Universidad de Panam Centro Regional Universitario de Veraguas Facultad de Ciencias de la Educacin Direccin de Investigacin y Postgrados Maestra en Administracin Educativa

Asignatura: Informtica para Administradores Educativos Tema: Base de Datos Utilizando Zoho Creator

Facilitador: Magister: Diego Santimateo Participante: Juan L. Calles Q. 9 130 967

Santiago, 08 de Octubre de 2012

Indice

Introduccin ................................................................................................................................................. 3
Planeamiento del Trabajo ......................................................................................................................... 4 Qu problema deseo responder? .......................................................................................... 4

Objetivo General: Crear una base de datos con zoho creator para gestionar los datos personales de los estudiantes graduandos del I.P.T.V, as como su promedio de promocin. 4 Objetivos Especificos: ................................................................................................................ 4 Qu datos son necesarios y cul es tipo de cada campo? ............................................ 5 Qu informacin se desea generar?..................................................................................... 5 Puesta en marcha de nuestro trabajo:.................................................................................... 6

Comparacin de requerimiento de Informacin vs Resultados logrados en cada vista.......................................................................................................................................................... 9 Vista que nos muestra los estudiantes graduandos por especialidad .......................... 9

Conclusiones ........................................................................................................................................... 16 Autoevaluacin ....................................................................................................................................... 17 Referencias Electrnicas ..................................................................................................................... 18

Introduccin

Zoho se podra definir como una suite ofimtica online que incluye todo tipo de aplicaciones ofimticas como pueden ser editor de textos, hoja de clculo, editor de presentaciones, bases de datos, planificador de tareas, wikis,... La pgina oficial de la herramienta es http://www.zoho.com/ y ha sido desarrollada por la empresa estadounidense AdventNet. Utilizar Zoho es tan sencillo como acceder a su pgina oficial y registrarse. En principio no requiere descargar e instalar ninguna aplicacin especfica. Tiene como limitacin de almacenamiento 1GB. Todas las aplicaciones de Zoho han sido desarrolladas para su uso va web con lo cual son independientes del sistema operativo. El trabajo con zoho creator es gestionar una base de datos para almacenar los nombres de los estudiantes graduandos del Instituto Profesional y Tcnico de Veraguas en las diferentes especialidades, con sus respectivas direcciones donde localizarles as como los promedios de egresados. En esta base de datos capturaremos los los nombres, apellidos, cdula, direccin residencial, telefono celular, telefono residencial, email y su promedio de promocin. Luego capturar al menos tres vistas del programa con sus respectivas pantallas en la cual se incluyan documentos de alta, bajas como evidencia de lo que se realiza. Tambien se realizar una comparacin de requerimientos de informacin vs resultados logrados en cada vista, esto consiste en en explicar porque son necesarias estas vistas en nuestro trabajo.

Planeamiento del Trabajo

Qu problema deseo responder? La demanda a nivel nacional de personal capacitado en reas como

construccin, automecanica, refrigeracin, soldadura, electricidad y electrnica a tenido un auge en los ltimos aos, debido al crecimiento de nuestro pas. Es por ello que las empresas a nivel nacional, nos solicitan personal para puestos de trabajo, al cual no le podemos dar repuesta ya que no contamos con una base de datos de nuestros egresados en el colegio. De aqu la inquietud de poder dar respuestas a dichas compaas facilitandole los datos de primera mano para la localizacin de nuestros egresados y que no se pierdan estas oportunidades de trabajo.

Para la relizacin de dicho trabajo nos planteamos los siguientes objetivos:

Objetivo General: Crear una base de datos con zoho creator para gestionar los datos personales de los estudiantes graduandos del I.P.T.V, as como su promedio de promocin.

Objetivos Especificos: o Recopilar informacin de los estudiantes graduandos del I.P.T.V que me permita su respectiva localizacin y rendimiento. o Disear una base de datos en zoho creator en donde pueda conocer los datos especficos de los estudiantes graduandos del I.P.T.V. en cuanto a su localizacin y promedios finales de egresados. o Realizar busquedas de estudiantes por sexo, promedio y especialidad por medio de vistas de grupos, filtros,etc.

Qu datos son necesarios y cul es tipo de cada campo? Los datos que consideramos necesarios son: Datos Tipo

Nombre . Texto(sigle Line) Apellido .......................... Texto(Single Line) Cdula :........... Texto (Single Liine) Telefono Residencial . Texto(Single Line) Telefono Celular . Texto (Single Line) Direccin Residencial Texto (single Line) Email . Texto (Single Line) Especialidad . Radio Sexo Dropdown (Masculino Femenino) Edad ... Number Promedio Decimal

Qu informacin se desea generar? La base de datos debe generarme informacin relacionada con datos personales

de los estudiante graduando del I.P.T.V, as como su direccin actualizada, que me permita en un momento dado localizarlo. Para ello se han contemplado los campos arriba descritos que me llevan a tener acceso a toda esa informacin, por ejemplo estudiantes por especialidad, estudiante por edad, estudiante por sexo, etc. Toda la informacin arriba descrita me permite llevar una estadistica de nuestros estudiantes egresados.

Puesta en marcha de nuestro trabajo: Lo primero que hicimos fue darnos de alta en el servidor de zoho, para luego

colocar el nombre a la aplicacin y al formulario. (Aplicacin = Documentos y Formulario = Documento de estudiantes).

Pantalla en donde se crean los campos(datos) que vamos a utilizar. Observe que algunos campos tienen un asterisco en rojo para indicarnos que son obligatorios.

Despus de tener los campos grabados, nos vamos a acceder a esta aplicacin para obtener la siguiente pantalla. .

En la pantalla anterior procedemos a introducir los datos de los estudiantes. Obtenemos la vista de documentos de estudiantes (Altas):

En el caso de que un estudiante sea contratado por alguna empresa, le podemos dar de baja de la base de datos, de la siguiente forma: El estudiante Juan Prez fue seleccionado para trabajar en una empresa le damos de baja de la base de datos as:

Nos vamos a la vista de documentos de estudiante:

Ahora nos ubicamos al lado izquierdo del estudiante que deseamos darle de baja, nos aparecer un icono que dice Edit(editar) nos corremos hacia abajo y le damos delete (borrar) con el cual borramos toda la informacin del estudiante, as:

Podemos apreciar en la siguiente pantalla que el estudiante Juan Prez ya no aparece en mi base de dato, as:

Comparacin de requerimiento de Informacin vs Resultados logrados en cada vista. Zoho creator nos permite elaborar diferentes tipos de formularios, y visualizar la

informacin en formulario o en vista de tabla. Para el caso nuestro hemos considerado algunas vistas que nos ayudaran a localizar los estudiantes, que son solicitados por especialidad, `por sexo o por edad.

Vista que nos muestra los estudiantes graduandos por especialidad Lo primero que vamos hacer es ir a la aplicacin documentos que ya

habamos hecho y le damos clic en Setting, obteniendo la siguiente pantalla:

Luego, estando en esta pantalla nos vamos a views y le damos clic en New View quedando de la siguiente manera:

En esta pantalla le colocamos nombre a la vista (Estudiantes por Especialidad) y seleccionamos el formulario que vamos a utilizar (Documentos de estudiantes) y salvamos, obteniendo la siguiente pantalla:

En esta parte seleccionamos las columnas que deseamos que aparezcan en nuestra vista (column Properties), as:

Despus nos vamos a Set Grouping para hacer una vista de los estudiantes por especialidad, as:

En esta pantalla seleccionamos Especialidad y le damos clic en add y salvamos, obteniendo lo siguiente:

Explicacin: Esta vista la necesitamos puesto que las empresas nos solicitan egresados en diferentes especialidades y aqu las tenemos de primera mano. Adems podemos filtrar solo una de las especialidades si es el caso, de la siguiente forma: en la

pantalla anterior nos vamos a filter y seleccionamos la especialidad (ejemplo soldadura) que nos estn solicitando, as:

Otras de las vistas que podemos utilizar es la vista de estudiantes por sexo que nos servira adems de proporcionarles a las empresas estudiantes de ambos sexos, tambin conocer que especialidades son las ms concurridas por estudiantes femeninas, y as poder llevar algunas estadsticas.

Podemos considerar para nuestro trabajo otra vista de estudiante que es la vista por edad. La misma se debe a que algunos talleres o empresas quieran mano calificada de mayor experiencia y con esta vista tendramos los estudiantes de mayor Edad y de algn tipo de experiencia laboral (ejemplo >= 19 aos).

En la pantalla que present a continuacin se muestran las cuatro vistas que fueron capturadas y esperamos haber cumplido con uno de los objetivos de de este trabajo.

Conclusiones

Zoho Creator es un sistema de creacin de bases de datos relacional y online. En realidad son bases de datos sencillas que fcilmente se pueden configurar, pero con la ventaja que estn en la nube y por lo tanto podemos tener acceso en cualquier momento y lugar que nos encontremos.

En este trabajo se pudo evidenciar que con este sistema de creacin de bases de datos se logra dar solucin al problema planteado, puesto que nos permite tener acceso a la informacin de los estudiantes egresados del colegio desde varias perspectivas del mismo (vistas).

Con esta experiencia en la utilizacin de zoho creator he podido observar la gran utilidad que le podemos dar en la administracin educativa, puesto que nos permite gestionar una serie de informacin relacionada con el recurso que tenemos a nuestro cargo.

Estoy convencido que con el uso de esta herramienta podemos dar solucin a muchos problemas como lo es el caso de inventarios de bienes patrimoniales, as como los inventarios de los docentes por coordinacin de especialidad.

Autoevaluacin

Para m es la primera experiencia en el uso de bases de datos por lo tanto los conocimientos previos que tengo son solo de algunas cosas que he ledo en Internet.

Se que todava nos quedan por aprender muchas otras opciones y ventajas que tiene el uso de zoho creator, sin embargo la experiencia ha sido de gran provecho ya que he podido interactuar con el mismo y esto me ha permitido observar la gran potencialidad de este software con el que se pueden crear bases de datos.

Los conocimientos adquiridos han sido muchos de los cuales puedo mencionar la creacin de los campos y el tipo al que pertenecen, crear el registro con dichos campos, los filtros, las diferentes tipos de vistas que nos permite tener el programa, as como la interaccin con el mismo.

Las dificultades que he presentados ms que todo es la falta de tiempo, sin embargo estoy convencido que se ha hecho el trabajo y espero poder seguir aprendiendo ms sobre este programa.

Las proyecciones en mi formacin profesional sern implementar este sistema de base de datos para los estudiantes egresados del I.P.T.V, adems que he podido ver en las lecturas que zoho creator nos permite hasta gestionar las vacaciones de los empleados de la escuela as como lograr que nuestros docentes tengan la oportunidad de utilizar este software para que puedan llevar una labor de consejera adecuada de cada estudiante a su cargo.

El apoyo del recurso ofrecido para lograr interactuar con este programa ha sido de mucha utilidad puesto que he logrado cumplir con la asignacin y quiero agradecerle la paciencia que ha tenido con todos nosotros.

Referencias Electrnicas Lucas Forchino, Ejemplos de Altas y modificaciones con PHP Y Ajax usando, Query.v 2.0. ltima Visita 27/9/12. Disponible en www.tutorial;query.com/scripts/abm/index.php.

Mster Online en Documentacin Digital. Tutorial Zoho Creator: creacin base de datos. Ultima Visita: 27/09/2012 Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=b45pRMpBl1E

Ministerio de Educacin, cultura y deporte. Espaa. Zoho, la suite ofimtica en la nube - Zoho Creator. ltima Visita: 26/09/2012. Disponible en: http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/internet/recursosonline/996-zoho-suite-ofimatica-en-la-nube?start=7

Wikipedia. La enciclopedia. Zoho. Ultima visita: 24/09/2012 Disponible en : http://es.wikipedia.org/wiki/Zoho

Diseos de Bases de Datos. 27/9/12. www.monografa.com/trabajos30/basedatos/base-datos.shtm.

Planificar base de datos. 28/9/12. www.filemaker.com/es/help/html/createdb.8.2html.

User

Guide.

Help

center.

27/9/12

Disponible

en:

https://help.creator.zoho.com/userguide-home.html/

Base

de

datos.

Wikipedia.

ltima

visita:

25/09/2012

Disponible

en

www.es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos. Juan L. Calles Q. Base de Datos Documentos Ultima Visita: 3 /10/2012.

Disponible en: https://creator.zoho.com/jcallesq/documentos/#