Generalidades del Sistema Contable en Nicaragua

Nicaragua ha logrado crecer econmicamente, pero necesita aumentar los niveles de crecimiento para salir de la pobreza, adems, carece de un adecuado sistema contable que determine el patrimonio con que cuenta cada institucin estatal. El caso de Nicaragua y de muchos pases, es que normalmente lo que utilizan son contabilidades que sirven estrictamente para controlar las entradas y las salidas de dinero, lo que conocemos como el famoso Presupuesto General de la Repblica. Un adecuado sistema de registro a futuro sera el que registre los derechos, las obligaciones, entradas y salidas de dinero de las entidades, ya que es lo que determina cul sera el patrimonio de cada entidad. La Empresa Administradora de Aeropuertos Internacionales y el Instituto Nicaragense de Seguros y Reaseguros son dos instituciones estatales que poseen buenos sistemas de contabilidad, pero que hay otras como la Direccin General de Ingresos, que no los tienen. Sistema Contable Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras. Un sistema contable no es ms que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables. SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y despus de que se produzcan (expost). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones. SISTEMA COMPLEMENTARIO: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo. Breve Historia y Evolucin. A pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los ms sencillos los cuales una persona poda hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas ms recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas reas, con esto se

ha desprendido varios mtodos o sistemas de contabilidad como pueden serlos siguientes: Sistema de Diario - Mayor nico Sistema de Diario Tabular Sistema de Diario y Caja Sistema Centralizador, Sistema de Plizas, Sistema de Plizas de Cuentas por Cobrar, Sistema de Plizas de Cuentas por Pagar, Sistema de Volantes o Fichas, Sistemas Combinados. Estructura de un sistema contable Un s i s t e m a d e i n f o r m a c i n c o n t a b l e s i g u e u n modelo b s i c o y u n s i s t e m a d e informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable q u e u t i l i c , s e d e b e n e j e c u t a r t r e s p a s o s b s i c o s u t i l i z a n d o r e l a c i o n a d a c o n l a s actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a q u i e n e s e s t n i n t e r e s a d o s y l a i n t e r p r e t a c i n d e l a i n f o r m a c i n c o n t a b l e p a r a a yu d a r e n l a toma de decisiones comerciales. 1. R e g i s t r o d e l a a c t i v i d a d f i n a n c i e r a : e n u n s i s t e m a c o n t a b l e s e d e b e l l e v a r u n registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresaren trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. R e s u m e n d e l a i n f o r m a c i n : p a r a q u e l a i n f o r m a c i n c o n t a b l e u t i l i z a d a p o r quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin c o m p l e t a d e l a s t r a n s a c c i o n e s d e venta de una empresa s e r a demasiado larga para que cualquier personase dedicara a leerla. Los empleados r e s p o n s a b l e s d e c o m p r a r m e r c a n c a s n e c e s i t a n l a i n f o r m a c i n d e l a s ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas r e s u m i d a p o r d e p a r t a m e n t o y tambin en resumen por almacn. Sistemas Contables Automatizados Es una herramienta que consiste en la aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin.

VENTAJAS: Velocidad Volumen de produccin Reduccin de errores Pases automticos al mayor Obtencin de informacin contable oportuna Menores costos Impresin automtica de documentos DESVENTAJAS Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable Complicado Proceso de Auditoria Costos Elevados de Software y Hardware Recurso Humano indispensable para el anlisis de la informacin Sistemas de Contabilidad Automatizados pueden ser: Programas especficos Paquetes de sistemas estndar Desarrollo de sistemas propios

FORMALIDADES PARA USO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS DISPOSICIN TCNICA No. 03-2007. Aprobada el 10 de Abril del 2007 Publicada en La Gaceta No. 104 del 04 de Junio del 2007 El suscrito Director General de Ingresos en uso de las facultades, que le confieren los Artos. 81 y 146 numeral 7) de la Ley 562 Cdigo Tributario de la Republica de Nicaragua (CTr), publicado en la Gaceta Diario Oficial No. 227 del 23 de noviembre del ao 2005. CONSIDERANDO: l Que es necesario regular y definir los procedimientos para el registro de sistemas contables computarizados, donde el contribuyente o responsable sustenta los datos contenidos en sus declaraciones y dems registros que establezca la Direccin General de Ingresos para efectos impositivos. II Que los contribuyentes o responsables obligados a lo establecido por el CTr. Debern efectuar la inscripcin de libros y registros de las actividades y operaciones que se vinculen con los tributos; as como obtener la autorizacin por parte de la DGI para el uso de sistemas contables computarizados permitidos por las normas fiscales vigentes. DISPONE: PRIMERO: Todo contribuyente o responsable podr llevar sus registros contables en medios electrnicos de informacin previa autorizacin de la Direccin General de Ingresos. SEGUNDO: La solicitud de autorizacin para el uso de sistemas contables computarizados deber cumplir con los requisitos siguientes: 1.- Comunicacin por escrito: El contribuyente har la solicitud a la Direccin de Grandes Contribuyentes o Administracin de Rentas donde se encuentre inscrito, con los datos que a continuacin se describen: 1.1 Indicar el primer da en que inician sus registros contables bajo el sistema computarizado. 1.2 Nombre del sistema y versin. 1.3 Nombre del autor y/o proveedor del sistema, numero RUC, nmero de cdula de identidad si es persona natural, direccin, pas, telfono, correo electrnico. El nmero RUC y cdula de identidad no sern necesarios si el proveedor es extranjero no residente. 1.4 Fecha en que fue adquirido el sistema, Adjuntar fotocopia de la factura de compra o contrato de asistencia tcnica. 1.5 Informar caractersticas y detalles del software.

1.6 Describir el proceso diario de respaldo, para el resguardo de la informacin administrada por el sistema. Adems, detallar los medios de almacenamiento utilizados: magntico, ptico u otro tipo. 1.7 Informar cuales son los mdulos contables que integran el sistema (inventario, ventas, nminas, costos, facturacin, etc.). 1.8 Adjuntar copia de Balance General, Estado de Resultados, Balanza de Comprobacin y Anexos respectivos con que se inicia operaciones a travs del sistema computarizado debidamente firmado y sellado. 1.9 Suministrar a travs de medio magntico a la Direccin de Grandes Contribuyentes o Administracin de Rentas manual Tcnico y manual de usuario en idioma espaol. 2. Seguridad de acceso: El acceso al sistema debe estar controlado mediante nombre y clave de usuarios. 3. Numeracin de comprobantes: Garantizar la continuidad numrica para los comprobantes de cheques y de diario, la que deber ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos. 4. Documentos emitidos por el sistema contable computarizado: Los elementos emitidos por el sistema contable tales como: Notas de crdito, notas de dbito, comprobantes de cheques, salidas de bodega, etc., deben emitirse en original con una copia como mnimo, conservando la secuencia para cada uno. As mismo debe reflejarse en el encabezado del documento nombre completo de la persona natural o jurdica, direccin, telfonos, fax y nombre comercial si lo tiene. 5. Comprobantes anulados: Todo formulario que se anule por cualquier razn deber conservarse el original y copia con el sello anulado. En ningn momento podrn destruirse o botarse. La conservacin de la documentacin ser por el tiempo de la prescripcin establecido en el Arto. 43 del CTr. 6. Plan de contingencia: Disponer de un plan de contingencia que permita usar el proceso contable manual ante posibles fallas del equipo, energa o cualquier eventualidad, garantizando la posterior incorporacin de la informacin e integridad de la misma. 7. Respaldo de informacin: Garantizar el respaldo diario de la informacin del sistema contable en medios magnticos u pticos para efectos de eventualizacin o verificacin de informacin, estableciendo medidas mximas de seguridad para el resguardo de la informacin. 8. Documentacin: Disponer de manual tcnico y manual de usuario del sistema contable en idioma espaol. 9. Imprevistos: Cualquier modificacin o cambio de sistema contable deber ser notificado a la Direccin de Grandes Contribuyentes o administracin de Rentas respectiva, con la documentacin soporte correspondiente para su debido control posterior verificacin. TERCERO: Los contribuyentes y responsables que establezcan sucursales en cualquier parte del territorio nacional y que estn autorizados a llevar sistemas contables computarizados, debern elaborar los documentos los documentos sealados en el numeral 4 del ordinal segundo con numeracin consecutiva iniciando con el nmero uno y una serie diferente de la utilizada por su casa matriz.

CUARTO: El sistema contable computarizado deber emitir siguiente: l. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y sus anexos. 2. Estado de Resultados (consolidado cuando tenga sucursales) y sus anexos. 3. Balance de Comprobacin donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y haber y nuevo saldo del mes que se est cerrando. QUINTO: Conforme el Arto. 29 Y 1153 del Cdigo de Comercio de la Repblica de Nicaragua, las anotaciones en los registros contables deben ser en moneda nacional crdobas e idioma castellano. SEXTO: La informacin suministrada por los contribuyentes y responsables ser verificada por los auditores del Departamento de Fiscalizacin de la Direccin de .Grandes Contribuyentes Administracin de Rentas segn corresponda, quien emitir carta de autorizacin del sistema contable, si cumple con todos los requisitos sealados en esta Disposicin Tcnica. SPTIMO: Una vez autorizado el uso del sistema contable computarizado, el contribuyente y responsable deber presentar en el Departamento de Fiscalizacin de la Direccin de Grandes Contribuyentes o administracin de Rentas segn corresponda, los libros inscritos, foliados y sellados por el Registro Pblico Mercantil y sin anotaciones contables, para ser sellados por este Departamento, Adems presentar los registros manuales (Libro Diario y Mayor) utilizados anteriormente para que sea razonados. OCTAVO: Los contribuyentes que no cumplan con los requisitos establecidos en esta Disposicin Tcnica no sern autorizados para utilizar sistemas contables. En caso de utilizar sistemas contables computarizados sin previa autorizacin de la Direccin General de Ingresos, incurrirn en las sanciones establecidas por el Cdigo Tributario y se aplicarn conforme lo indicado en el considerando quinto de la Disposicin Tcnica No. 09-2006 Infracciones y Sanciones Tributarias. NOVENO: Esta Disposicin Tcnica 013-2004, del catorce de mayo el ao dos mil cuatro y entrar en vigencia a partir de su publicacin en La Gaceta, Diario Oficial. Dado en la ciudad de Managua, a los diez das del mes de Abril del ao dos mil siete. Walter Porras Amador, Director General de Ingresos.

PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS PARA USO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS DISPOSICIN TCNICA No. 013-2004, Aprobada el 14 de mayo del 2004 Publicado en La Gaceta No. 106 del 01 de junio del 2004 El suscrito Director General de Ingresos en uso de sus facultades, CONSIDERANDO I Que es facultad de la Direccin General de Ingresos, con fundamentos en las leyes respectivas, la creacin de disposiciones y procedimientos giles de fcil implementacin para su cumplimiento obligatorio por los responsables y contribuyentes. II Que es necesario regular y definir un procedimiento de registro para el uso de Sistemas de Contabilidad Computarizados, por parte de personas naturales y jurdicas que se dedican a actividades econmicas y que desean utilizar estos tipos de Sistemas para soportar sus operaciones contables exigidas por la ley para efectos impositivos. III Que la Direccin General de Ingresos, en uso de las facultades que le confiere su Ley Creadora, y conforme lo establecido en el Arto. No. 112 de la Legislacin Tributaria Comn, los artculos Nos. 61 numeral 3, 89 numeral 2 y Arto. 90 numeral 2 de la Ley de Equidad Fiscal, as como los Artculos 121 y 151 del Reglamento de la misma Ley. DISPONE LO SIGUIENTE Primero: Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados para el manejo de los registros contables, debern solicitar autorizacin ante su Administracin de Rentas y cumplir con los siguientes requisitos: 1. Comunicar por escrito a la Administracin de Rentas donde estn inscritos, los datos que a continuacin se describen: 1.1 Indicar el primer da en que inician sus registros contables bajo el Sistema Computarizado. 1.2 Nombre del Sistema y versin. 1.3 Nombre del autor y/o del proveedor del sistema, nmero RUC si es contribuyente, nmero de cdula de identidad si es persona natural, direccin, pas, telfono, correo electrnico y cualquier informacin adicional que ayude a localizar al proveedor del sistema. El nmero RUC y Cdula de Identidad no sern necesarios si el proveedor es extranjero no residente. 1.4 Fecha en que fue adquirido el Sistema. Adjuntar fotocopia de la factura de compra o contrato de asistencia tcnica. 1.5 Informar caractersticas y detalles del software.

1.6 Describir periodicidad y proceso de respaldo de la informacin administrada por el sistema. Adems, detallar los medios de almacenamiento utilizados: magntico, ptico o de otro tipo. 1.7 Informar cuales son los mdulos contables que integran el Sistema (inventario, ventas, nmina, costos, facturacin, etc.). 1.8 Adjuntar copia del balance general, estado de resultados, balanza de comprobacin y anexos respectivos con que se inicia operaciones a travs del Sistema Computarizado debidamente firmados y sellados. 1.9 Enviar copia del manual tcnico y del manual de usuario a la Administracin de Rentas donde est inscrito. 2. Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar controlado mediante nombre y clave de usuarios. 3. Numeracin de comprobantes: Garantizar la continuidad numrica para los comprobantes de cheques y de diario, la que deber ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos. 4. Comprobantes preimpresos: Los formatos preimpresos de los formularios utilizados para registrar las diferentes operaciones como: Notas de Crdito, Notas de Dbito, Comprobantes de Diario, Comprobantes de Cheques, Salidas de bodega, Ordenes de trabajo, Recibos de Caja, Facturas (Contado, Crdito, Pro forma) y otros, deben emitirse en original con una copia como mnimo, conservando la secuencia numrica. As mismo debe reflejarse en el encabezado del documento nombre completo de la persona natural o jurdica, direccin, telfonos, fax y nombre comercial si lo tiene. Si es una factura o recibo debe cumplir con lo establecido en el Decreto N 1357 Ley de Pie de Imprenta Fiscal y Arto. 124 del Decreto N 46-2003 Reglamento de la Ley No. 453, Ley de Equidad Fiscal. 5. Comprobantes Anulados: Todo formulario que se anule por cualquier razn deber conservarse el original y copia debidamente anulados, en ningn momento podrn destruirse o botarse. El Arto. 108 numeral 1 de la Ley de Equidad Fiscal (Ley 453), establece en 4 aos el plazo de prescripcin. 6. Plan de contingencia: Disponer de un plan de contingencia que permita usar el proceso contable manual ante posibles fallas del equipo, energa o cualquier eventualidad, garantizando la posterior incorporacin en diferido de la informacin e integridad de la misma. 7. Respaldo de Informacin: Garantizar el respaldo peridico de la informacin del sistema en medios magnticos u pticos para efectos de eventualidades o verificacin de informacin, estableciendo medidas mximas de seguridad para el resguardo de la informacin. 8. Documentacin: Disponer del manual tcnico y manual de usuario del Sistema.

9. Imprevistos: Cualquier variante, modificacin o cambio de sistema por otro deber ser notificado a la Administracin de Rentas respectiva con la documentacin soporte correspondiente para su debido control y posterior verificacin. Segundo: Las personas naturales o jurdicas que establezcan sucursales en cualquier parte del territorio nacional, debern tener formularios con numeracin consecutiva iniciando con el nmero uno y una serie diferente de la utilizada por su casa matriz. Tercero: Para que el Sistema Computarizado funcione como libros legales de Registros Contables, debe imprimir lo siguiente: 1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos. 2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos. 3. Balanza de Comprobacin donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y haber, y nuevo saldo del mes que se est cerrando. Cuarto: Todos los contribuyentes que a la fecha usan y comunicaron la utilizacin de sistemas contables computarizados, debern cumplir con los requisitos aqu establecidos, informndolos a ms tardar sesenta das posteriores a la publicacin de la presente Disposicin. Quinto: Con la informacin suministrada por los contribuyentes de acuerdo con el numeral 1 del ordinal primero de la presente disposicin, la Administracin de Rentas correspondiente emitir carta de autorizacin para utilizar el sistema contable solicitado, previa confirmacin de los datos suministrados. Sexto: Una vez autorizado el uso del sistema contable computarizado, el contribuyente deber inscribir los libros en el Registro Pblico Mercantil y despus llevarlos a la Administracin de Rentas correspondiente para su debida inscripcin. Adems, deber presentar en la Renta, los registros manuales (Libro Diario y Mayor) utilizados anteriormente para su debida invalidacin, conforme lo establecido en el Arto. 112, prrafo sptimo de la Legislacin Tributaria Comn. En el caso de contribuyentes inscritos que iniciaron operaciones con un sistema contable computarizado, no estn obligados a presentar los registros manuales a que hace referencia el prrafo anterior. Sptimo: Autoridades de la Direccin General de Ingresos, verificaran el cumplimiento de las obligaciones descritas en los ordinales anteriores. Octavo: Los contribuyentes que no cumplan con las obligaciones sealadas anteriormente, incurrirn en la sancin establecida, en el Arto. No. 95 Incisos b) y c), de la Legislacin Tributaria Comn. Noveno: Esta Disposicin Tcnica sustituye al Comunicado No. 32-00 del veinticinco de agosto del ao dos mil. Dado en la ciudad de Managua, a los 14 das del mes de mayo del ao dos mil cuatro.ROGER ARTEAGA CANO, Director General de Ingresos.