GUIA FINAL PROCESOS FUNCIONALES

MARIA JOSE RODRIGUEZ YEPES

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION SENA (CENTRO DE GESTION DE APRENDIZAJE) 362740 A 2012

PROCESOS FUNCIONALES Sintetice en que consiste la norma ISO 9001 y que informacin contiene sobre Enfoque Basado en Procesos. Adicional en este punto, prepare con su grupo de proyecto, una presentacin sobre el tema.
1.

R/: La norma ISO 9001: Enfatiza la importancia para una organizacin de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestin de la calidad y para gestionar las interacciones de esos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin. Consiste en mejor la calidad y satisfaccin de la cara de consumidor, la ISO9001:2000 ha sido adaptada como modelo a seguir para obtener la certificacin de la calidad. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS: se refiere a un resultado deseado que se alcanza eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso para evaluar la eficacia y la eficiencia de los procesos. Se emplea frecuentemente el ciclo de Deming o PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) en el cual segn la ISO 9001 la fase P se establece los objetivos y los procesos de acuerdo con los requisitos y polticas de la organizacin. La fase H se ejecuta aquello que se planifico, la fase V se sigue y evalan los procesos y resultados; y en la fase A se desarrollan acciones para mejor el proceso.

PROCESOS DE RELACION: procesos relacionados con e cliente, diseo y desarrollo, realizacin de producto. PROCESOS DE LA ALTA DIRECCIO: planificacin, provisin de recursos, revisin por la direccin PROCESOS E SOPORTE: formacin, mantenimiento Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad, enfatiza la importancia de: La comprensin y el cumplimiento de los requisitos La necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor La obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas

Definicin de Proceso, Tipos de Procesos caractersticas, metodologas de anlisis de Procesos.

2.

sus

R/: PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, que suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado las cuales transforman elemento de entrada en resultados. TIPOS DE PROCESOS: Todos los procesos tiene algo en comn: describen actividades cuyo resultado crea valor para su usuario o cliente. Sin embargo, no todos tiene la misma influencia en la actividad principal de la organizacin; los tipos son: EL PROCESO ESTRATEGICO: se refiere a la manera en cono debemos conducirnos en los trabajos que se presentan hacia dentro y fuera de la administracin

publica. Es un proceso Al empezar a analizar este tema, es entendible que se refiere a la manera en como debemos conducirnos en los trabajos que se presentan hacia dentro y fuera de la administracin pblica. Es un proceso, en el sentido y en la direccin en la que debemos manejarnos. Es verdad que al tocar un determinado punto en la administracin pblica la planificacin de un proceso que nos muestre los elementos, los puntos y los objetivos que se quieren conseguir, y cmo deben conseguirse. Obviamente deben envuelve a toda la organizacin, porque para que el proceso pueda logarse de manera positiva, debemos tomar a cada parte pero tambin al todo, con toda la informacin y criterios que deben fluir dentro de cada proceso. Debemos tomar en cuenta tambin, que dentro de la informacin que fluye, el proceso estratgico requiere de reflexiones y propuestas, a fin de no estancarnos en un solo punto. La alta direccin se basa en eso, en lo que el proceso llama Acciones estratgicas, que la administracin pblica retoma en cada caminar para que las fallas y tropiezos disminuyan o no se presenten. Son procesos cuya finalidad es determinar directrices (planes) para el funcionamiento de otros procesos del centro educativo. Generalmente sus elementos de entrada son informacin sobre el entorno, disponibilidad de recursos, etc. y sus salidas son los propios planes operativos o de gestin. PROCESOS MISIONALES: incluyen los procesos que dan como resultado el cumplimiento del objetivo social o razn de ser de la institucin. Docencia, investigacin y extensin y proyeccin social. Son los procesos directamente relacionados con la prestacin del servicio al cliente. Estos procesos se suelen caracterizar por ser los que ms valor aaden (o res-tan) al cliente. Nos paga por ellos (literalmente o figurativamente en el caso de la administracin pblica) y/o interactuamos directamente con l al realizarlos. Desempear mal estos procesos significa una disminucin directa del valor percibido por el cliente. En ocasiones suele identificarse esta cadena de procesos como la cadena de valor de la organizacin. PROCESOS DE APOYO: incluyen proceso que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin. Estos procesos facilitan el desarrollo de los procesos de valor, proveen servicios de utilidad para toda la institucin en si diferentes frentes. Sirven para suministrar todo aquello que la organizacin necesita para desempear los procesos clave con la mayor eficacia y eficiencia.

METODOLOGAS DE ANLISIS DE PROCESOS: es una manera sistemtica o claramente definida de alcanzar un fin. O se podra definir como un sistema de orden en el pensamiento o la accin. La metodologa no da respuesta si no que ofrece un medio o modo de pensar acerca de una situacin: como ver y entender su naturaleza y las consecuencias del cambio. Una metodologa no es un conjunto rgido de reglas que hay que seguir estrictamente, sino una gua que nos orienta y debemos atender flexiblemente. Para la seleccin de las tcnicas debemos considerar los sigtes atributos: Que faciliten la comunicacin a travs de un lenguaje fcil de entender y utilizar sistemas grficos. Que incentiven al grupo a pensar en trminos del problema y no de la solucin la cual debe ser un resultado. Que permita alternativas contrapuestas, alertando al grupo sobre su existencia. Que promuevan que los participantes puedan modificar si paradigmas, si modos de pensar y ampliar sus conocimiento.

El tener los procesos documentados, facilita el trabajo. Tambin puede realizarse el anlisis y la mejora de procesos que aun no se han documentado, aprovechando esta instancia para recin luego, luego documentarlos con la mejora. Como detallamos en un diagrama de flujo.

Qu sentido tiene la expresin Identificacin de procesos crticos a mejorar?, Mencione enfoques de mejoramiento con relacin a procesos. Explique que es en Cuadro de Mando y que logran sus indicadores.
3.

R/: identificacin de procesos crticos a mejorar el sentido que tiene es que esos procesos son aquellos que siendo relevantes para la organizacin, es decir; claves, muestra un pobre desempeo con relacin a la calidad con que se rinda a los cliente.

Qu es un cuadro de mando? Es un tablero de mandos, o cuadro de instrumentos, El cuadro de mando recoge los principales indicadores y los presenta de un modo claro y til. es un sistema que nos informa de la evolucin de los parmetros fundamentales del negocio. Han de presentar slo aquella informacin que sean imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinptica y resumida. Existe infinidad de posibles indicadores que podemos utilizar. Algunos ratios o indicadores son de uso muy general. Los ms habituales son, por ejemplo:

indicadores de finanzas : Margen, Retorno de la inversin, Rentabilidad, Das de Cuentas por cobrar (DCC) y por Pagar (DCP)... indicadores comerciales : Indicadores de ventas... indicadores marketing : Cuota de mercado... indicadores de compras : Diagrama de Pareto de los proveedores (calculado segn el Principio de Pareto)... indicadores de produccin : Defectos por oportunidad por milln de unidades (DPMO), Eficiencia General de los Equipos (OEE) indicadores de la logstica : Rotacin del inventario, Tasa de capacidad de transporte utilizada, Tasa de rupturas de stock... indicadores de calidad : Tasa de servicio... indicadores de recursos humanos : Crecimiento de la nmina, Accidentalidad laboral (ndice de frecuencia, ndice de gravedad)... indicadores de informtica y mantenimiento: Tiempo Medio Entre Fallas (TMEF MTBF)
4. DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING, sobre cual es el propsito de la siguiente pgina y mencione que le aporta en su aprendizaje como Analista.

R/: el propsito de la pagina de business diagrama de procesos es el que las personas se enteren de lo que esta sucediendo en un equipo de trabajo o una empresa mediante la visualizacin de las operacin de las organizacin internas e internacionales. Esta pagina tiene subprocesos que nos ayudan a una mejor realizacin de todos los procesos dentro de una empresa.

La pgina aporta en mi aprendizaje como analista a un mejor desarrollo de procesos ya que cuenta con una gama de subprocesos en las cuales nos ayuda a identificar los elementos de

negocio mediante el anlisis textual; que sin problemas podemos disear y documentar cualquier tipo de procesos de negocio, desde la simple a muy complejo.
5.

Responda a las siguientes preguntas. Que es un Mapa de Procesos y cuales son sus utilidades.
R/: Es una representacin grafica de varios procesos dentro de un sistema permitindonos evaluarlos, usado generalmente en produccin industrial; ofrece un visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representan uno y cada uno de los procesos que componen un sistemas as como sus relaciones principales. Es til para entender mejor los procesos y su funcionariado abarcados de una manera global; son tiles tambin para aumentar la calidad, para mejorar los procesos, para mantener a nuestros empleados orientados, para crear formas diferentes de trabajo cuando se presenta momentos crticos, para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

a.

b.

Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. R/: para tener conocimiento de todos los procesos que se llevan a cabo en la produccin de cualquier empresa y de alguna u otra manera afectan al producto final y as mismo identificar falas u optimizar la produccin. Ya que sin un mapa de procesos bien estructurado no funcionaria una empresa como tal no seria afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones: Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que se innecesaria. En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con si resultado laborales Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado.

c.

Que permite identificar los Mapas de Procesos.

R/: Todos los procesos por desapercibidos que sean en el diario vivir, agentes que intervienen en dichos procesos y la influencia que tienen, fallas de estos agentes, conocer como se desarrolla cada uno de los procesos y los pasos que lo componen. Los mapas de proceso permiten identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, tambin es una gua sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. R/: Ya de cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar informacin sin perder tiempo en la informacin innecesaria, cuando se necesita crear un departamento mas en una empresa y tambin para mostrar informacin de una mejora si es viable o no. Se puede utilizar cuando: cuando el tiempo de produccin se ralentiza. cuando se aprecian errores. cuando se incorpora tecnologa. cuando se pretende adiestrar personal. cuando se pretende establecer un standard en la eficiencia de la produccin e. Cuales son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquelas R/: Las dos alternativas que existen para presentar un proceso se les llama: Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios para transfrmalos en el resultado final. Es usado cuando la elaboracin del producto final requiere de varias unidades de trabajo especializados en distintas funciones, Para eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama: Mapa funcional: es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra.

Lnea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la produccin de la entidad sin perder la calidad.

Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todos los pasos y elementos que intervienen en el mismo. Se usa cuando una sola unidad de trabajo realiza todo para el producto final

f.

Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos. R/: * Mapa funcional: muestra como se realizan los trabajos especificando sus pasos, tambin muestra cuando las actividades pasan el limite de una unidad a otra. * Mapa de tiempo: describe el periodo de tiempo transcurrido durante el proceso y se usado en la reduccin de este periodo de tiempo. Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer da pensar en una propuesta para despus procesarla luego en el segundo da tomar una decisin si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente da se coordina visita y se presta el servicio.

Se recibe a solicitud Error corregido

Se ofrece el servicio

Se procesa solicitud

Se coordina visita

Se procesa y refiere

g. Cuales son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno. Ovalo: indica el inicio o el fina: de un procesos

Cuadrado: indica la operacin, accin, paso, tarea

Diamante: indica decisin

Cuadro cortado: indica informacin y documento

Triangulo: documento que espera una accin.

6.

Realice un mapa conceptual con base en los siguientes dos prrafos: "El manejo de la informacin y su automatizacin dentro de una organizacin deben contribuir a la misin de esta, no se debe considerar aislado de su razn de ser, por tanto , tener claro en donde se ubican dentro de una organizacin el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Informacin es vital para que aporten real valor a los objetivos estratgicos." Citando: "Proceso funcional: Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un nico conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o ms eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; est

completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador. "

R/:

7. Para este punto, seleccione el proceso o subproceso de su idea de proyecto de titulacin, o de su idea de proyecto. En caso de no desear hacerlo sobre su idea de proyecto realcelo basndose en una empresa real. (Seleccione y utilice en este punto un programa para realizar diagramas.)