PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL 1.

OBJETIVO Establecer un procedimiento normalizado de Empresa, con el fin de unificar dentro de la organizacin, los criterios bsicos para la elaboracin de los documentos. 2. ALCANCE Esta norma aplica a todas las reas de la Organizacin para la elaboracin de documentos. 3. DEFINICIONES 3.1. NORMA Documento que provee los usos comunes y repetitivos, de reglas, de lneas directrices o de caractersticas para las actividades o sus resultados, garantizando el nivel de orden ptimo, dentro de un contexto dado. 3.2. PROCEDIMIENTO Documento que indica la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 3.3. REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 3.4. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ninguno. 5. RESPONSABLE El Representante de la Direccin y el Coordinador de Calidad, son los responsables de verificar que los procedimientos elaborados en la

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL Organizacin, sigan procedimiento. los lineamientos dados por el presente

Los responsables de cumplir este procedimiento son todas las personas encargadas de elaborar documentos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad. 6. PROCEDIMIENTO Para la elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Organizacin, se tiene en cuenta lo siguiente: Tipo de documento. Identificacin del documento. Contenido del documento. Estructura del documento.

6.1. TIPOS DE DOCUMENTOS Los documentos de la Empresa se clasifican en cinco (5) grupos, los cuales se relacionan a continuacin: 6.1.1. MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de Calidad de la organizacin. 6.1.2. PROCEDIMIENTOS: Documentos que indican como se realiza una actividad de tipo administrativo o tcnico. Ejemplo de Procedimientos Administrativos: Procedimiento de Compras, Procedimiento de Descripciones de Cargo, Procedimientos de Ventas, Procedimientos de Recursos Humanos. Ejemplo de Procedimientos Tcnicos: Procedimientos de almacenamiento y despacho de productos, procedimientos de Laboratorio, procedimientos de calibracin de equipos, procedimientos utilizados para el mantenimiento de maquinaria y equipo, procedimientos para el cumplimiento de BPM, etc. 6.1.3. INSTRUCTIVOS DE TRABAJO: Documentos donde se indican o especifican de manera detallada una actividad tcnica o administrativa. Ejemplo: Instructivo de operacin de mquinas. 6.1.4. REGISTROS DE CALIDAD: resultados obtenidos o proporciona Documento que presenta evidencia de actividades

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL desempeadas. Los registros constituyen la principal fuente de informacin de NOMBRE DE LA EMPRESA para demostrar la calidad del producto y el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad. 6.1.5. DOCUMENTOS EXTERNOS: Son documentos generados por una institucin, empresa o persona externa a la organizacin que est relacionada con las actividades del Sistema de Gestin de Calidad. La estructura de los Documentos Externos es propia de su autor o emisor. 6.2. IDENTIFICACIN DE UN DOCUMENTO La identificacin de documentos en la Organizacin, se realiza a travs del nombre del documento y/o un cdigo compuesto por tres (3) niveles, los cuales estn separados uno de otro por un slash (/).

NIVEL I. REA QUE EMITE EL DOCUMENTO REA SIGLAS

NIVEL II. TIPO DE DOCUMENTO MC PA PT IT Manual de Calidad Procedimiento Administrativo Procedimiento Tcnico Instructivo de Trabajo

NIVEL III. NUMERACIN CONSECUTIVA DEL DOCUMENTO. Consta de una numeracin consecutiva de documento por rea, de tres (3) dgitos escritos en nmeros arbigos.

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL Ejemplo : 001 002 Para el caso de la numeracin de los Registros de Calidad, se usa el mismo cdigo del documento, pero en el Nivel III se adiciona un nmero arbigo separado por un guin (-). La numeracin es consecutiva dependiendo del nmero de registros que genere el documento pero en forma independiente. 6.3. CONTENIDO DEL DOCUMENTO 6.3.1 CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO Los siguientes son los puntos bsicos que debe contener todo procedimiento: (1) OBJETIVO: Es el fundamento general del procedimiento, en este tem se define claramente la finalidad del procedimiento. (2) ALCANCE: Refleja el campo de aplicacin del procedimiento, es decir, reas de la Organizacin, procesos, equipos, materias primas, productos en proceso, productos terminados, etc. (3) DEFINICIONES: Trminos que se consideran necesarios para la comprensin de ciertas palabras utilizadas en el procedimiento. Las definiciones se las debe describir en orden alfabtico. (En caso que aplique). (4) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Son normas, cdigos o especificaciones que rigen cada uno de los procedimientos; pueden ser normas nacionales y/o internacionales o documentos elaborados por la Organizacin. (En caso de que aplique). (5) RESPONSABLE: Es el cargo o rea encargada de verificar y de aplicar el cumplimiento del procedimiento citado. (6) PROCEDIMIENTO: Describe en forma clara, concisa y detallada los pasos a seguir para el desarrollo de la actividad. (7) CLCULOS: Se detallan las frmulas matemticas y todas aquellas explicaciones requeridas para el soporte de resultados

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL numricos mencionados en el procedimiento (en caso de que aplique). (8) REGISTROS: Indica el formato o formatos en los cuales se registra la informacin obtenida de la aplicacin del procedimiento (en caso de que aplique). (9) ANEXOS: Se incluye cualquier informacin de soporte, que se requiere para la aplicacin del procedimiento Ejemplo: flujogramas, figuras, planos, tablas, etc. (en caso de que aplique) 6.3.2 CONTENIDO DE UN INSTRUCTIVO Los siguientes son los puntos bsicos que debe contener todo instructivo: (1) OBJETIVO: Es el fundamento general del instructivo, en este tem se define claramente la finalidad del instructivo. (2) ALCANCE: Refleja el campo de aplicacin del instructivo, es decir, procesos, operacin de equipos, anlisis de productos, mantenimiento de maquinarias, calibracin, verificacin o ajuste de dispositivos de seguimiento y medicin. etc. (3) RESPONSABLE: Es el cargo o rea encargada de aplicar y verificar el cumplimiento del instructivo citado. (4) INSTRUCTIVO: Describe en forma clara, concisa y detallada los pasos a seguir para el desarrollo de la actividad. (5) REGISTROS: Indica el formato o formatos en los cuales se registra la informacin obtenida de la aplicacin del instructivo. (En caso de que aplique). (6) ANEXOS: Se incluye cualquier informacin de soporte, que se requiere para la aplicacin del instructivo. Ejemplo: flujogramas, figuras, planos, tablas, etc. (en caso de que aplique) Con el fin de mantener organizada la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad en el Centro de Documentacin, se han estructurado, entre otros, los siguientes manuales: Manual de Procesos, Manual de Fichas Tcnicas, Manual de Recursos Humanos, Manual del Sistema de Calidad, Manual de Perfiles y

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL Descripciones de Cargos. La funcin de estos manuales es la de recopilar los procedimientos correspondientes. 6.4. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO La elaboracin de los documentos, se realiza en hoja de papel bond blanco tamao INEN A4, con orientacin vertical en su primera pgina y letra Verdana 12. 6.4.1. ESTRUCTURA DE LAS PGINAS DE UN DOCUMENTO Para el diseo de la primera pgina de cualquier tipo de documento se utiliza un encabezado que contiene: (1). Logotipo de la Empresa. (2). Ttulo del documento, escrito en letras maysculas y centrado. (3). Cdigo: identificacin del documento, de acuerdo con la codificacin consignada en el numeral 6.2. del presente documento, justificado a la izquierda. (4). Revisin: Nivel de revisin del documento, de acuerdo con: 0: 1: 2: 3: 4: Emisin Primera revisin Segunda revisin Tercera revisin Cuarta revisin

(5). rea que emite el documento, escrita en letras maysculas y centrado. (6). Paginacin: el documento debe ser paginado consecutivamente as: la primera pgina PAGINA 1 de X (siendo X el nmero total de pginas del procedimiento). Esta numeracin no incluye a los registros ni anexos. Las letras utilizadas en el proceso de paginacin deben ir justificadas a la izquierda. (7). Elaborado por: inicial del nombre, primer apellido y firma del responsable de la elaboracin del documento.

PROCEDIMIENTO NORMA FUNDAMENTAL (7.1). Fecha de elaboracin del documento. (8). Revisado por: inicial del nombre, primer apellido y firma del responsable de la revisin del documento. (8.1). Fecha de revisin del documento. (9). Aprobado por: inicial del nombre, primer apellido y firma del responsable de la aprobacin del documento. (9.1). Fecha de aprobacin del documento. Esta fecha indica que el procedimiento entra en vigencia, una vez revisado y aprobado. (10). Contenido: de acuerdo a lo descrito en el numeral 6.3. 6.4.2. ESTRUCTURA PARA REGISTROS DE CALIDAD Para los Registros de Calidad, a la pgina se le da la orientacin y tamao que ms se ajuste a las necesidades del usuario, conservando en el encabezado el logotipo de Organizacin (parte superior izquierda), el cdigo del registro (parte superior derecha), el nombre del registro (centrado) y la paginacin (Ej. 1/1, 1/2, 2/2). La aprobacin y vigencia de los Registros de Calidad asociados al Manual de Calidad, procedimiento o Instructivo se realiza simultneamente con el documento correspondiente. 7. CLCULOS No Aplica 8. REGISTROS No Aplica 9. ANEXOS No Aplica