Chapitre 3 :

Guide des rglements du Dpartement de la Sant et des Services Sociaux

guid e

Photo de couverture : A Lobito, en Angola, des participants exposent leurs certificats issus lors de la Formation des Formateurs, leur prparant ainsi former dautres partenaires sur le terrain, dans les communauts de base. Photo de Melita Sawyer/CRS 2011 Catholic Relief Services United States Conference of Catholic Bishops 228 West Lexington Street Baltimore, MD 21201 USA pqsdrequests@crs.org Tlcharger ce Guide et dautres publications du CRS sur le site www.crsprogramquality.org.

Table DeS maTireS

Acronymes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii Objectif de ce Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Quelle fonction ce Guide HHS sert-il ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Sommaire de ce Guide HHS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Principes cls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Aperu des rgles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Conditions pr-attributives de la subvention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Conditions post-attributives la subvention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Conditions post-subvention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Principes de cot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

aCronymeS
ADR CFR EO GAAP GMO GPS HHS HRSA NGO NoA Rsolution alternative de dispute Code des rglements fdraux Arrt ministriel Principes comptables gnralement admis Responsable de la gestion des subventions Dclaration de polique en matire de subventions Dpartement de la sant et des services sociaux Administration des ressources de la sant et des services sociaux Organisation non gouvernementale Note doctroi de la subvention

OGAM Bureau de gestion des subventions et dacquisitions OMB Bureau de gestion et de budget

OPDiVs Divisions des oprations PD Pi PMS POS USA USG Directeur de programme ou de projet Enquteur principal Systme de gestion de salaire Point de service Etats-Unis dAmrique Gouvernement amricain

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ChapiTre 3 : GuiDe DeS rGlemenTS Du DparTemenT De la SanT eT DeS ServiCeS SoCiaux

KiM BURGO/CRS

Des enfants brsiliens vivant dans un camp pour les personnes sans abris/sans proprit.

objeCTif De Ce GuiDe
Les organisations bnficiaires des subventions du gouvernement des tatsUnis (USG) doivent respecter des rgles spcifiques dans la ralisation des activits affrentes la subvention. Les subventions sont accordes par le biais de diffrents organismes gouvernementaux. Chaque agence USG a des rgles spcifiques pour la gestion des subventions quelles accordent. Ce guide se destine aider les bnficiaires dans la gestion des subventions du Dpartement de la sant et des services sociaux (HHS). Les rgles couvrent les dispositions gnrales et les conditions pr-attributives de subvention, postattributives et post-subvention pour les subventions USG. Ces rgles ont un effet dgnrateur sur les sous-bnficiaires des subventions HHS. Dans ce guide, les rgles cls applicables aux subventions HHS ont t dfinies. il est rappel aux utilisateurs de ce guide que le guide ne couvre pas totalement toutes les exigences, et il leur ai demand de se rfrer aux rgles respectives pour obtenir plus de dtails. Les rgles applicables sont annexes ce guide.

Quelle fonCTion Ce GuiDe hhS SerT-il ?

Ce guide fournit les points saillants des rgles applicables aux subventions par HHS, ainsi que les rfrences utiles pour une lecture plus fournie. Laspect de la conformit avec les rgles dimputation est important pour avoir des rapports de travail durables avec les organismes qui octroient les subventions USG pour un soutien continuel dans laccomplissement des activits en vertu de leurs programmes dassistance.

Sommaire De Ce GuiDe hhS

Ce guide fournit les points saillants des rgles USG applicables aux subventions par HHS. il rcapitule les exigences cls durant les phases primputation, post-imputation et post-imputable de la subvention HHS. Les rgles cls applicables aux subventions HHS comprennent ce qui suit : 1. 45CFR74 Les exigences administratives uniformes pour les Subventions et les Sous-subventions aux institutions denseignement suprieur, hpitaux, autres organisations sans but lucratif et organisations commerciales et certains accords avec les tats, les gouvernements locaux et les gouvernements des tribus indiennes. 2. 2CFR230 (Circulaire A-122) Les principes de cot pour les organisations sans but lucratif

3. Dclaration de politique doctroi de subvention HHS 4. Circulaire A-133 Guide aux audits La non-conformit avec ces rgles peut entraner des cots dbouts, la suspension, et/ou lannulation des subventions pour lorganisation bnficiaire par le Dpartement de la sant et des services sociaux. Cela est de nature compromettre les rapports avec les autres agences USG qui octroient les subventions par rapport aux futures demandes ou propositions par lorganisation bnficiaire. Les utilisateurs de ce guide devraient faire attention aux rgles qui sappliquent eux soit comme bnficiaires ou sous-bnficiaires. Des lectures supplmentaires sur les rgles sont disponibles dans les rglements et sur les sites Web dUSG fournis la fin de ce guide. Les exigences qui sont spcifiques la subvention seront comprises dans une Note doctroi de subvention dlivre par la division des oprations (OPDiV).

DAViD SNyDER POUR CRS

prinCipeS ClS
Conformit avec toutes les exigences rglementaires Les bnficiaires entreprendront les activits de projet conformment aux exigences rglementaires applicables aux subventions USG HSS. Bonne protection de ressources Au cours de la ralisation des objectifs du projet, les bnficiaires devront dmontrer une bonne protection de ressources disponibles dans le cadre de la subvention. Structure de HHS Les dirigeants du Dpartement de la sant et des services sociaux sont assurs par le Bureau du Secrtaire amricain. En tant quagence fdrale donatrice, elle est responsable de remplir sa mission dune manire rentable et conforme aux exigences en vigueur. Les activits HHS sont excutes dans le cadre des subventions et sous des accords de coopration. Les programmes de subvention HHS relvent de la responsabilit de 12 divisions des oprations, y compris lAdministration des ressources de la sant et des services sociaux (HRSA) et les Centres pour le contrle de maladies (CDC) (la Dclaration relative la politique de subvention HHS - Annexe 3).

A Lesotho, un membre de la communaut fait porter des sacs de denres alimentaires par un ne vers les montagnes environnantes, dans le cadre dun programme de nutrition de la Clinique Bobete. CRS soutient la clinique et les communauts environnantes par le biais dune varit de projets de dveloppement.

USG-CADRE DE TRAVAiL RGLEMENTAiRE HHS

Conditions pr-attributives Dispositions gnrales

Conditions postattributives la subvention

Conditions postattributives de la subvention

aperu DeS rGleS

Dclaration de politique doctroi de subvention HHS

Ces rgles sappliquent tous les bnficiaires de subventions et de sous-subventions du HHS.

Cela vise mettre disposition en un seul document les termes et conditions gnraux des octrois daccord de coopration et de subvention discrditionnaire de HHS, communs dans tous les OPDiV de HHS. Le GPS de HHS comporte quatre parties et une annexe comme suit : Partie i : Processus pour les subventions HHS Partie ii : Termes et conditions doctrois de subvention de HHS Partie III : Points de contact Partie iV : OPDiV-informations spcifiques et Termes et conditions 45 CFR74 Exigences administratives uniformes Ce document tablit des exigences administratives uniformes pour les accords et subventions HHS accords aux institutions denseignement suprieur, aux hpitaux, et aux organisations sans but lucratif. Les rgles sappliquent tous les bnficiaires et sous-bnficiaires des accords et subventions HHS. HHS peut ne pas imposer des exigences additionnelles moins dune rquisition spcifique par une loi fdrale ou un dcret.

Le 45 CFR74 comporte six Sous-parties et des Annexes A H comme suit : Sous-partie A : Gnralits Sous-partie B : Conditions pr-attributives de la subvention Sous-partie C : Conditions post-attributives de la subvention Sous-partie D : Conditions post-attributives de la subvention Sous-partie E : Dispositions spciales relatives aux allocations au sein des organisations but lucratif Sous-partie F : Disputes 2 CFR 230 (Circulaire A-122) Principes de cot Cette circulaire tablit les principes de la dtermination des cots de subventions, contrats, et dautres accords avec les organisations sans but lucratif. Elle ne sapplique pas aux instituts suprieurs et aux universits, qui sont couverts par la Circulaire A-21 du Bureau de gestion et de budget (OMB), Principes de cot pour les institutions denseignement ; ltat, au gouvernement local, et aux gouvernements des tribus indiennes officiellement reconnues, qui sont couverts par la Circulaire A-87 dOMB, Principes de cot pour ltat, le gouvernement local, et les gouvernements des tribus indiennes ; ou aux hpitaux. Les principes sont conus pour permettre au gouvernement fdral dassumer sa juste part de cots, sauf o la loi le restreint ou linterdit. 2 CFR230 (Circulaire A-122) comporte trois annexes comme suit : Annexe A : Principes gnraux Annexe B : lments de cot slectionns Annexe C : Organisations sans but lucratif non assujettie cette Circulaire Dispositions gnrales Objectif et applicabilit, dfinitions et effet sur dautres faits imputables carts (45CFR74.4 ; HHS GPS Partie II) Le Bureau HHS doctroi de subvention et la Gestion dacquisition (OGAM) peuvent accorder des drogations aux agences donatrices de HSS pour des catgories de subventions ou de bnficiaires qui sont soumis aux exigences de cette partie moins que de telles drogations soient interdites par la loi. Les agences de subvention de HSS peuvent appliquer plus dexigences restrictives une catgorie de subventions ou de bnficiaires en vertu de lapprobation par OGAM en consultation avec OMB.

 Les agences de subvention HSS peuvent appliquer moins dexigences restrictives sans lapprobation par OGAM en cas de petites subventions (allant jusqu 100 000$) sauf pour ces exigences qui sont statutaires. Les carts sont considrs sils facilitent une livraison dun service global ou intgr, ou des subventions consolides multiples sources. Les carts peuvent ne pas tre accords sils risquent de porter atteinte lintgrit du programme. Sous-subventions (45CFR74.5 ; HHS GPS Partie II) Les exigences dans 45 CFR Partie 74 (sauf pour les sections 74.12 et 74.22) sappliquent aux sous-subventions sauf en cas dincompatibilit avec les exigences lgales.

HiLDA M. PEREz POUR CRS

Des immigrants dports arrivent en Honduras et se dirigent vers le bureau de dportation o les personnes revenant des USA bnficient de services tels que le transport, la communication avec leur famille et des services de sant, parmi tant dautres.

ConDiTionS pr-aTTribuTiveS De la SubvenTion

Politiques en aval (45CFR74.11) Un accord de subvention ou de coopration est utilis seulement quand la principale raison dune transaction est daccomplir une mission officielle de soutien ou de stimulation autorise par la loi fdrale. Pour les accords de coopration, lengagement substantiel est prvu entre lagence dexcution et ltat ou le gouvernement local, ou autre bnficiaire dans laccomplissement de lactivit stipule dans laccord. Un contrat est utilis quand le but principal est lacquisition dune proprit ou des services pour le profit ou lusage direct de lagence de subvention de HHS

P R O C E S S U S D E D E M A N D E ( H H S G P S PA R T i E i )
Types de demandes et lettres dintention Systme de priodes de projet un projet peut tre approuv pour une priode de plusieurs annes financ par incrments annuels connus comme priodes budgtaires . Ce systme fournit au bnficiaire une indication de lintention dOPDiV de financer le projet loin de toute la concurrence durant la priode de projet approuve au fur et mesure que les informations ncessaires sont soumises, les fonds sont rendus disponibles, et certains critres sont respects. HHS utilise les types de demandes suivants et les demandes de financement en vertu du systme de priodes de projet :

1 . Nouvelle demande une demande daide financire dun projet ou activit qui ne reoit couramment pas de soutien, doit se soumettre au jeu de la concurrence pour son soutien moins dtre justifie comme une demande source unique. 2 . Demande en perptuelle concurrence une demande de financement renouvelable, pour une ou plusieurs priodes budgtaires additionnelles (dcrites comme un segment concurrentiel ), une priode de projet qui expirerait autrement. Ce type de demande est parfois mentionn comme un renouvellement . Ces demandes doivent se concurrencer en vue du soutien de la mme manire que les nouvelles demandes. 3 . Demande supplmentaire une demande pour un accru de soutien lors dune priode budgtaire courante en vue de lexpansion de porte du projet ou programme approuv ou pour satisfaire un acccru imprvu au niveau des cots. La demande peut spcifier les modifications au budget requises pour la priode restante du projet aussi bien que pour la priode budgtaire courante. Les demandes supplmentaires courantes cherchant une expansion de programmation (changement dans la porte) doivent tre soumises un examen objectif et sont en gnral requises se concurrencer pour leur soutien ; les demandes pour des complments administratifs peuvent tre accordes sans un examen objectif ou concurrence. 4 . Demande rvise (amende) une demande sans financement que le demandeur a modifi suite un examen objectif et resoumis pour un cycle de rvision ultrieure. 5 . Demande non soumise une concurrence perptuelle une demande pour financement, soit que les conditions OPDiV requirent une demande ou un rapport de progression ou de performance, afin de financer une deuxime priode ou une priode subsquente dans un segment concurrentiel approuv. Une demande non soumise une concurrence perptuelle ne fait pas concurrence dautres demandes pour avoir du soutien. Les annonces dopportunits du financement HHS inviteront la soumission des demandes compltes au dpart.

Formes de demande pour aide financire HHS (45CFR74.12 ; HHS GPS Partie I Annexe 2) Les agences de subvention HHS utilisent la srie du Formulaire Standard 424 (SF-424) et son programme narrative, le cas chant. Les agences de subvention qui nutilisent pas le formulaire SF-424 indiqueront sur le formulaire de demande quelles prescrivent que la demande soit soumise une rvision par ltat dans le cadre de E.O. 12372. Cette section ne sapplique pas aux sous-bnficiaires. Disqualification et suspension (45CFR74.13 ; HHS GPS Partie I) Les bnficiaires sont interdits dentrer dans les sous-soumissions et contrats avec certaines parties qui sont juges indignes de, suspendues, exclues de, ou inligibles dans la participation aux programmes ou activits dassistance fdrale. Conditions spciales dattribution de subvention (45CFR74.14 ; HHS GPS Partie I) Les circonstances sous lesquelles une agence de subvention HHS peut imposer des exigences additionnelles sur un demandeur ou un bnficiaire, le cas chant, indpendamment de la Sec. 74.4, englobent des situations dans lesquelles le demandeur : a un pass de mauvaise performance ; nest pas financirement stable ; a un systme de gestion qui ne rpond pas aux normes prescrites dans cette partie ; ne sest pas conform aux termes et conditions dune attribution de subvention antrieure ; ou autrement nest pas responsable. Les exigences additionnelles doivent tre communiques au bnficiaire par crit. Lagence de subvention HHS supprimera sans tarder toutes les exigences additionnelles une fois que les conditions ont t corriges. Certifications et garanties (45CFR74.17 ; HHS GPS Partie II) Les bnficiaires doivent soumettre des certifications et garanties annuelles lagence de subvention HHS sils ont des rapports courants et continuels avec lagence de subvention HHS. Ces certifications et garanties doivent tre signes par un responsable autoris pour sassurer de la conformit du bnficiaire avec les exigences concernes.
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ConDiTionS poST-aTTribuTiveS la SubvenTion

Gestion financire et de programmes La gestion financire et de programmes permet une mise en uvre harmonieuse des activits de projet. Elle comprend ltablissement des normes pour des systmes de gestion financire ; des mthodes de paiement ; et les rgles pour rpondre aux besoins de partage et de correspondance de cots, la comptabilit du revenu de programmes, les approbations de rvision budgtaire, les audits, la dtermination des cots imputables, et ltablissement de la disponibilit de fonds. Normes des systmes de gestion financire (45CFR74.21 ; HHS GPS Partie II) Les systmes devraient porter la date de performance financire et fournir ce qui suit : Limage fidle, actuelle, et complte des rsultats financiers de chaque programme ou projet parrain par HHS Les documents qui identifient adquatement la source et la demande de fonds des activits parraines par HHS Le contrle effectif sur et la comptabilisation de tous les fonds, proprit, et autres actifs La comparaison des dpenses avec les montants budgtaires pour chaque subvention Les procdures crites pour minimiser la dure de temps entre le transfert de fonds au bnficiaire du Trsor amricain et la dlivrance aux fins du programme par le bnficiaire Les procdures crites pour dterminer si les cots sont raisonnables, correctement imputs, et affects en conformit avec les dispositions des principes de cots applicables au niveau fdral et les termes et conditions de la subvention Les documents comptables, notamment les documents relatifs la comptabilit de cots avec toutes leurs pices justificatives Mthodes de paiement (45CFR 74.22 ; HHS GPS Partie I) Les mthodes de paiement devraient minimiser la dure de temps entre le transfert de fonds du Trsor amricain et lmission des chques ou le paiement par dautres moyens par les bnficiaires. Les bnficiaires paieront davance pourvu quils maintiennent ou dmontrent la bonne volont de maintenir les procdures crites qui minimisent la dure de temps entre le transfert et le

La gestion des finances et des programmes permet une mise en uvre harmonieuse des activits de projet.

dcaissement de fonds et les systmes de gestion financire qui rpondent aux normes du contrle et de la comptabilisation du fonds. Le remboursement est la mthode prfre lorsquon ne peut pas remplir les conditions ci-dessus. Si le bnficiaire ne satisfait pas aux exigences pour le paiement davance et ne se qualifie pas pour le remboursement en raison du manque de fonds de roulement suffisant, le HHS peut alors fournir du liquide sur une base de fonds de roulement. Les avances au comptant vers une organisation bnficiaire seront limites des montants minimum ncessaires et seront programmes en conformit avec les exigences courantes immdiates de la trsorerie de lorganisation bnficiaire dans le cadre de lexcution de lobjectif du programme ou projet approuv. Chaque fois que possible, les avances seront consolides pour couvrir les besoins anticips du cash pour lensemble des subventions accordes par toutes les agences de subvention HHS au bnficiaire. Lagence de subvention HHS ne retiendra pas les paiements pour des charges justifies engages par les bnficiaires tout moment durant la priode de projet sauf dans les circonstances ci-aprs : Le bnficiaire a manqu de se conformer aux objectifs du projet, aux termes et conditions de la subvention, ou aux exigences de lagence de subvention HHS en matire de rapports. Le bnficiaire ou le sous-bnficiaire est redevable envers les tats-Unis. Sauf dans les circonstances dans lesquelles le bnficiaire est redevable comme indiqu ci-dessus, HHS nexigera pas des comptes de dpt spars pour les fonds fournis un bnficiaire ou ntablira pas des conditions dligibilit pour les dpositaires des fonds fournis un bnficiaire. Toutefois, les bnficiaires doivent tre en mesure de comptabiliser les recettes, les dettes, et les dpenses de fonds. Les avances du fonds fdral seront dposes et maintenues dans des comptes scuriss chaque fois que possible. Les bnficiaires maintiendront aussi des avances du fonds fdral dans les comptes porteurs dintrt moins quune ou plusieurs des conditions ci-aprs sappliquent : Le bnficiaire reoit moins de 120 000$ des subventions fdrales par an. Le compte porteur dintrt le plus raisonnablement disponible ne pourrait raliser un intrt au-del de 250$ par an sur les rserves de trsorerie fdrales. Le dpositaire exigerait une moyenne ou un solde minimum si haut quil ne serait pas possible de lencaisser dans les ressources de trsorerie prvues du gouvernement fdral et non fdral.

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Partage et correspondance de cots (45 CFR 74.23 ; HHS GPS Partie II) Partage de cot et correspondance sont souvent indistinctement utiliss. Correspondance dsigne un pourcentage lgalement indiqu, soit comme un pourcentage fixe ou un pourcentage minimum de la participation non fdrale, que doit contribuer un bnficiaire pour tre ligible au fonds fdral. Partage de cot dsigne une situation dans laquelle le bnficiaire participe aux cots dun projet autres que ceux de la correspondance comme la loi le demande. Les critres pour les contributions de partage ou de correspondance de cots comprennent ce qui suit : Devraient tre vrifiables dans les registres du bnficiaire Ne devraient pas tre incluses comme des contributions pour un autre programme ou projet bnficiant du soutien du gouvernement fdral Devraient tre ncessaires et raisonnables pour une ralisation juste et efficace des objectifs du projet ou programme Devraient tre admises par le cadre des principes de cot en vigueur Ne devraient pas tre payes par le gouvernement fdral sous une autre subvention, sauf si elles sont autorises par la loi fdrale dtre utilises comme partage ou correspondance de cot Devraient tre prvues dans un budget approuv Devraient tre conformes aux autres dispositions de 45 CFR 74, le cas chant Revenu du programme (45 CFR 74.24 ; HHS GPS Partie II) Le revenu du programme dsigne le revenu brut gagn par un bnficiaire, sous-bnficiaire, ou un contractant dans le cadre dune subvention. il est directement gnr par lactivit subventionne ou gagn la suite de la subvention. Le revenu du programme gagn durant la priode du projet sera retenu par le bnficiaire. Conformment aux termes et conditions de la subvention, le revenu peut tre utilis dune ou plusieurs manires ci-aprs : 1. Ajout aux fonds engag sur le projet ou programme et utilis pour dvelopper les objectifs du programme ou projet ligible 2. Utilis pour financer la participation non fdrale du projet ou programme 3. Dduit du cot total dductible du projet ou programme en dterminant les cots admissibles nets sur lesquels la participation fdrale de cots est base.

ARiEL BLETH

Dans le cadre du projet du Manioc de la rgion des grand lacs, mene par le CRS, les agents formateurs sur le terrain utilisent des modules informatiques ( dveloppes avec laide de luniversit Cornell) pour faciliter la formation des agriculteurs base sur leurs propres connaissances et intrts.

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Quand lagence de subvention HHS autorise la disposition du revenu du programme comme dcrit sous loption 1 ou loption 2 ci-dessus, le revenu du programme au-del des limites stipules sera utilis en conformit avec loption 3 ci-dessus. Dans le cas o lagence de subvention HHS ne spcifie pas dans les termes et conditions de la subvention comment le revenu du programme doit tre utilis, loption 3 susmentionne sappliquera automatiquement tous les projets ou programmes lexception de la recherche. moins que les termes et conditions pour la subvention ne le stipulent autrement, les bnficiaires nauront aucune obligation envers HHS par rapport au revenu du programme gagn dcoulant de frais de licence et des redevances pour le matriel protg du droit dauteur, brevets, demandes de brevet, marques commerciales, et inventions ralises sous une subvention. Rvision des plans de budget et de programme (45CFR 74.25 ; HHS GPS Partie II) Les budgets peuvent inclure soit la somme des parts fdrales et non fdrales, soit la participation fdrale seulement, en fonction des conditions fixes par lagence de subvention HHS. ils devraient tre lis lexcution des objectifs dvaluation du programme, le cas chant. il est demand aux bnficiaires de signaler les carts davec les plans de budget et de programme, et de requrir au pralable des approbations pour les rvisions de plan de budget et de programme. Les agences de subvention HHS peuvent ne pas imposer dautres conditions dapprobation pralable pour des articles spcifiques. Les situations qui exigent des bnficiaires dobtenir des autorisations pralables de lagence de subvention HHS comprennent ce qui suit : 1. Un changement de champ dapplication ou de lobjectif du projet ou programme 2. Un changement de personnes cls spcifies dans la demande ou document dattribution de la subvention 3. Labsence de plus de trois mois de, ou une rduction de 25 pourcent du temps consacr au projet par, le personnel cl approuv du projet 4. Le besoin pour un financement supplmentaire du gouvernement fdral 5. Linclusion, sauf drogation accorde par lagence de subvention HHS, des cots qui ncessitent une approbation pralable en conformit avec les Circulaires dOMB 6. Le transfert de fonds allou aux honoraires de formation (paiement direct dans le compte des stagiaires) pour dautres catgories de dpenses

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7. Le transfert ou signature de contrat de travail dans le cadre dune subvention moins dtre approuv par lagence subventionnaire 8. Linclusion des cots allous la recherche pour les soins de sant dans le cadre des subventions pour la recherche ralise en matire dun travail de recherche Sauf pour les sections 1 et 4 ci-dessus, lagence de subvention HHS est autorise, sa discrtion, droger aux autorisations pralables crites relatives aux frais administratifs et connexes requises par cette partie et ses annexes. Les drogations additionnelles peuvent tre accordes suivant les besoins et demandes des bnficiaires. Toutes les autorisations accordes dans le respect des dispositions de cette section seront nulles et non avenues moins de ltre par crit et signes par les responsables de HHS. Exigences daudit (45CFR 74.26 ; HHS GPS Partie II) Un audit est une analyse ou valuation systmatique mene pour dterminer si les systmes de comptabilit interne et autre type de contrle fournissent une assurance raisonnable de ce qui suit : Les oprations financires sont correctement effectues. Les tats financiers sont opportunment tablis, justes, et fiables. Lentit sest conforme aux lois, rgles, et termes et conditions en vigueur dans lattribution de subventions. Les ressources sont gres et utilises conomiquement et efficacement. Les rsultats et objectifs dsirs sont effectivement raliss. Les bnficiaires (autres que les institutions fdrales) et sous-bnficiaires sont soumis aux exigences daudit de la Circulaire A-133 dOMB, comme implmente par 45 CFR 74.26 ou aux exigences daudit dfinies dans 45 CFR 74.26(d) et dans HHS GPS (pour les types dorganisations auxquelles la Circulaire A-133 dOMB ne sapplique pas directement). En gnral, la Circulaire A-133 dOMB requiert une organisation sans but lucratif (notamment les institutions denseignement suprieur) qui dpense 500 000$ ou plus par anne dans le cadre des subventions du gouvernement fdral, des accords de coopration, et/ou des contrats dachats pour avoir un audit annuel. Laudit doit satisfaire aux normes spcifies dans les Normes daudit gnralement admises par le gouvernement (GAGAS).

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il est demand aux organismes but lucratif deffectuer un audit externe au gouvernement fdral si, durant leurs exercices fiscaux, ils ont dpens un total de 500 000$ ou plus dans le cadre dune ou plusieurs subventions HHS comme bnficiaire direct et/ou sous-bnficiaire. Les bnficiaires trangers sont soumis aux mmes conditions daudit que les organismes but lucratif telles que spcifies dans 45 CFR 74.26(d). Cots admissibles (45CFR 74.27 ; HHS GPS Partie II ; 2CFR230 Annexe B)

Pour chaque type de bnficiaire, il existe une srie particulire de principes fdraux qui sappliquent dans la dtermination des cots admissibles.

Pour chaque type de bnficiaire, il existe une srie particulire de principes fdraux qui sappliquent dans la dtermination des cots admissibles. Limputabilit des cots sera fonction des principes de cots applicables lentit gnratrice de cots. Priode de la disponibilit de fonds (45CFR 74.28 ; HHS GPS Partie I) Quand une priode de financement est spcifie, un bnficiaire peut imputer la subvention rien que les cots admissibles rsultant des obligations engages durant la priode de financement et les cots pr-attribuables la subvention autoriss par lagence de subvention HHS. Normes en matire de la proprit Elles dfinissent les normes uniformes rgissant la gestion et la disposition relative la proprit fournies par HHS ou dont le cot a t imput directement un projet support par une subvention HHS. Couverture dassurance (45CFR 74.31 ; HHS GPS Partie II) Les bnficiaires devraient, au minimum, fournir la couverture dassurance quivalente pour une immobilisation et un quipement acquis avec un fonds HHS comme stipul pour dautres types dimmobilisations possdes par le bnficiaire. Immobilier (45CFR74.32 ; HHS GPS Partie II) Le titre de proprit foncier (dfini comme la terre, notamment toutes les amliorations et structures de la terre lexception de machines et quipements mobiles) est dvolu au bnficiaire condition que le bnficiaire utilise limmobilisation aux fins autorises par le projet, autant que possible, et nencombre pas le bien sans le consentement de lagence de subvention HHS. Le bnficiaire devra obtenir une autorisation crite de lagence de subvention HHS pour lutilisation de limmobilisation dans dautres projets parrains par le gouvernement fdral une fois que le bnficiaire indique que le bien ne sert

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plus aux fins du projet original. Lusage dans le cadre dautres projets se limitera aux projets parrains par le gouvernement fdral. Lorsque limmobilisation cesse de servir aux fins du projet, le bnficiaire demandera des instructions pratiques de lagence de subvention HHS ou de son successeur. Biens publics et exempts (45 CFR74.33 ; HHS GPS Part II) Le titre foncier des biens publics demeure dvolu au gouvernement fdral. Les bnficiaires soumettent annuellement lagence de subvention HHS un inventaire rpertoriant les biens publics sous leur garde. A lattribution de la subvention ou lorsque le bien nest plus ncessaire, le bnficiaire prsentera le rapport du bien lagence de subvention HHS pour lusage futur de lagence. Equipement (45 CFR74.34 ; HHS GPS Partie II) Le titre sur lquipement (dfini comme bien corporel non fongible directement imput sur la subvention ayant une vie de service de plus dun an et un cot dacquisition de 5 000$ ou plus par unit, linstar des vhicules, bicyclettes, matriel informatique, matriels didactiques, matriel de labo, etc.) acquis par un bnficiaire avec le fonds HHS sera dvolu au bnficiaire. Lquipement ne peut pas tre utilis sans lautorisation de lagence subventionnaire. Lquipement sera utilis aux fins autorises, pour autant que possible, que le projet ou le programme continue ou pas dtre support par le gouvernement fdral. Lorsque le bnficiaire na plus besoin de lquipement, il peut servir dautres activits en accord avec les procdures de lagence ou en disposer avec lapprobation de lagence subventionnaire. Les registres des quipements seront maintenus correctement et comprendront les renseignements suivants : 1. Une description de lquipement. 2. Un numro de srie du fabricant, un numro de modle, ou un autre numro didentification 3. La source de lquipement, notamment le numro dattribution de la subvention 4. Le titre dvolu au bnficiaire ou au gouvernement fdral 5. La date dacquisition (ou date reue, si lquipement a t fourni par le gouvernement fdral) et le cot 6. Les donnes partir desquelles on peut calculer le pourcentage de la participation de HHS dans le cot de lquipement (cela ne concerne pas lquipement fourni par le gouvernement fdral)

TOM LORSUNG POUR CRS

Des touristes visitent un march ambulant au Bangkok, en Thalande. Le tourisme thalandais sest beaucoup dvelopp et continue toujours dvelopper.

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7. Lemplacement et ltat de lquipement et la date laquelle les informations ont t signales 8. Le cot dacquisition de lunit 9. Les dernires donnes pratiques, notamment la date de cession et le prix de vente ou, dans le cas o le bnficiaire excute une compensation avec lagence de subvention HHS pour sa part daction, la mthode utilise pour dterminer la juste valeur marchande courante Lquipement dtenu par le gouvernement fdral sera identifi pour indiquer la proprit par le gouvernement fdral. Le bnficiaire effectuera un inventaire physique du matriel et procdera la rconciliation des rsultats avec les donnes des registres dquipements au moins une fois tous les deux ans. Les diffrences entre les quantits dtermines par linventaire physique et celles des livres comptables seront examines pour dterminer la cause de lcart. Fournitures (45 CFR 74.36 ; HHS GPS Partie II) Le titre Fournitures sera dvolu au bnficiaire lachat. Sil y a un inventaire rsiduel des fournitures inutilises dpassant la valeur totale cumule de 5 000$ lannulation ou la fin du projet ou programme et que les fournitures ne sont pas ncessaires pour un autre projet ou programme parrain par le gouvernement fdral, le bnficiaire retiendra les fournitures pour son utilisation sur les activits non parraines par le gouvernement fdral ou les vendra. Dans les deux cas, le bnficiaire indemnisera le gouvernement fdral pour sa part daction. Biens incorporels (45 CFR 74.36 ; HHS GPS Partie II) Le bnficiaire peut protger tout ouvrage dun droit dauteur et qui a t dvelopp, ou dont la proprit a t acquise, en vertu dune subvention. Lagence de subvention HHS se rserve un droit gratuit, non exclusif et irrvocable de reproduire, publier, ou autrement utiliser louvrage aux fins publiques, et dautoriser dautres le faire. Un titre pour biens incorporels et instruments de dettes achets ou autrement acquis dans le cadre dune subvention ou sous-subvention qui est dvolu lors de lacquisition par le bnficiaire. Le bnficiaire utilisera ce bien aux fins initialement autorises, et le bnficiaire ne devra pas grever le bien sans lautorisation de lagence de subvention HHS. Lorsquils ne sont plus ncessaires aux fins initialement autorises, la cession du bien incorporel se produira conformment la procdure de lagence.

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Rapport propritaire de confiance (45 CFR74.37 ; HHS GPS Partie II) Les immobilisations, lquipement, le bien incorporel, et les instruments de dette qui sont acquis ou amliors avec le parrainage du gouvernement fdral seront dtenus en confiance par les bnficiaires comme concessionnaire pour les ayants droit du projet ou programme en vertu duquel le bien a t acquis ou amlior, et ne seront pas encombrs sans lautorisation de lagence de subvention HHS. Cession du bien (45 CFR 74.32/34 ; HHS GPS Partie II) Lorsque le bien ou lquipement nest plus ncessaire, ou lorsque la subvention est consomme, le bnficiaire doit demander les instructions relatives la cession de son agence subventionnaire. il existe plusieurs diffrentes options en matire de cession, comme suit : 1. Le bnficiaire peut tre permis de retenir le titre de la proprit sans aucune autre obligation envers le gouvernement amricain aprs que le bnficiaire aura compens le gouvernement pour le reste de la juste valeur marchande courante de la proprit. 2. Le bnficiaire peut tre amen vendre la proprit en suivant les instructions prvues par lagence subventionnaire et payer le gouvernement amricain pour son pourcentage de la juste valeur marchande courante de la proprit. Lorsque le bnficiaire est autoris ou requis de vendre la proprit, le bnficiaire doit tablir de bonnes procdures de vente qui prvoient la concurrence dans la mesure du possible et le rsultat au meilleur rendement possible. 3. Le bnficiaire peut tre amen transfrer le titre de la proprit au gouvernement amricain ou un tiers ligible condition que, dans de tels cas, le bnficiaire ait droit une compensation pour son pourcentage imputable la juste valeur marchande courante de la proprit. Normes dachat Les fonds et les ressources en nature fournis dans le cadre de la subvention ne seront utiliss que pour ces activits ncessaires la ralisation des buts et objectifs du projet. il est important comme le bnficiaire achte les biens et services, quil suive certaines lignes directrices pour assurer une bonne gestion de fonds et des services en nature. Codes de conduite (45 CFR 74.42 ; HHS GPS Partie II) Le bnficiaire est responsable de maintenir les normes crites de conduit qui rgissent le rendement de ses employs qui soccupent de lattribution et de ladministration des sous-contrats. Les responsables, employs, et agents

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du bnficiaire peuvent ni solliciter ni accepter des dons, faveurs, ou un quelconque objet ayant une valeur montaire des contractants ou des parties aux sous-accords. Cependant, le bnficiaire peut tablir des normes pour des situations dans lesquelles lintrt financier nest pas substantiel ou le don ne reprsente pas un objet sollicit valeur nominale. Les normes de conduite crites couvriront les mesures disciplinaires qui doivent tre dapplication en cas de violation de telles normes. Comptition (45CFR 74.43 ; HHS GPS Partie II) Toutes les transactions dachat seront menes de manire fournir, dans toute la mesure possible, une concurrence ouverte et libre. Le bnficiaire veillera aux conflits dintrt inhrents aux entreprises aussi bien quaux pratiques non concurrentielles entre contractants qui peuvent rduire ou liminer la concurrence ou autrement restreindre le commerce. Tous les appels doffre devraient tre mens de manire assurer une concurrence ouverte et libre. Procdures dachat crites (45 CFR74.44 ; HHS GPS Partie II) Les bnficiaires doivent tablir des procdures dachat crites quils sengagent suivre. Les procdures crites doivent garantir ce qui suit : Le bnficiaire vite de sapprovisionner en articles qui ne sont pas ncessaires Le bnficiaire analyse les alternatives dachat pour dterminer celles qui reprsentent les achats les plus conomiques et pratiques Les sollicitations du bnficiaire pour les biens et services fournissent toutes ce qui suit : Une description claire et exacte des besoins techniques du matriel, produit, ou service acqurir Les conditions que le soumissionnaire doit remplir ainsi que tous les autres facteurs utiliser dans lvaluation des offres ou propositions Une description, dans la mesure du possible, de besoins techniques en termes de fonctions excuter ou de performance requise, y compris lventail des caractristiques acceptables ou des normes minimum acceptables La prfrence, dans toute la mesure du possible et qui soit conomiquement faisable, pour les produits et services qui conservent les ressources naturelles, protgent lenvironnement, et sont rentables sur le plan energtique

Les bnficiaires doivent tablir des procdures dachat crites quils sengagent suivre.

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 Les contrats ne devront tre excuts quavec des contractants responsables capables dexcuter les tches avec succs selon les termes et conditions des approvisionnements proposs. il sera tenu particulirement compte de questions telles que lintgrit de contractant, les rapports sur les rendements passs, les ressources financires et techniques, ou laccessibilit aux autres ressources ncessaires Si le bnficiaire ne respecte pas ces procdures crites, lagence subventionnaire peut lobliger prsenter les documents dachat tels que les demandes de propositions ou invitations aux offres, les devis de prix indpendants, etc., et peut dcider que tout achat effectu contrairement aux procdures dfinies soit qualifi de dpense non permise. Rapports dachat (45 CFR 74.47) Les rapports et fichiers dachat devraient, au moins, contenir une base pour la slection de contractant, une justification pour cas dabsence de concurrence lorsque les soumissions et offres ne sont pas obtenues, et une base pour le cot et prix de la subvention. Rapports et registres (45CFR 74.50-53) Le but principal des rapports et archives est dassurer le suivi et de faire rapport sur la performance financire et oprationnelle du bnficiaire sous divers formats et formes standard. Performance oprationnelle pour le suivi et le systme de rapports (45CFR74.51 ; HHS GPS Partie II) il relve de la responsabilit du bnficiaire de suivre chaque projet, programme, sous-subvention, fonction, ou activit support par la subvention pour assurer que les sous-bnficiaires remplissent les conditions daudit et autres telles que fixes par lagence subventionnaire. Lagence de subvention HHS prescrira la frquence avec laquelle les rapports de performance devront tre soumis. Les rapports de performance ne devront se faire que trimestriellement, sinon annuellement, sauf sur demande spciale provenant de lagence subventionnaire. Les rapports annuels seront requis 90 jours calendrier aprs lanne de la subvention ; les rapports trimestriels ou semiannuels seront requis 30 jours aprs la priode de dclaration. Lagence de subvention HHS peut requrir des rapports annuels avant les dates anniversaires des subventions pluriannuelles au lieu de ces exigences. Les rapports de performance finals sont requis 90 jours calendrier aprs lexpiration ou la rsiliation de la subvention.

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Etats financiers (45CFR 74.52 ; HHS GPS Partie II) Lagence de subvention HHS dterminera la frquence de la priode des tats financiers pour chaque projet ou programme, en prenant en compte la taille et la complexit du projet ou programme particulier. Cependant, le rapport ne se fera que trimestriellement, sinon annuellement, sauf dans des conditions spciales fixes par lagence subventionnaire. Un rapport final sera demand la fin de laccord. Exigences en matire de rtention des rapports et de leur accs (45 CFR 74.53 ; HHS GPS Partie II) Les tats financiers, pices justificatives, fiches statistiques, et tous autres documents pertinents pour une subvention seront conservs pendant trois ans compter de la date de la soumission du rapport de dpenses final ou, pour des subventions renouvelables trimestriellement ou annuellement, partir de la date de la soumission des tats financiers trimestriels ou annuels. Cependant, si un litige, revendication, contrle de gestion financire, ou audit est commenc avant lexpiration dune priode de trois ans, les rapports seront retenus jusqu ce que tous les litiges, revendications, ou conclusions daudit relatifs aux documents comptables aient t rsolus et des mesures dfinitives soient prises. il pourrait y avoir dautres exceptions en fonction de la nature des documents. Les agences de subvention HHS, linspectorat gnral de HHS, le Bureau de Contrle gnral des tats-Unis, ou lun de leurs reprsentants dment agrs, ont le droit daccder opportunment et tout moment aux livres, documents, papiers, ou autres documents des bnficiaires qui sont importants aux subventions pour des audits, analyses, extraits, transcriptions, et copies de tels documents. Ce droit comprend aussi laccs opportun et raisonnable au personnel du bnficiaire aux fins dentrevue et discussion en rapport avec de tels documents. Les droits daccs dans ce paragraphe ne se limitent pas simplement la priode de rtention requise, mais ils subsisteront aussi longtemps que les documents sont retenus.

R S i L i AT i O N E T R E S P E C T D E S C L A U S E S
Rsiliation (45 CFR 74.61 ; HHS GPS Partie II) Les subventions peuvent tre rsilies en tout ou en partie de la manire suivante : Par lagence de subvention HHS, si un bnficiaire manque matriellement de se conformer aux termes et conditions dune subvention

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 Par lagence de subvention HHS avec le consentement du bnficiaire, auquel cas les deux parties se conviendront sur les conditions de la rsiliation, y compris la date effective et, dans le cas dune rsiliation partielle, la portion rsilier Par le bnficiaire en envoyant une notification crite lagence de subvention HHS dtaillant les raisons dune telle rsiliation, la date dentre en vigueur, et, dans le cas dune rsiliation partielle, la portion rsilier Respect des clauses (45 CFR 74.62 ; HHS GPS Partie II) Si un bnficiaire manque matriellement se conformer aux termes et conditions dune subvention, soit dclars dans une loi fdrale ou un rglement, une police dassurance, une demande, ou une note relative la subvention, lagence de subvention HHS peut imposer des conditions spciales et peut aussi prendre une ou plusieurs mesures suivantes, selon les cas : Retenir temporairement des paiements de cash en attente du redressement du dfaut par le bnficiaire interdire tout ou partie du cot de lactivit ou de la mesure non conforme Suspendre ou rsilier entirement ou partiellement la subvention courante Suspendre dautres subventions du projet ou programme Adopter dautres voies de recours lgales disponibles En prenant une mesure excutoire, lagence de subvention HHS fournira au bnficiaire ou sous-bnficiaire une occasion pour une audition, un recours, ou une autre procdure administrative auquel le bnficiaire ou sous-bnficiaire a droit en vertu dune loi ou dun rglement applicable la mesure

SEAN SPRAGUE POUR CRS

Fitriah et sa fille Namira habitent Banda Aceh, en indonsie, une zone qui a t lune des plus affectes par le sisme de lOcan indien et le Tsunami de 2004.

ConDiTionS poST-SubvenTion
Procdures de clture de projet (45CFR 74.71 ; HHS GPS Partie II) Les bnficiaires soumettront, endans 90 jours calendrier aprs la date dexpiration de la subvention, tous les rapports financiers, les performances, et autres requis par les termes et conditions de la subvention. Lagence de subvention HHS peut approuver les extensions la demande du bnficiaire. Sauf si lagence de subvention HHS autorise une extension, un bnficiaire liquidera toutes les obligations inhrentes la subvention au plus tard 90 jours calendrier aprs la priode de financement ou la date daccomplissement comme spcifi dans les termes et conditions de la subvention ou dans les instructions de mise en uvre de lagence.

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Ajustements subsquents et responsabilits durables (45 CFR 74.72 ; HHS GPS Partie II) Lexpiration dune subvention naffecte pas ce qui suit : Le droit de lagence de subvention HHS interdire les cots et recouvrer les fonds sur la base dun audit ou autre rvision futur Lobligation du bnficiaire retourner les fonds dus en raison des remboursements, corrections, ou autres transactions futurs Les conditions daudit Les conditions de gestion de la proprit Les conditions de conservation des documents A la consommation dune subvention, un rapport qui est cr en vertu dune subvention peut tre modifi ou supprim en tout ou en partie avec le consentement de lagence de subvention HHS et le bnficiaire, condition que les responsabilits du bnficiaire y compris celles de la gestion de la proprit, le cas chant, soient considres et que des dispositions soient stipules pour des responsabilits durables du bnficiaire, selon le besoin. Collecte des montants dus (45 CFR 74.73 ; HHS GPS Partie II) Les fonds pays un bnficiaire au-del du montant auquel le bnficiaire est en fin de compte dtermin davoir droit en vertu des termes et conditions de la subvention constituent une dette envers le gouvernement fdral. Sil ne paie pas dans un dlai raisonnable aprs la demande payer, lagence de subvention HHS peut rduire la dette faisant lune de ces choses : Procder une compensation administrative vis--vis dautres demandes de remboursements Retenir la source les paiements autrement dus au bnficiaire Prendre dautres mesures lgalement admises

DiSPUTES
Dcisions finales dans les disputes (45 CFR 74.90 ; HHS GPS Partie II) HHS essaie de son mieux de rendre une justice rapide dans les disputes et autres problmes affectant les intrts des bnficiaires. Cependant, les dcisions finales dfavorables au bnficiaire ne sont pas publies jusqu ce quil soit clair de limpossibilit de rsoudre le problme par voie dchange dautres informations et vues. Sous divers statuts et rglements de HHS, les bnficiaires ont droit de faire appel ou de bnficier dune audition concernant certaines dcisions finales par les agences de subvention HHS.

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Rsolution Alternative de Dispute (45 CFR 74.91 ; HHS GPS Partie II) HHS encourage ses agences subventionnaires et les bnficiaires de tenter de rsoudre les disputes en faisant recours aux techniques de Rsolution Alternative de Dispute (ADR). LADR est souvent effective sur le plan de la rduction du cot, le retard, et la tension quon rencontre dans les voies dappels et les autres voies traditionnelles de la gestion de disputes. Les techniques de lADR comprennent la mdiation, la neutralit dvaluation, et autres mthodes consensuelles.

prinCipeS De CoT
2CFR230 (CIRCULAIRE A-122 DOMB) La Circulaire 2CFR230 tablit les principes de la dtermination des cots des subventions, des contrats, et dautres accords avec les organisations sans but lucratif. Elle ne sapplique pas aux instituts suprieurs et aux universits, qui sont couverts par la Circulaire A-21 du Bureau de gestion et de budget (OMB), Principes de cot pour les institutions denseignement ; ltat, au gouvernement local, et aux gouvernements des tribus indiennes officiellement reconnues, qui sont couverts par la Circulaire A-87 dOMB, Principes de cot pour ltat, le gouvernement local, et les gouvernements des tribus indiennes ; ou aux hpitaux. Les principes sont conus pour sassurer que le gouvernement fdral porte sa juste part de cots, sauf o la loi le limite ou linterdit.

PRiNCiPES GNRAUx
Considrations de base (Annexe A Sous-partie A, 1-7) a) Composition de cots densemble Le total de cot dune subvention est la somme des cots admissibles directs et indirects moins les crdits applicables. b) Admissibilit Les cots doivent satisfaire tous les sept critres gnraux suivants pour tre admissibles dans le cadre dune subvention (notez que linclusion spcifique dans le budget Nest PAS un des critres) : i. Etre raisonnable pour la performance de la subvention et tre passable ii. Suivre les principes dans A-122 iii. Etre cohrent avec les politiques et procdures des ONG pour les subventions USG et dautres programmes

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iv. Etre trait de manire cohrente dans les livres comptables v. Suivre les principes comptables gnralement admis (GAAP) vi. Ne pas tre imput comme cot sur une autre subvention USG ou utilis comme part de cot sur une autre subvention USG vii. Etre adquatement document c) Raisonnabilit Les cots doivent tre gnralement reconnus comme ordinaires et ncessaires pour les oprations de lorganisation ou la performance de la subvention. Un cot est raisonnable sil satisfait lune ou plusieurs conditions suivantes : Ordinaire et ncessaire pour les oprations de lorganisation ou la performance de la subvention Conforme aux restrictions ou conditions imposes par les ngociations aux conditions normales du march les bonnes pratiques daffaires gnralement admises les rglements gouvernementaux les termes et conditions de la subvention Raisonnable en nature et montant d) Admissibilit Les cots sont admissibles quand ils satisfont lune ou plusieurs des conditions suivantes : ils sont engags particulirement sur la subvention (cot direct) ils profitent plus dune subvention (cot direct partag) ils sont ncessaires aux oprations, mais sans rapport direct (cot indirect) ils sont rpartis en fonction des bnfices reus ils sont traits de manire cohrente avec les autres cots engags aux mmes fins ils profitent proportionnellement la subvention et dautres ouvrages tout la fois ils sont ncessaires au projet, mme en labsence de toute vidence de lien direct Les cots admissibles dans une subvention particulire ne peuvent pas tre transfrs une autre subvention fdrale en raison des lacunes financires ou pour viter les restrictions.

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Exemptions OMB autorise une exemption conditionnelle dexigences administratives dOMB et de circulaires sur les principes de cots pour certains programmes fdraux avec une planification consolide statutairement autorise et un fonds administratif consolid identifis par une agence fdrale et approuvs par le chef du dpartement ou de lordre excutif. Une agence fdrale entrera en consultation avec OMB durant ses tudes dtablissement du type de subvention auquel accord une exemption. Cots directs (Annexe A , Sous-partie B, 1-4) Les cots directs sont ceux qui peuvent tre identifis spcifiquement avec un objectif de cot final particulier. Cependant, un cot ne peut pas tre attribu une subvention comme cot direct si un autre cot engag aux mmes fins, dans des circonstances similaires, a t attribu une subvention comme cot indirect. Cots indirects (Annexe A , Sous-partie C, 1-3) Les cots indirects sont ceux qui ont t engags des objectifs communs ou conjoints et qui ne peuvent pas tre prcisment identifis avec un objectif de cot final particulier. Un cot ne peut pas tre attribu une subvention comme cot indirect si un autre cot engag aux mmes fins, dans les circonstances similaires, a t attribu une subvention comme cot direct. Les cots indirects sont classifis en deux grandes catgories : les facilits et ladministration. Facilits dsigne la dprciation et les imputations dusage sur les btiments, quipement, et lamlioration du capital ; lintrt sur la dette associe avec certains btiments, quipement et amliorations du capital ; et les frais dexploitation et de maintenance. Administration dsigne ladministration en gnral et tous les autres types de dpenses non rpertories spcifiquement sous lune des sous-catgories des Facilits. Imputation et dtermination des taux de cots indirects (Annexe A , Sous-partie D 1-5) Quand une organisation a plusieurs fonctions dimportance qui bnficient de ses cots indirects divers degrs, limputation des cots indirects peut exiger laccumulation de tels cots en agrgats spars de cot, qui sont ensuite allous individuellement au profit des fonctions par voie dune base qui value mieux le rapport du degr de profit. Les cots indirects attribus chaque fonction sont alors rpartis des subventions individuelles et dautres activits comprises dans cette fonction au moyen dun (des) taux de cot indirect.

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Une base dimputation doit tre dtermine pour assurer le fonds propre. A cette fin, les conditions relles sont prises en compte dans la slection de la base utiliser dans limputation des dpenses pour diverses fonctions. Llment essentiel prendre en considration dans la slection dune mthode ou dune base est le degr dadaptabilit dans limputation des agrgats de cots sur les objectifs de cots en accord avec les bnfices drivs. Une priode de base pour limputation doit aussi tre dtermine. il sagit de la priode dans laquelle les cots indirects sont engags et accumuls pour tre imputs sur le travail accompli pendant cette priode. La priode de base devrait normalement concider avec lexercice fiscal de lorganisation, mais en tout cas, sera slectionne avec soin pour viter des incohrences dans limputation des cots. Ngociation et autorisation des taux des cots indirects (Annexe A , Sous-partie E 1-2) Sauf dispositions contraires convenues par les agences concernes, lagence fdrale avec la valeur subventionnelle la plus forte en dollars au niveau organisationnel sera dsigne comme lagence comptente pour la ngociation et lapprobation des taux des cots indirects. Une fois quune agence est saisie pour une organisation sans but lucratif donne, laffectation ne sera pas change sauf sil y a une fluctuation dimportance long-terme du volume en dollars des subventions du gouvernement fdral vers lorganisation. Toutes les agences fdrales concernes auront le loisir davoir part au processus des ngociations. Aprs quun taux a t convenu, il sera accept de toutes les agences fdrales. Les taux des cots indirects sont des accords individuels ngocis pour chaque exercice fiscal par chaque organisation et sont diffrents pour chaque organisation. ils sappliquent aux subventions par les agences USG pour lorganisation. Un taux provisoire est utilis tout au long de lanne. A la suite de laudit annuel de lexercice fiscal, un taux final bas sur les cots indirects rels est tabli. Postes de cot slectionns (2 CFR230 Annexe B ; HHS GPS Partie II, Pices 10 16) 2 CFR230 (Circulaire A-122 dOMB) lAnnexe B liste 52 postes de cots slectionns. Les principes tablis dans la dtermination de ladmissibilit des 52 postes de cots sappliquent aux cots similaires qui nont pas t rpertoris. HHS GPS, Partie ii spcifie aussi ladmissibilit de cot dans les subventions HHS.

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POSTE DE COT Collecte de fonds / publicit promotionnelle

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Publicit

Pour embauche de personnel, achat de biens et services lis la subvention, limination des matriaux de rcupration ou matriaux en surplus acquis dans le cadre de la subvention, et autres fins pour satisfaire aux besoins de primes.

Relations publiques

Seuls ceux qui sont requis pour les subventions parraines et communications avec le public et la presse relatives aux notes dattribution de contrat et des activits spcifiques et des ralisations. Les cots lis la liaison avec les mdias et les bureaux PR du gouvernement sont limits la communication pour tenir le public inform sur les questions dintrt public telles que les notes de contrat / lattribution des subventions, les questions financires, etc.

Cots de fidlisation

Dans le cas o la subvention ou lorganisation exige de satisfaire aux obligations de la subvention. Peut tre le cas de la soumission, performance, prpaiement, ou fidlisation, conformment aux termes et conditions de la subvention et obtenus conformment aux bonnes pratiques en affaires.

Boissons alcoolises Crances douteuses Cots pour loisirs Reprsentation Amendes et pnalits Biens ou services pour usage personnel Usage personnel de vhicules Pertes sur dautres subventions ou contrats Billets davion en 1e classe ou classe daffaires (sauf des exceptions de cas par cas) Contributions ou dons dautres organisations ou causes

Communications

Tlphone, tlgrammes, frais de poste, emails et tui

Compensation

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Salaires du personnel, rmunrations, moluments des administrateurs et des membres du comit excutif, programmes incitatifs, avantages sociaux et pensions, condition que cela soit accord conformment aux politiques tablies lcrit par linstitution. Tant que ces avantages sont raisonnables comme services rendus et sont conformes aux politiques tablies de lorganisation, appliqus de manire cohrente et documents.

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POSTE DE COT Admissible avec autorisation pralable de lagence subventionnaire.

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Compensation Heures supplmentaires

Seulement lorsque cela est ncessaire (a) pour faire face aux situations durgence rsultant daccidents, catastrophes naturelles, pannes dquipement, ou loccasion de goulots dtranglement oprationnels de nature sporadique ; (b) pour les employs effectuant des fonctions indirectes comme ladministration, la maintenance et la comptabilit ; (c) dans le cadre de lexcution des tests, procdures de laboratoire, ou autres oprations similaires qui sont de nature continue et ne peuvent pas tre raisonnablement interrompues ou autrement termines, et (d) lorsquils conduisent la rduction des cots globaux pour le gouvernement fdral.

Dispositions relatives aux imprvisibles Lorsque les poursuites intentes par le gouvernement fdral contre lorganisation sont rgles par consensus ou compromis, certains cots peuvent tre admissibles selon les accords conclus. Dans le cas de procdures institues par ltat, un gouvernement local ou tranger si les frais ont t engags la suite dun terme ou condition de la subvention ou instruction crite spcifique dun agent autoris de lagence de parrainage.

Admissibles titre de rserves dauto-assurance, de fonds de pension, et provisions pour indemnits de cessation demploi.

Provisions pour risques et sans aucune certitude quant au temps, intensit, ou assurance de leur occurrence. Les frais engags pour la dfense des poursuites des employs en vertu de la Loi de 1988 relative aux fraudes denvergure, contre les allgations ou demandes dappel du gouvernement fdral.

Dfense, poursuites, et revendications

Les cots sont admissibles si les cots sont fournis dans le cadre dune subvention approuve.

Dprciation et allocations dusage

Compensation pour usage des btiments, autres amliorations des immobilisations, et lquipement disponible peut recevoir compensation sur base des cots dacquisition des actifs concerns. Cela doit exclure le cot du terrain, la partie du cot des btiments et du matriel pris en charge par ou cd comme don par lUSG, indpendamment du titulaire du titre, et la partie du cot des btiments et quipements fournis par ou pour lorganisation dans le cadre dune exigence lgale ad hoc.

POSTE DE COT

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Moral/sant des employs

Cots inhrents au moral, sant, et bien-tre des employs, y compris les cots pour les publications internes et pour les premiers soins, rpartis quitablement sur toutes les activits de lorganisation.

Assurance/ indemnisation

Comme requis ou approuv et maintenu conformment la subvention (tant quelle est une saine pratique commerciale raisonnable, et exclut les frais de gestion) A cela sajoute une couverture des pertes mineures non couvertes par les cots dassurance tels que pour dtrioration, fuite et disparition et perte de fournitures pendant le cours normal des activits. indemnisation : Seulement ce qui est expressment prvu dans la sentence ou autrement ce qui nest pas couvert par une assurance.

Cots lis aux rapports de travail

Cots de maintien de rapports satisfaisants entre lorganisation et les employs, y compris les comits de gestion de travail, les activits dans le cadre des publications et autres activits connexes. Groupes de pression du gouvernement amricain Contributions des parties politiques ou en vue dinfluencer les lections

Activits des groupes de pression

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Les cots associs la fourniture des informations factuelles sur un sujet directement li la gestion dune subvention ou dun accord au travers des sances daudition, des dclarations ou des lettres au Congrs ou un autre organisme gouvernemental en rponse une demande documente, condition que les informations soient facilement disponibles et prsentables.

Cots de maintenance et rparation

Maintenance ncessaire de lquipement et des btiments qui najoute rien la valeur permanente ou ne prolonge leur esprance de vie.

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POSTE DE COT

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Matires et fournitures

Admissibles aprs dduction des remises en espces, rabais, et indemnits reus par lorganisation. Les frais de transport entrants sont considrs comme faisant partie des cots des matires et fournitures.

Runions et locaux Ladhsion la socit civile ou des communauts ou aux abonnements nest admissible quavec une autorisation pralable crite de lagence comptente.

Location de locaux, frais de restauration, et de confrenciers.

Affiliations

Cots destins ladhsion de lorganisation dans le monde des affaires, les organisations techniques et professionnelles, la participation aux runions du genre, et aux abonnements des priodiques caractre commercial, professionnel et technique.

Charges payer par page dans les journaux professionnels

Admissibles en tant que partie essentielle des cots de recherche lorsque le travail est soutenu par le gouvernement fdral et les redevances perues par le Journal sont les mmes pour les auteurs non parrains par le gouvernement fdral. Les indemnits de voyage, pensions, et frais dinscription pays , ou au nom des participants ou des stagiaires (mais pas des employs) dans le cadre de runions, confrences, colloques, ou formations ne sont admissibles quavec lapprobation pralable de lagence subventionnaire. Cots lis la prparation des informations, rapports, et la recherche documentaire, si cela nest pas requis par la subvention.

Cots payer pour participation aux runions

Cots relatifs au brevet

Services consultatifs caractre gnral en matire de brevets et droits dauteur

Charges sur services professionnels

Retenues admissibles quand elles sont appuyes de preuves de services de bonne foi disponibles ou rendus

POSTE DE COT

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Cots pour publication et imprims

Admissibles comme cots indirects seulement sils ne sont pas identifiables avec un objectif particulier de cot.

Perte et profit sur cession dactifs

A imputer dans lanne o ils se produisent sous forme de crdits ou de charges sur les agrgats de cots dans lesquels la dprciation applicable de tels biens a t incluse, sauf 1) traits via un compte de rserve damortissement, 2) le bien est donn en change dans le cadre du prix dachat dun article similaire, 3) la perte rsulte de lincapacit maintenir une assurance autorise, ou 4) la rmunration a t effectue sous forme dindemnits dusage.

Cots de reconversion

Cots pour la restauration ou la rhabilitation des installations dans le mme tat davant le dbut de la subvention lorsque lusure est normale, la dchirure exclue.

Personnel en charge du recrutement

Cots associs au recrutement du personnel pour rpondre aux besoins de la subvention.

Cots locatifs

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Cots de location de locaux ou dquipement dans le cadre de la ralisation de la subvention dans la mesure o ils sont raisonnables la lumire dun bien comparable.

Scurit

Cots lis la scurit de lusine selon les exigences de conformit du gouvernement fdral ou cots de la protection des installations, y compris les salaires, les uniformes et les quipements pour le personnel.

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POSTE DE COT

ADMiSSiBLE

ADMiSSiBLE SOUS CONDiTiON

iNADMiSSiBLE

Indemnit de cessation demploi

Lorsque cest requis par la loi, accord de lemployeur employ, ou les politiques tablies, si la charge des oprations courantes est raisonnable compte tenu des paiements effectus pour les indemnits de cessation normale demploi sur une priode antrieure qui soit reprsentative.

Facilits pour service spcialis (facilits extrmement complexes ou spcialises)

Au cas o ils sont matriels, ces cots devraient tre imputs directement la subvention applicable en fonction dun usage rel, et ne devraient pas tre facturs un taux diffrent dun bien non subventionn. Lorsque les cots ne sont pas matriels, lutilisation de ces installations devrait tre impute comme cots indirects.

Taxes

Taxes requises ou payer conformment GAAP et aux paiements effectus au compte du gouvernement local la place des taxes.

Cots lis la rsiliation de contrat

Les cots de location des baux restant courir sont gnralement admissibles lorsquils sont raisonnablement ncessaires dans le cadre de la ralisation de la subvention au cas o ces montants ne dpassent pas la valeur du bien lou et lorsque tous les efforts ont t faits pour supprimer, rgler ou rduire le cot du bail. Frais de rglement pour les cots comptables, judiciaires, administratifs et connexes qui sont raisonnablement ncessaires en cas des revendications, de la rsiliation et du rglement des sous-subventions, cots pour le stockage, transport, protection et cession des biens acquis ou produits pour la subvention, cots indirects lis aux salaires/ rmunrations. Les allgations du cadre des sous-subventions, qui sont communes la subvention sont galement admissibles.

POSTE DE COT

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Cots de formation et dtudes

Matriels, manuels, frais de scolarit et frais facturs par ltablissement denseignement et indemnisation des employs qui ne dpasse pas 156 heures par an. Taxes pour lesquelles les exonrations sont disponibles

Cots de transport et frais de poste

Cots de fret, camionnage, et frais postaux lis lachat de produits en cours ou livrs, soit comme cots directs ou indirects en fonction de la faon dont ils sont normalement traits par lorganisation. Les voyages ltranger ( lextrieur du Canada et des tats-Unis et ses territoires et possessions) doivent obtenir une autorisation pralable, y compris pour la destination et pour le nombre de personnes, de lagence subventionnaire pour chaque voyage ltranger.

Cots de voyage

Transport, hbergement, frais de subsistance et questions connexes des employs en mission officielle pour un travail spcifique en vertu de la subvention ou engags dans le cours normal de ladministration de lorganisation. Les cots ncessaires et raisonnables lis aux mouvements de famille et aux mouvements de personnel de nature ou masse particulire sont admissibles en vertu des paragraphes 44 et 45 (recrutement et dmnagement).

Voyage du syndic

Les cots de voyage et de subsistance pour les syndics ou les directeurs sont admissibles et sujets aux restrictions des cots de voyage.

Cots de dmnagement

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Admissibles que si lintrt de lemployeur et le remboursement lemploy sont conformes la politique crite et nexcdent pas les dpenses relles. Applicables au transport de lemploy et sa famille, aux effets personnels, aux cots de recherche de la nouvelle habitation, et aux frais de clture. (Notez que les frais de dmnagement pour les employs qui dmissionnent de lagence dans les 12 mois suivant leur embauche, doivent tre rembourss lUSG.)

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POSTE DE COT Acceptable seulement avec une autorisation pralable de lagence subventionnaire

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Capital pour acquisition et amliorations de terre/btiments Peuvent tre imputs comme cots indirects lorsque les services sont importants et soutenus par des montants importants de cots indirects et sont conformes aux conditions de la rglementation. Admissibles seulement dans la mesure o elles ont t permises par la subvention ou une autorisation crite de lagence fdrale.

Services offerts titre gratuit

Amendes et pnalits

Cots de dmnagement Frais associs lacquisition dun nouveau logis, perte sur la vente dune ancienne maison, ou le principal et lintrt sur les paiements dhypothque sur une maison vendue.

Facilits inactives

Admissibles seulement si elles rpondent aux fluctuations dune charge de travail. Elles peuvent rester inactives pendant un an aprs la fin de la priode pour laquelle elles ont t utilises. Dans le cadre de la ralisation de la subvention, les dpenses en capital sont admissibles en cots directs, condition que les cots soient de 5 000$ US ou plus et approuvs par lagence subventionnaire. Admissibles seulement avec une autorisation pralable de lagence subventionnaire.

Equipement

Amliorations de la terre/ btiments

Dpenses de logement/ moyens de subsistance

Admissibles comme cots directs sur une subvention quand cest ncessaire dans le cadre de la ralisation de la subvention et approuvs par lagence subventionnaire.

POSTE DE COT Les cots additionnels la valeur permanente des btiments ou quipement sont considrs comme des amliorations sur les immobilisations. Dans le cadre des indemnits, les cots de subsistance et de voyage, et denregistrement pays au nom des participants sont admissibles avec autorisation pralable de lagence subventionnaire. (Cela ne sapplique pas aux employs de lorganisation bnficiaire de la subvention). Les dpenses denregistrement dentreprise, de courtage, des organisateurs, et des consultants en gestion ou des honoraires davocat, lors de ltablissement dune organisation ou de sa rorganisation sont non admissibles, sauf avec la permission pralable de lagence comptente. Nombreux cots sont non admissibles sauf sils sont requis par la subvention ou le gouvernement fdral.

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Cots de maintenance et rparation

Runions et facilits Cots inhrents la participation aux runions

Cots inhrents lorganisation

Cots relatifs au brevet

Cots prattributifs

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Les cots engags avant la date effective de la subvention, aprs ngociation, et en prvision de la subvention lorsque de tels cots sont ncessaires en conformit au calendrier de livraison propos ou au dlai dexcution avec lapprobation pralable de lagence subventionnaire. Admissibles pour les consultants lorsque lorganisation a besoin dune assistance technique externe, tant en conformit avec la pratique antrieure, et sont raisonnables pour le travail faire pour raliser lobjectif de la subvention.

Charges sur services professionnels

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POSTE DE COT Les cots pour limpression, distribution, promotion, diffusion, et manutention sont non admissibles comme cots directs moins que lagence comptente fournisse une autorisation crite. De telles redevances ou cots dacquisition par lachat dun droit dauteur, brevet, ou droits qui y sont autoriss sont admissibles moins que le gouvernement fdral nen fasse libre usage ou quelles soient non valides, sans force excutoire ou soient expires. Les cots de ramnagement et daltrations de bureau ne sont admissibles quavec une autorisation pralable de lagence. Les cots diffrents des cots admissibles des relations publiques (voir la publicit et les relations publiques), les cots de vente et de marketing de produits ou services sont non admissibles moins dtre inclus comme cots directs avec une autorisation pralable de lagence subventionnaire lorsque cela est ncessaire pour la ralisation de la subvention. Les montants aux employs nationaux dpassant ceux que lorganisation aurait pays aux Etats-Unis ne sont pas admissibles, sauf approbation pralable par lagence subventionnaire. Les montants des ressortissants trangers employs par lorganisation en dehors des tats-Unis, 1) dans la mesure o le montant dpasse les pratiques ordinaires ou en vigueur pour lorganisation aux tats-Unis ou 2) en raison de la rsiliation du contrat du ressortissant tranger due la fermeture ou rduction des activits par lorganisation dans le pays, sont non admissibles, sauf sils sont ncessaires dans le cadre de la ralisation des programmes fdraux et approuvs par lagence subventionnaire.

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Cots pour publication et imprims

Redevances/ brevets/droits dauteur

Cots de ramnagement et daltrations

Vente et marketing

Indemnit de cessation demploi

POSTE DE COT Les cots qui ne peuvent pas tre discontinus immdiatement aprs la consommation de la subvention sont admissibles, sauf si de tels cots continuent simplement par ngligence ou par une faille intentionnelle de lorganisation. Lorsquils sont en excdent, les cots admissibles peuvent ltre avec lautorisation pralable de lagence subventionnaire.

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Cots lis la rsiliation de contrat

Cots de formation et dtudes

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Cots et actions exigeant particulirement une autorisation pralable (2CFR230 Annexe B ; HHS GPS Partie II Pice 5) Lautorisation pralable se rapporte au fait de chercher obtenir lavance la permission de lagence subventionnaire dengager le cot pour ces articles qui sont censs obtenir une approbation pralable par la Circulaire ou le GPS dHHS. En pratique, cette permission se fera par crit. Si un lment de cot ncessitant une autorisation pralable est spcifi dans le budget dune subvention, lapprobation du budget constitue une approbation de ce cot. Un tel cot et de telles actions comprennent ce qui suit : Equipement et autres dpenses en capital Cots lis au logement Cots destins au soutien du participant Affiliations aux organisations de la socit civile ou communautaires Cots pr-attributifs Cots en matire de publication et de production dimprims Voyage international chaque voyage ltranger doit tre approuv Compensation pour heures supplmentaires Report nouveau des soldes non engags Changement dorganisation bnficiaire Changement de champ dapplication et dobjectifs Changements de statut de lenquteur principal, directeur de projet, ou autre personnel cl nomm dans la note dattribution de la subvention Construction, acquisition de terrain ou de btiment Ecarts de termes et conditions de la subvention Composant tranger ajout dans une subvention au sein dune organisation nationale indemnification de tiers Besoin en financement supplmentaire Extension titre onreux Cots de recherche consacrs aux soins de sant Rtention de fonds de subvention pour la recherche pour une subvention dans le cadre professionnel Transfert des montants des allocations pour la formation (bourses, frais de scolarit, et frais) vers dautres catgories de budget Transfert de fonds entre le travail de construction et autres Transfert du travail de programmation substantive, savoir, le transfert, la sous-subvention, ou la sous-traitance des travaux dans le cadre de la subvention principale

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GloSSaire
Exigences administratives Les pratiques gnrales qui sont communes ladministration des subventions, telles que la comptabilit financire, les techniques de rapport, la gestion des matires, et larchivage. Prpaiement Un paiement effectu sur un bnficiaire sa demande, soit avant les dcaissements par le bnficiaire ou par voie des chanciers. La plupart des prpaiements HHS se font par le Systme de gestion de paiement (PMS), le systme centralis dHHS pour le paiement des subventions. Cot imputable Un cot qui est attribuable un objectif de cot particulier (p.ex. une fonction spcifique, un projet subventionn, un service, un dpartement, ou autre activit) en conformit avec les avantages connexes reus. Un cot est attribuable une entit fdrale quand il est trait de faon cohrente avec les autres cots encourus pour le mme objet dans des circonstances similaires et (1) est spcifiquement engag pour lattribution, (2) profite la fois de lattribution et dautres travaux et peut tre distribu dans une proportion raisonnable sur les prestations reues, ou (3) est ncessaire pour les oprations globales de lorganisation. Cot admissible Un cot engag par un bnficiaire qui est (1) raisonnable pour la ralisation de lattribution ; (2) imputable ; (3) en accord avec les limites ou exclusions dfinies dans les principes de cots fixs par le gouvernement central applicables lorganisation qui engage le cot ou dans la NoA selon le type ou le montant du cot ; (4) conforme aux rgles, politiques et procdures du bnficiaire appliques de manire uniforme aux activits finances par le gouvernement central et celles de lorganisation ; (5) accord selon le traitement comme cot direct ou indirect ; (6) dtermin conformment aux principes comptables gnralement reconnus ; et (7) nest pas inclus comme cot dans une autre attribution parraine par le gouvernement fdral ( moins dtre spcifiquement autoris par la loi). Rsolution alternative de dispute Un processus dans lequel la mdiation ou dautres techniques sont utilises pour viter ou rsoudre les diffrends.

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Attribution Un document qui fournit des fonds OPDiV un bnficiaire pour mener bien un programme ou projet approuv (fond sur une demande approuve ou rapport dvolution). Le terme, lorsquil est utilis comme substantif, est parfois utilis de faon interchangeable avec la subvention. Report nouveau Les fonds non engags du gouvernement fdral restant en solde final la fin de la priode budgtaire qui peuvent tre reports une autre priode de budget pour couvrir les cots admissibles de cette priode budgtaire (que ce soit un dcalage supplmentaire ou autorisation). Les fonds engags, mais non liquids ne sont pas considrs comme un report nouveau. Concours Un processus dans lequel les demandes sont soumises un examen objectif ; les demandes sont values en fonction de critres dexamen tabli et marques et values en consquence. Accords de coopration Un mcanisme de soutien pour assistance financire utilis au moment o il est remarqu une participation importante du gouvernement fdral aux programmes. La participation active signifie que le personnel du programme OPDiV collaborera ou participera des activits de projet ou de programme, comme indiqu dans la NoA. Droit dauteur Une forme de protection prvue par les lois des tats-Unis (Titre 17, Code pnal amricain) pour les auteurs des uvres originales dauteur , y compris les uvres littraires, dramatiques, musicales, artistiques, des programmes informatiques, et certains autres ouvrages intellectuels. Cette protection est disponible tout la fois pour les uvres publies et indites. Cots directs Cots qui peuvent tre identifis spcifiquement un projet parrain particulier, une activit denseignement, ou une autre activit institutionnelle, ou qui peuvent tre directement affects ces activits relativement faciles avec un degr lev de prcision. Equipement Un article de biens meubles corporels non fongibles qui a une vie utile de plus dun an et un cot dacquisition de 5 000$ ou plus par unit ou le seuil de capitalisation tabli par le bnficiaire, quoi que ce soit qui soit infrieur.

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Organisation but lucratif Une organisation, institution, entreprise ou autre entit juridique qui est organise ou exploite pour le bnfice ou avantage financier de ses actionnaires ou autres propritaires. Ces organisations sont galement vises comme des organisations commerciales. Subvention Un mcanisme de soutien pour assistance financire fournissant de largent, des biens et / ou dautres aides directes la place de largent une entit habilite mener bien un projet approuv ou une activit lappui dun objectif public et non pas dans lintrt direct du gouvernement. Une subvention est utilise chaque fois que lOPDiV ne prvoit pas de participation importante des programmes avec le bnficiaire durant lexcution des activits soutenues financirement. Cots indirects Cots qui sont supports par le bnficiaire pour des objectifs communs ou conjoints et qui ne peuvent tre identifis spcifiquement un projet ou un programme particulier. Ces cots sont aussi connus comme facilits et cots administratifs. Bien incorporel Bien ordinairement sans existence physique. il inclut, mais nest pas limit , les droits dauteur pour lesquels la cession des droits est acquise en vertu des attributions, brevets et autre proprit intellectuelle dont la proprit est acquise en vertu des attributions prts, notes et autres instruments de dette (mme sils sont jugs corporels dautres fins), contrats de location, et titres et autres instruments inhrents au droit de proprit. Ce terme exclut les droits dauteur, brevets et autres droits de proprit intellectuelle qui sont gnrs ou mis au point, plutt quacquis, en vertu des attributions. Correspondance ou partage de cot La valeur des contributions en nature dun tiers et la partie des cots dun projet ou programme parrain par le gouvernement central mais sans tre pris en charge par le gouvernement fdral. Les cots utiliss pour satisfaire les exigences de correspondance ou de partage des cots sont soumis aux mmes politiques rgissant ladmissibilit que dautres cots dans le cadre du budget approuv. Cots pr-attributifs Les cots engags avant la date de dbut de la priode du projet, en prvision dune attribution et aux risques et prils du demandeur, pour les cots admissibles autrement dit.

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Autorisation pralable Le consentement crit ou la dlivrance dune attribution par lOGM OPDiV en rponse une demande crite auprs de son bnficiaire dengager un cot spcifique direct ou de prendre dautres mesures que requiert lapprobation (comme indiqu dans la Partie ii de la GPS HHS). Si les cots ou dautres actions sont spcifiquement identifis dans une demande, lapprobation de la demande et la dlivrance dune attribution qui y est base constituent une telle autorisation. Lapprobation pralable pour les composants des cots indirects doit tre obtenue auprs de lagence comptente ou tre spcifie dans les principes des cots applicables. Revenu de programme Le revenu brut gagn par un bnficiaire, qui est gnr directement par le projet, programme, ou activit subventionn, ou gagn la suite de lattribution. Cots de projet ou de programme Les cots totaux admissibles engags par le bnficiaire (et la valeur des contributions en nature faites par des tiers) dans la ralisation des objectifs de lattribution pendant la dure du projet. Priode de projet Le total du temps pour lequel le soutien dun projet a t approuv par programme. La dure totale du projet comprend le segment de la concurrence initiale, les segments de la concurrence ultrieure, rsultant dune attribution pour la continuation de la concurrence, et les extensions de non-concurrence. Biens immobiliers La terre, y compris les amliorations foncires, les structures, et les installations accessoires, mais pas les machines et matriels mobiles. Cot raisonnable Un cot dont la nature ou le montant ne dpasse pas celui qui serait engag par une personne prudente dans les circonstances prvalant au moment o la dcision a t prise dengager le cot. Bnficiaire Lorganisation ou individu qui reoit une subvention ou une attribution daccord de coopration de lOPDiV et est responsable et redevable de lutilisation des fonds fournis et de lexcution du projet ou de lactivit subventionn. Le bnficiaire est lentit juridique dans son ensemble, mme si un lment particulier est dsign dans la NoA. Le terme inclut le concessionnaire.

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Remboursement Un paiement effectu un bnficiaire sa demande, aprs avoir comptabilis les dcaissements. La plupart des paiements de remboursement sont traits par le Systme de Gestion de Paiement (PMS), le systme centralis du ministre pour le paiement des subventions. Sous-subvention Une assistance financire sous la forme dargent ou des biens en lieu et place de largent fourni en vertu dune attribution par un bnficiaire admissible un sous-bnficiaire (ou par un sous-bnficiaire admissible un autre sous-bnficiaire de bas niveau). Le terme comprend une aide financire lorsquelle est fournie par un accord juridique, mme si laccord est appel un contrat, mais ne comprend ni les achats de biens ou de services ni, aux fins de la prsente dclaration de politique gnrale, une forme dassistance autre que les subventions et les accords de coopration. Le terme inclut les accords de consortium. Sous-bnficiaire Une entit qui reoit une sous-attribution dun bnficiaire ou un autre sous-bnficiaire en vertu dune attribution de lassistance financire et est responsable devant le bnficiaire ou autre sous-bnficiaire pour lutilisation des fonds du gouvernement fdral fournis par la sous-attribution. Fournitures Bien personnel autre quun quipement, bien incorporel, et titre de crance. La catgorie des fournitures comprend les lments qui pourraient tre considrs comme un quipement, mais ne rpond pas la dfinition seuil. Bien corporel Un quipement, fournitures et tous autres biens autres que ceux dfinis comme biens incorporels. il ne comprend pas les droits dauteur, brevets et autres droits de proprit intellectuelle qui sont gnrs ou dvelopps (plutt quacquis) en vertu dune attribution. Contributions en nature aux tiers La valeur des contributions non verses directement au profit dun projet ou programme subventionn qui est fourni par des tiers non-membres du gouvernement fdral au bnficiaire, sous-bnficiaire, ou un contractant de type cot en vertu de la subvention ou sous-subvention sans frais. Les contributions en nature peuvent tre sous forme de biens immobiliers, quipements, fournitures, autres biens durables et biens et services bnficiant directement et spcifiquement identifiables dans le cadre du projet ou programme.

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Cots totaux de projet ou de programme Les cots totaux admissibles ( la fois directs et indirects) engags par le bnficiaire pour mener bien un projet ou une activit subventionn. Les cots totaux du projet ou du programme comprennent les frais facturs lattribution et les cots supports par le bnficiaire pour satisfaire une exigence de correspondance ou de partage des cots. Cot non admissible Un cot prvu par la loi ou la rglementation, les principes des cots du gouvernement fdral, ou les termes et conditions dune attribution qui ne peut pas tre rembourse dans le cadre dun accord de subvention ou de coopration.

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rfrenCeS
Catholic Relief Services. (2004). AIDSRelief Guide des rgles de conformit au Point de Service. Baltimore, MD Le Dpartement de la sant et des services sociaux. (2007). Les Politiques de gestion des subventions. Tlcharg du site ftp://hrsa.gov/grant/ hhsgrantspolicystatement.pdf Dpartement de la sant et des services sociaux. (1999) Titre 45CFR74, les rglements administratifs de gestion des subventions et sous-subventions aux institutions denseignement suprieur, hpitaux, et autres organisations non-gouvernementales, organisations commerciales, et certains tats grants de subventions et daccords, gouvernements locaux et tribus indiennes. Tlcharg du site http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/FR-1994-0825/html/94-20560.htm Bureau dadministration et de gestion du Budget. 1999. 2CFR215 Circulaire A-110, Les rglements administratifs uniformes pour les subventions et les accords avec les institutions denseignement suprieurs, les hpitaux et autres organisations non-gouvernementale. Tlcharg du site http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a110/ Bureau dadministration et de gestion du Budget. 2004. 2CFR230 Circulaire A-122. Les principes de cot pour les organisations but non lucratif. Tlcharg du site http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a122_2004

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Catholic Relief Services (CRS) 228 W. Lexington Street Baltimore, MD 21201, USA Tel: (410) 625-2220

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