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MANUAL DEL USUARIO

CONTENIDO I NDICE MENU PRINCIPAL, PANTALLA GENERAL Y TECLAS DE FUNCION INSTALACION Y ENTRADA AL SISTEMA CONTABILIDAD GENERAL

PAG. 1 2 2 4 18 19 25 43 53

FORMULAS FINANCIERAS BANCOS VENTAS Y CARTERA COMPRAS Y PAGOS BODEGA

INSTALACION Y ENTRADA AL SISTEMA

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La instalacin del programa comprende no solo su incorporacin en el Disco duro, lo cual se logra mediante un programa automtico de instalacin que viene incluido en el sistema, sino una serie de pasos que deben ser ejecutados con posterioridad. Todos estos pasos son efectuados en la instalacin por personal capacitado de la empresa distribuidora del producto. 1) 2) 3) 4) 5) Verificar que en el archivo config.sys est digitado FILES=47. Verificar que quede libre 550 Kb libres de la memoria convencional. Crear una carpeta con nombre MICRO. Copiar la informacin de los 2 diskettes en la carpeta micro. Digitar PKUNZIP *.ZIP

En caso de reinstalacin se debe sacar un respaldo de la carpeta MICRO y de debe digitar: pkunzip xys*.zip pkunzip archivos.zip *.ini Si se usa WINDOWS se debe crear el acceso directo al archivo micro.bat. MENU PRINCIPAL, PANTALLA GENERAL Y TECLAS DE FUNCION Al entrar al programa aparecer la pantalla del Men Principal, en cuya parte superior se encuentra una lnea con los siguientes ttulos: Terminar, Mdulos, Edicin, Reportes, Procesos, Miscelneos. Para los efectos de este manual llamaremos a esta lnea de Opciones. Para movilizarse a lo largo de la Lnea de Opciones se utilizan las teclas de flechas a la derecha o a la izquierda. A medida que se efecta este movimiento y dependiendo de la opcin donde detengamos el cursor (indicador de la ubicacin del usuario en la pantalla), se van desplegando unas pequeas Ventanas que nos muestran diversas subopciones. Para seleccionar una subopcin se utilizan las teclas flecha arriba y flecha abajo. Los nombres o ttulos de la Lnea de Opciones permanecen sin alteracin durante toda la utilizacin del programa, sin embargo, los nombres de las subopciones vara segn la gestin o mdulo donde se ubique el usuario. A continuacin una explicacin somera del significado de las diversas opciones: 1) La opcin Terminar permite abandonar el programa y regresar al cursor del D.O.S. 2) La opcin Mdulos permite seleccionar la aplicacin o mdulo con el que se desea trabajar, a saber: Contabilidad, Caja y Bancos / Indices Financiero, Ventas y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar, Bodega. 3) La opcin Edicin proporciona el acceso a las pantallas de manejo de datos, dependiendo del mdulo que haya sido seleccionado. 4) La opcin Reportes abre el men de los diferentes REPORTES de cada mdulo del programa. 5) La opcin Procesos permite ejecutar ciertas rutinas de actualizacin y mantenimiento de los datos contenidos en el programa, tales como la contabilizacin, el cierre de ejercicio y el reprocesamiento. 6) La opcin Miscelneos proporciona el acceso a ciertas subopciones o procesos complementarios, como el cambio de ejercicio o la definicin de modelos contables. La pantalla del Men Principal, como la mayora de las dems pantallas del programa, muestra en su lnea superior la empresa con la que se esta trabajando (ya que el programa permite manejar mltiples empresas), la fecha del da (que puede ser cambiada por el usuario), el mdulo que esta en uso, y el identificador del usuario que est trabajando. TECLAS DE FUNCION El programa permite invocar ciertas funciones a travs de teclas de funcin. Algunas de estas pueden ser usadas para la misma funcin en la mayor parte de las Ventanas del programa. El cambio de funcin de alguna tecla dentro de alguna opcin especfica es indicado por el programa en cada caso. [F1] : Ayuda Invoca el Manual de Ayuda . Aparece una Ventana con la descripcin de los campos y la funciones presentes en el punto desde donde fu invocado. Proporciona informacin bsica y de consulta rpida. [F2] : Ayuda sobre teclas de operacin y de funcin Describe en pantalla el uso mas comn de las diferentes teclas de operacin y de funcin. El uso de las teclas de funcin [F8] al [F10] es muy variable y no se describe en esta ayuda sino en la ltima lnea de la pantalla donde estn disponibles. [F3] : Calculadora Invoca la calculadora, para realizar operaciones aritmticas en el momento en que el usuario lo requiera, aparece esta calculadora del lado izquierdo de la pantalla. El recuadro superior de la calculadora mostrara las operaciones que se

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realicen. El recuadro inferior muestra la distribucin del teclado numrico y de las teclas de operacin. En el recuadro superior, se pueden visualizar las ltimas 20 operaciones realizadas. Las teclas de flechas verticales permiten subir o bajar el cursor sobre las lneas impresas en este recuadro. Toda entrada realizada al operar la calculadora es mostrada en la ltima lnea. Con la calculadora se pueden realizar las siguientes operaciones: [+] :suma [-] :resta [*] :multiplicacin [/] :divisin [^] :potenciacin [R] :radicacin [%] :porcentaje Para realizar cualquiera de estas operaciones aritmticas, introduzca un operando, el usuario y luego el otro operando. Para obtener el resultado presione la tecla del signo igual (=). [C] : cancelacin de la operacin y reinicio del resultado en cero. [D] : definicin del nmero de decimales. Para realizar esta ltima operacin, presione [D] y luego introduzca la cantidad de decimales deseados (lo que no se visualizara). Observara que la cifra actual cambiara a al numero de decimales indicados. [Esc] : salir de la calculadora. [F4] : 4 Abreviaturas Ver descripcin de la opcin Abreviaturas en el men Otros de la gestin Contabilidad. Al escribir una abreviatura dentro de un campo y presionar [F4] , la abreviatura es sustituida por el correspondiente texto. Si la abreviatura no es encontrada, aparece la Ventana de edicin de Abreviaturas. [F5] : Copiar (Ver explicacin de F6) [F6] : Restaurar Al presionarse [F5] el contenido de cualquier campo del programa en el que se encuentre el cursor, incluyendo el ltimo resultado de la calculadora, es guardado en memoria y puede ser restaurado posteriormente, sobre otro campo, mediante la tecla [F6] . Se puede por ejemplo realizar una operacin con la calculadora, copiar el resultado con [F5] y luego restaurarlo sobre el campo donde se encuentre el cursor con [F6]. Un contenido copiado permanece en memoria hasta que se copia una nuevo contenido o se termina la sesin de uso del programa. [F7] : Ajuste de Ventana Al tener una Ventana de Edicin presente en pantalla, presione [F7] para ajustar su tamao. Presione las teclas de flechas verticales y horizontales para mover la Ventana hasta conseguir el tamao deseado. Para ampliar o alargar la Ventana presione simultneamente las teclas [Ctrl] [-->] . Para acotar o reducir la Ventana presione simultneamente las teclas [Ctrl] [<--] . Para salir y dejar grabada la posicin y tamao de la Ventana presione nuevamente [F7] . A continuacin se detallan los diversos Mdulos del programa.

CONTABILIDAD

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Esta es la gestin o mdulo principal del programa, ya que en l se recopila toda la informacin generada en las otras gestiones para producir los REPORTES contables (Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas, Mayor General, etc.) La opcin EDICION del mdulo Contabilidad comprende:

Plan de cuentas La Ventana de edicin del Plan de Cuentas contiene los siguientes campos: Cdigo de cuenta: campo de 20 caracteres alfanumricos donde se puede introducir o modificar el cdigo de una cuenta. Las frmulas para crear el plan de cuentas son: toda cuenta de mayor debe terminar en punto, y toda cuenta de movimiento debe terminar sin punto. El programa no admite que un cdigo se repita, ni incluir un cdigo de un nivel diferente del primero si no se ha incluido previamente el cdigo del nivel anterior. As, si se intenta introducir el cdigo 1.1.01 sin haber introducido antes el cdigo 1.1. el programa lo rechazar emitiendo un mensaje. El programa no permite modificar ni eliminar un cdigo de nivel superior mientras existan cdigos de nivel inferior que contengan al primero. As, si se intenta modificar el cdigo 1.1. existiendo el cdigo 1.1.01, el programa rechazar el intento emitiendo un mensaje. El programa no permite modificar ni eliminar un cdigo de nivel inferior mientras existan movimientos contables que lo contengan. Nombre: campo de 30 caracteres en el que se puede incluir o modificar el nombre de la cuenta. Si al entrar a esta opcin el archivo de Cuentas Contables no esta vaco la Ventana de edicin mostrar las primeras cuentas en el orden del Plan de Cuentas. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las cuentas hasta situarse en la parte del Plan de Cuentas en la que desea incluir nuevas cuentas o modificar las existentes. Para incluir una cuenta nueva basta utilizar la tecla Ins(ertar). No es necesario incluir la cuenta en la posicin del plan contable que deba ocupar segn su cdigo. Si es incluida en cualquier otra posicin el programa la recolocar inmediatamente en la posicin que le corresponda. Para buscar una cuenta en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla [Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). Una vez que la cuenta est presente en pantalla, seleccione Cor(regir) si desea modificar la informacin de sus campos. Si se desea terminar la sesin de introduccin o modificacin del plan de cuentas, basta con presionar la tecla [ESC]. Definicin Presupuesto La opcin Presupuesto permite rellenar o modificar el archivo que contiene el presupuesto para cada cuenta de DETALLE o movimiento definida en el Plan de Cuentas Contable. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada PRESUPUESTO con los siguientes campos: Cdigo de cuenta: campo de 20 caracteres donde se muestra el cdigo de la cuenta que el programa toma del Plan de Cuentas Contables definido para la empresa seleccionada. Nombre: campo de 30 caracteres que muestra el nombre de la cuenta. Valor : En la parte inferior de la Ventana, aparecer un campo numrico para cada mes del ao. Si la cuenta es de DETALLE permitir la entrada de un valor numrico. Si es de MAYOR mostrara los totales de las subcuentas que la conforman. Al entrar a Presupuesto teniendo definido el Plan de Cuentas Contables de la empresa, la Ventana de edicin mostrara la primera cuenta. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las cuentas hasta encontrar aquella que desee presupuestar. Para buscar una cuenta en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla Home antes de utilizar Bus. Una vez que la cuenta a presupuestar esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir) para introducir o corregir la informacin de los campos. Despus de modificar o aceptar el cdigo y nombre de una cuenta, si esta es de DETALLE o MOVIMIENTO, el cursor se ubicar en el mes de Enero para introducir el valor a presupuestar. Despus de introducir el valor para cada mes, se mostrar el total anual. Al confirmar la entrada, un mensaje al pie de la pantalla indicar que esta actualizando las cuentas de mayor. El sistema totalizar las cuentas de MAYOR a las cuales pertenece la cuenta. Nota: No se puede presupuestar una cuenta de MAYOR; estas solo muestran los totales por mes y el total general de acuerdo a los valores introducidos en las subcuentas.

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Utilice la funcin de edicin Rev(isar), para observar cada cuenta como una lnea con los campos cdigo, nombre, y todos los meses formando columnas. De esta manera podr visualizar las cuentas en conjunto y no una por una. Ubique el cursor en la cuenta a presupuestar, presione [C] para iniciar la entrada de valores en cada mes. Presione [Esc] para salir. Regresar a la Ventana de edicin mostrando la misma cuenta. Si entra a la opcin Presupuesto y no se ha definido el Plan de Cuentas Contables, se activar automticamente la funcin Ins(ertar) para incluir registros. Podr introducir el cdigo y nombre de la cuentas con su respectivo presupuesto. Esto significa que se puede crear el Plan de Cuentas Contables de una empresa en forma simultnea con el presupuesto para cada cuenta. Sin embargo lo recomendable es disear e introducir el Plan de Cuentas a travs de Cuentas Contables. Estados Financieros La opcin Estados Financieros permite la creacin de formatos para la inclusin, ordenamiento y totalizacin de las cuentas contables segn los requerimientos del usuario, cuando se necesite un informe contable, con una distribucin diferente de las cuentas o con un mayor nivel de detalle que aquellos ofrecidos por el programa en forma automtica. Adems permite incluir, en un mismo informe, cuentas de varias empresas sin importar que tengan diferentes planes de cuenta, para elaborar REPORTES consolidados. Una de las aplicaciones de esta opcin es la definicin del Balance General y Estado de Prdida y Ganancias. Al seleccionar Estados Financieros aparece la Ventana de edicin titulada ESTADOS FINANCIEROS. La Ventana es del tipo combinado: El recuadro superior de la Ventana muestra los campos que identifican la Cuenta y el recuadro inferior los registros que se asocian a la cuenta. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de flechas verticales. El recuadro superior de la Ventana muestra los siguientes campos: Cdigo : campo alfanumrico de 3 caracteres para identificar el formato que se va a crear. Este cdigo debe ser nico y es ordenado de menor a mayor por el sistema. Ttulo: campo de 30 caracteres para describir el formato a ser creado, ejp. Balance General. Una vez introducidos correctamente el cdigo y ttulo de una cuenta balance, se entra a la edicin de los registros que habrn de constituir el formato. El recuadro inferior contiene los siguientes campos: Nivel: campo de un (1) dgito para introducir el nivel de totalizacin del ttulo o cuenta contable a introducir. El nivel indica el grado de totalizacin de la cuenta, a un nmero menor en el nivel corresponde un mayor grado de totalizacin, ya que los niveles se organizan de menor a mayor, por lo tanto el mximo nivel de totalizacin es el nmero 1. El nivel indica tambin la indentacin o sangra que tendr el ttulo o nombre de la cuenta, a la hora de emitir el informe. Esta indentacin aparece reflejada en el campo Nombre, durante la definicin del formato, para que el usuario pueda visualizar los grupos de cuentas contables que habrn de sumarse para integrar un total. Por ejemplo, si se desea disear un informe (o parte de l) que totalice a los activos, la gran cuenta ACTIVO debe ir de primera con el nivel 1, la cuenta ACTIVO CIRCULANTE debe llevar el nivel 2, la cuenta de CAJA Y BANCO por ser una subdivisin del CIRCULANTE, debe llevar un nivel 3 y as sucesivamente, sin embargo, dos cuentas de igual importancia deben llevar el mismo nivel ejp. La cuenta ACTIVO FIJO, debe totalizarse en la gran cuenta ACTIVO, pero no debe totalizarse en la cuenta ACTIVO CIRCULANTE, en consecuencia, deber llevar el mismo nivel del CIRCULANTE, es decir nivel 2. Emp.: campo de dos (2) caracteres para introducir la identificacin de la empresa a la cual corresponde la cuenta contable. Este campo se dejar vaco, en caso de introducir un texto que describa la totalizacin de subcuentas. Al introducir una identificacin incorrecta, el sistema mostrara el recuadro ESCOGER EMPRESA para seleccionar la que desee. Si se esta incluyendo el registro y la empresa es encontrada, el cursor avanzar al siguiente campo y aparecer el listado de CUENTAS DE CONTABILIDAD de la empresa indicada. Solo tendr las funciones Ele(gir) y Bus(car) activadas para permitir la bsqueda y/o seleccin de una cuenta. Sugerencia: Si no recuerda la identificacin de la empresa introduzca cualquier letra y presione [Enter] . El programa al no encontrar la empresa permitir seleccionarla del recuadro SELECCIONAR EMPRESA. Nota: Al incluir registros, los campos Nivel y Emp siempre repiten la entrada realizada en el registro anterior. Cdigo: campo de 20 caracteres para introducir el cdigo de una cuenta contable o de otra cuenta balance previamente definida. Al incluir cualquier registro, la Ventana de CUENTAS DE CONTABILIDAD de la empresa aparecer automticamente para hacer la seleccin de la cuenta. Si esta modificando el registro introduzca manualmente el cdigo de la cuenta o presione [F8] para invocar el plan de cuentas.

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Al introducir correctamente el cdigo de una cuenta contable, aparecer su nombre en el siguiente campo.

Nombre: campo de 25 caracteres para introducir el texto que describe la totalizacin de los subsiguientes niveles. Si se ha introducido una cuenta contable en cdigo, este campo muestra el nombre de la cuenta contable incluida, sin embargo, si usted lo desea puede modificar ese nombre para crear un ttulo de totalizacin. Imp: campo de 1 carcter para indicar titulacin y ramificacin de acuerdo a la informacin contenida en el registro. Este campo puede estar vaco o aceptar las letras "T" o "N": Si deja el campo vaco, indica que al emitir el informe se imprima el contenido del campo Nombre como ttulo y que dicho ttulo se repita precedido de la palabra TOTAL en la lnea donde se totalizan los valores que le corresponden. Adems indica ramificar la cuenta, es decir, todos las cuentas de menor nivel con sus respectivos totales sean mostradas. "T" en el campo Imp indica "NO TITULAR". Esto significa que al emitir el informe se imprima el contenido del campo Nombre solo en la lnea donde se totaliza. Este ttulo se imprimir sin la palabra TOTAL, a menos que sea agregado en el campo Nombre. "N" en el campo Imp indica "NO RAMIFICAR". Si esta introduciendo en el registro una cuenta que posee por debajo de ella otras cuentas de menor nivel, introduzca "N" en Imp si desea que el informe a emitir no muestre el valor de dichas cuentas, sino el total general. Al terminar de introducir la informacin de los campos del registro, el sistema pedir confirmar su entrada. Si el archivo est vacio, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de insercin de registros. La mejor forma de entender lo arriba explicado es a travs de un ejemplo. Para ello hemos seleccionado un caso tpico, definir la totalizacin del PASIVO Y CAPITAL en un formato de BALANCE GENERAL CODIGO:001 TITULO:BALANCE GENERAL Niv. Emp cdigo Nombre 1 Total Pasivo y Capital 2 01 2. Pasivo 3 01 2.1. Pasivo Circulante 4 01 2.1.1 Cuentas Por Pagar 4 01 2.1.2 Efectos Por Pagar 3 01 2.2. Pasivo a Largo Plazo 4 01 2.2.1 Hipotecas 4 01 2.2.2 Bonos a Pagar 3 01 2.3. Otros Pasivos 4 01 2.3.1 Otros pasivos 2 01 3. Capital 3 01 3.1. Capital Social 4 01 3.1.1 Capital Suscrito 4 01 3.1.2 Menos: Capital por Pagar 3 01 3.2. Reservas 4 01 3.2.1 Reserva Legal 4 01 3.2.2 Otras Reservas 3 01 Utilidad o Prdida del Perodo Imp T

En el ejemplo aqu escrito vemos en primer lugar que como no existe ninguna cuenta en el Plan de Cuentas que se llame Pasivo y Capital, ya que estas son cuentas independientes, se ha creado un ttulo para la totalizacin de dichas cuentas. Por ser este ttulo el del gran total, obligatoriamente se le asign el Nivel 1 y se coloc al inicio de la definicin. Sin embargo, a la hora de emitir el informe nos interesa que este ttulo aparezca al final, por eso hemos puesto en la casilla Imp, la letra T (Ttulo para totalizacin). Observamos que los niveles se asignan en orden ascendente y que a las cuentas de igual peso se les asigna el mismo nivel; la cuenta Pasivo y la cuenta Capital deben totalizarse en la cuenta Total Pasivo y Capital, por lo cual tienen un nivel menos que esa cuenta ttulo. Pero la cuenta Capital no es una subcuenta de la cuenta Pasivo, ambas tienen igual peso, por ello an cuando la cuenta Capital debido al orden de sucesin de la cuentas aparece por debajo de la cuenta Pasivo, ambas llevan el mismo nivel, igual sucede con las cuenta Pasivo Circulante y Pasivo a Largo Plazo, por ser subdivisiones de la cuenta Pasivo tienen un grado inmediato inferior a dicha cuenta, pero por ser de igual peso entre s, tienen el mismo nivel y as sucesivamente. Por ltimo queda colocar la prdida o ganancia del perodo. Sabemos que este resultado se obtiene restando ingresos menos egresos, por lo que hemos creado nuevamente un ttulo "Utilidad o Perdida del Perodo" dejando vaco los campos Coma y cdigo, y hemos colocado en el nivel inmediato inferior a dicho ttulo las cuentas Ingresos y Costos y Gastos. Pero tambin sabemos que estas dos cuentas no deben aparecer en el Balance, por lo tanto hemos colocado en el campo Imp

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del ttulo "Utilidad o Perdida del Perodo" la letra N (no ramificar), de manera que al emitir el informe aparecer el resultado en este ttulo y no sern mostradas las de ingresos y egresos. Al seleccionar Cor(regir) con una cuenta balance en pantalla, el cursor entra a los campos de identificacin de la misma para modificar la informacin. Luego se activan las funciones de edicin para los registros en el recuadro inferior. Al presionar [Esc] saldr de la cuenta balance y podr trabajar con otra. ASIENTOS PENDIENTES Esta subopcin permite introducir o editar asientos contables cuya actualizacin en la contabilidad esta "pendiente". Cada asiento ser identificado por la fecha, nmero y descripcin asignados por el usuario y contendr los movimientos de las cuentas de DETALLE de la empresa seleccionada. Los asientos pendientes son almacenados en un archivo temporal para su posterior actualizacin en la contabilidad mediante la opcin Archivar Pendientes dentro de la opcin Procesos. Al seleccionar Asientos Pendientes aparece la Ventana de edicin titulada Asientos Pendientes. La Ventana es del tipo combinado: el recuadro superior de la Ventana muestra los campos que identifican el asiento y el recuadro inferior los registros de los movimientos que le corresponden. Para avanzar o retroceder a otro asiento se utilizan las teclas de flechas verticales. El recuadro superior de la Ventana muestra los siguientes campos: Nmero : campo alfanumrico de 8 caracteres para introducir el nmero del asiento. El programa sugiere una numeracin secuencial con respecto al ltimo nmero utilizado. Esta numeracin puede ser modificada y puede contener letras y nmeros. Ej.: E0000004 Fecha: campo tipo fecha que muestra y acepta por omisin la fecha del sistema. Presione [Enter] para introducir dicha fecha como fecha del asiento o modifquela si es necesario. Sugerencia: al trabajar varios usuarioes en una red local, cada uno puede tener una secuencia de asientos identificada por una letra inicial. De esta forma el usuario principal puede identificar cuales asientos han sido introducidos por cada usuario, especialmente antes de proceder a grabarlos en la contabilidad. Despus de actualizarlos, los asientos pueden ser renumerados. Descripcin general: campo de treinta (30) caracteres que permite introducir la descripcin de los tipos de movimientos que se incluyen en el asiento. Esta descripcin facilita la ubicacin posterior de los asientos. Nombre de la cuenta: este campo solo muestra el nombre de la cuenta contable en el momento que se introduce el movimiento. Una vez introducidos la fecha, nmero y descripcin del asiento contable, se entra a la edicin de los movimientos. El recuadro inferior de la Ventana muestra los siguientes campos: Cdigo: campo de veinte (20) caracteres para introducir el cdigo de la cuenta de MOVIMIENTO en la cual se quiere registrar el movimiento. Si el cdigo es correcto, su nombre aparece en el campo Nombre de la cuenta del recuadro superior. Al introducir un cdigo, si este no existe en el Plan de Cuentas, aparece el mensaje "***** No Encontrado" dentro del campo Nombre de la cuenta y luego aparece la Ventana de edicin CUENTAS DE CONTABILIDAD para buscar y seleccionar el cdigo. El cursor se colocar a en el registro que contenga el cdigo mas parecido al introducido. Si el usuario introduce la parte inicial del cdigo, el cursor se ubicara en el primer cdigo que lo contenga. Ej.: Si desea incluir una cuenta de ingreso y solo recuerda que comienza por el nmero 4, escriba dicho nmero y presione [Enter] . El programa al no encontrar dicho cdigo, mostrar la Ventana de edicin con el cursor ubicado en el primer cdigo que comience por 4. De esta forma, el usuario busca a partir de ese registro el que le interesa. Si introduce una cuenta de MAYOR, existente en el Plan de Cuentas, el sistema advierte que es un "cdigo invlido" en el Recuadro de Interaccin. Al presionar cualquier tecla para continuar, el sistema invoca a la Ventana de edicin del Plan de Cuentas, ubicando el cursor en el cdigo introducido. La funcin Ele(gir) estar activada y seleccionada para ejecutarla directamente al presionar [Enter] . Referencia: campo alfanumrico de diez (10) caracteres para introducir la referencia del movimiento. Esta puede ser: el nmero de cheque, depsito o cualquier otra transaccin bancaria, la palabra APERTURA, etc. Concepto : campo de 35 caracteres para introducir la descripcin del movimiento. Ej.: CANCELACION FACTURA NUMERO 5678. Este campo es utilizado para la emisin de los REPORTES Movimientos. Introduzca en estos campos textos que tengan consistencia para lograr emitir REPORTES de movimientos que posean un determinado concepto. Sugerencia: utilice abreviaturas para lograr consistencia en los textos de los conceptos. Escriba la abreviatura y luego presione [F4] para que sea sustituida por el texto asignado. Para consultar y seleccionar una abreviatura o incluir una nueva, escriba cualquier letra y presione [F4] . Al no existir en el listado, invoca la Ventana de edicin. Valor: campo numrico para introducir el valor del movimiento con su respectivo signo.

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Al finalizar de introducir o modificar un registro, el recuadro de interaccin pide confirmar su entrada: Si, No Cancelar. Al incluir registros, los campos cdigo, Referencia y Concepto siempre repiten la entrada realizada en el registro anterior con el objeto de facilitar la escritura. En el valor se repetir el monto del primer registro con signo contrario, para facilitar la entrada de la contrapartida del primer movimiento. Si se han introducido varios movimientos, siempre el valor del prximo registro a incluir muestra el monto que se debe introducir para que el asiento cuadre. La Ventana del asiento muestra en su borde inferior los campos Debe, Haber y Saldo en los cuales se irn sumando o restando los valores de los movimientos registrados. Para terminar con el asiento, presione [Esc]. El sistema preguntar si desea grabarlo. Responda "Si", de lo contrario el asiento ser eliminado. Si presiona [Esc] cuando est ncluyendo la identificacin de un asiento, el sistema preguntar si desea cancelar la operacin. Responda "Si" para salir o "No" para continuar con el mismo asiento. Al entrar a la opcin Asientos Pendientes si no existen asientos, aparece la Ventana de edicin con la funcin Ins(sertar) automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de asientos. Si existen varios asientos almacenados, utilice las teclas de flechas verticales para ver cada uno de ellos. Con Inicio/Home va al primero y con Fin/End al ltimo. La funcin Rev(isar) permite ver todos los asientos. Al presionar la tecla de flecha hacia abajo en el ltimo registro, el sistema asume que desea agregar un nuevo asiento y selecciona automticamente la funcin Ins(ertar) para proceder a incluirlo. Si desea modificar un asiento utilice Bus(car) para buscarlo, introduciendo la fecha y nmero del asiento y luego utilice Cor(regir) para modificarlo. La funcin Rev(isar) permite visualizar en forma de tabla, todos los asientos o todos los movimientos de un asiento dependiendo de si el cursor esta en el recuadro de identificacin o de movimientos. Las funciones de edicin primero trabajan para el grupo de asientos y al entrar a un asiento, para el grupo de movimientos que conforman dicho asiento. Asientos Mayorizados Esta opcin permite introducir o editar asientos contables que contienen movimientos de las cuentas de MOVIMIENTO de la empresa seleccionada. Cada asiento es almacenado y/o modificado directamente en el archivo de asientos de la contabilidad. Nota: Todo Asiento Pendiente almacenado en la contabilidad mediante la opcin Archivar Pendientes, se convierte en un Asiento Mayorizado que puede ser consultado, modificado o eliminado dentro de esta opcin. La gran diferencia entre los asientos Pendientes y los Mayorizados est en que los primeros actan como borradores y no afectan los REPORTES contables en tanto que los ltimos constituyen en la prctica el pase a Mayores y son los que en definitiva forman los REPORTES contables de la empresa. Los movimientos son introducidos a travs de un asiento el cual se identifica por la fecha, nmero y descripcin asignada por el usuario, de la misma manera como se identifican en asientos pendientes. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada Asientos Mayorizados. Si no existen asientos mayorizados, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de asientos. Si existen asientos contables almacenados, utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder a otro asiento. La Ventana es idntica a la Ventana de Asientos Pendientes. El recuadro superior muestra los campos que identifican el asiento y el recuadro inferior los registros de los movimientos que corresponden al asiento. Para introducir un asiento contable, introduzca la informacin en los campos de la misma manera como se explic en la opcin Asientos Pendientes. La Ventana del asiento muestra en su borde inferior los campos Dbitos, Crditos y Descuadre en los cuales se irn sumando o restando los valores de los movimientos registrados. Un Asiento Mayorizado ser grabado solo si el monto de los campos Dbitos y Crditos son idnticos, y por lo tanto el Descuadre es cero. Para terminar con el asiento, presione [Esc] . Si el asiento no cuadra, su saldo es diferente de cero, el sistema preguntar si desea continuar. Responda "Si" para regresar al asiento e introducir los movimientos correctos. En caso contrario el asiento ser eliminado. Si el asiento cuadra, el sistema preguntar si desea grabarlo. Responda "Si", de lo contrario el asiento ser eliminado. Nota: Es importante recordar que en el caso de Asientos Mayorizados, se esta trabajando directamente con el archivo de la contabilidad, lo que implica actualizacin inmediata de los saldos de las cuentas, por lo que es conveniente que esta opcin solo sea usada por personal autorizado, y que el trabajo cotidiano de transcripcin sea realizado a travs de los Asientos Pendientes y pasados a los mayorizados una vez estn debidamente revisados. Al modificar un asiento Mayorizado, observar que el sistema requiere de unos pocos segundos para traer a memoria el asiento y poder realizar la modificacin de los movimientos que contiene. Al presionar [Esc] para salir y confirmar que se

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desea grabar el asiento, este sustituir al que se encuentra en la contabilidad. Si emite un informe antes y despus de modificar o eliminar el asiento, observara los cambios realizados en los saldos de la contabilidad. La opcin REPORTES en Contabilidad comprende: Asientos Pendientes Esta opcin permite emitir un informe con los Asientos Pendientes de la empresa actual. El informe imprime como un ttulo, la fecha, nmero y descripcin cada asiento, y debajo de este el cdigo, nombre, referencia, y valor (ubicado en DEBE o HABER dependiendo del signo) de los movimientos que lo conforman. El informe totaliza por cada asiento y al final, por todos los asientos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de programa: Ordenado por Fecha y Asiento. Orden, ya que el orden viene dado por el

El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. El filtro permite introducir el rango de los nmeros de asientos a incluir; y ademas cual descripcin deben contener. Ej.: El filtro puede ser desde el asiento No. 0004 hasta el asiento 0005 y cuya descripcin contenga HONORARIOS. La seleccin permite escoger manualmente los asientos del listado. Asientos Mayorizados Esta opcin permite emitir un informe con los Asientos Mayorizados de la empresa actual, lo cual equivale al resumen de diario de contabilidad. El informe imprime como ttulo, la fecha, nmero y descripcin cada asiento, y debajo de este el cdigo, nombre, referencia, y valor (ubicado en DEBE o HABER dependiendo del signo) de los movimientos que lo conforman. El informe totaliza por cada asiento y al final, por todos los asientos. Este informe presenta las mismas opciones del informe de Asientos Pendientes. Balance de Comprobacin Esta opcin permite emitir el balance de los saldos de las cuentas contables de la empresa actual a una fecha indicada. El informe imprime el cdigo, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual de las cuentas contables. Las cuentas de MAYOR totalizan todas las subcuentas que la conforman. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de ordenado por cdigo y no es posible la seleccin manual de cuentas. Orden y Seleccin, ya que viene

El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. El filtro permite introducir la fecha mxima a la cual se quiere obtener el balance. Ademas, permite indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento. Ej.: El filtro puede ser balance al da 30/09/97, slo incluyendo la cuentas que tengan movimiento. El sistema presenta por omisin el ltimo da del mes actual y no incluye cuentas sin movimiento.

Balance General Esta opcin permite emitir el Balance General de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin, presenta un recuadro con las opciones: Segn definicin de Balance y Segn Plan de cuentas. Este informe presenta en forma activa las opciones: Ejecutar reporte, Filtro, Dispositivo, Parmetros Impresora, Borrar y Grabar Configuracin. El orden viene dado por cdigo en el recorrido por listado de cuentas. Al seleccionar Recorrido por definicin, el Balance General se imprimir de acuerdo a la definicin realizada en la cuenta financiera que se escoja. Seleccione Filtro para introducir el cdigo de la cuenta a utilizar. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger la que desee. El filtro permite tambin, introducir la fecha mxima y el nmero de niveles de totalizacin. El sistema muestra por omisin, la primera cuenta financiera del listado, el ltimo da del mes actual y como nmero de niveles el valor 3. Al seleccionar Segn plan de cuentas, el informe imprimir el nombre y saldo de las cuentas contables y totalizara por cuentas de MAYOR siguiendo el orden del plan de cuentas. En este informe, debe introducir en Filtro, la fecha mxima a la cual se quiere obtener el balance y los cdigos de las cuentas de MAYOR en los campos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto, Ord. Activo y Ord. Pasivo. Esta informacin es bsica para la definicin del balance ya que identifica las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos y las cuentas de orden de acuerdo al Plan de Cuentas Contables de la empresa. Se recomienda grabar esta configuracin con la opcin Guardar. Ej.: Fecha : 30/08/97 Activo : 1. Pasivo : 2.

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Patrimonio: 3. Ingreso : 4. Egreso : 5. Ord.Activo: Ord.Pasivo: (Las cuentas de orden no estn definidas en el plan) Mayor General

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Esta opcin permite emitir un informe con saldos de cada cuenta de MOVIMIENTO o DETALLE de la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo y nombre de la cuenta contable y todos los movimientos que la afectan. Para cada movimiento se imprime la fecha y nmero del asiento, referencia, concepto e valor del movimiento y el saldo. El informe totaliza por cada cuenta, e indica el saldo al principio y final del rango de fechas indicado. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden, ya que viene ordenado por cdigo. El rango permite seleccionar los cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. El filtro permite introducir el rango de fechas. Adems permite indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Ej.: El filtro puede ser desde el 01/09/97 al 30/09/97, incluyendo la cuentas sin movimiento y sin salto de pgina. El sistema presenta por omisin desde el primero al ltimo del mes actual, no incluye cuentas sin movimiento y no hay salto de pgina. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas del listado. Cancela el rango definido.

Estado de Prdidas y Ganancias Esta opcin permite emitir el estado de prdidas y ganancias de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Recorrido segn definicin y Recorrido por plan de cuentas (automtico). Este informe presenta en forma activa las opciones: Emitir, Filtro, orden viene dado por cdigo en el recorrido por plan de cuentas. Dispositivo, Impresin, Guardar y Omitir. El

Al seleccionar Recorrido por plan de cuentas, el informe imprime el nombre y saldo de las cuentas contables de ingreso y egreso y el resultado del perodo indicado. En este informe, debe introducir en Filtro, el rango de fechas y los cdigos de las cuentas de MAYOR en los campos: Ingreso y Egreso. Esta informacin es bsica para la definicin del informe ya que identifica las cuentas de ingresos y egresos de acuerdo al Plan de Cuentas Contables de la empresa. Se recomienda grabar esta configuracin con la opcin Guardar. Ej.: Desde : 01/01/97 Hasta : 31/01/97 Ingreso: 3. Egreso : 4. Saldos por mes Esta opcin permite emitir un informe con los saldos por mes de las cuentas contables de la empresa actual. El informe muestra el cdigo y nombre de la cuenta contable y el valor del debe, haber y saldos de los meses indicados. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden, ya que viene ordenado por cdigo. El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. El filtro permite introducir el rango de meses a incluir en el informe; y ademas si se incluyen o no las cuentas de MAYOR. Ej.: El filtro puede ser desde el mes 03/97 hasta el mes 09/97 incluyendo la cuentas de MAYOR. El sistema presenta por omisin desde la fecha de apertura del ejercicio econmico actual (mes de diciembre del ao anterior) hasta la fecha del sistema, e indica con "S" que se incluyan las cuentas de MAYOR. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas del listado. Cancela el rango definido. Presupuesto Esta opcin permite emitir un informe del presupuesto definido para la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo y nombre de la cuenta contable y debajo de este, el valor presupuestado para los meses indicados, el saldo a la fecha, la diferencia y el porcentaje de cumplimiento.

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Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden, ya que viene ordenado por cdigo.

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El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. El filtro permite introducir el rango de meses e indicar si se incluyen o no las cuentas de MAYOR. El sistema presenta por omisin desde el primero de Enero al ltimo del mes actual y si incluye cuentas de MAYOR. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas del listado. Cancela el rango definido. Cdigo de cuentas: Esta subopcin permite emitir el Cdigo de Cuentas Contables de la empresa actual. El informe mostrara el cdigo y nombre de las cuentas contables. Estas se imprimirn en forma indentada de acuerdo al nivel contable. Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Rango, Dispositivo, Parmetros Impresora y Guardar Configuracin. La opcin Borrar se activar si existe una configuracin de informe almacenada previamente con Guardar. El orden por omisin es: por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo y Nombre para realizar la seleccin. El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. Movimientos: Esta opcin permite emitir un informe con todos los movimientos contables de la empresa actual que cumplan un determinado filtro. Es decir, todos los registros de la contabilidad que contengan en el campo Concepto del Movimiento el texto dado por el usuario. El informe imprime la fecha y nmero del asiento; y el cdigo, concepto, referencia e valor de los movimientos que cumplan el filtro. Al final totaliza debe, haber y saldo. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden y ordenado por cdigo y no es posible la seleccin manual de registros. Seleccin, ya que viene

El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a incluir en la bsqueda del filtro. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. Al seleccionar Filtro, introduzca la informacin en los campos mostrados: Asiento, Referencia, Concepto, Valor >= e Valor <= . Ej.: Emitir un informe con todos los movimientos cuyo Concepto sea "PAGO DE FACTURA NUMERO" (se puede introducir con la abreviatura "PFN") y cuyo valor sea mayor o igual a 10000. Los restantes campos se dejan vacos para indicar que busque en todos los registros de la contabilidad. Cuentas Balance: Esta opcin permite emitir los formatos definidos a travs de las Cuentas Balance de la opcin Archivos. El informe imprime como ttulo el cdigo y nombre de la cuenta financiera y debajo de este, los registros que conforman su definicin. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden y Filtro. El orden viene dado por cdigo. El rango permite introducir el rango de cdigos de cuenta a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas. Ms REPORTES Esta opcin permite seleccionar y emitir uno de los REPORTES definidos previamente a travs de la gestin Definicin de REPORTES. Estos REPORTES son en general definidos por el usuario, pero el programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos. Los REPORTES ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o adaptaciones con mayor frecuencia. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con los REPORTES definidos. Despus de hacer la seleccin aparecen las Ventanas de emisin de REPORTES para elegir las diferentes subopciones que se hayan establecido al definirse el informe. La opcin PROCESOS en Contabilidad comprende: Archivar Pendientes

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Esta subopcin permite transferir la informacin contenida en los Asientos Pendientes (que no afectan los REPORTES contables) a los Asientos Mayorizados (que constituyen la verdadera contabilidad). Al seleccionar esta opcin, aparece un recuadro para seleccionar si se graban todos los asientos o se realiza una seleccin manual de ellos. Si se escoge la Seleccin manual de asientos, se presenta la Ventana de edicin Asientos Pendientes con las funciones Bus(car) y Ele(gir) activadas para permitir la bsqueda y elecccin de los asientos que se desean archivar. Si trata de seleccionar un asiento que est descuadrado (saldo diferente de cero), el recuadro de interaccin lo advierte y no permite su seleccin. Si selecciona Todos los asientos, el programa los grabar, sin hacer mas preguntas. Una vez seleccionados todos o algunos asientos, el recuadro de interaccin pregunta si desea archivar los asientos pendientes. Responda "Si" para actualizar la contabilidad con dichos asientos. Al finalizar el proceso de grabacin, el programa podra colocar una advertencia donde seala que quedaron asientos sin archivar. Esto sucede si alguno de los asientos que se intent archivar esta descuadrado o contiene un movimiento con un cdigo contable invlido. En este caso, esos asientos permanecern en la seccin de pendientes hasta que el usuario realice las correcciones correspondiente; una vez corregidos, ejecute nuevamente la opcin Archivar Pendientes.

Copiar Asientos Esta opcin permite copiar un asiento desde Asientos Mayorizados hasta los Asientos Pendientes. Ello es sumamente til para ahorrar tiempo en la transcripcin de asientos que conservan una misma estructura a lo largo del ao, as simplemente se copian y se les cambia la fecha y el nmero o bien en el caso de existir dudas con respecto a algn asiento que ya se encuentre en los Asientos Mayorizados, este puede ser copiado con su mismo nmero y su misma fecha a los Pendientes y borrado provisionalmente de los Mayorizados para que no afecte los REPORTES contables hasta que sea corregido. Una vez corregido se graba nuevamente en los Mayorizados con la opcin Archivar Asientos. Al seleccionar esta opcin, aparece la Ventana de edicin Asientos Mayorizados con las funciones Bus(car) y Ele(gir) activadas para permitir la bsqueda y seleccin de un asiento. Una vez seleccionado, aparece el recuadro para introducir la fecha y nmero del Asiento Destino o Copia, es decir aquel que contendr los mismos movimientos del asiento Fuente u Original. El siguiente ejemplo copia los movimientos del asiento actual M001 de fecha 10/10/97 en un asiento diferido M003 de fecha 10/11/97. Asiento fuente: 10/10/97 M001 Asiento destino: 10/11/97 M003 Numerar asientos Esta subopcin permite renumerar secuencialmente los Asientos Mayorizados de la contabilidad. Al seleccionar esta opcin, presenta un recuadro con las opciones: Numerar por mes o Numerar todo el ao. Al seleccionar la primera, se presenta un recuadro para introducir el mes y el nmero por el cual se quiere iniciar la numeracin de los asientos. Si se selecciona la numeracin de todo el ao, el recuadro preguntar por el nmero de inicio de la numeracin. Una vez seleccionada la numeracin, el recuadro de interaccin pregunta si esta conforme "Si", "No" o "Cancelar". El nmero del asiento puede incluir letras. La secuencia tomar el orden alfabtico correspondiente. Ej.: Despus del asiento M999 se generar el asiento N000. La utilidad de esta opcin es definir una determinada secuencia a los asientos de un perodo determinado, especialmente cuando varios usuarios trabajan con iguales nmeros de asientos, nmeros que no presentan secuencia o nmeros precedidos por letras. Cierre de Ao Esta subopcin permite cerrar el ao contable anual de la empresa actual. Esto solo es posible cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre de ao registrado al crear la empresa dentro del sistema. Es importante sealar que el programa no requiere de la ejecucin de procesos de cierre mensual ya que el dinmico manejo de los saldos y la indexacin de los REPORTES por fecha hacen innecesarios tales procesos, dando una mayor agilidad a la obtencin de los REPORTES y evitando los inconvenientes de tener que reversar meses completos para corregir algn error. Por todo lo antes expuesto resulta muy importante ser especialmente cuidadosos al colocar la fecha a los Asientos para evitar que una informacin correspondiente al mes de Enero, por ejemplo, quede almacenada en febrero con la consiguiente alteracin de los saldos. Sin embargo, si esto llegara a suceder, es muy fcil ubicar el a travs del Mayor General el asiento desubicado, y corregir la fecha del mismo en los Asientos Mayorizados con el comando Cor(regir), sin necesidad de realizar complejos procesos de reverso.

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Al seleccionar esta opcin, si no se esta en el mes de cierre, el recuadro de interaccin indicar cual es el mes de cierre y no permitir continuar con esta opcin. Si la fecha corresponde al mes de cierre aparecer un recuadro con las opciones Generar asiento de cierre y crear archivos para el nuevo ao. Es importante destacar que se puede realizar un cierre de ao sin generar asiento de cierre o generando un cierre provisional. Esto se hace con el objeto de poder comenzar a trabajar con los asientos del ao que se esta iniciando, mientras se termina de depurar la informacin necesaria para el cierre definitivo. Para lograr este fin sencillamente salte el paso Generar Asiento de Cierre y vaya directamente a Preparar Archivos Para el Prximo Ejercicio. Este proceso deja intacta la informacin del ejercicio que se esta cerrando ya que los cierres en este programa no son destructivos, y siempre podr regresar a cualquier perodo cerrado con la subopcin Cambio de Ejercicio de la opcin Otros. Se generar un asiento de apertura que lgicamente contendr saldos en las cuentas de ingresos y egresos pero esto no tiene mayor importancia, ya que posteriormente se podr sustituir este asiento con el verdadero, y se corregirn automticamente los saldos correspondientes. Se puede trabajar normalmente con la contabilidad hasta tanto esta lista la informacin para el cierre definitivo. En ese momento se ha de regresar al perodo cerrado utilizando la subopcin Escoger Ejercicio de la opcin Otros. Se introduce entonces la nueva informacin o se realizan las modificaciones pertinentes en los asientos del ejercicio cerrado, asegurndose de que todo queda almacenado en los Asientos Mayorizados. Se ejecuta despus el proceso de generar asiento de cierre tal como se explica en el prximo ttulo, pero ! atencin ! no vuelva a ejecutar la creacin de archivos para el nuevo ao bajo ningn concepto una vez generado el asiento de cierre y almacenado definitivamente en Asientos Mayorizados, pues se perdern los datos del nuevo ejercicio. Regrese al ejercicio en curso, lo cual se hace mediante la subopcin Seleccionar de la opcin Empresa, y ejecute la subopcin Pase Entre Ejercicios de la opcin Procesos de Contabilidad. Automticamente se generara un nuevo asiento de apertura con los saldos correctos en Asientos Mayorizados y se eliminara el anterior. Generar Asiento de Cierre La opcin Generar Asiento de Cierre permite que el sistema genere un Asiento Pendiente con los movimientos necesarios para saldar las cuentas de egreso e ingreso indicadas. Se puede generar uno o mas asientos de cierre. Al seleccionar esta opcin, aparece un recuadro con las opciones Recorrido por cuenta financiera y Recorrido por listado de cuentas. El recorrido permite generar los movimientos del asiento segn las cuentas que se seleccionen del Plan de Cuentas (si sus cuentas no pasan del grupo 5) o las cuentas definidas dentro de una Cuenta Financiera, Opcin Cuentas Balances (si su Plan de Cuentas tiene grupos de cuentas 6, 7 o mas). Al seleccionar Recorrido por cuenta financiera (Cuentas Balances) aparecer un recuadro para introducir el cdigo de la misma, el cdigo de la cuenta de resultado o supervit, el mero del asiento y la descripcin del asiento y de cada uno de los movimientos que lo conforman. Para definir una cuenta financiera (Cuentas Balances) que permita cerrar un ejercicio, deben cumplirse los siguientes requisitos: a) Se deben incluir solo las cuentas de egreso e ingreso en una o mas cuentas financieras a utilizar. Generalmente se definen como auxiliar de cierre. b) Solo deben tener cdigo las cuentas finales, es decir las de ltimo nivel. Las restantes cuentas se identifican como ttulos que totalizan los valores de las cuentas que le corresponden. Al seleccionar Recorrido por plan de cuentas aparecer un recuadro para introducir el cdigo de la cuenta totalizadora de ingresos y de la cuenta totalizadora de egresos, el cdigo de la cuenta donde el contador desee depositar el resultado del ejercicio, el nmero del asiento y la descripcin del asiento. El sistema sugiere como nmero de asiento un nmero secuencial recedido de la letra "C" para diferenciarlo de los dems asientos. Para introducir el cdigo contable, escrbalo o presione [F8] para buscar y seleccionar la cuenta del listado. Despus de que el sistema genere el asiento de cierre indicado, puede ir a la opcin Asientos Pendientes para revisar el asiento y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a grabar los asientos de cierre mediante la opcin Archivar Pendientes. Para poder realizar el cierre definitivo de ao es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estn incluidos en los asientos de cierre y su saldo est registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobacin que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso estn en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podr seleccionar la opcin Crear aechivos nuevo ao. Crear Archivos Para el Nuevo Ao La opcin Crear aechivos nuevo ao realiza el cierre real del ejercicio actual. Este cierre consta de los siguientes pasos: 1.- Advertir al usuario que debe realizar una copia de respaldo de la empresa para asegurar que la informacin contable antes del cierre quede grabada en otro lugar con el objeto de recuperarla si es necesario. Utilice el sistema de respaldo de atos de su preferencia.(Backup de D.O.S., Fastback, PCBackup, etc.)

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2.- Abrir un nuevo subdirectorio dentro de la empresa y copiar dentro de l todos los archivos del ejercicio a cerrar. El subdirectorio tendr como nombre EJ001, si es el primer ejercicio que se cierra. Los siguientes ejercicios a cerrar continuara con la numeracin. 3.- Generar nuevamente todos los archivos para que puedan recibir la informacin del nuevo ejercicio. 4.- Generar un Asiento DE APERTURA en la contabilidad del nuevo ejercicio. Este comprobante de apertura contendr todos los saldos de las cuentas a la fecha de cierre del perodo anterior. Nota: Se pueden cerrar hasta cinco (5) ejercicios para una misma empresa. Para borrar un ejercicio cerrado, proceda a borrar el respectivo subdirectorio con comandos del sistema operativo D.O.S. Despus de finalizado el proceso de cierre realice los siguientes pasos para verificar los cambios efectuados. 1.- Al seleccionar la opcin Actualizar empresas, observar que las fechas del ejercicio han sido incrementadas en un ao, lo cual indica que esta trabajando con el nuevo ao. 2.- Al seleccionar la opcin Escoger ejercicio aparecer el cdigo y fechas de inicio y cierre del ejercicio anteriormente cerrado. 3.- Al seleccionar la opcin Asientos Mayorizados encontrara a el asiento de apertura denotado APER. Mantenimiento Esta subopcin permite realizar operaciones para la reorganizacin y recuperacin de los datos de la contabilidad, cuando se presente algn inconveniente. Las posibilidades de recuperacin van en proporcin al dao sufrido por la data. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Reordenar y Recalcular Informacin. Reordenar Informacin Se utiliza cuando la ejecucin de algn proceso es interrumpida anormalmente (por falla elctrica o cada de tensin, por ejemplo), o cuando por cualquier motivo se observa algn desorden o anomala en los datos. Generalmente estas anomalas se relacionn con daos en los archivos ndices. Mediante esta opcin se reconstruyen los mencionados archivos. Esta opcin elimina definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Sup(rimir) de la Ventana de edicin). Esto permite recuperar espacio en el Archivo y reorganizar los registros. Sugerencia: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. Recalcular Informacin Se debe utilizar esta opcin cuando observe alguna anomala no solo en el orden de los datos sino tambin en los saldos de las cuentas. El proceso se efecta desde el primer al ltimo movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecucin. Contabilizar Gestin Esta opcin permite generar asientos Pendientes a partir de modelos contables realizadas dentro de la opcin Modelos Contables de la gestin Contabilidad. El proceso de contabilizar consiste en leer la informacin correspondiente de los auxiliares (como Caja, Banco, Ventas, etc.), aplicarles las frmulas definidas para cada uno de ellos y generar los respectivos asientos, que se colocan en Asientos Pendientes para su revisin por parte de la persona encargada. Despus de seleccionar todas o algunas definiciones, el sistema muestra el recuadro ULTIMO PROCESO con el rango de fechas correspondiente a la ltima contabilizacin realizada; y debajo de este, aparece el recuadro FECHAS para introducir desde y hasta que fecha se desea contabilizar. Las fechas por omisin corresponden a la fecha del sistema. Sugerencia: Siempre contabilice perodos de fechas secuenciales para asegurarse de que no quedan movimientos sin contabilizar. Es conveniente que el proceso de contabilizacin se realice con una frecuencia definida (diaria, semanal, quincenal o mensualmente, por ejemplo) dependiendo del volumen de informacin de la empresa. Despus de indicar el perodo de fechas, el recuadro de interaccin preguntara: Desea generar asientos Pendientes?. Responda "Si" para iniciar el proceso de contabilizacin o "No" para cancelarlo. Al finalizar el proceso, seleccione la opcin Asientos Pendientes dentro de Archivos para verificar que los asientos fueron generados y consultar los valores de cada cuenta contable. Estos asientos Pendientes generados por el proceso de contabilizacin tienen como descripcin el nombre dado al asiento definido original y el perodo de fechas que comprende. Si introduce como fecha inicial del perodo a contabilizar una fecha menor a la del final del ltimo proceso realizado, el recuadro de interaccin lo advierte. Si el proceso no se cancela, los asientos Pendientes sern generados tomando la

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informacin que corresponde a los perodos de fecha introducidos. En este caso, el usuario debe revisar los asientos Pendientes previamente generados y hacer los ajustes necesarios. Nota: Debe tenerse en cuenta que los asientos Pendientes que se generen mediante esta opcin llevaran la fecha que tenga el programa, independientemente de las fechas que el usuario haya sealado para la contabilizacin, de tal forma que los asientos de Enero pudieran quedar con fecha de Febrero, por ejemplo. Para evitar esto, asegrese de cambiar la fecha del programa y colocar la del ltimo da del perodo que se desea procesar. La opcin MISCELANEOS en Contabilidad comprende: Fecha del sistema El programa toma automticamente la fecha que proporciona el reloj de la computadora, sin embargo, esa fecha no siempre corresponde a la fecha de la informacin que se esta procesando en la contabilidad. Mediante el uso de esta subopcin el usuario pude colocar la fecha con la cual desea trabajar.

Modelos Contables Permite que el usuario defina: las frmulas de integracin y los esquemas de los asientos contables que regirn el flujo de informacin de los auxiliares a la contabilidad. La opcin Frmulas de Integracin es una potente herramienta que permite: - Introducir o modificar expresiones que relacionan lgicamente determinada cuenta de contabilidad con determinado movimiento auxiliar (por ejemplo, la cuenta de Inventario con el movimiento de entrada de un artculo a La Bodega). - Asignar a los diferentes campos del movimiento contable el contenido original de los campos de los movimientos auxiliares (por ejemplo, el costo del artculo al dbito de la cuenta de inventario). - Asignar a los diferentes campos del movimiento contable un contenido fijado en la propia frmula o bien el contenido modificado de los campos de los movimientos auxiliares (por ejemplo, el costo del artculo multiplicado por un factor, al dbito de la cuenta de inventario). Al seleccionar esta opcin, aparece la Ventana de edicin titulada DEFINICION DE Asientos Pendientes, sin embargo, antes de definir los asientos es necesario definir las frmulas de integracin, para ello pulse la tecla [F9] , con lo que se abrir la siguiente Ventana, con sus respectivos campos: FORMULAS DE MODELOS CONTABLES Cdigo: campo de 3 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo de la frmula de integracin. El programa sugiere una numeracin secuencial con respecto al ltimo nmero utilizado. Esta numeracin puede ser modificada y puede contener letras y nmeros. Mdulo: campo que muestra el nombre del archivo al cual se va a aplicar la frmula. Al avanzar a este campo, despus de introducir el cdigo y descripcin de la frmula, aparece el recuadro MODULO que muestra las opciones: VENTAS, CUENTAS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR, BANCOS, COMPRAS, BODEGA, NOMINA y OTROS para seleccionar el archivo donde se realizara la bsqueda de informacin. Despus de seleccionar el archivo fuente, su nombre ser incluido en este campo. Cdigo Contable: campo de 40 caracteres para colocar el cdigo de cuenta contable que debe ser afectada por la frmula. En este campo se puede colocar la expresin \REFCON (\CODCONBAN si la frmula se esta haciendo con la fuente BANCOS), en lugar del cdigo contable especifico, esto le indica al programa que deber leer el cdigo colocado en la Referencia Contable correspondiente al momento de registrar cada movimiento en los auxiliares. Referencia: campo de 40 caracteres para colocar cualquier referencia que sirva para complementar la informacin del movimiento contable que se va a generar con la frmula. Concepto: campo de 40 caracteres para introducir la descripcin del movimiento contable que habr de generar la frmula, y que ser colocado automticamente en el campo concepto de la Ventana Asientos Pendientes. Condicin: campo de 64 caracteres para introducir la condicin que determina el calculo de la frmula. Al entrar a este campo presione la tecla [F10] para seleccionar los filtros o campos del archivo. Al presionar [F10] aparece el recuadro CAMPOS el cual muestra inicialmente las posibles condiciones y luego los dems campos del archivo. Seleccione una condicin o campo presionando la tecla [Enter]. En este recuadro al presionar una letra el cursor se ubicar en el prximo registro cuyo texto se inicia por dicha letra. Ej.: Presione "T" para avanzar al prximo "TOTAL". Despus de seleccionar la condicin o campo, este se copiar en el campo condicin para ser introducido, modificado o completado con otra seleccin. Ej.: Al seleccionar "Si la factura es al contado" se copia en el campo Si : CONDPAG=1 para seleccionar solo las facturas cuyo campo CONDPAG contenga el valor 1, es decir, las facturas cuya condicin de pago sea de contado.

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Se pueden unir dos o mas condiciones con los usuarioes .AND. (conjuncin "y") y .OR. (disyuncin "o"). Utilice parntesis cuando lo requiera al agrupar varias condiciones. Ej.: ORIGEN=[FAC] .AND. FORMAPAG=[EF] , para seleccionar todos los documentos cuyo origen sea facturacin y forma de pago en efectivo. Tambin se pueden utilizar otras funciones y usuarioes del lenguaje Clipper, sin embargo, es necesario conocer dicho lenguaje para ello. Frmula: campo de 64 caracteres para introducir el campo a totalizar de acuerdo a la condicin dada previamente. Ej.: VALOR, para totalizar todos los valores de las facturas. Se pueden realizar operaciones con el campo, ej.: VALOR*0.80 (80% del valor). Ejemplo: Se quieren definir las frmulas de integracin que conformar el asiento para integrar la facturacin de contado a la contabilidad. * Frmula de integracin para sumar el total neto de las facturas a contado: cdigo:001 Mdulo:Ventas cdigo Contable: (El de la cuenta de ingresos al contado) Referencia: Contado Concepto:Ingresos al contado Condicin: CONDPAG=1 Valor: TOT_NET * Frmula de integracin para sumar los descuentos en facturas a contado: cdigo: 002 Mdulo: Ventas cdigo Contable: (El de la cuenta de descuentos en ventas al contado) Referencia: Descuento Concepto: Descuentos Condicin: CONDPAG=1 Valor: DESCUENTO * Frmula de integracin para sumar el total de efectivo ingresado en la Caja cdigo:003 Mdulo:CAJA cdigo Contable: (El de la cuenta de Caja) Referencia: Efectivo Concepto: Efectivo en caja de las ventas al contado Condicin: ORIGEN=[FAC] Frmula: VALOR Observe que las sumas definidas en el archivo fuente de Facturacin deben cuadrar con la suma de facturas en el archivo de Caja. De esta forma al definir el asiento contable utilizando las respectivas cuentas contables y signos para cada frmula, se podr generar un asiento cuyo saldo sea cero. Esto permite chequear que los movimientos de Facturacin y Caja estn correctos. Al entrar a Frmulas de Integracin, si se han registrado frmulas, la Ventana de edicin mostrara la primera frmula. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas. Para buscar una frmula en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para modificar una frmula de integracin, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir) para modificar la informacin de los campos. Utilice la funcin de edicin Rev(isar), para observar cada registro como una lnea con los campos formando columnas. De esta manera podr visualizar las frmulas en conjunto y no como fichas.

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Si el archivo de frmulas esta vaco, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Durante este proceso el programa sugiere el prximo cdigo. Al terminar de introducir la informacin de los campos del registro, el programa pedir confirmar su entrada. Sugerencia: escriba el conjunto de frmulas que forman un asiento en concreto y pase inmediatamente a definir ese asiento y as sucesivamente. Escoger Ejercicio Esta opcin permite entrar a un ejercicio previamente cerrado el cual contiene los movimientos contables y bancarios del perodo correspondiente. Cada vez que se realiza el cierre de un ejercicio contable de la empresa que se encuentra activa, se crea un subdirectorio en el cual se transfieren los movimientos contables y bancarios de dicho perodo. Es posible mantener hasta 5 ejercicios cerrados y en lnea pero ello queda a juicio del administrador del programa ya que suelen ocupar una importante cantidad de espacio en el Archivo duro). Al seleccionar Escoger Ejercicio, si existen ejercicios ya cerrados y mantenidos dentro del programa, aparece un recuadro con la identificacin de los ejercicios que se encuentran en Archivo. Luego de seleccionar el ejercicio, la fecha del programa ser cambiada a la fecha final del ejercicio seleccionado. Al estar dentro de un ejercicio anterior, podr seleccionar Contabilidad para trabajar con los movimientos contables, o Bancos trabajar con los movimientos bancarios. Nota: Las aplicaciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son de informacin continua. Al entrar a ellas en el ejercicio actual o alguno de los cerrados, la informacin de los movimientos se mantiene constante ya que son los mismos archivos. La informacin de cobranzas o pagos no se transfiere a los subdirectorios de cierre de perodos. Solo se realizan cierres de Contabilidad y Bancos. Claves Esta opcin permite definir las claves de entrada y opciones de trabajo de los diferentes usuarios del programa. Si se desea restringir la entrada y uso del programa, la persona autorizada o gerente del programa deber introducir su clave de acceso como usuario principal y luego la clave de cada uno de los usuarios. Al seleccionar Claves, aparecer el recuadro CLAVES para incluir primero los datos del supervisor del sistema y luego los dems usuarios. El recuadro contiene los siguientes campos: Clave: campo que acepta 5 caracteres alfanumricos para definir la clave de entrada o acceso al programa. Se pueden introducir caracteres en blanco pero stos deben ser considerados cuando el programa pida la entrada de la clave. La clave debe ser nica para cada usuario. Usuario: campo de 30 caracteres para introducir el nombre del usuario. ID: campo de 2 caracteres para introducir la identificacin del usuario. El programa asigna la identificacin "OP" para el supervisor. El ID debe ser nico para cada usuario y es de entrada obligatoria. Tiene como finalidad identificar al usuario dentro del ambiente de redes del programa. Sugerencia: Cada registro introducido por un usuario ser identificado en la base de datos con su ID, de manera que es posible realizar una auditora de las bases de datos utilizando una definicin en el generador de reportes. Grupo: campo de 3 caracteres alfanumricos para identificar el mapa de opciones que cada usuario puede seleccionar. Al definir la clave del usuario principal, el programa dejara vaco este campo para indicar que tiene acceso total. Al definir la clave de los restantes usuarioes, introduzca el nombre del mapa o djelo vaco (acceso total). Se puede introducir el nombre de un mismo mapa a diferentes usuarios. Despus de introducir el nombre del mapa, si este existe el programa preguntar si lo desea duplicar. Si responde "Si", lo duplicar. Si el grupo no existe, permite el movimiento del cursor dentro del men del programa para seleccionar las opciones con las cuales puede trabajar el usuario. La tecla Borrar o Delete desactiva o reactiva una opcin. Presione esta tecla sobre cada opcin que desea desactivar para el usuario. Las opciones desactivadas son sealadas durante este proceso con una pequea flecha a su lado izquierdo. Presione la tecla Borrar o Delete sobre una opcin desactivada para reactivarla. Al terminar de definir el grupo, presione [Esc] . El programa pedir confirmacin. Sugerencia: Para verificar la clave, el mapa de seguridad y la ruta de entrada definida para un usuario, entre de nuevo al programa. En la pantalla de presentacin, el programa pedir la clave de acceso. Escriba los 5 caracteres de la palabra clave y presione [Enter] . La clave escrita no ser visualizada en pantalla para evitar ser leda por otra persona. Si se introduce una clave incorrecta, el programa indicar en el recuadro de interaccin que la clave es invalida y no permitir la entrada al programa. Despus de introducir la clave correcta entrar al programa; las opciones desactivadas aparecern en un tono opaco (apagadas) y no permitirn que el cursor se detenga en ellas, por lo que no podrn ser utilizadas por un usuario con esa clave.

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FORMULAS

FINANCIERAS

Esta gestin permite realizar el anlisis financiero de la empresa en funcin de las frmulas o ndices que introduzca el usuario. Definicin de Frmulas Esta subopcin permite definir las frmulas que se aplicarn para el clculo de ndices financieros. Al seleccionar esta opcin, aparece la Ventana de edicin titulada FORMULAS con formato de ficha con tres recuadros. La parte superior permite introducir el cdigo que identifica la frmula (campo de tres caracteres alfanumricos) y la descripcin de la frmula. Ej/: cdigo: 001 y Descripcin: ACIDO. Luego de introducir el cdigo y la descripcin de la frmula, el cursor se ubica en el recuadro central para introducir el cdigo contable de cada variable a utilizar. Se puede disponer de siete (7) variables designadas con A,B hasta G. Si se esta incluyendo una nueva frmula, al entrar al recuadro central, aparece automticamente la Ventana CUENTAS DE CONTABILIDAD para realizar la seleccin mltiple de las variables. Despus de seleccionar las cuentas presione [Esc] para salir. Aparecer el cdigo y nombre de cada cuenta seleccionada dentro de los campos de las variables y el cursor avanzar al recuadro inferior para introducir la frmula. Si se esta modificando una frmula ubique el cursor en la variable y escriba el cdigo o presione [F8] para seleccionarlo del listado de cuentas. Al introducir el cdigo, si este es correcto, aparece el nombre a su lado. Si el cdigo esta incompleto o no existe en el Plan de Cuentas, aparece la Ventana CUENTAS DE CONTABILIDAD para buscar y seleccionar el cdigo. Al terminar con la entrada de variables, presione [PgDn/Av Pag] o [Enter] varias veces hasta ubicar el cursor en el campo Frmula para introducir la frmula. La frmula se define utilizando: 1.- Las variables mostradas en el recuadro central que tengan asignada un cdigo contable 2.- Otra frmula definida previamente. Para esto se debe escribir la letra "F" seguida del cdigo de la frmula. 3.- Los usuarioes aritmticos: + para suma, - para resta, * para multiplicacin, / para divisin y ^ para exponenciacin. 4.- Las funciones definidas por Clipper. Estas consisten en un nombre seguido de parntesis dentro de los cuales se incluye un parmetro que puede ser el resultado de varias operaciones. Ej.: funcin entera INT(V1/V2), divisin entera DIV(V3,V4), etc. 5.- Parntesis ( ) para agrupar los trminos. Ej.: (V1*(V2^3)). Al salir con [Esc] , el sistema pedir confirmacin. Para ver todas las frmulas de una manera mas completa, utilice la funcin Rev(isar). Ejemplos de frmulas: cdigo: 001 Descripcin: PRUEBA DEL ACIDO A 1.1. ACTIVO CIRCULANTE B 2.1. PASIVO CIRCULANTE Frmula: V1/V2 cdigo: 004 Descripcin: Suma de las frmulas 002 y 003 Frmula: F002+F003 La frmula 004 es el resultado de la suma de las frmulas: 002 y 003.

Indices Financieros Esta opcin permite emitir un informe con los valores de las frmulas de ndices financieros definidas para la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo y nombre de cada frmula, y debajo de este las variables con el cdigo, nombre e valor de la cuenta contable asignada y finalmente la expresin matemtica y resultado de la frmula. El informe presenta las opciones: Ejecutar Reporte, Rango, Filtro, Seleccin, Dispositivo, Parmetros Impresora, Guardar y Borrar Configuracin. El orden viene dado por cdigo. El rango permite introducir el rango de cdigos de frmulas a calcular. Se introduce manualmente o a travs de la Ventana de edicin FORMULAS la cual se invoca con [F8] .

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El filtro permite introducir la fecha a la cual se desea calcular la frmula. El sistema asigna por omisin el ltimo da del mes actual. La seleccin permite escoger manualmente una o mas frmulas que se deseen calcular en el informe. La seleccin cancela el rango introducido. Para cancelar una seleccin presione [F10].

BANCOS La opcin Bancos manejan todo lo concerniente a los ingresos y egresos de dinero dentro del sistema, en estrecha relacin con las gestiones de Cobros y de Pagos. Se sigue el principio contable de que todo ingreso, excepto las transferencias directas, debe pasar por la caja y posteriormente ser depositado en el banco.

La opcin EDICION de la gestin Bancos comprende: Cuentas Bancarias La subopcin Bancos de la opcin Cuentas permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Bancarias de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada BANCOS, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Cdigo: campo de 5 caracteres para introducir el cdigo de la cuenta bancaria. El cdigo puede incluir caracteres numricos y alfabticos. El sistema sugiere la secuencia para el prximo cdigo a incluir. Nombre: campo de 30 caracteres para introducir el nombre del Banco en el cual se abri la cuenta bancaria que corresponde al cdigo introducido en el registro. No. Cuenta: campo de 15 caracteres alfanumricos para introducir el nmero de la cuenta bancaria. Al seleccionar esta opcin, si el archivo esta vaco, aparece la Ventana de edicin con la funcin Ins(ertar) automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros.Si existen registros, la Ventana de edicin permitir el uso de todas las funciones a excepcin de Ele(gir), la cual estar desactivada. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de flechas verticales. Para introducir una cuenta seleccione la funcin Ins(ertar) e introduzca el cdigo, nombre del banco y nmero de la cuenta. El sistema pedir confirmacin. Cada cuenta que incluya ser ordenada por cdigo en forma ascendente. Para modificar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede cambiar el cdigo de una cuenta que tenga movimientos. Para eliminar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Sup(rimir). Ninguna cuenta podr ser eliminada si contiene movimientos. Para localizar una cuenta, presione Inicio/Home para ir al principio del Plan de Cuentas Bancarias y luego utilice Bus(car) para buscarla mediante el cdigo o el nombre. El cursor se ubicar en el primer registro con informacin total o inicialmente idntica a la introducida para la bsqueda. Movimientos de Caja La subopcin Movimientos de Caja permite editar el archivo que contiene los movimientos de Caja. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automticamente por los auxiliares de Ventas y Cuentas por Cobrar o Compras y Cuentas por Pagar. En la Caja se generan automticamente los siguientes movimientos: DESDE FACTURACION: Todas las facturas canceladas de contado en efectivo, cheque o tarjeta. DESDE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR: Todas las cancelaciones, abonos realizadas en efectivo o cheque. DESDE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR: Todas las cancelaciones, abonos realizadas en efectivo. Estos movimientos son integrados a Caja con valor negativo. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada CAJA, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos:

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Fecha: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un movimiento, este campo presenta por omisin la fecha del sistema, la cual puede ser editada. Org: campo de 3 caracteres que muestra la identificacin de la fuente que origina el movimiento: "FAC" para facturacin, CXC para cuentas por cobrar y CXP para cuentas por pagar. Si el movimiento es incluido directamente desde Caja, muestra CAJ. Tp: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de documento origen: FC para factura, CA para cancelacin, NC para nota de crdito y AB para abono. Nmero: campo de 8 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el nmero del documento origen. Este nmero corresponde al nmero de la factura cancelada de contado desde Facturacin o al nmero del documento de la cancelacin, abono o nota de crdito proveniente de Cuentas por Cobrar o Pagar. Forma Pago: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir la forma de pago del movimiento mediante los identificadores: CH para cheque, EF para efectivo y TA para tarjeta. Nmero: campo de 16 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el nmero del documento de pago, nmero del cheque o tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vaco. Referencia Pago: campo de 16 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir la referencia del documento de pago, nombre del banco al cual pertenece el cheque emitido o el nombre de la tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vaco. Valor: campo numrico que muestra o permite introducir el monto del movimiento de Caja que corresponde al registro. Para introducir un movimiento directamente por Caja, seleccione la funcin Ins(ertar). Aparecer la fecha del sistema dentro del campo Fecha y el identificador CAJ dentro del campo Org. Este ltimo campo no puede ser editado. Introduzca la informacin en los campos restantes. Al finalizar, el sistema pedir confirmacin. Cada movimiento que incluya ser ordenado por fecha en forma ascendente. Para modificar un movimiento de Caja, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido generado por una aplicacin del sistema. Si desea realizar la modificacin deber ir a la opcin correspondiente de la gestin de origen. Al realizar la modificacin dentro de la gestin de origen, el registro en Caja ser reversado y actualizado con la nueva informacin. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelacin mltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interaccin lo advertir para que el usuario tome las precauciones necesarias. Se sugiere no modificar dichos registros por Caja. Si se modifica deber realizar los ajustes necesarios en la gestin de origen. Para eliminar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Sup(rimir). Ningn movimiento proveniente de otra gestin podr ser eliminado. Para localizar un movimiento, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para buscarlo mediante uno o mas campos del registro. El cursor se ubicara en el primer registro con informacin total o inicialmente idntica a la introducida para la bsqueda. Para realizar la integracin de Caja a Banco, es decir, registrar los depsitos de los movimientos de caja, deber seleccionar la opcin Movimientos Bancarios y ejecutar los pasos explicados en la siguiente seccin. Movimientos Bancarios La subopcin Bancos permite editar el archivo que contiene los movimientos de las Cuentas Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automticamente por los auxiliares de Ventas y Cuentas por cobrar o Compras y Cuentas por Pagar. En Bancos se integran automticamente los siguientes movimientos: DESDE FACTURACION: Todas las facturas canceladas de contado mediante depsito directo en cuenta. DESDE CAJA: Todos los depsitos realizados con los movimientos de caja. DESDE CUENTAS POR COBRAR: Todas las cancelaciones o abonos realizadas con depsito directo en cuenta. DESDE COMPRAS: Todas las compras canceladas de contado mediante cheque. DESDE CUENTAS POR PAGAR: Todas las cancelaciones o abonos realizadas con cheques. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada MOVIMIENTO BANCARIO, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Cdigo: campo de 5 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el cdigo asignado a la cuenta del banco que corresponde al movimiento a registrar.

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Fecha: campo tipo fecha para introducir la fecha del movimiento. Presenta por omisin la fecha del sistema la cual puede ser editada. Tp: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de movimiento mediante los identificadores: "DP" para depsito, "CH" para cheque, "ND" para nota de crdito, "NC" para nota de crdito y "AN" para anulacin. Si se introduce un tipo incorrecto, el recuadro de interaccin le indicara los tipos vlidos. Nmero: campo de 8 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el nmero del movimiento. Este nmero corresponde al nmero del depsito, cheque, etc. Concepto: campo de 34 caracteres que muestra o permite introducir el concepto del movimiento registrado. Si el movimiento es generado por un auxiliar, aparece en este campo "CANCELACION DOCUMENTO No. ......" con el nmero del documento fuente. Sin embargo, el usuario puede editar este concepto al momento de introducir el movimiento en el auxiliar. Si es una cancelacin mltiple, en lugar del nmero coloca la identificacin del movimiento mltiple. Valor: campo numrico que muestra o permite introducir o editar el monto del movimiento bancario. Para introducir un movimiento directamente por Banco, seleccione la funcin Ins(ertar). Al incluir un cdigo incorrecto o dejar el campo vaco, aparece la Ventana BANCOS con las funciones de edicin activadas. Despus deseleccionar una cuenta bancaria, esta se registra en el campo cdigo. En el campo fecha aparecer la fecha del sistema. Introduzca la informacin en los campos restantes. Al finalizar, el sistema pedir confirmacin. Cada movimiento que incluya ser ordenado por fecha en forma ascendente. Para modificar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada. No se puede modificar un registro que haya sido generado automticamente por otra gestin del sistema. Si desea realizar la modificacin deber ir a la opcin correspondiente de la gestin fuente. Al realizar la modificacin dentro de la gestin fuente, el registro en Movimientos Bancarios ser reversado y actualizado con la nueva informacin. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelacin mltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interaccin lo advertir para que el usuario tome las precauciones necesarias. Recomendamos no modificar dichos registros por Movimiento Bancario. Si se modifica se deber realizar los ajustes necesarios en la gestin de origen. Para eliminar un movimiento, ubique el cursor en el registro y seleccione Sup(rimir). Ningn movimiento podr ser eliminado si proviene de otra gestin. Para localizar un movimiento, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para buscarlo mediante uno o mas campos del registro. El cursor se ubicara en el primer registro con informacin total o inicialmente idntica a la introducida para la bsqueda. Integracin de Caja a Banco: Para realizar los depsitos correspondientes a los movimientos que se encuentran en la Caja realice los siguientes pasos: 1.- Presione la tecla de funcin [F9] para pasar a Caja 2.- Teniendo el comprobante de depsito en al mano, seleccione con la funcin Ele(gir) aquellos movimientos de caja que correspondan a ese depsito. Todos los movimientos ya depositados permanecern en la Caja para referencias posteriores, pero se mostraran resaltados y estarn inactivos a efectos de su seleccin. Si escoge uno de estos movimientos el recuadro de interaccin indicar que ya fue depositado. 3.- Despus de seleccionar todos los movimientos presione [Esc] para regresar a Banco. 4.- En Banco se crear un nuevo registro, que contiene en el campo Fecha la fecha del sistema, en el campo Tp el identificador "DP" de depsito, en el campo Concepto el texto "DEPOSITO DE CAJA" y la cantidad de documentos que lo conforman y en el campo Valor, la suma de los valores de los movimientos seleccionados de Caja. Los dems campos estarn vacos para que el usuario introduzca la informacin necesaria. Al presionar [Enter] y dejar el campo cdigo vaco, se podr seleccionar el cdigo de la cuenta bancaria de la Ventana de Bancos. 5.- Despus de introducir o editar toda la informacin del registro, el sistema pedir confirmacin. Al confirmar, el movimiento ser grabado y se actualizara el saldo de la o cuentas bancarias correspondientes. Si se cancela la grabacin del registro, los movimientos de Caja que lo conforman tambin sern cancelados. Esto se podr verificar pasando a Caja con [F9] y observando que los movimientos no estn resaltados, es decir no han sido depositados. Si se confirm la grabacin del movimiento bancario, al ir a Caja observara lo contrario: los movimientos estarn resaltados. Si se elimina un movimiento bancario que corresponde a un depsito de caja, los movimientos de caja que lo conforman sern activados de nuevo para su seleccin, es decir, no aparecern resaltados en Caja. La opcin REPORTES de la gestin Caja y Bancos comprende: Cdigos de Bancos Esta subopcin permite emitir el Plan de Cuentas Bancarias de la empresa actual. El informe imprime el cdigo y nombre del banco y el nmero de la cuenta bancaria.

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El informe imprime el cdigo de la cuenta y el tipo, nmero, fecha, concepto e valor del movimiento. Al finalizar el informe imprime el total de los movimientos listados. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Seleccin, ya que no es posible la seleccin manual de movimientos. El orden por omisin es por Fecha y cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las siguientes opciones: Fecha y cdigo, cdigo y Fecha, cdigo y Nmero, Nmero Documento y Fecha para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por Fecha y cdigo o Fecha, los rangos por omisin son desde el primero a fin del mes actual. Al seleccionar cualquiera de los restantes ordenamientos, el sistema muestra los rangos vacos. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas bancarias y escoger el rango de cdigos o invocar a la Ventana de DOCUMENTOS y escoger el rango de documentos. El filtro permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos tipo, nmero de documento, concepto e valor. Ej.: Se quieren listar todos los movimientos tipo depsito: DP, cuyo concepto sea "CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS", es decir, todos aquellos provenientes de cancelacin mltiple y cuyo valor sea mayor de 100000.00. Tipo: DP Documentos >= Documentos <= Concepto: CANCELACION DOCUMENTO No. VARIOS Valor >= 100000.00 Valor <= Estado de cuenta Esta opcin permite emitir un informe con el Estado de Cuenta de los bancos seleccionados de la empresa actual. El informe imprime como ttulo principal, el cdigo y nombre del banco y el nmero de la cuenta; y como cuerpo del informe: la fecha, tipo, nmero, concepto, e valor de los movimientos que corresponden a dicha cuenta y el saldo por cada movimiento. El informe emite el saldo inicial y final por cada cuenta bancaria. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: cdigo del Banco y como suborden, Fechas. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo del Banco y Nombre del Banco. Luego de seleccionar el orden aparecer otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones: Por Fechas y Por No. de Documento. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El sistema muestra los rangos vacos. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas bancarias y escoger el rango de cdigos o nombres de las cuentas bancarias registradas. El filtro permite seleccionar los movimientos bancarios de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos fecha, nmero de documento, tipo, concepto e valor. Ademas permite indicar si se desean emitir las cuentas con movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Ej.: Se quieren listar todos los movimientos realizados en todas las cuentas bancarias desde el 15/11/95 al 30/11/97 cuyo tipo sea cheque: "CH" y cuyo concepto sea "NOMINA". Cada cuenta ser listada separadamente y no se imprimirn cuentas sin movimientos. Fechas >= 15/11/97 Fechas <= 30/11/97 Documentos >= Documentos <= ( Cuentas sin movimiento? N ( Salto de pgina por cta? S Tipo: CH Concepto: NOMINA Valor >= Valor <= La seleccin permite escoger manualmente las cuentas bancarias del listado. Cancela el rango definido. Disponibilidad Esta opcin permite emitir un informe con los saldos disponibles de las cuentas bancarias de la empresa actual. El informe muestra el cdigo, nombre y nmero de la cuenta bancaria y el saldo disponible a la fecha indicada. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de las cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas y escoger las cuentas bancarias. El filtro permite introducir la fecha tope a la cual se desea conocer la disponibilidad de las cuentas. La fecha por omisin es el fin de mes de la fecha del sistema. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas bancarias del listado. Cancela el rango definido.

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Conciliacin

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Esta opcin permite emitir un informe con la conciliacin de las cuentas bancarias de la empresa actual, despus de haber ejecutado la subopcin Conciliacin de la opcin Procesos. El informe imprime como ttulo: el cdigo y nombre del banco, el nmero de la cuenta, el saldo actual y el mes de conciliacin. Luego imprime como cuerpo del informe: la fecha, tipo, nmero e valor de los movimientos NO CONCILIADOS de meses anteriores y del mes actual. Al final totaliza el valor de los movimientos no conciliados e indica cual debe ser el SALDO en el Estado de Cuenta. A continuacin se muestra la impresin del informe de conciliacin de una cuenta bancaria: Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Orden ya que viene ordenado por cdigo. El rango permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas bancarias y escoger el rango. El filtro permite introducir el mes de conciliacin. Presenta por omisin el mes de la fecha del sistema. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas bancarias del listado; esto cancela el rango definido. Saldos por mes Esta opcin permite emitir el saldo por mes de las cuentas bancarias de la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo y nombre del banco y el nmero de la cuenta. Luego imprime el rango de meses seleccionados con el correspondiente valor para el debe, haber y saldo, los cuales son totalizados. Este informe presenta en forma activa todas las opciones, a excepcin de Orden ya que el orden viene dado por cdigo. El rango permite introducir el rango de cuentas a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de cuentas bancarias y escoger el rango. El filtro permite introducir el rango de meses a emitir. El rango por omisin es desde el mes de la fecha de apertura del ejercicio econmico al mes actual. La seleccin permite escoger manualmente las cuentas bancarias del listado; cancela el rango definido. Caja Esta opcin permite emitir un informe de los movimientos registrados en la Caja de la empresa actual. El informe imprime la fecha, origen, tipo, nmero del documento origen, nmero de documento de pago, referencia de pago e valor de los movimientos. Al finalizar el informe imprime el total de los movimientos listados. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: Fecha y Banco para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por Fecha, los rangos por omisin son desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por Banco muestra los campos vacos. El filtro permite seleccionar los movimientos de Caja de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos origen, tipo, nmero de documento origen, forma de pago, nmero de documento de pago, referencia de pago, valor, nmero de depsito y banco. Ademas permite seleccionar si se emiten todos los movimientos o aquellos que hayan sido o no depositados. Por omisin lista todos los movimientos (campo vaco). Ej.: Se quieren listar todos los movimientos originados por facturacin a contado cuya forma de pago es efectivo y que se hayan depositado: Origen: FC Tipo: EF No. Doc. Origen: Forma de Pago: No. Doc. de Pago: Ref. de Pago: Valor >= Valor <= No. Depsito: Banco: Depositados o no (D/N)? D Depsitos Esta opcin permite emitir un informe de los depsitos realizados de Caja a Banco. El informe imprime como ttulo la informacin de cada depsito: nmero, fecha, cdigo y nombre del banco; y debajo de este, la informacin de los movimientos de Caja que lo conforman: fecha, origen, nmero del documento origen, forma de pago, nmero y referencia

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del documento de pago e valor. Cada depsito es totalizado y al finalizar el informe imprime el valor total de los depsitos listados. Este informe presenta en forma activa las opciones: Emitir, Rango, Filtro, Dispositivo, Impresin, Guardar y Omitir. No es posible la seleccin manual de depsitos y el orden viene dado por Fecha. El rango permite introducir el rango de fechas. El rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. El filtro permite seleccionar los depsitos por su nmero o por cdigo del banco. Ej.: Se quieren listar todos los depsitos realizados en la cuenta bancaria cuyo cdigo es B0001: No. Depsito: Banco: B0001 Ms REPORTES Esta opcin permite seleccionar y emitir uno de los REPORTES definidos previamente a travs de la gestin Definicin de REPORTES. Estos REPORTES son en general definidos por el usuario, pero el programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos. Los REPORTES ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o adaptaciones con mayor frecuencia. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con los REPORTES definidos. Despus de hacer la seleccin aparecen las Ventanas de emisin de REPORTES para elegir las diferentes sub-opciones que se hayan establecido al definirse el informe. La opcin PROCESOS de la gestin Caja y Bancos comprende: Conciliacin Esta opcin permite realizar la conciliacin mensual de los movimientos bancarios de cada cuenta con respecto al Estado de Cuenta emitido por el banco. El proceso de conciliacin crea un archivo adicional donde se Irn actualizando los movimientos no conciliados o en transito de meses anteriores. Para ejecutar el proceso de conciliacin realice los siguientes pasos: 1.- Seleccione la opcin Conciliacin, y al aparecer el recuadro CONCILIACION con los campos cdigo del Banco Mes introduzca el cdigo de la cuenta bancaria y el mes a conciliar. y

Si presiona [Enter] con el campo del cdigo del banco vaco, aparecer la Ventana BANCOS para seleccionar la cuenta. El sistema muestra por omisin el mes actual. 2.- Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interaccin pregunta: ?Desea ejecutar el proceso de conciliacin?. Responda "No" si desea mantener la ltima conciliacin. El sistema regresara al men principal. Responda "Si" para modificar la conciliacin anterior. 3.- Aparecer la Ventana de edicin titulada con el nombre del banco, la palabra CONCILIACION y el mes de conciliacin. En ella se muestran los registros con la fecha, tipo, nmero e valor de cada movimiento bancario registrado en dicho mes y los pendientes de meses anteriores. Cada registro muestra ademas, el campo Concilia en el cual se indicara si la transaccin fue realizada por el banco. Inicialmente este campo estar vaco. 4.- Para indicar que una transaccin fue registrada por el banco, presione la tecla [Enter] estando en el registro correspondiente. El campo Concilia mostrara la palabra "Si". Para eliminar el "Si" presione de nuevo la tecla [Enter] sobre el mismo registro. 5.- Para finalizar la conciliacin, presione [Esc] . Los movimientos que no aparecen como registrados en el banco sern grabados en el archivo de movimientos pendientes. Si no es la primera vez que se realiza este proceso, el recuadro de interaccin preguntara: ?Desea ejecutar el archivo de movimientos?. Responda "Si" para actualizar los movimientos. Si responde "No" se cancela la conciliacin. 6.- Para imprimir la conciliacin, seleccione Conciliacin dentro de REPORTES. Mantenimiento Esta opcin permite realizar operaciones para la recuperacin de los datos de Caja, Bancos e Indices Financieros. Al seleccionar esta opcin se presenta un recuadro con las opciones: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar. La opcin Compactar y reindexar archivos se utiliza cuando la ejecucin de algn proceso es interrumpida anormalmente (por falla elctrica o cada de tensin, por ejemplo), o cuando por cualquier motivo se observa algn desorden o anomala en los datos. Generalmente estas anomalas se relacionan con dao en los archivos ndices. Mediante esta opcin se reconstruyen los mencionados archivos.

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Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Sup(rimir) de la Ventana de edicin). Esto permite recuperar espacio en el Archivo y reorganizar los registros. Sugerencia: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La subopcin Reprocesar se utiliza al observarse alguna anomala no solo en el orden de los datos sino tambin en los saldos de las cuentas. El proceso se efecta desde el primer al ltimo movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecucin. La opcin Otros en Caja y Bancos comprende: Cambio de Fecha Abreviaturas Cambio de Usuario Cambio de Ejercicio Catlogos Todas estas opciones son semejantes a sus homnimas de la opcin Otros de la gestin Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la seccin correspondiente de este manual, por lo que no se repetir su descripcin aqu.

VENTAS Y CARTERA Esta gestin maneja las operaciones de ventas, cobros y cuentas por cobrar. La opcin EDICION de la gestin Ventas y Cartera comprende: Cdigos Varios La subopcin Cdigos Varios permite introducir o editar algumas definiciones como: Vendedores La subopcin Vendedores permite codificar vendedores de la empresa actual y asignarles su correspondiente porcentaje de comisin. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada VENDEDORES, con los siguientes campos: Cdigo: campo de 5 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del vendedor. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del vendedor o comprador. %: 4 campos numricos de 2 enteros y 2 decimales, para introducir el o los porcentaje(s) de comisin asignado(s) al vendedor o cobrador. Estos porcentajes pueden ser empleados luego como elementos de calculo en las frmulas de contabilizacin y en los REPORTES generados. Si el archivo esta vaco, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Al terminar de introducir la informacin de los campos del registro, el programa pedir confirmar su entrada. Tipos de Crdito Al seleccionar esta opcin se despliega la Ventana TIPOS DE CREDITO, que permite incluir diversas formas de pago aplazado, asociables por omisin a cada cliente desde la ficha de clientes. Cdigo: campo de 2 caracteres para asignar un cdigo a la forma de pago que se va a definir. Documento: campo de 2 caracteres que acepta nicamente las siglas FC (Factura) y GR (Giros, Letras) para especificar sobre que tipo de documento habr de efectuarse el pago. Perodo: campo numrico de 3 enteros para indicar el nmero de das que tiene el cliente para cancelar la factura o el nmero de das para el vencimiento de cada giro o letra. Nmero de Giros: campo numrico de 2 enteros para indicar la cantidad de giros o letras entre los cuales se dividir el pago correspondiente. El cursor solo se detendr en este campo si se ha escogido GR como tipo de documento. Intereses: campo numrico de 2 enteros y 2 decimales para colocar el porcentaje de inters aplicable a los giros o letras. Al igual que en el caso anterior, el cursor solo se detendr en este campo si se ha escogido GR como tipo de documento.

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Lmite: campo numrico de 8 enteros para establecer el lmite de crdito permitido mediante la forma de pago que se define. Al terminar de llenar los datos de la Ventana FORMAS DE PAGO el sistema colocara en forma automtica la informacin pertinente en la Ventana TIPOS DE CREDITO.

Servicios Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana SERVICIOS, la cual permite introducir o editar los datos de los tipos de servicios, mercancas o productos que sern facturados por la empresa y que no son registrados en el inventario. Esta Ventana es del tipo fichay presenta los siguientes campos: Cdigo: campo de 5 caracteres que permite introducir el cdigo del servicio o producto. Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripcin del servicio o producto. I.V.A.: campo de 1 carcter para colocar la tarifa del I.V.A. aplicable al servicio o producto. Precio: campo numrico de 8 enteros y 2 decimales para colocar el precio del servicio o producto. Zonas Al seleccionar esta opcin se despliega la Ventana ZONAS, que permite incluir las diversas zonas en las que el usuario desea clasificar la distribucin de sus productos o servicios. Esta Ventana presenta los campos: zona: campo de 8 caracteres para introducir el cdigo que se desea asignar a la zona. Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripcin de la zona. Transportistas Al seleccionar esta opcin se despliega la Ventana TRANSPORTISTA, que permite incluir los servicios externos o internos de trasporte que la empresa emplea para el envo de la mercanca a sus clientes. Esta Ventana posee los campos: Cd: campo de 2 caracteres para introducir el cdigo que se desea asignar al programa de transporte. Nombre: campo de 35 caracteres para colocar la descripcin de la empresa o programa de transporte. Tarjeta de Crdito Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana TARJETAS que permite clasificar las tarjetas de crdito con las cuales se trabajara en la empresa actual y asignar el porcentaje correspondiente. Esta Ventana es del tipo tabla y posee los siguientes campos: Cdigo: campo de 3 caracteres para introducir el cdigo que se desea asignar a la tarjeta. Descripcin: campo de 35 caracteres que permite introducir el nombre de la tarjeta. %: 2 campos de 2 enteros y 2 decimales para colocar los porcentajes correspondientes. Grupos de Clientes La subopcin Grupos de Clientes permite introducir o editar grupos a los cuales se asignaran los diferentes clientes de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada GRUPOS DE CLIENTES, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Grupo: campo de 5 caracteres alfanumricos para introducir la identificacin del grupo. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del grupo previamente registrado. Al seleccionar esta opcin, si el archivo esta vaco, aparece la Ventana de edicin con la funcin Ins(ertar) automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Si ya existen grupos, la Ventana de edicin permitir el uso de todas las funciones a excepcin de Ele(gir), que estar desactivada. Para introducir un grupo seleccione la funcin Ins(ertar) e introduzca la identificacin y nombre del grupo. El programa pedir confirmacin. Cada grupo que incluya ser ordenado por la identificacin en forma ascendente. Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada.

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Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Sup(rimir). Si un cliente esta asociado a un grupo, este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo aparecer ***No registrado***. Para localizar un grupo, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para buscarlo mediante la identificacin o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro con informacin total o inicialmente idntica a la introducida para la bsqueda. Clientes La subopcin Clientes permite introducir o editar los datos de los clientes de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana de edicin titulada CLIENTES, tipo ficha con los siguientes campos: Cdigo: campo de 8 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del cliente. No admite un mismo cdigo mas de una vez. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del cliente. Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el cdigo del grupo al cual se quiere asignar el cliente. Al introducir un cdigo de grupo previamente registrado en la opcin Grupos de Clientes, el sistema mostrara automticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un grupo no registrado o se deja el campo vaco, aparece la Ventana GRUPOS DE CLIENTES para introducir un nuevo grupo o buscar y seleccionar uno ya registrado. R.U.C./Cdula: campo de 15 caracteres alfanumricos para introducir el Registro de Identificacin Fiscal en caso de estar registrando a una persona jurdica o el nmero de identidad en caso de que el cliente sea una persona natural. Direccin: 4 campos de 25 caracteres cada uno, para introducir la direccin del cliente. Tel/Fax: 2 campos de 15 caracteres cada uno, para introducir los telfonos del cliente. Tipo/Cred: Se debe seleccionar una de las opciones creadas en la opcion Cdigos Varios, este campo indica la forma de pago asignada al cliente. Cupo: campo numrico de 7 posiciones que permite asignar el valor mximo en moneda que se le dar al cliente como crdito. Si durante la facturacin, el sistema detecta que se esta rebasando este lmite, emitir una advertencia al usuario, quedando en manos de este la decisin de continuar o suspender la facturacin. Esta advertencia toma en cuenta tanto el valor de la factura en cuestin como el saldo deudor del cliente a la fecha. Descuento: campo numrico de 4 posiciones, 2 enteros y 2 decimales, que aparecer en la factura como descuento global o financiero. El descuento puede ser cambiado para cada factura al momento de la facturacin. Vendedor: campo de 5 caracteres para introducir el cdigo del vendedor que habr de encargarse de los pedidos de ese cliente. Si se deja el campo en blanco aparecer una Ventana para seleccionar o introducir el cdigo correspondiente. C. Contable: campo de 20 caracteres para introducir un cdigo contable que puede ser usado por la contabilidad (ver opcin Definir Asientos del men Varios de la gestin Contabilidad) para reflejar contablemente los movimientos del cliente. Zona: campo de 8 caracteres para introducir el cdigo de la zona en la cual esta ubicado el cliente o su lugar de recepcin de mercanca. El campo puede ser dejado en blanco. Si se escribe un cdigo no registrado previamente, aparecer una Ventana para seleccionar o introducir el cdigo correspondiente. Contacto: campo de 20 caracteres para introducir el nombre de la persona a contactar en caso de que el cliente sea una persona jurdica. C. Contable: campo de 20 caracteres para introducir un cdigo contable que puede ser usado por la contabilidad (ver opcin Definir Asientos del men Varios de la gestin Contabilidad) para reflejar contablemente los movimientos del cliente. Comentarios: campo de 52 caracteres para introducir cualquier comentario relativo al cliente, como el da en que realiza los pagos por ejemplo. Saldo actual: muestra el saldo de la deuda con el proveedor a la fecha. No puede ser modificado por el operario. Si al entrar a Clientes ya se han registrado clientes, la Ventana de edicin mostrara el primero de ellos en orden alfanumrico. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas de clientes. Para buscar un cliente en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para modificar los datos de un cliente, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir) para modificar la informacin de los campos. Utilice la funcin de edicin Rev(isar), para observar cada registro de cliente como una lnea con los campos formando columnas. De esta manera podr visualizar los clientes en conjunto y no como fichas.

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Si el archivo de clientes esta vaco, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Durante este proceso el programa sugiere el prximo cdigo de cliente en forma secuencial y tomando como referencia el ltimo cdigo introducido. Igualmente sugiere como grupo el ltimo introducido. Al terminar de introducir la informacin de los campos del registro, el sistema pedir confirmar su entrada. Factura Normal, Factura Rpida, Egresos de Bodega, Pedidos Estos dos primeros tipos de movimientos de la gestin Ventas estn muy relacionados y son muy parecidos entre s, por lo que pueden ser estudiados simultneamente. Las excepciones o particularidades de cada tipo de movimiento sern indicadas en cada caso. El programa maneja las Devoluciones como una Factura con cantidades negativas. El reflejo de una Devolucin en Cuentas por Cobrar, Caja, Bancos o Bodega ser exactamente el negativo del reflejo de una Factura Normal. En Bodega, el tipo de movimiento que refleja una Devolucin se identificara por las letras DV en el campo Tipo. En adelante no se especificaran mas diferencias entre una Factura Normal y/o Factura Rpida y una Devolucin. Los Pedidos presentan Ventanas del tipo combinado. La primera seccin o ENCABEZADO es del tipo ficha, la segunda constituye el CUERPO y la tercera seccin o PIE es un rea informativa. REVISAR, MODIFICAR O DUPLICAR MOVIMIENTOS PREVIAMENTE REGISTRADOS Si al entrar a la Ventana de Factura Normal , Factura Rpida Pedidos ya se haban registrado movimientos, la Ventana mostrara el ltimo de ellos (segn el caso). Si desea revisar, modificar o duplicar un movimiento previamente registrado, utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre los movimientos. Con la tecla [Inicio/Home] se va a la primera y con [Fin/End] a la ltima. Para buscar un movimiento en particular utilice la funcin Bus(car), introduciendo el nmero y/o fecha de emisin. Si desea realizar la bsqueda desde el princi pio, presione la tecla [Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). La funcin Rev(isar) permite ver todas los facturas en forma de tabla. Una vez que el movimiento buscado esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir) y el programa se situara en el primer campo del ENCABEZADO. Si desea pasar a modificar la informacin del CUERPO, presione la tecla [AvPag/Pgdn]. Al terminar la modificacin, presione [Esc] . Al concluir las modificaciones el programa reversara los movimientos previamente generados en los auxiliares de Caja, Banco, Cuentas por Cobrar e Bodega para luego grabar los nuevos movimientos. En la lnea inferior de la pantalla se ofrece la opcin Duplicar mediante la tecla de funcin [F8]. Esta opcin permite duplicar una Factura (segn el caso) previamente registrado. Para hacerlo, ubique el movimiento que desea duplicar mediante el comando Bus(car); teniendo el movimiento en la pantalla presione [F8] y se generara una copia del mismo, con el nmero correlativo siguiente al del ltimo movimiento de ese tipo registrado. El usuario podr hacer los cambios que estime pertinentes sobre el duplicado. Una de los usos de esta opcin es la de hacer movimientos de devolucin. Se duplica el movimiento que contiene renglones sobre los que se desea efectuar devoluciones y se cambian sus respectivas cantidades por cantidades negativas. INCLUIR UN NUEVO MOVIMIENTO Si al entrar en la Ventana de Factura Normal Factura Rpida, Pedidos no se haban registrado previamente movimientos, la funcin Ins(ertar) queda automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin del movimiento. Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo un movimiento, el programa preguntara si desea cancelar la operacin. Responda "Si" para salir o "No" para continuar con el mismo movimiento. En caso de existir movimientos previamente registrados, la Ventana mostrara inicialmente el ltimo de ellos. Si desea incluir uno nuevo, hgalo mediante el comando Ins(ertar). El cursor se situara en el primer campo del ENCABEZADO.

ENCABEZADO En el Encabezado de Factura Normal Factura Rpida, Pedidos se presentan los siguientes campos (con las excepciones indicadas en cada caso). Nmero: campo de 8 caracteres que permite colocar el nmero del Pedido, Nota de Entrega o Factura, segn el caso. El programa sugiere una numeracin secuencial con respecto al ltimo nmero utilizado. Esta numeracin puede ser modificada y puede contener letras y nmeros. Fecha: campo tipo fecha que asume por omisin la fecha del da o la que se haya colocado en la opcin cambio de fecha. El programa permite modificarla para colocar cualquier otra fecha. Bodega: Solo para Notas de Entrega o Facturas. Campo de 2 caracteres para colocar el cdigo la Bodega desde el cual se despachara la mercanca. El programa solo dejara usar este campo si en el momento de crear la empresa se seleccion la opcin multialmacn.

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Lista: Campo de un caracter que contiene la lista de precios con la que se factura el item Suc/Dol: Campo de un caracter que indica la moneda con la que se realiza la transaccin. Entrega: Solo para Pedidos. Campo tipo fecha para colocar la fecha en que se presume ser entregado el pedido.

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Pendiente: Sola para pedidos y Egresos de bodega . Este campo pasa a OK cuando se convierte en factura el Pedido. Este campo es mantenido por el sistema Cliente: campo de 8 caracteres para colocar el cdigo del cliente. El programa colocara el nombre del cliente. Si el campo se deja en blanco o se coloca un cdigo invalido, se presentara la Ventana de CLIENTES para que el usuario pueda buscar el cdigo correcto o de ser necesario incluir al cliente. Al terminar de llenar este campo el programa abrir una Ventana con la direccin, telfonos, y nmero de Ruc del cliente. Vendedor: campo de 5 caracteres para colocar el cdigo del vendedor encargado del Pedido, Nota de Entrega o Factura. Este campo puede ser dejado en blanco en caso de no existir un vendedor particularmente encargado del pedido. Si se coloca un cdigo invalido, se presentara la Ventana de Vendedores Comentarios: campo de 2 lneas de 30 caracteres cada una que permite hacer cualquier anotacin de inters relacionada con el movimiento. Cotizacin: Campo de 8 digitos que almacena el valr del tipo de cambio del dolar CUERPO La segunda seccin o Ventana constituye el Cuerpo de la Factura Normal, Factura Rpida, Pedido consta de los siguientes campos: Cdigo: campo de 10 caracteres que permite introducir el cdigo del articulo que se desea incluir. Este cdigo puede ser el de un producto o servicio registrado o no en el archivo Bodega o en la tabla de Servicios. Tambin puede especificarse en este campo un Descuento Global o invocarse desde aqu Pedidos ya registrados, para ser incluidos en el presente movimiento. Cada una de estas posibilidades ser explicada con detalle despus de describir los restantes campos del rengln. Unidad: campo de 3 caracteres alfanumricos para introducir una identificacin de la unidad del artculo, del servicio o de cualquier concepto (ejemplo.: "KGR" para Kilogramos, "HRS" para horas, "HJS" para hojas escritas, etc.). En el caso de los artculos, el programa solo acepta la unidad bsica definida al registrar el artculo o una de las unidades equivalentes. Cantidad: campo numrico para introducir la cantidad de artculos a despachar. Este campo puede contener valores fraccionarios (segn el tipo de unidad empleada) y tambin valores negativos, lo que permite reintegrar al inventario la cantidad especificada en negativo. Una cantidad negativa hace que el campo Total del rengln sea negativo y reste del gran total. Esto permite especificar abonos o reintegros de cualquier tipo. Si la cantidad de artculos que se registra es mayor a la existencia actual del inventario, aparecer un recuadro advertindolo e indicando las existencias actuales. En caso de Pedidos aceptar la cantidad en estas condiciones no trae consecuencias. En caso de Entregas o Facturas, se debe tomar en cuenta que se trabajara con inventarios negativos. Precio: campo numrico para introducir el precio unitario del servicio o artculo que se esta registrando. El campo mostrara el precio registrado para el artculo segn la tarifa correspondiente al cliente o la especificada en el campo Tarifa del encabezado. Las tarifas se definen en la ficha del artculo. El precio presentado puede ser modificado. Si solo se indica el nmero de cajas, el precio corresponde a cada caja. Si se indica los cajas y la cantidad por caja, el precio se refiere a cada unidad incluida dentro del nmero de cajas especificados. Si se deja el campo con el valor 0, aparece el recuadro PRECIOS para seleccionar una de las tarifas principales, A, B, C o D. % Dcto.: campo numrico para introducir el porcentaje de descuento a aplicar al total del artculo que se esta incluyendo. Presenta el porcentaje especificado en la Tarifa correspondiente. Total: campo numrico que muestra el total en moneda del rengln. Este valor no puede ser modificado directamente; se deber hacerlo modificando el precio o el porcentaje de descuento. El total es obtenido al multiplicar los campos: Cajas x Cantidad/Caja x Precio y restando el porcentaje de descuento indicado en el campo % Dcto. ELEGIR UN ARTICULO REGISTRADO EN BODEGA Si el campo cdigo se deja en blanco o si se coloca un cdigo no registrado, el programa abrir la Ventana ARTICULOS en modo resumido, la cual presentara los cdigos, nombres, unidad de medida y existencia de los artculos registrados hasta ese momento para que el usuario pueda seleccionar un cdigo. REGISTRAR UN NUEVO ARTICULO EN BODEGA Y SELECCIONARLO Si se desea registrar un nuevo artculo, podr activarse desde esta Ventana la opcin Incluir, la cual abrir la Ventana ARTICULOS en forma ampliada a fin de que se incorporen los datos correspondientes. Una vez registrado un nuevo

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artculo, el mismo puede ser seleccionado mediante la funcin Ele(gir). El programa volver a la Ventana de renglones y solicitara el siguiente dato. ESCRIBIR COMENTARIOS EN EL CUERPO Si el campo cdigo ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artculo ya registrado ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podr escribir cualquier comentario. Inmediatamente el cursor pasara al siguiente rengln. Es posible escribir tantas lneas de comentario como se desee. ESPECIFICAR UN ARTICULO NO REGISTRADO Si el campo cdigo no ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artculo ya registrado ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ira al campo Nombre donde se podr escribir cualquier nombre o comentario. El programa solicitara luego el resto de los datos del rengln, como si se tratase de un artculo registrado, solo que el mismo solo se empleara para este movimiento. Es posible escribir tantas lneas de artculos no registrados como se desee. ELEGIR UN SERVICIO REGISTRADO Para elegir un servicio escriba el cdigo del mismo precedido del carcter "\". Si el cdigo esta registrado en la tabla de Servicios el programa permitir continuar. En caso contrario, abrir la Ventana SERVICIOS/VARIOS para que el usuario pueda seleccionar un servicio previamente registrado. Tambin se puede llamar a esta Ventana dejando el campo en blanco y presionando la tecla [F8] o colocando el carcter "\" y presionando [Enter] . Se elige el servicio deseado mediante el comando Ele(gir) y se presiona [Enter]. La descripcin del servicio puede ser cambiada para este movimiento al situarse el cursor en el campo Descripcin. REGISTRAR UN NUEVO SERVICIO Al aparecer la Ventana SERVICIOS/VARIOS por cualquiera de las maneras indicadas en el punto anterior, se puede registrar un nuevo servicio mediante el comando Ins(ertar). El mismo se aadir a la lista existente de Servicios y podr ser seleccionado en este y en cualquier otro movimiento posterior. ESPECIFICAR UN DESCUENTO GLOBAL Despus de introducir uno o mas artculos, puede introducirse *D en el campo cdigo para aplicar un descuento sobre el valor acumulado hasta ese rengln. El cursor se ubicara seguidamente en el campo Descripcin del recuadro inferior donde aparecer el mensaje * DESCUENTO *. Si desea dar otra descripcin al descuento sustituya este texto por otro cualquiera. El cursor avanzara entonces al campo % Desc. que presenta por omisin el descuento previamente asignado al cliente en su ficha. El mismo puede ser cambiado en este movimiento por otro cualquiera. Si no desea colocar el descuento como un porcentaje, presione [Enter] y el cursor avanzara al prximo campo para que pueda introducir la cantidad en moneda que se deber rebajar. El resto de los campos de este rengln sern rellenados con una lnea de guiones "------" para indicar que el descuento se aplica a los renglones anteriores, no a los que puedan seguir. ESPECIFICAR CARGOS NO SUJETOS A DESCUENTO GLOBAL Se pueden escribir tantos renglones como se desee despus de haber incluido un descuento global, sin que el mismo se aplique a ellos. Esto es til para especificar cargos tales como transporte, impuestos, etc. TRAER PEDIDOS Se pueden traer Pedidos previamente registrados a una Factura. Para ello presione la tecla [F9] o [F10], segn el caso, estando el cursor sobre el campo cdigo. A continuacin el programa desplegara una Ventana conteniendo los Pedidos pendientes pertenecientes al cliente cuyo cdigo se indic en el encabezado del movimiento. La Ventana mostrara el nmero y la fecha de emisin de dichos movimientos, para que el usuario seleccione los que desee y automticamente se copiaran los reglones correspondientes en el cuerpo del presente movimiento. Si alguno de los reglones copiados establece una cantidad de algn artculo mayor a la existencia en el inventario, el programa emitir una advertencia y ajustara la cantidad a la existencia del inventario. Sin embargo el usuario podr hacer los cambios en cantidad que estime convenientes. Si el usuario especifica una cantidad menor que la copiada, queda pendiente la cantidad restante y la misma podr ser copiada sobre un movimiento posterior. Al terminar de incluir un rengln, el cursor baja a la siguiente lnea para incluir el prximo. PIE En la parte inferior de la pantalla se presentan los campos: Nombre, que muestra la descripcin del rengln en el cual se encuentra el cursor, y Total, que muestra el total general de la Factura. En caso de Factura, se muestran ademas los siguientes datos: Neto: valor total de los renglones facturados, sin descuentos ni I.V.A. Dcto.: valor del descuento global de la factura. IVA: valor total originado por este impuesto

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Total: Total general de la factura. Al terminar con los renglones de un movimiento presione [Esc] . Si se trata de un Pedido, el programa preguntara si se desea imprimir el movimiento, en cuyo caso grabara toda la informacin del movimiento y pasara a la Ventana de impresin. En caso de una respuesta negativa simplemente grabara la informacin. Si se trata de una Factura, el programa mostrara antes la Ventana I.V.A. y luego las Ventanas correspondientes a la Forma de Pago. La Ventana I.V.A. contiene la siguiente informacin: Total: campo donde se presenta el total generado por la suma de los reglones, menos el descuento global (si lo hay) mas los cargos (si los hay). I.V.A.: muestra por omisin el rgimen especificado en la ficha del Cliente. Puede ser modificado incluyendo cualquiera de los valores validos: "0," si no aplica el I.V.A.;, "1" si se aplica I.V.A. Total I.V.A: valor total originado por el impuesto I.V.A. Total Final: Valor final de la factura. FORMA DE PAGO A continuacin el programa mostrara un recuadro para indicar si el pago es de Contado o a Crdito. Tanto esta opcin como las siguientes subopciones de Forma de Pago pueden haber sido elegidas previamente en la ficha del cliente. En este caso, basta con presionar [ENTER] sobre cada opcin. Sin embargo, el usuario puede cambiar cualquier eleccin previa seleccionando otra subopcin. Si se elige la opcin Contado, se seleccionara el tipo de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta o Depsito. Si se elige Efectivo, se generara el correspondiente movimiento en Caja. Si se elige Cheque , aparecer un recuadro con los campos Nmero y Banco para introducir el nmero y nombre del banco del cheque recibido. El cheque se reflejara en Caja mediante un movimiento que contendr los datos correspondientes Si se elige Depsito, se abrir una Ventana con los bancos y cuentas registrados en la gestin Tesorera y Finanzas para elegir la cuenta sobre la que se efectuara el depsito. Puede incluirse un nuevo Banco y cuenta de ser necesario. Una vez elegida la cuenta, el programa solicita un Nmero de depsito. El depsito se reflejara en la cuenta elegida mediante un movimiento tipo DP que contendr los datos correspondientes. Si se elige Tarjeta, se abrir una Ventana con las tarjetas registradas previamente en la subopcin Tarjetas del men Archivos de la gestin Ventas y Cartera. El cargo se reflejara en Caja mediante un movimiento que contendr los datos correspondientes. Si se elige la opcin Crdito se seleccionara el tipo de pago a crdito: a una cuota o a varios cuotas Si se elige a una Cuota, se indicara la fecha de cobro y el programa originara automticamente un movimiento de Cuentas por Cobrar bajo el cliente correspondiente. El concepto del movimiento se presenta por omisin y puede ser modificado por el usuario. El movimiento de cobro se efectuara posteriormente mediante la opcin Pagos clientes del men Archivos de la Gestin Ventas y Cartera . Si se elige a varias cuotas , el programa solicitara la siguiente informacin: Abonos: para especificar un abono previo a la emisin de los giros. Total : campo que muestra el total de la factura menos el abono. Este ser el valor a convertir en giros. Das : campo numrico que muestra por omisin el valor especificado en la forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la cantidad de das entre cada giro. # de cuotas: campo numrico que muestra por omisin el valor especificado en la forma de pago registrada con la ficha del cliente. Puede ser modificado y permite introducir la cantidad de giros entre los cuales se habr de dividir el Total a convertir. Una vez introducida esta informacin el programa calculara la cuota de cada giro y los mostrara en un recuadro para ser modificados si es necesario. Esto generalmente se hace si se quieren emitir giros con cuotas o perodos diferentes. El programa asigna a cada giro un nmero formado por tres letras (iniciando con la serie "AAA"), seguida del nmero del giro y el total de giros separados por el signo "/". Ej.: AAB03/10 corresponde al tercer giro de la serie AAB de un total de 10 giros emitidos.

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Al terminar de introducir toda la informacin de la factura y la forma de pagos, el programa preguntara si desea emitir la factura. Si contesta afirmativamente se guardara la factura y el pago y se pasara a las opciones de impresin. Si se contesta negativamente solo se guardara la factura y el pago. En todos los casos se generan los movimientos a que haya lugar en los archivos de Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar y Bodega. En el caso de pago con giros, el programa genera en las Cuentas por Cobrar del cliente un movimiento tipo FC correspondiente a la factura; otro de tipo AB correspondiente al abono, si lo hay; otro de tipo CA correspondiente a la cancelacin del saldo de la factura, y finalmente los movimientos tipo GR correspondientes a cada giro. El cobro de los giros se efectuara posteriormente mediante la opcin Pagos clientes del men Archivos de la Gestin Ventas y Cartera. Factura Rpida Esta opcin ofrece un modo de facturacin rpida orientado a terminales donde se realizan gran cantidad de operaciones al contado. El terminal factura rpida puede ser configurado segn especificaciones del usuario mediante la opcin Parmetros F/R del men Miscelaneos de la gestin Ventas/Cuentas por Cobrar. Al seleccionar esta opcin aparece la Ventana Factura Rapida, que es del tipo combinado. La primera seccin es del tipo ficha y constituye el ENCABEZADO de la factura; la segunda seccin constituye el CUERPO de la factura. ENCABEZADO Esta seccin presenta los siguientes campos: Nmero: campo de 8 caracteres para colocar el nmero de la factura. El programa proporciona una numeracin consecutiva y, mediante la opcin Parmetros F/R se puede especificar si el usuario puede o no alterar el nmero. Fecha: campo tipo fecha para introducir la fecha de emisin de la factura, el programa sugiere la fecha, pero sta puede ser modificada por el usuario Bodega: campo para identificar la Bodega de donde se habr de descargar la mercanca. El cursor solo se detendr en este campo si al iniciar la empresa se elige la opcin Multialmacn. Cliente: campo de 25 caracteres para colocar el nombre de cliente. Vendedor: campo de 5 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del vendedor. Al introducir un cdigo de vendedor previamente registrado, el programa copia su nombre en el subsiguiente campo. Si el cdigo del vendedor no esta registrado, aparece la Ventana de edicin VENDEDORES/COBRADORES con la funcin de edicin Ele(gir) activada. Despus de seleccionar el vendedor, el programa copiara su nombre en la Ventana de identificacin de la factura. Si no se desea asignar un vendedor a la factura el campo puede ser dejado en blanco. CUERPO El cuerpo de la Factura Rpida presenta los siguiente campos: Cdigo: campo de 15 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del artculo a facturar. Si se deja el campo en blanco o si se introduce un cdigo no previamente registrado, aparecer la Pantalla Extendida de artculos para que el usuario seleccione un codigo previamente registrado o incluya uno nuevo. Descripcin: campo en el cual se copiara automticamente la descripcin del artculo seleccionado. Cantidad: campo numrico para colocar el nmero de artculos del mismo cdigo que se desea facturar. Precio: campo numrico donde aparecer reflejado el precio A del artculo a facturar. Este valor puede ser cambiado por el usuario si as se determin en la opcin Parmetros F/R, del men Miscelneos. En este caso, si se escribe 0, aparecer una Pantalla Extendida con los precios A, B, C y D para que se pueda elegir uno de ellos. Total: campo numrico que reflejara el total del rengln que se esta facturando. Para terminar la factura presione [Esc] . El programa mostrar la Pantalla Extendida I.V.A. con la siguiente informacin: Total: campo donde se mostrar el total generado por la suma de los reglones, menos el descuento global (si lo hay) mas los cargos (si los hay) (Ver Parmetros P/V). I.V.A.: campo que permite escoger el rgimen del impuesto IVA aplicable a esa venta. Muestra por omisin el rgimen asignado al cliente en su ficha, Permite ser modificado por el usuario. Total I.V.A: campo que muestra el valor en moneda del impuesto a aplicar.

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Otros Cargos: Campo que permite digitar el valor del flete de ser necesario o cualquier otro valor adicional. Total Final: campo que muestra el Gran Total de la factura. Al conformar estos datos presionando [Enter] , el programa mostrar la Pantalla Extendida FORMA DE PAGO con la siguientes opciones: Efectivo: al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida CAJA con los campos: - Total Factura Efectivo: con el Total Final de la factura. - Recibe en Efectivo: para introducir el efectivo entregado por el comprador. - Cambio: donde aparecer el valor a devolver al comprador. El efectivo entrante queda registrado como una entrada a Caja. Cheque: al seleccionar esta opcin, una Pantalla Extendida le permitir introducir el nmero del cheque y el banco al cual pertenece. El cheque quedara registrado mediante un apunte en Caja. Tarjeta: Al seleccionar esta opcin, una Pantalla Extendida le permitir introducir el nmero y el cdigo de la tarjeta. Si se deja este ltimo en blanco se abrir la Pantalla Extendida de seleccin de tarjetas. Otra Moneda: Al seleccionar esta opcin aparecer una venta con los campos: -Moneda: muestra por omisin las siglas US$ indicando Dlares de los Estados Unidos, pero el usuario podr colocar las siglas de cualquier moneda extranjera con la que vaya a realiza la operacin. - Cambio: campo para colocar el factor de conversin a la fecha entre la moneda local y la moneda extranjera. - Valor: campo donde aparece reflejado el valor de la factura en otra moneda segn el factor de cambio introducido por el usuario. - Total: campo que refleja el valor total de la factura en moneda local. - Cambio moneda local: campo que refleja la cantidad de moneda extranjera equivalente a la unidad de moneda local, segn el factor de cambio utilizado. Al finalizar la introduccin de los datos de la forma de pago, el programa pedir confirmacin del movimiento registrado. Si la respuesta es afirmativa se grabar la factura y se pasar a la impresin de la misma (si se escogi esta opcin en Parmetros F/R). En caso contrario se podrn hacer los cambios que el usuario desee. Cobros a Clientes Esta opcin permite editar el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar. Dentro de esta opcin se pueden realizar cancelaciones, abonos o notas de crdito sobre las cuentas por cobrar pendientes e introducir nuevos movimientos de facturas, giros o notas de dbito. Los movimientos pueden ser introducidos por el usuario y algunos de ellos pueden ser creados automticamente al realizar una factura a crdito. Si el tipo de crdito de una factura es a una fecha de vencimiento, se genera en Cuentas por Cobrar un movimiento tipo Factura (FC) con el nmero, Fecha, fecha de vencimiento y el valor de la factura. Si el tipo de crdito son Giros, se genera un documento tipo Factura (FC) y otro tipo Cancelacin (CA) para cancelar la deuda de la factura y trasladarla a los Giros, que tambin aparecen como movimientos tipo GR con sus respectivos valores y fechas de vencimiento de acuerdo a la definicin de los giros en la facturacin. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada COBROS Y DOCUMENTOS, con los siguientes campos: cdigo del cliente: campo de 8 caracteres alfanumricos que permite introducir el cdigo del cliente sobre el que se desea operar. Si se deja en blanco este campo o si se introduce un cdigo no registrado, aparecer la Pantalla Extendida CLIENTES para que el usuario busque y seleccione un cliente, o para que incluya uno nuevo. Saldo Actual: campo numrico donde el programa muestra el saldo del cliente a la fecha. A continuacin se abre el recuadro TIPO DE DOCUMENTO con las opciones: Cancelacin, Abono, Nota de Crdito, Factura, Giro y Nota de Dbito. Cancelacin, Abono o Nota de Crdito: Estas opciones permiten efectuar movimientos que se refieren a otros movimientos pendientes de cobro previamente registrados. Si se selecciona una de estas opciones y el cliente no tiene movimientos pendientes de cobro, un mensaje lo advertir y se regresar al paso anterior. Si el cliente tiene documentos pendientes de cobro aparecer el recuadro DOCUMENTOS NO CANCELADOS que muestra el nmero, tipo, emisin, vencimiento, valor y saldo de los documentos por cobrar. Utilice la funcin Ele(gir) para seleccionar uno o mas documentos y luego presione [Esc] para terminar. Una vez realizada la seleccin simple o mltiple de documentos, aparece el recuadro FORMA DE PAGO, con las opciones: Efectivo, Cheque, Tarjeta y Depsito. Seleccione la forma de pago. Si el pago se realiza con depsito aparece un recuadro para introducir el nmero del depsito y el cdigo del banco. Al dejar el campo cdigo del Banco vaco el programa invoca el listado

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de Bancos y Cuentas Bancarias para que se seleccione una. Todo este proceso de elegir la forma de pago se describe con mayor detalle al final de la seccin 1.2.1. de la gestin Ventas y Cartera. En caso de Cancelacin, el programa asume que debe generar tantos movimientos como movimientos pendientes de cobro se hayan seleccionado, cada uno por el valor negativo del movimiento a ser cancelado. As lo hace y ello se puede verificar luego a travs de los REPORTES o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar. En caso de Abono o Nota de Dbito, el programa muestra el valor total de los movimientos seleccionados y permite anotar un valor diferente. Entonces genera los movimientos que cubren el abono. Por ejemplo, si se han seleccionado tres facturas de valor 100 cada una, el valor total ser 300. Si se abona 150, el programa generara dos movimientos: uno por cien que cancela a la primera factura y otro por 50 que abona a la segunda. Esto se puede verificar a travs de los REPORTES o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Cobrar. Los movimientos se generan con la siguiente informacin, que el usuario puede modificar: en el campo Tipo aparece CA, AB o ND segn se trate de una Cancelacin, un Abono o una Nota de Dbito; en el campo Nmero aparece el nmero de la factura o del giro cancelado; en el campo Fecha aparece la fecha actual; en el campo Referencia aparece el nmero de la factura origen (si el documento a cancelar es un giro); en el campo Concepto aparece el concepto de cancelacin y en el campo Valor aparece el valor cancelado o abonado. Despus deseleccionar la forma de pago, el programa pide confirmar la entrada. Al confirmar, el documento ser grabado y se actualizara el saldo de la cuenta por cobrar del cliente. Si el pago fue realizado con depsito se generara el respectivo movimiento en Bancos. Si es con cheque, tarjeta o efectivo se generara el movimiento en Caja. Estos movimientos son diferenciados como de cancelacin mltiple o simple dentro de Caja y Bancos. Al utilizar la funcin Rev(isar) se podr observar que por cada documento cancelado aparece primero el documento origen y luego su cancelacin. Todos los documentos quedan ordenados por cliente, tipo de documento, nmero y emisin. Un documento proveniente de facturacin no puede ser modificado desde Cobros y Documentos, pero s puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interaccin lo advertir y pedir confirmar la eliminacin. Factura, Giro y Nota de dbito: Estas opciones permiten incluir movimientos de cuentas por cobrar sin que sean generados desde la facturacin. Puede ser til para empresas que llevan la facturacin por separado y luego traen los valores de las facturas directamente a cuentas por cobrar sin registrar el detalle de las mismas. Los movimientos de Cuentas por Cobrar, bien se trate de los generados desde facturacin o de los que se incluyen directamente, tienen los siguientes campos: Tipo de documento: campo que muestra el tipo de movimiento. Origen: Campo de tres caracteres donde el programa indica la procedencia del movimiento, ya que estos pueden haber sido generados desde la facturacin o haber sido incluidos directamente desde Cuentas por Cobrar. Nmero: campo de 8 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el nmero del movimiento origen. Este nmero corresponde al nmero de la factura en aquellos documentos generados desde facturacin. Fecha: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha de del movimiento. Vencimiento: solo para movimientos tipo Factura o Giros. Campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha en que debe efectuarse el cobro. Referencia: campo alfanumrico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un nmero o una clave de referencia. Si es un documento de facturacin o cancelacin de un giro, muestra el nmero de la factura que lo origin. Si es el documento de facturacin o cancelacin del valor total de giros generados por la integracin desde una facturacin, muestra la serie de los giros. Si el documento no ha sido generado automticamente, este campo puede ser usado libremente. C. Contable: campo alfanumrico de 20 posiciones donde se puede especificar el cdigo de la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento. Concepto: campo de 30 caracteres que muestra o permite introducir la descripcin o concepto del movimiento. Valor: campo numrico que muestra o permite introducir el valor del movimiento. Cotizacin: Campo que permite registrar la cotizacin a la que fue hecha la transaccin. Forma de pago: campo que muestra la forma de pago cuando el documento es del tipo Cancelacin, Abono o Nota de Crdito. Ademas muestra el nmero del cheque, depsito o tarjeta y el nombre del banco o tarjeta. Al terminar de introducir la informacin de un movimiento, el programa preguntara si desea emitir la forma impresa correspondiente. Si se responde afirmativamente se grabar el movimiento y se pasar a las opciones de impresin; si se responde negativamente solo se grabar el movimiento.

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La opcin REPORTES de la gestin Ventas y Cartera comprende: Cdigos del Sistema

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Esta subopcin permite emitir informes de grupos de clientes, cdigos de clientes, lista de vendedores, lista de servicios definidos para la empresa actual. Grupo de Clientes El informe mostrar el cdigo y nombre de los grupos. Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Ejecutar reporte, Seleccin, Dispositivo, Impresin y Guardar. La opcin Borrar se activar si existe una configuracin de informe almacenada previamente con Guardar. El orden por omisin es: por cdigo del grupo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo del grupo y Nombre del grupo para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de grupos. La seleccin permite escoger manualmente los grupos del listado. Cancela el rango seleccionado. Cdigo de Clientes Esta opcin permite emitir un informe con los clientes registrados en la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre del cliente, grupo al cual pertenece, zona, estatus y cupo. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: por cdigo del cliente. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo, Zona y Nombre, Cupo y Estatus para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre, permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de clientes. Si el orden se inicia por Grupo y cdigo o Grupo y Nombre, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los clientes o grupos de clientes del listado correspondiente. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los clientes. La seleccin cancela el rango. El filtro pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opcin por omisin es R de Resumen, el cual solo imprime el cdigo, nombre, grupo, zona, estatus y lmite de crdito de los clientes. Al introducir D de Detallado, el informe imprime la informacin completa de los clientes. Este informe solo puede tener dispositivo por Pantalla Extendida, Archivo o Impresora. Lista de Vendedores Esta opcin permite emitir un informe con los vendedores registrados en la empresa actual. El informe imprime el cdigo, nombre y porcentaje de comisin del vendedor. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Filtro. El orden por omisin es: por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre y % Comisin. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado: Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de vendedores. Si el orden es por % Comisin, la tecla [F8] esta inactiva y se apaga la seleccin. La seleccin permite escoger manualmente los vendedores del listado. La seleccin cancela el rango. Lista de Servicios Esta opcin permite emitir un informe con los servicios, productos y mercancas registrados en la empresa actual a travs de la opcin de Servicios Varios. El informe imprime el cdigo, nombre y precio del servicio. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Filtro. El orden por omisin es: por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre y Precio. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de Servicios/Varios. Si el orden es por Precio, la tecla [F8] esta inactiva y se apaga la seleccin. La seleccin permite escoger manualmente los servicios del listado. La seleccin cancela el rango.

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Facturas Esta opcin permite emitir un informe con las Facturas registradas en la empresa actual. El informe por omisin es resumido, imprime nmero y Fecha de las facturas y el cliente y vendedor de las mismas. Si se desea la informacin completa, es decir, los renglones facturados y el total de la factura, deber seleccionar Detallado en la opcin Filtro. El informe totaliza por cada cliente. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin. El orden por omisin es por Nmero de Factura. Al seleccionar Orden, Nmero de factura y Fecha . aparecer el recuadro ORDEN con las opciones

El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden indicado. Si el orden es por Nmero de Factura, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Facturas y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisin, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. El filtro permite seleccionar las facturas de acuerdo a diferentes factores que se establecen con los campos cliente, vendedor y forma de pago. Si la forma de pago es de Contado introduzca "CO". Si es Crdito introduzca "CR" y luego introduzca el tipo de crdito, Fecha de Vencimiento "FV" o Giros "GR". Finalmente el programa pregunta si desea el informe Detallado (introduzca "D") o Resumen (introduzca "R"). Si selecciona Detallado pregunta si desea salto de pgina por factura (introduzca "S" o "N"). Ej.: Se quieren listar detalladamente todas las facturas a contado del cliente cuyo cdigo es C-001. Cliente: C-001 Vendedor: Contado/Crdito (CO/CR): CO ( Resumen o Detallado (R/D): D ( Salto de pgina por factura?: S Ej.: Se quieren listar en forma resumida todas las facturas con crdito de giros correspondientes al vendedor VZC. Cliente: Vendedor: VZC Contado/Crdito (CO/CR): CR Tipo de crdito (FV/GR): GR ( Resumen o Detallado (R/D): R Egresos de Bodega Esta opcin permite emitir un informe con los Egresos de Bodega registradas en la empresa actual. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones Fecha y Nmero . El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Nmero de documento, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Egresos de bodega y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisin, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. El filtro permite seleccionar egresos de bodega de acuerdo a diferentes factores que se establecen con los campos Cliente, Vendedor, Pendiente y Resumen. Pedidos Esta opcin permite emitir un informe con los Pedidos registrados en la empresa actual. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones Fecha y Nmero de documento. El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Nmero de documento, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Pedidos y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisin, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. El filtro permite seleccionar los pedidos de acuerdo a diferentes factores que se establecen con los campos Cliente, Vendedor y Estatus y podr pedir que el listado se emita como una lista corrida o que se haga un salto de pgina por cada pedido. Ganancias Brutas

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Esta opcin permite emitir las ganancias brutas a la fecha colocada en el filtro, el programa coloca la fecha actual por defecto. El informe muestra un comparativo entre las cantidades vendidas de cada artculo y la ganancia bruta obtenida (precio menos costo bruto) el mes anterior y el mes actual (segn la fecha colocada en el filtro), con una totalizacin general al final. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y ubicacin fsica. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de clientes. Saldos por fecha Esta opcin permite emitir un informe con el cdigo, nombre, grupo, zona de los clientes y el saldo a la fecha indicada. Al finalizar, totaliza los saldos. Si el informe es ordenado por grupo subtotaliza por cada grupo. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento . El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente. El filtro permite emitir la relacin de cobros a la fecha que introduzca el usuario. El filtro por omisin es la fecha actual del programa. Estado de Cuenta Esta opcin permite emitir un informe con saldos de cada cliente con cobranzas dentro la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo, nombre, zona y grupo del cliente y debajo de este el nmero, tipo, Fecha y vencimiento, referencia, valor, das de vencimiento y saldo de todos los movimientos que corresponden al cliente. El informe totaliza por cada cliente, e indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente. El filtro permite emitir el estado de cuenta de los clientes de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e valor de los documentos. Ademas pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Por omisin las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual. Ej.: Se quieren listar los estados de cuentas entre el 01/11/97 y 15/11/97 de todos los movimientos cuya referencia sea "FACTURACION": Fechas >= 01/11/97 Fechas <= 15/11/97 Documentos >= Documentos <= ( Cuentas sin movimiento?: N ( Salto de pgina por cta.?: N Tipo: Referencia: Concepto: FACTURACION Valor >= Valor <= Al emitir el informe si das de vencimiento muestra un valor negativo, indica que el documento esta vencido. Si es positivo indica que se cancel hace dicha cantidad de das. El informe muestra los saldos antes y despus de las fechas indicadas para el estado de cuenta.

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Movimientos Esta opcin permite emitir un informe con los movimientos de cobranzas de la empresa actual. El informe imprime el cdigo, tipo, nmero, Fecha, fecha de vencimiento referencia e valor de los movimientos indicados. El informe totaliza todos los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones Fecha, Nmero de Documento, cdigo y Nmero y cdigo y Fecha. El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Fecha, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por Nmero Documento, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Documentos y escoger el rango. En los restantes casos, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango de cdigos de clientes. La seleccin permite escoger manualmente los documentos o clientes dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por Fecha se apaga la opcin Seleccin. Si es por cdigo y Nmero invoca a la Pantalla Extendida DOCUMENTOS para realizar la seleccin. Si es por cdigo y Nmero o cdigo y Fecha invoca la Pantalla Extendida CLIENTES. El filtro permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos tipo, referencia, concepto e valor. En tipo introduzca GR para giro, FV para crdito con fecha de vencimiento y CA para cancelacin. Ej.: Se quiere listar todos los documentos de cancelacin cuyo valor sea mayor o igual a 10000. Tipo: CA Referencia: Concepto: Valor >=: 10000 Valor <=: Anlisis de Vencimiento Esta opcin permite emitir un informe con los documentos vencidos y por vencer de los clientes de acuerdo a un filtro de perodos de das que por omisin es de 30 en 30. El informe muestra como ttulo el cdigo y nombre del cliente y debajo de este los montos de los movimientos vencidos y por vencer para los perodos seleccionados. El informe totaliza por cada cliente. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo y Nombre. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de acuerdo al orden establecido. Presione [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango. El filtro permite introducir los rangos de das para el anlisis de las fechas de vencimiento de los documentos a emitir. Ademas preguntara si se imprime Resumen (introduzca "R") o Detallado (introduzca "D"). El programa presenta por omisin perodos de 30 das, pero estos pueden ser modificados. La seleccin permite escoger manualmente los clientes a incluir en el informe y cancela el rango definido. Facturas Canceladas Esta opcin permite emitir un informe con saldos de cada cliente cuyos movimientos cancelados hayan sido pasados al archivo histrico. El informe imprime como ttulo el cdigo, nombre, zona y grupo del cliente y debajo de este el nmero, tipo, Fecha y vencimiento, referencia, valor, das de vencimiento y saldo de todos los movimientos grabados en el histrico del cliente. El informe totaliza por cada cliente, e indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Clientes y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de clientes. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente. El filtro permite emitir el histrico de los clientes de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e valor de los documentos. Ademas pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Por omisin las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual.

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Ej.: Se quieren listar los movimientos del histrico cuya referencia sea "FACTURACION" y cuyo valor sea mayor a 5000. Fechas >= Fechas <= Documentos >= Documentos <= ( Cuentas sin movimiento?: N ( Salto de pgina por cta.?: N Tipo: Referencia: Concepto: FACTURACION Valor >= Valor <= 5000

Ms REPORTES Esta opcin permite seleccionar y emitir uno de los REPORTES definidos previamente a travs de la gestin Definicin de REPORTES. Estos REPORTES son en general definidos por el usuario, pero el programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos. Los REPORTES ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o adaptaciones con mayor frecuencia. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con los REPORTES definidos. Despus de hacer la seleccin aparecen las Pantalla Extendidas de emisin de REPORTES para elegir las diferentes subopciones que se hayan establecido al definirse el informe. Uno de los REPORTES que el programa ofrece ya definido el de I.V.A. El informe de I.V.A. imprime el nmero de cada factura, su Fecha, el cliente, el rgimen y tipo de I.V.A. aplicado, la base imponible, el valor del I.V.A. y el total. Al final imprime un recuadro resumen por cada tipo de I.V.A.. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones Nmero de Factura y cdigo del Cliente/Nmero de factura. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden indicado. Si el orden es por Nmero de Factura, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Facturas y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisin, el rango por omisin es desde el primer al ltimo da del mes actual. El filtro permite seleccionar las facturas segn su valor, para especificar por ejemplo las que tienen un valor superior a 500.000 La opcin PROCESOS de la gestin Ventas y Cartera comprende: FACTURAS CANCELADAS Esta opcin permite vaciar en un subdirectorio del Archivo duro o en diskette todos aquellos documentos de cuentas por cobrar ya cancelados, y a la vez actualiza el estatus de cada uno de los clientes. Ademas permite reversar dichos documentos cuando sean requeridos. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Copiar movimientos ya cancelados y Reversar movimientos. Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados aparece el recuadro titulado Reordenar informacin para indicar el filtro de demora a aplicar a los clientes. Muestra por omisin: 1.- Retraso mayor que 30 das y deuda total mayor que 100.000,00 y 2.Retraso mayor que 60 das. Esto indica cambiar al siguiente status de demora a todos aquellos documentos con retraso de pago mayor de 30 das y cuya suma sea superior a 100.000,00 o todos los documentos con retraso mayor de 60 das independiente del valor total por cobrar. Estos valores pueden ser modificados por el usuario. Si no se quiere aplicar el primer filtro, introduzca como deuda total un valor muy alto para que no se cumpla esta condicin y solo se aplique el segundo filtro. Despus de indicar el filtro de demora, aparecer otro recuadro con las opciones: Seleccin manual de cuentas y Todas las cuentas. La primera opcin permite invocar la Pantalla Extendida de clientes y seleccionar aquellos cuyos documentos cancelados se pasar al histrico. La segunda opcin pasa al histrico los documentos cancelados de todos los clientes. Si el filtro se cumple para una cuenta, su estatus es cambiado: de activo "A" para primera demora "M1", de "M1" para segunda demora "M2" o de "M2" para suspendido "S". La opcin Reversar movimientos devuelve al fichero de cuentas por cobrar los documentos pasados al histrico. No se registra ningn cambio en el estatus. Mantenimiento

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Esta opcin permite realizar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los datos de Ventas y Cuentas por Cobrar en caso de ocurrir alguna anomala. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Reordenar y Recalcular. Es necesario reordenar cuando la base de datos manejada por el programa se desordena o pierde consistencia por motivos tales como una cada de tensin elctrica. Sugerencia: Utilice la opcin Reordenar con cierta frecuencia, segn el volumen de sus datos. La opcin Recalcular debe utilizarse cuando se observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a cualquier factor de anomala en la base de datos. El proceso de reconstruccin se aplica sobre todos los movimientos vigentes. Puede tomar considerable tiempo segn el volumen de informacin almacenada. La opcin MISCELANEOS en Ventas y Carteras comprende: Esgcoger Empresa Cambio de Fecha Secuencias Parmetros F/R Estas opciones, exceptuando Secuencias y Parmetros F/R, son semejantes a sus homnimas de la opcin Otros de la gestin Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la seccin correspondiente de este manual, por lo que no se repetir su descripcin aqu.

Escoger empresa Esta opcin permite especificar el nombre de la Empresa con la que se desea trabajar. Secuencias Esta opcin permite especificar a partir de que nmero se comienza la enumeracin de los diversos documentos que se emplean en la gestin. Al seleccionar esta opcin aparecer el recuadro CONTADORES. Simplemente elija con el cursor el documento de su inters y coloque el nmero con el cual desea iniciar o reiniciar la numeracin. Parmetros F/R Esta opcin permite definir ciertos parmetros del terminal de Factura Rpida con el que operar la opcin del men Ficheros. Esta opcin presupone que al configurar la Factura Rpida (dentro del men Otros de la gestin Ventas y Cartera) se contest negativamente a la pregunta " En lnea con bodega ?" . En tal caso las facturas de Punto de Venta se habrn acumulado sin afectar el inventario. Al seleccionar esta opcin, se mostrarn dos recuadros: ULTIMO PROCESO, que indicar las fechas en las cuales se realiz la ltima actualizacin a fin de evitar que se ejecute dos veces el mismo proceso, y FECHAS, que permite indicar el nuevo perodo de fechas para las cuales se desea ejecutar el proceso. Al seleccionar esta opcin aparecer un recuadro con las preguntas que se detallan a continuacin: En lnea con bodega ? Si se contesta afirmativamente, el programa no permitir facturar artculos que no estn registrados o cuya existencia sea inferior a la especificada en la factura rpida. Al finalizar la operacin se descargaran del inventario los artculos facturados. Si se contesta negativamente se podrn facturar artculos no registrados o cantidades superiores a la existencia actual. Posteriormente se debern registrar los artculos. Solo opera en modo de inclusin ? Si se responde afirmativamente, el operario no podr modificar las facturas de punto de venta una vez que se hayan grabado. Si se responde negativamente, el operario podr alterar las facturas rpidas an despus de haberlas grabado. Permite editar el nmero de factura ? Si se responde afirmativamente, el operario podr alterar libremente el nmero de la factura. Si se responde negativamente, el operario no podr alterar el nmero de la factura. Permite editar el precio ?

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Si se responde afirmativamente, el operario podr alterar libremente el precio del artculo facturado. vamente, el operario no podr alterar el precio. % de descuento en la factura ?

Si se responde negati-

Permite fijar un porcentaje de descuento para todas las facturas de Punto de Ventas. De fijarse un porcentaje, el mismo podr ser cambiado por el operario. Redondear decimales ? Si se responde afirmativamente, las cantidades en el total de la factura aparecern con los decimales redondeados. Si se responde negativamente las cantidades en el total de la factura aparecern con los decimales que correspondan. Imprimir factura ? Permite decidir si se desea que la factura se imprima inmediatamente al registrar la venta o no. Pausa de impresin ? Se refiere a la pausa necesaria en caso de que se vaya a utilizar hojas sueltas en lugar de formas continuas para imprimir la factura. Facturar en negativo ? Esta pregunta tiene que ver con la opcin Facturacin, la cual de ser afirmativa permitir facturar en negativo. Lista de precios ? Permite registra la lista de precios que se utilizara en punto de ventas por ejemplo A, B, C o D.

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COMPRAS/CUENT AS POR PAGAR Esta gestin maneja las operaciones de ventas, pagos y cuentas por pagar. La opcin EDICION de la gestin Compras/CUENTAS POR PAGAR comprende: Grupos de Proveedores

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La subopcin Grupos de Proveedores permite introducir o editar grupos a los cuales se asignaran los diferentes proveedores de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada GRUPOS DE PROVEEDORES, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Grupo: campo de 5 caracteres alfanumricos para introducir la identificacin del grupo. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del grupo previamente registrado. Al seleccionar esta opcin, si el fichero esta vaco, aparece la Pantalla Extendida de edicin con la funcin Ins(ertar) automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Si ya existen grupos, la Pantalla Extendida de edicin permitir el uso de todas las funciones a excepcin de Ele(gir), que estar desactivada. Para introducir un grupo seleccione la funcin Ins(ertar) e introduzca la identificacin y nombre del grupo. El programa pedir confirmacin. Cada grupo que incluya ser ordenado por la identificacin en forma ascendente. Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada. Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Bor(rar). Si un proveedor esta asociado a un grupo, y este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo aparecer ***No registrado***. Para localizar un grupo, presione Inicio/Home para ir al principio y luego utilice Bus(car) para buscarlo mediante la identificacin o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro con informacin total o inicialmente idntica a la introducida para la bsqueda. Proveedores La subopcin Proveedores permite introducir o editar los datos de los Proveedores de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada PROVEEDORES, tipo ficha con los siguientes campos: Cdigo: campo de 8 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del proveedor. No admite un mismo cdigo mas de una vez. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre del proveedor. Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el cdigo del grupo al cual se quiere asignar el proveedor. Al introducir un cdigo de grupo previamente registrado en la opcin Grupos de Proveedores, el sistema mostrar automticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un grupo no registrado o se deja el campo vaco, aparece la Pantalla Extendida GRUPOS DE PROVEEDORES para introducir un nuevo grupo o buscar y seleccionar uno ya registrado. R.U.C./C.I.: campo de 15 caracteres alfanumricos para introducir el Registro de Identificacin Fiscal en caso de estar registrando a una persona jurdica o el nmero de identidad en caso de que el proveedor sea una persona natural. Direccin: 4 campos de 25 caracteres cada uno, para introducir la direccin del proveedor. Telfonos: 2 campos de 15 caracteres cada uno, para introducir los telfonos del proveedor. Fax: campo de 15 caracteres para introducir el nmero de fax del proveedor. Cupo: campo numrico de 7 posiciones que permite asignar el valor mximo en moneda que el proveedor concede a la empresa como crdito. Si durante el registro de un pedido o compra , el programa detecta que se esta rebasando este lmite, se emitir un mensaje advirtiendo al operario de esta situacin. Esta advertencia toma en cuenta tanto el valor del pedido o compra en cuestin, como el saldo deudor de la empresa a la fecha. Descuento: campo numrico de 4 posiciones, 2 enteros y 2 decimales, que aparecer en la compra como descuento global o financiero otorgado por el proveedor. El descuento puede ser cambiado para cada compra al momento de efectuarla. I.V.A.: campo opcional de 1 carcter para colocar el tipo I.V.A. (Impuesto al Valor Agregado) que el proveedor aplica a la empresa. Puede dejarse en blanco. Los valores validos son: 0 para: Exento de I.V.A.; 1 para I.V.A. Normal recomendado para la legislacion ecuatoriana.

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Lista: campo de 5 caracteres para asignar la Lista de precios aplicable al cliente. Esta Lista se define en la opcin Artculos del men Ficheros de la gestin Bodega. El precio de cada artculo que se facture al cliente aparecer segn la Lista registrada en la pantalla de facturacin, pudiendo ser modificado. Si este campo es dejado en blanco, no Presentar precio alguno en la pantalla de facturacin. Tipo de Crdito: campo de 2 caracteres para colocar el cdigo del tipo de crdito aplicable al cliente. Si se deja el campo en blanco aparecer la Pantalla Extendida TIPO DE CREDITO para seleccionar o incluir el tipo correspondiente. Lo relativo a esta Pantalla Extendida ser ampliado al explicar la subopcin Varios. Contacto: campo de 20 caracteres para introducir el nombre de la persona a contactar en caso de que el proveedor sea una persona jurdica. Zona: campo de 8 caracteres para introducir el cdigo de la zona en la cual esta ubicado el proveedor o su lugar de despacho de mercanca. El campo puede ser dejado en blanco. Si se escribe un cdigo no registrado previamente, aparecer una Pantalla Extendida para seleccionar o introducir el cdigo correspondiente. C. Contable: campo de 20 caracteres para introducir un cdigo contable que puede ser usado por la contabilidad (Ver opcin Definir Asientos del men Varios de la gestin Contabilidad) para reflejar contablemente los movimientos del proveedor. Saldo actual: muestra el saldo de la deuda con el proveedor a la fecha. No puede ser modificado por el operario. Comentario: campo de 52 caracteres para introducir cualquier comentario relativo al proveedor. Si al entrar a Proveedores ya se han registrado proveedores, la Pantalla Extendida de edicin mostrar el primero de ellos en orden alfanumrico. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas de proveedores. Para buscar un proveedor en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para modificar los datos de un proveedor, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir). Utilice la funcin de edicin Rev(isar), para observar cada registro de proveedor como una lnea con los campos formando columnas. De esta manera podr visualizar los proveedores en conjunto y no como fichas. Si el fichero de proveedores esta vaco, la funcin Ins(ertar) estar automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Durante este proceso el programa sugiere el prximo cdigo de proveedor en forma secuencial y tomando como referencia el ltimo cdigo introducido. Igualmente sugiere como grupo el ltimo introducido.

Ordenes de Compra, Ingreso a Bodega y Compras. Estos tres tipos de movimientos de la gestin Compras estn muy relacionados y son muy parecidos entre s, por lo que pueden ser estudiados simultaneamente. Las excepciones o particularidades de cada tipo de movimiento sern indicadas en cada caso. Una o varios Ordenes de Compra pueden ser recibidas mediante una sola Ingresos de Bodega o facturadas en una sola Compra. Una o varias Ingresos de Bodega pueden ser facturadas en una sola Compra. La manera de hacer esto se vera mas abajo. El programa maneja las Devoluciones como una Compra con cantidades negativas. El reflejo de una Devolucin en Cuentas por Pagar, Caja, Bancos o Inventario ser exactamente el negativo del reflejo de una Compra. En Inventario, el tipo de movimiento que refleja una Devolucin se identificar por las letras DV en el campo Tipo. En adelante no se especificaran mas diferencias entre una Compra y una Devolucin. Tanto Ordenes de Compra, como Ingresos de Bodega como Compras presentan Pantalla Extendidas del tipo combinado. La primera seccin o ENCABEZADO es del tipo ficha, la segunda constituye el CUERPO y la tercera seccin o PIE es un rea informativa. REVISAR, MODIFICAR O DUPLICAR MOVIMIENTOS PREVIAMENTE REGISTRADOS Si al entrar a la Pantalla Extendida de Ordenes de Compra, Ingresos de Bodega o Compras ya se habrn registrado movimientos, la Pantalla Extendida mostrar el ltimo de ellos (segn el caso). Si desea revisar, modificar o duplicar un movimiento previamente registrado, utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre los movimientos. Con la tecla [Inicio/Home] se va a la primera y con [Fin/End] a la ltima. Para buscar un movimiento en particular utilice la funcin Bus(car), introduciendo el nmero y/o Fecha. Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla [Inicio/Home] antes de utilizar Bus(car). La funcin Rev(isar) permite ver todas los facturas en forma de tabla. Una vez que el movimiento buscado esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir) y el programa se situara en el primer campo del ENCABEZADO. Si desea pasar a modificar la informacin del CUERPO, presione la tecla [AvPag/Pgdn]. Al terminar la modificacin, presione [Esc] . Al concluir las modificaciones el programa reversara los movimientos previamente generados en los auxiliares de Caja, Banco, Cuentas por Pagar e Inventario para luego grabar los nuevos movimientos. En la lnea inferior de la pantalla se ofrece la opcin Duplicar mediante la tecla de funcin [F8]. Esta opcin permite duplicar una Orden de Compra, Ingresos de Bodega o Compra (segn el caso) previamente registrada. Para hacerlo, ubique el movimiento que desea duplicar mediante el comando Bus(car); teniendo el movimiento en la pantalla presione [F8] y se generara una copia del mismo, con el nmero correlativo siguiente al del ltimo movimiento de ese tipo registrado. El usuario podr hacer los cambios

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que estime pertinentes sobre el duplicado. Una de los usos de esta opcin es la de hacer movimientos de devolucin. Se duplica el movimiento que contiene renglones sobre los que se desea efectuar devoluciones y se cambian sus respectivas cantidades por cantidades negativas. INCLUIR UN NUEVO MOVIMIENTO Si al entrar en la Pantalla Extendida de Ordenes de Compra, Ingresos de Bodega o Compras no se haban registrado previamente movimientos, la funcin Ins(ertar) queda automticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusin del movimiento. Si presiona [Esc] cuando esta incluyendo un movimiento, el programa preguntara si desea cancelar la operacin. Responda "Si" para salir o "No" para continuar con el mismo movimiento. En caso de existir movimientos previamente registrados, la Pantalla Extendida mostrar inicialmente el ltimo de ellos. Si desea incluir uno nuevo, hgalo mediante el comando Ins(ertar). El cursor se situara en el primer campo del ENCABEZADO.

ENCABEZADO En el Encabezado de Ordenes de Compra, Ingresos de Bodega o Compras se presentan los siguientes campos (con las excepciones indicadas en cada caso). Nmero: campo de 8 caracteres que permite colocar el nmero del Ordenes de Compra, Ingresos de Bodega o Compra, segn el caso. El programa sugiere una numeracin secuencial con respecto al ltimo nmero utilizado. Esta numeracin puede ser modificada y puede contener letras y nmeros. Fecha: campo tipo fecha que asume por omisin la fecha del da o la que se haya colocado en la opcin cambio de fecha. El programa permite modificarla para colocar cualquier otra fecha. Entrega: Solo para Ordenes de Compra. Campo tipo fecha para colocar la fecha en que se presume ser cumplida la orden de compra. Estatus: Solo para Ordenes de Compra e Ingresos de Bodega. Campo de dos caracteres que son manejados automticamente por el programa. Puede contener los siguientes valores: - PE , para Ordenes no recibidas ni facturados, o para Ingresos de Bodega no facturados. - OK, para Ordenes recibidas o facturadas o para Ingresos de Bodega facturados. Proveedor: campo de 8 caracteres para colocar el cdigo del proveedor. El programa colocar el nombre del proveedor. Si el campo se deja en blanco o se coloca un cdigo invalido, se Presentar la Pantalla Extendida de PROVEEDORES para que el usuario pueda buscar el cdigo correcto o de ser necesario incluir al proveedor. Al terminar de llenar este campo el programa abrir una Pantalla Extendida con la direccin, telfonos, y nmero de RUC del proveedor. Referencia: campo alfanumrico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un nmero o una clave de referencia. Este campo puede ser usado libremente para colocar cualquier clave que permita cruzar la informacin con el respaldo en papel del documento que se est registrando. C. Contable: campo alfanumrico de 20 posiciones que puede usarse para especificar el cdigo de la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento contable causado por el documento que se esta introduciendo. BoDega: Solo para Ingresos de Bodega o Compras. Campo de 2 caracteres para colocar el cdigo de la Bodega en el que se recibir la mercanca. El programa solo dejara usar este campo si en el momento de crear la empresa se seleccion la opcin multibodega. Comentarios: campo de 2 lneas de 30 caracteres cada una que permite hacer cualquier anotacin de inters relacionada con el movimiento. CUERPO La segunda seccin o Pantalla Extendida constituye el Cuerpo de la Orden de Compra, Ingresos de Bodega o Compra, y tiene los siguientes campos: cdigo: campo de 10 caracteres que permite introducir el cdigo del articulo que se desea incluir. Este cdigo puede ser el de un producto o servicio registrado o no en el fichero de Bodega o en la tabla de Servicios. Tambin puede especificarse en este campo un Descuento Global o invocarse desde aqu Ordenes de Compra o Ingresos de Bodega ya registradas, para ser incluidas en el presente movimiento. Cada una de estas posibilidades ser explicada con detalle despus de describir los restantes campos del rengln. Unidad: campo de 3 caracteres alfanumricos para introducir una identificacin de la unidad del artculo, del servicio o de cualquier concepto (ejemplo.: "KGR" para Kilogramos, "HRS" para horas, "HJS" para hojas escritas, etc.). En el caso de los artculos, el programa solo acepta la unidad bsica definida al registrar el artculo o una de las unidades equivalentes definidas para dicha unidad dentro de la Tabla de Unidades de la Bodega.

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Cantidad: campo numrico para introducir la cantidad de artculos que contiene cada caja. Este campo puede contener valores fraccionarios (segn el tipo de unidad empleada) y tambin valores negativos, lo que permite retirr del inventario la cantidad especificada. Una cantidad negativa hace que el campo Total del rengln sea negativo y reste del gran total. Esto permite especificar abonos del proveedor o reintegros de cualquier tipo. Costo unit.: campo numrico de 10 dgitos para introducir el costo unitario del artculo que se esta incluyendo. Total: campo numrico para colocar el costo total del rengln que se esta incluyendo. El programa calcula este costo total multiplicando la cantidad por el costo unitario. ELEGIR UN ARTICULO REGISTRADO EN BODEGA Si el campo cdigo se deja en blanco o si se coloca un cdigo no registrado, el programa abrir la Pantalla Extendida ARTICULOS en modo resumido, la cual Presentar los cdigos, nombres, unidad de medida y existencia de los artculos registrados hasta ese momento para que el usuario pueda seleccionar un cdigo. REGISTRAR UN NUEVO ARTICULO EN BODEGA Y SELECCIONARLO Si se desea registrar un nuevo artculo, podr activarse desde esta Pantalla Extendida la opcin Incluir, la cual abrir la Pantalla Extendida ARTICULOS en forma ampliada a fin de que se incorporen los datos correspondientes. Esta Pantalla Extendida se describe en la Opcin Cuentas de la gestin Bodega. Una vez registrado un nuevo artculo, el mismo puede ser seleccionado mediante la funcin Ele(gir). El programa volver a la Pantalla Extendida de renglones y solicitar el siguiente dato. ESCRIBIR COMENTARIOS EN EL CUERPO Si el campo cdigo ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artculo ya registrado ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ir al campo Nombre donde se podr escribir cualquier descripcin o comentario. Inmediatamente el cursor pasar al siguiente rengln. Es posible escribir tantas lneas de comentario como se desee. ESPECIFICAR UN ARTICULO NO REGISTRADO Si el campo cdigo no ha sido dejado en blanco y no se desea seleccionar un artculo ya registrado ni registrar uno nuevo, se pulsa la tecla [ESC] y el cursor ir al campo Nombre donde se podr escribir cualquier nombre o comentario. El programa solicitar luego el resto de los datos del rengln, como si se tratase de un artculo registrado, solo que el mismo solo se emplear para este movimiento. Es posible escribir tantas lneas de artculos no registrados como se desee. ELEGIR UN SERVICIO REGISTRADO Para elegir un servicio escriba el cdigo del mismo precedido del carcter "\". Si el cdigo esta registrado en la tabla de Servicios el programa permitir continuar. En caso contrario, abrir la Pantalla Extendida SERVICIOS/VARIOS para que el usuario pueda seleccionar un servicio previamente registrado. Tambin se puede llamar a esta Pantalla Extendida dejando el campo en blanco y presionando la tecla [F8] o colocando el carcter "\" y presionando [Enter] . Se elige el servicio deseado mediante el comando Ele(gir) y se presiona [Enter]. La descripcin del servicio puede ser cambiada para este movimiento al situarse el cursor en el campo Descripcin. REGISTRAR UN NUEVO SERVICIO Al aparecer la Pantalla Extendida SERVICIOS/VARIOS por cualquiera de las maneras indicadas en el punto anterior, se puede registrar un nuevo servicio mediante el comando Ins(ertar). El mismo se aadir a la lista existente de Servicios y podr ser seleccionado en este y en cualquier otro movimiento posterior. ESPECIFICAR UN DESCUENTO GLOBAL Despus de introducir uno o mas artculos, puede introducirse *D en el campo cdigo para aplicar un descuento sobre el valor acumulado hasta ese rengln. El cursor se ubicara seguidamente en el campo Descripcin del recuadro inferior donde aparecer el mensaje * DESCUENTO *. Si desea dar otra descripcin al descuento sustituya este texto por otro cualquiera. El cursor avanzara entonces al campo % Desc., que presenta por omisin el descuento previamente asignado al proveedor en su ficha. El mismo puede ser cambiado en este movimiento por otro cualquiera. Si no desea colocar el descuento como un porcentaje, presione [Enter] y el cursor avanzara al prximo campo para que pueda introducir la cantidad en moneda que se deber rebajar. El resto de los campos de este rengln sern rellenados con una lnea de guiones " ------" para indicar que el descuento se aplica a los renglones anteriores, no a los que puedan seguir. ESPECIFICAR Y DISTRIBUIR CARGOS NO SUJETOS A DESCUENTO GLOBAL Se pueden escribir tantos renglones como se desee despus de haber incluido un descuento global, sin que el mismo se aplique a ellos. Esto es til para especificar cargos tales como transporte, impuestos, etc. Al terminar de incluir renglones, el programa pregunta si se desea distribuir estos cargos entre los artculos comprados. En caso afirmativo, el total de estos cargos ser prorrateado, esto es, distribuido proporcionalmente entre las lneas anteriores a la lnea del descuento global. El valor de los cargos queda en cero y al mismo tiempo habr aumentado el costo de cada artculo comprado. Esta opcin es til si se desea incluir como costo de la existencia los gastos derivados de su adquisicin, transporte etc.

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Tambin es posible distribuir el costo de toda una compra en otra. Esto puede hacerse respondiendo afirmativamente a la pregunta correspondiente (que aparece a continuacin de la anterior) e indicando el nmero de la compra sobre la que se desea distribuir los cargos. FORMA DE PAGO A continuacin el programa mostrar un recuadro para indicar si el pago es de Contado o a Crdito. Tanto esta opcin como las siguientes subopciones de Forma de Pago pueden haber sido elegidas previamente en la ficha del proveedor. En este caso, basta con presionar [ENTER] sobre cada opcin. Sin embargo, el usuario puede cambiar cualquier eleccin previa seleccionando otra subopcin. Si se elige la opcin Contado, se seleccionara el tipo de pago: Efectivo, Cheque o Transferencia. Si se elige Efectivo, se generara el correspondiente movimiento en Caja. Si se elige Cheque o Transferencia se abrir una Pantalla Extendida con los bancos y cuentas registrados en la gestin Tesorera y Finanzas para elegir la cuenta sobre la que se efectuar el depsito. Puede incluirse un nuevo Banco y cuenta de ser necesario. Una vez elegida la cuenta, el programa solicita un Nmero de cheque o de transferencia. El cheque o transferencia se reflejaran en la cuenta elegida mediante un movimiento tipo CH o TR, respectivamente, que contendr los datos correspondientes. Si se elige la opcin Crdito se seleccionara el tipo de pago a crdito: a una cuota o a varias cuotas. Si se elige a una cuota, se indicar la fecha de pago y el programa originar automticamente un movimiento de Cuentas por Pagar bajo el correspondiente. El concepto del movimiento se presenta por omisin y puede ser modificado por el usuario. El movimiento de pago se efectuar posteriormente mediante la opcin Pagos Proveedores del men Ficheros de la Gestin Compras /Cuentas por Pagar. Si se elige a Varios pagos (Letras) , el programa solicitar la siguiente informacin: Abonos: para especificar un abono previo a la emisin de los giros. Total a convertir: campo que muestra el total de la compra menos el abono. Este ser el valor a convertir en giros. Perodo de das entre cada giro: campo numrico que muestra por omisin el valor especificado en la forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir la cantidad de das entre cada giro. Nmero de giros a emitir: campo numrico que muestra por omisin el valor especificado en la forma de pago registrada con la ficha del proveedor. Puede ser modificado y permite introducir la cantidad de giros entre los cuales se habr de dividir el Total a convertir. Al terminar de introducir toda la informacin de la compra y la forma de pago, el programa preguntara si desea emitir la forma impresa correspondiente. Si contesta afirmativamente se guardarn los datos y se pasar a las opciones de impresin. Si se contesta negativamente solo se guardarn los datos. En todos los casos se generan los movimientos a que haya lugar en los ficheros de Caja, Bancos, Cuentas por Pagar e Inventario. En el caso de pago con giros, el programa genera en las Cuentas por Pagar del proveedor un movimiento tipo FC correspondiente a la factura de compra ; otro de tipo AB correspondiente al abono, si lo hay; otro de tipo CA correspondiente a la cancelacin del saldo de la compra, y finalmente los movimientos tipo GR correspondientes a cada giro. El pago de los giros se efectuar posteriormente mediante la opcin Pagos proveedores del men Ficheros de la Gestin Compras y Pagos. Pagos a Proveeedores Esta opcin permite editar el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar. Dentro de esta opcin se pueden realizar cancelaciones, abonos o notas de crdito sobre las cuentas por pagar pendientes e introducir nuevos movimientos de compras, giros o notas de dbito. Los movimientos pueden ser introducidos por el usuario y algunos de ellos pueden ser creados automticamente al realizar una compra a crdito. Si el tipo de crdito de una compra es a una fecha de vencimiento, se genera en Cuentas por Pagar un movimiento tipo Factura de Compra (FC) con el nmero, Fecha, fecha de vencimiento y el valor de la compra. Si el tipo de crdito son Giros, se genera un documento tipo Factura de Compra (FC) y otro tipo Cancelacin (CA) para cancelar la deuda de la factura y trasladarla a los Giros, que tambin aparecen como movimientos tipo GR con sus respectivos valores y fechas de vencimiento. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada PAGOS Y DOCUMENTOS, con los siguientes campos: cdigo del proveedor: campo de 8 caracteres alfanumricos que permite introducir el cdigo del proveedor sobre el que se desea operar. Si se deja en blanco este campo o si se introduce un cdigo no registrado, aparecer la Pantalla Extendida PROVEEDORES para que el usuario busque y seleccione un proveedor, o para que incluya uno nuevo.

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Nombre: campo de 35 caracteres que muestra el nombre del proveedor seleccionado. Saldo Actual: campo numrico donde el programa muestra el saldo de la deuda con el proveedor a la fecha. A continuacin se abre el recuadro TIPO DE DOCUMENTO con las opciones: Cancelacin, Abono, Nota de Crdito, Factura, Giro y Nota de Dbito. Cancelacin, Abono o Nota de Crdito Estas opciones permiten efectuar movimientos que se refieren a otros movimientos pendientes de pago previamente registrados. Si se selecciona una de estas opciones y el proveedor no tiene movimientos pendientes de pago, un mensaje lo advertir y se regresar al paso anterior. Si el proveedor tiene documentos pendientes de pago aparecer el recuadro DOCUMENTOS NO CANCELADOS que muestra el nmero, tipo, emisin, vencimiento, valor y saldo de los documentos por cobrar. Utilice la funcin Ele(gir) para seleccionar uno o mas documentos y luego presione [Esc] para terminar. Una vez realizada la seleccin simple o mltiple de documentos, aparece el recuadro FORMA DE PAGO, con las opciones: Efectivo, Cheque y Transferencia. Seleccione la forma de pago. Si el pago se realiza con Cheque o Transferencia, aparece un recuadro para introducir el nmero del documento y el cdigo del banco y la cuenta bancaria. Al dejar el campo cdigo del Banco vaco el programa invoca el listado de Bancos y Cuentas Bancarias para que se seleccione una. Todo este proceso de elegir la forma de pago se describe con mayor detalle al final de la seccin 1.2.1. de la gestin Compras y Pagos. En caso de Cancelacin, el programa asume que debe generar tantos movimientos como movimientos pendientes de pago se hayan seleccionado, cada uno por el valor negativo del movimiento a ser cancelado. As lo hace y ello se puede verificar luego a travs de los REPORTES o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar. En caso de Abono o Nota de Dbito, el programa muestra el valor total de los movimientos seleccionados y permite anotar un valor diferente. Entonces genera los movimientos que cubren el abono. Por ejemplo, si se han seleccionado tres compras de valor 100 cada una, el valor total ser 300. Si se abona 150, el programa generara dos movimientos: uno por cien que cancela a la primera compra y otro por 50 que abona a la segunda. Esto se puede verificar a travs de los REPORTES o revisando el fichero de movimientos de Cuentas por Pagar. Los movimientos se generan con la siguiente informacin, que el usuario puede modificar: en el campo Tipo aparece CA, AB o ND segn se trate de una Cancelacin, un Abono o una Nota de Dbito; en el campo Nmero aparece el nmero de la compra o del giro cancelado; en el campo Fecha aparece la fecha actual; en el campo Referencia aparece el nmero de la compra origen (si el documento a cancelar es un giro); en el campo Concepto aparece el concepto de cancelacin y en el campo Valor aparece el valor cancelado o abonado. Despus deseleccionar la forma de pago, el programa pide confirmar la entrada. Al confirmar, el documento ser grabado y se actualizara el saldo de la cuenta por pagar del cliente. Si el pago fue realizado con cheque o transferencia se generara el respectivo movimiento en Bancos. Si es en efectivo se generara el movimiento en Caja. Estos movimientos son diferenciados como de cancelacin mltiple o simple dentro de Caja y Bancos. Al utilizar la funcin Rev(isar) se podr observar que por cada documento cancelado aparece primero el documento origen y luego su cancelacin. Todos los documentos quedan ordenados por proveedor, tipo de documento, nmero y emisin. Un documento proveniente de compras no puede ser modificado desde Pagos y Documentos, pero s puede ser eliminado. En este caso, el recuadro de interaccin lo advertir y pedir confirmar la eliminacin. Factura, Giro y Nota de dbito Estas opciones permiten incluir movimientos de cuentas por pagar sin que sean generados desde la facturacin e compra. Puede ser til para empresas que registran el detalle de las compras por separado y luego traen los valores de las facturas directamente a cuentas por pagar. Los movimientos de Cuentas por Pagar, bien se trate de los generados desde facturacin o de los que se incluyen directamente, tienen los siguientes campos: Tipo de documento: campo que muestra el tipo de movimiento. Origen: Campo de tres caracteres donde el programa indica la procedencia del movimiento, ya que estos pueden haber sido generados desde la facturacin o haber sido incluidos directamente desde Cuentas por Pagar. Nmero: campo de 8 caracteres alfanumricos que muestra o permite introducir el nmero del movimiento origen. Este nmero corresponde al nmero de la factura de compra en aquellos documentos generados desde facturacin. Fecha: campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha de del movimiento. Vence: solo para movimientos tipo Factura o Giros. Campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha en que debe efectuarse el pago.

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Referencia: campo alfanumrico de 10 caracteres que muestra o permite introducir un nmero o una clave de referencia. Si es un documento de facturacin o cancelacin de un giro, muestra el nmero de la factura que lo origin. Si es el documento de facturacin o cancelacin del valor total de giros generados por la integracin desde una facturacin, muestra la serie de los giros. Si el documento no ha sido generado automticamente, este campo puede ser usado libremente. C. Contable: campo alfanumrico de 20 posiciones donde se puede especificar el cdigo de la cuenta de contabilidad donde se reflejara el movimiento. Concepto: campo de 30 caracteres que muestra o permite introducir la descripcin o concepto del movimiento. Valor: campo numrico que muestra o permite introducir el valor del movimiento. Forma de pago: campo que muestra la forma de pago cuando el documento es del tipo Cancelacin, Abono o Nota de Crdito. Ademas muestra el nmero del cheque o transferencia y el nombre del banco. Al terminar de introducir la informacin de un movimiento, el programa preguntara si desea emitir la forma impresa correspondiente. Si se responde afirmativamente se grabar el movimiento y se pasar a las opciones de impresin; si se responde negativamente solo se grabar el movimiento. La opcin REPORTES de la gestin Compras/Cuentas por Pagar comprende: Grupos de Proveedores Esta opcin permite emitir un informe con los grupos de proveedores definidos para la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre de los grupos. Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Rango, Seleccin, Dispositivo, Impresin y Guardar. La opcin Omitir se activara si existe una configuracin de informe almacenada previamente con Guardar. El orden por omisin es por cdigo de grupo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo de grupo y Nombre del grupo para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de grupos. La seleccin permite escoger manualmente los grupos del listado. Cancela el rango seleccionado. Proveedores Esta opcin permite emitir un informe con los proveedores registrados en la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre del proveedor, grupo al cual pertenece, zona, estatus y lmite de crdito. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: por cdigo del proveedor. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo, Zona y Nombre, Lmite de Crdito y Estatus para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de proveedores. Si el orden se inicia por Grupo y cdigo o Grupo y Nombre, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los proveedores o grupos de proveedores del listado correspondiente. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los proveedores. La seleccin cancela el rango. El filtro pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opcin por omisin es R de Resumen, el cual solo imprime el cdigo, nombre, grupo, zona, estatus y lmite de crdito de los proveedores. Al introducir D de Detallado, el informe imprime la informacin completa de los proveedores. Este informe solo puede tener dispositivo por Pantalla Extendida, Archivo o Impresora.

Compras Esta opcin permite emitir un informe con las Facturas de Compras registradas en la empresa actual. El informe por omisin es resumido, imprime nmero y Fecha de las facturas y el proveedor de las mismas. Si se desea la informacin completa, es decir, los renglones facturados y el total de la factura, deber seleccionar Detallado en la opcin Filtro. El informe totaliza por cada proveedor. Este informe presenta en forma activa todas las opciones a excepcin de Seleccin.

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El orden por omisin es por Nmero de Factura. Al seleccionar Orden, Nmero de factura y Fecha .

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aparecer el recuadro ORDEN con las opciones

El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Nmero de Factura, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Compra y escoger el rango. Si el orden es por Fecha de emisin, el rango por omisin es desde el primero al ltimo da del mes actual. El filtro permite seleccionar las facturas de acuerdo a diferentes factores que se establecen con los campos, proveedor y forma de pago. Si la forma de pago es de Contado introduzca "CO". Si es Crdito introduzca "CR" y luego introduzca el tipo de crdito, Fecha de Vencimiento "FV" o Giros "GR". Finalmente el programa pregunta si desea el informe Detallado (introduzca "D") o Resumen (introduzca "R"). Si selecciona Detallado pregunta si desea salto de pgina por factura (introduzca "S" o "N"). Ej.: Se quieren listar detalladamente todas las facturas a contado del proveedor cuyo cdigo es C-001. Proveedor: C-001 Contado/Crdito (CO/CR): CO ( Resumen o Detallado (R/D): D ( Salto de pgina por factura?: S Ej.: Se quieren listar en forma resumida todas las facturas con crdito de giros correspondientes al proveedor VZC. Proveedor: VZC Contado/Crdito (CO/CR): CR Tipo de crdito (FV/GR): GR ( Resumen o Detallado (R/D): R ( Salto de pgina por factura?: S Saldos por fecha Esta opcin permite emitir un informe con el cdigo, nombre, grupo, zona de los proveedores y el saldo a la fecha indicada. Al finalizar, totaliza los saldos. Si el informe es ordenado por grupo subtotaliza por cada grupo. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento . El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente. El filtro permite emitir la relacin de pagos a la fecha que introduzca el usuario. El filtro por omisin es la fecha actual del programa. Estado de Cuenta Esta opcin permite emitir un informe con saldos de cada proveedor dentro la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo, nombre, zona y grupo del proveedor y debajo de este el nmero, tipo, Fecha y vencimiento, referencia, valor, das de vencimiento y saldo de todos los movimientos que corresponden al proveedor. El informe totaliza por cada proveedor, e indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones.El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento . El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente. El filtro permite emitir el estado de cuenta de los proveedores de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e valor de los documentos. Ademas pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Por omisin las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual. Ej.: Se quieren listar los estados de cuentas entre el 01/11/97 y 15/11/97 de todos los movimientos cuya referencia sea "FACTURACION" y cuyo valor est entre 1000 y 5000. Fechas >= 01/11/97 Fechas <=15/11/97 Documentos >= Documentos <= ( Cuentas sin movimiento?: N

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( Salto de pgina por cta.?: N Tipo: Referencia: Concepto: FACTURACION Valor>= 1000 Valor<= 5000 Movimientos

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Esta opcin permite emitir un informe con los movimientos de pagos de la empresa actual. El informe imprime el cdigo, tipo, nmero, fecha de emisin, fecha de vencimiento referencia e valor de los movimientos indicados. El informe totaliza todos los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por Fecha. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones Fecha, Nmero de Documento, cdigo y Nmero y cdigo y Fecha. El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por Fecha, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. Si el orden es por Nmero Documento, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Documentos y escoger el rango. En los restantes casos, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Proveedores y escoger el rango de cdigos de proveedores. La seleccin permite escoger manualmente los documentos o proveedores dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por Fecha se apaga la opcin Seleccin. Si es por cdigo y Nmero invoca a la Pantalla Extendida DOCUMENTOS para realizar la seleccin. Si es por cdigo y Nmero o cdigo y Fecha invoca la Pantalla Extendida PROVEEDORES. El filtro permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos tipo,referencia, concepto e valor. En tipo introduzca GR para giro, "FV" para crdito con fecha de vencimiento y CA para ancelacin. Ej.: Se quieren listar todos los documentos de abono cuyo valor sea mayor o igual a 10000. Tipo: AB Referencia: Concepto: Valor >=: 10000 Valor <=: Anlisis de Vencimiento Esta opcin permite emitir un informe con los documentos vencidos y por vencer de los proveedores de acuerdo a un filtro de perodos de das que por omisin es de 30 en 30. El informe muestra como ttulo el cdigo y nombre del proveedor y debajo de este los montos de los movimientos vencidos y por vencer para los perodos seleccionados. El informe totaliza por cada proveedor. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: por cdigo. Al seleccionar Orden, parecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo y Nombre. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de acuerdo al orden establecido. Presione [F8] para invocar el listado de Proveedores y escoger el rango. El filtro permite introducir los rangos de das para el anlisis de las fechas de vencimiento de los documentos a emitir. Ademas preguntara si se imprime Resumen (introduzca "R") o Detallado (introduzca "D"). El programa presenta por omisin perodos de 30 das, pero estos pueden ser modificados. La seleccin permite escoger manualmente los proveedores a incluir en el informe. Cancela el rango definido. Facturas Canceladas Esta opcin permite emitir un informe de los movimientos cancelados y pasados a histrico de cada proveedor dentro la empresa actual. El informe imprime como ttulo el cdigo, nombre, zona y grupo del proveedor y debajo de este el nmero, tipo, fecha de emisin y vencimiento, referencia, valor, das de vencimiento y saldo de todos los movimientos que corresponden al proveedor. El informe totaliza por cada proveedor, e indica el saldo al principio y final de los movimientos emitidos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, Zona y cdigo y Zona y Nombre. Despus deseleccionar uno de estos ordenes, aparece otro recuadro titulado SUBORDEN con las opciones Por Fechas y Por No. de Documento . El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nombre, el programa muestra el rango vaco y permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de Proveedores y escoger el rango. Si el orden inicial es por Grupo, permite invocar el listado de grupos de proveedores. El rango para el ordenamiento inicial por Zona deber introducirse manualmente.

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El filtro permite emitir el histrico de los proveedores de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos fechas, documentos, tipo, referencia, concepto e valor de los documentos. Ademas pregunta si se desean incluir cuentas sin movimiento y si se desea salto de pgina por cada cuenta. Por omisin las fechas abarcan desde el primero a fin del mes actual. Ej.: Se quieren listar los movimientos del histrico cuya referencia sea "FACTURACION" y cuyo valor sea mayor a 5000. Fechas >= Fechas <= Documentos >= Documentos <= ( Cuentas sin movimiento?: N ( Salto de pgina por cta.?: N Tipo: Referencia: Concepto: FACTURACION Valor>= Valor<= 5000

Ms REPORTES Esta opcin permite seleccionar y emitir uno de los REPORTES definidos previamente a travs de la gestin Generador de REPORTES. Estos REPORTES son en general definidos por el usuario, pero el programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos. Los REPORTES ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o adaptaciones con mayor frecuencia. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con los REPORTES definidos. Despus de hacer la seleccin aparecen las Pantalla Extendidas de emisin de REPORTES para elegir las diferentes subopciones que se hayan establecido al definirse el informe. La opcin PROCESOS de la gestin Compras/Cuentas por Pagar comprende: Facturas Canceladas Esta opcin permite vaciar en un subdirectorio del Archivo duro o en diskette todos aquellos documentos de cuentas por pagar ya cancelados, y a la vez actualiza el estatus de cada uno de los proveedores. Ademas permite reversar dichos documentos cuando sean requeridos. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Copiar movimientos ya cancelados y Reversar movimientos. Al seleccionar Copiar movimientos ya cancelados aparece el recuadro titulado FILTROS DE DEMORA para indicar el filtro de demora a aplicar a los proveedores. Muestra por omisin: 1.- Retraso mayor que 30 das y deuda total mayor que 100.000,00 y 2.- Retraso mayor que 60 das. Esto indica cambiar al siguiente estatus de demora a todos aquellos documentos con retraso de pago mayor de 30 das y cuya suma sea superior a 100.000,00 o todos los documentos con retraso mayor de 60 das independiente del valor total por pagar. Estos valores pueden ser modificados por el usuario. Si no se quiere aplicar el primer filtro, introduzca como deuda total un valor muy alto para que no se cumpla esta condicin y solo se aplique el segundo filtro. Despus de indicar el filtro de demora, aparecer otro recuadro con las opciones: Seleccin manual de cuentas y Todas las cuentas. La primera opcin permite invocar la Pantalla Extendida de proveedores y seleccionar aquellos cuyos documentos cancelados se pasarn al histrico. La segunda opcin pasa al histrico los documentos cancelados de todos los proveedores. Si el filtro se cumple para una cuenta, su estatus es cambiado: de activo "A" para primera demora "M1", de "M1" para segunda demora "M2" o de "M2" para suspendido "S". La opcin Reversar movimientos devuelve al fichero de cuentas por pagar los documentos pasados al histrico. No se registra ningn cambio en el estatus. Mantenimiento Esta opcin permite realizar operaciones orientadas a recuperar la consistencia de los datos de Compras y Pagos en caso de ocurrir alguna anomala. Al seleccionar esta opcin, se presenta un recuadro con las opciones: Reordenar Informacin y Recalcular Informacin. Reordenarr significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados como eliminados mediante la funcin Bor(rar) . Esto permite recuperar espacio en el Archivo y reorganizar los registros. Es necesario indexar ficheros cuando la base de datos manejada por el programa se desordena o pierde consistencia por motivos tales como una cada de tensin elctrica.

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Sugerencia: Utilice la opcin Compactar e indexar ficheros con cierta frecuencia, segn el volumen de sus datos.

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La opcin Recalcular Informacin debe utilizarse cuando se observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad, lo cual puede deberse a cualquier factor de anomala en la base de datos. El proceso de reconstruccin se aplica sobre todos los movimientos vigentes. Puede tomar considerable tiempo segn el volumen de informacin almacenada. La opcin MISCELNEOS en la gestin Compras/Cuentas por Pagar comprende: Escoger Empresa Cambio de Fecha Secuencias Estas opciones, exceptuando Secuencias, son semejantes a sus homnimas de la opcin Miscelneos de la gestin Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la seccin correspondiente de este manual, por lo que no se repetir su descripcin aqu. Secuencias Esta opcin permite especificar a partir de que nmero se comienza la enumeracin de los diversos documentos que se emplean en la gestin. Al seleccionar esta opcin aparecer el recuadro CONTADORES. Simplemente elija con el cursor el documento de su inters y coloque el nmero con el cual desea iniciar o reiniciar la numeracin.

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BODEGA

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Esta gestin permite realizar todas las operaciones necesarias para el manejo del inventario, incluido el ensamblaje de artculos. La opcin EDICION de la gestin Bodega comprende: Grupos de Artculos Esta opcin permite introducir o editar grupos a los cuales se asignara los diferentes artculos del inventario de la empresa actual. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada GRUPOS DE ARTICULOS, con formato de tabla y donde cada lnea o registro contiene los siguientes campos: Grupo: campo de 5 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del grupo. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir el nombre o descripcin del grupo. Si al seleccionar esta opcin el archivo est vaco, aparece la Pantalla Extendida de edicin con la funcin Ins(ertar) ya activada para iniciar el proceso de inclusin de registros. Si ya existen grupos, la Pantalla Extendida de edicin permitir el uso de todas las funciones a excepcin de Ele(gir), la cual estar desactivada. Para introducir un grupo seleccione la funcin Ins(ertar) e introduzca el cdigo y nombre del grupo. El programa pedir confirmacin. Cada grupo que incluya ser ordenado alfanumricamente por su cdigo. Para modificar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Cor(regir). Realice los cambios y confirme la entrada. Para eliminar un grupo, ubique el cursor en el registro y seleccione Sup(rimir). Si un cliente esta asociado a un grupo, y este es eliminado, en el campo que corresponde al nombre del grupo aparecer ***No registrado****. Para localizar un grupo, presione [Inicio/Home] para ir al principio y luego utilice Bus(car) para buscarlo mediante la identificacin o el nombre. El cursor se ubicara en el primer registro que coincida con todos o con los primeros caracteres del texto de bsqueda. Artculos Esta opcin permite introducir o editar los datos de los artculos del inventario. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada ARTICULOS, tipo ficha. Si ya se han registrado Artculos, al entrar en esta opcin la Pantalla Extendida de edicin mostrar el primer artculo. Utilice las teclas de flechas verticales para avanzar o retroceder sobre las fichas de artculos. Para buscar un artculo en particular utilice la funcin Bus(car). Si desea realizar la bsqueda desde el principio, presione la tecla Inicio/Home antes de utilizar Bus(car). Para modificar los datos de un artculo, una vez que la ficha esta presente en pantalla, seleccione Cor(regir). Utilice la funcin de edicin Rev(isar), para observar cada registro de artculo como una lnea con los campos formando columnas. De esta manera podr visualizar los artculos en conjunto y no como fichas. Si el fichero de artculos esta vaco, la funcin Ins(ertar) se activara automticamente para iniciar el proceso de inclusin de registros. Durante este proceso el programa sugiere el prximo cdigo de artculo en forma secuencial y tomando como referencia el ltimo cdigo introducido. Igualmente sugiere como cdigo de grupo el ltimo introducido. La ficha de artculo consta de los siguientes campos: Cdigo del Artculo: campo de 15 caracteres alfanumricos para introducir el cdigo del artculo. Nombre: campo de 35 caracteres para introducir la denominacin del artculo. Grupo: campo de 5 caracteres para introducir el grupo al que pertenecer el artculo. Al introducir un cdigo de grupo previamente registrado en la opcin Grupos de Artculos, el programa mostrar automticamente su nombre al lado del campo. Si se introduce un grupo no registrado o o se deja el campo vaco, aparece la Pantalla Extendida GRUPOS para introducir un nuevo grupo o buscar y seleccionar uno ya registrado. Tipo I.V.A.: campo de un carcter para colocar la Lista I.V.A aplicable al artculo que se esta introduciendo. Precios A, B, C y D: cuatro campos numricos de dos secciones, la primera para introducir precios y la segunda para colocar porcentajes de descuento. Estos precios y descuentos se ofrecern por omisin en las facturas. El usuario puede no obstante fijar otros precios o descuentos al momento de facturar. Si estos cuatro precios no fuesen suficientes para reflejar las diferentes Listas que el usuario desea aplicar, el programa ofrece la posibilidad de definir una tabla ilimitada de Listas.

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Para incluir o modificar Listas, presinese la tecla de funcin [F9]. Aparecer inmediatamente una Pantalla Extendida con los siguientes campos: Lista: campo de 5 caracteres alfanumrico para introducir un cdigo o identificacin de la Lista. Cantidad: campo numrico para indicar la cantidad hasta la que correspondern el precio, el descuento y el tipo de moneda que se especificaran a continuacin. Podemos por ejemplo introducir la Lista A0001 con cantidad 5 y precio 100, y la misma Lista con cantidad 10 y precio 120. Con esto estaremos diciendo que de 1 a 5 unidades, el precio del artculo ser 100, mientras que de 6 a 10 ser 120. Pueden introducirse tantas combinaciones de este tipo como se deseen. Ademas de variar para cada Lista la cantidad y el precio, pueden variar tambin el descuento y la moneda. Precio: campo numrico donde se introducir el precio correspondiente a la cantidad, descuento y moneda especificadas en la misma lnea de la Lista. Descuento: campo numrico donde se introducir el precio correspondiente a la cantidad, precio y moneda especificadas en la misma lnea de la Lista. Moneda: campo de dos tres caracteres alfanumricos para introducir el tipo de moneda aplicable en la Lista. Si es dejado en blanco, el programa asume la moneda local. Si se escribe un tipo no previamente registrado en la Tabla de Monedas, el programa abrir la Pantalla Extendida de MONEDAS y permitir seleccionar o introducir una nueva. Al terminar una lnea de Lista el cursor se colocar en la siguiente. Si no desea incluir una nueva Lista, presione [ESC]. Se cerrara la Pantalla Extendida de Listas y se retornara a la ficha del artculo. Existencia mnima: campo numrico para introducir la cantidad de unidades en existencia por debajo de la cual se desea ser informado mediante un informe. Existencia mxima: campo numrico para introducir la cantidad de unidades en existencia por encima de la cual se desea ser infor mado mediante un informe. Ubicacin fsica: campo de 3 subcampos de dos caracteres cada uno, para especificar la ubicacin fsica del artculo en un espacio de tres coordenadas. Por ejemplo, 01:02:04 podra significar pasillo 01, estante 02, fila 04. Al terminar de incluir un artculo el programa pedir confirmar su entrada. Al pie de la Pantalla Extendida ARTICULOS el usuario encontrar una serie de campos cuya informacin ser actualizada por el programa cada vez que se realice un movimiento con cualquiera de los artculos registrados en el Bodega. Estos campos son: Ultimo proveedor: campo que muestra el cdigo del ltimo proveedor del cual se adquiri el artculo presente en pantalla. Ultimo costo: campo que muestra el valor del ltimo costo registrado en el inventario para el artculo cuya ficha tenemos en pantalla. Pedido proveedores: campo que muestra la cantidad total de unidades del artculo actualmente en pedido a proveedores. Costo promedio: campo que muestra el cociente entre el costo del total de las unidades del artculo y la cantidad de unidades del artculo existentes en Bodega. Existencia actual: muestra la cantidad de unidades del artculo existentes actualmente en el inventario. Pedido cliente: campo que muestra la cantidad de unidades del artculo en pedidos de clientes. Entradas y Salidas de Bodega Esta opcin permite editar el fichero de movimientos de la Bodega. Estos movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere algn ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artculos. Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida de edicin titulada MOVIMIENTOS DE INVENTARIO, tipo tabla con los siguientes campos: Cdigo del artculo : campo de 15 caracteres que muestra o permite introducir el cdigo del artculo. Al estar el cursor sobre este campo se puede oprimir [F8] para ver la lista de artculos registrados y seleccionar uno; tambin podemos oprimir [F9] para realizar la transferencia de un artculo desde una Bodega a otra (si se ha elegido la opcin multialmacn al iniciar la empresa). Bo: campo de 2 caracteres para colocar la identificacin del Bodega donde se realizara el movimiento del artculo. (Solo se activara si se ha escogido la opcin multialmacn al iniciar la empresa) Fecha: campo que muestra o permite introducir la fecha del grama que puede ser modificada. movimiento. Al incluir un movimiento muestra la fecha del pro -

Tipo: campo de 2 caracteres que muestra o permite introducir el tipo de movimiento. Introduzca EN para Entrada, SA para Salidas, AS para Ajuste de Salida, AE para Ajuste de entrada o AC para Ajuste de Costo. Al introducir un valor diferente de estos o

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dejar el campo vaco, el recuadro de interaccin muestra los valores validos. El tipo "EN" permitir introducir una cantidad de unidades que entran a Bodega y un costo total de las mismas. La cantidad se aadir a las existencias y el costo al costo total de la existencia. El tipo "AE" permitir introducir una cantidad de unidades que entran a Bodega pero no su costo, pues este es calculado por el programa en base al costo promedio actual. La cantidad se aadir a las existencias y el costo al costo total de la existencia. Los tipos "SA" y "AS" permitirn introducir la cantidad de unidades que salen de Bodega pero no su costo, pues este es calculado por el programa en base al costo promedio actual. La cantidad introducida disinuir la exestencia y el costo calculado disinuir el costo total de la exestencia. El tipo "AC" permitir introducir un costo pero no una cantidad. Ello permite alterar el costo total de las exestencias sin alterar su nmero de unidades. Altera por lo tanto el costo promedio de las existencias. Nmero: campo de 8 caracteres que muestra o permite introducir el nmero del documento que da origen al movimiento. Este nmero generalmente corresponde al nmero de la factura de venta o compra. Este campo no puede quedar vaco. Unidad: campo de 3 caracteres que muestra o permite introducir la unidad bsica del artculo. Dentro del men ficheros de la gestin Bodega se puede definir una tabla de unidades y de equivalencia de stas con otras unidades. Al introducir una unidad de equivalencia definida previamente en esa tabla, el programa la convierte a la unidad bsica del artculo. Cantidad: campo numrico que muestra o permite introducir la cantidad de artculos a entrar, salir o ajustar del inventario. Si la cantidad de artculos a salir del inventario es mayor que la existencia actual, el recuadro de interaccin lo advertir, indicar la cantidad existente a la fecha actual y no permitir la dispositivo o ajuste de dispositivo. Costo: campo numrico que muestra o permite introducir el costo total de la cantidad de artculos. Si introduce el signo asterisco (*), y el costo unitario del artculo, el programa calculara el costo total y lo registrara en el campo. Origen: campo de 3 caracteres que muestra el origen del movimiento de inventario registrado. Si se introduce una entrada, dispositivo o ajuste directamente por esta opcin, este campo muestra el identificador INV. Si el movimiento es generado por una compra muestra CPA , si es por venta VEN o FAC (de facturacin), si es generado por el punto de ventas PVE y finalmente si es generado por una devolucin DV. Al pie de la Pantalla Extendida MOVIMIENTO DE INVENTARIO aparecen los campos: Descripcin: muestra el nombre o descripcin del artculo sobre el que se encuentra el cursor. Cp: muestra el costo promedio del artculo sobre el que se encuentra el cursor. Ex: muestra la existencia actual del artculo sobre el que se encuentra el cursor. Al terminar de introducir movimientos, el programa pedir confirmar su entrada. Tabla de Bodegas Al seleccionar esta opcin aparece la Pantalla Extendida Bodegas, que permite introducir la las diversos Bodegas en caso de haberse elegido la opcin multialmacn al iniciar la empresa La Pantalla Extendida BODEGAS presenta los campos: Cdigo: campo alfanumrico de 2 caracteres para colocar el cdigo que se desea asignar a un determinado Bodega. Nombre: campo alfanumrico de 35 caracteres para colocar el nombre de la Bodega que se desea aadir a la tabla. Tabla I.V.A. Esta opcin permite fijar los valores de las diversas Listas aplicables para el calculo del impuesto I.V.A. Tabla de COTIZACIONES. Esta opcin permite fijar los valores de las diversas cotizaciones de moneda con que el usuario trabaja. LA OPCIN REPORTES DE LA GESTIN BODEGA. Grupos de Artculos Esta opcin permite emitir un informe con los grupos de artculos definidos en el inventario para la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre de los grupos.

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Este informe presenta en forma activa las siguientes opciones: Emitir, Orden, Rango, Seleccin, Dispositivo, Impresin y Guardar. La opcin Omitir se activara si existe una configuracin de informe almacenada previamente con Guardar. El orden por omisin es: por cdigo del grupo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo del grupo y Nombre del grupo para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de cdigos o nombres de los grupos a emitir. Presione [F8] para invocar el listado de grupos. Artculos Esta opcin permite emitir un informe con los artculos registrados en la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre del artculo, unidad, precios, existencia mxima y mnima, ubicacin fsica y grupo al cual pertenece. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es: por cdigo del artculo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y Ubicacin fsica para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del listado. La seleccin depende del orden selec cionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el rango. El filtro pregunta si el informe a emitir se quiere Resumen o Detallado. La opcin por omisin es R de Resumen, el cual solo imprime el cdigo, nombre y grupo de los artculos. Al introducir D de Detallado, el informe imprime la informacin completa de los artculos. Este informe solo puede tener dispositivo por Pantalla Extendida, Archivo, o Impresora. Precios Esta opcin permite emitir un informe con los precios registrados para los diferentes artculos del inventario de la empresa actual. El informe mostrar el cdigo y nombre del artculo, la unidad y precios A, B, C y D. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo del artculo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y Ubicacin fsica para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del listado. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el rango. El filtro permite introducir la modalidad de precio. El informe presenta todos los precios, a menos que se introduzca una modalidad: A, B, C o D. Resumen de existencias Esta opcin permite emitir un informe con la existencia de los artculos del inventario de la empresa actual. El informe muestra el cdigo y nombre del artculo, la existencia mnima, existencia actual, el costo y el costo total, totalizando este ltimo campo. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo del artculo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y Ubicacin fsica para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del listado y se desactiva cuando el orden no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el rango. El filtro pregunta la fecha a la cual se desea emitir el resumen y si solo se incluyen los artculos cuya existencia es menor o igual a la registrada como mnima. La opcin por omisin es la fecha actual e incluir todos los artculos en el informe. Kardex

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Esta opcin permite emitir el detalle de los movimientos de los diferentes artculos del inventario. El informe muestra como ttulo, el cdigo, nombre y grupo del artculo. Debajo de este, muestra fecha, tipo de movimiento, nmero, cantidad, costo total, existencia y saldo. Muestra ademas el saldo antes y despus del rango de fechas indicados. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre, y Ubicacin fsica. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden establecido. El filtro permite introducir el rango de fechas para los movimientos a incluir en el informe, si se desean incluir los movimientos sin movimiento y finalmente si se desea un salto de pgina por cada artculo. Ej.: Se quieren listar todos los movimientos de los artculos comprendidos entre el primero y ltimo de enero. Tipo: Fechas>=: Fechas<=: ( Artculos sin movimiento? No ( Salto de pgina por cta.? No Costos Esta opcin permite emitir un informe con los costos promedios de los artculos registrados en el inventario de la empresa actual. El informe mostrar el cdigo, nombre del artculo y el costo actual de los artculos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo del artculo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y Ubicacin fsica para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del listado. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el rango. El filtro permite introducir a que fecha se quiere emitir el resumen de costos. El programa presenta la fecha actual por omisin. Movimientos Esta opcin permite emitir un informe con los movimientos de inventario de la empresa actual. El informe imprime la fecha, tipo de movimiento, nmero, origen, cdigo y descripcin del artculo, proveedor o cliente, unidad y costo total de los movimientos del inventario. El informe totaliza todos los movimientos Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo. Al seleccionar Orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo a el orden establecido. Si el orden es por cdigo o Nmero, el programa permite presionar la tecla [F8] para invocar el listado de artculos o documentos de inventario. Si el orden es por Fecha, el rango por omisin es desde el primero a fin del mes actual. La seleccin permite escoger manualmente los artculos dependiendo del orden seleccionado. Si el orden es por cdigo y Nmero invoca a la Pantalla Extendida de artculos o documentos respectivamente para realizar la seleccin. Si el orden es por Fecha se apaga la opcin Seleccin. El filtro permite seleccionar los movimientos de acuerdo a diferentes filtros que se establecen con los campos tipo, documentos, origen, proveedor o cliente, unidad, cantidad, costo y venta total. En tipo introduzca "EN" para entrada, "SA" para dispositivo, "AE" para ajuste de entrada, "AS" para ajuste de dispositivo y "AC" para ajuste de costo. En origen introduzca "INV" para inventario, "FAC" para facturacin y "CPA" para compras o cuentas por pagar. Ej.: Se quieren listar todos los documentos provenientes de facturacin cuya venta total sea superior a 100.000. Tipo: Documentos>=: Documentos<=: Origen: FAC Prov/Cliente: Unidad: Cantidad>=: Cantidad<=: Costo Total>=: Costo total<=: Venta Total>=: 100000.00 Venta Total<=:

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Ganancias brutas Esta opcin permite emitir un informe de las ganancias brutas del mes actual con relacin al mes anterior. El informe imprime el cdigo y nombre del artculo y la cantidad vendida y ganancia bruta del mes anterior y del mes actual. Al final totaliza estos campos. Este informe presenta en forma activa todas las opciones. El orden por omisin es por cdigo del artculo. Al seleccionar Orden, aparecer el recuadro ORDEN con las opciones: cdigo, Nombre, Grupo y cdigo, Grupo y Nombre y Ubicacin fsica para escoger el orden. El rango permite introducir el rango de acuerdo al orden seleccionado. Si el orden es por cdigo o Nombre permite presionar la tecla [F8] para invocar a la Pantalla Extendida de artculos. Si el orden se inicia por Grupo, [F8] invoca a la Pantalla Extendida de grupos. En los restantes casos [F8] esta inactiva. La seleccin permite escoger manualmente los artculos o grupos de artculos del listado. La seleccin depende del orden seleccionado y se desactiva cuando este no incluye los campos cdigo, nombre y grupo de los artculos. La seleccin cancela el rango. El filtro pregunta para que mes se quiere emitir el informe. Ms REPORTES Esta opcin permite seleccionar y emitir uno de los REPORTES definidos previamente a travs de la gestin Generador de REPORTES. Estos REPORTES son en general definidos por el usuario, pero el programa ofrece ya algunos de ellos para que el usuario pueda redefinirlos o modificarlos. Los REPORTES ofrecidos de este modo son aquellos sobre los que el usuario suele requerir cambios o adaptaciones con mayor frecuencia. Al seleccionar esta opcin aparece un recuadro con los REPORTES definidos. Despus de hacer la seleccin aparecen las Pantalla Extendidas de emisin de REPORTES para elegir las diferentes subopciones que se hayan establecido al definirse el informe. La opcin PROCESOS de la gestin Bodega comprende: Reclculo de costos Esta subopcin permite recalcular el costo unitario promedio de todos los artculos del inventario tomando en cuenta la cantidad en existencia y los costos en la compra de los artculos. Al seleccionar esta opcin, el recuadro preguntara: ?Desea ejecutar el proceso de reclculo de costos?. Responda Si para realizar el calculo. Actualizar Listas Esta subopcin permite cambiar los precios de los grupos de artculos que se indiquen. Para ello se introduce un factor de repreciacin a aplicar a una de las modalidades de precio de los artculos. Al seleccionar esta opcin aparece el recuadro RECOSTEO para introducir la letra que identifica la modalidad de precio a modificar y el factor por el cual se ha de multiplicar cada uno de los precios de la modalidad seleccionada. Luego aparece el recuadro GRUPOS para introducir el rango de grupos de artculos a repreciar. Si se deja el rango vaco asume todos los grupos. Recosteo Esta subopcin permite cambiar el costo de uno o mas grupos de artculos utilizando un factor fijo o aplicando el ltimo costo. Al seleccionar esta opcin aparece el recuadro FILTRO para seleccionar Segn factor fijo o Segn ltimo costo. Si el recosteo lo desea realizar multiplicando por un factor fijo, aparece el recuadro para introducir el valor de este factor. Luego, para ambos filtros, aparece el recuadro GRUPOS para introducir el rango de grupos de artculos a cambiar de costo. Si se deja el rango vaco asume todos los grupos. Mantenimiento Esta opcin permite realizar operaciones para la recuperacin de los datos de Bodega. Al seleccionar esta opcin se presenta un recuadro con las opciones: reordenar la informacin, Recalcular Informacin regenerar Ventas/Cartera. La opcin reordenar Informacin se utiliza cuando la ejecucin de algn proceso es interrumpida anormalmente (por falla elctrica o cada de tensin, por ejemplo), o cuando por cualquier motivo se observa algn desorden o anomala en los datos. Generalmente estas anomalas se relacin con daos en los archivos ndices. Mediante esta opcin se reconstruyen los mencionados archivos.

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Recalcular informacin significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opcin Eli(minar) de la Pantalla Extendida de edicin). Esto permite recuperar espacio en el Archivo y reorganizar los registros. Sugerencia: Utilice esta opcin cada cierto perodo de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La subopcin Regenerar se utiliza al observarse alguna anomala no solo en el orden de los datos sino tambin en las existencias y costos de los artculos. El proceso se efecta para el rango de meses indicado por el usuario. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecucin. La opcin MISCELNEOS de la gestin Bodega comprende: Escoger empresa Cambio de Fecha: Cambio de Ejercicio Secuencias Estas opciones, exceptuando Secuencias, son semejantes a sus homnimas de la opcin Miscelneos de la gestin Contabilidad. Han sido descritas con detalle en la seccin correspondiente de este manual, por lo que no se repetir su descripcin aqu. Secuencias Esta opcin permite especificar a partir de que nmero se comienza la enumeracin de los diversos movimientos que se emplean en la gestin. Al seleccionar esta opcin aparecer el recuadro SECUENCIAS. Simplemente elija con el cursor el movimiento de su inters y coloque el nmero con el cual desea iniciar o reiniciar la numeracin.