Unidad 1: La Organizacin como sistema.

Con la asignatura Administracin General, usted ha iniciado el estudio de las organizaciones reflexionando sobre sus objetivos, divisin del trabajo, jerarqua decisoria, funciones y operaciones bsicas. Usted ha tenido la oportunidad de repasar estos conceptos mediante la actividad que le propusiramos en pginas anteriores. En esta primera unidad de la asignatura, iniciamos el aprendizaje de la estructura y los procedimientos utilizando la metodologa sistmica como enfoque global e integrador de la organizacin y de los fenmenos que se dan en ella. Segn la definicin de DEL POZO NAVARRO: Un sistema es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes esta conjuntada a travs de una ordenacin lgica, que encadena sus actos a un fin comn. Si observamos a la organizacin como un sistema pueden destacarse las partes que la integran, sus interrelaciones y el objetivo comn. Todo lo que queda fuera de los lmites del sistema organizativo constituye su ambiente o entorno. Con este concepto podemos asumir que la organizacin es un conjunto de partes y sus interrelaciones, con procesos o funciones que fluyen. En este sentido, estructura y procedimientos son dos caras de una misma complejidad. Su separacin solo puede hacerse mediante un artificio perceptual primero y conceptual luego. La estructura, al especificar lneas de autoridad y esferas de actividad, fija la forma en que se relacionan los componentes del sistema. Esa serie de relaciones abstractas ms o menos permanentes, que Herbert Simon denomina organizacin formal, rige el comportamiento de los participantes y condiciona la forma en que ocurren los procesos. Los procedimientos determinan el modo en que la organizacin pasa de un estado a otro. Se refieren a los distintos flujos: de trabajo operativo, de informacin y de decisiones. Tanto la estructura como los procedimientos son determinantes del comportamiento organizativo y por eso su diseo o modificacin presupone un cambio. Para analizar estos aspectos, que iremos profundizando a lo largo de la asignatura podemos comenzar por plantearnos algunos interrogantes: Qu interpretamos por sistema? Cmo consideramos su funcionamiento? Cul es la importancia de considerar a la Organizacin desde este enfoque?
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Qu metodologa podemos utilizar para disear los sistemas? Cmo definirnos estructura y contingencia? A qu nos referimos cuando hablamos de proceso de cambio en la Organizacin? A travs de la lectura de la bibliografa propuesta para esta unidad y las actividades de aprendizaje, podremos elaborar las respuestas a estos interrogantes y plantearnos otros sobre los que iremos reflexionando en las unidades siguientes. De este modo, creemos que usted lograr: comprender la organizacin desde un enfoque sistmico; reflexionar sobre las ventajas y diferencias de este enfoque respecto de otras metodologas; analizar el impacto del proceso de cambio en la organizacin. Iniciemos entonces la lectura de la bibliografa propuesta.

El primer texto seleccionado es Incursiones en Management. Enfoques sobre Gestin, de GOMEZ FULAO y otros (1996). Editorial Cima profesional. Esta obra, a travs de sus ensayos, tiene por objetivo la bsqueda de la eficiencia orqanizativa, constituyendo un enfoque interdisciplinario del management, los actores involucrados, las herramientas utilizadas y los resultados alcanzados o esperados En el captulo 1 bajo la denominacin de Esa abstraccin llamada organizacin, el autor propone una visin de la realidad a partir de la definicin de distintas variables como: organizacin, estructura, tarea, conocimiento y contingencia, para luego insertar la temtica del cambio. Lea las pginas 15 a 23 del citado texto, con el objeto de alcanzar un adecuado manejo de la terminologa en la que reposa la asignatura.

Ahora le proponemos la realizacin de la siguiente actividad a partir de la lectura concluida.

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Explique con sus propios trminos los siguientes conceptos: Estructura. Contingencia. Tarea. Conocimiento. A continuacin, asocie entre si las definiciones por usted elaboradas, orientando la respuesta hacia el concepto de sistema.

El segundo texto seleccionado es Sistemas Administrativos - Tcnicas y aplicaciones de GILLI y colaboradores (1995). Editorial Docencia. Esta obra constituye una excelente introduccin al estudio de los sistemas desde una perspectiva administrativa. El desarrollo del libro se ha organizado en torno a dos mdulos temticos: En el Mdulo 1, bajo la denominacin de Tcnicas, se intentar, partiendo de la perspectiva del enfoque sistmico, caracterizar a los sistemas administrativos as como la metodologa y las herramientas disponibles para su anlisis. El Mdulo II, Sistemas Aplicados, nos propondr la aplicacin prctica de las tcnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas bsicos de toda empresa: las compras, los pagos, la produccin, las ventas y las cobranzas. Lea el punto 1 del primer capitulo del citado texto. Al finalizar cada captulo, el autor incluye un listado de preguntas que denomina de revisin. Si lo desea, intente responderlas para autocomprobar la comprensin de los conceptos desarrollados.

Ahora le proponemos la realizacin de algunas actividades a partir de la lectura concluida: 1. Defina los siguientes conceptos: sistemas; elementos; ambiente; lmite. Busque un ejemplo para cada uno de ellos en la realidad cotidiana. 2. Proponga ejemplos en los que se apliquen los conceptos de interdependencia, totalidad, bsqueda de objetivos, jerarqua y diferenciacin.
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3. Describa una situacin dentro de la organizacin que ejemplifique el concepto de entropa. 4. Por qu es importante la relacin entre empresa y ambiente, y cules son los elementos relevantes en dicha relacin?

Completando los temas analizados hasta aqu, le sugerimos la lectura de los captulos 1 y 2 del libro de DEL POZO NAVARRO (1990): La Direccin por Sistemas. Editorial Limusa.

Compare las ideas del autor citado y busque coincidencias y divergencias con respecto a las expresadas por GMEZ FULAO y otros y GILLI y colaboradores. Enuncie sus conclusiones.

Antes de pasar a la siguiente actividad, le recordamos que puede acudir a su tutor para aclarar cualquier duda que pudiera presentarse. En las clases tutoriales podr conocer a otros compaeros que, como usted, cursan esta asignatura, y as podrn intercambiar ideas, organizar encuentros de estudio, comentar las actividades y otros intercambios que deseen hacer.

A continuacin le ofrecemos los datos sobre una empresa industrial que denominamos COMPLEX S.A., que los utilizaremos a modo de ejemplo La empresa Complex S.A. es una importante organizacin industrial; sus clientes, dotacin de personal y capital involucrado permiten que se destaque que en el mercado. La empresa posee un complejo sistema tecnolgico que transforma materias primas en productos de gran calidad. El producto elaborado se vende a travs de diferentes canales de comercializacin, instituciones
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financieras, mercado laboral, proveedores y clientes son parte del ambiente donde se desenvuelve la empresa. Existe considerable interaccin entre todas las partes involucradas; como resultado de esa interaccin se producen dificultades pero tambin se consiguen importantes logros. A partir de esta informacin y teniendo en cuenta toda la bibliografa citada hasta el momento, le solicitamos que: represente la empresa a travs de un diagrama; utilice el enfoque sistmico para esta representacin.

Hasta aqu tratamos de reunir los elementos bsicos que le permitan comprender la concepcin sistmica donde se considera que el todo es mayor que la suma de las partes, y analizamos la organizacin como parte de un ambiente. Continuemos ahora con la lectura:

Ahora, relea el punto 1 del libro de GILLI y colaboradores e integre la lectura del punto 2. Podr advertir cul es e! aporte de la metodologa sistmica a la administracin y, tambin ,ciertas paradojas que presenta este enfoque.

Luego de la lectura, le proponemos que efecte las siguientes actividades: 1. Qu importancia tiene la definicin de lmites para el diseo de sistemas? 2. Proponga un ejemplo de demanda del contexto a tener en cuenta en la determinacin de objetivos. 3. D dos razones por las cuales el administrador y el diseador de sistemas deben trabajar en conjunto y mencione cmo se organiza dicho trabajo. 4. Cul de las paradojas del enfoque sistmico le parece ms importante? Fundamente su respuesta. 5. Efecte una apertura en subsistemas del sistema de una empresa que usted proponga. 6. El prrafo que transcribimos a continuacin ha sido extrado del libro de Russell Ackoff, Planificacin de la empresa del futuro (Editorial Limusa,
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1983, pginas 30/31). Luego de leerlo, compare estas afirmaciones con la lectura precedente y seale, por lo menos, dos diferencias y/ o coincidencias. ... En el enfoque sistmico existen tres pasos: 1. Identificar un todo que contenga (un sistema) del cul el objeto que se va a explicar es una parte. 2. Explicar la conducta o las propiedades del todo que contiene. 3. Finalmente, explicar la conducta o propiedades del objeto que va a ser explicado, en trminos de su(s) funcin(es) dentro del todo. Obsrvese que en esta secuencia la sntesis precede al anlisis....

Hasta aqu, hemos reunido los elementos bsicos para la comprensin de la concepcin sistmica y de su aporte metodolgico a la administracin. Ahora, partiendo de la idea de organizacin como sistema abierto que interacta con el medio, trataremos de entender el proceso de cambio que supone redisear una organizacin.

Lea los siguientes prrafos, donde se sintetizan algunas opiniones sobre el cambio. La obtencin de informacin resulta necesaria no slo para la coordinacin de actividades internas de la organizacin, sino tambin para la adaptacin de sta a las condiciones externas en las que se desarrolla. Segn la concepcin de sistema abierto esta coordinacin o estructuracin de actividades se ve afectada inevitablemente por los problemas de adaptacin que plantean las relaciones externas. Richard Beckhard afirma en su obra Desarrollo organizacional: estrategias y modelos (Fondo Educativo Interamericano, 1973), que una preocupacin universal de los gerentes de empresa es desarrollar y adaptar sus organizaciones para afrontar mejor el ambiente en que operan y para moldearlo. A su vez, manifiesta que la gerencia de hoy opera en un ambiente completamente diferente a cualquier poca anterior. Tanto el ambiente en general como el ambiente de los negocios en particular es dinmico en alto grado. Enfatizando esto ltimo, encontramos en el libro Reingeniera de Michael Hammer & James Champy (Norma, 1994) que los clientes y la competencia han cambiado, y que lo mismo ocurre con la naturaleza misma del cambio. Ante todo, el cambio se ha vuelto general y permanente. Es lo normal. Para Daniel Katz y Robert L. Kahn, en su obra Psicologa Social de las Organizaciones (Trillas, 1981), el principal error que se comete cuando se manejan problemas del cambio organizacional, tanto a nivel prctico como a
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nivel terico, es no tomar en cuenta las propiedades sistmicas de la organizacin y confundir el cambio con modificaciones ocurridas en las variables organizacionales.

A partir de los prrafos ledos, de los conocimientos adquiridos en esta unidad y su experiencia particular, le solicitamos que mencione: 1. Aspectos ms significativos que se han modificado en el ambiente de una empresa argentina en los ltimos cinco aos. 2. Impacto de dichos cambios sobre las empresas e instituciones. 3. Aspectos metodolgicos a tener en cuenta para afrontar un proceso de cambio en las empresas. Para completar las ideas desarrolladas sobre el cambio, presentamos a continuacin algunas propuestas del autor Aldo SCHLEMENSON, quien destaca especialmente la importancia que se le debe asignar a la turbulencia del contexto, caracterizado por cambios sucesivos, abruptos, imprevisibles, y que en su mayora ejercen un impacto desestabilizante en la organizacin, impidiendo la satisfactoria adaptacin del sistema a las circunstancias externas.

Del libro Anlisis Organizacional y Empresa Unipersonal (1988). Editorial Paids, del citado autor (captulos 1 al 4), hemos extrado una breve resea que sintetiza estas ideas. Lo invitamos a leerla. SCHLEMENSON considera a las organizaciones como unidades operativas semiautnomas, constituidas por un grupo humano complejo, que acta dentro de un contexto concreto cuyos lmites de conducta estn dados por fines, polticas, estructura de roles, sistema de autoridad, tareas, tecnologa y contexto. No obstante, el eje central de la estructura es el sistema de autoridad que regula los roles y sus interrelaciones. Los roles se vinculan indisolublemente con las personas cuando se dan las relaciones cara a cara, que permiten a los miembros del grupo un intercambio fluido, un acceso inmediato y un conocimiento particularizado de los motivos e intenciones del otro. Como contrapartida, encontramos el anonimato, que implica la existencia conjunta en un espacio y tiempo determinado de personas que, aun compartiendo las tareas y una institucin social, no llegan a conocerse en forma directa. Segn lo expuesto, podemos decir que la organizacin es un problema socio18

tcnico integrado, constituido para la realizacin de un proyecto y orientado a la satisfaccin de necesidades de sus miembros y de una audiencia externa que le otorga sentido. Por esto decimos que la organizacin est inserta en un contexto socioeconmico y poltico, con el que mantiene relaciones de intercambio y mutua determinacin. Esa conceptualizacin de SCHLEMENSON permite extraer seis dimensiones relevantes para el Anlisis Organizacional, a saber:

1. El proyecto base, que es el primer escaln en el proyecto de constitucin de una organizacin, el aspecto ms general y abstracto que justifica la existencia de dicha organizacin. La participacin de sus miembros en la discusin del proyecto y elaboracin de polticas trae aparejados, como consecuencia, bienestar, identificacin y compromiso. 2. Estructura organizativa. Se define a la estructura como un sistema interrelacionado de roles oficiales, que son parte integrante del organigrama as como de la definicin de funciones y responsabilidades. De aqu se derivan cuatro tipos de estructuras organizativas: la estructura formal u oficial; la estructura presunta, entendiendo por sta la que los miembros presumen real; la estructura existente, que es la que opera efectivamente; la estructura requerida, es decir la que realmente necesita la organizacin. Si existen divergencias entre estos tipos de estructura, se originan desajustes que favorecen la ineficiencia, aparicin de tensiones y conflictos entre los miembros. 3. La integracin psicosocial se basa en las relaciones interpersonales, las que abarcan un eje vertical, en el que se ubican las relaciones con la autoridad, y un eje horizontal, donde se encuentran las relaciones entre pares. 4. Condiciones de trabajo. Buscan la satisfaccin y realizacin de los empleados, lo que involucra una serie de aspectos: el salario; alternativas de desarrollo y carrera ofrecidas por la empresa; las oportunidades de participacin en las decisiones; el confort y salubridad del ambiente de trabajo. 5. Sistema poltico. Toda organizacin cuenta con un sistema de autoridad encargado de la conduccin, distribucin y coordinacin de las tareas. Paralelamente a ste, se desarrolla un sistema poltico que, dependiendo de la organizacin, ser la forma en que ejerza su influencia. 6. Contexto. Los cambios bruscos del contexto producen un impacto desorganizador grave, que marca una sensacin de catstrofe. Por ello es necesario desarrollar una actividad de diagnstico, referida a descubrir las fortalezas y debilidades de la organizacin frente al contexto. El anlisis organizacional as considerado implica un proceso de cambio acordado entre los miembros del sistema y un analista, que resulta independiente del mismo. Dichos cambios pueden surgir por tres motivos fundamentales:
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la elaboracin de conflictos conscientes o inconscientes relacionados con el problema a tratar; el descubrimiento de las posibles variables y la resolucin de determinados problemas; la creacin de nuevos principios o normas de funcionamiento. El enfoque del anlisis organizacional implica la determinacin del origen de los problemas tomando en consideracin los determinantes histricos particulares. Se los investiga en el momento de la consulta y se los incluye en el anlisis de los fines y metas.

Luego de esta lectura, lo invitamos a realizar estas actividades: 1. Relacione las ideas propuestas por SCHLEMENSON con lo visto sobre cambio. 2. Considera usted que la tcnica de anlisis organizacional presentada es apta como estrategia de cambio? Por qu?

Continuemos ahora con la lectura del libro Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin de GMEZ FULAO y otros (pginas 24 a 34). Ob. cit., invitndolo a responder los siguientes interrogantes:

1. Qu ejemplos puede usted brindar sobre transformacin o alteracin del sistema organizativo? 2. Por qu el cambio es un estado interno de la Organizacin? 3. Cules son las conductas a las que se debe recurrir para que el cambio pueda manifestarse? 4. Explique y ejemplifique cada una de esas conductas. Seguidamente el Dr. GMEZ FULAO dice que un management flexible nos ayudar en la real composicin del diseo estructural con el oportuno cambio de:

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Polticas Sistemas Estructuras Procedimientos Prcticas Luego de la lectura del concepto Objetivo del cambio, desarrolle brevemente cada una de las diversas manifestaciones que pueden afectar las cinco variables anteriores ante un proceso de cambio por usted imaginado. Al no sustraer a la organizacin de su contexto parece oportuno reflexionar sobre el cambio contextual. As en Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin (pginas 53 a 63). Op. Cit., el Lic. GONZALEZ PADILLA analiza las ideas expuestas por Peter DRUCKER sobre los cambios en la economa mundial y las complementa con los informes del Banco Mundial, en su artculo Los tiempos que vendrn.

Sintetice las opiniones del autor sobre cmo puede usted reconocer el cambio en su Institucin, indicando brevemente las fortalezas y las debilidades generadas travs del tiempo. Luego del tratamiento realizado en el citado captulo, le solicitamos responda: 1. De los tres cambios en la economa mundial cul resulta ms importante? 2. Coincide usted en que la calidad del capital humano (educacin) es un factor importante en la determinacin de la competitividad de una empresa y de una economa? 3. Encuentra en la historia de nuestro pas, algn antecedente legal que haya propiciado la formacin de capital humano? 4. Piensa que lo anterior provoc un impacto en la performance econmica posterior? 5. La produccin compartida de actividades puede conformar una organizacin dispuesta a competir en una economa mundial globalizada? 6. Si la tasa de crecimiento de las economas mundiales es superior a lo pronosticado en el Informe del Banco Mundial podra perjudicarse la economa de los pases en desarrollo? Con los elementos reunidos en las citas de Aldo SCHLEMENSON y el anlisis de los captulos citados de Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin responda cmo considera que se afecta la empresa donde usted trabaja.

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Para responder tenga en cuenta las consideraciones genricas y las referidas a nuestro propio pas efectuadas por los autores previos.

Hemos llegado al final de esta primera unidad. Le proponemos que se remita a la descripcin de la Organizacin que ha elegido para realizar una actividad que permita integrar los conceptos que hemos analizado. Reflexione sobre los siguientes interrogantes y elabore sus conclusiones: 1. El enfoque sistmico le permite una mejor comprensin del funcionamiento de su organizacin? Por qu? 2. Seale las ventajas o desventajas que reconoce en este enfoque respecto de otros aplicables. Fundamente su opinin, basndose en la bibliografa analizada y en la de otros autores. 3. Mencione factores de contexto que puedan requerir una estrategia de cambio en su organizacin. Seale los pasos metodolgicos que llevara a cabo para instrumentarla.

Lo invitamos a concurrir a las clases tutoriales en las que podr comentar sus conclusiones con su tutor y otros compaeros.

Bibliografa de la Unidad: GMEZ FULAO y otros (1996). Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin. Buenos Aires. CIMA Profesional. DEL POZO NAVARRO, Fernando (1990). La Direccin por Sistemas. Buenos Aires. Editorial Limusa. GILLI y colaboradores (1995). Sistemas Administrativos-Tcnicas y Aplicaciones. Buenos Aires. Editorial Docencia. SCHLEMENSON, Aldo (1988). Anlisis Organizacional y empresa unipersonal. Buenos Aires. Ed. Paids.

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