslareduccin de costos se puede lograr ms fcilmente en la etapa de las pero hay que tener cuidado de no recargar los proentradas, cedimientos de bsqueda.
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La evaluacin del costo-beneficio es siempre delicada por el hecho de que los beneficios que resultan directamente de un servicio de bsqueda son diflciles de identificar y rnc dir. De todas maneras, se puede comparar el costo del servicio con el que habra que pagar s la misma infarmacin tuviera que obtenerse por otro medio. Puede estimarse tambin la ganancia del tiempo o de productividad que se deriva de la utilizacin del servicio, evaluando las prdidas que podrlan producirse s el servicio no existiera. La existencia del servicio puede permitir tambin una reduccin del nmero o del nivel de los recursos. S no pueden cumplirse estas evaluaciones, queda la posibilidad de pedir la opinin a los usuarios por mediode un con el fin de conocer su grado de cuestionario 0 entrevista, satisfaccin en cuanto al servicio y su apreciacin delosbe neficios que reciben de l. Sin embargo, en la medida de 1; posible, es preciso adelantar regularmente estudios de evaluacin que permitan un mejor funcionamiento del sistema para beneficio de aquellos para quienes fue creado.

Cuestionario

de verihcacin

iPara

qu sirve la evaluacin de un sistema de almacenamiento y de bsqueda de informacin? iQu se entiende por acierto? iA qu se da el nombre de ruido? iCules son las principales causas de los malos resultadosde un sistema de almacenamiento y de bsqueda de informacin? iQu significa la medida corta-eficiencia? iCmo se evalan los costos de un sistema de almacenamiento?

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LOS TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACION Y LAS REDES

Las instituciones sociales han contado desde hace largo tipo con centros especializados en la conservacin y organizael accesoalos cin de documentos, con el objeto de permitir conocimientos que tales documentos contienen. Existieron des de la antigedad bibliotecas y archivos muy bien organizados, que estaban reservados a los dirigentes y a la gente instrul da. Con el progreso de la organizacin social y delainstruc cin, estas bibliotecas y archivos se desarrollaron toda& su clientela. Su actividad se mantuvo cenms, acrecentando trada en el tratamiento documental, prcticamente hasta el aunque algunas publicaciones secundarias copresente siglo, rrientes hubieran aparecido desde el siglo XVIII. En la poca moderna aumenta el nmero de usuarios y al mismo tiempo stos se diversifican, y se acrecientan paralelamente la oferta y la demanda de informacin, asf como las nuevas tcnicas de tratamiento. Surge entonces una verdadera proliferacin de organismos especializados en las actividades de informacin que insisten de modo particular en otras funciones de la cadena do cumental: descripcin del contenido de los documentos, ex-traccin y tratamiento de los datos, difusin de informacin, de determinados grupos. Estos organismos etc., en beneficio especializados han recibido distintos nombres: centros de do cumentacin, centros de informacin, bancos de datos, etc. Los organismos modernos tienden a diferenciarse de los tradicionales, e incluso se oponen a ellos. Estos ltimos, por consiguiente, han tenido que emprender las nuevas activ& dades de los primeros o renovar los existentes. A causa de la diversidad de nombres (tambin de su ambi gedad) y de la variedad de sus actividades, las unidades de informacin constituyen un conjunto bastante complejo. Sin y clasificar en funcin de vaembargo, se pueden distinguir ros criterios.

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~1 criterio ms importante se refiere a la rama de acti vidad sobre la cual ejercen su mayor esfuerzo. Simplificando, puede considerarse que coexisten tres ramas: La conservacin y el ofrecimiento de los documentos primarios (archivos, bibliotecas, mediatecas). La descripcin del contenido de los documentos y su difusin, lo mismo que la indicacin de la informacin y sus fue2 tes (documentacin). La respuesta a las preguntas mediante el aprovechamiento yeE plotacin de la informacin disponible, incluida su eva luacin y su transformacin (informacin). Estas tres ramas corresponden a tipos de productos cuya elaboracin se impulsa cada vez ms. La distincin resulta, sin embargo, dificil en la prctica, pues toda unidad de informacin debe tener actividades en las tres ramas, por lo menos hasta cierto punto. Por lo general, hay que enfrentar situaciones en que se combinan las distintas ramas. Los otros criterios se aplican al campo en que operan las unidades de informacin (ciencia, cultura, etc.), a los tipos de documentos o de fuentes utilizadas y al pblico que se atiende. Pero en la realidad, tambin en este caso, aunque las unidades de informacin manejen de preferencia uno u otro elemento, no pueden excluir los dems. si la unidad de informacin quiere resEn la prctica, ponder a las necesidades de los usuarios, debe desarrollar una gama diversificada de actividades que supere sus clasifi caciones y categoras. Al mismo tiempo, por las condicionesactuales de las actividades de informacin y de su especiali zacinrelativa, lasunidades de informacin dependencadavey ms las unas de las otras en su tarea de brindar a los usuarios todos los servicios que necesitan. Esta interdependencia se concreta progresivamenteenlas redes informativas.
Unidades primarios de informacin especializadas en documentos

Las unidades de informacin que se concentran sobre todo en los documentos primarios agrupan, organizan, conservan y ponen a la disposicin de los usuarios cualquiera de estos documentos. Los usuarios deben buscar lo que necesitan y la descripcin de los documentos se limita a identificarlos fsicamente y a dar algunas indicaciones sumarias sobre el tema correspondiente.

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y Estas unidades estn abiertas a distintos pblicos practican un modo diferente de comunicacibn de los documentos segn los estatutos que las rigen. Su organizac%Gn com (ad prende casi siempre una direccin, servicios tcnicos catalogacin, bibliografias, etc.). quisicin, Estas unidades ofrecen cada vez un mayor nmero de seE como la reproduccin de documentos, la bsqueda vicios, cuando disponen de un termiretrospectiva, y en ocasiones, nal conectado a las redes automatizadas de informacibn, ser vicios informativos y de orientacin, etc. Sirven tambi como lugares de atraccin para exposiciones, conferencias u otras actividades de tipo cultural y tcnico. Los archivos nacionales son organismos estatales encar conservar y mantener a la disposicin de gados de recibir, los usuarios los documentos provenientes de la administracin pblica nacional y local, y en ciertos casos de las em presas pblicas, de organismos privados y de particulares, Su funcionamiento se rige por leyes y reglamentos administrativos precisos. La comunicacin de los documentos al pblico slo es posible despus de largo tiempo (por lo general treinta aos) y cumpliendo ciertas condiciones. Los archivos tienen que eliminar los documentos de poca importancia y conservar los que ms se ajusten a procedimientos que preserven su oLos archivos utilizan de preferencia el microfilm rigen. por claras razones de espacio y de proteccin. Los archivos nacionales tienen que participar a menudo en la clasificacin y mantenimiento de los archivos menores que funcionan en los servicios pblicos. Los archivos de las administraciones tcnicas tales como salud, trabajos pblicos, agricultura, industria, etc., tienen siempre gran inters en la informacin cientifica y tcnica. Los archivos de los organismos estn encargados de los documentos internos de tales organismos. Sus reglamentos de funcionamiento y utilizacin estn ms o menos bien estable que cada organismo conceda a 1; cidos, segn la importancia informacin. Los archivos no existen o se reducen a un simple depcuando los documentos podrianprestar grandes servicios sito, a numerosos sectores de la actividad. Normalmente, estn des tinados al uso del personal del organismo del cual dependen, La biblioteca nacional es un organismo estatal que tie ne la misin de adquirir, tratar, conservar y poner a dispo que sicin del pblico ejemplares de todos los documentos aparecen en el pals, y en ciertas ocasiones, de aquellosque

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tienen que ver con las actividades nacionales, cualquieraque sea su origen. Toda biblioteca nacional est generalmente ez cargada de producir la bibliografla nacional. Es frecuente, igualmente que las bibliotecas nacionales colaboren en el aE o por lo menos en el organizativo, con las de pecto tcnico, en prin= ms bibliotecas del pais, a las cuales debe dirigir cipio. La biblioteca nacional tiene a vecesdepartamentosmuy especializados, incluso descentralizados. Las bibliotecas pblicas son establecimientos que depeE den del Estado o de las colectividades locales (municipales), cuyas colecciones estn a disposicin de los habitantes de las distintas circunscripciones y satisfacen sus necesidades recreativas o prcticas. Pueden tener sucursales culturales, en los barrios de las ciudades o en las distintas aglomeraciones rurales. Estas bibliotecas tienen por lo general, sec clones especializadas de acuerdo con la categoria de lect ancianos 0 grupos minoritarios. res: nios, adolescentes, En los paises en desarrollo, estas bibliotecas pueden ser un factor importante del desarrollo, del mantenimiento de la alfabetizacin y una fuente indispensable de informaen zonas en que no existe otra infra cibn inclusive tcnica, estructura. Las bibliotecas'pblicas que prestan servicio a las categorlas de lectores mencionadas anteriormente, pueden existir tambin como organismos independientes. Algunos paises tienen un particular de bibliote cas rurales. Esta especializacin bibliotecaria facilita li administracibn, pues slo hay que ocuparse de las necesida des y de las caracteristicas de esta categorla de lectores.Las bibliotecas centrales de prstamo son bibliotecas pblicas que garantizan los prstamos de los documentosenz2 nas que no estn atendidas por una biblioteca local. Con este fin, disponen de colecciones bastante importantes y desem pean al mismo tiempo la funcin de biblioteca pblica en 1: regin correspondiente. Los prstamos se realizan en forma centralizada por correspondencia, o mediante servicios inter mitentes, o por medio de una biblioteca circulante, que con= siste en un vehlculo equipado especialmente (bibliobus), que lleva los documentos a los distintos lugares. En los palses en desarrollo, las bibliotecas circulan tes pueden constituir una excelente base del conjunto de ac= comprendidas las actividades cienttividades informativas, ficas y tcnicas, cuando falta unainfraestructurapermanente, sobre todo en el medio rural. Las bibliotecas universitarias dependen de las universi dades y de otros establecimientos de enseanza superior. CoI
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mo las bibliotecas pblicas, disponen de fondos importantes, pero sus colecciones son ms acadmicas, ms especializadas y por lo general muy completas en las diversas disciplinas Prestan servicio socientficas y tcnicas que se ensean. bre todo a estudiantes y profesores , pero a veces dan acceso tambin al pblico, por lo menos para la bsqueda de referen cias y la consulta en sus salas de lectura. Segn los casos, existe en las universidades una biblio teca nica, que puede estar organizada por secciones (ciencia, medicina,ciencias sociales, literatura, etc.) o una biblioteca central y bibliotecas especializadas para los distintos departamentos o facultades. Las bibliotecas de investigacin, que se confunden a ve ces con las anteriores 0 se asocian con ellas, tienen coleca ciones cientlficas muy especializadas y prestan servicio los institutos o a grupos de investigadores. Se hallan tamen los organismos de investigacin que bin, naturalmente, no pertenecen a la universidad y lgicamente constituyen un tipo de biblioteca especializada. En las escuelas primarias y secundarias existen las bibliotecas escolares para consulta de los alumnos, profesores y empleados, Sus colecciones de libros deben reforzar sus es tudios, pero servir tambin para su recreacin. Gracias alo; tiendenacon mtodos activos de enseanza, estas bibliotecas vertirse en un instrumento de trabajo e informacin sobre6 temas ms variados. Adems, juegan un papel indispensable en el aprendizaje de las tcnicas de informacin. Desafortunadamente, en muchos paises estn todava muy poco desarrolladas. Las bibliotecas especializadas adoptan distintas formas, Algunas slo cubrenunadis segn el tipo de especializacin. ciplina y estn abiertas al pblico en general. Otrass61oma nejan ciertos documentos, como los documentos administrativos, las patentes, las normas, etc. Pueden aceptar tambin a cualquier pblico. Finalmente, existen otras, que estando cierta especializadas en un campo particular, slo atienden categorla de usuarios, generalmente los miembros del organis mo del cual dependen estas bibliotecas, o en ciertos casos,las personas autorizadas. en Para entender las necesidades de 10s usuarios, que principio son muy precisas, las bibliotecas anteriores cumplen a menudo una actividad documental (indizac$Sn)-o--de in formacin (pregunta, respuesta, anlisis, etc.). A veces,e8 te servicio est muy desarrollado. Las bibliotecas privadas se caracterizan por su dependencia de una colectividad pequea y estn reservadas a la

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consulta exclusiva de sus miembros. Pueden cumplir una finalidad recreativa o profesional, o ambas, y sus servicios son muy verstiles de acuerdo con las circunstancias.
Centros y servicios de documentacin

Las mediatecas son las unidades de informacin encargadas de los documentos audiovisuales. Se clasifican en: U) fo totecas y diatecas para las vistas fijas; b) cinematecas filmotecas para las pellculas; C) videotecas para las grabaciones de video o videogramas; d) hemerotecas para los afi peridicos, prospectos,etc.; e) mapotecas px ches, folletos, para las grabara mapas y planos; 6) f onotecas o discotecas ciones sonoras. Estas unidades pueden existir tambin como dependencias de una biblioteca o archivo. Se da el nombre de "politeca" al conjunto formado por una biblioteca y una mediateca. Las unidades de informacin que concentran su trabajo en la descripcibn del contenido tienen la misin esencial de identificar con la mayor precisin la informacin que puede ser til a los usuarios, a quienes deben ayudar a encontrar los documentos primarios correspondientes, indicar los infor mes y responder las preguntas; lo cual quiere decir que ei servicio debe adelantarse al usuario. Tericamente podran contentarse con organizarsus ficheros con las descripciones bibliogrficas y de contenido, sin conservar los documentos primarios, pero en la prctica, sobre todo cuando son especializadas, ofrecen adems sus ser vicios de biblioteca. La organizacin de estas unidades vara notablemente se gn su campo, su pblico, su reglamentacin y su importanci. Existen servicios de documentacin que emplean slo una persona y otros que cuentan ms de diez o que pueden llegar ava rios miles, como ocurre con los grandes servicios de acceso, Estas unidades tienen generalmente una direccin, a veces una biblioteca, servicios de tratamiento asociados o no a los servicios de bsqueda, servicios de publicacionesyser vicios tcnicos (por ejemplo, la reprografa). Son muy frecuentes las pequeas unidades de documentacin que emplean de una a tres personas, de las cuales una sola es profesional. Estas se integran a organismos de mayor importancia o a secciones de organismos (por ejemplo, a un instituto de investigacin y a sus laboratorios), con el fin de servir al personal profesional, que es generalmente poco numeroso y muy especializado. Como se ve, no tiene ninguna autonoma.

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Los centros de documentacin de instituciones suelenser de mayor tamao, especialmente en las grandes empresas y en los sectores en que el dominio de la informacibn tecnolbgica y econmica es medio indispensable de la produccin. Estos centros disponen de suficiente autonomla, pero slo prestan servicio al personal del organismo del cual dependen, salvo a veces en el caso de las empresas pblicas. Algunos centros documentales del sector privado, y sobre todo del sector pblico, adquieren con cierta rapidez su autonoma y prestan servicios entonces a un pblico especializado en su campo, tanto en el pals como en el extranjero. Es el caso particular de los servicios de accesoque analizan e indizan lo esencial de la literatura, en temas generalmente muy conocidos (quimica, biologla, ciencias de la ingenierla, etc.); producen tambin boletines y archivos legibles en mquina que venden por cuotas. Estos centros estn gere ciados de manera comercial y casi siempre disponen de muy buena financiacin. Se pueden relacionar con la categora anterior las instituciones que comercializan la bsqueda en linea con bases de datos producidos por dicha categorfa, tales comolaSystem Development Corporation, o Lockheed, de los Estados Unidos de Amrica, o la Agencia Espacial Europea, de Europa OccidDesde hace algunos aos, han aparecido empresas ms o tal. menos importantes que venden servicios documentales sobre pe dido. Los centros nacionales de documentacibn son organismos estatales que cubren todas las disciplinas y todos los tipos de usuarios. Su misin consiste en conservar todos los documentos que se producen en el pals, y en ocasiones los que se Pueden cubrir tambin la literatura inrefieren al pas. ternacional en todos los campos del saber, o siquiera en a quellos que tienen que ver con las actividades cientficas 7 tcnicas de la nacin (por ejemplo, el Centro de Documentacin del "Centre National de la Recherche Scientifique" de Francia, o el VINITI - Vsesoyuznyy Institut Nauchnoy 1 Tekhnicheskoy Informatsii - de la Unin de Repblicas Socialis Cuando las actividades documentales alcan= tas Soviticas). zan un volumen considerable y diversificado, estos centros o peran dentro del marco de una red descentralizada de unid; des especializadas. de En muchos paises, existen tambin centros nacionales documentacin por sectores (por ejemplo, para la agricultura las distintas ramas industriales, etc.), que dependen de orEstos centros constituyen ganismos pblicos o semioficiales. a veces el punto de partida de un centro nacional enciclopdico y en los sistemas internacionales representan a los res pectivos pafses.

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Las unidades de informacin que se dedican a responder las preguntas y a explotar la informacin reciben a menudo de informacin", y pueden tener forel nombre de "centros mas muy variadas. Estas unidades aprovechan por lo comn los servicios archivos y centros de documentacin, ya de las bibliotecas, sea para indicar a los usuarios donde pueden encontrarlain o ms a menudo, para preparar por formacin que necesitan, su cuenta las respuestas a las preguntas que seles formulan. Estas pueden adquirir la forma de verdaderas consultas que solucionan los problemas que se presentan. En ciertos casos, repiten el tratamiento de los documentos primarios y secundarios o de las colecciones de datos con el fin de contar que les permitan con bases de informacin ms elaboradas responder inmediatamente a los requerimientos para los cuales fueron creadas. Se estudiarn algunos de estos centros (centros de orientacin, de canje, pregunta y respuesta, etc.) al tratar los servicios de difusin de informacin en el capitulo Ser vicios de difusin de informacin, aunque a veces ofrecen tambin servicios bibliotecarios y documentales. La mayora de J.as unidades de este tipo son muY espe cializadas y emplean un personal muy calificado.
Centros y servicios de anlisis de informac iOn

Los centros de anlisis de informacin son una forma a vanzada de los centros de,informacin. Su papel especiall& obliga a vincularse a los centros de investigacin. Efecti tanto en facilitar el acceso vamente, su misin no consiste a los documentos y a la informacin sino en evaluar los conocimientos disponibles sobre precisos (por ejemplo, las propiedades mecnicas de ciertas aleaciones), producir sintesis regularmente o sobre pedido y dar informes directa mente aprovechables (por ejemplo, indicar si una aleaci que tiene tales caracteristicas puede utilizarse en determi nadas condiciones). Estos centros deben verificar con fre cuencia en forma experimental la informacin que recogen, Tienen igualmente un papel importante de estmulo de la investigacin al identificar las lagunas y las deficiencias de los conocimientos. Adems, tienen que utilizar tanto los datos reales como la literatura correspondiente. Los centros de datos tienen la misin de reunir, organizar y mantener a la mano los datos numricos decampospar titulares o de ciertas series de preguntas predeterminadas(por ejemplo, la toxicidad de ciertos productos qumicos).
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Los centros de consolidacin y evaluacin de los datos constituyen una variante todavfa ms avanzada. Estos centros verifican sistemticamente los datos disponibles y los refu: den en cierto nmero de categoras que permiten dar el esta do de los datos existentes (con su grado de precisin y confiabilidad) sobre los distintos aspectos de un producto o de un fenmeno.
Bancos y bases de datos

Los bancos de datos trabajan por lo general en un campo ms amplio (por ejemplo, las contraindicaciones de las drode datos y gas) + Extraen los datos brutos de las colecciones de la literatura existente, siguiendo formatos muy precisos, y los incorporan luego a ficheros estructurados, en los que pueden manipularse para responder las preguntas de los usuapara un paciente rios (por ejemplo, tal droga es peligrosa que tenga tal enfermedad; icul es la dosis?). sus servi: cuando es cias pueden explotarse, por tanto, directamente preciso tomar una decisin o utilizar la informacin en de terminado trabajo: evitan pues la remisin a los documentos primarios o a otras fuentes de informacin. Actualmente se inicia una complementacin de estos bancos asocindolos a sistemas de simulaci6n y de ayuda a las decisiones, de manera que las respuestas no se refieran ya resultados a las condiciones iniciales sino a los posibles de las acciones que se proyectan. Los servicios de enlace tienen la misin de enviar escialistas a visitar a los usuarios, de identificar las dificultades que ellos encuentren en sus actividades; de determi nar las informaciones que necesitan para resolverlas, de in= dicarles las fuentes y de suministrarles las respuestas adecuadas aprovechando estas fuentes. Esta actividad puede conpero lo vertirse en un servicio de informacin corriente, ms comn es que tienda a solucionar un problema particular. A veces se da a estos servicios el nombre de "serviciosdedi aunque sus actividades sean ms bien de consejovulgacin", o de asistencia tcnica, por otra parte, es ciertoquesirven tambin para divulgar los conocimientos. Operan por lo general en beneficio de las empresas industriales y agrlcolas.De penden normalmente de los servicios pblicos o de las colectividades como las cmaras de comercio y de industria.

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Redes

Las redes de informacin estn constituidas por conjuntos de personas y/o de organismos entre los cuales tienen lu gar intercambios de informacin de formas diversas, pero en una forma organizada y regular. Las redes interpersonales y entre organismos provienen de la necesidad de comunicar, de adquirir y verificar inforPara alcanzar plenamente sus obmacin, de intercambiarla. alivio y divisin de las tareas, multiplicacin de jetivos: es necesario formalizarlas, o sea, establecerun las fuentes, acuerdo entre los participantes y fijar procedimientos comunes en funcin de las necesidades y de las tcnicas utilizadas. En estas condiciones, se forma entre las unidades part cipantes un sistema de informacin, que puede llamarse "redn "sistema". 0 A pesar del carcter natural e inevitable de los inter cambios entre unidades de informacin, la constitucin, el mantenimiento y el desarrollo de una red organizada y eficaz demandan un gran esfuerzo. Esto permite suponer que existen condiciones favorables, que se han vencido los obstculos y mantenido el espiritu de colaboracin. Se requiere en primer lugar una comunidad real entre va ras unidades a nivel de los objetivos y del campo de activA dad. Es preciso adems que los participantes tengan conciez ca de la importancia que tiene para ellos constituir la red, de los beneficios que pueden recibir, sabiendo por otra parte que estos beneficios tienen la virtud de llenar las lagunas asi como de obviar las limitaciones del sistema. Es pre ciso que las fuerzas comprometidas estn equilibradas o quela posible posicin dominante de un socio sea muy bien aceptada por todos los dems. Es preciso tambin que existan medios tcnicos de funcionamiento de la red que estn al alcaE ce de todos los participantes. Las funciones de las redes van de lasimplecolaboracin ocasional (acceso recproco a los servicios) a la integracibn completa de las unidades participantes en un sistema de informacin nico, que cubre todas las funciones documentales, incluida la participacin en los costos, y supera Ifas distintas tareas intermediarias. Existen: Redes cuya base es territorial, en las ciudades, regiones o paises, que atienden colectivamente las necesidades de todas las clases de usuarios en el rea correspondiente. Redes especializadas en funciones documentales: adquisicin, catalogacin, prstamos, indizacin y resmenes, consti tucin de una base de informacin comn, bsqueda en 17 nea, pregunta-respuesta, etc.

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Redes especializadas en una disciplina o campo de actividad, en las que todas las unidades de informacin compromet das se asocian para apoyarse mutuamente, o por lo menos para armonizar sus procedimientos y productos. Redes especializadas en el servicio de una categoria particg lar de usuarios (por ejemplo, las pequeas empresas, los productores de caf, etc.). Naturalmente, estos diferentes criteriospuedencombinar se en una misma red, y las redes de diferentes tipos puedenyuxtaponerse y entremezclarse entre si: por ejemplo, una red de informacin en lfnea y una red de bibliotecas. El desarrollo de las redes de telecomunicacibn para la transmisin de datos mueve cada vez ms a las redes de infor macin (que suministran los servicios) a conectarse entre ellas (que son las que suministran un canal de comunicacin). En los capitulos Programas y sistemas internacionales de informacin y Educacin y formacin, se dan ejemplos y desarrg 110s relativos a las redes informativas, sobre todo a nivel nacional e internacional. La estructura (o configuracin) de las redes es impor-. tante, pues influye en la manera de comunicar la informacin, de hacerla circular de un punto a otro. Esta estructura puede adquirir distintas formas: Descentralizada. Todas las unidades se comunican entre s. Los canales son ms numerosos, los enlaces generalmente ms cortos, pero la gestin es ms dificil. Es este el caso de las redes de prstamo entre bibliotecas. Centralizada. Las unidades se comunican a travs de un centro. Existe una jerarquia: es este el caso deunabiblio teca central y sus bibliotecas asociadas, o sucursales, Mixta. Ciertas funciones o ciertos niveles geogrficos son descentralizados y otros son centralizados. Puede representarse la estructura de las redes con los siguientes grficos:

Red descentralizada

Red centralizada

Red mixta

Fig.

22 - Estructura

de las redes.

<I

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Cuestionario

de verificacin

iCules son los diferentes tipos de bibliotecas? iCules son los principales tipos de organismos documentales? iQu es una mediateca? Y una fonoteca? Qu es un documento terciario ? Cite las principales formas que puede tener un documento terciario iPara qu sirve una red? LCmo se puede estructurar una red?

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* * *

LOS SERVICIOS DE DIFUSION DE INFORMACION

La difusin de informacidn consiste en transmitir al usuario la informacin que necesita o en darle la posibilidad de que la obtenga. Es el desenlace del tratamiento de los documentos y de la informacin y se encuentra por consiguientealfi nal de la cadena documental. Sin embargo, ciertas formas de difusin pueden tener lugar desdelaproduccin de los documentos,con o sin intervenci6n de lasunidades de informacin. La difusin de informacin es la raznde ser de las un& dades de informacin y debe ser su mayor preocupacin. La conservacin de los documentos es esencialmente un medio para lograr este fin. La difusin de informacin puede llevar hacia: U) elmis b Ila referenciadel mo documento primario (o su reproduccin); documento en la forma dedistintosproductos "secundarios";C) la informacin contenida en el documento que aparece en difE d) las fuentes de informa rentes productos "terciarios"; cin.
Formas de difusin

Las formas de difusin pueden clasificarse segn los me dios, la periodicidad, la iniciativa que se pida al usuario y la extensin. Entre las formas de difusin ms comunes figura el texto, ya sea reproducido en documentos corrientes (boletinesde boletines bibliogrficos) o grabado en memorias informacin, magnticas para consulta en equipos informticos (impresora pantalla). La difusidn verbal, desde luego, ocupa un puesto muy importante, bien sea de persona a persona (InformesdevA va voz o telefnicos,informes,grabados en contestador automg tic0 0 casetes sonoros, consultas), 0 en grupo (conferencia& reuniones de informacin, visitas, cursos, etc.).

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Tambin puede difundirse la informacin por medios audiovisuales: pelculas, diaporamas, etc. Esto supone que se cuenta con los medios para producirlos o para ordenarsupro duccin, y con los medios de lectura apropiados. se pueden utilizar exposiciones que se baFinalmente, san en todos los medios anteriores: distribucin de documen tos, contactos personales, presentacin audiovisual, exposi cin de materiales, paneles de diapositivascontextos y grx ficas. La difusin puede ser ocasional. o permanente. Una demac da ocasional se resuelveconuna bsqueda puntual y rpida, realizada directamente por el usuario o por un especialista de la informacin comisionado por l. La demanda permanente o repetitiva.se satisface mediante operaciones continuas ll: vadas a cabo por las unidades de informacin con el fin de buscar y hacer llegar peridicamente a los usuarios la informacin en forma de documentos secundarios (listas de adquisiciones,boletines bibliogrficos, etc.) o terciarios (sintesis, reseas y revisiones, etc.). La difusin puede solicitarla el usuario dirigindose a las unidades de informacin para que stas le resuelvan el problema. Esta es la difusin pasiva. Pero las unidades de informacin pueden tambin, o deben,adelantarse al usuario, ya sea ofrecindole los productos documentales que juzguen tiles, segn el anlisis que se ha hecho de sus necesidades, o revelndole los problemas de informacin y audndole a resolverlos (en ciertos casos por intermedio de los servicios de enlace). Esta es la difusin activa. Las limitaciones y dificultades de la difusin son nume rosas: Limitaciones relacionadas con la variedad de necesidades de con sus preferencias por las distintas for los usuarios, con la ambigedad de sus exigencias mas de comunicacin, y de sus criterios de satisfaccin, con su desconocimie2 to de las actividaddes de informacin y de las posibilidades reales de las unidades de informacin (ver el capL tul0 Los usuarios). Limitaciones financieras, que obligan a las unidades de informacin a satisfacer el mayor nmero posible de usuarios potenciales con medios limitados y que las lleva, normalizados por tanto, a proponer productos y servicios y a renunciar a los productos personalizados, o ms elaetc. Esto las lleva tambin a exiborados, o profundos, gir el pago de ciertos servicios o a limitar su acceso. Limitaciones institucionales, relativas al reglamento de la unidad o a su posicin jerrquica o geogrfica, o a la

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distancia a que se hallan ciertas fuentes de informacin, al secreto que cobija a algunos documentos, ve le impiden prestar ciertos servicios o limitan su campo de accin. Limitaciones tkcnicas, como el retardo en la recepcin y en el tratamiento de los documentos, la falta de los equipos necesarios, la insuficiencia del personal, el desco nocimiento de ciertas formas de difusibn, etc, que dis= minuyen la calidad y la cantidad de los servicios quese ofrecen. Limitaciones relacionadas con las lagunas de la administracin, tales como un contrato deficiente entre las unida dades y los usuarios, falta de promocin de los servicios, prioridad de las funcionesdetratamiento, concentracidn en los servicios "tradicionales" que pueden ser inadecuados, desconocimiento delas necesidades realesde los usuarios, etc. Algunos de estos obst%culos escapan al control de las u nidades de informacin, por lo menos a corto plazo, pero 1: mayorfla pueden solucionarse mediante una administracin din6 mica e inteligente.
Diversas formas de difusin de los documentos primarios

La difusibn de los documentos primarios puede hacersede varias maneras: U) consulta en la misma unidad de informacin b) prstamo por una unidad de informacin, o sea adquisicin temporal del documento por el usuario; C] adquisici6n permanente por el usuario, generalmente mediante pago, de los orL gina1es.o de copias normales o reducidas (microformas). La consulta en la propia unidad de informacin se reali za de dos maneras: Por acceso controlado. El usuario consulta los catlogoscuan do sea necesario, llena una ficha de demanda que Ilev; la referencia bibliogrfica del documento y su descripcidn, la entrega a un servicio o a un empleado especialos lizado de la unidad, que buscar el documento en al En seguida se le suministra el documento estantes. duusuario para que lo consulte en la sala de lectura rante el da, y lo devuelva al final del dia. Este procedimiento requiere personal, pero permite un contralto se aplicaalas colecciones espC tal de las operaciones; tales como los fondos particulares, obras raras ciales, cada usuario slo puede poo preciosas. Generalmente, seer en un momento dado un nmero limitado de documentos de cada tipo (de modo que no se inmovilice el fondo).

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Por el libre acceso, Procedimiento por medio del cual el udespus de haber identificado los documentos que suario, necesita mediante consulta en los catlogos, busca l mismo los documentos en los estantes. Por lo general se le pide que no los ordene l mismo al devolverlos, para evitar que los coloque en el lugar que no les corresponde. Esta frmula da ms libertad al usuario y le permite adelantar la bsqueda, pero se disminuyen las posibilidz des de control y se requiere mayor espacio que con el otro mtodo. Los manuales y obras de referencia siemprese consultan por libre acceso. El prstamo es una frmula en la cual la unidad de infoL macin conffa al usuario cierto nmero de documentos que pue de llevar a su casa durante un perodo determinado. Se ex& yen del prstamo las colecciones especiales, las obras raras los manuales y obras de referencias, y de manera general, tg dos los documentos que se solicitan constantemente. Cada unL dad establece reglas particulares que conciernen al nmerode un documentos de cada tipo que pueden darse en prstamo a usuario (se establecen segn el caso diversas categoras de usuarios) y el plazo durante el cual pueden prestarse. Estas reglas tienen en cuenta dos aspectos: a)un usuario no puede beneficiarse sino de algunos documentos a la vez durante el b) no se deben movilizar durante mucho perfodo establecido; tiempo documentos que pueden ser tiles para otros usuarios. El prstamo constituye un servicio especial: el servicio de prstamo. Sus condiciones y procedimientos se especifican en detalle. El prkstamo necesita un control estricto, de manera que se sepa quin tiene en su poder determinado documen to y enque fecha debe devolverlo. Por lo tanto resultan gene ralmente ficheros mltiples: por documento, por usuario 7 por fecha de devolucin. Las operaciones de pr6stamo estnca da vez ms automatizadas en las bibliotecas de alguna impartancia.
Prstamo interbibliotecario

El pr&tamo interbibliotecario es un sistema en el cual una biblioteca que no dispone de un documento puede prestar a uno de sus usuarios, en la lodeotra para proporcionarlo propia unidad de informacin o por prstamo a domicilio. Este sistema supone un acuerdo preciso entre las bibliotecas participantes y la adopcibn de procedimientos normalicondiciones de prstamo, control, exped zados (formularios, ci6n de documentos, etc.), a menudo establecidos a nivel nZ -

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cional. Se requiere establecer catlogos colectivos a fin de que cada participante conozca la composicibn y la localizacin de las colecciones. Por consiguiente, se crea una cole2 cin nica, que permite extender considerablemente la prests ci6n de servicios a los usuarios, racionalizar y repartirla carga de las adquisiciones entre las bibliotecas participan tes. La circulacin de las publicaciones seriadas es una foL ma especial de prstamo dentro de un organismo.Frecuentemen efectuarse de diferentes maneras. te se utilizaypuede El responsable de la unidad o del servicio, en contacto debe fijar las modalidades de circulacibn: con los usuarios, eleccidn de los tftulos, nmero de revistipo de circuito, tas por lector, duracibn del pr6stamo, modalidades de cony establecer .enseguida la lista de circulacibn. trol, etc., El circuito puede efectuarse de la unidad de informacibn a cada lector y viceversa (esta es la circulacin "en estrella" 0 "en margarita"), o de lector a lector (circulaci6n"en que es ms diffcil de controlar), o tambi6n mezclan bucle", do los dos tipos de circuito (siguiendo una circulaci6n"mi~ ta").

Circulacin en estrella

Circulacin en bucle

Circulacin mixta

Fig.

23 - Circulacin

de las publicaciones

seriadas.

Cualquiera que sea el sistema escogido, la circulacibnde las publicaciones seriadas toma tiempo y corre el riesgo de quedar bloqueada (por causa de un lector ausente o negligenlas te). Es necesario que cada lector reciba con prioridad publicaciones seriadas importantes para l, y que la clrculacin no sea tan larga que prive a la mayoria de los beneciarios de informaciones recientes. Esto puede obtenerse suz cribindose a varios ejemplares de las publicaciones seriadas esenciales, haciendo circular una lista de las publicaciones recibidas o un boletfn de resmenes,nocomunicando en tonces sino las publicaciones o los articulos reclamados (en se asemeja a una difusibn selectivade este caso, el servicio

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iniciando la circulacibn ~610 despus de un la informacidn), plazo de una a varias semanas durantelas cuales las revistas recientemente recibidas se exponen en la biblioteca,haciendo repetir los plazos de consulta cartas e imperativos. De todas maneras no hay que olvidar que la circulacin de las publicaciones seriadas tiene casi siempre una gestin delicada Requiere los mismos instrumentos que el prstamo en general: fichero de destinatarios con indicaci6n de las revistas comu nicadas, ficheros de las revistas con indicacin de los des= tinatarios. Su automatizacidn se dificulta y no se justifica en la medida en que no se puede hacer circular un ejemplar nico de una publicacin seriada entre ms de una decena de lectores. La elaborcibn de fotocopias es un medio prctico de difundir los documentos primarios sin empobrecer las colecciones de las bilbiotecas. Sin embargo, ~610 se puede aplicar a documentos poco voluminosos y requiere un equipo apropiado. Su costo es relativamente alto y, sobre todo, su uso est 1A mitado por los "derechos de autor" (ver ms adelante). Las grandesunidades pueden disponer de un servicio especializado en la elaboracibn de fotocopias, el servicio de reproduccin. La elaboracidn de microformas constituye otro medio cada vez ms utilizado para difundir los documentos primarios, es pecialmente en forma de microfichas. Algunos editores publi= can los documentos al mismo tiempo en formato normal y en rnL crofichas. Ciertos documentos (informes, reimpresiones, tesis de doctorado en los Estados Unidos de Amrica, por ejemplo) ~610 estn disponibles en esta forma. Su costo es menor y el de su envio es mfnimo: generalmente es una carta corrien te (ms rpida y segura que el correo habitual). Numerosas unidades de informacin, que conservan la tota lidad de sus colecciones, 0 al menos una parte importante @E pecialmente los documentos no convencionales) en microfichas estn en capacidad de suministrar un duplicado si se solicita. La utilizacibn individual de las microfichas est todava limitada por la necesidad que tiene el usuario de disponer de un lector, pero este material tiende a hacerse comny la microficha se convierte en una herramienta de comunicaci6n cada vez ms empleada. Pero en cambio, al igual que la fotocopia, est limitada por los derechos de autor. La transmisi6n a distancia de los documentos es un proce dimiento 'relativamente nuevo, slo aplicable a ciertos doc mentos y en determinadas condiciones. Utiliza dos sistemas? la telecopia o transmisin de facsfmiles por medio de lfneas telefnicas y que por lo tanto se hace a gran distancia; muy

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rpidamente; la transmisibn video, que requiere un equipoms complicado y de cables especiales - el usuario recibe la imagen del documento sobre una pantallade televisin. Estos dos procedimientos hasta ahora ~610 se pueden aplicar a docu mentosdepequeo volumen, son muy costososy slosejustifican para comunicaciones urgentes, particularmente importantes.No obstante, estn llamados a desarrollarse considerablemente y su costo deber hacerse competitivo.
Derechos de autor

El derecho de autor es un instrumento juridico que garantiza la proteccibn material y moral del autor de un obra, cualquiera que sea, o de su posesin de derecho, por un perfo do determinado. La reproduccinde una obra siempre es posi-uso ble, sin pago de derechos ni autorizacin previa, para individual, sin nimo de lucro, es decir, sin que reportedi de investigaci6n y de estudio 7 nero, con fines didcticos, de slo algunos ejemplares. Pero, si el documento debe prodE cirse para uso colectivo o comercial, se debe solicitar previamente la autorizacinde quien detenta los derechos de autor, quien puede exigir pago de derechos. De lo contrario,el a responsable de una reproduccin ilegal puede ser llamado responder ante la justicia. Para protegerse, las unidades de informaci6n se interesan en hacer firmar al usuario que solicita la reproduccin una declaracin en la cual se compromete a utilizarla de con formidad con los derechos de autor. En algunos pases, el derecho de autor se extiendedesde hace poco a las obras transmitidas oralmente, pues se considera como autor a quien transmite. Los documentos relacionados conel derechode autor llevan obligatoriamente una mencin especial y la fecha de code "co mienzo de los derechos , precedida del signo 0, inical pyright". El derecho de autor protege legalmente a los autores de obras, pero puede constituir una limitacin muy estricta y j perjudicial para la .circulacn de documentos. Actualmente se adelantan estudios para modificarlo, en varios paises y a nivel internacional. Los preimpresos (pJ~@V&3) y separatas son un medio de comunicacin directa de los documentos, por parte de sus auto res. Efectivamente , por lo general cada autor dispone de cier to nmero de ejemplares de estos documentos, que distribuye sus colegas para informarlos y pedirlessuopinin. Por su par -

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te los usuarios asf como las unidades de informacin pueden solicitar el envo de una preimpresin desde el momento en que tienen conocimiento deundocumento en preparacin (especialmente por las indicaciones que aparecen despus del titu lo, tales como: "prximo a salir", "en curso", en "prensa",etc.). Igulmente, despus de la publicacin, se acostumbra que el editor envfe al autor determinado nmerodeejemplares de su obra para su uso personal. A menudo se puede obtener gratuitamente un ejemplar, o una separata, ponindose directamente en contacto con el autor (esta es una de las razones por las cuales las publicaciones secundarias mencionan la fi liacin, e incluso la direcci6n completa, de los autores). Los boletines de prensa sonuna forma de difusin selecti va de los documentos primarios, muy utilizada como medio de informacibn rpido y econmico sobre la :actualidad. En fun cin de los intereses de un usuario o de un grupo de usua = ros, comnmente restringido y especffico, un especialistade informaci6n selecciona extractos de artculos aparecidos en la prensa, o realiza cortos resmenes de dichos articulos,pa ra ordenarlos por temas. Se constituye entonces un expediente que puede ponerse en circulacin como un boletin o fijarse en una cartelera.Los boletines de prensa se elaboran a intervalos cortos (diaria o semanalmente). Eventualmente pueden conservarse en forma de coleccibn (por entregas) o de informes (por tema). Constituyen un medio de informacin corriente intermediario sobre los temas de actualidad, generalmente muy apreciado. Los informes de prensa son otra forma de difusin selectiva de las publicaciones seriadas. Consisten en la reunin de artfculos extraidos de diversas publicaciones que se rela cionan con un tema o una serie de temas, generalmente bastan te precioso. Los informes pueden ponerse en circulacin como las publicaciones seriadas, o utilizarse como una coleccin. Hay que acutalzarlos regularmente y de manera cuidadosa y son tiles sobre todo como medio de informacin de la actualidad; tienen de todas maneras ms material que un boletfnde prensa. En algunoscasos, es posible sustituir este sistema por una seleccin de las publicacionesseriadas con el fin de ela borar un fichero de articulos. Las grandes bibliotecas de prstamo desempean un papel muy importante en los sistemas nacionales e internacionales. El trmino "biblioteca de acceso" les convendrfa ms, pues a veces son unidades con mucha autonomfa, como la divisi6n de prstamo de la British Library, o servicios especializadosen el senodeuna gran unidad, como el centro de documentacin del Centre National de la Recherche Scientifique de Francia.

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Estos centros disponen de colecciones muy completas de diferentes tipos de documentos (monografias, publicaciones seria etc.) de los cuales pueden suministrar a soli das, informes, 0 e citud un ejemplar para consulta en el propio centro, - una fotocopia tamao naprstamo 0 - ms frecuentemmn2e tural 0 en microforma. Esto es especialmente til paralos do cumentos poco utilizados en un pak, o en un medio particulzr (publicaciones seriadas marginales, por ejemplo), para los do cumentos raros, de dificil acceso, 0 para la literatura no& VenCiOnal, que no se necesita adquirir, una vez sealados por los servicios secundarios. Comnmente el usuario debe pagar el precio de la reprpduccin y de la expedicibn. Los servicios de traduccin son un medio esencial de difusidn de los documentos primarios puesto que una parte + portante de los documentos que interesan a un grupo de usuarios, aunque sea restringido, se produce en lenguas quetales usuarios no leen. Cierto nmero de publicaciones seriadas cientfficas, pu blicadasenlenguas de dificil acceso, especialmente el ruso manera sistemtica y el japons, se traducen integramente,de COVUL $0 COVUL, es decir de solapa a solapa, y a al ingls, menudo aparecen al mismo tiempo que la versibn original. De este modo, el usuario puede suscribirse a la versin que le resulte ms cmoda, es indispensable queuna unidad de informaNo obstante, cidn est en capacidad de suministrar traducciones si un usuario se lo solicita. Esto se obtienegeneralmente recurrien do a los servicios de traductores profesionales, que debenser registrados. Algunas unidades grandes tienen su propio seL vicio de traduccibn, que trabaja tambin para la clientela de fuera (es el caso del Centre National de la Recherche Sciena menos que cuente con tal servicio el orfique de Francia), ganismo del cual depende la unidad de informacin. Las traducciones pueden suministrarse de diversas maneras. Se puede traducir totalmente el documento original,0 solamente ciertas partes, bienseaporque el usuario, por no conocer suficientemente la lengua original, desea verificarcie5 tos puntos o porque sloleintetesan ciertos pasajes.En tale so,l precisar tales pasajes, despus de leer el original o un resumen traducido.La traduccin puede elaborarsepor escritou oralmente (sobre todoen el casodetraducciones parciales). En este :.ltimo caso, se produce un dilogo entre el usuarioy Las a manera de un servicio de interpretacin. el traductor, traducciones parciales u orales a menudo responden mejoralas son ms rpidas y menos costosas. necesidades reales, Cuando hay que iniciar una traduccidn, es necesario ase gurarse de que no se haya realizado ya, sobre todo en el caso

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de una traduccin completa. Hay que dirigirse al Centre Euro pen des Traductions (International Translation Centre-ITC), en .Delft, Pases Bajos, que sirve de centro de informacin para numerosas traducciones, sobre todo con base en las lenguas eslavas. Dicho centro publica un Directorio, el WotLed Index 06

Scieti~ic E. T. c.

ThaMn.tatovu and 1.i~~ 06 ThUn?lttiOn?l

NoLi&ied ta

La Dnesco publica anualmente un lndexTlranbk&onum oDi rectorio de Traducciones. Es til para toda unidad de informacin conservar las traducciones realizadas bajo su cuidado o en otro lugar, tener el directorio y notificar al centro de distribucinafn de evitar la duplicacin. Los servicios de intercambio implican funciones compley secundarias, y pueden constituir jas, a la vez primarias unidades autnomas o formar un servicio particular de una unidad. Su objetivo es unificar el acceso a documentos dis persos entre diversas fuentes de produccin. Los productores de documentos los sealan al servicio de intercambioyle Dicho servicio distribusuministran normalmente una copia. ye una descripcin de los documentos (bibliograffas,ndices), y garantiza el acceso a ellos, bien sea por medio de copias (en formato normal 0 en microforma), 0 bien ponindose en contacto con el organismo productor o enviando all al usuario, si no posee ningn ejemplar. Por lo tanto, funcionan co mo centro de una especie de red. En realidad, los servicios de intercambio se asemejan mucho a los servicios de documentacin y pueden tener funcio nes muy variables. Los encontramos a menudo para el acceso < documentos no convencionales en los sistemas internacionales y a nivel nacional, para los documentos producidos por las diferentes administraciones y los organismos descentralizados.
Difusin de documentos secundarios

La difusin de los documentos secundarios puede adoptar formas muy diferentes en cuanto a su contenido, a su presentacibn, a su periodicidad y a sus objetivos. El servicio de orientacin consiste en indicar al usuario no los documentos o las informaciones que respondan a su pregunta, sino las fuentes: publicaciones secundarias, unida des de informacin, organismos profesionales y de investigacin, especialistas, etc., donde l pueda encontrarlos. Con

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este fin, se utilizan los directorios y los ficheros de fuen especialmente segn se requiera. El servi tes, constituidos Su eficaz cio puede funcionar solo o en conexin con otros. ca es bastante dificil de controlar,a menos que se mantenga un contacto estrecho con las fuentes y los usuarios, lo cual resulta ms fcil a una escala geogrfica pequea.Cuando aldebe individualizarse en canzan cierto volumen, el servicio una seccin especial de la unidad de informacin, puesto que la actualizacin de los ficheros de fuentes es una obligacin bastante pesada. Los servicios de informacin corriente tienen como funcin mantener a los usuarios al corriente de la informacin reciente que han recibido o localizado las unidades de infor en los campos de su inters.macin, 0 ms especificamente, Sus herramientas son productos de periodicidad variable: semensual y a veces anual. manal, quincenal, Anticipndose a las necesidades normales, llaman la atencin de los usuarios sobre las novedades y/o les permiten seguir la actualidad en en el su campo. Dichos servicios juegan un papel esencial mantenimiento de la capacidad tcnica, cientlfica o de geg tin de los grupos a los cuales se dirigen. Las listas de adquisiciones se producen peridicamente (por ejemplo, cada mes) por las unidades de informacinapar tir de los documentos que han adquirido durante el period correspondiente. Generalmente dan el titulo y el autordeldo bibliogrficas, cumento, a veces sus referencias por orden grandes alfabtico o por tipo de documentos y/o por algunas Pueden fijarse en una cartelera o distribuirse categorias. a sistemticamente o por solicitud y entonces se acompaan veces de un formulario de solicitud de prstamo (al final o dentro de la lista misma, donde se le pide al usuario que demarque una casilla con las referencias que desee y que Slo pueden cubrir un pblico bastante lvuelva la lista). mitado y slo son eficaces para el usuario s no son muy voluminosos. Los boletines de tablas de contenido son fascculos peridicos que renen la reproduccin, generalmente hechaenfo tocopia, de la portada de las publicaciones seriadas selec-cionadas o recibidas durante el perZodo considerado, ordenadas por orden alfabtico de los tftulos. A veces se agregan Indices de publicaciones seriadas de materias, de autores,pe ro la elaboracin de estos Indices recarga mucho la produccin de los boletines. Dichos boletines permiten a los usuarios localizar los titulos que les interesan especialmente, en un nmero bastante grande de revistas, que seguramente no tendran tiempo de hojear o a los cuales no tienen acceso.El

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Institute of Scientific Information de Filadelfia, Estados U nidos de Ambrica, publica regularmente boletines detablasde contenido, preparados a partir de las principales revistas cientficas y tcnicas del mundo. El boletin de tablas de contenido puede tambin estar a compaado de solicitud de prstamo o de fotocopia. Constitu= ye un documento de difusin que se elabora rpidamente y su consulta es cmoda. Los boletines bibliogrficos se producen peridicamente, por lo general cada mes, a partir de lasdescripcionesbiblio grficas de los documentos recibidos por la unidad de informacin durante el periodo anterior. Pueden ser simplemente que slo dan la referencia bibliogrindicativos, es decir, fica de los documentos (a veces acompaada de un titulo enriquecido o un resumen indicativo), o anallticos, es decir,que contienen un resumen informativo. La mayoria de los boletines bibliogrficos contienen resmenes; se denominan, por otra parte, corrientemente "boletines de resmenes". Esto es adems indispensable para que el usuario pueda darseunaidea bastante precisa de los documentos y seleccionar, entre una cantidad bastante grande, los que debe consultar. Generalme te las referencias se ordenan siguiendo un plan sistemtico (plan de clasificacih, categorlas de temas o indice de una clasificacin). Cuando el boletin tiene un gran nmero de referencias relacionadas con diversos temas o disciplinas, generalmente se separa en fascculos publicados por separado, por especia lidad. Es el caso del BuJYtin %gna&Wque du CNRS, du ReI ehatvnyj ZuhnaJZ, de Excehpti Mecka. cada entrega del boletln lleAunque no es obligatorio, va un Indice de autores y eventualmente de materias, nmeros nmeros de informes, de instituciones, de serie, de patentes, Ocurre tambin que la mayor parte de los indices se pu etc. bliquen en un boletln separado de periodicidad ms amplia, trimestral, semestral 0 anual. Este tipo de boletin constituye sobre todo un medio de alertar a los usuarios sobre las nuevas publicaciones:el mis mo material se acumula cada seis meses, todos los aos, o d rante varios aos con miras a realizar bsquedas retrospecti vas. Este boletn se produce cada vez ms frecuentementepor los sistemas importantes, o por las redes internacionales, que aseguran la deteccin de la literatura mundial en su cam de boletines de resmenes puede constiPo. La produccin tuir la actividad de difusin de una unidad de informacin. La automatizacin permite registrar las descripcionesde los documentos en soportes magnticos y producir peridica-

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mente los boletines, con la actualizacin de la base o banco de datos. La elaboracin de la lista bibliogrfica y de los indices est asegurada por el computador, y las partes correspondientes pueden reproducirse por reduccibn fotogrfica y pasarse a una placa offset, o tambin por fotocomposicin. Los Indices son listas de trminos - listas estructuradas alfabticamente de otro modo (palabra, concepto, frmula, nmero, etc.) que describen los documentos, seguidos cada uno, de la referencia del documento al cual caracterizanode su nmero de orden, de manera que se pueda.encontrar fcilmente. Cada documento puede por lo tanto citarse tantas veces aparezcan los trminos que lo describen. El Indiceesuna tabla de correspondencia entre una lista de trminos que obe deten a criterios de bsqueda (en conexin con los centros de inters de los usuarios) y una coleccin de documentos. Estos criterios, o "entradas", pueden ser autores, ndi ce de autores; conceptos, indice de materias; titulos, ndinombres de lugares, indices geogrficos; fue2 ce de tltulos; tes, Indice de organismos; citas, Indice de citas, incluso nmeros de patentes o de informes, fechas, frmulas qufmicas, nmeros de documentos; indice de continuidad (que permite rE lacionar un documento con los documentos de una misma serie o con los documentos anteriores sobre el mismo tema o provenientes de la misma fuente). Los fndices se incluyen generalmente en los boletines por separado.Es de resmenes , pero tambin pueden producirse te mtodo tiene un inconveniente: no permite al usuario ser= virse directamente del resumen de documentos que ha seleccio nado sin realizar varas manipulaciones. Un sistema especial de produccin de indices es el KWIC Es un programa de tratamientopor COIJ (Key Word n Context). putador, que permite permutar todas las palabras significati vas de una frase que tiene un nmero limitado de caracteres, por ejemplo, las frases de los tltulos de los documentos. De este modo se obtiene una lista alfabtica en la cual se presentan en medio de la pgina todos los conceptos que figuran seguidos de los trminos queacompaandichos en los titulos, titulos y a veces precedidos de los trminos que les segufan pero que no caben en la mitad restante de la pgina. Este sistema tiene una gran ventaja: es muy rpidoyecc exige mucho esnmico; pero tambin tiene un inconveniente: pacio y su manejo es largo cuando se trata de bsquedas complejas. El sistema KWOC(Key Word out of Context) es semejante al sistema KWIC; consiste en extraer las palabras significativas de las frases, pero les hace figurar en columnas,seguL

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das de los nmeros de los documentos correspondientes o de e incluso de las referencias. Es un sistema de los tltulos, acceso ms directo. Los fndices de citas dan para cada documento original la lista de los otros documentos primarios en los cuales se han citado. De este modo, todos los documentos sobre un tema pueden encontrarse en una sola serie. Este tipo de indice da al mismo tiempo indicaciones acerca de las fuentes (se puede ver indirectamente quienes han trabajado sobre el tema) y acerca de la importancia relativa de un documento (queencier ta forma depende del nmero de veces que se ha citado). Difusienselectiva de informacin

La difusin selectiva de informacin o DSI es un procedimiento que permite suministrar a cada usuario o grupo de usuarios las referencias de los documentos que corresponden a sus intereses, seleccionados a partir de las descripciones de todos los documentos recibidos durante el perfodo en cueg tin. el usuario no tiene que hacer el es Por consiguiente, fuerzo de leer todo un boletin de resmenes, que puede ser voluminoso, ni de escoger los documentos que puedan interesarle. De todas maneras, s este procedimiento puede ser cmodo para l, no le permite localizar documentos marginales o cuyo inters resultara de la asociacin de ideas,como pue de ser el caso cuando se consulta un boletin de resmenes un Indice. La eficacia del servicio depende de la calidad de los resmenes de los documentos y de la pertinencia del perfil del usuario. El perfil es un conjunto de palabras claves, ms o menos estructurado segn las posibilidades del sistema,que des cribe los temas que interesan al usuario. Estas palabras cls ves se comparan con las que figuran en las descripciones de los documentos y se seleccionan los documentos en los cuales dichas palabras coinciden. Los resmenes correspondientes se envian al usuario, generalmente acompaados de una ficha de control y de seguimiento, en la cual puede indicar s el documento le interesa realmente, si desea una copia de l, si ya lo tiene 0 por qu no le interesa. La realizacin de los perfiles es una operacin compleja, que requiere la intervencin de especialistas de nformE cin calificados y la participacin del usuario. Generalmen te se hace en varas etapas y los perfiles deben verificarse regularmente y actualizarse. Es posible asegurar manualmente un servicio de DSI para un nmero limitado de usuarios, pero

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este sistema ha llegado a extenderse mucho sobre todo con la generalizacin de las bases de datos bibliogrficos legibles por mquina. El servicio funciona sobre la base de suscripciones que tienen en cuenta el nmero de bases bibliogrficas utilizadas y el nmero de palabras claves que figuran en el perfil. Las referencias encontradas se envian al usuario cada vez que la base bibliogrfica se aumenta con una nueva entrega (cada semana, cada dos semanas o cada mes). Un servicio de DSI puede prestarse a un usuario en esca1 (perfil individual) o a un conjunto de personas que ten gan intereses comunes (perfil de grupo). El perfil de grupoes evidentemente menos costoso que el perfil individual.Cier tos servicios de informacin han podido de este modo, defi-nir algunas decenas de perfiles de grupo que cubren lo esencial de las necesidades de informacin de todos los usuarios. Este procedimiento constituye actualmente el mejor servicio de informacin corriente. Los servicios de bsqueda retrospectiva pretenden suministrar a los usuarios las referencias de los documentos que responden a un asunto en particular, muy frecuentemente nico. Ya no se trata, en los servicios anteriores de man tenerse al corriente, sino de encontrar la solucin a un pro blema. Desde luego, este puede presentarse de manera muy variable, que va de una simple informacin prctica hasta la compilacin de los trabajos ya realizados sobre un tema. Los servicios de bsqueda bibliogrfica tienen por obje to ayudar al usuario a definir correctamente su pregunta, es pecialmente en funcin de la utilizacin que espera hacer de la informacin y que puede determinar la seleccinde fuentes diferentes. Enseguida, el responsable puede, ya sea indicar le los diferentes catlogos, directorios, ficheros, publicaciones secundarias o bases de datos, donde podr encontrar l mismo las referencias pertinentes, explicndole s requie re el camino que debe seguir (bsqueda directa), o proceder a la bsqueda en lugar de l (bsqueda delegada). La bsqueda puede hacerse a partir de los instrumentos disponibles dentro y fuera de la unidad. Algunos de estos instrumentos son accesibles directa e indirectamente,comolos ficheros de las bibliotecas o las colecciones de documentos otros slo se pueden utilizar despus de cierto secundarios; plazo. Es especialmente el caso de los bancos de datosde com putador que no son accesibles en linea. Se registra entonces la solicitud en un formulario especial,luego se pasa a un SO porte legible por mquina y se procede a la bsqueda enelmo mento de la siguiente diligencia (en el dfa,o en ciertosdas a la semana) y luego se suministra la respuesta
como al solicitan te.

322

Los

eervcios

de

difusin

de

informacin

Los servicios de bsqueda en lnea se desarrollan desde hace algn tiempo sobre la siguiente base: la unidad de informacibn dispone de un terminal conectado al banco de datos o a una red y la bsqueda se realiza en el acto.Esta fr mula puede por otra parte utilizarse igualmente paralainfor macin corriente en la medida en que los bancos de datos se actualizan rpidamente. El servicio prestado es una lista de a veces con los resmenes de los referencias bibliogrficas, documentos si las fuentes utilizadas los tienen, o, al menos, los nmeros de identificacin de los documentos o de sus referencias en las publicaciones secundaras. Difusin de informacin es una expresin inadecuada para designar todos los servicios cuyo objetivo no es comunicar documentos primarios o suministrar sus referencias o sus sino dar informacin directamente explotable, indifuentes, que contienen, caciones 0, al menos, retornar la informacin explotarla y presentarla en una forma que convenga ms a los usuarios. Los servicios pregunta-respuesta constituyen un primer paso en esta direccin. Dichos servicios se esfuerzan, bien sea mediante la elaboracin del formulario que el usuario de be llenar para transmitir su pregunta, o bien por contact directo (personalmente, por telfono o por correspondencia), por determinar con precisin la informacin que necesita el usuario y la presentacin que ms le conviene. Luego,por medio de los diversos recursos de que disponen, buscan la in formacin en la unidad misma o fuera de ella (esta diligenz ca puede llegar hasta solicitar una evaluacin de la informacidn encontrada). Una vez que han recibido todos los elementos, los dispo nen segn las especificaciones del usuario (lo que puede incluir la extraccin de los datos, la evaluacin o la snte sis de varios elementos de informacin). Se trata desafort nadamente de un proceso largo y complicado, que requiere un personal competente en los diferentes campos. En la medida en que cierto nmero de preguntas se pueden prever a tiempo o ya se han resuelto, el servicio de prz gunta-respuesta puede conservar fichas de datos ms o menos o expedientes que le permitan suministrar rpida elaboradas, mente elementos de respuesta. Esta actividad por sl sola puede justificar la existencia de una unidad de informacin especializada. Los bancos de datos, en el sentido propio del trmino, conservan en sus archivos rigurosamente estructurados no las referencias de los documentos, aunque pueden aparecer si es

Los

servlcioa

de

difusin

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informacin

323

preciso, sino la informacin misma, muy precisa, que se ha extrado. Por lo tanto, estn en capacidad de suministrar una informacin inmediatamente explotable; algunos bancos de datos mdicos , por ejemplo, pueden consultarse en el cur so de una intervencibn quirrgica para determinar las causas de un incidente operatorio o las medidas que hay que tomar, El anlisis de informacin consiste en describir la i~ formacin que contienen los documentos sobre un campo precA so. Esta descripcidn se hace en funcin de un nmero ms o menos grande de criterios determinados, que corresponden a las diferentes preguntas y a los diferentes puntos de vista (utilizaciones) que pueden tener los usuarios. Por ejemplo, no bastar con decir que tal documento trata sobre irrigacin, sino que se precisar de qu sistema se trata,qu con diciones, en qu culturas, con qu parmetros (costos, consumo de agua, evaporacin,etc.), se aplica. De este modo, se est en capacidad de encontrar los documentos que corres ponden a determinada situacin. Esto slo es posible en ui campo bien delimitado,a propsito del cual se puede estable.cer una lista definitiva de criterios. Cuando el banco de datos suministra los datos individuales, el servicio de anlisis de informacin indcalos do cumentos que presentan diferentes categorlas de datos. Tanto el banco como el servicio de anlisis pueden constituir la nica actividad de una unidad de informacibn o ser slo un servicio especial deunaunidad plurifuncional. La verificacin de la informacin consiste en comprobar la validez de informacin que contienen los diversos do cumentos, o en definir y en confrontar la infor macin suministrada por diferentes fuentes sobre un asunto preciso con el fin de obtener una informacin acumulada y evaluada. Esta informacin por lo general se retorna, se incorpora a un archivo especial y se difunde en un documento terciario. La mayora de las veces la consolidacin exige un trabajo de bsqueda entre el conjunto de informacin primara reunida. La evaluacin de la informacin es una operacin menos aunque los lmites entre una y dispendiosa que la anterior, otra son muy imprecisos. Dicha evaluacin consiste en someter una informacin o una serie de informaciones sobreunte ma particular a la consideracin de uno o varios especialis tas que realizan un examen critico y determinan su valor en general 0 con relacin a una utilizacin especifica. Un medio prctico de suministrar a un usuario una informacin evaluada consiste en ponerlo directamente en contacto con un
sus limites

324

LOS servicioe

de

difusin

de

informacin

especialista, que trabaja habitualmente sobre determinado te regular de informacinma, a quien se le presta un servicio corriente y suministra s se requiere los resultados de una bsqueda retrospectiva sobre el asunto. Una unidad de informacin puede sistematizar esta explotacin de competencias por medio de un registro especial que describa los campos de pericia de los especialistas, mediante contactos regulares con ellos y recurriendo a servicios de informacin corrientes. El reacondicionamiento de la informacin tiene por obje to reunir la informacin suministrada en diversas formas por diferentes fuentes y presentarlas de otra manera, a veces en otros soportes, de modo que los usuarios puedan aprovecharla fcilmente; por ejemplo, una miscelnea de referencias de resmenes y de citas, de cuadros, una nota de sIntesis quese presentar verbalmente o grabada en cinta magntica, un montaje audiovisual, una pelicula, afiches, un documento de divulgacin, etc. Esta operacin es larga y relativamente costosa. Slo resulta econmica s es el nico medio de hacer pasar una in formacin o si su costo es inferior al de un trabajo equivax lente realizado por el usuario mismo, o tambin silosproduc tos obtenidos los puede utilizar un grupo de personas basta; te numeroso, o se pueden utilizar un nmero suficiente de ve ces. Es posible, por ejemplo, resumir en un montaje audiovisual de una meda hora (en diaporama, es decir diapositivas y cinta sonora), accesible a todos y dando una visin de con junto sobre el asunto, un informe de sintesis o un plan de ms de mil pginas que demandara varios dlas de lectura.
Difusin de los documentos terciarios

Los documentos terciarios formalizan el resultado de es tas diversas operaciones (compilacin de informacin sumini; trada por una pluralidad de fuentes, anlisis, evaluacin,ve extraccin de datos, etc.). Pueden producirseen rificacin, respuesta a una pregunta especial (notas de slntesis, revisetc.), o de ma tas, estado de avance, estado de la cuestibn, nera regular, a menudo cada ao (revistas anuales, avances en... [uhanced in...], etc.). Tienen la doble ventaja de con densar considerablemente la informacin disponible sobre ei tema del cual trata y de suministrar al mismo tiempo una informacibn cualitativa. Los servicios de enlace constituyen esencialmente un n termediario activo entre todos los servicios de informacin-y los usuarios. Especialistas de los campos tratados van a ver

Los

servicios

de

difusin

de

informacin

325

a los usuarios, identifican sus problemas de informacin,lue go los ponen en contacto con los servicios de informacin a= propiados o los aprovechan en su beneficio. Estos servicios constituyen un medio privilegiado de estimularlacirculacibn de informacin tanto de las unidades de informacinhacialos usuarios como en sentido contraro (el agente de enlace puede detectar los documentos tiles e identificar las nuevas fuentes de informacin). El personal encargado de esta actL vidad debe poseer un buen conocimiento tcnico al mismo tiem po que ser calificado en ciencias de la informacin. Los servicios de informacin expresos o inmediatos sum nistran en forma muy condensada (escrita o verbal) un pequebien o nmero de informaciones de actualidad importantes, sea para mantener a los usuarios al corriente de lo que ocurre en su campo, o bien en respuesta a una demanda relativamente permanente. Aunque sea posible utilizar directamente los tltulos o los resmenes de los documentos (lo que correz ponde a un servicio de informacin corriente ordinario), es seleccionar, condensar y necesario casi siempre evaluar, transformar la informacin que se quiera hacer pasar por dicho servicio. La difusin por contacto directo muy frecuentemente se descuida en las unidades de informacin. No obstante, los usuarios pueden constantemente recurrir a ella en su bsqueda personal de informacin y efectivamente la prefieren, en razn de las posibilidades de dilogo, de evaluacin y de se lectividad que ofrece. Dicha difusin puede darse en form; de entrevistas organizadas entre el usuario y un especialista o una organizacin que trabaje sobre el tema concerniente de visitas individuales o colectivas a los organismos, a los lugares de produccin, de reuniones de informacibn o de semi narios. El resultado de estos encuentros puede registrarse (informe escrito, registro sonoro) de modo que se pueda reutili zar en respuesta a consultas posteriores (esto se aplica,poF lo dems, a todas las operaciones de difusibn ocasional). Dichas acciones presentan adems la ventaja de ser un excelente medio de promocin de las actividades de informacin y de impulso de la circulacin de la informacin. Permi ten adems frecuentemente remediar, al menos en parte, la iisuficiencia de los medios documentales. La utilizacin de los medos (prensa cotidiana y publicaciones seriadas de mucha informacin, radio, televisibn)es igualmente un procedimiento importante de promocin de los servicios de informacin y de difusibn de la informacibncien

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Los

servicios

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difusin

de

informacin

especialmente en los paises en los cuales tfica y tcnica, una parte importante de la poblacin no tiene acceso a las u nidades de informacin (a causa del alejamiento, del analfaz lingsticas). betismo, o de dificultades La respuesta de los usuarios es una parte integrante y fundamental de los servicios de difusin. La unidad de infor macin debe procurar siempre tener el mximo de indicaciones sobre la eficacia de sus servicios (es decir, la "adecuacin de su contenido y de su presentacin a las necesidades de los usuarios). Dicho resultado puede obtenerse mediante una organizacin de los servicios que obliga a los usuarios a po nerse en contacto con la unidad despus de la prestacin dei servicio; de este modo, el envio de formularios les permite solicitar servicios complementarios o dar a conocer sus apre Estos formularios pueden incluirse en los produc ciaciones. tos o distribuirse sistemticamente en encuestas ocasionales en el curso de contactos personales que las u 0 simplemente, nidades pueden -y deben- mantener con los usuarios. Conviene saber no solamente s el servicio es til por si mismo (que es casi siempre el casoenausenciade cualquier otro medio de informacin), sino sobre todo s es eficaz, es decir, s se refleja efectivamente en una mejora de los logros del usuario (por ejemplo, una mejor calidad de los docu mentos se refleja en citas y comentarios ms frecuentes, ui aumento de la productividad o de los beneficios, una gananca de tiempo, etc.).

Cuestionario

de verificacin

Qu importancia tiene la difusin en la cadena documental? iCmo puede llevarse a cabo la difusin de los documentospri marios? iQu es el derecho de autor? Qu restricciones impone a la difusin? En qu consiste la difusin selectiva de informacin? iQu es un banco de datos? Mencione los organismos que difunden los documentos terciaros. A qu se denomina "reacondicionamiento de la informacin"?

Los

servicios

de

difusibn

de

informacin

327

Bibliografa

KANEVSKIJ, B.P. El canje internacional de publicaciones y la libre circulacin de las publicaciones. Boba% de La Unebco pata Lti bkbLaXteca6, Vol. 26, pp. 147-155,mayojunio, 1972. KEENAN, S. (dir. publ.). Key papw on Ithe u6e 06 comptiehbtied bibl.iog~aphc AC%V~CU. Washington, D.C., ASIS, 1973. L.ANCASTER,F.W. The metiuhemnent and evaJ!uation 06 libttiy d&hv~c~. Washington, Information Resources Press,1977. of the library and information deOVERTON,D. Publications En: Batten, W.E. (dir. publ.). Handbaoh 06 partment.
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1974.(Doc. SC/74/WS/16).

and dinbemiPar& ,Unesco,

328

Los

servicios

de

difusin

de

informacibn

LITERATURA

INFANTIL

2 4 18 30 LOS EDITORES Y LA CRITICA DE LIBROS PARA NINOS Acerca de la critica de hbros mfantdc<

Regina Mamno
La funcin de II crtica de Itbror irfantk para el cdiror An&ori~ M,ler El ediror ! la critm del Ilbro infanril en el rea de len+ espaola. Miguel

Azoolu

38 42

Ejemplo de boletin de alerta. "En el Centro de Documentacin tenemos". Banco del Libro, Caracas, Venezuela.

LOS

servicioe

de

difusin

de

informacin

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Ejemplo de Indice de publicaciones seriadas analizadas: "Aler Centro de Informacin Cientffica y Humanistica de la Uz ta". niversidad Nacional Autnoma de Mxico, Mxico.

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Los

servicioe

de

dlfusin

de

informacin

. . . . Wl,,l~LC,a. . . . . . l . :. . . . . .

Cada una de las palabras que componen el titulo de una publi cacin seriada se tienen en cuenta para su rotacin o permuz tacin en el Indice. Fuente: Peridicos Brasileos de Ciencia y Tecnologia.

Los

servicios

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difusin

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lnformqcin

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el resumen est compuesto por Ejemplo de boletin analtico: CLADINDEX. Resumen de Doc2 descriptores que forman frases. ChL mentos: primera parte resmenes/CEPAL, ILPES. Santiago, le: NACIONES UNIDAS/CEPAL, 1978, vol. 1, No 1, 1977, p. 71.

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Ejemplo de indice

de actas

de conferencias.

Los

servicios

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difusibn

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informacin

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ciwd

iwm / JE . . . . . . . . . . . . . . j.. jji, 72 LLARNINC NOTlVATlON YILLLRD WJ .YIU Lf.N n4 , 71,S~~NO samE J fX IN 8, KELLOCK A . . . . . . . . _...._,. ,..._.. r-71 MCf Powcn SlIUtGI nI.wcl u SOCICIL [COY ..... ) :...... ?8 15 ..

C;twautio,~KLLLO Cited rekmnce~ Relemme fIelere& yea, joum.3l

RL KELLOGGI i Psychdogkal Re~orts ~8s Oted by WR GROVE in an

__.--18. ._ .._ -r--SC11NC1 PO ANAL YSINC CHlLOREN FRffM.N 8 N4TPf 2% RL.. . . . . . . . . w.. b9 PSYCNOlOClCAl REWRt 5, ScKI.1 OPC

JH HOL LIS cites two publi cstions by WN KEL LOGG.

WN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 PSYCUOWCICAL REY 38 JL 33 APE CWD w, 13 fXCfP1 CHIL 4, * scIwcE 103 49

L I

Corporata Author Citstion Index

Ejemplo de hdice Institute Index.

de citaciones. for Scientific

Social Sciences Information.

Citation

334

Los

servicioe

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difusin

de

informacibn

Ejemplo de indice KWOC(KeyWord outof Context). tro de Investigacin Cientlfica y Humanstica dad Nacional Autnoma de Mxico, Mxico.

"Alerta" Cende la Univers.i -

Los

servicios

de

dlfueibn

de

informacbn

Un Indice KWIC Ejemplo de ndice KWIC (Key Word In Context). prese elabora con los tltulos de los documentos indizados, sentando las palabras claves alfabticamente con permutacibn, es decir, que las palabras significativas del titulo se reencuentran todas en el mismo lugar, unas seguidas de otras.

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LOS

servIcioe

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difusibn

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informacibn

Indice

Tembtico

Ejemplo de ndice de materias. REPINDEX. Centro Panamericano de Ingeniera Sanitaria y Ciencias del Ambiente.

Los

servicios

de

difusin

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nformacibn

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Indice geogrfico. Ingenierla Sanitaria

Fuente: REPINDEX. Centro y Ciencias del Ambiente.

Panamericano

de

338

Los

servicioe

de

difusin

de

informacibn

Ejemplo de formulario de solicitud de informacin. Nacional de Informacin en Ciencias Agropecuarias, got, Colombia.

Subsistema SNICA. Bo-

Los

SeNiCOa

de

difusin

de

informacibn

339

(G)
/ 1) IDENTIFICACAO Nnme InStwlcb~Lnder~O CEP _-__ ___. CIdda _

:
--

DlSSEMlNACiO

SELETIVA

DA

INFORMACAO

CADASTRAMENTO

DE PERFIL

2) No DO IU90

PERFIL da DIOI IL1 L-LI 1 /

Ellado

----.~.---

--_

psis

--_

CS,

EXEMPLO

DE REFERENCIAS

SISLIOGRAFICAS

RELACIONADAS

COM

A SUA

SOLICITACAO

-.

~. )

Ejemplo de formulario de bsqueda bibliogrfica con perfil del usuario. Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuaria, EMBRAPA.

LOS PROGRAMAS SISTEMAS INTERNACIONALES Y DE INFORl"ACIOb!

La cooperacin internacional campo de la informacin

en el

La cooperacin internacional en el campo de la informacin es apenas natural e inseparable de los dems aspectos de esEn todas las pocas de la historia, la comuni ta actividad. cacin de la informacin ha sido una parte importantede 10: intercambios internacionales, gracias a los contactos directos entre cientficos y a la circulacin de los documentos. En el mundo actual, estos intercambios ocupan un puesto toda, vla ms importante porque: U) las actividades cientificas 7 tcnicas se desarrollan rpidamente en todos los palses; b) un nmero creciente de paises contribuye a estas actividades; C] la ciencia y la tcnica tienen implicaciones cada vez ms importantes e inmediatas en todos los aspectos de la vida econmica y social. La cooperacin internacional ha adquirido modalidades muy variadas: contactos directos entre individuos y organiscomunicacin de documentos e mos, reuniones internacionales, informes an no publicados, envio de documentos publicados, intercambio de publicaciones de periodicidad regular, progrz mas internacionales de bsqueda y recoleccin de datos, sistemas internacionales de informacin, cooperacin tcnica pa ra la creacin o mejoramiento de los sistemas de informacin, etc. Se advierte igualmente una gran diversidad desde el pun to de vista formal. En ciertos casos, se establece un contacto informal entre los individuos y losorganismos.Enotros casos, se elabora un acuerdo o se define un programa. A veces, se crea una institucin hasta que puede desarrollarse intervienen convertirse en entidad autnoma. Los gobiernos cada vez ms en esta forma de cooperacin mediante convenios bilaterales o multilaterales, que tengan un alcance general cientifica y tcnica, (por ejemplo, convenios de cooperacin disposiciones que concedan un rgimen aduanero preferencial a los documentos) o que despierten inters por los intercam-

342

Los

programas

y eietemas

internacionalee

de

informacin

bios de informacin (acuerdos de cooperacin para la infor creacin de sistemas internaci macibn cientifica y tcnica, nales de informacin, etc.). La cooperacin tcnica con los palses en desarrollo se manifiesta en la contribucin de personal calificado, durante un tiempo ms 0 menos largo, con el fin de ayudar a elabo rar programas o a ponerlos en obra; en el suministro de doc mentos, de equipos; en la formacin de personal en el psis con el otorgamiento de becas para cursos en el extranjero, regulares o sesiones de formacin ad hoc, para viajes de estudio; en el ofrecimiento de metodologias. Esta cooperacin puede prestarse al sistema nacional o a los sistemas privados y suele otorgarse a todos los niveles: planificacin,rea evaluacin, mejoramiento de los sistemas,formacin lizacin, del personal y de los usuarios, promocin, etc. Estas tareas de cooperacibn y ayuda, de mayor o menor importancia,se cumplen en la mayoria de los palses en desarrollo. Los objetivos de la cooperacin internacional en materia de informacin son los siguientes: Solucionar de la mejor manera posible los problemas y necesidades de los usuarios en todos los paises. Permitir una utilizacin lo ms completa posible del patrimc nio comn de conocimientos de la humanidad con elfinde lograr un progreso mayor y ms rpido. Lograr que los sistemas de informacin existentes se vuelvan rentables aumentando el nmero de los usuarios. Evitar, mediante la divisin de las tareas, que los sistemas se paralicen por causa del aumento de lainformacinque hay que tratar y por los costos que se derivan de este aumento. Armonizar e integrar progresivamente los sistemas de informa cin con el fin de alcanzar los objetivos precedentes.Actuar de manera que todos los paises dispongan de sistemas de informacin adaptados a sus necesidades. Es conveniente establecer una distincin entre las acti vidades y programas internacionales en materia de informacin y los sistemas internacionales de informacin. Se ha creado cierta confusin por cuanto algunos programas tienen como meta el establecimiento de un sistema. Las primeras son conjuntos ms o menos ordenados de acciones, decididas por las organizaciones internacionales o los representantesderios paises, que encajan dentro del marco de sus tareas corrientes y tienden a facilitar o a mejorar la circulacin y aprovechamiento de la informacin. Los segundos tratan efectivamente la informacin segn mtodos coherentes; de ellos puede obtenerse la informacin. Por ejemplo, el programa

Loa

programas

y sistemas

Intarnacionsles

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informaci6n

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Unisist es un conjunto de trabajos que tiene por objeto permitir la interconexin de los sistemas de informacin cientf fica, pero este programa no ofrece ninguna referencia sobre cuestiones cientficas. El sistema Agris, en cambio, rene los datos bibliogrficos y produce ficheros en los cuales se pueden buscar los documentos. Las actividades internacionales son demasiado numerosas y complejas, lo que nos impide dar un panorama completo de ellas. Por tanto, nos tenemos que lfmitar a indicar las priz cipales y a dar los ejemplos ms sobresalientes.
Actividades de los Organismos de las Naciones Unidas

La actividad de los Organismos de las Naciones Unidas en el campo de la informacin es relativamente importante. Puede considerarse en primer lugar que en su funcionamiento normal (sobre todo, las reuniones de los rganos estatutarios, de grupos de trabajo, de comits especializados, semicursos, viajes de estudio, consultas, estudios y punarios, un blicaciones) estos organismos constituyen por s mismos mecanismo importante de transferencia internacional de la in formacin. Sus actividades informativas propiamente dichas se sitan en varios niveles: los sistemas de informacin internos, la activacin de sistemas internacionales cooperativos, la y promocin de los sistemas de informacin internacionales de los sistemas de informacin de los palses en desarrollo. La mayor parte de estos organismos (alrededor de treinta), cuenta con sus propias unidades de informacin. Estas sonmuy variadas y comprenden desde la biblioteca tradicional hasta los bancos de datos numricos informatizados. Estas unidades tratan los documentos producidos por los organismos ms los que ellas reciben, y tienen por consiguiente un campo de a plicacin internacional. Estn al servicio de los funcionaZ en primer lugar, pero tambin atienros de sus organismos, den a los de los dems organismos y delegaciones de los EstA dos Miembros, que son muy numerosos. En ciertos casos, pueden utilizar los servicios de estas unidades investigadores y organismos especializados, con previa autorizacin. Ade estn al alcance ms, algunos de sus productos y servicios de cualquier usuario, gratuitamente o ms a menudo mediante pago. No es posible dar aqu la descripcin de todos los sis Slo pueden citarse los printemas internos de informacin. cipales de modo que aparezcan los ms representativos con el fin de mostrar su diversidad y sus recursos importantes, por lo general mal utilizados por no conocerlos debidamente.

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LOS progremaa

y sistemas

internacionales

de

informacin

Las Naciones Unidas propiamente dichas, que tienensude en Nueva York, cuentan con una importante biblioteca asociada a un sistema de informacin bibliogrfica y a un sistema de documentacin, ambos informatizados; ste ltimo se ocupa del tratamiento de los documentos de la Organizacin. Las Naciones Unidas cumplen adems servicios especializados marien el campo econmico y social, en el de los recursos y en el de las instituciones humanas en genenos, naturales La Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, dispone ral. tambin de una biblioteca importante y de sistemas especiali zados en el desarrollo social de Europa y en el control de los estupefacientes. La Comisin Econmica y Social para el Asia y el Pacifi co (CESAP), con sedeen Bangkok, dispone de un centro de informacibn e intercambio sobre las cuestiones de poblacin de la regin y desarrolla sistemas especializados en agricultumaritimo y comercio. ra, transporte La Comisin Econmica para la Amrica Latina (CEPAL) en Santiago de Chile, cuenta con un centro de documentacin eco nmica y social que se esfuerza por promover una red regio nal. La Comisin Econmica para el Africa (CEA), de Addis Abeba, tiene un sistema de informacin sobre eldesarrollode los Africa y una biblioteca muy rica sobre la economa de paises de la regin. La Oficina del Coordinador de las Naciones Unidas para los auxilios en caso de Desastre (UNDRO), en Ginebra, organL za una biblioteca y un banco de datos sobre las operaciones de socorro. La Organizacin de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI), con sede en Viena, dispone de varios servicios en el seno de una seccin deinformacinindustrial Una unidad de biblioteca y de documentacin recoge y trata los documentos, tanto internos como externos, relativos alas actividades industriales y responde a las demandas de los usuarios. La unidad ofrece un servicio de DSI al personal de industrial indiza y rela ONUDI. El sistema de informacin sume los documentos de la ONUDI con la ayuda delThtiatiti du Vdv~oppemmeti 7ndwLt.X y produce por computador los nduntide DeveJ?o~meti Abnmcth (Resmenes de desarrollo indus trial). La unidad de publicaciones produce un boletn de informacin mensual y la Gtidti da SOWLC~~ dc .tln6ohmation, que cubre cada una de ellas una rama de la industria. El ser vicio de informacin industrial ofrece, con la ayuda de nume rosos representantes en distintos pafses, un servicio de prg gunta-respuesta sobre los problemas industriales con destino

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

Informacibn

3L-I

a los paises en desarrollo. Este servicio mantiene ademsun repertorio internacional de los consultantes y una oficinade orientacin sobre las fuentes de informacin relativasa los equipos industriales. Recientemente ha comenzadoa funcionar. el banco de informacin industrial y tcnica como un proyecto piloto que cubre los sectores de la siderurgia y la acerfa, de los abonos agroindustriales y de la maquinaria agrien materia informativa, los recursos cola; el banco utiliza, disponibles en el seno de la ONUDI y fuera de ella, para recoger y analizar la informacin tecnolgica en beneficio de las instituciones encargadas del desarrollo industrialenlos paises en desarrollo. El Programa de las Naciones Unidas para el Medio AmbieE cuenta con una biblioteca, un banco te (PNUMA), en Nairobi, de datos sobre las principales variables relativas al medio ambiente, y de un registro internacional de productos qumicos potencialmente txicos. El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), con sede en Nueva York, ha organizado un sistema internacional de orientacin que cobija los organismos y programas de los paises en desarrollo que estn en capacidad de aportar una cooperacin tcnica a otros paises en desarrollo. El Instituto de las Naciones Unidas para la Formacin y la Investigacin (UNITAR), de Nueva York, dispone de una biblioteca dedicada a las relaciones internacionales, el desarrollo econmico y social y otros temas investigativos. Orga con otras instituciones delasNaciones niza, en coordinacin sobre la documentacin internacional y la Unidas, seminarios documentacin de las organizaciones internacionales. La Organizacin Internacional del Trabajo (OIT), con se de informacin sobre la de en Ginebra, cuenta con servicios reeducacin y el empleo de los nvidentes, el movimiento COoperativo, la seguridad laboral, los problemas sociales y el empleo, la formacin profesional, la reeducacin de los mi nusvlidos, la legislacin laboral y el trabajo de la mujer. La seccin de documentacin de su biblioteca central utiliza un sistema integrado automatizado (ISIS) que permite manejar las operaciones de biblioteca, producir mensualmente un bols tin bibliogrfico y un ndice con base en las adquisiciones de la biblioteca y en las principales publicaciones de la en cintas magntiOIT. Esta base de datos puede adquirirse cas y utilizarse en bsquedas retrospectivas, y un servicio de DSI que puede solicitarse a la seccin. El sistema de trz tamiento ISIS ha sido adoptado por numerosos sistemas y orgs nismos nacionales e internacionales; actualmente lo sostiene la Unesco que imparte cursos de formacibn relativos a la ut& lizacin de este sistema.

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Los

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La Organizacin de las Naciones Unidas para la Alimenta cin y la Agricultura (FAO), con sede en Roma, disponedesig temas de informacin relativos a las estructuras rurales, a las reacciones de los cultivos frente a los fertilizantes, a la gentica de las plantas, a las estadsticas agrcolas, a la contaminacin de los alimentos, la poblacin rural, los recursos en pulpas y papeles, los recursos forestales, las de los orgaciencias acuticas y la pesca, la contaminacin Su divisin de biblioteca y de sistemas nismos acuticos. de documentacin mantiene adems una biblioteca importante con un registro automatizado de las publicaciones seriadas recibidas y un centro automatizado de documentacin, que pro duce para la investigacin boletines bibliogrficos e ndices utilizables en forma de publicaciones y de cintas magnticas. La Organizacin de las Naciones Unidas paralaEducacin, la Ciencia y la Cultura (Unesco), situada en Paris, dispone de una biblioteca, de un sistema automatizado de documentacin que trata los documentos de la Unesco y los de las instituciones afiliadas, de un sistema de documentacin sobre las ciencias humanas y sociales, de un sistemadeorientacin sobre los datos relacionados con el medio ambiente marino y de un sistema de informacin sobre la educacin, administrado por la Oficina Internacional de Educacin (OIE), en Ginebra. La Organizacin Mundial de la Salud (OMS), con sede en Ginebra, cuenta con una biblioteca y con sistemas de informa cin sobre la tecnologa de la salud, sobre la investigaci de las enfermedades parasitarias, sobre las contraindicaciones de las drogas y tiene asimismo un directorio de las instituciones africanas de investigacin mdica. La Organizacin de laAviacinCivi1 Internacional (OACI) en Montreal, cuenta con bancos de datos sobre los aeropuertos, las estadsticas del transporte areo, los medios de co municacin y de navegacin, el suministro de equipos. La Unin Internacional de Telecomunicaciones (UIT), con sede en Ginebra, dispone de directorios y bancos de datos so bre las estaciones emisoras, las normas internacionalesdera diofona, las frecuencias de las emisiones radiofnicas, lai estaciones costeras, las estaciones radiales de los barcos, las legislaciones en materia de radiofona, los servicios te lefnicos y telegrficos, las estaciones internacionales de telgrafo. La Agencia Internacional de Energa Atmica (AIEA), en Viena, dispone de una biblioteca y de sistemasdeinformacin sobre los datos relativos a los neutrones, los datos relati-

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vos a las reacciones nucleares, las solicitudes sobre medidas o evaluacin de datos nucleares. El Acuerdo General sobre Tarifas Aduaneras y Comercio (GATT), en Ginebra, tiene una biblioteca y un banco de datos sobre los derechos de aduana y el comercio internacional que abarca dieciocho paises desarrollados. de las Naciones Adems, cierto nmero de Organizaciones Unidas han tomado la iniciativa, o han sido encargadas,de pc ner en marcha sistemas internacionales de informacin Y de contribuir luego a su funcionamiento a la vez como centros de entrada (input) y como centros de coordinacin. La mayora de estos sistemas se fundamenta en la participacin de centros nacionales y regionales que recogen la informacin producida en sus paises, la tratan segn procedimientos normalizados y envan a un centro internacional las descripciones que se renen en una base de datos nica antes de ser puestas a la disposicin de los paises participantes, bajo formas diversas, para que luego las aprovechenlosusuarios. Las Naciones Unidas desarrollan un Sistema de Informacin sobre la Poblacin (Popins). La FAO garantiza la coordinacin de los sistemas internacionales Agris (Bibliografa Internacional Corriente en , organismo al cual contribu Ciencias y Tecnologa Agrcolas) yen actualmente 80 centros de entrada de datos; CARIS (datos instituciones e investigadosobre los programas, proyectos, res en agronoma en los paisesendesarrollo), al cual contribuyen 85 centros que renen los datos siguiendo un cuestiona ro; Aglinet (red de bibliotecas agrcolas), en la cual participan hoy 17 grandes bibliotecas de diferentes partes del mundo. La AIEA coordina un Sistema Internacional de Informacin Nuclear (INIS) que ha servido de modelo a muchos sistemas del mismo gnero, 49 centros nacionales y regionales y13 organizaciones participan actualmente en INIS, que adems de la base bibliogrfica corriente utilizable en forma de bolegarantiza un acceso centralitines y de cintas magnticas, do sobre microfichas de los documentos no convencionales que resea. La Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual con sede en Ginebra, ha instalado un sistema mundial (0~1). de informacin sobre patentes (Inpadoc-International Patent Documentation Center) en el que participan actualmente49 cen tros nacionales y regionales. Este centro produce una base bibliogrfica indizada, utilizable en boletines y cintas mag nticas. La OMPI asegura igualmente los servicios de bsqueda retrospectiva, de DSI y de pregunta-respuesta.

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La Organizacin Meteorolgica Mundial (OMM), en Ginebra, ha organizado un sistema mundial descentralizado de recoleccin y tratamiento de datos meteorolgicos, la VQAX& Mb%hologicque Movdide que a travs de una red de estaciones de observacin, de centros de tratamiento de datos y de telecomunicaciones permite a todos los pafses acceder en tiempo real a los datos meteorolgicos y ofrece otros tratamientos fuera de linea. El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambien te (PNUMA) ha organizado un Sistema Internacional de consu ta en materia de fuentes de informacin sobre elmedioambien te (IRS, ahora denominado INFOTERRA), en el cual participan actualmente 71 centros nacionales y regionales. El servicio pregunta-respuesta de la ONUDI, ya citado, es otro ejemplo de un sistema internacional, completamente de la FID, ha crea descentralizado. La Unesco, en asociacin do un Internacional de Informacin sobre Investig ciones Documentales (Isorid), en el cual participan 74 cen= tros nacionales. Tambin coordina un Sistema de Informacin sobre la Aplicacin de la Ciencia y la Tecnologla al Desarro 110 (Spines) que est en la etapa de proyecto piloto. En ei marco del Programa General de Informacin, ha contribuido a organizar un SistemaInternacional de Datos sobre Publicacio nes Seriadas (ISDS),enelqueparticipan 58centros,entreellos un Centro Internacional de Informacin en Terminologfa (Info para la Descripci term), en Viena; un Centro Internacional Bibliogrfica (Unibid), en Londres; un CentrodeIntercambios de Lenguajes Documentales (IINTE), en Varsovia; un Centro Mundial de Orientacin sobre Fuentes de Datos (CODATA),en Pa de Orientacin sobre Equipos de ris; un Centro Internacional Tratamiento de Informacin (IRCIHE), en Zagreb. En el campo de la promocin de los sistemas de informacibn, la Junta Interorganizacional para Sistemas de Informacibn (IOB), en Ginebra, adems de disponer de un directorio interorganizacional de proyectosdecooperacintcnica (Core), promueve la cooperacin y la armonizacin entre los sistemas de las diferentes agencias. La Unesco ha concebido y ejecutado un Programa General de Informacin, que debe suministrar un marco conceptual para el desarrollo de los sistemas de informacin y cuyo objetivo especial es la promocin de pollticas y programas de in formacin a nivel nacional e internacional, la adopcin de normas y mtodos unificados para los sistemas de informacin, el desarrollo de infraestructuras de informacin, los sistemas especializados de informacin y la formacin de los espe cialistas y usuarios de la informacin.
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Un buen nmero de organizaciones incluyen en sus progrz mas la asistencia a los Estados Miembros, sobre todo a los con el fin de permitirles participaren paises en desarrollo, los sistemas internacionales de informacin y organizar o rnE jorar sus unidades de informacin en los distintos campos y temas. Estos programas son cumplidos especialmente por la Unesco, la FAO, la ONUDI, la AIEA, la OMS, la OMPI, y la CNUCED(Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Comercio y el Desarrollo). Pueden financiarse estas actividades mediante el presupuesto de estas organizaciones o el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) o por los organismos nacionales. En el primer caso, las asignaciones son muy limitadas (consultas, cursos, becas, material, asistencia metodolc En el segundo caso, las ayudas pueden incluir la inz gica). talacin durante varios aos de un sistema de informacin completo o de una escuela para los especialistas en informacin o tambin, naturalmente, operaciones ms especficas. Las instituciones especializadas de las Naciones Unidas. han organizado asimismo, y continan organizando, numerosas conferencias, reuniones, seminarios, a nivel mundial o regio nal, sobre los problemas de la informacin. Estas conferencias no slo permiten un intercambio de ideas y de informacin sino que estimulan tambin la armonia entre las distintas actividades y la preparacin y supervisin de las acciones comunes.
Actividades de las Organizaciones Regionales

La actividad de las organizaciones regionales en el cam po de la informacin no difieren en lo esencial de laque@ plen las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas. Comprende los mismos tres aspectos: sistemas internos; establecimiento y promocin de sistemas internacionales;promocin de los sistemas de informacin y cooperacin tcnica en los Estados Miembros. Sin embargo, la homogeneidad y vecindad de grupos de paises participantes, dan a las organizaciones regionales me jores posibilidades de promover la creacin y coordinaci de sistemas comunes. En ciertos casos, se observa la constitucin progresiva de un verdadero sistema regional de informacin. Econmico La Organizacin de Cooperacin y Desarrollo (OCDE) ha agrupado, desde hace aos, a los representantes de los paises miembros en un "Grupo sobre la polftica de informacin", que ha adelantado consultas y estudios sobre la res

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las funciones de los puntos ponsabilidad de los gobiernos, la descripcin de las disposicio de convergencia nacionales, nes existentes en los distintos paises, las posibilidades de cooperacibn multilateral en materia de informacin,las perspectivas de la informacin cientlfica y tcnica, las bases sobre las cuales deben tomarse las decisiones gubernamentales. Estos trabajos han tenido un papel estimulante de mpof tancia. La OCDE ha sido precisamente el origen de un sistema in ternacional de documentacin semi-descentralizado, querespc& de al nombre de Documentacin Internacional en Investigacion de Carreteras (DIRR), que agrupa quince paises y funciona en tres lenguas: alemn, ingls y francs. El Consejo de Asistencia Econmica Mutua (CAEM) ha esta blecido en Mosc un Centro Internacional de Informacin Cien tifica y Tcnica al cual pertenecen nueve pafses socialistas. La finalidad de este Centro es promover los sistemas de in formacibn integrados entre los paises miembros, la investiga cin y el desarrollo en el campo de la informacin, suminisz trar asistencia cientfica, metodolgica y organizativaalas unidades de informacin de los paises miembros y asistencia para la formacibn de especialistas de informacin. Los pases miembros de las comunidadeseuropeas cooperan a travs de un Comit de Informacin y Documentacin Cientfica y Tcnica. Sus actividades se organizan en relacin con la aplicacin de Euronet, Red Europea Automatizada de Transmisin de Datos, que permitir conectar entre s los bancos de datos que existen en Europa y darles acceso en linea. Con este propsito, las comunidades europeas han elaborado un plan de accin. Se han creado numerosos grupos detrabajo con el fin de estudiar: los recursos y necesidades en materia de informacibn en distintos sectores de importancia; las caractersticas que convienen a las redes que hay que instalar, sus aspectos legales, financieros y tcnicos, los problemas tecnolgicos y metodolgicos que se derivan del desarrollo de los sistemas integrados (multilingismo, normas, software); la formacin de especialistas. Sobre todos estos puntos se realizan corrientemente estudios, por contrato, reuniones y sesiones de formacin. Existe un servicio especializadodela Comisin de Comunidades Europeas que garantiza la coordinacibn y sirve de centro internacional de tratamiento a ciertas redes especializadas, tal como ocurre en el Sistema de Documentacin e Informacin para la Metalurgia (SDIM),con la participacin europea en Agris (Euragris) y con el Servicio Europeo de Documentacin Nuclear (ENDS).

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La Agencia Espacial Europea ha desarrollado un Servicio de Documentacin Espacial (SDS), localizado en Frascati (Ita la). Este tiene la particularidad de ser un sistema desce tralizado de utilizacin de las bases de datos que producenotros organismos. Utiliza el sistema RECONque permite a las unidades usuarias interrogar en tiempo real las diferentes bases de datos a las cuales est suscrito el SDS. El servicio se ha ido extendiendo progresivamentea organismos distin tos de la agencia de Europa occidental. Se ha establecid; tambin una vinculacin con el Centro Nacional de Documentacin de Marruecos, con sede en Rabat. La Secretaria del Commonwealth hace igualmente nfasis en sus programas de cooperacin, sobre todo en el campo de en la utilizacin y la difulas ciencias y de la educacin, Una de sus contribuciones ms originasin de informacin. les es el sistema de informacin de las "Commonwealth Agri cultural Bureaus" (CAB), que consiste en una red de centros especializados en diferentes campos de la agricultura, que recolecta y analiza la literatura mundial correspondiente,. cuidadosamente seleccionada, y publica boletines bibliogrficos y resmenes, disponibles de ahora en adelante en forma legible por mquina. La Agencia de Cooperacin Cultural y Tcnica (ACCT) que agrupa a los estados de lengua francesa de todo el mundo, re serva en sus programas un lugar privilegiado alainformaci~ sobre todo en su programa de cosperacientfica y tcnica, La Agencia publica en particular manuales cin cientfica. vocabularios especializados, bibliografias y nome; tcnicos, claturas de diversos campos. Apoya adems los sistemas inteK nacionales de informacin garantizando sobre todo la traducde cin al francs y la difusin del manual de operaciones del estudio de Agris nivel 1, del proyecto piloto CARIS, Tambin contribuye al desarrollo de los sistemas na Devsis. cionales de informacin mediante el sostenimiento de institi ciones de informacin de especialistas, de becas, de sesio-Asimismo da nes de formacin para especialistas y usuarios. su apoyo a la constitucin de redes entre instituciones investigadoras, particularmente para el tratamiento de datos pedolgicos (de suelos) y la divulgacin 8cientffica dentro del marco tcnico de los talleres de jvenes. La Organizacin de los Estados Americanos (OEA) ejecuta normalmente dos programas en el campo de la informacin. De? de 1973, el Departamento de Asuntos Cientlficos de la Secretaria de la OEA lanz el programa Informacidn Tcnica y Asis tencia a la Industria; La finalidad de este programaes crear

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los medios que permitan a las pequeas y medianas empresasde Amrica Latina aplicar en sus actividades productivas los co nocimientos tcnicos que existen actualmente. Culturales En el marco de los Departamentos de Asuntos y de la Educacin, la OEA adelanta un programa de desarrollo archivos y sistemas de documentacin. Es de las bibliotecas, te programa tiende a mejorar estos servicios y a integrarlos a los sistemas nacionales y regionales, .impulsa el esfuerzo y la modernizacin de las bibliotecas escolares y universita rias asl como su integracin a los sistemas nacionales y re= gionales de informacin, y el desarrollo de los servicios ar chivisticos a nivel regional. En el campo de la formacin de especialistas, este programa hace un esfuerzo notorio para sostener la Escuela InColombia, lo teramericana de Bibliotecologia, en Medellln, mismo que un Centro Interamericano de Formacin de ArchivisBrinda tambin,asistencia tcni tas, en Crdoba, Argentina. ca a las escuelas profesionales nacionales, organiza cursos de formacin bsica, sobre todo despus de la maestra, y ci clos breves de formacin especializada; concede numerosas be cas y organiza seminarios, viajes de estudio, etc. Este mismo programa insiste en la normalizacin y creacin de herramientas'de trabajo comunes que permitan integrar progresivamente los sistemas nacionales en una red re gional, particularmente en el dominio de la descripcin bibliogrfica. Con este fin se han producido diferentes manuales y estudios. Se ha creado igualmente, en cooperacin con la Bibliotecadel Congresodelos EstadosUnidos de Amricayde varias institucionesdelospasesmiembros un formatoen espa o1 (Marcal) de comunicacinde datos bibliogrficoscon surna nual de utilizacin correspondiente. Se est desarrollando asimismo, en cooperacin con diversos organismos y unidades de informacin que cuentan con colecciones importantes sobre Amrica Latina, una red automatizada de recoleccin y acceso en lnea de datos bibliogrficos (AMIGOS). La Organizacin del Panamericana de la Salud cre en 1967, con el respaldo Gobierno del Brasil, una Biblioteca Regional de Medicina (Bireme), que sirve de base a una red regional en la que paL ticipan Argentina, Chile, Per, Uruguay y Venezuela, entre otros. Estas bibliotecas deben estimular los intercambios de duplicados de publicaciones,mantener unaextensacoleccin de referencia, suministrar fotocopias de documentos queno se encuentran localmente, hacer bsquedas retrospectivas, asegu rar un servicio de DSI y un programa de publicaciones especializadas, formar los especialistas en informacin mdica, contribuir a la normalizacin de las actividades de informa-

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cin, difundir las publicaciones de la OMS.Desde 1974,Bireme convertido en un centro regional paralautilizacin se ha de Medline, del cual se ha hecho unautilizaci6nexperimental en linea en el interior del Brasil. Los palses miembros del Convenio Andrs Bello: Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Per y Venezuela, adelantan igualmente consultas y estudios y organizan sesiones de formacibn con el fin de coordinar sus actividades de informacibn. En Africa, las organizaciones regionales para el rescate y aprovechamiento de las cuencas de los rfos Niger y Sen2 gal han creado centros automatizados de documentacibn, que recogen los documentos en los pafses miembros, los analizan y producen bibliograflas e fndices, conservan los documentos en microfichas y prestan servicios a los usuarios. La East African Academy, en cooperacin conlaFundacin Alemana para el Desarrollo Internacional (DSE), ha organizado un Centro Coordinador para la Formacin Regional en Infoz macin (CRIT), que realiza estudios sobre los problemas de la mano de obra, formacin y cursos breves sobre diferentes aspectos del trabajo de informacin. Su programa es elaborado por un comit regional compuesto por especialistas que rE presentan a los pases del Africa oriental. Las organizaciones de investigaci6n agronmica y veterinaria de Africa oriental han creado el East African Litera ture Service, que garantiza a los pafses de la subregin un servicio de alerta que edita boletines y resmenes y un servicio de DSI, y de suministro de fotocopias. Se han establecido instituciones regionales de forma cin en Dakar, Senegal, para los bibliotecarios, archivistas y documentalistas de lengua francesa; en Kampala, Uganda, pfi ra los bibliotecarios, y en Legon, Ghana, para los archivistas de la lengua inglesa. La Organizacin de los Estados Arabes para la Educacibn, la Cultura y la Ciencia (ALECSO) se esfuerza por promover y coordinar las actividades de informacin de los paises miembros a travs del programa de su departamento' de documents cin e informacin. La ALECSO rene en los pases miembros informacin sobre cuestiones de su competencia y produce publicaciones corrientes, directorios sobre fuentes de informz cin y obras de referencia (boletines estadfsticos y biblioOrganiza igualmente ciclos de formacin. Por lgrficos). timo, desarrolla instrumentos de trabajo normalizados,en rz be, como el manual de la ISBD, la adaptacibn de la clasificz cin Dewey y una clasificacin para las disciplinas islmide encabezamientos de materia en rabe, etc. cas, una lista

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El Centro de Desarrollo Industrial para los Estados Arabes (IDCAS) ha establecido un sistema automatizado de documentacin, que trata los documentos de inters para la 1~ dustria de los paises rabes, y suministra servicios de orientacin, de referencia, de bsqueda, de traduccin,de pu El IDCAS ha lanzado en los paises rabes blicaciones, etc. un programa de desarrollo de una red de informacin indus trial; este programa comprende la elaboracin de herramientas de trabajo comunes (especialmente la traduccin y adapla formacin del personal mediante cu; tacin de tesauros), sos breves y un ciclo de formacin bsica, la preparacin de los usuarios y la promocin de servicios, el desarrollo de centros especializados en las diversas ramas de la indus tria, que son centros situados en diferentes paises que estn en condiciones de garantizar un tratamiento completo de informacin y relaciones mds estrechas con las empresas correspondientes. Los paises asiticos han desarrollado tambin en estos ltimos aos planes de cooperacin. Se han emprendido estudios con miras a la creacin de una red regional de informa Se han organizado asimismo curz cin cientifica y tcnica. sos regionales para.preparar especialistas en informacin; un Banco de Informacin Agrfcola (AIBA) permite a nueve psi ses participar conjuntamente en el sistema Agris. Se ha orz ganizado igualmente una red de organismos especializados en la informacin tecnolgica y la divulgacinindustrial (Tech nonet Asta). Esta red agrupa once instituciones de nueve paises vin culadas a un centro de coordinacin situado en Singapur,que j les permite utilizar en comn las experiencias y recursos en materia de informacin y expertos, formar personal, sumi nistrar servicios a las industrias y reforzar los centros especializados.
Actividades de los Organismos Nacionales

La actividad internacional de losorganismosnacionales en materia de informacin constituye una parte importante de los esfuerzos de cooperacin y promocin de los sistemas de informacin de los paises en desarrollo. Las agencias gubernamentales de cooperacin tcnica pg cas veces cuentan con un programa especifico en el campo de la informacin. Su contribucin al desarrollo de los sistemas de informacin, ya sea directamente o en el mbitodelos proyectos que tienen objetivos de mayor alcance, es no obs-

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tante considerable. Esta contribucin casi siempre encierra una buena parte de suministros de documentos. Otro elemento que se destaca dentro de las actividades de las agencias gubernamentales, es la formacin de los especialistas en infor macin a travs de cursos organizados en el lugar y el otorz gamiento de becas que permiten a los estudiantes seguirlaseanza que imparten las instituciones especializadas,lo miE mo que realizar prcticas en las unidades de informacin de los pafses correspondientes. Esta formacin abarca tambi8nla contratacin de personal especializado y de servicio de consulta, la creacin de unidades de informacin, el suministro de equipos e inclusive la construccidn de edificios destinados a dichas unidades. La mayorfa de lospafses desarrollados y actualmente ciertos pases en desarrollo estn comprometidos en estas acciones. Adems de su estructura, el Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo (CIID) del Canad se disti: manejado gue , entre estos, por tener un programa especffico, por una Divisin de Ciencias de la Informacin, y que tiende a concentrar sus contribuciones en el esfuerzo y modernizacibn de los medios regionales y nacionales existentes. Han emprendido igualmente la construccin de un sistema internacional de informacin paralas cienciasdeldesarrollo (Devsis) que deber conducir a la constitucin de un banco de informs cin bibliogrfica internacional gracias a la entrada de datos descentralizada. Como ya concluy la etapa preliminarde estudio del sistema, se procede actualmente al desarrollo de centros locales (1). En ciertos paises desarrollados, sobre todo en los Esta dos Unidos de Amrica, existen organismos privados sin nimo de lucro, fundaciones particularmente, cuyos programas inclg yen a la vez la cooperacin internacional y los problemas de informacin. Estas fundaciones tienen en estos campos una poltica consistente en apoyar otras actividades, como la e2 seanza superior, el desarrollo agricola y la salud pblica. Organismos como la Asia Foundation, la Carnegie Corporation, la Ford Foundation, la W.K. Kellog Foundation, 1aRockefeller Foundation, el Franklin Book Program tienen ayudas compara-

(1) Nota del Adaptador. En el momento de esta traduccinel sistema Devsis estaba ya funcionando y publica el Devindex, que recoge literatura sobre desarrollo econmico y social.

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gubernamentales. bles a las de las agencias de cooperacin Sus medios son en realidad ms restringidos, pero sus procedimientos son casi siempre ms flexibles, lo que les permite desempear en casos precisos un papel determinante en el desarrollo de las unidades de informacin y de las instituciones de formacin de especialistas en informacin, el incremento de colecciones, la produccin de libros y la formacin de personal. Algunos sistemas de informacin administrados y fina: ciados en el mbito puramente nacional pueden sin embargo, abarcar una proporcin tan grande de literatura mundial que se convierten en sistemas internacionales desde el punto de vista de su contenido. Este de Abstracts Services y de Medlars en los Estados Unidos de Amrica, que controlan lo esencial de la literatura mundial en su campo respectivo (qufmica y medicina), o de Pascal en Francia, que cubre una parte importante de la literatura mundial en numerosas disciplinas. Por consiguiente, esto's sistemas han tenido que optar por establecer acuerdos internacionales, bien sea directamente con las unidades de informacin o por intermedio de los servicios gubernamentales, con miras a su en\ ocasiones, aprovechamiento en otros paises e inclusive, porlaparticipacinexterna en el suministro de datos. Existen tambin en la mayora de paises servicios nacionales de informacin cuyo contenido o presentacin despiertan el in@ rs de otros palses y que se orientan de la misma manera que los anteriores. Los acuerdos que celebran estos serviciospue den contener condiciones preferenciales o especialmente est diadas para los palses en desarrollo, incluso la instala&% de un servicio especial para ellos (por ejemplo,la seleccin ad hoc de la base de datos). Entre las dems frmulas interesantes de cooperacin in ternacional que practican los organismos nacionalespuedenci tarse los acuerdos de asociacin ya sea con base en los inte reses generales comunes, o en plan de realizacin de prograz mas especiales elaborados en comn , que permiten alossocios de los pases en desarrollo utilizar los recursos de informz cin de los dems asociados. Se han organizado asimismo redes para un servicio pregunta-respuesta (por ejemplo, VITA en los Estados Unidos de Amrica), en las cuales especialistas muy calificados utilizan sus conocimientos y lasbasesde informacin a que tienen acceso para suministrar voluntariamente respuestas muy elaboradas a las preguntasqueprovienen de los palses en desarrollo.
es el caso los Chemical

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Ciertas unidades de informacin de los pases desarrolls dos, que deseen constituir una red internacional o que cubren un campo internacional, estn llamadas a participar en el desarrollo de unidades de informacin semejantes del Tercer Mun do con base en contratos directos, bien sea con sus propios recursos o mediante financiamiento de las agencias de coopera cin de sus respectivos paises. Por otra parte, sus bases de informacin y sus servicios constituyen a menudo una fuente de informacin preciosa para los pases en desarrollo. Convi ne mencionar a este respecto el papel de las grandes bibliote cas que tienen prstamos, como la British Library enelReineUnido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte o elCentreNationa1 de la Recherche Scientifique en Francia, quepuede suministrar en plazos cortos, ejemplares, 0 con mayor frecuencia, fotocodocumentos que no estn disponibles pias o microfichas de los localmente. rpido de las redes de computadoAdems, el desarrollo res y de telecomunicaciones, que permiten conectar entre si los bancos de datos nacionales y acceder a ellos en tiempo interesantes a los paises en desa' real, ofrece perspectivas rrollo para la explotacin de 105 grandes depbsitos mundiales de referencias. Enla actualidad, slo los pases vecinos de las regiones donde funcionan estas redes, como MxicoyMarrue cos, las utilizan corrientemente, pero esto no significa que esta frmula no est llamada a desempear un papel cada vez ms importante.
Actividades de las no gubernamentales organizaciones internacionales

La actividad de las organizaciones internacionales no gg bernamentales en el campo de la informacin, contribuye poderosamente a la cooperacin internacional, al desarrollodelos intercambios de informacin y a la promocin de los sistemas de informacin. En la mayorfa de disciplinas cientficas existen asociaciones internacionales formadasgeneralmentepor la reunin de asociaciones nacionales y de afiliados indiviEstas asociaciones cumplen una funduales o institucionales. cin especial en la circulacin de la informacin a escala in ternacional, pues celebran congresos regularmente, organizangrupos de trabajo y permiten establecer contactos personales. Muchas de ellas tienen grupos de trabajo y programas destinados especfficamente a la transferencia del conocimiento y a la promocin de sistemas de informacin.

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Unas cuantas se agrupan en el Consejo Internacional de El CIUC tiene como meta pro las Uniones Cientficas (CIUC). Rene 18 unlo= mover la actividad cientlfica internacional. nes internacionales de distintas disciplinas cientfficas (az flsica, biologIa, matemticas, tronomfa, geofisica, quimica, 64 miembros nacionales (acadegeografa, nutricin, etc.), consejos nacionales de investigacin, asomias de ciencias, ciaciones nacionales de cientfficos), 12 asociados cientfiEl CIUC organiza proyectos de cos y 2 asociados nacionales. como ocurri con el ao geoinvestigacin cooperativamente, fisico internacional. Crea comits 0 comisiones queseocupan de los campos de la investigacin interdisciplinaria o de problemas generales como la enseanza de las ciencias,los da tos, la ciencia y la tecnologa en los paises en desarrollo. El CIUC ha cooperado con la Unesco en el estudio de factibilidad de un sistema mundial de informacin cientifica que ha dado origen al programa Unisist. En 1975, estableci un gr; po de estudios sobre pollticas de informacin cientifica. Cuenta con dos brganos dedicados exclusivamente alastividades de informacin: de reseas analticas del CIUC). Su rnL El CIUC - AB (Oficina sibn consiste en promover la circulacin de informacin, concertarse, ofreciendo a sus miembros un mbito donde donde armonizar sus actividades y trabajar en comn en racionalizacin y desarrollo la normalizacin, de sus labores. Funcionan a travs de grupos de trabajo o comitbs comunes, con otras organizaciones que tienen los mismos intereses (tales como la normalizacin de los procedimientos de entrada, los .tesauros ~multilingiies, etc.). Sus trabajos se han publicado y han servido de base a normas internacionales. El CIUC AB participa en los grupos de trabajo especializados del Programa General de Informacin de la Unesco. El Codata (Comit sobre datos para ciencia y tecnologia)..luE ga un papel semejante en el campo de los datos numricos. Su actividad tcnica se desenvuelve a travsdegrz pos de trabajo que estudian problemas tales como el de la accesibilidad y difusin de los datos, las constantes fundamentales, la internacionalizacin y normalizacin de los datos en termodinmica, la presentacin de los datos biolgicos en la literatura primaria, etc.Con la ayuda de la Unesco, Codata estableci un Centro mundial de orientacin hacia las fuentes de datos.

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En distintos sectores de la tecnologa y en numerosas ramas econmicas, se encuentran asociaciones internacionales cuya estructura y actividades son muy semejantes a lasdelas asociaciones cientficas. En este sector conviene adems sub rayar el papel esencial que juegan las ferias y exposiciones internacionales en la comunicacin de la informacin. La Asociacibn Mundial de OrganizacionesdeInvestigaci6n Industrial y Tecnolbgica y la Federacibn Mundial de Ingenieros (FMOI) incluyen en sus programas cuestiones de informacin; la FM01 ha organizado varias conferencias internaciona les y prosigue diversos estudios sobre este tema, sobre todo en el seno de su comit de informacin de los ingenieros. Entre estos organismos, la Sociedad Internacional para el Desarrollo garantiza un servicio de pregunta-respuesta so bre los problemas del desarrollo econmico y social en bene= ficio de los paises en desarrollo, utilizando una red desce: tralizada de corresponsales. Cabe recordar aqu la actividad de la Organizaci6n Internacional de Normalizacibn (ISO), que tratamos en el capi-. tulo Normalizacin. Existe, por otra parte, cierto nmero de organizaciones internacionales no gubernamentales que se ocupan principal o exclusivamente de la informacin. Estas organizaciones son: El Consejo Internacional de la Reprografia (ICR), que tiene como meta la promocin de esta tcnica, la armonizacin de las actividades y operaciones en este campo. La Federacin Internacional de Procesamiento de Informacin (IFIP), cuyo objeto es la promocin de la informtica y el desarrollo de la investigacin, de la cooperacin in ternacional, de los intercambios de informacin y de 1; formacin especializada. Sus grupos de trabajo estudian la programacin, la educacibn, las aplicaciones dela11 formtica en los campos de la salud, de la tecnologa, de la comunicacin de los datos, de los sistemas de informacin, de las relaciones entre informtica y socieDentro de la IFIP existe un grupo especialidad, etc. zado, de inters, relativamente autnomo, el IAG,que se ocupa de las aplicaciones de la informtica alaadminiE tracin pblica y privada. La Federacin Internacional de Asociacionesde Bibliotecarios y de Bibliotecas (IFLA) cuya meta consiste en promover, en el plano internacional, la comprensin, la cooperacin, la discusin, la investigacin y el desarrollo en comtodos los campos de actividad de las bibliotecas, prendida la bibliografa, los servicios de informacin

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y la formacin del personal; esta federacin desea constituir un rgano que represente genuinamente la biblioteconoma en la escena internacional. Se abri una primE ra oficina regional para el Asia y est prevista una ms la Secretaria tiene su sede en para las otras regiones; La Haya, Paises Bajos. Con colaboraciones externas, la IFLA ha establecido en Londres una oficina internacional para el control bibliogrfico universal (encargada de la promocin de este importante proyecto y del mantenimiento de las ISBD) Y una oficina para los prstamos interna cionales dentro de la divisin de prstamosdelaBritish se Library, en Boston Spa (Reino Unido). Recientemente lanz un programa de tres aos para el desarrollo de las bibliotecas y la formacin de los bibliotecarios en el la financiaTercer Mundo; este programa debe fomentar propuestos cin (con recursos exteriores) de proyectos por los miembros de estos paises. La IFLA publica los tambin resultados de los trabajos de sus secciones y dos revistas. La Federacin Internacional de Documentacin (FID), cuyo obje tivo es promover la documentacin en todos sus aspectos, tanto en la prctica como en los campos de la investigacin y de la formacin. La sede de su Secretarra General est en La Haya, Paises Bajos.Tiene dos comisiones regio nales para la Amrica Latina y para el Asia y Oceani que constituyen polos de animacin suficientemente autnomos. La FID despliega, por intermedio de sus distintos su accin en el campo investigativo re comits tcnicos, ferente a la clasificacin, a la terminologla, formaci, informacin industrial, lingistica, documentacin sobre las patentes, investigacin sobre las bases tericas de la informacin y los paises en desarrollo. Un comitceE tral de clasificacin encargado de administrar la Clasiconstituye una de las contri ficacin Decimal Universal, buciones importantes de la FID. Esta publica los trabay dos jos de sus comits, las actas de las conferencias revistas. El Consejo Internacional de Archivos (CIA), que tiene como ob jeto favorecer el desarrollo de los archivos y la cooperacibn internacional en este campo; este Consejo es un vinculo entre todos los archivistas y organismos que se ocupan de los archivos. Los miembros del CIA se agrupan en ramas regionales para la Amrica Latina (Ala), para los paises rabes (Arbica), para los paises del Caribe (Carbica), para el Africa oriental y central (Ecarbica), del para el Africa occidental (Warbica), para el Asia

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sudeste (Sarbica);para Iel Asia del sur y del oeste (Swarbica). Adems de las actividades de las ramas regionales, el CIA trabaja a travs de sus secciones y de sus comits especializados. Publica una revista internacional llamada Ahchkurn. La IFLA, la FID y el CIA han establecido un comit6 de enlace para coordinar sus acciones y cooperar regularmente en el programa general de informacin de la Unesco.
Sistemas internacionales de informacin

Los sistemas internacionales de informacin representan una realidad compleja. Algunos controlan completamente la informacin mundial en su campo, pero estn administrados y financiados por un organismo nacional. Otros son redes descentralizadas cada una de cuyas unidades participantes conservan sus propios mtodos y participan voluntariamente; su coordinacin est asegurada por consenso de todos los miemOtros pueden ser redes descentralizadas o mixtas y vc bros. luntarias, pero utilizan una metodologa comn. Por ltimo, existen algunos que adems de su metodologa comn y su estructura mixta, han sido creados por acuerdos intergubernamentales y son gerenciados por rganos igualmente intergubez namentales. Estos ltimos son los que realmente corresponden al concepto de sistema internacional. Por otra parte, si los sistemas que han recibido mayor atencin hasta el presente son sistemas que tratan principaL mente las referencias bibliogrficas, con o sin resmenes, o sea que son sistemas secundarios, la gama de funciones anexas (acceso a los documentos primarios, orientacin, bsqueda retrospectiva, DSI, etc.), es bastante variable de un sis e tema a otro. Adems, existen sistemas que se concentran como la orientacin , el servicio pregunta otras funciones, respuesta o el anlisis de la informacin. Se trata de un fenmeno nuevo, que comenz en la mitad de los aos sesenta y que ha tenido simultneamente una expansin y transformacin tecnolgica rpidas. Es probable que los sistemas internacionales de informacin continen proliferando, pero diversificando tanto en lo que se refiere al campo que abarcan como a las funciones que cumplen, multi plicando asimismo sus interacciones, sobre todo a travs de las redes de teleinformtica, y adquiriendo cada vez mayor coherencia y mejor integracin.

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Los

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internecionales

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informacibn

En el origen de un sistema internacional de informacin existe una voluntad poltica de la parte de los gobiernos im plicados y de los responsables de uno o varios sistemas na-cionales existentes. Una vez que la idea es aceptada por un grupo suficientemente importante de promotores, se procede a un estudio de factibilidad, tarea que cumple un equipo inter nacional y que sirve de base a la decisin de crear o no ei sistema, segn la voluntad de todos los socios potenciales,o por lo menos de los principales. Es necesario a continuacin superar una etapa de planificacin detallada del sistema, es pecialmente de lo relativo a sus mtodos y herramientas de Luego se instala el sistema y se prueba, en trabajo. una fase experimental (las pruebas deben hacerse por lo general sobre un nmero limitado de funciones o de participantes) an tes de las etapas de funcionamiento normal de revisin y de ampliacin. Todos estos sistemas se proponen permitir un acceso ms completo, rpido, prctico y econmico a la informacin mundial en cada uno de sus campos de actividad. Paracumplirez te fin, conviene normalizar y racionalizar los productos y procedimientos de modo que resulte posible y eficaz la distribucin de las tareas. Cada participante puede entonces concentrar sus medios en una funcin o en una parte de la 1~ formacibn y recibir la correspondiente contrapartida de los dems socios en forma directamente aprovechable. En general, estos sistemas se fundamentan en la descentralizacin de las funciones de entrada y de salida y en la centralizacin de las funciones de creacin de la base de da tos y del mantenimiento del sistema. De este modo, 105 paf= ses participantes garantizan la recoleccin de los documen tos primarios, lo ms a menudo, sobre la base de una distri= bucin por el origen (cada pas se ocupa de laliteraturaque se produce en su territorio), y posteriormente del acceso a bibliogrfica y de contenido, segn ellos, de su descripcin reglas y formatos comunes. Los paises pueden formar eventual mente con este fin un centro regional o designar un centro ya existente que cumpla esta tarea. Un centro internacional garantiza a continuacin la verificacin de los datos que le son entregados por los centros participantes; su integracin en un banco nico y la elaboracin de los instrumentos de utilizaci6n (boletines, cintas magnticas) que se distribuyen a los participantes. Los servicios a los usuarios se garanti zan generalmente a nivel nacional, aunque ciertas operaciones pueden efectuarse tambin en el centro internacional. La administracin del sistema est a cargo de un rgano en el que estn representados los paises participantes, asi5

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tido, si es necesario, por comit&.t&nicos o grupos consultivos cuya composicin puede ser mayor (puede extenderse,por asociaciones profesionales,etc.) ejemplo, a sistemas vecinos, o estar fundamentada en la clasificacin thnica, y no eimplemente en la representacin de los pafses. El centro inteL nacional garantiza la coordinacin de las actividades y la actualizacin de los instrumentos de trabajo (tesauros, formato, reglas de descripcin, listas de autoridades, etc.),en cooperacin con los participantes, asf como el desarrollo del sistema y la formacibn del personal. El costo de funcionamiento se distribuye entre los participantes proporcionalmente a sus recursos. El costodelas unidades de entrada-salida queda a cargo de los paises respectivos. Sin embargo, stos pueden recibir una ayuda del grupo para la instalacin y mantenimiento del sistema. En la situacin actual, estos sistemas, que en su mayorfa se dedican a las funciones documentales, no son suficien tes para garantizar un acceso universal a la informacin. Ei acceso a los documentos primarios, de los cuales ellos sumi nistran las citas, contina siendo un problema; adems, las funciones de seleccin, evaluacin, reorganizacin y de difu sibn siguen teniendo un desarrollo insuficiente. Estos siste mas representan sin embargo un considerable progreso en 1: medida en que reducen el volumen de la literatura que cada participante tiene que tratar a lo que se produce en su zona geogrfica, permitindole adems, slo por el precio de su contribucin tener acceso a todas las informaciones que puede suministrar el conjunto del sistema. Esta ventaja compen sa las dificultades que resultan del empleo de una metodologa normalizada y de tcnicas avanzadas que estn cada vez ms al alcance de todos los pafses, asl estn separados o en grupo.

Cuestionario

de Verificacin

iQu6 distingue un programa de un sistema de informacibn? LQUQventajas se derivan de la participacin en un sistema internacional de informacin? Existen servicios internacionales de pregunta-respuesta? tSe puede utilizar a distancia y en linea un sistema de informacin internacional?

364

Los

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internacfonales

de

informacin

Bibliograffa

WERDEL, J.A. Co-operation in information activithrough international organizations. En: Cuadra C. publ.) .Annual hw.w 06 in~omaXan acience and ,hxhno~gy, Vol. 10, p. 303-356, 1975. ltiem.aXionaL gtide Xo RLbmy, tic& FANG, B.; SONGE, A.H. vai! and in~ohntion btience abbotia.tion4. New York Bow= ker, 1976. IAEA/FAO/UNESCO. n6ohmtion bybhmb : .i%eih iti~wnnetion and cotnpatbZi.ty. ?%OCdhgb 06 A bgmpobiwn, Varna, Bulgaria, 30 set.-3 oct., 1974. Viena, IAEA, 1975. LORENZ, J.G. International transfer of information. En: Annu& heviw o in~o&maton Cuadra, C. (dir. publ.). bctXCe and hxhnology, Vol. 4, p. 379-402, 1969. ORGANIZATION FOR ECONOMICCO-OPERATIONAND DEVELOPMENT. lnADAMS, s.;

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Anexos

1. PGI 2. Spines 3. ISDS 4. ISBN 5. INIS 6. Agris, 7. IRS

8. Devsis

CARIS, Aglinet

9. 10. ll. 12. 13. 14.

Medlars CAS CAN/SDI TITUS Tymnet Euronet

LOS programes

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informacibn

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Pif. /--

; P.I. :

Y.L...

C,D.lt

Pd.

DOCYtO,

Fig.

24 -Organigrama ternacional

terico simplificado de informacin.

de un sistema

in-

ANEXOS

1. El Programa

General

de Informacibn

(PGI)

de la

Unesco

El Programa General de Informacin fue creado en la Decimonc vena Sesin de la Conferencia General de la Unesco, en Nairo bi, en noviembre de 1976. El PGI debe permitir el desarrollo de un cuadro conceptual destinado a los sistemas de informacibn establecidospor las diversas organizaciones de Naciones Unidas y particular-' mente al conjunto de actividades informativas de la Unesco. El PGI abarca tres tipos de actividades: actividades co~ cuestiones de orientacin general, etc.) ceptuales (estudios, actividades normativas (directivas, manuales, etc.) y activA dades operacionales (cursos de formacin, asistencia a los Estados Miembros con miras al desarrollo de sus infraestructuras). El PGI se propone especialmente cuatro objetivos especg ficos que deben permitir el logro de un objetivo general del plan de accin a trmino medio de la Unesco para 1977-1982: el desarrollo y la promocin de los sistemas y servicios de informacin nacionales, regionales e internacionales. El primer objetivo especfico es promoverlaformulacin de politicas y planes relativos a la informacin. Se trata de hacer comprender mejor el valor de la informacibn como r-E curso nacional e internacional, incrementar la cooperacin entre los Estados Miembros en el mbito del PGI, mejorar el trabajo de planificaci6n de las organizaciones, lo mismo que el funcionamiento de las infraestructuras nacionalesdeinfor macin y lograr un entendimiento ms claro del proceso de transferencia de informacin con el fin de armonizar las pollticas de informacin y de disminuir los obstculos que se oponen a los intercambios de dicha informacin. El segundo objetivo especffico es la promocibn, el esblecimiento y aplicacin de mtodos, reglas y normas en mate Se trata principalmente de mejorar las ria de informacin.

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sobre todo en el campo delasdescrip normas internacionales, Bi= clones bibliogrficas (por ejemplo, mediante el Control bliogrfico Universal) y la presentacin delaspublicaciones con el fin de facilitar la interconexin y la compatibilidad de los sistemas de informacin. El tercer objetivo especifico es el desarrollo de las infraestructuras de informacin, tanto nacionales como regic de contribuir al crecimiento socio nales, con el propsito econmico de los Estados Miembros y de facilitar la transferencia de tal informacin. Esto supone el establecimiento y difusibn de directivas, la organizacin de consultas y reude proyectos piloto, el asesoramiento niones, la elaboracibn en materia de creacinymejora de los servicios tcnicos y a a los Estados Miembros. Este grupo de ac sistencia tcnica tividades representa la parte esencial de las actividades or peracionales del PGI. El grupo abarca proyectos de diversa importancia, financiados por la Unesco, por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y por otras entidades. El cuarto objetivo especffico es la formacin terica y prctica de profesionales y usuarios de informacin.Estospr~ fesionales son los documentalistas, los bibliotecarios y los archivistas. La meta consiste en: definir una polticaypl~ nes a largo plazo en el campo de la formacin; organizar cur sos, destinados especialmente a los profesores que habrn de tomar a su cargo la formacin de los profesionales y a los responsables de la organizacin de los sistemas de informacibn; armonizar y coordinar los programas de formacin y las actividades que se relacionan con ellos; promover la formacin terica y prctica en los Estados Miembros. El PGI suministra actualmente un cuadro directivo especial para realizacin de los programas fundamentales de la Unesco en materia de informacin; estos programas dependfan anteriormente del sector cientifico, del cultural y del camSe trata principalmente del programa po de la comunicacin. Unisist, adaptado por una conferencia intergubernamental en 1971. Este programa mediante acciones innovadoras, seguidas de evaluaciones peridicas, de una redefinicin de los objetivos, de posteriores innovaciones, debe catalizar y organizar la cooperacin internacional con miras alainterconexin y al desarrollo de los sistemas de informacin en elcampode las ciencias exactas, naturales y sociales. Los objetivos son: el mejoramiento de los medios tcnicos de interconexin; el refuerzo de la capacidad de las unidades y sistemas de in formacin; el desarrollo de los recursos humanos; la creacin de un ambiente institucional que favorezca el desarrollo de los sistemas; la cooperacin y asistencia alospafses

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en desarrollo para fortalecimiento de sus infraestructurasde informacin. Se trata asimismo de la idea deNatis (National Information Systems),lanzada por una conferencia intergubernamental en 1974, o sea, del desarrollo integrado de las infraestructuras nacionales de informacin, especialmente de las bibliotecas, archivos y centros de documentacin, con el fin de establecer sistemas nacionales de informacibn uniformes que satisfagan las necesidades del desarrollo econmico y social de los Estados Miembros. La ejecucin del Programa General de Informacin est confiada a una divisin especial de 1aSecretariadelaUnesco y depende del Subdirector General para los Estudios y la Pr-2 gramacin. Un consejo intergubernamental compuesto por representan tes de 30 Estados Miembros, est encargado de orientar la concepcin y planificacin del programa, de recomendar las prioridades, de examinar los resultados que se obtengan, de estimular y coordinar la participacin de los Estados Miembros en el programa. Un comit consultivo presta asistencia a la Unescoenla determinacin de las necesidades y tendencias mundialesenel campo de la informacin y en el examen de la adecuacin del PGI y de sus resultados a dichas necesidades y tendencias. En 1979, existlan puntos de convergencia y/o comits na cionales del Unisist en 63 Estados Miembros. Estos comitsrepresentan para los Estados Miembros el principal medio de asociarse a las actividades del PGI. Tanto al nivel del Consejo Intergubernamental como dela Secretara, pueden crearse comits ad hoc y grupos de trabajo que se encarguen de estudiar los aspectos particularesdel De este modo existe ya un comit ad hoc que estuprograma. dia la polftica y el programa relativos a la enseanza y a la formacin; existen tambin grupos de trabajo sobre el intercambio de datos bibliogrficos, sobre los centros de anlisis de informacin y sobre la tecnologa de la intercomuni cacin entre sistemas. El programa y el presupuesto del PGI son presentados por el Director General de la Unesco a la Conferencia General que se rene cada dos aos, la cual los modifica siesne cesarlo y les imparte la aprobacin. El PGI publica un boletn trimestral de informacin (pha gkama GeneJ& de ndohmacibn - Bodn del hibibt) y la Revdda de la Unenco pana .&u C.entiti de La 7n~o&nacin, la informes de los trabajos 8ibLo&xonomXa y .k Akchb.&Lica, de sus comits, de las conferencias y seminarios, estudios y Pueden obtenerse informaciones comprincipios directivos. plementarias sobre el PGI en la siguiente direccin:

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Divisin Unesco 7 place Francia

2.

del Programa General de Fontenoy

de Informacin

75700 PARIS Spines

(Science System)

and Technology

Policies

Infowation

Exchange

Spines, sistema de intercambio de informacin sobre las poll es unprogramaquelaUnescZ ticas cientfficas y tecnolgicas, est desarrollando en forma experimental. Su objetivo consiste en solucionar las deficiencias actuales en materia de intercambio de datos seleccionados sobre la aplicacin de la ciencia y la tecnologa al desarr110. En el mbito conceptual del programa Unisist,la Unesco. se esfuerza por establecer, a titulo experimental, un mecanismo sencillo y eficaz para la recoleccin, el anlisisyla difusin entre sus Estados Miembros de los documentos y datos que tienen implicaciones directas en las politicas,la ad ministraci6n, la transferencia y la evaluacin de la cienci Inspirado en la estructura general del sI2 y la tecnologia. tema INIS desarrollado por la AIEA, Spines pretende ser, se gn las modalidades que se han propuesto actualmente, un sig tema cooperativo, descentralizado y automatizado para el almacenamiento y bsqueda de datos bibliogrficos acompaados de trminos de indizacin y de resmenes: en una etapa poste rior, est previsto tratar tambin datos basados en hechos.Spines tendra una unidad central de procesamiento y varias unidades nacionales o regionales que sirvan de enlace con el fin de permitir la participacin de los pases y organizacic nes que quieran voluntariamente ingresar en el sistema y el suministro de servicios a los usuarios. Entre 1971 y 1976 se realizaron actividades preparatoque definieron rias: estudios de factibilidad del sistema, sus modalidades tcnicas, legales, financieras y administrativas, preparacin y publicacin de la lista de las publicadel tesauro fuente (en ciones seriadas de Spines; desarrollo ingls) de Spines que comprende 10.500 trminos, de los cuales dos tercios son descriptores autorizados, unidos por una red de 74.000 relaciones semnticas. Para el perfodo que va de 1977 a 1982 un proyecto piloCL) adaptar de manera coordenada el tesauro to debe permitir: Spines al rabe, espaol, francs, portugus y ruso; bl realizar experiencias que permitan simultneamente promover el

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sistema, demostrar sus posibles salidas y constatar diversas modalidades de funcionamiento que respondan a las necesidades y recursos de los usuarios; C) ayudar a los pafses interesados a establecer su servicio nacional de informacin des tinado a la polltica cientfica y tecnolbgica. El campo que cubre Spines comprende toda la informacin que tiene un inters directo para las polticas, la admini2 la evaluacibn y la transferencia en el mbito de la tracin, ciencia y la tecnologia, especialmente los fundamentosdelas politicas cientficas y tecnolgicas (teorlas, normas y mt2 dos), los recursos en ciencia y tecnologa (humanos, financieros, institucionales, servicios de informacin y equipos para la investigacin y el desarrollo), contenido general y resultados de orden social de los planes, programas y proytos que tengan que ver con lasactividades cientlficas y tcnicas conexas. Los usuarios potenciales del sistema son: U) los que tc man las decisiones, los encargados de la gestin y los administradores que en los gobiernos se ocupan de la ciencia y o en los parlamentos, las universidades, los inE tecnologIa, titutos de investigacin, las empresas y las organizaciones internacionales que tienen que ver con la ciencia; b) los IIJ vestigadores especializados en estudios de polftica cientca. Las fuentes serian, en materia documental, los libros, los artkulos de las publicaciones seriadas, los documentos legislativos y reglamentarios, informes, tesis, medios legibles por mquina, documentos audiovisuales, etc., y en materia de datos reales, de datos numricos, nominales, de estadlsticas, indicadores, etc. La salida del sistema, preparada por la unidad central de procesamiento, seria un boletln bibliogrfico con ndice producido en computador, Stience PolXcy Index a.nd Abbtiactb (SpLtia), y cintas magnticas con los datos bibliogrficos, los trminos de indizacin y los resmenes. Con base en estas cintas, los centros nacionales y regionales suministraran servicios de bsqueda automatizada de topo tipo (DSI,IIJ formacin corriente, bsqueda retrospectiva). Fundamentndose en los resultados de los estudios y experiencias en curso, deber en principio tomarseunadecisin sobre la instalacibn operativa de Spines, en 1982 1983. Se pueden obtener informaciones complementarias sobre Spines, escribiendo a: Divisin de Polticas Cientficas y Tecnolbgicas Unesco 7,place de Fontenoy 75700 PARIS Francia

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3. ISDS
(Internatonal Serals Data System) El Sistema Internacional de Datos sobre Publicaciones Sera das (ISDS) fue organizado dentro del programa Unsst a coz menzos de los aos setenta. Los objetivos de este sistema consisten en crear y Marx tener al dfa un registro internacional de publicaciones seriadas que contenga toda la informacin que exige su identi fcacin; en definir y promover el uso de un cdigo normal1 zado (ISSN) que permita la identificacin precisa decadapu blcacn seriada; en facilitar la bsqueda de la informa-cn centifca y tcnica en las publicaciones seriadas; en tener estos informes a la disposicin de todos los pases, organismos y usuarios; en establecer una red comunicativa entre las bibliotecas, los servicios secundarios de nforcn, los editores de las publicaciones seriadas y los org2 nsmos internacionales; en promover la normalizacin nternacional de las descripciones bibliogrficas, los formatos de comuncacdn y el intercambio de la informacin relativa a las publicaciones seriadas. El ISDS tiene su sede en un centro internacional de Pa rPs y dispone de centros nacionales y regionales, designados por los gobiernos interesados, que ya se han establecdo en 45 palses. Lo administra un consejo directivo elegdo por la Asamblea General de los Representantes de los Es tados Miembros. El centro internacional est asesorado por un comit tcnico consultivo. Este centro tiene la responsabilidad de crear y mantener al dfa la base internacional de datos, de cuidar y conservar los instrumentos comunes de trabajo, tales como el formato de comunicacin, los caracteres, las reglas de descrpcn bibliogrfica, de abreviacin, de transliteracn, el directorio, de suministrar servicios etc., de publicar de informacin a partir de ste, de actualizar la lista ISO de los ttulos de publicaciones seriadas abreviadas, de tomar parte en el establecimiento de los centros nacionales y regionales, de adjudicarles series de ISSN, deregistrarlas publicaciones seriadas cuando no exista el centro nacional de colaborar en la formacindel o regional correspondiente, personal de los centros participantes. Los centros nacionales y regionales estn encargadosde adjudicar un ISSN a cada publicacin seriada que aparezcaen su zona geogrfica, de establecer y comunicar al centro nternaconal las noticias y reseas correspondientes. Estos centros mantienen bajo su vigilancia un archivo de las pu-

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blcacones seriadas y pueden utilizar tambin el directorio internacional para prestar el servicio a sus usuarios. Algunos de estos centros publican listas e Indces confecconados a partir de sus ficheros. La base de datos senc con cerca de 25.000 reseas y en la actualidad tiene 50.000. Las reseas suministran indicaciones tales como la feel cdigo del centro responsable, el ISSN, cha de registro, la fecha de la iniciacin de la publicacin, el pas corresel el alfabeto utilizado en el tftulo original, pondiente, ttulo clave, otros tItulos, el editor, etc. El centro internacional elabora un boletfn bimensual que da cuenta de todas las adiciones y cambios que ocurren El boletin, lo mismo que el directorio durante el periodo. est disponible en forma legible por computador. Se proyecta una publicacin en mcroforma. El centro internacional publica asimismo cada seis meses un suplemento de la lista ISO de los tltulos de publcacones seriadas abreviadas. Los editores de publicaciones seriadas que quieran ser adjudicatarios de un ISSN deben dirigirse al centro regional po o nacional de que dependan; s estos centros no existen, drn dirigirseal centro internacional. Puede igualmente aprovecharse la base de datos para pro ducr listas especiales e fndces. Se puede obtener informes complementarios sobre el ISDS escribiendo a la siguiente direccin: Centro Internacional para el ISDS 20 rue Bachaumont 75002 PARIS Francia

4. ISBN
(Internatonal Standard Book Number) El ISBN es el Nmero Internacional Normalizado para Libros. Aunque hace ms de un siglo que los editores comenzaron a nu merar sus libros, la necesidad de dar a cada libro un nmero de identificacin sencillo, aprovechable por computadoryni co, se volvb urgente en los aos sesenta, en un momento en que las editoriales ms importantes haban comenzado a utl de zar el computador para la administracin y distribucin sus publicaciones. El sistema de numeracin de los libros se introdujo pr mero en el Reino Unido en 1967, luego en los Estados Undosde Amrica en 1968 y a continuacin en los pafses de lengua alemana y francesa de Europa Occidental, hasta convertirseen un sistema internacional.

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El ISBN es un nmero de diez cifras, compuesto por cuaEl primer conjunto ntro conjuntos separados por guiones. dca el grupo al cual pertenece el editor. El segundo indica El tercero sirve para identificar cada libro en el editor. El cuarto es un dlgto de control que permite particular. una verificacin automtica de la validez del ISBN. Los nson meros que corresponden al grupo de editores y al editor cifras ms pequeas cuando la produccin es ms grande,de mo do que el mayor nmero posible de caracteres se destina a 1; se identificacin de los distintos libros (con seis cifras puede determinar un milln de ISBN, es decir, identificar un milln de tltulos). El sistema est coordinado por una agencia nternaconal situada en Berlfn, que tiene como funcin promover y orientar el sistema con la ayuda de un comit consultivo internacional, preparar manuales e instrucciones, dar aonse supervisar la aplicacin del sistema, reconocer las a= j-9 su nmero de identificacin y gencias de grupo, concederles mantener el registro de este nmero. Las agencias de grupo son creadas por los editores, sus asociaciones y los centros bibliogrficos que tienen un resPor ejempaldo nacional, regional o una base lngfstca. agenciad britnicas, americanas, agencias para plo, existen los editores de libros en alemn, de la Repblica Federal de de Alemania, Austria y Suiza alemana, de libros en francs de Blgica y de la Suiza francesa, y un grupo para Francia, las organizaciones internacionales. Cada agencia tiene como tarea administrar el grupo, dar consejos tcnicos a sus mem bros, vigilar la aplicacin de las normas, recibir la nscrpcn de los editores que pueden pertenecer al grupo, segn los criterios que dicho grupo se ha fijado y que deben ser aprobados por las agencias internacionales; tambin debe dar un nmero a los editores y llevar el registro correspondiente. Los editores aplican el sistema asignando .los nmeros de cada libro y del control de cada titulo, mantenendoelre gstro de estos nmeros, colocndolo en cada libro y hacnz dolo figurar en sus catlogos, en los plegables de publcdad, en los formatos de pedido, etc. Se pueden obtener informes complementarios , sobre el ISBN escribiendo a: Agencia Internacional del ISBN Staatsbblothek Peussischer Kulturbestz Potsdamer Strasse 33 D-1000 BERLIN 30 Repblica Federal de Alemania

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5. IINIS
(Internatonal Nuclear Informaton System) El Sistema Internacional de Informacin Nuclear, INIS, ha sido organizado por la Agencia Internacional de Energfa Atmica, cuyos estatutos le asignan, entre otras misiones, la de defen der el intercambio de informacin centifica y tcnica sobre la utilizacin pacZfca de la energfa nuclear. Los trabajos preparatorios tuvieron lugar entre 1966 y 1968. El sistema tiene la finalidad degarantizareltratamito documental de la literatura mundial relativa a todos los aspectos de la utilizacin pacffca de la energfa atbmca: ff sca, qufmca, materiales, ciencias de la tierra, biologa, a grcultura, medicina, salud, seguridad, medio ambiente, aplcaciones industriales de los radio-stopos, ciencias de la ingenieria y tecnologIa de los reactores, aspectos econmdcos y legales, etc., y de volverla accesible a los organismos yes pecalstas que en los paises miembros de la agencia trabajan en estos temas. Utilizando una metodologa comn, 49 centros nacionales y 13 organismos internacionales tratan la literatura que aparece en su zona geogrfica. Esta literatura se consgnaen17 documentos de los soportes, las reglas de descripcin y los descriptores. Se estima actualmente que el sistema cubre el 95% de la literatura mundial sobre el tema, de la cual el 30% aproxmadamente corresponde a documentos no convencionales (que no se publican y que por lo tanto no estn disponibles en el comercio) . Cada centro da su juicio sobre la pertinencia de los documentos de acuerdo con criterios comunes. El tratamiento de los documentos comprende una descripcin bibliogrfica que se ajusta a un manual de catalogaciones y a ciertas listas de autoridades, varas categorias de temas comunes, una ndzacn con un tesauro comn, disponible en cuatro lenguas y un resumen libre en ingls, y a veces, en otra lengua. Estos da tos se recogen en formatos normalizados y regstrados,ya sea sobre un formato precodfcado o en un formato OCR (legible por mquina de lectura ptica) o en cinta perforada o magnca. La produccin se envfa al centro internacional de tratamiento de la AIEA, en Viena, donde se verifica s los regstros estn de acuerdo con las normas establecidas y se renen los materiales recibidos en la base de datos nicos quesedpacha luego en cinta magntica o en boletn impreso (IN22 ti &dm) que se publican dos veces por mes.

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informci6n

bbloEl boletfn comprende, adems de las referencias grficas acompaadas de resmenes, Indces de autores, (coa1 tores), tema, conferencias, nmero del informe, patenteonor indces acumulativos dos veces por ao. ma. Se publican La base de datos tiene actualmente ms de 300.000 referencias y se aumenta en 60.000 cada ao. envian al centro nAdems, los centros participantes ternaconal un ejemplar de todos los documentos no convenco a mcrofchas para mannales; estos documentos se trasladan tenerlos a la disposicin de los usuarios en un centro de n tercambo. Los sistemas de aprovechamiento permiten a los centros participantes garantizar servicios de bsqueda retrospectiva, DSI y bsqueda en linea a partir de la base informativa INS. El idioma de trabajo del sistema es el ingls. Cada pais participante designa un agente de enlace que con sus similares y con los responsables del cenparticipa, El costro internacional, en la administracin del sistema. to de las operaciones del centro internacional est a cargo de la AIEA y el de las unidades descentralizadas por los paz ses y organismos participantes. El centro internacional garantiza el mantenimiento y el desarrollo del sistema de acuerdo con los centros participa1 Garantiza tambin la formacin de su personal en el em tes. pleo del sistema y presta asistencia tcnica para establecef lo. Se pueden obtener informes complementarios sobreel INIS escribiendo a: INIS Secton Agencia Internacional de la Energla Atmica BP 590 A - 1011 VIENA Austria
6. Agris, CARIS, Aglinet

(Agrculture Informaton System, Current Research Informaton System, Agricultura1 Network)

Agricultura1 Lbrary

La Organizacin de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentacin (FAO) se esfuerza constantemente por mejorar la transferencia de la informacin centlfca y tecnolgica en los dominios que son de su competencia y responsabilidad desarrollo rural, (agricultura, bosques, pesca, nutricin, Se adelanta esta mejora graetc.) en los pases miembros.

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cas al desarrollo, a la promocin y a la realzacin de un conjunto integrado de programasdetransferenca de nformacn, que comprende el establecimiento de una red mundial de sistemas de informacin agrcola y la ejecucin de proyectos sobre el terreno tendentes a reforzar las capacidades naconales en materia de informacin y documentacin. La divisin de biblioteca y sistemas de documentacbn participa en los si.2 (en la sede de la FAO, en Roma, Italia) temas y proyectos de nformacbn siguientes que se consderan como aplicaciones sectoriales del programa Unsst: El Sistema Internacional de Informacin para las Ciencias y las Tecnologias Agrlcolas (Agrs), que es un sistema cc operativo mundial de informacin sobre la literatura a grfcola corriente. El Sistema de Informacin sobre la Investgacbn Agronmica corriente (CARIS), que es un sistema de informacin que coopera con la investigacin agronmica que se adelante en los palses en vas de desarrollo. La Red de Bibliotecas Agrfcolas (Aglnet), sistema de cooperacin para el intercambio de servicios e informacin entre las principales bibliotecas agrcolas. Los Proyectos de Cooperacin Tcnica sobre el terreno parael establecimiento y/o refuerzo de los centros agricolas de documentacin nacionales o regionales.
Agris

La literatura agrcola crece a un ritmo que se estmaen 250.000 documentos nuevos por ao. Ms de 500 centros de nformacin especializados producen un nmero de resmenes que pro llega al 1.5 milln por ao; estos resmenes se publican El Programalagunas. fusamente, aunque existen evidentes Agrs se propone mejorar el flujo de informacin que comprometa a todos los paIses y a sus centros de documentacin escon el fin de lograr una cobertura de la ltepecializados, ratura agrcola producida recientemente, de evitar tanto las lagunas como las repeticiones intiles y de aumentar la variedad y la eficacia de los servicios. El sistema de informacin Agrs rene la informacin b ms blogrfca, ndzada por temas, recibida (en 1977) de de 80 centros nacionales y regionales. Est en actividad deE de enero de 1975, ha producido ms de 100.000 referenciaspor ao (en 1977) y se cree que alcanzar las 200.000 anuales en los prximos aos.

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inforaacibn

Las referencias no cubren nicamente el material monogrfico (libros y artculos) sino que abarcan tambin lo que se ha convenido en llamar "literatura no convencional" (nformes de reuniones y de proyectos, tesis, inventarios, estu dios, etc.), que tiene especial inters para el desarrollo -a grIcola. Las referencias, lo mismo que los ndices de autores y de temas, se publican mensualmente en AghUzdex (un nmero 1A mitado de ejemplares se pone gratuitamente a la disposicin de cada Estado Miembro de la FAO; hay tambin un servicio de AgLndex aparece tambin en cinta magntica suscripciones). que pueden obtener gratuitamente los paises particpantes.Vs ros de estos paises ofrecen actualmente a sus usuarios servicios de diseminacin selectiva de informacin basadosendi Desde 1978 se dispone de Indices acumulativos a= cha cinta. nuales de Agtindu. Los documentos citados en Agnindex pueden adquirirse en los crculos comerciales, las bibliotecas naconales,los cen tros de entrada (nput) participantes o en elsistema AglneE El centro de coordinacin Agrs, que opera en la sede de la FAO, garantiza el desarrollo de la metodologa, la for macin del personal en los pafses participantes y el tratamiento central de los datos. De la publicacin de Aghhdex, se encarga Apmondia, en Bucarest, Rumania. El programa Agrs comprende asimismo las actividades que tienden a la creacin de redes especializadas de informacin, mediante el estudio y promocin de acuerdos de cooperacin entre los centros especializados de informacin, con el propsito de mejorar los servicios que se ofrecen alosusuaros (resmenes, slntess, DSI, etc.), en campos especfficos, tales como reforestacin, agricultura tropical, etc.Entre los objetivos de esta accin, se puede citar un acercamiento coordinado entre la preparacin de los resmenes,la produccin de estos en un nmero mayor de lenguas y una coberturams am pla de la literatura no convencional.

CARIS
La investigacin agronmica en los paises desarrollados est bien documentada en los directorios nacionales. Esto no ocurre en general en los pafses en desarrollo aunque esta n vestgacn es manejada por unas 2.500 instituciones que ernplean alrededor de 15.000 especialistas que trabajan en 5.000 programas y 30.000 proyectos aproximadamente.

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El programa CARIS tiene la finalidad de mejorar la rec2 leccin y difusin de informacin relativa ala investigacin agrcola que se adelanta en los pases en desarrollo mediante una accin de cooperacin que agrupa a estos paises y la creacin de un banco mundial de informacin y de una red de servicios que beneficie a los usuarios. En 1972 se realiz un proyecto piloto que cubre 14 paiEste proyecto piloto produjo ses de Africa Occidental. (en ingls y francs) varios directorios que contienen la informacin relativa a 237 instituciones y 1.555 proyectos. En 1975 se inici un proyecto mundial con el fin de cubrir todos los paises en desarrollo. A fines de 1976,92 paL ses hablan expresado su intencin de participar. En julio de 1977, 60 paises y 8 institutos internacionales de investigacin hablan entregado datos que cubrlan 2.027 instituciones, 9.913 especialistas, 3.570 programas que contenan 2O.OOOpro yectos de investigacin. Este conjunto de datos fue creado en la sede de la FAO con el objeto de constituir la base de datos inicial. A prin cipios de 1978, se publicaron directorios de las institucioy nes, de los investigadores y de los programas, con ndices temticos. Los datos se pueden obtener tambin en cinta magntica con los programas informticos para su actualizacin Varios pafses ya han publicado directorios nacioy empleo. nales con los datos recogidos por ellos para el CARIS. Desde 1978, se ha iniciado la descentralizacin del trs tamiento de los datos y actualizacin de la base de datos en los centros CARIS nacionales y regionales, por ejemplo para Amrica Latina, Africa, los paises Arabes, Asia suroriental. El centro de coordinacin CARIS que funciona en la sededela FAO garantiza el desarrollo metodolgico y suministra asi2 tencia tcnica a los centros nacionales y regionales, incluyendo la formacin de personal. Mantiene igualmente una base de datos central y difunde los datos recolectados en pafses y regiones.
Aglinet

El papel principal de Aglinet consiste en promover el a provechamiento mutuo y nacional de los recursos delasbibli del desarrollo agrcola muntecas agrcolas, en beneficio dial, gracias a una colaboracin sistemtica entrelasbiblig tecas agricolas para el suministro de servicios de prstamo eficaces entre bibliotecas (incluyendo las fotocopias) y el intercambio de informacin bibliogrfica y de datos relativos a las colecciones de las bibliotecas participantes.

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La convencin de base de Aglinet fue firmada en 1974.La red se compone de una cadena de bibliotecas agrfcolas importantes en cada regin o pafs del mundo, sostenida por el cen tro internacional, la David Lubin Memorial Library, en la se de de la FAO. En 1977, 17 bibliotecas se haban incorporad< al sistema.

Paralelamente a la ayuda que los programas Agrisy CARIS dan a los pafses en metodologa y formacin de personal, la FAO suministra a los pafses o grupos de pafses en desarrollo, asistencia tcnica en documentacin e informacin agrcolas mediante proyectos sobre el terreno que se proponen la creacin o el refuerzo de centros nacionales o regionales de documentacin agricola. Esta asistencia consiste en misionesde consulta o proyectos a grande o pequea escala, que tienepor objeto el suministro de la metodologia, de servicios de expertos, de equipos y de becas. Estn financiados por el Pr-2 grama de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), por agencias de cooperacin bilateral y por otras instituciones. Uno de los objetos de estos proyectos es ayudar a los paises a localizar, reunir, tratar y poner a disposicin de los usuarios los documentos sobre agricultura que se han prz ducido en o sobre cada pas, en los ltimos decenios. Estos documentos son indispensables para el desarrollo del pafs,pe ro casi siempre estn dispersos en el mismo pafs o en el extranjero. Otro objetivo de estos proyectos consiste en esta blecer en cada pais los contactos que permitan su participa= cin en los sistemas internacionales de informacn, tales como Agris y CARIS, y mediante la mediacin de stos, que se renan las condiciones para ofrecer servicios apropiados de documentacin a todos los usuarios nacionales. Pueden obtenerse informes complementarios sobre Agris, CARIS, Aglinet y de los proyectos sobre el terreno, lo mismo que las listas participantes, las condiciones de participacin,losservicios que se ofrecen, los documentos disponibles, etc., escribiendo a: FAO Divisibn de Biblioteca y de sistemas de documentacin Va delle Terme di Caracalla 00100 ROMA Italia

381 7. IRS
(International Referral System) El Sistema Internacional de Consulta en materia de Fuentesde Informacin sobre el Medio Ambiente, ahora denominado Infote rra, fue concebido con el fin de suministrar a las personas que necesitan informacin sobre el medio ambiente una lista de nombres y direcciones de las fuentes deinformacintiles con los pormenores sobre sus posibilidades. inW~natiod La base de datos del IRS es el Rptioifce da bouhct~ din,(omatian hti Lenvihonnemment, que se publica y actualiza cada ao con suplementos e fndices trimestrales. Las operaciones del IRS se'descentralizan por medio de una red global que tiene un punto de convergencia 0 contacto nacional en cada pafs participante. Este punto de convergencia permite reunir los informes en el pafs donde se establece el sistema, sobre las fuentes, los que luego se envfan al PNUMAen Nairobi para incorporarlos al repertorio internacional. Para responder a las pregug tas provenientes del pafs en que se ha establecido el contac to, el IRS suministra un servicio completo de informacin uy tilizando el repertorio impreso, en microfichas o en forma legible por computador. la La funcin del PNUMAen la red es la de garantizar coordinacin general, la publicacin del repertorio, las posibilidades de formacin, el suministro de material publiciel sistema y tario, etc.; al mismo tiempo, debe desarrollar de informaservir de punto de convergencia a los sistemas cin de las Naciones Unidas que tienen que ver con el medio ambiente. El campo de accin del IRS est delimitado de modo fleinformacin que puede tener xible, como "cualquier inters para resolver los problemas del medio ambiente". Por tanto, no se establece ninguna distincin entre paises desarrollados y en desarrollo. Tanto los unos como los otros poseen informacin que debe hacerse ms accesible dentro de cada pas y en el exterior; 'ambos tipos de palses tienen problemas en cuya solucin puede jugar muy buen papel el mejor conocimiento global de las fuentes de informacin que garantizan el IRS. El repertorio del IRS fue publicado por primera vez en enero de 1977. El suplemento de julio del mismo ao elevel nmero de fuentes a ms de 4.000 en 33 pafses, de los cuales 13 pases en vas de desarrollo. Los gobiernos de otros 40 pafses han establecido contactos con el IRS y estn poniendo

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en marcha los mecanismos administrativos para funcionar norSe pueden obtener detalles sumalmente dentro del sistema. plementarios sobre el IRS en los paises que pertenecenalsis tema o escribiendo a: PNUMA/IRS POB 30552 NAIROBI Kenia 8. Devsis (Development

sciences

information

system)

En 1974, el Centhe de Rechehchti buh Le d6vc2oppmmeti inttition.& (Centro Internacional de Investigaciones paraelDesarrollo) del Canad lanz un programa con miras al establecimiento de un sistema internacional de informacin sobrelas ciencias del desarrollo (Devsis). La Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmico, la Unesco, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, la Oficina Internacional del Trabajo y el Departamen to de Asuntos Sociales y Econmicos de las Naciones Unidas; asociaron a la iniciativa y formaron con el CRDI un comitdi rectivo del proyecto, al cual se sumaron ocho personalidade< en representacin de las distintas regiones del mundo. En 1975, se constituy un grupo de estudio compuesto por quince en planeacin de sistemas de informa miembros, especialistas cin y especialistas representantes de los usuarios potenci les, con el fin de disear el sistema. Devsis se ha concebido sobre el modelo de sistemas internacionales tales como el INIS y el Agris, es decir, como una red de centros nacionales y regionales que garanticen la llegada de la informacin, segn una metodologa normalizada, y el servicio a los usuarios, y como un centro internacional que asegure la creacin de una base de datos comn, el mante nimiento del sistema y la formacin del personal de los centros participantes. Se considera adems como una aplicacin sectorial del programa Unisist, con el cual mantiene estrechas relaciones. Deber cubrir la literatura convencional y sobretodola relativa al desarrollo econmico ysocialen no convencional, su conjunto. Tendr dos bases de datos: una bibliogrfica que utilice el formato y el software del ISIS, en el cual los documen tos se indizarn profundamente por temas, y una de orienta-cin que contenga la descripcin de las fuentes de informacin y de los datos sobre el desarrollo econmico y social.

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El sistema prestar servicios a los especialistasdelde sarrollo en las administraciones nacionales e internaciona-les, en las instituciones investigativas y docentes y en los organismos econmicos. El archivo bibliogrfico se publicar dos veces por mes como boletn (Uevindex), o en cinta magntica; elarchivode las fuentes (lkvpho~~e) aparecer trimestralmente. Se faci litar el acceso a los documentos primarios mediante un procedimiento centralizado de microfichas, para los documentos no convencionales y una red de depsitos regionales. El sistema ser administrado por un comit directivo intergubernamental en el que tomarn parte los representantes de los Es este comit estar asesorado por un tados que participen; compuesto de representantes de los comit tcnico central, centros que adhieren al sistema y por un comit administratL VO y financiero. El grupo de estudio proyecta ubicar el centro internacional del Devsis en un organismo similar ya existente.Mientras se da solucin a los problemas institucionales y financieros que conlleva la puesta en marcha de tal sistema,se a. delantan proyectos pilotos locales sobre el control y el az provechamiento de los datos bibliogrficos. Se pueden obtener informes complementarios sobre el Devsis escribiendo al: Centre de Recherches sur le Dveloppement International IDRC Divisin de Ciencias de la Informacin BP 8500 OTTAWAKig3HC Canad
9. Medlards y Medline

(Medical Literature Medlars on-line)

Automatic

Retrieval

Systems,

La National Library of Medicine (NLM) de los Estados Unidos de Amrica comenz en 1889 la publicacin de un boletn .biel index mea!icud que cubre laliteraturamundial bliogr&fico, En 1964, se puso en marcha un en el campo de la medicina. sistema automatizado con miras al aprovechamiento y producEl sistema responde a la sigla Medlars cin de tal boletfn. (Sistema de anlisis y de investigacin de la literatura mdica). Ms de 2.200 publicaciones seriadas, publicadas en 60 pases son analizadas e indizadas con la ayuda de un vocabu-

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lario controlado, MeSH (Medical Subject Heading - de encabezamientos de materia mdica). Un promedio de 13palabras cla ves se colocan en cada articulo. El banco de datos correspondiente tiene en la actualidad ms de 2 millones de referencias. El sistema permite la produccin del Index medicun en forma impresa o legible por computador; permite tambin las bsquedas retrospectivas y la DSI. Un sistema Medline de bsqueda en linea se ha puesto en servicio a fines de 1971 y puede utilizarse a travs de la red Tymnet. La cooperacin internacional en este sistema tiene varias formas. Programas de intercambio con cerca de 900 instituciones en 85 paises permiten a la NLM la adquisicin de las publicaciones. Con el concurso de la Agencia Americana de Cooperacin de la NLM, tales como prsta Tcnica - USAID - los servicios mos entre bibliotecas y de fndices, estn a la disposicin~ de ciertos paises en desarrollo, principalmente en Amrica Latina aunque tambin en Asia y en Africa. Un programa espo cial permite utilizar los fondos del gobierno norteamericano en diferentes pafses.en desarrollo, que provienen de los pro gramas de ayuda alimentaria, con el fin de realizar traduc-clones, trabajos bibliogrficos y sntesis que favorezcan la comunicacin de la informacin. Se han definido acuerdos bilaterales con distintos pafses : el Reino Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte y Sue ca, la Repblica Federal de Alemania, Francia, Canad, Aus.1 tralla y Japn, con el objeto de participar en el sistema Medlars. Segn estos acuerdos, la NLM suministra las cintas magnticas, el software y la formacin del personal, de mo& do que los centros participantes puedan aprovechar el sistema al cual contribuyen garantizando la cobertura y la entrada de su literatura nacional. El vocabulario de indizacin MeSH ha sido traducido al alemn, al francs y al japons;va ros centros de la red participan en el desarrollo del vocaz bulario. Adems, se ha organizado un servicio internacional de Medline en los pafses escandinavos, Canad, Francia y el Re no Unido. La NLM ha participado, con otras organizaciones, en el establecimiento de un centro regional Medlars para Amrica Latina, en la Biblioteca Regional de Medicina, Bireme,en So Paulo, Brasil, con los auspicios de la Organizacin Panameri cana de la Salud. Se han organizado consultas con los cen-tros asociados a Medlars con el fin de elaborar las polfticas y los programas de desarrollo internacional del sistema.

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Por ltimo, la NLM est dispuesta a ofrecer numerosas consultas para el deaarrollo de los sistemas de informacin biomdica en numerosos paises. Se pueden obtener informes suplementarios sobre Medlars y Medline escribiendo a: Programas Internacionales Director Adjunto National Library of Medicine BETHESDAMD 20014 Estados Unidos de Amrica
10. CAS

(Chemical

Abstracts

Services)

Desde 1907, Chemical Abstracts Services (CAS), divisindela resumi y elabor el fndicedelos Ameritan Chemical Society, documentos primarios con el fin de publicar los ChemmicatAba titi, CA. Los CA son boletines semanales impresos,que con= tienen por una parte los resmenes de los documentos y de los fndices, preparados en forma rpida, y por otra parte, los fndices detallados que aparecen en volmenes semestrales. Cada cinco aos (cada diez antes de 1957), se agrupan y pu blican de nuevo los diez volmenes de fndices en forma de ChemmicalAbMr.aotn garantiza una cobertudice acumulativo. ra completa de la produccin mundial de documentos cientfficos y tcnicos que se ocupan de la qumica o que se relacioms Los servicios correspondientes analizan nan con ella. de 14.000 publicaciones seriadas de 150 paises y las pateninformes tes de invencin de 26, lo mismo que las sntesis, actas de conferencias, simposios, tesis y libros tcnicos, que se ocupan de los mismos temas. Cada nmero semanal de Chckcat Abatia& registra para bibliogrfica que suministrauna cada resumen, una referencia descripcin completa del documento original. A esta entrada Toda entrega semanal contiene 2 sigue el texto del resumen. simismo un conjunto de fndices que se derivan del contenido de los resmenes y que slo se refieren a esta entrega. Este conjunto comprende un fndice por palabra clave, que dalalis ta de los trminos o frases significativos de los resmenessiguiendo un orden alfabtico nico que re o de los tltulos, La termino mite al nmero de la referencia correspondiente. logia que se emplea en el resumen y en los fndices semanales Cada nmero con es 'unreflejo dela queutilizan los autores. tiene adems un fndice de autores , un fndice de los nmerosde patentes presentadas por paises y una concordanciadelas

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mismas que aade al resumen de la patente original el nmero de sta y las patentes equivalentes aparecidas posteriormente. Los fndices acumulativos de Chun&& Abm%actJ se publican separadamente despus de cada semestre. El fndice acumulativo de los nmeros de patentes y el fndice acumulativo de concordancia de las patentes son, en lo esencial, una compilacin de los fndices semanales, mientras que los dems fndices acumulativos se producen en su mayor partedespusde un nuevo examen de los documentos originales. En la preparacin de los fndices acumulativos el personal extrae y formula el contenido de los documentos por medio de una nomenclatura y una terminologa normalizadas rigurosamente con el ob jeto de lograr una reagrupacin de las entradas que tengan vnculos comunes. De este modo, los fndices destacan la terminologia de la qufmica y las entradas de los fndices acumulativos pueden referirse a las sustancias qumicas y a los temas generales que no se mencionan en los resmenes, Los fn dices acumulativos comprenden fndices detallados, exhausti-vos, organizados por sustancia qumica y por temas generales, que en su condicin de fndices principales nos remiten a los resmenes del ChenG-d Abdxati, que a su turno identifican las publicaciones primarias correspondientes. Los indices a p07 cumulativos comprenden igualmente indices por autores, frmulas moleculares y por cadenas moleculares, que ofrecen vas de acceso suplementarias a la informacin conter'da en ellos, lo que simplifica la consulta de los ifndices zstructurados rigurosamente como ocurre con los indices de las sus tancias qumicas y los fndices por materia del Chticrd Abb-

Xhacth .
LOS resmenes del Chtic& Abd%ati se clasifican en 80 grupos de temas o secciones; cada seccin cubre un campo especff.ico de la qumica o de carcter quimico. Entre las secciones representativas pueden citarse, los productos qufmicos agrcolas, la nutricin animal, la fabricacin y utili zacin de materias plsticas, los textiles, los combustibles fsiles, los productos derivados y asociados. Asimismo los resmenes e fndices semanales estn disponibles en cinco gru pos de temas o secciones separados, que se publicancadaqui~ ce das. Estos grupos son: secciones del Chkcd Ab&ttdtiT de bioqufmica, de qumica orgnica, de qumica macrc.molecular, de qumica aplicada y de materias relacionadas con la qumica, de qumica fsica y analtica. Adems de los Chenkcd? Abdtati disponibles tambin en microforma, CAS produce regularmente varios otros instrumentos de informacin qumica que aparecen en forma impresa y/o legible por mquina.

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Los archivos legibles por mquina de los seis campos SL guientes cubren aproximadamente la mitad de losresmenesque se publican normalmente en los Chemcd AbaXxati: actividades qumicas y biolgicas (CBAC); ecologla y medio ambiente; energla; qufmica de la nutricin y de la agricultura; materiales; ciencia y tecnolog%a de los pollmeros (POST). En octubre de 1976, CAS inici los Chemiccd AbMxac& S&kti,una serie de publicaciones que aparecen cada quince dfas y que suministran un servicio de informacin corriente enunosvein te campos de la qumica. a comienzos de los aos sesenta, un trabajo CAS inici, investigativo y de desarrollo sobre las tcnicas informticas de tratamiento de la informacin, con el propsitodeper feccionar un algoritmo informatizado para producir un lengui nico y sin ambigedades, que permita descrije automtico, bir la estructura bidimensional y las caractersticas esteEste algoritmo se reoqufmicas de las sustancias qulmicas. informatizado CAS Chm.i.ccd convirti en la base del sistema Rcqibtiy Syb;tm. En este sistema se da un nmero de inventa. rio (CAS registry number), permanente y verificable por rnz quina, que se atribuye a toda sustancia qulmica especifica.Todas las sustancias indizadas desde febrero de 1965 en los ChemicaL Abbaka& han recibido un nmero del registro CAS. Este nmero identifica las sustancias destinadas al sistema de tratamiento de los Indices de Chmi& AbAtid y permite controlar la publicacin sistemtica de los nombresenlos de los mismos Chdcd Abbti&. indices acumulativos nmeros de inventario de CAS aparecen actualmente en numerosas compilaciones y publicaciones primarias y se utilizan en los ficheros de informacin quimica de varios servicios gubernamentales de los Estados Unidos de Amrica. A comienzos de 1977, CAS CheC.& R@?ibkhy SybtW conte nfa ms de 3,7 millones de sustancias especfficas y 6 millones de nombres y de frmulas moleculares asociadas. Alrededor de 1.500 especialistas, entre los cuales varios grupos de diferentes paises, participan en la elaboracin de los resmenes. CAS mantiene acuerdos con el United Kingdom Chemical Information Service que prepara cerca de 19.000 resmenes por ao, con las entradas de ndice corresCAS ha firmado igualmente acuerdos con distintos pondientes. de sus productos organismos extranjeros para la utilizacin y organizado grupos de usuarios en diferentes regiones del mundo, lo mismo que programas de formacin destinados a los usuarios de sus servicios.

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1.0s

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De 1967 a 1971, se resumieron e ndzaron 1.400.000 doa cumentos en los servicios de Che.mi.caXAbbXhactn y del972 1976 alrededor de 2 millones. Se pueden obtener informes complementarios sobrelos ser vicios CAS escribiendo a: Chemcal Abstracts Servces P.O. Box 3012 COLOMBUS 43210 OH Estados Unidos de Amrica ll.
CAN/SDI

(Canadan

Selectve

Dissemnaton

of Informaton)

CAN/SDI, creado por el Instituto Canadiense de la Informacin Cientfica y Tcnica (CISTI), es un servicio de informa cn corriente que mantiene informados a los suscriptoreside rea travs de las publicaciones modo continuo y regular, Este servicio se cientes en los campos que les interesan. inici en 1969 y en la actualidad, por suscripcin a un pQ.hofrece la informacin ms reciente, @.de informacin, que suministran 17 servicios secundarios, en ciencia, tecnclogia, ciencias sociales y-humanas. El perfil consiste en palabras claves o en nombres que indican al computador la informacin exacta que requiere el suscriptor. Cada semana, cada quincena o cada mes, segn la periodicidad de los servicios secundarios, se localiza la l ei tima informacin aparecida en estos servicios, mediante perfil del suscriptor, despus de lo cual se le envlanlasre ferencas que se han encontrado. El suscriptor puede redactar su propio perfil siguiendo las instrucciones metodolgcas que aparecen en la quinta edicin del Manud de covdhution da pho&ih de CAN/SDI (diE ponble en francs y en ingls y cuyo costo por ejemplar es tambin puede remitirlos sguen: de 20 dlares canadienses); tes informes al CAN/SDI, donde,un especialista se encargarde definir su perfil: 1" Una descripcin precisa de las necesidades informativas del suscriptor. 2" Los servicios secundarios que hay que utilizar paralabs queda. 3" Una lista de las principales palabras claves y de Jas frz ses utilizadas en los ttulos que se relacionan con el te ma. 4' Dez o ms referencias recientes sobre el tema. 5' El nombre, la direccin y el nmero de telfono del suscriptor.

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389

6' Un contrato firmado. (El costo de un perfil dependedelos servicios secundarios que se utilicen y del nmero de palabras claves). CAN/SDI atiende actualmente ms de 2.100 perfiles. Los usuarios activos del sistema trabajan en la ndustra (9%). las universidades (28,4%), la administracin (59,5%); los hospitales y los dems sectores de actividades representan el 3,1%. CAN/SDI est autorizado para comercalzar fuera del Canad varios servicios secundarios, lo que se explica por el hecho de que un 1,2% de los usuarios viven en los Estados Unidos de Amrica o en Europa. Una de las caracteristcas especlfcas de CAN/SDI consiste en que antes de ofrecer un servicio secundaroalossus crptores de CISTI, procura establecer o por lo menos garanz tzar que existe un servicio operacional, capaz de sumnstrar cuando se soliciten, ejemplares de los documentos prima ros que menciona el sistema. Cuando se requiere, este servicio utiliza las colecciones del CISTI, las colecciones de las dems bibliotecas gubernamentales asociadas a CAN/SDI o el servicio nacional de prstamos entre bibliotecas. Durante el periodo de 1975 a 1977, la Unesco contribuy al lanzamiento de una serie de proyectos pilotos de DSI destinados a los Estados Miembros. Con arreglo a este programa, se han establecido servicios nacionales de DSI en Argentina, India y Mxico. Estos servicios utilizan el softwareCAN/SDI Abbtict6 preparado por el CISTI y cintas magntcasChtic& Condetia;tti que se han puesto a su disposicin a un precio especial de lanzamiento. Estos tres serviciosnacionales s guen funcionando sin el apoyo de la Unesco y se desarrollan poco a poco, tanto desde el punto de vista del volumen de la documentacin tratada como del nmero de usuarios que han rE cbdo el servicio. Teniendo en cuenta el xito de esta iniciativa y el nters que ha despertado en los Estados Miembros, la Unesco y el CISTI han decidido difundir el programa CAN/SDI como parte integrante del software CDS/ISIS que ya habla divulgadola El nuevo software CDS/ISIS-CAN/SDI podr garantizar Unesco. toda una serie de funciones documentales: el elementoCAN/SDI permitir una buena diseminacin selectiva de la informacin, a partir de las bases de datos bibliogrficos disponibles a mientras que el elemento CDS/ISIS perescala internacional, mitir el control bibliogrfico y la bsqueda retrospectiva, con tratamiento por paquete o en linea que recurre a las bases de datos tanto internacionales como nacionales.

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infonnacfn

Desde 1979, el software CDS/ISIS - CAN/SDI se ha sumnstrado a las organizaciones interesadas de 1osEstadosMem bros que desean establecer servicios de documentacin autorn; ei tzada, mediante la firma de un convenio y en la medida que puedan satisfacerse las solicitudes. La Unesco organiza un entrenamiento internacional apropiado con miras a la utlzacn de este software y toma las providencias necesarias Por regla general, estos servicios son gra para instalarlo. a condicin de que las organizaciones partcpantestutos, se encarguen de los gastos de viaje y subsistencia de los es tudantes. En el caso de las solicitudes de los pafses en desarrollo, la Unesco se esfuerza por encontrar los medos rlnance ros que se requieren para asegurar esta formacin y para fainternacionales cilitarles el acceso a los bancos de datos Se pueden obtener informes complemez en forma preferencial. taros sobre el CAN/SDI escribiendo a: CAN/SDI Insttut Canaden de 1' Informaton Scentfque et Technique Consejo Nacional de Investigacin OTTAWAKIA 952 Canad Para informes sobre el software, dirigirse a: Divisin del Programa General de Informacin Unesco 7 place de Fontenoy 75700 PARIS Francia lZ.TITUS (Textle

Informaton

Treatment

Users'

Servce)

TITUS es un sistema internacional automatizado de informacin textil, organizado gracias a un esfuerzo de cooperacin nter nacional que se concentr en el instituto textil de Frano (Insttut Textle de France). El servicio a los usuarios para el tratamiento de la n formacbn textil (TITUS) es, como se acaba de decir, un sst< ma automatizado, que cubre los datos del campo textil y fun-cona dentro de un convenio entre distintos paises de Europa y de Amrica del norte. La entrada y la bsqueda de los datos se realiza en cuatro lenguas (alemn, ingls, espaol y francs). La ndzacn y la traduccin automatizada de las salidas pueden hacer se en cualquiera de estas lenguas.

Los

pro~,rsmas

y sistemas

internacionales

de

informacibn

,391

El sistema TITUS ofrece los siguientes servicios: a) bsquedas retrospectivas sobre cualquier tema que tenga que ver con los textiles, con o sin especificacin del ao, la mensualengua, el psis o el tipo de documento; bl servicios les de DSI que informan al suscriptor sobre todos los nuevos documentos relativos a un tema de inters particular; C) se: vicios mensuales de DSI de grupo sobre 19 campos de los textiles; d) la bsqueda en lnea realizada por ntermedodela red de SDC en los Estados Unidos de Amrica, Canad Y Mxico y por la red de telecomunicaciones Cyclades (Euronet desde que se puso en servicio) de Europa occidental; e) un servto mensual de cintas magnticas que contienen los resmenes de todos los nuevos documentos recibidos. Por otra parte,pecalstas del campo textlero estn a la dsposcndelos usuarios, en todas las unidades de la red, para darles conse ai jo y ayudarlos a formular las preguntas que deben enviar sistema TITUS.

EkboItati6n

y $haduccibn a&tomatica

de t.ob htedcnenti

El sistema TITUS II emplea bsicamente un procedimiento de redaccin de resmenes con la ayuda de una sintaxis controlada, que se fundamenta en 22'modelos de frases estndar, de gramticas transformaconales, una para cada lengua, que convierten el lenguaje de entrada, muy semejante al lenguaje natural, en una forma especial de lenguaje muy condensador: el lenguaje 'Ipvot" que se utiliza en las grabaciones memozadas de la base de datos. En el momento de la seleccin de los documentos, la tr? duccn de los resmenes es automtica gracias a las gramti cas generalizadas que reconstruyen las frases en el lenguaje natural de salida a partir del lenguaje pvot.El conocme2 to de los elementos sintcticos de todas las referencias memorizadas permite adems bsquedas mucho ms matizadas como tambin la introduccin de la sintaxis. Temu que abarca El servicio TITUS cubre toda la informacin centiZfca y tcnica que interesa al sector textlero, desde la produccin y la estructura de las fibras hasta el proceso, las mquinas y los tratamientos para la fabrcacbn de los productos.

392

Los

programas

y sirrtemas

internacionales

de

informacin

Fuenta

de

datoa

actas

Publicaciones de simposios,
Base de datad

seriadas, informes

libros, patentes, normas, tesis, y anuncios de los fabricantes.

Cada ao, desde 1968, han ingresado a los ficheros automatizados alrededor de 25.000 documentos, mediante acceso drecto por pantalla (acceso en linea) o portarjetasperforadas Especialistas de los textiles resumen (acceso secuencial). cada documento original, le asignan palabras claves y relacg nes gramaticales para cerca de 11.000 palabras de las lenguas ms otros parmetros. utilizadas,
Comptiadoh y equipo de &damietio de indohmacin

TITUS utiliza un computador Siemens 7730 con un software elaborado especialmente, que recibe el nombre de TITUS II.

Todo el mundo tiene suscripcin o negociando

acceso a los servicios, bien sea por cada bsqueda en forma individual.

Muy cerca del Instituto Textil de Francia, en Bouiogneen Francia, los centros siguientes partcponenla sur-Sene, fuer Textldokumen recoleccin de los datos: a) Zentralstelle taton und Informaton (ZTDI) bem Veren Deutscher IngenieuRepblica Federal de Alemania; b) Centre re. en Dsseldorf, Scentfque et Technque de 1'Industre Textle Eelge (Centexbel), en Bruselas, Blgica; c) Escuela Tcnica Superior de Ingenieros Industriales, en Tarrasa, Espaa; d] The .Shrley Insttute, en Manchester, Reino Unido; e] Stazone Spermenta le per la Cellulosa, en Miln y Stazone Spermentale per 1: Seta, en Cormano, Italia; 6) Textle Informaton Users Councl, en Nueva York, Estados Unidos de Amrica. Pueden obtenerse informes complementarios escribiendo a: Insttut Textle de France 35, rue des Abondances 92100 BOULOGNE SUR SEINE Francia.

Los

programas

y sistemas

internacionalea

de

informacibn

393

13.

Tymnet

Tymnet es una red de telecomunicacin informtica que comenz a funcionar en 1971; actualmente est dirigida sobre una base comercial por la sociedad del mismo nombre. Comprende esquemticamente las lineas de comunicacin que enlazan entre si los diferentes puntos (nodos) de la red. Estos puntos son sistemas informticos que conducen el trfi co haca otros nodos (Tymsat) o sirven de estacin de enlace con los computadores huspedes (Tymcom) o son ellos mismos computadores huspedes. Los usuarios estn ligados a los nc como lo estn ellos entre si, y las bases de dos por lfneas, datos y los centros de procesamiento. Adems, el sistema comprende un supervisor, 0 sea, un programa que permita la administracin del trfico dentro del mismo sistema, Y que pueda operar a partir de varios nodos. El sistema que al comienzo tenfa unos treinta nodos, cuenta ahora 200. Estos nodos estn situados principalmente en los Estados Unidos de Amrica, pero tambin en el Canad y en Mxico, y adems en Europa occidental. De este modo, son accesibles cerca de un centenar de ba ses de datos que cubren numerosos campos, tales como agrcui medicina, qumica, ciencias sociales, econo tura, educacin, mia, etc. Para aprovechar este acceso, el usuario debe sus crbrse a Tymnet y a los servicios que desea utilizar. Bas= ta con comunicarse telefnicamente con el nodo deenlace Tymsat ms pr6xmo y una vez obtenda la linea, conectar el ter Despus de verificar la dentdaddelso= minal al telfono. licitante se establece el enlace con el servicio deseado. El usuario realiza las bsquedas en las bases de datos y las respuestas aparecen en su terminal. El sistema funciona con una gran variedad de computadores y pone en marcha mecanismos de modulacin del trfco,ta les como el de direccin mltiple, almacenamiento de los datos relativos a las comunicaciones ms frecuentes y la con servacn de los mensajes recientes. Utiliza adems la tec= nologla de las comunicaciones de paquetes y lleva una contabilidad completa de las transacciones, la cual se enva a los usuarios cada mes. Se pueden tener informaciones complementaras sobre Tym net escribiendo a: Tymnet Inc. 10261 Bubb Road CUPERTINO, CA 95014 Estados Unidos de Amrica

394

Los

programas

y sistemas

internacionales

de

informacin

14.

Euronet

(European

on-line

Information

Network) de la Comunidad

Euronet es una red de informacin Europea. La hed

en linea

La decisin de crear Euronet fue tomada especialmente por el Consejo de la Comunidad Europea el 18 de marzo de 1975, con el objeto de: en cualquier regin de la CoPermitir a todos los usuarios, munidad Europea, un acceso directo por pantalla opori.?. presora a los datos cientlfitios, tcnicos y socio-eco@
micos.

Integrar los servicios de informacin en lnea (existentes o en proyecto) de la Comunidad Europea en una red comn compartida sobre una base cooperativa. Dar acceso por primera vez a una gran variedad de servicios que operan con computadores muy diferentes, en numerosos pailses, en el mbito de una red nica. El elemento bs.co de Euronet es una red eficazdetrans misin de los datos , primer sistema en su gnero que se est bleci conjuntamente gracias a la accin de las administra-telegrafo y telfonos) de los nueve ciones de PTT (correos, pases miembros de esa poca. Esta red constituye,por tanto, una gran innovacin en la transmisin internacional de datos. Mediante la tecnologla de la conmutacin de paquetes,ta red enlaza los centros de informacin y los terminales de tanto en el sector pblico como en el privado, los usuarios, a travs de todos los pases miembros. Euronet fue abierto al pblico a comienzos de 1979. Los usuarios tienen acceso en linea a unos 100 bancos de datos que cubren toda una gama temtica, de la medicina a la agricultura. La Comunidad Europea se esfuerza por ayudar al desarro 110 de cierto nmero de bases de datos europeos selecciona-funcionar en linea y pasar dos, sobre todoparapermitirles del mbito nacional al internacional. Los campos que no estn cubiertos adecuadamente en Europa son objeto de estudios en particular ciertos aspectos de la energa,del especiales, medio ambiente y de la agricultura. Se estudia igualmente la literatura sobre patentes y la documentacine informacin industriales.

Loe

programas

y aletemas

internacionalea

de

informacin

395

Oahu atividadu
El segundo plan trienal de actividades, de 1978 a 1980, en el campo de la informacin cientffica y tcnica, sometido al Consejo por la Comisin, prevela medidas encaminadas a convertir a Euronet en red orientada hacia el usuario.Se han iniciado estudios para elaborar un lenguaje de mando comn que sirva a la mayora de bases de datos; la transferencia de informacin de una de las lenguas de los paises miembros de la Comunidad Europea a otra lengua es objeto de un progr2 ma de desarrollo, financiado por los fondos comunitarios;ad~ ms, las nuevas tecnologas utilizadas en Euronet debern permitir a las administraciones postales, telegrficas y telefnicas formular una propuesta, para la transmisin de datos, de reduccin de las tarifas de telecomunicacin muy por debajo de las tarifas corrientes.

Ya se han recibido solicitudes de pases europeos vecinos para participar en Euronet, las cuales son examinadas por las autoridades competentes; tambin se proyecta, en una et2 pa posterior, que Euronet preste el servicio a algunos paises en desarrollo. Unos cuantos candidatos de varios de estos pafses han Europa con este fin y los cursillos que han recivisitado Pueden obtenerse informaciones complemenbido continuarn. tarias sobre Euronet escribiendo a: Commission des Communauts Europeennes Direccin General 13 Information Scientifique et Technique et Gestion de 1'Information (Euronet Information) Btiment Jean-Monnet KIRCHBERG Luxemburgo

NORMALIZACION

La normalizacin es la actividad colectiva mediante la cual se establecen las normas, Una norma es una frmula que tiene valor de regla, en general indicativa y a veces imperativa, por lo menos en la realidad. Ella define las caractersticas que debe tener un objeto y las que debe tener su empleo, lo mismo que los rasgos de un procedimiento y/o de un mtodo, Puede explicarse en un ejemplo para qu srveunanorms, Se puede imaginar que todos los tubos y las llaves del acueducto que se fabrican en el mundo tienen dimetros diferentes. En estas condiciones, slo sera posible adaptar los unos a los otros por medio de piezas intermediaras. El resultado de esta excesiva libertad de los fabricantes consttuira un enorme desperdicio, la fragmentacin del mercado, inclusive la parlisis general, mientras que ponindose de acuerdo sobre las dimensiones y los modelos convenientes,es se simplifica la produccin, se extiende decir normalizando, el mercado y los productos se tornan intercambiables y adaptables los unos a los otros. La normalizacin en el campo de la informacin cientfi ca y tcnica juega un papel tan fundamental como en otros dominios, papel que resulta muy importante si se piensa en la cooperacin que debe existir entre las diferentes unidadesde informacin, La normalizacin tiene que ver con los equipos que se utlzan, los productos documentales y las herramentas del trabajo intelectual; permite smplfcar, racionalizar los mtodos y las tcnicas y unificar los productos. Por las operaciones documentales, disminuyesu lo tanto, facilita los intercambios. costo, acelera los procesos y posibilita

Diferentes

tipos

de normas

Las normas pueden ser de naturaleza material, o sea mensurables o cuantificables (por ejemplo, una dimensin), y/o den& cualitativa (como una definicin). turaleza intelectual, Las normas pueden ser de varios tipos: Normas de dimensin (por ejemplo, las dimensiones de las fchas, de los materiales). Normas de calidad (por ejemplo, resistencia de un papel.). trminos y smbolos normalizaDefiniciones, normas lxicas, dos. (Por ejemplo, las normas de transliteracin, los smbolos de registro, etc.). Procedimientos y mtodos normalizados (por ejemplo,normasde dire utilizacin de un aparato, normas -0 "principios a la elaboracin y presentacin de un t vos"- relativas tesauro). Los campos de aplicacin de las normas que interesan a las unidades de informacin tienen que ver con: La presentacin de los documentos (por ejemplo, la presentacin de las publicaciones seriadas). El tratamiento de los documentos (reglas de catalogacin). La translteracin, es decir el cambio de la escrturadeuna lengua por otra (por ejemplo, las normas de transliterz cin de los caracteres rabes a los caracteres latinos). Los locales y los equipos (por ejemplo, normas de superficie de una biblioteca, dimensiones de los estantes). La produccin (por ejemplo, normas sobre las microcopias). normalizados). La terminologa (por ejemplo, los vocabularios La informtica documental (por ejemplo, las normas que se r= lacionan con los soportes de los datos, los lenguajes -"la demanda numride programacin, el funcionamiento ca"- de las mquinas, etc.).
Organismos de normalizacin

Los organismos de normalizacin abarcan dos niveles: y servicios de norma El nacional, que comprende: Ul oficinas lizacin, especializados por cada sector de actividad;bT un organismo nacional de normalizacin, a veces oficial, difunde los trabajos de las oque centraliza, coordina, ficinas tcnicas y representa al pais en los organismos internacionales; C) en ocasiones, una autoridad superior agregada a la administracin, por ejemplo, una comisaria nacional de la normalizacin que controla al ms alto ni ve1 la ejecucin de la normalizacin.

Normallzaci6n

399

EL internacional, que corresponde a la Organizacin Internacional de Normalizacin (International Standardization Organization - ISO), principal organismo de normalizacin mundial cuya actividad cubre todos los campos. LOS organismos de la ISO se ocupan de la normalizacin en los pases en desarrollo; el Devco (Comit$ del Desarrollo) y el Devoro (Oficina de Coordinacin Permanente pa ra la Promocin de la Normalizacin en los Palses en De sarrollo). Existen adems organismos mundiales en los sectores especializados: la Comisin Electrotcnica Internacional, para la Electrnica; laUninInternaciona1 de Telecomunicaciones, para las comunicaciones a distan Ca, y a nivel regional,el Comit Europeo de Normalizacin.Estos organismos trabajan en estrecha relacin con la ISO. Por medio de estos comits tcnicos especializados (cey ca de doscientos), que renen nacionales de cada pas miembro, la ISO realiza un trabajo considerable: U) elaboracin de normas nuevas, de "recomendaciones" o revisin de normas antiguas; b) intercambios de informacin entre organismos de documentos de normalizacin - cien miembros; c) difusin mil expertos colaboran con la ISO, que ya ha promulgado ms de tres mil normas internacionales. La ISO coopera activamente en los trabajos de Unisist, principalmente a travs de su comit tcnico ISO/TC 46 "DOCU mentacn". Esta cooperacin se hace en forma de estudios y de realizaciones conjuntas (por ejemplo, ISDS, ISSN, directrices para elaboracin de tesauros). La ISO hacreadoreciefi temente con la Unesco una red de informacin, de estudio y de formacin que cubre todas las normas, el Isonet, y un centro especializado para las normas en materia de informacin y de documentacin, que responde al nombre de Isodoc. La ISO dispone tambin de un centro de informacinenla sede de la Secretara general, situada en Ginebra, y de un Comit Permanente para el Estudio de la Informacin CientfL ca y Tcnicaen el campo de la normalizacin, que recibe el nom-bre de Infco. A Infco se ha confado la elaboracinypuez ta en marcha de Isonet. La creacin de una norma debe responder siempre a una necesidad precisa. La norma es el fruto de una colaboracin constante entre los productores, distribuidores y usuarios de los productos o procedimientos en juego. Comprendelaset& pas siguientes: Redaccin de un documento de trabajo para presentar una sue rencia. Preparacin de un proyecto de norma (examen dela sugerencia, cotejo con las normas existenres). estudios tcnicos,

400

Normalizecibn

Definicin del proyecto. Encuesta pblica realizada por los organsmos nacionales especializados (difusin del proyecto en el pas y en el extranjero, examen de las reacciones, redaccin del tex to de ensayo. "Homologacn", 0 sea aceptacin oficial (presentacindela norma en el comit tcnico de normalizacin o su etuiva lente en el pas, s se requiere; verificacin de s del pas; aceptacin por la administracin competente firma del decreto , publicacin en el diario oficial del pas donde la normalizacin tiene carcter oficial). La difusin de una norma est garantizada porelorgans mo internacional de normalizacin encargado, en un boletx peridico (generalmente mensual) y por comunicadosdeprensa. Es este el boletn que se utiliza para estar al corriente de la aparicin de las nuevas normas, Para saber lo que existe en un campo particular, se utL actualizado regularmenteporla liza el Ca.tdague da nohmti, ISO. Adems, sta pone a la disposicin del pblicolascolec ciones completas de normas que existen en el mundo, una bi= blioteca especializada y un centro internacional de informacin sobre normas, el Isodoc, establecido en la secretara del Comit ISO/TC 46, en Berln. Por ltimo, ciertos pases han instalado bancos automatizados de datos sobre normas, como Normadoc y Normaterm, en Francia, en la Asociacin Francesa de Normalizacin, llamada Afnor.
Utilizacin de las Normas

La utilizacidn de normas, salvo en ciertos casos precisos (seguridad, contratos estatales), no esobligatoria. Efe5 tivamente representa una limitacin que tropieza con los hndviduales y que impone ca; bitos locales, las costumbres bio, y por lo tanto, gastos. La norma tiene valor indicativo y de gua y a menudo slo toca los aspectos esenciales del producto o del procedimiento, dejando de este modo ciertomar gen de adaptacin a los usuarios. slo Desafortunadamente, abarca hoy una pequea parte del campo de la informacincien tfica y tcnica. De todos modos, hay gran inters de seguir las normas existentes; efectivamente, la economa (de costos de tiempo, de trabajo) que significa la normalizacin compe: sa con creces sus limitaciones. Habr que verificar en cada caso s existen normas apropiadas. Puede ocurrir quehayaque

hormaliracin

401

escoger entre varias normas (por ejemplo, norma del sistema internacional de informacin, norma nacional, norma internacional). Debe preferirse la que mejor permita a la unidad de informacin alcanzar sus objetivos y/o desenvolverse eficazmente, y que sea adems compatible con las circunstancias na cionales. Esto impone un examen detallado de las condiciones de uso de la norma frente al procedimiento o al producto que se tiene en perspectiva y en consecuencia las adaptaciones necesarias. Los criterios de eficacia de una norma dependen de las a) capacidad de respuesta a la necesi cualidades siguientes: dad que la ha motivado; b) facilidad de empleo; C) instrucy d) facilidad de aceptacin del usuario; ciones precisas; e] posibilidad de que de los mismos resultados cuando sea em en pases ycircunstanciasdig pleada por personas distintas, tintas. Las normas evolucionan en forma paralela a las tcnicas y las necesidades. Una norma puede anularse si ha perdido tc da su utilidad. Tambin puede transformarse ms o menos profundamente (por enmienda o refaccin) oser reemplazada por una nueva norma mejor adaptada.

Cuestionario

de Verificacin

Qu es una norma? LCules son los diferentes tipos de normas? iCules son las ventajas de la normalizacin? Qu es la ISO? LSe puede revisar una norma? LEs obligatoria la aplicacin de una norma? iQu es Isonet?

Bibliografa

P. hkZnu& PUJLU b~-tmab y be4 La normalizacin. En: Atherton, u,&cb de.in@kmatin.p.211-236.Montevideo,Unesco 1978.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION. TtranbdetLt de kTin~o&mtion. Recueildenormesinternationalestraitant du transfert de l'information (Manual de normas ISO). Ginebra,ISO, 1977. bibfioteccuob : CbWITHERS, F. N. Nohnm puha i?Ob bc%vidOb hf~ itiehnationd. Pars, Unesco, 1975. (Documentacin Estudios e investigaciones, 6). bibliotecas, archivos.

402

Normalizacin

NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS DE DOCUMENTACION

Pmgmm6
Nonnallzack%a

IOONTEC
de la

- EFE8

Documentaclbn

Val.

Wl

1976

Tabla tie

Contenlo

tWTRODUCC!IOI AYBltOl DB TRABA,0 PROCLD,U,LWIO PARALL DOIARROLODLL

NORMA 999 901

PROORAYA

902 945 946 1 001 1 02s 1 034 1 072 1 078 1 074 1 075 Ir096 &%O

!158
1 160

IDICL AWAtltlCO

Nnm. *c. Col. Bac. :

BOgot6(ColomblR)

V. 1

w f

128 0. : 1976

LSSN OliO - 2960

Lista de normas tcnicas mentacin.

colombianas

relacionadas

con docu-

DOCUMENTACION. REFERENCIAS BIBLIOGRAPICAS LIBROS 3DU 001.81 C30.16/76 Y FOLLETOS

PARA

llCONTlEC9 c

1.

OBJETO 1.1 Esta Norma tiene por objeto establecer la presenta ci6rl I!ni.forme de referencias bibliograficas para libros y folletos a fin de facilitar la identifica cibn de los mismos o de una de sus partes. Tambin se dan indicaciones especiales sentacin de referencias bibliograficas congresos, conferencias y reuniones. para la pre de tesis,

1.2

2.

DEFINICIONES 2.1 Referencia BibliogrBfica: facientemente precisos la identificaain de Para otras Bibliogr5ficas definiciones ( vase Conjunto y detallados publicacin de elementos su para facilitar o parte de ella.

una

2.2 2.3

pertinentes a Referencias numeral 9.L)J ) . al libro ( vase numc

Para definiciones ral 9.X): ).

referentes

4.

REQUISITOS 4.1 Formas de Referencias. tarse en cualquiera Como parte o anotada. Una referencia de las siguientes bibliogrfica, de un resumen podra presep formas: enumerativa o de un anlisis de

de una lista

En el encabezamiento crItic0.

En una nota anexa a un texto pie de pgina o al final del En una nota de pie de plgina. lo o al final del texto. Totalmente incorporada

( ya sea como nota mismo). al final del capItE

a un texto.

la.

Edicin

19:

Ejemplo de norma ICONTEC (Instituto nicas).

Colombiano

de Normas Tc -

404

Normalizacin

-COPANT

Comlrl6n Conrmorlcrnc Pen Amarlcon 8lmndardo Comlrreo Pmnamorlcana

de da

Wormcr T~snloor
Commlr~lon Normas T6onlcar

15

CDo

025.4

PUBLICACIONES

PERIIUCAS

Leyenda

biblionrhfica

Ejemplo nicas).

de

norma

COPANT

(Comisin

Panamericana

de

Normas

Tc-

USUARIOS

los sisEl usuario es un elemento fundamental de todos temas de informacin, cuyas actividades no tienen otra justi ficacin que permitir la transferencia de la informacin entre dos o ms interlocutores ms o menos alejados en el tiem po y en el espacio. Sin embargo, el concepto de usuario est todavia mal Para algunos, el usuario slo aparece al final definido. de la cadena documental cuando viene a pedir un servicio co mo la comunicacin de un documento primario o una bsqued En los sistemas que distribuyen grandes babibliogrfica. ses de datos legibles por mquina, el usuario es la persona que las interroga, de ah que en la prctica es a menudo un empleado de tiempo completo en especialista en informacin, Algunos ven en el usuario tanto una unidad de informacin. al cliente de los servicios informativos como al productor o generador de informacin. Otros lo incorporan al sistema de informacin como productor y cliente, o como enlace o agente de ciertas comunicaciones. Las funciones de cada individuo en materia de inforPor ejemplo, un periodis macin son complejas y cambiantes. ta cientffico podr ser a la vez, y casi siempre simultneade informacin por los artlculos que esmente, un productor cribe y que despus tratar la unidad de informacin,un usua rio de los servicios de orientacin y de bsqueda bibliogr: fica cuando localiza una documentacin para preparar sus articulos, un socio de la unidad de informacin por la sinte sis y la reformulacin de la informacin que l realiza, un agente de difusin gracias a su audiencia y sus habilidades para hacer llegar un mensaje a cierto pblico yfinakmenteun jerrquica), responsable (por sus opiniones y/o su posicin de los medos, de la orientacin y del programa de la unidad de informacin de su peridico.

406

usuarios

Inclusive si se conserva el trmino modidad, es importante no perder de vista de sus funciones para definir las polticas

"usuario" por cola multiplicidad consecuentemente.

Funcin

del

usuario

El papel del usuario se sita en varios niveles. Este se presenta por lo general como una interaccin de doble sen tido con las unidades de informacin. En primer lugar, ei en numerosos casos, puede ser el responsable de la usuario, del manejo de los recursos y existencia, del mantenimiento, de la politica de las unidades de informacin, ya sea directamente como la persona que toma las decisiones, o indirecta mente como miembro de los consejos de direccin de los orgx nismos responsables, o por sus relaciones con ellos, y an como cliente y/o contribuyente. El usuario constituye la ba se de la orientacin y de la concepcin de las unidades de informacin y de los sistemas, los cuales deben definirse en funcin de las caractersticas, aptitudes, necesidades y demandas, de los que las utilizan. El usuario interviene en la mayora de las operacioEl conoce efectivamente nes de la cadena documental. las fuentes de informacin y las puede indicar y evaluar, puede ayudar a seleccionar las adquisiciones, y hasta decidirlas. Puede facilitar el acceso a la literatura no convencional,de la que est ms directamente informado. Puede, e incluso debe, contribuir a definir ciertos instrumentos de trabajo, tz les como el lenguaje documental, las redes de anlisis, y la definicin de la estructura de los ficheros y de los formatos. Se le asocia ms o menos de cerca con la descripcin del contenido,la formulacin de la estrategia de bsqueda y la evaluacin del resultado de las investigaciones. Naturallos productos y servicios y formumente, el usuario utiliza la sus exigencias en cuanto a su naturaleza y presentacin. Produce informacin y documentos y participa directamente en la circulacin de la informacin gracias a sus contactos pez sonales. En una palabra, el usuario es un agente especial de creacin, evaluacin, enriquecimiento, adaptacin, estfmu lo y funcionamiento de un sistema de informacin, cualquiera facque sea. Es un factor dinmico, que puede ser tambin tor de parlisis cuando desconoce los mecanismos de informacin 0 vacila en compartirlos.

El dilogo entre los usuarios y los especialistas en informacin no se mueve sin dificultades. De una y otra paz simte hay que superar actitudes negativas y concepciones Muchos usuarios no han entendido todaplistas 0 errneas. de tavfa las actividades de informacin como un conjunto una reas especificas que requieren un tecnicismo propio y organizacin colectiva. Estos usuarios slo pretenden apropiarse informacin y tienen poca consideracin con las unid2 personal des de informacin y su personal. En cambio, el tiende a escudarse en si mismo y en su tcnica, a dar importancia a la conservacin y al ordenamiento con menoscabo de la difusin y de las necesidades reales de los usuarios. Para remediar este estado de cosas, deben establecerse ciertas condiciones, sobre todo las siguientes: La toma de conciencia de parte de los especialistas en infor macin, pues la finalidad de la profesin es el servI la preocupacin y la capacidad cio a los usuarios; de descubrir sus necesidades y de traducirlas en demanda; la voluntad de adaptar los servicios de acuerdo con la evolucin de la demanda y sus tcnicas; la aceptacin de la colaboracin del usuario. La toma de conciencia de parte de los usuarios de la necesidad de mecanismos modernos de transferencia de los CE la aceptacin de la disciplina que se de nocimientos; riva de dichos mecanismos; la necesidad de delegar ciertas tareas a los especialistas en informacin, de otorgarles confianza y de seguir una formacin y entrenamiento que se adapten a las tcnicas de informacin. Durante largo tiempo, las unidades de informacin s6lo pudieron ofrecer a los usuarios un sustituto de la o de refeinformacin, en forma de documentos primarios rencias. La evolucin de las tcnicas permite hoy obterecursos que permiten brindar servicios ner progresivamente ms concretos, utilizables directamente, y ms personalizados, como la diseminacin selectiva, la bsqueda en linea, los servicios de enlace. Sin embargo, queda mucho por hacer para integrar realmente los usuarios a los sistemas de infoK macin.

Categorfas

de usuarios

Las categoras de usuarios pueden definIrse en funcin de dos series de criterios: Categora socio-profesional, especial1 Criterios objetivos. dad, naturaleza de la actividad para la cual se busca objeto de la relacin con los sistela informacin, mas de informacin. Criterios psico-sociolgicos. Aptitudes y valores relativos a la informacin en general y a las relaciones con las unidades de informacin en particular; fundamentos del comportamiento de bsqueda y de comunicacin de informacin y de la conducta en la profesin y en las relaciones sociales en general. Se pueden distinguir varios grandes grupos de usuarios: Los que todava no pertenecen a la vida activa (estudiantes). Los que pertenecen a la vida activa y cuyas necesidades informativas provienen de su profesin; estos ltimos se clasifican de acuerdo con su funcin principal (direc cin, investigacin, desarrollo, produccin,servicioJ con su sector de actividad y/o su especialidad (administracin, agricultura, industria, etc.) y con su ni ve1 de informacin y de responsabilidad (cuadros dire: tivos y tcnicos , practicantes de base). considerado dentro de sus necesidades de infor El ciudadano, macin general que estn ligadas a su vida social. este anlisis debe llevarse mucho ms En la prctica, lejos. Una de las dificultades proviene sin duda de que a menudo se han tratado de definir las categorIas de usuarios, con la pregunta: "iLa informacin para quin?", teniendo cada individuo ocupaciones diversas, la verdadera pregunta es: De este modo, cua.ndo un inves"iLa informacin para qu?". tigador quiere preparar un proyecto de bsqueda, notienelas mismas necesidades de informacin ni los mismos comportamien tos que cuando debe escribir un articulo para publicarlo en el una revista muy especializada o preparar un curso sobre mismo tema. No siempre se formalizan las necesidades de informacin, pues la recoleccin y tratamiento de la informacin no son actividades aisladas sino que pertenecen permanentemente al conjunto de actividades de cada cual, ya que cada individuo recibe una gran cantidad de informaciones o dispone de ellas por causa de su formacin y de su experiencia. Adems,

usuarios

409

las necesidades de informacin cambian en funcin de la natu raleza de las labores cumplidas y de su propia evolucin. Una vez reconocida la necesidad de informacin, haY que definir la manera de satisfacerla, la cual tiene que ver primero con el contenido y los temas, pero tambin conlaprz sentacin de la informacin (documentos originales o resmenes) y la forma de comunicacin (escrita, oral, obtenida en el lugar de trabajo o en otro lugar). Debe conocerse tambin el volumen de la informacibn requerida, la frecuencia de las comunicaciones, el plazo de que se dispone para entregar las distintas informaciones,etc. En cada caso, el usuario o categoria de usuarios prefiere ciertos medios de informacin, que se explican por su formacin, su posicin jerrquica y sus relaciones, la confianza que da a las diferentes fuentes de informacin, las condiciones materiales y los.hbitos de trabajo. Por ejemplo, un arquitecto apreciar mucho ms una fotografla o un croquis que un texto que describa una habitacin, que rechazar al final. Las modalidades de bsqueda y comunicacin de la informacin, o comportamiento de la informacin se confunden generalmente con las necesidades. En realidad, se trata de factores diferentes, de orden estructural. Una parte importante de la informacin cientifica y tcnica -que se puede estimar a pesar de las variaciones eE tre distintas ramas, en un 50%- se produce, se pone en circu lacin, se localiza y se aprovecha fuera de las unidades de informacin. Es pues importante conocer, por una parte, estos diferentes movimientos, determinar su relativa fiabilidad y sus ventajas con el fin de deducir enseanzas tiles para la proyeccin y puesta en marcha de los serviciosdelas unidades de informacin, y por otra, utilizarlos del mejor modo posible. El comportamiento de la informacin se manifiesta en las relaciones del usuario con las unidades de informacin, con sus diversos productos y diferentes niveles de servicios. iQu conocimiento tiene el usuario de estos hechos? iCmo selecciona las fuentes? Cbmo formula sus preguntas? iCmo escoge la informacin? Numerosos factores influyen en este comportamiento,es pecialmente la formacin inicial, la prctica enutilizarloZ productos y servicios de las unidades de informacin,la accc sibilidad de stas, las condiciones de trabajo, el tiempo jerrquico y la posicin socon que se cuenta, el estatuto cio-profesional, la menor o mayor sociabilidad de las perso-

nas, el grado de competencia en el grupo, la imagen que cada cual y la colectividad tienen de la informacin,las experien cias previas, etc. Las relaciones entre los usuarios y las unidadesdein formacin dependen de las necesidades y de los comportamien= tos de los primeros, de la adecuacin lograda por las unidades y de su politica respecto a tales usuarios. En muchos es muy superior casos, el nmero de los usuarios potenciales al de los usuarios reales, incluso cuando el servicio que se ofrece se acomoda bien a las necesidades. Esto se debe tanto a factores materiales como a factores psicolgicos. Los estudiantes y los investigadores utilizan mucho ms los servicios de informacin que los practicantes, en primer lugar porque corresponden por lo general a sus necesidades y en SE gundo lugar porque los servicios de informacin estn concebidos esencialmente para esta categoria de usuarios.Los pras ticantes necesitan informes precisos y los requieren con rapidez, por eso se limitan a confeccionar listas de referencias. Los servicios que convienen a este tipo de clientela son todavia poco numerosos y relativamente recientes. Los usuarios se dan a conocer sobre todo cuando se sirven de las unidades de informacin. Su directa particips cin en las dems actividades (proyeccin y evaluacindelos servicios, adquisiciones, mtodos de tratamiento, etc.), es por lo general limitada. An cuando su papel es de la mayor importancia cuando se trata de decidir la creacin o manteni miento de una unidad de informacin o de utilizar sus servi: cias, las decisiones en la materia se toman muy a menudo en funcin de consideraciones generales y no del anlisisdelas necesidades y de los objetivos de la unidad de informacin, con excepcin de las grandes empresas que operan en ramas o sectores en los que los conocimientos se renuevan rpida y constantemente. Ahora bien, las relaciones entre los especialistas en informacin y los usuarios deberian ser tan constantes, estrechas y diversificadas como fuera posible. La unidad de informacin debe estar cerca de los usuarios. Pero no slo desde el punto de vista intelectual. Los usuarios deben sen tir la unidad de informacin como su herramienta de trabajo, lo que significa que la actividad, la apertura y la eficacia de la unidad se convierten en hechos tangibles para ellos.La unidad debe hacer todo lo que est a su alcance para conocer bien las necesidades reales y la evolucin de stas, para de terminar el grado de satisfaccin de los usuarios a fin de poderse adaptar a estas circunstancias. No basta con estu-

diar a fondo las necesidades y los comportamientos (vermsa 1; es indispensable tambin un contacto personal delante), ms estrecho posible con el usuario, cuyas opiniones, criticas y sugerencias deben solicitarse y olrse atentamente. Pue de lograrse este objetivo a travs de conversaciones informa cuestionarios sencillos y visitas peridicas. les, reuniones,

Obstculos

a la

comunicacin

Los obstculos a la comunicacin son numerosos y complejos a pesar de que comunicar es el fundamento mismodelas Estos obstculos existen entre individuos, ensociedades. tre grupos y en relacin con los sistemas de informacin, ba jo diferentes formas y explicables por distintas causas: Obstculos institucionales relacionados con la situacin de las personas y de los organismos, las estructuras jerrquicas y la reserva que protege a cierta informacin. Obstculos financieros debidos al costo de la informacin. Por ejemplo, una suscripcin por vfa area cuesta dos veces ms que una suscripcin por correo martimo, pe ro en este ltimo caso, la informacibn llega demasiaz do tarde y pierde casi todo su inters. de como la falta de aparatos lectores Obstculos tcnicos, microfilms, la adulteracin de la informacin debida a tratamientos impropios (por ejemplo,una descripcin de contenido demasiado resumida o poco informativa) o a la mala presentacin de los productos documentales (indice demasiado largo, o mal estructurado; acceso demasiado lento a los documentos, legibilidad pobre, etc.), las ediciones limitadas de los documentos, la formulacin defectuosa de las preguntas, la falta de conocimiento de los usuarios sobre los procedimientos y plazos de la bsqueda de la informacin, la falta de calificacin de especialistas en informacin, etc. Obstculos 1ingUisticos. En todos los palses buena parte de la informacin se transmite en lenguas que los usuarios no conocen. Obstculos psico-sociolgicos, que son muy importantes. De la parte de los usuarios, desconfianza y resistencia hacia los especialistas en informacin; resistencia al cambio de los hbitos adquiridos,que pu?

412

USal-iOS

de ocasionar la formulacin de los procedimientos de informacin; rechazo de la disciplina y de las limitaciones que impone la organizacin de la circulacin de informacin; afn de prestigio (muy pg co oportuno, pues el hecho de no preguntar es ms bien un slntoma de incompetencia); voluntad ms o menos consciente de defender el poder relacionado con la posesibn de informacin; incapacidad de admitir que no se sabe algo y sobre todo que hay alguien que puede saberlo mejor, etc. De parte de los especialistas en informacin, desconfianza hacia los usuarios; desconocimiento de sus necesidades reales, incluso indiferencia ante esrigidez en su trabajo; interferen tas necesidades; cias funcionales, etc. Algunos de estos obstculos son independientes de la voluntad tanto de unos y otros, pero muchos pueden atenuarse y hasta eliminarse mediante acciones apropiadas, una apertura recproca y un constante dilogo. Los usuarios expresan indirectamente su satisfaccin por el uso que hacen de las unidades de informacin y de los distintos servicios. Su actitud es an ms significativa cuando deben pagar, asi sea mdicamente , por estos servicios. De todas maneras, hay que tener en cuenta la situacin en g2 neral: bien puede suceder que los usuarios estn satisfechos con un servicio sencillamente porque no conocen otro 0 no tienen posibilidad de utilizar uno diferente. Por ejemplo,po drn hallar conveniente el plazo de un mes para una bsqued bibliogrfica retrospectiva si no han podido utilizar sistemas de bsqueda en linea. Sin embargo, esto no quiere decir que este plazo sea en realidad satisfactorio. Por esta razn, se trata de obtener una apreciacin directa, bien sea con es tudios puntuales o sistemticamente, pidiendo a los usuarios su opinin. El grado de satisfacci6n depende de varios criterios: la rapidez del servicio, que se mide por el tiempo que tranz turre entre la aparicin de una informacin y su registro, o entre una demanda y su respuesta; el nmero de demandas absueltas con relacin a las que se han formulado; el total de respuestas precisas, o sea la proporcin de informacin pertinente suministrada; la novedad de las respuestas o de la informacin que los usuarios todava no conocIan;la exhausti la capacidad que tiene el servicio de cuz vidad, es decir, brir todos los aspectos de la demanda, o la que tiene la un dad de suministrar todos los servicios requeridos; el esfuer

zo solicitado, en diversas formas, a los usuarios para que complejidad de los procedimientos, acudan a los servicios: consumo de tiempo, costos, comodidad relativa de los medios de comunicacin, legibilidad, atraccibn y sencillez de la presentacin, etc. Los estudios de los usuarios pueden tener tres objetivos complementarios: El anlisis de las necesidades, o sea el contenido y el tipo de informacin que se buscan y aceptan, desde un punto de vista cuantitativo y cualitativo. Este anlisis permite definir los productos, los servicios y hasta la clase de unidad de informacin que mejor se adapta a las distintas circunstancias. El anlisis de los comportamientos de informacin, que indi can cmo se satisfacen normalmente las necesidades,que aclaran el contexto de los productos y servicios, precisan las condiciones que stos deben cumplir,peL miten definir el tipo de preparacin ylode formacin de los usuarios. El anlisis de las motivaciones y actitudes, o sea de los valores, de los deseos expresados y ocultos frente a la informaci6n y a las actividades que tienenquever con ella; la imagen de los servicios de informacin y de sus especialistas, etc. Este anlisis permite explicar el fundamento de los comportamientos Y de las necesidades. Los estudios pueden tener tambin un alcance terico, de las organizaciones, de la por ejemplo, en la sociologia En la prctica, comunicacin o de la ciencia. suministran las bases sobre las cuales se proyecta o transforma un producto o un servicio de informacin, inclusive un sistema en tero, en funcin de un pblico determinado. Los estudios se realizan antes de la creacin de una unidad o de la inio mientras ste se desarrolla. ciacin de un servicio,

Mtodos

de estudio

de usuarios

Son los mismos de la investigacin psico-sociolbgica y comprenden: cuestionarios, entrevistas llevadas a cabo so bre planes bien estructurados.; la recoleccin de los datosque arrojan los documentos de control de las unidades de 12 formacin (por ejemplo, ficheros de prstamo, registro de la observacin del comportademandas de fotocopias, etc.);

de registros en el que el usuario duranmiento, el anlisis te cierto tiempo debe consignar todas sus actividades de informacin; el anlisis de los documentos producidos por los de los documentos administrativos (por ejemplo,pro usuarios, gramas de trabajo, descripcin de cargos, etc.); el anlisis de las entrevistas no preparadas; el estudio de los casos criticos (por ejemplo, la manera como se encontr la informaexperimen cin que permiti realizar un trabajo reciente);la tacin de nuevos productos y servicios, o de nuevas formas de presentacin o de acceso. A veces hay que utilizar simultneamente varios de es tos mtodos. La eleccin de un mtodo depende en primer luy gar de los datos que se quiera obtener y en segundo lugar de la posibilidad de adquirirlos a un precio justo, teniendo en cuenta naturalmente los medios de que se dispone y la utilizacin probable de los resultados. Estos estudios son de la competencia de los especialistas, que deben responsabilizarse de ellos o por lo menos orientarlos en su programacin, realizacin y aprovechamiento. Los datos cuantitativos, por necesarios que sean no son suficientes para explicar el funcionamiento de los serv cios y la circulacin de informacin. Por ejemplo,cuando ei nmero de destinatarios de un boletn de alerta aumenta el 10% en un ao esto no significa necesa?iamente que se haya JJ tilizado ms, pues puede haber un nmero mayor de organismos que slo lo solicitan por razones reglamentarias, pero no lo utilizan. Es pues indispensable la informacin cualitativa, aunque las respuestas que se obtienen son de difcil interpretacin; los destinatarios del boletin podrn decir por cortesia que lo encuentran muy interesante 0 que lo consultan a menudo, cuando en realidad esta no es la verdad. No queda otra solucin que comprobar la informacin, lo que toma mucho tiempo. Estas encuestas son de todos modos indispensables,an cuando no estn muy bien planeadas, pues dan indicaciones precisas aunque limitadas. La promoci6n de las unidades de informacibn tiene por objeto dar a conocer a los usuarios potenciales tanto las uexplicar las ventajas que pueden nidades como los servicios, derivar de ellas y obtener su concurso y apoyo. La promocin se vale de distintas tcnicas, como las visitas de orientacin, los contactos personales, la publicidad directa o en de servicios en plan de ensayo, etc. la prensa, el suministro

Estos medios deben adaptarse al pblico te y al objetivo que se persigue, y cualquiera forma el esfuerzo tendr que ser constante.

corresponde que sea su

Formacin

de los

usuarios

Esta formacibn tiene por objeto darles a conocer los mecanismos de informacin y ensearlos a utilizar los recurSe distinguen varios niveles de formacin: sos existentes. La sensibilizaci6n, que da un conocimiento general ms que una manera de proceder. La orientacin, mediante la cual se imparte una introduccibn breve a los recursos y a la forma de utilizarlos. La formacin, que permite aprender ms en detalle como aervirse de los recursos disponibles y conocer c6mo funcionan los medios modernos de informaci6n documental. La formacin especializada, que permite aprender a utilizar un servicio particular y a participar en lcuandosea necesario. Hoy se admite comnmente que la formacin de usuarios debe iniciarse en la escuela y que debe ser una parte integrante de la formacin bsica. Esta primera podria complementarse luego con programas de especializacin. Desafortunadamente, la falta de recursos y de comprensin de la importancia actual de la informacin impiden que esto sea una realidad. Sin embargo, se han hecho significativos esfuerzos en dis tintos paises en los ltimos aos en tal sentido. La formacin de usuarios est por lo genera1.a cargo de las unidades de informacin o de las organizaciones profesionales tanto nacionales como internacionales; puede hacer parte de programas de enseanza. Esta formacin debe comprender esencialmente los aspectos prcticos pero sin dejar de lado los aspectos tericos. Segn los objetivos y las condiciones, ella puede necesitar desde unas pocas hasta cua renta horas y presentarse bajo la forma de pasantIas, curso8, trabajos prcticos, etc. SU objetivo en ningn caso debe invertirse pretenddo hacer de los usuarios especialistas en informacin. A los las tcnicas usuarios hay que presentarles y explicarles de tratamiento y las operaciones de las unidades de informacin de modo que comprendan mejor cmo utilizar los proyectos y Los servicios y cmo participar en su realizacibn si es necesario.

Los esfuerzos de la formacin de usuarios,aunque son indispensables tropiezan todavia con la escasez de medios y con la resistencia ms o menos consciente tanto de los especialistas como de los mismos usuarios de informacin. Ser necesario, por lo tanto, persuadirlos de que los hbitosyre laciones bien establecidos redundarn en su propio provecho.

Cuestionario

de verificacin

LCules son los distintos papeles nicaci6n de informacin? LQu obstculos &Para qu sirven los estudios

de los usuarios

en la comu

se oponen a la comunicacin de usuarios?

documental? el desempeo de usuz

De acuerdo con qu cirterios se puede evaluar de un servicio de informacin? LCules son los principales ros? LCmo se manifiesta iPara qu sirve iCmo se realiza? la promocin objetivos

de la formacin de los usuarios?

la satisfaccin

de una unidad

de informacin?

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* * *

419

LA ADMINISTRACION Y LAS POLITICAS A NIVEL DE UNA UNIDAD DE INFORMACION

La administraci6n es el proceso medianteelcual se orientala competencia y la energia de los individuos y de los recursos materiabes que stos reciben, con el finde alcanzar un objetivo. Es tambin el conjunto de t6cnicas que permiten tomar decisiones acertadas y ponerlas en prctica de modo que todos los recursos de la instituci6n se utilicen del mejor modo posible con el fin de garantizar su eficacia. Estas tcn& cas se fundamentan en: La aplicacibn de m6todos cuantitativos y demedidas objetivas. La bsqueda de la eficacia. La preparacibn cuidadosa de las decisiones en funcibn de cri terios bien establecidos. El trabajo en equipo, la direccin delos individuos y la anL macin de los grupos. La administraci6n moderna es tambin un estado de nimo y una actitud de trabajo que se dirigen hacia la eficacia y el equilibrio. La eficacia de la gestin depende del concur-. so de todos los miembros de un organismo o de un grupo. Cada cual tiene un papel que desempear y debe por lo tanto conocer los principios de este papel, ya que el poder finalde dE est asignado a una sola persona cisin, en cualquier nivel, o a un grupo definido. Los servicios de informacin deben otorgar un puestomuy importante a la administracin , en razbn de la variedad de las actividades que se ejercen,de losmedios materiales y hu manos, de la evolucin rpidadelas tcnicas y sobre todo de las funciones mltiples que se deben desempear para mantener en movimiento las actividades productivas de los usuarios,
El campo de la administracin

La administraci6n

abarca en diversos

grados:

420

La administracin una unidad de

y las informacin

polfticas

a nivel

de

una Todos los elementos humanos y materiales que conforman instituci6n. Todas las actividades de esta institucin, asi se refieran1 a tareas corrientes, como la venta, 0 la organizacin 0 el funcionamiento del conjunto o a las reglas de promocin del personal. Esto no quiere decir que la administrasin se interese a cada momento en todos los detalles. Su finalidad es hacerque la instituci6n logre los mejores resultados posibles,en las mejores condiciones. En un mundo cambiante y dificilcomo el actual, no se puede alcanzar esta finalidad dejando que la instituci6n en cuestibn funcione por simples hbitos o ntuL un esfuerzo sistemtico para: a) analiclones. Se requiere b) definir los objetivos; c) elegir los zar las situaciones; d) organizar medios de alcanzarlos del modo ms econmico; los recursos contal fin; e) controlar los resultados; 6) adaptar los objetivos a las necesidades, los medios y la orga nizacibn en funcin de los resultados como de la evolucin del ambiente y del trabajo. Las politicas son fdrmulas o principios generales que ayudan a convertir los objetivos en acciones preparando reglas de conducta para tomar una decisidn en el momento de la puesta en marcha de los proyectos. La accin sobre las estructuras es un aspecto esencialde la administracin, cualquiera que sea el tamao de una insti tucin. Inclusive puede decirse que cuanto ms pequea sea una instituci6n (por tanto, de medios limitados), mejor se debe organizar. Las estructuras de una instituci6n son un fe nmeno complejo. Ellas son a la vez: Internas (organizacin de unidades y distribucin de tareas dentro de la instituci6n) y externas (relaciones de la instituci6n con la organizacin principal y conotrasins tituciones). Funcionales (organizacinparalaejecucinde las tareas)yde relacibn (vinculos entre las unidades que componenlains tituci6n). La comunicacin tiene un puesto importante en la vida de toda la unidad de informacin, pero no est exento de plantear problemas mltiples. Se distinguen varios tipos de comunicacin: Comunicacin jerrquica (o vertical), descendente, que va del superior hacia los escalones sucesivos de los subordinados y ascendente, en el sentido inverso. Comunicacin no jerrquica (u horizontal), que se propaga en tre individuos de un mismo nivel o de niveles diferentes pero sin respetarla jerarqufa.

ea una

admioi~trscin
unidad de

y las informacin

polfticas

a nivel

de

421

Comunicacibn controlada (o auMntica), en la cual el que la produce tiene autoridad para hacerlo y obra segn modelos previstos y comunicacin espontnea. Comunicaci6n formal, que hace uso de canales, formas y sopor tes propios y preestablecidos, y comunicacin informal: Comunicacin que se distingue por el contenido (Gcnica, administrativa), el pblico (interna o externa, individual 0 general), el objeto (orden, informe), la forma (oral, escrita, por afiches, etc.). La administracin debe interesarse muy particularmenteen la comunicacin, a fin de: Prever en la medida de lo posible todos los tipos de comunicacin que requiere la buena marchade la instituci6n. Organizar los circuitos de comunicacin de tal manera que cz bran todas las necesidades, que sean directos y cortos en lo posible, bien conocidos por todo el mundo y completamente utilizados. Vigilar para que todos los mecanismos de comunicacin funcio para que no haya nen bien , para que no se interrumpan, interferencias entre ellos, para que los mensajes sean adecuados y para que provengan de la autoridad competen te y se tengan efectivamente en cuenta. Toda unidad de informacin debe tener una administracin y unas pol!Cticas en los siguientes campos: organizacin de equipos, fondos, servicios a los usuaservicios , personal, rios, produccin, relaciones con otras instituciones, especialmente con otras unidades de informacin. La direccin de la unidad de informacin tiene la responsabilidad de su administracin. En la mayora de los casos la responsabilidad se domparte,a cierto nivel,con los es tamentos superiores que pueden.estar fuera de la unidad (por ejemplo, la direccin de la institucin a la cual est vincu lada) o que no participan en sus actividades corrientes (por ejemplo, el consejo administrativo o el comit consultivo de una unidad importante).Silaundadesbastantegrande,la responsabilidad tendrqueser compartidaconlosjefesdelos dstintos servicios y con el personal en general. Efectivamente todos los empleados, en una u otra forma, tienen que partici par en los diferentes aspectos de la gestidn, aunque el conlas trol, la evaluacin de las actividades, la eleccin de polfticas y de los planes sean dela incumbencia de los cuadros responsables. El estatuto de la unidad impone ciertas limitaciones a la eleccin de las polticas. Algunas unidades son servicios pblicos y estn sujetas por lo tanto a las reglas de la administracin oficial, que

622

La administracin une unidad de

y las informaci<:n

polfticas

a nivel

de

no siempre son las mcis indicadas para adelantar la administracibn de una unidad de informacin: adems, estas unidades deben atender una clientela indiscriminada, por lo comn grz tuitamente, u ocuparse en tareas generales (pr ejemplo, la conservacin del patrimonio nacional) que limitan su margen de accin. Otras unidades son instituciones privadas que estn sometidas a las leyes de la competencia; por ejemplo, algunas de sus investigaciones realizadas fuera de su sede pueden revelar la estrategia comercial de sus trabajos. Muchas unidades hacen parte de grandes instituciones que las han establecido para su propio servicio. El problema con siste entonces en saber de qu tiempo se dispone para aten: der a los clientes que no pertenecen a la institucin y qu vnculos pueden establecerse con otras unidades. Por ltimo, algunas unidades no cuentan con recursos dis y tintos de los que perciben por la venta de sus servicios por tanto slo pueden comprometerse en actividades rentables. Las pollticas que se refieren a los principales aspectos de la vida de la unidad deben formularse de antemano y actuz olizarse regularmente. Tales politicas deben suministrar rientaciones claras y precisas en relacin con: la clientela que hay que atender y las necesidades prioritarias; los 1frnA tes y el contenido del campo que hay que cubrir; los tipos de servicios; la formacin y la gestin de las colecciones; la naturaleza y la organizacin de las operaciones tBcnicas; las relaciones con los usuarios; la realizacin de medios ma teriales; la administracin del personal; la organizaci6n ad ministrativa; las relaciones con otras unidades y con la ing titucin principal, etc. Con este propsito, es indispensable no limitar el anli sis a la unidad que nos compete sino que hay que considerary como se sfi tambin su ambiente tal como es en el presente pone que evolucionar en el futuro. Habr que analizar:lara ma en que opera la unidad, la infraestructura nacional e in= ternacional de informacin, las tcnicas de informacin,etc. con el fin de determinar cul es la fundacin especfica que puede hacerlo eficazmente, no slo en la actualidad sino tam bin en el futuro. La definici6n de las pol5ticas exige adems que se conoz can con suficiente precisin las necesidades de los usuario; La planficacin organiza la ejecucin de los medios dela unidad para el perfodo establecido con el fin de alcanzar los objetivos que se han fijado. Esta planificacin comprende las fases sucesivas siguien tes: formulacin de los objetivos; anlisis de la situacin

La administracin una unidad de

y los informacin

polfticas

a nivel

de

423

y de los medios existentes; estimacibn de los cambios necedesarrollo de las proposiciones de planes sustitutisarios; vos; determinacibn de los recursosnecesarios para la realizacin de las diferentes soluciones que se adopten; evaluacin de las distintas proposiciones y recomendaciones de un plan; iniciacin y ejecucin del plan; revisibn y actualiza cin del plan a intervalos regulares. Es deseable que los objetivos del plan se ~distribuyan modo cuantitativamente. Esto no siempre puede hacerse de bien preciso, pero el plan debe presentar por lo menos rerencias de cantidad que se Irn comparando con los resultados.
Organizacin de una unidad

La organizacin de una unidad no es abstracta,noproviz ne de la estricta lgica administrativa, ni es una realidad definitiva; es ms bien un medioquedebe facilitar a la unL dad el cumplimiento de su misin. Tampoco se trata de modificar la organizacin a todo momento sino de adaptarlaalas circunstancias cada vez que sea necesario. Puede considerarse la estructuracin de una unidaddein formacin de acuerdo con los siguientes criterios. descripOperaciones de la cadena documental (adquisici6n, cin bibliogrfica, bsqueda retrospectiva, etc.). Temas tratados (por ejemplo, en un centro de documentacidna grlcola, la produccin vegetal, la produccin animal,l ingenierfa rural, etc.). informes, publicaciones seriaTipos de documentos (libros, das, documentos audiovisuales, colecciones especiales, documentos legislativos y reglamentarios, patentes,etc.) Localizacin de los servicios en el caso de una unidad graz serviciosanexos a las diferentes de (servicio central, clulas de la instituci6n, servicio de tratamiento informtico, depsito central de documentos, etc.). Los usuarios (por ejemplo, en un bancode datos sobre desarro 110, las cdlulas sirven a la direccin general, a la di al servicio jurfdico, a la direcz reccin de estudios, cin de pratamos industriales, agrcolas. etc.). centro de documentacibn, serviciosde Servicios (biblioteca, traduccin, servicio de publicaciones, servicio de informacin industrial, servicio de enlace, etc.). Es posible naturalmente combinar estos criterios con el fin de atender mejor las necesidades y asf ocurre generalmente en la prctica. En cualquier circunstancia, debe es-

424

La administracin una unidad de

y las informacin

pol

iticas *

nivel

de

diarse y vigilarse la distribucin de las funciones,pues de ella depende la correcta ejecucin de las operaciones. Al fundamentar la organizacin solamente en las funciose facilita la normalizaci6n, nes de la cadena documental, el control y la homogeneidad de los puestos de trabajo, pero en cambio, las tareas se tornarn ms fragmentarias y es ms diflLci1 contar en cada clula con personal que conozca bien los diversos tipos de documentos, de temas y de pblims cos. Las dems formas de organizacin ofrecen tareas rendidoras y tienen en cuenta por lo menos uno de estos cam pos pero pueden producir cierta duplicacin de funciones 7 dificultar la normalizacin y el control. La estrucutra organizativa que se elija debe tratar de disminuir los esfuerzos, lo cual quiere decir que cada operacin debe ser til, en forma directa, a la mayor-fa de las tareas siguientes y que debe tenerse acceso rpido y fcila todo lo que se requiera para prever oportunamente cada servicio. Esta estructura debe permitir a todas las clulas te LOS ner una funcin bien definida, coherente y atractiva. circuitos deben ser lo ms breves posibles y deben evitar las repeticiones intiles, tanto al personal comoalos usua ros. En el caso de una unidad importante (por ejemplo,el ser vicio informativo de un ministerio que tiene que prestar& vicio a establecimientos dispersos) se plantea el problem de elegir entre la centralizacin y la descentralizaci6n.La centralizacin permite integrar los servicios, es ms senci lla y ms econmica, pero tiene el inconveniente de situar la unidad lejos de los usuarios y hasta llega a aislarla de ellos. La descentralizacibn presenta las ventajaseinconvenientes opuestos. A menudo, se prefieren las fbrmulas mixtas en las cuales las operaciones tcnicas, como la catalogacin o la produccin de boletines, estn centralizadas pe ro las funciones de entrada y salida se realizan cerca de los usuarios. esEs til, por no decir indispensable, describir la tructura de la unidad y sus modalidades de funcionamientode modo claro y detallado para que cada cual sepa donde situar se, lo que debe hacer, cmo y por qu debe hacerlo. Este eS el papel de los organigramas, como el que aparece en la Big. 25.

LS administracin una unidad de

, las informacin

polfticas

a nivel

de

425

:..pcci.lirados

ca!aitE6

Fig.

25-Organigrama de una unidad de informacin tebrico fundamentado en una divisinpor

AmIlisis de tareas

(ejemplo funcione4

El anlisis de tareas y la organizacin del trabajo deben constituir una preocupacin de primer orden, pues son 1~ dispensables para mantener la productividad de la unidadape sar del aumento creciente de la informacin que hay que tratar. Si se observa atentamente el conjunto de los trabajos que se realizan en una unidaddeinformacin y analizan en dc talle los procesos , podrn distinguirse operaciones elementa les, que son las tareas, series de tareas que constituyenun-a operacin y series de operaciones que constituyen una funcin 0 servicio; Las tareas son actos elementales, indivisibles cuya posicin en la cadena documental o en el conjunto de los traba jos administrativos se determina en forma precisa y mediante los cuales se cumplen transformaciones independientes (por ejemplo, colocacin del nmero de acceso de un documento o determinacin de su palabra clave principal). Segn su naturaleza, cada tarea requiere un determinado nivel de califica cibn profesional. Una tarea se distingue de las dems por ex

426

La administracin una unidad de

y las informacin

polftcas

a nivel

de

nivel, por el grado de autonomfa que se permite al ve la cumple y por las respnsabilidades que encierra para los dems empleados del sistema. Los cargos estn constituidos por un nmero ms o menos grande de tareas. Esta distribucidn de tareas depende de la cantidad de trabajo, de los efectivos disponibles y dela ganizacibn de la unidad. Los cargos deben conformar normalmente un conjunto coherente de tareas o de operaciones consecutivas del mismo nivel. En principio, no debe cumplir la tarea un empleado que tenga calificacin profesional superior o inferior a dicha tarea. Los cargos o empleos pueden organizarse de acuerdo con los criterios que se mencionaron anteriormente para el conjunto de la unidad.Una distribucin puramente funcional pue de desembocar en la monotonia. Se evita este incoveniente previendo traslados cada cierto tiempo. Una distribucindel personal fundada en la clase de pblico, producto o especia lidad, que valdrfa la pena combinar con el procedimiento an terior, tiene el inconveniente, sobre todo en las unidades de pocos efectivos, de dejar un campo abierto a las tareas que no exigen calificacin alguna. Teniendo en cuentalainterdependencia de las funciones, es conveniente que todos losempleados conozcan bien cada uno de los puestos de la unidad, lo que puede lograrse con una buena orientacin al entrar en funciones o mediante traslados. En la mayorfa de unidades de informacin, los efectivos son insuficientes, por lo tanto, para conjurar cualquier circunstancia imprevista es aconsejable que los cargos se definan con cierta flexibilidadyqueelpersonalsealomspolivalente posible;, Los cargos que ofrecen las unidades de informacin son muy variados: Empleos administrativos (mecanograffa, contabilidad, servicio jurdico, servicio del personal, etc.). Empleos tcnicos (reprografa, encuadernacibn, informtica, etc.). Empleos especializados en informacibn cientffica y tcnica (archivfstica, bibliotecologa, documentacin, etc.). Estos empleos deben desempearse en diferentes niveles de ejecucin, de agrupacibn, o de direccin (ver el capftulo La profesin). Hay que describir con precisin cada cargo; su nivel jerrquico, responsabilidades, tareas que hayque cumplir tanto desde el punto de vista cuantitativoco mo cualitativo, preparacidn que se requiere, sueldo y regl mentacibn administrativa. El aspirante a titular debe conocer muy bien estos requisitos. Cuando los especialistas en informacin tienen un estatuto administrativo reconocido le galmente, la descripci6n de los cargos, debe mencionarlo. te

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La administracin de personal es particularmente importante en la carrera de informacin cuyas perspectivas estn todavla bastante limitadas en muchos pases.kjl reclutamiento habr6 del personal debe hacerse con sumo cuidado. Asimismo que mantener el dinamismo de los empleados a travs de reuniones, discusiones, etc. y mediante una polZtica permanente de formacin profesional. La escala de sueldos y su reajuste deben estar en connancia con las condiciones generalesdela profesin, el auaumento de responsabilidades, la preparacin profesional y los resultados del trabajo. Los sueldos pueden complementarse con remuneraciones suplementarias (primas, gratificaciones Es necesario sobre todo que el personal sienta etc.). que tiene perspectivas profesionales y salariales. La mayorfa de las actividades de la administracidn se basan en el anlisis de costos y en los resultados que se 10 gre obtener. Los costos pueden ser directos, o sea relacionados ex clusivamente con tal o cual funcin documental (por ejemplo, o indirectos, es decir que los salarios de los indizadores), correspondan a: a) el conjunto de las funciones documentales (por ejemplo, el mantenimiento del tesauro - en este caso, se trata deun costo indirecto propiodelsistema);b) los gastos generales (por ejemplo, el alumbrado - en este caso, se trata igualmente de un costo indirecto - propio de la institucibn). Existen tres categoras de costos directos: el personal, los materiales (por ejemplo, los documentos, suministros) y el equipo (amortizaciones, funcionamiento y mantenimientc$.El anlisis de los costos supone medir los movimientos y la duracibn. Los movimientos se refieren a la cantidad y al valor de los productos que ingresan en la unidad (por ejemplo, el nmero de microfichas que se compran anualmente y el precio), a los productos intermedios realizados (por ejemplo, el nme ro de documentos indizados), a los productos y servicios su-' ministrados a los usuarios (por ejemplo, el nmero de fotoc pias). La duracibn significa el tiempo que toma la realizacibn de las distintas tareas. Para medir el tiempo se necesi ta una unidad y una nomenclatura de las tareas que hay que controlar (por ejemplo, el tiempo que toma la indizacibn de El tiempo que implica cierun documento de veinte pginas). to costo en materia de salarios o en el precio de alquilerde un equipo. Las medidas se calculan con base en elementos con tables o registros sistemticoso por un periodo determinado, Algunas medidas pueden ser globales , pero para administrar convenientementtunaunidad, es necesario examinar los costos

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Fig.

26 - Organigrama

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por unidad de costo, es decir por funcibn, para lo cual haY a que disponer de un plan contable. Este plan es un cuadro dos columnas en el que aparecen los distintos costos de cada esfuncin. La delimitacin de las funciones vara con la tructura de cada unidad. Los plazos son otro aspecto importante de las realizaciones. termina Se pueden controlar registrando las fechas de cin de los documentos o de las preguntas (una por una o por se grupos) en cada oficina o en cada funcin. Estos datos pueden exhibir en un cuadro que facilite su empleo. A pesar del carcter intelectual de las actividades de informacin, conviene tratarlas como verdaderas actividades productoras y verificar si las capacidades se estn empleandoalmximo.Con tanto para los empleos como pa este fin, deben establecerse, ra los equipos, un plande cargas de trabajo que tengaen cuen ta, para el perodo de que se trata, la capacidad terica de produccin y el volumen de actividad previsto, para poder re gistrar la produccin real. Esto permite detectar los resulz tados buenos o malos para buscar posteriormente sus causas, con el propsito de derivar provecho o enmendar las fallas. El anlisis cualitativo de las realizaciones es muchoms delicado. Si la unidad no tiene un procedimiento de verif+ cin para cada tarea u operacibn, habr que recurrir a sonEn la primera frmula, que no deo o a pruebas artificiales. se registra la proporcin de los produc es muy recomendable, tos rechazados y las causas del rechazo (por ejemplo, se rec chaza un 5% de indizaci6n por falta deespecificidad).Un control que siempre resulta til, pero que puede ser parcial o se consigue solicitando sistemticamente la opisubjetivo, nin de los usuarios. Se pueden determinar criterios especficos para cadafuc cibn, servicio o producto, con el fin de evaluar los resulta dos y de proceder a medirlos en forma regular u ocasional.P& ejemplo, la rapidez, la exhaustividad, la precisibn, la facL lidad de utilizaci6n pueden considerarse como medidas de la eficiencia de un servicio de pregunta - respuesta. El conocimiento de estos datos y de la estructura de costos permite actuar sobre dicho servicio o sobre el conjunto de la unidad. El control presupuesta1 comprendelosdatos de la planiprevisto,por ejem ficaci6n (es decir , el volumen de actividad de DSI que se atender en un a> plo, el nmero de perfiles y los de la contabilidad, o sea el nmero de perfiles realEste el ritmo de produccibn y los costos. mente atendidos,

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control permite por tanto adaptar el funcionamiento de la unidad y prever mejor las consecuencias de los elementos elegidos o de los sucesos que pueden intervenir. Desafortunadamente, en la acutalgdad, los,datos disponibles sobre costos y resultados son escasos y difkilesde com parar. Estos datos dependen sin lugar a duda de la situacid, de de la estructura de cada unidad y de los procedimientos clculo, que varan considerablemente. Las cifras que se conocen tienen variaciones demasiado notorias para poder tenerlas en cuenta.
Presupuesto y financiacin

El presupuesto y la financiacibn de las unidades de inSon formacin dependen de su estatuto y de su naturaleza. distintos, por ejemplo, en un centro nacional informatizadoy en la biblioteca de un pequeo laboratorio de investigaci6nu niversitaria, aunque tienen de todas maneras muchos rasgosco munes. Las principales partidas de gastos son las siguientes: que es, con los cargos a1. La remuneracin del personal, nexos, la partida ms importante en todas las unidades y representa por lo general ms de la mitad de los gastos. 2. La adquisicin de documentos, que yiene en segundo lugar, pero que en casos muy raros, puede superar los costosdel personal. (utilizacin del computador,e 3. Los gastos del tratamiento laboracin de boletines, etc.). 4. Los suministros mantenimiento, reemplazo de apa 5. El equipo (amortizacin, ratos). 6. Locales, que 6610 constituyen un gasto importante en las grandes unidades. (correo, telfono, tlex, transporte, 7. Las comunicaciones etc. limpieza, 8. Los diversos gastos generales (electricidad, etc.). encomendados a otras insttucio9. Los gastos de trabajos nes 0 servicios (por ejemplo, los tratamientos automatizados o ciertos trabajos confiados a terceros, o la elaboracin de un tesauro). Cualquiera de laspartidasde gastos de los numerales 4 a 9 representa normalmente un porcentaje menor del presupuesto cuyos dos tercios corresponden a las partidas 1, 2 y 3. En la mayorfa de los casos, los recursos provienen de a-

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signaciones presupuestales emitidas por la institucinde la cual depende la unidad. Las sumas se determinan generalmente en funcin de las necesidades de la unidad y de las posibilA dades econmicas; sin embargo, existen tambin ciertas normas y proporciones que permiten fijar el nivel deseable de los recursos de la unidad con relacibn al nmero de personas que atiende y al presupuesto total de la institucin correspondiente. Desafortunadamente , puede ocurrir tambin que el totaldela asignaci6n se determine solamente en funcibn de lo que quede despus de haber satisfecho las exigencias de los dems servicios de la institucin; de donde proviene la necesidad de disponer de una buena administracin contable y financiera que permita a la unidad defender sus peticiones y de una buena administracin general que las justifique plenz mente. Las diferentes formas de adquisicin gratuita ,pueden constituir un recurso no desdeable para ciertas unidades so bre todo las que cuentan con un depbsito legal. Finalmente, la venta de productos y servicios tiendeadesempearunpapel cada vez ms importante en la financiacibn demuchasundades. Se advertir que las diferentes partidas del presupuesto son relativamente rfgidas. La distribuci6n de los gastos se presta poco a modificaciones importantes y los recursosno pueden aumentarse fcilmente. Asimismo, los costos de produc ci6n, especialmente los de personal y las adquisiciones,tie den a incrementarse dfa por dfa. Esto impone a las unidades, un esfuerzo especial en la administracibn y sobre todo una eleccidn cuidadosa de las polfticas y un incremento delaprg ductividad. La preparacin del presupuesto se realiza junto con el plan teniendo en cuenta los datos y resultadoscontables. Se hace el clculo sobre la base de los recursos disponibles rE lacionndolos con los gastos necesarios - lo que conlleva r2 ducciones, 0 lo contrario, o bsqueda de fuentes econ6micas suplementarias - 0 inversamente , partiendo de los gastos para fijar las sumas que se requieren. A menudo se utilizan si multneamente las dos frmulas. El pago de los servicios tropieza de ordinario conelhe cho de que muchas unidades de informacibn son, de una u otra manera, servicios pblicos que deben funcionar gratuitamente o que hacen parte de los servicios generales de la institucibn. Este pago tropieza tambin con la idea muy extendidade que la informacibn debe estar a la libre disposicibn de todo el mundo o aquella que considera que la informacin es un de a 12 Esto es cierto, pero existe tambin un derecho recho. salud y sin embargo hay que pagar los servicios mdicos. Inclusive sobre cutas bases, puede utilizarse el pago como un medio de administracin para la unidad y sus socios, pues es

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una medida simple y eficaz de la utilidad y del uso; el pago puede compensarse al final de la vigencia laboral, aunquesea ficticio. Cuando los servicios de informacin gratuitos se vuelven pagos, se produce una baja de la demanda de talesser Esto ocurre incluso con servicios que slo son gravicios. tuitos durante un perodo de ensayo, aunque tenga conocimiefi to el usuario de que debe pagarlos posteriormente. No obsque se presta es satisfactorio, deber tante, si el servicio volverse rpidamente a la situacin anterior y producirse un aumento del nmero de usuarios. Efectivamente, los usuarios SOestn listos cuando se trata de actividades productivas bre todo, a pagar hasta un precio elevado por la informaci6n en forma adecuada yrealmentetil. que reciben oportunamente, Negarse a pagar es por lo general un rechazo del servicio por su mala calidad o porque no se ajusta a las verdaderas necesidades de los usuarios. Las unidades de informacin pueden cobrar el acceso a sus instalaciones, sus distintos productos y servicios (publicaciones, perfiles de DSI, respuestas, traducciones, etc.) las fotocopias 0 microcopias,, el porte, los gastos que ocasionan las reuniones, visitas u otros actos semejantes. Los pagos pueden efectuarse por cuotas, suscripciones al servicio, o a la entrega del trabajo. Cuando se trata de un servicio regular, sepuedenutilizar las cuentas corrientes cuyo saldo es cubierto peridicamente por los usuarios. El pago puede abarcar la totalidad de los costos directos e indirectos de cada producto o servicio, pero esto lo practica slo un pequeo nmero de unidades de carcter comercial, que pueden adems incluir en el precio alguna ganan cia. El pago puede comprender tambin la totalidad de 10s costos de produccin, pero sin tener en cuenta los gastos de las instalaciones iniciales y de la puesta en marcha del sis tema y de sus productos. Puede abarcar slo los costos dire: tos de produccin o una parte importante de ellos. Asimismo, el pago puede referirse nicamente a ciertos productos o ser vicios,en particular a los que impone una carga suplementaria de trabajo con relacin a los servicios que se consideran normales (por ejemplo, una bsqueda retrospectiva puede ser gratuita, pero habr que pagar una bibliograffa selectiva). En cada caso, una vez conocido el precio de costo, se de be determinar el precio que se pedir al usuario teniendo en cuenta que despus de cierto lfmite el precio puede resultar prohibitivo para l, cualquiera que sea el inters que tenga en el producto o en el servicio. Debe tenerse igualmen-

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te en cuenta el precio de los productos y servicios semejantes que existan en el mercado con el fin de hacer rentables en lo posible las actividades de la unidad o de garantl zarle los mximos ingresos.
Promocibn y mercadeo

La promocin y el mercadeo son indispensables para todas las unidades de informacibn, incluso aquellas cuyas utilidades son evidentes. Elmercadeo esun conjunto coherente de actividades cuyo propsito es determinar: La clientela potencial de los diferentes productos o servicios y conocer sus caracterfsticas, necesidades y motivaciones. Las caracterfsticas de los productos (naturaleza, contenido, presentacibn, calidad, disponibilidad, precio). La posicin relativa del producto con relacin a los productos semejantes (por ejemplo, ventajas de un boletfn nacionalck resmenes analfticos sobrelas publicaciones ex tranjeras). Las posibilidades de desarrollo del mercado ya sea por exten sin (es decir, haciendo contacto con nuevos grupos de o por intensificacin (es decir, usuarios potenciales), esforzndose por convertir al mayor nmero de usuarios potenciales en usuarios reales). Las estrategias de promocin y de difusin de los productos. A menudo, en las empresas por ejemplo.,se considera que Estula biblioteca es un lujo que a veces puede ser til. diando las diferentes categorfas de usuarios potenciales, se podr saber en qu se fundamenta esta idea, lo que los usuarios desean encontrar en la biblioteca y como quieren utilizarla. De esta manera, podr determinarse la forma de administracin de la biblioteca, su funcionamiento y las adquibi ciones que debe hacer. Se podr observar luego si otras bliotecas ofrecen los mismos servicios y cules son las ven= tajas especificas que las caracterizan.Habr que saber entoz ces cuntos usuarios potenciales pueden mostrar inters ene1 servicio y cmo, si hay que dar acceso a usuarios extraos a la empresa y buscar cmo comunicarse con ellos. Una vez orga nizada la biblioteca, se iniciar la promocin deacuerdo con las etapas anteriores. La promocin es un conjunto coherente de actvidades que tienen por objeto: Dar a conocer a los usuarios potenciales la unidad de informaci6n y ::us productos y servicios.

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Incitarlos a utilizar estos servicios y hacer 6stos ms :atractivos. Ensear a los usuarios potenciales la manera de utilizar los distintos productos y servicios y explicarles las Ventajas que pueden derivar de ellos. Mantener los contactos necesarios con los usuarios para seguir informndolos sobre la unidad y poder conocer SUS -o piniones. La promocin se sirve de diversos medios: anuncios en la que se envfan a los usuarios potenciales,vA prensa, folletos sitas a la unidad, demostraciones, jornadas de informaci&,a fiches,suministro de productos y servicios a titulo de ensayo,contactos personales con los usuarios 0 con los responsables de su trabajo. Estos ltimos medios parecen los ms eficaces, peroenla prctica resulta a menudo ms interesante combinar varios de ellos hasta constituir un verdadero plan de promocin. Este esfuerzo no debe limitarse temporalmente - por ejem plo, al crear la unidad o al lanzar uno de sus nuevos produc tos- > sino que por el contrario tiene que ser constanteyma tenido. El esfuerzo debe tender al establecimiento de un di3 logo permanente con los usuarios, los que podrian agruparse, si es preciso, en un club o en una asociacin, de modo que estn indirectamente, si no directamente vinculados a la administracin de la unidad de la manera ms activa posible. La promoci6n se contina luego a travs delapreparacidn de los usuarios, o sea dando una instruccin que la unidad a dapta a su sistema mediante documentos o clases tericas 7 prcticas dirigidas a ensearles a utilizar de la mejor mane ra los productos y servicios de la unidad. Las relaciones de la unidad con la institucindela cual depende tienen una influencia por lo general determinante so bre su funcionamiento. Estas relaciones pueden considerarse de dos maneras: la posicin jerrquica de la unidad y el organigrama general de la institucin; las relaciones informales de trabajo con los diferentes servicios e individuos. En el primer caso, deben tenerse en cuenta varias necesidades: estar cerca de los usuarios y sobre todo de los principales, lo que lleva muchas veces, por ejemplo, a asociar la unidad de informacin con un departamento de investigacin; tener una posicidn principal, por lo menos prestigiosa sobre todo si la unidad debe recolectar los documentos producidos por la institucin ofrecer condiciones de empleo, sobre todo reglamentarias, que convengan al personal; garantizar en forma duradera las medidas de funcionamiento. Es claroqueno existe, en la materia una solucin definitiva. En la prctica se dan todas las frmulas imaginables: unidad agregada al servicio de investigacin y desarrollo, a un servicio tcni-

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administrativos,a la direccin general; cos a los servicios unidad situada en una escala infereior de la jerarqufa o unA dad que constituye un servicio igual al de las dems. Cada instituci6n es un caso particular y las decisiones deben tomarse en funcin de los objetivos, de las polfticas yelfu2 y de la vida misma de la instituci6n. Estos dos cionamiento, ltimos aspectos pueden hacer menos confortable en la prcti ca una posicidn que parece muy satisfactoria en el papel(por ejemplo, una asociacidn directa a la direccibn general cuando las direcciones tcnicas estn muy bien relacionadas las unas con las otras y son celosas de sus privilegios). A menl do, la unidad tiene muy poka influencia en la eleccin de la institucin a la cual debe asociarse. Estas decisiones intervienen en el momento de la creacidn de la unidad, lo que tiene sin duda consecuencias impor o intervienen tambin despus de la creacin cuand tantes; se realiza la reorganizacin general en el caso de que la unidad est en plan de modificar su posicin. La posicin jerrquica de launidad influye gradualmente pero en sus relaciones informales con los dems servicios, una no las determina. Por la misma naturaleza de su misin, unidad de informacin est llamada a funcionar paralelamente a los dems circuitos de produccidn y administracin. Ellabe operar de modo que est vinculada con todos los nivelesde casi la instituci6n, ya que ciertas variantes le permitirn siempre compensar las reticencias de uno u otro nivel,deuno y otro sector. Cultivando sistemticamente estas relaciones, la unidad podr convertirse en el eje alrededor del cual se mueve oficiosamente la institucin, o quizs oficialmente. las Estas relaciones le permitirn compensar eventualmente deficiencias de su posicin jerrquica. Las relaciones de la unidad fuera de la instituci6n se si es preciso, con usuarios que no pertenezcan a establecen, ella, con las autoridades responsables de la polztica nacional de informacibn y del desarrollo de las infraestructuras' de informacin, con las dems unidades y con los profesionales en informacin. Los usuarios externos a la institucin solo significan un problema en la medida en que se quiera mantener alosusua ros internos un rgimen de privilegios. En este caso, habr que limitar el acceso de los internos a los servicios (horario especial, restriccin del prstamo de documentos, imposi bilidad de utilizar ciertos servicios) o aumentar su precio(gratuidad para los usuarios internos y servicios pagados pa ra los dems o tarifas ms elevadas para stos). Estas disest: criminaciones ~610 tienen sentido cuando la unidad no

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en condiciones de incrementar su mercado. En lo posible, sin embargo, los usuarios externos deben asociarse alamarcha de la unidad de la misma manera que los usuarios internos. Las relaciones con las autoridades encargadas de l polftica nacional de informacin y de las infraestructuras tienen la fi nalidad de asegurar el reconocimiento de la unidad como par te de la infraestructura, de hacerla participar en la elabo= racin de la poltica y de los programas, sobre todo en los grupos de trabajo y en las comisiones del plan y de este modo permitirle un respaldo de estas acciones nacionales que oriente y sostenga su propio desarrollo Las relaciones con las dems unidades pueden tener vaamistosas rios fines: en primer lugar, establecer relaciones que permitan a las unidades intercambiar informacibn y apoyarse mutuamente; intercambiar, si es preciso, servicios en condiciones preferenciales; cooperar, lo que puede ser una simple participacinporrazbn del tema o de las tareas, o el establecimiento de servicios comunes, inclusive la formacin de una red de informacin. En cualquier circunstancia, restan indispensables los contratos personales entre los respo% sables de las unidades que trabajan en la misma regidn. En asi ~610 la mayorfa de los casos, se impone la cooperacin, sea para evitar duplicacin de servicios (por ejemplo, adqui sicin de obras costosas, de poco uso, de las que se dispone cada en otra unidad). Las unidades de informacin tienden vez ms, incluso cuando se carece de un programa nacional, a dividir sus tareas (a nivel de las adquisiciones, dela clitela, de la realizacin de servicios comunes, como boletines bibliogrficos o bases de datos) y a constituir redes, es dE cir, a adoptar tcnicas y mdulos de funcionamiento comunes. A nivel de una simple asistencia mutua, las relaciones pueden ser informales , pero es preferible que las accionesco munes sean objeto de un acuerdo preciso que defina los derechos y las obligaciones de cada cual. Sin embargo, el reglamento de las unidades no siempre lo permite; adems, las con diciones de cooperaci6n pueden evolucionar rpidamente. CuaE do las circunstancias lo permiten, la integracin de dos unidades puede llevarse muy lejos sin que exista acuerdo formal lo que permite salvar obstculos jurdicos o polticos. Por ejemplo, dos unidades de informacin cuyas instituciones coc peran diflcilmente pueden sin mayor dificultad, adoptar el mismo sistema documental o el mismo equipo y trabajar en la prctica de comn acuerdo. Las relaciones con la profesin son tambin muy importan tes. La unidad deber tener contactos 'con lasorganizaciones profesionales, donde podr intercambiar informaciones tcni-

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cas y hallar la posibilidad de participar en trabajos metodo lgicos colectivos, etc. Por otra parte, la participacin ac tiva de la unidad reforzar estas organizaciones y contribux r a la base de la profesin en general.
Evaluacin de las actividades de informacih

La evaluacin de las actividades no es un ejercicio tec rico sino un instrumento esencial de la administracin que debe estar presente en todos los aspectos del funcionamiento de las unidades. Las distintas operaciones y funcionespueden ser objeto de un control, a intervalos regulares, que cobije, segn su naturaleza, un nmero variable de caracteristicas esenciales. Por ejemplo, se puede verificar mensualmente, sobre el 5% de las preguntas tratadas, si los plazos, la precisin, la exhaustividad de las respuestasyel procedimiento empleado estn bien de acuerdo con las normas previstas. Pero es conveniente de vez en cuando, sobre todo con mi ras a la preparacin de un plan a largo o mediano plazo realizar una evaluaci6n sistemtica. Pueden distinguirse tres niveles de evaluacin: evaluacibn de la eficiencia, evaluacin de la relacin costo-eficiencia, evaluacin de la relacin costo - beneficio. En la se busca determinar en qu6 medida la unidad alcanza primera, consigue satisfacer a los usuarios. sus objetivos, es decir, En la segunda, se quiere saber cul es el funcionamientoala vez ms econ6mico y ms eficaz. En la tercera, se pretende a veriguar qu beneficios obtienen los usuarios del funciona: miento o del servicio o servicios y en qu medida stos compensan los costos. La evaluacin es una investigacin que formula sus hipg tesis y sus objetivos, define los fenmenos que hay que ana lizar, agrupa los datos (por los documentos, la observacibn, la medida, las entrevistas), los analiza y deduce de ellos conclusiones. Para cada operacin o funcibn existen mtodos evaluativos especiales, que pueden adaptarse segn las necesidades. Pueden utilizarse tambin tcnicas avanzadas, como los modelos, la simulacin, la investigacin operacional. La evaluacin puede hacerse sobre el conjunto delas fun ciones de una unidad de informacin o sobre algunas de ellas. Existen para cada funcin mtodos y criterios especficos de evaluacin. Los sectores que requieren ms a menudo una eva-

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luacin son: las colecciones, el suministro de documentos primarios, la respuesta a las preguntas, las bases de datos, la bsqueda de informacin y los productos documentales,como servicios tcnicos; la automatizacin y la admicatlogos, nistracin. Entre los criterios que ms se usan, se pueden citar las normas, los costos, el esfuerzo, (cantidad y complejidad del trabajo requerido por el personal y los usuarios), el tiempo de respuesta, los diversos aspectos de la calidad (exhaustividad , precisin, recuperacin, novedad, valide'zh, ls distintas expresiones de satisfaccidn de los usuarios. Cuando las evaluaciones son llevadas a cabo por o para las unidades de informacin, deben tener una finalidad muY precisa y prctica. Se trata o de detectar las debilidades o casionales paraponerles remedio, o de ayudar a escoger y or= ganizar nuevas actividades, o a menudo las dos cosas. De don de se deduce que el costo y los esfuerzos que representa 1: se evaluacibndebenestar enI relacin con las ventajas que pueden derivar de sus conclusiones. No se le pueden dedicar recursos en detrimento de la produccin, sin que este argumento justifique de ninguna manera el rechazo sistemtico de la evaluacin, que es tambin a menudo el del cambio, pues esto puede llevar a cualquier unidad de informacibn al fracaso o dejarla rezagada de las demh.

Cuestionario

de verificacin

LA qu se da el nombre de "administraci6n"? tQu8 ventajas tiene organizar una unidad de informacin por f uncidn? Cules son las dos principales partidas de gastos de una unidad de informacin? Cules son los distintos niveles de planificacin? Puede definirse una polftica considerando nicamente la un dad de informaci6n9 tQu6 utilidad tiene la promocin de una unidad de informacin? 1Que objeto tiene la evaluacin?

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LA ADffINISTRACION Y LAS POLITICAS DE INFORMACIONA NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL

La informacin es un recurso nacional tan importante en el mundo contemporneo como la energfa o la mano de obra califi cada. Desde hace algunos aos, se impone progresivamente esI ta concepcin en todos los pases y los lleva a comprometerse en acciones que van, segn los casos, de las consultas y estudios a la creacin de un aparato estatal, ms o menos desarrollado, que permite controlar y promoverlas actividades de informaci6n cientfica y tcnica. Al mismo tiempo, el carcter internacional de la informacin ha movido a todos los pafses a buscar regularmente acuerdos y a cooperar en este campo, o a prestar atencin en este aspecto a los dems sectoresde sus relaciones. La organizacin, la circulacidn y la utilizacin de informacin constituyen hoy una preocupacin importante de la vida nacional e internacional, preocupacidn que sin duda cre cer dia por dfa.
PolTtica nacional de informacin

viene

La necesidad de una politicanacionalde informacin pro de varios factores. El primero, indudablemente el ms decisivo,significaque los conocimientos y los datos son indispensables alos indiv& duos, a las empresas y las administraciones que conforman un pafs, pero el conjunto de sus necesidadesdeinformacin,crea a nivel nacional, una exigencia global de informaci6n. Si el psis no cuenta con la informacin suficiente, su desarrollo puede sufrir menoscabo. Este es un gran riesgo para los paises que tienen que comprometerse en nuevas actividades, como ocurre con las naciones en desarrollo. Por otra parte, el costo total de la informacin que se requiere y su tratamiento crece dla por dia, as solo fuera por el hecho de que cada vez son ms numerosas. Si las actividades informativas fueran anrquicas, su costo total serfa

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Le admlnlstrscn informacin a nivel

y las polfticas de nacional e internacional

B6dO prohibitivo. Si se dejara a la iniciativa individual, los sectores ms prbsperos podrfan beneficiarse, para no hablar de la tentacin que tendran de utilizar esta ventajaen detrimento de los dems. Adems, las instituciones pblicas tienen desde el comienzo, un lugar muy importante en la produccin y tratamien to de la informaci6n. Hay que considerar tambibn el hecho de que gran parte de la informacin 8610 se encuentra en otros paises, lo que compromete de una u otra manera las relaciones internacionales de cada nacibn. Se trata pues de actuar de modo que las necesidadesdein formacin del pas, y sobre todo las prioritarias, sean aten los medios disponi: didas del.mejor modo posible , utilizando bles en la forma ms econmica y eficaz. Se precisa un esfuer zo colectivo para la preparacin y ejecuci6n de las alternativas escogidas, una concertacibn y un arbitraje, lo mismo sin que la coordinacin de las actividades. Naturalmente y pensar en la importancia que tiene casi siempre el Estado en el campo informativo, a l le corresponde la tarea de conce tar tal esfuerzo. Una polftica nacional de informacibn tiene por objeto aL canzar el ms alto nivel posible de eficacia en su sistemain formativo y sobre todo: Determinar las necesidades de informacin de las distintasca tegorfas socioprofesionales. Fijar prioridades a las anteriores necesidades. Definir cul debe ser la organizacidn del sistema nacionalde informacin, qu servicios debe ofrecer y cmo. Evaluar continuamente la capacidad de la infraestructura nacional de informacidn (recursos humanos, materiales y fi nancieros que se dedican a la informacin cientffica 7 tcnica) para satisfacer las necesidades mencionadas. Determinar las acciones que hay que emprender para queelsiz tema nacional de informacin pueda cumplir su compromiso Definir la evolucibn que mejor convendrfa al sistema nacional de informacibn. Siguiendo estas orientaciones berlcas, la poltica nacic nal de informacin debe reunir en un conjunto lo ms coheren te y completo posible las polticas particulares que tenganque ver con todos los aspectos de la informaci6n cientficay tcnica, especialmente con: El desarrollo y el mejoramiento de las publicaciones primadel servicio rias y, de modo general, e 1 establecimiento de informacibn y de datos.

La administracin y las politlcas de informacin a nivel nacional e 1nternecional

y El desarrollo de las colecciones documentales y de datos su acceso. El acceso a las colecciones de documentos y bases de datos fuera del pafs. El desarrollo de los servicios de traduccin. El control bibliogrfico, la indizacin y el anlisie de los documentos producidos en el pafs. El desarrollo de los servicios documentales forientacibn,biE quedaretrospectiva, informacin corriente, DSI, etc.) y de los servicios de informacibn. La coordinacibn entre las diferentes unidades de informacibn y los subsistemas especializados. El desarrollo y la normalizacin delosequipos que requiere el tratamiento y la comunicaci6n delainformacin. La normalizacin de las tcnicas y productos de informacin. El desarrollo de la mano de obra especializada y de los medos de formacin. La financiaci6n de las unidades y la determinacidn de las ts rifas de los servicios. La creacibn de una legislacin y de una reglamentacin que se adapten al pas, en relacidn con las actividades de informaci6n. La promoci6n de los servicios y la formacin de los usuarios. El estfmulo de la investigaci6n en ciencias de la informacin El desarrollo de la cooperacin con los dems pafses ylapar ticipacin en las redes internacionales de informacibn,
Sistema nacional de informacin: estructura, componentes, objetivos

La estructura, los componentes y losobjetivos deunsie tema nacionalde informacin varian naturalmente s;gGn la sipone tuacin particular de cada pafs pues cada uno de ellos mayor nfasis ental o cual aspecto. Sin embargo, se puedentablecer algunos grandes principios generales. Utilizando las tcnicas y medios m& apropiados, el sia tema nacional de informaci6n debe: Satisfacer de la manera ms adecuada y completa posible todas las necesidades de !aformaci6n de todos los usuarios. com Asegurar un funcionamiento armonioso y una utilizacibn pleta de todas las redes de comunicaci6n posibles que e x-lstan entre las fuentes y los usuarios de informacin. Preservar y hacer accesibles los documentos que se producen en el pafs.

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La administracin informacin a nivel

y las polfticas de nacional e internacional

Permitir un acceso fcil a los documentos producidos en el extranjero. Garantizar el control bibliogrfico y el aprovechamiento de los documentos producidos en el pafs. Permitir una utilizacin conveniente de los servicios documentales y de informacin que existen en el extranjero. Asegurar la compatibilidad entre los diferentes sistemas de informacin que funcionan en el pafs. Garantizar la compatibilidad e interconexin entre los sistemas de informacidn que componen el sistema nacional y los sistemas extranjeros e internacionales corresponden tes. Permitir una gestin del conjunto del sistema que sea coordenada, econmica y eficaz. Estos objetivos 8610 pueden alcanzarse progresivamente, comenzando por las necesidades y las categoras de usuarios que se consideren prioritarias. Con este fin, losdrganos del sistema nacional de informacin deben elaborar planes y programas sucesivos. A corto plazo, deben permitir un refuerzo deben racionalizarla, eliminarla de la estructura existente, duplicacin y por lo tanto el mayor desembolso de recurs0s.A largo plazo, deben proponerse la modernizaci6n y la ampliacin del sistema. Un sistema nacional deinformacidn, en el sentido propio del trmino, se compone: De los diferentes grupos de generadores y usuarios de la informacin. Del conjunto de medios de comunicacin (editores de diariosy documentos, organizadores de congresos, etc.). Del conjunto de unidades de informacin, ya estn aisladaso formando redes especializadas. Del conjunto de sistemas de informaci6n en sentido restring do (gama de productos y servicios, t6cnicas que se utilz zan para realizarlo). Del conjunto de personal especializado en informacin cienti fica y t6cnica Del conjunto de equipos utilizados para los procesos de comu nicaci6n (material de reprograffa, de tratamiento de informacibn, de telecomunicaciones, etc.). De los recursos financieros destinados al cumplimientodelas actividades anteriores. De los mecanismos y rganos de coordinacidn y de direccinde los componentes anteriores. Se observa ,-. es que un sistema nacional de informaci6nes un organismo cclnplejo, extendido y diversificado. Su estruc-

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turaes extremadamente variable, tanto desde el punto de vista de los procesos que se cumplendentrode l como de las re laciones entre los individuos , grupos e instituciones que l componen. Ciertos sistemas no son otra cosa que el producto de la coexistencia de diferentes componentes que tienen entre s relaciones fortuitas. Se trata en este caso de un sistema que podrfamos llamar natural cuya eficacia es reducida. Es nece sario organizar el sistema mediante una accibn voluntaria& el fin de limitar las p(rrdidas, aumentarla cobertura (de los recursos y necesidades), de disminuir los plazos (tiempos de respuesta) y los costos, de controlar su funcionamiento. La estructura institucional de un sistema nacionalde n formacin organizado comprende necesariamente: Organos de direccin que formulan las polfticas y los progra
UlElS.

Organos de coordinacidn que supervisan la puesta en marchade estas polfticas y programas. Organos de ejecucin que garanticenel funcionamiento del sistema (unidades de informacibn). En cuanto a la ejecucibn,un sistema nacional est compuesto de subconjuntos que cubren, por una parte, las ramas de actividad (agricultura, industrias, infaestructuras, trans la cadena documenx porte, etc.) y, por otra, las funcionesde tal (acceso a los documentos primarios, control bibliogrfipueden existir adems subconjuntos que cubren las co, etc.); diversas circunscripciones territoriales (subsistema local, regional 0 nacional). Estos subsistemas pueden estar ms o menos rgidamente organizados, ms o menos descentralizados entre si: y los unos con relacin a los dems. En realidad, y teniendoen cuen ta las condiciones existentes, la mayorfa de las frmulas cO existen en los sistemas nacionales de informacin. Es asi como se encontrar un subsistema prcticamente desorganizado de documentacin social, una red descentralizada de infor una red estructurada geogrficamente maci6n sobre ganaderfa, regionales y nacionales que enlaza las con agencias locales, pequeas empresas; lo que ocurre tambin para el subsistema , mientras que el subsistema de de prstamo entre bibliotecas adquisicin de traducciones ser muy poco organizado. Hasta el momento, los sistemas nacionalesde informacibn controlan ms o menos bien los circuitos de comunicacin que se basan en los documentos, pero no se ocupan de los dems procesos de comunicacin que tienen que moverse por cuenta an cuando ofrecen soluciones atractivas a numerosos propia, problemas.

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La administracin i"formaci" * nivel

y las polfticas de nacional e internacional

Los rganos directivos y el cuadro institucional se eligen de acuerdo con las condiciones y circunstancias de cada pafs. Serla equivocado pensar, al ver la diversidad de frmu las actualmente vigentes, que esta eleccin no tiene imporz tancia. Escoger con ligerezaohacer concesiones excesivas de ciertas obligaciones,en el momentodeinciar, trastorna despuslaadministracindel sistema;porlo cuales preferible no fijar desdeelcomienzola situacinenun dispositivo jurdico demasiado rgido sino proceder por etapas. Los rganos directivos de un sistema nacional de informa cin deben garantizar dos funciones: la de la decisibn; o sea la eleccin de las pollticas y de los programas, y la preparaci6n de dicha eleccin, es decir al anlisis de la si tuacin y de los problemas y la formulacin de proposiciones. En ambos casos, los rganos directivos deben estar en condiciones de hacer intervenir a las partes comprometidas y de permitirles que se pongan de acuerdo. La administraci6n, la investigacin, los sectores productivos, las institucioneses pecializadas en informacin cientffica y tcnica deben estar representados apropiadamente en estas operaciones. Los 6rga nos directivos reciben diferentes nombres: oficina, consejo, comit, etc. Si el nmero de participantes es reducido, se crear un rgano nico; sin embargo, lo ms comn es disponer de un co mitb directivo restringido, compuesto por representantes de las principales categorias de socios y uno o varios comits especializados o consultivos, ms numerosos,cuyas atrbuciones podrn distribursepor sectoresdeactividado por funcones. Cuandose trate deun sistema compuesto de subsistemas sectoriales (agricultura, industria, investigacin, etc.) ya estructurados, los brganos directivos pueden formarse de los comits responsables de cada subsstema y de un comit nacio nal compuesto por sus representantes. Estos rganos directivos constituyen con los rganos de coordinacin, que estudiaremos ms tarde, lo que se llsma el punto de convergencia del sistema. El punto de convergencia puede tener un estatuto autnomo (por ejemplo, la funcin de la informacin cientfica y tcnica), pero lo ms comn es que se asocie a un organismo ya existentedelaparatoestatal (por ejemplo,el despacho presdencial,los gabinetes ministeriales, los institutos de inCada frmula tiene sus ventajas y desvenvestigacn,etc.). tajas. las Los 6rganos de coordinacin estn constituidos por secretarfas permanentes de los rganos que toman Las decisio nes. Estos 6rganos pueden tener unas pocas personas, o formar una organizacinsuficientemente desarrollada, segn la impar tancia del sistema, pero en
toma generalSOnagtUPaCioneSPequea~

La administracin y las polItlcas de informacin a nivel nacional e internacional

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Su tareaconsisteprimero que todo en preparar el trabajo de los rganos decisorios y de garantizarles su continuidad. Pero deben sobre todo vigilar la realizacin de las decisiones, es decir, estimular, sostener y coordinar el funcionamiento del sistema nacional en su conjunto. Esunatarea de incentivacin que resulta esencial. En general, la secretarfa permanente maneja directamente los recursos que se ponen a la disposicibn del punto de convergencia para la ejecucidn de sus programas "J intervie ne en su desarrollo. Adems de esta intervencibn directa mediante contratos de estudio o desarrollo, subvenciones a instituciones existentes el financiamiento de nuevas actividades, la secreta normas, rfa permanente puede actuar a trav6.a de directivas, opiniones y sobre todo, organizando la cooperacin delos diferentes elementos constitutivos del nacional. Con este fin, la secretarla general mantiene relaciones estrechas con todos los socios,especialmente con las unidades de informacin. Como tiene que orientarlas y practicarbitrajes entre ellas, no es aconsejable que esta secretara est6 constituida por una de dichas unidades.De este modo,las relaciones se fundamentan en el intercambio, la cooperacibny el conocimiento de la obra que hay que cumplir medianteunes fuerzo comn y no en la simple autoridad o dependencia. Adems, las secretarfas permanentes mantienen relaciones conlas secretaras de otros puntos de convergencia y con las organizaciones internacionales. Los rganos de ejecucin sonlosorganismos que participan en el sistema nacional de informacin, especialmente las unidades de informaci6n, pero tambin las universidades, las las asociaciones cientfficas y profesionales, los editores, administraciones, los medios de comunicacibn de masa, etc.tos rganos intervienen continuando simplemente sus activida des normales, pero tambin siguiendolas lineas de conductaque se han decidido en comn y coordinando los esfuerzos. Igualmente intervienen en la modernizacin de las actividades o en la adopcin de nuevas tareas y en la coordinacinde de acuerdo con los programas de desarrollodel los esfuerzos, sistema nacional, bien sea por sus propios medos o con el concurso de la secretaria permanente. Cuando el sistema nacional ha comenzado ya a estructura: se en subsistemas especializados (por ejemplo, el subsistema de documentacin agrfcola, la red de catalogacin cooperativa, etc.), la ejecucidn, y en cierta medida, la coordinacin y decisin pueden confiarse a los rganos especialesdetales en cl campo correspondiente. subsistemas,
sistema

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La administracin y las pollticas de informacin a nivel nacional e internacional

El paso a la condicidn superior de integracibn que constituye un sistema nacional de informacin organizado supone, de parte de cada entidad comprometida, un creciente esfuerzo de administracin (planeacibn, control, control presupuestal, o, si se prefiere, de sujecin rigurosa a las normas, etc.). lo que significa un provecho directo para el sistema. Las relaciones con el plan nacional de desarrollo econbmico y social deben ser muy estrechas si se requiere que la polftica nacional informativa y el desarrollo del sistema nacional de informacin sean completamente eficaces. Es indispensable naturalmente alcanzar un desarrollo rnfnimo dela infraestructura de informacin con base en el cual el sistema podr prestar servicios reales. Pero adems de esel desarrollo del sistema nacional de te objetivo inmediato, informacin debe proponerse apoyar el desarrollo general del al desarrollo de las in pais. Por ejemplo, si se da prioridad dustrias que transforman-lasmaterias primas nacionales, el sistema de informacidn deber reforzarse de preferencia en es te sector. No ~610 la politica informativa y el plan nacional de informacin deben estar en completo acuerdo con el plan global de desarrollo, sino que ste debe darles cabida tanto en sus formulaciones como en sus procedimientos de elaboraci6n. Esto significa que los responsables del sistema nacional de informacidn han de participar en la elaboracin del plan nacional de desarrollo econmico y social, en lo que se refiere a su campo, y que deben contribuir a la elaboracin del plan de los dems sectores. Efectivamente, no se puede planificar el desarrollo de la produccin agrfcola alimentaria, porejem de este plo, sin preocuparse de los medios de informacin sector. En realidad, el plan de informacin debe hacer la sintesis de las dos operaciones: necesidades estructurales del sis tema nacional de informacibn y necesidades coyunturales o es= tructuralesde informacin de los sistemas de produccin, de intercambio y de regulacin. A nivel nacional, los problemas financieros son todavia ms delicados que a nivel de una unidad de informacin privada. ES claro que al iniciar un programa, las actividades ya existentes se encuentran financiadas en forma ms o menos satisfactoria. Los gastos suplementarios se refieren en primer lugar al punto de convergencia (reuniones de rganos directi funcionamiento habitual de la se= vos, sueldos del personal, estos gastos no son los ms onero cretarfa permanente, etc.); -

ea adminstracibn y las polZticas de informaci6n a nivel nacional e internacional

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sos ya que la mayorfa de participantessonremunerados porlos organismos a que pertenecen; algunos trabajos preparatorios estn tambin respaldados salarialmentepor estos organismos. En cambio los estudios importantes y sobre todo el desarrollo del sistema requieren un financiamiento de consideracin. Es conveniente, en primer lugar, averiguar en las cuentas de todos los organismos el presupuesto de que disponen, lo que permite tener un punto de vista ms objetivo sobre el monto real de los nuevos gastos y evaluar las posibilidades de accin con que se cuenta. Por lo general, las erogaciones nuevas son mllnimas con relacin al presupuesto total de informacin. Se admite, por ejemplo, que los empleados directi vos pasan el 20% de su tiempo en la recoleccin, utilizacin y comunicacin de la informacin; esto representa para 1000 de ellos, a razn de 800 dlares por cada uno, un gasto mensual en promedio de 800.000 dlares. En segundo lugar, la racionalizacin del trabajo, la eliminacin de la duplicacibn (por ejemplo, la indizacin de la misma publicacin por dos o tres unidades de informacin), la divisin de las tareas, que posibilita un funcionamiento recursos concertado del sistema nacional, permiten ahorrar que ms adelante pueden reinvertirse en el mejoramiento del sistema. A pesar de todo, una buena parte delas nuevas actividades tendr que hallar un financiamiento especial. Generalme te este desembolso se divide entre las unidades de informacin y los subsistemas interesados, que garantizan lo esencial, o sea: el punto de convergencia, que recibe un presupuesto que le permite encargarsedelos gastos generales y aa los desarrollos particulares; ' yudar, en cuanta variable, los usuarios, que pagan por lo menos en parte ciertos servicias. Cuando la politica de informacin es adecuada y el sislos tema esta manejado correctamente, hay que advertir que adelantos en la productividad, los errores evitados, las mela actualizaci6n permanente jores y ms rpidas decisiones, de los conocimientos que permite el sistema nacional de informacin, compensan en gran medida los gastos. El simple h= cho de no tener que rehacer por error uno o dos estudios de factibilidad puede cubrir los gastos del sistema durante un ao.
Participacin en las actividades internacionales

Varias

razones

justifican

esta participacin.

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La administracin informacibn a nivel

y las polfticas de nacional e internacional

En primer lugar, porque ningn psis puede abastecerse a sfmismo en materia de informacin. Se requiere puestenerac ceso a los sistemas de informacin de la mayorla de paifsess ra poder aprovechar el acervo informativointernacional. Pa= ra enfrentar el aumento constante de los intercambios y faci se han establecido numerosos mecanismos (acuerdos litarlos, internacionales, convenos bilaterales, comits, asociaciocuando un pafs no se vincula a estos meca nes, redes, etc.); nismos corre el riesgo de aislarse del movimiento informativo internacional. Por otra parte, las razones que han movido a los pases a organizar los sistemas nacionales de informacin, ,sumadas a las que acabamos de citar, explican la creacin de sistemas internacionales de informacin que permiten a los Estados participantes un acceso ms fcil y econmico a la infoK macin de los diferentes campos, lo mismo que una distribucin equitativa del trabajo. Lgicamente, los pases que se alejan de estas organizaciones se exponen a carecer de infor macin o a realizar intilmente lo que ya se ha logrado en tros lugares. En unfuturo relativamente cercano, todos los campos esta rn cubiertos por sistemas internacionales de informacin. Por ltimo, independientemente de la necesidad de armoni zar los sistemas nacionales para relacionarlos unosconotro4 las (interconexin) y de completar de este modo la gama de redes internacionales, los contactos entre sistemas nacionales les permiten a stos aprovechar recprocamente sus logros tcnicos y organizativos, comparar los mtodos, los resultados, los puntos de vista, y por lo tanto, progresar. Para poder participar en estas actividades, cada pas de be, en su conjunto o a nivel de los especialistas implicados (informacin agrfcola, industrial, sobre patentes; organizaciones profesionales, etc.), estar provisto de una organizacin apropiada. En las reuniones internacionales, sobre todo entre delegados de diferentes paises, tienen que estar repre sentados todos los interesados para que'sirvan de enlace en tre ellos y la comunidad internacional. La participacin en los programas y redes internacionales de informacin permite: Facilitar a corto plazo el acceso a la informacin. Desarrollar el sistema nacional de informacin en armona con los sistemas de otros paises. Facilitar, por tanto, la interconexin de los sistemas, la cual a su vez permitir una comunicacin ms completa y rpida de la informacin y una distribucin de las tareas, y por consiguiente, una reduccin de los costos.

La administracin y las polfticas de informacin * nivel nacional e internacional

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Para participar en estos trabajos no es necesario queun pas disponga de una vez de una infraestructura de informa cin muy avanzada. Inclusive puede asociarse a una red inteL nacional automatizada utilizando tdcnicas tradicionales y me dios modestos. En cambio, es indispensable que el psis estz organizado, o sea que haya establecido: Mecanismos y rganos capaces de conocer con precisin la situacin nacional, de formular polticas y programas, y de ejecutarlos, lo que equivale a decir que necesita un punto de convergencia, ya sea general o del sector que se tenga en mente. Relaciones eficaces entre este punto de convergencia y los dems sistemas internacionales. En la mayora de los casos, la participacin de un psis en los programas y redes internacionales se ubica en tres ni veles : La definicin de la contribucin nacional y la concertacin entre los organismos nacionales interesados, que se rea liza en la oficina del punto de convergencia, s ste existe, o en un comit nacional creado con este fin o cuando la oficina anterior no es suficientemente representativa. La coordinacin de las actividades nacionales y las relaciones con los asociados, que estn garantizadas por la se cnetarfa permanente del punto de convergencia o por un organismo especialmente designado para este fin. Las contribuciones nacionales, que corresponden a los organmos implicados. En el caso de las redes internacionales de informacin, se designa generalmente un centro nacional que pertenezca al sistema, para que trate la informacin segn las normas dela casi siempre por intermedio deun red y las incorpore a ella, centro internacional de tratamiento (de donde viene el nombre de centro de entrada), y reciba los productos y serviciosque suministra el sistema con el fin de difundirlos a escala nacional. La cooperacin tcnica internacional permite a los palses en desarrollo solucionar en cierta medida la insuficienca de sus recursos humanos y materiales en materia de infor macin cientifica y tcnica. Esta cooperacin tiene formas muy variadas, segn su dg racin (de algunos dfas 0 varios aos), segn su objeto (ayuda en la formulacin y planificacin, instalacin de sistc mas,formacin del personal, aportes documentales o de matesegn sus modalidades (donativos, becas, envio rial, etc.),

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LS administracibn y las polfticae de informeci6n a nivel nacional e internacional

asistencia desde el de asesores , proyectos sobre el terreno, exterior, etc.). Ofrecen esta asistencia las organizaciones internaconales, las agencias de cooperacin bilateral, las organizaciones internacionales no gubernamentales (agrupaciones, asocia ciones cientfficas y profesionales, etc.), p los organismosprivados (fundaciones, institutos especializados, etc.). Cadq uno de estos organismos utiliza procedimientos mso el pas solicitante haceuna menos complejos. Por lo general, peticin en la que expone el proyecto para el cual necesitaa yuda. Esta peticin se discute con el organismo de financiamiento correspondiente, se definen todos sus puntos y una vez aceptada, se pone en marcha el proyecto cuyos resultados sern evaluados oportunamente. Hay que tener en cuenta que las necesidades abundan y en cambio los recursos, que deben limitarepartirse entre todos los pases, son casi siempre que demuestran en dos. Se da preferencia a las solicitudes principio ser capaces de contribuir al desarrollo del sistema de informacin. Esta contribucin depende naturalmente de la calidad de la preparacin y de la buena ejecucin del pro yecto, lo que exige una planficacin rigurosa y una adecuada administracin, que dependen del buen funcionamiento del circunstancia, de sus rganos dire sistema 0, en cualquier tivos. La mayor-fa de acciones de asistencia son casi siempre limitadas. Por lo tanto, es importante concretarlas enunprg grama nacional coherente y controlado, con el fin de lograr los mejores beneficios para el sistema nacional de informacin en su conjunto.
Cuestionario de verificacin

IDebe contar un pafs con una poltica nacional de adquisicg nesP LCules son los elementos que componen un sistema nacional de informacin? Qu papel desempea la secretara permanente del punto de convergencia de un sistema nacional de informacin? Qu beneficios se derivan de la organizacin concertada de un sistema nacional de informacin? ~Qu mecanismos debe poner en marcha un pas para lograr la mejor ayuda de la cooperacin internacional en el campo de la informacin cientffica y tcnica?

Le administracin y las polfticas de informacibn a nivel nacional c internacional

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154

La administracibn infonnacn II nivel

y las pclfcicas de nacional e internacional

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LA EDUCACIONY LA FORMACION

La formacin profesional en actividades de informacinestan importante como en los dems campos. Ya pasaron los tiempos en que bastaba un poco de sentido comn para improvisar los mgtodos de tratamiento que requera el exiguo nmero de docu mentos. Adems, las unidades de informaci6n apelan cada vez ms a los recursos tcnicos y a sofisticados equipos, que de se perfeccionan dfa por da; como es lgico la actividad las unidades se fundamenta esencialmente en el capital humadel no. La buena marcha de los servicios y la satisfaccin personal que los presta dependen de la calidad de la formacin que se ha impartido.
Posibilidades de formacin

Las posibilidades de formacidn en ciencias de la informaci6n han ido a la par en el mundo con el desarrollo cuantitativo y cualitativo de los sistemas de informacibn. A co slo existan unas pocas escuelas es= mienzos de este siglo, de pecializadas, en un reducido nmero de pafses. A partir la situacin anterior, se ha producido: La multiplicacin de las oportunidades educativas. La diversificacibn de los contenidos y de los programas. La diversificacibn de los mtodos y las modalidades de enseanza. La cooperacidn internacional paralapolitica de formacin,de perfeccionamiento de los mtodos y programas,derealiza cin de las enseanzas y de la evaluacin. La demanda de especialistas en informacidn por parte de los paises en desarrollo ha impuesto la creacin de numerosas escuelas y programas regulares enlamayora delospabses, la ampliacidn progresiva de sus ciclos de estudio, desde los niveles elementales hasta los avanzados, la creacin de ensE

456

La

educacin

y la

formacin

anzas especficas a cargo de los paises mas desarrollados y las organizaciones internacionales. De la situacin precedente se deriva toda una gama de posibilidades de acceso no slo a la formulacin inicial sino a los reciclajes sucesivos que permiten, cualquiera que sea el nivel de iniciaci6n o las aspiraciones, obtener una preparacin profesional que corresponda a las aptitudes de los candidatos. La demanda de especialistas ocasiona tambidn inevtablemente cierta confusin respecto de los distintos niveles de formacin, de la equivalencia de los diplomas, de las posibi lidades de seguir una enseanza de nivel superior en diferen tea planteles, de la adecuacin de los diplomas a los estatE tos 0 reglamentos. Una buena informacin y una correcta adecuacin dela for macin al puesto que se desea son indispensables antes de h cer una eleccin definitiva.
Tipos y programas de formacin

Los tipos de formacin que permiten ejercerunaprofesn de especialista de informacin son los siguientes: Formacin inicial en ciencias de la informacin a diferentes niveles. Formacibn inicial en una disciplina o campo, seguida o a veces precedida de una formacin especializada en ciencias de la informacibn. Formacin especializada en un campo de la informacin (por ejemplo, la reprografa o informtica documental). Formacin ad hoc en una tknica o campo de la informacin (por ejemplo, indizaciones, utilizacin de un sistema es pecial, etc.). Formacin mientras se desempea un cargo. Formacbn continua. A cada uno de estos tipos de formacibn corresponde un tipo de enseanza, un contenido y una calificacin determina da. Los programas regulares de formacin, que van de la ense corresponden a los cuatro ni= anza secundaria al doctorado, veles profesionales que se admiten generalmente (paraprofesional, profesional elemental, profesional medio y profesional superior - ver el capftulo La profesin). De este modo se distinguen: Los programas de formacin de asistentes, de tcnicos o de auxiliares, destinados a los candidatos que han termina-

La

educacin

y la

formacin

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do la enseanza secundaria pero que no han obtenido un diploma. Estos programas permiten adquirir ciertas tcnicas sencillas que les dan la posibilidad de cumplir@ reas rutinariAs (registro de adquisiciones, reproduccibn de fichas de catalogacidn, etc.). A menudo, se imparten para tiempo parcial 0 en cursos nocturnos, con el fin de permitir la formacin de personas que trabajan. Estos cursos no toman ms deunao y dan derecho a un di ploma de tcnico o ayudante documentalista. Los programas de nivel universitario, que requieren haberter minado los estudios secundarios y que se distribuyen de modo siguiente: Formacin del primer ciclo orientada a las tcnicas documentales 0 a una tcnica particular, pero sin suponer un conocimiento del tema tratado. Este curso dura uno a dos aos y se corona con un diploma gene ral o especifico (por ejemplo, bibliotecario auxiliar 0 informtico). Formacin del segundo ciclo, que exige una preparacin previa en una disciplina (o a veces, excepcionalme te, cinco aos de actividad profesionalespecializada) destinada a profesionales que tengan un buen conocimiento de los rnt-todos y Gcnicas, lo mismo que una especializacin que les permita dominar una documentacin especializada. Esta formacin combinala enseanza terica con la prctica y tiene normalmen te una duracin de dos aos. Formacin del tercer ciclo, que tiene un triple alcance: conocimiento de los mtodos y tcnicas documentales, conocimiento de un tema o de una disciplina, conoci miento de la administracin y del desarrollo de los sistemas de informacin. Este ciclo forma los cuadros directivos de la informacin cientlfica y tcnica, que pueden dedicarse igualmente a la investigacin y a la enseanza. Se obtiene en este caso un diploma de estudios superiores, o un doctorado o su equivalente. La duracin de los estudios es de uno o dos aos. Este nivel permite asimismo una preparacin para el anlisis, la planeacin, la evaluacin sin y la gestin de los sistemas de informacin, que los candidatos tengan la obligacin de poseer tratar una formacin sobre los que debern los distintos sistemas. La formacin ad hoc tiene para el cumplimiento de por objeto la preparacin una tarea o de una funcin especifica, generalmente dentro de un marco bien definido. Este tipo de fortemas

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macin puede estar organizado por los establecimientos de enseanza, pero tambin por las unidades de informacin o por otros organismos. Contrariamente a los programas regulares , esta enseanza se realiza para satisfacer una demanda o una necesidad paz titular. Sin embargo, algunos de estos cursos pueden repetirse durante varios aos. Este tipo de formacin tiene formas y modalidades muY variables (cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.) Las sesiones de'formacin son de corta duracin y no estn respaldadas por ningn diploma. Para que esta formacin sea eficaz, los organizadores de ella deben realizar una seleccin severa a finde quelosparticipantes tengan un nivel terico y prctico homogneo. Estos programas encierran normalmente una parte t8oricay una proporcin muy importante de ejercicios prcticos. Numesobre rosos programas de esta clase se ofrecen anualmente, todo como cursos internacionales. La formacin simultneamente con el cargo puede impartir se en forma de aprendizaje, o sea mediante la transmisin,p& los mismos empleados ms experimentados o por especialistas, de los conocimientos tericos y sobre todo prcticos que demanda la ejecucin de las distintas tareas que cumple una unidad de informacin. Adems, esta instruccin puede compren der programas de formacin ad hac organizados por la unidad3 constituir un verdadero plan de formacin del personal.Generalmente est dirigida a los empleados nuevos, pero puede abarcar tambin candidatos que no pertenecen a la unidad.Cuan to ms formalizadaseaesta enseanza, eficazresultapuer puede recurrir a mtodos y herramientas pedaggicas especialmente preparadas y ser objeto de una evaluacin sistemtica. La formacin continua es indispensable en una profesin en la que las tcnicas y los conocimientos evolucionan rpidamente y en que la demanda y las necesidades nuevas no dejan de crecer. Esta formacin supone un sostenido esfuerzoin dividual, un espfritu de trabajo y sobre todo la clara conciencia de que ningn diploma, por prestigioso que sea, Puc de garantizar hoy la calificacin, ni por consiguiente los cambios sustanciales que sufre la profesin. Debe tener por objeto no slo las cienciasytcnicas de la informacin, asf como las disciplinas conexas, las lenguas y temas que enriquecen la personalidad, el saber y las aptitudes sino la actualizacin de los conocimientos en la especialidad correspondiente. El medio ms sencillo de mantenerse al corriente de esta
ms

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evoluci6n es la lectura permanente de las publicaciones espe cializadas (ver el caplltulo La profesin) Las modalidades de enseanza son muy diversas: Estudios de tiempo completo (de uno a cuatro aos) Estudios de tiempo parcial, que permiten seguir almismotieE po una actividad profesional. Cursos intensivos (en general muy especfficos) de varias semanas o de algunos meses. Seminarios de corta duracin. Cursillos de estudios prcticos en una unidad de informacin. Cursos nocturnos (dos o tres veces por semana durante uno o dos aos). Conferencias de formacin. Grupos de discusin, etc. Escoger una enseanza que se acomode a las necesidades no es fcil tarea, pero sin ella es diflcil conseguir una ca lificacin conveniente. Hay que informarse en primer lugar sobrelaenseanzaque se ofrece tanto a nivel nacional como internacional. Es nece sario precisar luego las necesidades locales en materia de eg definirlas aptitudes y conocipecialistas de la informacin, mientos personales, y luego tomar una decisin de acuerdocon el nivel de instruccin y con los objetivos profesionales Con viene elegir muy bien el programa, sobre todo cuando se tra-ta de una formacin especifica que corresponde al tipo de tz reas 0 funciones que se persiguen. Hay que tener en cuenta naturalmente la duracin y el costo de los estudios. No hay que olvidar que existen, sobre todo para los pases en desarrollo, numerosas becas, de las que estn enteradas las asociaciones profesionales, las orga nizaciones internacionales y los servicios culturales de las embajadas. Es muy importante por ltimo recordar que los diplomas deben corresponder a los criterios reglamentarios y legales del pafs de origen. Esto es particularmente importante para en el extranjero. Estos cursos, los cursos que se realizan sinnegar susventajas,presentandos inconvenientes: U) la inadaptacin de la enseanza a las condiciones culturales y tc nicas del psis en el que se debe ejercer la profesin; bT la falta de reconocimiento del diploma que se recibe.
Especializacin

La necesidad una rama particular

en de una especializacin para iniciarse de la informacin cientfica y tcnica es

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un problema que todavla no se ha resuelto. Muchas funciones documentales, sobre todo las que se refieren al anlisis de los documentos y a la interaccin con los usuarios, supone una especializacin doble. Lo que comnmente se hace hoy es adquirir una especializacin en cualquier campo (mediante la formacin inicial y la prctica) para completarla luego con una formacin profesional sobre tcnicas documentales.De todas maneras, la especializacin doble slo es indispensable a partir de un nivel profesional intermedio. El medio ms sencillo de mantenerse al corriente de esta evolucin es la lectura regular de las: publicaciones especia lizadas (ver el capitulo La profesin). A esta lectura deben aadirse los encuentros entre profesionales, los congresos, los viajes de estudio, las visitas de exposiciones de organismos, etc. Pero estas actividades deben completarse de modo ms sistemtico mediante ciclos de formacin permanente, que pueden organizar las asociaciones profesionales, los ce2 tros de estudios, organizaciones internacionales, establecimientos de enseanza. Hay que matenerse tambin al corriente de las actividades a travs de la lectura de la prensa especializada y mediante contactos personales. Una formacin de este tipo se imparte por lo general en forma de cursosdebre ve duracin (algunos dias), especializados, que no dan dere= cho a un diploma, pero que pueden abrir el camino a una formacin posterior ms avanzada. Los programas de enseanza difieren mucho segn los paflos objetivos y las posibilidases, las especializaciones, des. De todas maneras, pueden distingurise en la formacidnge neral dos orientaciones esenciales. La primera se fundamenta en la biblioteconomfatradicional,la segunda est ms abierta a las ciencias de comua las matemticas, a la informtica, nicacin (lingfstica, psicologfa, etc.), lo mismo que a la gestin de los sistemas. Una formacin general en cienciasde la biblioteconomfa y de la documentacin encierra comnmente las materias siguien tes: La comunicacin humana y estudio de los usuarios de la nfo; macidn. Los documentos, las fuentes de informacin. La seleccin y adquisicin. El tratamiento. Catalogacin, clasificacin e indzacin. Los documentos secundarios. Aprovechamiento, difusin y bsqueda. Los equipos y la tecnologa. La organizacin y la gestin de una unidad. La tecnologia.

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Los programas se caracterizan por su naturaleza interdciplinaria y por el hecho de que conjugan la enseanza teri ca con la prctica. Estos programas consagran una buena par= te a las lenguas extranjeras, que son indispensablesenla dc cumentacin (especialmente el ingls). Las especializaciones en ciencias de la informacin pueden hacerse sobre una rama de la profesin como las bibliote cas, los archivos, la documentacin , sobre ciertas tcnicaso sectores de actividad, como el tratamiento de las publicaciones seriadas o de los libros raros; sobre ciertas categorfas de usuarios, como los nios o os investigadores; sobre ciertas disciplinas, como la historia, las ciencias naturales, etc. Existen entre estas mltiples posibilidades de especiazacin elementos comunes que corresponden a los fundamentos de las ciencias y tcnicas de la informacin. La naturaleza de las especializaciones yelmomento en que se realizan varian considerablemente segn las escuelas, Es muy importante una cultura general quese suele considerar n dispensable, por lo cual se dedica a ella no menos del 50% del periodo de formacin. Sin embargo, una especializacines sobre todo al comienzo de la carrera. igualmente necesaria,

Cuestionario

de verificacih

iEs indispensable para un especialista en informacin formacibn profesional? Quin puede obtener una capacitacin en informacin fica y tcnica? iCules son las distintas formas que puede tener la cin de los tcnicos documentalistas? iPara qu sirve la formacin continua? LCules son los criterios para preferirunaenseanza LEs indispensable ser especialista de un campo para informacin de dicho campo? iA qu se da el nombre de "formacin ad hoc"? LPara ve?

una cientformaa otra? tratarla qu sir-

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yX&cncab.

Paris,

LA PROFESION

La carrera de informacin se ha desarrollado a medida que avanza la evolucin cientfica y tdcnica. Ha recibido denomi naciones diversas, creadas al aparecer nuevas actividades,lG que complica un poco la situacin. Existen tres grandes grupos tradicionales: los archivistas, los bibliotecarios, los documentalistas, dentro de los cuales ciertas actividades es pecializadas se han convertido en ocupaciones especlficas,cz mo la del bibligrafo o la del indizador. A estos diferentes trabajos corresponden generalmente ra mificaciones y distintas carreras , que tienen la natural ten dencia a distinguirse unas de otras , a mostrar sus particulg ridades, inclusive a rivalizar entre si. Hoy se habla con rna yor agrado de los oficios de la informacin como subcategor-fas de una profesin nica, aunque diversa, que se denomina por ahora, por no hallar otro trmino, con la expresin "especialista en informaci6n".
Perfil de un especialista en infotmacin

El perfil de un especialista en informacin enciefra necesariamente aspectos especfficos relacionados con cada trabajo o especializacin, pero presenta sin embargo, en o erasgos comunes que se derivan de las principales osencial, rientaciones del trabajo. En todos 10s casos, se trata efectivamente de: Tratar los documentos y la informacin, por tanto de dominar las tcnicas correspondientes. Estar al servicio de los usuarios, por tanto, de estar motivado y de tener aptitudes para las relaciones humanas. Actuar de la manera m.Ss eficaz'pogible, por tanto, sentirgus to por el orden, el mtodo, el sentidodela organizaci y ser Imaginativo.

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Las caracterlsticas generales de esta profesibn hacen de ella: Una actividad de servicio. Sin excepci6n, los especialistas en informacin trabajan para los dems. Hay que' 'tener conciencia de las frustraciones que esto puede acarrear en ciertas ocaciones. El especialista en informacin debe sobre todo sentir el deseo de ser til, lo que no impide que se reconozca y remunere esta utilidad. Un trabajo de comunicacin y contacto.Efectivamente, en mues primero que tochos casos, el trabajo en informacin do un trabajo en equipo, un trabajo colectivo. Por otra parte, las relaciones personales con los usuarios y los productores de informacin son determinantes para la eficacia del servicio.Unespecialista en informacin debe ser capaz de comprender a los dems, de participar en la vida colectiva, de despertar confianza, en una palabra, de comunicar. Este ltimo aspecto exige conocimientos y de aptitudes lingiifsticas y la capacidad de expresarse tanto por escrito como oralmente modo claro y coherente, Un trabajo de juicio y reflexin en la medida en que la informacin, lo mismo que la comunicacidn, estn sujetas a numerosas contingencias y fluctuaciones, por lo tanto no existen soluciones, precisas que se puedan aplicar ciega mente. El especialista en informacidn debe tomar decisi a ve= nes cada momento, conforme a numerosos criterios, ces opuestos. Un oficio que exige curiosidad frente a los hombres, los organismos, cosas, hechos, ideas y tcnicas. No se pueden memorizar ni hacer circular los conocimientos si uno no se interesa en ellos. Un trabajo que evoluciona, pues no ~610 las tcnicas profesinnales se transforman rgpidamente sino tambin los conocimientos que ellas permiten difundir y las necesidades que se deben satisfacer. El especialista en informacin debe tener un espiritu elstico, adaptable y capaz de dominar la tcnica. La rutina y la pasividad son sus enemigos mortales, aunque estn a menudo disimulados detrs de los procedimientos rigurosos y coherentes quehay que implantar para cumplir las distintas tareas. Un trabajo de perseverancia y modestia. Lastareas informativas exigen esfuerzo, incluso a veces el esfuerzo ffsico; es un trabajo sostenido y constante , aunque sus resulta dos son por lo general poco espectaculares, y casi siem= pre son los usuarios los que recogen los mritos y venta jas.

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En la prctica de la profesin se requiere una deontolo gfa, es decir, un conjunto de reglas y principios de conducta que son necesarios en la prctica de la profesin. En al gunos casos existe un cbdigo escrito queesv6lido en el paf; ya sea para la profesin en general o paraalgunas de sus especialidades; a veces, existe tambin un cbdigo de conducta vlido dentro de la unidad de informacin. Estas reglas comnmente no estan escritas, pero cuentan con el consenso de los profesionales; lo ms conveniente sera lgicamente su formulacin. Las reglas se refieren sobre'todo al respetoque se debe a la informacin, es decir, a la obligacin que se tiene de no desorientarla, retenerla o deformarla de algnmo do en detrimento de los usuarios o en funcin de intereses opiniones personales. Pretenden igualmente la guarda del secreto profesional y la discrecin, pues el especialista enin formacibn est al corriente de unas cuantas cosas que tiene; que ver con los usuarios. Aunque las normas estn o no formalizadas, tanto las asociaciones profesionales como los resp@ sables delas unidades garantizan su respeto y cumplimiento.
Acceso a la profesin

El acceso a la profesin puede lograrse de varias maneras. Los especialistas en informacibn ingresan en nmero cre cente a esta profesin inmediatamente despus de su fo?% cin inicial (que puede serunaformacinparaprofesional-de? nivel del bachillerato, ms uno o dos aosde especializacibn Esta formacin puede comprender nicamentela 0 profesional). ciencia de la informacin o completar una formacin en otra disciplina, a diferentes niveles (dos, tres, cuatro aos de estudios o m5s, despus de los estudios secundarios). Tambin se puede ingresar a la profesin despus de haber trabajado en otro campo durante un tiempo ms o.menosla~ go. Es lo que ocurre a menudo con los especialistas en infor macin que se han formado en una rama particular (qufmica,g medicina, administracin, etc.) o en una tcnicageniera, particular que se utilice en las unidades de informacin (rz prografa, informtica, tcnicas audiovisuales. etc.). Estos especialistas tienen una preparaci6n inicialdenivel apropii do en un establecimiento de enseanza especializada en ciencias de la informacin, o reciben una formacin dentro del siguiendo ciclos a.d hoc. Algunos ingresan a la prz servicio, fesibn al final& la carrera, cuando por una u o.tra razbn, no estn en condiciones de ejercer su actividad inicial; su

profesin 466 La
experiencia, su competencia en el campo de su especialidady a veces su posicin jerrquica pueden ser elementos favorables para ciertas actividades de lasunidades de informacin; sin embargo, les resulta a menudo ms difffcil adquirir una formacin apropiada en ciencias y tcnicas de la informacbn Los campos de especializacin se definen con relacdn al tipo de unidad de informacin, a las funciones especiales ejercidas en la cadena documental y a los temas tratados; estos criterios pueden combinarse entre sl. Se encuentran pues archivistas, bibliotecarios, documentalistas, documentalistas de datos, encargados de las relaciones, etc., que tienen una competencia especial en una dis ( por ciplina o en una rama definida en mayor o menor grado ejemplo, bibliotecario, documentalista mdico o especializado en cancerologla) y que tienen a veces una formacin t6cni ca espec'ifica (por ejemplo, catalogador, indizador analista, encargado de bsquedas bibliogrficas, etc.). La enseanza y la investigacin en ciencias de la informacin se han convertido en dominios de especializacin profesional, lo mismo que el consejero en sistemas de informacin. Hace poco tiempo, con el desarrollo de las redes de los grandes sistemas de informacin y la creacin de rganos co; plejos encargados de la politica informativa, ha aparecido u na nueva especialidad que es la de planificador o administra dor de informacibn. Tambin existe ahora la posibilidad de especializarse en los sistemas de informacin con una formacibn inicial en automatizacino como especialista en telecomunicaciones. Estas nuevas carreras suponen una buena formacin prede via especializada, una formacin organizada en ciencias la informacin y capacidad de organizacin y de sntesis. Histricamente el desarrollo de la profesin ha partido de los ms bajos escalones mediante un aumento cuantitativo y cualitativo y por diferenciacin progresiva. Pero las situaciones de cada pails varian considerablemente.Cuandolapro fesin cuenta con un menor nmero de miembros, es ms difI= cil definir sus niveles lo mismo que cuando las condiciones en individuales son muy complejas y variadas. Sin embargo los pafses en desarrollo se encuentran frecuentemente dos tipos de situaciones: Aquella en que la profesibn est compuesta sobre tododepersonas que pueden calificarse en los primeros escalones la mencionados anteriormente (ver pgina 465, Acceso a profesin), lo que limita considerablemente la gama de

La profesin

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funciones y servicios que se pueden garantizar. Aquella en que se localizan sobre todo los profesionales de los escalones segundo y tercero: en este caso, la falta de personal ejecutivo es muy frustante y produce casi siempre un elevado nmero de personas que abandonan. Adems, la fuerte demanda de cuadros directivos en las diferentes disciplinas dificulta su reclutamiento para los trabajos de informac6n e impide el desarrollo de servicios de buena calidad. La calificaci6n o preparacin doble es una exigencia imperiosa para la mayorla detrabajos de informacin y con mayor raz6n para la direccin de una unidad de informac6n.
Estatuto de la profesin

El estatuto de la profesin es un conunto de reglas que definen los escalones jerrquicos, las calificaciones, las condiciones relativas a la carrera, las ventajas y responsabilidades que tiene cada posicin, los niveles de formacin y de experiencia que se requieren. Este estatuto sepuedeestablecer anivelnacional (lo que solo ocurre en algunos paises), o para una rama de actividad o un organismo particular. Desafortunadamente, suele ser inen estos distintos niveles, en casito definido e incompleto, dos los paises. La existencia de un estatuto o reglamento es muy impor tante, pues define la situacin delaprofesi6n en general 7 permite vincular y conservar las personas que renenlas consobre' diciones o perfil que se requiere. Cuando no existe, todo en el caso de actividades nuevas, se corre el riesgo de reglamentarlas situaciones individualesdemodo improvisado y ocasional, lo que puede producir un descenso en la escala so cio-profesional, ya que el sector informativo no constituyeun grupo de presin suficientemente fuerte. Las tareas de los distintos sectores de la informacin de complejidad, por los conoclmiez se definen por su nivel tos tcnicos y generales que requieren y por las responsabilidades que se les imponen. Estas tareas pueden enumerarse del modo siguiente: Las tareas rutinarias o materiales, bastante elementales,que se conflan por lo general a auxiliares (tcnicos, ayudantes o asistentes). Las tareas tcnicas, que suponen un nivel de calificacinpr~ fesional y, cuando es necesario , general, como la catalogaci6n, 1.s indizac6n, la bsqueda bibliogrfica, etc.

468 ea profesih
Las tareas de supervisin, control y organizacin de las di exige ferentes funciones de la cadena documental, que no solamente una sdlida formacin profesional y general sino tambin una experiencia de algunos aos en el trabajo. Las tareas tcnicas que requieren una buena formacibn y una experiencia confirmada de las disciplinas tratadas (por ejemplo, el an6lisis y la extraccin de informacidn, la evaluacibn de informacibn, las relaciones con los usuaros, etc.). Las tareas de planeacidn y direccin general. Las tareas pedagbgicas y de investigacin. En las pequeas unidades de informacin,estosdistintos grados tienden a confundirse por la fuerza de los hechos.La profesin comprende por consiguiente un grupo bastante importante de empleados generales que estn calificados para un campo 0 tcnica, en un nivel medio o superior.' La estrucutra de la profesibn se articula esquemticamente de acuerdo con el escalonamiento siguiente : Paraprofesional (tcnicos y ayudantes) Profesional elemental. en Profesional medio con una doble base de conocimientos ciencias y tcnicas de la informacibn y/o conocimientos en una disciplina o campo especifico. Profesional superior y dirigente , que puede abarcar niveles ms o menos distintos segn el grado de desarrollo dela infraestrucutra de informacibn. En la mayorfa de paises este ltimo grupo est todava muy poco desarrollado y es casi siempre notoriamente insuficiente. La carrera de informacibn en sus distintos niveles puede parecer utdpica o poco prestigiosa, pero esto se debe en a parte a la confusibn actual sobre ella y no corresponde lo que se puede esperar de su evolucin. En realidad, las ac tividades de informacin estn en pleno auge y su utilidadsocial es cada vez ms importante y reconocida. Aunque ~610 se trate de una pausa en la vida profesional de un individuoqueluego se dedicar a otras actividades, o asf se considere una ocupacibn durable (el abandono puede re sultartantodeun aumento de las responsabilidades como dei desarrollo propio de este sector), cualquier carrera en esta profesibn parece hoy prometedora, apasionante, por razdn de sus finalidades, de sus modalidades y de su evolucin tcni ca. Es una carrera que da una disciplina, un verdadero arte del trabajo y del comportamiento, una renovacin de los cono un triunfocimientos personales que siempre constituirn irremplazable.

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Las asociaciones profesionales son grupos voluntariosde personas que ejercen la profesibn en general, o algunode sus trabajos. Son una clara manifestac6n de la vitalidad de una profesibn y tienen un papel importante. A veces son recono+. das legalmente y ser miembro de ellas, lo que exige requisitos precisos de calificacin y experiencia, constituyelacoz dicin expresa para poder ejercerlaprofesin. El objetivo principal de las asociaciones es la defensa e impulso de la profesin. Todos los profesionales pueden darse cita en sus en sedes para confrontar opiniones, experiencias y laborar equipo en las comisiones y grupos de trabajo, en diversos az pectos tcnicos o estructurales: formacin, estatutos, deoc tologa, etc. Las asociaciones viven de las cuotas de sus miembros, a veces de subvenciones y auxilios, pero sobre todo de la acti vidad benvola de sus socios. Las asociaciones pueden consti tuir una carga suplementariapara el profesional, pero so tambin fuente irremplazable de enriquecimiento individual y de progreso colectivo. Todo profesional deber, en cualquier momento de su carrera, imponerse el deber de participar segn sus medos y posibilidades en las actividades de la asc y lo defiende. ciacin que lo representa Adems de los grupos de trabajo, la actividad-de las as2 ciaciones se convierte en: la publicacin de boletines de e" lace y de revistas especializadas; la organizacin de confecursos temporales y programas rencias y congresos, visitas, de formacin permanente; por ltimo, en contribuciones para definir y poner en marcha la politica nacional e internacional de la informacin. En el nivel nacional existen asociaciones de cada oficio de la informacibn (por ejemplo, de bibliotecarios, de docuo asociaciones que agrupan a todos los profementalistas), especializasionales en un organismo nico, 0 asociaciones das en un campo determinado (por ejemplo, 1ainformaciBnagri cola, juridica, el anlisis y la difusin), o asociaciones& unidades de informacibn de un tipo particular, como las bibliotecas universitarias. En el nivel internacional existen las mismas clases de asociaciones (ver el capitulo Programas y sistemas internacionales de informacin).
Fuentes de informacih profesional

Las fuentes de informac6n profesional son diversas ymiL tiples. Es importante conocerlas , pues una ocupacin tan nue va en un campo determinado en gran medida por la evolucib

profesin 470La
de las tcnicas, supone una continua actualizacin de los conocimientos. En primer lugar, se utilizarn los trabajos y publicacio nes de las asociaciones nacionales e intrnacionales. Se haz llarn informes de dos clases: vida profesional, oferta y demanda de empleo, informacianes diversas; por otra parte,do frecuentar igualmente cumentacin especializada. Se podrn los establecimientos de enseanza especializada, los congresos, los organismos nacionales y sectoriales para establecer en ellos contactos personales y mantenerse al corriente de.la produccin documental. Cierto nmero de casas editoras tienen colecciones especializadas en ciencias de la informacin (por ejemplo, Wiley, Scarecrow, Gauthier - Villars, Les ditions d'organisation) cuyos catlogos conviene conocer. Varios centenares de publicaciones seriadas especializadas en ciencia de la informacibn se publican en el mundo. En tre las ms importantes, se pueden citar las siguientes: fi

ckivum; Libtratry qutienRy; Jowml 06 .G.b~n.hp; Speti libnahiti; Jowwzal oh documenta&Lon; In6omaation phOCe?sb&J and manugemeti; Nau&o - TehniCenkaya ln~ohmac-lya; Rocwnentu k%;te; Nachhichten 6ueh- Dokumenta;ton. Adems, J!.a Revue de Z Une&o potila bC.&We de .tin,(ohmtion, La b~btio~hdconomie ti 1 cVu$vAtique. y 1' lnWtntion& fibhatry hevi~, dan cabida a las actividades profesionales en los paises en desarrollo. Por ltimo,cierto nmero de publicaciones secundaras contienen repertorios y difunden la referencias de la litera tura especializada,en particular: &&k?%n bkymf%%qUe &

707,; Science de Lindomtion - documenta;tion; bcence abbtictn; l.LbrwuLy and in~ohmtion acien tibhdtry .iT.Lteh&e; Rede/ra;tvnyL hw&. Sec-R&D & documeWon cin 59; i[n~omaLka; La revista anual: Annual heviw 06 in~oJmaton bcience md attechnology, publicada por la Ameritan Society for Infor
CNRS, beCCi6n

ln~o&m2ion ce abbtiot;

mation Science, es un instrumento quier especialista en informacin.

indispensable

para

cual=

Cuestionario

de verificacin

Cite los grupos tradicionales de actividades documentales. iCules son las principales caracterfsticas de la carrera de especialista en informacibn?

La profesin
algunas tareas que son de la incumbencia del especialista en informacin. profesional"? j,Qu se entiende por "estatuto &Para qu sirve una asociacin profesional dedocumentalistas? Cite varas fuentes de informacidn profes,ional. Cite algunas revistas profesionales. Cite

471

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LA INVESTIGACION EN CIENCIAS Y TECNICAS DE 1NFORMAC ION

Funcin y campos de la investigacin

El papel de la investigacin ha sido y sigue siendo muy importante en el desarrollo de los sistemasdeinformacin mo dernos enelmejoramientodelatransferenciayenconocimientos. Este campo no haba conocido transformacin sustancialalguna hasta la segunda mitad del presente siglo, pero en las ltimas dcadas ha sufrido cambios tan rpidos y profundos, que algunos los califican de revolucin. Las bsquedas bibliogrficas realizadas con mZiquina solo se iniciaron en los aos cincuenta; un poco ms de veinte aos ms tarde, millones de referencias pueden buscarse enlg nea de un continente a otro. Puede decirse que han aparecido en nuestros dias la mayor parte de los objetos y tcnicasque constituyen el universo de los especialistas en informaci6no se han modificado sustancialmente en los ltimos aos y siguen teniendo transformaciones importantes. sido las La investigacl& y la innovaci6n tcnica han m5s sealadas y determinantes en el sector delosequipos,'con una sucesiva creacidn de computadores, medios de telecomunicacbn, material de reprografa y de impresidn,ydocumentos no impresos. Este desarrollo ha sido menos espetacular en el campo de las t6cnicas de informacidn, sobre todo en los procedimientos de almacenamiento y de bsqueda de informacin, las tcnicas de administracin de las colecciones y de las bases de datos. Ademas de profundizar los conocimientos sobre las bases tebricas de la informacin, la investigacibn de los prximos aos permitir: U) el mejoramiento del funcionamiento interno de los sistemas de informacin; b) su transformacin cualitativa (de modo que dichos sistemas puedan ayudar directamente a la innovacin y no ofrecer nicamente un acceso que se diferencia apenas un poco de los conocimientos existentes); C) sobre todo su mejor influjo e interaccin en la sociedad.

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Los principales campos de la investigaci6n cubren un rea variada y bastante extendida. Las necesidades de informaci6n, la manera como la informaci6n circula y se utiliza, los comportamientos individuales y colectivos de la comunicacin, las relaciones entrelos hombres y las mquinas que permiten el acceso a la informacibn, forman un grupo de temas esenciales, que hasta el momento no se han explorado mucho, pero ocuparn cada vez un puesto importante. La estructura de toda clase de simbolos y signos, su fun clonamiento en los procesos de comunicacin, los lenguajesna turales y artificiales, el anlisis semntico y semitico,ei tratamiento automtico de los textos, la linguistica autom-; tica, la traduccin automtica constituyen un segundo grupo que siempre ha tenido importancia, pero que actualmente forma el ncleo de las preocupaciones, sobre todo en lo relatiy a la traduccin automtica. vo a la indizacin Lo esencial de los trabajos ha abarcado hasta hoy un ter cer grupode los sistemas de clasificaci6n e indiza cdn, el anlisis del contenido de los documentos, la utilizacin del computador para ayudar o encargarse completamente de estas operaciones, la organizaci6ndelos sistemas de alcerramiento y de bsqueda de informacibn, la estructuracibnde bases de datos, la automatizacin de las operaciones de dise minacin, (produccin de indices, de boletines bibliogrfi-cos, DSI, etc.), la automatizacin de las operaciones de las bibliotecas, el desarrollo de las redes, laadministracinde las unidades y sistemas de informacin, etc. Un cuarto grupo de materias comprende el anlisis y la evaluacibn de las operaciones de informacin, las medidascua litativas y cuantitativas de los resultados y la simulacin, Un quinto grupo se ocupa del reconocimiento de los carac teres, del anlisis del habla, del tratamiento de las imger nes, de la inteligencia artificial y de los sistemas autoadaptables. Los aspectos legales (derechos de autor, proteccin de los derechos individuales, etc.), la seguridad de los sistemas de informacin y sobre todo los diferentes problemas de la economfa de informacin en menor 0 mayor escala, lo mismo que sus implicaciones sociales, comienza a ocupar un pues to importante. La investigacin en ciencias de la informacin se sirve de numerosas disciplinas y est influenciada por el progreso de stas: teora general de los sistemas, ciberntica, lbgica, informtica, sociologa, especialmente sociologia de la ciencia y de las comunicaciones, administracin, psicologfa,
ms temas:

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lingstica, teorfa de la decisin, etc. A pesar de los nota bles esfuerzos para convertir en teoras los resultados de estas investigaciones, las ciencias de la informaci6n han SA do hasta el presente esencialmente aplicadas. Como ciencias tebricas, estn en sus comienzos y todavfa limitadas por cierta imprecisi6n de sus conceptos y por dificultades metodolgicas que resultan de la complejidad de sucontenido.Tea dr que hallar elementos que respondan a los problemas funtales como la naturaleza de la informacin y del mentales, conocimiento, si quieren alcanzar un nivel superior. El impacto potencial de la investigacin de los sistelos mas de informacin, a juzgar por lo que ha ocurrido en ltimos aos, es enorme. Es probable que los sistemas de informaci6n, en la mayora de sus aspectos, cambiarn todavLa ms dentro de diez aos de lo que han cambiado en el periodo anterior. Este cambio deber manifestarse por: la generalizacibn del uso de los procedimientos automatizados; la ampliacidn de redes automatizadas que den acceso a un volumen creciente de informaci6n diversificada; el uso de nuevos soportes y canales de comunicacin; la aparicibn de tcnicasde evaluacidn y de control de informacibn, que permitan acumular los conocimientos en lugar de yuxtaponer las referencias; las posibilidades de interaccibn ms elsticas y extendidas entre los usuarios y los sistemas. Adems, el costo del tratamiento y de la diseminaci6n de informacidn deber disminuir muy rpidamente, permitiendo de este modo enfrentar el incremento exponencial del volumen de informaciones y la necesidad de agilizar el acceso a ellas. Las funciones esencialesdelas unidades de informacidnno sufrirn en breve plazo, al parecer, cambios fundamentales.L biblioteca de colecciones ~610 legibles con mquina y de consulta a distancia no esparamaana , pero tampoco es un sueo. Los sistemas pblicos de informacin que se pueden utilizar una etapa del mismo recorrido. En por telfono constituyen cualquier caso, las modalidades de funcionamiento de las unL dades de informacin tendrn que adaptarse continuamente a las nuevas tcnicas y las nuevas condiciones socioeconmicas.Es importante, por consiguiente que los especialistas en infox maci6n, como todos los dems profesionales, quizs en mayor grado los primeros, se mantengan al corriente de las tendencias y resultados de la investigaci6n. Esto puede lograrse fg cilmente mediante la participacin en las actividades de las asociaciones profesionales , asistiendo lo ms a menudo posible a las conferencias y seminarios especializados, coasultaz do regularmente laliteraturaprimariay secundaria del campoc rrespondiente y los repertorios de las investigaciones en cur so, tales como WVin docwnentation de la FID.

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Los mtodos de investigaci6n en ciencias de la informatemas cin son muy variados, por razbn de la diversidad de que abarcan. Estos mtodos utilizan en gran medida, como helas matemticas y la estadfstica, lo mismo rramientas, que tales como los organigramas y los solas ayudas grficas, ciogramas. Se utilizan tambidn con xito la investigacibn operacional y los modelos, sobre todo para resolver los problemas complejos o los que se relacionan con los flujos de etc.). Los m informacin (redes, movimiento de colecciones, todos de las ciencias humanas y sociales,tales comolostest& el anlisis de contenido, las encuestas y entrevistas, etc. se utilizan naturalmente para todo aquello que tiene que ver con los elementos humanos de los sistemas, especialmente con las necesidades de informacin, los usuarios y su comportamiento. La experimentacin resulta difcil por la naturaleza de los objetos que interesanalas ciencias delainformacibn, ya se trate de colecciones o de bases de datos, de individuos o de grupos humanos, que tienen caracterfsticas muy especificas y que no se pueden manejar fcilmente, Por lo general, hay que constituir muestras (de colecciones o de grupos de usuarios) o ejemplos artificiales, lo que resulta complicado Otra dificultad metodolgi y pueie adulterar los resultados. ca importanteprovienede la imprecisi6n que todavfa tienennu merosos conceptos en el campo informativo, empezando por 1; misma nocibn de informaci6n, y de los juicios que interviecomo la pertinencia de una refenen en muchas observaciones, rencia. La contribucin delasunidadesde informacidn en la investigacin puede ser determinante. Efectivamente, en las condz clones actuales de desarrollo, lasciencias dela informaci6n deben acumular las observaciones conelfin de poderlas analL zar , luego esquematizar y verificar teorfas y reglas. Poniendo en prctica una administraci6n rigurosa y sobre todo teniendo el cuidado de registrar de manera explfcita y detallada, sin excederse en el trabajo, tanto los movimientos internos de las operaciones tcnicas (por ejemplo, los plazos entre los pedidos de fotocopias a una central de pr@ tamos y la entrega del trabajo, o las razones que tiene un supervisor para rechazar ciertos descriptores propuestos por los indizadores) como las transacciones con los usuarios (por

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ejemplo, la manera de comunicar las preguntas), las unidades de informacin pueden acumular datos precisos para su propio perfeccionamiento y para la investigacin. Al mismo tiempo, las unidades de informacin pueden identificar de esta maneralos problemas sobre los cuales seria necesario orientar y conducirlas investigaciones. En la medida en que las unidades funcionen dentro de un cuadrobien estructurado, cuyos parmetros sean bien conocidos y controlados, pueden ofrecer tambin posibilidades de experimentacin que son siempre tiles. Esta participacinde doble orientacin de las unidades de informacin en la investigacin es muy aconsejable, particularmenteenlos pases en desarrollo, en los que el estudio de las actividades de informacibn est apenas inicindose. El progreso de la ciencia y tcnica de la informacin no es la preocupacin de un reducido nmero de especialistas privilegiados, aislados por afanes esot sino la inquietud de toda la comunidad de especialis= ricos, tas de la informacin y de los usuarios conscientes.

Cuestionario

de verificacin

iEs importante la investigacin en ciencias dela informacin? iCul es su campo de aplicacin? iQu caracteriza la evolucibn actual de los sistemasde infor macin? iCmo se puede estar al corriente de la evolucin de la n-. vestigacibn? iPuede una unidad de informacin contribuir a la investigacin? iCmo?

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