IMPACTO DE LA COMUNICACIN EN LA EFICACIA, ATRACTIVIDAD Y UNIDAD CORPORATIVA

La comunicacin dentro de la empresa es muy importante ya que de ella depende el xito de la misma, Las comunicaciones interpersonales constituyen un elemento fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa, ya que la organizacin est formada por personas (administradores, gerentes) que responden a personas (directores, accionistas) e interactan en un grado cada vez mayor con personas (clientes, proveedores), La comunicacin interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia tambin conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre s. En la empresa es bueno hacer llegar informacin a los trabajadores para que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos. La

responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicacin recae en los directivos. Se dice que la mayora de los conflictos que surgen en las empresas se deben a la falta de comunicacin existente entre los diferentes niveles jerrquicos, por ello es importante que se establezcan normas, polticas, valores, que ayuden a las personas que participan dentro de la empresa, se socialicen y sobretodo que lo hagan con el respeto debido.

Los mensajes internos y externos que influyen en una empresa son esenciales para poder identificar los equipos de trabajo que conforman la organizacin y de esta manera poder saber que tipo de decisin tomar ante cada problema. A simple vista podemos notar como la comunicacin agiliza los procesos de trabajo y fomenta un ambiente laboral ms entusiasta. Con el avance de la tecnologa podemos ver cmo las compaas se benefician al mantener los canales de comunicacin siempre abiertos y al despejar las sensaciones de inseguridad que generan los secretos.

Ms all de las modernas tecnologas que se pueden utilizar para generar nuevos canales de comunicacin, es esencial que se produzca una estrategia para pensar e implementar los dilogos y de esta forma ayudar a mejorar la fluidez de la comunicacin.

Nosotros sabemos que el lenguaje y el habla son fenmenos de entendimiento del mundo en que vivimos y a veces en muchas organizaciones no se tiene en cuenta a la conversacin como unidad mnima de interaccin social que esta orientada a la ejecucin de acciones, de la cual depender de las mnima consulta telefnica hasta la decisin ms importante de la empresa. Para no caer en las trampas que a veces suscitan las palabras o los silencios, es necesario realizar comunicaciones claras y bien dirigidas, a fin de evitar malos entendidos y llegar a los objetivos deseados.

En la comunicacin influyen tres dimensiones, cada una de las cuales se refiere al tipo de motivos que satisface o pueda satisfacer, estas dimensiones son la eficacia, atractividad y unidad corporativa. Cuando nos referimos a la eficacia decimos que Es la medida en que la organizacin es capaz de conseguir la adhesin de los individuos a travs de las motivaciones extrnsecas1, cuando un individuo es motivado, este es capaz de responder a su trabajo de manera satisfactoria. La eficacia es muy importante y es que si nos referimos a lo personal decimos que a todos nos gustara que las acciones que realizamos produzcan efectos y sobretodo que estos efectos sean productivos; cuando una persona quiere obtener resultados u objetivos y no conoce la forma de alcanzarlos decimos que esta persona es ineficaz, de modo que esta va a experimentar un sentimiento de impotencia al no poder lograr lo que esperaba, la persona es eficaz si lo es el resultado de su actuacin.
________________________ 1. DE MIGUEL FERNNDEZ, Enrique; Introduccin a la gestin: management, Pg. 389, editorial de UPV, valencia.

La eficacia "est relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realizacin de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivos o resultados"2 Se menciona que esta tambin es importante porque es la manera de llegar a los resultados esperados, como por ejemplo: hacer correctamente las cosas, resolver problemas, cumplir con las tareas y obligaciones, capacitar a los empleados, conservar las mquinas. As como ocurre con las personas de forma similar ocurre con las organizaciones ya que estas son diseadas con la finalidad de conseguir un fin, lograr objetivos y para ello se necesita el apoyo de todos los que integran la empresa, Sin poder lograr por lo menos lo que nos proponemos, no seremos eficaces y sin esto no pueden sobrevivir las empresas a lo largo del tiempo. En las organizaciones se busca lograr aumentar la eficacia de la comunicacin3, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms satisfactorio, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes reas. La eficacia es la capacidad que tienen las personas de operar a travs de la satisfaccin de los diferentes motivos que se les brinda, as que es muy importante que un trabajador se sienta motivado para se sienta en la capacidad de realizar bien su trabajo y por ende genere mayor utilidad a la organizacin. Generalmente los administradores definen el trmino de eficacia como realizar lo que se debe. Es decir, HACER LO CORRECTO. Aqu el deber ser de la comunicacin es muy importante ya que esa eficacia estar ligada a retos ms sublimes como: Reputacin, Identidad, Relaciones, Cultura organizacional, Recordacin y comprensin de los propsitos de la organizacin.
_____________________________ 2. DE OLIVEIRA DA SILVA, Reinaldo Teoras de la Administracin, , International Thomson Editores, S.A. de C.V., 2002, Pg. 20. 3. RODRGUEZ MANSILLA, Daro, Gestin organizacional: elementos para su estudio p 124, Plaza y Valds editores.

Pero para que una organizacin sea de xito, es indispensable que el gerente o jefe de una empresa tenga un estilo de alta capacidad, y esto se ver reflejado en los rendimientos producidos y utilizacin que se le de a los recursos organizacionales, cuanto mejor sea el clima organizacional y desempeo gerencial, mejores resultados deber obtener la empresa. Un gerente debe tener la capacidad de una visin critica, conocimiento de la realidad, diferentes casos de interrogantes como, que se debe mejorar en una empresa? que es lo mejor que existe dentro del negocio, donde es lo que estoy fallando, que es lo que puedo ofrecer. Sin tener claro esto ltimo mencionado es muy difcil percatarse en las posibles fallas que puede llegar a tener el gerente al alcanzar sus objetivos.

La repeticin de obligaciones cotidianas para muchos trabajadores, se atiende necesariamente con rutinas de trabajo. Las personas organizan una agenda de actividades que tratan de cumplir de un modo ms o menos similar cada da. Pero esa tendencia a recorrer senderos conocidos se encuentra con urgencias, imprevistos, tareas mecnicas y tediosas ms cambios de escenarios, que bajo la presin de los recursos escasos pueden confundir los objetivos laborales. Con ms frecuencia de la que se supone, la gente pierde el foco sobre los objetivos de su puesto o no logra suficiente claridad sobre nuevos objetivos generados en cambios recientes. Mantener una visin gil evaluando con flexibilidad cundo y cmo ajustar la nitidez en las turbulencias es decir en los problemas que se presenten, se encuentra disponible en todos los adultos que desarrollan una vida ms o menos corriente. Pero deben generarse las condiciones para mantener al personal alerta sobre el verdadero eje de sus actividades y evitar errores. Cuando alguien tiene diferencias con otros trabajadores dentro de la empresa, puede ser muy peligroso ya que esto va a contribuir a que no haya un buen desempeo de la actividad laboral, a alguien que no responde como se espera en el trabajo porque tiene otra idea de su contribucin al negocio o porque no sabe cmo hacerlo y no encuentra ayuda terminar generando tarde o

temprano una distancia personal con quien espera sus aportes, si esas diferencias no se aclaran maduramente. Para poder lograr un trabajo eficaz en los empleados no solamente es necesario el desempeo de ellos sino tambin la importancia que se les de, es necesario que hayan reuniones semanales para poder visualizar los resultados que se esperan y como se estn realizando, se dice que esta es la ms poderosa herramienta de gestin de la productividad y entrega el mejor escenario para aplicar las buenas prcticas de supervisin. Buscar espacios para el dilogo franco, los ajustes entre expectativas y respuestas, la bsqueda de soluciones compartidas, es siempre la mejor receta para lograr los objetivos personales y no solamente en la empresa sino tambin en la vida. Por ejemplo. Los dueos de empresas pequeas tienen un trabajo muy muy tedioso, ya que la mayor parte del tiempo, necesitan cumplir muchos roles como: ser visionario, desarrollo de productos, publicista, contable, secretario, conserje y ms. Es por esto que el sentirse abrumado es algo que puede ocurrir en cualquier momento. La mayora de las empresas que no son eficaces experimentan problemas serios en la forma cmo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe que es lo que tiene que hacer, por ello se debe tener bien definidas la misin, visin y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben se sencillas, entendibles y fciles de memorizar. Una vez claros estos aspectos, se podr definir qu funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos. Tambin se debe ver cuntos trabajadores hay en la empresa y quines son, si est empezando, ver cuantos necesita y cuales son sus capacidades y talentos. Tambin deber se tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para as minimizar sus costos.

Se debe haces una lista de las actividades o tareas de la empresa y definir cuntas personas son necesarias para ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery, deber apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepcin de llamados, entrega de los productos, etc. Por otro lado si hablamos de la atractividad podemos decir que esta ayuda a que los trabajadores sientan satisfaccin al realizar su trabajo, obteniendo as mayor experiencia, formacin, desarrollo, etc. Una organizacin es atractiva si en ella hay posibilidades de aprendizaje y son esas posibilidades de aprendizaje lo que hace que esa empresa sea atractiva para mucha gente, ya que eso les da lugar a que aprendan y desempeen una determinada actividad, lo cual les servir para ms adelante en lo que es su vida laboral. En una empresa atractiva muchas personas aprenden a hacer cosas que antes no saban hacer. En las empresas en las que no hay aprendizaje pronto quedarn obsoletas porque pierden competitividad ante las dems que si estn preparadas para brindar aprendizaje a sus trabajadores. es necesario, conocer los objetivos y motivaciones que muevan a cada uno de sus integrantes de una organizacin y as, poder crear y desarrollar estrategias que busquen satisfacer sus necesidades, y al mismo tiempo, que se sientan impulsados a actuar en favor de los resultados que desean obtener. El llevar una adecuada relacin con el trabajador, nos permitir tener una comunicacin de igual a igual, de esta forma comprender mejor el funcionamiento de la organizacin, de modo que al realizar bien su trabajo, ste se sentir satisfecho con su desempeo, como bien lo menciona URETA al afirmar: La interrelacin comunicacional complementaria, estara ms enfocada a la eficacia que a la atractividad. En ese sentido, una interrelacin simtrica estara compuesta por un mayor grado de atractividad.4

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4. URETA-VAQUERO, Ivn; La transicin de mercados a sociedades emergentes; editorial eumed.net; 2006; pg. 138.

Sin embargo hay que resaltar que la atractividad Es la capacidad de la empresa para operar a travs de la satisfaccin de los motivos internos de las personas que participan en ellas5 este tipo de motivacin interna, se basa en el conocimiento de su estructura interna, y trata de descubrir nuevas necesidades. Sin embargo se habla tambin de los motivos extrnsecos que se basa en las tcnicas de produccin, reflejando en los empleados un concepto de trabajo basado en un "incentivo econmico", como motivacin, y teniendo como objetivo un "aprendizaje tcnico y especializado" en las actividades y es que debemos tener en cuenta que si queremos llegar a la meta deseada, no solamente debemos de preocuparnos por las ganancias que obtengamos, sino que hay que saber tambin que nuestro personal debe estar satisfecho con lo que hace y sobretodo de los resultados que estas generen. Otro autor tambin comparte casi el mismo concepto al afirmar que Es la medida en que los empleados se adhieren a la organizacin movidos por motivaciones internas, tanto intrnsecas como trascedentes. Estas

motivaciones son diferentes a las que pueda dar la empresa; responden al atractivo que tiene para la persona lo que puede hacer en la empresa, no lo que recibe de ella.6 Si nos damos cuenta, este autor no solamente menciona la motivacin intrnseca sino que menciona la motivacin trascendente y es que esta busca ir mas all de las propias necesidades, y se interesa en guiar las acciones, enfocando sus efectos no slo en quien acta, sino en los efectos que pueden causar en su entorno, manteniendo una idea o un pensamiento mas humanista, ya que el desarrollo humano, se da por consecuencia de nuestros actos, es decir por la preocupacin de lo que pasa en el mundo y en nuestro entorno.

______________________ 5. URETA-VAQUERO, Ivn; Experiencias y lecciones de desarrollo rural editorial eumed.net; pg. 72. 6. DE MIGUEL FERNNDEZ, Enrique; Introduccin a la gestin: management, Pg. 389, editorial de UPV, valencia.

Queda claro entonces que no solamente es importante que un trabajador realice bien su trabajo, sino que se sienta a gusto con lo que hace y no solamente le har bien a la empresa, sino que tambin puede haber la posibilidad de que obtenga algn ascenso, curso de formacin, desarrollo de su carrera, etc. Pero esto no quiere decir que la unidad sea menos importante, todo lo contrario; esta tambin es muy importante y podemos decir que Una profunda unidad slo puede lograrse cuando existe una buena comunicacin7 Hay que reconocer que para que una determinada organizacin siga por buen camino, todos los trabajadores de esta deben caminar juntos hacia el logro de sus objetivos, como bien lo dice su propio nombre, la unidad ser ser uno solo. La unidad permitira evaluar la maximizacin de la eficacia e ira de la mano de la atractividad pero refirindose a los motivos trascendentes no a los intrnsecos que deberan reservarse a la atractividad.8 Podemos afirmar tambin que la unidad Es la medida en que la adhesin a la organizacin se debe especficamente a la motivacin trascedente. El grado de unidad expresa la medida en que las personas trabajan de acuerdo a las conveniencias de la organizacin, porque estiman que de ese modo estn satisfaciendo necesidades de otras personas.9 Entonces para lograr esto y hacer que los trabajadores se identifiquen con nosotros, debemos de atender sus necesidades, inquietudes, etc. Y sobretodo informar a los mismos acerca de los avances, prdidas, etc. Que tenga la empresa, para que el trabajador este al tanto de lo que sucede y pueda contribuir a superar las barreras ______________________
7. MACK, Wayne; Fortaleciendo el matrimonio: Cmo conseguir la profunda unidad matrimonial, pg. 57, editorial portavoz, Estados Unidos, 8. URETA-VAQUERO, Ivn; La transicin de mercados a sociedades emergentes; editorial eumed.net; 2006; pg. 138. 9. DE MIGUEL FERNNDEZ, Enrique; Introduccin a la gestin: management, Pg. 389, editorial de UPV, valencia

Desde hace mucho tiempo hemos escuchado frases como "dos cabezas piensan mejor que una", o "la unin hace la fuerza", demostrando la gran importancia del trabajo en equipo. Pero es en la actualidad cuando notamos la verdadera preocupacin de las empresas por trabajar en equipo. Sin embargo, trabajar en equipo es algo un tanto difcil de lograr dada la diversidad de factores que influyen dentro de un grupo, ya que no todos los grupos de trabajo obtienen el xito deseado. Esto se debe a que existen variables como la capacidad de los miembros del grupo, el tamao de ste, la intensidad de los conflictos a solucionar y las presiones internas para que los miembros sigan las normas establecidas. Para que una logre la unin de los trabajadores en la consecucin de sus objetivos es necesario que se tenga en cuenta muchos puntos que algunos creen que son menos importantes, por ejemplo es esencial que una organizacin cuente con una estrategia que defina las metas de la organizacin y los medios para alcanzarlas y es que esta estrategia podr influir sobre el poder que tengan diversos grupos de trabajo, los cuales, a su vez, definirn los recursos que la alta direccin est dispuesta a asignarles para la realizacin de sus actividades. Es importante tambin que los trabajadores tengan muy en cuenta el significado de autoridad, es decir quin depende de quin, quin toma las decisiones y qu facultades tienen las personas o los grupos para tomar decisiones. Por lo tanto, aunque el equipo pueda estar dirigido por alguien surgido del interior del grupo de manera informal, el lder designado formalmente tendr una autoridad que no tienen los dems miembros y para evitar cualquier abuso o malentendido deben haber reglas para moldear la conducta y el comportamiento de los empleados.

Se habla de que los logros reales de un grupo dependen, en gran medida, de su capacidad. El hecho de que tenga o carezca de recursos como dinero, tiempo, materias primas y equipo (asignados por la compaa) guarda estrecha relacin con el comportamiento del grupo.

Para conservar una buena posicin, los miembros de los grupos de trabajo tienen que aceptar las normas de la cultura que domina en la organizacin. El trabajo en equipo implica la concentracin de esfuerzos individuales para la consecucin de los objetivos comunes previamente establecidos. Para lograr una buena relacin de grupo es necesario que haya una organizacin racional de sus componentes, pero esto no es posible si no existe un conocimiento de las relaciones armnicas que deben existir entre los miembros. Otro factor que favorece grandemente el trabajo en equipo es la organizacin de los roles de cada miembro, ya que la incorrecta organizacin o la ausencia de ella, puede crear la confusin de las mentes, la mala voluntad y la desconfianza entre las personas como en los grupos. Las reuniones peridicas son tambin de suma importancia con la presencia de un superior ya que estas surgen un gran efecto para las relaciones del equipo, en stas se podr exponer el o los problemas existentes; la persona responsable del problema asumir la responsabilidad de resolverlo contando con el apoyo de la direccin y la colaboracin de los dems departamentos. Adems, surgir lo que llamamos "brainstorming" o "lluvia de ideas" para resolver el asunto, y el responsable podr evaluar y poner en prctica lo que mejor convenga, recordando siempre los objetivos de la empresa y asi poder resolver cualquier inconveniente. Por otra parte, es necesario que las personas con similares responsabilidades se pongan en contacto y logren un intercambio de ideas y soluciones, obteniendo un resultado superior a los que podran lograr individualmente. La importancia de estas reuniones de coordinacin radica en que con ellas se logra dar a conocer hechos e instrucciones a los miembros del equipo; contribuir a la formacin de los asistentes, ya que los familiariza con el sistema de exponer sus criterios, les ensea a respetar las ideas de los dems, les obliga o estimula a mantenerse actualizados a travs de lecturas, y les ensea a escuchar.

En adicin, podemos sealar que estas reuniones tambin consiguen utilizar el mejor medio de ofrecer informacin formal. Adems, ayuda a conocer los problemas con integridad, erradicndose las malas interpretaciones. Por ltimo, involucran a todos y a cada uno de los miembros del equipo, creciendo de forma asombrosa la identificacin con la situacin y, por consiguiente, con la empresa o institucin. Una organizacin es la suma de sus departamentos, y cada uno tiene funciones especficas que justifican su razn de ser; sin embargo, esto no quita que un departamento conozca las funciones del otro, ya que en muchos casos el trabajo de un departamento depende del de otro. Se debe tener una visin global de la empresa o departamentos. Deben conocerse los grupos ms antiguos y tratar de consultar y asesorarse con ellos; de igual modo, estos grupos deben tratar de aprovechar iniciativas y buena disposicin de los grupos nuevos. Es necesaria la combinacin de la experiencia con la teora. Todos sabemos que la mayora de las empresas estn llenas de personas que poseen una rica experiencia adquirida con la prctica de muchos aos y que muchos jvenes profesionales y tcnicos vienen de las aulas con un gran cmulo de teoras que desean aplicar, y se encuentran con la infranqueable muralla que les crea la prctica tradicionalista. En estos casos, ambas partes deben fusionar los conocimientos, pues ambas (la teora y la prctica) son importantes. El enlace administrativo es la llave de las relaciones interdepartamentales adecuadas, pero para que haya un buen enlace administrativo, cada miembro del equipo debe tener consideraciones como por ejemplo: Comunicacin de doble va entre los miembros del equipo, Saber dar informacin, Saber solicitar y ofrecer recursos, Lograr que se resuelvan entre los miembros del equipo asuntos sencillos sin necesidad de llegar a esferas superiores, Que los miembros del equipo puedan ser buenos compaeros de trabajo, sin celos profesionales ni intriga.

El trabajo en equipo significa poner en prctica algunos principios de relaciones humanas, como son: comunicacin, cooperacin, coordinacin, reconocimiento

de la capacidad del trabajo que realiza otro miembro del grupo, y confianza en el grupo. Todas las personas que constituyen el grupo tienen una vital influencia, la cual ser buena o mala de acuerdo con las caractersticas o cualidades humanas que la persona haya desarrollado. Por otra parte, es indispensable que cada persona reconozca no slo el esfuerzo que la misma realiza, sino tambin el de cada uno de sus compaeros de equipo, puesto que de esta forma se logra una unin mucho ms fuerte entre los miembros y todos se sienten parte importante dentro de la organizacin, y por ende, trabajan con mayor ahnco y determinacin. Adems, es necesario depositar una buena confianza en los miembros de modo que la persona sienta que el rol que cada cual desempea es importante y que existe cierta independencia al momento de proceder y tomar decisiones. Con esto se obtiene un aumento en la productividad del equipo, puesto que se le da cabida a la imaginacin y la creatividad de cada uno de los integrantes del grupo. El entusiasmo que emana de un lder puede impulsar a todo el grupo en esa direccin. Esto indica la gran importancia del mismo dentro del equipo, por lo que su actitud frente a ste puede ser favorable o no en la conduccin del grupo de trabajo, por lo tanto un bue lder debe: Saber trabajar en equipo, Evaluar los resultados, Darle participacin a los dems en la toma de decisiones, especialmente en las que ellos van a incursionar, Compartir xitos y fracasos, Informar, Reconocer buenas acciones, Ser gua, orientador, Permitir y fomentar la formacin y crecimiento de otros futuros lderes. Etc. En conclusin, debemos recordar que el trabajo en equipo implica la unificacin de esfuerzos de todos los miembros de modo que la misin del grupo sea cumplida de una forma rpida, sencilla y eficiente.

AO DE LA INTEGRACION NACIONAL Y EL RECONOCIEMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS TRABAJO FINAL

CURSO: COMINICACION EN LAS ORGANIACIONES PROFESOR: VICTOR CAYETANO SALINAS. ALUMNA: Guerrero Guerrero Ericka.

PIURA _ PERU 2012