DIRECTIVA 004 DE 2005 (Julio 19) PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE ESTABLECIMIENTOS PBLICOS Y UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL; GERENTES DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, EMPRESAS SOCIETARIAS Y EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL; VEEDURA DISTRITAL Y ENTE AUTONOMO UNIVERSITARIO, UNIVERSIDAD DISTRITAL. SECRETARA GENERAL

DE:

ASUNTO: SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES Ver la Resolucin de la Sec. General 314 de 2005 , Ver la Directiva de la Sec. General 003 de 2008 Como es de su conocimiento en el Plan de Desarrollo, 2004-2008 "Bogot Sin Indiferencia", fue incluido el Objetivo de Gestin Pblica Humana con el propsito de fortalecer las acciones del gobierno distrital y adecuar la Administracin para garantizar la materializacin y el respeto de los derechos humanos y dems derechos constitucionales y legales, como condicin fundamental para la construccin colectiva y progresiva de una ciudad moderna y humana, incluyente, solidaria y comprometida con el desarrollo de un Estado Social de Derecho, con hombres y mujeres que ejerzan a plenitud su ciudadana y reconozcan su diversidad y su compromiso con Bogot. Uno de los principales programas del OGPH, Administracin Moderna y Humana presenta como compromiso central el Sistema de Gestin de Calidad que se establece para el Sector Pblico por la Ley 872 de 2003, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y organismos pblicos. El Concejo Distrital mediante Acuerdo 122 de 20041 adopt para el Distrito Capital el Sistema de Gestin de Calidad y el Alcalde Mayor mediante Decreto 387 de 20042 reglament el Acuerdo, asignndole a la Secretara General la orientacin y coordinacin de la implementacin del sistema a nivel Distrital, a travs de Direccin de Desarrollo Institucional. Por medio del Decreto 4110 de 2004 se reglament la ley y adopt la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica (NTCGP 1000:2004), determinando los presupuestos generales y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad, estableciendo la obligatoriedad de su aplicacin para todos los organismos, entidades y agentes obligados.3

Por lo anterior, me permito impartir las siguientes orientaciones y directrices para la estructuracin e implementacin del Sistemas de Gestin de la Calidad, as: 1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Se entiende como sistema el conjunto de elementos que operan interrelacionados. Cuando estos elementos se refieren a unas actividades coordinadas que incluyen polticas, objetivos, estrategias, estructura orgnica y funcional, procesos y procedimientos, desarrollo tecnolgico y desarrollo del talento humano de la entidad, orientados de manera coherente a la satisfaccin del usuario, destinatario, beneficiario o ciudadano, hablamos de sistema de gestin. El sistema de gestin de la calidad integra todos los aspectos de la organizacin, ya que la calidad debe estar presente en todas las reas, procesos y actividades de cada una de las entidades. Desarrollar la calidad implica contar con un sistema eficaz que permita el desarrollo constante de la organizacin, la cual ser medida bsicamente en trminos de satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Debe estar enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de cada una de las entidades. 2. RESPONSABLES DEL IMPULSO Y EL DESARROLLO DEL SGC EN EL D.C. 2.1.Secretara General La Secretara General a travs de la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional, ser la encargada de coordinar acciones articuladas y armnicas entre las diferentes entidades Distritales para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, impulsar el desarrollo del SGC desarrollando el procedimiento que a continuacin se precisa, as: 2.1.1. Diseo y suministro de herramientas Para apoyar la realizacin del diagnstico e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, se disearn y entregarn dos herramientas fundamentales: 2.1.1.1.Modelo de diagnstico: Una lista de chequeo que permite identificar el estado de la entidad frente al sistema de gestin de la calidad que inicialmente se entregar en medio impreso y archivo magntico, y que posteriormente se entregar a travs de un aplicativo. 2.1.1.2.Instrumentos de trabajo: Para la estructuracin del SGC, se hace necesario contar con instrumentos que faciliten la operatividad del sistema. En tal sentido, y de acuerdo con el grado de avance de los mismos, se contar con:

a. Instrumentos desarrollados -. Gua Distrital de procesos y procedimientos b. Instrumentos en desarrollo -. Modelo Manual de calidad, -. Instructivo de Planificacin de Calidad -. Instructivo de Polticas y Objetivos de Calidad -. Procesos de la norma No obstante considerando que en este momento, gran parte de los instrumentos se encuentran en desarrollo, las entidades podrn iniciar sus procesos con base en los mecanismos y herramientas propias. 2.1.2.Formacin Como la implementacin de sistemas de gestin de calidad, requiere de conceptos y tcnicas para su desarrollo la Secretara General brindar capacitacin a las entidades distritales en la formacin de los actores fundamentales en la implementacin del SGC, mediante los siguientes cursos: 2.1.2.1.Gestores de calidad: Curso de formacin de 200 servidores pblicos de los sectores central, descentralizado y local en temas conceptuales, prcticos y metodolgicos relacionados con la aplicacin de sistemas de gestin de la calidad. 2.1.2.2.Auditores internos: Curso de formacin de auditora de calidad dirigido a 210 servidores de la entidades y organismos de los sectores central, descentralizado y local. 2.1.2.3.Auditores lderes: El grupo de 150 auditores que se capacitaron durante el ao de 2004, sern objeto de entrenamiento y habilitacin, mediante el desarrollo de ejercicios de auditora de calidad que permitan complementar la formacin terica con la prctica. Con base en el resultado de estos ejercicios de auditora, los auditores que muestren el mejor rendimiento pasarn a una segunda etapa de formacin la de auditores lderes. 2.1.1.Asesora La Secretara General a travs de la DIDIDEI, asesorar y orientar en aspectos tales como conceptos, aplicacin y anlisis de herramientas, aplicacin normativa entre otros, de otra parte se promover la realizacin de reuniones peridicas con los representantes de la Direccin para intercambiar experiencias y resolver inquietudes. 2.2.Jefes de Entidad y organismos Distritales

Los Jefes de las entidades y organismos Distritales tendrn la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Para impulsar el sistema cada de jefe de entidad u organismo distrital nombrarn mediante acto administrativo, un representante de la alta gerencia de la organizacin para que se encargue de impulsar el desarrollo e implementacin del mismo. 2.3. Jefe Oficina de Planeacin Por afinidad de funciones, el rea de planeacin o quien haga sus veces o la dependencia persona que designe el jefe de cada entidad u organismo, debe constituirse en el soporte principal del representante legal para el impulso, construccin y consolidacin del Sistema de Gestin de la Calidad. El Jefe de Planeacin o quien haga sus veces o el funcionario designado para el efecto, ser el representante de la alta gerencia y asumir las siguientes responsabilidades: 2.3.1.Cuidar por que los procesos del sistema de gestin de la calidad se implanten y se mantengan conforme a la norma tcnica NTCGP-1000-2004. 2.3.2.Informar sobre el funcionamiento del SGC a la Direccin General para su revisin y como base para la mejora continua. 2.3.3.Identificar y conocer los requisitos de la ciudadana, usuarios, destinatarios o beneficiarios en todos los niveles de la organizacin 2.3.4.Representar a la direccin general frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema de Gestin de la Calidad 2.3.5.Efectuar seguimiento a los programas de formacin. 2.4.Comit del Sistema de Gestin de la Calidad Para el adecuado diseo e implementacin del SGC, cada entidad u organismo crear un comit que sea el impulsor en la organizacin y que realice el seguimiento del sistema mediante reuniones de supervisin y seguimiento que como mnimo deben ser realizadas bimestralmente, o de acuerdo a las necesidades y grado de avance, siempre que el representante de la direccin o la direccin general lo estimen conveniente. El comit estar conformado por: -. El Jefe de la Entidad y/o Representante legal de la entidad. -. El Subsecretario General o quien haga sus veces -. El Director de Gestin Corporativa o quien haga sus veces. -. El Director de Talento Humano o quien haga sus veces.

-. El Director de Servicio al Ciudadano o quien haga sus veces -. Los Directores encargados de los temas misionales de la entidad -. El Jefe del rea de Planeacin quien se desempear como Secretario Tcnico del comit. -. Los servidores que sean los promotores y soporte del SGC en las diferentes reas El Jefe de la Oficina de Control Interno asistir al comit en calidad de veedor. As mismo, podrn ser invitados los funcionarios de otras reas y niveles, entre ellos los ms conocedores del Sistema de Gestin de la Calidad. El comit cumplir las siguientes funciones: 2.4.1.Aprobar el plan de implementacin del SGC. 2.4.2.Evaluar la consistencia y validez del diagnstico del SGC. 2.4.3.Aprobar las polticas y objetivos de la calidad. 2.4.4.Efectuar seguimiento al plan de implementacin del SGC con base en los informes del Representante del jefe de la respectiva entidad y organismo. 2.4.5.Aprobar el plan de auditorias. 2.4.6.Aprobar la adopcin de acciones correctivas y preventivas. 2.4.7.Evaluar el avance del Sistema con base en los informes o encuestas de satisfaccin de la ciudadana, los usuarios, destinatarios y beneficiarios. 2.5. Servidores Pblicos Considerando que el Sistema de Gestin de la Calidad debe involucrar la accin de todos y cada uno de los miembros de la entidad conforme a la previsin legal, es un compromiso de todos los servidores pblicos de la entidad participar en el proceso de construccin del Sistema, garantizando en cada una de sus actuaciones la satisfaccin de las necesidades de los ciudadanos y ciudadanas. En tal sentido se recomienda que a la par de los programas de sensibilizacin que se desarrollen, se haga referencia a esta obligacin en el manual de funciones de cada entidad y organismo. Tambin son responsables de cumplir el Sistema de Gestin de la Calidad los particulares que ejerzan funciones pblicas asociadas a los contratos que celebren con la respectiva entidad. Con el propsito de involucrar a los servidores pblicos en el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad de manera eficaz y efectiva, las Entidades y organismos distritales deben establecer programas de

concientizacin y sensibilizacin, apoyndose en el sistema de incentivos que establece la ley, con nfasis en aquellos que promueven el desarrollo de los equipos de trabajo. 3.ETAPAS PARA LA ESTRUCTURACIN E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. La estructuracin e implementacin de un Sistema de Gestin de la calidad conlleva la ejecucin de tres etapas secuenciales: 3.1 DIAGNSTICO Consiste, en la identificacin del estado actual de la entidad en aspectos tales como: procesos y procedimientos, puntos de control, mapa de riesgos, talento humano, infraestructura fsica y tecnolgica, y los sistemas de informacin que afectan la operacin de la entidad, para la eficiente, eficaz y efectiva prestacin de los servicios. Para que el diagnstico sea integral debern tenerse en cuenta los procesos y mecanismos de participacin ciudadana que se hayan definido e implementado. Como resultado del diagnstico, se establecer un plan de accin. Para tal efecto la Direccin de Desarrollo Institucional de la Secretara General suministrar una herramienta en medio impreso y capacitar a los funcionarios designados en cada entidad. Para la implementacin del SGC, las Entidades que hayan avanzado en la realizacin del diagnstico continuarn en la etapa en que se encuentren el anlisis, siempre que hayan tenido en cuenta el anlisis de todos los aspectos que deben considerarse para el diagnstico. 3.2 IMPLEMENTACIN De acuerdo al resultado establecido en el diagnstico del sistema de gestin de la calidad, se deben desarrollar acciones que se orienten al diseo e implementacin del sistema de gestin de la calidad con fundamento en los lineamientos definidos por el artculo 4 de la ley 872 que establece: 3.2.1.Identificar cules son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de la provisin de bienes o de servicios que garantiza la entidad; los proveedores de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones; 3.2.2.Obtener informacin de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestacin de los servicios bienes, la provisin de bienes o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos; 3.2.3.Identificar y priorizar aquellos procesos estratgicos y crticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la funcin que le ha sido asignada, su secuencia e interaccin, con base en criterios tcnicos

previamente definidos por el Sistema explcitamente en cada entidad. Para el diseo de procesos y procedimientos, se tendr como base la Gua Distrital de procesos y procedimientos elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.;4 3.2.4.Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operacin como en su control; 3.2.5.Identificar y disear, con la participacin de los servidores pblicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfaccin de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad; 3.2.6.Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio; 3.2.7.Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados; 3.2.8.Realizar el seguimiento, el anlisis y la medicin de estos procesos; 3.2.9.Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. 3.2.10.Estructurar programas de capacitacin y comunicacin que permitan la generacin de una cultura de calidad al interior de las entidades, para lo cual es necesario que en el proceso de Implementacin de un SGC se involucren, estn informados y comprometidos los Servidores Distritales que tienen responsabilidades de Direccin y Coordinacin, quienes a su vez deben involucrar e informar a los servidores pblicos de las dependencias. En el proceso de implantacin del SGC debern tenerse en cuenta los mecanismos de participacin ciudadana considerando que el control social de la accin y la gestin pblica aporta al mejoramiento continuo del mismo. 3.3 CERTIFICACIN El propsito de un Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades distritales, es el de contar con una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades, y no exclusivamente en la certificacin. En este ltimo aspecto, es conveniente advertir que la certificacin no es obligatoria, y que conforme lo establece la ley 872 de 2003 las entidades podrn certificar su sistema de gestin de la calidad, es decir es

optativo, no sin antes destacar que lo esencial de un sistema de gestin es el diseo, simplificacin, agilizacin y mejoramiento de procesos. 3.3.1.El gobierno nacional ha establecido como estmulos y reconocimientos el Premio Nacional de Alta Gerencia y el Banco de xitos que lidera el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, destacando que dichos estmulos se destinaran a las entidades certificadas, sino a los que hayan implementado Sistemas de Gestin de la Calidad exitosos. 3.3.2.Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere pertinente podr certificar su Sistema de Gestin de la Calidad con base en las normas internacionales", en este orden de ideas y ante la ausencia de un ente certificador de carcter pblico el Consejo de Estado emiti la siguiente concepto: "Durante el trnsito hacia el sistema de certificacin oficial y mientras no exista una entidad gubernamental de orden nacional con experiencia en este tipo de procesos, las entidades de las diferentes ramas del poder pblico pueden contratar externamente a una empresa de certificacin que opere en el mercado, previo cumplimiento de los requisitos legales" 3.3.3.Para efectos de dar cumplimento a la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, se recomienda que las Entidades que pretendan certificar su Sistema de Gestin de la Calidad con base en la norma NTC-ISO 9001:2000 tengan en cuenta para su complemento las relaciones establecidas en el anexo No.4 COMPARATIVO DE LA NTC ISO 9001:2000 Y LA NTCGP 1000:2004 y la ANALOGA DE CONCEPTOS en el anexo No.5. 4. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SGC 4.1.Para determinar la consistencia del SGC, se debe hacer seguimiento a las diferentes etapas de la estructuracin e implementacin del sistema. 4.2.El sistema tendr como base fundamental el diseo de indicadores que permitan, como mnimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarn a disposicin de los usuarios o destinatarios y sern publicados de manera permanente en las pginas electrnicas de cada una de las entidades cuando cuentes con ella. 5 4.3.Dentro de las acciones de seguimiento y medicin, se deben llevar a cabo, auditorias de calidad que permitan asegurar que el SGC este funcionando conforme a las polticas, objetivos y directrices definidas, en la norma tcnica y en el Manual de Calidad. 4.4.El Jefe de la Entidad y/o Representante Legal debe realizar anualmente como mnimo una revisin del SGC, que le permita evaluar con una visin critica el funcionamiento del sistema, determinando los aspectos a mejorar y el cumplimiento de los objetivos que se establecieron. 5. PLAZO PARA DESARROLLAR E IMPLEMENTAR EL SGC

La implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, en cada una de las Entidades, debe garantizarse en el trmino de cuatro (4) aos contado a partir de la expedicin del Decreto No. 4110 que se produjo el 9 de diciembre de 2004. 6 6. COMPLEMENTARIEDAD Y CORRESPONDENCIA CON LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO 6.1.Sobre el particular es preciso que se tenga en cuenta la definicin de correspondencia que trae el anexo C de la NTCGP 1000:2004, con el cual se dan orientaciones sobre la complementariedad del sistema de gestin de la calidad respecto a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo. En resumen la correspondencia indica una complementariedad o coincidencia entre los elementos, de carcter total o parcial, y en consecuencia, debe ser entendida desde el mbito especfico de cada Sistema. Cuando un elemento se correlacione con numerales de los cuales dependan otros subnumerales, debe entenderse que stos tambin se incluyen dentro de la correspondencia identificada. En tal sentido es necesario evaluar la correspondencia establecida en las tablas relacionadas en el anexo c de la norma. 6.2.Respecto a la participacin y complementariedad en el Sistema de Gestin de la Calidad del responsable del Control Interno, el Consejo de Estado emiti concepto en donde enuncia que no es viable delegar las funciones atribuidas al representante legal en materia del sistema de gestin de la calidad en la oficina de control interno. El papel de esta Oficina dada la complementariedad que existe entre los dos sistemas, debe ser asesorar a la direccin y verificar su implementacin y desarrollo.7 7. IMPLEMENTACIN DEL SGC EN LAS ALCALDAS LOCALES 7.1.La estructuracin de sistemas de gestin de la calidad en las localidades, debe obedecer a un modelo estndar que de utilice de manera similar en cada una de las localidades. 7.2.Antes de implementar el SGC en las localidades, se debe efectuar el diagnstico correspondiente. 7.3.Antes de implementar sistemas de gestin de la calidad en las Localidades, se deber realizar la estandarizacin y mejoramiento de procesos. 7.4.La estructuracin de sistemas de gestin de la calidad en cada una de las localidades, debe hacer parte del Sistema de Gestin de la Calidad de la Secretara de Gobierno. 8. IMPLEMENTACIN DEL SGC EN LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO ADSCRITAS A LA SECRETARIA DE SALUD

8.1.La estructuracin de sistemas de gestin de la calidad en cada uno de los hospitales, debe obedecer a un modelo estndar por tipo de nivel. As mismo debe buscarse la armonizacin con otros sistemas de calidad que ya hayan sido implementados. 8.2.La Direccin Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, coordinar con la Secretara de Salud las acciones de formacin y asesora que se brindarn a los hospitales. 8.3.La Secretara de Salud en coordinacin con la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, llevaran a cabo la realizacin de mesas de trabajo en conjunto con los hospitales, para la estructuracin de una herramienta que permita de manera conjunta, abordar los procesos de habilitacin, acreditacin del sistema de gestin de la calidad. 8.4.El responsable de la estructuracin e implementacin del SGC en los Hospitales, ser el respectivo representante legal. Agradezco su colaboracin para que los aspectos mencionados se tengan en cuenta para el desarrollo e implementacin de este Sistema que se constituye en el mejor mecanismo para atender oportuna y adecuadamente las demandas ciudadanas y para garantizar la realizacin de los derechos de todos los bogotanos y bogotanas. ENRIQUE BORDA VILLEGAS Secretario General ANEXO No.1 Estructura bsica de la ley 872 de 2003

ANEXO No. 2 Estructura bsica Decreto 387 de 2004

ANEXO No. 3 Estructura bsica decreto 4110 de 2004

ANEXO No.4 COMPARATIVO DE LA NTC ISO 9001:2000 Y LA NTCGP 1000:2004

ANEXO 4

DIAGNSTICO COMPARATIVO DE LOS NUMERALES DE

NTCGP-1000:2004 V.S NTC-ISO 9001:2000

NUMERAL

NTC-ISO 9001:2000

NTCGP 1000:2004

HALLAZGO

4,1

REQUISITOS GENERALES

REQUISITOS GENERALES

TENER EN CUENTA EL LITERAL (g) LA NTCGP 1000:2004. Y EL LTIMO NUMERAL 4,1

4,2,1

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

GESTIN DOCUMENTAL

EN EL NUMERAL 4,2,1 TENER PRES MANUAL DE PROCESOS Y PROCED ENTIDAD ESTA CONFORMADO POR RELACIONADOS EN LOS LITERALES NTCGP 1000:2004.

4,2,2

MANUAL DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

TENER EN CUENTA LA NOTA DE LA

4,2,3

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

TENER EN CUENTA LAS DISPOSICIO 594 DE 2000 "Por medio de la cual se Archivos y se dictan otras disposicione

4,2,4

CONTROL DE LOS REGISTROS

CONTROL DE LOS REGISTROS

TENER EN CUENTA LAS DISPOSICIO 594 DE 2000 "Por medio de la cual se Archivos y se dictan otras disposicione 2002 del Archivo General de la Nacin procedimiento para la elaboracin y ap de Retencin Documental en desarroll Ley 594 de 2000". Decreto Distrital 173 establecen normas para la proteccin institucional, el patrimonio bibliogrfico documental en el Distrito Capital", (ver 42 DE 2002 del Archivo General de la establecen los criterios para la organiz gestin en las entidades pblicas y las funciones pblicas, se regula el Invent se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y de Archivos 594 de 2000".

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

5,1

COMPROMISO DE LA DIRECCIN ENFOQUE AL CLIENTE

COMPROMISO DE LA DIRECCIN ENFOQUE AL CLIENTE

5,2

5,3

POLTICA DE LA CALIDAD

POLTICA DE LA CALIDAD

TENER EN CUENTA EL LITERAL (b) 1000:2004.

5,4

PLANIFICACIN

PLANIFICACIN

5,4,1

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

TENER EN CUENTA EL SEGUNDO P HABLA DE LOS RECURSOS

5,4,2

PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5,5

5,5,1

5,5,2

REPRESENTANTE DEL A DIRECCIN COMUNICACIN INTERNA REVISIN POR LA DIRECCIN

REPRESENTANTE DEL A DIRECCIN COMUNICACIN INTERNA REVISIN POR LA DIRECCIN

5,5,3

5,6

5,6,1

GENERALIDADES

GENERALIDADES

TENER PRESENTE PARA LA REVISI EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD, COMO PARMETRO DE TIEMPO MNIMO A AS MISMO LA NOTA QUE SE PRESE 1000:2004.

5,6,2

INFORMACIN PARA LA REVISIN

INFORMACIN PARA LA REVISIN

TENER EN CUENTA EL LITERAL (h) 1000:2004. SOBRE LOS RIESGOS AD LA ENTIDAD

5,6,3

RESULTADOS DE LA REVISIN

RESULTADOS DE LA REVISIN

TENER EN CUENTA LOS TRMINOS EFECTIVIDAD PLASMADOS EN LA N 1000:2004.

GESTIN DE RECURSOS

GESTIN DE RECURSOS

6,1

PROVISIN DE RECURSOS

PROVISIN DE RECURSOS

TENER EN CUENTA LOS TRMINOS EFECTIVIDAD PLASMADOS EN LA N 1000:2004.

6,2 6,2,1

RECURSOS HUMANOS GENERALIDADES

TALENTO HUMANO GENERALIDADES

6,2,2

COMPETENCIA, TOMA COMPETENCIA, TOMA DE DE CONCIENCIA Y CONCIENCIA Y FORMACIN FORMACIN

6,3

INFRAESTRUCTURA

INFRAESTRUCTURA

6,4

AMBIENTE DE TRABAJO

AMBIENTE DE TRABAJO

REALIZACIN DEL PRODUCTO

REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

SE AMPLIA EL ALCANCE DEL NOMB

7,1

PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO

SE AMPLIA EL ALCANCE DEL NOMB

7,2

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7,2,1

DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SE AMPLIA A LA PRESTACIN DE S PRODUCTO Y/O SERVICIO REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO

7,2,2

7,2,3

COMUNICACIN CON EL CLIENTE

COMUNICACIN CON EL CLIENTE

SE AMPLIA EL LITERAL (c) EN LA NO 1000:2004. Y SE ADICIONA EL NUME "PARTICIPACIN CIUDADANA)

7,3

DISEO Y DESARROLLO

DISEO Y DESARROLLO

7,3,1

PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO Y/O DEL SERVICIO

7,3,2

ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO

ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO

7,3,3

RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO

RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO

TENER EN CUENTA LA INCLUSIN D SERVICIO EN LA NORMA NTCGP 10

7,3,4

REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO

REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO

7,3,5

VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

7,3,6

VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO

7,3,7

CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

7,4

COMPRAS

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

COMPLEMENTAR CON LA NTCGP 1 PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

7,4,1

PROCESO DE COMPRAS

NOTA: Entindase adquisicin de bi las compras de productos o bienes desarrollo de la gestin de la entida contratacin de prestaciones de ser naturales y/o jurdicas

7,4,2

INFORMACIN DE LAS COMPRAS

INFORMACIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO MODIFICACIN Y TRAZABILIDAD PROPIEDAD DEL CLIENTE

COMPLEMENTAR CON LA NTCGP 1

7,4,3

VERIFICACIN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO MODIFICACIN Y TRAZABILIDAD PROPIEDAD DEL CLIENTE

COMPLEMENTAR CON LA NORMA N

7,5

7,5,1

TENER EN CUENTA EL LITERAL ADI NORMA NTCGP 1000:2004.

7,5,2

7,5,3

7,5,4

7,5,5

PRESERVACIN DEL PRODUCTO CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

7,6

8,1

GENERALIDADES

GENERALIDADES

TENER EN CUENTA LOS TRMINOS UTILIZADOS EN LA NORMA NTCGP

8,2

SEGUIMIENTO Y MEDICIN SATISFACCIN DEL CLIENTE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN SATISFACCIN DEL CLIENTE

8,2,1

8,2,2

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA

TENER EN CUENTA EL LITERAL (b) 1000:2004. Y LAS NOTAS QUE APAR NUMERAL.

NOTA: Consultar la norma NTC- ISO orientacin.

TENER EN CUENTA EL TOTAL DEL NORMA NTCGP 1000:2004. 8,2,3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS

NOTA: Se deben disear e implemen midan la eficacia, eficiencia y efectiv De igual manera estos indicadores d en la pgina electrnica de cada ent

8,2,4

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PRODUCTOS

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LO PRODUCTO Y/O SERVICIO CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

8,3

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

8,4

ANLISIS DE DATOS

ANLISIS DE DATOS

TENER EN CUENTA LOS TRMINOS DE GESTIN DE LA CALIDAD, COMO EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL MI

8,5

MEJORA

MEJORA

TENER EN CUENTA EL SISTEMA DE EL SEGUIMIENTO Y MEDICIN (SIST CONTROL INTERNO). 8,5,1 MEJORA CONTINUA MEJORA CONTINUA

NOTA: El sistema de evaluacin par medicin que implemente o tenga im de Control Interno, debe utilizarse c ms para el mejoramiento continuo

8,5,2

ACCIN CORRECTIVA

ACCIN CORRECTIVA

TENER EN CUENTA LA NOTA DE LA ESTE NUMERAL. 8,5,3 ACCIN PREVENTIVA ACCIN PREVENTIVA

NOTA: Las entidades deben utilizar administrativo, que es levantado en Oficina de Control Interno, como un a fin de determinar acciones preven

ANEXO No. 5 ANALOGA DE CONCEPTOS

ANEXO 5

DIAGNSTICO COMPARATIVO DE TRMINOS DE LAS NORMAS NTCGP-10 9000:2000

No.

NTC-ISO 9000:2000

NTCGP 1000:2004

DEFINICIN

OB

PRODUCTO

PRODUCTO O SERVICIO

IGUAL

TE CO 900

PROCESO

PROCESO

IGUAL

TE CL PR ES MIS YD

3 4

CALIDAD REQUISITO

CALIDAD REQUISITO

IGUAL IGUAL

SE

5 6 7 8 9

CLASE SATISFACCIN DEL CLIENTE CAPACIDAD SISTEMA SISTEMA DE GESTIN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD POLTICA DE LA CALIDAD OBJETIVO DE LA CALIDAD GESTIN ALTA DIRECCIN GESTIN DE LA CALIDAD PLANIFICACIN DE LA CALIDAD CONTROL DE LA CALIDAD ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MEJORA DE LA CALIDAD MEJORA CONTINUA EFICACIA EFICIENCIA MEJORA CONTINUA EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD PLANIFICACIN DE LA CALIDAD CONTROL DE LA CALIDAD SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES POLTICA DE LA CALIDAD DE UNA ENTIDAD OBJETIVO DE LA CALIDAD GESTIN ALTA DIRECCIN SATISFACCIN DEL CLIENTE CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD SISTEMA

NO REFERENCIADA EN LA NTCGP 1000:2004 IGUAL SIGNIFICADO IGUAL IGUAL NO REFERENCIADA EN LA NTCGP 1000:2004 DEFINICIN DIFERENTES LA ISO 9000:2000 TIENE DOS NOTAS IGUAL IGUAL IGUAL NO REFERENCIADA EN LA GP1000 IGUAL IGUAL NO REFERENCIADA EN LA NTCGP 1000:2004 NO REFERENCIADA EN LA NTCGP 1000:2004 IGUAL IGUAL IGUAL NO ESTA EN LA ISO 9000:2000 SE REEVALA EL CONCEPTO DE LA ISO 9000:2000

10

TE DE 100

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

24

ORGANIZACIN

ENTIDADES

TE DE 100

25

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

CAMBIA CONCEPTO

TE DE 100

26 27

INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO CLIENTE PROVEEDOR PARTE INTERESADA PROYECTO DISEO Y DESARROLLO PROCEDIMIENTO CARACTERSTICA CARACTERSTICA DE LA CALIDAD SEGURIDAD DE FUNCIONAMIENTO. TRAZABILIDAD CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD DEFECTO ACCIN PREVENTIVA ACCIN CORRECTIVA CORRECCIN REPROCESO RECLASIFICACIN REPARACIN DESECHO ACCIN PREVENTIVA ACCIN CORRECTIVA CORRECCIN TRAZABILIDAD CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD DISEO Y DESARROLLO PROCEDIMIENTO AMBIENTE DE TRABAJO

IGUAL MAYOR PROFUNDIDAD EN LA NTCGP 1000:2004. NOTA ADICIONAL IGUAL IGUAL NO REFERENCIADA EN LA NTCGP 1000:2004 IGUAL TENER EN CUENTA LA NOTA DE LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. IGUAL IGUAL IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. IGUAL IGUAL IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47

CLIENTE PROVEEDOR PARTE INTERESADA

TE NO 100

48 49 50 51 52 53 54

CONCESIN PERMISO DE DESVIACIN LIBERACIN INFORMACIN DOCUMENTO ESPECIFICACIN MANUAL DE LA CALIDAD

CONCESIN

IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

DOCUMENTO ESPECIFICACIN MANUAL DE LA CALIDAD

IGUAL IGUAL IGUAL TENER EN CUENTA LA DEFINICIN DE LA NTC-ISO 9000:2000, O LA NOTA 1 DEL NUMERAL 7,1 DE LA NTCGP 1000:2004

55

PLAN DE LA CALIDAD

56

REGISTRO EVIDENCIA OBJETIVA INSPECCIN ENSAYO / PRUEBA VERIFICACIN VALIDACIN PROCESO DE CALIFICACIN REVISIN

REGISTRO

IGUAL TENER EN CUENTA LA DEFINICIN DE LA NTC-ISO 9000 NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

57

58 59 60 61 62 63

VERIFICACIN VALIDACIN

IGUAL IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

REVISIN

TENER EN CUENTA LAS NOTAS DE LA 1000 TENER EN CUENTA LA DEFINICIN DE LA NORMA NTC-ISO 19011, NTC-ISO 9000 Y LA DEFINICIN DE LA NORMA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

64

AUDITORA

AUDITORA INTERNA

65

PROGRAMA DE LA AUDITORA

TE DE NO NT

66

CRITERIOS DE AUDITORA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

67

EVIDENCIA DE LA AUDITORA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

68

HALLAZGOS DE LA AUDITORA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

69

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

70

CLIENTE DE LA AUDITORA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

71

AUDITADO

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

72

AUDITOR

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

73

EQUIPO AUDITOR

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. EXPERTO TCNICO COMPETENCIA IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004. CONFIRMACIN METROLGICA EQUIPO DE MEDICIN IGUAL IGUAL NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO NT

74 75 76

EXPERTO TCNICO COMPETENCIA SISTEMA DE CONTROL DE LAS MEDICIONES PROCESO DE MEDICIN CONFIRMACIN METROLGICA EQUIPO DE MEDICIN CARACTERSTICA METROLGICA

TE DE NO

77

TE DE NO

78 79

80

TE DE NO

81

FUNCIN METROLGICA

NO SE ENCUENTRA EN LA NTCGP 1000:2004.

TE DE NO

No.

TRMINOS QUE NO SE ENCUENTRAN EN LA NORMA NTC-ISO 9000:2000

NUMERAL

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS AUTORIDAD EFECTIVIDAD ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS ENTIDADES GESTIN DOCUMENTAL MISIN DE UNA ENTIDAD RESPONSABILIDAD RIESGO

3,3 3,7 3,19 3,22 3,23 3,28 3,32 3,44 3,46

NOTAS PIE DE PGINA

1

Ver anexo No.1 que relaciona la estructura bsica de la Ley 872 de 2003 Ver anexo No. 2 que relaciona la estructura bsica del Decreto 387 de 2004 Ver anexo No. 3 que relaciona la estructura bsica del Decreto 4110 de 2004

1. El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente. 2. Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente puede existir, segn sea aplicable, los siguientes": Procesos gerenciales; Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. Ejemplo tipo: proceso de planeacin Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. Ejemplo tipo: El IDU es la entidad encargada de la construccin, mantenimiento y mejoramiento de la infraestructura fsica para la movilidad, como resultado se puede entender que un proceso es la construccin de obras viales.

Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y/o medicin, anlisis y mejora. Ejemplo tipo: proceso de plan de compras Procesos de evaluacin: Incluyen aquellos utilizados para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimientos y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales, Ejemplo tipo: proceso de control interno

Dependiendo de lo que se quiere medir, los indicadores se pueden clasificar en tres grupos:

a. Naturaleza: que corresponde a la medicin de tres factores definitivos en la gestin pblica y que son: Eficiencia: utilizacin de recursos. Eficacia: Logro de objetivos y metas. Efectividad: Entendida como el beneficio del uso o la medida del impacto de la gestin.

b. Unidad de Tiempo: Todo Sistema de Gestin de la Calidad requiere de una lnea base o punto de referencia, en tal sentido aparecen los indicadores denominados ex-ante los cuales son medidos antes de iniciar el desarrollo o implementacin de un sistema, puede ser el resultado del Diagnstico Cuando el Sistema est en Implementacin surgen los indicadores denominados durante, los cuales miden porcentaje de cumplimiento y avance. Son utilizados para reorientar esfuerzos o tomar decisiones acerca del desarrollo del Sistema. Evaluada la implementacin inicial del sistema y llega los indicadores ex-post, estos permiten medir el logro de metas y resultados. Sin embargo, es importante medir el comportamiento del sistema en el tiempo y es all donde surgen los indicadores de prospectiva, utilizados para mirar la utilidad de las acciones emprendidas en el desarrollo del sistema.

De otra, parte existen indicadores puntuales, temporales, permanentes, estratgicos, tcticos y, operativos: para tener mayor elementos de construccin y anlisis de los mismos, se sugiere tomar como referencia el mdulo de Competencias Generales-Unidad Temtica de Indicadores y Elementos Para su aplicacin a las distintas reas correspondiente al Diplomado de Gestin Pblica Distrital.
6

art. 2 Pargrafo transitorio : Las entidades obligadas a aplicar el Sistema de Gestin de la Calidad, contarn con un trmino mximo de cuatro (4) aos a partir de la expedicin adoptando la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
7

Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil Radicacin 1606 del 18 de Noviembre de Noviembre de 2004, C. P. Gloria Duque Hernndez. NOTA: 1. Sin embargo y pese a lo mencionado en el ltimo prrafo, se debe efectuar un trabajo conjunto entre las reas de Control Interno y las encargadas de estructurar el Sistema de Gestin de la Calidad, para el diseo de herramientas conjuntas y la coordinacin de las auditorias de modo tal que no se generen confusiones y traumatismos al interior de las entidades, lo verdaderamente importante es que cada una se enfoque en el sistema que audita. 2. El diseo de indicadores debe ser una labor complementaria entre el rea de Control Interno y la encargada de liderar la construccin del Sistema de Gestin de la Calidad, para el efecto estos debern tener como orientacin la medicin tanto de la eficiencia, como la eficacia y la efectividad de los procesos, en este sentido

3. La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot , suministrar para los fines pertenecientes a cada entidad el listado de los auditores internos formados en el mes de diciembre.