FACULTE MIXTE DE MEDECINE ET DE PHARMACIE DE ROUEN

Anne : 2004

THESE POUR LE DIPLOME DETAT DE DOCTEUR EN PHARMACIE

LETELLIER Simon
N le 26 Juin 1973 LAigle

Prsente et soutenue publiquement le 18 octobre 2004

LE SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE DE LA PHARMACIE DU CHU DE ROUEN : PRINCIPES, REALISATIONS ET PERSPECTIVES

Prsident du Jury : Mr le Professeur ARNAUD Philippe Membres du Jury : Mr le Professeur DARMONI Stefan Mr le Professeur SINGLAS Eric Mr le Docteur DIEU Bernard

PU-PH PU-PH PU-PH PH

SOMMAIRE

1 2

Introduction Premire partie : Les systmes de gestion lectronique documentaire

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 La gestion documentaire pharmaceutique Un bref historique des systmes de Gestion Electronique Documentaire Les diffrentes catgories et solutions de Gestion Electronique Documentaire Les thmatiques de la gestion lectronique documentaire Le march et les solutions disponibles La composition dun systme Les normes qualit ISO 9000 version 2000 Le document lectronique Lapplication web La signature lectronique

3 Deuxime partie : Les ralisations en gestion lectronique documentaire du Dpartement de Pharmacie du CHU de Rouen
3.1 3.2 La Gestion Electronique Documentaire du CHU de Rouen Prsentation et organisation gnrale du systme de gestion documentaire de la

Pharmacie 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Quelques repres chronologiques concernant le Dpartement de Pharmacie Larchivage documentaire La gestion lectronique documentaire comme systme dAssurance Qualit Le systme de gestion de contenu Quelques applications documentaires Consultation de lintranet pharmaceutique Un autre outil de gestion lectronique documentaire au Dpartement de Pharmacie

4 Troisime partie : perspectives de dveloppement et place dans linformatique pharmaceutique du systme de gestion lectronique documentaire
4.1 Le dveloppement de la Banque documentaire de la Pharmacie

4.2 4.3

La place de la gestion documentaire dans linformatique pharmaceutique La place de la gestion documentaire dans linformatique hospitalire

Conclusion

INTRODUCTION

La pharmacie hospitalire, comme toute entreprise, produit, change, gre de linformation et des documents. Ces documents ont pour seule particularit de traiter de produits de sant savoir les mdicaments et les dispositifs mdicaux striles. Linformatisation en milieu hospitalier continu de crotre et entrane la production de documents lectroniques, en nombre, eux aussi, croissant. Il convient alors de voir comment organiser, partager, exploiter toutes ces ressources documentaires aussi bien au niveau de la pharmacie que de lhpital. Ces dernires annes, le CHU1 de Rouen sest dot dun nouvel outil de gestion documentaire, qui couvre lensemble de ltablissement et permet le partage des documents, dont les protocoles des soins entre les services. Nous avons, au Dpartement de Pharmacie, profit de cet outil dans le cadre du dploiement hospitalier. Nous retraons, dans ce travail, les deux annes de ralisations et de rflexions depuis son installation. Nos objectifs ont tout dabord ts le partage de nos instructions de travail. Cela nous a men dvelopper notre systme dassurance qualit. Nous nous sommes ensuite demand comment garantir la scurit de larchivage afin que lensemble soit prenne. Puis, pour le document lui-mme, nous avons cherch apporter la preuve de son identit, au moyen dune validation par signature lectronique. Ensuite, sur un plan plus gnral, nous avons travaill matriser la mise jour et la diffusion documentaire au sein de la pharmacie et de lintranet hospitalier. Enfin, lenseignement et la formation tant des missions importantes en CHU, nous avons amorc la cration de documents hypertextuels et multimdia dans ce but. Dans une premire partie, nous aborderons les gnralits et les principes concernant la gestion lectronique documentaire (GED en abrg) et le document lectronique. La deuxime partie concernera les fonctionnalits du systme utilis au CHU de Rouen : la

CHU : Centre Hospitalier Universitaire

Banque Documentaire et les logiciels Abobe Acrobat et Microsoft Outlook. Nous traiterons ensuite des ralisations au Dpartement de Pharmacie. Nous y aborderons notamment le systme comme prolongement du site intranet de la pharmacie [1]. Nous conclurons sur des ralisations venir et des perspectives dvolution et dintgration de ce systme au sein du SICPh2 et du SICH3 [2].

2 3

SICPh : Systme dInformation et de Communication Pharmaceutique SICH : Systme dInformation et de Communication Hospitalier

2 PREMIERE PARTIE : LES SYSTEMES DE GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE

Afin de fiabiliser, simplifier, automatiser les tches qui peuvent ltre, il existe deux grandes voies de traabilit au niveau entreprise et pharmacie hospitalire : lune, concerne le produit lui-mme, et constitue le domaine de lautomation4 avec tout un panel dautomates de stockage, de conditionnement, etc. lautre, les informations et documents dont ceux lis au produit : la documation5 [3].

Loin des automates de toutes sortes, nous nous intressons ici la cration et la diffusion de documents lectroniques. Nous verrons donc la gestion documentaire pharmaceutique, les systmes de gestion lectroniques documentaires, le document lectronique et quelques notions informatiques ncessaires pour que nous puissions prsenter ensuite loutil documentaire.

2.1

4 5

Automation : anglicisme pour automatisation Documation : gestion de linformation et des documents lectronique

La gestion documentaire pharmaceutique

La documentation utilise comme celle produite dans une pharmacie hospitalire est vaste et ne saurait tre list ici de manire exhaustive. Nous pouvons noter quelques grandes rubriques comme : Les ouvrages de rfrence Ex : Vidal, Dorvault

Les revues professionnelles La revue de lADPHSO, la revue Prescrire

La documentation sur le mdicament Les dossiers pharmacien, les brochures laboratoire, les fiches RCP6

La documentation sur les f7 les catalogue de laboratoire, les brochures de dispositif

La documentation technique des outils mobiliers les modes demploi dimprimante, de conditionneuse

La documentation interne : Les procdures ou instructions de travail, les documents-types, les bilans, les projets, les comptes-rendus de runion La production interne professionnelle et scientifique : les mmoires de DES, les mmoires de DU, les thses, les mmoires de BP8 de prparateur
6

RCP : Rsum des caractristiques du produit

Les archives pharmaceutiques :

les documents de traabilit, les ordonnanciers, les dossiers dautorisations temporaires dutilisation, les marchs publics et les documents dexcution, les dossiers dessais cliniques

A noter que le support de larchivage peut tre diffrent du papier dans la mesure o il respecte larticle 1348 du code civil, cest--dire quil correspond trois caractristiques : fidle, durable et indlbile. [4] La grande majorit de la documentation pharmaceutique est sur support papier. Ce nest rarement que le document se trouve tre sur un support diffrent : une cassette audio (de congrs par exemple) ou une cassette vido VHS (de dmonstration dun dispositif par exemple). Le CD-ROM sest positionn comme le support multimdia par excellence, grce la possible diversit de son contenu, sa grande capacit de stockage et son faible cot. Malgr tout, il nest encore que trop rarement fourni ou mme propos comme support documentaire par les diteurs ou les laboratoires pharmaceutiques. Les pharmacies hospitalires sont de plus en plus au fait de lorganisation de leur documentation interne. Cette ralit peut tre due : une volont de matriser une documentation de plus en plus volumineuse et difficile grer efficacement, mais aussi de rpondre aux exigences rglementaires dans les domaines o elles sont particulirement fortes (strilisation, stupfiants ), de sinscrire dans la dmarche daccrditation de linstitution hospitalire.

La production interne est totalement bureautique puisque ralise sur les ordinateurs de bureau. Le plus communment, elle fait lobjet de classeurs de procdures qui sont organiss

7 8

DMS : Dispositif Mdical Strile BP : Brevet Professionnel

et localiss partir dun classeur de rfrence listant le contenu de tous les autres.[4] La cohrence et la mise jour dun tel systme peuvent dans certaines pharmacies hospitalires sappuyer sur lutilisation dun logiciel dassurance qualit. Ce logiciel encadre alors la production documentaire des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint ) et les liens et les dpendances entre les documents sont assurs[5].

2.2 Un bref historique des systmes de Gestion Electronique Documentaire

Depuis les annes 80, lessentiel de la production documentaire est devenue lectronique avec le remplacement des machines crire par les ordinateurs de bureau. Des outils informatiques ont t dvelopps pour rpondre aux besoins darchivage lectronique de la masse documentaire de lentreprise : ce sont les systmes de GED. Les concepteurs, cette poque, proposaient des solutions autonomes darchitecture relativement lourde. Leur vocation principale tait de remplacer les salles darchives ou les microfilms en substituant limage numrise du document loriginal. Aujourdhui, la GED est devenue une composante des systmes dinformation dans lesquels elle introduit des fonctions de gestion ou de traitement de documents utiliss dans la pratique qui viennent seconder les programmes bureautiques. Sil est trs difficile de donner une dfinition prcise du concept de GED, cest que les systmes de GED ont t en constante volution ces dernires annes. Le terme de gestion, pris dans un contexte informatique, renvoie un ensemble de traitements permettant dacqurir, denregistrer, de stocker et de restituer linformation. La gestion lectronique renvoie un ensemble de traitements effectus avec des moyens lectroniques. La notion de document pose, quant elle, davantage de problmes, notamment au niveau de la dfinition de la typologie documentaire. Initialement la GED sintresse aux traitements qui permettent de transformer le document de dpart, crit et image, sur support papier, en un document dont la forme et le support le rendront grable par des moyens lectroniques.

Nanmoins, la GED est dfinie par lAPROGED9, comme lensemble des techniques permettant dorganiser, de grer, et de distribuer des informations documentaires sous forme lectronique. Le champ des domaines abords par la GED est trs vaste car il comprend lensemble des systmes et technologies grants des fichiers informatiques (la grande majorit est de nature documentaire) et les fichiers informatiques qui comptent en plus de ceux portant sur lcrit et limage, le son et la vido et donc les documents composites et multimdia. Une GED permet une mise en commun efficace des documents. Elle constitue une base dorganisation collective en groupes. Les techniques de workflow10 et de groupware11 se sont dveloppes sur les bases de la GED. En effet, ces techniques sappuient sur lexistence dune base dinformation et de documents partags par le groupe pour offrir des services complmentaires, en prenant en compte plus en profondeur les caractristiques du groupe et de son organisation. Grce la GED, toute entreprise peut assurer une structuration efficace de son patrimoine. La GED est marque aujourdhui encore par la rvolution Internet et lmergence des TIC12. On distingue : - des annes 80 jusquaux environs de 1995, les systmes de GED ont pour fonction majeure l archivage lectronique comme alternative aux microfiches. Les applications restent concentres l o elles ont une justification lgale et administrative : les Banques et les administrations. Cette premire grande gnration a beaucoup dvelopp lutilisation du scanner et du fax, de lOCR13 et de la compression de fichiers. Le document numris est essentiellement utilis.

APROGED : Association franaise des PROfessionnels de la Gestion Electronique Documentaire Workflow : gestion de processus Groupware : classe de logiciels prvus pour tre exploits par plusieurs utilisateurs en mme temps, sur un mme projet, collecticiel est le terme franais prconis TIC : technologies de linformation et de la communication OCR : Reconnaissance Optique de Caractres

10 11

12 13

- A partir de 1995, lexpansion des rseaux, des capacits de stockage, du multimdia, de la bureautique, a fait que les systmes de GED sont devenus des outils ouverts de travail collaboratif, ainsi que des composants du systme dinformation et de communication. La gnration de documents partir doutils bureautiques a facilit lutilisation directe du document numrique. Les systmes de GED daujourdhui sont les outils et les catalyseurs de la cration dune mmoire institutionnelle et au-del dun passage une gestion des connaissances.

2.3 Les diffrentes catgories et solutions de Gestion Electronique Documentaire

Les systmes de GED se classent en cinq grandes familles qui sont les suivantes :

2.3.1 La Gestion Electronique Documentaire COLD Le terme de COLD, abrviation de Computer Output on Laser Disk, est utilis en rfrence aux applications de COM (Computer Output on Microfilm) car cest une technique qui se substitue celle de la micrographie. Ce type dapplication, appele Archivage Electronique dans les annes 80, est certainement la toute premire application de la GED. Elle permet de stocker et dindexer automatiquement lensemble des documents gnrs par des applications de gestion et destins limpression. Les documents concerns taient et sont encore les tats comptables, les factures, les bulletins de salaire, les relevs de compte...

2.3.2

La Gestion Electronique Documentaire administrative Ce type dapplication concerne gnralement ce quil est convenu dappeler la

Gestion de Dossiers Electroniques et correspond au classement de documents administratifs divers et varis, souvent sous une forme dimage numrise. On trouve parmi ces documents des bons de commandes, des factures fournisseurs, des correspondances, des fax...

10

Gnralement la GED Administrative fait partie dune application globale de gestion et permet lutilisateur daccder rapidement aux images des documents dont il a besoin, sans avoir se dplacer ou encombrer son bureau de dossiers physiques. Lapplication Damaris Laser Document System est un exemple de GED de ce type (voir chapitre 3 section 9).

2.3.3

La Gestion Electronique Documentaire bureautique La GED bureautique est illustre par les produits de Lotus et Microsoft. Ces

produits sont en concordance avec les plates-formes bureautiques classiques, qui se veulent de plus en plus communicantes dans un concept de travail en groupe (groupware). Les outils de GED bureautique permettent de manipuler des documents dans leur format bureautique dorigine (Word, Excel...), de centraliser leur classement sur un ou plusieurs serveurs14, dchanger ces documents par messagerie lectronique... Bien souvent, ils intgrent aussi des fonctions de distribution et de tlcopie, dagenda lectronique...

2.3.4 La Gestion Electronique Documentaire documentaire La GED Documentaire est directement issue de la recherche documentaire particulirement utilise dans le cadre dapplications du type bibliothque, documentation scientifique, ventuellement revue de presse. La GED a apport cette catgorie dapplications laccs limage du document physique ou encore laccs des photos (application de type photothque). Elle se caractrise principalement par ses mthodes dindexation et de recherche qui font le plus souvent appel des thesaurus15, au plein texte (indexation et recherche en texte intgral) avec oprateurs de proximit, une recherche par concept et parfois un mode dinterrogation en langage naturel. Les moteurs de recherche sur Internet sont lune de ses applications.

14 15

Serveur : Ordinateur dtenant des ressources particulires qu'il met la disposition d'autres ordinateurs par un rseau. Thesaurus : dictionnaire hirarchis comprenant les termes gnriques, des termes associs et "employs pour". Il permet une homognit de vocabulaire lors de l'analyse de documents et de la saisie de rfrences et une aide la recherche/interrogation

11

2.3.5

La Gestion Electronique Documentaire technique La GED Technique, aussi appele GED Mtier, concerne toutes les applications dans

lesquelles le concept de Gestion Electronique de Documents est directement li une profession. Trs souvent, les documents manipuls sont dun format propre un mtier. Les plus nombreuses applications sont celles pour bureaux dtudes, pour la gestion de plans ou la gestion de la documentation technique sur un projet industriel particulier.

2.4 Les thmatiques de la gestion lectronique documentaire

Le systme de GED du CHU de Rouen est un systme gnrique de collection documentaire qui se complte avec lutilisation des logiciels Acrobat et Outlook. Ainsi dfini et comme nous le verrons plus tard, ce systme ne correspond aucune des 5 catgories, mais si toutefois il devait tre class, il rentrerait dans la catgorie GED bureautique. Les thmatiques concernant classiquement la GED sont : lacquisition des documents (ex : OCR) lacquisition des index les techniques et les mthodes dindexation (ex : utilisation de thsaurus) le stockage et la conservation des documents la recherche, la restitution et la diffusion (ex : moteur de recherche) les outils dchange et de gestion de processus (groupware et workflow)

2.5

12

Le march et les solutions disponibles

Figure 1 : March de la gestion lectronique documentaire en France en 2002

(source : APROGED [6]) Les solutions de GED nont rien de spcifique et sadaptent tout type dinstitutions et dentreprises. Quelques grands noms de solutions commerciales de GED disponibles sur le plan international sont : Hummingbird, Documentum, Vignette. Sur le plan national, nous disposons de : Damaris, Docubase Systems, MCO, SepsiIris. De plus, la liste des logiciels de pharmacie hospitalire [7] propose 5 rfrences commerciales de logiciels de gestion documentaire : Gala Sanitaire dApta France Gest Doc dEurop92 Suriquat pour la construction et la gestion documentaire VDoc Document Management [8] Prisma Doc de Ennov

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Les trois premires solutions sont spcifiques la gestion qualit en tablissement de soins. Les deux suivantes sont gnralistes mais prsentent lavantage dtre puissantes et polyvalentes.

2.6 La composition dun systme

Loffre dun fournisseur de GED se compose : du logiciel de gestion documentaire

Cette offre se complte souvent de deux autres applications qui sont : le logiciel de gestion de la qualit le logiciel de gestion des processus

Plus rarement par contre, loffre se complte pour fournir une solution globale avec : le logiciel de gestion du contenu de site intranet le logiciel de portail16 intranet

A titre dexemple, les entreprises pharmaceutiques possdent trs souvent des systmes de GED de type Record Management pour leurs documents qui ont besoin de possder une valeur de preuve sur le plan juridique. Cela leur permet de conserver la trace de tout ce qui a t fait en amont, en accompagnement et dans le suivi de la mise sur le march de leurs produits.

2.7 Les normes qualit ISO 9000 version 2000

Les normes de la srie ISO 9000 consacres la qualit sont nes en 1987. Elles ont volu d un service assurance qualit vers une matrise des processus de fonctionnement afin dapporter la confiance dans les produits et les services.

16

Portail : page d'entre de site web offrant le maximum de liens vers les diffrentes parties de ce site et fdrant les maximum de ressources.

14

La norme 9001 : 2000 est la seule norme de la famille ISO 9000 qui permette une certification par une tierce partie. Cest une norme de management de la qualit qui introduit le concept de satisfaction client . En milieu hospitalier, satisfaction client pourrait se traduire par meilleure prise en charge du patient et de ses traitements . Ainsi il nest plus question de rechercher coller , tre conforme une norme, mais bien de dmontrer lefficacit de la dmarche qualit entreprise et de son amlioration continue [9]. Donc, le point encourageant, cest que, dans ce cadre, les exigences procdurires sont moins fortes, et que la gestion documentaire se doit avant tout dtre et de devenir plus efficace. Les recommandations de mise en uvre de ces normes se traduisent au final par moins de papier et plus de documents . Cest ce titre quelles sintressent la GED et que rciproquement la GED sy intresse.

2.8 Le document lectronique

2.8.1

Dfinition : Un document est constitu dinformations portes par un support. Linformation y est

dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou dimages. Linformation peut tre rendue au moyen de tout mode dcriture, y compris dun systme de symboles transcriptibles sous lune de ces formes ou en un autre systme de symboles. La position des documents par rapport aux donnes, aux informations, aux connaissances et aux savoirs peut tre synthtise selon le schma ci-aprs.

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Figure 2 : Place du document parmi les informations

(source : daprs M. Germain [10]) 2.8.2 Document lectronique Structure dfinie de donnes contenues sur un support magntique ou autre, tablie selon des rgles qui rgissent le stockage, laffichage, la manipulation, limpression ou la transmission de ces donnes. (Office de la langue franaise). Cest lensemble dun support dinformation et des donnes enregistres sur celui-ci, sous une forme en gnral permanente et lisible par lhomme ou la machine. (Dfinition ISO du document) Le format dun document lectronique est souvent identifi par le nom du logiciel producteur du document (Word, Excel, ) ou par le langage (texte, HTML, XML). Tout document (texte, image, son, etc.) sur support informatique, comme une disquette, un disque dur, un CD-ROM, etc. 16

Lvolution que connat actuellement le monde de ldition fait en sorte que le concept de document recouvre aujourdhui un sens trs large. De la mme manire, les progrs constants raliss dans le traitement des documents lectroniques, par exemple la possibilit de crer des liens hypertextes, de faire dun document lectronique un document multimdia ou hypermdia, creusent un cart un peu plus grand chaque jour entre ce type de document et le document papier traditionnel. La dmarche autour du document lectronique est une dmarche de gestion de projet, similaire celle pour le systme dinformation : Organisationnelle : concrtisation de la stratgie dentreprise Technique : adapte aux usages et besoins, fonction de lorigine numrique ou non du document Humaine : le systme est utilisable par les acteurs forms aux TIC. Figure 3 : Cycle des tats documentaires

(Source : S. Letellier Pharm. CHU Rouen,2004) Du point de vue du document, lessor de la bureautique a boulevers la production documentaire. La grande majorit de la production documentaire est aujourdhui issue du

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traitement de texte et non plus de la machine crire. Le document, image, son et vido inclus, est majoritairement numrique par rapport ses formes analogiques ou papier. Limpression, comme aboutissement de la production du document, peut tre soit matrielle, soit numrique (impression virtuelle en PDF17). La supriorit du document numrique tient au fait quil peut trs facilement se matrialiser, faire lobjet dune impression papier. A linverse, voir figure 3, la numrisation dun document papier est beaucoup plus lourde et dlicate : image scanne et OCR.

2.8.3

Formats documentaires Nous limiterons notre notion du document, lectronique ou non, au fait : - quil soit permanent : son contenu est fixe (mais pas forcment dans le temps sil

contient de la vido ou du son) - quil dispose de trois niveaux : information (les donnes quil contient) structure (les paragraphes, la mise en page ) support, apparence (livre, journal, fichier PDF, fichier de prsentation ) Tableau 1 : Segmentation de la rpartition des supports documentaires Texte & photo Vido & son Texte, photo, vido & son DVD-ROM, CD-ROM DVD-ROM, CD-ROM

Consultation linaire

Livre

Cassette vido, tlvision,CD audio DVD-ROM, CD-ROM

Consultation non-linaire

Internet, DVDROM, CD-ROM

(Source : S. Letellier daprs J-Y Prax [11])

17

PDF : Portable Document Format

18

2.8.4

PDF Le format PDF est devenu le standard de fait pour le document numrique car :

- Pour lapparence, il reproduit laspect des pages avec une grande qualit, indpendamment de lapplication, du systme dexploitation (Windows, Mac OS X, Linux), de la rsolution de lcran - La structure documentaire est conserve (chapitres, sections, paragraphes ). - Le format PDF peut contenir des liens hypertextes, des tables, des index et est compatible avec les grandes applications bureautiques (Word, WordPerfect ) - Il peut safficher dans le navigateur comme une page web et est donc adapt Internet. - Mais son plus grand avantage est doffrir la possibilit de matriser, contrler et scuriser le document. Un document PDF peut tre consultable mais : ne plus tre enregistrable (duplicable), ne plus tre imprimable (rematrialisable), ne plus avoir un contenu qui puisse tre copi-coll.

2.8.5

HTML Le standard tabli pour la diffusion de document sur le web est le langage HTML18.

Ce langage a permis de banaliser les liens hypertexte, qui existent par ailleurs dans dautres formats : RTF19, PDF ... . Il permet de dfinir la prsentation du document ainsi que les liens hypertextes vers dautres documents laide de balises de formatage. Ces balises fixent et structurent le texte et en mme temps appliquent une mise en forme.

18 19

HTML : HyperText Markup Language RTF : Rich Text Format, format de traitement de texte

19

Le W3C20, lorganisme charg de standardiser les normes relatives Internet a actuellement spcifi la version HTML 4.01.

2.8.6 XML Le format XML21 est rapidement, aprs HTML, n de la ncessit dchanger des donnes sans mise en forme. Cest le format du web pour avoir des donnes structures sans mise en forme. Cest donc une forme documentaire universelle. Secondairement et indpendamment, un fichier XML peut se voir appliqu une mise en forme et tre converti en tout type de document : PDF, traitement de texte, tableaux de nombres, fichiers de configuration, diapositives de prsentation, pages web Cest notamment par ce format quun document de traitement de texte peut tre enregistr directement en page web. Aujourdhui, XML sert tout et notamment communiquer et assurer linteroprabilit22 entre les programmes : les donnes sont transfres dune base de donnes une autre au format XML. A titre dexemple, lXML-EDI est un formatage en fichier XML des instructions utilises en lEDI23. Les donnes sont alors plus facilement manipulables et visualisables et ce, aussi bien par des programmes spcifiques que par des applications web. Les changes de commandes EDI sont alors facilits entre une pharmacie et son laboratoire fournisseur. XML est dit extensible car les attributs des balises sont dfinissables. La description de la structure tant libre, elle peut permettre des hirarchisations complexes et peut spcifier des contrles de validit. La force de XML rside dans sa capacit pouvoir dcrire nimporte

20 21 22 23

W3C : World Wide Web Consortium XML : eXtensible Markup Language, norme d'change de documents informatiss Interoprabilit : fait que plusieurs systmes, qu'ils soient identiques ou non, puissent communiquer sans ambigut. EDI : Electronic Data Interchange, Echange de Donnes Informatis

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quel domaine de donnes grce son extensibilit. Il va permettre de structurer, poser le vocabulaire et la syntaxe des donnes quil va contenir.

2.9 Lapplication web

Le systme de gestion lectronique documentaire du Dpartement de Pharmacie et de lensemble du CHU repose pour lessentiel sur lapplication Banque Documentaire . Il sagit l dune application web intranet, son architecture est dite trois-tiers et ses pages sont dynamiques. Les notions darchitecture trois-tiers et de pages dynamiques sont des notions techniques essentielles la comprhension de la Banque Documentaire aborde en deuxime partie.

2.9.1

Pages web statiques Une page web est dcrite en code HTML.

Un navigateur (Internet Explorer, Mozilla ) est un logiciel qui lit le code HTML des pages web, le traduit et enfin affiche le code traduit en une page avec sa mise en forme et en couleurs. En cliquant sur un lien, une nouvelle page est appele par le navigateur. Cette demande de page est adresse un ordinateur central , le serveur, qui la possde, et cela grce ladresse du lien. Le serveur trouve la page demande et en rponse la demande du navigateur, la lui envoie. Le navigateur lit le nouveau code HTML quil reoit et affiche sa traduction pagine et en couleurs.

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Figure 4 : Transactions entre un client et un serveur, cas dune page statique

(Source : S. Letellier Phar.CHU Rouen, 2004)

Le code HTML statique prsente des avantages : Les navigateurs sont capables de linterprter correctement ds lors quil rpond aux spcifications du W3C. Chaque requte est traite rapidement et utilise une quantit minimale de ressources et donc ne ralentit pas lordinateur. Le code HTML est facile comprendre et produire. Les pages peuvent tre facilement indexes par les moteurs de recherche.

Les pages web statiques sont trs pratiques pour crer un site contenant quelques dizaines de pages mais possdent leurs limites : une maintenance difficile due lobligation de modifier manuellement chacune des pages limpossibilit de modifier les contenus la demande.

22

2.9.2

Pages web dynamiques Les pages web dynamiques sont des pages web statiques auxquelles sont ajoutes des

scripts, cest dire des instructions qui seront lues sur le serveur. Figure 5 : Transactions entre un client et un serveur, cas dune page dynamique

(Source : S. Letellier Phar.CHU Rouen, 2004) Le serveur est alors un peu plus compliqu car il doit possder le ncessaire pour lire et comprendre le script. Le systme qui lit le script, linterprteur, crit la partie dynamique de la page HTML et lassemble avec la partie statique de la page et renvoie le tout au demandeur de la page. Lintrt principal des scripts ct serveur est de pouvoir construire de vritables applications web qui sappuient sur des services darrire plan comme un gestionnaire de bases de donnes par exemple. Il est ainsi possible de raliser toutes sortes dapplications avec des scripts cts serveur : un site portail, un webmail24, un annuaire, un forum de discussion, un chat25, ...

24

Webmail : service de courrier lectronique accessible sur Internet

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2.9.3

Larchitecture un-tiers Les trois tiers dune application sont :

sa prsentation, ses traitements et ses donnes.

Historiquement, les logiciels sur un ordinateur central, le serveur, furent les premiers proposer un accs multi-utilisateurs. Dans ce contexte, les utilisateurs se connectaient aux applications excutes par cet ordinateur central laide dcrans et de claviers. Cest le serveur qui prenait en charge lintgralit des traitements, y compris laffichage qui est simplement amen depuis le serveur sur les crans. Ces systmes taient et sont encore largement utiliss en industrie de production : un systme central coordonne lensemble de la chane de production et des crans permettent son contrle et sa surveillance ainsi que la maintenance par la ralisation dinterventions ponctuelles.

25

Chat : service de messagerie synchrone

24

2.9.4

Larchitecture deux-tiers Figure 6 : Architecture deux-tiers

(Source : S. Letellier Phar.CHU Rouen, 2004)

Les grands logiciels du SICH fonctionnent en architecture deux-tiers, dite habituellement clientserveur car le logiciel est pour une partie sur le serveur, lordinateur central et lautre sur le client, le poste informatique. Cela permet de mieux rpartir les charges de travail des logiciels sur les donnes. Par exemple, pour le courrier lectronique, le logiciel sur le serveur au CHU est Exchange. Ce logiciel fonctionne comme un bureau des services postaux. Le logiciel sur les postes informatiques est Outlook. Ce logiciel fonctionne lui comme une boite aux lettres.

2.9.5

25

Larchitecture trois-tiers Figure 7 : Architecture trois-tiers

(Source : S. Letellier Phar.CHU Rouen, 2004)

Larchitecture trois-tiers fonctionne avec le rseau Internet et utilise des pages dynamiques. Elle caractrise lapplication web qui ne saffiche plus dans une fentre standard mais dans le navigateur du poste informatique. Comme il ny a pas dinstallation de logiciel sur le poste informatique hormis le navigateur, on parle de client lger. Le navigateur ne soccupe que de la prsentation de lapplication, le troisime tiers.

26

2.9.6

Le concept de Pull Ce concept correspond Ce que je sais que je sais et que je vais rechercher.

La rponse svalue laide de la pertinence, qui svalue elle-mme en satisfaction pour les rponses la question pose. Son application est larchitecture Request and Reply .

2.9.6.1 Larchitecture R&R Larchitecture R&R, Request and Reply 26, correspond larchitecture la base de tous les systmes dinformation. Un utilisateur ou une application met une requte et un producteur ou une routine27 met une rponse. La requte ne peut tre traite que si elle porte sur des donnes prvues par le producteur. Il existe un risque de rponse propritaire : le producteur a le contrle des donnes, des traitements, et de la prsentation. Les moteurs de recherche sont la plus belle application de cette architecture. Les travaux sont trs importants dans ce domaine autant en amont sur lindexation (automatisation, vocabulaire contrl, traitement automatique des langues ) quen aval sur le traitement de la requte (interrogation en langage naturel, traitement automatique des langues, algorithme de frquence de liens hypertextes (PageRank28) )

2.9.7 Le concept de Push Le concept est moins commun que le prcdent mais non moins important. Il correspond Ce que je ne sais pas que je ne sais pas . Le systme est charg de forcer mon attention pour minformer de quelque nouvelle que je ne cherchais pas.

26 27 28

R&R en franais : Requte et Rponse Routine : terme informatique dsignant une squence dinstructions excutant une tche prcise. PageRank : nom de lalgorithme utilis par le moteur de recherche Google

27

La rponse svalue en srendipit, facult de trouver avec bonheur de manire fortuite des choses que lon ne recherchait pas.

2.9.7.1 Larchitecture P&A Larchitecture P&A29 est lapplication du concept Push. Cest ladaptation informatique du service dabonnement un journal. Le lecteur sabonne auprs du service dabonnement , le broker. Ce broker, gre la liste de ses abonns par catgories comme autant de listes de diffusion. Chaque fois quun nouveau journal (document) est publi par le service de presse (le producteur du document), le broker se charge de prvenir les abonns [11].

2.10 La signature lectronique

La migration vers le numrique ne peut se passer sans la coexistence des systmes. Le numrique dans cette phase et dans chaque cas, doit faire la preuve quil existe un gain son utilisation. Aprs tout, le tout numrique nest peut-tre pas un objectif qui puisse tre atteint. Dans cette transition, le document lectronique cherche tablir la preuve de son authenticit, lgal dun document papier sign, comme preuve crite. La signature lectronique est llment dterminant, et ce dautant plus si ses caractristiques techniques sont valides par le droit.

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P&A : Publier et sAbonner

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Figure 8 : Migration et coexistence des systmes

(source : S. Letellier, Pharm CHU Rouen, daprs A-F. Fausse [12]) Sur ce point, la progression sur le plan lgal de la valeur des changes lectroniques a t dterminante. Elle sest chelonne de la manire suivante : - 1983 : dcret sur les documents comptables - 1990 : tltransmission des dclarations de TVA dentreprise ladministration fiscale - 1993 : dclaration dchanges de biens dans ladministration douanire - 1994 : dcret du11 fvrier : la tldclaration aux administrations - 1999 : directive europenne n1999/93/CE du 13 dcembre : critres des organismes pour la signature lectronique. - 2000 : loi du 13 mars droit de la preuve aux technologies de linformation et relative la signature lectronique - 2001 : dcret du 30 mars : la signature lectronique - 2002 : dcret du 18 avril : valuation et certification de la scurit offerte par les produits et les systmes des technologies de linformation.

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Donc depuis le 13 mars 2000, lcrit sur support lectronique a la mme force probante que lcrit sur support papier [13], la signature lectronique est lgalise et possde la mme valeur de preuve que lcrit papier.

2.10.1 La signature au sens juridique Le Conseil dEtat dfinit ainsi la signature dans son rapport Internet et les rseaux numriques paru en 1998 : procd qui permet de remplir avec efficacit certaines finalits : identification du signataire et manifestation de sa volont dadhrer au message sign qui est rput intgre . Une signature possde trois fonctions essentielles : elle identifie une personne (identification) ; elle atteste de la volont de cette personne (consentement et engagement) ; elle prsume de lexactitude et de la ralit du contenu qui a fait lobjet de la signature (intgrit et engagement). Tels sont les lments de dfinition repris par le lgislateur dans le cadre de la loi n2000230 du 13 mars 2000 (loi n2000-230, 2000) portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de linformation et relative la signature lectronique. En effet, un article 13164 a t ajout au Code Civil et prcise : la signature ncessaire la perfection dun acte juridique identifie celui qui lappose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui dcoulent de cet acte. (.) .

2.10.2 La signature lectronique lgalise Dsormais lcrit sur support lectronique la mme force probante que lcrit sur support papier , et la signature lectronique identifie et engage son auteur de la mme manire que la signature papier sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont elle mane et que lcrit soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir lintgrit .

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En cas de litige, les magistrats ne sont plus en mesure de faire primer le sacro-saint crit papier sur lcrit lectronique, puisque la loi prcise que le juge rgle les conflits de preuve littrale en dterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable quel quen soit le support . Par contrat, et par exemple, via les conditions gnrales des services offerts en ligne, il pourra mme tre prvu que la signature lectronique prime sur tout autre support dchanges entre les parties. En effet, le lgislateur permet aux parties de passer des conventions contraires aux critres darbitrage fixs par la loi ( support le plus vraisemblable ), et ce afin de scuriser plus encore la valeur de la signature lectronique. La signature lectronique consiste selon la loi en lusage dun procd fiable didentification garantissant son lien avec lacte auquel elle sattache . Plusieurs lments doivent tre pris en compte afin de sassurer que le procd technique de signature lectronique pour lequel on opte permettra la reconnaissance de la force probante de cette signature au mme titre quun crit papier : la signature lectronique doit permettre lidentification du signataire, cest--dire doit permettre au destinataire de lacte de prendre connaissance de la personne qui sengage ; le procd didentification doit garantir le lien entre le signataire et lacte auquel ce dernier sengage ; la signature lectronique doit tre constitue et conserve pour permettre de garantir son intgrit, cest--dire de garantir que le contenu de lacte et la signature lectronique ne puissent tre altrs ou quun tiers ne puisse y porter atteinte. 2.10.3 Les aspects techniques de la signature lectronique Une signature lectronique fait donc intervenir les trois lments suivants : un cryptage, un document avec la notion dempreinte et un certificat. Le cryptage (ou chiffrement) est un processus qui applique un algorithme30 un message afin den brouiller
30

Algorithme : squence d'oprations visant la rsolution d'un problme en un temps fini

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la signification. Lalgorithme utilise une cl de chiffrement qui empche celui-ci dtre dchiffr. La force de cette cl dpend de deux facteurs : la nature de lalgorithme (chiffrement symtrique ou asymtrique) et la taille de la cl. Aujourdhui, la lgislation franaise autorise lutilisation dune cl limite 128 bits, ce qui permet une protection optimale des informations. Le chiffrement asymtrique utilise en fait deux cls qui sont lies mathmatiquement. La premire est la cl prive , qui nest jamais rvle, et la seconde est la cl publique qui est envoye tous les correspondants. La cration, la sauvegarde et lchange dune cl prive est donc critique pour la scurit de la signature lectronique. Lexpditeur utilise la cl publique du destinataire pour chiffrer le message. Seul le destinataire dispose de la cl prive correspondante pour dcoder le message. Sil parvient dchiffrer le message, lidentit du signataire est vrifie [14]. La signature lectronique fait galement rfrence la notion dempreinte ( hash en anglais). Lempreinte dun texte est la forme abrge et de taille fixe, de ce texte, obtenue laide dune fonction de hachage. Cest donc une version synthtique et unique du document dorigine, obtenue la suite dune transformation mathmatique. Ainsi, la moindre diffrence entre deux textes est immdiatement dcele en comparant leurs empreintes. Enfin, pour tre complte, la signature lectronique est indissociable de la notion de certificat lectronique. Il intervient dans lidentification de lmetteur, en fournissant le nom de la personne (physique, morale) associ une cl publique. Pour utiliser en toute confiance la cl publique dun interlocuteur, il faut quelle soit certifie par une autorit de confiance, dite Prestataire de Service de Certification . Selon le point de vue que lon adopte, la signature lectronique prend une signification juridique pour confrer toute sa valeur et sa force probante un crit lectronique ou une signification technique pour apporter des garanties sur la transmission des informations. Les volutions lgales orientent vers lemploi de procds de signatures reposant sur la cryptographie asymtrique dont la mise en oeuvre ncessite la gestion dinfrastructure cls publiques et la dlivrance de certificats numriques.

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Figure 9 : Cration dune signature lectronique

(source : S. Letellier Pharm CHU Rouen,2004)

En cryptographie asymtrique, llaboration dune signature lectronique engendre la cration dune cl prive qui sert ensuite pour apposer la signature elle-mme et dun certificat destin tre diffus aux destinataires des documents signs (figure 10). Le Certificat lectronique est un document sous forme lectronique attestant du lien entre les donnes de vrification de signature lectronique et un signataire [15]. Un certificat type contient les informations suivantes : Le nom de son propritaire Adresse physique La cl publique du propritaire Un numro de certificat (numro unique) Le nom de lAutorit de Certification La date dexpiration du certificat La signature lectronique de lAutorit de Certification.

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Les certificats lectroniques permettent dtablir un environnement de confiance entre deux entits distantes qui ont besoin de schanger des informations non rpudiables ou confidentielles. La cration dune signature lectronique consiste donc en un cryptage par le signataire de lempreinte de celui-ci au moyen dune cl prive. Inversement, cette signature peut tre dchiffre laide de la cl publique. Pour sassurer de lintgrit du document sign lectroniquement, il suffit de prendre une empreinte du message et de la comparer avec celle associe la signature. Si elles sont identiques, le contenu du document na pas t altr. Bien entendu, lensemble de ces vrifications se fait laide de logiciels ddis qui effectuent ces oprations trs rapidement et de faon trs assiste [14].

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DEUXIEME PARTIE : LES REALISATIONS EN GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE DU DEPARTEMENT DE PHARMACIE DU CHU DE ROUEN

3.1 La Gestion Electronique Documentaire du CHU de Rouen

Le systme de GED est compos: de lapplication web Banque Documentaire , du logiciel Adobe Acrobat et du logiciel Microsoft Outlook.

3.1.1 La Banque Documentaire Figure 10 : La collection documentaire Pharmacie

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Lapplication web Banque Documentaire est le rsultat dun dveloppement interne et dun assemblage de composants disponibles en open source (le code informatique propos est disponible et modifiable sous conditions) de la part de la DIR31. Son objectif est, selon la documentation de la DIR, de permettre des ayants droits (personnes dment autorises) daccder par le navigateur Intranet, par la navigation ou par la recherche, une collection de documents et dtre informs des modifications apportes dans cette collection en particulier au niveau de sa version. Tous les types de documents et les liens hypertextes sont potentiellement publiables. [16]. Dans cette dfinition deux points sont importants :

lapplication est, du moins potentiellement, ouverte toutes les formes de document lectronique,

les trois mthodes daccs au document lectronique sont mentionnes : la navigation, la mthode Pull et la mthode Push.

Cette application est la fois simple, originale et aux fonctionnalits certes relativement rduites mais efficaces. Pour assurer ses fonctions de GED, lapplication dispose de trois niveaux dutilisation : Le niveau administrateur de la Banque et de ses collections qui sert crer et paramtrer les collections documentaires. Le niveau lecteur qui na accs qu la consultation des documents. Le niveau gestionnaire (dit aussi publicateur) de collection qui sert alimenter les collections en dossiers, documents et URL32.

31 32

DIR : Direction de lInformatique et des Rseaux, services informatiques du CHU de Rouen URL : Uniform Ressources Locator, adresse web ou raccourci vers un adresse web

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3.1.1.1 Larchitecture Lapplication Banque Documentaire possde une architecture trois-tiers. Pour y accder, il suffit douvrir lintranet hospitalier avec le navigateur Internet Explorer. Le site Banque Documentaire , auquel accdent les utilisateurs, est mis jour par ladministrateur comme tout site web. Hormis sa partie site web, la Banque Documentaire dispose dune base de donnes ncessaire la personnalisation de ses affichages selon les postes. Les documents euxmmes sont stocks sur le serveur part dans des rpertoires33 aux noms des collections.

3.1.1.2 Le paramtrage dune collection Le paramtrage de la Banque Documentaire et de ses collections correspond aux droits de ladministrateur. Tout le paramtrage, et ensuite toutes les informations, concernant les documents sont stocks dans la base de donnes de la Banque Documentaire. Les documents sont, comme mentionn auparavant, stocks part. Ils sont copis sur le serveur lidentique et conservent leur autonomie vis--vis de la Banque Documentaire. Tout document ajout peut tre rcupr lidentique. Cette proprit de fonctionnement est lun des gages de prennit de lapplication.

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Rpertoire : dossier de l arborescence du disque dur

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Figure 11 : Cration dune collection

Pour tre cre une collection doit dabord tre dclare, nomme et localise. Ensuite ses paramtres sont dtermins dans le dtail. Figure 12 : Paramtres dune collection documentaire

Il convient de nommer le rpertoire de stockage des documents de la collection, puis de dterminer sil sera possible de sabonner aux publications, sil va exister des limites daccs pour la consultation et si cette collection grera des droits diffrents sur ses dossiers de premier niveau.

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Les types (extensions de fichier) de documents publiables sont dtermins par une liste de types autoriss (liste positive) ainsi quune liste de types interdits (liste ngative). La prsentation (laspect de laffichage) de la collection est paramtre avec : le choix de la couleur du fond dcran, la possibilit de prsenter les noms de documents en liste ou en vignette (pratique pour les collections dimages), et dafficher le logo du CHU dans la page.

Il convient ensuite dattribuer des rles la collection documentaire. Pour cela lapplication dispose de la liste de tous les acteurs du CHU. Ces acteurs sont les postes informatiques du CHU, dfinis par leurs identifiants et matricules, auxquels sont ajouts quand cela est disponible le nom du propritaire du poste si celui-ci est nominatif et ladresse de messagerie si celle-ci existe. A chaque acteur sont attribus des rles qui correspondent des droits pour une collection donne. Les rles sont dfinis par les droits de lecture, de publication et sur les dossiers du premier niveau si ncessaire. Tout ce paramtrage permet dassocier des droits particuliers et prcis chaque poste informatique du CHU. Ainsi la Banque Documentaire ne demande pas de mot de passe pour reconnatre son utilisateur. Lutilisateur est directement mis face aux collections qui lui sont autorises sur son poste informatique. Cela confre la Banque Documentaire un niveau de scurit et de confidentialit des documents assez lev, combin une grande facilit dutilisation.

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Figure 13 : Paramtrage des collections de documents

3.1.1.3 Les fonctionnalits offertes pour la consultation Les fonctionnalits disponibles en simple consultation sont rduites la consultation des documents en cliquant dessus et aux trois modes daccs ces derniers : la navigation dans les dossiers en cliquant sur leurs intituls respectifs, lutilisation du moteur de recherche (application du concept de Pull), labonnement aux modifications de contenu (application du concept de Push).

3.1.1.4 Diffuser linformation de mise jour documentaire. La Banque Documentaire dispose dun moteur dindexation plein texte. Lindexation du titre du document publi dans une collection par le moteur est immdiate. Mais lindexation du contenu du document attend le lendemain car lindexation plein texte est ralise automatiquement chaque nuit. Les champs des proprits du document sont eux aussi utiliss comme mtadonnes34. Cette fonctionnalit demande donc que ces champs soient bien remplis dans les documents bureautiques avant quils ne soient convertis au format PDF et publis.

34

Mtadonne : donne servant dcrire dautres donnes

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Le moteur de recherche est accessible sur toutes les pages de la Banque Documentaire en haut gauche des pages sous forme de jumelles . Le moteur dispose dune notice

dutilisation affiche par dfaut dans la fentre de rsultat. Il accepte les oprateurs boolens35 (OR, AND ). Suivant le choix de lutilisateur, sa recherche peut se limiter au titre ou se faire en texte intgral. Laffichage des rsultats utilise les champs des proprits du document, affiche larborescence de dossiers qui conduit au document ainsi que sa date de dernire publication (Figure 14). Figure 14 : Rsultat dune recherche en Banque Documentaire

3.1.1.5 Labonnement aux modifications de contenu La fonction dabonnement remplit la tche de diffuser linformation de mise jour documentaire. Elle est propose chaque utilisateur, qui dispose dune messagerie et dont la fonction Abonnement est autorise sur une collection. Labonnement se ralise en slectionnant des dossiers sur les premier et deuxime niveaux dune collection. Chaque utilisateur cible ainsi les sujets et donc les contenus qui lintresse et pour lesquels il va obtenir un retour dinformation. Ce retour va se faire ensuite par courrier lectronique concernant tout changement effectu sur les dossiers slectionns.

35

Oprateur boolen : oprateur logique permettant d'effectuer des oprations sur des valeurs binaires

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Les modifications enregistres concernent les documents et les URL mais pas les dossiers.

3.1.2

Les fonctionnalits de gestionnaire Les gestionnaires disposent dun accs Pour Publier sur une ou plusieurs

collections de la Banque Documentaire. Cet accs permet dajouter aux pages des collections une barre de fonctionnalits. Ces fonctionnalits peuvent concerner les dossiers, les documents et les URL. Elles sont au nombre de quatre : La publication, la modification des noms, la rforme, la catgorisation.

3.1.2.1 La publication

Cest la fonction de cration. Elle concerne aussi bien les dossiers, les documents que les URL.

3.1.2.1.1 La cration dun dossier Elle ne peut se faire que sil nexiste pas encore de documents publis dans le dossier pre (celui du dessus). Larborescence de dossiers dispose de deux limitations notables : un maximum (ou une profondeur) de huit niveaux de dossiers (ce qui est dj normalement plus que ncessaire).

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un choix obligatoire entre un contenu de dossiers et un contenu de documents. Cest ainsi quune publication de documents dans un dossier fixe la profondeur en sousdossiers de ces documents.

Par exemple, si des documents sont tout de suite publis dans une collection sans crer de sous-dossiers, il nest alors plus possible de crer de dossiers. Cela est entirement d au fait que larborescence est totalement virtuelle et nexiste que dans lapplication Banque Documentaire. Elle y est code sur huit colonnes dans sa base de donnes.

3.1.2.1.2 La publication dun document Cest la fonction principale de la Banque Documentaire. Seuls certains formats lectroniques de documents sont autoriss par ladministrateur la publication : hormis le fait lgitime quil ne soit pas possible de publier des programmes, les fichiers sons et vidos ne sont pas (encore) autoriss. Le nom du fichier se doit dtre le plus explicite possible quant son contenu pour plusieurs raisons : Cest la premire donne indexe par le moteur dindexation de la Banque Documentaire. Cest ce libell qui permet didentifier le fichier par navigation dans la Banque Documentaire Cest ce mme libell qui peut tre affich directement dans une page web laide dune iframe36 . deux fichiers ne peuvent avoir le mme libell lintrieur dune mme collection dans deux dossiers diffrents car ces fichiers sont en ralit stocks dans le mme rpertoire.

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Iframe : balise HTML utilise pour afficher le contenu dune page web, au sein mme dune autre.

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Il existe deux modes de remplissage dun dossier : le remplissage en liste,

Pour le remplissage en liste, la publication se fait chaque fois avec un nom de fichier diffrent et les documents saccumulent, sajoutent et se suivent. Cela permet par exemple de raliser des listes de comptes-rendus lanne. le remplissage en pile.

Pour le remplissage en pile, la publication dans le dossier se fait chaque fois avec le mme nom de fichier. Cela entrane la mise jour du document. Le lecteur na accs qu la dernire publication. Cela fonctionne comme une pile dassiettes dont cest toujours lassiette du dessus qui est utilise. Le gestionnaire dispose, lui, en plus, dun accs toutes les anciennes versions du document, toutes les assiettes de la pile . Cela permet par exemple de conserver une liste de produits en rupture dapprovisionnement jour. La fonction de mise jour documentaire, en publiant sur le mme document, peut se faire selon deux modalits : la simple rvision ou le changement de version. La diffrence entre ces deux modalits tient une nuance sur lincrmentation du compteur du numro de version attach au document lectronique. Une simple rvision incrmente le compteur de 0,01. Le changement de version incrmente le compteur lentier suprieur. Cela permet lors de la consultation des anciennes versions par un gestionnaire de distinguer rapidement et facilement les volutions majeures de celles mineures, du document leurs dates de publication respectives.

3.1.2.1.3 La publication dune URL Elle permet de faire figurer un document intressant plusieurs domaines dans chacun de ces domaines. Dans le cas dun lien interne la Banque Documentaire, le document cible est publi une seule fois dans le dossier correspondant sa thmatique principale selon le souhait de son

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gestionnaire et propritaire. En dfinitive, ce choix lui appartient car cest lui qui effectuera la mise jour documentaire ultrieurement. Les URL sont dfinies par deux champs : un titre qui est libre et qui peut reprendre le titre de sa cible. ladresse web du document cible

Les URL publies sont donc des liens hypertextes insrs dans la Banque Documentaire. Elles reprsentent les documents dont ils sont la cible et se prsentent de la mme faon que les documents eux-mmes. Elles sont publies une seule fois et leur numro de version est donc toujours 1,00. Nimporte quelle adresse web pouvant tre utilise, les cibles des URL peuvent tre : dans une mme collection documentaire, intra sectorielle ou intersectorielle, intranet sur des documents dautres collections documentaires, ou sur des pages de lintranet, Internet sur des documents, des pages web, des images

3.1.2.2 La modification des noms

3.1.2.2.1 Renommer un dossier Cest une opration facile raliser et sans consquence aucune sur les liens hypertextes raliss sur les documents contenus dans ce dossier. Les liens hypertextes sur des documents de la Banque Documentaire sont indpendants de larborescence car ils possdent la vritable adresse du document dans le rpertoire de la collection sur le serveur. Dans le cas dun dossier qui est fentr sur une page intranet par une iframe , le fait de renommer le dossier est sans consquence car l iframe utilise le codage (non apparent) des dossiers et non les titres de ces dossiers.

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3.1.2.2.2 Renommer un document La fonction est simple dutilisation. Mais la difficult se situe ailleurs. Elle rside dans la connaissance de toutes les dpendances du document. Cest--dire quil faut connatre de manire exhaustive tous les documents qui font rfrence et disposer des moyens pour modifier en consquences tous les liens hypertextes afin de ne pas les casser. Il conviendra donc dviter de renommer un document ds que celui-ci est devenu la cible de liens. Cela vient renforcer la ncessit de nommer, en amont de toute publication, les documents de faon harmonieuse, cohrente et explicite.

3.1.2.2.3 Renommer une URL La fonction est identique celle des documents. Toutefois, elle est priori sans consquence car un lien ne fait que rarement lui-mme lobjet dun lien Ce sera toutefois vrifier avant lutilisation de cette fonction.

3.1.2.3 La suppression

3.1.2.3.1 Supprimer un dossier Cest une opration lourde car dfinitive, qui touche de fait larborescence. La suppression dun dossier ne peut se faire que si celui-ci est vide de tout document et URL. Dans le dtail, recrer ensuite un dossier au mme nom au mme endroit ne recrera pas ce dossier car il possdera un codage diffrent et donc si une iframe tait attache au dossier dtruit, elle ne serait pas restaure par ce nouveau dossier.

3.1.2.3.2 Supprimer un document La rforme est le terme retenu pour dsigner la suppression dun document.

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Cette opration trs simple est ralise en deux clics. Lutilisation du terme rforme veut prciser, que, dans ce cas, le document nest pas rellement supprim, mais quil est rendu inaccessible dans la Banque Documentaire. Il reste prsent dans le rpertoire de la collection sur le serveur. Un peu plus embtant : si le document a t publi en pile et quau moment de sa rforme il possde 30 anciennes versions, ce sont 31 documents avec leur historique qui disparaissent de la Banque Documentaire. Seule une formation rigoureuse des gestionnaires peut pallier aujourdhui cet inconvnient.

3.1.2.3.3 Supprimer une URL La fonction est identique celle des documents. Toutefois, elle est priori beaucoup moins consquente car la date de publication dun lien nest bien souvent pas une information critique. Il peut donc au besoin facilement tre recr.

3.1.2.4

La catgorisation La fonction de catgorisation est apparue en avril 2003 en rponse une

problmatique sur la construction de larborescence dune collection. La structure dune collection doit en effet prendre en compte simultanment la fois lorganisation et la nature des documents. Le gestionnaire privilgie la nature des documents car il souhaite ensuite retrouver facilement les documents quil publie. Le lecteur souhaite, loppos, pour faciliter sa consultation, une arborescence base sur lorganisation. La fonction de catgorisation prend en charge lattribution dun type documentaire aux documents.

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La structure dune collection est depuis base sur une arborescence construite essentiellement sur lorganisation. Cela doit en principe faciliter la consultation de la collection. Lobjectif de la catgorisation est doffrir au lecteur dune collection documentaire, en plus dune consultation par navigation selon lorganisation, une consultation permettant de retrouver tous les documents de mme nature et par consquent doffrir au gestionnaire la possibilit de dfinir la nature des documents publis. instruction/protocole/procdure est un exemple de catgorie. Cette attribution peut se faire par document, URL ou dossier. Quand un dossier est catgoris et que celui-ci possde des documents, ses documents hritent de sa catgorie. Cette proprit facilite considrablement la catgorisation en masse et lautomatisation de la fonction puisquun nouveau document prendra la ou les catgorie(s) de son dossier.

3.1.3

Quelques utilisations de la Banque documentaire au CHU Les utilisations de la Banque Documentaires au sein de lhpital sont aussi diverses

que varies. 3.1.3.1 Publications lectroniques Lhpital diffuse, en plus des versions papiers, les versions lectroniques des revues institutionnelles en Banque Documentaire : Echanges Magazine, Objectifs Qualit Il est ainsi possible de raliser un vritable abonnement lectronique ces revues. Les tableaux de garde des diffrents pools mdicaux sont mis jour rgulirement. La publication des postes par la Direction des Ressources Humaines est un grand succs car il permet aux personnels de tous les hpitaux du CHU dtre informs simultanment.

3.1.3.2 Suivi de gestion de projet La fonction dabonnement permet aussi linformation simultane dun groupe particulier si la collection est prive. Cest cette proprit qui est utilise pour assurer un

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suivi au plus prs de certains projets de ltablissement. Cest le cas des projets sur la tarification lactivit et sur la refonte du site internet. 3.1.3.3 Imagerie mdicale Les units dimagerie mdicale ont trs tt souhait raliser des photothques de cas cliniques avec diffrents rsultats dimagerie. Certaines images sont de trs grande qualit. Celles publies au format DICOM (format spcifique limagerie en sant) en font partie. 3.1.3.4 Protocoles de soins Les protocoles infirmiers peuvent, par le biais de la Banque Documentaire, tre mis en commun sur tous les sites et dans tous les services. La Banque est l un outil puissant dharmonisation des pratiques infirmires. Un groupe de travail sur lharmonisation des documents qualit a collabor avec la Direction des Soins et la Direction de la Qualit et de la Clientle pour tablir un modle commun de protocole. Ce modle est mis disposition en Banque Documentaire [17]. Il va servir de base la refonte et lactualisation des protocoles de soins. 3.1.4

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Les collections documentaires disponibles au CHU Les collections caractre priv sont au nombre de 50. Celles publiques sont au nombre de 13 et figurent en caractres gras dans le tableau ci-dessous. Tableau 2 : Collections documentaires disponibles au CHU : Alcoologie AnesthsieRanimation Banquederfrence Blanchisserie Cardiologie ChirurgieGnraleetDigestive ChirurgieInfantile ChuInformations CME ComitdeLuttecontrelesInfectionsNosocomial es(CLIN) CourrierDIR DAPE DlgationlaCommunication Dermatologie DEST DirecteursdeGardes DirectiondelaQualitetdelaClientle DirectiondesAffairesMdicales DirectiondesRessourceshumaines(DRH) DirectiondesServicesdeSoins DirectiondesServicesEconomiqueset delaLogistique DirectionGnrale DocumentationdelaDir DocumentationTests EspaceAccueilClientle Gyncologie-Obsttrique Hmato-OncoPdiatrique Hpato-Gastro-EntrologieetNutrition ImagerieMdicale ImagerieMdicalePdiatrie(enqute) ImageriePdiatrique ImagerieSaint-Julien ImagesRadiologiques InformatiqueMdicale InstitutdeBiologieClinique(IBC) InstitutdeFormationdesSoinsInfirmiers (IFSI) MaladieInfectieuse MdecineGriatriqueBG MdecineInterne MdecineNonatale MdecinePdiatrique Nphrologie NeuroChirurgie Ophtalmologie ORL_Adulte PdiatrieNonataleetRanimation Pharmacie PhysiologieDigestiveUrinaireRespiratoire etSportive PhysiologieTest PneumologieBoisGuillaume PneumologieHCN ProjetT2A ProtocolesdeBloc ProtocolesdePrlvements ProtocolesInfirmiers RanimationMdicale RfrentielJuridique RefontedusiteInternet Rhumatologie TransfusionSanguine-Hmovigilance UrgencesAdultes Urologie

3.1.5

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Adobe Acrobat et Adobe Distiller Figure 15 : Le logiciel Adobe Acrobat

Ces logiciels sont essentiels la scurisation des informations partages et leur bonne prsentation. Le logiciel Adobe Distiller permet de convertir tout fichier qui peut tre imprim au format PDF (portable document format) car il fonctionne comme une imprimante virtuelle. Il peut tre choisi la place de limprimante au moment de limpression et au lieu dobtenir limpression de feuilles de papier, un fichier PDF est cr. Comme dtaill en premire partie, ce format respecte laspect natif des documents sources. Les documents PDF peuvent tre consults comme les pages web dans un navigateur Internet grce Acrobat Reader. Acrobat Reader est un logiciel de lecture de fichiers PDF. Adobe Distiller peut rgler le niveau de scurit du document PDF final : modification possible ou non du texte et des images, imprimable ou non, enregistrable (duplicable) ou non, insertion possible dun mot de passe pour louverture du fichier.

Si la scurit du fichier PDF le permet, avec Adobe Acrobat il est possible de raliser des modifications et des ajouts comme :

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retoucher du texte, slectionner et copier du texte, des images, insrer des notes, signer lectroniquement.

Luniversalit du format, la scurit qui peut tre apporte, la qualit de limpression papier, lintgration au navigateur comme une page web, la possibilit dinsrer des liens hypertextes et la possibilit dapposer une signature lectronique font que le format PDF est retenu et utilis pour la trs grande majorit des publications. Cest un complment important de la Banque Documentaire puisquil gre les traitements et proprits du document lectronique. 3.1.6 Microsoft Outlook et Microsoft Exchange Figure 16 : Le logiciel Outlook

Lors de la recherche de lutilisation la plus simple et la plus efficace possible de la Banque Documentaire et dAcrobat, nous avons cherch formaliser le production documentaire et sa validation. Il est alors apparu que nous avions besoin dun troisime outil qui gre les tapes prcdant la publication. Ces outils sont les logiciels de workflow, autrement appels logiciels de gestion de processus. Faute de disposer de cet outil spcifique, nous avons recherch dans lexistant logiciel du CHU ce qui pouvait rpondre notre besoin.

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Ainsi, le logiciel Outlook a t retenu. Car sil est largement connu pour son service de messagerie, il lest beaucoup moins pour ses autres fonctionnalits dont fait partie son systme de gestion des tches. Une tche cre dans Outlook peut tre attribue une personne de la mme faon quun courrier lectronique. Un ou plusieurs documents peuvent y figurer en pices jointes. Une tche envoye reste consultable par son metteur. Ce dernier est averti de la progression de la tche chez son destinataire. Une tche est r attribuable en conservant le document modifi en pice jointe. En dfinitive, grce sa fonction de gestion de tches, Outlook (avec Exchange, sa version ct serveur) est en mesure dassurer a minima un service de gestion des processus. De ce fait, Outlook fait partie intgrante du circuit de production documentaire. Cest donc avec la Banque Documentaire et Acrobat, lune des trois grandes briques du systme de GED du CHU.

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3.2 Prsentation et organisation gnrale du systme de gestion documentaire de la Pharmacie

Nous avons vu quelles taient les fonctionnalits de la Banque Documentaire et des logiciels Acrobat et Outlook. Ce systme de GED prsent, nous allons maintenant voir ses applications au Dpartement de Pharmacie. Lobjectif de cette partie est dapporter des illustrations pratiques de mise en uvre du systme de GED. Toute llaboration sest faite de faon pragmatique et le recours aux rfrentiels ne sest fait quen fonction des besoins et des interrogations rencontres. Le Dpartement de Pharmacie comprend deux PUI37, une plate-forme logistique et une antenne en milieu pnitentiaire. Afin dassurer sa cohrence, il a besoin de partager la mme information lensemble de ses structures. Il est aussi, la fois, un tout, comme ses homologues, pharmacies de ville, et en mme temps, une partie, par sa vocation, de linstitution hospitalire. De ce fait, toute sa documentation doit intgrer ces deux dimensions : lune interne, limite au Dpartement et lautre hospitalire. Cest ainsi quil existe deux collections documentaires pour la Pharmacie dont lune est publique cest--dire consultable par tout le CHU et lautre prive , cest--dire accessible aux seuls postes informatiques de la Pharmacie. Par la suite, la collection documentaire Pharmacie sauf prcision contraire dsignera la collection prive .

37

PUI : Pharmacie Usage Intrieur

54

Nous aborderons la gestion lectronique documentaire pharmaceutique avec : Un bref historique au Dpartement de Pharmacie Ses ralisations pour la pharmacie : Larchivage documentaire La GED applique la gestion de la qualit La gestion de contenu du site intranet Ses applications documentaires Sa consultation dans le CHU Un mot sur loutil du secteur Rtrocessions

Dans le tableau 3 est rapport linventaire de lensemble de lIntranet de la Pharmacie : le site intranet, la collection documentaire prive et la collection documentaire publique .

55

Tableau 3 : Pages et documents de lIntranet Pharmacie par secteurs et rubriques au 15/09/2004 Site Intranet Domaines / Secteurs Pages actives 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 4 5 5 5 7 8 24 27 35
138

Collection Documentaire Pharmacie Liens vers Bq Doc 1 0 2 0 0 2 2 3 3 2 0 21 8 0 9 6 33 28 46

166

Collection Documentaire CHU Infos - Pharmacie URL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

Pages inactives 0 0 0 0 0 1 0 9 7 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0
19

Iframes (pages) 0 0 0 0 1(1) 0 2(1) 0 0 0 0 0 1(1) 0 0 4(1) 4(1) 4(2) 0 0

0

Documents pdf 0 0 14 0 0 53 7 45 25 0 0 36 1 0 139 55 134 48 32

589

URL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 56 0 0 1 0
63

Autres Documents documents pdf 0 0 1 0 0 0 3 0 0 0 0 0 1 0 0 0 4 4 0

13

Autres documents 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 0 37
47

Information/R Lot Accueil Assurance Qualit Liens externes Dveloppement Med. Statut Particulier UCSA Essais Cliniques Rtrocessions Transversalits Livre dor Dpartement Approvisionnement Formations Strilisation COMEDI Distribution Mdicament Pharmacotechnie DMS
TOTAL

84 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
84

(Source : S. Letellier, Pharm CHU Rouen,2004)

3.3 Quelques repres chronologiques concernant le Dpartement de Pharmacie

Les lments rapports dans cette chronologie se rapportent aux quatre points suivants : Lorganisation du service, la gestion de la qualit, lintranet et la gestion documentaire

Lanne 1997 a t un tournant pour le service de Pharmacie qui a t amorc par un changement de chefferie de service. Le Dpartement de Pharmacie fut cr et un nouveau projet de service fut, partir de l et trs progressivement, mis en uvre. Novembre 1997 : Une dizaine de procdures furent rdiges pour tablir les modalits de fabrication des poches de nutrition parentrale. Ce sont les plus anciens documents lectroniques qualit inventoris dans le Dpartement. Juillet 1998 : La procdure des procdures fut cre pour le secteur Strilisation. Cette procdure et les suivantes suivirent alors le plan Qualit de ltablissement et disposrent du modle documentaire de la cellule Qualit dalors. Lanne 1999 fut marque par un premier dveloppement de procdures rdiges dans le secteur Strilisation. Elle fut aussi lanne dune reconcentration de la pharmacie sur son organisation interne et son fonctionnement. Fin 1999 dbut 2000 : Les secteurs Distribution mdicaments, Rtrocessions, Essais Cliniques laborrent leurs procdures selon des trames et des codifications diffrentes. En 2001, un projet de mise en place de site intranet voit le jour la Pharmacie. Ce fut loccasion pour les diffrents secteurs de travailler sur leur organisation et la description de leurs activits.

En juin 2002, le logiciel dAssurance Qualit SURIQUAT fut propos pour tre install la Pharmacie et servir de support dintgration lAssurance Qualit du Dpartement. Aot 2002 : La collection documentaire prive Pharmacie fut cre au sein de la Banque Documentaire du CHU. Elle fut adopte pour remplacer une installation de SURIQUAT. Octobre 2002 : Les dossiers du premier niveau dune collection documentaire devinrent capables dtre restreints en publication. Le systme de diffusion des retraits de lot via la Banque Documentaire est cr avec la collection publique Retraits de lot dans CHU informations / Pharmacie.. Le site intranet de la Pharmacie est mis en place dans lintranet hospitalier. Octobre Dcembre 2002: Durant trois mois, de nombreuses publications de procdures sont ralises en Banque Documentaire avec un suivi hebdomadaire ralis en runion de service. Novembre 2002 : Le premier modle dpartemental de procdure est cr partir du modle utilis par les secteurs Distribution Mdicaments, Rtrocessions, Mdicaments Drivs du Sang et Prparatoire. Janvier 2003 : Laffichage des derniers retraits de lots parus est mis en place dans une fentre pop-up38 sur la page daccueil du site intranet du CHU. Mars 2003 : Un poste de Responsable Assurance Qualit est cr pour lensemble du Dpartement de Pharmacie. Ce poste rpond aux exigences rglementaires en vigueur pour lactivit de strilisation. Le secteur Assurance Qualit est officiellement cr. Avril 2003 : La migration du contenu documentaire du site intranet dans la Banque Documentaire est accepte, en runion de service, la condition que lopration produise un rsultat lidentique.

38

Pop-up : se dit d'une fentre qui peut soit jaillir n'importe o l'cran, soit jaillir comme sous-menu, quand on clique sur l'un des boutons de la souris dans un menu.

58

La fonctionnalit de catgorisation des documents apparat dans la Banque Documentaire. Elle entrane la rorganisation complte de la collection documentaire Pharmacie qui tait range jusque l par contenu de documents puis par secteur du Dpartement. Un nouveau dcoupage de la collection est propos. Juin 2003 : Une nouvelle version de la page daccueil du site Pharmacie est publie. Septembre Octobre 2003 : La cration de signatures lectroniques et leurs mises en applications sont tudies pour tre apposes sur les procdures. Janvier 2004 : Les procdures ayant trait au secteur Assurance Qualit sont regroupes au sein dun manuel qualit. Fvrier 2004 : Deux nouveaux changements de page daccueil du site intranet (versions 3 et 4) sont publis un bref intervalle. La mise jour du personnel non pharmacien sur le site intranet est mise en place au moyen de la Banque Documentaire. Avril 2004 : Le premier bilan du secteur Assurance Qualit parait dans le bilan du Dpartement de Pharmacie. Juin 2004 : En runion de service, sont abords : Les schmas de secteur concernant les circuits du mdicament Larchivage CD-ROM des instructions des MDS La proposition dinstallation dun serveur de donnes commun Les cours sur les MDS disponibles sur le site intranet Les donnes de frquentation de lIntranet pharmaceutique

Juillet 2004 : Le serveur de donnes commun aux 52 postes informatiques du Dpartement est mis en place. Septembre 2004 : Le CHU change de charte graphique. Le changement est gnral et touche lintranet comme les modles de document interne. La page daccueil du site Pharmacie change pour une cinquime version en accord avec cette nouvelle charte.

59

Les critres dfinissant larborescence de la collection Pharmacie

En avril 2003, avec la cration du secteur Assurance Qualit et lapparition concomitante de la fonction de catgorisation des documents, nous avons revu larborescence de la collection Pharmacie. Chaque responsable de secteur a reu un courrier lectronique dtaillant les raisons et les possibilits offertes pour dcrire son secteur dactivit. Nous avons estim que la catgorisation documentaire tait plus prcise et facile raliser sur les terminaisons darborescence (le dernier sous-dossier). Le premier niveau darborescence dune collection peut acqurir des limitations de droits de publication (droits de niveau 1 fix par ladministrateur de la Banque Documentaire). De ce fait, nous avons trouv intressant que le premier dcoupage en dossiers soit raliser par domaine de responsabilit. Chaque responsable de secteur ne pourra alors plus publier ailleurs que dans son domaine scuris de la collection documentaire. Notre dernier critre de dcoupage a t que celui-ci se rapproche de celui dj en place dans le site intranet : dcoupage par secteur de responsabilit et droits de modification, puis dans chaque domaine, description des activits, enfin, les documents mis disposition en lien avec lactivit dcrite.

Il convient de bien en tenir compte pour relier facilement le site intranet et la collection documentaire. Au total, il ressort que le dcoupage doit suivre un modle du type: secteur / sous-secteur / thmatique / catgorie de documents afin que le rangement soit pratique et fonctionnel. 60

Le dtail des intituls est laiss lapprciation du pharmacien responsable de secteur en fonction de lorganisation et des activits de son secteur. Ainsi le premier dcoupage en secteurs suit prcisment lorganigramme du Dpartement (Figure 17). Figure 17 : Organigramme du Dpartement au 01/09/2004

(source : B. Dieu Pharm CHU Rouen,2004) 3.3.1 Le serveur de donnes Le serveur de donnes Pharmacie est encore rcent puisquil ne date que de juillet 2004. Il regroupe les autres rpertoires privs dj existants du Dpartement qui demeurent inaccessibles sauf leurs propritaires respectifs. Le rpertoire Commun est le nouveau rpertoire, ouvert tous les postes informatiques de la Pharmacie. Seul le serveur EsclinPhar pour Essais cliniques pharmacie reste part du serveur Pharmacie. Il nest partag que des deux seuls postes affects au secteur Essais Cliniques.

61

Le rpertoire Commun nest encore quen cours de colonisation par les diffrents secteurs. A terme, il devrait contenir les documents utiles tre partags dans chaque secteur ainsi que les copies des documents critiques de lensemble des postes informatiques. Ces copies de sauvegarde peuvent tre trs intressantes car il a t observ quen gnral, et donc la Pharmacie aussi, une panne de disque dur sur un poste informatique ntait pas si exceptionnelle que cela. Figure 18 : Les rpertoires partags du Dpartement de Pharmacie

3.3.2

Les relations serveur-collection documentaire-site intranet La collection documentaire est alimente par le serveur de donnes grce la

fonction de publication. Elle alimente son tour le site intranet (voir figure 20) en le laissant accder certains de ses documents, soit par lien hypertexte, soit par iframe . La documentation dans larchitecture serveur/collections documentaires/site intranet est rpartie de la faon suivante : Sur le serveur de donnes sont entreposs dune manire gnrale des documents de la Pharmacie.

62

Sur la Banque prive sont publis les documents valids pour lusage la Pharmacie.

Sur la Banque publique sont publis des documents valids pour un usage hospitalier.

Sur le site intranet sont prsents des documents valids, utiles pour lhpital. Figure 19 : Schma relationnel du serveur de donnes, de la Banque documentaire et du site intranet

(Source : S. Letellier Pharm. CHU Rouen,2004) Ce schma se rapproche de trs prs du schma classique et gnral des technologies de lingnierie de la connaissance[11] o les trois couches du modle sont : le groupware, la GED et ldition lectronique. Le groupware rassemble tout ce qui concerne le patrimoine et donc au serveur de donnes, sajoute le mail et les autres outils de communication. Ldition lectronique reprsente le volet communication avec le site intranet (dition on-line) mais aussi le CD-ROM (dition off line).

3.4

63

Larchivage documentaire
La question de larchivage est une vaste question sur laquelle il convient de se pencher un peu. Nous venons de le voir, penser que lon puisse archiver ses donnes sur le disque dur de son poste informatique est une possibilit sans garantie. De plus, toute la documentation du poste nest connue dans le meilleur des cas que de son seul propritaire et bien souvent il nexiste pas de copie sur un autre support. Comme voqu plus haut, le serveur de donnes du Dpartement est adapt recevoir une copie des fichiers importants des postes informatiques. Sur le serveur, il nexiste pas de corbeille et un document supprim semble ltre dfinitivement. Seulement le serveur est adapt la rcupration de donnes et est scuris par des archivages rguliers. Ses inconvnients tiennent lorganisation et au stockage qui y sont libres et que la gestion des versions documentaires ny existe pas. Du fait de ces possibles pannes de disque dur et parce que le secteur Essais Cliniques dispose dinformations particulirement critiques, lun des deux postes du secteur possde un graveur pour raliser des archives sur CD-ROM. Larchivage CD-ROM est intressant car, moindre cot, il permet de sauvegarder un volume important de donnes. Malgr tout le support peut sabmer et les donnes se perdre. Il doit donc ensuite tre soigneusement rang. Le risque de fuite des donnes est non ngligeable car le CD-ROM est lui-mme facilement copiable et peut tout aussi facilement tre vol. Le secteur Distribution Mdicament - Pharmacie Clinique a procd larchivage sur CDROM de ses anciennes procdures et documents attachs concernant les MDS39.

39

MDS : mdicaments drivs du sang et analogues

64

Le CD-ROM ralis possde une page daccueil (voir Figure 20) qui saffiche automatiquement linsertion du CD-ROM. Quelques pages web avec un menu fournissent un accs par catgories documentaires aux documents archivs. Afin de conserver des documents consultables dans le navigateur, les fichiers archivs proposs la consultation sont au format PDF. Ainsi sur le CD-ROM, les documents sont en double exemplaires : le fichier bureautique original et sa copie au format PDF. Figure 20 : Page daccueil de larchive CD-ROM de la documentation MDS

La fonction premire dun systme de GED est larchivage de tout type de document (photographies, cours, mmoires, thses, posters, documents de congrs, livres ) et quensuite tous ces documents soient facilement consultables . Ainsi la Banque Documentaire est en elle-mme un systme darchivage. En tant sur un serveur, elle fait lobjet de sauvegardes rgulires et est copie en miroir sur une autre machine au cas o se produirait une panne. La gestion des versions documentaires est assure et cre un historique documentaire complet de toutes les publications. Sur ce point, la fonction Rforme est rdhibitoire puisquelle efface tout : accs aux documents et historique de publication.

65

Malgr ce point, pour assurer la confiance et garantir la prennit du systme, il est possible de procder au sein de la pharmacie la cration dun CD-ROM darchivage de scurit. Selon la procdure INS-DEP-GED-010, il est prvu de graver semestriellement le rpertoire de la collection documentaire Pharmacie pour ensuite ranger le CD-ROM grav distance du CHU. Cet archivage sur support optique (aujourdhui CD-ROM) est ralis pour pallier dventuelles catastrophes sur le site Charles Nicolle du CHU qui entraneraient la perte du serveur stockant les documents et lapplication Banque Documentaire [18,19,20].

3.5 La gestion lectronique documentaire comme systme dAssurance Qualit

La seconde application, grce au partage et lorganisation des documents, est lapplication de la GED lassurance qualit. Cest historiquement la premire utilisation.

3.5.1 Le systme dassurance qualit pour le Dpartement de Pharmacie Un systme documentaire se doit dtre le plus cohrent possible. Cette recherche de cohrence passe par un rattachement systmatique des documents entre eux (processus, instructions, manuel qualit ) : on parle d architecture documentaire [9]. De plus, une cartographie de lensemble des processus mis en uvre dans le Dpartement est ncessaire pour la mise en place dun systme de management de la qualit. Cette approche processus doit rpondre aux exigences de la norme ISO 9001 (version 2000). Ainsi, la cration du systme dAssurance Qualit du Dpartement de Pharmacie sest appuye sur:
40

ses rfrentiels rglementaires et normatifs, notamment les BPPH40[21]. le systme de GED lexistant des procdures tant sur leurs fonds que leurs formes lorganisation du Dpartement.

BPPH : Bonnes Pratiques de Pharmacie Hospitalire

66

Le site Hpital virtuel [22] a constitu une importante base notre rflexion et servi de modle gnral pour llaboration de notre systme. Selon le systme dAssurance Qualit tabli, chaque secteur du Dpartement doit schmatiser son fonctionnement (voir paragraphe schma de fonctionnement). En tant que tel, le secteur Assurance Qualit se dcrit selon la figure 21 ci-aprs. Figure 21 : Schma du secteur Assurance Qualit

(source : S. Letellier Pharm. CHU Rouen, 2004) 3.5.2 La codification des procdures du Dpartement Toute procdure dispose dun code de classement, qui inclut son type documentaire, son domaine et son ordre de cration dans ce domaine. Il est constitu du type de document, du secteur, du sous-secteur, (du sous sous-secteur), du numro dordre de cration dans la rubrique. Le numro de version (=rvision+1) est mentionn part. Cela se justifie par le fait que le nom de fichier de la procdure est constitu du titre de la procdure suivi de son codage. Ce nom de fichier est donc unique.

67

La mise jour documentaire est ralise en publiant un document sur sa prcdente version et donc les titres doivent tre identiques. Cela exclut le numro de version du nom de fichier.

3.5.3

Lutilisation de la signature lectronique Le dveloppement de la GED avec la Banque Documentaire a rapidement cr un

cart et une comptition avec le systme prcdent tout papier. Le systme prcdent consistait raliser des classeurs de procdures papier dans chaque secteur. La cohrence et la mise jour de ce systme taient en pratique trs rduites. Cependant, la rglementation impose de conserver des exemplaires papier malgr tout, car ces documents doivent tre valids par les signatures manuscrites des responsables. Laisser coexister les deux systmes savre toutefois problmatique car il nexiste pas de correspondance entre eux. Lexemplaire lectronique existe avant sa version imprime papier : lun dpendant de lautre, lexemplaire lectronique est la rfrence en terme de version actualise et en vigueur. Mais, tant quil nexiste quune version papier, mme non actualise, cest cette version papier qui fait foi. Etant donn la couverture en postes informatiques du Dpartement (52), les arguments pour le systme de gestion documentaire papier qui demeurent sont : larchivage, la notion de preuve avec la signature des documents.

La preuve de la validit peut tre rsolue par lutilisation de documents PDF et lapposition de signatures lectroniques similaires dans leur aspect aux signatures manuscrites et lectroniquement infalsifiables (codage RSA 128 bits). Des certificats dauthentification (contenant les clefs publiques) permettent de vrifier la validit de ces signatures. Toute modification effectue sur un document sign est notifie dans le document, si toutefois cette modification est dj possible.

68

La signature lectronique est, de facto, infiniment plus sre que toute signature manuscrite. Elle est aujourdhui lgale (Loi n2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de linformation et relative la signature lectronique) et sinscrit dans le respect de larticle 1316-4 du Code civil relatif la signature lectronique. Figure 22 : Le partage des certificats lectronques

(source : S. Letellier, Pharm CHU Rouen)

Les cls prives restent la proprit de leur crateur et servent marquer les documents de lempreinte de la signature lectronique. Les certificats sont faits pour tre diffuss des destinataires de confiance car ils ne doivent pas risquer dtre falsifis. La premire tape de diffusion de ces certificats a t de les distribuer par messagerie dans le cercle des pharmaciens et des cadres de sant. La prochaine tape va tre la constitution dune collection de ces certificats sur le serveur de donnes de la Pharmacie afin que chaque acteur au sein de la pharmacie puisse authentifier les signatures prsentes sur les procdures. Ltape finale sera lutilisation dun serveur de certificats quand le CHU se sera dot dun annuaire lectronique gnral qui accepte ce service. La signature pourra alors srement tre utilise conjointement la carte CPS de professionnel de sant du systme Ssam-Vitale et appose par biomtrie.

69

Les signatures lectroniques des pharmaciens responsables de secteur ont t cres (INSAQ-MQ-003) puis personnalises (INS-AQ-MQ-004). Pour cela les signatures manuscrites ont t scannes puis insres dans leurs signatures lectroniques respectives. Ainsi les signatures lectroniques utilises possdent la mme apparence que leurs homologues manuscrits. Cette personnalisation constitue un lment important dadhsion des pharmaciens lutilisation de ce procd.

3.5.4

Le processus de validation dune instruction de travail Dans le systme de gestion documentaire papier, le document source informatique

nest pas valoris : il ne sert qu produire la procdure papier qui fait foi et qui est valide de faon manuscrite. Ainsi il est copi et recopi, travaill sur diffrents supports : disquettes ou postes informatiques, en diffrents lieux et par diffrents rdacteurs (crateurs ou rviseurs). La situation tait telle, quen 2002, une dmarche de recensement des procdures fut lance. Lintroduction dAdobe Acrobat et donc de nouveaux documents au format PDF, ne fait que compliquer la gestion des documents. Lutilisation de la signature lectronique, en dehors de son intrt fonctionnel, complique elle aussi encore un peu plus la tche. Malgr tout, lexemplaire PDF dune procdure a vocation remplacer le document papier. Donc dans le cadre de la GED, il convient de dfinir : 1) 2) 3) ce que lon fait des documents sources de travail, quelles oprations sont ralises sur les documents avant leur publication, quels circuits sont emprunts par ces documents.

Pour ce qui est des documents sources, la rponse retourne aux responsables de publication et donc aux responsables de secteur. Centraliser les documents sources de travail sur leurs postes informatiques est la seule possibilit qui puisse garantir lexhaustivit de la documentation ainsi que la dtention des dernires versions. Aujourdhui celle-ci peut se faire sur le serveur de donnes dans le rpertoire Commun.

70

Une procdure doit bien (re)prciser qui fait quoi sur les procdures et argumenter en mme temps pourquoi. Ainsi, les droits de publication sont accords au responsable, donc cest lui qui ralise cette publication. De mme, la rvision dune procdure doit toujours dbuter par le responsable de secteur (quand il en estime la ncessit ou que le besoin lui est signifi) car il est le dtenteur, larchiviste des documents sources. Le circuit documentaire dans la GED est double: lun concerne le document source er est donc un cycle dchange sur lactualisation du contenu lautre le mme document mais au format de publication PDF, est un cycle de validation par signature lectronique. Le schma ci-aprs synthtise cette dmarche. Figure 23 : Schma du circuit de publication documentaire

(source : S. Letellier, Pharm CHU Rouen, 2004)

71

3.5.5

Le Manuel Qualit du Dpartement Il a t cr afin de rpondre aux questions essentielles de dfinitions du systme et de

sa politique de mise en uvre, de dveloppement et damlioration continue. En effet, les BPPH dfinissent le Manuel Qualit comme : Le document nonant la politique qualit et dcrivant le systme qualit dun organisme. . Elles dfinissent notamment les principes de gestion documentaire : La documentation est un outil de transmission et de conservation de linformation. Tous les documents ncessaires et suffisants au fonctionnement efficace de la pharmacie usage intrieur et du systme qualit sont grs de manire cohrente selon des procdures appropries. Le rfrentiel daccrditation QPR (gestion de la qualit et prvention des Risques) comporte une rfrence et des critres spcifiques relatifs la matrise documentaire (rfrence QPR 3 : La gestion de la qualit permet la matrise des processus, des mtiers et des documents ; critres QPR 3c Les secteurs dactivit laborent des protocoles dans les domaines o ils sont utiles et QPR 3f: la gestion des documents internes (procdures, protocoles) et externes (textes rglementaires, recommandations professionnelles, etc.) est organise . Selon lISO 9001, limportant est quune gestion documentaire soit, avant tout, utile et utilisable pour tre utilise et adapte ses utilisateurs, tant en formalisme (la forme) quen contenu (le fond). Le systme de GED dfini au sein du Dpartement rpond ces objectifs. Ainsi la traabilit de la diffusion, le contrle et la mise jour de la publication, la diffusion de linformation de mise jour, sont des fonctionnalits du systme, simples dutilisation, qui en font son intrt. La description de ces fonctionnalits et de leur utilisation font elles-mmes lobjet de procdures (instructions de travail dpartementales de la GED voir annexe 2).

72

Le Manuel Qualit comprend les documents spcifiques la description du secteur Assurance Qualit (voir annexe 1): Le modle des procdures (ou instructions de travail) La codification des procdures La validation des procdures La cration et lutilisation de la signature lectronique pour les procdures La description des processus : organigramme et schma de secteur La procdure des procdures La gestion documentaire (principes)

Ces deux derniers documents sont des rvisions de documents dj existants pour le secteur Strilisation. Ils sont tout fait fondamentaux pour un Manuel Qualit. Ils ralisent lintgration des procdures dcrites de fonctionnement du secteur Assurance Qualit par leur caractre gnraliste. Les normes de qualit ISO dfinissent les pr requis documentaires au moyen de la pyramide suivante : au sommet de la pyramide se trouve lexpression de la politique ou de lassurance qualit, la base de la pyramide se trouvent les enregistrements confrant la preuve quune telle politique est bien mise en uvre. Le contenu de cette pyramide est dfini par une structure documentaire laquelle correspondent les responsabilits.

73

Figure 24 : La pyramide de la documentation qualit

(Source : norme ISO 9001 :2000) Niveau gnral :

Manuel dAssurance Qualit (MAQ) : document nonant la politique qualit et dcrivant le systme qualit dune entit. Niveau organisationnel :

Processus : manire spcifique daccomplir une activit (qui fait quoi). Le qui dfinit les comptences des personnes. Niveau oprationnel:

Instructions de travail : manire spcifique daccomplir une activit (qui fait quoi et comment). Enregistrements : documents qui formulent les preuves tangibles des activits effectues ou des rsultats obtenus, en vue de la satisfaction des exigences pour la qualit.

74

3.5.6

Les schmas de processus Le manuel qualit se dfinit lui-mme et pose des rgles gnrales dpartementales.

Les instructions de travail quant elles occupent un niveau de description trs fin. Entre les deux, deux modles de schmas sont crs selon soit les fonctions (circuit de flux de produits ou dinformation), soit lorganisation (organigramme de type hirarchique).

Ils sont nomms processus et proposent une vue densemble des instructions de travail (activits) et de leurs acteurs. La cration de ces schmas fait lobjet des procdures INS-AQ-MQ-007 et INS-AQ-MQ008. Leurs objectifs sont de : Focaliser le personnel de la Pharmacie sur lobjectif de la tche et le patient Situer chaque activit au sein du processus Amliorer la prise en compte des contraintes et des ressources de chaque processus (temps, locaux, mobilier ) Amliorer la cohrence entre les processus Amliorer le droulement des processus

3.5.6.1

75

La cartographie Lide tait dobtenir une meilleure comprhension et optimisation du systme par la visualisation gnrale au moyen dune vue densemble . La cartographie, telle que dfinie par la norme ISO 9001 : 2000, est une reprsentation schmatique de lenchanement logique des grands processus de fonctionnement. Elle correspond bien nos schmas dorganisation et de fonctionnement. Cette possibilit semblait plus parlante et explicite que la simple liste de sommaire. Le sommaire existe par ailleurs (voir par exemple les annexes) mais sa fonction consiste inventorier le domaine quil traite selon la codification.

3.5.6.2 Le lien schma procdures La limite tait alors que ces cartographies taient isoles, sans liens hypertextes. La raison technique tait quun document PDF tait facilement la cible dun lien mais que lui ne pouvait pas avoir de lien et donc de document cible. Et pourtant la fonction existait. Cest Acrobat qui dispose de cette fonction permettant dinsrer un lien hypertexte dans un document PDF. Cette fonction trouve et apprise, elle a t inscrite dans une procdure : linstruction INS-DEP-TIC-006. Jusque l, les documents ntaient accessibles quen utilisant la Banque Documentaire, mais partir du moment o des liens pouvaient facilement se trouver dans un document PDF, la navigation devenait possible entre les documents PDF eux-mmes. Les schmas fonctionnels et hirarchiques pouvaient donner, pour chacun de leurs lments, un accs direct des documents les dtaillant. Cela a cr, en fin de compte, un nouveau chemin daccs aux documents, indpendant de la Banque Documentaire. Le cheminement visuel facilite alors la consultation des documents par les utilisateurs. Le systme est toujours actualis : seules les dernires versions documentaires sont accessibles la consultation. Cette approche processus adopte par la norme ISO 9001 version 2000 vise donc : 76

Amliorer lefficacit et lefficience des processus (travail sur lenchanement des tches et la qualit rdactionnelle,

Dtecter et corriger les dysfonctionnements (pointage des insuffisances et des absences de procdures de certains domaines),

Prvenir les anomalies, (visualiser les points faibles du processus et et uvrer une gestion des risques)

Utiliser de manire optimale les ressources (humaines, en locaux, en mobiliers ).

3.5.6.3 Ldition CD-ROM Nous avions vu au paragraphe Les relations serveur-collection documentaire-site intranet que ldition lectronique pouvait tre on-line (mode connect sur intranet) ou offline (mode dconnect sur CD-ROM). Lensemble des documents PDF dun schma de fonctionnement et ses procdures peut tre grav sur CD-ROM. Cette ralisation constitue une dition off-line et une archive quil convient de dater. Par rapport au CD-ROM darchivage danciennes procdures, les deux grandes diffrences de ce type de CD-ROM sont : La prsence des seules dernires versions des procdures La navigation nest pas textuelle et thmatique mais visuelle daprs la reprsentation du domaine, des flux de matires ou dinformations.

77

Figure 25 : Circuit du dispositif rstrilisable du secteur Strilisation

(source : B. Branchu, Pharm CHU Rouen, 2003) Le secteur Strilisation, toujours la pointe dans lamlioration de son systme dAssurance Qualit, a t le premier secteur se doter dun schma de processus (Figure 25). Ce schma existe en ligne et est maintenant consultable depuis lintranet hospitalier (voir le paragraphe suivant sur la gestion de contenu) mais aussi en dition CD-ROM.

78

Figure 26 : Circuit des mdicaments tracs

(Source : S. Letellier, Pharm CHU Rouen, 2004) Le schma du circuit des mdicaments tracs (mdicaments drivs du sang et analogues et mdicaments soumis la tarification lactivit) est un document qui existe depuis lanne 2000 en mme temps que ses procdures. La figure 27 ne prsente donc quune rorganisation et une mise jour esthtique dun document existant qui ignorait sa nature selon un systme dassurance qualit.

79

Figure 27 : Circuit de traitement dun retrait de lot

(Source : S. Kalimouttou, Pharm CHU Rouen, 2004) Certains domaines sont moins vidents modliser quun circuit du mdicament ; cest le cas du circuit de gestion dun retrait de lot dun produit de sant (Figure 27). Sa complexit a demand une formalisation plus importante. Et toute pragmatique que soit la dmarche entreprise, le schma a nanmoins ncessit lutilisation de symboles propres aux logigrammes (voir Annexe 1 : DOCAQ-MQ-002).

80

Figure 28 : Reprsentation fonctionnelle du secteur Pharmacotechnie

(source : S. Kalimouttou, Pharm CHU Rouen, 2004) La description dautres secteurs se fait plus volontiers selon lobjet du processus que le processus lui-mme. Ainsi le secteur de la Pharmacotechnie est plus aisment dcrit par sous-secteurs et types de production que de toute autre manire. Les processus de fabrication ne sont en fait dcrits que dans un second temps et selon les spcificits propres chaque type de production. Ces ralisations sont des ouvrages au long cours qui ncessitent des rvisions et des validations de la part de leurs responsables respectifs. Elles ne sont pas encore disponibles notamment pour les secteurs de lUnit de Consultation et de Soins Ambulatoires, des Dispositifs Mdicaux Striles, de la Pharmacie BoisGuillaume et de lApprovisionnement. Elles permettent un gain net en transparence de fonctionnement. De ce fait, elles devraient connatre de nombreuses applications dans :

La formation des personnels et des tudiants, La formation continue et lentretien des connaissances, La diffusion et le partage des pratiques avec dautres tablissements.

81

3.6 Le systme de gestion de contenu

3.6.1

La gestion de contenu Un systme de gestion de contenu prend en charge la totalit du cycle de vie de

linformation, de sa cration jusqu sa diffusion, en passant par sa validation. La notion de contenu est trs gnrale et peut concerner le texte, le multimdia, ou juste des donnes structures Les fonctionnalits dun systme de gestion de contenu peuvent tre divises en trois catgories :

Cration/Capture du contenu (structure du site, ...) Gestion du contenu (gestion des versions, workflow, ...) Publication.

Pour toutes ces raisons, le systme de gestion de contenu est trs proche dun systme de gestion documentaire. Le distinguo se ralise sur une diffrence de fonctionnement :

un systme de gestion de contenu nutilise dun document (bureautique) que son contenu structur sans incorporer son support,

un systme de gestion documentaire utilise tout le document sans modification.

Par exemple, des systmes de gestion de contenu offrent de crer des pages par un simple gliss-dpos dun document Word dans la page de modle. Pour un pharmacien, un tel systme offre la possibilit de se limiter et de se concentrer sur la seule chose quil lui importe : le contenu publier, sa connaissance mtier transmettre,

82

sans quil naie plus se soucier daucun aspect de la forme : ni de la justesse de la mise en page, ni du respect de la charte graphique comme cest le cas avec FrontPage41.

3.6.2 Les difficults de cration et de maintenance dun site web Sur Internet dune manire gnrale, sur Internet, il est souvent trs difficile didentifier lauteur de la page, de dater celle-ci et de contacter son concepteur. On y observe ni contrle, ni censure avec son lot davantages et dinconvnients. Sur lintranet, le comit de rdaction, dans son compte-rendu du 9 juin 1998, souhaitait : Mettre disposition de tous des informations claires, valides et pertinentes permettant damliorer le fonctionnement et la qualit des soins . Mais les problmes frquemment rapports ont ts : des pages non dates non signes, le non-respect de la charte graphique, la mise jour irrgulire, les redondances dinformations, des liens hypertextes rompus. En effet, trs peu de fonctionnalits sont automatisables avec le logiciel FrontPage pour grer un site. Son grand avantage est la facilit de cration, de gestion, et de vrification des liens hypertextes. Les difficults de mise jour du site avec FrontPage sont doubles :

toute la documentation qui est dpose dans larborescence du site intranet nest plus accessible que de FrontPage : elle y est vite oublie

les chances de publication du site entier dpendent de la validation du chef de service.

Globalement, la tache de maintenance dun site dans ces conditions demeure trs technique. Cest pourquoi la responsabilit de cette tache ne peut tre dilue et doit tre attribue. Une personne est alors nomme webmestre, matre toile.

41

FrontPage : logiciel de la socit Microsoft retenu au CHU de Rouen pour crer des pages et grer un site web.

83

Figure 29 : Le logiciel FrontPage

Le site intranet, dbut en 1997, peut maintenant voluer vers une gestion de son contenu par la Banque Documentaire. En effet, les documents dposs dans une collection documentaire demeurent accessibles en dehors du systme de Banque Documentaire lui-mme. Dans ce systme, chaque document obtient une adresse intranet (URL) ce qui peut lui permettre de rester accessible depuis lintranet. De ce fait, il est possible de crer des liens hypertextes vers ce document dans une page web intranet ou un e-mail intra hospitalier. Le document peut alors tre ouvert ou rcupr par tlchargement. Cest ainsi que la Banque Documentaire peut servir la gestion de contenu du site intranet. Un site est classiquement organis partir dune page daccueil en une arborescence de pages qui se terminent souvent par des ressources : des documents. La gestion de contenu intranet consiste en une mise jour du site intranet en utilisant la Banque Documentaire.

84

Seules les pages principales du site intranet demeurent alors des pages web, car elles subissent peu de mises jour. A partir de ces pages, les liens hypertextes pointent vers des documents de la Banque Documentaire. Ces documents, alors accessibles depuis le site, peuvent tre mis jour par de nouvelles publications en Banque Documentaire sans quil ny ait ncessit de republier le site dans son ensemble. Pour parvenir ce systme de mise jour, il a fallu, secteur par secteur de la Pharmacie, modifier les emplacements des documents contenus dans le site pour les dposer dans la Banque Documentaire. Cette migration sest droule sur plus dun an pour sachever il ny a que quelques mois. De faon rendre explicite un lien vers un document prsent en Banque Documentaire, une icne prcisant le type du fichier cible a t systmatiquement ajoute en fin de lien sur la page web. Cest licne PDF qui est donc presque toujours utilise. Lutilisation du serveur de donnes permet, de plus, et depuis peu, de centraliser les versions sources des documents publis et publier. Figure 30 : Similarit de rangement entre le serveur de donnes, la Banque Documentaire et le site intranet

85

La figure 30 montre que pour assurer des mises jour efficaces et matrises, les trois systmes (serveur, Banque et site intranet) doivent tre organiss selon des libells les plus semblables possibles afin que leur correspondance apparaisse vidente et que la publication mettant du mme coup jour le site intranet soit au maximum facilite et ralise en toute connaissance de cause.

3.6.3

L iframe Une iframe est un cadre, une fentre, qui permet, non pas, faire un lien avec un

document mais avec une autre page. Nous pouvons ainsi raliser des fentres sur des dossiers de la Banque Documentaire, mme si ceux-ci font partie dune collection prive , inaccessible normalement. Afin de ne pas avoir raliser un lien hypertexte chaque fois quil est ncessaire de rendre un document accessible sur le site intranet, nous avons mis en uvre une autre mthode de mise jour, plus globale celle-ci,. Il sagit dinsrer dans une page du site intranet une iframe . Cette option est intressante quand on sait que dans une page intranet dautres publications vont suivre et vont devoir sajouter la page. Une fois l iframe insre dans la page, la publication ou la mise jour dans le dossier cible de l iframe met instantanment jour cette page par son fentrage.

3.6.4

Amlioration de la page daccueil Les changements de la page daccueil sont bien videmment sans rapport direct avec

la gestion documentaire puisquils concernent le site intranet. Mais partir du moment o le site proposait des contenus actualiss grce lutilisation de la Banque Documentaire, il convenait de faciliter laccs ces contenus. Cest ainsi quun travail dergonomie et de design web a t entrepris.

86

La premire version en octobre 2002 stendait en longueur et le texte ne pouvait pas tre affich dans son ensemble lcran. La deuxime version en mai 2003, amliorait laffichage en compltant les items disponibles et permettait de tout voir immdiatement lcran. En fvrier 2004, les versions 3 et 4 senchanent pour proposer une version plus graphique. Cette volution a t rendue possible par lutilisation dune barre de menu. En septembre 2004, la version 5 nest quune version de forme qui adopte la nouvelle charte graphique du CHU. La figure 31 montre ces diffrentes tapes. Figure 31 : Versions de la page daccueil du site pharmacie

(Source : S. Letellier Pharm.CHU Rouen, 2004)

87

3.7 Quelques applications documentaires

3.7.1

Les cours en ligne Les TICE42 occupent une part importante aujourdhui dans les rflexions sur les

possibilits dvolution des mthodes denseignement, de pdagogie, et dvaluation[23]. Le domaine mdical nchappe pas cet engouement. Ces technologies sont notamment promues par lUMVF43. Des explications et formations sont disponibles sur le site de lUMVF pour la ralisation de cours qui puissent tre ensuite publis sur Internet ou sur CDROM [24]. Dans le cadre de la formation et de lvaluation des personnels de la Pharmacie aux Mdicaments Drivs du Sang, il a t propos de doubler les cours raliss entre deux priodes dvaluations par une version en ligne, intranet, de ces cours. Pour cela nous avons utilis Producer, un logiciel qui fonctionne comme une extension de PowerPoint. Ce logiciel est tlchargeable gratuitement et nimpose donc aucun investissement financier. Il fonctionne comme une station de montage : divers lments peuvent tre fixs sur une ligne de temps pour y tre synchroniss. Lassemblage se fait dans une page web.

42 43

TICE : Technologies dInformation et de Communication pour lEnseignement UMVF : Universit Mdicale Virtuelle Francophone

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Figure 32 : Prparation dun cours audio/diapositives pour le site intranet avec Producer

4 des 5 cours prvus sont dores et dj consultables sur le CHU. Ils portent sur : les immunoglobulines spcifiques, les actualits sur les mdicaments drivs du plasma, lapprovisionnement et la gestion de stock, la qualit et la scurit des mdicaments drivs du sang.

Le cours encore manquant portera sur les albumines.

3.7.2

Fiches de ruptures Les fiches de ruptures fournisseurs sont les publications rgulires les plus anciennes

et les plus suivies. Elles taient initialement publies dans la collection prive Pharmacie. Puis elles ont bascul dans la collection publique de la Pharmacie afin que les services (mdecins, cadres) puissent directement sy abonner. Leurs parutions sont quasiquotidiennes. Le fichier de ruptures de dispositifs mdicaux, pansements et soluts massifs est un tableau Word avant dtre converti au format PDF. Le fichier ruptures Mdicament tait, lui

89

aussi, un document Word mais est devenu un tableau Excel afin de sadapter au nombre important de ruptures grer. La publication de ces ruptures est ralise par des prparateurs pour les mdicaments et par des magasiniers pour les dispositifs. Afin de rpondre la demande de ces personnels de disposer dun mode opratoire de leur tche, des procdures mtier appliques ont t cres partir des procdures gnrales dutilisation de la Banque Documentaire.

3.7.3

Formulaire PDF pour les retraits de lot Les retraits de lots sont le seul domaine qui utilise encore actuellement un formulaire

PDF. Cela nest d qu un simple dfaut de formation cette utilisation. Ce formulaire est publi dans la collection Pharmacie et il est aussi accessible sur le site Pharmacie. Cest un bon de retour pour les services spcialiss pour le traitement dun retrait de lot donn. Il est rempli en deux temps : la pharmacie renseigne les caractristiques du retrait : nom du produit, numro de lot, numro dalerte, date. Le formulaire est ainsi envoy, personnalis aux donnes de lalerte, aux units de soins qui terminent alors de le remplir. Pratique et facile dutilisation, le formulaire est oprationnel depuis plus de deux ans.

3.7.4

Fiches de prsentation des pharmaciens et du personnel Chacun des pharmaciens possde une fiche de prsentation avec photographie. Ces

fiches sont des diapositives avant dtre des fichiers PDF. Leur publication est du ressort du chef de Dpartement qui dtient les fichiers sources. Ces fiches sont rendues accessibles sur le site pour la prsentation gnrale du Dpartement ainsi que pour celle plus spcifique des secteurs. De la mme manire, les listes du personnel sont faites par secteur sous forme de diapositives. Elles sont mises jour par le cadre de sant du Dpartement par conversion de la diapositive modifie au format PDF puis par publication sur sa prcdente version.

90

3.7.5

Feuilles de commande pour blocs opratoires La Banque Documentaire peut servir raliser des processus avec laide de la

messagerie Outlook. En effet, nous avons publi les feuilles de commande-dotation de blocs en drapages, casaques et fils & sutures dans la collection publique Pharmacie. Figure 33 : Circuit de commande via lintranet

(Source : S. Letellier Pharm.CHU Rouen, 2004) Les blocs ont accs leurs feuilles de commande dans les favoris du navigateur de leurs postes informatiques. Ils lenvoient ensuite dans un e-mail, le remplissent puis envoient le courrier au pharmacien responsable. Ce systme permet au secteur DMS de la Pharmacie davoir sur le service le contrle des feuilles de commande et de les mettre jour simplement par publication.

3.7.6 Les livrets thrapeutiques La Pharmacie dispose du logiciel Business Objects et dunivers44 crs sur les donnes pharmaceutiques du logiciel de gestion conomique et financire, CPage Economat.

44

Univers : copie de bases de donnes dont la description est refaite afin dtre directement exploitable et obtenir bilans et graphiques de suivi les plus divers

91

Ce logiciel a permis la ralisation de livrets thrapeutiques valids tant pour les mdicaments que pour les dispositifs mdicaux en stock et en hors stock. Il permet aux livrets crs dtre enregistrs directement au format PDF. Une fois publis dans la collection Pharmacie, il nont plus qu tre mis en lien sur le site intranet pour tre rendus accessibles lensemble des services du CHU. Par ailleurs, le Vidal lectronique est disponible en Intranet depuis le premier trimestre 2000 sous le nom de VidalCIM. Ses donnes sont normalement couples avec le cur du SICH de lhpital, CPage, afin de proposer aux services de soins un livret thrapeutique du mdicament actualis en permanence. Ce couplage a effectivement t ralis mais pour des raisons techniques sur de trop courtes priodes. Ainsi le gain de possession de cet outil dans lintranet ne sest jamais montr vident par rapport aux autres bases, dont elle-mme fait partie, sur Internet. Son seul avantage tangible est aujourdhui la commodit daccs car le mot de passe est automatique. Il conviendra en dfinitive de trancher si le livret thrapeutique des mdicaments, produit par Business Objects, est de forme complmentaire, comptitive ou simplement redondante. Aujourdhui, la liste de mdicaments est bien identique entre les deux systmes. Cependant, il nen demeure pas moins que les informations attaches sont diffrentes car VidalCIM reste ax sur le RCP et le data warehouse45 (Business Objects) est lui port sur les donnes de production interne (code CPage ). Et si la disponibilit des informations et leur actualisation varient dun systme lautre, alors aujourdhui la limitation au choix dune seule prsentation aux services de soins des donnes du mdicament ne parait pas fonde.

3.7.7

Revue de presse interne au Dpartement Un dossier de la collection est rserv aux publications darticles de presse, de

sommaires de revue La publication est majoritairement ralise par les secrtaires

45

Data warehouse : entrept de donnes, partie du systme dinformation visant la mise disposition en ligne de toutes les donnes de lentreprise.

92

destination des pharmaciens, comme liste initiale dabonns. Elle se fait de faon cumulative avec des noms de fichier chaque fois diffrents. Cette diffusion remplace la diffusion active avec linformation en pice jointe par mail la liste de diffusion Pharmaciens. Les gains sont donc que : les pices jointes nencombrent plus les boites aux lettres lectroniques (seul le lien vers le document publi est dans le mail dinformation labonn) le dossier de la collection constitue larchive avec historique de toute cette revue de presse qui est centralise et reste tout moment consultable. seuls les volontaires la rception de cette information la reoivent en dfinitive grce au systme dabonnement. 3.7.8 La fiche de cration de produit : Un formulaire vierge contenant les items ncessaires la cration informatique dun nouveau produit a t ralis sous traitement de texte Word. Ce formulaire est publi en Banque Documentaire. Tout pharmacien peut alors crer une nouvelle fiche pour chaque nouveau produit. Il peut ensuite la remplir et lenvoyer en pice jointe au service de commandes de mdicaments, la cellule comptable et la cellule des marchs afin que tous partagent le mme document et soient jour des codifications de produit. Un nouveau produit peut alors rapidement tre command dans un march, rceptionn puis stock, et peut tre dispens.

3.8 Consultation de lintranet pharmaceutique

Des synthses de consultation, de lintranet pharmaceutique (le site intranet et la collection documentaire Pharmacie), ont t ralises en juin 2003 et en avril 2004. Elles nous permettent dapprcier la porte de lintranet pharmaceutique et dobtenir des lments de retour sur investissement.

93

3.8.1

Consultation de la collection documentaire Pharmacie En avril 2004, la collection documentaire Pharmacie (malgr le fait quelle soit

prive) a fait lobjet de 2471 demandes de consultation documentaire. Cest la troisime collection la plus consulte du CHU aprs CHU Informations , la grande collection gnrale et publique du CHU et la collection DRH , trs apprcie pour la publication des postes. Elle est classe devant les collections Protocoles infirmiers , Protocoles de prlvement , documentation de la DIR , et toutes les autres La comparaison nest pas ralisable aisment avec les donnes de juin 2003 car les collections taient la fois moins nombreuses et moins dveloppes. A titre indicatif, la collection Pharmacie tait classe deuxime. La collection Pharmacie en juin 2003 avait entre 250 et 300 consultations par jour. En avril 2004, les consultations ont t plus variables : une semaine a eu 400-450 consultations/jour et une autre ntait que de 250-300 consultations/jour. Cela sexplique par la mise en ligne des fiches de prsentation des pharmaciens et des quipes du personnel. En juin 2003, il a eu 142 consultations de la fiche de ruptures fournisseur Dispositifs mdicaux et 120 consultations de la fiche de ruptures mdicaments. Aprs prs dun an, en avril 2004, ces chiffres ont progresss des valeurs de 173 consultations pour les dispositifs mdicaux striles et 158 pour les ruptures mdicaments. Lorganigramme du Dpartement suit dassez prs avec 96 consultations pour ce mois-l.

94

3.8.2

Consultation du site intranet Il devient difficile de faire la part entre le site et la collection documentaire ds que

les deux sont lis. Toutefois, en juin 2003, le site avait dix vingt visites par jour avec une moyenne de quinze. La notion de visite correspond une relle consultation des pages lintrieur du site et non pas un simple accs la page daccueil. Le site, parmi toutes les ressources, de lintranet a le 17me ou 18me rang pour le nombre dutilisateurs diffrents. Cette information est pondrer par le fait quil remonte au 11me ou 10me rang en nombre de demandes de page. Cela implique que les visiteurs, qui sont venus une fois, pour beaucoup, reviennent. Lanalyse par domaine du site selon les rpertoires se rvle difficile car la structure du site a volu entre les deux mois danalyse. Enfin, de manire informelle, diverses runions avec les cadres de sant des services et des blocs opratoires nous ont montr que le site intranet de la Pharmacie tait connu et apprci pour ses ressources. Au final, si les BPPH et le dcret du 26 dcembre 2000 relatif aux PUI nous rappellent que : La pharmacie usage intrieur dispose de moyens de communication lui permettant dassurer les missions de vigilance, dinformation, danalyse pharmaceutique des ordonnances et de formation qui lui sont dvolues : tlphone, tlcopie, accs aux Banques de donnes spcialises (minitel, Internet) [21,25], nous pouvons penser que ces missions sont aujourdhui activement menes grce aux ralisations construites autour de la GED.

95

3.9 Un autre outil de gestion lectronique documentaire au Dpartement de Pharmacie

Nous ne saurions tre exhaustifs en matire de GED, si nous nabordions pas, mme brivement, lautre outil de GED disponible la Pharmacie. La tltransmission des facturations vers la Scurit Sociale doit prochainement tre mise en uvre avec le logiciel CPage malades pour lensemble du CHU. Il est alors prvu, dans un premier temps, que lensemble des facturations soit transmis grav sur support CD-ROM. A cette fin, le logiciel de GED, Damaris Laser Document System, a t install sur un poste informatique du secteur Rtrocessions. Il permet la cration de liasses lectroniques. Pour obtenir ces liasses lectroniques, les documents de la liasse papier sont scanns. Ces documents sont :

lordonnance, la liasse de soins contenant la couverture sociale du patient, la facture, lautorisation temporaire dutilisation (sil y a lieu).

Le logiciel se charge dassocier les documents numriss en, une liasse lectronique, qui forme le dossier. Un traitement OCR (de reconnaissance optique) permet de rcuprer des lments de la feuille de facturation qui servent ensuite nommer le dossier de liasse lectronique et constituer une base de critres didentification de la liasse. Le logiciel est en cours de paramtrage pour ce dernier traitement.

96

Figure 34 : La gestion lectronique documentaire du secteur Rtrocessions

(Source : S. Letellier Pharm.CHU Rouen)

97

4 TROISIEME PARTIE : PERSPECTIVES DE DEVELOPPEMENT ET PLACE DANS LINFORMATIQUE PHARMACEUTIQUE DU SYSTEME DE GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE

4.1 Le dveloppement de la Banque documentaire de la Pharmacie

4.1.1

Lvolution de la Banque documentaire

La prochaine grande fonctionnalit qui devrait apparatre pour la Banque Documentaire est la possibilit de dplacer des documents dun dossier dans un autre. En effet, dplacer des documents, demande aujourdhui de rformer ces derniers pour les republier dans le nouveau dossier. La manipulation est : dlicate et lourde si le nombre de documents est important, rompt les liens crs, est trs chronophage, et fait disparatre les historiques documentaires ainsi que laccs aux anciennes versions.

98

4.1.2

Lvolution du site intranet par la gestion de contenu Lutilit du site intranet ne semble plus se poser maintenant. La facilit de son

utilisation sest amliore notamment avec lvolution de sa page daccueil. Le processus damlioration doit cependant se poursuivre car la gestion de contenu laide de la Banque Documentaire, si elle est oprationnelle, nest pas totalement aboutie pour le site intranet. Le site compte encore beaucoup trop de pages par rapport son contenu actuel. Certaines pages web sont pleines de texte et ne demandent srement qu devenir des documents PDF. Une recherche sur la diminution de la profondeur du site ( cascade de sous-dossiers) devra tre mene de faon rendre laccs aux documents le plus direct possible (cest--dire avec le moins de temps et le moins de clics possible). Aujourdhui, cest tout le site Internet du CHU qui est amen tre recr avec un outil de gestion de contenu pour palier au mieux aux inconvnients daujourdhui. Il disposera dune gestion des droits daccs, de validation, de cration, ainsi que dune mise en page automatise selon un modle de page imposant du mme coup la charte graphique de ltablissement. Ce systme devrait normalement stendre secondairement lintranet hospitalier, ce qui permettra daboutir une nouvelle refonte et gestion du site de la Pharmacie et la suppression de FrontPage.

4.1.3

La monte en charge des cours en ligne La prparation de cours intranet sur le site de la Pharmacie nous amne nous

demander :

si la place de ces cours est bien sur le site intranet de la Pharmacie, quelle catgorie de public est attendue selon les cours si ces catgories attendues selon les cours sont atteintes.

99

Des publications de ces cours sur CD-ROM pourront constituer un complment apprciable car transportable et facilement distribuable. Aujourdhui, la facult de Mdecine et de Pharmacie propose de nous fournir les moyens de passer dun commentaire sonore un commentaire vido des diapositives. Ce qui pourra tre ralis grce au partage de leur serveur de flux vido (streaming).

4.1.4

La valorisation des travaux professionnels et scientifiques de la Pharmacie Jusquici tous les posters, publications et autres documents sont parpills sur les

ordinateurs de bureau et laisss abandonns sur ces postes. Sauf communication encore affiche aux murs de la Pharmacie, il ny a encore ni valorisation ni dhistorique des documents produits avec la mention de la Pharmacie du CHU de Rouen. Un important travail de recensement et de mise en commun est raliser et il sera facilit par le serveur de donnes.

4.1.5 Des photos du Dpartement La collection documentaire Pharmacie ne dispose encore que de trop peu dimages photographiques. Les photographies des locaux et des mobiliers techniques existent grce au dveloppement de la photographie numrique. Elles sont dans lattente des accords de leurs responsables de secteur respectifs. Elles serviront dans un second temps lamlioration visuelle du site intranet et demain de certaines rubriques du site internet. Elles permettront une nouvelle avance dans la matrise de limage et de la communication du Dpartement. Une galerie de photographies de lapothicairerie de lancien Htel-dieu de Rouen doit permettre de constituer un fond ancien. Elle rajoutera une pice supplmentaire ldification de lhistoire et de la mmoire collective du Dpartement.

100

4.1.6 Le dveloppement du secteur Assurance Qualit La tche qui incombe au Responsable Assurance Qualit du Dpartement est trs importante puisquelle porte avant tout sur la mise en cohrence et le suivi de la codification des procdures. Cela passe par la collection des sommaires de procdures de chaque secteur et linventaire et le suivi troit de toutes les procdures anciennes ou rcentes. Cest ainsi que larchitecture globale du systme et les liens intersectoriels seront labors. A terme, cela pourrait, potentiellement, conduire crer un site intranet interne au Dpartement. Sa page daccueil serait un fichier PDF accessible par la Banque Documentaire et les Favoris du navigateur. Il convient aussi de passer une utilisation de la signature lectronique plus importante et mieux partage pour tous les secteurs du Dpartement, en somme relancer la monte en charge de cette scurit.

4.1.7

Les commandes de soluts massifs Le service de passation de commande et de livraison directe des services existe non

seulement pour les drapages et les casaques opratoires, les fils et les sutures, mais aussi pour les soluts massifs. Fort de lexprience ralise sur les dispositifs mdicaux, lapplication aux soluts massifs devrait pouvoir se raliser sans peine et rapidement, permettant du mme coup de conserver la cohrence des pratiques de la mme faon pour la pharmacie et pour les services de soins et de bloc.

4.1.8

101

Faut-il internaliser la documentation ? Figure 35 : Les primtres

(source : S. Letellier, Pharm. CHU Rouen,2003) La figure 35 est une tentative de reprsentation conjointe de lInternet, de lintranet hospitalier et, de lune de ses parties, lintranet pharmaceutique. Lintranet est constitu de deux parties qui sont les sites intranet et les collections documentaires de la Banque Documentaire. Rien de lintranet nest accessible depuis lInternet. Rien de la collection Pharmacie nest accessible en dehors du Dpartement de Pharmacie. Cest la zone la plus prive pour laquelle nous disposons du maximum de contrle. Rien de cette collection nest accessible ni du reste de la Banque Documentaire, ni des sites intranet du CHU, sauf volont contraire ( iframe et lien hypertexte).

102

La fonction URL de la Banque Documentaire nous permet denregistrer des liens dans la collection. Cette fonction, si elle nest encore que peu utilise, est nanmoins trs puissante puisquelle peut pointer absolument nimporte o sur lintranet et lInternet. Dans un secteur de la Pharmacie, elle permet de faire figurer une procdure dans plusieurs dossiers diffrents. Entre deux secteurs, elle permet de figurer une dpendance (par exemple pour une prparation de stupfiants o le secteur de gestion des stupfiants et celui du prparatoire sont deux secteurs bien distincts). Si la cible est dans lintranet hospitalier, cela permet de faire rfrence par exemple un protocole de soins, ou un document de la direction. Si la cible est sur Internet, la cration dune URL est une vraie question. Le lien peut facilement tre rompu. Les liens vers des fichiers sur Internet ne peuvent pas tre facilement et automatiquement vrifis (fonction que possde FrontPage). Ainsi ne faut-il pas internaliser dans la Banque Documentaire la documentation cible ? Une copie serait alors disponible avec pour validit sa date de publication. En mme temps, les moteurs de recherche sur Internet, notamment Google, sont rapides et performants. Cela est vrai au point, quil est trs souvent plus facile de trouver un document sur Internet quailleurs sur son ordinateur de bureau ou au moyen dun moteur de recherche plein texte. Ainsi tant donn quinternaliser de la documentation est une dmarche active consommatrice de temps et dnergie, cette solution semble peu engageante. Cependant la cration dURL nest en rien incompatible avec la sauvegarde dune copie localement : cest une solution prise par Google avec ses pages copies, sauvegardes en cache. Au final, la dmarche dinternaliser est entreprendre car la recherche plein texte permettra de retrouver une information plus srement quavec sa seule URL. Les documents cibles seront convertis au format PDF pour pouvoir faire eux-mmes lobjet de recherche textuelle. Les documents concernant les produits de sant et les textes rglementaires seront prioritairement publis au format PDF. 103

Cela ira dans le sens du manuel daccrditation qui mentionne en QPR 3f que la gestion des documents internes (procdures, protocoles) et externes (textes rglementaires, recommandations professionnelles, etc.) est organise .

4.1.9 Dune charte graphique lautre Le dplacement des documents du site intranet dans la collection documentaire Pharmacie nous a amen constater que la charte graphique du site intranet ne sappliquait quaux pages web. Les documents placs dans les collections documentaires sont libres de tout modle et de toute charte graphique. Il faut noter quau CHU de Rouen, ladresse web (lURL) dans le navigateur est masque par dfaut par ladresse de dmarrage : http://intranet/ Nous nous sommes alors demands quel moyen objectif pouvait nous permettre de savoir si un document consult tait cr au CHU de Rouen (ressource interne) ou non. Notre question fut transmise la Dlgation la Communication du CHU. La nouvelle charte graphique pour le CHU de Rouen, apparue rcemment en septembre 2004, rpond notre question en mme temps qu dautres. Elle est trs complte puisquelle sapplique tout document interne, que ce soit un courrier, une page web, un fax, une note de service, des diapositives, une affiche Elle sapplique donc aussi la Banque Documentaire. La mise jour vers cette nouvelle charte sera longue et ne fait encore que commencer.

4.2

104

La place de la gestion documentaire dans linformatique pharmaceutique

Les actes pharmaceutiques vont tre amens de plus en plus profiter de la dmatrialisation de la gestion de linformation grce des outils comme la GED. La mise en place dune GED peut tre vue comme une premire tape qui servira ensuite pour : Renseigner et alimenter dautres applications quand les contenus documentaires seront devenus exploitables, analysables. Les logiciels de gestion des stupfiants et de gestion des prparations pourraient ds maintenant utiliser des documents valids de la Banque Documentaire (des modes opratoires ou des feuilles de dotation) plutt que des documents issus du serveur de donnes.

Servir de base la dmatrialisation des processus grce la description fine pralable des circuits de fonctionnement de la pharmacie hospitalire [26].

Pour cela, lensemble du systme doit tre prennis pour voluer et souvrir sur les autres systmes du systme dinformation et de communication pharmaceutique (SICPh). Ladoption dapplications web est un gage dune interoprabilit qui sera plus facilement ralisable. Au moins 5 axes de communication seront envisager : louverture sur les places de marchs publics louverture sur lapprovisionnement des fournisseurs, le-procurement louverture sur les partenaires et administrations, le-administration louverture sur les facturations : facturation lectronique des rtrocessions, tarifications lactivit, suivi de consommation dactivits pharmaceutiques des services.

105

Louverture sur la formation et lenseignement, le-learning

Demain, tous les traitements des circuits du mdicaments et des dispositifs mdicaux seront automatiss avec lapprofondissement du chanage logistique jusquau patient. Linformation de traabilit attache aux produits de sant fera le lien entre le versant administratif et conomique, le dossier lectronique du patient et les informations relatives aux produits de sant. Le travail du pharmacien hospitalier pourra alors se recentrer sur ses activits pharmaceutiques forte valeur ajoute : Le pilotage et le dcisionnel des domaines automatiss : les essais dans le cadre des marchs, les choix en comit du mdicament et des dispositifs mdicaux striles (COMEDIMS), les suivis qualit des prescriptions, des litiges fournisseurs Les pharmacotechnies : le suivi de production, la qualit technique et le contrle de fabrication Laide pharmaceutique et la pharmacie clinique : lexpertise pharmaceutique directement ou indirectement auprs des services Figure 36 : Flux dchanges de la pharmacie hospitalire

(Source : S. Letellier Pharm. CHU Rouen,2004 daprs PHAST)

106

La figure 36 reprsente sur le plan horizontal les circuits des produits de sant des fabricants aux patients ; sur le plan vertical, les changes avec les pharmacies de ville ou hospitalires et les rseaux de soins, auxquels sajoutent sur la droite de la figure, les changes avec lAssurance Maladie (patients ambulatoires) et les administrations et tutelles.

4.2.1 Quelques applications de la signature lectronique en matire de sant

4.2.1.1 Les changes avec lAssurance Maladie Le secteur de la sant sest distingu par deux textes intervenus avant la rforme de la signature lectronique et qui dj prvoyaient lutilisation dun procd de signature lectronique. Ces textes se rapportent la rforme du systme dinformation de lassurance maladie et lutilisation par les professionnels de sant dune carte microprocesseur, la fameuse carte de professionnel de sant ou CPS. Selon ces textes, la CPS a vocation produire une signature lectronique permettant lidentification du professionnel de sant concern et son authentification auprs des organismes dassurance maladie procdant au remboursement des prestations de soins. Ce systme intresse donc le secteur Rtrocessions de la pharmacie hospitalire.

4.2.1.2 Les essais cliniques Bien dautres applications en matire de sant sont concernes par la signature lectronique. Par exemple, les essais cliniques en ligne : les mdecins investigateurs peuvent par la signature lectronique sidentifier et sengager sur les donnes recueillies auprs des personnes se livrant des recherches biomdicales et sur leur consignation lectronique sur les cahiers de recherche. De mme les pharmaciens hospitaliers seront de plus en plus amens consigner leurs dlivrances et les signer lectroniquement. Cela remplace progressivement les systmes par fax ou par messagerie tlphonique (type Clinphone).

4.2.1.3 Les rseaux de soins De mme, les professionnels de sant participant la mise en oeuvre dun rseau de soins via un systme dinformation permettant de relier tous les acteurs du rseau et de

107

mutualiser les informations concernant le suivi des patients, peuvent par leur signature lectronique sidentifier sur le rseau, et ainsi assurer la traabilit de chacune de leurs interventions auprs des patients. Enfin, des applications de gestion, de conservation et daccs aux dossiers mdicaux pourront tre mises en oeuvre. Lutilisation de procds de signature lectronique permet, ds lors, de scuriser ces applications dans le respect des dispositions lgales en matire de protection du secret mdical, de la vie prive et de traitement des donnes nominatives.

4.2.2 Le projet de gestion des connaissances Le projet de gestion des connaissances est articul autour de 5 phases, souvent connues sous le terme de cercle vertueux de la gestion des connaissances : Le reprage des connaissances La prservation des connaissances La valorisation des connaissances La cration et le partage des connaissances Lactualisation des connaissances

Il constitue un but atteindre par lvolution et lintgration des outils informatiques et la collaboration des utilisateurs. Comme le montre la figure 38, cest une perspective plus globale, au-del du simple management de la qualit, qui se base sur lassurance que toute la connaissance a t fdre pour aboutir au meilleur traitement possible. Ainsi, dans cette perspective, lutilisation du bon mdicament au bon moment au bon patient au meilleur cot deviendrait lutilisation du meilleur mdicament au meilleur moment au bon patient au meilleur cot .

108

Figure 37 : Vers un systme de gestion des connaissances pharmaceutiques

(Source : S. Letellier Pharm.CHU Rouen,2004 )

4.3 La place de la gestion documentaire dans linformatique hospitalire

Lintranet hospitalier se dfinit comme lensemble des ressources web : sites, messageries et applications web. Dans la construction et lvolution du systme dinformation et de communication hospitalier (on parlera volontiers durbanisation, tant lensemble est vaste et complexe), les applications web possdent de nombreux avantages dont celui de pouvoir tre facilement distribues grande chelle. En effet, aucune installation nest ncessaire sur les ordinateurs de bureau (voir premire partie - architecture trois-tiers). De plus, communicant par le web linteroprabilit de ces applications est aussi beaucoup plus simple raliser. Un grand changement est quelles ne sont plus mtiers mais parfaitement transversales. La Banque Documentaire, comme application web, sinsre aisment et transversalement dans lensemble hospitalier. La figure 38 reprsente cette intgration et figue la croissance de la part de lintranet dans le systme dinformation et de communication.

109

Figure 38 : Perspective transversale des applications et de lintranet dans le SICH

(Source : S.Letellier Pharm.CHU Rouen daps P.Degoulet HEGP Paris[2])

110

5 CONCLUSION

Aprs avoir abord diverses notions fondatrices, nous avons pu prsenter les outils de gestion documentaire du CHU de Rouen. Nous avons ensuite rcapitul les ralisations effectues et en cours au sein du Dpartement de Pharmacie. Enfin, nous avons abord les pistes de dveloppement actuelles de ce systme et vu comment ce dernier sinsre au-del dans le fonctionnement de la pharmacie et de lhpital. Dautres pistes existent tant lvolution technologique est rapide. Elles concernent lautonomie et la mobilit croissance des ordinateurs ainsi que leur miniaturisation. Les communications sans fil continuent de crotre en qualit, en scurit et en dbit de donnes. La diffusion de toutes les formes documentaires est dores et dj largement possible lchelle mondiale. La convergence numrique est en marche : linformatique et Internet absorbent et intgrent progressivement les tlphonies mobiles et fixes, les diffusions radiophoniques et tlvisuelles. Toute limage, le son et la vido sont concerns. Seul le texte et son support papier font bonne rsistance. Toute projection lhpital et en particulier en pharmacie hospitalire est dans ce contexte particulirement hasardeuse. Quelles seront les rpercutions sur la gestion documentaire ? Seule certitude, loutil de GED est un outil central et fdrateur en pharmacie hospitalire comme lhpital. Dans lavenir, la GED est amene encore grandir et servir de socle dautre outils du systme dinformation de et communication hospitalier.

111

Le travail de gestion documentaire engag aujourdhui est fondateur dune amlioration continue du service pharmaceutique rendu ainsi quune prparation la facilitation et lautomatisation des changes pharmaceutiques de demain. Ce projet de gestion documentaire doit et va donc se poursuivre en gardant lesprit que toute entreprise est la fois technique, organisationnelle mais aussi et surtout humaine.

112

BIBLIOGRAPHIE

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[17] Direction de la Qualit et de la Clientle, La Banque documentaire informatise du CHU de Rouen, Objectif Qualits, CHU-Hpitaux de Rouen, N 3, juillet 2004 [18] Matthiau P-Y. , Archivage lgal des documents lectroniques. Enjeux et dfis. Septembre 2003, 27-28 [19] Chabin M-A. , Archivage et prennisation, Document numrique vol.8 n2/2004 ditions Lavoisier [20] CRIM, Dures de conservation et darchivage des documents de gestion et dactes mdicopharmaceutiques, Bulletin CRIM 1999 ; 82 [21] Direction de lHospitalisation et de lOrganisation des Soins, Bonnes pratiques de Pharmacie Hospitalire, 1re dition, Juin 2001. http://www.sante.gouv.fr/htm/actu/bpph/rap_bpph.pdf , accd le 19/09/2004 [22] Hpital virtuel, http://www.hopitalvirtuel.com , accd le 19/09/2004 [23] Centre National de Documentation Pdagogique, Les technologies de linformation et de la communication pour lenseignement (TICE),

http://www.cndp.fr/tice/ressources , accd le 19/09/2004 [24] Universit Mdicale Virtuelle Francophone http://www.umvf.prd.fr accd le 19/09/2004 [25] Dcret n2000-1356 du 26 dcembre 2000 relatif aux pharmacies usage intrieur. http://www.sante.gouv.fr/adm/dagpb/bo/2000/00-52/a0523665.htm ,

accd le .19/09/2004 [26] Rambourg P. et coll., Nomenclature des actes pharmaceutiques hospitaliers, version2.1, 2002, www.synprefh.org/documents/grilleact2002.pdf, accd le .19/09/2004

114

LISTE DES ABREVIATIONS

ADPHSO : AFNOR :

Association pour le Dveloppement de la Pharmacie Hospitalire du Sud-Ouest

Association Franaise de NORmalisation

APROGED : Association des PROfessionnels de la Gestion Electronique Documentaire BP : BPPH : CHU : COLD : COM : CSP: DIR : DMS : EDI : GED : HTML : HTTP: MDS : OCR : P&A : PDF : PUI : R&R : RCP : RTF : SICH : SICPh : TIC : TICE : UMVF : URL : XML : W3C : Brevet Professionnel Bonnes Pratiques de Pharmacie Hospitalire Centre Hospitalier Universitaire Computer Output on Laser Disc Computer Output on Microfilm Code de la Sant Publique Direction de lInformatique et des Rseaux Dispositif Mdical Strile Echange de Donnes Informatis - Electronic Data Interchange Gestion Electronique de Documents Hyper Text Markup Language Hyper Text Transfer Protocol Mdicament Driv du Sang Optical Character Recognition Publier et sAbonner Portable Document Format Pharmacie Usage Intrieur Requte et Rponse Rsum des Caractristiques du Produit Rich Text Format Systme dInformation et de Communication Hospitalier Systme dInformation et de Communication Pharmaceutique Technologies de lInformation et des Communications Technologies de lInformation et des Communications pour lEnseignement Universit Mdicale Virtuelle Francophone Uniformed Resources Locator eXtensible Markup Language World Wide Web Consortium 115

LEXIQUE

Algorithme : Squence d'oprations visant la rsolution d'un problme en un temps fini Archivage lectronique : Applications de conversion et stockage de donnes et documents sous forme lectronique. Automation : Anglicisme pour automatisation Chat : Service de messagerie synchrone COLD : Application de gestion des flux dimpression avec dcomposition automatique des flux caractres en vue de les afficher sur des fonds de page et sur cran. Data warehouse : Entrept de donnes Partie du systme dinformation visant la mise disposition en ligne de toutes les donnes de lentreprise. Documation : Gestion de linformation et des documents lectroniques Nom du salon professionnel dont cest lobjet EDI : Echange de donnes Informatis Norme pour les transactions lectroniques. FrontPage : Logiciel de la socit Microsoft retenu au CHU-Hpitaux de Rouen pour crer des pages et grer un site web. Gestion de la connaissance : Ensemble des techniques dorganisation et doutils de travail collaboratif pour la gestion des informations et documents sous forme lectronique.

116

GroupWare : Mode et outils de travail privilgiant le partage de linformation entre les membres dun groupe. On peut recenser comme exemples dapplications le partage de fichiers, lutilisation de messageries, les agendas lectroniques, les outils daudioconfrence ou de vidoconfrence, la gestion de forums, la mise disposition de bases de donnes partages, etc. HTML : Langage de description de pages hypertexte permettant de dfinir les pages de donnes dun serveur Web accessibles travers le rseau Internet. Ces pages peuvent contenir du texte, des objets graphiques, du son, et des liens vers dautres pages HTML ou dautres serveurs Web. http : Protocole du Web pour mettre en relation les URL du Web et transfrer le code HTML. Iframe : Balise HTML utilise pour afficher le contenu dune page web, au sein mme dune autre. Elle se comporte comme un cadre normal (frame), part quil est possible de la positionner en plein milieu dune page. Incrmentation : Technique qui permet d'lever une variable un niveau suprieur Internet : Rseau mondial dordinateurs, permettant dchanger du courrier lectronique, de partager et de diffuser de linformation. Dvelopp lorigine dans le cadre des laboratoires de recherche amricains, Internet devient au fil des annes le rseau dordinateurs possdant le plus dutilisateurs (trente millions lheure actuelle). Depuis deux ans, et lapparition des serveurs Web, Internet est devenu trs facile daccs, do une explosion du nombre dordinateurs connects. Internet prfigure les autoroutes de linformation. Intranet : Internet local une organisation. Interoprabilit : Fait que plusieurs systmes, qu'ils soient identiques ou non, puissent communiquer sans ambigut. Mtadonne : Une mtadonne est une donne utilise pour dcrire dautres donnes. Elle peut tre utilise pour dcrire des informations sur le type de fichier, le format, lauteur, les droits dutilisateur etc... Elle est gnralement jointe aux fichiers, tout en restant invisible pour lutilisateur. Les 117

mtadonnes, quant elles existent, sont utilises par les moteurs de recherche pour amliorer leurs indexations. Figure 39 : Mtadonnes du code HTML de la page daccueil du site de lADIPH [7]

OCR : Optical Character Recognition - Reconnaissance de Caractres Logiciel de reconnaissance de caractres permettant la traduction de groupes de points dune image numrise en caractres (avec lenrichissement typographique associ) exploitables par des programmes informatiques. Oprateur boolen : Oprateur logique permettant d'effectuer des oprations sur des valeurs binaires. PageRank : Nom de lalgorithme utilis par le moteur de recherche Google Pop-up : Se dit d'une fentre qui peut soit jaillir n'importe o l'cran, soit jaillir comme sous-menu, quand on clique sur l'un des boutons de la souris dans un menu. Portail : Application gnralement sur le Web permettant laccs aux diffrentes applications et sources dinformations en relation avec un thme ou une activit. Page d'entre de site web offrant le maximum de liens vers les diffrentes parties de ce site et fdrant le maximum de ressources.

118

RCP : Rsum des caractristiques du Produit : Annexe de la dcision dautorisation de mise sur le march (AMM) synthtisant les informations notamment sur les indications thrapeutiques, contre-indications, modalits dutilisation et les effets indsirables dun mdicament. Cette information est plus particulirement destine aux professionnels de Sant. (Art. R.5128-2 du Code de la Sant Publique) Records Management : Ensemble des techniques dorganisation et doutils pour larchivage et la conservation des informations et documents sous forme lectronique et sous forme doriginal. Rpertoire : Dossier de larborescence du disque dur Routine : Terme informatique dsignant une squence dinstructions excutant une tche prcise. Scanner : Priphrique dacquisition de documents en vue de leur transformation sous forme dimages numrises. Serveur : Ordinateur dtenant des ressources particulires qu'il met la disposition d'autres ordinateurs par un rseau. SICH : Systme dinformation et de communication hospitalier Terme correspondant au SIH, systme dinformation hospitalier, dans lequel les TIC sont intgres. SICPh : Systme dinformation et de communication pharmaceutique Ensemble des logiciels intressant la pharmacie hospitalire et donc touchant de prs ou de loin les circuits des produits de sant. Thsaurus : dictionnaire organis Vocabulaire contrl dont les lments ont entre eux des relations hirarchiques, synonymiques et de proximit. Il permet une homognit de vocabulaire lors de l'analyse de documents et de la saisie de rfrences et une aide la recherche/interrogation.

119

TIC : Technologies de linformation et de la communication, ensemble des technologies associes Internet : e-mail, forum de discussion, web, chat (discussion en ligne) UMVF : Universit Mdicale Virtuelle Francophone http://www.umvf.prd.fr Univers : Copie de bases de donnes dont la description est refaite afin dtre directement exploitable et obtenir bilans et graphiques de suivi les plus divers URL : Uniformed Resources Locator Adresse dun site Internet ou dune page web. Elle a gnralement la forme : http://www.nomdomaine.organisation Webmail : service de messagerie lectronique accessible sur Internet WorkFlow : Gestion de processus Systme dordonnancement des flux de travaux dans une organisation. A la base du WorkFlow, il y a une modlisation des fonctions et procdures de lentreprise. La plupart des solutions de WorkFlow prennent en charge la rgulation des flux de travaux en prenant en compte des notions de synchro, de temps dexcution et des alertes. XML : Mtalangage pour lchange et la structuration de contenu. Permet de crer des documents de donnes structures sans mise en forme.

120

LISTE DES FIGURES

Figure 1 : March de la gestion lectronique documentaire en France en 2002 ..................13 Figure 2 : Place du document parmi les informations ...........................................................16 Figure 3 : Cycle des tats documentaires...............................................................................17 Figure 4 : Transactions entre un client et un serveur, cas dune page statique.....................22 Figure 5 : Transactions entre un client et un serveur, cas dune page dynamique ...............23 Figure 6 : Architecture deux-tiers ..........................................................................................25 Figure 7 : Architecture trois-tiers ...........................................................................................26 Figure 8 : Migration et coexistence des systmes..................................................................29 Figure 9 : Cration dune signature lectronique...................................................................33 Figure 10 : La collection documentaire Pharmacie ...............................................................35 Figure 11 : Cration dune collection.....................................................................................38 Figure 12 : Paramtres dune collection documentaire .........................................................38 Figure 13 : Paramtrage des collections de documents.........................................................40 Figure 14 : Rsultat dune recherche en Banque Documentaire...........................................41 Figure 15 : Le logiciel Adobe Acrobat ...............................................................................51 Figure 16 : Le logiciel Outlook...........................................................................................52 Figure 17 : Organigramme du Dpartement au 01/09/2004 .................................................61 Figure 18 : Les rpertoires partags du Dpartement de Pharmacie.....................................62 Figure 19 : Schma relationnel du serveur de donnes, de la Banque documentaire et du site intranet ........................................................................................................................63 Figure 20 : Page daccueil de larchive CD-ROM de la documentation MDS ....................65 Figure 21 : Schma du secteur Assurance Qualit ................................................................67 Figure 22 : Le partage des certificats lectronques................................................................69 Figure 23 : Schma du circuit de publication documentaire .................................................71 Figure 24 : La pyramide de la documentation qualit ...........................................................74 Figure 25 : Circuit du dispositif rstrilisable du secteur Strilisation .................................78 Figure 26 : Circuit des mdicaments tracs ...........................................................................79 Figure 27 : Circuit de traitement dun retrait de lot...............................................................80 Figure 28 : Reprsentation fonctionnelle du secteur Pharmacotechnie ................................81 Figure 29 : Le logiciel FrontPage........................................................................................84 Figure 30 : Similarit de rangement entre le serveur de donnes, la Banque Documentaire et le site intranet .............................................................................................................85 Figure 31 : Versions de la page daccueil du site pharmacie ................................................87 Figure 32 : Prparation dun cours audio/diapositives pour le site intranet avec Producer89 Figure 33 : Circuit de commande via lintranet.....................................................................91 Figure 34 : La gestion lectronique documentaire du secteur Rtrocessions .......................97 Figure 35 : Les primtres ..............................................................................................102 Figure 36 : Flux dchanges de la pharmacie hospitalire ..................................................106 Figure 37 : Vers un systme de gestion des connaissances pharmaceutiques ....................109 Figure 38 : Perspective transversale des applications et de lintranet dans le SICH ..........110 Figure 39 : Mtadonnes du code HTML de la page daccueil du site de lADIPH [7]....118 Figure 40 : Le sommaire du Manuel Qualit.......................................................................126 Figure 41 : Le sommaire de la Gestion Electronique Documentaire..................................127 Figure 42 : Le sommaire des Technologies de lInformation et de la Communication .....128

121

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Segmentation de la rpartition des supports documentaires ..............................18 Tableau 2 : Collections documentaires disponibles au CHU :..............................................50 Tableau 3 : Pages et documents de lIntranet Pharmacie par secteurs et rubriques au 15/09/2004..................................................................................................................56

122

TABLE DES MATIERES

1 2

Introduction ....................................................................................................................... 3 Premire partie : Les systmes de gestion lectronique documentaire.......................... 5

2.1 2.2 2.3
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5

La gestion documentaire pharmaceutique ........................................................................6 Un bref historique des systmes de Gestion Electronique Documentaire .....................8 Les diffrentes catgories et solutions de Gestion Electronique Documentaire..........10
La Gestion Electronique Documentaire COLD ........................................................................10 La Gestion Electronique Documentaire administrative............................................................10 La Gestion Electronique Documentaire bureautique ................................................................11 La Gestion Electronique Documentaire documentaire .............................................................11 La Gestion Electronique Documentaire technique ...................................................................12

2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.8.5 2.8.6

Les thmatiques de la gestion lectronique documentaire.............................................12 Le march et les solutions disponibles..............................................................................13 La composition dun systme ............................................................................................14 Les normes qualit ISO 9000 version 2000......................................................................14 Le document lectronique..................................................................................................15
Dfinition : .................................................................................................................................15 Document lectronique..............................................................................................................16 Formats documentaires..............................................................................................................18 PDF.............................................................................................................................................19 HTML ........................................................................................................................................19 XML...........................................................................................................................................20

2.9
2.9.1 2.9.2 2.9.3 2.9.4 2.9.5 2.9.6 2.9.7

Lapplication web ...............................................................................................................21

Pages web statiques....................................................................................................................21 Pages web dynamiques ..............................................................................................................23 Larchitecture un-tiers................................................................................................................24 Larchitecture deux-tiers............................................................................................................25 Larchitecture trois-tiers.............................................................................................................26 Le concept de Pull......................................................................................................................27 Le concept de Push ....................................................................................................................27

2.10

La signature lectronique ..................................................................................................28

La signature au sens juridique ...................................................................................................30 La signature lectronique lgalise............................................................................................30

2.10.1 2.10.2

123

2.10.3

Les aspects techniques de la signature lectronique .................................................................31

3 Deuxime partie : Les ralisations en gestion lectronique documentaire du Dpartement de Pharmacie du CHU de Rouen..................................................................... 35
3.1
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6

La Gestion Electronique Documentaire du CHU de Rouen .........................................35

La Banque Documentaire ..........................................................................................................35 Les fonctionnalits de gestionnaire ...........................................................................................42 Quelques utilisations de la Banque documentaire au CHU......................................................48 Les collections documentaires disponibles au CHU.................................................................50 Adobe Acrobat et Adobe Distiller.......................................................................................51 Microsoft Outlook et Microsoft Exchange .........................................................................52

3.2

Prsentation et organisation gnrale du systme de gestion documentaire de la

Pharmacie..........................................................................................................................................54 3.3
3.3.1 3.3.2

Quelques repres chronologiques concernant le Dpartement de Pharmacie............57

Le serveur de donnes................................................................................................................61 Les relations serveur-collection documentaire-site intranet .....................................................62

3.4 3.5
3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6

Larchivage documentaire.................................................................................................64 La gestion lectronique documentaire comme systme dAssurance Qualit.............66

Le systme dassurance qualit pour le Dpartement de Pharmacie........................................66 La codification des procdures du Dpartement.......................................................................67 Lutilisation de la signature lectronique .................................................................................68 Le processus de validation dune instruction de travail ............................................................70 Le Manuel Qualit du Dpartement ..........................................................................................72 Les schmas de processus..........................................................................................................75

3.6
3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4

Le systme de gestion de contenu......................................................................................82

La gestion de contenu ................................................................................................................82 Les difficults de cration et de maintenance dun site web.....................................................83 L iframe ................................................................................................................................86 Amlioration de la page daccueil .............................................................................................86

3.7
3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.7.4 3.7.5 3.7.6 3.7.7 3.7.8

Quelques applications documentaires ..............................................................................88

Les cours en ligne ......................................................................................................................88 Fiches de ruptures ......................................................................................................................89 Formulaire PDF pour les retraits de lot .....................................................................................90 Fiches de prsentation des pharmaciens et du personnel..........................................................90 Feuilles de commande pour blocs opratoires ..........................................................................91 Les livrets thrapeutiques ..........................................................................................................91 Revue de presse interne au Dpartement ..................................................................................92 La fiche de cration de produit : ................................................................................................93

124

3.8
3.8.1 3.8.2

Consultation de lintranet pharmaceutique ....................................................................93

Consultation de la collection documentaire Pharmacie ............................................................94 Consultation du site intranet ......................................................................................................95

3.9

Un autre outil de gestion lectronique documentaire au Dpartement de Pharmacie 96

4 Troisime partie : perspectives de dveloppement et place dans linformatique pharmaceutique du systme de gestion lectronique documentaire .................................... 98
4.1
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9

Le dveloppement de la Banque documentaire de la Pharmacie .................................98

Lvolution de la Banque documentaire ...................................................................................98 Lvolution du site intranet par la gestion de contenu ..............................................................99 La monte en charge des cours en ligne....................................................................................99 La valorisation des travaux professionnels et scientifiques de la Pharmacie .........................100 Des photos du Dpartement.....................................................................................................100 Le dveloppement du secteur Assurance Qualit ...................................................................101 Les commandes de soluts massifs .........................................................................................101 Faut-il internaliser la documentation ? ....................................................................................102 Dune charte graphique lautre .............................................................................................104

4.2
4.2.1 4.2.2

La place de la gestion documentaire dans linformatique pharmaceutique .............105

Quelques applications de la signature lectronique en matire de sant ................................107 Le projet de gestion des connaissances ...................................................................................108

4.3

La place de la gestion documentaire dans linformatique hospitalire......................109

Conclusion ..................................................................................................................... 111

125

ANNEXES

Figure 40 : Le sommaire du Manuel Qualit

126

Figure 41 : Le sommaire de la Gestion Electronique Documentaire

127

Figure 42 : Le sommaire des Technologies de lInformation et de la Communication

128