SISTEMAS

Constituye en su origen un conjunto de ideas producto de lainteligencia de las personas para solucionar problemas de muy diversos tipos. Esun conjunto de normas y rdenes que coordinan los procesos que se realizan. Estintegrado por un gran nmero de programas que interactan unos con otros. Atravs de ellos pueden ser manejados todos los recursos de un sistemainformtico para resolver cualquier problema empresarial. UnSistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que secaracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan paralograr un objetivo comn. CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS: El concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de informacin computarizados. Haciendo un smil de lo que sucede con un activo fijo a lo largo de su vida til, es decir al constituirse o comprarse y luego, ponerse en funcionamiento para luego decrecer el rendimiento, hasta el punto en que se hace necesario adquirir otro activo, ponerlo en funcionamiento y repetir el ciclo; de esta misma forma un sistema que se compra o se desarrolla, se pone en funcionamiento y, generalmente su rendimiento se degrada en la medida en que se va usando, en razn al crecimiento del volumen de transacciones a procesar y las necesidades de informacin de los usuarios. En la figura 1-1, se muestra comparativamente las fases o etapas por

las cuales pasa un sistema de informacin y la vida til de un activo fijo de una empresa. Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes: Anlisis Previo Fijacin de requerimientos Diseo y desarrollo del sistema Implantacin del sistema Madurez y mantenimiento del sistema Cada una de las fases anteriormente mencionadas poseen ciertas caractersticas que las diferencian unas de otras, por lo que el analista de sistemas tendr que conocer cada una en detalle para identificar en un sistema, cada una de las etapas. ANLISIS PREVIO: El anlisis previo al desarrollo o adquisicin de un sistema viene como consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento de algn usuario o grupo de usuarios en la empresa. En este momento, el departamento de sistemas debe establecer algn mecanismo para controlar y procesar todos los requerimientos que vayan generndose en razn a las solicitudes de los usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilidad del futuro proyecto de sistemas. Con el cumplimiento de esta formalidad,se habr dado inicio a la fase de anlisis previo. El estudio y el anlisisprevio generar una de estas tres decisiones: Aprobar el proyecto, ya que existe realmente lanecesidad

 Rechazar el proyecto, ya que no es viable Evaluar la factibilidad de comprar el sistema. Con cierta frecuencia, el inicio deldesarrollo de un sistema no es adecuadamente planteado por los usuarios ni porlos analistas, y proyectos que pudieran ser totalmente factibles sondesestimados por no haber sido enfocados adecuadamente. Debido a que debeexistir algn tipo de control en el proceso de desarrollo de sistemas, eldepartamento de sistemas se deber abocar nicamente hacia aquellos proyectosque resulten en una necesidad real de los usuarios y sean viables. Por ejemplo, para una empresa puede serde mayor costo / beneficio el desarrollar un sistema de contabilidad propio,pero debido al nivel de estandarizacin y diversidad de programas de aplicacinexistentes para esta funcin, primero se debe investigar si existe en elmercado, un software que satisfaga las necesidades de informacin de laempresa; en caso de que no exista este software, la empresa tomar la decisinde desarrollar uno a la medida. FIJACIN DE REQUERIMIENTOS: Una vez aprobadala factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a la fase defijacin de requerimientos, en la cual de debe empezar el trabajo de campo paradeterminar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a desarrollar.Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas laspersonas que de una u otra forma tengan que ver o estn involucradas en eldesarrollo del nuevo sistema.

En esta fase, serenen todos los datos relevantes al mximo nivel de detalle, de tal forma quese conozca en profundidad todas las operaciones o actividades que se vayan amecanizar. El mtodoutilizado para el levantamiento de informacin en esta fase, ser la entrevistadirecta con las personas involucradas, previamente el analista deber haberestablecido un plan de entrevistas a realizar con especificacin de losnombres, cargos, objetivo de la misma y fechas de realizacin, entre otras. DISEO Y DESARROLLO DEL SISTEMA: Una vez determinados los requerimientos del sistemay establecidos los objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Aligual que para construir un edificio, previamente se debe elaborar los planosde la edificacin y una vez elaborados stos, se proceder a la construccinpropiamente dicha, un sistema de construir de manera similar, por lo que enesta fase podemos distinguir dos etapas claramente definidas: Diseo del sistema Desarrollo del sistema El Diseo y desarrollo del sistema tieneel objetivo de especificar la forma lgica como ir a funcionar el sistema y larelacin entre sus distintos componentes. Una de las metodologas quegarantizan el desarrollo de un sistema bajo mnimos estndares de calidad es elanlisis y diseo estructurado. Esta metodologa se basa en una serie de herramientasde diseo que son las siguientes: Diagrama de flujo de datos

 Diccionarios de datos: proceso, flujos,entidades, almacenamientos Cartas estructuradas Diagramas de accin (Miniespecificaciones) Tablas HIPO rboles de decisin Tablas de decisin IMPLANTACIN DEL SISTEMA: Una vez diseado ydesarrollado el sistema, la siguiente fase es la implantacin del mismo, esdecir ponerlo en funcionamiento. Existen tres estrategias principales parallevar a cabo la implantacin, entre las cuales se pueden encontrar: Pruebas piloto Corrida en paralelo Instalacin inmediata Pruebas piloto:Una prueba piloto consiste en poner en funcionamiento el sistema en unasola parte de la empresa y no una instalacin a la totalidad de usuarios delsistema. La razn principal por la cual se efecta una prueba piloto es con elfin de asegurarse que el sistema funcionar aceptablemente en todas lasunidades o divisiones que sean similares, o iguales a la unidad escogida comoprueba piloto. Corrida enparalelo: Una corrida en paralelo consiste en procesar por un periodo detiempo previamente determinado tanto el sistema nuevo como el que se deseareemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo

desarrollo satisface las necesidadesplanteadas en un principio. Las corridas en paralelo no deben efectuarse porperiodos largos, ya que el objetivo es asegurarse que el nuevo sistema funcionaadecuadamente y no generar una mayor carga de trabajo, cosa que pudiera sucedercon este tipo de estrategia. Instalacininmediata: Bajo el esquema de instalacin inmediata se establece que elsistema empezar a funcionar un da determinado y a partir de all, el sistemareemplazo es puesto fuera de servicio. Una instalacin inmediata debe utilizarsecuando se tenga una alta seguridad que el nuevo sistema funcionarapropiadamente en el momento que es instalado. Cada una de lasestrategias tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, el objetivo delpersonal de sistemas deber ser en todo caso llevar a cabo la instalacin conel mnimo nivel de fallas o errores y ocasionando el menor impacto a nivel delos usuarios como consecuencia del cambio efectuado. MADUREZ Y MANTENIMIENTO: Al igual que unactivo fijo requiere de mantenimiento o reparaciones menores, un sistema deinformacin tambin necesita de modificaciones y mantenimiento, ya sea a nivelde la estructura de los datos o a los programas que componen el sistema deinformacin. En la fase demadurez y mantenimiento todo sistema necesita que se le realicen modificacionesmenores para mantener su operatividad. Una reparacin mayor de un activo fijopuede a veces resultar insatisfactorio, por lo que la adquisicin de una activonuevo

solucionar las deficiencias de funcionamiento del activo viejo.Igualmente, el mantenimiento a un sistema de informacin puede no resultarsuficiente y se hace necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida ydesarrollo de sistemas. Existen sealesque pueden identificarse en un sistema contable para ver si se encuentra en laetapa de madurez: Los tiempos de respuesta para la generacin deinformacin son razonablemente aceptables. El cdigo de cuentas diseado en un principiosoporta y maneja todas las operaciones actuales de la empresa. Los procesos automticos de contabilizacin nogeneran problemas en la codificacin de los movimientos. El mantenimiento del sistema, est enfocado asubsanar errores fsicos de la informacin almacenada en el computador. El mantenimiento de un sistema deinformacin contable, generalmente, se realiza enfocado a corregir errores en: Las bases de datos Los programas Mantenimiento de las bases de datos:EL mantenimiento de las bases de datos que almacenan la informacin, sepresenta por errores en la informacin, inconsistencias o prdidas de la mismapor causas ajenas a interaccin directa con los datos, tales como fallas delprocesador central o

cadas de tensin. Un error de inconsistencia se presentacomo consecuencia directa de la interaccin con los datos y genera informacinerrada en su organizacin lgica. Una de las inconsistencias ms comunesen los sistemas, se origina por la desorganizacin que a veces se presenta enla informacin y la consecuente generacin de reportes que no reflejenapropiadamente los datos. Mantenimiento a los programas: Elmantenimiento a los programas de un sistema contable, generalmente se presentapor errores en la programacin o nuevas necesidades de informacin, noprevistas en un principio de acuerdo con los requerimientos iniciales. Debe ponerse especial cuidado a lasseales que emite un sistema de informacin cuando est en el momento derequerir el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas. Es comn encontrar situaciones en lascuales se invierten recursos en poner correctivos temporales que no solucionanel problema de fondo de un sistema; al igual que para un activo fijo, debetenerse en cuanta que existe un nivel de rendimiento, a partir del cual sedegrada el mismo, independientemente de que reciba mantenimiento en formaintensiva. Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de clculo. Las tablas se componen de dos estructuras:

Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los dems registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendr un nombre y una direccin. Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendr un tipo de datos nico, como una direccin, o un nmero de telfono, un nombre, etc. A los campos se les puede asignar, adems, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como ndice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos. Cada tabla creada debe tener un nombre nico en la cada Base de Datos, hacindola accesible mediante su nombre o su seudnimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida). La estructura de las tablas viene dado por la forma de un archivo plano, los cuales en un inicio se componan de un modo similar.
Plancuen Atributos Pc-cuenta Pc_descri Pc_orden Pc_nivel Cdigo de la cuenta contable Descripcin de la cuenta Establece si la cuenta es deudora o acreedora Nmero de nivel dentro del plan de cuentas Esta tabla contiene los datos del plan de cuentas a ser utilizada en este sistema

Pc_imputab Pc_debito Pc_credito Pc_saldo

Define si la cuanta es asentable o no Si el importe es deudor Si el importe es acreedor El saldo de la cuanta

1.4. CODIFICACIN DE UN PLAN DE CUENTAS

CONCEPTO: Consiste en el empleo de smbolos para representar las cuentas, que pueden ser letras, nmeros o una combinacin de ambos, incluidos en un plan de cuentas.

FINALIDADES:

1.4.2. La codificacin de cuentas tiene las finalidades siguientes: 1.4.2.1. Facilitar el archivo y la rpida ubicacin de las fichas o registros que representan las cuentas. 1.4.2.2. permitir la incorporacin de nuevas cuentas dentro del plan como consecuencia de nuevas operaciones. 1.4.2.3. posibilitar, mediante la asignacin de cdigo, que se puedan distinguir las clases de cuentas (Ej. Si se asignara el dgito 1 al Activo, una cuenta que lleva el nmero 1112 indicar que pertenece a dicho grupo). 1.4.2.4. facilitar el procesamiento de datos sobre todo si la registracin contable se efecta por medios mecnicos o computarizados, pues para ello es imprescindible codificar las cuentas a los efectos de permitir la obtencin de las ventajas propias de la contabilidad

automatizada (escritura tipogrfica, clculo mecnico, simultaneidad en la obtencin de los registros, automaticidad, rendimiento, etc.).
SISTEMA DE CODIFICACIN

1.4.3. Los sistemas de codificacin pueden clasificarse en: 1.4.3.1. Alfabtico: Por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un cdigo formado por una o varias letras. Tambin se pueden establecer combinaciones de letras para las sub cuentas. 1.4.3.2. Nemotcnico: Este sistema se basa en la asignacin de cdigos que consisten bsicamente en abreviatura de los nombres de las cuentas. Este sistema tiene la desventaja de que no logra todas las finalidades a que nos hemos referido; adems puede presentarse el inconveniente principal que a ms de una cuenta se asigne el mismo cdigo. 1.4.3.3. Alfabtico y numrico: Consiste en combinar las letras y nmeros. Este sistema ofrece mayor flexibilidad que los anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear los cdigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada, ni aplicarse en procesamiento indirecto o electrnico de datos.

1.4.3.4. Numrico: Este sistema se basa en la asignacin de nmeros como cdigos para identificar a las cuentas. Existen varias alternativas que se pueden aplicar en este sistema, siendo las ms conocidas: Correlativo Por conjunto de grupos Por grupos Decimal, etc. El sistema decimal es el de mayor difusin en razn de su fcil adaptacin a los medios modernos de registracin, que pasamos a desarrollar brevemente: El sistema decimal: Se basa en la correlacin entre los nmeros correspondientes a las diversas posiciones del cdigo asignado y a las agrupaciones de cuentas. El sistema numrico decimal por campo: Es a su vez el ms aplicado por su flexibilidad al ofrecer las siguientes ventajas: Permite la intercalacin de cuentas de forma indefinida El ordenamiento es claramente comprensible, y Permite la ubicacin rpida de las cuentas y de los grupos a los cuales pertenecen.

CDIGOS GRUPOS 1.000 1.100 1.110 CUENTAS 1.111.0 1.111.01 1.111.02 1.111.03 1.111.04 NOMBRES DE LOS GRUPOS DE CUENTAS ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE Caja Recaudaciones a depositar Fondo fijo Valores a depositar Moneda extranjera

SOFTWARE CONTABLE

GENERALIDADES
Un software es un conjunto de normas y rdenes que coordinan los procesos que se realizan. Est integrado por un gran nmero de programas que interactan unos con otros. A travs de ellos pueden ser manejados todos los recursos de un sistema informtico para resolver cualquier problema empresarial.

SISTEMA OPERATIVO Conjunto de programas y funciones que controlan el funcionamiento del hardware ocultando sus detalles, ofreciendo al usuario una va sencilla y flexible de acceso a la computadora. Es el administrador de los recursos ofrecidos por hardware para alcanzar un eficaz rendimiento de los mismos.

2.2.1. ESQUEMA GENERAL DE UN SISTEMA OPERATIVO

Un sistema operativo generalmente est compuesto por un conjunto de programas que segn la funcin que realizan, se pueden clasificar en:

2.2.1.1. PROGRAMAS DE CONTROL Constituyen la parte del sistema operativo dedicada a coordinar el funcionamiento de todos los recursos y elementos del computador. Estn englobados en un conjunto denominado ncleo (Kernel) que se divide en los siguientes grupos. Gestin del procesador: Preparacin de los programas (Montador o cargador) Planificacin del procesador ( Asignacin de tiempo) Asignacin de perifricos (Asignacin fsica) Relanzamiento de programas Gestin de memoria: Gestin de memoria central (Almacenamiento primario) Gestin de memoria secundaria (Almac. Secundario) Gestin de Entrada/Salida: Gestionan las operaciones de Entrada/Salida Gestin de datos: Control de perifricos (Libre u ocupado) Control de transferencia de informacin (Errores) Tratamiento de cada bloque de informacin

Apertura y cierre de archivos Acceso a los archivos Gestin de Sistema: Coordinar y supervisar todos los programas del SO (Supervisor) Proteccin de memoria (Fijar fronteras de separacin) Errores en la memoria (Control de paridad) Errores de programas (Instruccin)

2.2.1.2. PROGRAMAS DE PROCESO Estn enfocados preferentemente para ayudar alprogramador en la puesta a punto de los programas. Programastraductores: Sirven para la traduccin de un programa fuenteescrito en lenguaje de alto nivel en su correspondiente programa objeto escritoen lenguaje mquina. Pueden ser: ProgramasEnsambladores (Assembler) ProgramasIntrpretes ProgramasCompiladores Programas de Servicios: Son programas de manipulacin dedatos, tales como: Transferenciade informaciones o archivos entre procesos Recodificacino transformacin de informacin

 Reorganizacinde la informacin en archivos Ordenacin de los datos en archivos Programas de servicio del sistema Generacin del Sistema Operativo Preparacin de los programas Creacin y mantenimiento de las bibliotecas deprogramas. 2.3. REDES Permite compartir los correspondientes recursos y as el coste y la utilizacin de las lneas tendrn una mayor economa. El objetivo de la red es transmitir la informacin desde el emisor al receptor a travs de los nodos de la forma ms eficiente posible. 2.3.1. TOPOLOGAS Las redes de comunicaciones de datos pueden unir sus nodos y terminales de distintas formas constituyendo redes de las siguientes caractersticas: 2.3.1.1. Red totalmente conectada En la que todos los nodos se encuentran conectados entre si. Una conexin entre terminales se compone de la unin entre cada uno de ellos con el nodo al que pertenecen y la unin directa entre los mismos. 2.3.1.2. Red en estrella Todos los nodos se encuentran conectados a un nodo central que acta como coordinador de todas las transmisiones que se producen.

Este nodo central asume el papel ms importante en el conjunto ya que por el pasan todos los paquetes que se envan a la red. 2.3.1.3. Red en anillo Consiste en la conexin de varios nodos, uno a continuacin del otro, y configurando un anillo cerrado. Tiene el inconveniente que la operacin se interrumpe cuando se avera cualquiera de los enlaces. 2.3.1.4. Red en malla o irregular Se trata de la unin entre nodos de una red segn las necesidades en cada caso, por tanto, podemos decir que los nodos se conectan de forma irregular. 2.3.1.5. Red en bus Se trata de la conexin entre nodos de forma lineal uno detrs de otro sin cerrar la conexin 2.3.1.6. Red en rbol Se trata de un tipo de conexiones entre nodos jerarquizados donde cada conexin pasa por el nodo raz de cada subrbol. 2.3.1.7. Red mixta Las redes de conmutacin de paquetes tienen topologas mixtas, una red poligonal total o parcialmente conectada para la red primaria con subredes en rbol para las redes secundarias.