UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(UNIVERSIDAD DEL PER, DECANA DE AMRICA) FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS
TENDENCIAS TECNOLGICAS

MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA INDUSTRIAL FRIO GAS A TRAVS DE LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM). Caso prctico aplicado al rea de produccin de la empresa

ALUMNO: CRISOSTOMO MAMANI, MARCOS PROFESOR: WILLIAM ENRQUEZ MAGUIA

LIMA-PERU 2012

METODOLOGA BUSINESS CASE MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA INDUSTRIAL FRIO GAS A TRAVS DE LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM).

El problema se centra en la necesidad que tienen las empresas de proporcionar respuestas rpidas a un entorno altamente competitivo y cambiante, siendo los retos a los cuales se enfrentan: alcanzar un nivel de eficiencia y eficacia en la productividad o entrega de servicios, que les permita cubrir sus costos, aumentar sus ganancias, agilizar sus procesos y seguir creciendo.

La mayora de las empresas en el Per (MYPES y PYMES) posee una inadecuada o muchas veces escasa visin de sus procesos de negocio, optando actualmente por controlar sus actividades de manera aislada, es decir, colocar inspecciones o puntos de control en las personas o las tareas que stas realizan, sin considerar que lo ms importante es evaluar cmo stas actividades contribuyen con los objetivos esperados del negocio, es decir, como apoyan a mejorar los procesos principales. Los resultados de un inadecuado enfoque provocan un alto riesgo e inestabilidad en el posicionamiento de la empresa dentro de su entorno altamente cambiante, esto en trminos cuantificables se refleja en el aumento de sus costos operativos, el incremento del tiempo necesario para realizar un determinado servicio o producto y por ende la insatisfaccin del cliente. Por tanto, muchas empresas no se encuentran enfocados en procesos, y an continan centrndose en las funciones departamentales, contribuyendo de esta manera a mantener actividades no estandarizadas, lo que implica la redundancia de la misma actividad en diferentes departamentos, el incremento de los costos, y la reduccin de la productividad.

Las MYPES en el Per, en especial aquellas ubicadas en el parque industrial de Villa El Salvador, dedicadas a la fabricacin de exhibidoras de carne (mquina de refrigeracin) no emplean un enfoque basado en la gestin por procesos (BPM).

APLICACIN DE LA METODOLOGA BUSINESS CASE FASE 1: DEFINICIN

PASO 1:

Nuestro proyecto se enfoca en la mejora de procesos de la

ALCANCE DEL empresa Industrial Frio Gas a travs de la implementacin de la PROYECTO Gestin de Procesos de Negocio (BPM). El presente proyecto, sugiere la implementacin de BPM en la empresa Industrial Frio Gas, a travs de la aplicacin de la metodologa de mejora continua Kaizn y el empleo de la Suite de tecnologas BPM para modelar y simular los procesos ya mejorados. PROPOSITO El propsito del alcance del proyecto es definir el contenido y el plan de proyecto del Business Case. El insumo prioritario que vamos a utilizar para plantear el INSUMO alcance viene a ser el Plan Estratgico de la Empresa Usuario, debido a que este es el que determina hacia donde se dirige esta empresa, su visin y misin, puesto que estas

caractersticas van a determinar si la propuesta de solucin ofrecida est acorde con los objetivos de la organizacin. PRODUCTO ENTREGADO El plan de proyecto va a mostrar la organizacin del mismo, estableciendo la fecha inicio y fin del proyecto, de acuerdo a tareas especificadas con la duracin de las mismas, con el fin de llevar un control sobre las tareas. Plan de Proyecto 1. Obtencin de la Informacin de la Empresa 2. Planteamiento del Problema 2.1 Definicin de Objetivos 2.2 Definicin de Justificacin Fecha 02/07/2012 03/07/2012 04/07/2012 05/07/2012

2.3 Estudio de la Viabilidad. (Tcnica, Econmica, 09/07/2012 Operativa, Alternativas) 3. Definicin del Marco Terico 10/07/2012

4. Descripcin de la Metodologa 5. Definicin de los Recursos Necesarios 6. Descripcin Plan de Trabajo 7. Cronograma de Actividades 8. Descripcin de Resultados y Beneficios

11/07/2012 120/07/2012 13/07/2012 18/07/2012 19/07/2012

Al realizar el alcance del proyecto hemos identificado los recursos necesarios (plan estratgico, objetivos de la empresa, POR QUE ESTE PASO documentos de gestin, informes de entrevistas con los interesados del proyecto y personal clave) que nos van ayudar a descubrir las necesidades del cliente, as como rebasar sus expectativas, aadindole ms valor a nuestro servicio. El problema a solucionar se encuentra en el rea de PRINCIPIOS produccin, especficamente, en el proceso de produccin. El problema es que la empresa realiza la entrega del producto, despus de la fecha acordada con el cliente; ocasionando a la empresa un aumento en el costo de produccin y

principalmente la insatisfaccin del cliente.

De enero del 2012 a junio del 2012 se gener un gasto de S/. PASO 2: CRITERIOS DE EVALUACIN 3000 soles por demoras en la entrega del producto solicitado al cliente. Y sabiendo que la implementacin del enfoque BPM en la empresa solucionara el problema reduciendo en 3 o ms das en tiempo de entrega actual. Factores claves por los cuales la audiencia del Business Case PROPOSITO de implementar el enfoque BPM: Presenta una visin sistmica de la organizacin y sus procesos, lo que facilita y mejora su direccin y gobernabilidad. Dirige la organizacin a la diferenciacin y el

posicionamiento competitivo creando procesos con un know how nico y sostenible en el tiempo. Proporciona agilidad para adaptarse a los cambios del mercado y el entorno. Permite integrar y articular los Sistemas de Gestin con la Estructura de Procesos. Facilita y propicia la medicin, evaluacin y control de los procesos que permite identificar puntos crticos y soluciones que se traducen en mejoramiento continuo. Permite gestionar adecuadamente los recursos, acorde con los requerimientos de los procesos. Cimienta y propicia el camino hacia la automatizacin. INSUMO Plan de proyecto Criterios por los cuales la implementacin del enfoque BPM PRODUCTO ENTREGADO debe ser tomada en cuenta como una solucin a la demora en la entrega de productos: Visibilidad Agilidad Flexibilidad Gobierno

 Automatizacin Con los criterios de evaluacin se determina hacia donde se POR QUE ESTE PASO van a enfocar los recursos, as como se determina el visto bueno de la empresa usuario. El mayor reto de BPM tiene que ver con la forma en que PRINCIPIOS las empresas deben modificar su cultura para que las lleve a una estrategia nueva de gestin por procesos. Por eso, hay que tener cuidado al disear los nuevos roles, estructuras y responsabilidades dentro de la organizacin, para que resalten y maximicen las ventajas de BPM. Hacer lo posible por lograr que los usuarios acepten BPM desde el inicio del proyecto. Si los involucra desde un principio, podrn ayudarle a revisar la aplicacin y la interfaz de usuario. BPM no termina con la implementacin; los usuarios deben administrar y supervisar constantemente la ejecucin de los procesos.

Dado que en los objetivos de la empresa se nota la PASO 3: ALINEACIN DE LOS CRITERIOS preocupacin de posicionar a la empresa en Lima sur, como el mejor fabricante (serio, confiable, con diseos creativos e innovadores) de exhibidoras de carne (mquina de refrigeracin) antes de diciembre del 2015, se alinea con el criterio del proyecto que es mejorar su proceso de produccin a travs de la implementacin de BPM para satisfacer al cliente entregando a tiempo sus productos solicitados. Que los objetivos del proyecto estn acorde con los objetivos PROPOSITO empresariales. Plan Estratgico de la empresa. INSUMO Objetivos de la solucin a implementar.

PRODUCTO ENTREGADO

Se crea el Plan Estratgico de TI (PEI).

Si el proyecto a implementar no apoya el plan estratgico de la POR QUE ESTE PASO empresa entonces, el proyecto no tendra un camino, una gua a seguir y representara ms bien una prdida que una ventaja. Presentamos una solucin correlacionada con los objetivos de la PRINCIPIOS empresa, que es la de mejorar el proceso de produccin y por ende servir mejor al cliente satisfaciendo la entrega oportuna de sus pedidos incluso antes de la fecha acordada.

FASE 2: EVLUACIN

PASO 4: CLCULO DE LOS BENEFICIOS

La ganancia est en el ahorro de costos que son generados por la demora en la entrega de productos y en la satisfaccin del cliente.

El fin del clculo de beneficios nos va ayudar a descubrir cuanto PROPOSITO es la utilidad en los ltimos meses y cul sera el ahorro porcentual con la implementacin de nuestro proyecto. La evolucin de los ingresos y prdidas de la empresa mostrada INSUMO PRODUCTO ENTREGADO en sus estados financieros. Beneficio calculado: el costo adicional generado por la demora en la entrega de productos asciende a 3000 soles, se va a ver reducido en 30% o ms. POR QUE ESTE PASO El clculo de beneficios en el rea de produccin nos ayuda a proponer la implementacin de BPM en otras reas de la empresa. El auge que est adquiriendo la tecnologa BPM (BPMS) para el PRINCIPIOS soporte de los procesos de negocio es cada vez mayor. La tecnologa BPM permite modelar, simular, ejecutar,

implementar y seguir mejorando los procesos.

El mercado de BPM en el Per y de estimaciones de expertos PASO 5: JUSTIFICACIN esta en creciendo. Quizs el enfoque de BPM sea poco conocido en las MYPES de villa el salvador y de sus beneficios al ser implementados en la empresa. BPM es una buena opcin para que la empresa siga creciendo da a da cada vez ms. Para la implementacin de BPM, se empleara la mejora continua Kaizen yaqu es una metodologa sencilla, practica, basadas en valores y sobre todo de bajo coste. En el presente paso vamos a justificar el clculo de los PROPOSITO beneficios que sern adquiridos al implementar este proyecto. Beneficio calculado: El gasto adicional por incumplimiento del INSUMO plazo de entrega de productos mensual es de 500 soles, se va a ver reducido en un 30% o ms. PRODUCTO ENTREGADO POR QUE ESTE PASO Por tanto, la empresa Industrial Frio Gas ahorrar cada mes la suma de S/. 150 o ms. Con la justificacin de nuestro Business Case lograremos que nuestro cliente confe ms en nuestro trabajo al brindarle datos veraces y sustentados en las ltimas tendencias del mercado. La nica y verdadera razn de existir de una organizacin es PRINCIPIOS satisfacer a sus clientes y este el principal objetivo de la empresa Industrial Frio Gas. Adems, la implementacin de la gestin por procesos permitir mejorar la eficiencia de sus procesos, aumentar su productividad, descubrir los cuellos de botella de los procesos, minimizar los tiempos de realizacin de sus actividades, etctera.

Ver el estado actual del proceso de produccin de una PASO 6: ANLISIS exhibidora de carne, proponer una mejora al proceso, verificar la propuesta y luego llevar a cabo la implementacin. Para el anlisis se empleara la suite de BPM BIZAGI Xpress. El proyecto se iniciar con una inversin estimada de PROPOSITO 1000 soles, compra de kamban para identificar las Mudas en el rea de produccin de la empresa, costo de las horas de trabajo tomadas para realizar la implementacin, gomas, cintas, cartulinas, costo de impresin de documentos e imgenes, impresin de sencillas guas sobre BPM, etctera. INSUMO La compra de los materiales se realizara en una librera o una tienda. Respecto a la suite de BPM, el costo es nulo ya que el software es gratuito. PRODUCTO ENTREGADO El anlisis del negocio de la empresa nos permite conocer las POR QUE ESTE PASO necesidades de nuestro cliente, puesto que al fin y al cabo el proyecto no es nuestro sino para el usuario. El uso de BizAgi BPMS Xpress Edition es beneficioso para la PRINCIPIOS empresa yaqu es una herramienta fcil de usar y de bajo costo de Procesos de Negocio y Workflow Management (BPM) de software diseado para soluciones departamentales o para las empresas pequeas y medianas empresas. El retorno a la inversin se calcula ser dentro de 6 meses.

FASE 3: ENTREGA Gracias a la implementacin de BPM, la empresa disminuir PASO 7: sus costos de produccin, realizara la entrega de sus

PRESENTACIN productos a tiempo, ser gil y flexible en sus procesos de DE LOS RESULTADOS PROPOSITO negocio, ser ms competitivo de lo que ya es, seguir mejorando y sobre todo satisfar a sus clientes. Con este Business Case Segn la consultora Gartner, se ha comprobado que el INSUMO implementar una adecuada prctica de BPM en las organizaciones da los siguientes beneficios: Reduccin de plazos en la implantacin de nuevos procesos de negocio. Optimizacin de tiempos, costos y recursos. Integracin punta a punta de los procesos con las reas y tecnologas implicadas. Integracin de terceras partes en los procesos. Consolidacin de la informacin derivada de la gestin de procesos. Facilita la eliminacin del papel de los controles administrativos. Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de calidad. Mejora el control, seguimiento y auditoria operativa as como el manejo de contenido de los procesos de manera ordenada. Flexibilidad de reglas de negocio, polticas, acuerdos de niveles de servicio (SLA s) e indicadores clave de desempeo (KPIs). Con el Business Case hemos propuesto una solucin que va PRODUCTO ENTREGADO a ayudar a la empresa Industrial Frio Gas a encontrar soluciones con alto grado de performance a un costo-

beneficio muy competitivo y previamente probado para asegurarnos de entregar soluciones de muy alta calidad y seguridad comprobada. En este paso volvemos a insistir en el uso de la Suite de BPM POR QUE ESTE PASO BIZAGI Xpress para el modelado y simulacin de los procesos de negocio. Adems, que es gratuito y no genera costos. Mejorar los procesos de negocios es la prioridad nmero uno PRINCIPIOS de los CIOs, de acuerdo con la firma de analistas Gartner. Segn Gartner Inc., Los procesos cambian, el acto de alterar los procesos de negocio para adaptarse a las necesidades de la empresa es un pilar fundamental que trae consigo inversiones significativas, potencia intelectual y activos informticos. Para hacer frente a los diferentes pasos en el cambio de proceso, las compaas han adoptado mejoras en las tcnicas de los procesos de negocio (BPI), y muchos han encontrado un valor significativo en la aplicacin de la disciplina de gestin de la tcnica ms novedosa y visible de BPI: Business Process Management (BPM).

CONCLUSIONES DEL BUSINESS CASE

El presente trabajo estuvo orientado a la implementacin de BPM en una MYPE, utilizando como metodologa la mejora continua Kaizn. Debido a que la empresa Industrial Frio Gas est creciendo en su industria requiere atencin principalmente en la documentacin de procesos, polticas y procedimientos.

Para realizar la implementacin de BPM es importante contar con el apoyo de la gerencia para lograr una mejor comunicacin y transparencia en la realizacin del proyecto. A si mismo se espera la participacin y comunicacin de los dems interesados involucrados.