A IMPORTNCIA DA CLASSIFICAO, CODIFICAO E DESCRIO DE MATERIAIS NO COTIDIANO DAS ORGANIZAES

INTRODUO A administrao de estoques uma das atividades da Administrao de Matrias, o que faz com que muitas vezes sejam entendidas como sinnimas, principalmente pelo fato dos estoques participarem amplamente do patrimnio material das empresas. A importncia da administrao de estoques para as empresas reside na possibilidade ? efetivada pelo uso de ferramentas especficas ? dos gestores controlarem as quantidades dos materiais em consonncia com o volume e freqncia com que so consumidos (VIANA, 2010, p.35). A eficincia nesse caso consiste em estabelecer mecanismos que efetivem o controle de entradas e sadas de materiais. O presente trabalho, portanto, consiste num estudo de natureza terica sobre classificao, descrio e codificao de materiais, que constituem etapas importantes para uma concreta gesto de materiais. A metodologia utilizada foi uma pesquisa bibliogrfica desenvolvida a partir do exame de algumas obras que, embora escassas, contriburam para uma melhor conceituao sobre a temtica. No entanto, dentre as definies aqui adotadas a que melhor reflete os objetivos deste trabalho a elaborada por Dias, que define a administrao de materiais como "o agrupamento de materiais de vrias origens e a coordenao dessa atividade com a demanda de produtos ou servios da empresa" (2010, P. 12). Esta perspectiva remete aos objetivos deste trabalho, que consiste em estabelecer com clareza a importncia dessas ferramentas no cotidiano dos administradores. necessrio enfatizar a enorme escassez de fontes e a brevidade exigida para a entrega, fatos que contriburam para a incompletude, e em alguns aspectos, para a inconsistncia da pesquisa. No obstante, o trabalho possibilita visualizar a forma das empresas utilizarem as informaes sobre seus estoques para reforar a eficcia na tomada de deciso. pertinente considerar a importncia das novas tecnologias de codificao, com destaque para o Sistema Informatizado de Gerencialmente ? Enterprise Resource Planning (ERP), e o Sistema de Identificao - ID, que garantem a coleta e, sobretudo, a consistncia e confiabilidade das informaes concernentes logstica (RIBEIRO, 2010, p. 321). O uso dessas tecnologias potencializa a racionalizao das decises, minimizando os riscos e consequentemente ampliando o conhecimento da realidade organizacional. 1. FUNDAMENTAO TERICA Dias (2010), Viana (2010) e Costa, entendem os processos de classificao, codificao e descrio, como processos necessrios a uma eficiente administrao de estoques. Classificao refere-se maneira pela qual os recursos so agrupados visando atender certas exigncias provenientes do mercado no qual eles sero comercializados ou adquiridos ? no caso das matrias-primas -; enquanto que a codificao constitui-se de elementos e meios pelos quais ser efetuada a classificao; devido a esse entendimento, alguns autores (Dias) entendem a codificao como um subgnero da classificao, ou seja, a codificao um dos mecanismos utilizados para que se execute uma classificao adequada. No tocante a descrio, o entendimento (Viana) de que para um armazenamento conveniente dos materiais, necessrio utilizar mtodos e linguagens especficas que facilite a identificao dos produtos em funo da frequncia com que eles so solicitados. 1.1 Administrao de Materiais A Administrao de Materiais uma sntese de dois conceitos: Administrao e materiais. Administrar consiste em atuar em determinado ambiente, com a finalidade de convergir certa forma de configurao

do mesmo com objetivos especficos determinados previamente. Os estgios convencionalmente aceitos e tidos como etapas imprescindveis para que se pratique a Administrao So: o planejamento, a organizao, o controle e a direo (WELSCH, 2007, p. 29). O significado restrito desses termos varia de acordo com as especificidades dos diversos modelos tericos desenvolvidos at hoje. O material, de acordo com o dicionrio Aurlio, um conjunto de objetos que formam uma obra, uma construo (FERREIRA, 2000, p. 45), portanto, os materiais so componentes que existem para objetivar empreendimentos sejam eles tangveis (casas, automveis, CD? s, etc.) ou servios. Para Filho, a Administrao de materiais: um conjunto ambiental constitudo por todos os rgos da empresa, interagindo entre si, proporcionando condies necessrias a uma atuao integrada e eficiente, com objetivo de atender convenientemente s necessidades operacionais da empresa (2006, p. 14). J para Tadeu (2010, p. 6), administrar estoques consiste em estabelecer um equilbrio entre as necessidades e disponibilidades dos recursos de uma empresa, sejam eles humanos, materiais, de espaos fsicos, financeiros etc. Portanto, a Administrao de materiais o processo que visa dar de conta dos fluxos (entrada e sada) dos componentes da empresa, objetivando evitar, a falta e/ou excesso destes. Administrar estoques tambm forma de atingir os objetivos organizacionais dispondo de recursos na maioria das vezes escassos; esta atividade no se centra apenas na distribuio de produtos, mas tambm no fornecimento de recursos (MARTINS, 2009, p. 4).

2. PROCEDIMENTOS METODOLGICOS O caminho trilhado pela pesquisa foi um estudo bibliogrfico em que foram confrontadas algumas dais mais relevantes contribuies tericas vigentes no atual contexto da Administrao de Materiais. No manejo das contribuies acima citadas, os esforos convergiram para elucidar de forma significativa os conceitos de maior relevncia para o presente trabalho, a saber, classificao, descrio e codificao de materiais. 3. SISTEMAS DE CLASSIFICAO A classificao de materiais para ser devidamente realizada, se faz necessrio observar os aspectos inerentes aos produtos que determinam a natureza especfica de cada um deles. Estes aspectos segundo Lins (2005, p. 23), determinam a forma como os materiais devem ser classificados. Existem inmeras formas de classificao que podem ser utilizadas pelos gestores, no entanto, a escolha deve se nortear pelas caractersticas especficas de cada situao, portanto, um critrio especfico pode se mostrar eficaz em algumas situaes, enquanto em outras pode no ser adequado. De acordo com Dias (2010, p. 189), o objetivo de uma classificao consiste em uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao dos insumos que compem o estoque da empresa. Outra contribuio importante a dada por Costa (p. 20-24), que define a classificao como um mecanismo de controle que se aplica aos materiais: a) quanto industrializao, que se refere s caractersticas especficas do processo de fabricao de cada produto; b) quanto ao aspecto contbil: impostos e encargos deduzidos de alguns produtos que os tornam diferentes no momento da apurao e clculo de despesas e encargos; c) quanto demanda, que leva em conta o nvel de procura dos produtos; e

d) quanto movimentao: alguns produtos do estoque precisam ser dispostos de forma a facilitar a movimentao, este critrio se fundamenta em estudos de previso de demanda de mercado, classificao ABC, entre outras, que num primeiro momento avaliam a importncia dos produtos, para posteriormente, determinar estrategicamente o local e a forma de serem estocados. Na definio j citada por Dias (2010, p. 12), se nota que a codificao de materiais aparece como um elemento constitutivo da classificao. Como a codificao constitui um dos elementos prioritrios a serem abordados neste trabalho, ser feita a seguir uma descrio dos mais relevantes sistemas de codificao que so utilizados pelas empresas, ressaltando principalmente o sistema Decimal e o Sistema Informatizado de Gerenciamento.

4. SISTEMAS DE CODIFICAO O objetivo da codificao estabelecer formas de representao das diversas caractersticas dos produtos, tornando-os passveis de controle e operacionalizao (COSTA, p. 46). Existem diversos sistemas de codificao: no Sistema Alfabtico, os materiais so codificados de acordo com as letras do alfabeto; no Alfanumrico, a possibilidade de combinar letras e nmeros, possibilita uma maior flexibilidade nos dados; j o sistema numrico, possui enorme amplitude, tendo inclusive variaes importantes, dentre as quais se destaca o Sistema Americano Federal (SUPPLY CLASSIFICATION). (DIAS, 2010, p. 190). Todavia, o sistema mais utilizado pelas empresas, o Sistema Decimal e o sistema de cdigo de barras que sero exemplificados a seguir.

4.1 Sistema Decimal Utilizando o exemplo de Dias (2010), imagine que uma empresa utilize uma classificao que especifique os diversos tipos de produtos no estoque:

01 ? matria-prima 02 ? leos, combustveis e lubrificantes. 03 ? produtos e processo 04 ? produtos acabados 05 ? produtos de escritrio.

Verifica-se que todos os produtos esto codificados de acordo com ttulos gerais, refletindo as caractersticas de cada um. Em seguida feita uma subdiviso individualizando cada produto. Por exemplo:

05 ? produtos de escritrio 1 ? canetas 2 ? papel 3 ? rgua

4.1 Sistemas de cdigos de barra No atual contexto da administrao de estoques, novas ferramentas vm sendo utilizadas de forma cada

vez mais intensa, principalmente pelas grandes empresas que possuem uma maior dependncia de sistemas de informao mais eficientes e rigorosos. Os sistemas ID e ERP so exemplo de sistemas de gerenciamento que possuem uma maior preciso nas informaes, este fato potencializa a racionalizao nas decises gerenciais (RIBEIRO, 2010). Dentre estes, o Sistema de Gerao de Cdigos de Barras ? SGC, possuem uma abrangente aplicabilidade, por permitir que produtos com diferentes caractersticas, formas, finalidade etc. possam ser agrupados de acordo com cdigos gerados de forma aleatria pelo sistema, permitindo uma distino sistemtica passvel de controle eficiente (RIBEIRO, p. 321). 4.2 Sistema de cdigo de barras Existem diversos tipos de cdigos, no entanto, o mais utilizado cdigo EAN que possui variaes: EAN 13, EAN 14, EAN/UCC 128. Essas variaes permitem codificar os produtos de acordo com as especificidades de cada um. O exemplo a seguir se baseia em Ribeiro (p. 324), que descreve as caractersticas de cada variao: a) EAN 13, que possui 13 dgitos, seguindo a seguinte ordem de classificao: pas + empresa + produto + dgito de controle. Para uma fcil identificao do EAN 13, cada pas estabeleceu um cdigo de identificao, no Brasil, por exemplo, foi atribudo o cdigo 789; Figura 1 ? EAN 13 Fonte: http://www.devmedia.com.br/imagens/gold/CD/15/artigo3/image.jpg

b) EAN/UCC 14 geralmente utilizado no suprimento de contineres, fardos, etc. Portanto, utilizado com maior frequncia na cadeia de suprimento e no para o consumidor final;

Figura 2 ? EAN 14 Fonte: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/9/9b/Codigo_EAN.JPG

c) EAN/UCC 128 permite compactar uma quantidade grande de informaes utilizando um "espao relativamente pequeno", estas informaes podem ser: data de validade, fabricante, data de fabricao, lote, etc.

Figura 3 ? EAN 128 Fonte: http://www.gim-magazine.com.br/projetosisbov_arquivos/eanidentificadores.gif muito proveitoso descrever algumas das vantagens que decorrem do uso do sistema de cdigos de barra - o que ser feito mais uma vez a partir da contribuio de Ribeiro (idem) -. A principal delas reside na possibilidade de contabilizar cada produto distintamente no sistema econmico. Outra a intensificao do processo de controle principalmente para indstria, evitando a insipincia das informaes. A utilizao dessas tecnologias possui uma enorme abrangncia, que vai desde as questes estratgicas at s operacionais, atestando a imprescindibilidade das empresas considerarem todos os pontos importantes que s influenciam, mas que devido deficincia dos sistemas de informaes utilizados em pocas passadas no eram identificados, o que sem dvida contribua para um conhecimento apenas parcial dos problemas organizacionais, o que ocasionava falhas nas projees de crescimento (CORONADO, 2007).

5. DESCRIO Esta a ltima das prticas de controle de materiais a ser abordada, pelo fato de constituir um dos principais passos para que se estabelea um controle eficiente dos recursos existentes nas organizaes. O sucesso desta tcnica ir depender de algumas condies fundamentais abaixo descritas: a) Existncia de catalogao de nomes, que necessariamente precisa ser padronizada; b) Estabelecimento de padres de descrio; c) Existncia de programa de normalizao de materiais. (VIANA, 2010, p. 73)

A especificao dos produtos recebe inmeras definies, como por exemplo, a dada por Viana, que entende que a especificao a representao sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitas por um produto, um material ou um processo, indicando-se, sempre que for apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos estabelecidos so atendidos (2010, p. 74) sobre o que foi dito, a especificao (descrio) a identificao dos aspectos mais relevantes de um

produto, que ajuda a classific-lo de acordo com algum critrio de interesse circunstancial. Para que a descrio seja feita de maneira adequada, preciso considerar alguns critrios ou regras, que ajudam a tornar o processo preciso e eficiente, so eles: a) A denominao deve ser sempre no singular, o que possibilita determinao das quantidades especficas dos produtos; b) A denominao deve se prender ao material especificamente e no a sua embalagem ou forma; c) Utilizar denominaes nicas para materiais de mesma natureza; d) Utilizar abreviaturas padronizadas (Dias, 2010).

Alm dos critrios acima mostrados, existem os tipos de estruturas e formao das descries, cada uma possuindo elementos caractersticos que se aplicam a diversas situaes