Proyecto Accin SIDA de Centroamrica PASCA

Primer curso de actualizacin en el desarrollo de Unidades de Informacin San Jos, 13 y 14 de noviembre de 1998

Lic. Ricardo Chinchilla Arley Lic. Carlos Quirs Alvarez Noviembre, 1998

Tabla de Contenido
PRESENTACIN............................................................................................................................................. 4 INTRODUCCIN ............................................................................................................................................ 4 1. CENTROS Y REDES DE INFORMACIN.............................................................................................. 5 1.1 LOS CENTROS DE INFORMACIN Y SU ADMINISTRACIN ........................................................................... 5 1.1.1 Organizacin de un Centro de Informacin ...................................................................................... 5
1.1.1.1 Estructura ..................................................................................................................................................... 5 1.1.1.2 Polticas administrativas ............................................................................................................................... 5 1.1.1.3 Distribucin de las funciones ....................................................................................................................... 8

1.2 REDES DE INFORMACIN ......................................................................................................................... 10 1.2.1 Principio de definicin..................................................................................................................... 10 1.2.2 Principio de Interinstitucionalidad .................................................................................................. 12 1.2.3 Principio de Interdisciplinariedad................................................................................................... 12 1.2.4 Principio de uniformidad ................................................................................................................. 12 1.2.5 Principio de acceso real .................................................................................................................. 13 1.2.6 Principio de no dependencia ni filiacin tecnolgica...................................................................... 13 1.3 TECNOLOGA DE REDES Y ENLACE DE DATOS ........................................................................................... 14 1.3.1 Para qu las redes? ....................................................................................................................... 14 1.3.2 Hardware de red .............................................................................................................................. 14
1.3.2.1 Redes de rea local (LAN) ......................................................................................................................... 14 1.3.2.2 Redes de rea metropolitana (MAN) .......................................................................................................... 15 1.3.2.3 Redes de rea amplia (WAN) ..................................................................................................................... 16 1.3.2.4 Interredes.................................................................................................................................................... 17

1.3.3 Software de redes............................................................................................................................. 17

1.3.3.1 Modelo de referencia OSI........................................................................................................................... 18

2. FORMATOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIN ..................................................................... 19 2.1 HISTORIA DE LOS FORMATOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIN ........................................................... 19 2.2 ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS Y DE LOS REGISTROS BIBLIOGRFICOS .............................................. 21 2.3 FORMATOS Y ESTRUCTURA DE LOS REGISTROS ........................................................................................ 21 2.3.1 Formato CCF................................................................................................................................... 23 2.3.2 Formato CEPAL .............................................................................................................................. 23 2.3.3 Formato MARC................................................................................................................................ 24
2.3.3.1 Estructura del formato MARC.................................................................................................................... 25

3. PROCESOS TCNICOS ........................................................................................................................... 40 3.1 POLTICAS DE SELECCIN, ADQUISICIN Y DESCARTE DE MATERIALES ................................................... 40 3.1.1 Criterios generales para la seleccin de materiales........................................................................ 40
3.1.1.1 Criterios de seleccin ................................................................................................................................. 40 3.1.1.2 Fuentes utilizadas en la seleccin ............................................................................................................... 40 3.1.1.3 Revisin y cotejo del material .................................................................................................................... 41

3.1.2 Adquisicin de materiales................................................................................................................ 41 3.1.3 Normas generales para el descarte.................................................................................................. 42 3.1.4 Registro de ingreso .......................................................................................................................... 42 3.2 ANLISIS DOCUMENTAL .......................................................................................................................... 42 3.2.1 Descripcin bibliogrfica ................................................................................................................ 42
3.2.1.1 Identificacin.............................................................................................................................................. 42 3.2.1.2 Ordenamiento ............................................................................................................................................. 43

3.2.2 Registro o inscripcin ...................................................................................................................... 43 3.2.3 Catalogacin, clasificacin e indizacin de materiales................................................................... 43

3.2.3.1 Catalogacin............................................................................................................................................... 43 3.2.3.2 Clasificacin............................................................................................................................................... 44 3.2.3.3 Clasificacin de publicaciones peridicas .................................................................................................. 47 3.2.3.4 Indizacin ................................................................................................................................................... 48

4. AUTOMATIZACIN DE CENTROS DE INFORMACIN ................................................................ 50 4.1 EVOLUCIN DE LA AUTOMATIZACIN DE CENTROS DE INFORMACIN .................................................... 50 4.2 VENTAJAS DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS EN UNIDADES DE INFORMACIN ..................................... 51 4.3 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIN DE CENTROS DE INFORMACIN ............................................................. 51 5. SIABUC 2000 PARA WINDOWS 95.................................................................................................... 55 5.1 GENERALIDADES DEL PROGRAMA ........................................................................................................... 55 5.2 INSTALACIN DE SIABUC-WINDOWS ....................................................................................................... 56 5.3 INSTALACIN DE LAS CLAVES DE ACCESO ............................................................................................... 56 5.4 REQUERIMIENTOS TCNICOS MNIMOS DE LA VERSIN PARA WINDOWS .................................................. 56 5.5 TECLAS DE FUNCIN UTILIZADAS EN ESTA VERSIN DE SIABUC .............................................................. 56 5.6 MDULOS DE SIABUC-WINDOWS ............................................................................................................ 57 5.6.1. Adquisiciones .................................................................................................................................. 57 5.6.2. Anlisis ........................................................................................................................................... 57 5.6.3. Consulta .......................................................................................................................................... 58 5.6.4. Prstamos........................................................................................................................................ 58 PRESTAMO POR MEDIO DE CODIGO DE BARRAS ............................................................................ 58 5.6.5. Estadsticas ..................................................................................................................................... 58 5.6.6. Procesos especiales ........................................................................................................................ 59 5.6.7. Publicaciones peridicas ................................................................................................................ 59 5.6.8. Reporteador .................................................................................................................................... 59 5.6.9. Manual del usuario ......................................................................................................................... 59 5.6.10. Conversiones................................................................................................................................. 59 5.6.11. Tabla de contenidos de los manuales que incluye ........................................................................ 59 SIABUC 2000............................................................................................................................................ 59 ANEXO 1......................................................................................................................................................... 71 ANEXO 2......................................................................................................................................................... 76 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................................ 80

Primer curso de actualizacin en el desarrollo de Unidades de Informacin Apoyados por PASCA

San Jos, 13 y 14 de noviembre de 1998

Presentacin La sociedad actual no permite realizar ningn tipo de actividad sin contar de antemano con informacin sobre los antecedentes. Para ello la mejor opcin es apoyarse en un Sistema de Informacin (SI) que proporcione la informacin precisa en el momento oportuno, y a fin de manejar una mayor cantidad de posibilidades y lograr realizar una mejor toma de decisiones. Los Centros de Informacin deben, por lo tanto, deben abocarse a la tarea de adquirir sus SI, ya que dentro de ellos se manipula gran cantidad de materia prima. El modelo conceptual para el desarrollo de un SI para los Centros de Informacin debe estar tericamente arraigado en el concepto de Biblioteca electrnica o digitalizada, la cual debe ser una infraestructura muy slida y eficiente en su capacidad de acceso, de recuperacin de informacin fsica, virtual y distribuida geogrficamente. En forma similar, debe tener mecanismos y capacidad para transmitir los contenidos de sus yacimientos de informacin por diversos canales derivados de la tecnologa de las comunicaciones. La forma de transmitir y compartir informacin ms comnmente aceptada la constituye las redes de informacin, las cuales son la culminacin del proceso cooperativo desarrollado por los Centros de Informacin. Introduccin El propsito del presente curso es ofrecer una alternativa de normalizacin de la Red de Informacin en SIDA, desde una perspectiva tecnolgica de la informacin, que permita coadyuvar en la operacionalidad ascendente de los procesos de creacin y automatizacin de la misma. Por esta razn, se establecern un conjunto de lineamientos y directrices que le permitan iniciar la normalizacin para el manejo efectivo de su informacin, as como la definicin de una metodologa efectiva en el almacenamiento y recuperacin de la misma utilizando tcnicas bibliotecolgicas. Se sugiere una estructura de red de informacin por los siguientes motivos: Ampliar los servicios y alcanzar un mayor nmero de usuarios, sin tener necesariamente que aumentar el personal o el presupuesto en forma proporcional. Facilitar el acceso a todo tipo de material, no importa donde se encuentre. Compartir los costos que demanda el desarrollo y aplicacin de nuevas tecnologas. Desarrollar y utilizar mecanismos de normalizacin de registros bibliogrficos y procedimientos de informacin.

1. Centros y Redes de Informacin

1.1 Los Centros de Informacin y su administracin
Dentro del marco de transformacin regional en el cual nos encontramos inmersos, se requiere de agilizacin de procesos, optimizacin en el uso de recursos, disminucin de costos operativos y aumento en la calidad de los servicios. Todo sistema encargado de administrar informacin debe evolucionar y adaptarse a las nuevas necesidades, desarrollando estrategias para apoyar la transformacin y transformndose a s misma en un ente capaz de responder eficientemente a las demandas de informacin de su entorno. La informacin es el recurso ms valioso que posee cualquier institucin y al cual se debe tener acceso de la manera ms pronta y oportuna. As, en la medida en que el recurso humano interno y externo conozca los servicios de informacin existentes, mediante la concepcin y puesta en marcha de nuevas estrategias de difusin, estarn en mejor capacidad para competir en los nuevos escenarios en que deber actuar.

1.1.1 Organizacin de un Centro de Informacin

1.1.1.1 Estructura Su estructura ser esquematizada como un sistema, a fin de prever su crecimiento futuro. Se subdividir en los siguientes subsistemas: Subsistema de procesos tcnicos, el cual se encargar de la seleccin, adquisicin, catalogacin, clasificacin, indizacin, almacenamiento y descarte. Subsistema administrativo, encargado de la administracin, planificacin, control y recursos fsicos y presupuestarios. Subsistema de circulacin, el cual controlar la entrada y salida de materiales y el control de usuarios activos. Subsistema referencial, que brindar servicios referenciales con la evacuacin de consultas directas de datos especficos, asesora y consultas bibliogrficas para la elaboracin de listados.

1.1.1.2 Polticas administrativas La administracin de un Centro de Informacin se enfoca particularmente en la manipulacin de un conjunto de recursos fsicos (monografas, revistas, etc.) y electrnicos (bases de datos) para el manejo eficiente de informacin estratgica. Dicha informacin es

el insumo para la programacin de actividades docentes y administrativas, y es la base de la investigacin. Para la administracin de todos estos recursos, existen diferentes enfoques, de acuerdo a las caractersticas institucionales que conforman el entorno. El Centro de Informacin tendr un enfoque de estructura centralizada, esto quiere decir que las directrices de administracin, normativas generales, control y gestin estarn a cargo de la jefatura del Centro de Informacin y correspondern a tres grandes reas: Area administrativa. Area de servicios al pblico. Area de procesos tcnicos

Area administrativa En esta rea recae la jefatura del sistema. Puede subdividirse en las siguientes subareas: - Administracin general Se encargar de fijar las obligaciones legales, fiscales y de planificacin. Para esto, cumplir con los procedimientos de organizacin, normativas, evaluacin, regulacin y preparacin de polticas, planes y proyectos de acuerdo con los objetivos del Centro. Funciones: Promover la capacitacin del personal. Coordinar con la Fundacin del Servicio Exterior para la Paz y la Democracia todas las actividades que necesiten respaldo documental. Fijar pautas para el manejo y distribucin de recursos financieros, humanos, equipos y fuentes de informacin . Determinar los servicios y productos de informacin. Promover la conexin con otros sistemas de informacin. Promover la automatizacin de los servicios bibliotecarios.

- Planificacin Se debern establecer las relaciones entre el personal y los recursos del sistema. La planificacin tiene como fin lograr un proceso continuo y dinmico de informacin . Para esto, promover la identificacin de necesidades de los usuarios, y planear criterios y procedimientos de evaluacin, que permitan la retroalimentacin y justificacin de estrategias y actividades.

Area de servicios al pblico Esta rea se encargar de vigilar todo lo concerniente al servicio al usuario y trato directo con el pblico. Se encargar, adems, de mejorar el acceso entre los usuarios y los recursos bibliogrficos y audiovisuales. Se subdivide en las siguientes subreas: - Usuarios y servicios Esta subrea deber identificar los usuarios potenciales del Centro, segn las categoras individuales, grupales e institucionales.

Las funciones de esta rea sern: Realizar estudios de usuarios, mediante los cuales se podr determinar su comportamiento y necesidades de informacin, que sern la base para planificar las labores tcnicas y los servicios bibliotecarios, en aras de la satisfaccin de dichas necesidades. Establecer perfiles de usuarios.

- Disponibilidad de recursos documentales e intercambio de informacin Para el mejor aprovechamiento de los recursos informativos, se debern emplear al mximo los medios modernos de comunicacin y difusin de la informacin. Para ello, se debern realizar las siguientes funciones: Fortalecer los mecanismos de comunicacin e intercambio institucional. Establecer los servicios de orientacin a los usuarios. Capacitar al personal en el trato directo e indirecto con el usuario. Promover la educacin de usuarios. Establecer la diseminacin selectiva de la informacin (DSI) por cualquier medio de comunicacin posible. Organizar el prstamo interbibliotecario.

Area de procesos tcnicos Esta rea se encargar de organizar, formar, mantener y controlar los fondos documentales. Sus funciones sern: Fijar polticas y normativas de seleccin, adquisicin, catalogacin y clasificacin de los documentos. Determinar los instrumentos de trabajo que se utilizarn. Ejecutar los procesos de adquisicin, seleccin, control y almacenamiento de informacin.

Promover el procesamiento automatizado de informacin: catalogacin, clasificacin, indizacin, de acuerdo con las polticas y normativas que se establezcan.

1.1.1.3 Distribucin de las funciones Todos los servicios y procesos deben estar en concordancia con la normalizacin internacional, para lograr el acceso rpido y universal a la informacin, y la cooperacin entre sistemas y unidades de informacin. Las funciones del Centro de Informacin se realizan en diferentes mdulos. As mismo, estos mdulos se pueden agrupar en dos grandes reas: procesos tcnicos y servicios al pblico. Procesos tcnicos Mdulo de Procesos Tcnicos Los servicios de este Mdulo se relacionarn con los usuarios por medio de solicitudes de materiales bibliogrficos, uso del catlogo, terminal de computador, ficheros varios. Los insumos que utilizar sern los materiales adquiridos por compra, canje y donacin. La eficiencia depender de las polticas y procedimientos que se establecern en el centro. El objetivo propuesto para este Mdulo ser el de reducir el tiempo y costos en la adquisicin y procesamiento de la informacin. a. Seleccin y adquisiciones Elaborar las polticas relacionadas con sta rea, donde se realizan las labores correspondientes al control de ingreso, proceso, seguimiento integral y salida de todos los materiales que entrarn al Centro de Informacin por las diversas modalidades de adquisicin (compra, canje, donacin y otras), as como la conservacin de los mismos. Todo ello en concordancia con los objetivos, necesidades de informacin de usuarios, utilizacin de informacin, temas de inters, acceso a otras bibliotecas o redes de informacin, prstamo interbibliotecario y lineamientos propuestos. b. Catalogacin y clasificacin Por medio de la catalogacin y clasificacin, se identificarn y analizarn los documentos y su contenido con el fin de realizar la descripcin bibliogrfica normalizada. Con este se utilizarn los siguientes recursos: Para la clasificacin en el caso particular se recomienda: Sistema facetado de POPIN Tablas de Cutter para notacin interna. Para el anlisis temtico e indizacin:

Tesauro multilinge sobre poblacin. POPIN 3a. edicin 1993 Para la catalogacin Reglas de Catalogacin Angloamericanas, segunda edicin. Deber realizar el sellado y etiquetado de cada documento que se procesa. Servicios al pblico a. Mdulo de Referencia Los objetivos de los servicios de este Mdulo son orientar, asistir y asesorar a los usuarios en la bsqueda y acceso a la informacin por medio de catlogos, ndices, bibliografas, bases de datos y otras fuentes informativas . Todo ello con el fin de mejorar la accesibilidad y disponibilidad de informacin. Por este motivo el Mdulo de Referencia ser una entidad dinmica, necesaria para asegurar el xito del Centro de Informacin. No solamente se limitar a dar respuesta a preguntas de los usuarios sino que tambin realizar labores de sistematizacin, organizacin, clasificacin e indizacin de sus fondos documentales. Se proceder a la normalizacin y control de lenguajes documentales que conlleven a la confeccin de productos de informacin: bases de datos, boletines, control de consultas resueltas, ndices, directorios, DSI. Tendr a su cargo el manejo y capacitacin del usuario en la utilizacin de todos los recursos bibliogrficos y electrnicos. Se encargar de realizar estudios de usuarios, definicin de perfiles, disear y programar las estrategias necesarias para la promocin de servicios y la educacin de usuarios en el uso de los mismos. Por medio del proceso pregunta respuesta, proporcionar informacin exacta o conducir a fuentes en que se pueda encontrar, brindar asesoras, seguimiento y control de investigaciones, y orientacin en la recomendacin de diferentes materiales bibliogrficos. b. Mdulo de Circulacin y Prstamo: Aqu se llevan a cabo todas las transacciones correspondientes al control de la circulacin de materiales bibliogrficos, incluyendo prstamos especiales y el manejo de una base de datos de usuarios. Las funciones principales de este Mdulo sern: organizar y almacenar los fondos documentales (documentos monogrficos, libros, publicaciones peridicas y seriadas, informacin cartogrfica, planos, etc.), de tal manera que se puedan localizar fcilmente, cuando el usuario presente la solicitud de prstamo. Esta solicitud podr ser: a sala, a domicilio, e interbibliotecario. Deber llevar, adems, el registro de los usuarios activos. Las responsabilidades del personal sern las de llevar controles de prstamo y devolucin de materiales, preparar reclamos de prstamos vencidos, cobrar multas si as procede, acomodar los materiales en su sitio, revisar las solicitudes de prstamos, velar por la seguridad y preservacin de documentos y llevar controles estrictos de registros de usuarios.
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1.2 Redes de informacin

La sociedad actual se enfrenta da a da a la difcil tarea de conocer, normar y documentar todos los procesos que se gestan a partir del desarrollo de las ciencias. En el sector salud, al igual que en el resto de sectores en los que gira el ser humano, estos procesos son de incalculable valor. El impacto de las nuevas tecnologas y el desarrollo de las ciencias de la informacin, como la bibliotecologa, la documentacin, la informtica, la ciberntica y la inteligencia artificial, han provocado en muchos pases el desarrollo de informacin digitalizada y bases de datos bibliogrficas, las cuales son la base de la investigacin, docencia y accin comunal. De esta forma, se han impulsado a partir de instancias regionales, recomendaciones y proyectos que permiten el establecimiento de sistemas y redes nacionales e internacionales de informacin. Las experiencias surgidas en diversos pases como Espaa, Mxico, Colombia, Brasil, Italia, Francia, Estados Unidos y Costa Rica dan claras muestras de la necesidad de establecer las bases y los procedimientos para el desarrollo de sistemas de informacin integrados. La necesidad de transferir experiencias, de uniformar procedimientos, de facilitar el real intercambio y garantizar que se logre conciencia y se establezcan las bases de la red de informacin sobre el SIDA es lo que ha movido a PASCA a impulsar este curso y dar el posterior seguimiento a los procedimientos sugeridos. Consientes de alas inquietudes individuales de muchas entidades, se deben dejar en claro los proncipios de definicin, interinstitucionalidad, interdiciplinariedad, uniformidad, acceso real y de no dependencia ni filiacin tecnolgica.

1.2.1 Principio de definicin

Este principio se incluye a fin de aclarar las diferencias entre los conceptos de RED y SISTEMA. Esto debido a que dependiendo de su definicin, variar la forma de enfocar el asunto. La UNESCO define sistema como "un conjunto de componentes que se condicionarn y si uno de ellos se altera o su comportamiento vara, inmediatamente repercute en los otros y en el todo o conjunto. Los sistemas son nicos, funcionan como una sola unidad, estn organizados, en el sentido de que hay interaccin entre los componentes y su forma de organizacin es un componente esencial y orgnico del sistema; son relativos pues todo sistema es un subsistema, de algn sistema mayor y a su vez est formado por partes que tambin, al menos potencialmente, son sistemas. Todos los componentes de un sistema, as como sus interrelaciones, actan y operan orientados en funcin de objetivos del sistema. Se puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elemento que aglutina e integra a todas las partes del conjunto" (ILANUD 1991, p.27).

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Por otra parte es necesario definir Sistema de Informacin, a lo que algunos denominan como un conjunto de componentes interrelacionados que transfieren la informacin de los productores a los usuarios, siguiendo reglas y procedimientos idnticos y compaltibles teniendo en mira el intercambio de informacin a nivel mundial" (ILANUD 1991, p.27). El concepto de Red de Informacin, por su parte, se define como "un conjunto de sistemas" o tambin como "un sistema en el cual cada etapa del proceso de informacin es realizada en forma combinada y simultnea en ncleos localizados en diversos lugares y en instituciones distantes. En esta definicin se destacan dos aspectos importantes: a. La estructuracin de un sistema en unidades o ncleos dispersos geogrficamente o independientes desde el punto de vista de la naturaleza jurdica de las entidades pero ntimamente ligadas y con un objetivo comn. b. El concepto de sistema con sus elementos de entrada, procesamiento y transferencia de la informacin. Toda Red debe contemplar algunas reas prioritarias para su correcta estructuracin.

Area administrativa-organizativa Una estructura administrativa que asegure una responsabilidad legal y fiscal, la planificacin y formulacin de la poltica. Esto exige un compromiso, un acuerdo para las operaciones y propsitos comunes. La identidad de nodos susceptibles para servir de base a la reparticin de funciones especficas y a la configuracin geogrfica. Los programas de formacin que permitan dar la instruccin necesaria a los usuarios y a los operadores del sistema, incluida la instruccin en materia de poltica y procedimientos. Pauta para la seleccin de los que debe ser parte de la red. Area tcnica Organizacin sistemtica de las fuentes primarias y de los registros de informacin. Area de comunicacin Capacidad de cunmutacin que permita la interconexin con otras redes y sistemas que determinan el nivel ptimo de las comunicaciones dentro y fuera de la red. Area de usuarios-servicios La identificacin de los grupos de usuarios principales y de las disposiciones para ala asignacin de la responsabilidad de los distintos miembros.

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Servicios de informacin a suministrar a todos los usuarios en el conjunto de la red. Criterios y procedimientos de evaluacin. Identificacin de los niveles de servicios. Considerando la configuracin de las redes, es necesario apuntar que su tipologa est determinada por la estructura jerrquica de cada red y por la interconexin o existencia de canales de comunicacin entre los nodos que conforman.

1.2.2 Principio de Interinstitucionalidad

Dado el desarrollo que los sistemas de informacin han tenido, se est lejos de vivir un monopolio en esta materia. Mas bien salta la necesidad de involucrar a muchas entidades pero con instituciones rectoras que permitan homogenizar criterios y procedimientos de trabajo.

1.2.3 Principio de Interdisciplinariedad

La experiencia que han volcado distintos especialistas en ponencias presentadas en Congresos y Seminarios muestran con bastante detalle la inminente necesidad de establecer actividades en esta materia apoyadas en especialistas en Salud y Demografa, en Informtica en Documentacin. Con este criterio, los especialistas en salud y demografa garantizan el contenido y plantena sus necesidades como usuarios prioritarios del sistema, los informticos ofrecen sus conocimientos en cuanto a grandes volmenes de informacin y los documentalistas permiten uniformar procedimientos. Las tres especilidades dan control de calidad al manejo de informacin. A este proceso se le denomina auditora tcnica.

1.2.4 Principio de uniformidad

Las etapas previas a la automatizacin de informacin se relacionan con los procesos de sistematizacin de la informacin. La sistematizacin se refiere particularmente a la recoleccin, organizacin, descripcin de los registros y anlisis de contenido de las fuentes de informacin. Las entidades involucradas deben observar en la medida de los posible normas comunes para el tratamiento de la informacin. Especial cuidado ha de tenerse en cuanto al control terminolgico y en cuanto a formatos de intercambio de informacin.

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1.2.5 Principio de acceso real

La red y los distintos sistemas, deben garantizar acceso real al documento fuente. Los usuarios tendrn las posibilidades de obtener copia de la informacin que administra cada unidad. Las condiciones fsicas y tecnolgicas as como el personal dedicado a los servicios deben asignarse en funcin de las necesidades reales de quienes requieren de informacin. La reglamentacin para el uso de los recursos de informacin de cada institucin en el entendido de que se administra un patrimonio nacional que debe estar al servicio de la inmensa mayora. Los sistemas procurarn no lucrar por la administracin de estos recursos.

1.2.6 Principio de no dependencia ni filiacin tecnolgica

Los administradores de los sistemas de informacin deben garantizar independencia tecnolgica. Actualmente la informtica permite facilitar sistematizacin de informacin sin condicionar el uso de equipos y programas especficos. Lo importante es la sistematizacin.

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1.3 Tecnologa de redes y enlace de datos

El concepto de redes de informacin ahora se ha ligado con el de redes de computadoras, ya que estas ltimas son el medio ms rpido de transmitir informacin masiva a grandes distancias. Entra a jugar ahora un nuevo trmino: redes de computadoras. Se entiende este ltimo concepto como una coleccin interconectada de computadoras autnomas. Se dice que dos computadoras estn interconectadas si son capaces de intercambiar informacin. La conexin puede ser por medio de un alambre de cobre, fibra ptica, microondas y satlite. Al decir que las computadoras son autnomas, se excluyen los sistemas amo-esclavo. Se debe indicar la diferencia entre un sistema distribuido y una red de computadoras. En un sistema distribuido, la existencia de mltiples computadoras es transparente para el usuario, el cual simplemente ejecuta una orden y no es consciente de la existencia de los mismos. En una red de computadores, el usuario debe ingresar expresamente a una mquina determinada donde mover, copiar o enviar documentos de manera explcita.

1.3.1 Para qu las redes?

Es necesario indicar porqu es que la gente est interesada en las redes de computadoras. En primera instancia, se desea compartir recursos y hacer que la informacin que contienen est disponible para cualquiera en la red, sin importar la localizacin fsica de los recursos y de los usuarios. Como segundo aspecto est el de confiabilidad, al contar con fuentes alternativas de suministro de informacin, de manera que si uno de los nodos no est disponible (debido a una falla de hardware, por ejemplo) podrn usarse los otros. Otro aspecto es el ahorro de dinero, ya que las computadoras pequeas tienen una relacin precio/rendimiento mucho mejor que las grandes. Un ltimo aspecto, y quiz el ms importante, es el hecho de que constituye un potente medio de comunicacin entre los nodos, de forma tal que es muy fcil para dos personas trabajar en forma conjunta aunque se encuentre muy distanciadas geogrficamente.

1.3.2 Hardware de red

1.3.2.1 Redes de rea local (LAN) Estas redes son de propiedad privada dentro de un edificio o campus de hasta unos cuantos kilmetros de extensin. Se usa para conectar computadoras personales y estaciones de trabajo con el objetivo de compartir recursos e intercambiar informacin. Se distingue por tres caractersticas:

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Tamao: est restringida en tamao, lo cual significa que el tiempo de transmisin del peor caso est limitado y se conoce de antemano. Tecnologa de transmisin: consiste en un cable sencillo al cual estn conectadas todas las mquinas, operan a velocidades de 10 a 100 Mbps, tienen bajo retardo (dcimas de microsegundos) y experimentan muy pocos errores. Topologa: pueden ser de dos tipos:

En una red de bus (un cable lineal), en cualquier instante una computadora es la mquina maestra y puede transmitir, pidiendo a otras mquinas abstenerse de enviar mensajes. Es necesario un mecanismo de arbitraje para resolver conflictos cuando dos o ms mquinas quieren transmitir simultneamente. El ms difundido y usado es el Ethernet, en donde si dos o ms computadoras chocan, cada computadora slo espera un tiempo al azar y lo vuelve a intentar. En una red de anillo, cada bit se propaga por s mismo, sin esperar al resto del paquete al cual pertenece. Al igual que el bus, necesita reglas para arbitrar el acceso simultneo al anillo. El ms popular es el Token Ring.

ANILLO BUS

1.3.2.2 Redes de rea metropolitana (MAN) La MAN es bsicamente una versin grande de una LAN y normalmente se base en una tecnologa similar. Podra abarcar un grupo de oficinas corporativas cercanas o una ciudad y podra ser privada o pblica. Slo tiene uno o dos cables y no tiene elementos de conmutacin, lo cual simplifica su diseo. El estndar de implementacin es el DQDB (bus dual de cola distribuida) y consiste de dos buses (cables) unidireccionales, a los cuales estn conectadas todas las computadoras. Cada bus tiene una cabeza terminal (head-end) el cual es un dispositivo que inicia la actividad de transmisin.

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Direccin de flujo Bus A Computadoras

Bus B Direccin de flujo

1.3.2.3 Redes de rea amplia (WAN) Esta red se extiende sobre un rea geogrfica extensa, a veces un pas o continente y con mquinas dedicadas a ejecutar programas de usuario (de aplicacin). Cada una de estas mquinas de denominan host y estn conectadas por una subred de comunicacin. El trabajo de la subred es conducir mensajes de un host a otro. La subred tiene dos componentes distintos:
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Lneas de transmisin: tambin llamadas, circuitos, canales o troncales, mueven bits de una mquina a otra. Elementos de conmutacin: son computadoras especializadas que conectan dos o ms lneas de transmisin. Cuando los datos llegan por una lnea de entrada, el elemento de conmutacin debe escoger una lnea de salida para reenviarlos. Un trmino genrico para llamar estas computadoras especiales es enrutador.
subred enrutador host

LAN

En casi todas las WAN, la red contiene numerosos cables o lneas telefnicas, cada una conectada a un par de enrutadores. Si dos enrutadores que no comparten un cable desean comunicarse, debern hacerlo indirectamente y por medio de otros enrutadores. Cuando se enva un paquete de datos completo de un enrutador a otro a travs de uno o ms
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enrutadores intermedios, el paquete se recibe completo en cada enrutador intermedio, se almacena hasta que la lnea de requerida est libre, y a continuacin se reenva.

1.3.2.4 Interredes Existen muchas redes en el mundo, a veces con diferente hardware y software, lo requiere conectar redes diferentes y con frecuencia incompatibles. Una coleccin de redes interconectadas se llama interred. Internet es una interred especfica mundial, utilizada para conectar universidades, oficinas de gobierno, empresas e individuos.

INTERNET

Servidor WWW usuario remoto

Firewall INTRANET

Edificio 1

Edificio 2

Edificio 3

1.3.3 Software de redes

Las redes estas organizadas como una serie de capas o niveles, cada una construida sobre la inferior. El propsito de cada capa es ofrecer ciertos servicios a las capas superiores de modo que no tengan que ocuparse del detalle de la implementacin real de los servicios. La capa n de una mquina lleva a cabo una conversacin con la capa n de otra. Las reglas y convenciones que se siguen en esta conversacin se conocen como protocolos.

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1.3.3.1 Modelo de referencia OSI El modelo OSI (Open System Interconnection) se basa en una propuesta de la ISO como paso a la estandarizacin de los protocolos. Consta de siete capas a saber:
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9 9

Fsica: se refiere al hardware utilizado (maquinas, modems, cableado, sistemas inalambricos, etc.) Enlace de datos: se ocupa del enlace de datos entre puntos adyacentes. Red: se ocupa de controlar el funcionamiento de la subred. Bsicamente enruta los paquetes entre punto inicial y punto final. Transporte: trabaja a nivel de mensajes enlazando el usuario origen con el usuario destino. Sesin: permite el establecimiento de sesiones entre los usuarios y las mquinas. Aqu es donde aparece el login y el password. Presentacin: trata de la forma como se presenta la aplicacin, esto es, modo texto, grfico, etc. Aplicacin: interaccin de la aplicacin utilizada (Netscape, Iexplorer, Telnet, Eudora, etc.) OSI 7 6
software

Aplicacin Presentacin Sesin Transporte Red Enlace Fsica

TCP IP PPP comunicaciones usuario

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hardware

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2. Formatos de intercambio de informacin

Al formato de intercambio de registros bibliogrficos automatizados, se le ha identificado como un recipiente vaco que permite la inclusin de informacin con base a normas internacionales preestablecidas. Con mayor precisin se puede decir que un formato de intercambio de informacin bibliogrfica automatizada se refiere al mtodo de organizar informacin de tal manera que las reas de descripcin bibliogrfica puedan ser identificadas, as como las particularidades de codificacin que se sealen en cada rea componente de un registro bibliogrfico. Definir con precisin los elementos constitutivos de un formato, representa un profundo anlisis de la informacin que requiera ser almacenada, recuperada o intercambiada, debido que a partir de la estructura del formato se pueden definir los niveles de explotacin de la informacin almacenada en bases de datos. La normalizacin en el contexto del intercambio de registros bibliogrficos es de fundamental importancia, ya que a travs de ella, se pueden manipular el conjunto de condiciones que debe satisfacer el producto de intercambio. Las normas son especificaciones tcnicas que contienen un conjunto de condiciones a ser cumplidas. Pueden ser producidas por empresas, asociaciones, ministerios y organismos nacionales o regionales de normalizacin. Las normas son de gran utilidad ya que permiten coordinar, simplificar y uniformar esfuerzos con las ventajas de la obtencin de mayores productos a menor costo y con rapidez. Con relacin al mbito documental, se han realizado diferentes esfuerzos con el fin de establecer procedimientos normalizadores para el intercambio de informacin bibliogrfica en forma legible a travs de computadora. Por informacin bibliogrfica se entiende, entre otros materiales: referencias bibliogrficas de monografas, publicaciones peridicas, materiales audiovisuales, artculos de revistas, indizacin de diferentes documentos, anotaciones de esquemas de clasificacin, trminos procedentes de sistemas basados en lenguaje controlado como Tesauros, o esquemas de encabezamientos de materia. Esos esfuerzos han permitido que en la actualidad, existan diferentes formatos para el intercambio de informacin bibliogrfica automatizada, cuya premisa consiste en normalizar para compartir la informacin.

2.1 Historia de los formatos de intercambio de informacin

El primer esfuerzo de cobertura internacional referido a la generacin de un formato, surgi en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. All se cre el formato de intercambio MARC, en 1966 y despus de su ensayo experimental se mejor en cooperacin con la

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Biblioteca Nacional Britnica (BNB). Como resultado de esto surgi lo que fue probablemente el primer formato de intercambio internacional estructurado sobre bases metodolgicas consistentes y normalizadas. No menos importantes fueron los esfuerzos de los formatos predecesores de los formatos MARC tales como el UNIMARC, INTERNAC, MARKOF, el manual de referencia del UNISIST, y el CCF, entre otros. En la actualidad se puede apreciar que un gran porcentaje de la comunidad bibliotecaria internacional, se encuentra utilizando el formato MARC. Al existir una separacin real en cuanto al uso de distintos formatos para el procesamiento de la informacin en bibliotecas y centros de informacin/documentacin, es evidente notar que el intercambio de informacin se dificulta, no obstante existe la posibilidad de generar programas de cmputo que hagan posible la compatibilidad de formatos, sin embargo, tambin es cierto que para generar esos programas se requiere de tiempo y de aspectos econmicos, que generalmente son altos. Es evidente notar que normalizacin y compatibilidad son inseparables en el marco del intercambio de registros bibliogrficos. Normalizacin y compatibilidad en este contexto se deben observar en diferentes niveles, as tenemos que un formato de intercambio est involucrado ntimamente a distintos niveles: 9 con aspectos informticos. 9 con aspectos bibliotecolgicos. 9 con aspectos normativos de intercambio. La experiencia internacional en el intercambio de registros, ha mostrado que la compatibilidad total, hasta el momento, no ha sido posible de alcanzar, debido fundamentalmente a que no es comn que varias bases de datos se encuentren utilizando el mismo equipo de cmputo, los mismo programas de computadora, el mismo formato de intercambio y las mismas normas de descripcin catalogrfica, as como el mismo nivel de descripcin. Solo si sucede esto, se puede hablar de compatibilidad absoluta. La integracin total de la Red Centroamericana de Prevencin de VIH/SIDA y sus bases de datos, exige la normalizacin de formatos de intercambio, y ms estrictamente de uno solo, de manera que, por lo que respecta a la computadora, slo haya que procesar un formato nico. En general se puede afirmar que la normalizacin en el contexto del intercambio de registros bibliogrficos, es una herramienta que facilita la comunicacin, reduce las variantes en muchas ocasiones innecesarias en los productos diseados para ser intercambiados. En esta normalizacin intervienen entre otros: 9 American National Standards Institute (ANSI) 9 UNESCO/UNISIST 9 Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecas (IFLA)
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todos ellos en colaboracin con la agencia ISO, quien es en la actualidad la responsable de la normalizacin internacional.

2.2 Almacenamiento de los datos y de los registros bibliogrficos

Un sistema de almacenamiento y recuperacin de la informacin comienza con el estudio de lo que ste tiene que hacer. Al nivel ms simple, la intencin es almacenar la informacin (datos) siguiendo un mtodo concreto y colocndola en un lugar determinado de manera que se pueda acceder a ella, utilizarla y normalmente volverla a poner en su sitio. Todos los sistemas de informacin comprenden elementos de los datos que se organizan en registros que a su vez lo hacen en ficheros. Un registro bibliogrfico consta de un conjunto de elementos que colectivamente transmiten informacin sobre la materia registrada. Todos los registros bibliogrficos incluyen, explcita o implcitamente, dos subconjuntos de elementos:
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los elementos bibliogrficos, que transmiten informacin sobre un documento, o sobre una parte concreta. los elementos de procedimiento, que transmiten la informacin relacionada con la funcin de procedimiento que el registro lleva a cabo, por ejemplo, un nmero de clasificacin o un encabezamiento de materia.

Los conjuntos de elementos de un registro sirven para los dos fines principales de un sistema de recuperacin de la informacin: A) Cuando se combinan, describen e identifican un documento o material bibliogrfico en general. B) Cada elemento de manera individual puede servir potencialmente como clave de recuperacin por la que se pueden seleccionar los registros que participan de una caracterstica comn.

2.3 Formatos y estructura de los registros

Es importante el formato fsico de un registro bibliogrfico que se tiene que manipular mediante una mquina. Cada elemento que se busca debe estar en la posicin correcta y se debe indicar la categora de cada elemento bien por su posicin en el registro, o bien por un indicador es decir, un cdigo que el computador reconoce. Los formatos mquina agrupan conjuntamente los elementos de los datos en campos, por ejemplo, la informacin sobre ttulo y el autor se colocarn en dos campos distintos. Los

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campos se pueden dividir posteriormente en subcampos en el caso de que sea necesario distinguir entre los elementos que se han includo. Por ejemplo, se puede contener los datos de edicin en un subcampo del campo pie de imprenta. La divisin se realiza a fin de identificar los datos para el almacenamiento y recuperacin subsecuente y/o generar la puntuacin correcta entre los elementos de los datos, es decir, para los objetivos de salida y visualizacin. Los campos pueden ser de longitud fija o variable. Un campo de longitud fija puede ser el tipo de documento analizado, ya sea este una monografa, una coleccin, una tesis de grado, etc., as como un campo de longitud variable puede ser el ttulo de la obra. Los campos variables se pueden identificar mediante las etiquetas que codifican la categora del campo, por ejemplo, la etiqueta 245 puede identificar al ttulo. El registro es el conjunto de todos los campos definidos, es decir, en el contexto de la automatizacin del centro de informacin, la representacin completa de un documento bibliogrfico concreto. De este modo un formato para los registros legibles por computador posee los tres componentes siguientes: 1- La estructura del registro que es la representacin fsica de la informacin en el soporte legible por mquina. 2- Los designadores del contenido (etiquetas y otros cdigos de los elementos de los datos para identificarlos o para facilitar informacin adicional sobre los mismos). 3- El contenido del registro, es decir, la propia informacin. Una estructura de un registro caracterstico posee adems tres componentes: cabecera, directorio y campos variables. 1- La cabecera tiene una longitud y un formato invariablemente fijos y proporciona informacin sobre la longitud, tipo y nivel bibliogrfico del documento que representa. 2- El directorio del registro provee la posicin de los campos variables especficos dentro de cada registro. Es anlogo al sumario de un libro en el que se muestran los elementos de los datos que estn presentes en el registro y como estn etiquetados o indicados. 3- Los campos variables constituyen la parte ms amplia del registro. Contienen los elementos de los datos que se colocan en campos y subcampos.

Una estructura de registro de este tipo, con un directorio de longitud variable, se ha adoptado como norma internacional para el intercambio de informacin bibliogrfica.

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2.3.1 Formato CCF

El deseo obvio de facilitar el intercambio de los datos bibliogrficos en forma legible por computador y la aparente diversidad de los formatos que existen, condujeron a trabajar en el desarrollo de un formato de comunicacin comn (CCF). Pretende proporcionar un formato de intercambio universal conforme a la norma ISO 2709 que sea adecuado para utilizarlo en la biblioteca y en la comunidad de la informacin. La UNESCO actualmente es responsable tanto del desarrollo del CCF como del Manual de Referencia. Una puesta en marcha secundaria del CCF es el FORMEX que se concibe como un formato de comunicaciones para el intercambio de publicaciones por medios electrnicos. La opinin sobre la utilidad y viabilidad de un formato universal para el intercambio bibliogrfico vara mucho. Se ha argumentado que es difcil, cuando no imposible, conciliar las necesidades de las bibliotecas y de los servicios secundarios. Los tres propsitos bsicos del formato CCF son: 1- Permitir el intercambio de registros bibliogrficos entre grupos de bibliotecas y los servicios de resmenes e indizacin. 2- Permitir a una agencia bibliogrfica el uso de un nico conjunto (set) de programas de computadora para manipular registros bibliogrficos recibidos y enviados entre ambas bibliotecas y servicios de resmenes e indizacin. 3- Servir como base de un formato para una base de datos bibliogrfica propia, suministrando una lista de elementos tiles.

2.3.2 Formato CEPAL

La Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe (CEPAL) ha desarrollado desde 1981 el Sistema de Informacin Bibliogrfica para generar y mantener bases de datos bibliogrficas relacionadas con la temtica del desarrollo, utilizando el paquete manejador de bases de datos MicroIsis, creado por la UNESCO. El sistema se utiliz primeramente slo en grandes computadores IBM, posteriormente con la aparicin del sistema CDS/ISIS en versin para computadores personales, se hizo realidad la aplicacin del formato CEPAL en todo tipo de unidades de informacin. Este formato fue aceptado por una gran diversidad de centros de informacin en toda Amrica Latina, debido a que est totalmente desarrollado, basta con tener acceso a los Manuales del Usuario, un computador con los requerimientos mnimos y el software MicroIsis. El SIB/CEPAL tiene definidos tres formatos para visualizar en pantalla e imprimir la informacin bibliogrfica, y dos formatos exclusivamente para la impresin de ndices; los nombres de los formatos comienzan siempre con las letras SC. Los formatos se usan para

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desplegar los resultados de las bsquedas o el contenido de grupos de registros. Tenemos entre otros los formatos: CEPAL, SCEXT, SCING, SCIN1 y SCIN2.

2.3.3 Formato MARC

Es el formato utilizado por los investigadores de la Universidad de Colima para desarrollar la estructura de almacenamiento e intercambio de registros bibliogrficos de SIABUC 2000, ya que permite registrar los datos totalmente de forma automatizada. Fue desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, con el propsito de distribuir la catalogacin con copia en cintas magnticas a las 16 Bibliotecas que inicialmente participaron en el proyecto. Esta catalogacin en cintas magnticas consisti en aproximadamente 50,000 registros automatizados, bsicamente compuestos de la catalogacin de libros en ingls, realizados por la Biblioteca del Congreso. Este formato tuvo posteriormente varias revisiones que se incorporaron al formato MARC II, en el ao de 1967 y a partir de l se han formulado variantes con amplia difusin mundial como: UK MARC, AUSMARC, CANMARC, UNIMARC, etc. El formato MARC presenta las siguientes partes: elemento dato o subcampo: es la unidad de informacin. Ejemplo: el tamao de un documento, el lugar de publicacin. campo: compuesto de elementos datos que forman una unidad lgica. A cada campo se le asigna un nombre, que representa el contenido de ese campo. Un campo en MARC es lo que se conoce con el nombre de rea en las RCAA2. Ejemplo: impresin o pie de imprenta, compuesto por el lugar de publicacin, editorial y ao. campo fijo: contiene un elemento dato que siempre es expresado por el mismo nmero de caracteres, o sea, que el tamao del campo no vara. Por ejemplo: si queremos indicar el idioma en que se encuentra un documento, se anota ENG que significa ingls. La longitud de este campo es siempre fijo porque se representa con slo tres caracteres. campo variables: la longitud de los elementos dato no se puede predeterminar. Por ejemplo, el nmero de caracteres para expresar el ttulo de un documento vara segn el documento que se est catalogando, lo mismo que el autor(es). etiqueta: compuesto de tres caracteres numricos que identifican un campo. Ejemplo: 260= impresin o pie de imprenta 300= descripcin fsica cdigo de subcampo: dentro de cada campo, la informacin est subdividida en unidades lgicas ms pequeas o subcampos. Por ejemplo: el rea de impresin, o pie de imprenta, normalmente est compuesta de tres subcampos: lugar de publicacin, editorial y el ao.

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2.3.3.1 Estructura del formato MARC 1. Campos marcados por etiquetas. Un campo : un registro bibliogrfico est dividido lgicamente en campos. Existe un campo para autor, un campo para la informacin del ttulo y as sucesivamente. Estos campos son divididos en uno o ms subcampos. El formato usa =a =b =c para marcar el campo que mantiene los datos en lugar de almacenar las palabras area publicacin, lugar de publicacin, nombre del publicador, y datos de publicacin en cada registro. Esta convencin hace ms eficiente el uso de espacio de almacenamiento en la computadora. Aunque en los catlogos en lnea se puede desplegar el nombre de los campos, (suplido por el sistema de software), stos son representados por etiquetas. Esas etiquetas son de 3 dgitos. Una etiqueta : cada campo est asociado con un nmero de 3 dgitos llamado etiqueta. Una etiqueta identifica el campo, la clase de datos que contiene. En algunos casos las etiquetas incluyen indicadores de 1 o 2 dgitos (haciendo que la etiqueta aparezca con 4 o 5 dgitos). La etiqueta es siempre los 3 primeros dgitos.

Ejemplo : 1001b =a Vargas, Damaris

Las etiquetas usadas con mayor frecuencia son : 010 marca el Nmero de Control de la Biblioteca del Congreso

Ejemplo : 010 bb =a bbb86000988b

020

marca el ISBN

Ejemplo : 020bb =a 0877547637

100

marca la entrada del nombre personal (autor)

Ejemplo : 1001b =a Rojas, Xinia. =d 1960-

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245 marca la informacin sobre el ttulo (el cual incluye el ttulo, otra informacin del ttulo, y la mencin de responsabilidad. Ejemplo : 24513 =a La historia del SIABUC : =b uso en las bibliotecas escolares =c Xinia Rojas

250

marca la edicin

Ejemplo : 250 bb =a 5a edicin.

260

marca la informacin sobre la publicacin (pie de imprenta)

Ejemplo : 260 bb =a San Jos, C.R. : =b MEP, =c 1996 300 marca la descripcin fsica (frecuentemente referida como colacin cuando se describen libros) Ejemplo : 300 bb =a 150 p. : =b il. ; =c 24 cm. 440 marca la mencin de serie

Ejemplo : 440 b0 =a Cuadernos histricos ; =v 15 500 nota general (usado cuando la nota de campo especializado no ha sido definido para la informacin) Ejemplo : 500 bb =a Incluye ndice. 504 nota de bibliografa

Ejemplo : 504 =a Incluye referencias bibliogrficas. 520 marca la anotacin o sumarios

Ejemplo : 520 bb =a Cuaderno que incluye la gua bsica para el uso del SIABUC, as como tambin aspectos histricos y de uso en las bibliotecas escolares en Costa Rica.

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650

marca un encabezamiento de materia

Ejemplo : 650 b0 =a Bibliotecas Escolares =z Costa Rica =x Bibliotecas =y 1990-1996 700 marca entradas adicionales de nombres personales (autores, editores, ilustradores)

Ejemplo de un campo : 700 10 =a Quirs, Mara Lourdes.

2. Algunos subcampos son adems definidos por indicadores : Indicador : Posicin de 2 caracteres que sigue a la etiqueta (con excepcin de los campos 001 hasta 009). Una o ambas posiciones de caracteres pueden ser usadas por indicadores. En algunos campos, solamente la primera o segunda posicin es usada ; en otros campos, ambas son usadas ; y en otros campos, como es el caso del campo 020 y 300 , en ninguno son usadas. Cuando la posicin de un indicador no es usada, ese indicador es referido como indefinido y la posicin es un blanco a la izquierda. Convencionalmente la posicin de indicador en blanco, o indefinida, se representa por el carcter b. Cada valor del Indicador es un nmero de 0 a 9 : (aunque las reglas dicen que puede ser una letra, las letras no son comunes). Aunque los dos indicadores juntos pueden parecer 2 dgitos numricos, ellos realmente son 2 nmeros o dgitos separados.

Ejemplo : 124513 =a El uso del Microisis en Costa Rica / =c adaptado por Nicols Marn e ilustrado por Ana La Solano En este ejemplo, los 3 primeros dgitos corresponden a la etiqueta (245 definido para el campo ttulo) y lo siguientes 2 dgitos (1 y 4) son indicadores de valor. El 1 es el primer indicador, y el 4 es el segundo indicador. El primer indicador 1 en el campo de ttulo significa que debera hacerse una entrada separada para ttulo en el catlogo. Uno de los ms interesantes indicadores es el segundo indicador para el campo de ttulo. Este despliega el nmero de caracteres al inicio de cada campo (incluyendo espacios), que el computador no considera cuando realiza una clasificacin. En el caso anterior, el ttulo se clasificar bajo uso.

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3. Los subcampos son marcados por cdigos de subcampos y delimitadores. Un subcampo : muchos campos contienen algunas piezas de datos relacionadas. Cada tipo de dato dentro de un campo es llamado subcampo, y cada subcampo es precedido por un cdigo de subcampo. Los campos del 001 al 009 no tienen subcampos. Por ejemplo, el campo para la descripcin fsica de un libro (definido por la etiqueta 300) incluye un subcampo para la extensin (nmero de pginas), un subcampo para otros detalles fsicos (informacin sobre ilustraciones), y un subcampo para dimensiones (centmetros). 300bb =a 675p. : =b il. ; =c 24 cm.

Un cdigo de subcampo : los cdigos de subcampos son letras minsculas (ocasionalmente nmeros) precedidas por un delimitador. Un delimitador es un carcter usado para separar subcampos. Cada cdigo de subcampo indica cul tipo de datos sigue a ste. Un delimitador : diferentes programas de software usan diferentes caracteres para representar delimitadores en la pantalla o en salidas impresas. Ejemplos son un doble cruz ( +), el signo arroba (@), el signo dlar ($), un guin (-), o el smbolo grfico =. En esta gua el smbolo = se utilizado para delimitar cdigos de subcampos. En el ejemplo anterior, los cdigos de subcampo son =a para la extensin, =b para otros detalles fsicos, y =c para dimensin.

4. Algunas reglas generales. Existen algunas reglas generales que ayudan a definir lo que todos los nmeros usados como etiquetas significan. Note que en la discusin de las etiquetas, la notacin XX es frecuentemente usada para referir a un grupo de etiquetas relacionadas. Por ejemplo, 1XX refiere a todas las etiquetas en los 100s : 100, 110, 130 etc.
A.

Etiquetas divididas en cientos. las divisiones bsicas de un registro bibliogrfico MARC son: Informacin controlada, nmeros, cdigos Entrada principal Ttulos, edicin, impresin ( en general, el ttulo, mencin de responsabilidad, edicin, e informacin sobre publicacin) Descripcin fsica, etc.

0XX 1XX 2XX

3XX

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4XX 5XX 6XX 7XX 8XX

Oraciones seriadas (como son mostradas en los libros) Notas Entradas de materia Entradas secundarias de temas o series Entradas secundarias de serie (otras formas de autoridad)

El 9XX ha sido dejado para que sea definido localmente, tal es el caso del cdigo de barras local.
B.

Puntos de acceso: los puntos de acceso (entrada principal, entradas secundarias de materia, y otras entradas secundarias) son parte importante de un registro bibliogrfico. Estos son los encabezamientos que se realizan tradicionalmente en un catlogo de tarjetas para separar las fichas y ordenarlas en el catlogo para efectos de bsqueda. En un catlogo en lnea el proceso es diferente pero el resultado de bsqueda es ms preciso. Muchos de los puntos de acceso son: 1XX (entradas principales) 4XX (oraciones seriadas) 6XX (encabezamientos de materia) 7XX (otras entradas secundarias) 8XX (entradas secundarias de serie)

Control de autoridad: significa seguir una forma reconocida y establecida. Usualmente, un catalogador escoge encabezamientos de materia y nombres de una lista aprobada de encabezamientos. En cuanto a la autoridad de nombres, temas o nombres geogrficos, el mejor archivo de autoridad lo posee la Biblioteca del Congreso. La forma de nombre usada (nombre personal, nombre corporativo, nombre de reunin o conferencia, ttulo de serie, o ttulo uniforme, tema, pas, o zona geogrfica) puede ser chequeada para establecer su respectiva entrada de autoridad. A nivel local es muy importante contar con un control de autoridad. La control de autoridad local permite al biblioteclogo buscar en el archivo la forma establecida para una entrada. En ese caso, todos los encabezamientos para la misma persona o el mismo encabezamiento sern entrados exactamente de la misma forma - punto medular del control de autoridad.

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C. Contenido Paralelo: los campos que requieren control de autoridad requeridos son tambin campos que se construyen usando etiquetas paralelas. En general, en los campos 1XX, 4XX, 6XX, 7XX y 8XX, un nombre personal podra tener 00 como los dos ltimos dgitos. Por lo tanto, para una entrada principal (1XX) que es un nombre personal (X00), la etiqueta correcta es 100. Para un encabezamiento de materia (6XX) que es un nombre personal, la etiqueta es 600, y as sucesivamente. El contenido paralelo puede ser resumido como sigue: X00 X10 X11 X30 X40 X50 X51 Nombres personales Nombres corporativos Nombres de reunin Ttulos uniformes Ttulos bibliogrficos Trminos (locales o limitados), descriptores Nombres geogrficos

Esta tabla puede ser combinada con las etiquetas que se dividen de 100 en 100, lo que viene a ser evidente es que si el tema de un libro (6XX) se refiere a una persona (Lincoln, Abraham), la etiqueta sera 600; si es sobre una corporacin (Apple Computer Inc.), la etiqueta sera 610 ; y si tratada sobre el tema de ferrocarriles, la etiqueta ser 650 ; y si se refiere a un pas determinado, ejemplo Estados Unidos, la etiqueta ser 651. Una entrada secundaria (7XX) para un coautor (un nombre personal) tendra la etiqueta 700. La Clasificacin Decimal Dewey usa en sus tablas de reas geogrficas o subdivisiones estndar una construccin similar. Informacin nica que aparece al inicio de los registros MARC : Precediendo a las partes principales de un registro bibliogrfico las cuales son conocidas por todos los biblioteclogos por su presencia en los catlogos de tarjetas- un registro MARC contiene alguna informacin menos familiar. Los sistemas de catalogacin automatizados usualmente proveen por defecto (default o prompt) ayuda al catalogador para ingresar esta informacin.
a.

Gua (leader): la gua est constituida por los primeros 24 caracteres del registro. Cada posicin tiene asignada un significado, pero mucha de esa informacin en la gua es para uso del computador.

b. Directorio: los registros MARC son llamados registros etiquetados. Antes de que un registro llegue a ser etiquetado, un registro MARC, luce muy diferente - parecido a una gran oracin. En formato de comunicaciones los campos no son precedidos por etiquetas.
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Sin embargo, inmediatamente seguido a la gua est un conjunto de datos llamado directorio. Este directorio nos indica cules son las etiquetas del registro y dnde estn ubicadas. El directorio es construido (por el computador) desde los registros bibliogrficos, basados en informacin catalogrfica, y, si la informacin catalogrfica es alterada, puede ser reconstruida de la misma forma

Lista de otros campos frecuentemente vistos en registros MARC 001 003 005 007 008 022 037 041 043 082 110 256 263 306 350 503 508 510 511 Nmero de Control Identificador del Nmero de Control Fecha y tiempo de la ltima modificacin Campo de descripcin fsica modificado Elementos de datos modificados ISSN Fuente de adquisicin Cdigo de idioma Cdigo de rea geogrfica Nmero de clasificacin Dewey Entrada principal de un nombre corporativo Caractersticas del archivo (software) Fecha de publicacin proyectada (registro de Publicacin en la Fuente) Tiempo de Precio Nota de historia bibliogrfica Nota de crditos Nota de citas y referencias Nota de participantes

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521 530 538 586 656 730 753 852 9XX

Nota etiqueta de audiencia Nota de forma fsica adicional disponible Nota detalles tcnicos Nota de premios Ocupacin - trminos indizados Ttulos uniformes - entradas adicionales Detalles de acceso tcnicos a archivos de computador Nmero de localizacin Nmero reservado para uso local

La Gua (LEADER) Hay 24 posiciones en el LEADER, numeradas de 00 a 23. 00-04 Longitud de registros lgicos (calculados por la computadora para cada registro) 05 Estatus del registro a = nivel incrementado c d n p 06 = = = = revisado o corregido borrado nuevo pre publicaciones

Tipo de registro a = lenguaje del material b c d e = = = = control de archivos y manuscritos msica impresa msica manuscrita mapa impreso
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f g i j k m o r 07

= = = = = = = =

mapa manuscrito medio proyectado grabaciones sonoras no musicales grabaciones sonoras musicales grficos de segunda dimensin no proyectable archivo de computador kit artefactos tridimensionales

Nivel bibliogrfico a = parte de un componente monogrfico b c d m s = = = = = parte de componente de serie coleccin subunidad tem monogrfico serie

08-09 Indefinido 10 11 Indicador contable (siempre 2) Cdigo de subcampo contable (siempre 2)

12-16 Direccin de base de datos (calculador por el computador para cada registro) 17 Nivel de ENCODING b = nivel completo 1 2 5 = = = nivel completo, material no examinado nivel no tan completo, material no examinado nivel parcial (preliminar)

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7 8 u z 18

= = = =

nivel mnimo nivel de prepublicacin desconocido no aplicable

Forma de catalogacin descriptiva b = non-ISBD a i u = = = AACR2 ISBD desconocido

19

Requerimiento de registro enlazado b = registro relatado no requerido (proceso completo de un registro) r = registro relatado requerido (proceso completo de un registro)

20 21 22 23

Longitud de la porcin de longitud de un campo (siempre 4) Longitud de la porcin de la posicin de donde inicia un carcter (siempre 5) Longitud de la porcin de la implementacin definida (siempre 0) Entrada indefinida (siempre 0)

CAMPO 008 PARA LIBROS El campo 008 es usado por la longitud de datos arreglados (Cdigos de Campos Reparados). Hay 40 posiciones de caracteres en el campo 008, numerados de 00-39. Las posiciones indefinidas pueden contener cualquier blanco (b) o el carcter Las posiciones del 00-17 y de la 35-39 son definidas de la misma forma que para todos los media. La informacin mostrada a continuacin para las posiciones 18-34 aplica solamente para libros. Note que el campo 008 no tiene indicadores o cdigo de subcampos. 00-05 Fecha de entrada del archivo (YYMMDD). Donde Y= ano, M= mes, D= da

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06

Tipo de fecha/ estatus de publicacin : b d s c m r n q = = = = = = = = fechas no dadas ; B.C. fecha fecha detallada fecha conocida / fecha probable fecha actual (fecha 1) y fecha de Copyright (fecha 2) fechas mltiples fecha de reimpresin (fecha 1) y fecha original (fecha 2) fechas desconocidas fechas cuestionables

07-10 Fecha 1 / Inicio de fecha de publicacin 11-14 Fecha 2 / Trmino de fecha de publicacin Los campos de fecha contienen el ao de publicacin. El tipo de fecha(s) en estos elementos es especificado(s) en elementos de campos modificados 06: Tipo de fecha/estatus de publicacin. 15-17 Lugar de publicacin, produccin o ejecucin. Aqu se utiliza los cdigos de pases. 8-21 Ilustraciones (mayor a 4 cdigos): b a b c d e f g h = = = = = = = = = sin ilustraciones ilustraciones mapas portarretratos cartas planos platos msica facsmiles
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i j k l m o p 22

= = = = = = =

COATS de brazos tabla genealgica formas ejemplos SAMPLES fonodiscos, fotografas iluminaciones

Etiqueta de audiencia b j = = desconocida no aplicable juvenil

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Forma de un tem: b a b c d f r = = = = = = = ninguno de los siguientes microfilm microficha micropaquete impreso braille reproduccin impresa regular

24-27 Natura del contenido (mayor a 4): b a b c = = = = sin naturaleza de contenido especificada resmenes / sumarios bibliografas catlogos

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d e f g i k l n o p q r s t v w 28

= = = = = = = = = = = = = = = =

diccionarios enciclopedias manuales artculos legales ndices discografas legislacin resmenes de literatura revisiones texto programado filmografas directorios estadsticas informes tcnicos notas y casos legales resmenes e informes legales

Publicaciones gubernamentales: b i f a s m c = = = = = = = publicacin no gubernamental intergubernamental internacional federal / nacional componentes autnomo o semi - autnomo estado, provincia, territorio, dependencia, etc. multiestado multilocal
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l z o u 29

= = = =

local otro tipo de publicaciones gubernamentales publicacin gubernamental - nivel indeterminado se desconoce si el tem es publicacin gubernamental

Publicacin de Conferencia 0 1 = = no es una publicacin de conferencia publicacin de conferencia

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FESTSCHRIFT 0 = no es FESTSCGRIFT 1 = festschrift

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Indice 0 1 = = no hay ndice ndice presente

32 33

Desconocido (desde 1990) Ficcin 0 1 = = No ficcin Ficcin

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Biografa b a b c d = = = = = material no biogrfico autobiografa biografa individual biografa colectiva contiene informacin biogrfica

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35-37 Lenguaje Cdigo de 3 letras. Ejemplo : spa 38 Registros modificados b x s d r o = = = = = = no modificado falta caracteres modificado informacin omitida tarjetas completamente romanizadas/impresas en script tarjetas completamente romanizadas/impresas eng ger rus ita

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Fuente de catalogacin: B a b c d u = = = = = = Biblioteca del Congreso Biblioteca Nacional de Agricultura Biblioteca Nacional de Medicina Programa de catalogacin cooperativa Biblioteca del Congreso otras fuentes desconocido

En los registros MARC, el 10% de las etiquetas son usadas muchas veces, y el 90% restante son vistas solamente ocasional o raramente. Es comn que los Biblioteclog@s quienes trabajan con formato MARC pronto memorizan el nmero de los campos para los materiales que comnmente catalogan.

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3. Procesos tcnicos
3.1 Polticas de seleccin, adquisicin y descarte de materiales
La tarea de seleccin de materiales bibliogrficos requiere de un proceso sistemtico y tcnico, que brinde al usuario informacin actualizada y oportuna. La seleccin de materiales debe ser realizada por un profesional en Ciencias de la Informacin, apoyado por especialistas en el campo.

3.1.1 Criterios generales para la seleccin de materiales

3.1.1.1 Criterios de seleccin Para la seleccin de los materiales que conforman el acervo de un centro de informacin, es necesario tener presentes ciertos criterios generales que guan esta labor:
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Cobertura temtica: se debe incluir en el acervo todo aquel material concerniente al campo en el que se ha especializado el centro de informacin. Cobertura idiomtica: se seleccionan documentos escritos en los idiomas que se hablan mayoritariamente en la regin, esto es, espaol e ingls. Sin embargo, ciertos documentos de indudable inters son seleccionados an cuando estn escritos en otras lenguas latinas, como el portugus y francs. No se seleccionan documentos en lenguas no romances (alemn, holands, etc.) por cuanto no son comnmente utilizadas en la regin. Cobertura geogrfica: se dar prioridad a los materiales en o fuera de la regin, pero cuyo contenido trate sobre centroamrica. Cada centro debera, adems, seleccionar y adquirir aquellos documentos producidos en y por su propio pas. Cobertura temporal: se seleccionan para la adquisicin materiales publicados a partir de 1970. El nfasis, sin embargo, se coloca en la obtencin de material publicado en un perodo de hasta tres aos antes del ao en curso. As, por ejemplo, para 1998 se considerarn principalmente documentos publicados desde 1995. Exhaustividad: se tratar de conseguir el mejor nivel de los materiales, tanto en su contenido como en su forma. Representatividad: la seleccin debe ser representativa de la especialidad.

3.1.1.2 Fuentes utilizadas en la seleccin La seleccin se realiza tomando en consideracin las publicaciones generadas entre diversos organismos nacionales e internacionales. Se consideran las publicaciones emanadas de:

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 Organizamos gubernamentales de los pases centroamericanos: Ministerios de Educacin, Salud, Trabajo, Las Oficinas de Planificacin Econmica y Social, Institutos de Estadstica y Censos. Organismos Internacionales: Organizacin de Estados Americanos, Naciones Unidas y sus organismos especializados (Unesco, Unicef, Celade, etc.), Federacin Internacional de Planificacin Familiar, Orgaizacin Mundial de la Salud, Organizacin Panamericana de la Salud. Organismos no-Gubernamentales (ONG): Asociaciones de Planificacin Familiar, Centros de Estudios en Salud, Centros e Institutos de la Mujer, Programas de accin a la comunidad de grupos de ella, etc. Universidades: Institutos y centros de enseanaza superior o de posgrado. Investigadores y diversos profesionales del rea. Se utilizan tambin como fuentes para la adquisicin: Bibliografas especializadas publicadas por diferentes instituciones. Bibliografas contenidas en el material bibliogrfico. Acuerdos formales e informales con investigadores, tesiarios y especialistas en la materia. Revisin de ndices de publicaciones peridicas no especializadas en salud. Se recomienda confeccionar cartas machote que puedas utilizarse para solicitar esta informacin a quienes la generan o distribuyen. 3.1.1.3 Revisin y cotejo del material Con la revisin de los documentos se determina cuales de ellos responden a los criterios definidos para la seleccin. Una vez revisados deben ser cotejados contra las bases de datos presentes en los centros de informacin a fin de detectar duplicados.

3.1.2 Adquisicin de materiales

Aquellos documentos seleccionados pasan a esta etapa. Existen diferentes modalidades para la adquisicin de materiales:
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Compra: si el centro de informacin cuenta con presupuesto para la compra de materiales, es necesario solicitar cotizaciones a diferentes proveedores, a fin de obtener un mejor precio por cada uno de ellos. Tambin se deben buscar descuentos y promociones, ofrecidas generalmente a organizaciones sin fines de lucro. Donaciones: este tipo de material es recibido en cantidades considerables y deben ser sometidos a los criterios descritos en la seleccin. Una vez aplicados, simplemente se confecciona un acuse de recibo y agradecimiento a cada una de las instituciones que envan el material.
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Reproducciones: muchas veces son requeridos materiales que no estn disponibles por medio de donaciones o no pueden ser adquiridos por escasez de presupuesto o simplemente porque estn agotados. En este caso es posible solicitarlos por medio de prstamo interbibliotecario y realizar un reproduccin total del mismo. Canje: si la institucin a la que pertenece el centro produce algn tipo de documento (revistas, libros, informes, etc.) es posible realizar un intercambio de los mismos con otro centro interesado en ellos y que a su vez produzca materiales que son de utilidad para nuestros usuarios. Esta modalidad permite adquirir gran cantidad de materiales a bajo costo ya que con una sola publicacin institucional es posible adquirir gran cantidad de otras publicaciones.

3.1.3 Normas generales para el descarte

La aplicacin del descarte es necesario, a fin de mantener una coleccin especializada y tener suficiente espacio fsico para el crecimiento. Para ello se deben seguir los soguientes lineamientos: Se descarta todo material que no se refiera a las reas de inters del centro. Los materiales de las reas de inters que presentan informacin desactualizada o irrelevante, se descartan previo anlisis de un especialista. A fin de salvaguardar el espacio fsico, es necesario conservar solamente tres duplicados de cada monografa solamente uno de cada nmero de publicacin peridica

3.1.4 Registro de ingreso

Una vez que un momento ha superado las etapas de seleccin y adquisicin, debe ser ingresado en un registro, donde se indica el autor, el ttulo, pie de imprenta, tipo de adquisicin, precio y el nmero de inscripcin (de este ltimo se tratar en detalle ms adelante).

3.2 Anlisis documental

El anlisis documental comprende el conjunto de actividades que tienden a representar el contenido de un documento de una forma distinta de la original.

3.2.1 Descripcin bibliogrfica

Comprende la identificacin, el ordenamiento y el registro de los documentos 3.2.1.1 Identificacin Para identificar cada uno de los documentos, se debe asignar un nmero de clasificacin y un nmero de inscripcin en la contraportada, el cual deber ir acompaado del sello del centro; tambin se deben sellar los cantos de cada documento monogrfico.

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3.2.1.2 Ordenamiento El acervo se debe dividir en cinco colecciones a saber: documentos monogrficos, mapas, referencia y electrnico. Dentro de cada una de estas colecciones se ordenan los materiales por su signatura, compuesta por la faceta POPIN y la notacin interna Cutter. Monografas: esta coleccin comprende libros, documentos e informes de investigacin, conferencias, seminarios, simposios, talleres, series y cualquier otro documento bibliogrfico nico y sin periodicidad. Mapas: comprende los mapas y atlas. Referencia: incluye diccionarios, enciclopedias, biografas, bibliografas y catlogos. Tambin se incluyen en esta coleccin publicaciones peridicas como indices y abstracts. Electrnica: incluye discos compactos, pticos y discos flexibles. Hemeroteca: coleccin formada por las publicaciones peridicas como revistas, boletines y anuarios. La coleccin corre en los estantes de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en cada estante. Se deben colocar siguiendo la clasificacin asignada y dejando espacio en cada anaquel reservando espacio para futuros ingresos.

3.2.2 Registro o inscripcin

Para llebar a cabo la inscripcin, se utiliza un nmero concecutivo el cual es nico en cada documento y le identifica explsitamente. Si existe ms de una copia de un ejemplar, se asigna un nmero diferente a cada una. Se debe llevar un estricto control del concecutivo, a fin evitar duplicaciones y, por consiguiente, prdidas de identidad. Cuando un nmero de inscripcin es asignado, ste debe ser anotado en el registro de ingresos junto con los dems datos del documento, as como en la contraportada del mismo. En el caso de las publicaciones peridicas, no se asignan nmeros de inscripcin, sino que su control se realiza de manera separada.

3.2.3 Catalogacin, clasificacin e indizacin de materiales

Se refiere a la presentacin normalizada de los datos documentales y la asignacin de un cdigo de acceso o identificador para la localizacin fsica de los materiales. 3.2.3.1 Catalogacin La catalogacin consiste en la descripcin del documento que se procesa, extrayendo la mayor informacin posible, de forma tal que pueda ser identificado por el usuario y le permita tomar una desicin sobre su posible utilidad en la investigacin que desarrolla.

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Existen tres niveles de detalle en la descripcin del documento: Primer nivel: se incluye Ttulo / Autor (solamente el primero). -- Edicin. -- Lugar de publicacin : Editorial, Fecha. -- Nmero de pginas. -- Notas. -- ISBN Segundo nivel: se incluye Ttulo [Designacin general del material*]= ttulo paralelo: subttulo / Autores. -- Edicin / Editor. -- Lugar de publicacin : Editorial, Fecha. -- Nmero de pginas : Otros detalles fsicos (ilustraciones, etc.); Dimensiones. -- (Ttulo de la serie / Autor de la serie, ISSN de la serie; Numeracin. Ttulo de la subserie, ISSN de la subserie; numeracin de la subserie). --Notas. -- ISBN La designacin general del material (DGM) se refeiere al tipo de documento, segn las Reglas de Catalogacin Angloamericanas en la regla 1.1C. Para ello se da un listado de dichos materiales a saber: Archivo de datos legibles por mquina Grabacin Manuscrito Material cartogrfico

Material grfico

Globo Mapa Diagrama Diapositiva Dibujo tcnico Estampa Fotobanda Original de arte Tarjeta mnemotcnica Transparencia

Microforma Multimedio Msica Tercer nivel: este nivel incluye una descripcin detallada del documento y es recomendada solamente para bibliotecas generales. 3.2.3.2 Clasificacin El propsito de la clasificacin es la de agrupar los documentos por los temas tratados, as como el de asegurar su ordenamiento y fcil localizacin posterior en la coleccin. El analista debe leer la portada, la introduccin, la tabla de contenido y otras partes preliminares del documento para tratar de determinar la materia y el alcance.
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De este anlisis preliminar se obtiene la Signatura Topogrfica, la cual es el conjunto de smbolos que se mercan en el lomo del documento, en su contraportada y en la base de datos. Est compuesta en nuestro caso, por la faceta de clasificacin y la numeracin asignada por Cutter para el autor. Se debe seguir reglas bsicas para la clasificacin: La materia y no la forma literaria: se debe determinar la verdadera materia del documento y confundirla con la forma en la cual est escrito. No se clasifica un documento que trata sobre historia de la demografa por historia, sino por demografa. Propsito del documento: se debe tener en cuenta el propsito del documento y el uso que pretende el autor. Documentos de varios temas: se debe tener en cuenta que un documento solo puede tener un nmero de clasificacin. Cuando trata de varios temas se puede: 1- escoger el primero que aparece; 2- si los temas son similares, escoger una faceta general que los contenga. El nmero ms especfico: se debe determinar la faceta ms especfica para cada documento. Series o colecciones: una serie de documentos con autores y ttulos diferentes que tienen un ttulo colectivo y publicado por la misma casa editora no deben mantenerse juntos, sino clasificarse como obras individuales. Sistema Fecetado de POPIN El Tesauro Multilinge de POPIN se tratar en detalle en el punto de indizacin de documentos. Ahora nos ocuparemos el sistema facetado para la clasificacin de documentos que viene incorporado en el mismo. Las facetas se usan para agrupar las materias (que a partir de este momento llamaremos descriptores) del mismo tema en una misma rea. Una vez que se define el descriptor especfico de que trata el documento analizado, se busca en el Tesauro, el cual est organizado alfabticamente, y se le asigna al documento el nmero correspondiente. Por ejemplo el descriptor Salud Publica tiene el nmero 11.01.01, el cual ser la clasificacin correspondiente. En caso de no existir un descriptor especfico en el tesauro, se busca uno aproximado. Tablas de notacin interna Cutter-Sanborn Una vez asignado el nmero de faceta, se procede a asignar la notacin interna, utilizando las tablas Cutter. Las tablas consisten de una serie de palabras ordenadas alfabticamente y con una numeracin para cada una de ellas. Esta numeracin es aplicada al autor del documento o, en caso de no existir autor, al ttulo. Las palabras son una coleccin de letras sobre las cuales se busca el apellido del autor de manera aproximada y se asigna la numeracin.

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La notacin interna, entonces, se compondr de tres elementos: La primera letra del apellido del autor (o ttulo si no existiera autor) en mayscula. La numeracin correspondiente a dicho autor. La primera letra del ttulo del documento. As tendremos que si buscamos un documento escrito por Alfred Lotka, encontraremos en las tablas lo siguiente: 882 Lot 883 Loti 884 Lott La asignacin de la notacin interna quedara de la siguiente manera: Lotka, Alfred. Teora analtica de las asociaciones biolgicas L883t

Numeracin de Cutter-Sanborn La signatura topogrfica Una vez definido el nmero de faceta y la notacin interna del material, tendremos entonces la signatura topogrfica. Por ejemplo el documento Gordis, Leon. Epidemiology tendr la faceta correspondiente a epidemiologa y la notacin interna asignada al autor: 11.01.02 G661e Existen casos en los que un autor escribe sobre un mismo tema y sus documentos pueden tener un ttulo que inicia con la misma palabra. En tal caso se pueden asignar ms de una letra a la parte correspondiente al ttulo. 06.04.04 A426de

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Diferenciacin de colecciones Como se explic con antelacin, existen diferentes colecciones en un centro de informacin, las cuales deben ser ordenadas de manera separada. Para diferenciar los documentos de la coleccin general de los correspondientes a las dems colecciones, se acostumbra indicar con iniciales en la signatura topogrfica, a qu coleccin corresponden. Tendremos entonces signaturas como: General 11.01.02 G661e Referencia R 06.04.04 D545d Mapoteca M 08.03.05 C355c Electrnico E 01.11.00 G432a

3.2.3.3 Clasificacin de publicaciones peridicas Las publicaciones peridicas, ingresar generalmente en gran cantidad y de manera constante, se clasifican de manera ms general. Es este caso se asigna es una faceta general a la coleccin completa de un ttulo de publicacin peridica y como notacin interna se asigna la letra correspondiente al ttulo de la misma y se ordenarn de forma alfabtica dentro de la faceta. Por ejemplo, el siguiente ttulo Population studies tendr la siguiente clasificacin 01.01.00 P As mismo, las publicaciones peridicas del rea de referencia se diferenciarn de las anteriores por medio de una inicial. La publicacin Population Index tendr la siguiente clasificacin R 01.01.00 P

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3.2.3.4 Indizacin Consiste en extraer los conceptos importantes de un documento y expresarlos con la ayuda de descriptores o palabras clave pertenecientes a un lenguaje controlado. Estos descriptores se usan para definir el contenido temtico de los documentos, de manera tal que stos se puedan buscar y encontrar en relacin al tema al cual se refieren. El instrumento que se utilizar para la indizacin en el Tesauro Multilinge de POPIN. Un Tesauro se compone de un vocabulario controlado de descriptores con significados especficos. A diferencia de los trminos de un diccionario, que son acompaados por diferentes definiciones, un descriptor slo tiene una significacin nica y precisa definida por el sistema de indizacin especfica al que corresponde. Como vimos al realizar la clasificacin, se busc el tema principal del documento analizado y se asign la clasificacin. Este primer descriptor utilizado se denomina Descriptor Principal. Pero para tener una mayor rango de bsqueda se deben asignar Descriptores Secundarios, los cuales tambin son localizados en el Tesauro de POPIN. Tesauro Multilinge de POPIN Este tesauro proporciona una clasificacin por orden alfabtico, por temas o significacin y permutaciones de trminos.
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Tesauro alfabtico: es el componente principal de POPIN; tiene una lista alfabtica de todos los descriptores en tres lenguas (espaol, ingls y francs) junto con sus relaciones.

GRUPOS DE EDADES / AGE GROUPS / GROUPE D'AGES SN: Cantidad de personas entre dos edades lmites [02.02.04] BT: Grupos [05.02.00] NT: Mediana edad [02.02.04] RT: Edad [02.02.01] BT se refiere a trminos genricos (fecundidad) y NT a trminos especficos (fecundidad natural). RT se refiere a trminos relacionados que ofrecen conceptos nuevos que pueden ser interesantes para la bsqueda de informacin: MATRIMONIO RT: DIVORCIO SN se refiere a notas de aplicacin y definiciones de trminos. USE se utiliza para indicar que existe un verdadero sinnimo (fuerza de trabajo USE POBLACION) y cuando un sinnimo cercano existe y se considera innecesaria una distincin. UF es la relacin inversa e USE (MORTALIDAD ENDOGENA UF mortalidad biolgica).

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Presentacin temtica de descriptores: consiste de una estructura del conjunto, donde se proporcionan los ttulos de los temas principales que estructuran la organizacin del tesauro, junto con las facetas que corresponden, y grupos de descriptores donde los descriptores se agrupan por rbicas temticas. Indice permutado: este ndice contiene los componentes significativos de cada descriptor, clasificndolos por orden alfabtico. Con esto es posible la clasificacin de nombres precedidos por otras palabras y que se encuentran dispersas por la lista alfabtica. TABLAS DE VIDA POLIETAPICAS VIDA VIDA ACTIVA

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4. Automatizacin de Centros de Informacin

No deja de sorprender que las primeras computadoras aparecieron hace apenas cuatro dcadas y han revolucionado el tratamiento de la informacin en el mundo. Desde 1954, la preocupacin por el mejor acceso a la informacin se tradujo en la generacin de diferentes tipos de sistemas computadorizados, por lo que es indispensable que los profesionales encargados tengan un entendimiento que les permita aprovechar la herramienta informtica al mximo. La automatizacin de unidades de informacin puede definirse bsicamente utilizando dos acepciones comunes: Funcin de la unidad de informacin que es ayudada o controlada por medio de un computador. Utilizacin del computador en la unidad de informacin para mejorar los servicios.

4.1 Evolucin de la automatizacin de Centros de Informacin

La automatizacin en las unidades de informacin tiene varios momentos a travs de diferentes etapas en su historia: AO
1944

HECHO RELEVANTE
Los inicios de la automatizacin de la informacin bibliogrfica se remontan a 1944, en que Joseph Becker utiliz tarjetas perforadas para incluir la cita, resumen y descriptores de documentos, as como la produccin de listados por medio de un programa de ordenamiento. La aparicin del artculo As we may Think, publicado por Vannevar Busch , base de datos bibliogrficas MEMEX, que sirve de inspiracin para los precursores del acceso computadorizado en lnea. Ao de la explosin de la informacin, caracterizada por el crecimiento exagerado de la tasa de publicacin, nfasis en la interdisciplinariedad, todo debido a los adelantos en la tecnologa de la reproduccin. Inicio de las aplicaciones para el control de circulacin en bibliotecas grandes universitarias norteamericanas, que dependan de un computador principal o MAIN FRAME. Inicio del uso de minicomputadores en Bibliotecas. Las computadoras fueron usadas para procesar otros materiales de la Biblioteca. Esencialmente, ellas preparaban catlogos de libros y microformas. Estas funciones permitieron la ejecucin de tareas ms rpidas y efectivas. Los centros de informacin notaron que podran compartir los costos de catalogacin de sus materiales. En 1970,OCLC (Online Computer Library Center) empez a ofrecer servicios compartidos de catalogacin. Los administradores de unidades de informacin notaron que las computadoras permitan ahorrar tiempo y dinero, porque ellas podran realizar las funciones repetitivas de circulacin, adquisiciones y control de recibo de publicaciones peridicas, entre otros procesos internos. Desarrollo de medios de almacenamiento de informacin por medio de tecnologa lser y las telecomunicaciones. Aparecen la micro computadoras, bajan los costos de adquisicin y produccin de servicios bibliotecarios. Grandes innovaciones como: software, hardware, acceso remoto, catlogos en lnea sofisticados, formacin de redes de acceso, CD ROM. DVD, etc.

1944

1948

1954 1960 1965

1970

1976

1980

1990

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4.2 Ventajas de los sistemas automatizados en unidades de informacin

Las ventajas de los sistemas automatizados han sido discutidas ampliamente, y podramos resumirlas en las siguientes: Las funciones que se refieren a una determinada actividad se pueden eliminar o se pueden realizar de una manera ms rpida, eficiente y efectiva. Aquellas funciones que son rutinarias y repetitivas se eliminan, y el personal que las realiza puede dedicarse a otras labores ms profesionales. Los usuarios demandan ms servicios lo que ocasiona un aumento en la productividad. Provee los elementos necesarios para ofrecer nuevos y mejores servicios a los usuarios. Facilita la cooperacin entre las unidades de informacin, un ejemplo claro de esto son las redes de cooperacin nacional e internacional. Proporciona una mayor demanda de servicios ms especializados.

4.3 Sistemas de automatizacin de centros de informacin

Dentro del mercado mundial y especficamente latinoamericano, existen varias opciones de software que puede ser aplicado para el desarrollo de un sistema de informacin automatizado. Como se ha descrito con anterioridad, la idea de automatizar el sistema radica en la necesidad de agilizar procesos y optimizar el uso de recursos. Se pretende crear una infraestructura computacional que se adapte a las necesidades actuales de intercambio de informacin. Para lograr este objetivo, se describen cuatro alternativas a evaluar. Alternativa 1 Concepto SIABUC 2000 cliente/servidor Instalacin Pliza de mantenimiento que incluye 3 visitas al ao por un especialista Curso para 10 personas Viticos para cuatro das (transporte, hospedaje y alimentacin) del especialista que realizar la instalacin, mantenimiento y curso SQL server 6.5 Costo $1000 $600 $600 $400 $2500

$499

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Ventajas Utiliza todo el potencial de la plataforma de red NT. Informacin totalmente centralizada. Se ajusta al estndar institucional promedio. Utiliza formato MARC.

Desventajas Alto costo. Diseado para una alta carga de trabajo con muchos usuario en lnea. Las potencialidades del software y el equipo requerido pueden no ser aprovechadas al mximo. Requiere del SABD SQL server (otro software).

Alternativa 2 Concepto SIABUC 2000 para windows Ventajas Totalmente ajustable a estndares institucionales promedio. Ambiente grfico y amigable. Utiliza formato MARC. Base de datos relacional. Requiere poca inversin. No es necesaria la inversin en software ni hardware adicional. Sale al mercado una nueva versin cada ao. Costo $135

Desventajas Es algo rgido para las adiciones o modificaciones internas.

Alternativa 3 Concepto MICROISIS Costo Gratuito

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Ventajas Es gratuito. Es utilizado por muchas bibliotecas pequeas a nivel nacional e internacional Ambiente multiusuario (red LAN, software NOVELL). Ofrece un utilitario de bsqueda asistida (Heurisko). Presenta un mantenimiento relativamente sencillo.

Desventajas No es un paquete integrado de administracin de bibliotecas. Su revisin y actualizacin se encuentra muy retrasada con respecto a otros paquetes de software. No permite la recuperacin a travs de medios electrnicos como cdigos de barras. No es un software de cuarta generacin ni es una plataforma relacional. No trabaja en ambiente grfico. La versin para WINDOWS recientemente publicada (BetaMicroIsis) presenta grandes lagunas y no es un software recomendado para iniciar ningn proceso de automatizacin o migracin. Para la utilizacin de este paquete en red, se requiere del Software NOVELL y un servidor dedicado.

Alternativa 4 Concepto ALEPH Costo $70.000

Ventajas Sistema integrado de administracin de bibliotecas. Ajustable a diferentes tipos de instituciones. Sistema que trabaja en lnea con tiempo real. Sistema multilinge. Tiene una interface con imgenes, texto, audio y sistemas de autoverificacin. Soporta protocolos de comunicacin WWW y Z39.50. Plataforma cliente/servidor.

Desventajas Alto costo Corre en sistemas UNIX Diseado para bibliotecas con grandes volmenes de transacciones

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Opcin recomendada para las unidades de informacin de la RED:

Se recomienda la implementacin de la alternativa 2, Software SIABUC 2000 para Windows, por ser una alternativa econmica y adaptable a la cantidad de informacin y usuarios reales y potenciales de la RED.

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5. SIABUC 2000 para Windows 95

5.1 Generalidades del Programa
Diseado en la Universidad de Colima, Mxico, el programa SIABUC atendi en sus inicios tres acciones bsicas: adquisicin de material bibliogrfico, procesamiento del mismo y servicios bibliotecarios. Pero por otra parte, el procesamiento de los materiales bibliogrficos que se iran integrando a los acervos requera de la infraestructura tcnica apropiada, como era de esperarse se careca de los implementos necesarios para la preparacin y reproduccin de tarjetas catalogrficas para los ficheros, ello oblig al desarrollo de un sistema que permitiera agilizar el procesamiento y control de la informacin bibliogrfica, buscando de origen, el uso de los avances tecnolgicos en materia de computacin. De esta manera surge el Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima (SIABUC), que es un software administrador de bibliotecas, funcional para microcomputadoras IBM o compatibles, que permite apoyar los procesos de las instituciones responsables del manejo y acceso a la informacin bibliogrfica. El desarrollo de la versin SIABUC 2000 para Windows tiene su origen en los siguientes acontecimientos histricos: 1989: Organizacin de 4 eventos nacionales para la difusin del proyecto Versin 2.0 de SIABUC. 1990: Versin 2.1 de SIABUC, 33 cursos de SIABUC y la firma de 43 convenios de SIABUC con instituciones nacionales e internacionales.

1991: Versin 3.0 de SIABUC , 30 cursos de SIABUC y la organizacin del V Coloquio de Automatizacin de Bibliotecas de Mxico y Centroamrica. 1993: Versin 4.0 y la organizacin del VI Coloquio de Automatizacin de Bibliotecas. 1995: Versin 5.0 y la organizacin del VII Coloquio de Automatizacin de Bibliotecas. 1997: Versin Siabuc-Windows 6.0, Versin Siabuc C-Isis 2.0 y la organizacin del VIII Coloquio de Automatizacin de Bibliotecas.

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5.2 Instalacin de Siabuc-Windows

Para instalar SIABUC-WINDOWS desde el CD siga los siguientes pasos:

Deber ubicarse en la unidad del CD (este es variable). Posteriormente deber ejecutar desde WINDOWS el programa INSTALA.EXE que se encuentra en el subdirectorio \SIABUCW\ y la instalacin ser ejecutada.

5.3 Instalacin de las claves de acceso

Esta instalacin deber realizarse despus de haber hecho la instalacin del software de Siabuc/Windows, en el subdirectorio creado por la instalacin se encuentra el archivo CLAVE.EXE, este se ejecuta y le permitir cambiar las claves de acceso.

5.4 Requerimientos tcnicos mnimos de la versin para Windows

Se requiere de al menos: Microprocesador 486 Windows 3.X o superior (recomendada Windows 95) 8 mb de memoria (recomendada 16 mb) 1 gb en disco duro Monitor SVGA a color y mouse Equipo lector de CD-ROM para disco pticos (incluye tarjeta, cable, software de instalacin y unidad lectora)

5.5 Teclas de funcin utilizadas en esta versin de Siabuc

F1 Para visualizar la AYUDA en todos los campos. Para SELECCIONAR y ACTIVAR Para GUARDAR informacin capturada. Para CANCELAR alguna operacin. Para CREAR un nuevo registro. Para BORRAR registros.

RATON ALT-G ALT-C ALT-N ALT-B

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ALT-C ALT-M ALT-R ALT-T ALT-B FLECHA ABAJO TABULADOR ALT-M

Para CONSULTAR registros capturados. Para MODIFICAR registros capturados. Para efectuar REPORTES. Para TERMINAR una operacin. Para realizar BUSQUEDAS. Para SELECCIONAR informacin en catlogos. Para AVANZAR a cualquier funcin. Para CONVERTIR texto de maysculas a minsculas y viceversa. Para CONVERTIR texto de maysculas a minsculas y viceversa. Para ACTIVAR.

BARRA ESPACIADORA ENTER

5.6 Mdulos de Siabuc-Windows

5.6.1. Adquisiciones
Este mdulo le permitir desarrollar y mantener un catlogo de libros en proceso de adquisiciones que permite saber en cualquier momento cules libros estn solicitados, pedidos, imposibles de adquirir, etc. Est diseado de manera que permite el manejo de varios aspectos contables y el mantenimiento de directorios en lnea de: proveedores, editoriales, bibliotecas o escuelas, as como la facilidad de realizar impresiones de listados, avisos, etc., mediante el uso de un procesador de texto integrado.

5.6.2. Anlisis
Este mdulo le permitir la captura, correccin y eliminacin de fichas catalogrficas para con ello ir creando una base de datos con todos los registros del acervo de la biblioteca. Otras de sus funciones que incluye son la actualizacin continua de dicha base de datos, la reproduccin de las fichas en forma impresa, as como la exportacin e importacin de informacin catalogrfica.

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As mismo: CATALOGOS DE AUTORIDAD DE AUTOR CATALOGOS DE EDITORIAL CATALOGOS DE SERIE TEMAS CON SU VASE Y VASE TAMBIEN. CONVERSIONES DE OTROS SOFTWARES.

5.6.3. Consulta
Este mdulo pone al alcance del usuario y del bibliotecario la informacin del catlogo que puede ser consultado mediante cualquier palabra o frase dentro de un registro, combinacin de palabras, bsquedas mediante truncaciones de palabras y tambin por campos especficos de las fichas catalogrficas. Incluye adems consulta por: -

AUTOR TITULO TEMAS EDITORIALES ISBN SERIE CLASIFICACION

5.6.4. Prstamos
Este mdulo ofrece la posibilidad de mantener un adecuado control de la circulacin de los materiales del acervo de la biblioteca para que el prstamo se realice con la menor inversin de tiempo tanto para el usuario como para el bibliotecario. Adems incluye: PRESTAMO POR MEDIO DE CODIGO DE BARRAS

5.6.5. Estadsticas
Ofrece informacin grfica en barras, lneas, por reas y de pastel: Cantidad de ttulos y volmenes existentes Cantidad y costo de la bibliografa adquirida Obras ms prestadas Indices de productividad Usuarios registrados

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5.6.6. Procesos especiales

Organiza internamente las fichas capturadas para que puedan ser consultadas posteriormente.

5.6.7. Publicaciones peridicas

Permite la captura, correccin y eliminacin de las fichas del cardex para con ello ir creando una base de datos con todos los registros de las revistas que recibe la biblioteca. TAMBIEN OFRECE LA POSIBILIDAD DE CAPTURAR, CONSULTAR E IMPRIMIR FICHAS ANALITICAS DE PUBLICACIONES PERIODICAS

5.6.8. Reporteador
Permite realizar listados por etiquetas MARC de libros y publicaciones peridicas.

5.6.9. Manual del usuario

El manual podr visualizarlo en lnea, en archivos de Word Office 95.

5.6.10. Conversiones
Esta opcin se ha desarrollado pensando en las instituciones que ya usan SIABUC en versiones anteriores a la 5.0, su objetivo es transferir la informacin que ya se ha capturado en los mdulos de adquisiciones, anlisis y prstamos para ser utilizada en la nueva versin.

5.6.11. Tabla de contenidos de los manuales que incluye SIABUC 2000 1) MODULO DE ADQUISICIONES 1. ACTIVIDADES BASICAS EN UN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES. 2. RECOMENDACIONES
3. MENU DE FUNCIONES DEL MODULO DE ADQUISICIONES

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4. FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE ADQUISICIONES

4.1.CLAVE DE ACCESO 4.2.DESCRIPCION DE LOS ICONOS 4.3.CATALOGOS

4.3.1.Bibliotecas
4.3.1.1.Nuevo 4.3.1.2.Borrar 4.3.1.3.Modificar 4.3.1.4.Reportes - Pantalla
- Impresin - Archivo

4.3.1.5.Consultas

4.3.2.Escuelas
4.3.2.1.Nuevo 4.3.2.2.Borrar 4.3.2.3.Consultas 4.3.2.4.Modificar 4.3.2.5.Reportes
- Pantalla - Impresin - Archivo

4.3.3.Proveedores
4.3.3.1.Nuevo 4.3.3.2.Borrar 4.3.3.3.Consultas 4.3.3.4.Modificar 4.3.3.5.Reportes - Pantalla - Impresin - Archivo

4.3.4.Editoriales
4.3.4.1.Nuevo 4.3.4.2.Borrar 4.3.4.3.Consultas 4.3.4.4.Modificar 4.3.4.5.Reportes
- Pantalla - Impresin - Archivo

4.3.5.Datos Fijos

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4.4.PROCESO DIARIO 4.4.1.Solicitudes

4.4.1.1.Nuevo - Descripcin de los campos 4.4.1.2.Modificar 4.4.1.3.Borrar 4.4.1.4.Consultas 4.4.1.5.Reportes
- Impresin - Archivo

4.4.2.Recepcin
4.4.2.1.Recepcin del libro 4.4.2.2.Nmeros de Adquisicin 4.4.2.2.1.Nuevo 4.4.2.2.2.Modificar 4.4.2.2.3.Borrar

4.4.3.Consultas 4.4.4.Donacin e intercambio

4.4.4.1.Nuevo
- Descripcin de los campos - Nuevo - Modificar - Borrar

4.4.4.2.Borrar 4.4.4.3.Consultar 4.4.4.4.Modificar 4.4.4.5.Reportes - Pantalla

- Impresin - Archivo

4.5.REPORTES 4.5.1.Pedidos
- Pantalla - Impresin - Archivo

4.5.2.Listados
- Pantalla - Impresin - Archivo

4.5.3.Gastos
- Pantalla - Impresin - Archivo
61

4.5.4.Presupuesto por escuela

- Pantalla - Impresin - Archivo

4.5.5.Envos
- Pantalla - Impresin - Archivo

4.6.UTILERIAS 4.6.1.Reorganizacin 4.6.2.Cambio de fecha 4.6.3.Exportaciones 4.6.4.Importaciones 4.6.5.Respaldo 4.6.6.Restauracin

II) MODULO DE ANALISIS

1. ACTIVIDADES BASICAS EN UN DEPARTAMENTO DE ANALISIS 2.RECOMENDACIONES 3.MENU DE FUNCIONES DEL MODULO DE ANALISIS 4.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE ANALISIS 4.1.DESCRIPCION DE LOS ICONOS DE ESTE MODULO 4.2.FICHAS 4.2.1.Descripcin de los iconos de este apartado de fichas
- Iconos - Opciones

4.2.2.Definicin de Etiquetas Marc

4.2.2.1.Descripcin de las Etiquetas Marc

4.2.3.Cmo capturar una ficha catalogrfica

4.2.3.1.Nueva 4.2.3.1.1.Cmo capturar en los campos fijos de Marc 4.2.3.1.2.Cmo capturar nmeros de adquisicin
- Nuevo - Modificar - Borrar

4.2.3.2.Modificar 4.2.3.3.Borrar

4.3.CONSULTAS
4.3.1.Por No. de ficha 4.3.2.Por No. de adquisicin

62

4.3.3.Por ttulo 4.3.4.Por autor 4.3.5.Por clasificacin

4.4.IMPRRESION
4.4.1.Tarjetas catalogrficas 4.4.2.Tarjetas de prstamo
4.4.2.1.Por nmero de ficha 4.4.2.2.Por nmero de adquisicin

4.4.3.Etiquetas con clasificacin

4.4.3.1.Por nmero de adquisicin 4.4.3.2.Por nmero de ficha

4.4.4.Etiquetas con cdigos de barras

4.4.4.1.Por nmero de adquisicin 4.4.4.2.Por nmero de ficha

4.4.5.Listados

4.5.CATALOGOS
4.5.1.VENTAJAS 4.5.2.Analistas
4.5.2.1.Nuevo 4.5.2.2.Modificar 4.5.2.3.Borrar

4.5.3.Bibliotecas
4.5.3.1.Nuevo 4.5.3.2.Borrar 4.5.3.3.Modificar 4.5.3.4.Consultas 4.5.3.5.Reportes

4.5.4.Formatos
4.5.4.1.Nuevo 4.5.4.2.Borrar 4.5.4.3.Modificar

4.5.5.CATALOGOS DE AUTORIDAD 4.5.5.1.Autoridad de temas

4.5.5.1.1.Nuevo 4.5.5.1.2.Modificar 4.5.5.1.3.Borrar 4.5.5.1.4.Consultar

4.5.5.2.Autoridad de editoriales
4.5.5.2.1.Nuevo 4.5.5.2.2.Modificar 4.5.5.2.3.Borrar 4.5.5.2.4.Consultar

4.5.5.3.Autoridad de autores
4.5.5.3.1.Nuevo 4.5.5.3.2.Modificar 4.5.5.3.3.Borrar 4.5.5.3.4.Consultar

4.5.5.4.Autoridad de series
4.5.5.4.1.Nuevo

63

4.5.5.4.2.Modificar 4.5.5.4.3.Borrar 4.5.5.4.4.Consultar

4.6.UTILERIAS
4.6.1.Cambio de analista 4.6.2.Exportar 4.6.3.Importar 4.6.4.Importar por biblioteca 4.6.5.Inventario
4.6.5.1.Nuevo 4.6.5.2.Borrar 4.6.5.3.Consultas 4.6.5.4.Reportes - Pantalla - Impresin - Archivo

4.6.6.Exportar Iso.Isis 4.6.7.Exportar Iso-2709 4.6.8.Exportar Iso o Unix 4.6.9.Importar Iso o Unix 4.6.10.Importar de otro software 4.6.11.Respaldo 4.6.12.Restauracin 4.6.13.Reorganizar

III) MODULO DE CONSULTAS

1. DESCRIPCION DE LOS ICONOS DE ESTE MODULO 2. FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE CONSULTAS 2.1.CLAVE DE ACCESO 2.2.LIBROS
2.2.1.CONSULTA DE FORMA LIBRE 2.2.1.1.NUMEROS DE ADQUISICION 2.2.1.2.EXPORTAR 2.2.1.3.IMPRIMIR 2.2.2.CONSULTA POR TITULO 2.2.3.CONSULTA POR AUTOR

2.3.PUBLICACIONES PERIODICAS
2.3.1.CONSULTA DE FORMA LIBRE 2.3.1.1.NUMEROS DE ADQUISICION 2.3.1.2.EXPORTAR 2.3.1.3.IMPRIMIR 2.3.2.CONSULTA POR TITULO

2.4.ANALITICA DE PUBLICACIONES
64

IV) MODULO DE PRESTAMOS

1. RECOMENDACIONES 2.MENU DE FUNCIONES DEL MODULO DE PRESTAMOS 3.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE PRESTAMOS 3.1.CLAVE DE ACCESO 3.2.DESCRIPCION DE LOS ICONOS DE ESTE MODULO 3.3.CATALOGOS 3.3.1.Usuarios
3.3.1.1.Nuevo 3.3.1.2.Borrar 3.3.1.2.Consutar 3.3.1.3.Modificar 3.3.1.4.Reportes
- Pantalla - Impresin - Archivo

3.3.2.Bibliotecas
3.3.2.1.Nuevo 3.3.2.2.Borrar 3.3.2.3.Modificar 3.3.2.4.Consultas 3.3.2.5.Reportes
- Pantalla - Impresin

- Archivo

3.3.3.Escuelas
3.3.3.1.Nuevo 3.3.3.2.Borrar 3.3.3.3.Modificar 3.3.3.4.Consultas 3.3.3.5.Reportes
- Pantalla - Impresin - Archivo

3.3.4.Libros no procesados
3.3.4.1.Nuevo 3.3.4.2.Borrar 3.3.4.3.Consultas 3.3.4.4.Modificar 3.3.4.5.Reportes
- Pantalla

65

- Impresin - Archivo

3.3.5.Das no laborables
3.3.5.1.Nuevo 3.3.5.2.Modificar 3.3.5.3.Borrar 3.3.5.4.Reportes
- Pantalla - Impresin - Archivo

3.3.6.Datos fijos
3.3.6.1.Modificar

3.4.PROCESO DIARIO
3.4.1.Prstamos 3.4.1.1.Nuevo 3.4.1.2.Consultas 3.4.1.3.Renovacin 3.4.1.4.Devolucin 3.4.2.Consultas

3.5.REPORTES
3.5.1.Prstamos vencidos escuelas - Pantalla - Impresin - Archivo 3.5.2.Prstamos vencidos usuarios - Pantalla - Constancia de no adeudos - Impresin - Archivo 3.5.3.Libros prestados

3.6.UTILERIAS
3.6.1.Reorganizacin 3.6.2.Cambio de fecha 3.6.3.Inicializar nmero de prstamo 3.6.4.Nmero de cuenta-cdigo de barras 3.6.5.Respaldo 3.6.6.Restauracin

V) MODULO DE ESTADISTICAS
1.MENU DE FUNCIONES DEL MODULO DE ESTADISTICAS 2.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE ESTADISTICAS
2.1.CLAVE DE ACCESO 2.2.DESCRIPCION DE LAS OPCIONES DE TRABAJO DE ESTADISTICAS 2.2.1.PRESUPUESTO
66

2.2.1.1.Estadsticas de presupuestos por biblioteca

2.2.1.1.1.Representacin grfica de presupuestos - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.1.1.2.Impresin 2.2.2.PRODUCTIVIDAD

2.2.2.1.Por usuario
2.2.2.1.1.Representacin grfica de la productividad de usuarios. - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.2.1.2.Impresin

2.2.2.2.Por analista
2.2.2.2.1.Representacin grfica de la productividad de analistas - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.3.OBRAS EXISTENTES 2.2.3.1.Reporte de los libros en existencia por biblioteca - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.3.2.Impresin 2.2.4.OBRAS PRESTADAS 2.2.4.Representacin grfica de los prstamos - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.4.2.Impresin 2.2.5.USUARIOS 2.2.5.1.POR ESCUELA 2.2.5.1.1.Representacin grfica de los usuarios por escuela - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas

67

- Grfica de pastel - Imprimir 2.2.5.1.2.Impresin 2.2.5.2.POR BIBLIOTECA 2.2.5.2.1.Representacin de los prstamos por biblioteca - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.5.2.2.Impresin 2.2.6.DONACION/INTERCAMBIO 2.2.6.1.LIBROS 2.2.6.1.1.Estadstica de las donaciones e intercambios de libros - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.6.1.2.Impresin 2.2.6.2.PUBLICACIONES 2.2.6.2.1.Representacin grfica de intercambio y donaciones de publicaciones - Grfica de barras - Grfica lineal - Grfica por reas - Grfica de pastel - Imprimir 2.2.6.2.2.Impresin

VI) MODULO DE PROCESOS ESPECIALES

1.RECOMENDACIONES 2.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE PROCESOS ESPECIALES
2.1.INDEXADO DE LIBROS (ANALISIS) 2.2.INDEXADO DE PUBLICACIONES PERIODICAS Y ANALITICAS

VII) MODULO DE PUBLICACIONES PERIODICAS

1.RECOMENDACIONES 2.MENU DE FUNCIONES DEL MODULO DE PUBLICACIONES PERIODICAS
68

3.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE PUBLICACIONES PERIODICAS 3.1.CLAVE DE ACCESO 3.2.DESCRIPCION DE LOS ICONOS DE ESTE MODULO 3.3.FICHAS 3.3.1.Descripcin de los iconos de este apartado de fichas 3.3.2.Descripcin de las etiquetas de publicaciones peridicas 3.3.3.Cmo capturar una ficha
3.3.3.1.Nuevo
3.3.3.1.1.Nmeros de Adquisicin - Nuevo - Modificar - Borrar

3.3.3.2.Modificar 3.3.3.3.Borrar

3.3.4.Ficha Analtica
3.3.4.1.Nuevo 3.3.4.2.Modificar 3.3.4.3.Borrar

3.4.CATALOGOS
3.4.1.Bibliotecas 3.4.1.1.Nuevo 3.4.1.2.Borrar 3.4.1.3.Modificar 3.4.1.4.Consultas 3.4.1.5.Reportes 3.4.2.Proveedores 3.4.2.1.Nuevo 3.4.2.2.Borrar 3.4.2.3.Consultas 3.4.2.4.Modificar 3.4.2.5.Reportes 3.4.3.Editoriales 3.4.3.1.Nuevo 3.4.3.2.Borrar 3.4.3.3.Consultas 3.4.3.4.Modificar 3.4.3.5.Reportes

3.5.CONSULTAS
3.5.1.Por nmero de ficha 3.5.2.Por nmero de adquisicin 3.5.3.Por ttulo

3.6.REPORTES
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3.6.1.Ficha de publicacin 3.6.2.Analtica de publicacin 3.6.3.Listado

3.7.UTILERIAS
3.7.1.Reorganizacin 3.7.2.Importar 3.7.3.Exportar 3.7.4.Respaldo 3.7.5.Restauracin

VIII) REPORTEADOR
1.FUNCIONAMIENTO DEL REPORTEADOR -DESCRIPCION DE LOS CAMPOS 1.1.IMPRIMIR

IX) MANUAL
I.ADQUISICIONES II.ANALISIS III.CONSULTA IV.PRESTAMOS V.ESTADISTICAS VI.PROCESOS ESPECIALES VII.PUBLICACIONES PERIODICAS VIII.REPORTEADOR IX.MANUAL X.CONVERSION

X) MODULO DE CONVERSIONES
1.RECOMENDACIONES 2.FUNCIONAMIENTO DEL MODULO DE CONVERSIONES
2.1.CLAVE DE ACCESO 2.2.CONVERSIONES

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ANEXO 1 UN PLAN ESTRATEGICO AL SERVICIO DE LAS ORGANIZACIONES

Ing. FERNANDO MORALES A.
M.Sc. en Administracin Pblica UCR

1. INTRODUCCION:

Las organizaciones han sido creadas para producir bienes y/o servicios que sirvan para atender diversas necesidades de la sociedad.

En la produccin de esos bienes y/o servicios las organizaciones utilizan recursos limitados.

Entre los recursos que pueden ser utilizados por los miembros de las organizaciones se encuentra el plan estratgico.

Ante el fenmeno de la globalizacin, quienes dirigen las organizaciones estn obligados a tomar una decisin entre: continuar improvisando y dejar que muera su organizacin o utilizar un plan estratgico que le permita a la organizacin adaptarse y enfrentar los efectos de los cambios coyunturales y estructurales, a nivel regional y global.

 TIENE SU ORGANIZACION UN PLAN ESTRATEGICO ?

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2. QUE ES UN PLAN ESTRATEGICO ?

Es un documento escrito que detalla las metas y estrategias de la organizacin, en el mediano y largo plazo, con el fin de lograr su misin.

3. PARA QUE SIRVE UN PLAN ESTRATEGICO ?

Es un instrumento que orienta, a quienes dirigen, administran o participan en una organizacin, hacia el cumplimiento de metas y estrategias que le permitan a la organizacin adaptarse y sobrevivir en su medio.

4. QUE CARACTERISTICAS DEBE CUMPLIR EL PLAN ?

a) Sencillo y fcil de entender.

b) Realista en cuanto al logro de metas y estrategias.

c) Flexible para adaptarlo a cambios del entorno.

d) Prctico en cuanto cubra los aspectos prioritarios de la organizacin.

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5. QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN LA ELABORACION DE UN PLAN ESTRATEGICO ?

En teora, todos los actores sociales relacionados, directa e indirectamente, con el quehacer de la organizacin.

En la prctica, se sugiere que participen los miembros de los cuerpos directivos, administrativos y operativos de la organizacin, as como algunos usuarios de los servicios que presta la misma.

6.QUE ELEMENTOS BASICOS COMPRENDE UN PLAN ESTRATEGICO?

En trminos generales, un plan estratgico (PE) comprende cinco elementos bsicos: la misin, las metas, las estrategias, las tcticas y la responsabilidad.

A. LA MISION: POR QUE EXISTE LA ORGANIZACION ?

a) Cul es el propsito fundamental de la organizacin ? b) Quines son nuestros usuarios ? c) Cules son nuestros productos y/o servicios ? d) Qu aspira llegar a ser la organizacin en el mediano y largo plazo?

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B. LAS METAS: QUE SE COMPROMETE A HACER ?

a) Qu se compromete a lograr la organizacin en el corto, mediano y largo plazo ?

b) Qu resultados espera obtener la organizacin en el futuro ?

C. LA ESTRATEGIA: COMO LOGRARA CUMPLIR LAS METAS ?

a) Cul es el plan de accin para lograr las metas en el mediano y largo plazo?

b) En qu forma se lograrn las metas de la organizacin ?

D. LAS TACTICAS:

QUE ACCIONES SE REQUIEREN ?

a) Qu acciones debe realizar la organizacin en el corto plazo para apoyar la estrategia?

b) Necesitar apoyo de otras organizaciones ?

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E. LA RESPONSABILIDAD: QUIEN ASUME LA RESPONSABILIDAD?

a) Quin tiene la responsabilidad de la ejecucin de las acciones ?

b) Cmo se van a medir los avances ?

c) Cundo deben concluir las actividades ?

7. CUALES SON LOS PASOS A SEGUIR EN LA ELABORACION DE UN PLAN ESTRATEGICO ?

a) Defina la MISION de la organizacin.

b) Identifique oportunidades y amenazas de la organizacin.

c) Establezca las metas prioritarias de la organizacin.

e) Formule las estrategias bsicas de la organizacin.

f) Determine las acciones necesarias para alcanzar las estrategias.

g) Asigne los responsables de cada una de las acciones del plan.

San Jos, Costa Rica. Derechos Reservados. Preparado por el M.Sc. Fernando Morales A. 1998.

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ANEXO 2
DEFINICIONES BASICAS 1- Administrador de base de datos: sistema que contiene un manejador que permite disear bases de datos, de acuerdo con las necesidades especficas de cada usuario. 2- Almacenamiento: parte de la computadora que almacena informacin para uso posterior o recuperacin. 3- Archivo: informacin relacionada (datos) que se almacenan en un disquete o en un disco fijo. 4- ASCII: American Standard Code for decimal interchange, cdigo estandarizado para el intercambio de informacin. 5- Banco de datos: coleccin total de todos los archivos y/o bases de datos segn un inters u orientacin determinados. 6- Base de datos: organizacin electrnica de datos y de informacin, ordenada y conservada por un sistema administrador de bases de datos. 7- BIT: carcter en un nmero binario. Un numeral en la escala binaria que puede ser 1 o 0. 8- BYTE: grupo de 6 o ms dgitos binarios usualmente considerados como una unidad. 9- Carcter: conjunto de 8 bits, un carcter est representado por las letras de la A a la Z, los nmeros del 0 al 9 y los signos especiales como la coma, el punto, signo de interrogacin, etc. 10- Catlogos: son archivos que contienen los registros bibliogrficos. El objetivo de los catlogos es comunicar en forma breve los elementos esenciales de los documentos que contiene la coleccin bibliogrfica. La informacin provista en el catlogo permite al usuario identificar un elemento o seleccionar documentos relevantes sobre un mismo tema. 11- CD-ROM: compact disk read only memory, disco lser de 4 pulgadas (aunque actualmente se produce uno de 2 ) de dimetro que puede almacenar 600 megabytes de informacin digital o sea 1500 disquetes de 360 K o 250 000 pginas de material impreso.
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12- Configuracin: grupo de equipo y programas interconectados que operan como un sistema. 13- Cuarta generacin de computadoras: Su inicio se da a principios de la dcada de los 70. Se caracterizan por el desarrollo de software, computadoras ms pequeas, comunicacin de datos eficiente, lenguajes de programacin ms poderosos, multiprogramacin y multiproceso. 14- Directorio: lista alfabtica o cronolgica de los contenidos de un archivo o de un disquete. 15- Diseminacin selectiva de informacin: medio de informacin permanente, personalizado y peridico sobre un tema especfico que se distribuye a los usuarios de un centro o unidad de informacin, de acuerdo con sus necesidades especficas de informacin. 16- Dispositivos de entrada / salida: permiten introducir y obtener los datos que se procesan en la computadora. 17- Hardware: equipo fsico de una computadora. 18- Hoja electrnica: serie de columnas y filas que permiten almacenar frmulas y ejecutar operaciones matemticas y clculos. 19- Lenguaje de programacin de bajo nivel: el lenguaje utilizado para representar un programa. Se us en la segunda generacin de computadoras. 20- Monousuario: acceso y manipulacin de un programa restringido a un solo usuario. 21- Multiproceso: relacionado con un sistema que involucra ms de una unidad aritmtica y lgica para uso simultneo. 22- Multiprogramacin: permite correr dos o ms programas simultneamente. 23- Multiusuario: acceso y manipulacin de un programa a ms de un usuario. Generalmente, cuando un programa es multiusuario, se trabaja en una red de computadoras. 24- Operadores booleanos: aplica el lgebra de Boole, que son los conceptos de AND, OR y NOT. En una base de datos automatizada se utilizan estos operadores para realizar bsquedas de informacin. 25- Perfil de usuarios: conjunto de indicadores que caracterizan las necesidades de informacin de los usuarios.

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26- Primera generacin de computadoras (1946-1959): computadoras caracterizadas por la utilizacin de tubos al vaco, uso de tarjetas perforadas como dispositivo de almacenamiento auxiliar. Ejemplos de estas computadoras son: MARK I, ENIAC y UNIVAC. 27- Programa: grupo de instrucciones que indica a la computadora como realizar una funcin especfica. 28- Quinta generacin de computadoras: representa una brecha tecnolgica, ya que esta generacin es denominada de la programacin, debido a que se manejan conceptos como inteligencia artificial. 29- Requerimientos de sistema: caractersticas de un sistema de computacin que llena las necesidades especficas de automatizacin de un centro de informacin. 30- Scanner: dispositivo que permite la conversin de caracteres manuscritos o impresos a cdigos o lenguaje que entiende la computadora. 31- Segunda generacin de computadoras (1959-1964): computadoras caracterizadas por la utilizacin de transistores que substituan a los tubos al vaco. Las ventajas de los transistores eran que: requeran menos poder, producan menos calor y eran ms baratos que los tubos. Se utilizaba la cinta magntica como dispositivo de almacenamiento auxiliar, se utilizaban lenguajes de programacin de bajo nivel. Aparece las IBM 1401, 1620, 7094. 32- Sistema: conjunto de procedimientos, procesos, mtodos, equipo y programas unidos en una interaccin regulada, que forman un todo. 33- Sistema operativo: Se encarga de controlar todo el movimiento de datos que se ejecuta en un sistema de computacin. Tenemos entre otros: DOS (Disc operation Sistem), UNIX (Internet), OS/II, NOVELL, etc. 34- Software: coleccin de programas y rutinas, es la parte lgica de la computadora. 35- Tercera generacin de computadoras (1964 ?): el ao de finalizacin de esta generacin no es preciso, se utilizan circuitos integrados, reduccin de tamao de los sistemas, mucho ms rpidas. Adems se da integracin de hardware y software. Aparecen la IBM 360 y 370.

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36- Tipos de catlogos: Catlogo libro: lista en forma de libro que guarda los contenidos de una coleccin o parte de ella. Los registros se muestran en forma de pgina. Catlogo de fichas: catlogo formado por un conjunto de fichas individuales, su origen se remonta a inicios del Siglo XX. Catlogos automatizados: contiene sus registros en forma legible por mquina. Los registros bibliogrficos son convertidos a un formato que puede ser reconocido por la computadora. Cuando estos registros pueden ser recuperados al instante, se llama catlogo en lnea. Catlogos por medio de fotocomposicin: los registros automatizados pueden ser convertidos en forma de libros por fotocomposicin. Se utiliza para producir copias y enviarlas a otras unidades de informacin. Catlogos de microfichas: contiene los registros catalogados en micro imagen y requieren del uso de un lector de microfichas. Existen tres tipos: microfilme, microtarjeta y microficha. Catlogo COM: Computer Output Microfilm, se produce directamente del registro automatizado. El dispositivo COM convierte la informacin bibliogrfica contenida en la cinta magntica en un impreso mostrado en microficha. 37- Tipos de memoria: RAM: Ramdom Access Memory, que puede ser leda y escrita por el procesador, por ejemplo, el procesamiento corriente de utilizar un programa, en donde se ingresa informacin y se recupera. ROM: Read Only Memory, memoria que tiene un contenido pre programado que no puede ser alterado. VOLATIL: memoria cuya informacin se pierde cuando se apaga el computador.

38- Unidad central de procesamiento: componente del hardware que representa el corazn de la computadora, es aqu donde se realiza todo el procesamiento de la informacin y donde se obtienen los resultados. 39- Versin de un programa: mejoras y adaptaciones que se le hacen a un determinado programa.

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Bibliografa
Altamiro, Matilde. Qu es una biblioteca y cmo organizarla. Mxico: Centro Regional de Ayuda Tcnica, s.f. Centro de Documentacin. Programa Centroamericano de Poblacin. Manual de Procedimientos. San Jos. PCP, 1995 Chinchilla Arley, Ricardo. Sistemas y redes de informacin. Revista de bibliotecologa y ciencias de la informacin. 10(1-3):18-23, ene-dic, 1995 Gutirrez, Sonia. Formatos MARC: monografas, materiales cartogrficos, partituras y grabaciones sonoras. Heredia: UNA, 1994 Hacia una red nacional de informacin jurdica para Costa Rica. San Jos: ILANUD, 1991. Reglas de Catalogacin Angloamericanas. 2a de. Washington: OEA, 1983. Tanenbaum, Andrew. Redes de computadoras. 3a ed. Mxico: Prentice-Hall, 1997. Tesauro de POPIN: Tesauro POPIN/CICRED/FNUAP, 1993. multilinge sobre poblacin. 3a. ed. Paris:

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