PLANIFICACION DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y LOS SISTEMAS DE INFOMACION

La Tecnologa de la Informacin es un factor muy importante para las empresas, tambin viene de la mano con la globalizacin. Las TI como podemos decir estn creadas para disear, implementar, desarrollar los sistemas de informacin que estn vinculados con la computadora, los cuales tiene que ver mucho con el desarrollo del el software y hardware (parte lgica y fsica de la computadora). Una de las principales tareas de la Tecnologa de la Informacin es ingeniera del hardware, la creacin del software, la implantacin de redes y tambin la creacin de base de datos, con todo estos temas podemos desarrollar una empresa y llevarla al xito. INTRODUCCIN La planificacin de los sistemas de informacin se entiende como un procedimiento sistemtico de toma de decisiones sobre qu hacer con los sistemas de informacin en el futuro. Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y difundir los datos tiles para la empresa. Estos sistemas de informacin pueden ser informatizados, manuales o un mix entre ambos. Los sistemas de informacin dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en productos de informacin. Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. Los sistemas de informacin tratan el desarrollo, uso y administracin de la infraestructura de la tecnologa de la informacin en una organizacin. En la era post-industrial, la era de la informacin, el enfoque de las compaas ha cambiado de la orientacin hacia el producto a la orientacin hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en da en trminos del proceso y la innovacin, en lugar del producto. El nfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de produccin hacia el proceso de produccin en s mismo, y los servicios que acompaan este proceso. El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de informacin, en cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin. De tal manera que el sistema de informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnologa que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin.

LA PLANIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN (SI) Se entiende como un procedimiento sistemtico de toma de decisiones sobre qu hacer con los sistemas de informacin en el futuro. Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y difundir los datos tiles para la empresa. Estos sistemas de informacin pueden ser informatizados, manuales o un mix entre ambos. Los sistemas de informacin pueden ser: * Formales: Por ejemplo la informacin obtenida en un seminario, congreso, etc. * Informales: Por ejemplo aquella que surge de conversaciones con los clientes, proveedores, etc. Esto ha evolucionado de tal manera a lo largo de los aos que se pueden distinguir cuatro fases: * La Introduccin de la Informtica en la Organizacin A partir de los aos setenta la informtica inicia su presencia en las organizaciones y se limitaba a servir las demandas de mecanizacin de los procesos administrativos. El objetivo primordial de los directivos al incorporar la Informtica en las empresas era la reduccin de los costos en el procesamiento de la informacin y elaborar los procesos con mayor eficiencia y precisin. Con este objetivo, la elaboracin formal de los planes informticos no exista ni era necesario elaborarlos, ya que se limitaban al desarrollo de aplicaciones informticas e implementacin de peticiones de usuarios. La decisin de los proyectos que se realizan se tomaba a nivel del Departamento de Procesamiento de Datos con un criterio planteado en trminos estrictamente econmicos. Esta fase se caracteriz por la dependencia organizacional y funcional del rea de informtica de las reas de servicios administrativos, por la existencia de una barrera de comunicacin entre los directivos de la empresa y la jefatura de Informtica, as como la inexistencia de una conexin entre los objetivos de la empresa con los planes de los sistemas de informacin. * Expansin Anrquica de las Aplicaciones Informticas Una vez resuelto los problemas de mecanizacin de los procesos administrativos, el departamento de informtica tuvo la necesidad de enfrentarse a nuevas peticiones por parte de los usuarios que requeran de un mayor conocimiento del negocio. La falta de comprensin por parte de los responsables de Informtica origin que las decisiones para desarrollar aplicaciones se tomarn basndose en criterios como: * La facilidad de implementacin. * La novedad y el atractivo tecnolgico del proyecto. * El poder de la unidad funcional solicitante. * El costo del desarrollo a realizar Esta fase se caracteriz por el desarrollo de incipientes sistemas de informacin formados por una multitud de aplicaciones transaccionales

disjuntas e interconectadas entre s por otras aplicaciones que les sirven como canal de comunicacin; esta disfuncionalidad era evidente tanto desde el punto de vista tcnico como funcional. * Coordinacin SI con los Objetivos de la Empresa La inversin que representaba el rea de Informtica as como la insatisfaccin de los usuarios por el servicio, origin que los directivos de las empresas decidieran afrontar el problema de los Sistemas de Informacin desde un punto de vista global. As que a partir de ese momento se establecen planes sistemticos de definicin de necesidades de informacin coherentes con los objetivos estratgicos de las unidades funcionales de la compaa. El Plan de SI contemplaba adems de los proyectos a desarrollar, las prioridades de la empresa en la asignacin de recursos a las tecnologas de informacin. Esta fase se caracteriz por la intervencin de la alta Direccin en la decisin de los proyectos a implementar, el desarrollo de procedimientos formales de planificacin de SI, el establecimiento de planes informticos en concordancia con los objetivos de la empresa y el cambio en el rol del responsable de SI, que se convierte en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la propuesta de Plan de Sistemas. * Interdependencia estratgica de la compaa TI/SI Una vez superado el aislamiento de los planes de los Sistemas de Informacin respecto a la estrategia de la compaa, la direccin general se plantea como sacar el mayor provecho de las nuevas tecnologas de la informacin, por lo que se comienza a visualizar que el uso integrado de TI y SI permitirn a la empresa conseguir ventajas competitivas sostenibles. Para lo anterior es necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con las estrategias de la empresa en el momento de formularla. Para lograr una metodologa de implementacin exitosa de la TI/SI acorde con la estrategia de la empresa se requiere: * Una cultura en la organizacin que sea sensible al potencial de las Tecnologas de Informacin. * Un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa. PLANIFICACIN ESTRATGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La planificacin estratgica est relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una funcin de alta direccin dentro de una organizacin. En compaas particulares, a estos sistemas de soporte a decisiones, se les da el trmino de sistemas de informacin de direccin. En el sector pblico, la planificacin estratgica juega un papel ms significativo, ya que los gobiernos estn interesados en la planificacin econmica, de infraestructura, a largo plazo en sectores particulares (agricultura, industria, educacin). Los requerimientos de informacin de direccin se encuentran en la acumulacin o

fuente de informacin, la formulacin de posibles soluciones, la modelizacin de las consecuencias y la seleccin de la mejor solucin. El resultado final de un ejercicio de planificacin estratgica es un informe: tablas, grficas y mucho texto. Cualquier organizacin tiene un gran nmero de sistemas de informacin. Abarcan desde los grandes sistemas institucionales, que sirven a la organizacin como un todo (Ej. Sistema de nmina), pasando por los sistemas institucionales al servicio de partes especficas de la organizacin (Ej. Compras, ventas, inventario), hasta los sistemas personales desarrollados y usados por directivos y profesionales individuales (Ej. Presupuestos). Desarrollar un sistema informtico para un usuario es una forma de ingeniera: se aplican ideas tericas, experiencias pasadas y sentido esttico para dar una solucin a un problema particular. El sentido esttico es el ms difcil de obtener. La prueba principal: un sistema sencillo, elegante y fcil de usar, o uno enredado y complicado. Los elementos de solucin son: hardware, software, personal y almacenamiento de datos. Se deben considerar tambin los problemas de encontrar la solucin y ponerla en prctica, y el tiempo y forma de transicin al nuevo sistema. Existen dos tipos de problemas: los tcnicos de llevar a cabo el diseo de un sistema que funcione, y los problemas administrativos de asegurarse que es el sistema correcto. Un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin se elabora: * Partiendo de los objetivos estratgicos a corto y medio plazo de la empresa. * Recogiendo las necesidades y requerimientos de los usuarios, en base a los procesos de negocio. * Valorando los escenarios tecnolgicos existentes que aporten el menor riesgo, la mayor proteccin de las inversiones y los mximos beneficios. Por ello es necesario el liderazgo del equipo directivo y la participacin activa e implicacin de los usuarios, para garantizar el xito en la implantacin del plan. * Objetivos La decisin de abordar un estudio en profundidad de los Sistemas de Informacin y recursos informticos parte de la necesidad de conseguir unos objetivos de carcter general, que pueden resumirse en los siguientes puntos: * Determinar la estrategia general de los Sistemas de Informacin. * Adecuar los sistemas actuales, tanto desde el punto de vista organizativo como desde el tecnolgico. * Definir un horizonte hacia el que evolucionar a corto, medio y largo plazo. * Potenciar la eficacia de la organizacin, interna y externamente. * Favorecer la mejora de la calidad profesional y de la gestin interna. * Reducir los costes de transformacin. * Resultados Como resultado del plan de sistemas se obtiene:

* La identificacin de los estndares tecnolgicos en tecnologas de informacin y comunicaciones. * Definicin de los Sistemas de Informacin que contengan y faciliten la informacin necesaria a los diferentes departamentos y negocios de la organizacin, de manera que: * Permitan desarrollar adecuadamente sus estrategias y objetivos en las unidades organizativas correspondientes. * Permitan medir la eficacia y progreso de las estrategias y objetivos a travs de la evaluacin de los objetivos planteados. * Sean el soporte y la herramienta fundamental de los procesos de la organizacin y de la actividad diaria de los elementos operativos. * Definicin de unos sistemas de informacin estructurados adecuadamente por orgenes y destinos de la informacin, con el fin de que el acceso a los mismos sea rpido y seguro. * Determinacin de la estructura de la funcin informtica, las necesidades de personal, su cualificacin y especializacin. * Definicin de las infraestructuras necesarias y de los soportes informticos y de comunicaciones de los sistemas de informacin. * Dimensionamiento de las necesidades de recursos en un horizonte de tres aos. * Elaboracin del plan de actuacin a corto plazo y el calendario de trabajo en el periodo de tiempo estimado. El Plan de Sistemas de Informacin deber constituir una herramienta, permanentemente viva, de mejora en los procesos de negocio, optimizando la funcin informtica, el conjunto de la organizacin y los mtodos utilizados, y estableciendo las lneas estratgicas para los sistemas, con objeto de dar un soporte gil y eficiente a las necesidades evolutivas de las organizaciones. LA COMUNICACIN EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La informacin es necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organizacin, tanta informacin interna como externa. Con la informacin oportuna, precisa y fiable la direccin puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos. Los sistemas de informacin deben proporcionar informacin a las personas adecuadas, entonces podemos decir que lgicamente la comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. La informacin no comunicada a las personas adecuadas pierde efecto y sentido, dado que sta debe servir para que puedan cumplir con sus responsabilidades operacionales, de informacin financiera o de cumplimiento. * Comunicacin Interna El personal debe recibir el mensaje claro desde la alta direccin, es por ello que la claridad y la eficacia de la comunicacin del mensaje son importantes. Cada persona miembro de la organizacin debe entender los aspectos relevantes del sistema de control interno, como funcionan y saber cul es su

papel y responsabilidad en el sistema, de no ser as es muy probable la consecucin de problemas y violaciones a los controles establecidos. El personal de una empresa debe conocer, adems de sus responsabilidades, como stas se relacionan con el trabajo de los dems, y como afecta cualquier desvo de sus actividades en el resto con el fin de tomar las medidas correctivas adecuadas. Los empleados de una organizacin necesitan disponer de mecanismos para la comunicacin de la informacin relevante a los niveles superiores. Para que la informacin llegue a los niveles superiores deben existir lneas abiertas de comunicacin y obviamente la voluntad de escucha por parte de los directivos. La actividad comunicativa apunta a mejorar el ambiente de control, permitiendo al personal informar las incidencias y preocupaciones. Cabe aclarar que el personal debe entender que no habr represalias como consecuencia de la comunicacin de informacin relevante, fomentando as que los empleados se animen a realizar denuncias ante posibles infracciones del cdigo de conducta de la empresa. * Comunicacin Externa No slo existe la comunicacin interna entre los miembros de una organizacin, tambin resulta importante aquella comunicacin que se lleva con los clientes y proveedores. Esta comunicacin externa puede aportar un gran valor a la organizacin, por ejemplo servir para mejorar la calidad de los productos en funcin a las exigencias y preferencias de los clientes. Las comunicaciones recibidas de terceros a veces brindan informacin importante sobre el funcionamiento del sistema de control interno. Un ejemplo sencillo seran los reclamos por envos defectuosos que revelan problemas de tipo operativos o denuncias de proveedores a los que se les exigi algn tipo de favor para poder acceder a la empresa. INFORMACIN DE NUEVAS TECNOLOGAS Con frecuencia, el uso de la tecnologa de informacin para la globalizacin y la reingeniera de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de informacin que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizndolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratgica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de produccin, o crear sitios Web en Internet para comercio electrnico (ebusiness), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciacin, como desarrollar maneras de utilizar la tecnologa de informacin para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios nicos. Por ejemplo, suministrar servicios rpidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le

atraen. Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importacin de tecnologa, ejercen las opciones que se efectan en el mbito de la poltica industrial. Analizar el destino de la tecnologa que se importa, distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas transnacionales, que es la procedencia de la tecnologa que importa la industria bajo la forma de bienes de capital y de contratos de transferencia tecnolgica. Las empresas transnacionales han alcanzado una participacin importante y difundida en el conjunto de la actividad industrial en Mxico. El papel que desempean en nuestro pas en la transferencia de tecnologa es coherente con lo observado al estudiar su comportamiento en el mbito internacional; el comportamiento en Mxico, una mera proyeccin de las tendencias generales que caracteriza su expansin en el mbito mundial y no constituyen un enclave en ciertas reas, sino que conforman un conjunto integrado que se articula a travs de las relaciones interindustriales. La computacin, con su habilidad de manejar grandes volmenes de informacin, ha creado, ms que otro aspecto de la revolucin tecnolgica, administradores competentes y profesionales capaces de analizar la informacin de una organizacin, disear sistemas de informacin que ayuden a estas necesidades, proveer servicios de informacin y coordinar las diversas funciones de los diferentes especialistas de la empresa, dirigindolos siempre hacia los objetivos de la corporacin. FACTOR ECONMICO, TIEMPO Y COSTO EN EL DISEO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Los sistemas de informacin se centran en el diseo y desarrollo de sistemas computacionales de apoyo al proceso de toma de decisiones, y de cmo combinarlos con los diferentes enfoques administrativos. Se utilizan tcnicas y herramientas adecuadas para estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos, cualitativos y de informacin con las interfaces apropiadas al usuario, y con las bases de informacin para que el usuario fundamente y realice decisiones eficaces a altos niveles estratgicos de la organizacin. Se combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e inteligente a los procesos administrativos. Para el diseo de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologas; un diseo es siempre nuevo y diferente en algo, adems que existe una gran cantidad de experiencias disponibles sobre qu cosas funcionan y cules no, y sobre las formas de abordar los problemas de diseo. El diagrama de flujo de datos es un intento de describir los procesos implicados en disear algo. Los procesos de operacin de diseo son de tres tipos: formulacin de ideas, anlisis funcional de las ideas, y la seleccin de una solucin. En la formulacin de ideas el diseador lo que hace es reunir su conocimiento

tcnico, su experiencia en otros proyectos y el sentido esttico. Los beneficios del sistema de informacin se manifiestan de muchas formas, entre ellos tenemos los beneficios tangibles e intangibles. El nuevo sistema de informacin se ha proyectado para una vida til de 5 aos, teniendo como base los siguientes criterios: * En todos los aos de fundacin de la institucin, no se han realizado cambios relevantes en la forma de llevar a cabo el proceso, por lo que considerando el istorial acadmico de la organizacin se estima que la posibilidad de realizar cambios en el proceso acadmico sea aproximadamente de 5 aos. * Direccin ha requerido operar el sistema de informacin con datos histricos (3 aos antes a partir del funcionamiento del sistema). * El nuevo sistema de informacin est desarrollado en una metodologa y una tecnologa que permitir incorporar las nuevas demandas de informacin por parte del personal acadmico. * Factor Econmico: El anlisis econmico consiste en evaluar los costos estimados y los beneficios obtenidos, con el fin de determinar si el proyecto es rentable. Es evidente, que el mayor beneficio obtenido ser cuando el sistema comience a funcionar, ya que el objetivo principal es el ahorro de tiempo. Teniendo en cuenta que el objetivo primordial de la institucin al aprobar el presente proyecto, es lograr un considerable ahorro de tiempo, el que se expresar en trminos econmicos, es por ello que considerando que el sueldo neto del personal acadmico es de S/.800.00 mensuales en un jornada de 8 horas diarias de trabajo. Hemos calculado que el costo del personal acadmico es de S/.0.067 por minuto (S/.800.00/mes * 1 mes/5semanas * 1 semana/5das * 1da/480minutos). Asimismo, se ha considerado que el personal acadmico opera 300 das al ao (12 meses/ao * 5 semanas/mes * 5 das/semana). Estos aspectos se utilizarn como base para hallar el beneficio obtenido en el desarrollo de algunas actividades en un lapso de un ao. A estos beneficios se aaden los siguientes beneficios: Ahorro de energa. Aunque las horas extras no implican pago de personal ya que mayormente la institucin requiere de personal de apoyo (alumnos practicantes), pero por cada hora extra en el sistema manual hay un consumo extra de energa, lo que con el sistema de informacin ya no sera necesario, proporcionado un ahorro anual de S/.80.00. -Papel e impresiones. El costo del sistema anterior significativamente se ha convertido en un ahorro anual de S/.100.00. * Factor Tiempo: Se compara los tiempos efectuados en una actividad acadmica durante el sistema manual y el sistema de informacin, en la cual podemos apreciar que el sistema de informacin frente al sistema manual, ofrece significativamente un ahorro de tiempo en cada una de las actividades mencionadas. Las comparaciones se han hecho considerando como base que el personal acadmico tiene una jornada de 8 horas diarias.

* Factor Costo: Los costos de mantenimiento del sistema involucran la administracin diaria del sistema, la que se encontrar a cargo del administrador (rol a cargo del jefe del laboratorio de cmputo de la institucin) y usuario del sistema (rol desempeado por el asistente del Secretario Docente). Estos costos estn asociados a la organizacin interna de la institucin. CONCLUSIN Los sistemas de informacin dentro de una organizacin, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatizacin, las organizaciones reunan, almacenaban y actualizaban informacin en el transcurso normal de su actuacin diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de informacin consistan en procedimientos y reglas establecidas para entregar informacin a los miembros de la organizacin. Cada una de estas personas, requiere informacin distinta en la realizacin de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cul es la persona a quien se debera entregar una informacin especfica. La informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de decisiones acertadas. Los enlaces de comunicacin y las bases de datos permiten el acceso a recursos de informacin que estn ms all de la inmediatez fsica, sobrepasando las limitaciones geogrficas. Las computadoras permiten la utilizacin de masas de informacin las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos aos. Pero no slo basta la disponibilidad de la cantidad de informacin, se trata de contar con informacin de calidad. Los sistemas de informacin basados en computadoras no slo son capaces de suministrarnos informacin de calidad y oportuna, sino que tambin pueden respaldar la toma de decisiones. WEBGRAFIA * Google: * www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml * es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informacin * www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/.../Tema10.html * es.kioskea.net/...d.../si-systeme-d-information.php3 * www.buenastareas.com/.../costos-y-beneficios...sistemas * www.scribd.com/.../Construccion-de-los-Sistemas-de-Informacion * html.rincondelvago.com/analisis-y-diseno-de-sistemas-informati