INFORMACIN GERENCIAL

SISTEMA DE

Mg. Jorge Luis Hilario Rivas

Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Por que los sistemas de informacin son importantes
Se ha convertido con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin. Toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologas de informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia. Un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista -

costo / beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin

dentro de una organizacin. El xito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en trminos de minimizar costos. El xito tambin debe medirse por la efectividad de la TI en respaldo de las estrategias empresariales de una organizacin. Facilitando procesos empresariales, Intensificando estructuras y su cultura organizacional Incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinmico.

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Por que los sistemas de informacin son importantes
. Los sistemas de informacin utilizan personas, datos, hardware,software, recursos y tecnologas de redes de comunicaciones para reunir transformar y diseminar informacin en una organizacin

Personas Datos Software Hardware

Redes

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Por que los sistemas de informacin son importantes
Los beneficios que se pueden obtener usando SI son los siguientes:
Acceso rpido a la informacin. Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas. Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de informacin que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de datos
que se pueden compartir. Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para encontrar y manipular la informacin.

Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel directivo
se hace ms efectiva la comunicacin Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo electrnico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e

internacionales.

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Por que los sistemas de informacin son importantes
Desde el punto de vista de los costos, sin entrar a ser especfico se resumen en los siguientes rubros: Hardware (equipos necesarios para el procesamiento de la informacin) Software (adquisicin o desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genricos a nivel comercial) Personal (personas que intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar la informacin) Otros costos (generacin de informes, formatos, estandarizacin de procesos) Dependiendo del tipo de sistema de informacin que se est tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se vern modificadas. En general, los sistemas de informacin tienen como objetivo: Respaldar las operaciones empresariales. Respaldar la toma de decisiones gerenciales. Respaldar la ventaja competitiva estratgica. Contribuir a la automatizacin de actividades y procesos en las empresas. Llevar la informacin de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que as lo requieran. Proporcionar un diagnstico de la empresa en un momento dado. Dar elementos de juicio para realizar pronsticos para la empresa.

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Por que los sistemas de informacin son importantes
Cuatros ondas del impacto pasado y futuro de la TI sobre la empresa
No de usuarios
1.000.000.000

Sociedad de informacin global Trabajadores del conocimiento que trabajan en red Sociedad global interconectada en red Conectividad Individuos

Contenido

100.000.000

Empresas computarizadas

Instituciones
10.000.000

1990 2030 1970 1980 2010 2000 2020 En las dos primeras ondas las T. Mainframes, minicom, micro y telec computarizaron y conectaron en red los trabajadores del conocimiento y sus empresas. Tercera onda la TI empresas e individuos interconectados en red en cualquier parte en donde se encuentren. As internet, intranets, extranets y otras redes de telec. Crean una soc. global interconectada Cuarta onda explotara el contenido multimedia digital y disponible para todos generando una verdadera SIG.

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

Consideraciones ticas de los potenciales riesgos en el uso empresarial de la TI
Perjuicios potenciales
Que probabilidad hay de que los clientes se vean afectados por: Violacin a la privacidad Informacin imprecisa o inexacta Colisin Contaminacin del entorno

Riesgos potenciales Posibles respuestas

Aplicaciones de la TI
Mejorar el conocimiento del mercado Mejorar las capacidades de respuesta Mejorar las comunicaciones persuasivas Mejorar la seleccin de estrategias

Que probabilidad existe de que ocurra una accin legal? Pueden mitigarse los riesgos y costos mediante: Autorregulacin Defensa Educacin Cdigos de tica Incentivos Certificacin Que probabilidad hay de que se presenten otras amenazas?

Que probabilidad hay de que los socios comerciales o los competidores se vean afectados por: Violacin a la privacidad Informacin imprecisa o inexacta Colisin Exclusin de bienes esenciales

Que probabilidad hay de que los empleados se vean afectados por: Violacin a la privacidad Informacin imprecisa o inexacta

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Introduccin a los sistemas de informacin gerencial

xito y fracaso con la TI Cinco razones principales para el xito
Involucramiento del usuario Respaldo gerencial ejecutivo Declaracin clara de requerimientos

Cinco razones principales para el fracaso

Falta de aporte por parte del usuario Requerimientos y especificaciones incompletas Requerimientos y especificaciones cambiantes

Expectativas realistas

Incompetencia tecnolgica

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Los roles fundamentales de los sistemas de informacin
La TI esta reestructurando la base de los negocios. El servicio al cliente, las operaciones, las estrategias de producto y de marketing, y la distribucin dependen por completo de la TI. Las razones fundamentales para el uso de la TI en la empresa, es que los SI desempean tres papeles esenciales:

Respaldar las operaciones empresariales

Respaldar la toma de decisiones gerenciales Respaldar la ventaja competitiva estratgica

Apoyo a la ventaja estratgi ca

Sistemas de informacin

Apoyo a la toma decisiones gerenciales

Apoyo a las operaciones comerciales

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

El valor creciente de la tecnologa de la informacin
La TI se ha convertido en un ingrediente indispensable en varios ataques estratgicos para hacer frente al cambio; entre estos se incluyen: La interconexin en red de la computacin La interconexin en red de la empresa La globalizacin La reingeniera de procesos empresariales Uso de la TI para lograr una ventaja competitiva Estas son las principales razones por las que las empresas de hoy necesitan la TI.

La Interconexin en red de la computacin

Desde el microcomputador mas pequeo hasta el mainframe mas grande, se estn conectando en red, o interconectando a travs de internet, intranets y otras redes de telecomunicaciones.
Esta distribucin de la capacidad de los computadores conectada en red toma la forma de un enfoque cliente/servidor, con redes de microcomputadores de usuarios finales (clientes) y servidores de red enlazados para compartir procesamiento, software y bases de datos. Las redes de computadores permiten a los usuarios finales y a los grupos de trabajo comunicarse y colaborar en forma electrnica y compartir el uso de hardware, software y recursos de datos. Otra tendencia comn es la reduccin del tamao de los sistemas de computadores mas grande reemplazndolos con redes cliente/servidor. Por ejemplo redes de reas local (LAN).

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Los sistemas de computadores en red

Computadores de red y otros clientes proporcionan una interfaz de usuario basada en navegadores para el procesamiento de applets.

Servidores para sistemas operativos multiusuarios, software para servidores web y applets para software de aplicacin.

Servidores para bases de datos web de internet /intranet, bases de datos operacionales y software de administracin de bases de datos.

Applets: interfaz de usuario basada en un navegador para procesar pequeos programas de aplicacin.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

La empresa interconectada en red

Se han convertido en la principal infraestructura de la TI que respalda las operaciones comerciales de muchas organizaciones. Esto es especialmente evidente en las reas de comercio electrnico entre empresas y sus clientes y sus proveedores; sistemas de colaboracin empresarial entre equipos y grupos de trabajo. Comercio electrnico: compra y venta, marketing y mantenimiento de productos, servicios e informacin sobre una variedad de redes de computador. Sistemas de colaboracin empresarial: comprenden el uso de herramientas de groupware, para respaldar la comunicacin, coordinacin y colaboracin entre los miembros de equipos y grupos de trabajo conectados en red. Por ejemplo empleados y consultores externos forman un equipo virtual, que utiliza intranet corporativa, internet para correo electrnico, videoconferencias, grupos de discusin electrnicos y paginas Web de informacin para colaborar en proyectos empresariales. Globalizacin y tecnologa de informacin

Se estn convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se estn expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de produccin globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales por clientes de todo el mundo.
Cambios estratgicos seria imposible sin internet, intranets y otras redes globales de computacin y de telecomunicaciones que constituyen el sistema nervioso de las empresas globales de hoy. Pueden combinar habilidades de muchos pases para trabajar en proyectos que necesitan una variedad de conocimientos.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Internet
Proveedores y otros socios comerciales
Extranets Limite de la empresa

Adquisicin, distribucin y logstica

Intranets

Ingeniera e investigacin

Manufactura y produccin

Contabilidad, finanzas y administracin

Intranets

Publicidad Ventas Servicio al cliente

Extranets

Consumidor y clientes comerciales

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Intranet corporativa, respalda la colaboracin empresarial en la empresa interconectada en red.

Marketing Posicionamiento del producto. Anlisis de la competencia. Proyectos actuales.

Finanzas Informe trimestral Informe anual Reunin de accs

Recursos Humanos Polticas de viaje Descripciones de las prestaciones. Programas de capacitacin.

Home page corporativa Mensaje del da Boletn interno de la empresa Actualizacin financiera Enlaces intranet Enlaces internet.

Ventas Anlisis de la competencia. Ventas actuales Informacin del cliente.

Capacitacin Cursos disponibles Matricula de clases Descripciones de la capacitacin.

Manufactura Gerencia de la calidad total Programacin de productos Ingeniera

Informacin del cliente Victorias recientes Visitas a clientes Retroalimentacin del cliente.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Impulsores del cambio Entorno competitivo Estrategia empresarial /TI Implementacin empresarial

Globalizacin Mercados globales emergentes Tecnologa de informacin Interconectar en red la empresa global Operaciones empresariales y alianzas globales

Reingeniera de procesos empresariales TI reemplaza el esfuerzo humano, automatiza una tarea o un proceso TI incrementa el esfuerzo humano, revela una tarea o un proceso TI se reestructura, transforma una serie de tareas o procesos La RPE es un ejemplo de cmo se esta utilizando la TI para reestructurar el trabajo al transformar los procesos empresariales. Un proceso empresarial es cualquier serie de actividades diseadas para generar un producto especifico para un cliente o mercado.

El guru de la reingeniera, Michael Hammer, define como el replanteamiento fundamental y el rediseo radical de los procesos empresariales para lograr mejoramientos significativos, como costo, calidad, servicio y velocidad.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Como la TI puede ayudar en la reingeniera de procesos empresariales

Antigua regla: los gerentes toman todas las decisiones. TI herramientas de soporte para las decisiones ( acceso a bases de datos, software de modelacin) Nueva regla: La toma de decisiones es parte del trabajo de todos.
Antigua regla: solo los expertos pueden realizar el trabajo complejo. TI sistema experto. Nueva regla: una persona de aptitudes y conocimientos variados (generalista) puede realizar el trabajo de un experto. Antigua regla: la informacin puede editarse solo en un lugar a la vez. TI base de datos compartidas por medio de internet, intranet y extranets. Nueva regla: la informacin puede editarse simultneamente en tantos lugares como sea necesario. Antigua regla: el personal de campo necesita oficina donde ellos pueden recibir, almacenar, obtener y transmitir informacin. TI sitios web de internet / intranet y computadores porttiles. Nueva regla: el personal de campo puede enviar y recibir informacin en cualquier parte que se encuentre.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Ventaja competitiva con la TI Estrategias de costos: usar la tecnologa para convertirse en un productor de bajo costo, reducir costos de sus clientes o proveedores, incrementar costos de la competencia debe justificar el precio de permanecer en la industria. Ejem sistemas de manufactura asistidos por computador, web site para comercio electrnico, reduccin de costos de marketing. Estrategias de diferenciacin: utilizar la TI para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios nicos. Ejem suministrar servicios completo de soporte al cliente por internet por medio de un web site, o utilizar sistemas de marketing para ofrecer a clientes individuales los productos o servicios que los atraen. Estrategias de innovacin: utilizar la TI para realizar cambios radicales en sus procesos empresariales, que originen cambios fundamentales en la forma como se maneja el negocio en una industria. Ejem permitiendo que los clientes utilicen sitios web para disear y configurar a la medida productos o servicios, utilizar intranets corporativas para mejorar en forma significativa la velocidad y facilidad de colaboracin de equipos interfuncionales de desarrollo de productos.

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Ejemplos del uso de estrategias competitivas que enfrenta una empresa usando la TI
Clientes Objetivos estratgicos Atraer nuevos clientes y conservar a los clientes actuales mediante la creacin de transferencia de costos Ofrecer precios mas bajos Proveedores Conservar a los proveedores mediante la creacin de transferencia de costos Ayudar a los proveedores a reducir costos Competidores Bloquear competidores conservando clientes y proveedores Nuevos Participantes Crear berreras para ingresar a la industria Sustitutos Hacer de la sustitucin algo poco atractivo

Estrategia de liderazgo de costos

Vender a menor precio que los competidores

Convertir el ingreso en una inversin poco atractiva

Hacer de la sustitucin algo econmicamente no factible

Estrategia de innovacin

Suministrar nuevos productos y servicios a nuevos mercados

Desarrollar servicios de suministro nicos o crear alianzas con proveedores

Proporcionar productos y servicios nicos

Ingresar empresas de potenciales participantes

Producir sustitutos

Estrategia de diferenciacin

Suministrar mejor calidad, atributos y servicio

Ayudar a los proveedores a mejorar los servicios

Fortalecer la competencia con atributos nicos

Dificultar la decisin de ingreso

Proporcionar atributos sustitutos

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Por qu necesitan las empresas la tecnologa de la informacin?

Ejemplos del uso de estrategias competitivas que enfrenta una empresa usando la TI
Estrategia Liderazgo de costos Empresa Levitz Furniture Metropolitan Life Deere & Company Sistema de informacin estratgica Compra centralizada Supervisin del cuidado medico Control de herramientas elctricas Beneficio empresarial Reducir los costos de compra Reducir los costos mdicos Reducir los costos de manufactura

Innovacin

Merril Lynch Federal Express McKesson Corp.

Cuentas de manejo de efectivo de los clientes Seguimiento en lnea de paquetes y administracin de vuelos Ingreso de pedidos de clientes y merchandising

Liderazgo del mercado Liderazgo del mercado Liderazgo del mercado

Diferenciacin

Navistar Setco Industries Consolidated Freightways

Anlisis de las necesidades de los clientes con base en el uso de computadores porttiles Estimacin del trabajo asistido por computador Seguimiento en lnea de envos a clientes

Incremento en la participacin de mercado Incremento en la participacin de mercado Incremento en la participacin de mercado

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Conceptos fundamentales de los sistemas de informacin

Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que se dirigen hacia el logro de una meta comn mediante la aceptacin de entradas y la generacin de salidas, en un proceso de transformacin organizado.

La retroalimentacin consiste en datos sobre el desempeo de u sistema.

El control es el componente que supervisa y evala la retroalimentacin, y que realiza los ajustes necesarios a los componentes de entrada y de procesamiento para garantizar que se genere la salida apropiada. Un SI utiliza recursos humanos, de hardware, software, datos y redes para realizar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que convierten los recursos de datos en productos de informacin. Primero se renen los datos y se convierten a un formato adecuado para su procesamiento (entrada). Los datos se manipulan y se convierten en informacin (procesamiento), se almacenan para su uso futuro (almacenamiento) o se comunican a su usuario final (salida), de acuerdo con procedimientos de procesamiento correctos (control). Recursos de los SI Recursos humanos: incluyen usuarios finales y especialistas en SI Usuarios finales: tambin llamados clientes o usuarios, son personas que utilizan un sistema de informacin o la informacin que este genera. Especialista SI: son personas que desarrollan y operan sistemas de informacin; los analistas disean SI en base a requerimiento de los usuarios finales.

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Conceptos fundamentales de los sistemas de informacin

Recursos de hardware: incluye todo los dispositivos fsicos y materiales utilizados en el procesamiento de informacin.

Recursos de software: comprenden instrucciones computarizadas (programas) e instrucciones para personas (procedimientos) .
Recursos de datos: incluyen formatos alfanumricos, texto, imagen, video, audio y otras formatos de datos. Recursos de redes: abarcan medios de comunicacin y soporte de redes.

Actividades de los sistemas de informacin

Entradas de los recursos de datos: actividades de ingreso, registro y edicin de datos. Procesamiento de datos de informacin: calculo, comparacin, distribucin, clasificacin y resumen. Salida de los productos de informacin: generacin de productos de informacin apropiados para los usuarios finales.

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Conceptos fundamentales de los sistemas de informacin

Resumen de los atributos de la calidad de informacin
Dimensin tiempo Oportunidad Actualidad Frecuencia Periodo
Dimensin contenido Exactitud Pertinencia Integridad Brevedad Alcance Desempeo Dimensin forma Claridad Detalle Orden Presentacin Medios La informacin debe suministrarse en el momento que sea necesaria La informacin debe ser reciente al momento de suministrarse La informacin debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria La informacin puede proporcionarse sobre periodos pasados, presentes y futuros.

La informacin debe ser libre de errores La informacin debe estar relacionada con las necesidades de informacin de un destinatario especifico para una determinada situacin. Debe suministrarse toda la informacin que sea necesaria Debe proporcionarse solo la informacin que se necesite La informacin puede tener un alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo. La informacin puede revelar el desempeo, al medir las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados.

La informacin debe suministrarse en un formato que sea fcil de entender La informacin puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen La informacin puede ordenarse en una secuencia predeterminada La informacin puede presentarse en forma narrativa, numrica, grafica, u otras formas La informacin puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos, presentaciones de video u otros medios.

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Visin general de los sistemas de informacin

Principales categoras de sistemas de informacin
Sistemas de apoyo a alas operaciones, que procesan datos generados por operaciones empresariales. Las principales categoras son: Sistemas de procesamiento de transacciones, que procesan datos resultantes de transacciones empresariales, actualizan bases de datos operacionales y generan documentos empresariales. Sistemas de control de procesos, que supervisan y controlan procesos industriales. Sistemas de colaboracin empresarial, que respaldan el equipo, el trabajo de grupo y la colaboracin y las comunicaciones empresariales.

Sistemas de apoyo gerencial, que proporciona la informacin y el respaldo necesarios para que sus gerentes tomen decisiones efectivas. Las principales categoras son:
Sistemas de informacin gerencial, proporcionan a los gerentes informacin en la forma de informes y presentaciones especificadas previamente. Sistemas de apoyo a las decisiones, suministran apoyo ad hoc interactivo para el proceso de toma de decisiones de los gerentes. Sistemas de informacin ejecutiva, brindan informacin critica adaptada a las necesidades de informacin de los ejecutivos. Otras categoras, SI pueden respaldar aplicaciones operacionales, gerenciales o estratgicas. Las principales categoras son: Sistemas expertos, son sistemas que se basan en el conocimiento y que proporcionan asesoria experta y que actan como consultores expertos para los usuarios. Sistemas de gerencia del conocimiento, son sistemas que se basan en el conocimiento y que respaldan la creacin, organizacin y diseminacin del conocimiento empresarial dentro de la empresa. Sistemas de informacin estratgica, proporcionan a una empresa productos, servicios y capacidades estratgicas de la ventaja competitiva. Sistemas de informacin empresarial, respaldan las aplicaciones operacionales y gerenciales de las funciones empresariales bsicas de una empresa.

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Visin general de los sistemas de informacin

Clasificaciones de operaciones y gerenciales de los sistemas de informacin

Sistemas de informacin

Respaldo a las operaciones empresariales

Sistemas de apoyo a las operaciones

Sistemas de apoyo gerencial

Respaldo a la toma de decisiones gerenciales

Sistemas de procesamiento de transacciones

Sistemas de control de procesos

Sistemas de colaboracin empresarial

Sistemas de Informacin gerencial

Sistemas de apoyo a las decisiones

Sistemas de informacin ejecutiva

Procesamiento de transacciones empresariales

Control de procesos industriales

Colaboracin de equipo y de grupo de trabajo

Elaboracin de informes especificados con anterioridad para los gerentes

Apoyo interactivo a las decisiones

Informacin adaptada para los ejecutivos

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Visin general de los sistemas de informacin

Sistemas de procesamiento de transacciones
Compra Contabilidad Procesamiento de transacciones de ventas

Planeacion de materiales

Trabajo en progreso

Control de inventario

Documentos de transacciones

Ordenes de compra Avisos de recibo Facturas de proveedores Pagos a proveedores Etc.

Ordenes de trabajo Etiquetas de inventario Tarjetas registradoras de horario Cheques de pago a empleados Etc.
El sistema de operaciones fsicas de la empresa

Ordenes de venta Avisos de envi Facturas de clientes Pagos a clientes Etc.

Materia prima Instalacin de manufactura

Productos terminados

Compras
Proveedores Clientes

Ventas

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Visin general de los sistemas de informacin

Mismo tiempo Diferentes tiempos

Mismo lugar

Reuniones cara a cara Tableros de copia electrnicos Herramientas de salones de decisin electrnicas Herramientas para la construccin de equipos

Equipos en su lugar Herramientas para salones de equipos Software de grupos para trabajos de turno

Los sistemas de colaboracin empresarial utilizan una variedad de TI para respaldar la colaboracin de equipos y grupos de trabajo

Plataformas Internet Intranets Extranets Otras redes Coordinacin progresivo Correo de voz Correo electrnico Fax Edicin de grupo Gerentes de proyectos Sistemas de flujo de trabajo

Diferentes lugares

Reuniones a distancia Audio conferencias Videoconferencias Pantalla compartida Tele conferencias

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Visin general de los sistemas de informacin

Los componentes y las actividades de los sistemas de informacin gerencial

Base de datos externas

Internet
Informacin y respaldo a las decisiones

Intranets

Extranets otras redes

Software para: Informes gerenciales Respaldo a las decisiones Informacin estratgica Consejo experto know-how comercial

Bases datos corporativas

Bases modelos

Usuarios finales gerenciales

Computadoras personales de los gerentes

Bases de conocimiento Servidores y otros computadores en red

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Ing. Mg. Jorge Luis Hilario Rivas

Ingeniero Industrial Magister en Ingeniera Industrial, mencin gestin empresarial Docente Nombrado Asociado TC UNU Per (2005) Miembro ordinario del Colegio de Ingenieros del Per (1996) Reg. CIP. N 51435

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