FASES DE LA NEGOCIACIN

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COMERCIO INTERNACIONAL NEGOCIACIONES INTERNACIONALES ALUMNO: JESS PINEDA J. ASESOR: MTRO. JAVIER GARFIAS A.

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FASES DE LA NEGOCIACIN
PRENEGOCIACIN Y PREPARACION
Existe una fase previa a la negociacin formal, donde las partes se exploran mutuamente para tener un mnimo de garantas de que el proceso puede transcurrir de forma satisfactoria. La preparacin de la negociacin resulta la clave del xito para la consecucin de los objetivos. La habilidad de las negociaciones reside, precisamente, no en tener ideas brillantes y hacer propuestas desconcertantes e inesperadas en la mesa de negociacin, sino en llevar todo el proceso bien preparado y previsto desde el principio hasta el final, sin dejar ningn aspecto al azar. Si estamos pensando sobre la marcha los argumentos para defender nuestros intereses, incurriremos en un grave error, ya que no podremos escuchar activamente a la otra parte y averiguar as sus preferencias, intereses, puntos fuertes y dbiles. Una buena preparacin es el camino ms seguro para llegar a una negociacin satisfactoria. Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los acontecimientos, nunca podr dirigirlos. Un negociador deficientemente preparado demuestra antes o despus que no sabe de lo que est hablando y ante esta situacin su opositor se dar cuenta de ello, ganar confianza en s mismo y elevar el nivel de sus exigencias. El tema prioritario de la preparacin es establecer los objetivos. La preparacin conlleva la asignacin de un orden de prioridad a los propios objetivos y el cuestionamiento de su realismo.

ESTABLECER UN CLIMA ADECUADO (RELACION) Durante el proceso de negociacin se crea un clima entre las partes que en la medida que sea positivo, facilitar la obtencin del acuerdo. En general es conveniente comenzar por los aspectos menos conflictivos, ya que esto produce una sensacin de progreso que contribuye a crear un clima favorable. Este principio de sentido comn se viola muy frecuentemente. A veces se pretende dar solucin rpida a los aspectos

que provocan mayor preocupacin, sin considerar que debe avanzarse de acuerdo con una estrategia y una tctica adecuada para poder lograr el acuerdo deseado. Tambin es importante crear el ambiente adecuado, elegir el momento idneo para negociar y el lugar ms conveniente, para esto hay que tener claro:

Crear el ambiente Cmo ve Ud. la situacin. Cmo ve Ud. a su oponente. Determinar la relacin de fuerzas entre ambas partes. Conocer cul es su capacidad para soportar la tensin. Mentalizarse para mantener una compostura especial en situaciones emotivas. Cul es la confianza existente entre ambas partes. Tratar de tener una mentalidad ms o menos abierta. Determinar sus aspiraciones.

Elegir el mejor momento Elegir con atencin la oportunidad cuando tendr lugar la negociacin Recurrir a la paciencia para sentarse con los oponentes (esto puede llevar mucho tiempo) Evitar sesiones de negociacin espontneas Preparar el temario meticulosamente Conocer sus limitaciones y las de su oponente Elegir el mejor lugar Lo importante es contar con un lugar donde Ud. se sienta cmodo y seguro NO a las interrupciones Que no sea en el despacho, o en su lugar de trabajo

INTERCAMBIO DE INFORMACION El establecimiento de nuestros objetivos y los de la otra parte exige un volumen considerable de informacin. Ahora bien, parte de esta informacin que es conocida de antemano son hiptesis (pronsticos probables) que habr que contrastar y corregir durante las primeras etapas de la negociacin. As, la falta de informacin o la falta de certeza en la informacin que poseemos de la de todos los hechos, partira de la posicin lmite del oponente y rechazara cualquier cambio. Pero rara vez tenemos una informacin plena, y esto es lo que hace imprevisibles las negociaciones.

otra parte es lo que crea la necesidad de negociar. Si una parte tuviera conocimiento

Por otra parte, es importante analizar la informacin que estamos dispuestos a dar a la

otra parte y el momento y forma de hacerlo, ya que, la mejor de las informaciones otorga a la persona que la posee el mayor poder en una negociacin. As, brindar a la otra parte una informacin seleccionada ser lo que defina sus expectativas en la direccin correcta. a comunicarla. La experiencia demuestra que los negociadores tienden ms a ocultar informacin que

Cuanto ms hagamos hablar al interlocutor de su posicin, pidindole que la clarifique y explique, ms seales nos dar inadvertidamente, sobre la firmeza o provisionalidad de tal posicin y sobre las lneas sobre las que est dispuesto a moverse. Es preciso descubrir con una buena utilizacin de preguntas cules son sus verdaderos intereses, ir ms all de sus posiciones. Si logramos conocer sus intereses es ambas partes. posible que descubramos una forma ventajosa de satisfacerlos con beneficio para

MARCO DE ENTENDIMIENTO: DEFINICION DEL PROBLEMA En esta fase, ambas partes definen sus posiciones, detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas. Bsicamente, toda negociacin se caracteriza por una serie de ideas, metas o intenciones que son semejantes, si no idnticas para todos los como caba esperar, existen discrepancias, distintas visiones acerca de los hechos o los acuerdos que se pretenden alcanzar. Son los denominados intereses en conflicto. participantes en la negociacin. Son los denominados intereses comunes. Frente a ellos,

Para reforzar y argumentar sus posturas, los implicados en una negociacin emplean distintos soportes: desde material escrito, gestos, ademanes, tono de voz, material informtico, etc., y se utilizan diferentes tcticas para intentar lograr una posicin ventajosa frente a la otra parte.

El punto inicial para que una negociacin sea realizable -satisfactoriamente- es que ambas partes reconozcan que se necesitan, si no es as, aquellos que se sientan indispensables intentaran manejar la situacin a su entero beneficio, sin darle la oportunidad a la contra parte de obtener el beneficio medio que se debe dar en una negociacin equilibrada.

CREACION DE OPCIONES Y NEGOCIACION Esta es la etapa ms compleja de todo el proceso, donde se ponen en evidencia las habilidades comunicacionales de cada cual para: fundamentar sus propuestas, preguntar, escuchar, controlar sus emociones y manejar las de la otra parte, entre otras cosas. Las tareas principales que se realizan se pueden resumir en lo que sigue. Intercambio de opciones y demandas: Cada parte trata de obtener concesiones de la otra, a cambio de las opciones que tiene previstas y de otras que ha podido identificar en el intercambio. El propsito principal es ir acercando las posiciones de cada parte hacia una solucin que resulte mutuamente aceptable. En ocasiones, alguna de las partes, o ambas, solicitan la participacin de terceros. El objetivo no es, necesariamente, convertir la negociacin en un proceso de mediacin que, junto con el arbitraje y el litigio, es otra va para la solucin de conflictos. En este caso, se trata de propiciar que, con la intervencin de elementos externos, se posibilite el acercamiento entre las partes. La participacin e influencia de terceros puede ser, por ejemplo, expresando su inters en que se logre el acuerdo, y el apoyo que daran para concretar su puesta en prctica, lo cual puede representar determinadas ventajas para ambas partes. Adems, pueden ayudar a esclarecer incomprensiones, destrabar atrincheramientos, ayudar a ver otros

puntos de vista, contribuir a que las partes se centren ms en sus intereses comunes que en sus diferencias, entre otras cosas. Nuevas opciones: Para propiciar el acercamiento, las partes utilizan las opciones que pueden haber mantenido de reserva, u otras nuevas que generaron durante el intercambio. Inclusive, pueden preguntarle a la otra parte cules pueden sugerir para satisfacer sus intereses y qu estaran dispuestos a dar a cambio. El papel que juegan las opciones en el intercambio es decisivo.

DISEO Y REDACCION DEL ACUERDO Despus de la negociacin es el momento de ponernos de acuerdo sobre lo que nos hemos puesto de acuerdo. Es decir, los acuerdos se habrn ido tomando por escrito trata de conseguir una redaccin aceptable para ambas partes, teniendo cuidado que conforme se alcanzaban, pero a veces una y otra parte no han entendido lo mismo. Se no queden cabos sueltos o aspectos sin tratar que pueden constituirse despus en una sorpresa. Los acuerdos suelen comprender plazos de revisin, prorrogas de lo acordado, clausulas de incumplimiento (clusulas penales), jurisdiccin a que se someten las partes para arbitrar en caso de incumplimiento de una u otra parte. Por eso es muy importante plasmarlo por escrito, firmado por ambas partes, a fin de no encontrarnos con posteriores sorpresas. As, nos ahorramos problemas futuros y discusiones evitables.

A la hora de manifestar nuestra alegra por el acuerdo, es muy importante hacerlo de manera controlada y siempre en funcin del contexto y el carcter de nuestro interlocutor, pues podemos crear recelo y desconfianza cara a una futura negociacin. IMPLEMENTACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION En esta fase, las partes deben comprometerse a llevar a cabo lo acordado, en los trminos establecidos en el acuerdo formulado por escrito. Para incentivar el compromiso de ambas partes, se puede incluir en el acuerdo un sistema de premios o multas, que premien el cumplimiento de plazos o bien penalicen el no cumplimiento. En esta fase final deberemos poner en marcha todos aquellos procedimientos que consideremos oportunos, para comprobar que lo pactado se est realizando

exactamente en las condiciones en las que fue convenido. En el caso de encontrar alguna anomala que incumpla las condiciones acordadas, hemos de hacrselo saber a las partes que firmaron el acuerdo. Tambin deberemos poner en marcha los mecanismos oportunos para solventar esa situacin.

CONCLUSIN: Por la importancia de cada una de las fases de la negociacin, es trascendental cumplir con ellas de la mejor manera, para lograr esa negociacin deseada. La fase de preparacin es vital para recoger la mayor informacin posible de la otra parte, incluso cosas de tipo ms personal como gustos y preferencias, por ejemplo que presencia tienen en el mercado nacional o internacional. La segunda etapa es importante que la negociacin se lleve a cabo en un lugar con un ambiente adecuado, no solo en el sentido de cordialidad respeto, confianza, sino tambin un ambiente fsico adecuado, por ejemplo la iluminacin, la temperatura, etc. La tercera etapa que se refiere al intercambio de informacin, como bien se mencionaba en clase, la informacin es poder y debemos establecer perfectamente que clase de informacin vamos a compartir con la otra parte y en qu momento, tratando de obtener un beneficio de ella, por ejemplo, puedo mencionar datos o informacin de la competencia. La cuarta etapa el marco de entendimiento, las dos partes deben tener bien definido el problema a tratar de lo contario estarn hablando en idiomas diferentes sin llegar a ningn resultado, por ejemplo definir que el problemas se llama abastecimiento de equis materia prima. La quita etapa no menos importante, creacin de opciones y negociacin es donde se desarrolla la negociacin en s y donde se dan argumentos, regateos, propuestas, contra propuestas, ah se debe desarrollar todo lo planeado en los pasos anteriores, por ejemplo ah se pueden manifestar precios y condiciones de compra. La sexta etapa diseo y redaccin, es vital para asentar correctamente y por escrito los acuerdo a los que hemos llegado, incluyendo penalizaciones o sanciones en caso de incumplimiento, por ejemplo, en caso de no entregar la materia prima en 15 de Octubre, se penalizar con el 3% del valor del contrato por cada da de atraso. La ltima etapa

implementacin, seguimiento y evaluacin, nos servir para verificar que lo acordado se est llevando segn lo establecido, o bien saber que tan buena fue la negociacin bien la realidad de los resultados, por ejemplo checar con el departamento de almacn que se haya entregado la materia prima correctamente en da, cantidad y calidad acordada. Cumplir con cada una de las fases de negociacin aumentara el porcentaje de xito.