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Leccin 1
Introduccin
Las siguientes normas de recepcin le entregan al personal de Finning herramientas para cumplir lograr los objetivos de disminuir los riesgos de recepcionar productos no conformes.
NORMAS
ACCIONES
RECOMENDAC IONES
Alcance de la recepcin
El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean estas materias primas, materiales, repuestos y/o mercaderas en general.
Relevancia de la recepcin
La calidad del producto y servicio final de las operaciones de Finning depende en gran medida de la calidad y oportunidad de los materiales en el momento que los clientes lo solicitan. La recepcin por tanto, es un proceso de altsima importancia dentro de las actividades del almacn, pues asegura dicha calidad y oportunidad.
Automatizacin
Automatizar el proceso de recepcin tanto como sea posible, permite eliminar o minimizar la burocracia, errores o intervenciones humanas que no aaden valor al producto o servicio final. En Finning, la automatizacin es de vital importancia para la eficiencia del proceso de recepcin.
Seleccin de proveedores
Una adecuada seleccin de proveedores permite disminuir el nmero de inspecciones o pasos que no aaden valor, haciendo posible un proceso de recepcin segura.
EXPLICAR
DESCRIBIR
COMPRENDER
Introduccin
Si bien, la recepcin es un proceso que comienza con la llegada fsica de los materiales a la empresa, para que esto ocurra correctamente, es necesario contar al menos con informacin previa sobre:
Cundo ocurrirn estas entradas
Una vez en la empresa, los materiales deben ser registrados y debe ser posible conocer su ubicacin (trazabilidad) y cantidades existente dentro del almacn. Contar con un registro electrnico de todo esto, es un factor que favorece la efectividad y eficiencia del proceso de recepcin.
Manejo de excedentes
En el caso de producirse un excedente, ste debe ingresarse a un planilla de control, la cual debe ser enviada a los supervisores de salida, quienes deben responder dentro de las 24 horas siguientes. El objetivo de este control es:
Obtener un reporte semanal con un indicador de errores en despacho. Hacer seguimiento a todos los tems informados y si estos fue regularizados por el supervisor de salida.
En el caso de una contrapartida a Bodega 65, esta debe ser informada previamente por el supervisor de entrada va email, de lo contrario no ser aceptada.
Para cada una de ellas daremos ciertos alcances que son importantes considerar
Archiva el original.
En caso de ausencia de gua el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de el original de factura.
Norma 7: Inspecciones
El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin ya sea al azar o en aquellos envases que presenten roturas o marcas de dao. Esto permite verificar la cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.
Recepcin de repuestos
La recepcin de repuestos en una de las tareas ms comunes en una bodega. Este proceso se compone de una recepcin fsica y una recepcin en DBS. Los procesos de recepcin dentro de Finning pueden recibir los siguientes nombre, se acuerdo a su naturaleza y contexto:
Recepcin de pedidos de repuestos para stock (Compras) Recepcin de transferencias desde otras Bodegas (Stock Transfer) Devoluciones (Return list) Ajustes Regularizaciones de sobrantes reserva
Dada su relevancia en los procesos de Bodega de Finning, la recepcin de pedidos de repuestos para stock, se tratar a continuacin en una leccin aparte.
Objetivos de la leccin
En esta leccin se describir cmo se realiza la recepcin de un pedidos. Los puntos clave a tratar son:
El flujo del proceso de pedidos en el sistema de Finning. Tipos de embarques.
Tipos de pedidos.
Mecanismo para visualizar repuestos u obtencin de informacin a partir del embarque o pedido.
Pedido a fbrica
Factura de Fabrica
Contabilizacion de la Existencia
Tipos de embarques
Los pedidos de repuestos solicitados a Caterpillar llegan a las bodegas de Finning en embarques por 2 vas:
Transporte Areo (CAA: Carga Area) o Transporte Martimo (CAM: Carga Martima).
Estos embarques pueden incluir uno o varios pedidos, diferenciados con nmeros de despachos (Shipment).
Cada nmero de despacho tiene asociada una factura de Caterpillar.
Tipos de pedidos
Dentro del sistema de pedidos de Finning es posible distinguir 4 tipos de pedidos:
Martimos (S). Ejemplo: S029420 Areos (A). Ejemplo: A029330
Manuales (MA).
Ejemplos: MUxxxx0, Mxxxxx0, MLxxxx0, MKxxxx0, MRAxxxx
Nota: Los Repuestos solicitados para una Venta, no se reflejan en esta columna
Shipment
Cajn
Pedido
Binning
Binning es un documento en formato Excel que permite separar los repuestos por Zona (en el caso del CDR) y actualizar las ubicaciones fsicas de los repuestos. A travs de un Binning el personal de bodega puede realizar la revisin fsica e idealmente el encasillamiento de los repuestos, para luego ingresar el pedido al DBS. De encontrarse diferencias se debe llenar un formulario de discrepancias. Cada Binning tiene un cdigo (nombre) del tipo CAA44644. En este ejemplo corresponde a un embarque.
Generacin de un Binning
Un Binning se obtiene accediendo al programa UOC2900 del DBS, ingresando el nmero de Shipment y finalmente ejecutando la funcin F6 como muestra la siguiente figura.
Visualizacin de un Binning
Al ejecutar el programa anterior obtendremos una vista del detalle del Shipment solicitado. El archivo de Binning puede ser enviado a la casilla de correo del responsable como un adjunto en formato Excel.
Esta ubicaccion puede Puede haber sido modificada sido haber modificada
Etiqueta de embarque
Nmero de Shipment
Etiqueta de cajn
Codigo de Dealer
Nmero de Cajn
Programa Receipting
Una vez que se realiza la validacin fsica, se debe proceder a ingresarlos en el DBS. Para ello se utiliza el programa Recepting (RCVSTRDTA Recepting/Stock Excp). Para ejecutar el Receipting, necesitamos conocer el nmero de pedido, el embarque (Shipment) y el nmero de folio.
Nmero de Folio
Debe usar F7
Ingresar Cantidad
En esta columna se indica como esta asociado. En este ejemplo. Con Pedido
1
Nota: este programa tardar unos segundos en ejecutarse.
Nmero de Folio
Nmero de Shipment
Encasillamiento
El encasillamiento de los repuestos es una de las tareas crticas que se realizan en una Bodega. Un repuesto mal encasillado genera una serie de problemas que afectan la atencin a nuestros Clientes.
En los procesos de anlisis de inventario, gran parte de los problemas que se detectan, corresponden a existencia de tarjetas por doble ubicacin fsica de repuesto. De cada 100 tarjetas que se confeccionan, 70 corresponden a cambios de ubicacin.
Problemas de encasillamiento
Algunos procesos que ocasionan problemas de encasillamiento son:
Limpieza de casilleros por personal externo (si no hay instrucciones claras) Encasillamiento de Embarque o Stock Transfer sin Binning
Formulario de encasillamiento
El personal de Bodega que realiza un cambio de ubicacin, debe utilizar el formulario destinado para tal efecto. Este formulario debe ser archivado una vez realizada la operacin en DBS.
Con nmero de Folio Nmero de Folio
Cambios de ubicaciones
Para realizar el cambio de ubicaciones en DBS, se utiliza el programa Location Change (CHGPCLOC), que se encuentra en el menu Warehouse Operations (WHMENU)
Cambios de ubicaciones
El sistema desplegar un ventana, donde es posible revisar la ubicacin de un repuesto. Para seleccione el repuesto a revisar y pulse R en el campo A/C, como lo indica la siguiente imagen.
Cambios de ubicaciones
Si deseamos modificar la ubicacin del repuesto, ingresamos la letra C en campo A/C Luego digitamos la nueva ubicacin (Ej A1 A1 A1) y presione Enter.
Cambios de ubicaciones
Luego de los pasos anteriores, el cambio de ubicacin en el DBS estar completo. La siguiente figura entrega un reporte de la nueva ubicacin
Consideracin 1
Se debe emitir una nueva gua de despacho por mercaderas no recepcionadas por el cliente?
No existe una disposicin que reglamente si debe emitirse una nueva gua de despacho por mercaderas no recepcionadas por el cliente, por lo que en tal situacin, sera suficiente que en el documento con el cual se efectu el traslado, se deje constancia de dicha falta de recepcin y se conserven todos sus ejemplares. Adems la empresa debe registrar el reingreso de mercaderas.
Consideracin 2
Qu perodo de validez tiene una gua de despacho para el traslado de mercaderas?
El perodo de validez que tiene una gua de despacho como respaldo en un traslado de mercaderas est determinado por su fecha de emisin, la que debe tener exacta correspondencia con el inicio del traslado, considerando una demora razonable entre este inicio y el destino del mismo, cuando exista razn suficiente y calificada.
Consideracin 3
Cul es el plazo para facturar una gua de despacho?
El plazo para facturar una gua de despacho es el quinto da del mes siguiente de efectuadas las operaciones; siempre que se seale como perodo tributario el que corresponda a la realizacin de dichas operaciones.
Consideracin 4
En cuntos ejemplares debe emitirse una gua de despacho?
Debe emitirse en cuadruplicado. El original y el triplicado deben acompaar las mercaderas que se trasladan con motivo de una venta, de una convencin asimilada a venta, de una prestacin de servicios o por causas que no importen ventas. El duplicado deber conservarlo en su poder el emisor con la idea de proceder posteriormente a la facturacin de la operacin, cuando corresponda.
Consideracin 5
Qu datos debe contener una gua de despacho?
Debe cumplir con los mismos requisitos sealados para las facturas. Igualmente, deber indicarse el nombre completo del prestador de servicio y receptor de los bienes remitidos, cuando se trate de convenciones que no constituyen venta, adems del resto de los antecedentes legales exigidos.
Al mismo tiempo, deber entregarse el detalle completo de las especies que se trasladan, con indicacin de las unidades, peso o volumen, nombre y caractersticas de las especies y valor unitario.
Consideracin 6
Qu datos debe contener una gua de despacho?
En los traslados de bienes corporales muebles que correspondan a envos que efecten los "vendedores" a consignatarios, comisionistas o martilleros, cuando no importen ventas, ser obligatorio para los mandantes consignar en las guas de despacho, un precio unitario de las especies, aproximado al valor real de los bienes de que se trate. Pueden totalizarse, pero no indicar separadamente el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Consideracin 7
Qu datos debe contener una gua de despacho?
En otros traslados que no importen venta, podr omitirse el valor unitario, pero habr de consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo. As, por ejemplo, si se trata de traslado de bienes para su reparticin, de una bodega a otra del propio emisor, para su distribucin, etc. nicamente las copias voluntarias o extras, constituidas por el quinto, sexto y siguientes ejemplares, debern llevar, en forma atravesada, la frase: "COPIA NO VALIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS".
Consideracin 8
Una casa matriz debe emitir una gua de despacho a sus sucursales por el envo de mercadera que no constituye venta?
Si, la Casa Matriz debe emitir gua de despachos a sus sucursales por el envo de mercadera que no constituye venta, cumpliendo con los requisitos legales y reglamentarios.
Se recomienda tomar especial atencin con los traslados que no importen ventas, pues en ellos se podr omitir el valor unitario, pero habr de consignarse en forma clara y detallada su motivo. Por ejemplo, deber dejarse constancia si se trata de un traslado de bienes para su reparacin, del traslado desde una bodega a otra que es del propio emisor, o bien de un traslado para su distribucin, entre otros.
Consideracin 9
Quin emite las guas de despacho y a qu direccin?
La gua de despacho la debe emitir el vendedor o prestador de servicios a la direccin del adquirente por las siguientes situaciones:
Cuando el vendedor opta por postergar la emisin de la factura en el momento de la entrega real o simblica de las especies. Cuando el vendedor o prestador de servicios efecta traslado de especies, incluso cuando dicho traslado no constituye venta.
Consideracin 10
Qu direccin debe ser consignada por el traslado de bienes desde un proveedor a direcciones de trabajo distintas a la del adquirente?
Cuando los bienes sean trasladados a una direccin distinta a la del adquirente, se debe consignar en el detalle del documento, en forma clara y detallada el motivo del mismo.
Consideracin 11
Es obligatorio portar la gua de despacho correspondiente en un traslado de mercaderas?
S, es obligatorio portar la gua de despacho, factura o boleta correspondiente, la que deber exhibirse si el Servicio de Impuestos Internos lo requiere durante el traslado de especies afectas al Impuesto al Valor Agregado (IVA) en vehculos de carga. Para estos efectos, el vendedor o prestador de servicios tambin deber emitir guas de despacho al efectuar traslados de bienes corporales muebles que no importen ventas.
Consideracin 12
Una empresa que cuenta con un servicio tcnico ubicado en otro domicilio, debe emitir una gua de despacho por los artculos ya vendidos, pero que el cliente los devuelve para ser revisados por falla tcnica?
S. La normativa legal dispone que debe emitirse una gua de despacho por cualquier traslado de bienes corporales muebles.
Consideracin 12
Cul es el plazo para emitir una factura por ventas respaldadas en guas de despacho?
Cuando las ventas estn respaldadas en guas de despacho emitidas en reemplazo de facturas de ventas, podr postergarse la emisin de las facturas respectivas hasta el quinto da posterior al trmino del perodo en que se realizaron dichas operaciones, debiendo en todo caso, existir correspondencia en la fecha del perodo tributario en que ellas se efectuaron.
Consideracin 13
Puedo emitir una nota de crdito para corregir o modificar una gua de despacho?
No, porque no est considerado en la normativa legal vigente, siendo permisible slo a nivel de la modificacin de facturas.
Consideracin 14
Puede ser emitida una factura con un precio unitario distinto al registrado en la gua de despacho?
S, puede ser emitida una factura con un precio unitario distinto al registrado en la Gua de Despacho, siempre que haya sido mencionada en la misma Gua de Despacho, la posible variacin del precio unitario. Si no es as, se debe facturar segn el precio indicado en la gua, independiente de los descuentos que se otorguen al momento de la facturacin.
Consideracin 15
Se puede emitir una factura por una venta y luego despachar la mercadera en varios envos con una gua de despacho que aluda a la factura emitida?
S, es posible emitir una factura por una venta y posteriormente enviar la mercadera, emitiendo para ello la o las guas de despacho correspondientes.