Manuel explicatif de la collecte de fonds à l’usage du directeur du Programme de la filariose lymphatique

Un guide pour l’élaboration de propositions

24 février 2004

B.Thylefors, C.Maddock & P.Wuichet Groupe d’études pour la promotion et la collecte de fonds L’Alliance mondiale pour l’élimination de la filariose lymphatique

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Table des matières
INTRODUCTION BUT DU MANUEL CONSEILS D’UTILISATION DU MANUEL DIRECTIVES DE REDACTION D’UNE PROPOSITION LE DEBUT TITRE DU PROJET RESUME INTRODUCTION OBJECTIFS STRATEGIES DESCRIPTION DU PROJET Zone Population Données sur la maladie Etendue du projet Gestion du projet Plan des opérations / Mise en œuvre SURVEILLANCE ET EVALUATION Surveillance Evaluation BUDGET Dépenses prévues Autres contributions CONCLUSION SUIVI ANNEXES

Remerciements Les auteurs souhaiteraient remercier chaleureusement Yankum Dadzie, Anne Haddix et Nana Twum-Danso qui ont contribué à ce manuel par leurs remarques.

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INTRODUCTION En 1997 l’Assemblée mondiale de la Santé adopta une résolution visant l’élimination mondiale de la filariose lymphatique (FL). Cette résolution énonce clairement l’importance des handicaps provoqués par cette maladie ainsi que les modalités de la stratégie d’élimination mondiale, c’est-à-dire la distribution massive de médicaments (DMM) sur une base annuelle. La FL est endémique dans 80 pays et affecte environ 120 millions de personnes. De plus, la filariose lymphatique est une des maladies particulièrement associées à la pauvreté en raison de sa répartition dans la majorité des pays en voie de développement où les incapacités et pertes de productivité ont des conséquences socio-économiques ravageuses. L’élimination mondiale de la FL ne pourra être accomplie qu’avec une combinaison de campagnes efficaces de distribution massive de médicaments comprenant une large mobilisation sociale ainsi que des mesures de prévention et de soulagement des incapacités. Afin de coordonner et de mettre ces interventions en place de manière efficace, des programmes nationaux d’élimination de la FL ont été créés. Au niveau régional, ce sont des groupes d’examen du Programme qui facilitent la coordination entre les pays et qui surveillent la mise en application et les progrès des programmes. Au niveau mondial, c’est l’Alliance mondiale pour l’élimination de la FL qui soutient les programmes régionaux et nationaux. L’Alliance est composée de plus de 30 partenaires comprenant des organismes donateurs et des industries pharmaceutiques jusqu’à des instituts universitaires et des groupes de recherche. L’Alliance mondiale se réunit tous les deux ans et inclut tous les pays endémiques. Elle comprend un poste de secrétariat occupé par un président, l’OMS et d’autres partenaires ainsi que deux comités, un pour la communication et l’autre pour la promotion et la collecte de fonds. Le financement de l’élimination mondiale de la FL repose sur plusieurs approches : les partenaires bilatéraux et multilatéraux ainsi que les donateurs du secteur privé. La plus grande partie du financement devrait provenir cependant des différents pays impliqués où les directeurs de programmes ont accès à une variété de subventions disponibles par le biais de différents organismes. Ce manuel s’adresse à ces directeurs de programmes nationaux pour tenter de faciliter leurs efforts de collecte de fonds. BUT DU MANUEL Ce manuel à été préparé avec deux objectifs principaux : 1.) Pour aider les directeurs régionaux à devenir plus efficaces dans leurs efforts de collecte de fonds. 2.) Pour fournir un modèle de projet avec des postes de budget standardisés afin de faciliter la préparation des demandes de fonds. Ce manuel à été conçu comme un outil permettant aux directeurs individuels de s’entraîner à la situation particulière de leur pays. Il peut aussi être utilisé lors de séminaires au niveau national ou de toute autre manifestation similaire pour donner une orientation générale ou pour travailler sur des projets de propositions précis. Ce manuel trouvera également sa place lors d’ateliers régionaux pour faciliter la préparation de projets entre pays sur une base de collaboration.

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Vous trouverez des informations sur les donateurs dans la version détaillée du « kit de ressources » pour la promotion et la collecte de fonds. Des recherches plus en détail sont fournies lors des ateliers de collecte de fonds organisés par le groupe d’études pour la promotion et la collecte de fonds. CONSEILS D’UTILISATION DU MANUEL Ce manuel est destiné à être utilisé par les directeurs des programmes FL nationaux pour la préparation et la soumission de demandes de financement. Ce manuel est composé de deux parties : I. Directives générales pour l’élaboration d’une proposition de projet assortie d’une requête avec budgétisation standardisée; II. Description d’un projet modèle avec demande de fonds. Il comprend également des annexes brèves proposant : 1) des postes de budget et 2) une liste de contrôle pour l’élaboration de propositions. DIRECTIVES DE REDACTION D’UNE PROPOSITION Le début Le directeur du programme national commencera par réfléchir aux projets pour lesquels il a besoin de soutien et consulter ensuite la liste des donateurs potentiels pour déterminer où résident les plus grandes chances d’obtenir le soutien nécessaire. Le projet doit être sélectionné en fonction des priorités du donateur et des domaines où il envisage des possibilités de financement. Veuillez vous référer aux autres sections du kit de ressources pour trouver des conseils au sujet de la collecte de fonds ainsi que des listes de donateurs potentiels. Le directeur se procurera ensuite les formulaires ou autres instructions nécessaires à la soumission d’une proposition formelle de projet auprès d’un organisme donateur identifié. Il est important d’effectuer les procédures d’élaboration et de soumission de la proposition de manière correcte avec l’aval des ministères concernés au niveau national. Une fois que la proposition de projet est soumise, le directeur veillera à suivre de près la procédure d’approbation. La première étape consistera à relever toutes les données et informations nécessaires pour l’élaboration de la proposition. Lors de cette étape, prenez en considération les points suivants : • • • • Identifiez le montant manquant en vous basant sur le budget élaboré à partir du plan de travail. Identifiez l’activité pour laquelle le financement est déficient. Identifiez la raison et le moment auquel les fonds seront nécessaires. Expliquez les implications du manque de fonds.

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Titre du projet Le titre du projet résumera la proposition en quelques mots. Il sera clair et direct tout en exprimant les buts généraux du projet. Evitez les mots superflus mais précisez l’issue du projet. Exemple : élimination de la filariose lymphatique dans la région XXX d’Ouganda d’ici 2008. Résumé Cette section est extrêmement importante car elle va fournir à son lecteur les grandes lignes directrices du projet et va souvent déterminer s’il sera prêt à finir la lecture de la proposition. Le résumé sera spécifique, court et concis. Il tâchera de résumer tous les aspects importants de la proposition et de répondre aux questions suivantes : a. Que comptez-vous faire ? Quel(s) problème(s) comptez-vous résoudre ? b. Pourquoi est-ce important et qui vont être les bénéficiaires ? c. Qui vont être les principaux agents de l’exécution du projet ? d. Comment allez-vous résoudre le problème/effectuer le travail ? e. Quels seront la durée et les coûts d’exécution ? Conseil : il est généralement plus facile d’écrire le résumé après avoir fini l’élaboration de l’intégralité de la proposition. Introduction Cette section comprendra une courte description du programme national et de la tâche dans laquelle il s’est engagé. Envisagez également de reprendre les buts du programme et de souligner son aptitude à exécuter le projet. Objectifs Cette section définit le problème que le programme se propose de résoudre. La définition sera logique et facilement compréhensible. La section « stratégie » qui suit doit pouvoir faire référence aux buts tels qu’ils sont définis dans cette section. Cette section devrait finalement clarifier les accomplissements escomptés, ce qui peut inclure les résultats du processus et de l’aboutissement du projet. Exemple (1) : Etablir un réseau communautaire de soins à domicile pour les incapacités liées à la FL. Exemple (2) : Obtenir une couverture de distribution massive de médicaments de plus de 70% de la population totale afin d’interrompre la transmission de la FL.

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Mots-clés : Des mots comme : but, objectif, jalon et aboutissement sont souvent utilisés de façon arbitraire alors qu’ils ont chacun une définition différente. Les deux premiers sont interchangeables. Le but : la finalité de l’effort. Peut également être l’objectif global : Exemple : éliminer la FL au Kenya d’ici 2008 L’objectif : l’objet vers lequel l’effort est dirigé, un but ou une action finale. Ce peut être quelque chose de précis comme : Exemple : organiser la mobilisation sociale dans 10 unités de réalisation Le jalon : un moment important du développement ou une cible intermédiaire atteinte lors de la poursuite du but. Exemple : veiller à ce que 80% de la population à risque connaisse la date de la distribution massive de médicaments au minimum deux semaines à l’avance. La cible : atteindre l’objectif (précis) à une date donnée. Exemple : établir des réseaux communautaires de soulagement des incapacités dans toutes les provinces d’ici 2006. L’aboutissement : le résultat d’une intervention. Exemple : atteindre 80% de couverture de la population à risque. L’impact : les conséquences globales d’un projet en termes de santé générale, société et développement. Exemple : la réduction des handicaps liés à la FL mène au développement socio-économique et à une amélioration de la qualité de vie.

Stratégies Cette section se consacre à souligner les buts et les objectifs ultimes et la stratégie employée pour les réaliser. Elle devrait inclure un calendrier provisoire spécifiant les modalités et les échéances des objectifs. Il est important de démontrer que la solution que vous proposez est simple et peut apporter de grands changements. Des arguments clairs et bien formulés sont cruciaux pour le succès de la proposition.

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Description du projet Zone : décrivez la zone du projet en détail en incluant des éléments de géographie générale, le climat, les délimitations administratives, la situation des grandes villes et des autorités locales. Il peut être également utile d’inclure une carte comportant les infrastructures sanitaires et les voies principales de communication, le tout comportant les limites territoriales du projet. Population : veillez à inclure le dernier recensement en date de la population pour la zone du projet en faisant les ajustements nécessaires pour refléter les modifications récentes de la population (estimez l’accroissement de la population en vous basant sur la moyenne nationale). Veillez également à mentionner les différentes ethnies, particulièrement si cela est susceptible de jouer un rôle dans la mobilisation ou acceptation sociale et les pratiques particulières, qu’elles soient culturelles, religieuses ou autre. S’il existe des mouvements de population importants comme la migration saisonnière de la main d’œuvre, ils doivent être également clarifiés car ils pourraient interférer avec la planification des distributions massives de médicaments ou avec d’autres activités. Il peut également être utile d’inclure un tableau de la population répartie par groupe d’âge et gendre. Données sur la maladie : préparez un récapitulatif des informations disponibles au sujet de la prévalence de la FL et du fardeau que sont les incapacités dans la zone du projet. Indiquez les références par ordre chronologique en ne gardant que les informations importantes. Si vous disposez de plusieurs études, il peut être utile de préparer une liste. N’oubliez pas d’expliquer les différences de méthodologies ou de procédures d’évaluation adoptées lors des études. Comparez des données comparables pour ne pas induire le lecteur en erreur ! Veillez à inclure les données concernant les autres maladies importantes. La règle est de faire mention des autres maladies transmises par vecteur menaçant la santé publique comme la loase, le paludisme et l’onchocercose. Faites un résumé des données concernant ces maladies ou tout autre problème de santé d’importance en vous concentrant sur la prévalence, les zones déclarées endémiques, l’importance accordée à la santé publique et les interactions potentielles avec le projet FL en planification. Etendue du projet : précisez s’il s’agit d’un programme pilote ou si la proposition de projet est la continuation d’un projet précédent. Clarifiez également les interventions principales et de grande envergure comme par exemple : • • • • La distribution massive de médicaments La mobilisation sociale Le soulagement des incapacités Autres (recherche opérationnelle, etc.)

Gestion du projet : la proposition doit identifier le directeur du programme local ainsi que le directeur national et toute affiliation au ministère de la Santé. Les comités consultatifs ou autres doivent également être mentionnés et leur rôle auprès du projet doit être défini. L’organisation administrative doit être brièvement expliquée (fonctionnement en fonction des règles et procédures du ministère ou d’une autorité locale, etc.). Clarifiez également la fréquence des comptes-rendus (rapports brefs sur les progrès à intervalles de 3 à 6 mois, rapports annuels complets, rapports financiers, etc.). En général, les rapports annuels sont indispensables mais les rapports intermédiaires trop fréquents sont à

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éviter. La plupart des donateurs acceptent des rapports semestriels. Ceux-ci peuvent donc être brefs et se concentrer sur les dépenses ou autre sujet dans la mesure où le rapport annuel comportera plus de détails sur les résultats du projet. Plan des opérations / Mise en œuvre : Cette section comprendra un échéancier des importantes activités planifiées dans le cadre du projet. Il est également recommandable de préparer une liste des jalons et cibles à atteindre et des personnes en charge des différentes activités. Cette section est également importante pour clarifier la durée des activités planifiées. En règle générale, la terminologie suivante est employée : Court terme = 0-2 ans Moyen terme = 2-5 ans Long terme = > 5 ans Surveillance et évaluation Surveillance Il faut toujours inclure une procédure de surveillance dans une proposition de subvention. Le but est de surveiller l’avancement des progrès pour voir si le projet se déroule à la vitesse prévue. Un bon système de surveillance mesure les progrès à tous les différents niveaux, reflétant ainsi réellement les activités ayant lieu. Les progrès sont mesurés par des indicateurs qui reflètent les activités quantifiables comme la formation de l’équipe ou le nombre de distributions de médicaments. Un système de surveillance peut comporter un grand nombre d’indicateurs mais il est préférable de se limiter à un nombre faible qui reflète les interventions principales (évolution des ressources humaines pour différentes catégories de personnel, couverture de la distribution massive de médicaments, couverture du traitement des incapacités, etc.). La surveillance peut aussi emprunter des standards et points de références déjà définis pour évaluer la qualité du travail et l’efficacité technique des interventions. Pour mesurer les progrès dans le temps, on définit des cibles. Ces cibles peuvent être des réalisations à un moment donné, qu’il s’agisse d’avoir réussi à créer la structure nécessaire ou former le personnel (processus) ou qu’il s’agisse de la lutte contre la maladie comme la réduction de la prévalence ou du fardeau de l’handicap pour une population donnée (aboutissement). Les jalons sont des cibles très importantes qui permettent d’atteindre l’objectif global du projet. Exemple Objectif : éliminer la FL en tant que problème de santé publique dans la province XX du Ghana d’ici 2008. Indicateurs : prévalence de la FL dans la population; évaluation de la transmission Cibler la réduction de la prévalence de la FL de moitié d’ici 2005. Jalon : efficacité prouvée de l’interruption de la transmission par des distributions massives de médicaments (DMM) depuis 2004. Standards et points de références : traitement avec l’ivermectine 150 mmg/kg et l’Albendazole 400 mg lors de DMM, couvrant un minimum de 80% de la population totale.

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Evaluation L’évaluation est en général obligatoire dans la plupart des demandes de fonds. Les donateurs veulent avoir l’assurance que leurs fonds ont été utilisés à bon escient et que le projet a eu des effets positifs sur la population locale et sur le pays. L’évaluation peut se concentrer sur le processus ou sur l’aboutissement ou sur les deux. Il est important d’effectuer une évaluation qui reflète réellement les réalisations planifiées du projet. L’évaluation peut d’une certaine manière être considérée comme une surveillance méticuleuse à intervalles ; elle se base d’ailleurs sur les mêmes composants tels que les indicateurs, les cibles, les jalons, etc. L’évaluation implique cependant un effort supplémentaire et systématique de synthèse afin d’être à même d’évaluer la globalité des progrès du projet. Outre l’évaluation de l’aboutissement qui, dans le cas de la FL, tend à refléter la lutte/l’élimination de la maladie et de ses handicaps, l’évaluation de l’impact tend à examiner de plus près les implications d’une société « sans FL », telles que la qualité de vie, la productivité et les variables socio-économiques. En simplifiant, disons que l’évaluation du processus est plus simple et plus importante dans une perspective de court terme alors que l’évaluation de l’aboutissement commence à prendre sens sur le moyen terme, c’est-à-dire lorsqu’un nombre suffisant de traitements ont été effectués, par exemple. L’évaluation de l’impact, pour finir, est généralement centrée sur les changements comportementaux et sociaux découlant du projet mis dans la perspective de long terme de la maladie et de l’incapacité. Budget Dépenses prévues Le budget du projet doit être réaliste et rester dans les limites des capacités de financement du donateur potentiel. Le budget sera préparé de sorte à faire ressortir le coût de chaque activité et de chaque poste pour une période donnée. Il est toujours nécessaire de prévoir une répartition du budget par année civile ou année fiscale ainsi qu’un budget cumulé pour la globalité de la période du projet. Pour le descriptif des catégories du budget, veuillez vous référer à l’annexe 1. Le budget annuel sera détaillé par poste important et sera effectué pour chaque année du projet par ordre chronologique. Les principaux postes peuvent être répartis de la façon suivante : Opérations (DMM, soulagement des handicaps, etc.) Information/Education/Communication (IEC); (mobilisation sociale) Frais administratifs (personnel, indemnités journalières, coûts institutionnels, etc.) Autres activités (recherche opérationnelle, réunions des groupes d’études nationaux de la FL, etc.) Surveillance et évaluation (représente généralement 2-3% du budget total) Fournitures Fonds de réserve pour circonstances imprévues (ne devraient pas dépasser un bas pourcentage sauf dans le cas de problèmes non prévisibles)

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Autres contributions Il est important de clarifier la contribution du ministère de la Santé en comptant la participation du personnel et l’utilisation des infrastructures, des fournitures et de l’équipement. Cette contribution devra figurer avec les fonds gouvernementaux au même titre que les autres donateurs du projet comme les organismes bilatéraux et les OGN partenaires. Ces clarifications doivent vous amener à l’identification d’un manque de financement, ce qui nous ramène au but de cette proposition. CONCLUSION Chaque proposition doit finir sur une conclusion bien structurée. C’est votre dernière occasion de faire valoir votre argument décisif pour le projet. La conclusion doit reprendre une dernière fois les buts et les motifs du projet. Elle soulignera également les raisons pour lesquelles votre organisation est bien placée pour mener ce projet à bien. La conclusion est aussi un moment privilégié pour attirer l’attention sur le futur et annoncer vos activités de suivi ainsi que pour préparer le donateur à être de nouveau sollicité à l’avenir. Et, ce qui n’est pas des moindres, n’oubliez pas de mentionner la reconnaissance dont le donateur va bénéficier. Note : les donateurs ont beaucoup de propositions à étudier et ils apprécient la brièveté. Essayez de rédiger une proposition de moins de 10 pages si cela est faisable tout en respectant les instructions du donateur. Choisissez soigneusement quelques annexes qui apporteront des informations claires et essentielles ! SUIVI Quand la proposition a reçu l’aval officiel des autorités nationales concernées, elle peut être soumise à l’organisme donateur. Toute lettre d’appui officiel indiquant la priorité du projet peut être de grande importance. La soumission de la proposition est une occasion idéale pour rencontrer brièvement la personne ayant la position hiérarchique la plus élevée (directeur) ou son/sa représentant(e) en titre afin de leur expliquer le choix du moment et l’occasion idéale que représente un programme d’élimination. Renseignez-vous au sujet du nom de la personne chargée de votre proposition pour faciliter les contacts ultérieurs au téléphone ou lors de visites si elles devaient s’avérer nécessaires. Entraînez-vous à la patience ! Certains organismes auront besoin de beaucoup de temps pour examiner les détails de votre proposition, particulièrement si c’est la première fois qu’ils ont à faire avec vous ou votre domaine d’activité. Restez à disposition pour toute question supplémentaire ou discussion nécessaire au donateur. Efforcez-vous d’apporter les éclaircissements à votre proposition d’une manière simple et directe en évitant l’utilisation de termes techniques difficiles. Si vous sentez que l’occasion s’y prête, vous pouvez suggérer une excursion de quelques heures ou d’une journée pour que le donateur ait l’occasion de rencontrer des patients touchés par la maladie et l’incapacité. Ceci vous donnera également l’occasion de vous entretenir avec vos collègues du terrain et avec la population locale de l’importance de la FL et du grand espoir de pouvoir l’éliminer en présence du donateur. * * *

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