EL APORTE TECNOLGICO A LA GESTIN DOCUMENTAL

( CASO CORRESPONDENCIA ) Por: Ing. Hernn Crdenas y Ing. Franco Di Biase

(Revista Informtica Julio Agosto 2006)

Introduccin
Los procesos de negocios que son propio de todas las empresas, tienen un flujo documentario, que le son inherentes y cuya finalidad es ser un respaldo de: disposiciones legales, acciones contractuales, control de gestin, comunicacin entre las partes, normas de procedimientos, diseo, entre otras. Las empresas pueden recibir documentos de otras empresas o envirselos, como tambin pueden ser slo de circulacin interna. Si bien el avance tecnolgico, como es el uso de los correos y de firma electrnica, ha reducido en forma significativa la cantidad de documentos y formularios en papel que circulan, an se sigue usando el instrumento tradicional ya sea porque: el correo electrnico no tiene la formalidad que normalmente se requiere: sigue an prevaleciendo la cultura del papel; la empresa no dispone de un sistema computacional que sea capaz en forma oportuna de reunir en un solo acceso o en un solo lugar todos aquellos documentos que son necesario tener disponible, al momento de tener que tomar una decisin. Los volmenes de documentos se vuelven an ms significativos si se considera la cantidad de copias y fotocopias que se archivan de un mismo formulario, en las distintas reas de la empresa. Por muy eficientes que sean los sistemas de archivo que tenga la empresa, se detectan a simple vista una serie de inconvenientes: Todas las copias de un documento deben ser archivadas ya sea por correlativo, por materia, etc. Para ello es necesario disponer de carpetas, archivadores y costosos espacios de almacenamiento. Se gasta valioso tiempo de personal administrativo archivando estas copias y posteriormente buscndolas cuando se requieran, sin saber muchas veces donde se encuentra.

Caso Correspondencia
Cuando las empresas deciden introducir tecnologas de informacin y comunicacin para apoyar los procesos donde intervienen documentos, como es el caso de la correspondencia, los beneficios que se producen son considerables, siendo algunos de ellos, los siguientes: Agilizar el flujo de documentos y conocer el estado y lugar donde se encuentra. Por ejemplo, el sistema puede generar una alarma indicando que el tiempo que permanece un documento en el escritorio de un ejecutivo que debe colocarle un visto bueno, excede el tiempo predefinido para tal hecho. Disponer del documento original en tiempo oportuno, ya que se encuentra escaneado y almacenado digitalmente, sin importar donde fsicamente se encuentre guardado ya que no se deben mover. Reducir los espacios y el costo de almacenamiento fsico, ya que las gavetas pueden ubicarse en lugares distantes de las oficinas, donde el m2 es ms econmico. Poder compartir una carpeta o un documento en forma simultnea entre dos o ms usuarios. Slo pueden acceder a un documento, aquellos que tienen autorizacin.

Evitar la duplicidad y la multiplicidad de copias que se suelen sacar de un documento original. Se tiende a generar copias para mantener el documento fsico en cada rea, como tambin para archivarlo por diferentes conceptos, como son: correlativo, materia, etc. Evitar el extravo de un documento mientras est siendo trabajado por una unidad administrativa de la empresa. Proyectar una imagen de eficiencia y de buen servicio hacia los clientes, al permitir disminuir los tiempos de espera, especialmente cuando el documento original esta almacenado en otro sitio. Reimprimir el documento original las veces que se quiera, en el lugar donde se est realizando la actividad.

La solucin tecnolgica que lleva implcita la Gestin Documental significa que toda la correspondencia que una empresa recibe o despacha se digitaliza, transformndose en una imagen u objeto electrnico. Para que un sistema de este tipo sea eficiente, es importante que se defina ex ante, cual es la secuencia que debe seguir la correspondencia y/o los documentos que vengan adjuntos. Para ello se debe complementar el software con una funcionalidad especial, denominada Workflow, la que permite identificar el flujo que debe seguir un documento, las actividades que se deben realizar en l en la diferentes Unidades Administrativas por donde debe pasar y los tiempos que ello implica. Al instalar un sistema de gestin documental se debe tener como objetivo principal, mejorar la administracin, la bsqueda y la seguridad de todos los documentos fsicos y electrnicos de la empresa.

Empresas Externas

Oficina de Partes

Unidades Administrativas

Correspondencia

Scanner Proc. Comp.

Scanner Proc. Comp.

Base Dato
En el grfico se puede apreciar el flujo de documentos utilizando un sistema de gestin documental, donde se destaca:

1. El documento, sin importar por donde llega a la empresa (oficina de partes o unidades administrativas), se escanea y se crea su ficha de indexacin. Se ingresa al sistema, quedando almacenado en una base de datos. El documento original se almacena fsicamente en un lugar ad hoc y solamente se accede por excepcin. 2. El sistema reconoce el documento y a travs del workflow que tiene incorporado, determina el flujo que debe seguir y avisa enviando un correo electrnico a las unidades administrativas que deben intervenir. No obstante lo anterior, para casos particulares, los sistemas debieran contemplar la flexibilidad para que los usuarios puedan modificar el flujo pre determinado. 3. Los encargados de cada unidad, acceden a la imagen del documento por la red o va Internet y realizan las acciones que le sean pertinentes. Tambin es importante contemplar que las acciones que estn pre definidas se pueden modificar o complementar con otras segn se requiera en algn caso especfico. Si la accin que se est realizando sobre el documento debe quedar registrada digitalmente, el sistema obliga a ingresar los datos que sean pertinentes, de modo que el registro no quede vaco. Hecha la actividad, el sistema da por terminada su accin y avisa automticamente a la unidad que sigue en el proceso. Si se desea tener fsicamente el documento original, a travs de la impresin se puede obtener una copia del original. 4. El paso anterior se repite hasta la ltima Unidad Administrativa que debe actuar, terminndose de este modo el proceso correspondiente al documente digital. 5. Es recomendable que los documentos que se preparan en las diferentes unidades administrativas, con destino al exterior de la empresa (correspondencia) se despachen centralizadamente a travs de una oficina de partes o una unidad similar. Es importante destacar que un sistema de gestin documental, especialmente para la correspondencia que se despacha, quede integrado, en la medida que sea factible, a los sistemas de firma electrnica, que al menos en Chile ya est aprobado legalmente. El sistema de gestin documental permite: Consultar por una correspondencia y sus documentos anexos, sin importar el estado en que se encuentren; Dar alertas pro activas; Generar alarmas de atraso; Buscar una correspondencia o documentos adjuntos por ficha de indexacin, como tambin por caracteres. Disponer de conexin segn red definida o va Web. Disponer de informacin operacional, como ser: o Seguimiento de un documento; dnde se encuentra en un momento dado, un documento cualquiera o Acceso a un documento especfico y a todos aquellos movimientos relacionados con aquel. o Planilla con los documentos recibidos y despachados, por tipo, por destino, etc. o Planilla con documentos, cuya respuesta tiene una fecha de vencimiento Disponer de informacin de gestin, como la siguiente: o Tiempo promedio de demora, por unidad administrativa y por unidad de tiempo o Cantidad de documentos recibidos y despachados por da y por unidad administrativa o Estado en que se encuentra un documento recibido. Vencimiento de respuesta por perodo / rea / profesional. o Tiempo de duracin del proceso completo desde que se ingres hasta que se termin de trabajar.

Sin embargo, uno de los principales beneficios que se logran con este tipo de sistemas, es el ahorro de dinero para la empresa por conceptos de tiempo y almacenamiento. En el ejercicio siguiente se puede apreciar el payback o retorno de un proyecto simple de estas caractersticas.

Payback del proyecto

En este ejercicio solamente se han considerado dos variables: - las horas / hombre de las personas que participan en el proceso y - los metros cuadrado que se requieren para colocar las gavetas con archivadores manuales. Otras variables que se podran considerar, son los costos de: fotocopias; transporte del documento; correo convencional, etc. Se han asumido los siguientes datos: a) Espacio: son los m2 de oficina que ocupan con las gaveteros que guardan carpetas y documentos Se asume que el valor de un arriendo de una oficina en Providencia, en Las Condes o en el centro de Santiago, varan entre 0,58 0,40 UF el m2. Para el ejercicio se tomar un promedio de 0,49 UF. Cualquier mueble destinado a guardar archivadores manuales u otros documentos, ocupa una superficie al menos de 0,585 m2 (0,9 * 0,65; se considera adems el espacio para abrir cajonera o puertas). Arriendo por m2 = 0,28665 UF. Se supone que en una empresa mediana existen al menos unos 20 de estos muebles o espacios similares. Arriendo de espacio = 5,733 UF y su equivalente en pesos sera $ 103.194 ($18.000 la UF). b) Personas: Las personas que intervienen en un proceso manual y los tiempos involucrados son :
Tipo de Personal N de personas que estn involucradas, en el proceso de documentos Minutos en promedio diario por persona, para buscar o esperar un documento Promedio de renta bruta mensual - $ Valor por Monto minuto, - $ - mensual en suponiendo: $ 21 das a 8,5 hrs al da. 1

Profesional Administrativo Secretarias Auxiliares Total

5 6 2 1

20 50 40 40

1.500.000 450.000 350.000 150.000

140 42 33 14

294.000 264.600 55.440 11.760 $ 625.800

Gasto mensual: si se suma el costo de estas dos variables, se obtiene que el costo mensual de tratar los documentos en formato original (formulario fsico), es de $ 728.994.

Valor de la aplicacin: Un estudio de mercado de software nacional, arroj los siguientes valores: 1

Aplicacin con 10 licencias de clientes concurrentes = $ 3.500.000 Recuperacin y digitalizacin de documentos histricos (100.000 unidades) = $ 3.200.000 Equipamiento necesario: Servidor y Scanner = $ 1.000.000 Promedio renta bruta mensual / (8,5 hrs * 21 da * 60)

Total inversin = $ 7.700.000

Los valores anteriores nos permite concluir que introducir esta tecnologa para una empresa mediana, considerando solamente las dos variables mencionadas, el proyecto se paga en poco menos de un ao.