Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Consejo: facturas ProForma En algunos pases, no se le permite generar asientos (entradas) contables de una factura proforma. En cambio crea usted un reporte de la orden de compra el cual imprime una factura proforma que no tiene consecuencias contables dentro del sistema. Puede usar el mdulo descrito en Configuracin & Administracin para crear este reporte. Una factura abierta tiene un nico nmero de factura. La factura es enviada al cliente y es marcada en el sistema como: esperando pago.
A intervalos regulares, e independientemente de las facturas, un importante procedimiento automtico o un procedimiento manual de cuentas puede usarse para incluir extractos bancarios. Esto abarca todos los pagos de proveedores y clientes y transacciones generales como las que se dan entre cuentas. Cuando se valida una cuenta, los asientos contables correspondientes se generan automticamente por OpenErp Las facturas se marcan como pagadas cuando sus asientos contables han sido reconciliados con los asientos contables de su pago. Esta transaccin de conciliacin puede efectuarse en varios lugares en el proceso, dependiendo de su preferencia: En el ingreso de datos para el extracto contable, Manualmente de los registros contables, Automticamente usando la conciliacin inteligente de OpenErp. Ud. puede crear los registros contables directamente, sin usar la factura y los extractos contables. Para hacer esto use el formulario de entrada rpida en un diario(journal). Algunos contadores prefieren este acercamiento porque estn acostumbrados a pensar en trminos de registros contables ms que en trminos de facturas y pagos. Es mejor usar los formularios diseados para facturas y extractos bancarios que registros de asiento de datos manuales, sin embargo, stos son ms sencillos y se manejan dentro de un sistema de control de errores.
11.1 Facturacin
En OpenErp, El concepto de factura incluye los siguientes documentos: la factura de cliente, la factura de proveedor, nota de crdito del cliente, nota de crdito del proveedor. Slo el tipo de factura y el modo de representacin difieren para cada uno de los cuatro
documentos. Pero todo se guardan en el mismo tipo de objeto en el sistema. Usted recibe el formulario correcto para cada uno de los cuatro tipos de factura desde el men que us para abrirlo. El nombre de la solapa le permite diferenciar los tipos de factura cuando est trabajando con ellos.
Nota: Tipos de factura hay muchas ventajas en derivar diferentes tipos de factura desde el mismo objeto. Dos de los ms importantes son: En un ambiente de multi-compaa con facturacin entre compaas, la factura de un cliente en una compaa se convierte en la factura del proveedor para la otra, Esto le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men. Si est buscando la historia de una factura le provee ambos, facturas de proveedor y cliente en la misma lista, as como las notas de crdito. Nota: Nota de Crdito una nota de crdito es un documento que permite cancelar una factura o parte de una factura para acceder a las facturas usen los mens de Gestin Financiera->Facturas. La mayor parte del tiempo, las facturas son generadas automticamente por OpenErp pues se les genera de otros procesos en el sistema, de modo que no es necesario usualmente crearlas manualmente, sino simplemente aprobarlas o validarlas, OpenErp usa los siguientes diferentes modos de generar facturas: Del proveedor hubo rdenes del cliente, Del recibo o despacho de mercaderas, Del trabajo efectuado (hojas de trabajo, ver Organizacin de Recursos Humanos), De tareas cerradas (ver Organizacin Interna y Manejo de Proyectos), De cargos de honorarios u otros gastos recargables (ver Manejo de Servicios). Los diferentes procesos generan facturas borrador, estos deben ser aprobados por un usuario del sistema autorizado y enviados al cliente. Los diferentes mtodos de facturacin se detallan en los siguientes captulos y secciones. Para tener una lista de las facturas borrador generadas por Open Erp, puede usar Gestin Financiera->Facturas->Facturas de Cliente->Facturas Borrador de Cliente. Tambin encontrar un men similar para las facturas de compra que an no han sido recibidas como aprobadas en Gestin Financiera->Facturas->Facturas de Proveedor->Facturas Borrador del Proveedor. Tambin es posible ingresar facturas manualmente esto se hace generalmente para facturas que no estn asociadas con una orden (usualmente rdenes de compra) o notas de crdito. Tambin si el sistema no ha sido configurado correctamente usted puede necesitar editar la factura antes de envirsela al cliente. Por ejemplo, si usted no haba notado que el cliente es libre de impuestos, la factura generada de una orden contendr los impuestos con las tarifas normales, pero entonces es posible evitar esto borrndolo de la factura antes de validarla.
A la vez permite a la gente que tiene ms conocimiento contable mantener el control total de los asientos contables que estn siendo generados, cada valor propuesto por OpenErp puede ser modificado despus si se necesita. Empiece ingresando una factura de cliente manualmente, use: Gestin Financiera>Facturas->Facturas de Cliente, un nuevo formulario de facturas se abre para ingresar esta informacin.
Figura 11.2: Ingresando una nueva factura Este documento est compuesto por tres partes: El encabezado de la factura, con informacin del cliente, El cuerpo principal de la factura, con lneas de facturas detalladas, El pie de la pgina, con detalle de los impuestos y los totales. Para ingresar un documento en OpenErp siempre deben llenar los campos en el orden que aparecen en pantalla, hacindolo de esta manera permite que los campos posteriores sean llenados automticamente a partir de los campos anteriores; de esta manera seleccione el empresa, y los campos siguientes se completarn automticamente: La direccin de factura corresponde al contacto que tuvo el tipo de direccin Factura, en el formulario de empresa (o de otra manera el tipo de direccin Por Defecto), la cuenta de empresa corresponde a la cuenta dada en contabilidad la cual se encuentra en la ltima solapa del formulario empresa. Por defecto el software est configurado con Cuentas Recibibles o Recibibles Principales (Facturas por cobrar), Puede haberse definido para este empresa una condicin de pago especfica o por defecto en el rea de las ventas o compras del formulario empresa. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de la factura, por ejemplo 50% en 21 dias y 50% en 60
das desde el fin de mes. Nota: Campos de propiedades Los Campos de propiedades en el formulario empresa o el formulario Producto son campos de multi-compaa. El valor que el usuario ve en estos campos depende de la compaa para la que el usuario trabaja. Si usted trabaja en una multi-compaa que est usando una base de datos, usted tendr varias listas de cuentas. Las cuentas de activos y pasivos para un empresa dependen de la compaa para la que el usuario trabaja. Consejo: Viendo relaciones de empresas Usted puede obtener ms informacin de ciertos campos relacionales en OpenErp. En el cliente web y en modo lectura una relacin es generalmente un enlace que lo lleva al formulario principal para tal entidad con todas las acciones y enlaces. En el cliente web y en modo de edicin usted puede presionar la tecla Ctrl y a la vez hacer clic derecho en el campo para ver un men contextual con enlaces y otras opciones. Y en el cliente GTK. puede hacer clic derecho en el campo para ver el mismo men contextual. De modo que de una manera u otra puede rpidamente ver los datos de empresa: ventas y compras actuales, pedidos CRM, facturas abiertas, registros contables, cuentas pagables y recibibles. Puede adicionar ms detalles de informacin a la factura y seleccionar la moneda en la que desea facturar. Una vez que el encabezado de la factura ha sido grabado debe ingresar las diferentes lneas de factura, puede usar una de las dos tcnicas: ingrese todo el campo manualmente, use un producto para completar los diferentes campos automticamente. Consejo: Descripcin de Lnea de Factura La descripcin de lnea de factura es mas un ttulo que un comentario, si desea aadir ms comentarios detallados puede usar el campo Notas, en la segunda solapa. As que seleccione el producto Titanium Alloy Radiator en el campo producto en una lnea de factura. Los siguientes campos se completarn automticamente: Descripcin: esto viene del producto, en el lenguaje de la empresa. Cuenta: determinada por la cuenta de compra o venta definida en las propiedades del producto. Si no se especific una cuenta en el formulario de producto OpenErp usar las propiedades de la categora a la que el producto est asociado. Unidad de Medida: est definida por defecto en el formulario de producto. Precio unitario: est dado por el precio de lista en el formulario producto y est expresado sin impuestos, Impuestos: dados por el formulario de producto y el formulario del empresa. Consejo: Manejo del precio con impuestos incluidos Por defecto, OpenErp factura y procesa el precio sin impuestos, se manejan como un monto separado. Si desea tener facturas con los impuestos incluidos puede instalar el mdulo account_tax_include. El mdulo adiciona un campo a cada factura que le permitir establecer la factura incluyendo
los impuestos o excluyndolos. Nota: informacin sobre el producto Cuando est ingresando datos de una factura a veces puede ser til tener ms informacin acerca del producto que est facturando. Si usted ya est en modo editar, puede presionar la tecla Ctrl y hacer clic en el botn derecho del ratn sobre el campo producto (en ambos los clientes web y GTK). Y entonces seleccionar los reportes disponibles. OpenErp provee tres reportes estndar sobre el producto: previsin del stock futuro, estructura del costo del producto, ubicacin del producto en sus almacenes. (Al momento de escribir, esta funcin existe en las ventanas GTK pero no web) Usted puede ingresar varias lneas de facturas y modificar los valores que automticamente son completados por OpenErp. Una vez que las lneas de factura han sido ingresadas, puede hacer clic en Calcular para recibir la siguiente informacin: detalles de los impuestos calculados, tasa de impuesto, total de impuestos, precio total. En el rea de impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrar los detalles de los totales calculados para diferentes tasas de impuesto usados en la factura. Consejo: clculo de impuestos Puede hacer doble clic en una de las lneas en las reas de impuesto sumantorio en la factura, OpenErp entonces le muestra los detalles de los impuestos cargados los cuales formarn su declaracin de impuestos al final del perodo. Le muestra el total que ha sido calculado en las diferentes partes de la declaracin legal. Esto le permite manejar su declaracin en OpenErp automticamente.
antes de aprobar la factura se pueden modificar la fecha y el periodo contable, los cules han sido ingresados por defecto con la fecha actual. Estos campos se encuentran en la segunda solapa: Otra Informacin. Nota: Formato de factura Si usted quiere hacer su formato de factura ms elaborado puede instalar el mdulo account_invoice_layout el cual le permite adicionar varios elementos entre las lneas tales como subtotales, secciones, separadores y notas. Haga clic en Validar cuando desee aprobar la factura esto la mueve del estado Borrador al estado Abierto. Cuando haya validado una factura, OpenErp le da un nico nmero de una secuencia definida. Por defecto toma la forma: ao nmero de secuencia, por ejemplo 2008/001, si desea modificar los nmeros de secuencia use el men Administracin->Configuracin-> Secuencias->Secuencias. Los asientos contables correspondientes a esta factura se generan automticamente cuando aprueba la factura. Usted ve el detalle que esto haciendo clic en la entrada en diario(Journal) y buscando all los movimientos de cuenta generados por ese nmero de factura. .index: simple: impuestos; DEEE.
TVA entre comunidades: 0%. DEEE: 5.5% Si no ha ingresado los parmetros correctamente en el formulario cliente, OpenErp le sugerir impuestos incorrectos en la factura. Ese no es un problema insuperable porque usted siempre puede modificar la informacin directamente en la factura antes de aprobarla. Consejo: Facturas ocasionales Cuando cre una factura para un producto que slo ser vendido o comprado una vez no tiene que codificar un nuevo producto, pero tendr que proveer bastante informacin manual a la lnea de factura: - precio de venta, - impuestos aplicables, - cuenta, - descripcin del producto,
Nota: algunos puntos 1. Duplicando facturas: En vez de ingresar una nueva factura en cada ocasin, puede basar una factura en una similar que le haya precedido y duplicarla. Para hacer esto, primero busque una ya existente que sea adecuada. En el cliente Web muestre la factura en el formulario leer-solamente (no editable), entonces haga clic en duplicar. En el cliente GTK seleccione Formulario->Duplicar del men de la parte superior. La duplicacin crea una nueva factura en estado borrador que le permite modificarla antes de aprobarla, duplicar documentos es una funcin inteligente, que permite que la factura duplicada tenga su propio nmero de secuencia, la fecha actual y el estado borrador, incluso si la factura precedente ha sido pagada. 2. Guardando las preferencias de empresa: OpenErp tienen muchas funciones para ayudar a ingresar datos rpidamente, si usted factura los mismos productos frecuentemente para la misma empresa usted puede guardar las preferencias de la ltima factura usndolas como condiciones por defecto. Para probar esta funcionalidad, cree una factura para una empresa y aada le algunas lneas (en el cliente GTK), entonces sostenga la tecla Ctrl y haga clic con el botn derecho del ratn sobre el contenido del campo de las facturas y seleccione Poner por defecto. Marque la casilla que indica que este defecto slo debe aplicarse a usted. La prxima vez que cree una factura estas lneas de factura se crearn automticamente y usted slo tendr que modificar las cantidades antes de confirmar la factura. Para impuestos se puede poner la cantidad por defecto en las lneas de factura (en Francia va el 19. 6%, en Blgica 21%, en el Reino Unido 17. 5% o 15%) de esta manera usted no olvidar aadir los impuestos cuando est ingresando facturas manualmente. ( las capacidades del cliente GTK son ms extensas que aquellas del cliente Web. Puede poner por defecto muchas lneas en el cliente GTK pero slo una lnea en el cliente Web, de modo que necesita estar bien seguro lo que es posible antes de usar esta funcionalidad rutinariamente.) 3. Recibir informacin navegando hacia ella: Mientras est creando una factura encontrar que frecuentemente necesita informacin adicional sobre la empresa que le ayude a completar la factura como se le describi antes, se puede navegar hacia otra informacin enlazada a este cliente tal como: tareas completadas, detalles de beneficios, facturas ms reciente, ltimas rdenes. Haga lo mismo para recibir informacin acerca del producto que est facturando, por ejemplo: hay suficiente en almacn? cules son los costos y los precios normales de lista para este producto? Hacer est informacin fcilmente accesible cuando est facturando, le simplifica enormemente el trabajo de crear una factura.
cliente, sin embargo, se le ha adaptado para un rpido y simple ingreso de datos y revisin de las cantidades grabadas. Consejo: Ingresando datos muchas compaas no ingresan datos de las facturas de proveedor sino simplemente ingresan datos contables correspondientes en el jornal de compras. Esta particularidad se aplica a usuarios que se han concentrado en el sistema contable ms que en las capacidades que les provee de su sistema ERP. Los dos acercamientos llegan al mismo resultado contable: algunos prefieren uno y otros prefieren el otro dependiendo de sus habilidades. Sin embargo, cuando usted usa las funciones de Gestin de Compras en OpenErp usted debera trabajar directamente sobre las facturas pues le proveen de rdenes de Compra o documentos de Recepcin de Mercadera. Para ingresar una nueva factura de proveedor, use el men Gestin Financiera->Facturas>Nuevo Pedido de Compra. Todo es similar a la factura de cliente, empezando con el diario y la empresa, la que completar automticamente los siguientes campos: direccin de la factura, cuenta de empresa. A diferencia de la factura de cliente no es necesario ingresar condiciones de pago, sino simplemente Fecha Ad-hoc de pago si desea una. Si usted no da una fecha OpenErp asume que esta factura ser pagada en efectivo. Si desea codificar condiciones de pago ms completas que slo la fecha puede usar el campo Trminos de pago que se encuentra en la segunda solapa: Otra Informacin. Tambin debe ingresar el total de factura con los impuestos incluidos. OpenErp usa este monto para revisar que todas las lneas de factura hayan sido ingresadas correctamente antes que le permita validar la factura. Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, entonces puede ingresar las lneas de factura. Tal como en la factura al cliente se tiene la opcin de ingresar la informacin manualmente o usar un producto para completar muchos de los campos automticamente. Al ingresar un producto todos los valores siguientes se completan automticamente: La cuenta de productos se completa con las propiedades del producto o de la Categora del producto si no se ha definido nada en el mismo producto, Impuestos vienen del formulario del producto y/o del formulario de empresa basndose en los mismos principios que la factura de cliente, La cantidad toma uno por defecto pero se le puede cambiar manualmente, Establezca el precio unitario del precio total que se le ha cotizado despus de deducir todos los impuestos aplicables. Haga clic en Calcular Impuestos para asegurarse que los totales corresponden a aquellos indicados en la factura en papel de proveedor. Cuando aprueba la factura, OpenErp verifica que la cantidad total indicada en el encabezado corresponde a la suma de los montos sin impuesto en las lneas de factura y los diferentes impuestos aplicados. Consejo: el botn Calcular incluso cuando debiera calcular la factura antes de aprobarla no necesita apretar el botn
Calcular Impuestos, si usted aprueba la factura directamente, el programa calcula los diferentes impuestos por s mismo y verifica el total; este botn se usa solamente para hacer un pre-revisado de la cantidad mostrada antes de confirmarla finalmente. OpenErp automticamente completa la Fecha de Factura y el periodo contable pero usted todava puede cambiar estos valores manualmente en la segunda solapa de la factura antes de guardarla. Nota: Fechas y periodos contables Los periodos contables se tratan como declaraciones legales de periodo. Por ejemplo una declaracin de impuestos para una factura depende del periodo contable y no de la fecha de facturacin. Dependiendo de si su declaracin es hecha mensualmente o cada cuatro meses, el ao fiscal contiene 12 o cuatro periodos contables. Las fechas se muestran en el documento que ha creado en el sistema contable y se les usa para calcular las fechas idneas. Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha, si por ejemplo, usted recibe una factura fechada 5 enero relacionada a mercaderas o servicios provistos antes del 31 diciembre, la factura puede ser codificada en el periodo contable de diciembre y reconocida en tal periodo en la declaracin de impuestos, an cuando la factura permanezca como 5 enero lo mismo que la fecha idnea para pago. Puede que encuentre que los montos no correspondan con lo que el proveedor le da en papel por razones que incluyen: el proveedor ha cometido errores de clculo, los montos han sido redondeados en forma diferente. Consejo: Redondeando impuestos Frecuentemente ocurre que un proveedor adiciona uno al total porque el clculo de impuestos ha sido redondeado hacia arriba, algunos montos de impuesto no son validados por ste redondeo. Por ejemplo es imposible llegar al monto de 145. 50 si se est trabajando con una precisin de 2 decimales y una tasa de 19. 6%: 121. 65 x 1.196 = 145. 49 121. 66 x 1.196 = 145. 51 En este caso puede modificar un valor en las lneas sobre las que se basa el total, o el monto total del impuesto en el fondo izquierdo del formulario, ambos son editables de modo que puede modificarlos para ajustar el total. Cuando los totales coinciden puede validar la factura. OpenErp entonces genera los asientos contables correspondientes, usted puede manejar esos asientos usando el campo de cuentas de la factura y cada una de las lneas de factura.
seleccione una factura de cliente o proveedor y haga clic en Factura de Abono en el men de herramientas de la derecha. OpenErp abre un formulario de nueva nota de crdito en el estado borrador de modo que la puede modificar antes de la aprobacin. El Consejo: Acreditando varias facturas Puede reembolsar varias facturas en una sola operacin. Desde el cliente Web vea una lista de facturas y haga clic en las casillas de aquellas que desea reembolsar, entonces haga clic en la accin factura de reembolso del men derecho de herramientas. En el cliente GTK haga una seleccin mltiple de facturas haciendo clic en aquellas lneas que desea seleccionar mientras presiona la tecla Ctrl. Entonces ejecute la accin haciendo clic en el icono del men de herramientas y seleccionando Reembolso de Factura.
simplifica el ingreso de datos en las cuentas, tan pronto como una entrada de extracto es validada, los asientos contables correspondientes se generan automticamente. Esto le permite a la gente no contable ingresar transacciones financieras sin preocuparse de cosas tales como el dbito, el crdito y sus contra partes. Empiece ingresando una lnea de extracto. Para hacerlo use el men Gestin financiera-> Codificacin Asientos->Asientos por Extracto->Nuevo Asiento, entonces aparece un formulario de entradas segn se muestra en la figura 11.4
Figura 11.4 Formulario de entradas para un extracto bancario La referencia de extracto (nombre) y la fecha son sugeridas automticamente por OpenErp de la lnea de extracto precedente. Usted puede configurar sus propias referencias usando el manejo de secuencias en el men Administracin. Entonces debe seleccionar el diario simple. En forma ideal cuando configur su compaa al menos cre un diario para cada cuenta bancaria y un diario de caja en su compaa. Seleccione el diario correspondiente a la cuenta bancaria cuyo extracto est procesando. La moneda que est usando para el asiento es la del diario seleccionado, si est ingresando asientos para una cuenta en dlares (USD) los montos deben estar en USD. La moneda es convertida automticamente a la moneda principal de la compaa cuando usted confirma la entrada usando las tasas en efecto a la fecha de entrada (lo que significa que necesita validar las conversiones de moneda primero en el formulario Moneda). El balance inicial es completado automticamente por OpenErp basndose en el balance
final del extracto precedente. Usted puede modificar este valor forzando otro. Esto le permite ingresar extractos en el orden de su eleccin. Tambin si ha perdido una pgina de extracto puede ingresar las siguientes inmediatamente y no se ve forzado a esperar por un duplicado del banco. As pues, se completa el balance final, que corresponde a el ltimo valor en la cuenta despus de todas las entradas de extracto. Este monto ser del control para las operaciones antes de aprobar el extracto. Entonces debe ingresar todas las lneas en el extracto, cada lnea corresponde a una transaccin bancaria. Ingrese la transaccin: Cuando escriba el nombre de empresa, OpenErp automticamente propone la cuenta correspondiente. El monto total para el cliente o proveedor es pre completado por OpenErp (monto). Esto le da una indicacin sencilla de pago efectivo. Debe ingresar el monto que aparece en la lnea del extracto: un signo negativo () para un retiro y un signo positivo para un pago efectivo o depsito. Cuando se ha hecho una entrada de pago puede conciliarla directamente con un asiento contable para una factura. Presione la tecla Ctrl ( necesaria para el cliente Web, aunque no en el cliente GTK) y presione la tecla <F1> mientras su cursor est en el campo conciliar en la lnea de pago.
Figura 11.5: conciliacin desde una entrada en el extracto bancario Aparece el formulario de conciliacin, a la derecha encontrar el monto a pagar, entonces debe seleccionar las facturas pagadas por esta transaccin (entradas). Para que se le permita conciliar, el monto de pago debe corresponder exactamente con una o varias facturas con la fecha adecuada.
Nota: conciliacin. Son posibles otros mtodos de conciliacin: desde asientos contables cuando se guarda directamente el pago de una factura o usando la herramienta de conciliacin automtica. Pero si puede, debe hacer una conciliacin cuando est codificando el pago porque ese es el momento cuando tiene toda la informacin que necesita para manejar la conciliacin del pago con la factura correspondiente. Puede efectuar ambos, una conciliacin parcial o total. Si ve una diferencia entre el pago de las facturas a conciliar, puede ingresar la diferencia en la segunda parte del formulario Write-Off. Tiene que tener una cuenta para el ajuste, las razones principales para explicar la diferencia son generalmente: perdidas o ganancias, diferencias de cambio de moneda, descuentos ofrecidos para un pago rpido. Cuando la conciliacin est completa, esto es que el pago es igual a la suma de los pagos adecuados y de los ajustes, entonces puede cerrar el formulario de conciliacin. Las operaciones de conciliacin son opcionales, puede bien hacerlas ms tarde o no hacerlas en absoluto. Sin embargo se dan dos efectos significativos: marcar que las facturas han sido pagadas, prevenir que los montos de pago y factura aparezcan en una carta recordatorio del cliente; a menos que haya hecho la conciliacin, el cliente ver la factura a pagar en tal carta (lo cual no alterar el balance pues se cancelan una a otra). Finalmente, una vez que haya ingresado las varias lneas del extracto bancario lo puede validar. OpenErp genera automticamente los asientos contables correspondientes si el balance calculado es igual al balance final indicado en el encabezado, las facturas reconciliadas son marcadas como pagadas en este punto. Un usuario con habilidades avanzadas de contabilidad puede ingresar asientos contables directamente en el diario del banco, la cuenta resultante es la misma pero la operacin es ms compleja porque debe conocer las cuentas a usarse y debe dominar las ideas de crdito y dbito.
Igualar asientos de factura a pagos de modo que las facturas sean marcadas como pagadas y los clientes no reciban cartas recordatorias de pago (conciliacin en una cuenta de cliente), igualar depsitos y retiros por cheque con sus pagos respectivos, igualar facturas y notas de crdito que las cancelen. La conciliacin debe efectuarse sobre una lista de asientos contables por un contador, de modo que la suma de crditos sea igual a la suma de dbitos para los asientos que se igualan. La conciliacin en OpenErp slo puede ser efectuada en cuentas que han sido configuradas como conciliables (ver el campo conciliar). Consejos: No confunda conciliacin de cuenta y conciliacin del extracto bancario Es importante no confundir la conciliacin de asientos de cuenta con la conciliacin del extracto bancario. El primero consiste en enlazar los asientos contables entre s, mientras que el segundo consiste en verificar que su extracto bancario corresponde con los asientos de tal cuenta en su sistema contable. Hay diferentes mtodos para conciliar asientos. Usted ya ha visto la conciliacin de asientos cuando haca entrada de datos en una cuenta. Reconciliaciones automticas y manuales se describen aqu.
Conciliacin automtica
Para una conciliacin automtica le estar pidiendo a OpenErp que haga su propia bsqueda de asientos a conciliar en una serie de cuentas. OpenErp tratar de encontrar asientos para cada empresa donde los montos correspondan. Dependiendo del nivel de complejidad que escoja cuando ejecute la herramienta, el programa podra conciliar desde dos a nueve asientos a la vez. Por ejemplo, si seleccion nivel cinco, OpenErp conciliar tres facturas y dos pagos si el monto total corresponde.
Figura 11.6: Formulario para conciliacin automtica Para iniciar la herramienta de conciliacin haga clic en Gestin financiera->Conciliacin>Conciliacin Automtica.
Se abre un formulario que le pide la siguiente informacin: Cuenta a conciliar: puede seleccionar una varias o todas las cuentas conciliables, el perodo a tener en consideracin (Inicio del periodo, Fin de periodo), la Fuerza de conciliacin (de dos a nueve), la informacin necesaria para el ajuste (detalles para el movimiento Write-Off). Nota: conciliando Puede conciliar: todas las cuentas recibibles, sus cuentas de cliente del tipo deudor, todas las cuentas pagables, sus cuentas de proveedor del tipo acreedor. La opcin de ajuste le permite conciliar asientos incluso si los montos no son exactamente equivalentes. Por ejemplo, OpenErp permite que clientes extranjeros cuyas cuentas estn en diferentes monedas tengan una diferencia de asta 0.50 unidades de moneda y poner la diferencia en una cuenta Write-Off. Nota: lmite de ajustes write-off Usted No debera hacer los ajustes de lmite demasiado grandes. Las compaas que introdujeron ajustes automticos sustanciales write-off encontraron que todos los reembolsos de gastos de empleados debajo del lmite fueron write -off automticos. Nota: Valores por defecto Si ejecuta la herramienta de conciliacin automtica frecuentemente, debera establecer valores por defecto para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el botn derecho del ratn (cuando el formulario est en modo editar cuando usa el cliente web), o slo un clic derecho usando el cliente GTK. El men contextual resultante le permite establecer valores por defecto. Esto significa que no tendr que re-tipear todos los campos en cada ocasin.
Conciliacin manual
Para conciliacin manual abra los asientos para conciliar una cuenta a travs del men Gestin financiera>Procesamiento peridico->Conciliacin->Conciliar Asientos. Tambin puede invocar la conciliacin manual desde cualquier pantalla que muestra los asientos contables. Seleccione los asientos que desea conciliar. Desde la seleccin indicada OpenErp indica la suma de crditos y dbitos para los asientos seleccionados. Cuando stos son iguales puede hacer clic en el botn asientos de conciliacin para conciliar los asientos. Nota: ejemplo real de un caso de conciliacin. Supongamos que est usted ingresando detalles de una orden de cliente, usted pregunta:que sobresale en la cuenta del cliente? (tal es la lista de facturas no pagadas y pagos no conciliados). Para revisarlo en el formulario de orden navegue al registro de empresa y seleccione la vista recibibles y pagables, OpenErp abre una historia de asientos contables no conciliados en la pantalla.
Figura 11.7: asientos contables no conciliados Usted lee una factura por 1900 y un pago dos semanas ms tarde de 1900 con la misma referencia, puede seleccionar las dos lneas en esa vista. El total en el fondo de la pgina muestra que el monto de crdito es igual al monto de dbito para la lnea seleccionada. Haga clic en conciliar asientos para conciliar las dos lneas. Despus de esto, estas lneas no pueden ser seleccionadas y no aparecern cuando los asientos sean listados otra vez. Si hay una diferencia entre los dos asientos, OpenErp sugerir que haga un ajuste. Este ajuste es un asiento compensatorio que permite una conciliacin completa. Usted por tanto debe especificar el diario y la cuenta a usarse para este ajuste. Por ejemplo, si desea conciliar las siguientes entradas: tabla 11.1 asientos para conciliar Fecha Ref. Descripcin 05/12/08 05/25/08 05/31/08 FAC23 FAC44 PAY01 Alquiler auto Seguro auto Facturas 23,44
Crdito
644.0
Al conciliar OpenErp muestra una diferencia de 0.50. En este punto tiene dos posibilidades: no concilie y el cliente recibe un pedido de 0.50, concilie y acepte un ajuste de 0.50 que tomar de una cuenta P & L.
OpenErp genera las siguientes cuentas automticamente: Tabla 11.2: Cuenta Write-off Fecha Ref. Descripcin 06/03/08 06/03/08
Cuenta
Dbito 0.50
Crdito 0.50
AJ001 Ajuste: ganancias y perdidas 4010 AJ001 Ajuste: ganancias y perdidas XXX
Las dos facturas y el pago son conciliados en la primera lnea de ajuste. Las dos facturas sern entonces automticamente marcadas como pagadas.
Usted puede integrar flujos de trabajo ms complejos para manejar el pago de rdenes adaptando el flujo de trabajo, por ejemplo, en algunas compaas los pagos deben ser aprobados por un gerente bajo ciertos flujos de efectivo o condiciones lmites.
Figura 11.8 Flujo de trabajo de Pagos Cuando el gerente de contabilidad valida el documento, OpenErp genera un archivo de banco con todas las rdenes de pago. Entonces puede enviar el archivo a travs de la conexin electrnica con su banco para ejecutar todos los pagos. En negocios pequeos generalmente es la misma persona que ingresa las rdenes de pago la que los valida. En este caso usted debe hacer clic en los dos botones, uno despus del otro, para confirmar el pago.
Figura 11.9: Ingresando una orden de pago OpenErp entonces propone un nmero de referencia para su orden de pago. Usted debe elegir un modo de pago de varios mtodos disponibles para su compaa. stos deben haber sido configurados cuando instal el sistema contable usando los mens Gestin Financiera->Configuracin->Tipo de pago y gestin financiera->Configuracin>Modo de pago. Algunos ejemplos son: cheques, transferencia bancaria, tarjeta visa en una cuenta FORTIS, caja chica. Entonces usted pone la fecha preferida para el pago: Fecha idnea: toda operacin se efectuar en la fecha de vencimiento de factura, Directamente: las operaciones se efectuarn cuando las rdenes sean validadas, Fecha arreglada: usted debe especificar una fecha efectiva de pago en el campo Fecha Programada Arreglada. Esta fecha es particularmente importante para la preparacin de transferencias electrnicas porque la interfaz del banco le permite seleccionar una fecha futura de ejecucin para cada operacin. As que para configurar su OpenErp, lo ms sencillo es escoger pagar todas las facturas automticamente en su fecha de vencimiento.
Entonces debe seleccionar las facturas a pagar. Pueden ser ingresadas manualmente en el campo lnea de pago pero es ms fcil adicionarlas automticamente. Para eso haga clic en Adicionar Lneas de Pago, OpenErp propondr entonces lneas con pagos en su fecha de vencimiento, por cada fecha de vencimiento se puede observar: la fecha efectiva de la factura, la referencia Ref. y descripcin de la factura, Nombre, la fecha de vencimiento de la factura, el monto a pagarse en la moneda por defecto de la compaa, el monto a pagarse en la moneda de la factura. Entonces puede aceptar el pago propuesto por OpenErp o seleccionar los asientos que usted pagar o no de esa orden. OpenErp le da toda la informacin necesaria para tomar una decisin de pago por cada objeto en lnea: cuenta, cuenta de banco del proveedor, monto que ser pagado, el proveedor, monto total debido al proveedor, fecha idnea, fecha de creacin. Puede modificar los primeros tres campos en cada lnea: la cuenta, la cuenta bancaria del proveedor y el monto que ser pagado. Este arreglo es muy prctico porque le da total visibilidad de todos los pagables comerciales de la compaa. Puede pagar slo una parte de la factura por ejemplo, y en preparacin de su prxima orden OpenErp automticamente le sugiere el pago del remanente debido. Cuando los pagos han sido preparados correctamente, haga clic en Confirmar. El pago entonces cambia a el estado Abierto y aparece un nuevo botn que puede ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del mtodo elegido, OpenErp le provee de un archivo que contiene todas las rdenes de pago. Usted enva esto a el banco para que haga todas las transferencias de pago. En futuras versiones de OpenErp se espera que el sistema ser capaz de preparar e imprimir cheques. Como antes, puede cambiar el punto de inicio del flujo de trabajo del pago en el menu: Administracin->Personalizar->Flujo de Trabajo. La contabilidad est en el corazn de la administracin de una compaa: todas las operaciones de la compaa tienen un impacto aqu. Tiene un rol informativo (cunto efectivo hay?qu deudas deben pagarse?cul es el valor en almacn?) y porque de la informacin que provee, un sistema contable confiable y detallado puede y debe tener un gran papel en la toma de decisiones. En la mayor parte de compaas reales, la contabilidad de estar limitada a producir reportes y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas decisiones estratgicas, va a imprimir hojas de balance varias veces al ao; aun cuando hay varias semanas de atraso entre la realidad y el reporte. Nota: evaluando la opcin contable En muchas compaas pequeas la funcin contable es tratada pobremente. No slo se ve que los datos de cada documento son ingresados en el sistema dos veces, sino que tambin los resultados son frecuentemente usados slo para producir documentacin legal y hojas regulares de balance y estados financieros algunas semanas despus de la fecha de clausura.
En contraste, integrando sus cuentas con su sistema administrativo significa que usted puede: reducir el esfuerzo de ingreso de datos, slo necesita hacerlo una vez, realizar sus procesos con el beneficio de una visin financiera: por ejemplo al administrar sus proyectos, negociar contratos y prever el flujo de caja, fcilmente hacerse de informacin til cuando la necesite tal como la posicin de crdito de un cliente. As pues la contabilidad es frecuentemente mal usada. La informacin que trae la hace una herramienta muy efectiva para el manejo de la compaa si est integrada en la administracin del sistema. La informacin contable es realmente necesaria en todos los procesos de su compaa para que sea efectiva, por ejemplo: para preparar cotizaciones es importante conocer la posicin financiera precisa del cliente, ver la historia de sus atrasos en pagar, para un cliente dado que ha excedido su lmite de crdito, la contabilidad puede detener automticamente nuevas entregas al cliente, si el presupuesto de un proyecto est en el 80% pero el proyecto slo est en el 20% de completo podra negociar con el cliente o redefinir los objetivos del proyecto, si necesita mejorar el flujo de caja de su compaa poda entonces planificar sus servicios sobre la base de el avance y trminos de pago de sus varios proyectos y no slo de sus fechas de entrega, podra trabajar en proyectos de corto plazo de su cliente en preferencia a proyectos R & D, por ejemplo. La contabilidad general y contabilidad analtica de OpenErp le permiten manejar bien estas necesidades debido a la integracin de todos los mdulos de la aplicacin. Adems, las transacciones, acciones y anlisis financieros ocurren en tiempo real, as que usted no slo puede monitorizar la situacin sino tambin manejarla en forma efectiva. El mdulo account en OpenErp cubre la contabilidad general, contabilidad analtica y contabilidad presupuestaria, es de doble entrada, multi-moneda y multi-compaa. Nota: Contabilidad. La contabilidad general (o contabilidad financiera) est para identificar los activos y pasivos de un negocio, se maneja usando una contabilidad de doble entrada la cual asegura que cada transaccin est acreditada en una cuenta y debitada en otra. La contabilidad analtica (o contabilidad administrativa, o contabilidad de costos) es un sistema contable independiente que refleja las cuentas generales pero est estructurada en ejes que representan las necesidades de administracin de la empresa. La contabilidad auxiliar refleja las cuentas de clientes y/o proveedores. La contabilidad presupuestaria define la ubicacin de recursos, usualmente en el principio del ao fiscal. Consejo: Multi-compaa Hay una variedad de mtodos para integrar OpenErp en un ambiente de multi-compaa: si las compaas tienen pocos documentos en comn (tales como productos o empresas, cualquier recurso OpenErp), mejor debera instalarlas en bases de datos separadas, si las compaas comparten muchos documentos, las puede registrar en la misma base de datos e instalar documentos multi-compaa de OpenErp para administrar con
precisin los derechos de acceso, puede sincronizar tipos especficos de documentos en varias bases de datos usando el mdulo base_synchro, el cual es de fondos-compartidos y no de los repositorios abiertos estndar. Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los otros mdulos est en evitar el doble ingreso de datos en los documentos contables. As en OpenErp una orden genera automticamente una factura, la factura genera automticamente los asientos contables, estos luego generarn reportes de impuestos, recordatorios del cliente y otros. Tal integracin le permitir: reducir el trabajo de ingreso de datos, reducir grandemente el nmero de errores de ingreso, recibir informacin en tiempo real y permitirle una reaccin ms rpida (para recordatorios de pago por ejemplo), ejercer un control de tiempo sobre todas las reas de la compaa. Consejo: para contadores. Cuando cree una base de datos puede elegir instalar solamente los mdulos contables eligiendo el perfil contable solamente, profile_accounting. Entonces debera instalar el portal web portal_account . Con derechos de administracin apropiados, esto le permite al personal de confianza proveer a los clientes de acceso real a sus datos. Tambin les da la oportunidad de trabajar documentos que no tienen impacto directo contable tal como los presupuestos. Esto puede proveer un servicio de valor aadido que mejore grandemente la interaccin entre nuestros empleados de confianza y sus clientes. Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual se especifica en la definicin de compaa), pero cada cuenta y o transaccin puede tener tambin una moneda secundaria (la cual se define en la cuenta). El valor de las transacciones multi-moneda se sigue entonces en ambas monedas. Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin, con ventas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.
Figura 12.1: Tablero Contable En el tablero, el grfico a la derecha titulado Recibibles Pasados, representa sus recibibles semana a semana. Esto le muestra en una sola mirada el monto acumulado de las deudas de sus clientes por semana. Todos los grficos de OpenErp son dinmicos. De este modo por ejemplo, puede filtrar los datos haciendo clic en Zoom y luego en Filtro en el formulario Buscar o simplemente clic en Zoom para abrir una ventana ms grande para el grfico, haciendo clic en Buscar se muestra una vista de lista. Para ver ms detallado el balance pasado (u rdenes por fecha pasada) use el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa->Balances de Empresa Anterior.
Cuando abra tal reporte, OpenErp Le preguntar por el nombre de la compaa, el periodo fiscal y el tamao del intervalo a analizarse (en das). OpenErp entonces calcula una tabla de balance de crdito por periodo. As que si se le pide un intervalo de 30 das OpenErp genera un anlisis de acreedores para el mes pasado, dos meses pasados, etc. para un anlisis por empresa puede usar el balance de empresa que le trae el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa->Balance de Empresa. El sistema le provee entonces con un reporte PDF que contiene una lnea por empresa que representa el balance acumulado de crdito.
Figura 12.3: Balance de Empresa Si desea informacin detallada de una empresa(partner) puede usar el libro mayor de empresas al que llega por el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa>Libro mayor de Empresa.
Figura 12.4: Libro Mayor de Empresa Finalmente puede mirar asientos contables individuales buscando informacin. Para buscar asientos contables: por diario (journal), Vaya por el men Gestin Financiera->Codificacin de Asientos>Codificacin de Asientos por Lnea, por cuenta, vaya por el men Gestin Financiera->Cuentas Generales->Listado de cuentas y haga doble clic en la cuenta apropiada, haciendo una bsqueda global, vaya por el men Gestin Financiera->Codificacin de Asientos>Codificacin de asientos por Linea y bsqueda, por empresa(partner), haga lo navegando desde un campo de Empresa en cualquier formulario que le muestre la empresa y use los botones a la derecha del formulario de empresa.
Tabla 12.1: Ejemplo de configuracin de niveles de seguimiento Secuencia Nivel Das 1 2 Nivel 1 Nivel 2 30 das netos 45 das netos
3 Nivel 3 60 das del fin de mes Poner en aviso Puede enviar recordatorios por mail o e-mail con el men Gestin Financiera->Procesos Peridicos->Enviar Seguimiento.
Figura 12.5: formulario para preparar cartas de seguimiento. OpenErp le presenta una lista de empresas para recordatorios, la cual puede modificar antes de iniciar el procedimiento. En la segunda solapa del formulario puede proveer de la informacin que enviar en el e-mail recordatorio. El sistema entonces le da un reporte PDF con todas las cartas recordatorio para cada empresa. Cada carta se produce en el lenguaje de la empresa (si est disponible) y usted por tanto puede tener cartas en varios lenguajes en el mismo PDF. Para revisar la fecha idnea de clientes y o proveedores antes de empezar el proceso de recordatorio, use el men Gestin financiera->Proceso Peridico->Enviar Seguimiento. Usted recibe una lista de asientos no reconciliados. Puede modificar entonces la fecha, el ltimo seguimiento y el nivel de recordatorio de cada asiento. Para obtener un informe detallado por empresa use el men Gestin Financiera->Informe-> Seguimiento. Los diferentes reportes son pantallas estndar OpenErp, as que puede aplicarles filtros y explorar los elementos en detalle.
Las compaas que no tiene registros computarizados tienden a hacer un seguimiento de pagos de las facturas y papeles de trabajo y no de una cuenta formal de empresa. Es mejor crear cartas recordatorio de las cuentas de recibibles de una empresa que de documentos no pagados. Usando el sistema OpenErp se puede obtener fcilmente cuentas de los adelantos, pagos no conciliados, notas de crdito y pagos de crdito. As que es mejor enviar una carta basada en asientos contables de las facturas y pagos no reconciliados que de una lista de facturas no pagadas. En los enlaces que aparecen en el formulario de empresa, dos botones le permiten la apertura de asientos contables de empresa: Todos los asientos contables, Recibibles & Pagables. El primer botn es til para obtener un anlisis histrico del cliente o proveedor. Puede obtener informacin de objetos tan significativos como el volumen de ventas y atrasos en los pagos. El segundo botn es un filtro que slo muestra los crditos y dbitos comerciales de la empresa (partner).
12.2.1 Impuestos
Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras de modo que puede: adicionar impuestos a el monto que ha pagado o que le han pagado, reportar sobre los impuestos en varias categoras que debe pagar a las autoridades tributarias, hacer seguimiento de sus impuestos en sus cuentas generales, manejar el pago y reembolso de impuestos usando los mismos mecanismos que OpenErp usa para otras transacciones monetarias. Desde que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo que refleja polticas gubernamentales y los impuestos son tan crticos para las autoridades, los requerimientos de impuestos y sus reportes pueden ser complejos. OpenErp tiene un mecanismo flexible para manejar impuestos que puede ser configurado a travs de su GUI o a travs de mecanismos
de importacin de datos para cumplir los requerimientos de las muchas jurisdicciones tributarias. El mecanismo de impuestos puede tambin ser usado para manejar otras transacciones financieras con caractersticas de impuesto, tales como incentivos(royalties) a los autores basados en el valor de transaccin a travs de una cuenta.
Casos de impuestos
Casos de impuestos tambin conocidos en OpenErp como Cdigos de Impuestos, son usados para hacer reportes de impuestos, y pueden ser configurados en una estructura jerrquica formando un rbol del mismo modo que una lista de cuentas. Para crear un caso de impuesto, use el men Gestin financiera->Configuracin>Impuestos->Cdigos de impuestos. Definir los siguientes campos: Nombre del Caso de Impuesto: un nombre nico requerido para identificar el caso, Compaa: un enlace requerido que adjunta el Caso a una compaa especfica, tal como la Compaa Principal, Caso Cdigo: un cdigo corto opcional para el caso, Cdigo Padre: un enlace a el Caso de Impuesto padre que forma la base de la estructura del rbol como en una lista de cuentas, Signo del Padre: escoja 1.00 para adicionar el total a la cuenta padre o -1.00 para
sustraerla, Descripcin: un campo de texto libre para propsitos documentarios. Tambin puede ver dos campos de slo lectura: Suma Anual: una cantidad simple que muestra el total acumulado en este caso para el ao fiscal. Suma del Periodo: una cantidad simple que muestra el total acumulado en este caso para el perodo fiscal en curso (tal vez un mes o tres meses). Probablemente necesitar crear dos casos de impuestos para cada tasa de impuesto que tenga que definir, una para el impuesto mismo y una para el monto de factura sobre l que se basa el impuesto. Y usted crear casos de impuesto que no se enlazarn a objetos impuesto (similar a los tipos vista de las cuentas generales) slo para organizar la estructura de rbol. Para ver la estructura que ha construido puede usar el men Gestin financiera->Informe>Informes de impuesto->Tabla de impuestos. Esta vista en rbol refleja la estructura de los Casos de Impuesto y muestra la situacin actual de los impuestos.
Objetos Impuesto
Los objetos impuesto calculan el impuesto a las transacciones financieras a las que se les adjunta, y estn enlazados a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuesto. Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el men Gestin Financiera->Configuracin-> Contabilidad Financiera->Impuestos->Impuestos. Defina los siguientes campos: Nombre de impuesto: se requiere un nico nombre para este impuesto (tal como 12% Ventas VAT), Compaa: enlace requerido a la compaa asociada con el impuesto, tal como la Compaa Principal, Grupo de Impuesto: VAT u Otro, usado para determinar cules impuestos de productos pueden ser sustituidos por impuestos de empresa (partner), Tipo de Impuesto: un campo requerido que indica cmo se calcular el impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Cdigo Python (el ltimo se encuentra en el campo Computar Cdigo en la solapa Cmputo Especial), Tipo Aplicable: campo requerido que indica si el monto base debe ser usado sin cambios (cuando el valor es Verdadero) o si debe ser procesado por Cdigo Python en el campo Cdigo Aplicable en la solapa Cmputo Especial cuando el valor es Cdigo), Monto: campo requerido cuyo significado depende del tipo de impuesto, siendo un mltiplo del monto base cuando el tipo de impuesto es Porcentaje y un monto fijo adicionado al monto base cuando el tipo de impuesto es Fijo, Incluye en el monto base: cuando se marca, el impuesto se aade al monto base y no se muestra separadamente, Dominio: slo se usa en desarrollos especiales, no est en el OpenErp estndar, Cuenta de Impuesto de Factura: una cuenta general usada para registrar los montos de impuesto facturados, el cual puede ser el mismo para varios impuestos o dividido de modo que un impuesto se ubique en una cuenta, Cuenta de Reembolso de Impuesto: una cuenta general usada para registrar los reembolsos de impuesto facturados, puede ser la misma Cuenta de Impuesto de Factura o en algunas jurisdicciones tributarias deben ir separado.
Impuesto en Hijos: cuando se marca, el clculo de impuestos se aplica a la salida de otros clculos de impuesto especificados en el campo Cuenta de Impuestos Hijo (de modo que puede haber impuestos sobre impuestos), de otra forma el clculo se aplica al monto base de la transaccin, Impuestos Incluidos en el Precio: cuando se marca, el valor total mostrado incluye este impuesto, Aplicacin de Impuesto: selecciona si el impuesto es aplicable a la Venta, Compra o Todas las transacciones, Cuentas de Impuestos Hijo: otras cuentas de impuesto que pueden usarse para proveer la cifra para impuesto. Consejo: usando impuestos hijo. Puede usar impuestos hijo cuando tiene una situacin tributaria compleja que quiere ocultar del usuario final. Por ejemplo, usted puede definir un producto gastos por milla de motor con un impuesto compuesto hecho de dos impuestos hijo, un elemento privado no reclamable y un elemento empresarial reclamable (que es el caso para algunos pases europeos). Cuando su gerencia venga a reclamar las millas de motor, no necesitan conocer estos impuestos, pero el impacto contable de sus reclamos ser automticamente manejado en OpenErp. Los campos de arriba aplican los impuestos que Ud. les especifique y los registran en las cuentas generales pero no le dan la documentacin que sus autoridades tributarias necesitan. Para esto use la solapa de declaracin de impuestos para definir qu casos de impuestos deberan ser usados: Cdigo Facturas-Base: caso de impuestos para registrar el monto de factura sobre el que se basa el impuesto, Cdigo Factura-Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de impuesto facturado, Notas de Crdito - Cdigo Base de Reembolso: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de factura sobre la que se basa el impuesto, Notas de Crdito - Cdigo Reembolso de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de impuesto de factura.
impuesto definido en un producto. Usted hara esto, por ejemplo, si la empresa fuera una caridad y pagara una tasa ms baja o cero de VAT o Impuesto a las Ventas sobre sus compras. Asumiendo que tiene usted un VAT o Impuesto a las Ventas apropiado a Caridades en el Grupo de Impuestos VAT, use el men Empresas->Empresas para abrir y editar un formulario de empresa para tal caridad, entonces: seleccione la solapa Propiedades, establezca el campo Impuesto por Defecto en: impuesto VAT a las Caridades. Puede asignar mltiples impuestos a un producto. Asumiendo que ha puesto los impuestos apropiados, debera usar el men Productos->Productos para abrir y editar una definicin de producto, entonces: seleccione uno o ms Impuestos de Cliente para todo producto que pueda usted vender, el cual puede incluir un Impuesto de Venta o Salida VAT y un Impuesto a las ventas Eco, seleccione uno o ms impuestos de proveedor para todo producto que pueda usted comprar, el cual puede incluir un Impuesto de Venta o Entrada VAT y un Impuesto de compra Eco. Generalmente, cuando hace una compra o venta, los impuestos asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debemos o nos deben. Pero cuando hace una transaccin con una empresa que tiene definida un Impuesto por Defecto, por ejemplo en una venta a una caridad con Impuesto de Caridades, ese impuesto ser usado en lugar de otros impuestos de Producto en el mismo grupo, en este caso, reemplazando Ios impuestos de Venta o Salida estndar. Tambin puede asignar mltiples impuestos a un proyecto, de modo que las facturas de un proyecto lleven una tasa de impuesto apropiado (la facturacin de proyectos se lleva en detalle en Organizacin Interna y Gestin de Proyectos). Nota: regiones de impuesto El mdulo de terceros import_export (generalmente en addons-extra puede ser usado para extender el sistema de impuestos de OpenErp, de modo que puede asignar impuestos a diferentes cuentas dependiendo de la localizacin de la empresa(partner). A la empresa se le da una nueva Localizacin de Empresa que puede ser fijada en Local, Europa o Exterior, as los impuestos y las tasas de impuestos pueden ser canalizados a diferentes cuentas. Este mdulo puede ser la base de una ms ambiciosa contabilidad de impuestos basada en la localizacin. Usted puede asignar mltiples impuestos a una cuenta de modo que cuando transfiere dinero a travs de esa cuenta usted atrae un monto de impuesto. En tal caso, este impuesto puede no ser requerido legalmente pero si tener caractersticas de impuesto, por ejemplo, un bono de autor o comisin de ventas.
apropiadas. Haga clic en el Libro Mayor General, el Balance de Cuentas, o Revisin Analtica en la barra de herramientas Reportes a la derecha. Si selecciona una cuenta que tiene sub-cuentas en la jerarqua, automticamente analizar ambas, esa cuenta y sus cuentas hija. Consejo: balance simulado. Mientras imprime sus balances de cuenta, si ha instalado el mdulo account_simulation desde addons-extra, OpenErp le pregunta qu nivel de simulacin desean ejecutar. Los resultados variarn dependiendo del nivel seleccionado. Usted podra por ejemplo imprimir el balance dependiendo de varios mtodos de amortizacin: el mtodo normal IFRS (NIIF en espaol), el mtodo Francs. Generalmente se le permite hacer anlisis usando otros niveles de simulacin que usted podra esperar. El mdulo account_reporting fue desarrollado para proveer de reportes configurables para hojas de balance o estados financieros en formatos legales.
Figura 12.8: Ejemplo de declaracin Belga TVA (VAT) La lista de impuestos representa el monto de cada rea en la declaracin de impuestos de su pas. Se presenta en una estructura jerrquica que le permite ver slo los detalles que le interesan y oculta los sub-totales menos interesantes. Esta estructura puede ser alterada como desee de acuerdo a sus necesidades. Puede crear varias listas de impuestos si su compaa est sujeta a diferentes tipos de impuesto o cuentas con caractersticas de impuesto, tales como: derechos de autor, impuestos eco tal como el francs DEEE para reciclar equipo elctrico. Cada entrada contable puede ser entonces enlazada a una de las cuentas de impuesto. Esta asociacin se hace automticamente por los impuestos que han sido previamente configurados en las lneas de factura. Consejo: Declaracin de impuestos. Algunos programas contables manejan la declaracin de impuestos en una cuenta general dedicada. La declaracin est entonces limitada a el balance en un periodo especfico. En OpenErp usted puede crear una lista de impuestos independiente, lo cual tiene varias ventajas: es posible ubicar slo una parte de la transaccin de impuesto, no es necesario manejar varias cuentas generales diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto, puede reestructurar su lista de impuestos segn lo necesite. En cualquier momento puede revisar su lista de impuestos para un periodo dado usando el reporte Gestin Financiera->Informe->Informes de Impuestos->Imprimir Informe de Impuestos. Estos datos se actualizan en tiempo real. Esto es muy til porque le permite pre visualizar en cualquier momento el impuesto que debe al principio del mes o cuatrimestre. Adems, para su declaracin de impuestos puede hacer clic en una de las cuentas de
impuestos para investigar en detalle los asientos que forman el monto total. Esto le ayuda a encontrar errores tales como cuando ingres una factura con todas las tasas del impuesto cuando no debi tener ninguna para un negocio entre comunidades o para una caridad. En algunos pases los impuestos se calculan sobre la base de pagos recibidos en vez de sobre las facturas enviadas. En este caso elija Base sobre: Pagos en vez de Base sobre: Facturas en el campo Seleccin de periodo. Incluso si hace su declaracin sobre la base de facturas enviadas y recibidas puede ser de ayuda comparar los dos reportes para ver el monto de impuesto que usted paga pero que todava no ha recibido de sus clientes.
Anlisis de tiempo de los indicadores Puede analizar los indicadores financieros en dos ejes. Debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando compara cuentas, balances y rangos entre ellos. Pero tambin puede calcular series de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo largo de la vida de la compaa. Para hacer un anlisis temporal de sus indicadores, debe instalar el mdulo account_report_history del juego de mdulos en addons-extra. Una vez que este mdulo est instalado, puede hacer clic en un indicador financiero para ver su evolucin en el tiempo en un grfico.
Figura 12.10: Definiendo un indicador nuevo Debe asegurarse que las cuentas sobre las que se basan sus indicadores tengan cdigos de cuenta nicos, porque los cdigos se usan en la creacin de frmulas. Cree una frmula usando la sintaxis ubicada en las instrucciones en la parte inferior del formulario: suma de dbitos en una cuenta general: dbito ('12345'), suma de crditos en una cuenta general: crdito ('12345'), balance de una cuenta general: balance ('12345'), valor de otro indicador: reporte (IND'). Donde: 12345 representa el cdigo de la cuenta genera, IND representa el cdigo de otro indicador. As que usando esta anotacin, el rango de efectivo esta definido por el balance ('4', '5') / balance ('1'), ese es el balance en las cuentas 4 y 5 divididas por el balance en cuenta 1.
dentro de ese periodo, uno por uno. Para cada uno usted define: una Cuenta Analtica, una Posicin Presupuestaria: por ejemplo Ventas o Compras, una Fecha de Inicio y una Fecha Final para el uso del presupuesto, un Monto Planeado en la moneda por defecto de la lista de cuentas. Una vez que est completo puede guardar su presupuesto. Para imprimir un presupuesto y hacer clculos de gastos en l, use el men Gestin Financiera->Presupuestos->Presupuesto, OpenErp entonces le da una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o ms presupuestos y haga clic en Imprimir Presupuestos para crear al reporte para cada uno en un rango de fechas de su eleccin. La figura imprimiendo un presupuesto le da un ejemplo de uno producido por OpenErp.
Figura 12.11: Imprimiendo un presupuesto Tambin puede usar el men Gestin Financiera->Informe->Presupuestos el cual le da a elegir uno o ms asientos de Posiciones Presupuestarias antes de hacer clic en presupuesto y elegir un rango de fechas. Esto proporciona un reporte de anlisis presupuestario para cada una de las posiciones.
Figura 12.12: Tablero contable Si ha instalado el mdulo board_account , OpenErp le da un tablero contable que puede ser presentado a su seccin de contabilidad en cuanto ingresen al sistema (si lo ha puesto como su pgina Home). Este tablero le provee de un anlisis de la salud financiera de su compaa de una sola mirada. Esto le da una descripcin de las diferentes partes del tablero de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha: Cuentas analticas a cerrarse: cuando maneja casos, cada cuenta analtica es un proyecto o contrato esta rea muestra las cuentas que deben cerrarse (por ejemplo, contratos expirados, horas de soporte excedidas). Cuentas a facturar: muestra las cuentas analticas donde hay cargos a facturarse, Facturas borrador: muestra una lista de las facturas esperando aprobacin por un contador, Costos a facturar: muestra los cargos semanales que deben, pero que todava no han sido facturados, Recibibles pasados: muestra un grfico semanal de los recibibles que no han sido conciliados, Ingresos pasados: muestra un grfico semanal del desempeo de la compaa. En cada panel del tablero contable puede hacer clic en el botn Zoom en la parte superior derecha para investigar en detalle los indicadores financieros. El tablero contable est integrado dinmicamente, lo que significa que puede navegar fcilmente a travs de los datos si desea mayor detalle acerca de ciertos factores o editar los asientos si es necesario.
simplifica las bsquedas semnticas, es ms intuitiva, porque puede buscar cuentas sobre la base de su clasificacin, es flexible porque puede reestructurarlas fcilmente. La estructura de la lista de cuentas es jerrquica, con subtotales de cuenta llamadas vistas de cuentas. Puede desarrollar una serie de vistas de cuentas que contengan slo aquellos elementos que le interesan. Para tener el detalle de los asientos contables que son importantes para usted, todo lo que necesita es hacer clic en el Cdigo de cuenta (si no tiene cdigos, puede seleccionar la lnea y entonces hacer clic en Cambio (Switch) para tener una definicin de cuenta, entonces haga clic en los Asientos en la parte de Enlaces de la barra de herramientas). Mostrar la lista de cuentas en pantalla puede tomar varios segundos porque OpenErp calcula los dbitos, crditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si slo desea trabajar con una lista de cuentas que slo tiene estructura pero no muestra totales, use la funcin Gestin Financiera->Cuentas->Listado de Cuentas->Listado Rpido de Cuentas.
Figura 13.1: Definicin de una cuenta Para adicionar, modificar o borrar cuentas existentes, use el men Gestin Financiera>Configuracin->Contabilidad Financiera->Cuentas Financieras->Lista de Cuentas. Consejo: Campos multilinges En OpenErp los campos multilinges estn marcados con una bandera pequea a su derecha. Haga clic en la bandera para tener una traduccin del valor del campo en los diferentes lenguajes instalados. Tambin puede editar las traducciones. Esto le permite manejar eficientemente otros lenguajes cuando los necesite. El valor del campo aparece en el lenguaje con que ingres el usuario o, en el caso de un recorte impreso para una empresa(partner), el de la empresa. Los campos principales de cuentas son:
Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multilinge, por lo cual tiene una pequea bandera a la derecha. Dele al campo un nombre. Activo: si desactiva una cuenta(desmarcando la casilla) ya no ser visible en la lista de cuentas pero puede ser reactivada despus. Slo las cuentas que no son necesarias para los asientos contables pueden ser desactivadas. Tipo de cuenta: el tipo de cuenta determina el uso de una cuenta en cada diario. Por defecto los siguientes tipos estn disponibles: Vista(view), Recibible(receivable), Pagable(payable), Ingreso(income), Gasto(expense), Impuesto(tax), Caja o efectivo(cash), Activo(asset), Patrimonio(equity). Puede adicionar nuevos tipos a travs del men Gestin Financiera->Configuracin->Contabilidad Financiera>Cuentas Generales->Tipos de Cuentas. Use el tipo Vista para cuentas que forman la estructura de la lista y no tienen ingresos de datos por s mismas. Nota: tipo de cuenta. Los tipos de cuentas son principalmente usados como un ttulo informativo. Los nicos dos tipos que tienen un efecto particular son los Recibibles y Pagables. Estos dos tipos se usan en los reportes de crdito y dbito de empresa. Se les calcula de la lista de asientos no conciliados en las cuentas de uno de estos dos tipos. Nmero de Cuenta: la longitud del cdigo no est limitada a un nmero especfico de dgitos. Use el cdigo cero para todas las cuentas raz, Moneda: la moneda por defecto para esa cuenta, Mtodo Diferido: determina cmo tratar la cuenta y sus asientos al cerrar los libros a fin de ao. Estn disponibles 4 mtodos: - Balance: se genera un asiento por balance de cuenta el cual se transfiere a el ao nuevo (generalmente se usa en las cuentas bancarias), Ninguno: no se transfiere el asiento contable a el nuevo ao financiero (generalmente se usa en las clases 6 y 7), Detalle: todos los asientos se mantienen para el nuevo ao fiscal, No Conciliados: slo los asientos no conciliados se transfieren al nuevo ao fiscal (usado generalmente para cuentas de terceros). Conciliar: determina si puede conciliar los asientos en esa cuenta. Active este campo para las cuentas de empresa y las cuentas de chequeo. Padres: determina que cuenta es el padre de esta, para crear la estructura rbol de la lista de cuentas, Impuestos por Defecto: este es el impuesto por defecto aplicado a compras o ventas usando esta cuenta. Le permite al sistema generar asientos de impuestos automticamente cuando se ingresa datos en un diario manualmente. La estructura de rbol de las cuentas puede ser modificada tan frecuentemente y tanto como lo desee sin recalcular ninguno de los asientos individuales. As que puede fcilmente reestructurar sus cuentas durante el ao para reflejar mejor la realidad de la compaa.
Puede usar el concepto de listas de cuentas virtuales para administrar varias representaciones diferentes de las mismas cuentas simultneamente. stas representaciones se pueden mostrar en tiempo real sin un ingreso de datos adicional. As que su lista de cuentas general puede ser la que impone los estatutos de su pas y su gerente puede tener otra lista virtual segn la necesite, basada en las cuentas de la lista general. Por ejemplo el gerente puede crear una vista por departamento, una vista de flujo de caja y liquidez o de cuentas consolidadas para diferentes compaas. Lo ms interesante acerca de las listas de cuentas virtuales es que pueden ser usadas de la misma manera que la lista de cuentas por defecto para toda la compaa. Por ejemplo puede establecer presupuestos de sus cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compaas. Consejo: Cuentas virtuales. Las cuentas virtuales le permiten proporcionar diferentes representaciones de una o varias listas de cuentas existentes. Crear y reestructurar cuentas virtuales no tiene impacto en los asientos contables. Puede usar entonces las cuentas virtuales sin riesgo de alterar la lista de cuentas general o asientos contables futuros. Desde que se usan slo para tener diferentes representaciones de los mismos asientos son muy tiles para: consolidar varias compaas en tiempo real, clculos de depreciacin, vistas de flujo de caja, obtener vistas ms tiles que aquellas impuestas por el estado, presentar listas sumarias a otros usuarios que sean apropiadas a su sistema general de derechos. as que hay buenas razones para ver la ejecucin de las transacciones financieras a travs de listas virtuales, tales como los presupuestos e indicadores financieros basados en vistas especiales de la compaa. Para crear una nueva lista de cuentas debe crear una cuenta raz usando el men Gestin Financiera->Configuracin->Contabilidad Financiera->Cuentas financieras->Lista de cuentas. Su cuenta ms alta de nivel debe tener Cdigo cero(0) y Tipo Vista (view). Entonces escoja su estructura creando otras cuentas del Tipo Vista segn las necesite. Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer que coincidan las cuentas generales y las cuentas virtuales; para tal, busque las cuentas generales y asegrese que cada cuenta no-Vista que este all tenga tambin una cuenta virtual en el campo Padres. Entonces puede revisar a travs de su lista de cuentas general lo mismo que de su listas virtuales, que le darn otra representacin de la compaa. Todas las acciones y estados en su cuenta general tambin estn disponibles en la cuenta virtual. Finalmente tambin puede hacer listas de cuentas virtuales de otras listas virtuales. Tal puede dar una dimensin adicional al anlisis financiero.
bancarias.
Figura 13.2: Definicin de un diario contable Debe asociar una vista con cada diario. La vista de diario indica los campos que deben ser visibles y cuyo ingreso se requiere al ingresar datos en ese diario. La vista determina ambos, el orden de los campos y las propiedades de cada campo. Por ejemplo el campo Nmero de Cuenta debe aparecer cuando se ingresa datos en el diario bancario pero no en otros diarios. Antes de crear una nueva lista de un diario revise que no haya nada similar ya definido para otro diario, debe crear solamente vistas nuevas para nuevos tipos de diario. Nota: personalizando vistas. Frecuentemente tendr que editar una vista de diario. Por ejemplo, para un diario en una moneda extranjera debe adicionar un campo para la moneda y esta moneda debe estar en la vista de diario. A la inversa, para simplificar el ingreso de datos, la vista de diario para el banco es totalmente diferente de la de los diarios de facturacin. Puede crear una secuencia para cada diario. Esta secuencia da una numeracin automtica para los asientos bancarios; o varios diarios pueden usar la misma secuencia si desea definir una para todos. La cuenta de crdito y dbito por defecto permite la generacin automtica de asientos de contrapartida cuando est ingresando datos en el diario rpidamente. Por ejemplo, en un diario bancario debe poner una cuenta bancaria asociada por defecto igualando crditos y dbitos, de esa manera no tendr que crear contrapartidas para cada transaccin manualmente. Se puede marcar un diario como centralizado. Cuando haga esto, los asientos de
contrapartida no sern propiedad de cada asiento sino globales para un diario y perodo dados. Entonces tendr una lnea de crdito y una lnea de dbito centralizados para cada asiento en uno de estos diarios, significando que ambos, crdito y dbito aparecen en la misma lnea.
Figura 13.3: Definiendo un ao financiero y un periodo Primero ingrese la fecha del primer da de su ao fiscal y el ltimo da. Entonces cree los periodos haciendo clic en uno de los dos botones dependiendo de si desea crear los periodos 12 de un mes o 4 de 3 meses. Crear periodos mensuales, Crear periodos de 3 meses.
Tambin es posible cerrar un perodo contable. Podra por ejemplo cerrar un periodo mensual cuando se haya hecho una declaracin de impuestos. Cuando se ha cerrado un periodo ya no puede modificar ninguno de los asientos en ese periodo. Para cerrar un perodo contable use el men Gestin Financiera->Configuracin->Proceso Peridico-> Tratos de Fin de Ao->Cerrar un Periodo.
Figura 13.5 Configurando trminos de pago Para configurar nuevas condiciones empiece dando un nombre al campo Trmino de Pago. El texto que pone usted en el campo Descripcin es usado en las facturas, as que ingrese una clara descripcin de los trminos de pago ah. Cre entonces lneas individuales para calcular los trminos en la seccin Trminos de Pago. Debe dar a cada lnea un hombre (Line Name). Esto le da un ttulo informativo y no afecta el clculo actual de trminos. El campo secuencia le permite definir el orden en que las reglas sern evaluadas. El campo valor le permite calcular el monto a pagar por cada lnea: Porcentaje: la lnea corresponde a un porcentaje del monto total, el factor se da en Monto (Amount). El nmero indicado en el monto debe tomar un valor entre cero y uno, Monto fijo: este es un monto fijo dado por la casilla Monto, Balance: indica el saldo remanente despus de contabilizar las otras lneas.
Piense detenidamente sobre configurar la ltima lnea de los clculos a balance para evitar errores de redondeo. El nmero ms alto de secuencia se evala ltimo. Los dos ltimos campos, Nmero de Das y Condicin, permite el clculo de retraso en el pago por cada lnea. La condicin retraso puede ponerse en das netos o fin de mes. Por ejemplo si lo pone a 15 das del fin de mes, OpenErp adiciona 15 das a la fecha actual y entonces pone la fecha de pago a que sea el fin de mes en que la nueva fecha se encuentra. As que la fecha de pago para 15 das del mes terminar siendo: 31 de enero si hoy es 5 de enero, 28 de febrero si hoy es 20 de enero. Puede entonces adicionar trminos de pago a la empresa a travs de Propiedades en el formulario de empresa(partner).