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GUA DE APRENDIZAJE PARA EL CURSO DE MICROSOFT ACCESS 2007 GUIA 4

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1. IDENTIFICACIN CURRICULAR PROGRAMA DE FORMACION: Curso Microsoft access 2007 COMPETENCIA: Aplicar Tecnologas de la informacin teniendo en cuenta las necesidades de la unidad Administrativa

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Operar Herramientas Ofimticas Teniendo En Cuenta Los Procesos Y Procedimientos Establecidos Por La Organizacin Y Los Estndares De Calidad 2. Producir los documentos aplicando las herramientas ofimticas. 3. DESARROLLO TEMA: MICROSOFT ACCESS 2007

JUSTIFICACIN: Operar Herramientas Ofimticas Teniendo En Cuenta Los

Procesos Y Procedimientos Establecidos Por La Organizacin Y Los Estndares De Calidad CONTENIDOS: Bases de datos en Access 2007

.Elementos bsicos de Access 2007 (I) Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007. Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .

Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu.

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Compaginar dos sesiones. Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con el curso y otra con el Access 2007. 1 Se supone que la sesin con el curso est abierta. 2 Abrir la sesin de Access 2007. 3 Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte inferior de la pantalla. 4 Elegir la opcin Mosaico vertical. Observa como la pantalla ha quedado dividida en dos partes, como en la figura:

5 Una vez tenemos las dos sesiones con el tamao adecuado, basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra. Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar de la ventana del navegador o en el de Access . Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o ms), con monitores pequeos quizs prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt + tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador) o pulsando el botn correspondiente a la sesin en la barra de tareas en la ltima lnea de la pantalla. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .

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La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Unidad 1. Elementos bsicos de Access 2007 (II) Las barras La barra de Ttulo La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. La barra de Acceso rpido

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La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

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La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. El Botn de Office

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Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

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Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
4. ESTRATEGIAS DE ENSEANZA Videotutoriales, gua de aprendizaje, internet http://www.aulaclic.es/access2007/ 5. RECURSOS MEDIOS Internet, palabra, EQUIPOS de Computador. MATERIALES gua de aprendizaje.

procesador

6. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Ejercicio 1. Iniciar una sesin de trabajo con Access 2007 y crear una nueva Base de datos en blanco que la vamos a almacenar con el nombre "Socios del club". Al crear la nueva base de datos, que objeto aparece en primer lugar para que lo creemos? Localiza en la siguiente imagen de la ventana de trabajo de Access 2007 los elementos sealados:

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Cerrar la base de datos sin salir de Access 2007. Abrir de nuevo la base de datos que se acaba de crear. Observar que en el Panel de Exploracin de Objetos de Access 2007 no hay ningn objeto creado.

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Cerrar Access. Ejercicio 2

1. Abrir la base de datos "Socios del club" creada anteriormente. 2. Crear una nueva tabla denominada Tabla primera (Cinta de Opciones - Ficha Crear).
Seleccionar la opcin Tabla de la Ficha Crear en el grupo Tablas.

Informacin.- Cuando creamos por ver primera una base de datos (como ya comentamos en la unidad) Access nos sita en la vista hoja de datos de una nueva tabla para que comencemos a crear una tabla. Cuando optamos por crear una tabla desde la opcin "Tabla" de la Ficha Crear del grupo Tablas, estamos precisamente creando una nueva tabla en la vista hoja de datos. En esta vista, Access aade un primer campo autonumrico a la nueva tabla (denominado Id). Slo tendremos que ir escribiendo informacin para cada registro para ir creando los diferentes campos de la tabla (Utilizando la celda "Agregar nuevo campo"). A cada nuevo campo que vayamos agregando Access le asignar el nombre genrico "Campo1", "Campo2"... "Campo N". Despus a travs de la vista diseo de la tabla podremos cambiar el nombre de los campos y ajustar las propiedades tal y como hemos desarrollado en los contenidos. Por tanto, la opcin Tabla de la Ficha Crear constituye una forma muy rpida de crear tablas en Access en la vista hoja de datos.

Hacer clic en el botn "Guardar" de la barra de herramientas de accesos rpidos de Access. Indicar el nombre de la tabla: Tabla Primera. Accede a la vista diseo de la tabla y comprueba como Access 2007 al crear una tabla con este procedimiento le asigna al campo Id (autonumrico) la clave principal. Cerrar la tabla.

3. Abrir la tabla creada.

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Seleccionar en el panel de exploracin de objetos de Access la tabla Tabla primera. Hacer clic con el botn derecho y seleccionar la opcin Abrir del men contextual. Tambin para abrir una tabla puedes hacer doble clic sobre la misma y sta se abrir en su vista hoja de datos.

4. Introducir texto en dos celdas. (El campo Id al ser de tipo autonumrico lo rellena Access de forma automtica a medida que vayamos introduciendo datos, registros en la tabla).

Cerrar a continuacin la ventana. Se presenta algn mensaje de advertencia?. Se han almacenado los textos que han sido introducidos? Conclusin: Los datos almacenados en una celda se guardan automticamente al pasar a la siguiente o al cerrar la tabla.

5. Abrir la tabla en modo diseo. Qu ocurre en la cinta de opciones? Seleccionar la Tabla en el panel de exploracin de objetos de Access. Hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Vista Diseo.

6. Salir del programa

Ejercicio 3 Abrir Access y la base de datos Socios del Club. Borrar la tabla Tabla primera. 1. Seleccionar en el panel de exploracin de objetos la tabla Tabla primera. 2. Situando el puntero del ratn sobre la tabla pulsar el botn derecho.

3. Elegir la opcin Eliminar del men contextual.

Cerrar la base de datos Socios del Club Cerrar Access.

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7. TIEMPO ESTIMADO 40 horas 8. INSTRUCTOR

Elaborado por: ING. FABIO COMBARIZA Ajustado por:

10. FECHA DE ELABORACIN DE LA GUA

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11 de Octubre de 2010