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Redaccin Comercial Introduccin En el mundo de los negocios, las cartas comerciales son fundamentales como vnculo de comunicacin.

Para elaborarlas se requiere de cierto arte, que se logra con previo estudio y ejercitacin. Poder transmitir el mensaje comercial con claridad, y en forma sinttica, sin recurrir a adornos innecesarios. A estos elementos le agregamos una presentacin prolija, adecuada, har que la correspondencia constituya un eslabn acertado en pos de un negocio exitoso. Definicin Habilidad para redactar comunicaciones comerciales, respetando las normas bsicas de la redaccin porque est en juego la imagen de la empresa. Clases de cartas comerciales Se entiende por cartas aquellos medios que son utilizados para transmitir algo por va escrita. Es redactada por un emisor hacia un receptor. Existen diversas clasificaciones de cartas pudiendo ser estas formales o no. Un ejemplo son las cartas comerciales. Este tipo de cartas es utilizada en relaciones comerciales sea entre empresas o empresas con sus empleados e incluso son clientes. Existen diversos tipos de cartas comerciales, a su vez estas pueden recibir diversas clasificaciones: Un tipo de clasificacin puede ser segn su estilo: 1. Profesional: la sangra es utilizada en el saludo y al inicio de todos los prrafos. 2. Moderno: No es utilizado ningn tipo de sangra y la carta empieza inmediatamente en el costado izquierdo. 3. Evolucionado: es posible omitir tanto el saludo como la despedida ms all de qu tipo de estilo sea elegido para el resto de la carta. 4. Moderno cambiado: es muy similar al estilo moderno slo que la parte final de la carta, es decir la despedida y la firma son escritas sobre el costado derecho. Existen otras formas de clasificar las cartas comerciales: 1. Informes: pueden ser de tipo personal, es decir que requiere a cierta empresa referencias sobre determinada persona ya que ha trabajado en la misma. Tambin puede ser de tipo comercial, dichas cartas son destinadas al personal que realiza las mismas actividades, informando acerca de otros sujetos, sean estos proveedores, clientes, entre otros. 2. Pedido: pueden ser distinguidos cuatro modelos: carta de cobro, de pedido de firma, de aceptacin o cara de solicitud de informacin. 3. Reclamo: los reclamos pueden ser por pedido (se exponen ciertas dificultades en la produccin recibida, es enviada al proveedor de parte del cliente) o reclamos de falta de pago (es escrita al cliente porque no ha cumplido con las formas de pago estipuladas) 4. Comunicados internos: pueden ser diferenciados tres modelos:

Circular: son comunicaciones que emiten cuestiones que pueden interesar a todo el personal de una empresa.

Saludo: se utiliza para realizar invitaciones particulares, como manera de reconocimiento, entre otros Comunicaciones internas: estas son siempre acompaadas por un certificado.

Una tercera clasificacin de cartas comerciales podra ser la siguiente: 1. Carta de venta: estas cartas son redactadas en cualquier fase de la compra y venta de productos. Algunos ejemplos son los pedidos, reclamos, cobros. 2. Carta de RR.PP: son enviadas con la finalidad de estimular las relaciones del mbito comercial. Algunos ejemplos son cartas de felicitaciones o invitaciones. 3. Varias: se puede encontrar una gran variedad de cartas en esta clasificacin. Por ejemplo de seguimiento, publicidades, recomendacin de personal. Importancia de la redaccin comercial La comunicacin escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existiran ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se maneja y resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y cada da son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conocindose slo a travs de ella. La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso econmico, lo que hace necesario preparar el personal, as como, secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicacin escrita. La redaccin comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria. Las cartas con trminos rebuscados ya no se usan, hoy en da la redaccin es directa, los trminos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesa, sentido comn y tacto. Elementos de una carta comercial Las cartas comerciales son redactadas y presentadas de las ms variadas formas, de acuerdo a las necesidades de las empresas y el sentido esttico de quien las redacta. Sin embargo, todas en su disposicin, presentan elementos comunes, que nos permiten sealar que las cartas comerciales constan de tres partes principales: Encabezamiento Es la parte preparatoria de la clase, y la componen los siguientes elementos: 1.- Membrete: Es la identificacin de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Seala la razn social, el giro comercial, el domicilio, el telfono, el fax y correo electrnico. Se utiliza adems, con fines publicitarios. 2.- Lugar y Fecha: La anotacin de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronolgico y geogrfico para la clasificacin y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.

3.- Referencia: Es la sntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha. 4.- Direccin interior: Es la sealizacin del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuacin de la referencia. 5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atencin del receptor, que vara segn el tono en qu est redactada la carta. Se escribe ms abajo de la direccin interior y a continuacin dos puntos :. Texto o cuerpo

Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos lneas ms abajo del vocativo. 6.- El mensaje: Es la idea o argumentacin que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretacin. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fcilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamacin por mercaderas, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderas. Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atencin. No es conveniente abusar de esta modalidad . Final o cierre Es la conclusin de la carta y sus elementos son: 7.- Salutacin: Es la expresin breve de despedida. 8.- Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder). 9.- Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en maysculas del redactor y en minsculas de la persona que digit la carta. 10.- Inclusos: Es la indicacin de los documentos que se adjuntan a la carta. 11.- Con copia: Es la informacin de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.

Modelo de carta:

Como desarrollar una carta comercial Elementos a tomar en cuenta al desarrollar una carta comercial: 1. Factor Tiempo 2. Factor Esencia de la Idea Factor TIEMPO El hombre de negocios de hoy es una persona sumamente ocupada. Tiene que resolver problemas continuamente, planear la produccin, calcular costos, discutir precios, tomar decisiones, entrevistar gente, negociar, atender consultas telefnicas, conseguir productos o materia prima para sus productos, supervisar el personal, organizar su empresa, controlar los gastos, hacer relaciones pblicas, hacer o mandar a preparar trmites con el Gobierno o con oficinas pblicas, conseguir dinero, estar al da con las leyes, etc., etc. Y, adems, atender su correspondencia. Si tomamos en cuenta el factor tiempo de las personas involucradas en los negocios, debemos hacer dos consideraciones importantes: a) el tiempo de la persona que enva una carta; b) el tiempo de la persona que recibe la carta. Tiempo de la persona que enva una carta: procesamiento de la palabra o procesamiento de ideas merecen un perodo que segn estudios se ha estimado de la siguiente manera: a) piensa a razn de 400 palabras por minuto b) habla a razn de 120 palabras por minuto c) dicta a razn de 60 palabras por minuto (sin interrupciones) d) dicta a razn de 24 palabras por minuto (con interrupciones) e) escribe a razn de 10 palabras por minuto (mientras piensa, tacha y corrige). El proceso jefe-secretaria es: Proceso I) idea dictado pasa a mquina o procesador de texto firma Proceso II) idea borrador pasado a mquina o procesador de texto errores cambio de ideas firma

Sobre la base de un texto de 120 palabras manuscritas (una carta relativamente corta) y utilizando como medida la escala antes mencionada, la idea puesta sobre el papel exigir al jefe 12 minutos para escribirla, mientras busca las palabras y organiza las ideas. Una secretaria razonablemente hbil promedia en mquina manual una velocidad de 30 palabras por minutos; si utiliza una mquina elctrica 45 palabras; una electrnica 60 y ms de 75 en caso de procesador de texto. Si sumamos el tiempo del jefe ms el de la secretaria, tendremos un promedio entre 16 y 20 minutos para un simple texto de 120 palabras. Debemos multiplicar este tiempo por la cantidad de cartas que se realizan en el da, segn la empresa. c) El tiempo de la persona que recibe una carta: Ahora nos queda el factor tiempo desde el punto de vista de quien recibe una carta comercial. El jefe puede perder aproximadamente un (1) minuto para leer una carta mediana de 150 palabras. Si la carta est bien redactada, no necesitar releerla para entender el mensaje. Si hacemos un promedio de diez (10) cartas diarias recibidas, implicar 10 minutos para leer la correspondencia. Esto, sumado a los 5 o 10 minutos de la secretaria, hacen un total de 15 a 20 minutos diarios jefe/secretaria, solamente para abrir y leer las cartas bien redactas que se reciben. En caso de las cartas que no se comprenden bien, debemos agregar de 2 a 3 minutos ms. Factor ESENCIA DE LA IDEA Vengo de un avin que cay en la montaa sta no es precisamente una frase comercial, pero sirve para demostrar la esencia de la idea. Con esta frase comenzaba la carta del sobreviviente de los Andes. Observemos primeramente lo que transmite esta frase: es un mensaje con fuerza, con poder de sntesis. Hagamos un anlisis pormenorizado de la misma:

Primer punto Vengo - Quin viene? l viene, el que enva la carta o mensaje. En realidad, quiere decir, Yo vengo, ese yo est sobreentendido. Desde la primera palabra el que escribe, se identifica ante el lector. No comienza con adornos; dice vengo - en otras palabras, ese soy yo, aqu estoy, soy el que viene. Segundo punto de un avin Aqu el redactor define de dnde. Viene de un avin. Est bien claro. Un avin algo bien determinado, especfico. Pero la palabra avin, tiene otra virtud ms: va preparando la mente del lector para asociarlo con un medio de transporte, que entraa posibilidades de riesgo. Tercer punto que cay. Observamos la correccin y la fuerza con que expres la accin. El redactor podra haber dicho: que tuvo un accidente, que hace tiempo est perdido, que viajaba de Argentina a Chile, etc. Si hubiera dicho que tuvo un accidente, el mismo podra haber sido de distinta ndole, por ejemplo, quedarse sin combustible, sin dar idea de la magnitud del accidente.- Si hubiera dicho que hace tiempo est perdido, tampoco aclarara mucho, ya que en esa zona se han perdido

aviones. Si hubiera expresado que viajaba de Argentina a Chile, no hubiera servido tampoco de mucho porque es lgico que en el lugar en que estaban es una ruta habitual de los aviones. Eligi entonces la palabra justa: que cay. Adems el verbo caer de por s ya implica que no interviene la voluntad. Utiliz cay , ya est indicando el momento en que ocurri la accin y tiempo. Cuarto punto en la montaa, complementa la idea de accidente, porque una montaa se asocia fcilmente con la idea de escollo, obstculo y tambin esfuerzo, dificultad.

Una vez realizado el anlisis palabra a palabra, digamos despacio la frase: Vengo de un avin que cay en la montaa. No transmite tambin un mensaje de angustia, un pedido de ayuda? Est el poder de sntesis, la esencia de la idea, el espritu detrs de las expresiones. Supo elegir sus palabras y cada una de ellas tiene su lugar y su fuerza. Conclusin Hemos visto que los dos factores: Tiempo y Esencia de la idea, son dos elementos que debemos tener presentes para preparar nuestra mente con respecto a la redaccin de cartas comerciales. Del estudio del primer factor nos debe quedar bien grabado el hecho de que el tiempo es oro. Del estudio del segundo factor, debemos tener bien entendido que debemos elegir las palabras para que nuestro mensaje contenga: fuerza y sea eficaz. Al redactar debemos elegir las palabras que expresen con ms justeza la esencia de nuestra idea. Esto por dos motivos importantes: 1. porque de la eleccin de las palabras precisas depender que el lector entienda a primera lectura, nuestro mensaje exacto. 2. porque precisamos al entender de inmediato y sin lugar a dudas, la esencia del mensaje, el factor tiempo. En otras palabras tiempo y esencia de la idea, estn ntimamente ligadas y son interdependientes. El tiempo que exigen las cartas en el mundo de los negocios, es sumamente valioso. Bien vale la pena hacer rendir ese tiempo al mximo y el secreto para hacerlo en logrando una buena redaccin comercia. En otras palabras, saber qu decir y cmo decirlo.