HOSPITAL DE ESPECIALIDADES SAN BARTOLO

QUIENES SOMOS El Hospital de Especialidades San Bartolo est ubicado en sector Sur de la ciudad de Quito; es una institucin creada con claros propsitos destinados al Servicio Mdico de la comunidad, para lo cual contamos con infraestructura de primera, equipos de moderna tecnologa y con profesionales altamente capacitados, elementos que crean confianza en nuestros pacientes, as como tambin en las instituciones relacionadas y la comunidad cientfica. MISION Proporcionar atencin de Salud Integral y Especializada a la comunidad, con responsabilidad, con personal altamente calificado comprometido y con tecnologa de primera a fin de contribuir al bienestar y desarrollo del Ecuador. VISION Llegar a estar, entre los tres primeros Hospitales privados de la ciudad de Quito en los prximos cinco aos (2010-2015), convirtindonos en un modelo a seguir y un referente. POLITICAS DE CALIDAD Somos una Institucin que labora como un solo equipo de trabajo, cuyas acciones diarias las ejecutamos con una elevada vocacin de servicio a los clientes, basadas en los siguientes principios: Integridad Personal.- como expresin de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasm. Creatividad e Innovacin.- es parte de nuestro reto diario para el mejoramiento continuo. Productividad.- en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales Conciencia.- en la prctica de un trabajo libre de errores Compromiso.- leal con la institucin y con las realizaciones de calidad

DEPARTAMENTO DE ADMISION Y RECAUDACION Definicin.- es el departamento responsable del registro del ingreso a alta o egreso de los mismos, se encargara de cobrar los valores pendientes. Funciones: Proyectar la imagen y servicios de calidad del establecimiento a travs de su atencin efectiva. Registrar la facturacin correspondiente al formato especfico del Servicio de Rentas Internas. Entregar al final de la jornada los valores en efectivo al rea de Contabilidad Ser responsable y custodio del manejo de Caja Chica

Para el presente estudio se ha decidido utilizar los siguientes mtodos de recopilacin de informacin: ENTREVISTA

ENTREVISTA PARA LOS JEFES DEL DEPARTAMENTO DE ADMISION Y RECAUDACION Apellido........ Nombres. Sexo. Fecha. Cargo INDICACIONES: Favor contestar el presente cuestionario segn su criterio profesional. 1. Cree usted que el departamento de liquidacin necesita un nuevo modelo de control de pagos SI NO Por qu . 2. Se realiza un control y clasificacin de las facturas de cada mes SI NO Por qu . 3. Las facturas son enviadas a tiempo al IESS para su respectivo cobro SI NO Por qu . 4. Cul es la fecha lmite para el envo de las facturas? 5. El departamento de liquidacin cuenta con los suficientes recursos para su funcionamiento. SI NO

Por qu . 6. Qu cree usted segn su criterio que debera cambiar o mejorar en el departamento de liquidacin. . .

ENCUESTA ENCUESTA PARA EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMISION Y RECAUDACION

INDICACIONES: Favor contestar el presente cuestionario segn su criterio profesional. 1.-CREE USTED QUE SE DEBERIA HACER UN ESTUDIO EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO HACIA LOS CLIENTES SI NO PORQUE .. 2.- CONCIDERA USTED QUE SE DEBERIA IMPLEMENTAR UN MANUAL DE CONTROL PARA LA EMISION DE FACTURAS EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION SI NO

PORQUE .. 3.- CONCIDERA USTED QUE SE DEBERIA PRESENTAR OPORTUNAMENTE EL LIBRO DDE FACTURACION PARA EL COBRO INMEDIATO A LOS CLIENTES. SI NO

PORQUE .. 4.-SE DEBERIA CAPACITAR AL PERSONAL PARA LA APLICACIN DE LAS DIFERENTES TECNICAS DE RACIONALIZACIN DE LOS RECURSOS. SI NO

PORQUE .. 5.- CREE USTED QUE SE DEBERIA DAR UN INFORME DE CMO REALMENTE SE MANEJAN LOS RECURSOS EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION SI NO

PORQUE ..

OBSERVACION DE CAMPO

En el Departamento de Admisin y Recaudacin del Hospital de Especialidades San Bartolo laboran seis personas de las cuales tres son jefes de departamento y tres son empleados del departamento. A los jefes de les realizo una entrevista de la cual se obtuvo los siguientes resultados: ENTREVISTA PARA LOS JEFES DEL DEPARTAMENTO DE ADMISION Y RECAUDACION 1. Cree usted que el departamento de liquidacin necesita un nuevo modelo de control de pagos Si porque el modelo actual tiene muchas deficiencias y salvedades que no permiten el manejo eficaz del sistema de pagos 2. Se realiza un control y clasificacin de las facturas de cada mes En realidad, el control de las actividades de facturacin no es el adecalo por lo que no se tiene una clasificacin detallada mes a mes 3. Las facturas son enviadas a tiempo al IESS para su respectivo cobro Si por el mismo motivo de no haber una clasificacin y facturacin adecuada, la desorganizacin no permite el envi oportuno de las facturas de cobro 4. Cul es la fecha lmite para el envo de las facturas? La fecha lmite para su envi es hasta el 29 de cada mes 5. El departamento de liquidacin cuenta con los suficientes recursos para su funcionamiento. No porque el departamento requiere de mejoras, ya que el presupuesto no es el suficiente para cubrir las necesidades del departamento

6. Qu cree usted segn su criterio que debera cambiar o mejorar en el departamento de liquidacin. El departamento requiere mejoras a nivel de personal, de presupuesto y en el sistema de control de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.

A los empleados se les realizo una encuesta cuyos resultados obtenidos fueron los siguientes:

ENCUESTA
1.-CREE USTED QUE SE DEBERIA HACER UN ESTUDIO EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO HACIA LOS CLIENTES? S, porque este departamento necesita mejorar los pagos y los horarios

2.- CONCIDERA USTED QUE SE DEBERIA IMPLEMENTAR UN MANUAL DE CONTROL PARA LA EMISION DE FACTURAS EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION Si para facilitar el control de la emisin y envi de las facturas

3.- CONCIDERA USTED QUE SE DEBERIA PRESENTAR OPORTUNAMENTE EL LIBRO DDE FACTURACION PARA EL COBRO INMEDIATO A LOS CLIENTES. Si, ya que la demora de la presentacin del libro de facturas demora el trmite de cobro al IESS

4.-SE DEBERIA CAPACITAR AL PERSONAL PARA LA APLICACIN DE LAS DIFERENTES TECNICAS DE RACIONALIZACIN DE LOS RECURSOS. Si para el personal pueda tener bases de cmo realizar su trabajo con eficiencia, sustentndose en las tcnicas de racionalizacin

5.- CREE USTED QUE SE DEBERIA DAR UN INFORME DE CMO REALMENTE SE MANEJAN LOS RECURSOS EN EL DEPARTAMENTO DE LIQUIDACION Si, ya que el proceso necesita ser mejorado, para un mejor desarrollo de las actividades y la optimizacin de recursos

En la observacin de campo se lleg a la siguiente conclusin: Es evidente que en el rea de trabajo existe una gran desorganizacin por lo que no se puede realizar las actividades de forma eficiente eficaz y organizada.

INFORME DE DIAGNOSTICO PARA: Jefe General del Departamento de Admisin y Recaudacin del Hospital de Especialidades San Bartolo Sra. Carla Corrales. DE: GRUPO DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO, GRUPO 2 CURSO CA5-1 ASUNTO: DIAGNOSTICO PARA ELABORAR UN MANUAL DE CONTROL AL DESARROLLO DE ACTIVIDADES EN CUANTO A LA EMISION Y ENVIO DE FATURAS ANTECEDENTES El Hospital de Especialidades San Bartolo creada con el fin de proporcionar atencin de salud integral, utilizando de forma eficaz los recursos materiales y econmicos, decide realizar un Manual para el control al desarrollo de actividades en cuanto a la emisin y envi de facturas del departamento de Admisin y Recaudacin, cuyo mximo problema es el trabajo deficiente en la emisin y envi de las facturas de cobro hacia el IESS. Este Manual permitir un mejor empleo de los recursos y la racionalizacin del tiempo, para lo cual el personal deber capacitarse bajo esta finalidad.

OBJETIVOS: Garantizar el desempeo profesional de cada empleado en cuanto al control de pago de facturas. Presentar a tiempo el libro de facturas para su respectivo cobro Mejorar la coordinacin con el resto de departamentos del hospital Mejorar la imagen de la organizacin con nuestro mximo cliente que es el IESS

ALCANCE Este estudio va dirigido desde el jefe de departamento Admisin y Recaudacin que es la mxima autoridad hasta el ayudante de cobranzas y archivo que sera el personal operativo. Para dicho estudio es necesario que se tome un tiempo determinado de 10 das hbiles que se distribuyen en el siguiente cronograma con sus respectivos costos, que fueron de USD 50,00

PROGRAMA DE TRABAJO- CRONOGRAMA PROYECTO: ESTUDIO DE DIAGNOSTICO N 1 ACTIVIDADES Visita al Hospital de Especialidades "San Bartolo" Revisin de organigrama Estructural y funcional Eleccin del departamento sometido al estudio Realizacin de observacin de campo Realizacin de entrevistas y encuestas al departamento sometido a estudio Anlisis de la informacin Realizacin del informe de diagnostico RESPONSABLE Andres Vargas DIAS 1 COSTO 2 4 6 8 10 5,00 -

Susana Taipe

5,00 -

grupo N2

2,00

Andres Simbaa

15,00

Grace Rivadeneira Fernanda Oramaza

15,00

- -

6 7

grupo N2 grupo N2

1 1

4,00 4,00

METODOLOGIA Revisar el organigrama estructural de la empresa, sus objetivos, misin, visin para tener un conocimiento general de sus actividades Revisar el organigrama funcional del departamento sometido al estudio Recopilacin de datos: o Se realizara una encuesta para saber cules son sus funciones, deficiencias y manejo del departamento o Se realizara un entrevista al jefe de departamento para conocer sus opiniones sobre el desarrollo de actividades y manejo de recursos o Para completar la recopilacin de informacin se realizara una visita a dicho departamento para presenciar como desarrollan su trabajo y el entorno en que lo desarrollan Evaluar los resultados de la recopilacin de datos de manera que se pueda verificar cuales son los errores ms frecuentes en el departamento y poder dar una recomendacin para que no se repitan tales errores

INFORME Realizar un Manual de Control al desarrollo de actividades en cuanto a la emisin y envi de facturas del departamento de Admisin y Recaudacin del Hospital de Especialidades San Bartolo, ya que el modelo actual no cumple con las expectativas para cumplir con los objetivos. Las causas son diversas entre las ms importante tenemos: El sistema de control actual tiene muchas deficiencias Las actividades de facturacin no se desarrollan de manera adecuada La desorganizacin del rea de trabajo El departamento no cuenta con los recursos necesarios para el cumplimento de sus actividades

Las posibles soluciones podran ser: Modificar el sistema de control actual Organizarse de mejor manera Optimizar los recursos existentes para el mejor desenvolvimiento de las actividades

CONCLUSIONES El modelo de control de pagos no cumple con las exigencias, por lo que no permite el manejo eficaz del sistema No se realiza un control mensual al desarrollo de actividades de facturacin y al tiempo de envi de las facturas El presupuesto asignado al departamento no es suficiente para mejorar el sistema, rea y contratacin de personal y en el rea de trabajo Los recursos existentes son insuficientes para el cumplimiento ptimo de las actividades, por lo que muestra una falta de inters en el trabajo La capacitacin del personal es mnima en cuanto al desarrollo de las actividades de cobro y emisin de facturas y optimizacin de recursos.

RECOMENDACIONES Mejorar el modelo de control de pagos, para el mejor manejo del sistema de facturacin Realizar un control mensual al departamento de admisin y Recaudacin, sobre el envi oportuno del libro de facturas al IESS Realizar un nuevo estudio para saber cules son las posibilidades de aumentar el presupuesto para el departamento Mejorar los recursos para un mejor desempeo de las actividades, en base a la motivacin del personal Capacitar al personal, en base a tcnicas de facturacin, para disminuir el riesgo de prdida.