Gerencia de Proyectos

Agenda
Proyectos Estructuras corporativas Conclusiones

Proyectos
"El xito en la Gestin de Proyectos, independientemente de la estructura organizativa, es slo tan bueno como lo sean los individuos y lderes que gestionan las funciones bsicas."
La caracterstica comn que comparten todas las organizaciones, es que estn compuestas por personas y sin importar su naturaleza o estructura, son complejas, ambiguas, sorprendentes y engaosas. Si las personas estn alineadas con el proyecto y la organizacin est adecuadamente diseada, el desempeo del equipo tender a ser extraordinario. Un equipo de trabajo es mucho ms que la suma de las personas que lo componen.

Proyectos: Conceptos basicos

Los proyectos son conjuntos de actividades separadas y definidas con el objetivo de crear productos o servicios nicos. Un proyecto debe ser realizado por personas, tiene recursos limitados, un inicio y fin definidos y debe ser planificado, ejecutado y controlado.
3 . Gerencia de Proyectos Esta especialidad involucra la aplicacin de los conocimientos, habilidades, her ramientas y tcnicas a las act ividades del proyecto, de forma que sat isfagan las expectat ivas y necesidades de sus beneficiarios. EL PMBOK describe las nueve reas del conocimiento necesarias para realizar todo proyecto, que son: Integracin, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones.

Actores del proyecto Todos los individuos y organizaciones que estn relacionados con o estn impactados por el proyecto, const ituyen el grupo de actores o stakeholders .

Oficina de Proyectos La oficina de proyectos integra al equipo de t rabajo del proyecto y t iene gran responsabilidad en el xito del proyecto. Conocida tambin como war room , consiste en un espacio donde est ubicado todo el equipo principal del proyecto, se manejan crisis, se negocia y que propicia la creacin de ideas y es un rea donde las comunicaciones son ext remadamente intensas.

GESTIN

Una adecuada planificacin se basa, ante todo, en una actitud de anticipacin que no es sino una evidente manifestacin del sentido comn.

TIPOS DE ORGANIZACIONES
Disear una organizacin es seleccionar un t ipo de est ructura y sistema de comunicacin formal, divisin de tareas, coordinacin, cont rol, autoridad y responsabilidad necesarios para alcanzar los objet ivos organizacionales. Un buen diseo organizacional facilita el flujo de informacin y de toma de decisiones, clarifica autoridades y responsabilidades, y crea los niveles deseados de coordinacin entre departamentos. Independientemente del tamao o la naturaleza del negocio, todo proyecto debe tener una est ructura, la cual es resultado del proceso de diseo organizacional. Las diferentes organizaciones que describiremos en esta seccin, t ienen diferentes t ipos de problemas y por tanto presentan diferentes ventajas y desventajas. A grandes rasgos, el mayor problema lo const ituyen las comunicaciones. Viejas o clsicas organizaciones de t ipo funcional presentan agudos problemas de comunicacin con largas e ineficientes rutas en la organizacin.

Est ructuras Funcionales

Organizaciones Matriciales

Organizacin por Pr

Organizacin Funcional

Coordinador de Proyectos Facilitador de Proyectos

Ventajas Organizacin Funcional

Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario Posibilita mejor control tcnico Provee continuidad

Polticas Procedimientos Es ms fcil dirigir especialistas si stos estn agrupados y son supervisados por un individuo que posee conocimientos y experiencias similares. Centraliza recursos similares, provee sopor te mutuo mediante proximidad fsica y define claramente las carreras profesionales de los participantes.

Desventajas Organizacin Funcional

Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total Compleja Coordinacin Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales ms fuertes Las iniciativas estn orientadas ms hacia lo funcional que a los proyectos en curso Conflictos sobre las prioridades El coordinador de proyectos tiene la autoridad para asignar trabajo a individuos de

reas funcionales. El gerente funcional todava mantiene la autoridad para efectuar revisiones por mrito pero no puede forzar profesionales o estndares organizacionales en el logro de las actividades del proyecto. Gerentes de lnea que reportaban a jefes de divisin no tenan ninguna autoridad o control sobre esas porciones de proyectos en otras divisiones. La innovacin brilla por su ausencia. De hecho, las ideas son aprovechadas en las gerencias funcionales, no importando para nada los proyectos bajo otras lneas de mando.

Organizacin Matricial
La organizacin matricial mantiene las lneas funcionales verticales de autoridad, mientras establece una estructura horizontal relativamente permanente, que asume un continuo influjo de proyectos y que est diseada para interactuar con todas las unidades funcionales apoyando los proyectos.

La estructura organizacional matricial fue creada para suplir una necesidad del mundo real, de dirigir simultneamente varios proyectos muy grandes y complejos, sin suficientes recursos para poder atenderlos individualmente mediante una organizacin por proyectos.
10

Tipos de Organizaciones matriciales

Organizacin Matricial Dbil Organizacin Matricial Fuerte

Organizacin Matricial Balanceada

Ventajas Organizacin Matricial

El project manager mantiene control (a travs de los gerentes funcionales)

sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal. Pueden establecerse polticas y procedimientos especficos para cada proyecto. Respuesta rpida ante cambios, conflictos y necesidades de cada proyecto (respuesta mucho mas rpida al Cliente). El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes proyectos. Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina. Mejor balance entre tiempos, costos y resultados. Autoridad y responsabilidad estn compartidas. Las comunicaciones y distribucin de documentos son eficientes y rpidas.

12

Desventajas Organizacin Matricial

Flujo multidimensional de trabajo e informacin Doble dependencia (dos jefes). Dificultad inicial para establecer polticas y procedimientos Gerentes de lnea pueden tener sesgos hacia sus propios

objetivos Las personas desarrollan roles con mayor grado de ambigedad respecto a la organizacin funcional. Requiere controles ms estrictos y ms abundantes que otro tipo de organizacin.

13

Organizacin por Proyectos

En este tipo de estructura, toda la organizacin funciona por proyectos. Los gerentes de proyectos tienen total control de los mismos. El personal es asignado y reporta al gerente de proyecto. La organizacin estructurada por proyectos, realmente puede trabajar matricialmente a nivel del proyecto mismo.

14

Ventajas Organizacin Orientada por Proyectos

Se puede obtener la mejor eficiencia en la planificacin, ejecucin y control del

proyecto. El responsable del proyecto, generalmente bajo la figura de gerente de proyectos, tiene completa autoridad y responsabilidad sobre el proyecto. Los miembros del equipo del proyecto tienen una sola persona a quin reportar ,o sea que el gerente del proyecto es el responsable por reclutar, formar, motivar, controlar, comunicarse y transferir a esa persona. Es el responsable de evaluarlos, fijar sus aumentos de sueldo y de sus beneficios. Es la organizacin con tiempos de respuesta ms rpidos ante las crisis y problemas. El personal muestra igual lealtad al proyecto que a la organizacin. Los niveles gerenciales de alto nivel se dedican ms a sus problemas ejecutivos, Salvo la figura del sponsor , quin debe proveer un claro apoyo al lder del proyecto en materia de relaciones con el Cliente, la Direccin de la empresa, los recursos financieros necesarios para la ejecucin del proyecto y eventualmente en la resolucin de algunos conflictos importantes (muy pocos) .

Desventajas Organizacin Orientada por Proyectos

Como en cualquier estructura funcional clsica, los recursos se duplican o triplican,

haciendo muy costosa este tipo de organizacin. La independencia en cada proyecto obliga a veces a mantener especialistas por ms tiempo del necesario, una vez ha terminado sus funciones en el proyecto, con la idea de que hay que guardar al talento. Hay poca comunicacin entre los proyectos, perdindose muchas oportunidades tanto tcnicas como administrativas. Las lecciones aprendidas en uno de los proyectos no siempre son aprovechadas por otros proyectos simultneos o futuros.

Matriz de Asignacin de responsabilidades

Persona Fase Requerimientos Funciones Diseo Desarrollo Testeo P= Participante I=requiere su input ; ; A A A A B C C C R R C A A ; D P P R R P E P I I F P P R ... P P P

R=Responsable

C=Control / Revisin

A=requiere su autorizacin

17

Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

18

Desafos para la Organizacin

Naturaleza dinmica Capaz de cambiar rpidamente segn lo requiera el

mercado Apta para enfrentar

alta competencia cambios en la tecnologa control de los recursos y la complejidad

19

Estructura
No hay estructuras organizacionales buenas o

malas; sino organizaciones apropiadas o inapropiadas

EL GERENTE DE PROYECTOS Objetivos, Roles Y Responsabilidades

DE QU SE OCUPA EL DIRECTOR DE PROYECTO? Colaboracin con el cliente en la definicin y concrecin de los objetivos del proyecto. Planificacin del proyecto en todos sus aspectos, identificacin de las actividades a realizar, recursos a poner en juego, plazos y costes previstos. Direccin y coordinacin de todos lo recursos empleados en el proyecto. Mantenimiento permanente de las relaciones externas del proyecto: clientes, proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc. Toma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situacin en relacin con los objetivos establecidos. Adopcin de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las desviaciones que se hubieran detectado. Responder ante clientes y supervisores de la consecucin de los objetivos del proyecto. Proponer, en su caso, modificaciones a los lmites u objetivos bsicos del proyecto cuando concurran circunstancias que as lo aconsejen.

Limitaciones al cambio
Conformidad Desconfianza Falta de coraje para asumir riesgos Supervivencia Evitar ser identificado con fallas o errores

A largo plazo estos comportamientos adaptativos limitan la capacidad competitiva e innovadora de la organizacin
22
Gestin de Proyectos Evaluacin Master en
Ing Pedro del Campo

de Proyectos

Aplicacin a PYMES
Los Gerentes de Proyecto reportan al

nivel alto de la Organizacin especialmente cuando el proyecto tiene clientes externos No son vistos como amenazas Los clientes externos se sienten satisfechos cuando se designa una persona como responsable del proyecto

23

Conclusiones