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SOMMAIRE DCISIONNEL

Rsum
Date d'endossement : Dossier # : Date de 1125873001 cration : 12/03/21 12/04/27

Date de ficelage :
12/05/10

Statut : Rsolution
signe CG

Unit administrative : Technologies de l'information , Direction , Division Ralisation de projets TI Catgorie : Affaires contractuelles Sous-catgorie: Contrat
d'approvisionnement et de services autres que professionnels Niveau dcisionnel : Conseil d'agglomration personnes et leurs biens Sance vise : 12/06/21

Charte montralaise des droits et responsabilits : Art. 26 e) protger lintgrit physique des Comptence d'agglomration : Services de police et scurit incendie Projet : Objet : Accorder un contrat Cassidian communications corp., pour lacquisition, linstallation, la gestion et la
maintenance dun systme volu de radiocommunication de lagglomration de Montral (SRAM), pour une priode de 15 ans, pour une somme maximale de 42 547 281,73$ taxes incluses - Appel d'offres public (11-11630) (2 soumissionnaires).

Responsable : Andr MTIVIER Inscription au CA :

Endosseur : Daniel TTU Inscription au CE :

Signataire : Michel ARCHAMBAULT Inscription au CM :

Pices Identification
Numro de dossier :

1125873001
Technologies de l'information , Direction , Division Ralisation de projets TI Conseil d'agglomration Art. 26 e) protger lintgrit physique des personnes et leurs biens

Unit administrative responsable Niveau dcisionnel propos Charte montralaise des droits et responsabilits Comptence d'agglomration Projet Objet

Services de police et scurit incendie -

Accorder un contrat Cassidian communications corp., pour lacquisition, linstallation, la gestion et la maintenance dun systme volu de radiocommunication de lagglomration de Montral (SRAM), pour une priode de 15 ans, pour une somme maximale de 42 547 281,73$ taxes incluses - Appel d'offres public (11-11630) - (2 soumissionnaires).

Information complmentaire
Territoire concern Catgorie Arrondissement(s) Ne s'applique pas Affaires contractuelles District(s) Ne s'applique pas SousContrat catgorie d'approvisionnement et de services autres que professionnels

Information sur les contrats Champ obligatoire dans la catgorie "Affaires contractuelles. Cocontractant(s) Cassidian communications corp. Montant(s) 42 547 282 $

chancier initial de ralisation du projet Champs obligatoires pour la catgorie Affaires contractuelles et les sous-catgories Immeuble - Location, Contrat d'approvisionnement et de services autres que professionnels, Contrat de construction, Contrat de services professionnels et Entente . Inscrivez les dates prvues de dbut et de fin du projet. Dbut:

2012-06-21

Fin:

2028-11-11

Calendrier d'inscription projet


Niveau dcisionnel Conseil d'arrondissement Comit excutif Conseil municipal Conseil d'agglomration Sance vise

2012-06-06 09:00 2012-06-18 14:00 2012-06-21 17:00

Contenu
Contexte

Par le prsent dossier, le Service des technologies de l'information (STI) recommande l'octroi d'un contrat, Cassidian communications corp., pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance d'un systme volu de radiocommunication de l'agglomration de Montral (SRAM) pour le Service de police de la Ville de Montral (SPVM), le Service des incendies de Montral (SIM) et, accessoirement, les municipalits lies. Les objectifs d'affaires recherchs sont le remplacement des systmes radio actuels du SPVM, du SIM et des services des municipalits lies, dont la Ville de Montral (Ville), par une technologie prouve d'une architecture ouverte, avec des standards rpondant l'ensemble des intervenants en matire de scurit publique (notamment linteroprabilit assurant une meilleure coordination des intervenants). Cette acquisition est motive principalement par la grande dsutude matrielle et technologique de certains rseaux de radiocommunication vocale qui sont actuellement utiliss la Ville. titre d'exemple, le rseau dont dispose le SPVM pour ses besoins a t acquis en 1989. Le projet est compos de trois (3) phases distinctes et de livrables, propres chacune de ces phases :

Phase 1 : Elle consiste en l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance d'un rseau de surface compos d'antennes, d'metteurs et de rcepteurs disperss sur le territoire de l'agglomration de Montral; de systmes d'enregistrement (radio et tlphonique), de serveurs (gestion, chiffrement et de tlsurveillance) et de consoles radio. Phase 2 : Elle consiste en l'acquisition, l'installation et la maintenance de terminaux d'utilisateur (TDU) consistant en des radios mobiles; des radios portatives; des postes fixes; et des accessoires tels que les ensembles motocyclette et les tlcommandes.

Phase 3 : Rseau souterrain compos de points d'mission et de rception distribus sur l'ensemble du rseau du mtro de Montral.

Voici l'numration pour chacune des phases mentionnes ci-dessus, les tapes autorises par les instances de la Ville, les tapes autoriser dans le prsent dossier et les tapes venir ultrieurement : tapes dj autorises : Date de dbut tapes termines : Autorisation d'aller en appel d'offres public pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance du SRAM (Phase 1 du projet) Aot 2011 Date de fin Fvrier 2012

tapes autoriser dans le prsent dossier : Date de dbut prvue Date de fin prvue Novembre 2028

Autorisation d'octroi d'un contrat pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance du SRAM (Phase 1 du projet).

Juillet 2012

tapes venir ultrieurement : Date de dbut prvue Date de fin prvue Dcembre 2012

Autorisation d'aller en appel d'offres public pour l'acquisition, l'installation et la maintenance de TDU (Phase 2 du projet) Autorisation d'aller en appel d'offres public pour l'acquisition d'quipements d'infrastructure souterraine pour le Mtro de Montral (Phase 3 du projet).

Aot 2012

Septembre 2012

Dcembre 2013

Pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance du SRAM, un appel d'offres public no 11-11630 a t lanc le 24 aot 2011 et publi dans le journal La Presse et dans le systme lectronique d'appel d'offres (SAO) approuv par le gouvernement du Qubec. Durant la priode de rponse de l'appel d'offres, il y a eu : des visites effectues, par les preneurs de cahier des charges accompagns de reprsentants de la Direction de l'approvisionnement, dans les sites de radiocommunication, les salles informatiques et certaines units oprationnelles la Ville; la publication de dix-sept (17) addendas suite des questions poses par les preneurs de cahier des charges; et

report de l'ouverture des soumissions deux reprises (Addendum 7 et 12). La priode de rponse l'appel d'offres a t du 24 aot 2011 au 29 fvrier 2012. Deux soumissionnaires ont dpos des offres: Motorola Solutions Canada Inc et Cassidian Communications Corp. La priode de validit de chacune des soumissions est de 365 jours.

tant donn que le mode d'valuation des soumissions est le systme de pondration et d'valuation des offres une enveloppe, deux comits ont t mis en place : un comit technique dont le rle tait d'valuer la conformit et la qualit technique des soumissions; et un comit de slection dont le rle tait d'valuer les soumissions sur la base de la grille d'valuation publie dans les clauses administratives et particulires de l'appel d'offres.

Dcision(s) antrieure(s)

CG12 0025 - 26 janvier 2012 - Rglement autorisant un emprunt de 87 000 000 $ pour le financement du systme de radiocommunication vocale de l'agglomration de Montral (SRAM). CE11 1333 - 22 aut 2011 - D'autoriser le lancement d'un appel d'offres public pour l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance d'un systme volu de radiocommunication de l'agglomration de Montral (SRAM). CG10 0159 - 22 avril 2010 - De crer une Commission mixte ad hoc ayant pour mandat d'tudier le projet mtropolitain de radiocommunication vocale. CE09 1112 - 17 juin 2009 - De ne pas donner suite au processus d'appel d'offres no 08-10636 pour le remplacement du systme radio vocal (CE08 1082 et CE09 0009). CE08 1082 - 11 juin 2008 - D'autoriser le lancement d'un appel d'offres public pour la fourniture d'un systme de radiocommunication vocale pour le Service de police de la Ville de Montral (SPVM). CE07 0807 - 23 mai 2007 - D'accorder un contrat de services professionnels pour le systme de radiocommunication vocale du Service de police de la Ville de Montral - DMR Conseil - 264 528,09 $, taxes incluses.

Description

La phase #1 du projet SRAM consiste la mise en exploitation des diffrents sites de transmission (voix) dissmins sur le territoire de l'agglomration, des diffrents serveurs et noeuds de commutation, de consoles radio et de systmes d'enregistrement et d'archivage. Dans ce contexte, les principales responsabilits du fournisseur lies l'acquisition, l'installation, la gestion et la maintenance d'un systme volu de radiocommunication de l'agglomration de Montral (SRAM) sont les suivantes : L'identification de nouveaux sites radio incluant : Ngociation des lettres d'entente; et Travaux de prparation. L'ingnierie dinfrastructure du SRAM : Analyse dtaille de l'ingnierie; Rvision de la conception; et Approbation de la conception par la Ville.

Fabrication et montage des quipements en usine. Essais des quipements en usine. Livraison des quipements sur les sites de la Ville. Installation des quipements dans les sites radio. Installation des quipements dans les salles informatiques principales et de relves. Installation des quipements dans les centres principaux de rpartition (SPVM et SIM). Installation des quipements dans les centres secondaires de rpartition (SPVM et SIM). Formation des utilisateurs. Rception de la documentation technique et des logiciels. Essais et preuve de performance. Rodage du systme. Rception provisoire du SRAM. La gestion et maintenance (services techniques) du rseau (Nov 2013 Oct. 2028). Correction des anomalies suite la rception provisoire. Rception dfinitive du SRAM.

Ces lments seront sous la responsabilit de la firme retenue au terme de l'analyse des soumissions par le Comit de slection, sous la supervision et le contrle de la qualit du Service des technologies de l'information de la Ville.

Justification

Les bnfices attendus du Projet SRAM sont multiples et s'adressent plusieurs catgories de groupe de personnes : Services aux citoyens : Amlioration de l'efficacit entre les diffrents intervenants en Scurit publique pour une coordination suprieure et une scurit accrue; Qualit des services reus; Gestion accrue du risque; et Coordination assure entre les intervenants. Municipalits lies : Efficacit des diffrents services municipaux; Coordination (interoprabilit) efficiente avec les services de scurit publique, lorsque requis; Homognisation des rseaux vocaux; et Rseau de radiocommunication performant. Le comit technique a valu la conformit et la qualit technique des deux soumissions et les a dclar toutes les deux conformes. Conformment aux procdures en vigueur, un rapport technique a t remis au comit de slection. Ce dernier a valu les deux dites soumissions et a recommand de retenir la firme Cassidian Communications Corp. qui a obtenu la meilleure note, selon les critres d'valuation pralablement tablis et connus des soumissionnaires. Ci-joint les informations relatives aux preneurs des cahiers des charges : Preneurs des cahiers des charges Preneurs des cahiers des charges (global) Preneurs des cahiers des charges ayant effectus les visites obligatoires Preneurs des cahiers des charges n'ayant pas dposs de soumission Preneurs des cahiers des charges ayant dposs une soumission Pourcentage Nombre 28 10 8 2

80% 20%

La diffrence entre le nombre de preneurs de cahier des charges (global) et de soumissions reues est nonce dans l'intervention du service "Concertation des arrondissements et ressources matrielles". Les rsultats de l'appel d'offres public 11-11630 et la comparaison des prix sont : Notes Soumissions conformes Prix de base (1.0 - Fourniture, installation et mise en service du SRAM); (4.0 Dmantlement d'quipements); 19 895 344,13$ 25 567 283,93$

Au (2.0 - Gestion et maintenance du SRAM);

Cassidian communications corp. Motorola solutions inc.

94.87% 85,38 %

22 651 30 095 20 147

Dernire estimation ralise 47 675 141,00$ cart entre ladjudicataire et la dernire estimation ($) cart entre ladjudicataire et la dernire estimation (%) cart entre la 2me meilleure note et ladjudicataire ($) cart entre la 2me meilleure note et ladjudicataire (%) La diffrence (cots la baisse) observe aux soumissions en comparaison de l'valuation budgtaire prsente au Comit excutif (CE11 1333) s'explique par l'valuation budgtaire de la phase #1 (infrastructure de radiocommunication) qui tait base sur : Les cots d'appel d'offres (2008) actualis en 2010; Une topologie de douze (12) sites d'antennes; Vingt-six (26) frquences TDMA; La gestion et la maintenance du rseau value arbitrairement 25% du cot du matriel. Les soumissions reues dmontrent clairement que plusieurs lments ont eu un impact majeur sur le cot de la phase #1 du projet SRAM dont: Les cots des quipements d'infrastructure et des consoles radio qui ont chut radicalement entre 2008 et 2012 - Cette diminution peut s'expliquer par l'atteinte d'une maturit de la norme en 2012; Une diminution du nombre de sites radio - La diminution des sites radio a un impact important sur le nombre total d'quipements (metteur/rcepteur, filtration, alimentation d'urgence, antennes, etc.) et sur les cots d'exploitation; Diminution du nombre de frquences TDMA au profit d'un partage entre la technologie TDMA (+ rcente) et FDMA (- dispendieuse par sa maturit); La comptition entre les fournisseurs de principalement l'exigence de la Ville pour une infrastructure architecture ouverte; L'offre aux preneurs de cahier des charges de l'utilisation des sites de radiocommunication o la Ville est dj locataire; et L'obligation d'utiliser 2 sites radio dont la Ville est propritaire. La diffrence entre les deux (2) soumissions dposes s'explique, notamment, avec les lments suivants: Le soumissionnaire retenu propose une architecture sept (7) sites radio tandis que le second en propose une douze (12) sites; Le cot du contrat pour la gestion et la maintenance du SRAM (du plus haut soumissionnaire) est prs de 25% plus lev;

Le cot li au dmantlement des quipements des anciens rseaux est de 73% suprieur pour le plus haut soumissionnaire; et Le cot pour les appareils de 1 000$ et plus est prs de 50% suprieur pour le plus haut soumissionnaire.

Le prsent dossier doit tre rfr la Commission permanente sur l'examen des contrats selon le critre suivant : Contrat de plus de 10M$.
Aspect(s) financier(s)

Le montant total du contrat est de 42 547 281,73 $, taxes incluses, et sera assum, d'une part, au PTI 2013-2015 pour un montant de 19 895 344,13$ et, d'autre part, au budget de fonctionnement de 2013 2028 pour un montant de 22 651 937,60$ . Ce montant est l'intrieur des budgets prvus au projet (rsolution CE11 1333 - Autorisation d'aller en appel d'offres).

PTI 2013-2015 au projet "Systme volu de radiocommunication de l'agglomration de Montral". La dpense totale de 19 895 344,13$ sera rpartie comme suit :

Description Livraison et installation complte des quipements de l'infrastructure SRAM (50 %) Rception provisoire de l'infrastructure SRAM (35%) Rception dfinitive de l'infrastructure SRAM (15%) Dmantlement d'quipement Total (taxes incluses) :

2013 9 861 440,81$ 6 903 008,57$ 0$ 0$ 16 764 449,38$

2014 0$ 0$ 2 958 432,25$ 172 462,50$ 3 130 894,75$

Pour le PTI, cette dpense est entirement assume par l'agglomration puisqu'elle concerne la scurit publique qui est une comptence d'agglomration en vertu de la Loi sur l'exercice de certaines comptences municipales dans certaines agglomrations. La facturation et le paiement des factures pour linfrastructure SRAM se feront en trois temps distincts : - 50 % de linfrastructure SRAM la livraison et installation complte des quipements. - 35 % de linfrastructure SRAM la rception provisoire telle que dfinie larticle 23 de la section III Clauses Administratives Particulires . - 15 % de linfrastructure SRAM la rception dfinitive telle que dfinie larticle 24 de la section III Clauses Administratives Particulires .

Budget de fonctionnement la Direction du STI : Les dpenses rcurrentes, ci-aprs, pour la gestion et la maintenance (services techniques) du SRAM, sur une priode de quinze (15) ans, sont incluses au montant du contrat. Une portion de celles-ci sera assume par le budget de fonctionnement valu 1 653 147.66$ en 2012 par le SPVM et qui sera transfr progressivement au STI partir du dernier quart de 2013. L'autre portion proviendra du budget de la section radiocommunication du STI qui dispose dj d'un budget de 2 362 200$ en 2012 qui sert assurer les besoins en radiocommunication du SIM, des Arrondissements de l'ex-ville de

Montral et de certains Services centraux. De plus, le budget 2012 de 190 673$ associ aux 2 postes d'agent lectronique et de conseiller en tlcommunication et quipement, sera transfr du SPVM au STI selon le calendrier relatif l'acceptation dfinitive du nouveau systme prvue en novembre 2014 ou au plus tard au budget 2015. Ce budget global sert couvrir d'autres dpenses externes dont, notamment, celles lies la phase #2 du projet SRAM ainsi que les frais de gestion internes.

Pour le budget de fonctionnement du STI, la portion agglomration de cette dpense mixte d'activit d'administration gnrale est incluse dans la charge d'administration impute l'agglomration (rf. Rglement sur les dpenses mixtes). Les dpenses rcurrentes, ci-aprs pour la location des sites de radiocommunication du 1er septembre 2012 au 31 aot 2017, sont exclues du montant du contrat. 2012 11 011 $ 35 105 $ 6 438 $ 11 497 $ 7 665 $ 0$ 0$ 71 716 $ 2013 34 356 $ 105 317 $ 19 315 $ 35 067 $ 22 995 $ 0$ 0$ 217 050 $ 2014 35 730 $ 105 317 $ 19 315 $ 36 820 $ 22 995 $ 0$ 0$ 220 177 $ 2015 36 821 $ 105 317 $ 19 315 $ 38 661 $ 22 995 $ 0$ 0$ 223 109 $ 2016 38 293 $ 105 317 $ 19 315 $ 40 594 $ 22 995 $ 0$ 0$ 226 514 $ 2017 26 794 $ 70 211 $ 12 877 $ 27 950 $ 15 330 $ 0$ 0$ 153 162 $

Sites Site 1 Site 2 Site 3 Site 4 Site 5 Site obligatoire #1 Site obligatoire #2 Total

Dveloppement durable

Ce projet adresse le plan stratgique de dveloppement durable dans les entreprises, institutions et commerces en stimulant la demande de technologies et de services verts en exigeant:

Le dmantlement des quipements dsuets : Comme certains quipements d'infrastructure radio ne sont plus requis (particulirement pour le rseau SPVM), le dmantlement de ces derniers a t exig aux Soumissionnaires, et ce, ds que le SRAM sera exploit de faon oprationnelle pour une priode suffisante. Lesdits quipements seront recycls ou dtruits en accord avec les politiques de la Ville de Montral. De nouveaux quipements : La technologie rcente exige au cahier des charges techniques, la rationalisation du nombre d'quipements ncessaires par site et la diminution du nombre de sites radio sur le territoire de l'Agglomration de Montral ne sont que quelques-uns des lments pris en comptehttp://ville.montreal.qc.ca/portal/page? _pageid=7017,70363581&_dad=portal&_schema=PORTAL.

Impact(s) majeur(s)

Les impacts majeurs dans le cas d'une approbation du prsent dossier se rsument comme suit : Diminution des cots d'exploitation; Coordination suprieure entre les Services de l'agglomration et avec les organisations externes; Assure une performance maximale du rseau pour toute la dure du contrat; et Offrir une capacit et une performance adaptes aux besoins de chacun des Services. Pour les utilisateurs : Fonctionnalits volues; Couverture accrue; Interoprabilit native; Fluidit des communications; et Scurit : o Signal de dtresse; o Chiffrement des communications; o Golocalisation du personnel pour amliorer leur scurit. Pour l'Agglomration : conomie de partage; et Meilleure coordination entre les services d'agglomration, des villes lies et des arrondissements (ex. gestion de crise).

Dans le cas d'un refus, les impacts seront importants et multiples:

Techniques - d essentiellement la trs grande dsutude des quipements d'infrastructure et des terminaux d'utilisateur; Oprationnels - d, notamment, au manque de voies de communications;

Sur les phases subsquentes du projet SRAM - l'acquisition, l'installation et la mise en service des terminaux d'utilisateur et du rseau d'antennes distribues du mtro qui sont intimement lis la ralisation du prsent appel d'offres; Budgtaires - puisque la dsutude des terminaux et l'extrme raret des pices de rechange obligent, entre autres, le SPVM louer des terminaux d'appoint sur une base annuelle.

Plus spcifiquement : Le Service de police de la Ville de Montral Une dgradation, mme partielle du SRVA, a des impacts directs, d'une part, sur la prestation des services aux citoyens et d'autre part, sur la sant et la scurit des policiers. De plus, la dsutude technologique et matrielle du SRVA ne permet plus d'oprer les adaptations ncessaires aux units oprationnelles et l'volution de leur mission. Le SPVM ne dispose donc pas d'outils de radiocommunication vocale suffisamment fiables pour maintenir ses standards de qualit et de service en tout temps. Cet aspect technique empche aussi l'implantation de l'interoprabilit avec les diffrents intervenants en scurit publique qui est essentielle actuellement au niveau oprationnel. Service de scurit incendie de Montral : Le SIM doit interagir avec diffrents partenaires et tre en mesure de communiquer efficacement. En 2009, titre de premier rpondant, le SIM a rpondu plus de 60 000 appels. Ses partenaires sont les corps policiers, la Socit de transport de Montral (STM), Urgences-sant et les travaux publics. Le Centre de scurit civile est une entit du SIM qui assure une couverture des sinistres majeurs. L'absence d'interoprabilit dans les communications vocales ne permet pas: de rduire la dure des interventions; d'assurer un service amlior; d'augmenter la scurit des citoyens et du personnel. Villes lies: Bien que le maintien du statu quo semble, premire vue, avoir moins de consquences pour les villes lies que dans le cas des services de scurit publique, l'avantage nous apparat important dans la mesure o elles dcidaient dy adhrer. Dabord, tant dans le cadre de leurs activits quotidiennes respectives que dans le cas de force majeure, la communication globale sur le territoire de lagglomration sera dsormais simplifie, efficace et sre. De plus, le SRAM sera plus performant que les systmes ou les solutions actuellement utiliss, d'o une amlioration certaine au chapitre des radiocommunications vocales. Limplantation du SRAM offre une occasion unique dharmoniser et de simplifier, sur une base volontaire, les communications vocales entre les services, et ce, sur lensemble du territoire de lagglomration de Montral.

Opration(s) de communication

Une stratgie de communication a t approuve par la Direction des communications.

Calendrier et tape(s) subsquente(s)

Ci-joint le calendrier sommaire des tapes subsquentes de la phase 1 du projet SRAM : Octroi du contrat : Livraison et installation des quipements de l'infrastructure : Juin 2012 Aot 2013

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Rception provisoire : Rception dfinitive :

Novembre 2013 Novembre 2014

Conformit aux politiques, aux rglements et aux encadrements administratifs

Le prsent dossier respecte les encadrements suivants : Politique de gestion contractuelle ; Politique d'approvisionnement ; Encadrement Gestion des contingences, incidences et dbourss dans tous les contrats (C-OGSDO-D-11-002); Encadrement "Gestion des informations relatives aux estimations lies aux contrats" (C-OG-SDOD-11-003). Validation
Intervenant et Sens de l'intervention Avis favorable avec commentaires : Technologies de l'information , Direction (Martine GLINAS) Avis favorable avec commentaires : Finances , Direction du budget (Patrice DOR) Avis favorable avec commentaires : Concertation des arrondissements et ressources matrielles , Direction de l'approvisionnement (Robert NORMANDEAU) Avis favorable avec commentaires : Finances , Direction de la comptabilit et du contrle financier (Mahjouba ABDOUNI) Avis favorable avec commentaires : Scurit incendie de Montral , Direction des oprations et de la prvention (Marc GODIN) Avis favorable avec commentaires : Police , Direction des oprations (Pierre BROCHET) Autre intervenant et Sens de l'intervention

Responsable du dossier

Andr MTIVIER Chef de section - Informatique Tl. : 514 280-9198 Tlcop. : 514 872-3964

Endoss par:

Daniel TTU Directeur du projet SRAM Tl. : 514 280-8521 Tlcop. : (514) 872-3964 Date d'endossement : 2012-04-27 14:08:24 Numro de dossier :1125873001

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