Conceptos Disponibilidades

El efectivo: Es todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en cualquier momento, tal como, monedas, billetes, cheques, depositos a la vista y otros. Es una cuenta real del balance general, que va ubicado dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor, con el efectivo se suele crear diferentes tipos de fondos, pero qui solo hablaremos del fondo de caja chica. Importancia del Efectivo: El efectivo es un activo de gran importancia pra la empresa, porque con el se puede cancelar todas las facturas por compras o gastos que se realicen. Caja: La cuenta caja es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingres a la empresa, bien sea en monedas, billetes o cheques, dndose un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura. Es una centa real del balance general que va ubicada dentro del activo circulante disponible y tiene saldo deudor. Caja Chica: Es una cuenta que crea la empresa a traves de un cheque emitido a nombre de la persona responsable de manejar ese dinero ene fectivo, cuyo objeto es cancelar pagos menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamao de la empresa y del nmero de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el limite en base al cual se va a realizar los pagos. esta cuenta tiene sldo deudor y va ubicada en el Balance General dentro del Activo circulante. El monto de caja chica sl sufrir una variacin cuando ste sea aumentado o disminudo o se decida eliminarlo. Uso de los fondos de Caja Chica. 1.- Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato voucher de egreso adjuntado los comprobantes Se indicara claramente el cdigo de PCGR que corresponda al departamento a que debe cargarse dicha erogacin. Este voucher lo firmara el jefe del departamento solicitante 2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la seccin de control de presupuesto, para efectos de contenido presupuestario. 3 El destino de los fondos para los que pide un adelantado de caja chica, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algn motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado. Consecuentemente, se reconocer nicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidacin correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica. 4 Se hace imprescible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentacin de un justificamente; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelacin. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo debern tener el sello de recepcin del almacn, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva. 5 La Gerencia General establecer el monto mximo que se pagara con el fondo de Caja Chica, en coordinacin con la gerencia de reas, pudiendo ser modificado previa autorizacin de la Gerencia General.

6 Todo documento, recibo provisional por mayor suma a lo establecido deber tener la autorizacin del Gerente General. 7 La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo. Reembolso de la Caja Chica. 1 La recepcin del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentacin sustentatoria debidamente autorizada. La reposicin oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podr ser inteferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepcin se efectuara como mnimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite. 2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo debern ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo. 3 El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la reposicin del Fondo y copia, solicitando a la Gerencia Financiera la reposicin del fondo. Copia de esta solicitud se mantendr en archivo en forma cronolgica 4 El departamento de Contabilidad proceder previa verificacin de los documentos sustentaros y codificacin contable, a tramitar el giro del cheque de reposicin por el departamento de tesoria a nombre de encargado del manejo del fondo fijo. 5 Los documentos pagados por Caja Chica sern reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrn ser mayores al asignado. 6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, sern archivados, como justificacin del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica. Arqueo de la Caja Chica. Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo. Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estar a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorera. Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso. Procedimientos Contables de la Caja Chica. Creacin de la caja chica. Debe Haber (Debe) Caja Chica XXXX (debe)

Banco XXXXXX (Haber) Asiento de creacion de la caja chica Reembolso o reposicin de Caja chica Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe) Articulos de limpieza XXXXXX (Debe) Banco XXXXXXX (Haber) Para reponer el fondo de caja chica segn relacin y comprobantes presentados Sobrantes de Caja Chica: Es el dinero que aparece en exceso, con respecto al monto establecido, al hacer la relacin de los pagos efectuados. Cuando se da un sobrante de dinero en la caja chica, lo cual no deberia sucedes, al hacer reembolso se reliza un asiento en la que al haver un reembolso se le abona a una cuenta llamada "Sobrante de caja chica tal como se muestra a continucin. Gastos de Limpieza XXXXXX ((Debe) Viaticos XXXXXX (Debe) Banco XXXXXXX (Haber) Sobrante de caja chica XXXXXXX (Haber) Para reponer el fondo de caja chica segun relacin y comprobantes presentados, con un sobrante. Faltante de Caja Chica: Es el dinero que falta en la caja con respecto al monto establecido al haer la relacin de los pagos efectuados. cuando se da un faltante de dinero en la caja chica, lo cual no debera suceder , al hacer el reembolso se realiza un asiento en el que la diferencia se carga a una cuenta llamada "faltante de caja chica". Articulos de limpieza XXXXXX (Debe) Viaticos XXXXXX (Debe) Gastos de Vehiculo XXXXXX (Debe) Faltante de caja chica XXXXXX (Debe) Banco XXXXXXXX (Haber) Para reponer el fondo fijo de caja chica segun relacin y comprobantes presentados, mostrando un faltante. Conciliacin Bancaria: Consiste en hacer una confrontacin del edo. de cuenta enviado mensualmente por el banco , con la cuenta "Banco" que se encuentra registrado en el libro mayor de la empresa , de tal manera que sea posible comparar si todoas las operaciones que aparecen en el Edo.de cuenta del Banco, estan registradas en el libro de la empresa , de esta forma descubriremos las diferencias y semejanzas que hay entre las dos,para determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta. Mtodos para elaborar una conciliacin bancaria

1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me centrar en el mtodo Saldos Correctos por ser el mtodo ms utilizado y didctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboracin de una conciliacin y que en s para efectos de lo que a continuacin explicar ser igual para los dos mtodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho mtodo, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo: 1) Primero, se presentan las Partidas no registradas en el Banco, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este rengln los: 1)a). Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer Abonado el los libros de la empresa y no estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. 2) Segundo, se presentan las Partidas no registradas en Libros donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2)a). Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la informacin respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro. 3) Tercero, se deben presentar los Errores, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depsitos Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todava no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin.

3) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques Omitidos no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 3) Depsitos Omitidos no registrados: son los depsitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 3) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 3) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 3) Depsitos Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes. Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados. Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a El Trbol C.A.:
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLVAR FUERTE CODIGO DE CUENTA N: 1.1.02.01.02 FECHA CONCEPTO DEBE 166.500,00 HABER SALDO 230.000,00 396.500,00 122.600,00 273.900,00 47.700,00 226.200,00 180.000,00 100.000,00 406.200,00 506.200,00 55.000,00 451.200,00 52.000,00 399.200,00 130.000,00 78.000,00 40.000,00 529.200,00 65.500,00 463.700,00 541.700,00 15.800,00 525.900,00 565.900,00 01/07/06 Saldo 01/07/06 Correccin del Depsito N 1956 01/07/06 Correccin del Cheque N 4505 02/07/06 Cheque N 4508 04/07/06 Depsito N 3984 06/07/06 N.C. Efectos descontados 14/07/06 Cheque N 4509 20/07/06 Cheque N 4510 25/07/06 Depsito N 4866 28/07/06 Cheque N 4511 30/07/06 Depsito N 5698 28/07/06 Cheque N 4512 31/07/06 Depsito N 6892 CTA. CORRIENTE N 569822356-96 MOVIMIENTOS JULIO DE 2006