Unidad 6: aplicacin)

Procedimientos.

Normas

Controles

(Software

de

En la unidad anterior analizamos el rol de la informacin y su incidencia en el diseo estructural, las pautas necesarias para asegurar la efectividad y la eficiencia, como tambin proveer la informacin necesaria a los distintos niveles decisorios. Tambin observamos distintos enfoques metodolgicos para analizar y disear sistemas. En esta unidad le proponemos, partiendo del Sistema de Informacin Gerencial como mecanismo de retroalimentacin de los usuarios y soporte de normas y procedimientos, reconocer las operaciones bsicas de la empresa, la formalizacin de las normas que otorgan coherencia a la organizacin, la confeccin de diagramas de procedimientos y los controles internos adecuados. En el Anexo correspondiente a esta unidad, usted encontrar los planteos y algunos diagramas que resultan acordes a la bibliografa que le sugerimos. Creemos que al finalizar esta unidad usted habr logrado: reconocer las operaciones bsicas de la empresa, los procedimientos respectivos y los soportes de informacin utilizados; evaluar la razonabilidad de los distintos procedimientos desde el punto de vista de diseo, de la informacin a generar y del cumplimiento de las pautas mnimas de control interno segn los requerimientos de la informacin gerencial; desarrollar habilidades en el uso de cuestionarios y en la confeccin de diagramas.

A manera de conexin con la unidad previa, le sugerimos la lectura de las pginas 144 a 152 del libro Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin (Op. Cit.) donde el Lic. BARRIENTOS desarrolla su ensayo sobre Eficiencia y Gestin, con breves consideraciones sobre el SIG y su relacin con el ambiente, los principales condicionantes y los usuarios de la informacin. Luego de efectuar una rpida referencia entre las operaciones bsicas de la empresa y los controles internos respectivos (pgina 150), podemos iniciar el estudio de las tcnicas y herramientas usuales de aplicacin en la tarea del analista y su utilizacin en aquellas operaciones. Por esto, le proponemos la lectura del captulo 4 del libro: Sistemas Administrativos- Tcnicas y Aplicaciones (Ob. Cit.) que usted ya conoce.

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En consecuencia, le solicitamos responda los siguientes interrogantes: 1. Qu entiende por herramientas usuales y cul es la utilidad que le brindan al analista administrativo? 2. Utilizando el formulario de relevamiento (figura 4.1), realice una encuesta a un empleado de una empresa o institucin de su conocimiento. 3. Cules son las semejanzas y diferencias entre un diagrama de Gantt y uno de redes? 4. Cmo se conforma un diagrama de Gantt? Cul es su aplicacin prctica? 5. Si usted tuviera que financiar un proyecto, Qu herramienta le sera til para planificar el uso de recursos? Por qu? 6. Elabore un cuadro comparativo entre la informacin que proporcionan el diagrama de bloque, el de interdependencia sectorial y el cursograma. 7. Segn la norma IRAM 34501, cules son los smbolos representativos de: Actividades. Cursos de accin. Unin o vinculacin. Soporte de informacin.

8. La norma IRAM 34502, qu establece sobre: Direccin del diseo. Disposicin de los smbolos. Lneas de traslado de informacin. Emisin de formulario o soporte. Descripciones.

Nota: las normas IRAM citadas, figuran en el Apndice 1 del texto de GILLI y colaboradores. 9. Mencione, por lo menos, tres diferencias significativas entre el uso de diagramas y de manuales. 10. Relacione en un cuadro las etapas de la metodologa tradicional (Unidad 5) con las herramientas de aplicacin en cada una de ellas.

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Le presentamos otras dos actividades que podr resolver aplicando los diagramas estudiados: 1. Imagine que una empresa lo contrat como consultor y que el cuadro que presentamos ms abajo corresponde a la programacin que usted realiz para analizar el sistema administrativo de esa empresa:

TAREA 0-1 0-2 2-3 3-4 4-5 4-6 4-7 6-8 8-9 9-10 10-11

DESCRIPCIN Encuestas Entrevistas Consistencia de datos Diagnstico propuesto Desarrollo de manuales y formularios Prueba Piloto Fijacin de plazos y responsables Asignacin de recursos Lanzamiento en paralelo Seguimiento de control Evaluacin

DURACIN (unidades de tiempo) 4 10 3 6 14 4 6 2 15 15 3

Notas: La tarea 0-1 es requisito de la 2-3 Las tareas 4-5 y 4-7 son requisito de la 6-8

Sobre la base del cuadro, le solicitamos: Confeccione el diagrama PERT correspondiente. Seale el camino crtico, considerando las flechas como tareas y los nodos como puntos de inicio y finalizacin de las mismas.

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2. Luego de confeccionar el PERT, observe el diagrama de bloque del procedimiento de compras:

INFORMACIN ADICIONAL DE ARCHIVOS

MODULOS DE SISTEMA

INFORMACIN DE ENTRADA

PROCESOS DE INFORMACIN

INFORMACIN DE SALIDA

1 - Deteccin de la Necesidad

a) ficha de inventario b) inf. de Mantenimiento c) inf. Tcnico (Factibilidad) d) inf. Del responsable de servicios e) Contratacin de obra

Inventario de Materiales

Desicin de Contratacin

a) Requerimiento de Compra b) idem c) Requerimiento de Contratacin de y Compra d) Requerimiento de Contratacin

2 - Identificacin del proveedor

Requerimiento de Compra o Contratacin

Archivo de Proveedores Hist. de c/u clasificada por tipo de producto o servicio

Determinacin de los Proveedores aptos para la Contratacin

Listado de Proveedores potenciales

3 - Pedido de Cotizacin

Salida del Mdulo 2

Archivo de Proveedores (direccin, forma habitual de pago, etc.)

Emisin de Pedido de Contratacin

Pedido de Cotizacin via tel. o carta

4 - Adjudicacin

Cotizaciones de Proveedores

Archivo de Proveedores

Anlisis de c/u de los Proveedores para la toma de decisiones

Adjudicacin

5 - Colocacin de orden de compra o firma de contrato

Informe de Adjudicacin

Archivo de Proveedores

Emisin de la Orden de Compra o redaccin del contrato

Orden de Compra o Contrato

6 - Seguimiento

Orden de Compra o Contrato

Archivo de Proveedores y Ordenes de Compra o Contratos Pendientes de Ejecucin

Seguimiento en s

Informes sobre Complimiento

7 - Recepcin de Materiales

Archivo de Remito del Proveedor o Proveedores y Ordenes Certificado de Avance de Compra o Contratos de Obras y/o Servicios Pendientes de Ejecucin

Control de Cantidad y Calidad

Certificado de Recepcin de Materiales, Informe de Medicin de Obras o Informe de Prestacin de Servicios (Transitorios o Definitivos s/Control de Calidad)

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A partir del modelo propuesto en el texto y la informacin que contiene el diagrama, redacte el captulo respectivo del manual de procedimientos.

Hemos visto las herramientas necesarias para el anlisis y diseo de sistemas administrativos. De ellas, los diagramas de representacin nos sern de gran utilidad para describir y comprender los subsistemas bsicos.

Le proponemos que lea el captulo 5 del libro de GILLI y colaboradores Sistemas Administrativos- Tcnicas y Aplicacin (Ob. Cit.) donde podr apreciar el subsistema de Compras en una versin tpica y detallada, su alcance, los aspectos especficos de control interno y los requerimientos en materia de informacin gerencial. Le recordamos que el texto citado tiene, al final de cada captulo, actividades para su autoevaluacin que le conviene tener en cuenta.

A partir de la lectura realizada, le solicitamos que resuelva las siguientes actividades... Se trata del procedimiento de compra de una empresa comercial mediana que responde al siguiente desarrollo. 1) Los das lunes de todas las semanas, el encargado del sector Almacenes recorre las fichas de existencias que se llevan en l y, en caso de considerar que el remanente de un tem se encuentra por debajo de la cantidad que habitualmente se mantiene como aceptable, ordena telefnicamente al sector Compras la iniciacin del trmite de adquisicin de la cantidad que estima necesario reponer. 2) En el sector Compras se consulta la Gua de Proveedores y se seleccionan de acuerdo con el artculo a adquirir. Se redacta la solicitud de cotizacin en original y una copia. El original se enva a los proveedores y el duplicado se archiva definitivamente.

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3) El jefe del sector Compras recibe las cotizaciones y decide la adjudicacin. Emite la orden de compra en original y dos copias. El original se lo enva al proveedor, el duplicado lo enva a Recepcin, el triplicado lo archiva transitoriamente y archiva definitivamente la cotizacin recibida. 4) Cuando llegan las mercaderas a Recepcin, junto con el remito por duplicado, se controlan con la orden de compra y, si coinciden, firma el remito duplicado para el proveedor. Emite un parte de recepcin en original y dos copias. Enva el original a Compras, el duplicado y triplicado a Almacenes. El duplicado del remito junto con el triplicado de la orden de compra pasan a Contadura. 5) Compras recibe el parte de recepcin, controla con la orden de compra y los archiva. 6) El sector Almacenes, cuando recibe los partes de recepcin, firma el duplicado y lo devuelve a Recepcin para su archivo. Con el triplicado actualiza la ficha de existencias y lo archiva. 7) Contadura realiza el registro contable en base a la orden de compra y el remito y los archiva, en espera de la factura.

Teniendo en cuenta los procedimientos descriptos, le solicitamos: 1. Mencione los lmites del subsistema en cuestin. 2. Enuncie otras modalidades de compra que conozca. Descrbalas brevemente. 3. Confeccione el cursograma correspondiente, de acuerdo con las normas IRAM.

Le solicitamos se remita al Anexo donde se efecta la descripcin del procedimiento de compra y aprobacin de factura de la empresa OCENICA S.R.L. y luego: 1. Realice el diagrama de bloque global de acuerdo con el modelo de la figura 4.6 del texto base. 2. Seale, por lo menos, tres normas especficas de control interno que se cumplan en el procedimiento.

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3. Proponga cinco indicadores que incluira en el informe para el gerente de Compras.

Contine con la lectura del captulo 6 del texto de GILLI que estamos analizando.

Con el propsito de que pueda apreciar el grado de comprensin de lo ledo, le presentaremos la siguiente actividad que surge de la descripcin del procedimiento de pago a proveedores de la empresa HISPANO S.A. que se detalla en Anexo: 1. Defina cul es el lmite entre el procedimiento de compra y el de pago a proveedores. 2. Teniendo en cuenta la informacin generada en este subsistema, proponga tres indicadores que incluira en el informe para el gerente de Finanzas. 3. Confeccione un diagrama de interdependencia sectorial. 4. La empresa POLMAR S.R.L. se dedica a la fabricacin de autopartes. A partir de la descripcin realizada en Anexo, le solicitamos: Disee el circuito de productos terminados. Disee uno de los formularios utilizados, a su eleccin. Identifique qu normas de control interno se cumplen. Diga si puede asociarse este procedimiento con la modalidad de produccin por proyecto. Fundamente su respuesta.

Ahora le solicitamos que avance en la lectura del captulo 8 del texto en uso. Luego de estudiarlo, estar en condiciones de resolver las actividades que le proponemos para el circuito de ventas de la empresa CASMAS S.R.L. que se describe en Anexo. El citado circuito, que corresponde a una empresa mediana familiar, contiene errores de simbologa (normas IRAM) y/o diseo.

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En consecuencia: 1. Identifique los errores del diagrama. 2. Comente los aspectos de control interno no tenidos en cuenta y que podran agregarse al diagrama correspondiente.

Aborde el captulo 9 del texto de GILLI (Ob. Cit.)

Luego de su lectura podr resolver las actividades propuestas para el circuito de cobranzas de la firma COSTA S.A. descrito en Anexo: 1. Mencione otras modalidades de cobranza que conoce, adems de la utilizada en el procedimiento descripto. Descrbalas brevemente. 2. Proponga indicadores a incluir en el informe para el Gerente de Finanzas y que integren la informacin del circuito de Cobranzas con la del de Pagos. 3. Disee un diagrama de interdependencia sectorial.

Lea en el Anexo el enunciado del procedimiento de cobranzas de la empresa LA FE S.R.L. que vende a comercios minoristas. Luego, realice las siguientes actividades: 1. Sealar las fallas de control interno.

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2. Confeccionar el cursograma correspondiente. Finalmente, le proponemos la lectura del captulo 10 del libro Sistemas Administrativos - Tcnicas y Aplicaciones donde podr advertir cmo se transforman los subsistemas con la introduccin de la computadora y tambin cmo cambia la relacin entre ellos a travs del vnculo informtico.

Luego de la lectura, le solicitamos que resuelva las siguientes actividades: 1. Cul es, en su opinin, el orden de importancia de las transformaciones que produce en los sistemas administrativos la automatizacin? 2. La informatizacin afecta por igual a todos los subsistemas administrativos? Fundamente proporcionando un ejemplo. 3. Qu impacto puede tener sobre la estructura la informatizacin de un procedimiento administrativo? 4. Seleccione uno de los cinco subsistemas analizados y mencione las tres modificaciones ms significativas que se producen por la incorporacin de la computacin.

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Hemos llegado al final de la unidad. En consecuencia le pedimos que vuelva a su organizacin referente, considerando el resultado de las actividades de la unidad 4, donde usted elabor el organigrama y la descripcin de un cargo. Ahora, usted est en condiciones de integrar los conocimientos de la citada unidad con los propsitos de la presente. Toda la actividad que a continuacin le solicitamos constituye una tarea similar a la que usted desarrollar en un futuro como profesional. En consecuencia: 1. Confeccione, para dos operaciones seleccionadas, los diagramas de interdependencia funcional. 2. Existen en la organizacin referente normas de control interno que cumplen con los procedimientos seleccionados. 3. Elabore un informe que acompae el organigrama y los procedimientos administrativos para elevar al nivel directivo de la organizacin referente, detallando: la metodologa para llegar a esos resultados; las falencias detectadas tanto en la estructura, los procedimientos y las normas de control interno; las sugerencias que desee aportar para incorporar a la propuesta.

Bibliografa para la Unidad: GILLI y colaboradores (1992): Sistemas Administrativos- Tcnicas y Aplicaciones. Buenos Aires. Editorial Docencia. GMEZ FULAO y otros (1996): Incursiones en Management. Ensayos sobre Gestin. Editorial CIMA Profesional. Normas IRAM.

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