Guia do Usurio

Sistema de Protocolo do Estado do Par WEB Verso 1.1

desenvolvido por:

Responsvel: Adriana Teles Criado em 14/04/2010 Cliente: SEAD

ndice
Viso Geral do Projeto ........................................................................................................ 2 1.1 Escopo do projeto....................................................................................................... 2 1.2 Especificao para uso............................................................................................... 2 1.3 Suporte tcnico ........................................................................................................... 2 1.4 Ligaes com outros projetos.................................................................................... 3 2 Funcionalidades do Sistema............................................................................................... 3 2.1 DOCUMENTO............................................................................................................... 4 2.2 TRAMITAO .............................................................................................................. 4 2.3 APOIO .......................................................................................................................... 5 2.4 IMPLANTAO............................................................................................................ 5 2.5 CONSULTA .................................................................................................................. 5 2.6 RELATRIOS............................................................................................................... 7 2.7 ADMINISTRAO........................................................................................................ 8 3 Manual ON-LINE .................................................................................................................. 8 4 Glossrio.............................................................................................................................. 9 1

Viso Geral do Projeto

1.1 ESCOPO DO PROJETO O sistema e-Protocolo um software para documentos protocolados em todos os rgos do Governo do Estado do Par. O sistema se encontra na verso 1.1. e o mesmo substitui uma verso anterior que era disponibilizado em mainframe. Na seo 2 so apresentadas as funcionalidades do sistema.

1.2 ESPECIFICAES PARA USO

Caractersticas Memria RAM Espao em disco rgido Sistema Operacional Software (Navegador web) 1GB 40G

Especificaes

Windows XP ou Superior / Ubuntu 8.04 ou superior Firefox 3.x ou superior (recomendado) / Internet explorer 7 ou superior

Software(Visualizador PDF, Flash) Hardware (processador) Acesso a internet Monitor

Adobe Reader 9 ou superior Pentium III ou superior

Conexo superior a 512 Kbps.

Resoluo recomendada 1280x1024

(ideal)

1.3 SUPORTE TCNICO

PRODEPA Empresa de Processamento de Dados do Estado do Par CAP - Central de Atendimento ao Cliente Telefone: 3344-5222 e-mail cap@prodepa.pa.gov.br

3 1.4 LIGAES COM OUTROS PROJETOS

O sistema est integrado ao sistema de Controle de Acesso, para criao e autenticao de seus usurios e ao sistema Ncleo-PA, para acesso a algumas tabelas de apoio (Municpio, Estado e rgo).

Funcionalidades do Sistema Para acessar o sistema, abra o navegador web e informe o endereo do sistema. O sistema disponibilizar a tela de Login, como mostrado na Figura 1.

Figura 1 Tela de Login Se os dados informados estiverem corretos, o sistema disponibilizar a tela principal, com um menu de funcionalidades, de acordo com o perfil do usurio. A tela principal do e-Protocolo mostrada na Figura 2.

Figura 2 Tela Principal A seguir so apresentadas as operaes disponveis por cada funcionalidade do menu principal.

2.1 DOCUMENTO

Incluir: Cadastrar um novo documento. Alterar: Alterar dados do documento. Processo: Transformar o documento em processo. Anexar: Adicionar anexos do documento. Arquivar/Desarquivar: Arquivar/Desarquivar documento. Interessado: Manter interessados do documento Referncia: Adicionar Referncia Cruzada ao documento. Circular: Cadastrar Documentos Circulares. Cpia de Documento: Registrar Cpias do Documento.
2.2 TRAMITAO

Localizar: Localizar pelo nmero de protocolo, interessado ou pela data do protocolo documentos para tramitar ou receber. Tramitar/Receber: Efetuar uma Tramitao Interna ou Externa, ou receber uma tramitao. Alterar: Para alterar/excluir a tramitao e/ou recebimento.

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2.3 APOIO

Assunto: Cadastrar/Alterar/Excluir assuntos. Sub-assunto: Cadastrar/Alterar/Excluir sub-assuntos. Esfera: Cadastrar/Alterar/Excluir esferas. Espcie: Cadastrar/Alterar/Excluir espcies.
2.4 IMPLANTAO

rgo Implantado: Registrar a implantao do e-Protocolo em um determinado rgo. Prdio: Cadastrar/Alterar os prdios de um rgo. Organograma: Cadastrar/Alterar o organograma dos rgos Cadastrar Localizao: Cadastrar/Alterar as localizaes de cada rgo. Setor de Protocolo: Definir quais localizaes (unidades administrativas) do rgo que sero considerados Setores de Protocolo (aqueles que podero incluir documentos).
2.5 CONSULTAS

Documento: Arquivo de Cpia: Consultar todos os arquivos de cpia feitos no organograma de seu rgo Por Anexo: Consultar anexos de um documento por n do anexo e perodo informado. Arquivados: Consultar documentos arquivados, num perodo informado. Por Assunto e Sub-assunto: Consultar documentos

protocolados por Assunto e Sub-assunto no perodo informado. Por Espcie: Documentos por espcie, num perodo informado. Por Interessado: Consultar documentos por Interessado no perodo informado. Por Organograma: Consultar documentos arquivados ou no arquivados que estejam em um determinado organograma. Por Protocolo: Informar um Nmero de Protocolo e consultar todos os dados do mesmo.

Por Entrada: Consultar documentos que deram entrada no rgo do usurio, no perodo critrios de seleo. Por Sada: Consultar documentos que saram do rgo do usurio, no perodo informado de seleo. Protocolado: Consultar documentos protocolados no perodo informado. Por Prioridade: Consultar documentos por prioridade, num perodo informado. Por Municpio: Consultar documentos por Municpio num perodo informado. Por Municpio e Assunto: Consultar documentos protocolados por Municpio e Assunto em um perodo informado. Por Municpio e Interessado: Consultar documentos protocolados por Municpio e Interessado. Por Nmero de Documento: Consultar documentos pelo Nmero de documento no perodo informado. acordo com os critrios de informado de acordo com os

Estatstica: Documentos Cadastrados por Organograma: Consultar Estatstica de Documentos Cadastrados por

Organogramas/Assunto e Sub-assunto no perodo informado. Sadas por rgo no Perodo: Consultar Estatsticas de Sadas por rgo Destino no perodo informado. Documentos Cadastrados e Tramitados por rgo: Consultar Estatsticas de Cadastramento e Tramitao no perodo informado. Tramitaes do Organograma: Consultar Estatstica de Tramitaes do Organograma no perodo informado.

Tramitaes por Organograma: Consultar Estatstica de Tramitaes para o Organograma no perodo informado.

Tramitao: Entre Organogramas: Consultar Tramitaes entre Organogramas no perodo informado.

Apoio: Assunto: Listagem de Assuntos. Esfera: Listagem de Esferas. Espcie: Listagem de Espcies. Sub-assunto: Listagem de sub-assuntos.

Usurio: Consultar: Consultar usurios que possuem acesso ao sistema e-Protocolo. 2.6 RELATRIOS Assunto: Listagem de Assuntos (pdf). Capa do Documento: Relatrio com todos os dados do documento (pdf). Organograma: Listagem do organograma por rgo (pdf). Por Espcie: Documentos por espcie, num perodo considerado (pdf). Por Interessado: Consultar documentos por Interessado no perodo informado (pdf). Por Protocolo: Visualizar todos os dados referentes ao documento (pdf). Sub-assuntos: Listagem de sub-assuntos (pdf). Setor de Protocolo: Listagem de Setores de Protocolo por rgo (pdf). Controle de Tramitao entre Organogramas: Listar o Controle de Tramitao Interna entre Organogramas (pdf).

Controle de Tramitao entre rgos: Controle de Tramitao Interna entre rgos (pdf). 2.7 ADMINISTRAO Usurio: Cadastrar/alterar a localizao do usurio.

3 Manual ON-LINE O sistema tambm disponibiliza um manual on-line, para as principais funcionalidades do sistema, que pode ser acessado como mostrado na Figura 3.

Figura 3 Manual on-line

4 Glossrio

Documento: qualquer documento formal dos rgos do Governo do Estado ou de qualquer entidade externa a esfera estadual, que enviado ao Estado. Setor de Protocolo: a unidade administrativa habilitada a cadastrar documentos no sistema. Tramitaco Interna: o trmite de um documento entre os rgos do Estado. Tramitao Externa: o trmite de um documento para instituio que no seja um dos rgos do Governo do Estado. Unidade Administrativa: representa uma unidade do organograma de um rgo. Pode ser um setor, departamento, diretoria, etc.