INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011

ASESOR CONTROL INTERNO

FEBRERO 2012

INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO VIGENCIA 2011 El Gobierno Nacional expidi el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999, reglamentario de la Ley 87 de 1993, mediante el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial. En dicho decreto, se estableci que corresponde a las Oficinas de Control Interno, presentar al representante de la entidad, un Informe Ejecutivo Anual sobre la evaluacin del Sistema de Control Interno Institucional y el Decreto reglamentario 1599 de 2005, determin que el informe ejecutivo anual de control interno est estructurado teniendo en cuenta el Modelo Estndar de Control Interno MECI. A travs del aplicativo del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se debe remitir el informe antes del 28 de febrero de cada ao al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno. Control Interno, elabora el Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluacin del Sistema de Control Interno con base en las directrices que cada ao expide el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, para la vigencia 2011 a travs de la Circular No.100-01 de 2011, en donde indica el contenido y la metodologa para la elaboracin del informe en mencin. A continuacin se presentan los resultados obtenidos a travs de la aplicacin de la encuesta MECI Calidad, realizada por un Auditor Interno y por el Asesor de Control Interno, as como las evidencias que soportan la aplicacin de la encuesta; entre ellas las evaluaciones independientes, los resultados de las auditoras internas y de las diferentes encuestas aplicadas tanto a los clientes internos como externos.

ENTIDAD: INSTITUTO NACIONAL PARA CIEGOS -INCIPUNTAJE CALIDAD : 92,06 % Ver Concepto Calidad PUNTAJE MECI : 94,24 % Ver Concepto MECI ELEMENTOS Acuerdos, compromisos o protocolos ticos Desarrollo de talento humano Estilo de Direccin AVANCE(%) 100 73 88 AMBIENTE DE CONTROL 87 CONTROL ESTRATGIC O 96,45 COMPONENTES AVANCE (%) SUBSISTEMA S AVANCE (%)

Planes y programas Modelo de operacin por procesos Estructura organizacional Contexto estratgico Identificacin de riesgos Anlisis de riesgos Valoracin de riesgos Polticas de administracin de riesgos Polticas de Operacin Procedimientos Controles Indicadores Manual de procedimientos Informacin Primaria Informacin Secundaria Sistemas de Informacin Comunicacin Organizacional Comunicacin informativa Medios de comunicacin Autoevaluacin del control Autoevaluacin de gestin Evaluacin independiente al Sistema de Control Interno Auditoria Interna Planes de Mejoramiento Institucional Planes de mejoramiento por Procesos Plan de Mejoramiento Individual

100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 88 100 100 100 100 100 100 100 60 100 100 100 100 100 24 PLANES DE MEJORAMIENTO 74,67 AUTOEVALUACI N EVALUACIN INDEPENDIENTE 80 COMUNICACIN PBLICA 100 INFORMACIN 100 CONTROL DE GESTIN 98,91 ACTIVIDADES DE CONTROL 97,6 ADMINISTRACIN DE RIESGOS 100 DIRECCIONAMIEN TO ESTRATGICO 100

100 CONTROL DE EVALUACIN 83,43

Subsistema de Control Estratgico Avances Con el fin de dar inicio al cuatrienio 2011-2014, desde el 2010, se trabajo en el nuevo Plan Estratgico el cual, fue aprobado por el Consejo Directivo en el mes de Enero. El Plan se denomin Inclusin educativa y sociocultural de la poblacin con discapacidad visual. Cabe resaltar que este Plan fue elaborado con la participacin de los diversos actores que estn relacionados con el tema de discapacidad y con el

de inclusin, y teniendo en cuenta los resultados de la evaluacin realizada a la ejecucin del Plan Estratgico 2006-2010 por el IDH- Universidad Nacional. De igual manera se armonizaron los elementos de MECI, para hacerlos coherentes con el Nuevo Plan estratgico, entre estos cabe resaltar: Revisin y ajuste de la misin, visin, objetivos corporativos y poltica de calidad. Adopcin del Cdigo de tica y Buen Gobierno, el cual se elabor con la participacin de todos los funcionarios del INCI. Se realizaron varias actividades con el fin de divulgar el Cdigo. Elaboracin y seguimiento del mapa de riesgos de acuerdo a la metodologa del DAFP. Se realiz induccin y reinduccin a los funcionarios del INCI. Elaboracin y ejecucin de un Plan Integral de bienestar (capacitacin con la metodologa del DAFP). Revisin y actualizacin del Manual de Funciones y del Manual de Competencias, el cual fue ajustado mediante la Resolucin 20111110004063 de 23 de diciembre de 2011. La evaluacin del desempeo se ha realizado de acuerdo a lo establecido en los acuerdos 137 y 138 de la Comisin Nacional del Servicio Civil. Dentro del estilo de direccin est establecida la participacin, la comunicacin y retroalimentacin dentro de los diferentes niveles de la Entidad, evidenciando una mejora con relacin a la evaluacin de 2010. Se realizaron los ajustes pertinentes al documento estudio tcnico de reforma organizacional. Se document el estudio evaluacin estructural y de vulnerabilidad ssmica, a travs de contrato suscrito con la Universidad Nacional.

Durante la vigencia 2011, se realiz el ajuste del modelo por competencias de la Entidad. Es importante resaltar que se ha venido evaluando a los funcionarios, teniendo como base los planes de la organizacin, lo cual permite coherencia entre la misin organizacional y las actividades que se desarrollan. CAFAM, adelant la encuesta de percepcin del cliente interno durante la vigencia 2011 y esta fue comparada con los resultados obtenidos en 2010, logrando un avance positivo de satisfaccin del cliente interno El INCI, continu con el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestin (SIG) lo cual se evidenci en el rediseo del mismo, mediante la creacin y ajuste de los procesos, as como los espacios donde los funcionarios participaron en actividades de conocimientos del sistema.

Dificultades La ejecucin fsica de los proyectos y la ejecucin presupuestal de los mismos no se llev a cabo de acuerdo a lo programado inicialmente, dificultando la gestin en la organizacin; lo anterior conllev a que de 68 metas programadas, se dejaron de ejecutar 12 (17%) y parcialmente se cumplieran 7 (10%).

A pesar de que los funcionarios del rea misional no tuvieron una evaluacin alta, no se elaboraron planes de mejora individual, debido al avance que tiene el modelo de competencias de la Entidad; dado que no se cuenta con una evaluacin de competencias que permita determinar las brechas de cada funcionario, a partir de las cuales se elaborarn los planeas individuales para el desarrollo de competencias; actividad que se realizar durante la vigencia 2012. Hay debilidad en la identificacin y seguimiento a los riesgos, es necesario revisar la metodologa.

Subsistema de Control de Gestin Avances Como resultado de las auditoras internas y de evaluacin efectuadas por Control Interno, se han adoptado medidas para corregir los hallazgos. A estos planes de mejora se les realiza seguimiento encontrndose que se han implementado mejoras en las polticas de operacin, en los registros, en la entrega de informes. Lo anterior tambin permiti que la entidad en la revisin realizada por el Ente Certificador, continuara por el tercer ao consecutivo, con la Certificacin bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. El ICONTEC capacit para la implementacin de las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, la cual incluy mdulos de capacitacin en auditora a Sistemas Integrados de Gestin, a 21 funcionarios de la entidad. La documentacin que hace parte del Sistema Integrado de Gestin es de fcil acceso y consulta; esta se encuentra en la Intranet. Los procedimientos se actualizaron, para dar cumplimiento a los requerimientos del Plan Estratgico. Se adelantaron las acciones que dieron cumplimiento total a la fase de informacin en la estrategia GEL Para este ao se contino con el fortalecimiento del proceso de Servicio al Ciudadano y del Aplicativo SAC, lo cual se evidencia en que las quejas presentadas por los ciudadanos solamente llegaron a cuatro en el 2011. Con el fin de ejercer el control social, se realiz en el mes de julio la rendicin social de cuentas. Se ha dado cumplimiento a lo programado para el desarrollo del SIIF II y se mantiene en paralelo el aplicativo SAFI.

Se debe destacar la importancia que la entidad le dio a la programacin de las metas y acciones para el 2011, lo cual se refleja en el POA. As mismo se realiza seguimiento a los planes mensualmente por parte del Comit Directivo. Las tablas de retencin documental se actualizaron, teniendo en cuenta las mejoras que se realizaron a los procesos o nuevos requerimientos. Los canales de comunicacin que existen en la organizacin, buscan evitar los rumores en la organizacin a travs de la informacin de primera mano. Esto se hace con reuniones generales y reuniones de jefes con sus equipos. Desde finales del ao 2011, se hace la divulgacin de la informacin del INCI a travs de diferentes canales como WEB, twitter, CVNE. Se elabor, present y socializ el documento con la Imagen institucional, afiches, audio cpsulas, fondos de pantalla, plantilla presentacin de diapositivas, tarjeta de presentacin y firma institucional

Dificultades Aunque se ha trabajado en la elaboracin del componente de administracin del riesgo y en los indicadores, an se presenta como elementos dbiles; por consiguiente es importante trabajar en estos componentes para la vigencia 2012, con el fin de que midan factores crticos de los procesos y mejoren su aplicacin, utilidad y confiabilidad. Debilidad en el seguimiento a la ejecucin de los proyectos o no se cuenta con los suficientes controles, lo que no permiti el cumplimiento de todas las metas. A pesar del seguimiento que se realiza a la ejecucin presupuestal por parte de la alta direccin, la ejecucin presupuestal de funcionamiento solamente lleg a un 89%, debido en gran parte a que no se ejecut el rubro de sentencias y conciliaciones, lo cual influy en el resultado final de la ejecucin presupuestal total, llegando a un 91.56%., para la vigencia 2012. Los controles y autocontroles se deben fortalecer. Se present una nueva estructura organizacional al Consejo Directivo, el cual recomend consultar los lineamientos de la reforma del sector educacin, en el marco de la reforma organizacional de la Administracin Pblica en general. El proyecto de reforma se enmarc en las necesidades actuales de la organizacin. Los procesos de apoyo de las reas administrativas y financieras deben ser revisados con el fin de que respondan a los cambios tecnolgicos. As mismo los procesos y procedimientos deben estar diseados para que la operacin de la entidad se cumpla en forma estandarizada.

Se cuenta con herramientas tecnolgicas para el almacenamiento de la informacin, pero la estructura de cableado y luz elctrica del edificio no garantizan la absoluta seguridad de sta, por consiguiente es necesario contar con planes de contingencia, para evitar la prdida de la informacin.

Subsistema de Control de Evaluacin Avances Ejecucin de las auditorias internas al 100% de los procesos de la entidad, con la respectiva elaboracin de las acciones de mejora. Formacin de nuevos auditores internos integrales. La entidad ha definido procesos y procedimientos y como mecanismos de control las encuestas de satisfaccin del cliente, evaluacin de la asesora y acompaamiento que realiza en los departamentos y en las instituciones educativas. El comit directivo realiza mensualmente seguimiento a la evaluacin de la gestin institucional a travs de indicadores y del presupuesto. La evaluacin independiente se realiza con base en el plan operativo de control interno y comprende auditorias a los procesos, procedimientos o cualquier accin de la gestin institucional que requiera ser evaluada. De los resultados de las auditorias o evaluaciones se realizan planes de mejoramiento por proceso y se realiza seguimiento por parte de control interno.

Dificultades A pesar de contar con un instrumento para la elaboracin de los planes de mejoramiento individuales y teniendo en cuenta las evaluaciones de desempeo, no se utiliz dicho instrumento, por el contrario se ha utilizado otro tipo de instrumentos. Debilidad en la interiorizacin y aplicacin de instrumentos para la autoevaluacin de la gestin y el control de gestin. Se requiere crear mecanismos de autoevaluacin del Control Interno, lo anterior con el fin de que todos en la organizacin seamos conscientes del Control Interno. Es decir lograr interiorizar la cultura del Autocontrol y del Control a travs del conocimiento de los elementos del Control Interno.

Estado general del Sistema de Control Interno

Los resultados numricos de la encuesta muestran un avance en el Sistema, teniendo en cuenta que se pas de 91.66% en el 2010 a 94.24% en el 2011. Al revisar cada uno de los tems, se encuentra que en algunos se logr avanzar pero otros lograron menos puntaje que en el 2010. Por lo anterior es necesario continuar el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en temas como: la ejecucin de la planeacin, los planes de mejoramiento individual, fortalecimiento de la cultura del Control y del Autocontrol. De acuerdo con la revisin y evaluaciones de los elementos del modelo Estndar de Control Interno, la entidad contina dando cumplimiento a los objetivos y principios que plantea el modelo. A la fecha es necesario destacar que se ha fortalecido elementos como el Cdigo de tica y Buen Gobierno, la comunicacin interna tanto ascendente como descendente y la intranet. Con relacin a los diferentes tipos de control que se tienen, es necesario continuar con el fortalecimiento de los mismos. La Entidad cuenta con un buen proceso de planeacin, sin embargo la ejecucin de los proyectos se ha visto afectada por diferentes situaciones; lo que lleva a plantear que es necesario revisar la metodologa de construccin y administracin de los riesgos tcticos y operacionales, as como de los indicadores. Recomendaciones

Continuar con el desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de los funcionarios. Elaborar planes de mejora individual, para el mejoramiento del desempeo de los funcionarios. Reforzar la cultura del Sistema Integrado de Gestin, y la cultura del Control y del Autocontrol. Se recomienda hacer una revisin general a los procesos, procedimientos, formatos, en especial en las reas de apoyo, con el fin de preparar la entidad para la recertificacin, teniendo en cuenta: La integralidad del sistema identificando la interrelacin de los procesos La pertinencia de los formatos La claridad y redaccin de los procedimientos

La coherencia del sistema en cuanto a que los formatos de un proceso se encuentran en otro as como el manejo de los procedimientos que se encuentran en otro proceso (control Interno disciplinario). Revisar la pertinencia de las polticas de operacin que actualmente tienen los procedimientos con el fin de actualizarlas, modificarlas o eliminarlas.

Fortalecer los indicadores de gestin, con el fin de hacer seguimiento a la gestin que realiza el INCI, teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad y dems acciones que han sido recomendadas por organismos de control. Fortalecer la estrategia de la publicidad en la Intranet de la informacin que produce cada una de las reas o procesos del INCI. Interiorizar y adoptar los instrumentos del Sistema, caso de los planes de mejoramiento Individual. Capacitar a todos los funcionarios sobre riesgos e indicadores. Revisin de la metodologa para la definicin y administracin de riesgos e indicadores, para la vigencia 2012. Dentro de los planes informticos, reforzar las medidas para la conservacin de la informacin de la Entidad, en especial buscar mecanismos para que se cuente con copias de seguridad almacenadas en forma segura.

__________________________
Firma