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PLANEACIN DE CENTROS DE INFORMTICA.

Razones por las cuales es importante la planeacin Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. La planeacin distingue entre la accin y el logro. Planeacin estratgica. Proceso mediante el cual los ejecutivos disean la direccin a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos especficos en el desempeo tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Se maneja informacin fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relacin con los otros tipos de planeacin. La Planeacin Estratgica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operacin. En el proceso de planeacin se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades vigentes de la empresa en un horizonte de anlisis. Beneficios Visin de largo plazo. Claridad estratgica. Sinergia y optimizacin de recursos. Trabajo en equipo. Desventajas La principal desventaja de la planeacin estratgica es la gran inversin de tiempo, personal y dinero. Algunas empresas utilizan personal especializado en planeacin, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigacin de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc. La empresa pequea que no tiene un departamento dedicado a la planeacin no puede seguir el proceso sistmico de planeacin estratgico. Planeacin tctica. La planeacin tctica presenta caractersticas de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racional izar la toma de decisiones, determinar cursos de accin, es sistmica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas . La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeacin intermedia o tct ica. Estos objetivos, en general, los fija normal- mente un nivel directivo en la empresa. La planeacin tctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeacin estratgica. Partes de la Planeacin Tctica Objetivos.- Son los propsitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organizacin. Polticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guan el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Procedimientos.- Son guas de accin, ms que para el pensamiento. Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, polticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los dems elementos necesarios para lograr lo propuesto. Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numrica. Planeacin operativa. Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento: En sistemas de cmputo: Persona con conocimientos informticos enfocados al rea de la administracin. Capturita de datos: Responsable de alimentar la informacin al sistema de cmputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de clculo, bases de datos y paquetera en general. Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas. Los planes operativos son heterogneos y diversificados, pueden relacionarse con mtodos, dinero, tiempo o comportamientos. Planeacin de recursos. En esta etapa de la planeacin el jefe, encargado administrador del centro de cmputo, organiza los recursos econmicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. La planeacin de recursos en un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos, etc. Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos. Planeacin de personal. Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la funcin de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alc anzar tales objetivos. El proceso de planeacin de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronsticos, planes y programas, evaluacin. Por tanto, la planeacin de personal es un proceso continuo y amplio. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realizacin de la auditora se deben tener personas con las siguientes caractersticas: Tcnico en informtica /Experiencia en el rea de informtica /Experiencia en operacin y anlisis de sistemas /Conocimientos de sistemas ms importantes Planeacin de infraestructura fsica. Donde se analizar el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro elctrico, acondicionamiento trmico y elementos de seguridad disponibles. Seguridad fsica del local.Los principales requisitos de un centro de sistemas son: Conexin a tierra fsica /No Break (Bateras o pilas) /Reguladores de corriente /Aire acondicionado /Extinguidores / Mobiliario Planeacin de infraestructura tecnolgica. Los Planes de Infraestructura Tecnolgica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a: La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizar la empresa, la manera en que se interrelacionar n los sistemas, el grado de automatizacin al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares. La direccin tecnolgica: Consiste en la eleccin de alguna lnea de hardware y software de base. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Anlisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimtica, Editoracin Electrnica, Inteligencia Artificial, etc. Por ejemplo, en caso de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debera ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mnimo para que puedan ser procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente. Evaluacin financiera. La evaluacin financiera es aquella que toma en consideracin la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera. Estudio tcnico. Contendr toda aquella informacin que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, as como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operacin de la entidad en formacin, especificndose lo siguiente: Se describir la organizacin interna de la institucin, as como los distintos rganos de administracin, especificando nmero de personal, experiencia, nivel acadmico y ubicacin dentro de la organizacin. Para que sirve un estudio Tcnico? Sirve para hacer un anlisis del proceso de produccin de un bien o la prestacin de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversin requerida, tamao y localizacin de las instalaciones, forma en que se organizar la empresa y costos de inversin y operacin. En el estudio tcnico se define: Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. /Que maquinas y procesos usar./Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. Estudio econmico. Aqu se demuestra lo importante: La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversin, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidir si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejempl o, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. Plan integral de desarrollo informtico (plan a mediano plazo). En este contexto, la elaboracin del Programa Integral de Desarrollo Informtico, es resultado de la experiencia, vocacin y participacin de quienes conducimos el desarrollo informtico, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informtica, usuarios y servidores pblicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologas de la informacin. Planes operativos anuales (POA). Documento, no mayor de 50 pginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervencin), para operativizar la intervencin del Proyecto en u n determinado perodo (regularmente un ao) y dar cumplimiento a resultados intermedios. Quin elabora el POA? La responsabilidad de la elaboracin de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestin UG, la cual decide la modalidad que utilizar para tal efecto. De acuerdo al esquema ptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegacin local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecucin del nuevo plan. Cul es el perodo cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el perodo equivalente a un ao calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un perodo inferior o superior a un ao, o que cubra perodos de doce meses, diferentes del ao calendario (solar). Quin aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestin (UG) deber someter este documento a un circuito de aprobaciones que prev varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comit Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunin del mismo para revisin y comentarios al POA. La revisin por parte del Comit Consultivo no constituye por s una aprobacin del plan, correspondindole esta prerrogativa nicamente a las Entidades de Resguardo. Cules deben ser los aspectos bsicos por considerar, antes de la preparacin de un POA? En la preparacin de un POA, deber utilizarse un formato estndar y considerar los aspectos siguientes: El propsito o la utilidad del documento; Las caractersticas de los lectores/revisores de POAsLas caractersticas de los autores del plan.

Estudios tcnicos para la adquisicin de bienes y servicios informticos. Este estudio deber ser rendido por personal tcnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha labor, y deber contar con diseos o prediseos de lo que se deber contratar, en el caso en que stos sean necesarios. Adquisicin de software. Las caractersticas a considerar en la Adquisicin de software son: flexibilidad, capacidades, previsin de auditoras, confi abilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Las reas donde la flexibilidad es deseable son: En el almacenamiento de datos. En la produccin de informes En la entrada de datos. En la definicin de parmetros. Capacidad El tamao mximo de cada registro medido en bytes.El tamao mximo de cada archivo medido en bytes. El nmero de archivos que pueden estar activos simultneamente. Nmero archivos que pueden trabajar. Previsin de Auditora y Confiabilidad: Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos. Apoyos del proveedor Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia. Contratos de Software Hay dos tipos de contratos: Alquilar un paquete de Software y asignacin de programacin al cliente. Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software. Adquisicin de hardware. Hardware es la parte fsica, tanto interna como externa de un Computador. La seleccin del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratgico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las caractersticas y volumen de informacin que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios. Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes caractersticas: Tamao interno de la memoria. Tipos y nmeros de dispositivos de almacenamiento. Velocidad de procesamiento. Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles. Nmero de canales para Entrada/Salida de Seleccin de Hardware. Datos y comunicaciones. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos: La configuracin debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos. Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos). Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. Tiempo de garanta. Tecnologa de "punta" (Alta). Proveedor: Debe tener las siguientes caractersticas: Reconocido prestigio local. Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos. Tiempo de atencin, local apropiado, comunicacin rpida. Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. Tiempo de entrega oportuno. Precios: Se debe considerar lo siguiente: Condiciones de pago. Detallado por componentes de la configuracin. Descuentos por volumen. Costo de mantenimiento. Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cmputo, intentando satisfacer una necesidad especfica. Los parmetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las polticas, los cuales debe fijar el usuario La solicitud de propuesta deber realizarse mediante las requisiciones que debern incluir: Informacin general Objetivo Propsito Fecha lmite de entrega Fecha lmite de aclaraciones Cobertura de requerimientos Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario Coordinar presentaciones Documentacin Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos: Objetivo el software Cobertura del software Propsito del software Descripcin detallada del producto o servicio Deseables del software Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario. Evaluacin de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigacin con el propsito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementacin, posteriormente se integra toda la informacin obtenida de dicha investigacin y as poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Es te tipo de Evaluacin de propuestas tambin es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos: Validar lo que ofrece el proveedor Soporte y mantenimiento (credibilidad de propuesta) Configuracin Analizar propuesta Ambiente de software Costo Documentacin Disponibilidad Calidad Financiamiento. La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindndole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economa y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector econmico en el cual participan. Negociacin de contrato. La negociacin de contrato debe incluir todos los aspectos de operacin del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitacin, asesora tcnica, etc. La negociacin del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos: 1. Que sea justo,2 .Puntos de negociacin 3. Precios 4.Capacitacin 5.Penalizaciones 6.Posibles problemas que se puedan presentar 7. Convenios, clusulas y clusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo) Permiso y licencias, derechos de autor. El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: Toda dependencia podr utilizar nicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software". Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basndose en el nmero de serie que contiene cada uno. Peridicamente, el departamento de sistemas efectuar visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justific ar o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo. El departamento de sistemas instalar el software en cada computador y entregar al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo. Los diskettes que contienen el software original de cada paquete sern administrados y almacenados por el departamento de sistemas. El departamento de sistemas proveer el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado. Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informticos), musicales, dramticas, plsticas, grficas y escultricas, cinematogrficas y dems obras audiovisuales, as como las fonogramas, estn protegidos por las leyes de derechos de autor. Outsourcing. Outsourcing es una megatendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su negocio. Razones para adoptar outsourcing Reducir o controlar el gasto de operacin. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontr que las compaas redujeron costos en un 90 %. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razn de ser de la compaa. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejar ms fcilmente las funciones difciles o que estn fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.