UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DEPARTAMENTO DE PROCESOS Y SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACIN II TEORA

CONTENIDO: DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS, OBSERVACIONES JOINT APPICATION DESIGN (JAD) PROTOTIPOS, CASE, GROUPWARE
Material diseado y elaborado por: Prof. Luis Eduardo Mendoza M. Material revisado por: Prof. Mara A. Prez de Ovalles

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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS
Las caractersticas de un buen anlisis de sistemas durante la determinacin de requerimientos, son: IMPERTINENCIA. Debe cuestionarse cualquier cosa. IMPARCIALIDAD. El rol del analista es hallar la mejor solucin al problema u oportunidad del negocio. RELAJARSE ANTE LAS RESTRICCIONES. Asumir que cualquier cosa es factible y eliminar lo no factible. ATENDER LOS DETALLES. Cualquier hecho puede influir en cualquier otro. REESTRUCTURAR. formas.
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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS
Preguntas a responder por el analista:
Cmo funciona el sistema actual? De forma manual o automatizada?. Qu informacin es necesaria para un apropiado funcionamiento? Qu clase de reportes son generados?. Cmo la gente usa el sistema para realizar el trabajo?.

El analista tambin debe enfocarse hacia lo siguiente:

Cmo deber integrarse una nueva funcin al sistema?. Qu informacin ser necesaria para operar sin problemas?. Qu clase de reportes son necesarios para trabajar?. Cmo el nuevo sistema altera el trabajo de los empleados?. Qu nuevos y mejorados servicios de informacin son necesarios para soportar las metas, objetivos, funciones y estrategias organizacionales?.
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DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS
Adems, el analista necesita conocer y entender los siguientes aspectos de la organizacin:
Los objetivos del negocio que guan el qu y el cmo el trabajo es realizado. La informacin que la gente necesita para realizar el trabajo. La informacin (definicin, volumen, tamao, etc.) manejada dentro de la organizacin para soportar el trabajo. Cundo, cmo y por quin o qu, la informacin el movida, transformada y guardada. La secuencia y la dependencia entre las diferentes actividades que manejan la informacin. Las reglas de manejo y procesamiento de la informacin. Polticas y lineamientos que describen la naturaleza del negocio, del mercado y del ambiente en el que la organizacin opera. Los eventos claves que afectan el valor de la informacin, as como su ocurrencia.
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MTODOS TRADICIONALES PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS

Entrevistas individuales a personas que conocen los aspectos y la operacin del sistema actual, as como las futuras necesidades en sistemas para soportar nuevas actividades organizacionales. Consulta a grupos va cuestionarios para descubrir asuntos importantes y requerimientos. Entrevistas grupales a personas con diversas necesidades para hallar sinergias y contrastes entre los requerimientos de sistemas Observacin de trabajadores en momentos especficos para ver cmo la data es manejada y qu informacin necesita la gente para su trabajo. Estudio de los documentos del negocio para descubrir los aspectos importantes, las polticas, las reglas y las directrices, as como ejemplos del uso de la informacin en la organizacin.
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LAS ENTREVISTAS
La realizacin de entrevistas engloba los siguientes pasos: 1) Preparar la entrevista: 1.1) Entender los objetivos y alcances de la entrevista. 1.2) Planificar la entrevista. Identificar tpicos. 1.3) Establecer el programa de la entrevista. 2) Efectuar la entrevista. 3) Documentar y analizar los resultados: 3.1) Elaborar los resmenes de las entrevistas. 3.2) Documentar con informes, archivos, etc. 3.3) Emitir las conclusiones. 4) Clarificar la informacin obtenida: 4.1) Determinar otras personas a entrevistar. 4.2) Concertar reuniones. 4.3) Documentar.
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LOS CUESTIONARIOS
La realizacin de cuestionarios engloba los siguientes pasos: 1) Preparar el cuestionario: 1.1) Establecer los niveles y escalas de medicin de las preguntas. 1.2) Determinar la codificacin de las preguntas cerradas. 1.3) Elaborar la primera versin del cuestionario. 1.4) Validar el cuestionario determinar su confiabilidad. 1.5) Consultar con expertos o personas familiarizadas con el tema. 1.6) Ajustar la primera versin. 2) Llevar a cabo la prueba piloto: 2.1) Aplicar la primera versin del cuestionario. 2.2) Calcular los ndices de confiabilidad. 2.3) Elaborar la versin final del cuestionario. 3) Aplicar el cuestionario a la muestra. 4) Documentar y analizar los resultados obtenidos: 4.1) Calcular los estadsticos y las medidas de tendencia central. 4.2) Analizar la informacin obtenida. 5) Elaborar las conclusiones y las recomendaciones.
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COMPARACIN ENTRE LAS ENTREVISTAS Y LOS CUESTIONARIOS

CARACTERSTICAS Riqueza de la informacin Tiempo requerido Costo Posibilidad de prueba y correcin ENTREVISTAS Alta (muchos canales) Puede extenderse Puede ser alto Buena: la clarificacin y prueba de las preguntas puede ser preguntado a los entrevistados Los entrevistados son conocidos por los entrevistadores CUESTIONARIOS Media a baja (slo los participantes) Bajo a moderado Moderado Limitado: la prueba y la correccin es realizada despus de la primera recoleccin de informacin Los participantes pueden ser desconocidos

Confidencialidad

Involucramiento del sujeto Audiencia potencial

El entrevistado se involucra Los participantes son y est comprometido pasivos y no existe un real compromiso Limitada pero con respuestas completas por parte de los entrevistados Puede ser extensa pero con la posibilidad de respuestas incompletas

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LAS OBSERVACIONES
OBSERVAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS:
Cambio de manos de los documentos y la frecuencia. Fuente y destino de los informes. Personas que firman los documentos. Revisar documentos y papeles con datos de varios das.

OBSERVAR LOS EVENTOS:

Llamadas:
Telefnicas externas. Telefnicas internas.

Comunicaciones verbales. Movimiento de personal. Reuniones:

Peridicas. Eventuales.
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MTODOS MODERNOS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS

USO DE PROTOTIPOS. Un proceso interactivo del desarrollo de sistemas en el cual los requerimientos son convertidos en un sistema que trabaja, y que es continuamente revisado a travs de un trabajo conjunto entre un analista y los usuarios. JOINT APPLICATION DESIGN (JAD). Un proceso estructurado en el cual los usuarios, gerentes y analistas, trabajan juntos varios das en una serie de reuniones intensivas para especificar o revisar requerimientos de sistemas. HERRAMIENTAS CASE (COMPUTER-AIDED SOFTWARE ENGINEERING). Uso de herramientas para la ingeniera de software asistida por computadora para aumentar la productividad, comunicarse ms efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan los analistas en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida. GROUPWARE. Software que est diseado para ser usado en una red y servir a un grupo de usuarios que trabajan en un proyecto relacionado.
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LOS PROTOTIPOS
La elaboracin de prototipos de un SI es una tcnica valiosa para la recopilacin rpida de informacin especfica acerca de los requerimientos de informacin de los usuarios. Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinacin de requerimientos. Sin embargo, la elaboracin de prototipos es una tcnica compleja que requiere el conocimiento completo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas antes de que pueda ser lograda satisfactoriamente. Las sugerencias obtenidas de los usuarios deben guiar al analista para refinar, cambiar o limpiar el prototipo, con el fin de que ste se ajuste mejor a las necesidades de los usuarios. Las innovaciones (capacidades nuevas del SI que no haban sido pensadas antes de la interaccin con el prototipo) son parte de la informacin buscada por el equipo de analistas.
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LOS TIPOS DE PROTOTIPOS

PARCHADO. La construccin de un sistema que trabaja, pero que est parchado. En ingeniera, a este enfoque se le conoce como breadboarding (creacin de un modelo operable y parchado de un circuito integrado). Un ejemplo en SI es un modelo operable que tiene todas las caractersticas necesarias, pero que es ineficiente. Los usuarios pueden interactuar con el sistema, acostumbrndose a la interfaz y a los tipos de salida, pero la recuperacin de informacin no es eficiente. NO OPERACIONAL. Un modelo a escala no funcional con el objeto de probar determinados aspectos del diseo. Un modelo a escala no funcional de un SI puede ser hecho cuando la codificacin requerida por las aplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo, se puede obtener una idea clara del sistema por medio de la elaboracin de prototipos solamente de la entrada y la salida.
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LOS TIPOS DE PROTOTIPOS

PRIMERO DE UNA SERIE. La creacin de un primer modelo a escala completa de un sistema, llamado a veces piloto. Este tipo de prototipo es til cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo SI. Un ejemplo se encuentra en las instalaciones bancarias para la transferencia electrnica de fondos: primero, se instala un prototipo a escala completa en una o dos agencias y, si es satisfactorio, se instalan duplicados en todos las otras agencias. DE CARACTERSTICAS SELECCIONADAS. La construccin de un modelo operacional que incluye algunas, pero no todas, las caractersticas que tendr el sistema final. Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va construyendo por mdulos, de modo que si las caractersticas reciben una evaluacin satisfactoria stas puedan incorporarse en el sistema final.
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EL CICLO DE VIDA Y LOS PROTOTIPOS

Algunos autores recomiendan usar la elaboracin de prototipos como parte del ciclo de vida de desarrollo de SI. En esta visin, la elaboracin de prototipos es considerada como un mtodo especializado adicional para la determinacin de los requerimientos de informacin del usuario.
MENOS ADECUADA Muchas veces antes Cierto y estable
Experiencias similares de diseo Experiencias similares de diseo

MS ADECUADA Solamente unas cuantas veces Incierto e inestable No estructurado o semiestructurado

Ambiente Ambiente Toma de decisiones Toma de decisiones

Estructurado

FACTORES QUE DETERMINAN SI LA ELABORACIN DE PROTOTIPOS ES ADECUADA PARA UN SI

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LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS

1) TRABAJAR EN MDULOS MANEJABLES. Una de las ventajas distintivas de la elaboracin de prototipos es que no es necesarios, ni deseable, construir el sistema funcional completo para efectos del prototipo. 2) CONSTRUIR EL PROTOTIPO RPIDAMENTE. La velocidad es esencial para la elaboracin de un prototipo de un SI. 3) MODIFICAR EL PROTOTIPO EN ITERACIONES SUCESIVAS. El prototipo no es un sistema terminado; la idea de que requerir modificaciones es una actitud til que muestra a los usuarios qu tan necesarias son sus observaciones. 4) ENFATIZAR LA INTERFAZ DEL USUARIO. Aunque en el prototipo quedarn muchos aspectos del sistema sin desarrollar, la interfaz del usuario debe estar lo suficientemente bien desarrollada para que los usuarios adopten el sistema rpidamente y no lo dejan a un lado.
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JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)

Introducido por IBM a finales de los aos 70, se caracteriza por: ESTRATEGIA. Se realizan reuniones donde participan usuarios claves, gerentes y analistas de sistemas involucrados en el anlisis del sistema actual (pretende ser un proceso efectivo). CONFLICTOS. Permite determinar conflictos existentes y entender cuales sern difciles de resolver. SESIONES. Esencialmente consta de varias sesiones (das y/o semanas). COSTOS. Implica costos de recursos humanos involucrados y de los lugares reservados para realizar los JAD fuera de la organizacin.
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PARTICIPANTES DE UN JAD
LDER DE LA SESIN. Organiza, coordina, establece agendas, resuelva conflictos y desacuerdos y solicita ideas (no opina ni aporta ideas). USUARIOS. Usuarios claves, conocen el sistema sobre la base diaria. GERENTES. Quienes administran y/o usan el sistema, proveen luces sobre las nuevas direcciones organizacionales, motivaciones e impactos. PROMOTOR. Debe realizarlo alguien de alto nivel en la organizacin. ANALISTA(S) DE SISTEMAS. Asiste(n) pero limitadamente. Aprende(n) de usuarios y gerentes. participa(n)

ESCRIBIENTE. Toma las notas usando un PC o Notebook, con un procesador de palabras o usando una herramienta CASE. PERSONAL DE S/I. Pueden asistir y contribuir con ideas sobre la factibilidad tcnica o limitaciones del sistema actual.
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SALN PARA LA REALIZACIN DE UN JAD

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JOINT APPICATION DESIGN (JAD)

USO DE HERRAMIENTAS CASE. Herramientas de la parte alta del Ciclo de Vida (Upper CASE) Permite entrar al modelaje directamente, brindando consistencia y formalidad. Puede ser ms flexible para el escribiente en la toma de notas. Herramientas de planificacin (Ej.: Project). Herramientas de diagramacin (Ej.: System Architech). Herramientas de prototipos (Ej.: Power Builder). APOYO CON SISTEMAS DE SOPORTE DE GRUPOS. Permite que cada uno de los participantes del JAD contribuya y no se limite la participacin a unos pocos. No se pierden ideas. Evita que los JAD sean dominados por pocos individuos. Son limitativos para identificar y resolver conflictos (del sistema o de los usuarios).
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QU SON LAS HERRAMIENTAS CASE?

Segn varios autores, Computer Aided Software Engineering o Computer Aided Systems Engineering, es: el software que se utiliza en cualquiera o en todas las fases de desarrollo de un Sistema de Informacin, incluyendo el anlisis, diseo y programacin. Las herramientas CASE proporcionan mtodos automticos para disear y documentar las tcnicas tradicionales de programacin estructurada. (Freedman, 1993)
la automatizacin de las tcnicas, notaciones y mtodos para el desarrollo de software. CASE incluye herramientas de diagramacin para los modelos y las especificaciones, verificacin y chequeo, un repositorio comn y capacidades de generacin para la documentacin, cdigo y casos de evaluacin. (Topper et al., 1994) Las herramientas CASE son programas (software) que automatizan o soportan una o ms fases del ciclo de vida de desarrollo de sistemas. (Whitten y Bentley, 1998)
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LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE

Algunos autores proponen diferentes clasificaciones de las herramientas CASE: (Losavio, 1997) 1) Interactivas. Las que soportan mtodos de anlisis y diseo. No interactivas. Los compiladores. 2) Front-end CASE tools. Soporte para actividades tempranas en el ciclo de vida de un proyecto de software (requerimientos y diseo). Herramientas CASE que ayudan en el anlisis y en el diseo de sistemas. (Freedman, 1993) Back-end CASE tools. Soporte para las actividades tardas en el ciclo de vida de un proyecto de software (compiladores y soporte para pruebas). Herramientas CASE que generan cdigo de programas. (Freedman, 1993) 3) CASE verticales. Especficas a una fase o dominio especfico (herramientas de diseo o codificacin). CASE horizontales. Comunes a varias fases o dominios (herramientas de documentacin, gestin de configuracin, ayudas).
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LOS TIPOS DE HERRAMIENTAS CASE

Fuggetta (Fuggetta, 1993) propone la siguiente clasificacin, basada en las diferentes posibilidades de soporte que pueden brindar las herramientas CASE al proceso de desarrollo de SI: 1) Herramientas. Apoyan tareas individuales del proceso, tales como verificar la consistencia de un diseo, compilar un programa, comparar los resultados de pruebas, y as sucesivamente. Las herramientas pueden ser de propsito general, autosuficientes (por ejemplo, un procesador de palabras) o pueden agruparse en el workbenches. 2) Workbenches. Apoyan fases del proceso o actividades, tales como la especificacin, el diseo, y as sucesivamente. Ellos normalmente estn conformados por un juego de herramientas con algn grado de integracin. 3) Ambientes. Apoyan todos o por lo menos una parte sustancial del proceso de desarrollo del software. Ellos normalmente incluyen varios workbenches diferentes integrados de alguna manera.
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LAS HERRAMIENTAS CASE EN LA DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar la productividad, comunicarse ms efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida. Los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han experimentado que su uso promueve una comunicacin mayor y ms significativa entre los usuarios y los analistas. Mediante el uso del apoyo automatizado que proporciona salida en pantalla, los clientes pueden ver fcilmente cmo son representados los flujos de datos y otros conceptos del sistema, y solicitan correcciones o cambios que se habran llevado demasiado tiempo con un sistema manual.
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LOS GROUPWARE
Aprovechan la sinergia potencial y el poder disponible de la PC en red, ya sea en redes de rea local (LAN) o en redes de rea amplia (WAN). En la parte central de la mayora de los groupware est un sistema de correo electrnico flexible, til y fcil de usar. Los groupware pueden ayudar a los miembros del grupo a calendarizar y asistir a reuniones, compartir datos, crear y analizar documentos, comunicarse en formas no estructuradas con otros por medio del correo electrnico, realizar conferencias grupales, hacer la administracin de la imagen a nivel departamental y, manejar y monitorear el flujo de trabajo. En un futuro se espera dar soporte a usuarios con la capacidad de que obtengan un reporte que contenga objetos recolectados de cualquier lugar de la red, sin tomar en cuenta qu sistemas fueron usados para crearlos
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