20 pecados mortais cometidos em reunies Existem erros que so sistematicamente cometidos, e que consomem vorazmente o tempo em reunies executivas,

gerando frustrao de expectativas, ou pior, conduzem a uma outra reunio! A lista de 20 desses erros, e algumas dicas de como podem ser evitados, apresentada a seguir: 1) COMPAREA REUNIO, MESMO SEM CONHECER PREVIAMENTE A AGENDA DA MESMA Esta receita excelente para quem quer ouvir o que no deseja. A reunio comea, discute-se o oramento do novo projeto de marketing, delibera-se sobre investimentos, fala-se do destino do prdio recm-adquirido, e no final voc se levanta e diz para voc mesmo: o que vim fazer aqui, se nenhum dos meus assuntos foi discutido? 2) S COMECE A REUNIO QUANDO TODOS CHEGAREM Esta receita penaliza aqueles que chegam sempre no horrio, premiando os atrasados. O segredo contra os que atrasam um s: comece a reunio no horrio, com os presentes, e no volte a debater assuntos j vistos s porque algum acabou de chegar. 3) A AGENDA APENAS UMA ORIENTAO, NO UM DOGMA Este o melhor atalho para transformar a reunio de trabalho numa reunio social. O oramento interrompido pelo futebol, os investimentos para o prximo perodo so entrecortados por palpites na Loto, e finalmente chega-se ao final tendo-se discutido dez assuntos extras, mas deixando de lado um assunto muito importante, que certamente justificar outra reunio! 4) MINHA MEMRIA MEU MAIS FIEL COBRADOR No tomar notas e confiar exclusivamente na memria traz dois inconvenientes para voc: uma sobrecarga para sua memria com nmeros, datas e textos, e a responsabilidade de confiar exclusivamente nela, sem um s papel para conferir. Que tal escrever as decises e pendncias das reunies no papel, guardando sua memria para coisas mais importantes e gratificantes? 5) CONVOQUE UMA REUNIO QUANDO UMA DECISO ENVOLVER MUITAS PESSOAS Os especialistas no recomendam reunies com mais de 6 pessoas, pois isto aumenta as conversas paralelas, os assuntos no interessam a todos os presentes, as aladas de deciso so diferentes. Talvez duas ou trs reunies menores tragam melhor resultado. 6) A REUNIO DEVE DURAR AT O ASSUNTO SER ESGOTADO O que significa que se o assunto no se esgotar, a reunio no terminar!

Toda reunio deve ter horrios de incio e fim, pois o prazo determinado exercita o processo de avaliao e deciso, produzindo reunies mais organizadas e objetivas. 7) NO H REGRAS A SEREM SEGUIDAS: AS REUNIES ACONTECEM NATURALMENTE E acontece cada uma! Coloque uma bola num campo e apite: possivelmente algum chutar, outro rebater com as mos, outro estar procurando uma cesta e talvez outro sente na bola. Com qualquer evento, existem regras a serem seguidas. 8) NUMA REUNIO, TODOS PARTICIPAM DO INCIO AO FIM Veja um jogo de vlei: cada jogador entre e sai dependendo da contribuio que pode dar. Numa reunio tambm. No h sentido em manter diversas pessoas sentadas por horas numa reunio, quando apenas poucos minutos so relevantes para elas. Permita, pois, que elas entrem e se ausentem to logo tenham dado sua contribuio. Lembrete: a agenda deve ser muito bem feita para comportar estas participaes de forma organizada. 9) TUDO DISCUTIDO, REUNIO ENCERRADA Engano. Se uma reunio termina, uma ata da mesma deve resumir os tpicos discutidos: quem responsvel por qu, que prazo tem para realizar a tarefa, como ser cobrado. Ento sim, a reunio est encerrada. 10) VAMOS DECIDIR: CONVOQUE UMA REUNIO! Que tal pensar assim: vamos decidir - ser mesmo necessria uma reunio? O ponto aqui : desencoraje reunies desnecessrias e mantenha as reunies necessrias dentro de regras conhecidas, prticas e aceitas por todos. E, algumas vezes, tome decises sem realizar reunies. Colete os dados e opinies separadamente, analise e decida: A reunio era necessria? 11) CONVOQUE UMA REUNIO, MESMO QUE VOC J TENHA OPINIO FORMADA E DECISO TOMADA SOBRE O ASSUNTO claro que existem reunies informativas, mas os participantes devem saber disso antecipadamente pois normalmente as reunies de que participamos so decisrias, ou seja, os assuntos so discutidos e toma-se uma deciso durante a mesma. 12)O LOCAL NO IMPORTANTE, E SIM O QUE SER DISCUTIDO Vemos nos filmes estrangeiros os big-shots decidindo assuntos importantes beira de uma piscina, e sabemos que alguns grandes negcios so realizados assim.

No entanto, a realizao da quase totalidade das reunies eficazes nas empresas altamente beneficiada se realizadas numa sala adequada, especialmente destinada a reunies, com acesso controlado porta, e sem telefones para interrupes. 13) PERMITA QUE AS SECRETRIAS TRANSFIRAM LIGAES PARA O LOCAL DA REUNIO Ou seja, realizar a reunio se as interrupes permitirem. Sabemos que o dia de trabalho pontilhado de interrupes causadas por telefonemas. Se a sala tiver telefone, no permita a transferncia e chamadas durante a reunio. Uma sada discreta para atender uma chamada urgente permite que a reunio continue sem interrupo. 14) DEIXE SUA SECRETRIA ABRIR A PORTA E ANUNCIAR PARA TODOS: DR. JOO, DR. PAULO O CHAMA NO DIRETO! Pronto: pausa para amenidades. Embora parea irreal, mais de metade dos executivos que consultamos confessa que esse o procedimento de suas secretrias. A soluo bastante simples: ela deve ser instruda para entrar no recinto com um bilhete dizendo quem chama, qual o assunto, apresent-lo discretamente ao destinatrio, e aguardar uma resposta. Ao atender o telefonema, a secretria deve sempre perguntar se o assunto urgente, e explicar que a pessoa chamada encontra-se em reunio. Se aquele que chama decidir que mesmo assim precisa falar, ento sim, ela leva o bilhete ao destinatrio, a quem caber decidir se atende ou no. 15) AS CONVERSAS EM PARALELO DEVEM SER FEITAS COM BASTANTE DISCRIO Melhor seria dizer: as conversas em paralelo no devem ser feitas, pois significam, no mnimo, uma indelicadeza para com os demais participantes. Se voc est participando de uma reunio, todos tm interesse em ouvir o que voc tem a dizer; portanto, dirigir-se a uma s pessoa cria uma reunio em paralelo dentro da reunio maior, o que poder ocasionar atraso da mesma, disperso e desinteresse dos demais participantes. 16) UMA AGENDA DE CONVOCAO E UMA ATA NO FINAL CONTRIBUEM PARA MAIS PAPEL E MAIS BUROCRACIA preciso acabar com a idia de qualquer papel adicional aumento de burocracia. Concordamos que a maioria desses papis realmente pouco ou nada contribui para o melhor desempenho da mquina administrativa, mas esse no o caso de uma ata de reunio. Em verdade, uma ata concisa e bem feita, ao apontar o que foi decidido, quem responsvel e quando e como ser cobrado, torna-se um instrumento de acompanhamento e controle, dispensando avisos e memorando de follow-up. importante lembrar que modernamente a ata no um longo discurso para papel, mas um impresso esquemtico, a ser preenchido de forma clara e sinttica.

17) VAMOS COMER UM SANDUCHE E CONTINUAR A REUNIO, POIS NO VAI DAR PARA ALMOAR HOJE Resultado: indigesto administrativa! Seu relgio orgnico no deve ser penalizado s porque seu relgio profissional est em descompasso. Respeite o ciclo natural das coisas, e faa uma pausa para o almoo. Procure almoar corretamente, sem exageros, e caminhe um pouco aps a refeio. Seu corpo vai lhe agradecer e retribuir. E, durante o almoo, por favor: discuta temas amenos, deixando o prosseguimento da reunio para o local adequado. 18) SE O DIRETOR CHAM-LO COM URGNCIA DURANTE UMA REUNIO, DIGA A TODOS: AGUARDEM, VOLTO J! Quarenta e cinco minutos depois, quando todos j esto impacientes e irritados (" sempre assim"), sua secretria entra e avisa que voc vai demorar, e julgou que seria melhor liberar todos. Pense apenas isso: "O que teria cada um de meus subordinados produzido se eu os tivesse liberado logo que fui chamado?" 19) REUNIES NO NECESSITAM CONDUO NEM LIDERANA. AFINAL, SO TODOS ADULTOS E BONS PROFISSIONAIS As orquestras e conjuntos tambm so compostos de adultos e bons profissionais, mas no dispensam a conduo de um maestro ou lder para atingirem um melhor desempenho. E levam a vantagem sobre as reunies, porque todos tm uma pauta frente, j sabendo, portanto, o que vo executar at o final. A liderana numa reunio um importante fator no bom desenrolar da mesma, pois o lder coordena, modera, busca consenso, enfim, age como um catalisador em busca do melhor resultado e da melhor deciso. 20) TEMOS COMETIDO TANTAS FALHAS EM REUNIES QUE RESOLVEMOS ACABAR COM ELAS DE VEZ Espere, nada de radicalismos. Porque est com dor de cabea, voc no a corta, mas busca as causas e procura san-las. E a soluo pode ser desde um analgsico at uma cirurgia. As reunies existem porque tm valor para a administrao das empresas na boa conduo de seus negcios. Se suas reunies no esto se realizando como voc gostaria, que tal um Seminrio de Reunies para todos os executivos de suas empresa? Fonte NETO, Fernando Henrique da Silveira. 20 pecados mortais cometidos em reunies. Disponvel em: <http://pecademissaoevatrabalhar.files.wordpress.com/2008/03/reunioes-20erros-imperdoaveis.pdf>. Acesso em: 01 fev. 2007.