UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL SUR

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ADMINISTRACION GENERAL Asuncin, 24 de Abril de 2012

UNIDAD 4. ORGANIZACIN Y DIRECTIVAS 4.1 Ordenamiento de los recursos fsicos y humanos 4.2 Localizacin de la planta empresa 4.3 Cursogramas 4.4 Definicin de los puestos de trabajo. Implementacin del personal 4.5 Directivas. Proceso de comunicacin

DESARROLLO Definicin de recursos materiales

Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende. Un material, por otra parte, es algo perteneciente o relativo a la materia (resulta opuesto, por lo tanto, a lo espiritual). Los recursos materiales, en definitiva, son los medios fsicos y concretos que ayudan a conseguir algn objetivo. El concepto es habitual en el mbito de las empresas y de los gobiernos. En la actividad cotidiana de una empresa, se pueden distinguir entre distintos tipos de recursos. Los recursos materiales son aquellos bienes tangibles que permiten ofrecer los productos o servicios en cuestin. Entre ellos se encuentran las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Otros recursos importantes en la operatoria de una empresa son los recursos tcnicos (como las patentes o los sistemas), los recursos financieros (dinero en efectivo, crditos) y los recursos humanos (las personas que trabajan en la organizacin).

El xito de cualquier organizacin depender de la correcta gestin de todos estos recursos. Resulta difcil que una empresa funcione si cuenta con grandes recursos materiales pero falla en los recursos humanos o viceversa. Por lo general, la mejor forma de potenciar los recursos materiales es a travs de inversiones que permitan renovarlos y actualizarlos. En el caso de los recursos humanos, en cambio, su gestin es ms compleja e implica mltiples variables.

Definicin de recursos humanos

Una empresa cuenta con diversos tipos de recursos que le permiten funcionar y alcanzar sus metas. Los empleados, trabajadores y colaboradores son quienes conforman lo que se conoce como recursos humanos de una entidad. El concepto tambin se utiliza para nombrar al departamento, la oficina o la persona que se dedica a analizar, elegir, contratar, formar y retener a los trabajadores de una compaa. As, hay que dejar patente que cuando nos referimos por regla general a Recursos Humanos lo estamos haciendo a la funcin que existe dentro de las empresas para llevar a cabo lo que es la seleccin, la contratacin, la formacin y el empleo de las personas que son necesarias que pasen a formar parte de la plantilla para as conseguir los objetivos que se han marcado los citados negocios. De esta forma, los profesionales que se encuentran al frente de dicha tarea, una vez que haya que cubrir una vacante o un nuevo puesto, se encargarn de realizar una serie de iniciativas para encontrar a la persona cuyo perfil se adecua mejor al cargo. As, entre otras actuaciones pueden llevar a cabo entrevistas personales, pruebas de conocimiento, pruebas psicomtricas, tcnicas de simulacin o pruebas de personalidad.

Iniciativas todas ellas que pueden realizarse individualmente o de modo complementario entre s y que permitirn a la persona encargada del Departamento de Recursos Humanos encontrar al candidato que est buscando. Por lo general, la poltica de recursos humanos (que pueden abreviarse como RR.HH.) se centra en lograr que los empleados estn en la misma sintona que la empresa, haciendo coincidir los anhelos y las aspiraciones de los trabajadores con la estrategia de la compaa. El armado de una plantilla laboral eficiente, la construccin de un buen clima de trabajo y el desarrollo del potencial de cada trabajador son algunos de los objetivos habituales en el mbito de los recursos humanos. La finalidad de los responsables de recursos humanos de una empresa es que los trabajadores se encuentren satisfechos con su empleo y que, por lo tanto, se esfuercen por cumplir las metas de la organizacin. La formacin, los ascensos por mrito y la escala salarial para lograr una retribucin justa son algunas de las variables que suelen emplear en sus tareas. De la misma forma, tambin hay que subrayar que los encargados de RRHH para fomentar la ilusin y las ganas de los trabajadores en el desempeo de sus funciones recurren en muchas ocasiones a lo que se conoce como incentivos. Entre ellos se encontraran desde un tanto por ciento de las ganancias conseguidas hasta bonos de diversa ndole.

Recursos materiales y humanos

Una vez diseada la estrategia comercial, es necesario establecer cules son los medios materiales y humanos que sern necesarios para asegurar un nivel de produccin que se corresponda con tus objetivos comerciales.

Pero antes de nada, tendremos que abordar un aspecto muy importante para el

desarrollo

futuro

de

la

actividad:

la

localizacin

de

la

empresa.

Aunque muchas veces pueden ser motivaciones personales las que prevalecen a la hora de seleccionar la localizacin de tu empresa, es necesario tener en cuenta en el momento de tomar la decisin, las razones de tipo econmico. En este sentido, como criterios a tener en cuenta a la hora de ubicar la empresa es necesario que consideres: - la proximidad a la clientela (especialmente si est muy concentrada geogrficamente) - la proximidad a los proveedores - la oferta de mano de obra cualificada en el entorno - las posibilidades de subcontratacin de ciertos trabajos en la zona - las facilidades de acceso al lugar - los costes de instalacin - la facilidad para obtener suministros bsicos: agua, electricidad, telfono. Una vez que se haya decidido la localizacin de la empresa es necesario analizar el proceso de produccin, es decir, cada una de las fases u operaciones que van a permitir obtener el producto final. Para cada fase de la produccin habr que establecer cul es el equipamiento necesario, los materiales que deben utilizarse y la cantidad de los mismos, las personas necesarias, el tiempo de duracin, los mecanismo de control de produccin as como las necesidades de mantenimiento del equipo y el control de calidad. A partir del diseo de la produccin podremos determinar las condiciones que debe reunir el local que vamos a utilizar, las necesidades de maquinaria, equipos y materiales y tambin las necesidades de personal (recursos humanos).

Los cursogramas

Un cursograma, tambin denominado circuito o flujograma, es un diagrama que permite representar grficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del conjunto de tareas administrativas. A travs de los cursogramas se puede determinar si la descripcin del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos ms eficientes. Comnmente son utilizados por analistas y auditores para efectuar relevamientos, pero lo complejo de su construccin e interpretacin para los no especialistas ha limitado su uso. A continuacin pueden ver como ejemplo un cursograma del sistema de ventas de una organizacin.

Informacin que brindan

Los cursogramas permiten conocer:

Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizacin como fuera de ella que participan en el procedimiento. Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles. Formularios y soportes de informacin involucrados en el procedimiento: cuntos formularios se emiten cada vez, cmo se distribuyen y hacia dnde se dirigen. Distintos cursos de accin posible dentro del procedimiento. Cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son. PUESTOS DE TRABAJO Entendemos por puesto de trabajo a aquello que es tanto metafrica como concretamente el espacio que uno ocupa en una empresa, institucin o entidad desarrollando algn tipo de actividad o empleo con la cual puede ganarse la vida ya que recibe por ella un salario o sueldo especfico. El puesto de trabajo es, entonces, un concepto abstracto que implica la actividad por la cual uno es contratado y a partir de la cual recibir un sueldo que ha sido especficamente designado de acuerdo al esfuerzo, la cantidad de horas, la necesidad de conocimientos, el peligro que el trabajo suponga, etc. El puesto de trabajo tambin puede hacer referencia al lugar o espacio especfico en el que la persona deber desarrollar su actividad.

Cmo implementar un buen sistema de seleccin de personal?

Muchas decisiones de contratacin se toman por factores subjetivos como "me gust su cara" o "pareca una buena persona". Sin embargo, para que el proceso sirva realmente a los objetivos de la empresa, es necesario un cuidadoso plan de contratacin.

Pocas reas tienen un impacto ms inmediato y duradero sobre las organizaciones que el reclutamiento y seleccin de los empleados. Sin embargo, muchas empresas toman decisiones de contratacin sin un plan coherente. Y, en ltima instancia, esto deriva en la captacin de empleados que no sirven a los objetivos de la empresa.

Para evitar esta situacin, es necesario implementar un sistema de provisin de personal que ofrezca un patrn, un modelo y un proceso a quienes reclutan, eligen, entrevistan y contratan a los nuevos empleados. Con un correcto diseo e implementacin de este sistema, es posible eliminar buena parte de la incertidumbre que suelen acompaar al proceso y ofrecer un patrn que asegura que, en la compaa, todos contratan personal de una manera uniforme. El sistema de provisin de personal debe ofrecer parmetros comunes para las distintas etapas del proceso de contratacin, desde la definicin del perfil de bsqueda para cada puesto hasta la seleccin de los candidatos, las entrevistas y la decisin de la incorporacin. Para realizar excelentes contrataciones en toda la organizacin, tenga en cuenta los siguientes consejos: 1) Criterios basados en el desempeo La mayora de las decisiones de contratacin abundan en emociones, opiniones y prejuicios personales. Un sistema construido de acuerdo a criterios basados en el desempeo permite reducir los factores subjetivos e inyectar una dosis saludable de objetividad que redunda en mejores decisiones de contratacin.

2) Siga un proceso de entrevista estructurado Un proceso de entrevista estructurado elimina la subjetividad porque obliga al entrevistador a ceirse al desempeo del candidato en su trabajo anterior. As, es posible detectar la idoneidad de un candidato para los requisitos de un puesto determinado. 3) Desarrolle un plan proactivo de contratacin Un plan de contratacin con miras al futuro permite contratar con un enfoque proactivo y maximizar los recursos de la organizacin. Un plan de provisin de personal debera responder a una serie de preguntas sobre las necesidades futuras de personal de la compaa: Cuntos nuevos empleados van a necesitarse durante el ao venidero? Para qu/por qu sern necesarios esos empleados? Cundo sern necesarios? Cunto le costar a la compaa contratarlos? Qu beneficio traern a los clientes y a la organizacin? 4) Entrene a los gerentes en el uso del sistema Para tomar siempre las mejores decisiones de contratacin, todos los gerentes de personal deben comprender el proceso y utilizarlo de la misma manera. En definitiva, un sistema de contratacin bien diseado aumenta las probabilidades de contratar a las personas idneas, brinda uniformidad a las decisiones de personal en toda la organizacin, contribuye al desarrollo gerencial y reduce los costos del proceso. Desde luego, no pueden lograrse cambios radicales inmediatos. Sin embargo, la puesta en prctica del proceso marca los parmetros de conducta y los estndares de cada puesto de la compaa.

As, a medida que algunas personas vayan abandonando la empresa y se vayan contratando a sus reemplazantes con estos nuevos estndares, gradualmente se irn observando mejoras en el nivel de preparacin del personal y en la captacin de talentos en la organizacin.

Directivas. Proceso de comunicacin

La informacin y participacin de los trabajadores resulta esencial para el logro de los objetivos empresariales. En la sociedad actual , en la que los cambios econmicos en el mercado se suceden con gran rapidez y son constantes e inesperados (fusiones, implantacin constante de nuevas tecnologas, globalizacin), y en la que las empresas estn alcanzando un poder en el manejo del capital que supera el de las administraciones pblicas, polticas y administrativas, as como el comercio y los negocios se convierten en altamente competitivos. Las estrategias de comunicacin interna En primer lugar, hay que formular las estrategias de comunicacin interna, la cual depende absolutamente de la poltica de comunicacin de la direccin general, de sus estrategias y de su planificacin realizada en funcin de los objetivos que se quieran alcanzar, partiendo del principio de que el empleado es el primer pblico de la empresa. Cada mensaje debe ser elaborado en funcin de su pblico, definido para cada caso sus ejes principales y tener como objetivo proporcionar datos tiles y necesarios sobre la responsabilidad y el impacto de las acciones de comunicacin en las tareas de cada uno de los sectores, en funcin de los objetivos de los servicios o del negocio. Formular e implementar una estrategia de comunicacin articulada de acuerdo con la realidad del da a da que, muchas veces, en las organizaciones, debe adaptarse a los cambios constantes impuestos por el entorno externo, y adems mantener el peso de la estructura, misin, cultura institucionales, se concreta a travs de un plan de accin en comunicacin interna. Los componentes de la comunicacin interna la imagen y la identidad

 la informacin la animacin Es fundamental establecer y difundir los mecanismos y los sistemas de difusin de informacin y constatar su correcta recepcin en el seno de la organizacin, mediante la aplicacin del plan de accin. Para ello los empleados necesitan: - conocer su empresa - intercambio y dilogo - conocer las perspectivas de futuro - reconocimiento y valorizacin Bibliografa
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