2011

Informe de Autoevaluacin Sistema de Control Interno

Direccin General de Planificacin Departamento de Control Interno 30 de noviembre del 2011

Autoevaluacin del Sistema de Control Interno Institucional

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Tabla de Contenidos

TABLA DE CONTENIDOS..................................................................................................................2 I PARTE ..........................................................................................................................................3 1.1. INTRODUCCIN ...................................................................................................................................3 II PARTE .........................................................................................................................................5 2.1. RESULTADOS INSTITUCIONALES .............................................................................................................5 AMBIENTE DE CONTROL INTERNO .................................................................................................................6 VALORACIN DE RIESGOS ............................................................................................................................7 ACTIVIDADES DE CONTROL ..........................................................................................................................8 SISTEMAS DE INFORMACIN ........................................................................................................................9 SEGUIMIENTO .........................................................................................................................................10 2.2. RESULTADOS POR DIRECCIONES ...........................................................................................................11

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I Parte 1.1. Introduccin

El presente informe, muestra los resultados de madurez del sistema de control interno en que se ubica el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, conforme los resultados obtenidos del proceso de autoevaluacin del sistema de control interno; ejercicio que se realiza en acatamiento al artculo 17 de la Ley General de Control Interno N8292 que seala: En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, sern deberes del Jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: b) Que la administracin activa realice, por lo menos una vez al ao, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable El Modelo de madurez que se aplico ofrece una visin global del sistema de control interno institucional, permitiendo identificar el estado de desarrollo en que se encuentran cada uno de sus componentes funcionales, a saber: ambiente de control, valoracin del riesgo, actividades de control, sistemas de informacin y seguimiento, los cuales interactan entre s para promover el logro de los objetivos institucionales. Por su condicin de jefes han participado en el proceso de autoevaluacin del sistema de control interno 2011, el 99% de titulares que integran este Ministerio, o sea 53 funcionarios con rangos de directores y jefes, lo que evidencia una participacin satisfactoria; quedando pendiente nicamente del cumplimiento de este proceso de manera reiterada la Contralora de Servicios. Por consiguiente, los resultados de este proceso de autoevaluacin se obtienen del anlisis de datos que aporto cada dependencia mediante la aplicacin de la herramienta denominada Modelo de madurez del sistema de control interno, Como principal resultado, destaca la obtencin del grado de madurez Institucional del sistema de control interno con un puntaje de 52%, que de conformidad con la metodologa aplicada y parmetros de cumplimiento a cada a tributo corresponde a una madurez competente. Este grado de madurez institucional de competente, recalca los esfuerzos que se realizan en las Direcciones y Departamento, para que los procedimientos se estandaricen y documenten; define que se ha instaurado procesos que propician el establecimiento y operacin del sistema de control interno, funcionando conforme a las necesidades de la Institucin y el marco regulador. El jerarca y los titulares subordinados demuestran, en su gestin diaria, su compromiso con el control interno. Esto incluye acciones concretas de apoyo al funcionamiento de dicho sistema. Cabe destacar, que de conformidad con la interpretacin de resultados obtenidos, el grado de madurez competente requiere de una atencin media, la cual se debe enfocar segn los resultados obtenidos al atributo de la tica, componente ambiente de control, que determin un resultado del 20% incipiente, que muestra que se han establecido y fortalecido los factores formales de la tica, a saber: declaracin de visin, misin y valores institucionales; pero, que requiere de la formalizacin de instrumentos como el 3

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cdigo de tica u otros mecanismos que se incorpore como un control para asegurar comportamientos ticos, en la gestin institucional respecto a algunas actividades especfica sustantivas del quehacer Institucional. De manera que se hace necesario, que factores que inciden en la tica se incorpore en los sistemas de gestin de mayor impacto institucional y con mayor riesgo de actos, que eventualmente podran provocar corrupcin promoviendo la mejora continua y el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno. Por otra parte, el componente de actividades de control interno, con un resultado del 40% en su grado de madurez novato, requiere de una atencin media, ya que no ha permito el avance al grado de madurez siguiente, porque los requisitos de las actividades de control incluyen la documentacin y comunicacin, para lo cual se tiene como condicin previa que sean oficializadas mediante su aprobacin por las autoridades institucionales, y en este marco de actividad las direcciones se encuentran en procesos de ejecucin. Por ltimo cabe destacar, que las prioridades institucionales plasmadas en la PEI-2010-2015 responden con mucha atinencia al mejoramiento de los atributos que caracterizan los componentes del sistema de control interno. Conforme los resultados obtenidos.

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II Parte 2.1. Resultados Institucionales

Los resultados en resumen que presentamos a continuacin, se obtienen del anlisis de datos que brindo cada dependencia del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, los cuales quedan a disposicin en la Direccin General de Planificacin del Trabajo, Departamento de Control Interno, para su debida consulta. El proceso de autoevaluacin utiliz la herramienta denominada Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno, determinando como ndice general un puntaje de 52% que corresponde a un grado de madurez competente; conforme la metodologa aplicada. Es decir, el jerarca y los titulares subordinados demuestran, en su gestin diaria, su compromiso con el control interno; los funcionarios de la institucin tienen claridad sobre la importancia del control interno para la consecucin de los objetivos institucionales. El jerarca y los titulares subordinados, han definido a nivel institucional y en cada unidad orgnica, las regulaciones para el funcionamiento sistemtico del control interno, aspectos que intervienen en los resultados obtenidos en este proceso. Grfico N1
COSTA RICA, MTSS: ndicie Institucional de Madurez del Sistema de Control Interno, por componente funcional, 2011 Madurez, Competente, 52%

Seguimiento del SCI

55%

Sistemas de informacin

55%

Actividades de control

40%

Valoracin del riesgo

60%

Ambiente de control

50%

Grado de Madurez
0 10 20

52%
30 40 50 60

Incipiente

Competente

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

El grfico N1, es una ilustracin del resultado de cada componente del sistema de control interno, en general todos los componentes muestran un ndice de madurez competente, que oscila entre el 50% y el 60%; destacando nicamente como novato las actividades de control interno con un ndice de 40%. 5

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Resultado que obedece principalmente, que la preparacin, actualizacin y difusin de la documentacin relativa a las actividades de control, an no es una prctica normal y debidamente regulada en la institucin; toda vez que la mayora de dependencias se encuentran en proceso de la formalizacin de los manuales. Con mayor descripcin, seguidamente se presenta la descripcin de forma detallada los resultados obtenidos en cada componente que integra el sistema de control interno

Ambiente de control interno

El ambiente de control interno, es el conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Institucin, influyendo de manera profunda en la planificacin, la gestin y en los procesos de mejora institucional con base en el marco legal que le es aplicable. El proceso de autoevaluacin de ambiente de control, se subdivido en las principales actividades que lo integran a saber: compromiso, estructura organizacional, administracin del personal y tica, dando como resultado general al componente un ndice del 50% que corresponde a una madurez de novato, es decir se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operacin del sistema de control interno, se empieza a generalizar el compromiso, pero an no se manifiesta en toda la institucin. Grfico N.2

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

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El elemento de la tica que ilustra el grfico N2, con una madurez incipiente del 20%, determina que la tica es percibida por los funcionarios de la institucin, como un comportamiento correcto, de acuerdo con sus creencias y valores; los funcionarios de la institucin reconocen la importancia de algunos valores institucionales. Sin embargo, a pesar que el jerarca y los titulares subordinados han establecido algunas medidas formales, tales como: declaracin de visin, misin, valores, sin embargo, se requiere de la promulgacin de un cdigo de tica u otro instrumento similar; que se incorpore como un control para asegurar comportamientos ticos, en la gestin institucional respecto a algunas actividades especficas.

Valoracin de Riesgos
La autoevaluacin al componente valoracin de riesgos, muestra un ndice de 60% con una madurez de competente, toda vez que la metodologa del sistema especifico de valoracin de riesgos se ha estandarizado y documentado en todas las dependencias que integran la Institucin. Grfico No.3
MTSS: ndice Institucional de Madurez del Componente Valoracin de Riesgos, 2011 Madurez Competente, 60%

60%

60%

60%

60%

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

El grfico N3, ilustra para cada atributo que integra el componente de valoracin de riesgos un ndice igual de madurez competente, es decir, el significado del concepto de riesgo es uniforme en toda la institucin y ampliamente compartido, se ha establecido metas especficas sobre los riesgos relevantes, se han determinan los resultados esperados de la valoracin del riesgo en tiempo y espacio, los recursos necesarios y sus responsables. 7

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La poltica, la estrategia y la normativa de valoracin del riesgo, as como los parmetros de aceptabilidad de riesgos, han sido aprobados por el jerarca y divulgados a toda la institucin. Se cuenta con una herramienta para la administracin de la informacin sobre riesgos, cuyo alcance es congruente con el marco orientado de valoracin del riesgo. Se documentan los elementos mnimos sobre los riesgos (probabilidad y consecuencia de materializacin de los riesgos, nivel de riesgos y medidas de administracin), y dicha documentacin est disponible para los funcionarios de la institucin.

Actividades de Control
Las actividades de control, son las normas y procedimientos que constituyen las acciones necesarias para implementar las polticas Institucionales, la autoevaluacin a este componente da como resultado un ndice del 40%, con una madurez de novato. Se desprende de la autoevaluacin, que las actividades de control se dirigen a algunos eventos que podran afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, fundamentalmente, a la administracin y custodia de los activos y al mantenimiento de algunos registros, lo que requiere de mayor integracin a los procesos institucionales. Grfico No.4

MTSS: ndice Institucional de Madurez del Componente Actividades de Control, 2011 Madurez Novato, 40%

Aplicacin, 60%

Caractersticas, 40% Alcance, 20%

Formalidad, 40%
Madurez: Competente Madurez: Novato

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

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El Grfico N4, destaca las caractersticas, alcance y formalidad de las actividades de control, con ndice de madurez novato de 40%, 20% y 40% respectivamente; resultado que obedece principalmente a que la preparacin, actualizacin y difusin de la documentacin relativa a las actividades de control, an no es una prctica normal y debidamente regulada en la institucin; toda vez que la mayora de dependencias se encuentran en proceso de la formalizacin de los manuales. Por otra parte, la aplicacin de actividades de control muestra un ndice de 60% de competente, resultado de la instauracin de mecanismos para asegurar la aplicacin de las actividades de control; los funcionarios responsables de ejecutar las actividades de control estn atentos a su efectividad y comunican sus recomendaciones a los titulares subordinados correspondientes.

Sistemas de Informacin
Este componente muestra un resultado en el ndice de 55%, madurez competente, ya que el diseo y el desarrollo de los sistemas de informacin en la Institucin se fundamentan en una estrategia formal debidamente armonizada con los objetivos institucionales. Los sistemas de informacin contemplan la mayor parte de las actividades institucionales, y en el desarrollo de algunos de ellos se han incorporado componentes digitales, tomando como referencia la necesidad de una gestin documental que permita satisfacer los requerimientos de la institucin, como parte de ellos, el archivo institucional funciona de manera tcnica y profesional, en la mayora de las Direcciones que integran el Ministerio. Grfico No.5
MTSS: ndice Institucional de Madurez del Componente Sistemas de Informacin, 2011 Madurez Competente, 55%

Calidad de Comunicacin, 60%

Control, 60%

Calidad de Informacin, 60%

Alcance, 40%

Madurez: Competente

Madurez: Novato

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

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De conformidad con el anlisis de los datos, el grfico N5 ilustra los resultados obtenidos en cada atributo evaluado, destacando con mayor madurez el control de los sistemas de informacin, la calidad de la informacin y comunicacin. El Alcance de los sistemas de informacin, con un ndice de 40% y una madurez de novato, obedece a que los sistemas de informacin requieren que se encuentren incorporados en todo el accionar institucional, tanto a nivel operativo como estratgico, de manera que generen informacin relevante sobre la gestin y el entorno institucionales, as como comunicarla a los usuarios que la demanden.

Seguimiento
La autoevaluacin de este componente, considero la participacin de los funcionarios, la formalidad, el alcance y la contribucin del seguimiento a los sistemas de control interno, obteniendo como resultado general, un ndice de 55% que corresponde a una madurez competente. Se desprenden de los datos, que el jerarca y los titulares subordinados han instaurado regulaciones formales sobre el seguimiento del sistema de control interno, requiriendo que ste se realice vigilando la eficacia de las actividades de control en las operaciones diarias y que se lleve a cabo una autoevaluacin anual del sistema de control interno con sus respectivo plan de actividades de mejora. Grfico No.6

MTSS: ndice Institucional de Madurez del Componente Seguimiento al control interno, 2011 Mdurez Competente, 55%

Contribuccin a la mejora, 60% Participacin, 60%

Alcance, 40% Formalidad, 60%

Madurez: Competente

Madurez: Novato

Fuente de informacin: Departamento de Control Interno, datos suministrados en el proceso de autoevaluacin por cada dependencia institucional, 2011

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El grfico N6, ilustra los resultados del componente seguimiento del sistema de control interno, las actividades de formalidad, participacin y contribucin del seguimiento a la mejora muestra un resultado de ndice del 60% con una madurez competente. Lo que determina que el seguimiento del sistema de control interno, constituye una herramienta que permite la valoracin y mejora de dicho sistema y de su contribucin a la gestin institucional. Por otra parte, el grfico ilustra el atributo del alcance del seguimiento, con un 40%, ndice de madurez de novato; dado que los titulares subordinados establecen que vigilan las actividades bajo su control con una visin de corto plazo y en procura del cumplimiento de las obligaciones legales, que establece el ordenamiento; siendo necesario que se integren mecanismos de seguimiento con valoraciones especficas del sistema de control interno, y se implementan las mejoras necesarias de manera cotidiana.

2.2. Resultados por Direcciones

Se presenta a continuacin, un resumen de los datos obtenidos en cada dependencia que particip del proceso de autoevaluacin del sistema de control interno; este resumen se obtiene de la tabulacin y agrupacin de datos que a lo interno de cada direccin, presentaron los departamentos y unidades que lo integran. A manera de ejemplo, se cita la Direccin Nacional de Pensiones, cuyos resultados integran la participacin de 6 unidades administrativas; la Direccin de Asuntos Laborales con 5 unidades administrativas y 19 consultas a funcionarios de oficinas regionales que participaron de este proceso; de igual forma la Direccin Nacional de Inspeccin con la integracin de todas sus Oficinas Regionales. Por consiguiente, este modelo de madurez del sistema de control interno, permiti conocer el grado de avance de ese sistema desde una ptica global, en donde se considero a la institucin como un todo, con el aporte de cada unidad orgnica que la conforman.

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Grfico N7

Relaciones Laborales Consejo de Salud Ocupacional Direccin Nacional de Pensiones Direccin Nacional de Empleo Direccin Administrativa Asuntos Jurdicos Planificacin DESAF Direccin Nacional de Inspeccin Tribunal Administrativo Magisterio Nacional Salarios PRONAMYPE

39% 40% 43% 44% 52% 54% 57% 59% 63% 64% 66% 66% 52%
0 10 20 30 40 50 60 70

Novato Competente

Grado de Madurez Institucional

Fuente de Informacin: Departamento de Control Interno datos suministrados por cada dependencia, 2011

Tal como se ha venido sealando en lneas anteriores, el grfico N7 ilustra los datos obtenidos por parte 12 Direcciones y dependencias que integran este Ministerio, con resultados uniformes en sus respuestas de evaluacin. Obteniendo, que de las 12 direcciones 8 adquieren un grado de madurez competente, que oscila entre el 52% y 66%. Datos que expresan un sistema de control interno funcionando conforme a las necesidades de la Institucin y el marco regulador, pero que an, no alcanza un proceso de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente de dicho sistema, caracterstica de un grado de madurez superior. Por otra lado, este grfico ilustra adems, los resultados de 5 dependencias con un grado de madurez novato, a saber Relaciones Laborales, Consejo de Salud Ocupacional, Direccin Nacional de Pensiones y Direccin Nacional de Empleo, con un ndice que oscila entre el 39% y 44%; estos resultados revelan que se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operacin del sistema de control interno, se empieza a generalizar el compromiso, pero este compromiso an se manifiesta principalmente en la administracin superior de estas Direcciones. La tabulacin de los datos, por cada una de la Direcciones y sus respectivos resultados por componente del sistema de control interno, se encuentra en los registros del Departamento de Control Interno, los cuales quedan a disposicin de consulta.

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