SISTEMA INTEGRADO CONTABLE Versin 2

MANUAL DEL USUARIO

Por: Luis Juregui T. Licenciado en Informtica

CAPITULO I: INTRODUCCION....................................................................................................................4 CAPITULO II: ACCESO Y TABLAS..............................................................................................................9 II.1 Identificacin y Clave de acceso ...........................................................................................................9 II.2 Plan de cuentas .....................................................................................................................................10 II.3 Tipos de Documentos ...........................................................................................................................12 II.4 Personas Jurdicas y naturales............................................................................................................14 II.5 Inventarios.............................................................................................................................................15 II.6 Activos Fijos...........................................................................................................................................16 CAPITULO III: OPERACION.......................................................................................................................18 III.1 Trascripcin.........................................................................................................................................18 III.1.1 Contabilidad....................................................................................................................................18 III.1.2 Actualizaciones, Depreciaciones, Apropiacin de planillas y Cierre de resultados......................22 III.1.3 Ingresos y Egresos de Caja.............................................................................................................22 III.1.4 Ingresos, Salidas, Ventas y Traspasos de Almacn.......................................................................22 III.1.5 Presupuestos....................................................................................................................................23 III.1.6 Inventarios Fsicos..........................................................................................................................23 III.2 Anomalas.............................................................................................................................................24 III.3 Cierre y Reapertura............................................................................................................................24 III.4 Respaldo, Restitucin y separacin de la informacin....................................................................25 CAPITULO V: REPORTES............................................................................................................................28 V.1 Contabilidad..........................................................................................................................................28 V.2 Inventario...............................................................................................................................................30 V.3 Activo Fijo..............................................................................................................................................30 V.4 Presupuestos..........................................................................................................................................31 V.5 Personal..................................................................................................................................................31 V.6 Administracin......................................................................................................................................31 CAPITULO VI: CONFIGURACIONES.......................................................................................................32 VI.1 Libros de compras y ventas................................................................................................................32 VI.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y mens.......................................................................32 VI.3 Operaciones de documentos...............................................................................................................33 VI.4 Acceso de los usuarios a los documentos...........................................................................................36 VI.5 Secuencia de fin de perodo................................................................................................................36 CAPITULO VII: ADMINISTRACION.........................................................................................................38 VII.1 Acceso al sistema................................................................................................................................38 VII.2 Bases de datos ....................................................................................................................................39 2

VII.3 Usuarios ..............................................................................................................................................40 VII.4 Terminales..........................................................................................................................................41 VII.5 Impresoras..........................................................................................................................................42 VII.6 Tablas..................................................................................................................................................42

CAPITULO I: INTRODUCCION
Bienvenido al Sistema Integrado Contable Versin 2 ! Esta nueva versin en ambiente Windows desarrollada en Microsoft Visual FoxPro 7.0 busca mantener las caractersticas de la primera versin para DOS y superarla con nuevas mejoras. Su desarrollo ha demorado ms de tres aos y se ha buscado la ptima aplicacin de las tcnicas informticas usando las mejoras propias del lenguaje de programacin como son nuevos tipos de datos y formas de programacin. Las mejoras sobresalientes son las siguientes: Control de acceso por usuario individual. Es posible definir a que empresas y opciones del men puede acceder cada usuario y en que condiciones. Control de acceso y manipulacin de documentos por usuario individual. Es posible indicar que documentos va a consultar, crear, eliminar o modificar cada usuario. Adems se registran las operaciones que realiza un usuario y se puede hacer seguimiento de ellas. Acceso directo a consultas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, mientras se registra una transaccin contable se puede consultar los saldos y el mayor de una cuenta. Acceso directo a emisiones impresas relacionadas al contexto de trabajo. Por ejemplo, desde la consulta del mayor, se puede disponer que inmediatamente se imprima el mayor correspondiente e inclusive otros. El movimiento de varias gestiones se mantiene unido y no es necesario separarlo por gestiones. Creacin y restitucin de respaldos Creacin y eliminacin de empresas. Obtencin de reportes a cualquier fecha en cualquier momento. Recuperacin simplificada ante fallas de hardware y software. Opciones utilitarias de Calendario, Calculadora y editor de Textos Saldos al final del perodo contable y a la fecha permanentemente disponibles Existe un registro complementario de documentos que no se contabilizan inmediatamente pero quedan listos para su contabilizacin oportuna. Las personas naturales y jurdicas tienen un nico registro con una consulta integrada sobre toda su informacin relacionada.

Para registros de Caja, Almacn y Ventas se pueden establecer Operaciones por cada documento indicando las cuentas implicadas. Cuando se usan las operaciones, ya no es necesario indicar las cuentas contables, que se usan implcitamente. Nuevo formato para el movimiento de almacn. Presentacin directa en Excel de los reportes de formato tabular.

A continuacin se resaltarn con negrillas los elementos propios de Windows y se usarn Itlicas para los elementos propios del sistema. En un sistema recin instalado y si no tiene una clave establecida, puede acceder con la identificacin USR y la clave 12345 si es que no ha sido eliminada an. El sistema opera en un men del tipo denominado caminante, parecido al men de inicio de Windows . Al operarlo, generalmente se ven tablas con varias filas y columnas. Tome por ejemplo la opcin Personas jurdicas y naturales dentro de CONTABILIDAD. Una de la filas esta resaltada, en un color diferente que las dems; sobre ella se efectan las tareas. Es la fila del cursor. Es posible moverse entre las filas, con el mouse o las teclas del cursor (arriba, abajo, avance de pagina, retroceso de pagina, inicio y fin) y realizar una accin como modificar (generalmente con Enter o clic con el botn izquierdo del mouse) o eliminar (generalmente con Supr o Del ), copiar o insertar nuevas filas (generalmente con Ins ). Cada fila es un registro en la tabla. Para salir cerrando la ventana, esta disponible la tecla Esc En general, las acciones posibles estn indicadas en la ltima lnea de la pantalla. Un clic de mouse en la primera fila de la ventana ocasiona que se muestren los registros anteriores. Un clic de mouse la ltima lnea ocasiona que se muestren los registros siguientes. Un clic fuera de la ventana ocasiona la salida de la ventana. Un clic dentro de la ventana posiciona la fila del cursor en la lnea del mouse. Se usan combinaciones de la tecla Control o Ctrl (abreviada con el smbolo ^ ) y otras teclas para algunas acciones. Por ejemplo, ^Fin significa presionar una de las dos teclas Ctrl, mantenerla, luego presionar la tecla Fin y finalmente liberar ambas. Si se necesita presionar varias veces Control, se la puede mantener. Las acciones de las teclas Enter, Ins y Supr no son fijas y dependen del contexto de trabajo; por ejemplo, si al crear un nuevo documento se desea modificar el nombre de una cuenta contable, se puede acceder al plan de cuentas y modificar el nombre con ^Fin ya que Enter est reservada para elegir una cuenta. Otras combinaciones muy usadas son ^AvPag (despliegue de tablas y consultas), ^RePag (Detalles y movimientos) y ^Inicio (cambio de moneda). Si su teclado es en ingls, tendr las teclas PageUp equivalente a RePag, PageDown equivalente a AvPag, Home equivalente a Inicio y End equivalente a Fin. Este diseo, que no se orienta al uso del mouse, le permite operar casi sin moverse del teclado, lo que necesita para escribir textos o nmeros, como es usual en el trabajo contable. Para combinaciones, use preferentemente el pulgar para la tecla Ctrl en el lado derecho y el anular o el medio para la otra tecla en el teclado superior del cursor. 5

Para imprimir esta generalmente disponible ^P (Control. + P). Existen varias condiciones que deben cumplirse para que opere correctamente la impresora, desde la correcta instalacin en Windows, hasta la instalacin algunas fuentes de impresin, que se detallan en el capitulo Configuraciones. Siempre observe la ltima lnea de la pantalla que le informar de las opciones que puede o debe usar. Cudese que no se sobreponga la barra de tareas de Windows , lo que puede conseguir activando Ocultar automticamente dentro de las Propiedades de la barra de tareas de Windows . Si no activa esta propiedad, la lnea de mensajes puede desaparecer al hacer una operacin de minimizacin de la ventana del sistema. Para insertar nuevas filas basta llegar al final de la tabla con la tecla Fin y avanzar una fila ms con el cursor. Para desistir de una accin normalmente esta disponible la tecla Esc (Escape), aunque en algunos momentos puede no estar disponible. Es posible que deba presionar varias veces Esc para abandonar una operacin compuesta de varias partes. Al insertar o modificar datos, tendr la ocasin de trabajar en pequeos recuadros denominados campos. Se puede mover entre ellos con las teclas del cursor, Enter y con algunas limitaciones, con el mouse. Los campos ms comunes son los alfanumricos, donde puede escribir nmeros o letras. Algunos son De Solo Maysculas. Aunque escriba minsculas, se convierten automticamente en maysculas. Esto es til para la bsqueda de registros almacenados ya que en ellos es muy diferente una letra mayscula que la misma en minscula. Si todo se almacena y busca en maysculas, el proceso es uniforme. Otros campos son numricos, donde solo se pueden escribir nmeros. No se preocupe si se insertan comas, al terminar, mostraran adecuadamente la separacin de miles. Otros solo admiten fechas o horas en los formatos dd/mm/aaaa y hh:mm respectivamente. Otros campos, muy prcticos, son los que tienen una serie fija de posibles valores. Basta con escribir la inicial de un valor para que esta se presente inmediatamente. Se puede ver cada uno de los valores con la barra espaciadora. Por ejemplo, cuando un campo debe ser solo Si o No, no se permite otra posibilidad y con las letras S o N, se presentan Si y No. Tambin se puede ver Si y No con la barra espaciadora. En algunos campos existe la posibilidad de consultar y elegir de una tabla con ^AvPag. Un nuevo campo tipo son los denominados memo, que muestran un espacio de varias filas que se puede extender indefinidamente. La capacidad de estos campos es casi ilimitada, pero debe presionar Enter cada vez que considere cambiar de lnea. Si escribe sin cambiar de lnea, se puede llegar a ver diferentes lneas solo por el tamao de la ventana donde se edita, aunque realmente se tenga una sola lnea, muy larga, si no se ha presionado Enter convenientemente. Para salir de estos campos se debe usar ^W. Con Esc, no se asumen los cambios, si se contesta positivamente a un mensaje de confirmacin. Las tablas estn ordenadas generalmente por la primera columna, denominada clave, y la bsqueda es sensitiva, con lo que basta escribir en el teclado parte o toda la clave de una registro para llegar a ella o a la ms prxima. Se abre una ventana titulada Bsqueda que se cierra cuando se presiona Enter. Para que se cierre automticamente y no espere Enter, se debe usar ^ Fin , con lo que la ventana se cierra y la bsqueda 6

empieza cuando no se escribe nada en 0.7 segundos que es algo mas del tiempo entre presiones seguidas teclas. El orden de las tablas es muy til cuando se conoce la primera parte de la clave, por ejemplo en el caso de personas ordenadas por apellido y nombre es fcil buscar por apellido, pero no cuando se conoce solo el nombre. Para estas situaciones, en muchas tablas esta disponible una seleccin tipo SQL. Puede indicar un asterisco (*) para iniciar la bsqueda e indicar una parte de la clave, o solo en algunos casos, otro campo, con lo que se muestran solo los registros que la contienen. En el ejemplo anterior, indicando * y un nombre, se mostraran los registros de personas que tienen ese nombre (o que su apellido tambin es un nombre, como Eduardo). Puede probar estas caractersticas en la tabla Personas Jurdicas y Naturales: El campo Persona puede elegirse solo entre Natural y Jurdica El campo Nombre es de solo maysculas Los campos RUC y NIT son numricos Existe un campo memo de Referencias

Si el sistema detecta una anormalidad, por ejemplo que intenta registrar una persona ya registrada una vez ms, con el mismo nombre y apellido, se le presenta una ventana titulada Mensaje de control indicando que la persona ya existe. Se cerrar automticamente en algo menos de ocho segundos y tambin puede cerrarse con Enter o clic en su propio botn Aceptar para luego corregir la anormalidad. Tambin pueden presentarse ventanas con varios botones para tomar una decisin. No se cierran hasta que elige una de ellas con Enter o clic y eventualmente Esc, que generalmente significa desistir de continuar. Eventualmente se puede presentar una pantalla titulada Mensaje de Error Interno. Ocurre debido a una situacin anmala de la electrnica o algn defecto de la programacin. Presenta tres opciones: Reintentar, que eventualmente puede resolver la situacin Cancelar, con lo que retorna al men del sistema Ignorar, avanza sin considerar la anomala.

Para un grupo de usuarios, los Super-usuarios existe una opcin ms, Salir al procesador de comandos. Se caracteriza por una ventada titulada Comandos o Command, Si llega all accidentalmente, abandnela escribiendo RESU (tecla Enter) y si ello no es suficiente, con ON SHUT (tecla Enter) QUIT (tecla Enter). Para imprimir, se presenta una ventana donde es posible elegir el destino de la impresin entre Impresora, Pantalla, Excel, Word, Texto, Configurar impresin y Rango de pginas. Muestra adems las fuentes, el tamao de papel y su orientacin. Las opciones Excel y Word estarn habilitadas dependiendo de que haya considerado esa posibilidad en el sistema y a la vez, que la configuracin de su terminal (que se ve en Terminales dentro de ADMINISTRACIN ) tenga las ubicaciones de los programas Excel y/o Word . Se deben cumplir las siguientes condiciones: 7

En Windows debe tener definida una impresora Local o de Red debidamente conectada y configurada. En el sistema, en la definicin de Terminales tambin debe tener definida una Fuente de impresin que se elige de la tabla Fuentes e impresoras que contiene no solo la fuente sino tambin algunas caractersticas mas de la impresora. La Fuente de impresin del sistema y la impresora deben ser compatibles. Para impresoras de matriz de puntos es deseable usar las llamadas fuentes internas (Draft, Roman y Sans Serif), pero a veces no son visibles. Otra opcin es ESC/P. Cuando no se puede ninguna de ellas o la impresora es a chorro de tinta o Lser, se debe usar la fuente Chorro de tinta, que necesita la fuente Foxprint, que debe estar cargada en la carpeta Fonts (o Fuentes) del Panel de Control en Configuracin de Windows. All mismo esta la opcin para cargar nuevas fuentes. Finalmente, debe verificarse tanto en el sistema como en Windows que se este empleando el tamao y orientacin de papel adecuadas. En Windows, se ve en las Propiedades de la impresora, donde pueden fijarse permanentemente y en el sistema, en Configurar impresin de la ventana de impresin. Si usa papel tamao carta, pero en la configuracin de su impresora tiene otro tamao, generalmente mas grande, tendr una impresin con mucho margen a la izquierda.

Para el adecuado funcionamiento del sistema debe designarse un Responsable de Apoyo Informtico, (Apoyo Informtico en lo que sigue) el usuario mas entendido en computacin que conozca trminos como Carpeta, Fuentes y otros. Tambin es aconsejable que exista un usuario Administrador de seguridad (Administrador en lo que sigue) que asigne los accesos a los usuarios.

CAPITULO II: ACCESO Y TABLAS

Si su sistema no est aun instalado y necesita instalarse como nueva terminal o esta instalando un nuevo sistema, necesitara ver el captulo de Administracin, aunque normalmente esas tareas debe cumplirlas el Apoyo Informtico.

II.1 Identificacin y Clave de acceso

Para acceder al sistema debe tener presente lo siguiente: Una terminal puede ser sealada como Inactiva, por el Apoyo Informtico con lo que no podr entrar con ella. Tambin puede ser Temporalmente Inactiva con lo que podr entrar luego de que el Apoyo Informtico cambie esa condicin. Cada usuario tiene una Identificacin nica de tres letras, nmeros u otros. Es imprescindible que la conozca para identificarse. Tambin tiene una Clave no visible al escribirse, de al menos 5 caracteres y 10 como mximo. Solo el usuario debe conocerla sin compartirla con nadie. Es posible que tenga acceso a modificarla en la opcin Cambiar de Clave de Acceso en ADMINISTRACIN. Puede hacerlo cuando crea que ha dejado de ser secreta. Existe un registro de las actividades de los usuarios basado en la Identificacin. Puede hacer en cuatro niveles de Control de actividad: 1. 2. 3. 4. Ninguna: no se hace registro Bajo: Solo las transacciones contables que afecta Medio: Adems de las transacciones contables, algunas de las tablas que afecta. Alto: Todo lo anterior y los programas que usa.

Cada usuario tiene un estado que puede Activo o Caduco y una Fecha de caducidad. Un usuario caduco ya no puede acceder al sistema. Se puede establecer la fecha en que un usuario caducar y mantenerlo activo hasta entonces, ya que al primer acceso posterior a la fecha de caducidad, automticamente pasar a Caduco Cada usuario tiene una de las siguientes Condiciones de acceso: Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificacin Usuario: Puede hacer uso limitado, por ejemplo solo aadir documentos Sper usuario: En principio tiene acceso ilimitado, pero puede ser restringido por si mismo u otro Sper usuario.

Luego de ingresar su identificacin y clave correctamente, se le presentar la lista de empresas (Bases de Datos , en la terminologa del sistema) atendidas por el sistema. Luego de elegir una, podr fijar que no se muestre esta lista, y en prximas oportunidades acceder directamente a la empresa que eligi esta vez. Esto es cmodo si trabaja en una sola empresa. Alternativamente puede hacer que la lista se muestre en posteriores accesos. 9

Si no se muestra la lista y la quiere ver al ingresar, deber presionar ^Fin justamente al terminar de indicar la Clave siempre que no tenga una clave de diez caracteres. Tambin puede usar la opcin Cambiar de Base de Datos para ver la lista de Bases de datos para pasar a trabajar en otra. Si la informacin de una empresa esta separada en mas de una gestin, se puede acceder a las gestiones anteriores en la opcin Cambiar a Otras Copias / Gestiones. Desde la opcin ADMINISTRACIN del men principal se puede acceder a la opcin Usuarios para configurar las bases de datos a las que acceder cada usuario y las opciones de men a las que tendrn acceso as como la condicin de Usuario, Visitante o Super usuario con la que accedern a cada programa especficamente. Los Visitantes necesitan autorizacin especfica y a lo ms, acceden en condicin de visitantes. Los Usuarios pueden acceder en cualquiera de las condiciones pero tambin necesitan autorizacin especfica. Los Super-usuarios en principio no necesitan ninguna autorizacin especfica pero pueden ser restringidos. Por ejemplo, un funcionario a cargo de los Activos Fijos puede tener en principio la condicin de Usuario y adquirir la condicin de Super usuario al acceder a la opcin Activo Fijo. As mismo, a un Super usuario se le puede negar el acceso a la opcin Usuarios. Tambin se pueden configurar las acciones que puede realizar cada usuario sobre los documentos, desde consultarlo hasta eliminarlo. Esto se puede ver en la opcin Tipos de Documentos, dentro de CONTABILIDAD. Tambin, por cada usuario y cada base de datos se asigna un nivel de Control de actividad Antes de manejar el sistema, debe conocer las caractersticas de las siguientes tablas importantes de un sistema contable: Plan de cuentas y Objetos de gasto Tipos de Documentos Sub-cuentas Inventarios Activos Fijos Cartera Obligaciones

II.2 Plan de cuentas

Vea las opciones Plan de cuentas y Objetos de gasto de la opcin CONTABILIDAD. Debe analizar lo siguiente: La cantidad de dgitos a utilizar. Es usual utilizar 6 dgitos, con los que se puede disponer de casi un milln de cuentas. Si se necesitan ms dgitos debe solicitarse al Apoyo informtico. No es necesario forzar las cuentas a una longitud uniforme. Cada cuenta es independiente de las dems. En la versin inicial del sistema exista una estructura de dgitos comn a todas las cuentas; ahora no es necesario hacer esas consideraciones, pero por cada cuenta se debe indicar en que cuenta se totaliza, lo que antes era automtico. Cada cuenta tiene un nombre.

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La Funcin de las cuentas. Existen cuentas del movimiento en las que se realizan apropiaciones, que cumplen funcin De imputacin, y otras de Totalizacin que acumulan los saldos de cuentas de imputacin o totalizacin. Se debe tener claro que cuentas son de imputacin, cuales de totalizacin y donde se totaliza cada cuenta. Para los grandes grupos, como el Activo, no se debe indicar una cuenta totalizadora. Estas cuentas se denominan de nivel 1, las que se totalizan en ellas, de nivel 2 y as sucesivamente. El captulo contable al que pertenece cada cuenta en el balance y el estado de resultados. Se debe tener en claro que cuentas conforman el Activo, el Pasivo, el Capital, los Ingresos, los Egresos y las Cuentas de Orden Acreedoras y Deudoras. Frecuentemente, fuera de las cuentas contables, se tiene una lista de objetos de gasto que responda a la pregunta : en que se gasto?, mientras el plan de cuentas responde a la pregunta : donde se gasto?, identificando una lista de centros de costo. Por cada cuenta se debe tener en claro si se va a usar o no la lista de objetos de gasto para componerla. Se puede indicar por cada cuenta si No admite, Admite o Exige objetos de gasto. La moneda de la cuenta. Muchas cuentas estn asociadas con una unidad monetaria. La cuenta Caja Moneda Nacional, por ejemplo est asociada con la moneda nacional, mientras Caja Moneda Extranjera est asociada con el dlar estadounidense ya que sus operaciones se realizan en esas monedas. Otras cuentas, como Courier Nacional e Internacional en el captulo de resultados no estn asociadas con ninguna moneda en especial ya que sus operaciones se realizan en ambas monedas. De todas maneras, para cada cuenta se debe indicar la moneda en que debe mantenerse al realizar el ajuste por inflacin y tenencia de bienes. Si no es importante, puede indicarse la moneda nacional. Al analizar el ajuste por inflacin se vera como no es obligatorio que cada cuenta tenga este ajuste, lo que normalmente ocurre con las cuentas de resultados. Para la contra cuenta del ajuste, por cada cuenta se puede indicar su contra cuenta o se pueden indicar grupos de cuentas que se actualizan contra una sola cuenta de resultados. Esta ltima opcin es la recomendada y se la tiene al configurar Operaciones de Documentos. Se puede indicar que una cuenta se asocia con la Moneda nacional, Moneda extranjera, o Moneda nacional con Mantenimiento de Valor (que es similar a Moneda extranjera). Algunas cuentas se forman a un nivel auxiliar, por ejemplo Deudores Diversos se compone de varias Sub-cuentas de deudores individuales. Los auxiliares disponibles son Sub-cuentas (ligadas a personas jurdicas o naturales), Inventarios, , Valor Histrico y Depreciacin Acumulada. Tambin se pueden utilizar Sub-cuentas en cuentas de resultados. Aun mas, existen cuentas, requieren una composicin mayor, por ejemplo un proveedor puede tener su cuenta compuesta por facturas presentadas. A esta nueva caracterstica se denomina Composicin por operaciones y se puede indicar si una cuenta Se compone o No se compone por Operaciones. Una caracterstica nueva es la indicacin de las Cuentas financieras para las cuentas del Activo. Se puede indicar si una cuenta de Activo es una Caja, o Cuenta corriente o Caja de Ahorros o ninguna de ellas. Se usan para facilitar la indicacin de cuentas en la elaboracin de comprobantes de Ingreso y Egreso. Para las cuentas que tienen Activos Fijos como auxiliares se puede indicar la Vida til de los activos nuevos que se incorporen dentro de esas cuentas, as como las Iniciales que se usarn en su cdigo y el porcentaje mnimo que deben mantener al consumir toda su vida til. Esta caracterstica es 11

aplicable para Vehculos, y si no se indica, el sistema mantendr es valor residual en 1 Bs luego de actualizar y depreciar los activos fijos. Para las cuentas que tienen Inventarios como auxiliares se puede indicar el grupo de inventarios en el que se incluyen los tems que la forman. Si no existe un grupo definido, se puede dejar en blanco. En cuentas de resultados se puede indicar la Unidad de negocio a la que pertenece la cuenta. Previamente hay que definir los nombres de las Unidades de negocio en la opcin Unidades de negocio de Contabilidad.

Los cdigos contables normalmente no deben ser alterados para mantener la consistencia. Si ya se han emitido documentos bajo un cdigo, no es deseable que se modifiquen cdigos y luego aparezcan cdigos diferentes al volver a ver los documentos. Sin embargo, esta posibilidad existe y esta restringida a los superusuarios puesto que a veces resulta necesaria para corregir errores. Cuando una cuenta ha tenido movimiento, por consistencia, no se pueden modificar sus caractersticas. Por ejemplo, si a una cuenta no se le ha asignado auxiliares y ha tenido movimiento, no es razonable tratar de asociarle Sub-cuentas ya que todo el movimiento registrado no tiene a que sub-cuentas asociarse. Un mecanismo sugerido es cambiar el cdigo contable, crearlo nuevamente con las caractersticas deseadas y luego modificar el movimiento relacionndolo a la cuenta recin creada. Las opciones que presenta el Plan de cuentas son: Consulta : Caractersticas completas de la cuenta y saldos Mayor : Movimiento y saldos de la cuenta desde una fecha Estado de Cuenta: Aplicable a cuentas con auxiliares Totalizacin: La operacin que suma los saldos de casa cuenta en su Totalizadora. Opciones: Permite filtrar las cuentas mostrando solo las que tienen ciertos auxiliares o las que tienen cierto nombre (en esta opcin se puede usar *). Tambin se puede elegir que el despliegue sea de los Saldos Actuales o de los Saldos a fin de perodo.

II.3 Tipos de Documentos

Vea opcin Tipos de Documentos dentro de CONTABILIDAD. Se debe considerar: Un cdigo que identifica el documento. Por ejemplo CE puede identificar a los Comprobantes de Egreso. Un nombre que se usa como ttulo cuando se imprime el documento. La correlatividad que se aplica a los nmeros de documentos de ese tipo. Puede ser nica (cuando el correlativo se presenta una nica vez), mensual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes meses) y anual (se puede presentar el mismo correlativo en diferentes aos). Si el documento es o no una Nota Fiscal (factura) dosificada por la el Servicio de Impuestos. La parte alfanumrica, su Nmero de orden, el rango de partes numricas y la sucursal asignada se indican en la Dosificacin de facturas. En que formato se despliega e imprime: Ingreso a Caja, Egreso de caja, Diario, Entrada a Almacn, Salida de almacn, Traspaso o Venta.

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En que moneda normalmente se expresa. Si requiere o no requiere o es opcional un Concepto descriptivo de la operacin. Para operaciones muy reiteradas como ventas o cobranza de deudas, no es necesario indicar un concepto que efectivamente queda implcito en la propia operacin. Si tiene Relacin o no con alguna persona u operacin de cartera. Por ejemplo, en los egresos de Caja se debe indicar a quien se le hace el pago como Beneficiario. Esta indicacin se realiza en dos partes: primero el titulo de la Relacin y luego si se toma de Personas o Cartera. Si sugiere la impresin del documento apenas se ha terminado de elaborar. Es til para documentos que se emiten del sistema. Si el documento se copia de otra fuente, no es muy til que se reimprima. Un documento supervisado no puede ser modificado a menos que un usuario con la capacidad de supervisar documentos de ese tipo lo habilite para modificacin. Se puede indicar de tres formas como se supervisa un documento: 1. Automtica, con lo que queda supervisado apenas se termina y en el documento cuadran las sumas al Debe con las sumas al Haber 2. Al imprimir, con lo que queda supervisado cuando se imprime 3. Solo por un Supervisor

Por cada documento se puede establecer una serie de Operaciones mas usadas. Se puede establecer que inmediatamente se ingresa a un documento, se sugiera o no el men de estas Operaciones. Se ha habilitado un registro de documentos complementarios, con las mismas caractersticas que los documentos contables que se puede usar para despus convertir en documentos contables. Por ejemplo, se puede crear un documento Orden de Pago (OP) que se use como base para registrar un Comprobante de Egreso (CE). Se debe indicar si el documento se usa como Contable, Complementario o en Ambos. Un documento contable se puede basar en un documento complementario u otro documento contable de un tipo predeterminado. Por ejemplo, los Comprobantes de Pago estn basados en las Ordenes de pago. Esta caracterstica debe ser previamente programada en su sistema en particular. Se puede establecer un tipo de documento en que generalmente se basa Si se necesita un documento base pero no en todos los casos, se puede indicar el smbolo _ (guin bajo o subrayado). De esta manera, al introducir documentos del tipo en cuestin, se solicitar un documento base, pero si no se ha programado previamente, no se har ninguna verificacin. Un documento puede estar relacionado a dos personas, por ejemplo un cliente y un cobrador. Se puede indicar si tiene una 2. Relacin, pero solo con otra Persona. Si el documento siempre debe cuadrar al debe y al haber. Ocasionalmente se puede permitir documentos que no cuadren. Para Comprobantes de diario, se puede elegir entre emisin bimonetaria o solo en la moneda del documento. Para comprobantes de ingreso o egreso se puede elegir entre imprimir en la moneda del documento o segn la moneda en que se haya realizado el cobro o el pago. 13

Si el documento se usa o no para ajustar el costo de los inventarios. Por ejemplo, las compras registradas en Comprobantes de Egreso o Notas de ingreso afectan los costos de inventarios formando un costo promedio ponderado, mientras que un Comprobante de Diario puede ser usado para corregir una cantidad o costo mal registrado, dando lugar a un precio promedio a partir del registro. En los documentos en los que se hacen venta de bienes y por tanto usan el formato Venta, se puede mandar a que los Costos de venta se generen En lnea, esto es, tan pronto se haga la venta, o en Diferido, cuando ya se haga uso del programa Recalculo de Salidas y Costos. El programa Recalculo de Salidas y Costos, como indica, recalcula los costos de venta y salida. Ha sido creado para permitir un manejo discrecional del inventario donde se de salida sin que exista ingreso y cuando se registre el ingreso posteriormente, ajuste debidamente los costos,. Tambin puede afectar a Salidas al costo (aplicable en procesos productivos) y Traspasos. Esta caracterstica puede cambiar los valores generados por costos incorrectos, pero si se quieren mantener, esta disponible el campo Recalculo de Costos que con No, hace que los documentos del tipo en cuestin no sean afectados por el recalculo. Si la impresin del documento incluye o no las cuentas totalizadoras. Si se las incluye, cuando se imprime un documento con la cuenta Caja, por ejemplo, se imprime previamente su totalizadora que puede ser Disponibilidades, por ejemplo. Las firmas que deben aparecer al final del documento.

Existen dos opciones ms avanzadas que se tratarn despus: Acceso a documentos por usuario Las Operaciones propias del documento

Se deben registrar como documentos complementarios los siguientes: PR : Presupuesto, que puede ser anual o mensual, si tiene el mdulo de presupuestos FC : Factura de proveedores, si genera costos de importacin. PF: Proformas, si hace ventas.

II.4 Personas Jurdicas y naturales

Los auxiliares del tipo Sub-Cuenta se pueden ver directamente en la opcin Personas Jurdicas y Naturales de la opcin CONTABILIDAD del men principal. Las personas naturales tienen nombre y apellido y las personas jurdicas solo tienen nombre. Se puede indicar complementariamente una identificacin (CI, RUN, pasaporte), RUC, NIT y existe un campo extenso (memo) para toda otra referencia que se crea conveniente. En este campo memo, se registran las direcciones, fechas de nacimiento y toda otra informacin. Adems, se utiliza esta tabla para los siguientes registros: 1. Personal contratado 2. Personas relacionadas a documentos 3. Deudores de Cartera 14

4. Clientes de Ordenes de Trabajo 5. Proveedores Es importante mantener un mismo nombre para una persona. La mejor manera de hacerlo es verificar mediante una bsqueda, que un cdigo no exista antes de crear un nuevo registro. En la bsqueda incluso se puede elegir el registro existente. Las opciones que presenta son: Cuentas: Se puede ver en que cuentas contables son auxiliares, en que operaciones de cartera participan y en que Ordenes de Trabajo (de Planta de Servicios, talleres Toyosa) aparecen como clientes. Documentos: Tambin se puede ver en que documentos aparecen como personas relacionadas y en que facturas, registradas dentro de Crdito Fiscal aparecen como proveedores. Desde las cuentas se puede ver el kardex de movimiento. Fusin: Elegida una persona, se puede hacer que todo lo relacionado a ella se fusione a otra (que tambin se puede elegir con ^AvPg). Esta opcin es til cuando se ha registrado una misma persona con dos nombres diferentes, sean diferencias mnimas o grandes. Para los clientes de Planta de Servicio y de Cartera, se piden los siguientes datos en el campo memo: TEL: telfono DIR: direccin MAIL: e-mail Para los funcionarios se pide adems: FNAC: fecha de nacimiento SX: sexo (M/F) INICS: iniciales (Paterno Materno Nombre, que se usan en la seguridad social)

II.5 Inventarios
Los cdigos de inventario se pueden ver directamente en Items en Inventario de la opcin INVENTARIO del men principal. Tienen los siguientes campos: Un cdigo compuesta por caracteres y/o nmeros que idealmente deben ser el cdigo del fabricante. Tambin pueden ser un cdigo asignado como GASOLINA que resulte til para buscar el tem. Un nombre Una unidad de medida Un precio referencial de compra Un precio de venta Un stock mximo estimado Un stock mnimo estimado Existe un campo memo para toda otra informacin adicional que se crea conveniente. 15

En la opcin Detalles / Ctas (^AvPg) se puede ver la informacin completa de un item y en que cuentas contables existen items con ese cdigo y que saldos tienen. Tambin se puede ver su movimiento fsico y valorado en la moneda de la cuenta. El mtodo de clculo para las salidas es el de los promedios ponderados, que se calculan en cada momento que se da salida a un tem. Esto no se aplica en documentos en los que no se ha activado el Costo de Ventas En lnea. Cuando se hacen ventas de bienes y los costos se afectan posteriormente o no se ha elegido el Costo de ventas En Lnea, se debe usar peridicamente la opcin Recalculo de Salidas y Costos para registrar los costos de ventas en cada documento. Para ello se debe establecer Operaciones de Venta en los correspondientes Tipos de Documentos. Otras opciones dentro de INVENTARIO son: Grupos de inventarios. Son los nombres de los grupos en que se puede dividir el inventario. Es til cuando se tiene una sola cuenta para inventario. No es til si el inventario ya est dividido en cuentas contables. Cambio de clave de descuento: Si se fija esta clave, los descuentos que se hagan al vender, requerirn de esta clave. Mientras la clave esta en blanco, no exigir esta clave al hacer rebajas en ventas. Para simplificar el registro de ingresos, salidas, traspasos y ventas, se pueden establecer las Operaciones por documento.

II.6 Activos Fijos

Los auxiliares de los tipos Valor histrico y Depreciacin acumulada se pueden ver directamente en la opcin Activos fijos de la opcin ACTIVO FIJO del men principal. Se debe considerar lo siguiente: Cada activo tiene un cdigo compuesto por caracteres y nmeros que normalmente debe ser la vieta que llevan los bienes. Por ejemplo los muebles pueden llevar el prefijo MU y la codificacin de un mueble puede ser MU0001. Este prefijo se establece en la misma cuenta contable con Plan de Cuentas. Se debe indicar la vida til asignada. Para terrenos, que no se deprecian, se debe indicar la vida til 0 (cero). La vida til tpica de cada tipo de Activo Fijo se establece tambin en el Plan de Cuentas. La fecha de ingreso La ubicacin fsica Una descripcin del bien dentro de campo memo, junto con toda otra informacin que se crea conveniente.

Las ubicaciones fsicas se pueden ver en la opcin Ubicaciones del activo fijo. Los bienes se pueden crear sin asociarse a ninguna cuenta, pero finalmente, un comprobante contable los debe asociar a una cuenta. Si se crean dentro de un comprobante, se asocian a la cuenta del comprobante. Un bien solo puede estar en una sola vez en una sola cuenta de Valor Histrico que se asocia a cuando ms una sola cuenta de Depreciacin acumulada. En la Consulta (^ AvPg), por cada bien se pueden ver los saldos que tiene en Moneda Nacional y Moneda Extranjera tanto en valor histrico como en Depreciacin Acumulada. Tambin se puede ver su movimiento en cada cuenta. 16

El Movimiento (^ RePg) muestra la secuencia de lugares que ocupa temporalmente un Activo. Para el correcto funcionamiento de la Actualizacin automtica, se deben registrar las cuentas contables de Activo Fijo dentro del rango de una Operacin de Actualizacin para un Tipo de Documento contable. Alternativamente, se puede indicar en el Plan de cuentas una Contra-cuenta de Actualizacin. En ambos casos, se debe crear un documento contable de ese tipo y aplicar la Operacin de Actualizacin. Tanto para la asociacin de entre cuentas de Valor Histrico y Depreciacin Acumulada como para el correcto funcionamiento de la Depreciacin automtica, se debe registrar las cuentas contables de Activo Fijo dentro de una Operacin de Depreciacin para un Tipo de Documento contable. Se puede indicar en esa misma operacin las cuentas de gasto a aplicar o alternativamente, se puede indicar en el Plan de cuentas una cuenta de gasto por cada Ubicacin de Activos Fijos.. En ambos casos, se debe crear un documento contable de ese tipo y aplicar la Operacin de depreciacin.

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CAPITULO III: OPERACION

III.1 Trascripcin
III.1.1 Contabilidad
El Administrador determina un perodo mediante dos fechas; el inicio y el fin del perodo. A menos que se reabran los periodos anteriores, ningn documento con fecha anterior se puede crear, modificar o eliminar. As mismo, determina una poltica de Fecha lmite que marca la fecha hasta la que se permite la trascripcin. Lo usual es que se permita la trascripcin hasta la fecha actual, aunque tambin se puede fijar una fecha lmite, no fijar ningn limite o restringirse al perodo de trabajo. Constantemente, el sistema tiene disponibles los saldos tanto al fin del perodo de trabajo como a la fecha lmite. Existen las opciones para cambiar de saldos en despliegue entre los saldos a fin del perodo y los saldos a la fecha lmite, denominados tambin Saldos Actualizados. En total, a excepcin del activo fijo, en los mdulos se tienen cinco saldos: 1. 2. 3. 4. 5. A fin de la gestin ms antigua Al inicio de la gestin de trabajo Al inicio del perodo Al fin del perodo Actualizados

En el Activo Fijo, se tienen 1. A la gestin mas antigua 2. Al inicio de la gestin 3. Al fin del perodo Como el sistema es bi-monetario, se debe mantener la informacin del tipo de cambio actualizada usando la opcin Tipos de Cambio en el men de CONTABILIDAD. Los tipos de cambio de compra y venta son referenciales y en principio se usa el tipo de cambio del bolsn. Adems, se puede fijar en cada documento el tipo de cambio exacto a aplicar. Es necesario introducir el tipo de cambio solo en las fechas en que se registra una variacin y no cada da. La opcin Documentos dentro de CONTABILIDAD es la ms importante para la introduccin de informacin y se usa tanto para documentos contables como para complementarios. Los documentos pueden verse ordenados por tipo de documento o por fecha. Mientras se indican cuentas y auxiliares se pueden ver los saldos, segn la fecha del documento que se esta procesando. Esta opcin es til para trabajar tanto a la fecha actual como a la fecha de cierre de perodo. Por cada documento se tiene: 18 La fecha a la que corresponde. Se puede consultar el calendario y tomar una fecha.

El tipo de cambio, que se obtiene de la tabla de tipos de cambio segn la fecha. Se puede modificar y tambin se puede consultar la tabla de tipos de cambio. El tipo de documento. Se puede consultar la tabla de tipos de documento. El nmero, dependiente de la correlatividad del documento: - Un nmero nico si la correlatividad es nica. - Gestin y nmero si la correlatividad es anual - Gestin, mes y nmero si la correlatividad es mensual Tambin se puede obtener el correlativo actual con ^AvPag. Hora de creacin Concepto, si se ha establecido que se requiere Relacin con una persona natural, operacin de cartera o persona jurdica si se ha establecido que se requiera 2. relacin, con otra Persona si se ha establecido. Documento base, si se ha establecido. Se puede consultar los documentos base disponibles segn el tipo de documento base indicado. Automticamente, para los documentos que usan las Operaciones, se tiene el nombre de la operacin, si se fijo que el nombre de la operacin se use como glosa. Un usuario que los manipulo, con fecha y hora La situacin en que se encuentra: Supervisado, con lo que no es modificable y Habilitado para modificacin, con lo que puede ser aun modificado. Se informa adicionalmente como fue supervisado, por ejemplo si la Supervisin ocurri al imprimir.

Para corregir el tipo de cambio se debe retroceder desde el Tipo de documento con cursor izquierdo hacia el Tipo de cambio. All es posible indicar otro tipo de cambio con Enter o ver la tabla de tipos de cambio. Esta caracterstica esta disponible tanto al crear como al modificar documentos. Al modificar un documento y cambiar el tipo de cambio se presenta un cuadro de dilogo para indicar si: Se mantienen los montos en moneda nacional y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda extranjera. O se mantiene los montos en moneda extranjera y acorde al nuevo tipo de cambio se corrigen los montos en moneda nacional.

Se pueden introducir documentos anulados con el Concepto *** ANULADO ***. Los asteriscos *, los espacios y las letras maysculas son imprescindibles. Para documentos que no requieren conceptos, al abandonar un documento sin operaciones se puede confirmar si se trata de un documento anulado o que simplemente se lo abandona, sin crearlo. Al imprimir un documento, el concepto puede ampliarse a una cantidad indefinida de lneas. Los Documentos se pueden consultar indirectamente como el movimiento de una cuenta o de un auxiliar, tenindose casi las mismas posibilidades. Cuando se accede a los Documentos directamente, se tienen dos opciones ms: Se puede verificar la correlatividad en la numeracin de los documentos interactivamente con ^Fin Se puede seleccionar ciertos documentos con ^Inicio

Los documentos supervisados no pueden ser modificados a menos que un supervisor acceda a ellos haciendo como consulta (^AvPg) y use ^Fin para Habilitar para correccin o Supervisar. 19

Una nueva opcin es la de Revertir, con la que se trastocan las columnas debe y haber entre si, quedando el documento convertido en su inverso, contablemente. Cada documento esta compuesto por partidas, consistentes en Cargos y Abonos a cuentas contables. Para cada partida se tienen: La posicin correlativa. Se pueden reordenarlas manipulando este correlativo. Es de suma importancia para registrar las operaciones de almacn ya que algunas partes de los movimientos deben tener posiciones especificas; por ejemplo las cuentas de ventas deben tener su posicin entre 20001 y 29900. La cuenta contable. Se puede desplegar el plan de cuentas y usar todas sus opciones. El objeto de gasto, si es necesario. Se los puede desplegar. Una glosa individual que se debe indicar solo si es necesaria y no es igual o muy parecida al concepto del documento. Si la cuenta se compone por operaciones, se puede indicar la operacin y la fecha de vencimiento. Si no se indica la operacin, asume el tipo y nmero de documento en cuentas de Activo. Tambin se puede desplegar la composicin y elegir una de ellas. Un auxiliar, si la cuenta tiene alguno. Se pueden desplegar los auxiliares de una cuenta contable y se puede elegir entre ver los auxiliares que son parte del estado de la cuenta o todos los auxiliares en general. Si se busca un auxiliar y no se encuentra, es conveniente buscarlo en los auxiliares en general por si estuviera, para elegirlo y no crearlo nuevamente con alguna mnima diferencia que lo mostrara con apariencia de duplicado. Una cantidad, si se trata de una cuenta con inventario como auxiliar. La calculadora esta disponible para facilitar las operaciones en este campo. Los montos en moneda nacional y extranjera. Si se trabaja en una sola moneda, la otra moneda se calcula automticamente. Cuando se trabaja en ambas monedas, cada valor se debe indicar individualmente. Esto se puede usar para introducir documentos en una sola moneda como los ajustes monetarios. Se puede cambiar de moneda con ^Inicio mostrando solo los montos en moneda nacional, en moneda extranjera y ambos. La calculadora tambin est disponible. La combinacin ^Fin sobre los campos de montos cierra el documento cuadrando las sumas al debe y al haber en ambas monedas.

A continuacin se analizan varias peculiaridades de la trascripcin de documentos: CUENTA CREDITO FISCAL. Se requiere que se registre la cuenta Crdito Fiscal dentro de Libros de Compras y Ventas Existen varias opciones: Para el registro de facturas de proveedores, se tiene el siguiente mecanismo: 1. Se carga a la cuenta correspondiente al importe total de la factura 2. El sistema pregunta si incluye IVA o no. Contestar Si. 3. Automticamente se presenta la cuenta del Crdito Fiscal y se puede indicar que se trata de una factura u otra forma de crdito fiscal. Se puede elegir entre: - Registro de factura - Registro de pliza - Registro de Nota de crdito - Registro de Pasaje 4. Se deben indicar los datos propios de la factura y el crdito obtenido. 20

De esta manera, automticamente la factura queda insertada en el Libro de Compras. Para registrar ajustes en la cuenta Crdito fiscal tales como la cancelacin del impuesto, se debe indicar que se trata de la Cancelacin de impuesto u otro ajuste cuando el sistema pregunta que operacin se trata. Tambin se puede responder con No ms a la pregunta Incluye Iva ? para que la pregunta no se presente ms hasta el final del documento. CUENTA DBITO FISCAL. El libro de ventas se basa en los documentos clasificados como Notas Fiscales en Tipos de documentos. Estos documentos deben tener necesariamente asociada una personal como cliente. Tambin se deben cargar las dosificaciones recibidas por el SNII en la opcin Dosificacin de facturas. Para las facturas que se crean con operaciones de venta de bienes o servicios, existe la opcin Provisin de impuestos que genera automticamente las provisiones de impuestos en los mismos documentos. Se debe usar antes de listar el Libro de Ventas. Para las facturas que se registran manualmente, la provisin por Iva deben registrarse con el correlativo 29991 del documento. Se debe indicar el monto de la factura. Si se usa la opcin Grupal para el proceso de facturas debe indicarse el nmero de factura. La provisin por IT deben registrarse con el correlativo 29993. SUBCUENTAS, CARTERA, OBLIGACIONES Y VEHICULOS Una vez que se ha dado una cuenta contable con Sub cuentas, Cartera, Obligaciones o Vehculos como auxiliar, el cdigo se puede obtener del estado de cuenta ( con ^AvPg) o de la tabla completa de auxiliares ( con ^RePg) CUENTAS CON COMPOSICIN Se puede pedir la composicin de las cuentas para elegir una de las partes. Inmediatamente se sugiere su cancelacin INVENTARIOS Una vez que se ha dado una cuenta contable con inventarios como auxiliar, el cdigo se puede obtener del estado de cuenta (con ^AvPg) o de la tabla completa de Inventarios ( con ^RePg). Tambin, al momento de indicar la cantidad, se solicita alguna de las siguientes operaciones: Ingreso a precio de compra: Calcula el importe basndose en el precio de compra registrado y la cantidad entrante Ingreso de ltima compra: Fija el precio de compra con el importe ingresado. Ingreso en general: No fija el precio de costo ni calcula el importe, pero requiere un importe Ingreso sin valor monetario: No requiere importe. Salida a precio de costo: Calcula el importe segn el promedio ponderado y la cantidad saliente, Salida en general: Requiere el importe de salida Salida sin valor monetario: No requiere importe. Ajuste sin valor fsico: No requiere cantidad 21

REBAJAS EN VENTAS

En una factura, al indicar el precio en un item de inventario, con ^AvPg se puede dar un % de descuento. Si se ha fijado una clave para descuentos, se debe indicarla primeramente. Para un descuento global, a todos los items, una vez se ha trascrito toda una factura, ^AvPg tambin esta disponible. ACTIVO FIJO Una vez que se ha dado una cuenta contable con activos como auxiliar, se puede obtener el correlativo dentro del cdigo de un nuevo activo indicando las iniciales que se asocian a una cuenta de activo y presionando ^ AvPg.

III.1.2 Actualizaciones, Depreciaciones, Apropiacin de planillas y Cierre de resultados

Dentro de un documento con el Tipo de documento que tenga alguna de las operaciones anteriores, se debe acceder al men de Operaciones con ^AvPg sobre el cdigo de cuenta y elegir la operacin.

III.1.3 Ingresos y Egresos de Caja

Se necesita que se haya definido en el Plan de Cuentas, que cuentas se usan en las finanzas de la empresa, esto es, son Caja, Cta.Cte y Caja de ahorros. Al terminar con ^Fin sobre la Cuenta, se presenta la lista de estas cuentas financieras y se solicita un monto hasta que se iguala el documento. Si se predefinen Operaciones para los documentos, se simplifica la tarea al grado que en Caja solo se indica la moneda y cantidad de las operaciones. Los correlativos que deben mantenerse son: Egresos de caja 1-999 Cargos y abonos si se requieren 1000-1999 Forma de pago con cuentas financieras. Ingresos a caja: 1-999 Forma de pago con cuentas financieras. 1000-1999 Abonos y cargos si se requiere

III.1.4 Ingresos, Salidas, Ventas y Traspasos de Almacn

Si se define alguna de las operaciones anteriores para un Tipo de Documento, la trascripcin se realiza en otro despliegue con los siguientes campos: Cantidad Cdigo o descripcin Precio Unitario y moneda Precio Total Aunque no se despliega el correlativo, la bsqueda sensitiva por correlativo esta disponible. Solo se opera con las Operaciones del documento. Se puede cambiar al formato contable con ^Re Pg. 22

Durante el despliegue de un documento, es posible cambiar entre formatos de despliegue con ^RePag. Para terminar debidamente una Venta se debe usar ^End con lo que se presentan las formas de pago usuales de la factura. Contienen cuentas para MN, ME y crdito. Para funcionar correctamente en todo aspecto (clculos automticos, emisin y otros) los nmeros de tem dentro de cada documento deben seguir los siguientes rangos: Ingreso a Almacn 10001 - 19990 : cargos a Almacn 19991 - 19999 : abonos a proveedores u otros. Salida de Almacn 9991 - 9999 : Cargos -39990 : Abono a Almacn Traspaso 10001 -19990 : Almacn destino -59990 : Almacn Origen Ventas / Devoluciones 1-1000 Cobranza 20001 -29990 Ventas, devoluciones y rebajas 29991 IVA por pagar 29992 Gasto IT 29993 IT por pagar 39901 -39999 Costo 40000 -49990 Almacn 30001

50001

III.1.5 Presupuestos
El presupuesto se debe cargar dentro de la opcin Presupuesto por Cuentas como un documento complementario del tipo PR dentro de la opcin PRESUPUESTOS del men principal. Si el presupuesto es anual, se debe indicar la correlatividad anual para PR dentro de Tipos de documentos. Si es mensual, se debe indicar correlatividad mensual. Por cada cuenta contable se debe indicar el monto presupuestado en el respectivo periodo. Si el presupuesto esta formulado solo en cuentas totalizadoras, debe registrarse usando una sub-cuenta De imputacin.

III.1.6 Inventarios Fsicos

En la opcin Recuento fsico se tienen tres opciones: Recuento; se obtiene un listado por cuenta contable de los items que componen la cuenta con espacio para registrar las cantidades inventariadas

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Trascripcin del recuento y ubicacin; para cada cuenta y a una fecha, se puede introducir la cantidad de la inventariacin de cada tem de la cuenta a esa fecha. Tambin se puede colocar la ubicacin fsica de los bienes con una codificacin de dos letras y tres nmeros. Diferencias recuento-kardex; se obtiene una lista de los items con diferencias entre el recuento fsico y el kardex del sistema. Esta valorada al precio promedio ponderado de cada item..

III.2 Anomalas
Ante fallas de hardware o de software, se pueden presentar diversas clases de anomalas, como diferencias entre el mayor y el saldo que se muestra en una cuenta o documentos desigualados entre las sumas del debe y el haber. El mecanismo que resuelve o informa cuando no puede resolver todas estas anomalas esta en la opcin Reproceso, reaperturas y cierres de la opcin ADMINISTRACIN del men principal. Cuando el sistema ha detectado un problema interno, que usualmente es el llamado dao de los ndices, apenas se accede al Reproceso, se repara el dao, con la reconstruccin de los ndices. Esta opcin se denomina re-indexacin. Las opciones son: Reproceso Reapertura de un perodo Reapertura de una gestin Revisin de consistencia Cierre de un perodo Cierre de una gestin Re-indexacin

La opcin ms simple es el Reproceso que directamente repone los saldos correctos a fin de perodo y a la fecha o informa de las circunstancias que no permiten llegar a esta situacin ideal. Da un listado que muestra los daos como diferencias en balance u otros y tambin lista los documentos daados. Puede ser necesario reindexar, lo que se detecta automticamente pero requiere que ningn usuario este presente. Cuando no es as, el proceso contina sin reindexar dando una advertencia. La opcin Re-indexacin esta para circunstancias muy excepcionales en las que el programa no pueda detectar el dao de ndices y no pueda resolver ni indicar los daos. En este caso es necesario usar esta opcin. La Revisin de consistencia informa de posibles anomalas.

III.3 Cierre y Reapertura

Una vez que se ha introducido toda la documentacin de un perodo, analizado y emitido todos los informes se aconseja proceder a cerrar el perodo con la opcin Cierre de un perodo que permite dar el rango del nuevo perodo a inmediata continuacin del actual. De esta manera, la informacin del perodo cerrado no podr ser alterada, aunque se podr emitir nuevamente. Esa opcin esta en Reproceso, reaperturas y cierres de la opcin ADMINISTRACIN del men principal. Cuando se termina una gestin, debe aplicarse el Cierre de gestin pero previamente se debe hacer el asiento de cierre de resultados, que se explicar posteriormente. 24

En ambos cierres, y tambin independientemente, se tiene la opcin Revisin de consistencia, que solamente reporta las anomalas sin corregirlas o informa de la consistencia plena. Para el caso de que alguna de estas operaciones tenga que revertirse, estn las opciones Reapertura de un perodo y Reapertura de una gestin que permiten indicar en que perodo en que gestin se quiere trabajar. Para cambiar las fechas inicial y final del perodo actual o la gestin, tambin pueden usarse estas opciones.

III.4 Respaldo, Restitucin y separacin de la informacin

En la opcin Reproceso, reaperturas y cierres de la opcin ADMINISTRACIN del men principal se tiene la capacidad de crear copias, restituir copias y separar la informacin en dos bases de datos. Cada respaldo debe ser creado necesariamente en una carpeta. El sistema tiene las instrucciones para crear carpetas pero segn existan otros programas en ejecucin, puede que no lo logre hacer. De todas maneras verifica esa imposibilidad y solicita al usuario que lo haga. El respaldo se puede realizar en alguna de las siguientes tres formas Comprimida. Usa el programa PKZIP que comprime la informacin a un tamao mnimo. Excepcionalmente podra no estar disponible si no esta presente PKZIP. Se crea COPIA. ZIP Complementaria. De los archivos de la carpeta complementaria usando PKZIP. Se crea COPIA_.ZIP Tablas Internas. Se crea COPIAI. ZIP Directa. Es una copia que siempre esta disponible pero que ocupa casi tanto espacio como la carpeta original. De trabajo. Es posible acceder a esa copia y realizar todo tipo de tareas sin alterar la original.

La sugerencia es tomar copias comprimidas en otra unidad, sea el disco de una terminal, disquetes, zip drives o compactos. Si no es posible tomar copias en la misma unidad y de no ser posible comprimir, crear copias directas. Se sugiere crear copias de trabajo solo cuando efectivamente se vaya a trabajar sobre ellas. Esta disponible tambin la opcin de restitucin de la informacin creada como respaldo, que debe usarse solo cuando la informacin presente definitivamente no es til. Otra posibilidad de este programa es la separacin de la informacin en dos partes: una de ellas que pasa a ser una copia de la actual y la actual, que se reduce a un perodo menor. Luego de almacenar informacin de varias gestiones, se puede disponer que solo queden una o dos gestiones, a partir de cierta fecha, para consulta inmediata. La informacin anterior estar disponible como una Gestin Anterior y puede ser accedida solo para consulta desde esta misma opcin o desde el men principal.

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CAPITULO IV: PERSONAL

Paca la correcta operacin del mdulo de Personal, se debe cargar lo siguiente dentro del Sub-men Parmetros de Clculo y registro de la opcin PERSONAL del men principal: Unidades de Fomento a la vivienda: solo el valor al fin de cada perodo Bsico Nacional: solo en los perodos en que haya cambiado Cargas Sociales y Fiscales, solo en el perodo que cambien Rangos para atrasos; por cada rango de minutos de atraso corresponde una sancin expresada en das de haber. Planillas, Divisiones, Secciones y cuentas. Existen tres niveles: - Planilla : por ejemplo Personal de Planta o Eventual - Divisin : por ejemplo Administracin - Seccin ; por ejemplo Contabilidad El nivel superior, Planilla debe tener un cdigo que empiece con una letra y contine con nmeros. Para los dos ltimos niveles, debe indicarse a que nivel superior pertenecen y su cdigo debe empezar con la misma letra con que empieza el nivel superior. De esta manera el despliegue de la estructura coincide con la forma en que se va a imprimir la planilla. Debe indicarse en cada seccin las cuentas en que se cargara contablemente el gasto de personal correspondiente a la seccin. Cuentas de Abono: Son las cuentas comunes a todas las planillas y secciones donde se registrar el abono al contabilizar la planilla. Periodo actual: Se dispone de un perodo expresado como mes/ao para el mes que se va a procesar. Este periodo se puede avanzar y retroceder segn se necesite recalcular completamente una planilla. Se puede eliminar la planilla actual para permitir la eliminacin de funcionarios que tengan solo un registro en el ultimo perodo.

Posteriormente, se deben cargar los funcionarios en la opcin del mismo nombre eligiendo las personas, si existen, de la tabla de Personas Jurdicas y Naturales y en otro caso, crendolas. Cada persona puede pertenecer a una sola seccin en un mes. Si cambia de seccin se deber registrar el cambio. En la opcin Kardex de Planillas se podr ver cuando ocurri el cambio. Los dems datos que deben cargarse son: 26 Fecha de ingreso. Si un funcionario se retira y reingresa, deben crearse dos registros para lamisca persona pero con fechas de ingreso diferentes Sueldo Bsico. Debe registrarse cada vez que cambie. En la opcin Kardex se podr ver la evolucin. Bonos fijos (en general) Cargo. Se puede elegir de una lista Antigedad reconocida en das, meses y aos Para funcionarios que reingresan o que provienen de un sector similar y se conviene reconocer su antigedad. AFP a la que aporta

Exencin del pago del IVA (benemritos) y de la AFP (jubilados). Solo se paga la Comisin en este ltimo caso. Cuotas de prstamos en moneda nacional y extranjera con sus tasas de inters anuales. Fecha y Causa de retiro. Para un funcionario que se retira y se reincorpora, se deben crear dos registros y no sobreponerse al primero. Indicacin de pago de aguinaldos y beneficios en la liquidacin por retiro. Si no se indican, se mantiene al funcionario en las planillas de aguinaldos y beneficios sociales. Se piden los siguientes datos personales de los funcionarios: TEL: telfono DIR: direccin MAIL: e-mail FNAC: fecha de nacimiento SX: sexo (M/F) INICS: iniciales (Paterno Materno Nombre, que se usan en la seguridad social)

Para la primera emisin, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Emitir la Planilla de sueldos y salarios para el perodo inmediatamente anterior verificando que simplemente este todo el personal que tiene saldo en Crdito Fiscal 2. En la misma opcin Personal se deben indicar los saldos correctos de Crdito fiscal con la opcin ^Fin. Solo se usara esta vez y nunca ms. 3. Inmediatamente, pasar al siguiente perodo usando la opcin. dentro del Sub-men Parmetros de Clculo y registro. Si emite otra planilla, perder los datos que introdujo. Mensualmente, se deben cargar los bonos variables, los atrasos los Formularios de descargo del IVA presentados y Otros descuentos en la opcin Datos mensuales accesible con ^AvPag. En Kardex (con ^RePag) se pueden revisar la secuencia histrica de atrasos y las planillas en las que figuro cada funcionario. Tambin se pueden revisar e indicar los quinquenios pagados y las vacaciones concedidas y tomadas. Los quinquenios pagados disminuyen automticamente el tiempo considerado en el clculo de los beneficios sociales.

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CAPITULO V: REPORTES
V.1 Contabilidad
En la opcin LIBROS DE COMPRAS Y VENTAS se tienen: Libros de Compras, donde se puede seleccionar un solo proveedor, listando todas las facturas, solo las del periodo y las rectificatorias, que son de meses anteriores al que se declaran. Tiene la opcin de crear los archivos para el software LCV. Libros de Ventas. Tiene la opcin de crear los archivos para el software LCV.

En CONTABILIDAD se puede reportar: El Plan de Cuentas La secuencia de Tipos de Cambio Los Tipos de Documentos con sus operaciones y derechos de usuarios

En la opcin REPORTES de CONTABILIDAD se tienen: Mayor. Tiene la opcin de emitirse resumido por mes. Como glosas pueden listarse Solo Concepto, Concepto e individual y Completa, que considera las personas relacionadas y operaciones de cada documento. Diario. Se pueden imprimir los documentos de cinco maneras; en el formato propio del documento, en un formato comn a todos, en un resumen de solo sumas sin cuentas, en formato de diario y por ltimo en un resumen por cuentas contables. Se pueden ordenar por fecha y hora o por tipo de documento y a la vez se pueden delimitar a rangos de fechas o rangos de documentos. Si no se indican rangos, se asume que no se hace ninguna delimitacin. Balance de Sumas y Saldos Balance General Balance Clasificado. Es el nico que tiene opcin de consolidarse. Estado de Resultados Evolucin de resultados y balances: muestra Estados de resultados, Resultados Acumulados, Presupuestos y balance hasta 12 periodos de hasta 6 meses. Al terminar, da la opcin de guardar el reporte para consolidarse a escala nacional. Deben prepararse reportes de cada oficina y guardarlos para consolidacin

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Estados resumidos. Tiene un formato propio que se puede editar en esta misma opcin. Al terminar, da la opcin de guardar el reporte para consolidarse a escala nacional. Deben prepararse reportes de cada oficina y guardarlos para consolidacin Hoja de costo vehculos Hoja de costo Otros Estado de Cuenta. Tiene las siguientes opciones: Emitir el estado con una, dos, cuatro o seis columnas. Una columna, solo da el saldo. Dos columnas, el saldo al inicio y al final. Cuatro columnas, incluye el movimiento al debe y al haber. Finalmente, seis columnas, clasifica los saldos inicial y final entre debe y haber. Listar los auxiliares de todo tipo (excepto Inventarios y Activos Fijos) dentro del rango de cuentas o elegir solo alguno. Listar todas las sub-cuentas de una cuenta o solo las sub-cuentas con saldo Listar de manera continua o en pginas separadas por cuenta. Incluir al final un resumen de todas las cuentas IMPORTANTE: incluir la composicin por operaciones para las cuentas que se componen por operaciones.

Kardex. Se obtiene el movimiento de los auxiliares excepto Activo Fijo e Inventario. Los saldos solo se muestran en la moneda de la cuenta contable a la que pertenecen. Se puede incluir el movimiento en otra moneda pero sin saldos en esa moneda. Tambin se puede elegir entre la glosa Completa, que considera las personas relacionadas y operaciones de cada documento y el Concepto y la glosa Individual. Ordenes de Pago Pendientes Resultados por Unidad de Negocio Planilla de Caja

Para los balances y el estado de resultados existen las siguientes posibilidades: Listar todas las cuentas de imputacin o las cuentas hasta cierto nivel. Incluir o no los asientos de cierre de resultados en el perodo. Esto es til para poder volver a reproducir un balance antes del asiento de cierre de resultados que deja con saldo cero a las cuentas de ingresos y egresos.

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La totalizacin, que da los saldos correctos a las cuentas totalizadoras y debe hacerse una sola vez despus de que se ha hecho algn movimiento por documento. Si no se hace antes y no se hace en el momento, los informes no sern correctos.

En la opcin REPORTES CONSOLIDADOS de CONTABILIDAD se tienen: Evolucin de Resultados y Balances. Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de resultados y balances por cada oficina. Evolucin de Resultados y Presupuestos. Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de presupuestos por cada oficina. Evolucin Resumida Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de resultados y balances por cada oficina. Evolucin y presupuestos resumidos Necesita que previamente se hayan creado las evoluciones de presupuestos por cada oficina. Balance Clasificado Necesita que previamente se hayan creado los balances clasificados por cada oficina. Estados resumidos. Necesita que previamente se hayan creado los Estados Resumidos por cada oficina.

V.2 Inventario
En la opcin INVENTARIO se tiene: Estado de inventario. Se puede imprimir la composicin de las cuenta en tems. Existen tres opciones: Listar todos los tems dentro una cuenta o solo los tems con saldo Listar de manera continua o en pginas separadas por cuenta. Listar las salidas en total o separar las salidas de las ventas Kardex de inventario se puede listar el movimiento de cada tem. Se puede listar en formato individual (un tem con encabezado por pgina) o en general (continuo) Resultado por cuenta Provee el resultado bruto por cuentas contables en un perodo para el que se tengas efectivos costos de venta usando los mecanismos del sistema. Puede expresar el margen como porcentaje del al costo o del precio de venta.

V.3 Activo Fijo

En la opcin ACTIVO FIJO se tienen: 30 Actualizacin y Depreciacin. Se puede imprimir el movimiento resumido de cada tem tanto en valor histrico como en depreciacin durante un lapso de tiempo.

Estado de Activos Fijo. Es un listado de cuatro columnas con los saldos de Valor histrico y Depreciacin en las dos monedas del sistema. Kardex de Activos Fijo. Se puede listar el movimiento de cada tem..

V.4 Presupuestos
En Presupuestos se tiene el Estado de Ejecucin Presupuestaria que muestra la comparacin entre la ejecucin y el presupuesto, resultando el porcentaje en que se ha cumplido ejecutado el presupuesto, tanto en ingresos como en egresos y el resultado final

V.5 Personal
Todos los reportes dentro de la opcin PERSONAL se emiten para cualquier perodo, pero para el perodo actual, debe usarse previamente el reporte Planilla de Sueldos y Salarios que recalcula sus valores. Si no se usa, puede percibirse indebidamente que los cambios que se realizaron en parmetros, datos personales o laborales no tienen efecto. Los reportes disponibles son los siguientes: Planilla de Sueldos y Salarios Boletas de pago; se puede emitir para un rango en particular Planilla impositiva Planilla de anticipos Planilla de alimentacin Planilla para AFPs, que incluye los retiros e ingresos Aguinaldos y Primas; requieren de las tres ltimas planillas Estado de beneficios sociales; requieren de las tres ltimas planillas Vacaciones pendientes; para un mes, genera una asignacin de vacaciones para los funcionarios a los que les corresponda y lista a todos los que tienen vacaciones pendientes.

V.6 Administracin
En Administracin se puede: Reportar la lista de usuarios con y sin las opciones a las que acceden. (opcin Usuarios ). Ver la Actividad de usuarios donde se muestran las operaciones de usuarios, registradas segn el nivel de Control de Actividad que se les ha asignado para cada base de datos.

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CAPITULO VI: CONFIGURACIONES

VI.1 Libros de compras y ventas
En la opcin Libros de Compras y Ventas dentro de la opcin CONTABILIDAD se tiene la opcin Parmetros impositivos, donde se puede fijar: El porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) La cuenta usada para el registro del crdito fiscal La cuenta usada para el registro del dbito fiscal El tipo de proceso: Automtico: cada factura emitida por la empresa se registra individuamente usando un documento de ventas y siguiendo sus reglas. As, la opcin Provisin de impuestos genera totalmente la provisin de impuestos y el usuario no debe hacerla nunca. Manual: cada factura emitida por la empresa se registra individuamente usando un documento de ventas pero el usuario puede registrar manualmente las provisiones de impuestos y tambin puede usar la opcin Provisin de impuestos. Grupal: cada factura emitida por la empresa se registra dentro de un grupo con otras facturas y en un documento de otro tipo (por ejemplo, en un CD) El porcentaje del Impuesto a las Transacciones (IT) La cuenta usada para el registro de la provisin del IT La cuenta usada para el registro del gasto del IT La sucursal en la que se reportan segn la DGII El directorio para el sistema LCV de la DGII, si existe.

VI.2 Acceso de los usuarios a las bases de datos y mens

Desde la opcin Usuarios se puede decidir el acceso que cada usuario va a tener a las bases de datos y a los mens de la siguiente manera: Con ^AvPag se muestran todas las bases de datos disponibles y segn la jerarqua del usuario se tiene: Para Sper usuarios, el acceso a todas las bases de datos est disponible tambin en condicin de Sper usuarios, aunque esto puede ser cambiado. Para usuarios, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y puede ser en cualquiera de las jerarquas: Super usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica alguna de estas, el usuario no tiene acceso. Se elige con ^RePag o con Ins y Del Para Visitantes, el acceso a cada base de datos debe ser indicado individualmente y cuando ms puede ser en condicin de visitante. Se elige con ^RePag o con Ins y Del. 32

Dentro de cada base de datos, el acceso las opciones del men puede ser visto con ^AvPag. Las opciones de men se dividen en dos: - Los grupos de opciones que muestran otras opciones (sub-opciones) - Las opciones que proceden directamente. Una vez que un grupo de men ha recibido una condicin de acceso, las opciones que contiene (subopciones) se pueden ver con ^AvPag. Para Super-Usuarios el acceso a todas las opciones esta disponible en la misma condicin de superusuarios y no es necesario indicar individualmente, aunque se puede cambia a la condicin de Usuario e incluso Visitante. Para Usuarios el acceso a cada opcin debe ser indicado individualmente y puede ser en condicin de Super-Usuario, Usuario o Visitante. Si no se indica individualmente, el usuario no tiene acceso a la opcin. Se elige con ^RePag o con Ins y Del. Para Visitantes, el acceso a cada opcin debe ser indicado individualmente, cuando ms, en condicin de Visitante. Si no se indica individualmente, el visitante no tiene acceso a la opcin. Se elige con ^RePag o con Ins y Del.

Los Super-usuarios pueden modificar, insertar, consultar y eliminar registros en las tablas. Los Usuarios normalmente solo pueden insertar nuevos registros y solo consultar sin modificar ni eliminar los existentes. Los Visitantes solo pueden consultar.

VI.3 Operaciones de documentos

Por cada Tipo de documento se pueden definir una serie de operaciones que normalmente se hacen en l. Cada operacin recibe un nombre con el que se despliega para ser elegida cuando se registran documentos de ese tipo. Mientras se registra un documento, con ^RePag en el campo Cuenta se despliega un men con las operaciones propias del documento. En las notas fiscales y los documentos de almacn (salidas, ingresos, traspasos y ventas) el men aparece automticamente. Para configurar las operaciones, desde la opcin Tipos de Documentos se accede con ^RePag a las operaciones propias del documento. Bsicamente, se indican cuentas que se usan permanentemente y cada operacin fija las cuentas cuando se indica. Dependiendo del tipo de documento, las operaciones pueden ser: Para Notas Fiscales: Venta de bienes Venta de servicios Devoluciones Rebajas Forma de pago Para ingresos, salidas, traspasos de almacn y ventas: Venta de bienes Venta de servicios 33

Traspaso Ingreso a Almacn Salida de Almacn Devoluciones Rebajas Forma de pago Para ingresos de caja: Abono Simple cuenta Para egresos de caja: Cargos Simple cuenta Para diarios: Abono Cargos Simple cuenta Depreciacin Actualizacin Contabilizacin de Planillas Cierre resultados

Cada una de ellas tiene la siguiente utilidad: Venta de bienes: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a la venta de ciertos bienes. Tambin se puede indicar si los precios son fijos (los fijados en cada tem) o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. Venta de servicios; Se indican la cuenta de ventas y el precio unitario del servicio. Tambin se puede indicar si ese precio es fijo o variable, en que moneda se calcula y si esa moneda es fija o variable. El nombre de la opcin es usado como nombre del servicio. Puede usarse para venta de bienes que no son inventariados. Devoluciones: Se indican las cuentas de existencia, costo y ventas correspondientes a las devoluciones de ciertos bienes. Tambin se puede indicar si los precios de devoluciones son fijos o variables, en que moneda se calculan y si esa moneda es fija o variable. Rebajas: Se indica la cuenta donde se registra la rebaja. Tambin se puede indicar en que moneda se registran y si esa moneda es fija o variable. Forma de pago: Se pueden indicar una cuenta de crdito, una caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera y una cuenta Diferencia de cambio. Obligatoriamente debe indicarse al menos una de las tres primeras. Esta opcin debe usarse para terminar el registro de una venta, que es cuando se despliegan y se pueden indicar los montos que corresponden a cada una. Si existe alguna diferencia pequea entre los totales de las ventas y los pagos, se sugiere llevarla a la cuenta diferencia de cambio. El Efectivo mas usado indica a que cuenta entre caja Moneda nacional, una caja Moneda extranjera es tanto mas usada como para que el sistema proponga directamente el pago en esa cuenta. La condicin de fijo o variable no se aplica. Si solo se registra una cuenta de las tres, no se hace ningn despliegue y se asume que la venta total debe registrarse a esa cuenta.

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Si la cuenta de crdito tiene auxiliares deben ser de tipo sub-cuenta y se usa como cliente el registrado como persona relacionada al documento. Traspaso: Se deben indicar dos cuentas con inventarios como auxiliares. Una de ellas es el almacn del que salen tems y la otra el destino al que llegan. Ingreso a Almacn: Se deben indicar una cuenta de proveedor que abona y una cuenta con inventarios como auxiliares que se carga. Tambin se indica la moneda en que se hace la operacin y si esta es variable o fija. Salida de Almacn: Se deben indicar una cuenta destino que carga y una cuenta con inventarios como auxiliares que se abona. Tambin se indica la moneda en que se hace la operacin y si esta es variable o fija. Abono: Se debe indicar una cuenta que exigir ser abonada y la indicacin si requiere o no glosa. Simple cuenta: Se debe indicar una cuenta que podr ser cargada o abonada, la indicacin si requiere o no glosa y si cierra o no el documento, con lo que se asume que lleva el cargo o abono exacto para cerrar el documento. Cargos: Se pueden indicar hasta 4 cuentas que deben ser abonadas, la indicacin si requiere o no glosa y si se pregunta o no por la presencia o ausencia de crdito fiscal. Depreciacin: Se debe considerar lo siguiente: 1. Para cada cuenta de Valor histrico se debe asignar su respectiva cuenta de Depreciacin acumulada, con excepcin de terrenos. Esto se realiza en sta opcin 2. En el Plan de Cuentas, por cada cuenta de valor histrico se debe indicar la vida til propia de los bienes en la cuenta y tambin las cuentas de gasto a las que se carga su depreciacin segn su ubicacin. Alternativamente, puede indicar una cuenta de Depreciacin del perodo en sta opcin. 3. Si se hace un solo asiento de depreciacin, se debe indicar un nico grupo de activos con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos. 4. Para obtener la depreciacin basta con elegir cualquier parte de un grupo, con lo que se realiza la depreciacin de todo el grupo. Actualizacin: Se debe considerar lo siguiente: 1. Cada cuenta puede tener su contra - cuenta de actualizacin, lo que se indica en el Plan de cuentas. El sistema da prioridad a estas contra cuentas. 2. Tambin es posible indicar de manera global para todo un rango de cuentas tuna contra cuenta comn. Esto es lo que se hace en esta opcin. 3. Para las cuentas de capital, que no se actualizan en ellas mismas, se debe indicar una cuenta de actualizacin en la que se hace el registro. Se debe crear un rango independiente para las cuentas de capital. 4. Si se hace un solo asiento de actualizacin, se debe indicar un nico grupo de actualizacin con 1. Si existen varios asientos, se deben indicar diferentes grupos. Para que una cuenta sea actualizada, debe aparecer en alguno de los rangos que aparecen en algn grupo. En otro caso, no se actualiza. 35

Cierre resultados: No requiere ninguna cuenta y las contra - cuentas que se aplican en el cierre deben ser dadas por el usuario. Contab. Planilla: Si tiene Planillas y ha configurado la contabilizacin.

VI.4 Acceso de los usuarios a los documentos

La condicin de acceso a la opcin Documentos es muy importante ya que define lo que los usuarios pueden hacer con los documentos. Quienes acceden a esta opcin en condicin de Super-usuarios pueden en principio realizar todas las operaciones posibles aunque pueden ser restringidos. Quienes acceden en condicin de Visitante, en principio pueden consultar todos los documentos sin realizar ninguna operacin y pueden an ser restringidos. Quienes acceden en condicin de Usuario no tienen en principio ningn acceso pero pueden recibir accesos. Desde la opcin Tipos de Documentos se puede ver por cada tipo de documento como los usuarios acceden a el. Las opciones a configurar son las siguientes: Crea? Elimina? Modifica? Consulta? Revisa? : Si para crear documentos de ese tipo : Si para modificar documentos de ese tipo : Si para eliminar documentos de ese tipo : Si para consultar los documentos de ese tipo : Si para marcar como revisados los documentos de ese tipo

Correlativo? : Libre para poder modificar el correlativo. Fijo para que el usuario no lo modifique. Operaciones? : Libres para realizar cualquier operacin en el documento. Fijas para dejar al usuario restringido solo a las operaciones que se han definido para ese tipo de documento. Fecha? : Libre para poder modificar la fecha de los documentos de ese tipo. Fija para usar solamente la fecha del da de hoy. Tipo de cambio? : Libre para poder modificar el tipo de cambio. Fijo para que el usuario solo use el tipo de cambio fijado segn la fecha.

VI.5 Secuencia de fin de perodo

Dentro de la opcin CONTABILIDAD se tiene sta opcin con la secuencia de operaciones recomendadas para realizar un fin de perodo. Es aconsejable empezar con un reproceso para asegurar la consistencia del sistema. Pueden haber existido cortes de energa no percibidos. Una vez que se ha realizado los asientos y se ha impreso los informes, es aconsejable cerrar el perodo, o la gestin, si corresponde, y tomar una copia de 36

respaldo. Cuando se trata de un cierre de gestin, se debe generar previamente el asiento de cierre de resultados como operacin dentro de un documento y luego proceder al cierre de gestin.

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CAPITULO VII: ADMINISTRACION

VII.1 Acceso al sistema
Los pasos necesarios para dar a cada usuario el acceso al sistema son los siguientes: 1. Asegurarse de tener correcto acceso a la red y a la localizacin del sistema. 2. Copie de la carpeta del sistema (generalmente \SIC_PRO2) el icono de acceso con el nombre Sistema de Informacin a su escritorio. 3. Podra ser necesario realizar algunos ajustes a las propiedades del icono. Accede a ellas con el botn derecho del mouse El Destino debe ser el programa ejecutable SIC2.EXE, se debe Iniciar en la misma carpeta del programa y se debe Ejecutar en una ventana maximizada. Si tiene el intrprete Visual Fox 7.00 o ms, puede indicarlo con los parmetros t men. 4. Es deseable que active la Propiedad Ocultar Automticamente de la Barra de tareas y men inicio. Lo puede hacer desde el botn Inicio de Windows en la opcin Configuracin. 5. Pruebe acceder al sistema. Si no llega a la pantalla con ttulo superior izquierdo Acceso al sistema puede necesitar algunos archivos en su sistema operativo. El mas comn es el archivo shareware msvcr70.dll que puede copiarlo de la carpeta del sistema a su propia carpeta C:\WINDOWS. Tambin podran faltar los archivos shareware vfp7r.dll y VFP7RENU .DLL que se deberan encontrar en la carpeta del sistema. 6. Si va a utilizar impresoras lser o chorro de tinta o su impresora matricial no presenta fuentes internas, debe instalar la fuente FoxPrint Normal (True Type). Puede hacerlo en el Panel de Control (al que accede tambin desde la opcin Configuracin), icono Fuentes, men Archivo, opcin Instalar Nuevas fuentes. Busque la fuente en la misma unidad y carpeta del sistema, eljala e instlela con clicks de mouse. Para impresoras Epson que no presenten fuentes internas, puede intentar la fuente ESC/P, una vez dentro del sistema. 7. Tambin debe revisar la Configuracin regional en el mismo Panel de Control. Asegrese que para Nmeros y Moneda tenga : el smbolo decimal sea . (punto) el nmero de dgitos decimales sea 2 el separador de miles sea , (coma) el smbolo de signo negativo sea (menos) Use el formato de Fecha dd/MM/aaaa con el separador / (slash) Use el formato de Hora HH:mm;ss con el separador : (dos puntos) Asegrese de tener la configuracin de teclado en espaol en la seleccin de Idiomas para usar la letra ee y vocales acentuadas. 8. Debe asegurarse que su terminal sea Activa o Temporalmente Activa para poder usarla. Note que si copia datos y/o programas de un disco compacto, los archivos pueden heredar el atributo Solo lectura, lo que no le permitir modificar, eliminar o crear registros. Deber quitarlo marcando todos los elementos de una carpeta con esa propiedad, de cualquier manera que Windows le permita, por ejemplo manteniendo el botn izquierdo del mouse presionado y arrastrando el puntero sobre un conjunto de archivos o haciendo clic mientras se presiona la tecla Control, y luego acceder a sus Propiedades con el botn derecho del mouse para remover el atributo Solo lectura Una vez en la pantalla titulada Acceso al sistema, puede tener un Mensaje de control similar al siguiente: 38

Su terminal es ____________ y no se encuentra en la lista Seleccione una que tenga similar mapeo. Luego la editar. Se le presentar la lista de terminales y debe elegir alguna de ellas. La configuracin de esa terminal se usar como base para configurar la suya. Es deseable elegir una que tenga caractersticas muy similares a la suya. Una vez que la elija, deber completar su configuracin totalmente, lo que puede ver en Terminales . Una vez que acceda al sistema con una Identificacin y Clave de usuario, se le presentar la lista de bases de datos accesibles. Una vez que elija una, se puede presentar la pantalla titulada No se encontr la tabla de parmetros. Existen dos situaciones que llevan a esta pantalla: 1. Cuando el sistema ya se ha usado en otras terminales y se lo hace desde una nueva terminal, es posible que la terminal tenga un mapeo diferente. Por ejemplo, la base de datos esta instalada en la unidad D: de un servidor pero su terminal ve esa unidad como F:. Para resolver esta situacin es suficiente que elija la opcin CAMBIO DE MAPEO, se le presentar la lista de todas las terminales y con Enter copie el mapeo de una terminal similar o sobre su terminal, con ^Fin indique este mapeo. 2. Si esta usando el sistema por primera vez en su terminal y en su red, debe usar la opcin CAMBIO DE CARPETA. Se le presentan las carpetas de su red y debe elegir una de ellas. Note que todos los usuarios de esa base de datos deben usar esa carpeta y podran tener problemas si al momento del cambio tenan un mapeo. Vea tambin Impresoras para poder imprimir adecuadamente

VII.2 Bases de datos

Se deben indicar los siguientes campos: Nombre de la empresa o persona a la que corresponde Carpeta. Modifique solo si tiene un claro entendimiento de este concepto informtico. Si crea una nueva carpeta, indique unidad, trayectoria y nombre (mximo 8 caracteres sin espacios en blanco por subcarpeta) RUC Lugar Tipo de oficina Casa Matriz Direccin Telfonos E-mail Smbolos y nombres de la moneda nacional y una moneda extranjera Fecha lmite. Es la fecha hasta la que se permite la manipulacin de documentos Puede ser: Sin lmite Hasta una fecha, que se puede indicar Hasta la fecha actual. Esta es la opcin recomendada. Hasta el fin del perodo contable Fecha de inicio de la gestin contable actual 39

Fecha de inicio del perodo Fecha de fin del perodo

Los tres ltimos parmetros se pueden fijar al crear una nueva base de datos o en la opcin de Reproceso, reaperturas y cierres. El Tipo de oficina puede ser nica, Sucursal o Casa Matriz. Use normalmente nica, aunque sea una sucursal. Use Casa matriz cuando tenga carpetas de otras sucursales reciba su informacin. Use Sucursal solo si esta fsicamente en una Casa Matriz a la que llega la informacin de las sucursales para consolidarse y esta en la carpeta a la que llegar la informacin de una sucursal. La Casa Matriz es la carpeta que contiene la informacin de la Casa Matriz. Solo se debe indicar para Sucursales. El 'periodo' es un lapso de tiempo comprendido entre dos fechas (inicio y fin) que sigue inmediatamente al ultimo periodo que la contabilidad ha dado como cerrado e inamovible, y que se quiere evaluar econmica y financieramente. Su extensin depende exclusivamente de los responsables de contabilidad y puede ser cualquier lapso de tiempo, no necesariamente una gestin o un mes. La gestin contable empieza en una fecha establecida segn la naturaleza de la empresa La fecha lmite indica cual es la fecha mxima, desde el inicio de periodo, que pueden manipular documentos contables (creacin, eliminacin, modificacin y revisin). Con esta configuracin es posible fijar un periodo contable e introducir informacin ms all de su lmite. Por ejemplo, si en el mes de marzo aun no se ha terminado la contabilidad de febrero, el periodo se mantiene en febrero mientras se permite introducir informacin a la fecha, en el mes de marzo Se pueden ver saldos a fin de periodo y a la fecha actual de manera instantnea. Se tienen tambin saldos al inicio de gestin, al inicio de perodo y al inicio de la primera gestin que se trabajo. Tambin es posible disponer de saldos a cualquier fecha. Estas caractersticas se configuran en las opciones Bases de datos (por primera vez al crear una empresa) y en Reproceso, reaperturas y cierres. Ambas estn dentro de la opcin ADMINISTRACIN del men principal.

VII.3 Usuarios
Se deben indicar los siguientes campos: La Identificacin nica de tres letras, nmeros u otros. La Clave secreta de al menos 5 caracteres y 10 como mximo. El nivel de seguimiento de actividad que puede ser Alto, Medio, Bajo o Ninguno mediante el cual se registran sus actividades en el sistema. En el nivel bajo se registran los documentos que manipula, en el nivel medio se registran las tablas que afecta y en el nivel alto se registran inclusive los programas a los que accede. Existe una opcin de reporte de las actividades de los usuarios

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El estado Activo o Caduco con una fecha de caducidad. Se puede establecer la fecha en que un usuario caducar y mantenerlo activo hasta entonces, ya que al primer acceso posterior a la fecha de caducidad, automticamente pasar a Caduco Una de las siguientes condiciones: Visitante: Solo puede realizar consultas y ninguna modificacin Usuario : Puede hacer uso limitado, por ejemplo solo aadir documentos Super usuario : Tiene acceso ilimitado al ser creado, pero puede ser restringido. En la opcin Actividad de usuarios se puede tener el reporte de acciones de cada usuario.

VII.4 Terminales
Accede a esta opcin con la opcin Terminales dentro de ADMINISTRACIN. La carpeta de una base de datos se crea en una carpeta de una terminal o un servidor y reciben esa localizacin como propiedad. Esto se hace en la opcin Bases de datos. Normalmente, cada terminal asigna un realiza un mapeo por el que la unidad original donde se creo una base de datos es vista como otra unidad desde la terminal. Por ejemplo, se puede crear una base de datos en la carpeta C:\SISCON pero desde una terminal se puede ver como D:\C\SISCOM. Debe indicar : La ubicacin espacial de la terminal: Por ejemplo, Secretara La localizacin original de una unidad o carpeta La localizacin a la que se mapea. Estos dos ltimos normalmente lo ajusta su Administrador de Sistemas. La condicin en que opera la Terminal: Activa, con lo que no se puede inhibir el trabajo desde esa terminal, Temporalmente Activa, con lo que se puede inhibir el trabajo desde esa terminal pasndola a Temporalmente Inactiva con ^AvPg junto a todas las dems de la misma condicin. Puede volverlas Temporalmente Activa con ^RePg. Las terminales Inactivas no pueden ser utilizadas por el sistema. La localizacin de los programas Excel y Word . Cuando genera un reporte, se le presenta la opcin Archivo junto con la impresin o el despliegue en pantalla. Dependiendo del reporte, esta opcin puede estar inactiva, como por ejemplo en la emisin de documentos en Formato Propio, de la opcin para generar reportes en Archivos que pueden ser abiertos por Excel . Si no las indica, no tendr opcin de generar impresiones re-usables por Excel El archivo de fondo que se quiere usar como papel tapiz al trabajar en el sistema. Fuente de impresin. Solo puede elegir alguna de las definidas en Impresoras y Fuentes. No todas pueden funcionar adecuadamente con su impresora. La fuente ESC/P es ptima para la impresoras matriciales Epson. Fuente de pantalla. La fuente mas adecuada es Ms Sans Serif,8. Puede aumentar el tamao de los caracteres con Ms Sans Serif,10. Otras fuentes pueden no funcionar muy adecuadamente. Localizacin de archivos de listado. Si indica esta carpeta, todos los listados a pantalla y archivo se dirigirn all. Tamao de la pantalla: si es su terminal, puede cambiar el tamao de su pantalla. Debe cambiar en el icono de acceso (localizado en su escritorio) la Ejecucin en ventana Normal. El ajuste de la pantalla solo se hace cuando la configuracin ha terminado, luego de Sonidos. Colores: Existen dos juegos de colores; los colores principales y los alternativos y en cada uno varios frentes (colores de los smbolos) y fondos sobre los que van los frentes. Puede elegirlos con clics de 41

mouse para acceder a una paleta de colores. Si desea colores personalizados, primero debe agregarlos para luego elegirlos. Sonidos: Existen sonidos al entrar a un programa, al tener un Mensaje de control y al tener cierto tiempo de espera. Puede decidir si tiene o no el sonido y con que archivo .wav lo genera.

VII.5 Impresoras
Cuando se va a imprimir algn listado, se presenta un cuadro en el que se puede indicar Pantalla, Impresora o Archivo. En el mismo cuadro se puede hacer la configuracin de la impresora en dos partes: 1. Seleccionar una impresora instalada, el modo de colocacin del papel: Paisaje o portarretrato y Alimentacin continua, manual u otra. 2. Indicar el rango de pginas a imprimir, el nmero de la primera pgina y las fuentes de los caracteres. Las fuentes Chorro de tinta deben aplicarse a las impresoras de ese tipo y tambin se puede aplicar a otras. Las fuentes Matricial se puede aplicar a impresoras matriciales que muestran al computador una fuente interna del tipo Roman o Draft. La configuracin de cada juego de fuentes se puede ver en la opcin Impresoras y fuentes dentro de ADMINISTRACIN. Se puede emitir una pgina de prueba con los elementos de la configuracin (^P) y tambin fijar una fuente para la terminal (^RePag). Se puede configurar lo siguiente: Avance horizontal en caracteres por pulgada Margen lateral de reas no imprimibles en pulgadas Margen del encabezado en caracteres. Avance vertical en lneas por pulgada Margen vertical para presentacin

Cada una de cinco fuentes con sus nombres, la cantidad de caracteres por pulgada que generan y el avance en lneas que necesitan. Lamentablemente el dialogo de seleccin de fuentes que se ofrece con ^AvPag no muestra las fuentes internas y debe usarse Word o Wordpad para verlas. Toda fuente que establezca con esta opcin debe ser del tipo mono espaciada La generacin de vocales acentuadas, ees y caracteres grficos. Windows usa el alfabeto ANSI y algunas fuentes usan el alfabeto OEM. Indicando OEM se efecta la traduccin necesaria. Los caracteres de inicializacin que necesitan algunas impresoras. Se pueden indicar en decimal separados por espacios y solo se usa para impresoras Epson que no presentan fuentes internas, aunque realmente las tienen. Es til especialmente en la fuente ESC/P.

VII.6 Tablas
En la opcin Tablas e ndices se ven las tablas del directorio de la empresa y su complemento. En Tabla internas se ven las tablas del directorio donde se encuentra el programa. Se puede acceder a los ndices de cada tabla. Cuando se crea una nueva empresa se usa la columnaCopia de datos que puede tener tres valores: En blanco: solo se copia la estructura Siempre: se copia toda la tabla 42

Opcional: se copia toda la tabla si se responde positivamente a la pregunta Usara el mismo Plan de cuentas y otras tablas opcionales?, que surge al crear nuevas bases de datos. IMPORTANTE: las copias de estructuras se basan en la empresa a la que se accedi. Si se eligi una empresa para copiar, solo se toman sus datos generales y NO se accede a sus datos. Para copiar sus datos, en necesario acceder a ella previamente. Se tienen las siguientes posibilidades: Se puede consultar el contenido de las tablas. Para algunas que tienen campos empaquetados, se tienen despliegues desempaquetados. Se pueden imprimir las estructuras de todas y/o cada una de las tablas. Al consultar los ndices, se puede regenerarlos si no hay usuarios trabajando en ellos Para Tablas Internas se puede revisar y reparar las tablas por si tuvieran daos Tambin se puede ver los encabezados de las tablas como archivos en bajo nivel.

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