Adquirir LOS BIENES Y SERVICIOS QUE REQUIERE LA ORGANIZACION.

Objetivo: Adquirir bienes y servicios que requieren la organizacin. 1) funciones de compra, objetivos y po0liticas de compra. 2) proceso para hacer una compra. 3) documentacin. Requisicin de materiales ya sea de almacn o de otras reas de la empresa. Catalog de proveedores. Mostrarlo de proveedores. Orden de compra. Recibo de materiales.

Gestionar el pago a los proveedores de acuerdo al precio y plazas. Reporta devoluciones descuentos rembolsos, notas de crdito y no tas de cargo de acurdo a los procedimientos de organizacin. Programar los pagos a proveedores de acuerdo con las condiciones y los recursos disponibles de la organizacin. Remitir factura proveedores. Realizar pagos a los proveedores. cuestionario que si hemos comprado algo y donde redactar como lo haces pues lo primero es mirar el producto, preguntar el precio, me lo pruebo, y si me gusta lo compro.

Funcin del sistema de compras.

La funcin del sistema de compras es proveer de lo necesario alas operaciones de empresa s esencia el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo informacin y asistencias de otras reas de la empresa. en esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo recibiendo informacin y asistencia de otras reas de operacin de la empresa. La figura 8-3 no ilustra lo anterior. El objetivo del sistema de compras. Su procedimiento grafico. 1. pagar precios razonables bajos por los mejores productos, obtenibles negociando y ejecutando tosos los compromisos de la compaa. 2. mantener los inventarios lo ms bajo posible sin perjudicar la produccin. 3.-encontrar las fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas. 4.-asegurar la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere ala rpida entrega de los materiales y a una calidad aceptable. 5.-localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requirindose. 6 introducir buenos procedimientos, adems de controles adecuados y una buena poltica de compras. 7.-implantar programas cono anlisis de valores y anlisis de costo y decidir si pueden comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras. 8.-conseguir empleados de alto calibre y premitir. 9.-mantener un departamento, lo mas econmico posible sin desmejorar la actuacin. 10.-mantener informada la alta gerencia de los nuevos materiales qu van saliendo, que pueden afectar la utilidad o el buen funcionamiento

Polticas del sistema de compras. Poltica son principios para orientar la accion asia el objetivo. 1. no tener aun solo proveedor.

2. antes de comprar se revisara precio, calidad, cantidad de mercanca y tiempo de entrega. 3. cuando hagas un trato con el proveedor asegura de la seriedad del mismo. 4. busca proveedores con un buen servicio. 5. no compres mercanca dems. 6. que nunca te haga falta mercanca para evitar decir aun cliente externo o externo que no lo tienes. 7. antes de comprar verifica la cantidad de mercanca qu tienes en existencia. 8. observa y escucha tus competencias. El articulo l-521 corresponde a la libreta profesional de la marca Scribe calidad media en el que llega su punto de pedido o de inventario mnimo con los siguientes inventarios. Tarjeta de almacn. 2. catalago de proveedores. 3.-requisicion de precios. 4.-recapitulacion de precios.

CATALOGO DE PROVEDORES

FECHA

OPERACIONES REALIZADAS IMPORTE ACUMULACION OBSERVACIONES

PROVEEDOR DOMICILIO TELEFONO

CONDICIONES EN QUE OPERA ARTICULO El articulo ZM-361que corresponde al zapato de caballero marca EMICO donde se tienen los siguientes datos: 1. Inventario de seguridad 30 unidades. Inventario mximo 100 unidades RECAPITULACION DE PRECIOS Una vez que la empresa ha recibido las cotizaciones de precios, ser necesario hacer una comparacin las mismas para determinar a cual de los proveedores se le hace el pedido (modelo 23, apndice)

COTIZACIONES Proveedores articulo articulo articulo articulo

Condiciones Observacin

Mxico d, f ,.______________________________ Formulo

__________________

Ordnese el pedido a _____________________ ____________________ ____________________ Jefe de compras ___________

Requisicin de precios. Una vez consultados los registros de los artculos y proveedores, el departamento de compras formula de documento llamado requisicin de precios y lo enva a los principales proveedores, con objeto de qu sobre el mismo documento coticen los precios y as poder comprar las ventajas que ofrecen en la calidad, precios y acondiciones de pago (modelo 22, apndice). Debe preocuparse q la requisicin llegue a los proveedores en el menor tiempo posible, por lo q se recomienda enviarle va fax o recabar la informacin telefnicamente.

Ediciones ECA S.A. DE C.V. Calle B nm. 20. Manzana xI, col educacin, 04400 mex. D.f. tel.55-89-12-44

Requisicin de precios no ______ No es pedido Fecha (destinatario)

Orden No.

Condiciones de pago

Plazo mximo de entrega

empaque

Agradecemos se nos coticen los artculos que se listan precisamente en las calidades anotadas y a los precios mas bajos ya que sern sujetos a concurso: cantidad unidad clave Descripcin P. unit TOTAL

Suma Dscto Subtotal IVA total

Vo Bo Contabilidad

cotizo sello y firma del proveedor

formulo jefes de compras

(favor de cotizar en esta misma forma y devolverla.)

Recapitulacin de precios. Una vez que la empresa ha recibido las cotizaciones de precios, ser necesario hacer una comparacin de las mismas para determinar acaules de los proveedores se les hace el pedido (modelo 23, apndice). Pedido. Pedido es el contrato de compra u orden que se da aun proveedor para que nos remita las mercancas solicitadas. Diferentes clases de pedidos. El pedido de de mercancas pueden efectuarse en diferentes formas.las mas conocidas son verbal o telefonicas, y va fax o internet. Pedido verbal o telefnico. Se acostumbra a hacer pedidos en esta forma en los casos de operaciones de poca cuantiad, para economizar tiempo y esfuerzo tramites. Previa consulta de los registros de los proveedores, se pide el articulo por telfono, o bien se enva un empleado para que adquiera la mercanca en el mostrador del proveedor. Pedido va fax o internet. Los proveedores de una empresa no siempre radican en la misma poblacin y por otra parte, los artculos solicitados pueden ser urgentes, que nos lleven a emplear medios rpidos para solicitarlos como son el telefax o va internet.

Costos de inventarios. Los costos resultantes de cualquier decisin especfica de una empresa determinan cuando se toma la decisin referente ala cantidad de llevar o mantener inventarios. Costos de ordenamiento. ESTOS PUEDEN SER: Ordenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con rdenes de preparacin de lote de produccin. Costos de llevar o mantener los inventarios. Estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios. Dentro de este tipo de costos estn usualmente los siguientes factores: almacenamiento seguro, capital. obsolencia, y deterioro. Para guardar el inventario deben construirse depsitos y zonas de almacenaje que requieren el mantenimiento. Costos por agotamiento de inventario: Nos importa son inventario? Esta pregunta se hace si el producto no esta disponible para embarcarse al cliente cuando este lo ordene. Pueden perderse clientes o incurrirse en costos extra que pueden ser considerables. Costos asociados con la capacidad de produccin. e)polticas A,B,C. Algunas compaas clasifican sus artculos, mediante un sistema llamado de polticas ABC, clasificando su inventario por grupos de artculos: A) artculos de alto valor. B) artculos de mediano valor.

C) Artculos de poco valor. Generalmente para la empresa "Velsquez, Hernndez y Arena", S.A fabricantes fabricantes de artculos elctricos, el 10% de artculos de inventario se clasifican en la categora A, alrededor del 70% son artculos C de poco valor del inventario y el restos son artculos b, de mediano valor. Cantidad econmica de compras y produccin. Habiendo discutido los costos de inventario, veamos como ataca la gerencia de producciones problema de decidir cuantas unidades de un artculo deben comprarse o producirse para ser almacenados en un tiempo determinado. Enfocaremos la discusin en trminos de compras y de produccin. El problema es decidir cuantas unidades de artculo deben comprarse para ser almacenados aun tiempo determinado. Enfocaremos la discusin en trminos de compras y de produccin. La gerencia de produccin de una empresa sabe que si adquiere un articulo de menor cantidad, habr un a disminucin en la carga de llevar un inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquisicin de ese articulo. Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo en la carga de llevar el inventario y una reduccin en el costo de adquirirlo. Por lo tanto la gerencia debe considerar las posibles reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los inventarios. Prorrateo de facturas. Despus de recibir las mercancas y pegarla al proveedor en proveedor por consiguiente no regresara una factura para comprobar esa salida de dinero. el cual al almacn o la gerencia de compras tiene la responsabilidad de prorratear la factura antes de mandarla a contabilidad de registro. Definicin Llamamos prorrateo de facturas alas series de operaciones o de clculos matemticos que tienen como objetivo determinar el precio de costos de una mercanca que bien podemos adquirir piezas desenas kilogramos toneladas litros o metros acumulando el precio unitario de facturas de los artculos comprados el reparto de datos ocasionados por el traslad de las mercancas desde el almacn del vendedor hasta el del comprador. Podemos clasificar la problemtica en dos grandes grupos. 1- prorrateo de facturas nacionales o de comercio interior.

Prorrateo de facturas extranjeras o de comercio exterior si compramos mercancas en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos efectuar y estas ultimas son muy importantes debido a que entre mas se tengan que realizar mayor probabilidad habr de incurrir en mayores gastos. Las maniobras de ms incidencia en una compra de mercanca en el extranjero son las siguientes: 1-Transporte desde el almacn del vendedor hasta el puerto de embarque para su exportacin hasta la frontera en caso de que su utilice la va terrestre. 2-Presentacion de mercanca aduanal revisin aduanal para efectos fiscales por derechos de importacin. 3-Embarque. 4-Desembarque en el puerto de la llegada del pas importador y presentacin de la mercanca en la aduana. 5-Revicion aduanal para efectos fiscales derechos de importacion. 6-Transporte desde el puerto de arribo hasta donde se encuentra el comprador. 7-Acarreos al almacn del comprador. 8- Si importamos la mercancia por via aerea o por correo estas maneobras se simplifican notablemente las respediciones se conducen alo minimo solamente quedan las rebiciones fiscales y para facilitar el generalmente las inspecciones de pagos y derechos aduanales y de otra indole fiscal se hacen en las 2 plazas la de origen y las destino cuadno se trata de fiscales o de ciudades importantes.

Definicin de Compras: 1. Comprar proviene del latn comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero. 2. Adquisicin, del latn adquisitio, -onis, accin de adquirir. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinnimo de adquisicin. 3. Tradicionalmente se dice que comprar es la funcin responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno. 4. Asimismo, las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad. 5. Michel Calimeri define as las compras: la operacin que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, mquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin de la misma ha definido. Importancia de las compras. En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, cuyo objetivo ser adquirir las materias primas y los artculos indispensables para la

fabricacin de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Integracin de Recursos Financieros. Mencin especial merece la parte de la integracin de recursos financieros, los cuales son de vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. Estos pueden ser recursos propios o recursos externos. Entre los externos se pueden mencionar prestamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la integracin de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de inters, plazo, monto a solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversin), garantas, etc.

Definicin de compras, importancia.

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto[2]; siendo hasta aqu la definicin usada por los libros especializados, y, la palabra correcto(a), se puede sustituir por las de adecuado, justo y/o preciso.

Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn bien, derecho o mercanca[3].

Por lo anteriormente expuesto, quiz la definicin antes usada en administracin de empresas puede corresponder ms bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento proveedura, materiales, y las distintas actividades que emanan de la misma definicin, puede a travs de la divisin del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre ms genrico y/o completo.

Se menciona la palabra quiz, pues la administracin de empresas es dinmica y los conceptos varan de una compaa a otra.

Definitivamente, ninguna funcin es autnoma y todas se relacionan entre s y con las de otros departamentos, pero entre ms sofisticada se va haciendo una funcin, ms subfunciones aparecen y ms complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones vlidas del ayer, ya no lo son hoy.

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de

servicios siendo stas: la participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades, la fijacin del precio de compra, la fijacin del precio de venta, la operacin eficiente de la inversin, y, los costos y sustitucin de materiales.