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DOCUMENTATION

MS PROJECT 2000
Prise en main

Date: Mars 2003

Anre MSI
12, rue Chabanais 75 002 PARIS E mail : jcrussier@anere.com Site : www.anere.com

Le prsent document est la proprit exclusive d'Anre MSI. Toute reprsentation ou reproduction intgrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite (art. L122-4 du code de la proprit intellectuelle). Cette reprsentation ou reproduction, par quelque procd que ce soit, constituerait donc une contrefaon sanctionne par les articles L335-1 et suivants.

MS PROJECT 2000 - Prise en main Microsoft Project vous aide crer des prvisions pour des projets les communiquer d'autre personne (par mail) et grer les modifications au fur et a mesure qu'elles se produisent. Les prvisions vont nous permettre de planifier certains dtails et de dterminer ce qui doit titre accompli. En tenant compte des questions suivantes Que faire? (Identifiez les Tches du projet) Combien de temps faudra t il pour achever chaque tache ? (Dterminez la dure des Tches) Dans quel ordre les Tches doivent-elles tre excutes ? (Dterminer les relations entre les tches) Qui (ou quoi) excutera chaque tache ou en sera responsable ? (Identifiez les ressources que vous utiliserez pour achever le projet) Le rassemblement de ces informations avant le dmarrage du projet acclrera et simplifiera le processus de dveloppement des prvisions de votre projet. I. CREATION DUNE NOUVELLE PREVISION DE PROJET - Etape A - Pour saisir les commentaires de la nouvelle prvision 1. Choisissez Fichier Proprit Rsume. 2. Dans la zone "Commentaire" entrez des commentaires d'ordre gnral sur votre projet. 3. Sectionnez l'onglet Document. 4. Entrez des informations relatives votre projet. 5. Choisissez "OK". 6. Choisissez Projet Informations sur le projet 7. Dans la zone "Date de dbut", entrez la date a laquelle vous souhaitez que votre projet dbute. - Etape B - Pour saisir des tches et leur dure respective
1. Entrez les noms des Tches dans le champ "Nom de la Tche". Entrez les nombres reprsentant la dure suivis de 1'abrviation d'unit de dure souhaite.

2.

(h

heure ; j

jour ; s

semaine)

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MS PROJECT 2000 - Prise en main - Etape C Cette tape va permettre d'organiser les Tches l'aide du "mode plan" de faon visualiser votre projet dans une structure hirarchique qui met en vidence la correspondance entre les tches subordonnes et les tches rcapitulatives. - Pour abaisser une tche 1. Slectionner la tche abaisser. 2. Cliquez sur le bouton "Abaisser" de la barre d'outils Format. - ou Choisissez Outils Mode Plan, puis choisissez Abaisser. * Les Tches subordonnes sont abaisses. - Pour hausser une tche. 1. 2. Slectionner la Cache hausser. Cliquez sur le bouton "Hausser" de la barre d'outils Format. - ou Choisissez Outils Mode Plan, puis choisissez Hausser.

* Les Tches rcapitulatives sont hausses et affiches en gras. - Etape D Une fois vos Tches entres et mises en mode Plan, vous devez les Trier de faon squentielle pour estimer le temps ncessaire a 1'achvement du projet. Lorsque vous liez vos tches a une autre, vous tablissez une relation entre celles-ci et spcifiez une squence d'vnements. Vous pouvez lier des Tches subordonnes a d'autres tches subordonnes dans un groupe, puis lier des Tches rcapitulatives a d'autres tches rcapitulatives. Vous pouvez supprimer une relation entre les tches a tout moment. - Pour crer une relation entre les tches. 1. Sectionner les Tches lier dans la table du Gantt. 2. Cliquez sur le bouton "Lier les tches" de la barre d'outils Standard. - ou Choisissez Edition Lier les tches. * Rptez cette Cache pour les autres tches lier. - Pour supprimer une relation entre les taches. 1. Sectionner les Tches dont vous souhaitez supprimer la liaison dans la table du Gantt. 2. Cliquez sur le bouton "Supprimer Lier les tches" de la barre d'outils Standard. - ou Choisissez Edition Supprimer Lier les tches. * Rptez cette tche pour les autres tches supprimer. Anre MSI 12 mars 2003 page 3

MS PROJECT 2000 - Prise en main - tape E Lorsque vous connaissez le cot exact des matriaux ncessaires l'excution d'une tche et que vous n'affectez pas de ressource cette dernire, entrez un cot fixe. Un cot fixe peut correspondre au cot des matriaux dont vous avez ngoci le prix d'achat. - Pour affecter un cot fixe une tche. 1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt. 2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Cot. 1. Entrez le cot dans le champ "Cot fixe" de la table puis cliquez sur "OK". Pratique : Vous pouvez visualiser l'ensemble de votre projet pour cela choisissez Affichage Zoom puis slectionnez "Ensemble du projet". II. ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL DES RESSOURCES Aprs avoir organis les tches de votre projet et valu le temps ncessaire chacune d'elles, vous pouvez penser aux ressources qui seront ncessaires leur achvement. Avant d'affecter des ressources des tches, vous devez crer une liste de toutes les ressources de votre projet. Une liste des ressources contient : Le nom de la ressource correspondant celui d'une personne, du matriel ou un groupe de ressources possdant le mme type de qualifications, tel que des pilotes. Le nombre maximum d'units de ressources possdant le mme type de qualifications disponibles pour la ressource. -Pour crer une liste des ressources. 1. Choisissez Affichage Tableau des ressources. 2. Choisissez Affichage Table, puis choisissez Entre. 3. Dans la colonne "Nom de la ressource", entrez le nom d'une ressource dans un champ vierge. 4. Si ncessaire, entrez le nombre d'units de ressources disponibles pour cette ressource dans la colonne "Capacit maux.". 5. Modifiez les informations par dfaut figurant dans les autres champs de faon approprie. (les cots standards peuvent tre calculs de manires diffrentes, h horaire ; j journalier ; s hebdomadaire et m mensuel) - Pour affecter une ressource une tche 1. Choisissez Affichage Diagramme de Gantt. 2. Slectionner une tche dans la table du Gantt. 3. Cliquez sur le bouton "Affectation des ressources" de la barre d'outils Standard. - ou Choisissez Insertion Affectation des ressources. 4. Dans la colonne "Nom", slectionnez la ressource affecter la tche. (Si vous utilisez une ressource mi-temps, entrez une fraction dcimale dans le champ "Units") 5. Choisissez le bouton "Affecter" puis "Fermer".

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MS PROJECT 2000 - Prise en main - Pour rduire ou augmenter la quantit de travail affecte une ressource. 1. Utilisez le bouton secondaire de la souris pour cliquer sur une barre d'outils, puis choisissez "Gestion des ressources". 2. Cliquez sur le bouton "Affichage Entre de tches" de la barre d'outils "Gestion des ressources". 3. Dans le volet suprieur, slectionnez la tche laquelle la ressource est affecte. 4. Dans le volet infrieur, entrez une valeur infrieure dans la colonne Travail de la ressource puis choisissez "OK". Microsoft Project prvoit galement les tches en utilisant les informations contenues dans le calendrier du projet, c'est dire le calendrier par dfaut de vos prvisions. Le calendrier du projet indique les heures de travail rgulires et les jours chms standard, tels que les weekends et les congs. - Dfinition des heures de travail et des jours chms d'une ressource. 1. Choisissez Outils Modifier le temps de travail. 2. Dans la zone "Pour", slectionnez la ressource dont vous voulez modifier le calendrier. 3. Dans le calendrier, slectionnez les jours modifier. 4. Slectionnez l'option "Ouvr", "Chm", ou "Par dfaut". 5. Pour modifier les heures de travail, entrez les nouvelles heures dans les zones "De" et "A" et choisissez "OK". III. LES SUR UTILISATIONS DES RESSOURCES. Lors de l'analyse de vos prvisions, vous remarquerez peut-tre qu'une ou plusieurs de vos ressources sont sur utilises. Il est important de rsoudre les sur utilisations tt dans le processus de planification. Il est prfrable de rgler ces problmes avant que le projet soit en cours de ralisation. Si vous ne rsolvez pas ces problmes, il est probable que votre projet ne se terminera pas la date prvue. Une sur utilisation de ressource se produit lorsqu'un nombre d'heures de travail suprieur au nombre d'heures disponibles dans le calendrier des ressources est affect une ressource sur une priode de temps donne. A. RSOLUTION AUTOMATIQUE Avec Microsoft Project, vous pouvez rsoudre automatiquement les sur utilisations des ressources en effectuant un audit. L'audit ne fait que retarder certaines tches figurant dans vos prvisions jusqu' ce que les ressources qui leur sont affectes ne soient plus sur utilises. Remarque : N'utilisez pas d'audit automatique si vos prvisions sont calcules partir d'une date de fin car Microsoft Project prvoit le dbut de chaque tche aussi tard que possible. 1. Choisissez Outils Audit des ressources. 2. Choisissez le bouton "Auditer maintenant"

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MS PROJECT 2000 - Prise en main B. RESOLUTION MANUELLE L'audit manuel peut tre utile lorsque l'audit automatique ne produit pas les rsultats escompts. Microsoft Project offre un affichage dans lequel vous pouvez visualiser les ressources qui sont sur utilises et les tches auxquelles elles sont affectes. 1. Utilisez le bouton secondaire de la souris pour cliquer sur une barre d'outils, puis choisissez "Gestion des ressources". 2. Cliquez sur le bouton "Affichage Rpartition des ressources" de la barre d'outils "Gestion des ressources". 3. Slectionnez la colonne "Nom de la ressource". 4. Cliquez sur le bouton "Atteindre la sur utilisation" 5. Dans le volet suprieur, reportez-vous l'chelle de temps pour visualiser les priodes durant lesquelles une ressource est sur utilise. Microsoft Project affiche en rouge le total des heures de travail affectes une ressource sur utilise. 6. Dans le volet infrieur, examinez la partie chelle de temps pour dterminer quelles sont les tches prvues aux dates de sur utilisation. 7. Rsolvez la sur utilisation. Retardez une tche, modifiez une affectation de tche, affectez une ressource temps partiel une tche, rduisez la quantit de travail affecte une ressource ou modifiez sa disponibilit. IV. IMPRESSION DES RAPPORTS ET UTILISATION DES AFFICHAGES Aprs avoir saisi les donnes de votre projet, vous voudrez probablement parfaire vos prvisions. Dans Microsoft Project, vous pouvez comparer diffrentes stratgies (en changeant vos dates, vos dures, vos cots. vos ressources...) et rendre votre planification aussi efficace que possible. Au cours de votre travail sur vos prvisions, vous pouvez visualiser les informations de plusieurs faons.: Calendrier Rseau PERT Diagramme de Gantt Fiche de Tche Vous avez la possibilit d'afficher deux perspectives diffrentes de vos prvisions simultanment afin d'obtenir un plus grand niveau de dtail. Exemple: - Affichage des tches dans le volet suprieur (slectionnez une tche) Choisissez Fentre Fractionner - Visualisez la charge de travail des personnes affectes cette tche. A. IMPRESSION DES RAPPORTS - Pour imprimer un rapport. 1. Choisissez Affichage Rapports. 2. Slectionnez le type de rapport imprimer. 3. Cliquez sur le bouton "Slectionner". Anre MSI 12 mars 2003 page 6

MS PROJECT 2000 - Prise en main 4. Cliquez sur le bouton "Imprimer". B. UTILISATION DES AFFICHAGES L'utilisation de diffrents affichages vous permet non seulement de visualiser les informations contenues dans votre projet de diffrentes manires, mais aussi de l'organiser, de prvoir les tches et les ressources, et de faire un suivi de son avancement. Il existe trois types d'affichages de base pour visualiser les informations d'un projet : un affichage tableau ressemble une feuille de calcul ou une table d'informations. un affichage graphique ou graphe affiche les informations graphiquement. un affichage fiche facilite l'entre des informations relatives des tches et des ressources spcifiques. - Pour visualiser un affichage. 5. Choisissez Affichage Plus d'affichages. 6. Slectionnez l'affichage visualiser. 7. Choisissez le bouton "Appliquer". L'affichage Tableau des Tches utilise une table pour vous montrer les dtails et les ressources de chaque tche. On peut utiliser un filtre pour afficher une slection d'informations dans les calendriers telles que les tches utilisant une ressource particulire. V. SUIVI DE L'AVANCEMENT DE VOTRE PROJET La cration de prvisions ne reprsente que la premire tape de la gestion d'un projet. Microsoft Project vous permet galement de suivre son avancement. Le suivi de l'avancement du projet prsente plusieurs avantages, parmi lesquels l'identification et la rsolution des problmes ds leur apparition. La rduction de comptes rendus l'intention de la direction et des participants au projet. Le recueil de l'historique du projet en vue d'amliorer la planification de projets ultrieurs. Le suivi du projet comprend trois tapes la cration d'une planification initiale base sur les prvisions prliminaires. La mise jour priodique des prvisions pour reflter l'avancement du projet la comparaison des prvisions mises jour avec la planification initiale en vue de dterminer si l'avancement est conforme la planification. - Etape A Une planification initiale fournit une base de comparaison des cots, du travail et des dates planifies lors du suivi de l'avancement de vos prvisions. En comparant les informations figurant dans la planification initiale aux informations en cours, vous pouvez suivre de prs l'avancement de votre projet pour vous assurer que les tches dbutent et s'achvent aux dates prvues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les cots ne dpassent pas le budget. - Pour enregistrer des prvisions en tant que planification initiale. 1. Choisissez Outils suivi, pus choisissez Enregistrer la planification initiale. Anre MSI 12 mars 2003 page 7

MS PROJECT 2000 - Prise en main 2. Assurez-vous que l'option "Ensemble du projet" est slectionne puis choisissez "OK". - Etape B Une fois que vous avez cr des prvisions et dfini une planification initiale, vous pouvez les mettre jour aussi souvent que vous le souhaitez afin de suivre leur avancement. Pour ce faire, valuez l'tat de chaque tche et mettez jour les informations appropries dans vos prvisions. Vous pouvez faire un suivi minimal ou dtaill des informations figurant dans la planification initiale. - Pour entrer les dates de dbut et de fin relles d'une tche. 1. Slectionnez la tche mettre jour dans la table de Gantt. 2. Choisissez Outils Suivi, puis choisissez Mettre jour les tches. 3. Sous "Relle, entrez les dates dans les zones "Dbut" et "Fin" puis choisissez "OK". - Etape C La dfinition d'une planification initiale et la mise jour rgulire de vos prvisions vous permettent de comparer la premire l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Celles-ci mettent en lumire les aspects du projet que ni se droulent pas comme prvu. - Pour identifier les variations. 1. Choisissez Affichage Plus d'affichage... 2. Cliquez sur "Gantt Suivi" puis "Appliquer". Visualisation des variations de la planification VI. UTILISATION DE PLUSIEURS PROJETS
Avec Microsoft Project, vous pouvez, selon vos besoins, travailler efficacement de diffrentes manires avec plusieurs projets. Si vous devez passer un certain nombre de projets individuels en revue ou faire un rapport leur sujet, vous pouvez les consolider dans une seule fentre. Enfin, si vos projets sont semblables, vous pouvez crer un fichier modle de projet utiliser comme point de dpart pour des projets futurs.

A. CONSOLIDATION DE PLUSIEURS PROJETS Vous pouvez consolider jusqu' 80 projets. - Pour consolider des projets. 1. Choisissez Outils Projets multiples, puis choisissez Consolider les projets. 2. Dans la zone "Nom de fichier", entrez le chemin d'accs et le nom de fichier de chaque fichier projet combiner. 3. . Si vous souhaitez modifier l'ordre dans lequel les fichiers projet seront consolids dans la liste, slectionnez un nom de fichier, puis cliquez sur une des flches Dplacer. Les projets seront consolids dans l'ordre squentiel de leur apparition dans la liste. 4. Choisissez "OK". 5. Si vous souhaitez enregistrer les projets consolids sous la forme d'un seul fichier projet, cliquez sur le bouton "Enregistrer" 6. Entrez un nom pour le fichier projet consolid puis choisissez "OK".

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MS PROJECT 2000 - Prise en main B. CONSOLIDATION DE PROJETS POUR CREER UNE LISTE DES RESSOURCES Lorsque vous travaillez avec plusieurs projets qui utilisent un mme ensemble de ressources, vous pouvez les combiner pour crer une liste des ressources. Microsoft Project fait le suivi des ressources de tous les projets consolids dans la liste des ressources de faon ce que vous puissiez disposer d'informations exactes sur leur utilisation tout en conservant des projets indpendants. - Pour consolider des projets afin de crer une liste des ressources 1. Choisissez Outils Projets multiples, puis choisissez Consolider les projets. 2. Dans la zone "Nom de fichier", entrez le chemin d'accs et le nom de fichier de chaque fichier projet combiner. 3. Si vous souhaitez modifier l'ordre dans lequel les fichiers projet seront consolids dans la liste, slectionnez un nom de fichier, puis cliquez sur une des flches Dplacer. 4. Sous "Options", activez la case cocher "Combiner les listes des ressources". Si cette liste est estompe, vous devrez activer la case cocher "Lier aux projets source" sous "Options", puis activer la case cocher "Combiner les listes des ressources". Cliquez sur "OK". La cration d'une liste des ressources vous permet d'identifier et de rsoudre les conflits qui peuvent survenir lorsque des ressources sont affectes plusieurs projets. Vous pouvez utiliser les ressources figurant dans une liste des ressources dans n'importe quel projet. C. PARTAGE DES RESSOURCES ENTRE PROJETS 1. Choisissez Outils Projets multiples, puis choisissez Partager les ressources. 2. Slectionner le fichier projet contenant les ressources que vous voulez utiliser dans le fichier projet actif. Si vous ne pouvez pas slectionner de fichier projet, vous devez ouvrir le projet contenant les ressources utiliser. 3. Si vous souhaitez donner la priorit aux informations figurant dans le fichier projet actif lorsque le fichier actif et la liste des ressources contiennent des calendriers ou des ressources portant le mme nom, slectionnez l'option "Le fichier partag est prioritaire" puis cliquez sur "OK". Les ressources sont maintenant disponibles dans le fichier projet actif et vous pouvez les affecter comme vous le feriez pour toutes autres ressources. Si votre projet dispose dj de ses propres ressources, les ressources des deux projets seront combines. D. CRATION D'UN MODELE Utilisez un modle lorsque plusieurs projets utilisent : une structure de tches semblables : des calendriers semblables. un ensemble de ressources semblables. 1. Choisissez Fichier Enregistrer sous 2. Dans la zone "Format de fichier", slectionnez "Modle" puis cliquez sur "OK".

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MS PROJECT 2000 - Prise en main VII. GESTION DE VOS PRVISIONS A L'AIDE D'UNE MESSAGERIE LECTRONIQUE En utilisant Microsoft Project avec Microsoft Mail, vous pouvez incorporer d'une faon efficace les commentaires fournis par les personnes qui travaillent sur votre projet, le chef de projet et les responsables des tches cls. Vous pouvez : communiquer avec l'quipe travaillant sur le projet au sujet d'une affectation de tche ventuelle. informer automatiquement le personnel des modifications apportes aux prvisions et aux affectations. demander aux employs des informations relatives l'tat d'avancement des tches auxquels ils sont affects. incorporer automatiquement des informations relatives l'tat d'avancement de vos prvisions. Vous pouvez envoyer : des fichiers projet. des parties slectionnes de vos prvisions des remarques relatives au projet pour communiquer rapidement l'quipe travaillant sur ce dernier. Les ressources sont maintenant disponibles dans le fichier projet actif et vous pouvez les affecter comme vous le feriez pour toutes autres ressources. Si votre projet dispose dj de ses propres ressources, les ressources des deux projets seront combines.

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Lier les tches

Fractionner la tche

Copier l'image

Remarques sur la tche

Affecter une ressource Pratique : Ces icnes vous permettront de faire un changement d'chelle selon votre souhait. Anre MSI 12 mars 2003 page 11

Assistant

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Affichage Rpartition des ressources

Partager les ressources

Atteindre la sur utilisation

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