Ofimática Básica Nivel I

Ofimtica bsica - Nivel I
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Indice
Evaluacin Inicial...................................................................... 7 MDULO I.- INFORMTICA DESCRIPTIVA.................................... 8 U.D.1.- Proceso de datos e informtica........................................ 8 U.D.2.- Elementos fsicos. Hardware......................................... 10 U.D.3.- Elementos del Software............................................... 15 U.D.4.- Funciones bsicas de un sistema operativo....................... 19 Autoevaluacin 1................................................................. 21 Evaluacin I.......................................................................... 24 MDULO II.- SISTEMA OPERATIVO WINDOWS............................ 25 U.D.1.- Introduccin a Windows.............................................. 25 U.D.2.- Los archivos y carpetas............................................... 35 U.D.3.- Los archivos y carpetas en Windows............................... 38 Discos y carpetas................................................................ 44 Autoevaluacin.................................................................... 44 Evaluacin II.......................................................................... 46 MDULO III.- PAINT................................................................47 U.D.1- Informacin General.................................................... 47 U.D. 2 - rea de dibujo......................................................... 49 U.D. 3 - Lneas................................................................... 50 U.D. 4 - Colores.................................................................. 57 U.D. 5 - Borrar.................................................................... 60 U.D. 6 - Trabajo con imgenes................................................ 62
Plataforma de Teleformacin de IFES
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Herramientas de Microsoft Paint............................................... 66 Ejercicio: Dibujar con Paint..................................................... 66 Autoevaluacin.................................................................... 66 Evaluacin III......................................................................... 68 MDULO IV.- MICROSOFT WORD............................................. 69 U.D.1.- Conceptos bsicos de Word.......................................... 70 1.1.- Conceptos bsicos de Word.......................................... 70 1.2.- Uso del teclado.......................................................... 75 Prcticas multimedia.......................................................... 84 Uso de la regla............................................................. 84 Insercin de caracteres.................................................... 84 U.D.2.- Edicin y manejo de documentos de Word........................ 85 2.1.- Configurar pgina....................................................... 85 2.2.- Crear, guardar, cerrar y abrir un documento....................... 96 2.3.- Saltos de pgina y seccin............................................ 98 2.4.- Deshacer y rehacer operaciones................................... 101 2.5.- Buscar y reemplazar archivos....................................... 101 2.6.- Ortografa y gramtica................................................ 103 2.7.- Opciones de impresin............................................... 107 Prcticas multimedia......................................................... 112 Crear, guardar, cerrar y abrir............................................ 112 Buscar y reemplazar...................................................... 112 Ortografa y gramtica.................................................... 112 Ejercicio: Crear un documento............................................ 113 Autoevaluacin 1................................................................ 114 U.D.3.- Formatos................................................................ 117 3.1.- Formato de texto...................................................... 117 3.2.- Formato de prrafo.................................................... 122 3.3.- Vietas y numeracin................................................. 126 3.4.- Columnas............................................................... 132 3.5.- Tablas.................................................................... 138
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Prcticas multimedia......................................................... 146 Formato de texto.......................................................... 146 Formato de prrafo....................................................... 146 Tablas........................................................................ 146 Columnas................................................................... 146 Ejercicio: Tabla sencilla con Word........................................ 147 U.D.4.- Imgenes............................................................... 148 4.1.- Insertar una imagen................................................... 148 4.2.- Cambiar formato de imagen......................................... 149 Insertar imgenes............................................................ 153 Autoevaluacin 2................................................................ 154 Evaluacin IV....................................................................... 157 MDULO V.- MICROSOFT EXCEL............................................ 158 U.D.1.- Conceptos bsicos de Excel........................................ 159 1.1.- Introduccin. La ventana de excel.................................. 159 1.2.- Hoja de clculo........................................................ 165 1.3.- Libro de trabajo........................................................ 168 Introduccin a Excel......................................................... 172 U.D.2.- Manejo bsico de hojas de Excel.................................. 174 2.1 - Filas, columnas y celdas............................................. 174 2.2 - Datos.................................................................... 178 2.3 - Utilidades para trabajar con una Hoja de Clculo................ 182 Primeros pasos sobre el Libro de Trabajo.............................. 186 Autoevaluacin 1................................................................ 187 U.D.3.- Desarrollo del libro de trabajo.......................................190 3.1.- Rango de datos........................................................ 190 3.2.- Operadores............................................................. 194 3.3.- Frmulas................................................................ 197 3.4.- Verificacin de las frmulas.......................................... 202 Trabajando sobre las Hojas de Clculo.................................. 203 Ejercicio: Frmulas........................................................... 203
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U.D.4.- Formatos e impresin................................................ 204 4.1.- Formato de celdas.................................................... 204 4.2.- Aspecto de la Hoja de Clculo...................................... 208 4.3.- Vistas e impresin..................................................... 211 Autoevaluacin 2................................................................ 216 Evaluacin V........................................................................ 219 MDULO VI.- MICROSOFT ACCESS......................................... 220 U.D.1.- Conceptos bsicos de Access...................................... 221 U.D.1.- Conceptos bsicos de Access................................... 221 Qu es Access?............................................................ 224 Ejercicio: Introduccin a Access........................................... 225 U.D.2.- Primeros pasos con la base de datos............................. 226 2.1 - Entrar en la base de datos.......................................... 226 2.2 - Crear, abrir y cerrar una base de datos........................... 230 Ejercicio: Crear base de datos............................................ 234 Autoevaluacin 1................................................................ 235 U.D.3.- Tablas.................................................................... 238 3.1 - Definicin................................................................238 3.2 - Tabla: Modo Vista Diseo............................................ 239 3.3 - Tabla: Modo Vista Hoja de Datos................................... 244 3.4 - Tabla: Clave Principal................................................. 248 Ejercicio: Uso de tablas..................................................... 251 U.D.4.- Trabajar con tablas................................................... 252 4.1 - Operaciones bsicas con Tablas................................... 252 4.2 - Trabajar con Tablas................................................... 258 Crear una Tabla.............................................................. 261 Autoevaluacin 2................................................................ 262 U.D.5.- Relacionar tablas...................................................... 264 5.1 - Relacionar Tablas..................................................... 264 5.2 - Tipos de relaciones................................................... 268 5.3 - Uso del Asistente en Tablas......................................... 270
Ejercicio: Relacionar Tablas................................................ 272 U.D.6.- Informes................................................................. 273 6.1 - Informes................................................................. 273 6.2 - Informes para etiquetas.............................................. 275 Informes........................................................................ 278 Autoevaluacin 3................................................................ 279 Evaluacin VI....................................................................... 282 MDULO VII.- MICROSOFT POWERPOINT................................ 283 U.D.1.- Conceptos bsicos de Powerpoint................................. 284 1.1 - Introduccin a Powerpoint........................................... 284 1.2 - Uso de mens y barras de herramientas..........................286 En qu consiste PowerPoint?............................................ 289 U.D.2.- Operaciones bsicas................................................. 290 2.1 - Crear una presentacin.............................................. 290 2.2 - Edicin de diapositivas............................................... 294 2.3 - Operaciones bsicas..................................................310 Diferentes vistas de PowerPoint...........................................312 Ejercicio: Disea tu primera presentacin............................... 312 Autoevaluacin 1................................................................ 313 U.D.3.- Elaboracin de presentaciones..................................... 316 3.1 - Transiciones entre diapositivas..................................... 316 3.2 - Preestablecer animacin............................................. 319 3.3 - Vista previa y configuracin......................................... 324 Crear una Accin............................................................. 332 Ejercicio: Mejora tu presentacin anterior............................... 332 U.D.4.- Maquetacin de la diapositiva...................................... 333 4.1 - Autodiseo de la diapositiva......................................... 333 4.2 - Insertar imagen, sonido y vdeo.................................... 340 Ejercicio: Presentacin con sonido y vdeo..............................344 Autoevaluacin 2................................................................ 346 Evaluacin VII...................................................................... 349
50 x 15............................................................................... 350 Pasapalabra......................................................................... 351 Glosario.............................................................................. 352 FAQ................................................................................... 366 Bibliografa.......................................................................... 371
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Evaluacin Inicial
Este recurso es de tipo Evaluacin. Debe conectarse a la plataforma para realizar la evaluacin. Recuerde que las evaluaciones son obligatorias ya que determinan la nota final.
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MDULO I.- INFORMTICA DESCRIPTIVA

U.D.1.- Proceso de datos e informtica
1. Proceso de datos
No en vano se dice que vivimos en la Sociedad de la Informacin. La Administracin Pblica trabaja datos de millones de ciudadanos, los medios de comunicacin manejan noticias que llegan con velocidad desde los lugares ms remotos y en el lugar de trabajo hay que tratar con datos de clientes y proveedores, productos, inventarios, etc. El proceso de datos consiste en las operaciones que las personas hacemos con la informacin. Estas operaciones pueden requerir la manipulacin de la informacin (ordenacin, bsqueda, clculo) o sencillamente la transmisin de la misma. Tradicionalmente no existan medios que facilitaran la tarea del proceso de datos, el tratamiento de la informacin se haca de forma manual. Posteriormente la aparicin de las mquinas de escribir y las calculadoras permiti agilizar tareas sencillas y repetitivas. Finalmente hicieron aparicin, a mediados del siglo actual, los ordenadores, que son mquinas que pueden desempear diversas tareas segn las instrucciones del programa que ejecutan. Un ejemplo de esta evolucin sera la elaboracin del censo de una localidad. En el siglo XV se requeran escribanos que rellenaban manualmente pliegos de pergamino. A principios de este siglo se empez a mecanizar el sistema, pues se dispona ya de mquinas de escribir que agilizaban la tarea. Actualmente el censo forma parte de una base de datos informatizada, que permite aadir, modificar y consultar informacin con gran rapidez.
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2. Los ordenadores
Un ordenador o computador es una mquina capaz de realizar un tratamiento automtico de la informacin siguiendo las instrucciones de un programa. El primer ordenador apareci en 1944, cuando Howard Aiken construy el MARK-1, el primer calculador programable. El MARK-1 pesaba 5 toneladas, meda 15 metros de largo y era extremadamente ruidoso. Para hacernos una idea de su potencia, tardaba 4 segundos en multiplicar dos nmeros. En 1956 hubo otro gran avance con la incorporacin de los transistores a los diseos de los ordenadores y se empezaron a usar con fines ms comerciales. En la dcada de los 70 se produjo la revolucin definitiva, con la aparicin de tcnicas de miniaturizacin que permitieron la construccin de los primeros microprocesadores. La reduccin de tamao y el abaratamiento de costes permiti la aparicin de un nuevo tipo de ordenador barato y accesible al pblico en general, lo que conocemos como ordenador personal. En la actualidad, se persigue la creacin de ordenadores de quinta generacin, capaces de resolver problemas complejos de manera creativa. El ordenador de proceso paralelo podra llegar a reproducir funciones que caracterizan al pensamiento humano.
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3. La informtica
Los primeros ordenadores eran mquinas poco flexibles capaces de realizar una sola tarea. Su construccin y mantenimiento era una tarea artesanal que dominaban slo unas pocas personas. Adems, para utilizarlos haca falta un operador, un intermediario que traduca al lenguaje de la mquina las instrucciones del usuario. En los aos 60 se decidi estudiar los procesos relacionados con los ordenadores y as surgi la informtica, que es la ciencia que estudia el tratamiento automtico y racional de la informacin mediante el uso de ordenadores. Esto comprende tres aspectos fundamentales: El diseo de nuevas mquinas. El desarrollo de aplicaciones. El estudio de nuevos mtodos de trabajo.
Gran parte de los esfuerzos en informtica se han dedicado a reducir esta distancia que hay entre el hombre y la mquina. Los programas actuales buscan ser intuitivos y sencillos en la medida de lo posible y los ordenadores ofrecen entornos ms amigables y agradables orientados a que cualquier persona se sienta a gusto con ellos. An as los ordenadores siguen siendo mquinas bastante complejas y para sacarles el mximo partido conviene familiarizarse con el equipo, los programas y con todos los aspectos inherentes al sistema.
U.D.2.- Elementos fsicos. Hardware
1. Conceptos bsicos
Al conjunto de elementos fsicos de un sistema informtico se le denomina con el trmino ingls hardware. Comprende el propio ordenador, los dispositivos externos, los soportes de datos y los cables. Los ordenadores pueden tener formatos distintos: El ms comn es el ordenador de sobremesa que est compuesto por un monitor, un teclado, un ratn y una unidad central a la que se conectan todos los dispositivos.
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Otro formato muy popular hoy en da es el de ordenador porttil, que tiene forma de un libro que se abre y contiene integrados el monitor, el teclado, un dispositivo equivalente al ratn y la unidad central. Conviene conocer algunos trminos: Potencia: La potencia de ordenador es una forma de describir lo inteligente que es. Un ordenador ser ms potente cuanto ms rpido pueda realizar clculos. El encargado de realizar los clculos es un chip llamado procesador cuya velocidad se mide en gigaherzios (GHz). Memoria: Adems de poder realizar clculos rpidamente es conveniente que tenga gran capacidad para contener datos y almacenar resultados. Los datos se almacenan en los ordenadores en la llamada memoria RAM. La cantidad de memoria RAM que tiene un ordenador se mide en gigabytes o gigas (GB). Capacidad de almacenamiento: Un inconveniente de la memoria RAM es que es voltil y se borra cuando se apaga el ordenador, adems es cara. Por ello los ordenadores necesitan otro dispositivo con mucha ms capacidad y que se mantenga an sin suministro elctrico. Este dispositivo es el disco duro. Su capacidad suele ser muy superior a la de la memoria RAM, y tambin se mide en gigabytes o gigas (GB). Una configuracin tpica de un ordenador moderno sera: Procesador a 2,1 GHz dual core. 2 GB de memoria RAM. 200 GB de disco duro
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Hardware tpico de un ordenador personal
2. La unidad central de proceso (CPU) o torre.

La unidad central es el ncleo del ordenador, donde se producen todos los procesos de tratamiento de la informacin. Generalmente tiene forma de caja metlica que suele colocarse en posicin vertical, de ah el nombre de torre. El interior de la torre contiene el procesador, la memoria RAM y el disco duro, junto con el sistema de circuitos que los conecta. La parte frontal suele mostrar unidades para introducir soportes de datos. Todos los ordenadores llevan incorporada una disquetera y un lector de discos pticos (CD,s o DVD,s). En la actualidad muchas de las unidades lectoras permiten grabar tambin.
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En la parte trasera de la torre se alojan los conectores para los perifricos y lneas de comunicaciones (como un cable de telfonos para transmitir datos). Es aqu donde enchufaremos el teclado, el ratn y el cable con la seal del monitor. Para facilitar la conexin rpida de dispositivos externos, algunas torres llevan incorporados conectores en la parte delantera.
3. Los dispositivos externos.

Los dispositivos externos, tambin llamados perifricos, son los elementos que nos permiten interactuar con el ordenador. Tradicionalmente se clasifican en dispositivos de entrada (para controlar el ordenador e introducirle informacin) y dispositivos de salida (a travs de los cuales el ordenador nos muestra la informacin que le solicitamos). Entre los dispositivos de entrada, los ms comunes son: Teclado: diseado para introducir texto en el ordenador, similar a una mquina de escribir aunque con algunas teclas adicionales. Ratn: dispositivo que se desliza por una alfombrilla y cuyos movimientos se ven reflejados en un puntero localizado en la pantalla. Otros dispositivos de entrada que se utilizan con fines concretos: escner, tableta grfica, joystick, micrfono..
Los dispositivos de salida principales son: Pantalla: es el dispositivo de salida principal mediante el cual visualizamos el resultado de nuestras interacciones con el ordenador. (documentos, pelculas, vdeos...).
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Altavoces: no son imprescindibles y por tanto no estn incluidos en todos los ordenadores. Impresora: transfiere sobre el papel documentos y fotografas.
Adems, existen dispositivos mixtos (entrada y salida) como el mdem mediante el que nos conectamos a Internet, la tarjeta de red con la que nos conectamos a otros equipos de la red local de la oficina, etc...
3. Los dispositivos de almacenamiento.

Son los encargados de almacenar programas y datos de forma permanente aunque no tengan suministro elctrico. El disco duro. Normalmente se encuentra en el interior de la carcasa, impidiendo que su informacin se transporte fsicamente a otros lugares, aunque tambin existen
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externos. No se puede abrir y su interior alberga un conjunto de discos que almacenan los datos de forma magntica. Su capacidad se mide en gigabytes (GB). Para hacer posible trasladar y compartir la informacin existen los soportes de datos externos. Los ms habituales son: El disquete: Carcasas de plstico que albergan un disco flexible magntico, ya en desuso, por su escasa capacidad (1,44 MB). En cualquier caso, durante muchos aos han sido una forma muy verstil de albergar y transportar informacin (pues los discos duros no se sacan de la carcasa y no todas las unidades de CD han tenido capacidad de grabar). Lector/grabador de CD/DVD: Suelen estar tambin en la carcasa pero permiten la insercin y extraccin de discos de almacenamiento ptico que pueden ser ledos (y si adems es grabador, grabados) mediante tecnologa laser. En un CD caben hasta 700 MB y en un DVD hasta 8,5 GB. Memorias flash: De aparicin ms reciente en el mercado, basan su almacenamiento en tecnologa de semiconductores, que permiten almacenar GB en muy poco espacio, facilitando su uso para memorias externas USB, tarjetas para cmaras y mviles, etc...
U.D.3.- Elementos del Software
1. Conceptos bsicos
Para poder realizar funciones de procesamiento no basta con los elementos fsicos de un ordenador, tambin se necesitan programas. Denominamos software a
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los elementos lgicos, es decir, el conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas que utilizan los ordenadores para poder realizar diferentes tareas. Los programas no tienen naturaleza fsica aunque se puedan trasladar a un soporte fsico. Son simples listados de instrucciones que le indcan al ordenador como ha de realizar las diferentes tareas. Los programas son el equivalente a los procesos que seguimos las personas para resolver los problemas, como por ejemplo: Proceso para sumar dos nmeros: Escribir un nmero encima del otro y trazar una lnea debajo de ambos. Empezar por la columna de la izquierda, sumar los dos cifras. Escribir la ltima cifra del resultado de la suma debajo de la lnea. Si el resultado es mayor que 10 acumulo 1.
Mientras queden nmeros por sumar, tomar las dos cifras a la izquierda de las anteriores y repetir el paso anterior, sumndole el acumulado. En base a este proceso o algoritmo se puede hacer un programa que sume dos nmeros. A medida que se ha ido mejorando el hardware ha sido posible que los ordenadores aborden problemas ms complejos, pero para ello hace falta tambin un software ms sofisticado. El desarrollo de estos programas puede consistir en proyectos ambiciosos que empleen mucho tiempo y recursos.
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Tradicionalmente se ha distinguido entre dos tipos de programas: el software de sistema y el software de aplicacin.
2. Software de sistema
Por s mismos los ordenadores son mquinas que no saben hacer nada, ni siquiera son capaces de reconocer las pulsaciones en un teclado por parte de un usuario. Para que un ordenador empiece a funcionar necesita de un conjunto de programas muy sencillos que le den unas funcionalidades mnimas. Un sistema operativo es un programa que controla un ordenador y hace que sea posible a los usuarios interactuar con el mismo as como ejecutar otros programas. Las principales funciones de un sistema operativo son: Gestionar de forma eficiente los recursos del sistema. Ofrecer un soporte a programas con una funcin especfica. Permitir al usuario interactuar con el ordenador. Proporcionar herramientas sencillas para que el usuario pueda hacer tareas
Como es lgico, el sistema operativo es el primer programa que se ejecuta en el ordenador cuando se enciende, y al ser el soporte a todos los dems programas es el ltimo que termina cuando se apaga el ordenador.
3. Software de aplicacin
El sistema operativo por s mismo no basta para que un ordenador haga ninguna tarea realmente til. Para esto es necesario disponer de programas diseados para solucionar problemas concretos. Al conjunto de los programas que realizan una tarea especfica lo llamamos software de aplicacin. En muchos casos nos referiremos tambin a un programa con el trmino aplicacin. Segn el tipo de problemas que tratan los programas se pueden agrupar en: Las aplicaciones ofimticas. Estos programas se utilizan habitualmente en ordenadores personales en el entorno de una oficina. Procesadores de texto: Son el sustituto moderno de la mquina de escribir. Permiten crear todo tipo de documentos (cartas, informes y otros) y darles un sencillo formato (ttulos, negritas, ...). En conjuncin con una impresora ofrecen documentos impresos de gran calidad con resultados profesionales.
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Hojas de clculo: Son aplicaciones que permiten guardar informacin de tipo numrico y hacer operaciones con ella. Bases de datos: En ellas se guarda y clasifica la informacin y ofrecen sistemas para buscar datos y relacionarlos.
Las aplicaciones de gestin. Son programas que hacen ms sencilla la gestin de una empresa. Programas de contabilidad. Programas de facturacin. Programas de gestin de inventario, pedidos...
Los programas de diseo grfico. Programas de retoque fotogrfico. Permiten alterar imgenes fotogrficas corrigiendo su contraste o defectos y tambin aplicar efectos a las mismas. Programas de diseo vectorial. A diferencia de los programas de retoque fotogrfico estos programas trabajan con formas: lneas, crculos y otras figuras geomtricas. Programas de animacin. Con estos programas se hacen pequeas y sencillas pelculas animadas. Programas de modelado en 3D (tres dimensiones).
Las herramientas de Internet. Navegadores: Permiten visualizar pginas web y navegar de unas a otras. Gestores de correo electrnico: Gestionan el envo y recepcin de correos electrnicos, tambin llamados emails. Servicios de mensajera: Ofrecen servicios de comunicacin entre grupos de usuarios. Gestores de descarga: Agilizan la descarga de archivos de internet. Programas de comparticin de archivos: Gracias a ellos se pueden poner a disposicin del resto de los usuarios de internet nuestros archivos y nosotros podemos acceder a los suyos. Programas de chat: Permiten conversar con otros internautas del mundo en tiempo real.
Las herramientas de sistema. Son aadidos que se incorporan al sistema para ampliar sus funciones bsicas. Compresores/descompresores: Transforman archivos que ocupan mucho espacio en el disco duro de tal forma que ocupen menos.
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Antivirus: Protegen el ordenador de ataques maliciosos.Herramientas de mantenimiento del sistema: Liberan espacio en el disco duro, eliminan archivos no usados, automatizan tareas, ...
El software multimedia. Reproductores de audio y vdeo. Herramientas de edicin de audio y vdeo.
El software de entretenimiento. Lo constituyen los programas creados por la industria de los videojuegos. Un paquete informtico es un conjunto de programas que se venden juntos y que se suelen utilizar tambin simultneamente en un mismo entorno. Un ejemplo de esto sera un paquete ofimtico que reuniese aplicaciones ofimticas: un procesador de texto, una hoja de clculo, una sencilla base de datos, una agenda...
4. Software de programacin.
Es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas informticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programacin de una manera prctica. Incluye entre otros: Editores de texto. Permite crear o modificar archivos compuestos nicamente por texto sin formato o texto plano. El programa lee el archivo e interpreta los bytes segn el cdigo de caracteres que usa el editor. Compiladores. Programas que traducen un programa escrito en un lenguaje de programacin a otro lenguaje de programacin, generando un programa equivalente que la mquina ser capaz de interpretar. Intrpretes. Analizan y ejecutan otros programas traduciendo a medida que sea necesario sin que quede guardado el resultado de esa traduccin. Enlazadores. Toma ficheros de cdigo objeto generando un proceso de compilacin de los recursos necesarios, quita los que no necesita y finalmente produce un fichero ejecutable o biblioteca. Depuradores. Son programas que permiten limpiar los errores de otro programa informtico.
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U.D.4.- Funciones bsicas de un sistema operativo
1. Funciones bsicas
El sistema operativo ofrece una capa de servicios a las dems aplicaciones. Hace de intermediario entre los elementos fsicos de la mquina, el hardware, y los programas de aplicacin, mediante los programas de control. Adems tiene un pequeo conjunto de programas muy sencillos que realizan tareas simples. A estos programas se les llama utilidades del sistema operativo. Las funciones mnimas que todo sistema operativo debe ofrecer son: . Gestionar de forma eficiente los recursos del sistema. Gestin del procesador. Gestin de memoria. Gestin del sistema de archivos. Gestin de entrada y salida.
Ofrecer un soporte a programas de aplicacin. Permitir al usuario interactuar con el ordenador.
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Otras funciones habituales son: Proporcionar herramientas para que el usuario pueda hacer tareas sencillas, llamadas utilidades. Proteger los datos y programas.(controlar interrupciones, deteccin de errores, proteccin de la memoria...). Autentificar a los distintos usuarios que acceden a la computadora y soportar multiacceso.
Autoevaluacin 1
Pregunta 1: Cul de estas frases es correcta? El teclado, la impresora y el ratn son todos perifricos de entrada Los altavoces, el monitor y la impresora son todos perifricos de entrada.
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El teclado, el ratn y el micrfono son todos perifricos de entrada.
Respuesta correcta: El teclado, el ratn y el micrfono son todos perifricos de entrada. Pregunta 2: En qu medimos la potencia (velocidad) de un ordenador? TB (terabits). MHz (megahercios) y en GHz (gigaherzios). Metros por segundo
Respuesta correcta: MHz (megahercios) y en GHz (gigaherzios). Pregunta 3: De estas tres afirmaciones slo una es correcta, cul?. Los datos que se almacenan en la memoria RAM se pierden al apagar el ordenador Los datos que se almacenan en el disco duro se pierden al apagar el ordenador Los datos que se almacenan en los DVDs se pierden al apagar el ordenador.
Respuesta correcta: Los datos que se almacenan en la memoria RAM se pierden al apagar el ordenador Pregunta 4: El primer programa que se ejecuta en el ordenador cuando se enciende y que da soporte al resto de programas es: El sistema operativo. El software de aplicacin. El paquete ofimtico Respuesta correcta: El sistema operativo. Pregunta 5: Elige la definicin correcta de software: Son los circuitos internos que se encargan de controlar las unidades de almacenamiento Son los dispositivos externos mediante los cuales nos comunicamos con el ordenador Son los elementos lgicos, es decir, los programas que utilizan los ordenadores para poder realizar diferentes tareas.
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Respuesta correcta: Son los elementos lgicos, es decir, los programas que utilizan los ordenadores para poder realizar diferentes tareas.
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Evaluacin I
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MDULO II.- SISTEMA OPERATIVO WINDOWS

U.D.1.- Introduccin a Windows
1. El escritorio
Al encender el ordenador y arrancar Windows XP, lo primero que vemos en la pantalla es el escritorio, que es el equivalente a una mesa de trabajo. Sobre l, se van a desplegar toda clase de smbolos virtuales que deberemos controlar por medio de perifricos como ratn y teclado.
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2. Desplazamiento por el entorno de trabajo. Uso del ratn

Para todo aquel que no haya manejado nunca este utensilio es primordial que se familiarice con el mismo, ya que se va a generalizar su uso en la gran mayora de las instrucciones que requiere de nosotros el ordenador bajo los entornos Windows, Linux y Mac/OS. Antes, los sistemas operativos eran controlados por consola, que era una pantalla en la que se tecleaban rdenes, por lo que el elemento ms esencial era el teclado. Por el
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contrario, Windows es un sistema con entorno grfico, por lo que se interacta con l principalmente usando el ratn. Mediante el ratn podemos recorrer de forma rpida cualquier punto de la pantalla. Su posicin es indicada por un smbolo que llamamos puntero y que suele tener forma de flecha, aunque puede adoptar otras:
El mecanismo de este perifrico se basa en una bola que hacemos rodar sobre una superficie plana (es recomendable que sea una alfombrilla) cuyo movimiento es captado por unos rodillos, que deben estar limpios para su correcto funcionamiento. Dicho movimiento es transmitido al ordenador para que sepa en cada momento donde est el puntero. Una vez colocado sobre el elemento de la pantalla que nos interesa, podemos hacer lo siguiente:
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La mayora de los ratones incluyen en medio una ruedecilla que sirve para desplazar el contenido de la pantalla arriba y abajo en las pantallas en las que sea posible. En la siguiente imgen se muestran algunos de los muchos elementos virtuales que podemos manejar con el ratn, y que explicaremos ms adelante:
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3. Los iconos
En el escritorio se encuentran iconos que dan acceso a aplicaciones o a carpetas. Los iconos son un dibujo subtitulado con el nombre del elemento al que dan acceso.
Las carpetas son contenedores de archivos, y por lo tanto contienen datos. Su icono es una carpeta amarilla, como la de "Mis Documentos" en el ejemplo anterior. Para acceder a su contenido y ver qu archivos contiene hay que hacer doble clic sobre su icono.
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4. Las ventanas
El trmino ingls "Windows" significa ventana. En el sistema operativo Windows todo funciona dentro de ventanas. Cuando ejecutamos un programa este se ejecuta dentro de una ventana. Cuando abrimos una carpeta su contenido tambin se muestra dentro de una ventana. Las partes de una ventana genrica son: Ttulo. Botones de control. Minimizar. Maximizar / Restaurar. Cerrar.
Barra de estado: Muestra informacin sobre el contenido de la ventana. Para mover una ventana arrastramos con el puntero del ratn el ttulo de la ventana hasta la posicin deseada. Se puede cambiar el tamao de una ventana arrastrando con el puntero del ratn sus bordes. Tambin se pueden ampliar para que ocupen toda la pantalla con el botn Maximizar o reducirlas para ocultarlas con el botn Minimizar . Si una ventana est maximizada se puede hacer que vuelva a su tamao original con el botn Restaurar . Cuando abrimos ms de una ventana se apila sobre las anteriores ocultando el contenido de las que estn detrs. A la ventana que est delante la llamamos ventana en primer plano o ventana activa.
5. La Barra de Tareas
Es la zona que hay en la parte inferior del escritorio. Consta de cuatro partes: El Men de Inicio. Los Iconos de Acceso Rpido. Es especialmente interesante el botn de "Mostrar Escritorio", pues minimiza todas las ventanas que haya abiertas a la vez.
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Las ventana s: Cualquier ventana que est abierta se muestra tambin aqu. Haciendo clic en una de estas ventanas pasa al primer plano y, si estaba minimizada (si se haba ocultado mediante el botn minimizar ), se restaura recuperando su tamao original. El rea de Informacin: Muestra, entre otras cosas, el reloj y fecha (ajustable mediante un doble clic).
Haciendo clic derecho en una parte vaca de esta barra nos aparece un men contextual con opciones interesantes como Minimizar todas las ventanas abiertas o Propiedades para ajustar las caractersticas de la barra. A menudo suelen aparecer a la izquierda del reloj pequeos iconos con los smbolos de aplicaciones que estn funcionando pero no tienen ventana, tales como el estado de la conexin a Internet, los antivirus u otros muchos. Adems, si tenemos instalada una tarjeta de sonido nos aparecer un pequeo altavoz; haciendo doble clic sobre l podremos ajustar el volumen de los distintos sonidos que el ordenador puede reproducir. Si por un casual dejamos de ver esta barra, volver a aparecer pulsando Ctrl+Esc o la tecla con el logotipo de Windows.
6. El Men de Inicio
Aparte de los programas que podamos instalar despus, con los sistemas operativos suelen venir preinstaladas ciertas herramientas bsicas. En el caso de Windows XP, se puede acceder a ellas desde Inicio / Programas / Accesorios, como puede verse en esta imagen:
Para desplegar el Men de Inicio hacemos clic sobre l y para activar una opcin de este men, situamos el puntero del ratn sobre sta y hacemos clic. Si la opcin tiene
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un men asociado, marcado con una flecha , ste se desplegar, y as sucesivamente hasta que veamos un icono de programa, sobre el cual haremos clic. Vamos a comentar las ms destacadas: Herramientas de accesibilidad. Programas que facilitan el manejo del equipo por usuarios con algn tipo de minusvala con funcionalidades como ampliar la pantalla, leer en voz alta los textos, reconocer la voz del usuario o presentar el teclado en la pantalla. Comunicaciones. Programas para conectarse a otros equipos, realizar llamadas de telfono, enviar fax... Entretenimiento. Programas de edicin de audio y video. Herramientas del sistema. Programas para tareas de diagnstico y mantenimiento bsico del equipo: desfragmentar el disco duro, liberar espacio en el mismo, restaurar el sistema... Bloc de notas. Rudimentario editor para crear, abrir y editar documentos de texto plano, es decir, texto que no tienen ningn formato. Calculadora. Exactamente con las funciones habituales de una calculadora, normal o cientfica. Paint. Sencillo programa para crear dibujos y abrir imgenes. WordPad. Procesador de texto que permite aplicar los formatos ms bsicos y que crea documentos compatibles con Microsoft Word.
7. Los mens
Un men es un conjunto de opciones donde cada una permite realizar una accin. El ms comn es el Men de Inicio que ya hemos tratado anteriormente. La mayora de los programas tienen un men propio que aparece dentro de la ventana que se est ejecutando. Para poner en funcionamiento una opcin de men pulsaremos con el botn izquierdo sin soltar sobre la palabra que sirve de encabezado a dicho men, una vez se nos despliegan las opciones del men arrastraremos el puntero hasta la opcin deseada, cuando veamos que se pone de otro color (a menudo, azul) soltaremos para ponerla en funcionamiento. Hay opciones en los mens que no se pueden ejecutar en el momento en el que se activa el men. Se dice de estas opciones que estn desactivadas y aparecen en un color ms tenue a las dems.
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Para cancelar un cuadro de dilogo tambin podremos servirnos de la tecla Escape, (Esc, en la esquina superior izquierda del teclado).
8. Cuadros de dilogo.
Son espordicas ventanas (normalmente ms pequeas que la ventana activa) que sirven, como su propio nombre indica, para que ordenador y usuario entablen una comunicacin. Lo ms tpico de los cuadros de dilogo son los botones , que simulan interruptores en relieve y se pueden accionar mediante un simple clic del botn izquierdo del ratn. Pueden tener innumerables funciones, siendo muy habituales: aceptar, cancelar, aplicar, examinar, ayuda... Pero no slo hay botones en los cuadros de dilogo sino que tambin nos aparecern: Campos o cajas de texto, rectngulos en blanco en los que el usuario podr escribir lo que desee. A veces tambin podr elegirlo de una lista desplegable. Listas. Cajas de texto en las que se enumeran opciones con las que pueden rellenarse. Controles numricos, cajas de texto cuyo valor tiene que ser una cantidad que puede ser tecleada por el usuario o incrementada y decrementada mediante dos flechitas a su derecha. Casillas de verificacin, de forma cuadrada, acompaarn a cada una de las opciones de un conjunto cuando estas sean no-excluyentes (es decir, compatibles). Botones de opcin, de forma redonda, acompaarn a cada una de las opciones de un conjunto. Controles deslizantes, simulan la apariencia de un mando que puede arrastrarse a lo largo de una ranura como si se tratase del control de volumen de un aparato de sonido. Fichas (tambin llamadas solapas o pestaas), en la parte superior de los cuadros, su funcin es dividir el cuadro en varias partes temticamente uniformes para ahorrar espacio en pantalla. Cada parte se podr ver cuando se haga clic en su correspondiente solapa. Zonas de vista previa, partes del cuadro en el que se nos presenta un esquema visual del resultado que tendran nuestras especificaciones si se decide llevarlas a cabo.
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9. Configuracin del entorno de trabajo.

Normalmente no sera necesario cambiar las caractersticas de ningn elemento del interfaz, (Diseo de los mandos con los que ha de interactuar el usuario para controlar el trabajo con el ordenador) , pero es posible configurarlo de acuerdo a nuestras preferencias, bien sea para que el entorno nos resulte ms agradable (podemos pasar horas con l) o para que resulte ms accesible (si tenemos dificultades para el manejo de los perifricos). Para ello hay que ir a Inicio / Configuracin / Panel de control, tras lo que se abrir una ventana con todos los elementos configurables en el sistema.
Esta lista puede variar segn el hardware instalado en cada equipo, por ejemplo, no todos los equipos tienen dispositivo Bluetooth. Si, por ejemplo, quisiramos cambiar la configuracin de la pantalla (fondo, iconos, colores, resolucin...), podramos hacer doble clic en el icono Pantalla.
10. La ayuda
Windows dispone de una ayuda que, an siendo un poco limitada, puede ser un buen punto de partida para resolver dudas sencillas. Se accede a ella a travs del men Inicio / Ayuda. Los programas tambin incluyen su propio libro de ayuda. Esta ayuda se puede consultar en todo momento eligiendo la opcin Ayuda de la barra de mens, a veces indicada mediante un interrogante "?", o pulsando la tecla de funcin F1.
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11. Apagar Windows XP

Antes de apagarse, Windows necesita realizar unas tareas de mantenimiento, por lo que no es conveniente que apaguemos el ordenador directamente con el botn de la torre. Para apagar el ordenador debemos ir al Men de Inicio / Apagar Equipo.
Si lo que queremos es cerrar programas, sesin o cambiar de usuario iremos a Inicio / cerrar sesin.
U.D.2.- Los archivos y carpetas
1. Los archivos
Como hemos dicho desde el principio, el ordenador sirve para procesar datos. Pero, tanto los datos de entrada, como los de salida deben ser guardados en algn sitio. Los
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elementos fsicos donde se guardan los datos son las unidades de almacenamiento de datos, el disco duro, los disquetes, los CD-ROMs y los DVDs. Los datos se guardan en los ordenadores como archivos. Dependiendo del tipo de datos que contienen los archivos pueden ser: Documentos de texto: Generalmente se crean mediante los programas llamados procesadores de texto. Imgenes: Pueden ser dibujos, fotografas... Audio: Msica, grabaciones... Vdeo: Pelculas, clips, vdeo domstico...
Hay muchos otros tipos de archivo. De hecho, como la informacin puede tener caractersticas muy variadas, hay infinidad de tipos de archivo.
2. La estructura de directorios
Adems de dnde se guardan los datos nos interesa el cmo se accede a ellos. De nada nos sirve tener mucha informacin si no tenemos un mtodo sencillo de acceder a ella. A la organizacin que seguimos para guardar los archivos la llamamos sistema de archivos. En la mayora de los sistemas operativos se ha adoptado la misma solucin, que es meter los archivos en contenedores adecuados. A estos contenedores se les llama directorios o carpetas. Adems de archivos las carpetas pueden contener otras carpetas, creando as una estructura de directorios, que por similitud con un rbol invertido se llama a veces rbol de directorios. Como primer directorio o directorio raz tendremos una unidad de almacenamiento. El siguiente esquema nos muestra una estructura tpica (slo se muestran carpetas, se omiten los archivos que puedan contener).
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La estructura de directorios contiene infinidad de carpetas, por lo que sera imposible representarla aqu. Generalmente se representa solo el trozo que nos interesa.
3. La ruta o "path"
Como todas las ramas surgen en ltima instancia del tronco siempre podemos describir la posicin de una rama (directorio) indicando las ramas por las que hay que pasar. Cuando se quiere indicar donde est un directorio se sigue este principio. Primero se escribe la letra de la unidad de almacenamiento, y luego los directorios por los que hay que ir pasando para alcanzar el directorio de destino, separados por el carcter barra / (en Linux) o contrabarra (en Windows). Un ejemplo de ruta es: C:\Mis Documentos\Modulo Word Esta ruta especifica los pasos que hay que dar para llegar a la carpeta Mdulo Word, que son: abrir C:, abrir Mis Documentos y abrir Mdulo Word. A veces, no se indica la ruta absoluta a un directorio sino que se toma como punto de partida un directorio conocido. A esto se le llama ruta relativa.
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La ruta relativa a la carpeta Modulo Word es: Mis Documentos\Modulo Word
U.D.3.- Los archivos y carpetas en Windows
1. Mi PC
El punto inicial para acceder al sistema de archivos de Windows XP es Mi PC. Es la carpeta de ms alto nivel, tambin llamada directorio raz. Este aparece como un icono con forma de ordenador en la parte superior izquierda del escritorio. Haciendo doble clic sobre Mi PC abrimos el contenido de Mi PC, que ser muy similar al que vemos a continuacin.
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Conviene recordar que las unidades de almacenamiento ms comunes son de tres tipos: Disquete, disco duro y CD o DVD. Windows XP las denota mediante letras maysculas. El ordenador que se muestra en la imagen de arriba tiene una disquetera (A:), un disco duro (C:), y dos lectores de CDs (D:) y (E:). Las carpetas, tambin llamadas directorios, son elementos que contienen a su vez otros, bien sean carpetas (mejor dicho: subcarpetas) o archivos. Su funcin es meramente clasificadora y no ocupan espacio en memoria. El conjunto de carpetas del ordenador forma un entramado que se entiende ms fcilmente si se le equipara a una especie de rbol genealgico, es lo que se llama la estructura arborescente. Esta estructura tiene los siguientes tres fundamentos: Una carpeta puede contener un nmero ilimitado de carpetas y archivos. Un mismo elemento (carpeta o archivo) se encuentra dentro de una sola carpeta, lo que lo hace totalmente identificable por lo que se llama su ruta de acceso o path. No puede haber dentro de una carpeta dos carpetas con el mismo nombre, ni dos archivos con la misma denominacin (formada por nombre y extensin).
2. Mis documentos
Aparte de Mi PC hay otra carpeta que es de especial inters: es la carpeta Mis documentos. Ha sido pensada para que guardemos en ella nuestros documentos y trabajos. En el escritorio hay un icono que la representa y que podemos abrir haciendo doble clic.
3. Abrir carpetas
Abrir una carpeta es muy sencillo. Basta con hacer doble clic sobre su icono. Al hacerlo podremos ver el contenido de la nueva carpeta, y el nombre de la carpeta se ver en el ttulo de la ventana. De esta forma podemos ir entrando en carpetas que estn dentro de carpetas hasta encontrar el archivo que buscamos.
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Al movernos por las carpetas puede suceder que nos acabemos desorientando. La barra de direcciones sirve para ayudarnos ya que nos dice la ruta que hemos seguido hasta alcanzar la carpeta cuyo contenido estamos viendo.
En este ejemplo nos encontramos en la carpeta Ejercicios. La barra de direcciones nos indica que para llegar hasta ella hemos tenido que entrar en la unidad de almacenamiento C: y abrir sucesivamente las carpetas: Mis documentos / Microsoft Excel / Captulo I / Ejercicios
Si an as no sabemos donde nos encontramos una buena opcin es cerrar la ventana y empezar desde cero desde los iconos Mi PC o Mis documentos que estn en el escritorio.
3. Crear carpetas
Cuando trabajemos con el ordenador iremos generando gran cantidad de archivos que querremos almacenar. Probablemente el sitio ms adecuado para guardarlos sea la carpeta Mis documentos, pero llegar un momento en el que tengamos demasiados archivos y veremos que es difcil encontrar lo que buscamos. Es probable que entonces veamos que nos interesa crear nuestras propias carpetas, con una organizacin lgica, para guardar en ellas diferentes cosas. Por ejemplo, si somos aficionados a la fotografa, nos vendr bien tener una carpeta con el nombre "Fotografa" y dentro de esta varias carpetas llamadas "Retratos", "Paisajes", "Monumentos"...
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Para crear una carpeta lo primero que tenemos que saber es dnde la queremos crear. La carpeta "Fotografa" del ejemplo anterior la crearemos en Mis Documentos. 1. 2. 3. Ir a la carpeta en la que queremos crear nuestra carpeta. Ir a men Archivo / Nuevo / Carpeta. Teclear el nombre deseado y pulsar la tecla Enter.
Si no le hemos dado ningn nombre a la carpeta esta llevar el nombre Nueva carpeta.
4. Renombrar carpetas
La forma ms fcil para cambiar de nombre una carpeta es hacer un clic derecho y elegir la correspondiente opcin, como muestra esta imagen:
Paso seguido, volver a aparecer el cursor, escribiremos el nuevo nombre y pulsaremos la tecla ENTER cuando terminemos. Mediante el teclado, si la carpeta est seleccionada, tambin se puede acceder al cambio de nombre pulsando la tecla F2.
5. Crear archivos
Por lo general los archivos se crean desde las aplicaciones. Un procesador de textos genera documentos de texto, una herramienta de retoque fotogrfico genera imgenes y as sucesivamente.
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6. Mover archivos entre carpetas

Para mover un archivo entre dos carpetas deberemos trabajar con dos ventanas. Se abre la primera desde Mi PC y se busca la carpeta de origen. Luego se abre la segunda desde Mi PC y se busca la carpeta de destino. Se mueven y redimensionan las ventanas para poder verlas a la vez en la misma pantalla. Llevamos el puntero del ratn hasta la carpeta de origen y lo situamos sobre el archivo que queremos mover. Arrastramos el archivo desde la carpeta de origen a la carpeta de destino (arrastrar consiste en situar el puntero del ratn sobre el icono, pulsar el botn izquierdo y sin soltar, desplazar el puntero con el icono a la nueva posicin. Slo entonces soltamos el botn del ratn).
7. Mover carpetas
Aunque es muy sencillo, hay que tener en cuenta que previamente tienen que estar visibles la carpeta de origen y la de destino. Arrastraremos la carpeta con el ratn manteniendo pulsado el botn izquierdo. En la siguiente imagen se ilustra como, arrastrando, se ha movido la carpeta Carmen desde Mis documentos a Empleados.
8. Eliminar archivos y carpetas

Por ltimo puede interesarnos eliminar un archivo o carpeta que ya no vamos a necesitar ms. Para ello: Seleccionar mediante un clic encima del archivo o carpeta que queremos borrar. Ir al men Archivo / Eliminar. Si lo que borramos es una carpeta nos pedir confirmacin.
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Hay otros mtodos para eliminar carpetas o archivos: Arrastrar a la Papelera de reciclaje (si el icono est a mano). Botn Eliminar de la barra de herramientas (depende de la versin de Windows) Tecla Suprimir (Supr)
En la siguiente ejemplo se ilustra como se elimina la carpeta Carmen, que estaba dentro de Empleados, con el primer mtodo: Como puede verse, por si nos arrepentimos, sale un cuadro de confirmacin
9. La papelera de reciclaje
Cuando eliminamos un archivo o carpeta no lo hacemos definitivamente, sino que realmente lo que hacemos es moverlo a una carpeta especial llamada Papelera de reciclaje. Lo idea es reducir el riesgo de eliminar accidentalmente, ya que desde la papelera podemos recuperar archivos anteriormente eliminados. Para abrir la papelera de reciclaje hacemos doble clic sobre su icono en el escritorio, como si se tratara de una carpeta corriente. Veremos entonces el icono del archivo previamente eliminado y seleccionndolo podremos: Restaurarlo, con lo que volver a estar en la carpeta desde la que fue eliminado. Eliminarlo. En este caso, la eliminacin ser definitiva, sin posibilidad alguna de restauracin.
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Los elementos que estn en la papelera ocupan espacio de almacenamiento y por lo tanto conviene eliminarlos cuando estamos seguros de que no los necesitamos. Si queremos eliminar de una sola vez todos los elementos de la papelera, bastar con seleccionar la opcin Vaciar papelera de reciclaje, disponible haciendo un clic derecho en su icono y tambin en su propio men archivo. Los disquetes y algunas memorias extrables no tienen suficiente espacio para albergar una papelera de reciclaje, por lo la eliminacin de sus elementos es definitiva, sin posibilidad de restauracin.
Discos y carpetas
Este recurso es de tipo Multimedia. Tiene que conectarse a la plataforma para acceder a este recurso.
Autoevaluacin
Pregunta 1: Cmo se llama la barra que est en la parte inferior del escritorio de Windows? Barra estndar Barra de formato. Barra de tareas.
Respuesta correcta: Barra de tareas. Pregunta 2: Cual de estas funciones no corresponde al sistema operativo? Gestionar el sistema de archivos Dar soporte a los programas de aplicacin. Incluir juegos de entretenimiento como el Buscaminas.
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Respuesta correcta: Incluir juegos de entretenimiento como el Buscaminas. Pregunta 3: Cmo se llama el esquema (organizacin) que se sigue para almacenar los archivos? Sistema de archivos Banco de archivos Catlogo de archivos Respuesta correcta: Sistema de archivos Pregunta 4: Cul de estas es una ruta relativa? C:\Mis documentos\Trabajos\Ofimatica Trabajos\Ofimatica Trabajos\Ofimtica\C:\Mis documentos
Respuesta correcta: Trabajos\Ofimatica Pregunta 5: Con el botn Maximizar podemos hacer ms grande la ventana activa. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso
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Evaluacin II
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MDULO III.- PAINT

U.D.1- Informacin General
Microsoft Paint es un programa simple para editar grficos que fue desarrollado en el ao 1982 y ha acompaado al sistema operativo Microsoft Windows desde la versin 1.0. Siendo un programa bsico, sigue incluyndose en las nuevas versiones de este sistema. De hecho, la ltima versin es la 6.0 utilizada en Windows Vista. Muchas de las opciones en Paint se encuentran incluidas en otros programas similares pero ms sofisticados, as que Paint es una buena introduccin para aprender a usar otros programas. A pesar de esto, los artistas experimentados pueden crear imgenes de gran calidad con el programa. El archivo ejecutable correspondiente a Paint es el denominado mspaint.exe. El programa abre y guarda archivos de mapa de bits de Windows (24-bits, 256 colores, 16 colores, y monocromo, todos con extensin .bmp o .dib), JPG, GIF, PNG, y TIFF. Microsoft Paint es una aplicacin para procesar archivos bitmap de Windows. Bitmaps son grficos comnmente usados en los ordenadores (muchas de las imgenes de fondo que se ven son bitmaps). Generalmente son muy pesados para usarlos en internet. La extensin para un archivo bitmap es .bmp.
Abrir Paint
Selecciona Inicio > Programas > Accesorios > Paint.
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En otros equipos el archivo ejecutable para Paint es pbrush.exe, que est localizado en el directorio de Windows, generalmente en C:WINDOWS. La siguiente pantalla es la principal de Paint. Como puedes observar, dispone de una serie de botones en el lateral que nos ofrecen multitud de opciones a la hora de realizar nuestro dibujo, modificar otros o manipular imgenes. El manejo del programa y de su men es muy sencillo una vez que el usuario ya est familiarizado con el entorno Windows.
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U.D. 2 - rea de dibujo
rea de Dibujo
Al iniciarlo, Paint muestra un rea de dibujo llamado lienzo. Recuerda que al igual que otros programas de Microsoft, si realizas una accin no deseada, puedes seleccionar Editar > Deshacer o Control + Z para deshacer. En Paint puedes dibujar de manera libre, usando las herramientas de dibujo, o puedes modificar alguna imagen ya creada (para abrir una imagen, usamos Archivo > Abrir)
Herramientas de Paint
Botn de Seleccin Libre: Utilizado para seleccionar reas de forma irregular. Para usarla, la seleccionamos y "dibujamos" con el puntero la forma que deseemos seleccionar.
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Botn de Seleccin: Sirve para seleccionar reas rectangulares de una imagen. Para usarla, la seleccionamos, pinchamos en la imagen y desplazamos el puntero sin dejar de pulsar el ratn. Cualquiera de estos 2 botones seleccionar reas para copiar, borrar, o colorear.
Botn de Aumento: Ampla la imagen para poder observarla ms detalladamente.
U.D. 3 - Lneas
Dibujar Lneas Rectas: 1. 2. 3. 4. 5. En la caja de herramientas, presionar el botn de lnea recta. Al final de la caja de herramientas, selecciona el ancho de la lnea. Escoge el color de lnea deseado. Para dibujar la lnea, arrastra el cursor o flecha. Dibuja perfectamente la lnea horizontal, vertical o diagonal, manteniendo presionado la tecla Maysculas mientras lo arrastras.
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Usa el botn izquierdo del ratn para dibujar con el color de primer plano; usa el botn derecho para dibujar con el color de fondo. Dibujar Lneas Libremente: 1. 2. En la caja de herramientas, presiona el lpiz. Para dibujar la lnea, arrastra la flecha.
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Dibujar Curvas: 1. 2. 3. 4. 5. En la caja de herramientas, presiona la lnea curva. Al final de la caja de herramientas, selecciona el ancho de la lnea. Dibuja una lnea recta presionando la flecha. Has clic donde quieras el arco de la curva, despus arrastra la flecha para ajustar la cuerva. Repite este paso para un segundo arco. Cada curva debe tener al menos un arco, pero no ms de dos.
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Dibujar Elipses o Crculos: 1. 2. 3. 4. En la caja de herramientas, presiona el dibujo del valo. Arrastra la flecha en forma diagonal Dibuja un crculo perfecto manteniendo presionado Maysculas mientras arrastras la flecha. Puedes colorearlo al escoger una forma de relleno al final de la caja de herramientas. Elige un color nuevo en la caja de colores.
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Dibujar un Rectngulo o Cuadrado: 1. 2. 3. 4. 5. En la caja de herramientas, presiona el botn del cuadro para crear un cuadro con esquinas, o presiona para crear un cuadro SIN esquinas. Para dibujar un rectngulo, arrastra la flecha en forma diagonal en la direccin que quieras. Para dibujar cuadrados, mantn presionado Maysculas mientras arrastras la flecha. Para colorearlo escoge una forma de relleno de la caja de herramientas. Para el ancho de los bordes selecciona lnea recta o curva en la caja de herramientas, despus regresa al cuadrado.
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Dibujar un Polgono: 1. 2. 3. En la caja de herramientas, presiona el botn de polgono. Para dibujar el polgono, arrastra la flecha y has clic en cada esquina para pasar a la siguiente lnea y doble clic cuando hayas terminado. Para usar ngulos de 90 y 45, mantn presionado la tecla Maysculas.
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Agregar Texto: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Asegrate de que el color de primer plano sea el color que deseas. Has clic en la herramienta de texto. Arrastra el cuadro de texto a travs del dibujo. Escribe el texto que desees. Presiona Ver > Barra de Herramientas de Texto para cambiar el tamao y tipo de letra. Asegrate de que est correcto, antes de hacer clic fuera del cuadro de texto. Puesto que una vez que hayas aadido texto, NO PODRS BORRAR.
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U.D. 4 - Colores
Escoger Colores de Primer y Segundo Plano (Fondo): 1. 2. 3. Para fijar un color de primer plano selecciona un color de la caja de colores. La barra de herramientas de colores puede mostarse u ocultarse desde Ver > Barra de colores. Para fijar el color de fondo selecciona con el botn derecho del ratn un color de la caja de colores. Los colores seleccionados aparecern a la izquierda de la caja de colores. El color superior es el color del primer plano y el inferior del fondo.
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Escoger Colores (de una imagen que ya tiene color): 1. 2. 3. En la caja de herramientas, presiona el cuentagotas. Haz clic en el color deseado de la imagen. Nota como el color que escogiste se convierte en el color del primer plano.
Rellenar un rea u Objeto con Color: 1. 2. En la caja de herramientas, presiona la lata de pintura. Haz clic en el rea u objeto que deseas colorear. Si el dibujo que va a ser rellenado tiene aberturas, el color se va a derramar por todo el rea de dibujo. Puedes encontrar y cerrar esas aberturas al hacer clic en Ver > Zoom > Tamao grande o Personalizado.
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Los colores de primer y segundo plano aparecen a la izquierda de la caja de colores. Puedes rellenar con el color de primer plano al hacer clic en l, o con el color de fondo al hacer clic con el botn derecho del mouse. Pintar con Brocha: 1. 2. 3. En la caja de herramientas, presiona la brocha. Al final de la caja de herramientas, has clic en la forma de la brocha. Para pintar, arrastra el cursor o flecha.
Crear Efecto de Aergrafo: 1. 2. 3. En la caja de herramientas, presiona la lata de pintura aergrafo. Al final de la caja de herramientas, selecciona el tamao del aergrafo. Para pintar, arrastra el cursor.
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U.D. 5 - Borrar
Borrar un rea Pequea: 1. 2. 3. En la caja de herramientas, selecciona el borrador. Al final de la caja de herramientas, haz clic en la forma del borrador. Arrastra el cursor sobre el rea que quieres borrar. El color de fondo seleccionado muestra que color va dejar detrs el borrador.
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Borrar reas Grandes: 1. 2. 3. En la caja de herramientas, elige el rectngulo para seleccionar un rea rectangular o elige la forma poligonal para seleccionar libremente un rea. Arrastra el cursor para seleccionar el rea que quieres borrar. En el men Edicin > Borrar seleccin.
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U.D. 6 - Trabajo con imgenes

Con Microsoft Paint podemos realizar sencillas modificaciones en imgenes que tengamos almacenadas en nuestro ordenador. Podemos abrir la imagen y utilizar en ella todas las herramientas que hemos visto anteriormente. Veamos a continuacin cmo usar Microsoft Paint para reducir el tamao de una imagen demasiado grande, con el fin de usarla despus en otro programa. Empezamos abriendo la imagen en cuestin desde Archivo > Abrir. Se abrir la siguiente ventana:
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La extensin ms comn de archivos de imagen es la de jpg. Donde dice "Tipo de Archivo", selecciona "Todos los archivos de imagen", encuentra tu foto y haz clic en "Abrir". Es recomendable guardar la foto con otro nombre para conservar la foto original. Haz clic en "Guardar Como" y guarda tu foto con otro nombre. Si quieres girar tu imagen, haz clic en Imagen > Voltear o girar y vers varias opciones para enderezar la foto.
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Haciendo clic en Imagen > Atributos aparece un recuadro que nos especifica el tamao (en pixeles) de la foto.
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En Imagen > Expandir o contraer puedes modificar las dimensiones de la imagen (en %) y contraerla (en grados).
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Herramientas de Microsoft Paint

Ejercicio: Dibujar con Paint

Este recurso es de tipo Prctica. Tiene que conectarse a la plataforma para acceder a este recurso.
Autoevaluacin
Pregunta 1: Paint utiliza principalmente el formato bmp. Verdadero
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Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 2: Cuando borramos, la zona borrada queda siempre de color blanco Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 3: Para deshacer una accin no deseada en el rea de dibujo utilizaremos el comando: Ctrl. + C Ctrl. + Y Ctrl. + Z Respuesta correcta: Ctrl. + Z Pregunta 4: Paint diferencia entre color de lnea y el de relleno. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 5: La principal finalidad de Microsoft Paint es la creacin de animaciones interactivas para internet. Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso
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Evaluacin III
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MDULO IV.- MICROSOFT WORD
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD
U.D.1.- Conceptos bsicos de Word

1.1.- Conceptos bsicos de Word
Introduccin
Microsoft Word es un software destinado al procesamiento d textos (creacin y modificacin de documentos). Ofrece una amplia gama de funcionalidades y en la actualidad es lder absoluto en este sector del mercado. De hecho, la empresa Microsoft ya prepara su versin nmero 14 que aparecer a mediados del 2010. Microsoft Word es una herramienta de edicin de textos integrada dentro del paquete Microsoft Office.
Este paquete lo componen adems Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft Outlook.
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Word, como el resto de los programas incluidos en el paquete, es una aplicacin ofimtica. El trmino ofimtica se cre a partir de la combinacin de dos palabras: oficina e informtica. Actualmente en toda empresa, por pequea que sea, este tipo de aplicaciones se ha hecho imprescindible. Se utiliza tanto para redactar una carta como para la gestin administrativa.
Para qu sirve Word

Word es un procesador de textos, cuya utilidad bsica es la de crear textos complejos, esto es, textos maquetados: monografas, cartas, currculums, etc ... a los que puede acompaar todo tipo de elementos: fotos, imgenes, grficos, dibujos e incluso sonidos y vdeos. Existen otros programas que realizan las mismas funciones, pero Word es uno de los ms completos, y sin duda alguna, el ms extendido.
Se necesitan conocimientos previos?

Es recomendable conocer el entorno bsico del sistema operativo Windows para poder seguir un curso de ofimtica o de cualquier otra aplicacin que funcione bajo este sistema. No ser necesario ser ningn experto, sino simplemente utilizar Windows a nivel de usuario.
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Uso de mens y barras de herramientas

Una vez instalado Microsoft Word, debers iniciar el programa. Tras encender el ordenador y arrancar Windows, sitate sobre el botn Inicio en la zona inferior izquierda del monitor, y haz clic.
En el men emergente, colcate sobre la palabra Programas, se desplegar otro submen en el que podrs ver las aplicaciones instaladas en tu ordenador. Cuando visualices el icono de Microsoft Word haz un slo clic sobre el mismo.
Recuerda que el aspecto de los mens y pantallas en tu ordenador depender en gran medida de la versin del programa que tengas instalada. Una vez iniciado el programa, se presentarn las tres zonas principales de la aplicacin: Barra de mens (1), Barra de herramientas (2) y el documento en s, que aparecer como una hoja de papel blanco. Vers una lnea intermitente al comienzo del documento, se llama punto de insercin (o cursor), y es donde aparecer el texto cuando comiences a escribir.
Cuadros de dilogo
A travs de la barra de mens acceders a ventanas emergentes para aplicar formato, insertar formularios, etc. Un ejemplo: sitate en la barra de mens, haz clic en Formato (1) Columnas (2).
Vers aparecer la siguiente ventana emergente, es un ejemplo de cuadro de dilogo.
Regla del documento

Dentro del documento existen unos mrgenes o sangras, en los laterales y en las zonas inferior y superior; dichos mrgenes los fijars mediante la regla.
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Los mrgenes superior e inferior son sencillos, comprobars que la regla esta dividida en dos colores, blanco y gris oscuro, sitate en la zona de contacto entre los dos colores, haz clic y arrastra en el sentido que consideres conveniente, la mecnica es la misma en ambos mrgenes.
En la sangra izquierda y derecha existen ms opciones: - Margen izquierdo . Encontrars tres pequeos botones dentro de la regla en este margen, si te sitas un segundo encima de cada uno, aparecer su nombre. Sangra de primera lnea: cada vez que pulsas Entrar creas un prrafo, haciendo clic en este botn y arrastrando a derecha o izquierda desplazars la primera lnea del prrafo donde est situado el punto de insercin.
Sangra francesa: lo inverso, situado en un prrafo determinado desplazars todas las lneas situadas debajo de la primera.
Sangra izquierda: desplazars todo el prrafo.
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- Margen derecho : slo encontrars una opcin, desplazar la sangra derecha en el sentido que prefieras (derecho o izquierdo).
1.2.- Uso del teclado Introduccin de caracteres

Conforme avances en el curso se te pedir que copies o redactes textos con tildes, parntesis, comillas, etc. Estos caracteres podrs introducirlos mediante comandos o atajos de teclado, esto es, presionando dos o ms teclas al mismo tiempo para conseguir introducir un determinado carcter. Te presentamos dos ejemplos cuya mecnica puedes utilizar para el resto de las teclas: Esta tecla tienes dos opciones: si deseas introducir el nmero 8, tan slo tendrs que pulsarla una vez.
En cambio, si deseas insertar un parntesis izquierdo, debers utilizar el siguiente comando.
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En las teclas con una tercera opcin, por ejemplo la tecla con el nmero 2, para insertar este tercer carcter, que en este caso es la arroba (@), tendrs que utilizar el siguiente comando.
Para introducir un espacio en blanco debes pulsar la barra espaciadora.
Tilde. Para aadir una tilde a una vocal, no tendrs que recurrir a un comando, sino pulsar primero la tecla de la imagen inferior y posteriormente la vocal, primero una y luego otra, no ambas a la vez.
Maysculas. Existen dos maneras de escribir con maysculas. La primera es insertar las letras maysculas una a una, para ello debers presionar la letra de tu eleccin y la tecla maysculas a modo comando.
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Sitate en la zona del documento en blanco y escribe cualquier cosa que se te ocurra, intenta copiar un texto con un slo prrafo para empezar. Si no tienes ningn texto a mano escribe lo siguiente: Internet es una red mundial formada por millones de ordenadores (cada uno con sus propias caractersticas) conectados entre s a travs de medios y equipos de comunicacin. Comprobars que Word salta de una lnea a otra automticamente. Si quieres cortar una lnea en un punto determinado (por ejemplo para un punto y aparte), simplemente presiona la tecla Entrar, y crears un prrafo nuevo.
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Para borrar texto, nicamente tendrs que presionar la tecla retroceso, situada encima de Entrar.
Si deseas borrar texto selectivamente, haz clic en la zona del texto que consideres conveniente. Si has elegido el texto de arriba, prueba a borrar la frase "Internet es una red mundial" , haciendo clic al finalizar la palabra mundial (1) y pulsa la tecla retroceso (2) hasta borrar la frase completa (3).
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Tambin puedes seleccionar texto. Para ello, sitate en el final del texto (1), haz clic y arrastra el ratn hacia arriba, comprobars que se invierten los colores (2), todo el texto seleccionado aparecer con este efecto, y si pulsas la tecla retroceso (3), eliminars el texto seleccionado (4).
Existe la posibilidad de navegar por el texto utilizando el teclado. Escribe un texto cualquiera y sitate sobre una zona determinada del mismo haciendo clic, utiliza las teclas de las flechas (teclas del cursor) para moverte por el texto.
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Puedes recurrir asimismo a otras teclas para desplazarte a distintos puntos del documento: Inicio: nos sita al comienzo de la lnea en la que est el punto de insercin.
Fin: Lo inverso, nos lleva al final de la lnea.
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Crear nueva pgina

Imaginemos que estamos redactando un texto extenso, un libro por ejemplo, dividido en captulos. Una vez finalizado un captulo necesitamos saltar a otra pgina aunque an no hayamos acabado la pgina en la que estamos escribiendo. Un error muy comn (con resultados desastrosos) es realizar este salto de pgina pulsando reiteradamente la tecla Entrar. Si hacemos esto, cualquier cambio posterior que incorporemos a un prrafo (por ejemplo, aadir una lnea o quitarla) afectar al libro en su totalidad. La manera correcta de realizar esta operacin es utilizando el comando Ctrl+Entrar, as crears una pgina nueva sin afectar al resto del documento.
Repg: nos desplaza una pgina hacia arriba.
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AvPg: lo inverso, nos desplaza una pgina hacia abajo.
Ctrl+Inicio: nos sita al comienzo del documento.
Ctrl+Fin: nos sita al final del documento.
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD / U.D.1.- Conceptos bsicos de Word
Prcticas multimedia
Uso de la regla
Insercin de caracteres
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U.D.2.- Edicin y manejo de documentos de Word

2.1.- Configurar pgina
Crear encabezados y pies de pgina

Los encabezados estn situados en la parte superior del documento y se repiten en todas las pginas del mismo. Los pies de pgina se repetirn del mismo modo, pero estarn situados en la parte inferior de cada pgina.
Sitate en la barra de mens, Ver - Encabezado y pie de pgina.
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Se resaltar la zona del encabezado, aparecer la barra "Encabezado y pie de pgina" y el resto del documento dejar de estar activo hasta que editemos el Encabezado y el Pie de pgina.
En la primera opcin por la izquierda encontraremos Insertar autotexto:
Desde aqu puedes establecer los datos a mostrar, el orden ser el mismo que en el desplegable. Un ejemplo: autor, pgina, fecha.
El resto de los botones tendran las siguientes utilidades:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Insertar nmero de pgina: inserta la pgina en la que nos encontramos en ese momento. Insertar nmero de pginas: inserta el nmero de pginas totales. Formato de nmero de pginas: modificaremos el formato del nmero. Inserta fecha: inserta la fecha de nuestro sistema. Insertar hora: inserta la hora de nuestro sistema. Configurar: abre el cuadro de dialogo configurar pgina, lo veremos a continuacin. Mostrar u ocultar texto del documento: dejar de visualizarse el texto que no pertenezca al encabezado o al pie de pgina. Igual que el anterior: esta opcin estar activa en el caso de existir ms de una seccin en el documento; de esta forma podremos insertar encabezados
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o pies de pgina diferentes en cada seccin, algo muy til si dividimos un texto en captulos. 9. Cambiar entre encabezado y pie: en el caso de estar editando el encabezado nos situaremos en el pie y viceversa. 10. Mostrar el anterior: si hemos creado varias secciones con diferentes encabezados o pies de pgina, nos llevar al encabezado o pie de la seccin anterior. 11. Mostrar el siguiente: nos llevar al siguiente.
Configurar pgina
Desde este cuadro de dilogo podremos controlar la mayora de los aspectos que marcan la apariencia de un documento, mrgenes, tamao del papel, etc. Podemos acceder a este cuadro de dilogo desde el botn n 6 de la ventana encabezado y pie de pgina (visto anteriormente), o bien desde barra de mens, Archivo (1) - Configurar pgina (2).
Mrgenes
En la ventana emergente (o cuadro de dilogo), nos situaremos en la primera ficha: Mrgenes .
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En los cuadros de lista Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, podremos modificar el espacio en blanco existente desde el borde de la pgina hasta el comienzo del texto. Vers los cambios observando la vista previa en la zona derecha.
En Encuadernacin puedes crear un margen suplementario por si el documento va a ser llevado a una imprenta, el cambio tambin lo podrs observar en Vista previa.
En la zona inferior de Encabezado y pie de pgina elegimos la distancia de los mismos con respecto al borde de la pgina. Si vas a imprimir a doble hoja, es decir, por la dos caras, debers marcar la casilla Mrgenes simtricos.
Si elegimos dos pginas por hoja, es decir, doblar la hoja (un dptico), marcaremos su correspondiente opcin.
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En la Posicin del margen interno decidiremos qu orientacin tendr la encuadernacin. Si elegimos Superior, el resultado ser algo parecido a un bloc de notas.
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En Orientacin marcaremos la orientacin del texto, Vertical u Horizontal . En Vista previa apreciars la diferencia. Vertical:
Horizontal:
Por ltimo, en el desplegable Aplicar a se nos da la opcin de aplicar los cambios a distintas secciones del documento.
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Tamao del papel

En esta pestaa configuraremos opciones de tamao y disposicin del papel.
En el desplegable podemos utilizar unos tamaos predeterminados u optar en Tamao personal con unas dimensiones personalizadas.
Estas dimensiones las marcaremos debajo.
Las opciones de "origen del papel" dependen de la impresora con la que trabajes, para ms informacin te recomendamos que estudies el manual de la misma. En esta zona tambien podrs seleccionar las secciones para aplicar cambios.
Diseo
En este cuadro de dilogo podemos aplicar cambios a distintas secciones o partes de un documento.
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Desde el desplegable Empezar seccin elegiremos donde har Word el corte y comenzar la seccin nueva a la que se aplicarn los cambios.
En la siguiente opcin, Pares e impares diferentes, puedes elegir que el encabezado y pie de pgina sean diferentes en las pginas izquierda y derecha del documento.
Si tienes previsto colocar una portada a tu documento lo puedes hacer marcando Primera pgina diferentepara que no tenga los mismos pies y encabezados (normalmente en la primera pgina se prescinde de los mismos).
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En el desplegable Alineacin vertical elegimos la alineacin del texto con respecto a los bordes de la pgina.
Si quisiramos aadir una numeracin en el margen con los nmeros de lnea, pulsando el botn Nmeros de lnea aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
La casilla Agregar nmeros de lnea presentar diferentes opciones. En Iniciar en podemos elegir a partir de qu lnea empezar el recuento. Desde el texto: elegiremos la distancia de la numeracin con respecto al texto. Intervalo: cada cuntas lneas ser visible el recuento. En Numeracin elegiremos a partir de dnde se pondr a cero el recuento. Una vez realizados los cambios, pulsaremos Aceptar.
El resultado sera similar a la imagen inferior.
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Si queremos decorar los bordes de la pgina, de nuevo en el cuadro de dilogo anterior pulsaremos en Bordes.
Desaparecer el cuadro de dilogo anterior y surgir esta ventana, en la que podremos aplicar bordes y sombreados a distintas zonas del documento.
En la pestaa Bordes se aplican distintos tipos de bordes a encabezados, pies de pgina y secciones. En bordes de pgina situaremos el borde rodeando todo el texto de la pgina. En sombreado elegiremos un tono de color de fondo en distintas zonas del documento. En las distintas zonas de la pestaa Borde de pgina podemos elegir estas opciones: 1. 2. 3. 4. Estilo general del borde (la primera opin no deja ningn borde, lo quita). El estilo del borde (continuo, punteado, a rayas, etc...). El color. El grosor de la lnea del borde.
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5. 6.
Arte, distintos adornos predefinidos en el programa. Por ltimo, pulsaramos en Aceptar.
Este sera un posible resultado despus de haber aplicado varios cambios al documento con este cuadro de dilogo:
Numeracin de pginas
Ya hemos visto como numerar pginas en el cuadro de dilogo encabezado y pie de pgina, pero existe tambin otro camino. Haz clic en I nsertar - Nmeros de pgina .
Surgir el siguiente cuadro de dilogo con distintas opciones:
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En los desplegables Posicin y Alineacin decidiremos el lugar para situar la numeracin, tambin decidiremos si insertamos nmero en la primera pgina. Al hacer clic en el botn Formato surgir un nuevo cuadro de dilogo:
En el desplegable Formato de nmero elegiremos el tipo de numeracin: nmeros romanos, letras, etc. Adems tenemos la opcin marcando la siguiente casilla, de dar formato al nmero de captulo o de iniciar estos cambios en la seccin que elijamos.
2.2.- Crear, guardar, cerrar y abrir un documento Crear un documento nuevo

Sitate en la barra de mens, haz clic sobre la palabra Archivo , y en el men desplegable haz clic en Nuevo .
Se abrir un panel lateral a la derecha llamado Nuevo documento . En l, vers varias opciones, Documento en Blanco y Pgina Web . Con Microsoft Word existe la posibilidad de disear pginas web, pero esta opcin no se contempla en el presente curso, adems, para disear pginas web existen otros programas ms adecuados, como Microsoft FrontPage o Macromedia Dreamweaver.
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Haz clic en Documento en blanco y aparecer el nuevo documento en pantalla.
Guardar documento
Colcate en la barra de mens, haz clic sobre la palabra Archivo , y en el men desplegable haz clic en Guardar .
Ponle un nombre (1) y gurdalo donde consideres conveniente (2).
Cerrar documento
Sitate en la barra de mens, haz clic sobre la palabra Archivo , y en el men desplegable haz clic en Cerrar .
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Abrir documento
Sitate en la barra de mens, haz clic sobre la palabra Archivo , y en el men desplegable haz clic en Abrir .
Aparecer una ventana donde podrs localizar el documento guardado (1), seleccionarlo (2) y abrirlo (3).
2.3.- Saltos de pgina y seccin Salto de pgina

Imaginemos que estamos redactando un texto extenso, un libro por ejemplo, dividido en captulos. Una vez finalizado un captulo necesitamos saltar a otra pgina aunque no hayamos finalizado aun la pgina en la que estamos escribiendo. Como ya dijimos, un error muy comn (con resultados desastrosos) es realizar este salto de pgina pulsando reiteradamente la tecla Entrar. Si hacemos esto, cualquier cambio posterior que hagamos en un prrafo (aadir una lnea o quitarla) afectara al libro en su totalidad.
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La manera correcta de realizar esta operacin es utilizar el comando Ctrl+Entrar , crears una pgina nueva sin afectar al resto del documento.
Otra manera de aplicar este cambio mediante la barra de mens: Haz click en Insertar (1) - Salto (2).
Existen tres opciones de saltos:
Salto de pgina. Conseguir el mismo resultado que el comando CTRL +Entrar. Salto de columna. Ms adelante veremos como se crean columnas, con este tipo de salto lograremos que todo el texto por debajo del punto de insercin se desplace a la columna siguiente. Salto de ajuste de texto. Hace que se salte a la siguiente lnea, pero sin finalizar el prrafo. Ambas lneas pertenecern al mismo prrafo. En el caso especial de que la alineacin sea justificada, la lnea previa al salto de ajuste de texto se estirar hasta llegar al margen derecho, ya que no ser la ltima del prrafo, quedando un efecto algo desagradable.
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Salto de seccin
La ventaja principal de dividir un documento en secciones tiene que ver con el diseo. A cada seccin se le puede aplicar un formato distinto sin que interfiera en el diseo del resto. Muchas veces se aplicar el salto automticamente, por ejemplo (lo veremos mas adelante) aplicar formato de dos columnas a un prrafo y de tres al siguiente. Para visualizar en que lugar se sita un salto de seccin es necesario activar Mostrar u ocultar en la barra de herramientas.
Haz click en Insertar (1) - Salto (2).
En el cuadro de dilogo tienes cuatro opciones de saltos de seccin:
Pgina siguiente: el resultado es similar al Salto de pgina, pero siempre recordando que en este caso el documento queda dividido en secciones distintas. Continuo: divide el texto en dos secciones sin haber saltado a otra pgina. Pgina par: inserta un salto de seccin. La seccin siguiente comenzar en pgina par. Pgina impar: inserta un salto de seccin. La seccin siguiente comenzar en pgina impar.
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Una vez aadido un salto de seccin y activado mostrar prrafos, se deberan visualizar los saltos de la siguiente forma:
Cuando hayas creado las distintas secciones, podrs aplicar los formatos de pgina que te convengan para cada una de ellas
2.4.- Deshacer y rehacer operaciones

Estas opciones permiten rectificar con respecto a las ltimas acciones que hemos realizado; es decir, con ellas puedes retroceder al estado inmediatamente anterior del documento. Para conseguirlo, dirgete a la barra de herramientas y haz clic en la flecha que aparece junto a Deshacer .
Word te muestra una lista con las acciones ms recientes que se pueden deshacer.
Haz clic en la accin que quieres deshacer. Si no la encuentras, desplzate por la lista. Ten cuidado, ya que al deshacer una accin, tambin lo hacen todas las acciones que la preceden. Esta accin se usa frecuentemente. Por ello, te recomendamos memorices su atajo de letras: Control + Z. Si creemos que no es correcta la opcin de deshacer, podemos Rehacer la accin presionando la tecla de al lado (como indica la imagen de arriba).
2.5.- Buscar y reemplazar archivos

Crea un documento nuevo y teclea el siguiente texto:
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Para los vanidosos todos los dems hombres son admiradores. - Buenos das! -dijo el principito. Qu sombrero tan raro tiene! - Es para saludar a los que me aclaman -respondi el vanidoso. Desgraciadamente nunca pasa nadie por aqu. Imaginemos que es un texto extenso y no un slo prrafo, puede que necesites localizar una palabra o frase concreta. Sitate en Edicin y haz clic en Buscar o utiliza el comando Ctrl+B .
Aparecer la ventana Buscar y reemplazar , teclea vanidosos (1), y pulsa Buscar siguiente (2); esta palabra aparecer seleccionada en el texto introducido anteriormente.
En la ventana Buscar y reemplazar haz clic en la pestaa Reemplazar , aparecer una nueva entrada de texto debajo de la palabra anteriormente introducida (1), sitate en ella, teclea humildes (2), pulsa Buscar siguiente (3) y despus Reemplazar (4).
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Este debera ser el resultado en la primera lnea del prrafo.
La frase carece de sentido, pero hemos conseguido nuestro objetivo, reemplazar una palabra por otra. Pulsando Reemplazar, sustituimos las palabras una por una, si deseamos reemplazar todas las palabras del texto, pulsa Reemplazar todos . Si deseas abrir directamente el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar abierta, utiliza las teclas Control + L
2.6.- Ortografa y gramtica

Word ha incorporado potentes herramientas para evitar las faltas ortogrficas y gramaticales. Con este fin, incluye opciones que van desde revisar la ortografa mientras se escribe, hasta personalizar sus propios diccionarios. Colcate en Barra de mens, haz clic en Herramientas (1)y despus en Opciones (2).
Haz clic en la pestaa Ortografa y Gramtica (1). Localiza y desactiva estas dos casillas, Revisar ortografa mientras escribe (2) y Revisar gramtica mientras escribe(3).
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Una vez lo hayas hecho, escribe el siguiente texto ntegro, sin cambiar nada del mismo.
Vuelve a situarte en la Barra de mens - Herramientas - Ortografa y Gramtica y activa las casillas.
El texto que has tecleado debera presentar este aspecto:
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Las palabras subrayadas en rojo contienen (posibles) errores ortogrficos, y las subrayadas en verde (posibles) errores gramaticales. Esta correccin tambin se produce mientras se est redactando. Coloca el cursor encima de cada palabra subrayada en rojo o en verde, haz clic con el botn derecho, se te presentar la alternativa o alternativas que Word considera correctas, haz clic en ella y el texto cambiar.
Te aconsejamos ser selectivo, Word no es infalible, considera si la alternativa ofrecida es correcta o no. El programa se limita a llamar la atencin sobre las palabras que no tiene almacenadas en su diccionario, lo que no quiere decir que sean incorrectas las tuyas ni correctas sus sugerencias.
Uso de diccionarios
Los correctores de ortografa contrastan las palabras que hemos escrito en un documento con las del diccionario principal. Este diccionario contiene la mayora de
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las palabras ms comunes, pero no suele incluir nombres propios, trminos tcnicos... Para evitar que el corrector est preguntando continuamente por estas palabras, podemos aadirlas al diccionario. Se aaden presionando el botn derecho de nuestro ratn si tenemos el cursor en la palabra subrayada en rojo.
O desde la ventana de Correccin Ortogrfica, a la que se accede en el men: Herramientas > Ortografa y gramtica...
...o pinchando en el icono:
En esta ventana, adems podemos encontrar las teclas: Omitir. Excluye la correccin de esa palabra, puesto que consideras que no es necesario, y pasa a la siguiente. Omitir todas. Prescinde de todas las correcciones de ese trmino. Cambiar. Efecta la correccin. Cambiar todas. Corrige (de una sola vez) todos los errores del texto seleccionado automticamente. Autocorreccin. Hace que esta correccin se agregue a la lista de elementos de Autocorreccin. Gracias a esta lista, Word detecta y corrige automticamente los errores mientras escribimos. Por ejemplo, si al escribir tecleamos errneamente qeu, automticamente lo cambiar por que.
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Con estos diccionarios hay que tener mucho cuidado. Es posible que en un texto hayamos escrito incorrectamente palabra Baca refirindonos al animal, pero el diccionario no nos va a indicar que es incorrecto, ya que Baca se puede referir al accesorio de un vehculo. Aconsejamos tener cuidado con los pronombres acentuados. Si hemos cambiado alguna palabra y queremos rectificar, antes de cerrar la ventana podemos pinchar en Deshacer (1). Si escribimos en diferentes idiomas y necesitamos cambiar de diccionario, podemos hacer clic en el desplegable de Idiomas de diccionario (2).
Diccionarios Personalizados El usuario puede crear sus propios diccionarios personalizados. Por ejemplo: diccionario de trminos mdicos, jurdicos, informticos... Sigue los siguientes pasos para la creacin de diccionarios: En el men Herramientas-Opciones-Ortografa y gramtica (1) - Diccionarios personalizados.. . (2) - Nuevo (3), escribe un nombre para el diccionario personalizado y gurdalo (ser un archivo con la extensin . DIC.) Antes de utilizar el diccionario personalizado es necesario activarlo. En el cuadro Diccionarios personalizados, comprueba que est activada la casilla de verificacin situada junto al nombre del diccionario. Luego podrs aadirle trminos desde el botn Modificar.
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2.7.- Opciones de impresin Vista preliminar

Si deseas visualizar el documento tal como quedara impreso, sitate en barra de mens- Archivo (1) - Vista preliminar (2).
Es muy til para hacernos una idea de nuestro trabajo, una vez aplicados los correspondientes formatos y correcciones. Las opciones que ofrece van desde mostrar una o varias pginas del documento en tamao reducido, hasta cerrar el modo de visualizacin para regresar al modo de visualizacin anterior.
En este desplegable puedes aplicar Zoom al documento mediante pocentajes, el 100% sera el tamao original.
Una vez compruebes el resultado, haz clic en Cerrar y volvers al modo edicin.
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Imprimir
Si ests satisfecho con el resultado que has comprobado en la Vista preliminar, llega la hora de imprimir el documento. Sitate en la barra de mens, Archivo (1) y haz clic en Imprimir (2).
Aperecer una ventana con distintas opciones, en funcin de la impresora de que dispongas. Dos de las opciones ms importantes son: La posibilidad de imprimir Todo el documento o tan solo la Pgina actual (1), es decir, la pgina que estas visualizando justo antes de imprimir. El nmero de copias a imprimir (2).
Una opcin bastante utilizada es la posibilidad de apaisar el documento impreso y posteriormente imprimirlo con este formato. Apaisar (poner horizontal) un documento: Archivo , Configurar pgina.
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En la nueva ventana, haz clic en la pestaa Mrgenes . Haz clic en Horizontal y posteriormente en Aceptar.
Comprobars que la disposicin del documento ha cambiado.
Impresin de un documento en disposicin horizontal. La forma de imprimir puede variar dependiendo de la impresora de que dispongas. Tras ir a Archivo / Imprimir , haz clic en el botn Propiedade s. En la pestaa oportuna (cambia segn el fabricante y el modelo de la impresora), haz clic en Horizontal y luego en Aceptar .
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Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl+P , la pgina se imprimir automticamente, sin darte opciones complementarias.
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD / U.D.2.- Edicin y manejo de documentos de Word
Prcticas multimedia
Crear, guardar, cerrar y abrir
Buscar y reemplazar
Ortografa y gramtica
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD / U.D.2.- Edicin y manejo de documentos de Word
Ejercicio: Crear un documento

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Autoevaluacin 1
Las siguientes preguntas cortas forman parte de una autoevaluacin y sirven para que calibres los conocimientos adquiridos. Puedes realizar esta prueba cuantas veces quieras y su resultado no cuenta para la calificacin de tu aprovechamiento del curso. Pregunta 1: Que es ofimtica? Gestionar aplicaciones de oficina con ayuda de nuevas tecnologas, principalmente de la robtica Unin de los trminos oficina e informtica; mediante la ofimtica automatizamos tareas e informacin ayudando en la efectividad de la gestin en oficinas La ergonoma en oficinas
Respuesta correcta: Unin de los trminos oficina e informtica; mediante la ofimtica automatizamos tareas e informacin ayudando en la efectividad de la gestin en oficinas Pregunta 2: Qu conseguiremos pulsando la siguiente tecla?
Nos desplazaremos una pgina hacia arriba Nos desplazaremos una pgina hacia abajo Nos situaremos al comienzo del documento
Respuesta correcta: Nos desplazaremos una pgina hacia arriba
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Pregunta 3: Cul es la extensin de un documento Word? .txt .doc .html
Respuesta correcta: .doc Pregunta 4: Con el comando Ctrl+P conseguiremos una vista preliminar de cmo quedara nuestra pgina imprimida.
Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 5: Qu pasos hemos de seguir para tener una vista preliminar del documento imprimido? Archivo - Ver - Vista previa Ver - Vista preliminar Archivo - Vista preliminar Respuesta correcta: Archivo - Vista preliminar Pregunta 6: Qu comando utilizaremos para deshacer una accin? Ctrl+Z Ctrl+L Ctrl+P
Respuesta correcta: Ctrl+Z
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Pregunta 7: Cuando Word subraya una palabra en rojo est mostrando un error de tipo gramatical.
Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Qu consigues con el comando Ctrl+V? Situarte al final del documento Copiar texto Pegar texto
Respuesta correcta: Pegar texto Pregunta 9: La extensin .dic es la utilizada para los diccionarios personalizados en Microsoft Word. Verdadero Falso Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 10: Este botn: sirve para _____ texto.
Respuesta correcta: Copiar
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U.D.3.- Formatos
3.1.- Formato de texto
Cuando redactamos un texto podemos transformarlo tal y como lo hemos imaginado. Word nos brinda la posibilidad de elegir el tipo de letra, su tamao, color y otras caractersticas. Debemos tener en cuenta que las opciones de formato que queremos plasmar sobre los caracteres, se aplican al texto seleccionado previamente. Si no hemos seleccionado ningn texto, el nuevo formato se aplicar al texto que escribamos a partir de ese momento. En la imagen inferior aparece el men de herramientas con las principales opciones para dar formato al texto, iremos viendo su utilidad de izquierda a derecha.
Fuentes
Llamaremos fuente a los distintos tipos de letra. Escribe el siguiente texto:
Selecciona todo el texto arrastrando el cursor, posteriormente sitate en la pequea flecha del campo fuente y haz clic, se desplegar una lista con todas las fuentes que tienes instaladas en el sistema.
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Elige la que ms te guste y comprueba el resultado, en la imagen inferior hemos elegido Comic Sans Ms.
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Importante: si el documento es slo para imprimir tienes total libertad para elegir la fuente que prefieras. En el caso de utilizar el documento para visualizarlo en otro ordenador, has de tener en cuenta que si ese ordenador no tiene las fuentes elegidas instaladas en el sistema no se visualizarn, el texto aparecer con una fuente similar, pero no la original.
Tamao de fuente
El nombre de esta herramienta es bastante descriptivo. Vuelve a seleccionar el texto anterior, sitate en la pequea flecha y haz clic, vers un desplegable con barra de desplazamiento, en el que aparecer una lista de nmeros que corresponden al tamao de la fuente.
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Selecciona uno cualquiera y comprueba el resultado. En el caso de ser excesivamente grande o pequeo, prueba con otros nmeros; en la imagen inferior hemos elegido el tamao 9, puedes apreciar la diferencia.
Negrita, Cursiva y Subrayado

Del texto anterior selecciona la palabra imposible.
Haz clic en Negrita , comprobars que aumenta el grosor del texto, es til para resaltar ttulos, palabras o frases en las que quieras resaltar o dar mayor importancia a su contenido.
Selecciona la palabra impresionante y haz clic en Cursiva, como puedes observar, el texto se inclina en sentido derecho, en el caso de integrar citas o prrafos de otros autores en un texto, se suele recurrir a esta herramienta.
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Del mismo texto selecciona la palabra absurdo y haz clic en Subrayado, comprobars que aparece una lnea horizontal bajo la palabra, sirve para dotar de mayor nfasis a la palabra o texto seleccionado.
Las combinaciones de teclas para los formatos de estilo son: Control + N Control + K Control + S Negrita Cursiva Subrayado
Color de fuente
Selecciona todo el texto y pasa directamente a este botn, Color de fuente. Haz clic en la flecha y observa el desplegable, se mostrarn 40 a elegir, elige el color que prefieras y comprueba el resultado, en este caso hemos elegido el Ail.
Esta herramienta puede dotar a un documento de mayor impacto visual y sensacin de dinamismo, pero te recomendamos que no abuses del colorido. En un documento normal no es aconsejable utilizar ms de tres colores, para no saturar al lector.
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Debajo de la lista de colores encontraras esta opcin, Ms colores. Si haces clic podrs elegir una mayor variedad de colores que los 40 existentes por defecto.
Esta variedad de colores no slo es aplicable al texto en s, sino que al seleccionar la palabra o frase que nos interese, podemos resaltarla coloreando el fondo de la misma, con lo que conseguimos un efecto similar al de un rotulador. Si tu impresora es en blanco y negro, las caractersticas del color que hayas aplicado sobre el texto se mostrarn en el documento impreso en distintas tonalidades de gris
3.2.- Formato de prrafo

Cada vez que pulsas Entrar, creas un prrafo al que se pueden aplicar diferentes caractersticas. Para dar formato a un prrafo no es preciso seleccionarlo,basta con colocar el punto de insercin o cursor en su interior.
Alineaciones
En la imagen inferior te mostramos los botones de alineacin. Si te sitas sobre ellos aparecer su nombre.
Alinear a la izquierda. Crea un prrafo y sita el cursor en cualquier parte del mismo, el punto de alineacin quedar fijado donde hagas clic, pulsa el botn de Alinear a la izquierda , observa el resultado. Este botn no hace ni ms ni menos que lo que indica su nombre. Puede que no aprecies cambio alguno, puesto que Word suele situar la alineacin por defecto en este sentido.
Alinear a la derecha. Utilizando este mismo prrafo, pulsa el botn de Alinear a la derecha , comprueba el resultado.
Centrar. Dentro del mismo prrafo haz clic en este botn, las lneas se centrarn entre los mrgenes izquierdo y derecho.
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Justificar. Si deseas que el texto quede igualado a la derecha e izquierda pulsamos el botn Justificar, apreciars mejor este efecto con un prrafo extenso.
Las combinaciones de teclas para alinear prrafos son: Control + Q Control + T Control + D Control + J Alinear texto a la izquierda Centrar texto Alinear texto a la derecha Justificar texto
Sangra o tabulacin
Las sangras son los espacios en blanco que se incluyen dentro del prrafo en el espacio reservado para el texto y tambin pueden configurarse a gusto del usuario.Para aadir o reducir la sangra de un prrafo en un slo clic recurre a estos botones.
Aumentar sangra. Crea dos prrafos, sita el punto de insercin en uno de ellos y pulsa el botn de aumentar.
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Este atributo lo puedes insertar varias veces dentro de un mismo prrafo.
Reducir sangra. Con este botn eliminars las tabulaciones insertadas.
Si seleccionas un prrafo entero y pulsas la tecla Tab, obtendrs el mismo efecto que con el botn Aadir sangra.
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Espacio entre prrafos e interlineado

Los prrafos pueden separarse entre s pulsando varias veces la tecla Entrar pero adems tenemos la oportunidad de decidir la distancia constante entre prrafos y entre lneas que nos ofrece Word. Las opciones ms utilizadas del desplegable son: Sencillo: Es la opcin predeterminada de Word. 1,5 lneas: Interlineado de tamao aproximado 1,5 veces el sencillo. Doble: Es el doble del sencillo
Una vez tienes el cursor sobre el prrafo tambin puedes hacerlo mediante combinacin de teclas: Control + 2 Control + 1 Doble Sencillo
3.3.- Vietas y numeracin

Las vietas y listas numeradas se utilizan para destacar diversos prrafos. Es la mejor solucin para resaltar una serie de puntos (vietas) o una secuencia de pasos numerados.
Vietas
Las vietas te sern tiles para realizar listas de una manera grfica y ordenada. En la imagen inferior te mostramos un ejemplo.
Vas a realizar una lista similar; escribe el siguiente texto y aplcale el formato negrita.
Sitate en la barra de mens, Formato, Numeracin y vietas .
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Haz clic, aparecer la siguiente ventana, comprobars que aparece seleccionada por defecto la opcin ninguno.
Marca esta opcin:
Pulsa Aceptar y comprueba el resultado:
Escribe el siguiente ttulo y pulsa Entrar.
Comprueba el resultado, se ha generado automticamente la segunda vieta.
Termina la lista con estos ttulos:
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Una vez terminada la lista, pulsa Entrar dos veces y el texto que escribas ya no tendr el formato de vietas.
Numeracin
Escribe el siguiente texto:
Pulsa entrar y haz clic en la barra de mens, Formato, Numeracin y vietas .
En la ventana emergente pulsa la pestaa Nmeros. Marca esta opcin y haz clic en Aceptar:
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Este debe de ser el aspecto de lo conseguido:
Conforme vayas aadiento ttulos a la lista y pulsando Entrar se generara automticamente una lista numerada similar a esta:
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Si deseas aplicar vietas y numeraciones sobre prrafos previamente escritos, seleccinalos primero.
Esquema Numerado
Puede que necesites crear una lista con distintas categoras o niveles, para ello utilizaremos la opcin esquema numerado. En la lista generada anteriormente, sita el punto de insercin al final de la primera pelcula.
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Sitate en la barra de mens, Formato, Numeracin y vietas.
En la ventana emergente pulsa la pestaa Esquema numerado y acepta.
Pulsa Entrar y el texto presentar un aspecto similar a este:
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Haz clic en el botn Aumentar sangra (o pulsa la tecla TABULADOR).
Hemos creado una subcategora o subnivel.
Para hacer que este prrafo vuelva a subir de nivel nicamente deberamos Disminuir sangra (o MAYSC + TABULADOR).
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3.4.- Columnas
Las columnas, al igual que las tablas, nos ayudarn en la maquetacin del texto, es decir, presentarlo de una manera clara, ordenada y grficamente ms agradable. Las columnas pueden ser definidas antes de haber escrito algo en el documento: Sitate en la Barra de mens , haz clic en Formato / Columnas .
Aparecer la siguiente ventana, estar marcada la opcin de una columna por defecto.
Elige la opcin Tres.
La parte superior del documento presentar este aspecto, puedes ver delimitada la separacin entre columnas. Si escribes un texto extenso, comprobars que se va adaptando a las columnas.
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Aplicar columnas a un texto ya redactado Escribe este texto o uno de una extensin similar. Tambin puedes copiar y pegar algn texto que ya tengas escrito.
Selecciona todo el texto y en Barra de mens, Formato / Columnas , selecciona dos columnas; acepta y comprueba el resultado, debe ser algo as:
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Las columnas se pueden aplicar a cualquier extracto de tu texto, lo cual te ser de gran ayuda para maquetarlo de manera rpida.
Modificar nmero de columnas

La manera de modificar el nmero de columnas es igual a crearlas partiendo de cero. Crea un texto y divdelo en dos columnas:
Con el punto de insercin colocado en cualquier parte de las dos columnas sitate en la Barra de mens, haz clic en Formato y luego en Columnas .
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Elige la opcin Tres y Acepta.
El nmero de columnas ha sido modificado de 2 a 3 columnas.
Salto de columna
Crea un texto y divdelo en dos columnas, posteriormente sita el punto de insercin en algn lugar intermedio de la columna de la izquierda, tal y como se muestra en la imagen inferior.
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Haz click en Insertar (1) - Salto (2).
Elige Salto de columna y Acepta.
Habrs conseguido que el contenido que haba por debajo del punto de insercin salte a la siguiente columna.
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Word considera que las columnas son un nuevo formato de pgina, por lo que cuando quieras aplicarlas tan slo en una zona concreta del documento, debers crear primero una seccin donde ubicarlas.
3.5.- Tablas
Las tablas, como comprobars a continuacin, te facilitarn la labor de maquetacin y redistribucin de contenidos en el documento. Recordamos que las tablas se componen de filas y columnas y que la interseccin de las mismas se denomina celda. Las celdas contienen la informacin introducida en la tabla y los caracteres introducidos en cada una de ellas se ajustan a la celda como si se tratara de los mrgenes
de un documento. Para que el texto quepa en la celda, sta puede agrandarse en sentido vertical mientras lo estamos escribiendo. Crear una tabla
En la barra de herramientas, sitate encima de este botn.
Si no lo encuentras disponible por haber realizado alguna modificacin en la visualizacin de herramientas, debers seguir los siguientes pasos: dentro de la barra de mens, Ver / Barra de herramientas y finalmente haz clic en Estndar .
La visualizacin volver a su configuracin original, que es con la que trabajaremos en este curso. Una vez activado, localiza el botn Insertar tabla .
Haz clic en el mismo, te aparecer la siguiente ventana. Apreciars que conforme te desplazas por ella se van coloreando de azul y en la parte inferior, la cantidad de filas y columnas que tendr la tabla.
Elige 1x2 Tabla y haz clic.
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Ya tienes una tabla con una fila y dos columnas. Una vez te habites a utilizar tablas, comprobars su utilidad y ventajas para la maquetacin.
Otra manera de insertar tablas, es desde Barra de mens - Tablas (1) - Insertar (2) - Tabla (3).
Aparecer el cuadro de dilogo Insertar tabla, desde el que podrs crear tablas de una manera ms completa. Una opcin interesante es la de Autoformato .
Desde el cuadro de dilogo Autoformato de tablas se aplican automticamente formatos predefinidos.
Modificar tablas
De una tabla se puede modificar tanto su contenido como su estructura, por no hablar de su apariencia. Antes de realizar cualquier modificacin no est de ms saber cmo seleccionar los distintos elementos de la tabla:
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Una celda: Haz clic sobre la parte izquierda, donde el cursor toma forma de flecha negra apuntando hacia la derecha. Varias celdas: Selecciona la primera celda y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstralo hasta completar la seleccin. Una fila: Haz clic en la barra o rea de seleccin de la fila elegida, en el margen izquierdo del documento. Varias filas: Selecciona la primera fila y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstralo hasta completar la seleccin. Una columna: Sita el puntero en la parte superior de la columna y haz clic cuando tome la forma de flecha negra hacia abajo. Varias columnas: Selecciona la primera columna y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrstralo hasta completar la seleccin. Toda la tabla: Haz clic sobre el recuadro que contiene un icono en forma de cruz y que aparece en el extremo superior izquierdo cuando el cursor se encuentra por encima de la tabla.
Dentro de las celdas puedes insertar texto, imgenes, dibujos...
Si prefieres que la tabla no tenga borde de ningn tipo, en primer lugar tendrs que seleccionar la tabla en su totalidad.
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Despus, localiza el botn de Borde exterior y despliega las opciones con la flecha de la derecha. Desde aqu puedes elegir distintas combinaciones de bordes o simplemente la opcin de quitarlos todos: Sin borde , que es muy necesaria; haz clic en esta opcin y comprueba el resultado.
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Tambin puedes aplicar sombra a la celda, a efectos prcticos, consiste en darle un color de fondo a cada celda. Crea una tabla similar a esta, haz clic en la barra de herramientas, Tablas y bordes.
Surgir esta ventana, con el cursor o punto de insercin dentro de una celda, haz clic en el botn Color de sombreado.
Elige el color rojo oscuro.
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Y comprueba el resultado:
Tambin podremos cambiar el color de los bordes de la tabla. Para ello, haz clic en el botn Color del borde. Elige el color Amarillo oscuro.
El cursor cambiar de aspecto y se convertir en un lpiz, sitate sobre cualquier borde de la tabla y haz clic, comprobars que cambia el color.
Para modificar el grosor de los bordes, sitate sobre el siguiente desplegable; Grosor de la lnea. Despliega la lista de grosores y elige 4 y 1/2.
El puntero volver a convertirse en un lpiz, haz clic en cualquier borde de la tabla.

Tambin tienes la opcin de modificar de una manera ms completa la tabla creada. En Barra de mens, Formato, haz clic en Bordes y sombreados.
Desde aqu y pulsando en las distintas opciones (1), puedes variar de una manera ms completa la tabla seleccionada. Una vez realizados los cambios pertinentes haz clic en Aceptar (2).
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD / U.D.3.- Formatos
Prcticas multimedia
Formato de texto
Formato de prrafo
Tablas
Columnas
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Ofimtica bsica - Nivel I / MICROSOFT WORD / U.D.3.- Formatos
Ejercicio: Tabla sencilla con Word

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U.D.4.- Imgenes
4.1.- Insertar una imagen
Existe la posibilidad de insertar imgenes en un documento para ilustrar tus textos, estas pueden ser externas (Desde archivo ) o bien Imgenes prediseadas predefinidas en el propio Word.
Imgenes prediseadas
Escribe un par de prrafos y haz clic en el botn Insertar de la barra de mens (1), sitate encima de Imagen (2) en el siguiente submen desplegable y elige la primera opcin, Imgenes prediseadas (3).
A continuacin aparecer un panel a la derecha en el que podrs escribir una palabra clave que defina la imagen buscada, o dejarlo en blanco para elegir entre las que hay.
Elige la imagen que consideres que tiene algo que ver con el tema del texto y arrstrala hasta la parte del documento donde la quieras.
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Desde archivo
Coloca el punto de insercin entre dos prrafos y haz clic en el botn Insertar de la barra de mens. Sitate encima de Imagen y en el siguiente submen elige la segunda opcin, Desde archivo .
Desde aqu podrs seleccionar una carpeta de tus discos (1) y elegir una imagen (2) para insertarla en el documento (3).
Comprueba el resultado.
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4.2.- Cambiar formato de imagen

Importa cualquier imagen prediseada, preferentemente alguna con un fondo blanco, similar a la mostrada en la imagen inferior, y acto seguido seleccinala.
En la imagen vemos unos pequeos cuadrados negros (pinzamientos); pinchando sobre ellos y arrastrando podremos modificar manualmente el tamao de la imagen. Tambin existe un cuadro de dilogo para modificarla: En la barra de mens haz clic en Formato (1) / Imagen (2).
En el nuevo cuadro de dilogo tendras varias pestaas, en la pestaa Colores y lneas (1) haz clic en la flecha desplegable Color (2) elige color Verde (3) y Aceptar (4).
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Puedes comprobar que el fondo de la imagen ha cambiado al color elegido.
En la siguiente pestaa, Tamao (1), tenemos varias opciones: Tamao y giro (2). Desde aqu podemos modificar el tamao de la imagen, la unidad se expresa en cm. El giro slo lo podremos realizar en algunos tipos de imgenes, en este caso no podremos. En Escala (3) modificaremos el tamao en porcentaje. Si activamos la casilla Bloquear relacin de aspecto (4), la imagen conservar la proporcin de anchura y altura. En Proporcional al tamao original de la imagen (5) se mantendr una proporcin con respecto al tamao de la imagen antes de realizar la modificacin. Por ultimo en el botn Restablecer (6) volveremos a los valores originales.
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En la pestana Diseo (1), elegimos distintos tipos de alineacin de la imagen con respecto al texto. La primera, En lnea con el texto (2), es la que aparece por defecto.
En el resto de las opciones tendrs activada la Alineacin horizontal, prueba diferentes combinaciones para ver los resultados.
En la pestaa Imagen (1) existe la opcin de Recortar imagen (2) y Control imagen (3) con la que podremos modificar el aspecto de la imagen de una manera bsica.
Este sera el aspecto de una imagen con recorte a la izquierda y modificacin de color en escala de grises.
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Insertar imgenes
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Autoevaluacin 2
Pregunta 1: Llamamos fuente a los tipos de letra Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 2: Qu casilla habremos marcado para conseguir imprimir un documento a doble hoja? Dos pginas por hoja Margen interno superior Mrgenes simtricos
Respuesta correcta: Mrgenes simtricos Pregunta 3: Con este botn Verdadero Falso conseguiremos poner el texto en cursiva
Respuesta correcta: Falso Pregunta 4: Si pulsamos este botn conseguimos
Justificar el texto a la derecha Aumentar sangra Aumentar el interlineado
Respuesta correcta: Aumentar sangra Pregunta 5:
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Para centrar el texto debemos pulsar el botn Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 6: En las celdas de una tabla nicamente podemos insertar texto Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 7: Una vez insertada una imagen ya no podemos cambiar su tamao Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Para subrayar una palabra en rojo pulsaremos el botn Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 9: En Word podemos cambiar el color de la letra y el fondo. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 10: Si deseas que el texto quede igualado a la derecha e izquierda hay que pulsar el botn justificar
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Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero
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Evaluacin IV
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MDULO V.- MICROSOFT EXCEL
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Ofimtica bsica - Nivel I / MDULO V.- MICROSOFT EXCEL
U.D.1.- Conceptos bsicos de Excel

1.1.- Introduccin. La ventana de excel
Introduccin
Microsoft Excel es el programa de hojas de clculo ms extendido entre los ordenadores personales en estos momentos. Al pertenecer al sistema operativo Windows el entorno de ventanas te resultar muy familiar.
El tratamiento de la informacin con Hojas de Clculo surge en los aos setenta ante la necesidad de una herramienta informtica que fuera capaz de realizar clculos matemticos y financieros, manejar gran cantidad de datos y, lo que es ms importante, permitiera rehacer todos los clculos al introducir nuevos valores. En la actualidad, las hojas de clculo ofrecen multitud de posibilidades a los mundos empresarial, cientfico, financiero, etc. lo que las convierte en programas imprescindibles. A esto hay que aadir, el considerable ahorro de papel al no ser necesaria la acumulacin de documentos en archivos.
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Qu podemos hacer con Excel?

Trabajar con Hojas de Clculo Las hojas de clculo son una de las aplicaciones ms importantes de la informtica actual. Se trata de un conjunto de celdas identificadas por el nombre de la fila y de la columna. El potencial de una hoja de clculo consiste en que podemos operar con los datos introducidos en las celdas, utilizando frmulas y funciones, con las que podremos calcular, desde sencillos clculos aritmticos a presupuestos familiares, supuestos en proyectos financieros, etc. Gestionar listas de datos
Es la herramienta ideal para trabajar con grandes cantidades de datos numricos y dar a nuestros trabajos una apariencia profesional. As, facilitamos tareas como bsquedas, ordenaciones, o editar formatos, entre otras. Crear grficos
Los grficos nos ofrecen lecturas rpidas de la informacin contenida en las celdas. La ventaja de Excel es la sencillez con la podemos realizar magnficas presentaciones de datos.
La ventana de excel
La mayora de los elementos de la ventana de Excel son comunes a los que aparecan al abrir un nuevo documento Word, otros son propios del programa. La pantalla inicial de Excel presenta dos ventanas una dentro de la otra:
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La ventana externa, Ventana de Programa o de Aplicacin nos permite comunicarnos con Excel La interior o Ventana de Documento se utiliza para crear libros de Excel.
La Ventana de Aplicacin
La ventana de aplicacin se compone de: Barra de ttulo. Contiene el nombre de Microsoft Excel y el nombre del libro de trabajo en uso. Cuando abrimos el programa, Excel abre un nuevo libro con el nombre Libro1.
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A su izquierda est el men Control, que entre otras opciones, permite salir de Excel y a su derecha estn situados los botones: 1. 2. 3. Minimizar . Oculta la aplicacin Excel y la convierte en un icono en la barra inferior de la pantalla de Windows. Restaurar . Restaura el tamao a la posicin anterior de la ventana de la aplicacin. Cerrar . Barra de men. Contiene las diferentes opciones del men Excel con sus comandos.
Puede seleccionar cualquiera de estas opciones utilizando el ratn o pulsando Alt+ letra, donde letra indica la letra subrayada de cada una de las opciones. Por ejemplo: Alt+A despliega el men Archivo. Los mens de Excel contienen acciones muy comunes en la mayora de aplicaciones Windows. Las acciones ms importantes a grandes rasgos son las siguientes: Men Archivo: permite abrir, guardar, imprimir documentos, etc. Men Edicin: permite acciones de edicin como copiar, pegar, buscar, reemplazar, etc. Men Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Men Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de pgina, grficos, funciones, etc. Men Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc. Men Herramientas: utilidades muy variadas, pasando por la revisin ortogrfica, o realizar macros. Men Datos: til para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos. Men Ventana: permite organizar las mltiples ventanas abiertas. Men Ayuda: informacin sobre aprendizaje y uso de Excel. Barra de Herramientas Estndar y Formato. Estn compuestas por iconos que nos permiten realizar acciones de forma ms rpida que al utilizar los mens.
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El botn ms botones de ambas barras que podemos utilizar. Barra de frmulas.
nos permitir ver el resto de los opciones
En ella se introduce y edita la informacin en los documentos Excel. Cuando introducimos datos o frmulas, esta barra se activa como vemos en la figura:
Est formada por: Cuadro de nombres. Contiene la direccin o el nombre de la celda activa en la hoja. En el caso de la primera figura la celda G4. Cancelar edicin. . Se utiliza para cancelar los cambios efectuados en el rea de
Introducir . Al hacer clic en l o pulsar Intro o una tecla de movimiento, transfiere el contenido editado del rea de edicin a la celda activa. Modificar frmulas. Desde este botn se activa el asistente que nos ayuda con las funciones. rea de frmulas. Es la zona en blanco en la que introduciremos texto, nmeros, frmulas... Barra de Estado. Situada en la parte inferior de la pantalla, su parte izquierda nos informa de la situacin en la que se encuentra el documento en cada momento. Cuando pone Listo, indica que el programa est dispuesto para la introduccin de datos / frmulas en la hoja.
Para visualizar u ocultar estas Barras o elementos de la pantalla. Ejecutar: Ver / Barra de Herramientas y activar o desactivar las opciones que deseamos mostrar y ocultar.
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La Ventana de documento
Situada dentro de la ventana de programa es la que contiene los documentos o libros de trabajo que creamos. En la figura mostramos esta ventana minimizada y para maximizarla solo tendramos que clicar en el botn indicado:
Cada libro contiene varias hojas de clculo , que a su vez estn compuestas por celdas, identificadas con el nombre de la fila y de la columna de la que forman parte. Cada hoja de clculo dispone de una capacidad para 65536 filas por 256 columnas. Las filas se identifican con los nmeros del 1 al 65536.
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Las columnas se identifican con las letras desde la A a la IV. Es decir, despus de la columna Z viene la AA, luego la AB; despus de la AZ la BA y as sucesivamente hasta la IV para nombrar a la ltima columna la 256.
Ejemplo: La celda que forma parte de la fila 6 y de la columna G es la G6. La ventana de documento est formada por: Barra de ttulo. En la podemos leer el nombre del libro de trabajo a la izquierda y en su derecha contiene el men de control con los botones ya estudiados para minimizar, restaurar y cerrar dicha ventana.
Barra de seleccin de las hojas del libro. En la que aparecer en negrita la hoja que se est usando y que por tanto est activa.
Con los botones situados a la izquierda de la Barra de Etiquetas, con el nombre de las hojas podemos: Pasar a la primera hoja de clculo del libro de trabajo. Pasar a la hoja de clculo anterior del libro de trabajo. Pasar a la ltima hoja de clculo del libro de trabajo. Pasar a la hoja de clculo siguiente del libro de trabajo.
Tambin podemos pasar de una hoja a otra haciendo clic sobre las pestaas. Barras de desplazamiento. Para movernos hacia arriba y hacia abajo y a derecha y a izquierda dentro de la hoja de calculo activa.
1.2.- Hoja de clculo

Las hojas de clculo de Excel son hojas cuadriculadas compuestas por celdas. Las celdas pueden contener todo tipo de datos: nmeros, porcentajes, fechas, texto, etc.. Cuando abrimos un libro de trabajo nuevo, las hojas presentadas son 3. En el la parte inferior izquierda del rea de trabajo aparecen tres pestaas con los nombres predeterminados por Excel: Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3.
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Poner nombre a las hojas de clculo

Para cambiar de nombre a la hoja de clculo tenemos varias opciones. Usaremos el comando Formato/Hoja/Cambiar nombre.
Haciendo clic con el botn derecho sobre el nombre de la ventana activa (la que est en negrita) y buscando la opcin en el men desplegable. Doble clic sobre su nombre.
Insertar una hoja de clculo nueva

Para insertar una hoja de clculo utiliza el comando Insertar/Hoja de clculo. La hoja recin creada tendr el nombre Hoja 4 y as sucesivamente.
Eliminar una hoja de clculo

Una vez seleccionada la hoja a eliminar ejecutamos Edicin/Eliminar hoja. Para eliminar varias hojas a la vez, previamente hay que seleccionar las hojas que queremos suprimir, esto se hace seleccionando dichas hojas (haciendo
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clic en sus pestaas) mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl.
Mover y copiar hojas de clculo

Podemos mover y copiar hojas dentro de un mismo libro de trabajo o en varios. Para ello seleccionamos la hoja deseada y ejecutamos Edicin/Mover o Copiar Hoja en el libro de trabajo que queremos. Una forma ms rpida es situarnos con el puntero sobre la pestaa inferior de la pgina activada y arrastrarla directamente a la posicin deseada. Tambin podemos crear una copia de la hoja pulsando el botn derecho del ratn sobre la etiqueta de la hoja a copiar, entonces aparece un cuadro de dilogo sobre el que seleccionaremos Mover o Copiar:
Dentro de ste marcaremos el cuadro de la opcin Crear una copia.
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Ocultar una hoja

Esta opcin es muy til cuando trabajamos con mltiples ventanas y por comodidad preferimos mantener visibles nicamente las ventanas con las que trabajamos. Para llevar a cabo esta utilidad: 1. 2. Activa la hoja que desea ocultar. Ejecuta Formato/Hoja/Ocultar.
Comprobars que la hoja indicada desaparece de la barra de herramientas de hojas.
Mostrar una hoja

Para volver a visualizar las hojas que estn ocultas: 1. 2. 3. Ejecuta Formato/Hoja/Mostrar. En el cuadro que aparece selecciona el nombre de la hoja que deseamos mostrar de la lista. Haz clic en el botn Aceptar y la hoja se visualiza.
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1.3.- Libro de trabajo

Excel denomina libros de trabajo a los archivos que creamos, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Guardar libros de trabajo

Mientras no guardemos el libro de trabajo en disco, el libro est en la Memoria RAM del ordenador. Si se produce un corte del suministro elctrico o se apaga el ordenador de forma fortuita su contenido se pierde y no se puede recuperar. Para que esto no ocurra, hay que guardarlo utilizando alguno de los procedimientos que presentamos a continuacin:
Guardar para actualizar los cambios o Guardar como del Men Archivo para guardar el libro por primera vez; tambin podemos utilizar el botn Guardar de la Barra de Herramientas.
Cerrar libros de trabajo

Al cerrar un libro de trabajo ejecutando Archivo/Cerrar, Excel nos pregunta si deseamos guardar el libro de trabajo (cuando salimos por primera vez) o si deseamos actualizar los cambios en las sucesivas modificaciones del documento. Si elegimos guardarlos, nos aparecen los anteriores cuadros de dilogo guardar o guardar como.
Abrir un libro ya existente

El siguiente comando sirve para recuperar un libro y poder seguir trabajando con l. Hacer clic en el botn abrir de la barra Estndar o ejecutar Archivo/Abrir.
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Aparecer el cuadro de dilogo Abrir, buscaremos la carpeta oportuna, en ella seleccionaremos el libro deseado y haremos clic en el botn Abrir.
Abrir un libro utilizado recientemente

Para seleccionarlo de forma rpida desplegamos el Men Archivo y en la parte inferior aparecen los ltimos archivos utilizados. Bastar con seleccionarlo haciendo clic sobre l.
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Crear un nuevo libro de trabajo

Ejecutaremos Archivo/Nuevo o usaremos el botn de la barra de herramientas. Se desplegar el cuadro de dilogo Nuevo. Seleccionaremos la ficha General y pulsaremos Intro o el botn Aceptar. Cada libro de trabajo, puede contener contener desde 1 a 255 hojas de trabajo. Ya sabemos que los libros de Excel que creamos tienen 3 hojas de clculo por defecto, pero podemos modificarlo ejecutando Herramientas/Opciones, Pestaa General.
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Cambiaremos el nmero que aparece en el cuadro Nmero de hojas en nuevo libro y aceptaremos los cambios. Si despus quisiramos eliminar alguna de las hojas de nuestro libro seleccionaremos su pestaa en la parte inferior izquierda y haciendo clic con el botn derecho del ratn pulsaremos Eliminar del men contextual. Recuerde que para cualquier duda Excel posee en la Barra de Herramientas estndar el boton del Ayudante de Office. ste facilita distintas opciones o nos pregunta Qu desea hacer?, despus de responder a su pregunta, nos muestra varias opciones.
Introduccin a Excel
Este recurso es de tipo Multimedia.
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Tiene que conectarse a la plataforma para acceder a este recurso.
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U.D.2.- Manejo bsico de hojas de Excel

2.1 - Filas, columnas y celdas
Para aprender a manejar una hoja con rapidez y eficacia es imprescindible conocer opciones como desplazamientos, correcciones, apertura de ficheros, etc. Posiblemente hayas utilizado herramientas similares en otras aplicaciones, por lo que servir para recordar y tambin para conocer algunos trucos, combinaciones de teclas que agilizan la utilizacin de los comandos, y nuevas opciones para la edicin de datos especficas de la herramienta que nos ocupa, Excel.
Activar las celdas

De todas las celdas que componen una hoja de clculo, slo una est activa y slo en ella podemos escribir. Esta celda se identifica porque tiene alrededor un borde ms grueso y su nombre aparece en el cuadro de nombres.
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La forma ms rpida de activar una celda es utilizar el teclado o el ratn para situarnos sobre ella y hacer clic. Cuando la celda no est visible hay que desplazarse hasta ella utilizando las barras de desplazamiento de la ventana, o las teclas de movimiento.
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Algunas teclas o combinaciones de teclas que nos permiten activar determinadas celdas son: Inicio. Activa la primera celda de la fila. Avpg. Activa la celda situada una ventana de visualizacin ms abajo. Repg. Activa la celda situada una ventana de visualizacin ms arriba. Ctrl + Inicio. Activa la celda A1. Ctrl + Fin. Activa la ltima celda que contenga datos.
Apariencia de las celdas

Aunque Excel no es un procesador de texto, permite utilizar gran parte de las operaciones de formato de texto que hemos conocido con Word. Adems de modificar la apariencia del contenido de las celdas, es posible cambiar el formato de la propia celda. Para cualquier variacin iremos a la pestaa Formato / Celdas. Es aqu donde encontramos las distintas opciones para la Fuente, el Nmero, Bordes, Alineacin del texto..etc.
Introducir y editar datos

Los datos que se introducen en una hoja de clculo pueden ser textos, valores numricos, fechas, frmulas o funciones. Simplemente activaremos la celda sobre la que queremos escribir, introduciremos los datos y para validar una entrada de datos pulsaremos Intro, una tecla de movimiento o marcaremos el botn Introducir de la barra de frmulas. Si el dato introducido es mayor que el tamao de la celda, no aparecer completo en pantalla. Esto no quiere decir que no se haya almacenado en su totalidad; simplemente es un problema de visualizacin que se podr solucionar aumentando el ancho de la celda.
Correccin de errores antes de validar la entrada

Si cometes errores cuando ests introduciendo la informacin, puedes corregirlos de dos maneras: Pulsando la tecla Retroceso. Cada vez que pulses esta tecla se borrar el carcter que est situado a la izquierda del cursor. Pulsando la tecla Esc. Borrar todo el contenido de la celda que estamos escribiendo.
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Si durante la introduccin de un dato se comete un error, no deben utilizarse las teclas de movimiento para situar el cursor en l y corregirlo, ya que esto, provocara la introduccin del dato y la activacin de alguna de las celdas contiguas; para ello habr que utilizar la tecla retroceso.
Correccin de errores despus de validar la entrada

Para corregir un dato, una vez validada la entrada, selecciona la celda que contiene el error. Pulsa la tecla F2 para activar la barra de frmulas o haz un doble clic con el ratn. Observa que la barra de estado cambia de listo a modificar. Modifica la informacin como si no hubiera sido validada. Al introducir un nuevo dato en una celda, se eliminar el existente. Cuando ests introduciendo un nuevo dato sobre otro, si pulsas la tecla Esc recuperars el antiguo.
Borrar celdas
Si deseas borrar el contenido de una celda puedes activarla y pulsar la tecla Supr o Retroceso (en este caso confirmando con Intro), o utilizar el comando Borrar del men Edicin. El comportamiento de la tecla Retroceso es distinto cuando se usa mientras se introduce un dato (con ella borramos el ltimo carcter) que cuando el dato ya est introducido en la celda (cuando borra todo el contenido). Cuando no slo queremos borrar el contenido, en el men del cuadro de dilogo Borrar especificaremos: Todo, hace desaparecer formatos, texto y contenido. Formato ,elimina el formato de la celda sin borrar el contenido (texto, dato o frmula). Pasa a tener el formato general. Contenido , borra nicamente el contenido de la celda, pero no su formato. Comentarios para borrar los comentarios asociados a una celda.
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2.2 - Datos Tipos de datos

Podemos especificar el tipo de datos que queremos almacenar en una celda utilizando Formato/Celdas y especificando el tipo en la pestaa Nmero . Para abrir directamente el cuadro de dilogo Formato de celdas utiliza las teclas Control + 1. Los tipos ms utilizados son: General. Es el que tienen las celdas por defecto y puede rellenarse con cualquier dato. Texto. Fecha. Para que Excel reconozca una fecha, sta debe ser vlida. As, si introducimos 5/13/2009, Excel no la reconocer, puesto que el mes 13 no existe. - Para introducir la fecha de hoy pulse Ctrl. + Maysculas + ; - Para introducir la hora actual pulse Ctrl. + Maysculas + : Nmero. Para especificar, en el formato nmero, que queremos que Excel utilice el punto para separar los miles (por ejemplo 123.234,33), ejecutaremos Formato/Celdas/Nmero, elegiremos la categora Nmero
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y marcaremos la casilla Usar separador de miles . En esta misma pantalla tambin podemos cambiar la cantidad de decimales de los nmeros.
Cuando una cifra es tan larga que no cabe en la celda, se mostrar en la pantalla con la notificacin cientfica. Este hecho no afectar a su valor, sino a su apariencia. Adems de estos datos las celdas tambin pueden contener: Frmulas. Se emplean para calcular un valor basado en una combinacin de otros valores. Son creadas por el usuario y siempre van precedidas del signo igual (=) o del signo +. Funciones. Son herramientas para la ejecucin abreviada de operaciones.
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Comando Ir a
Se utiliza para desplazarse dentro de la misma hoja. Ejecutaremos Edicin / Ir a y aparecer el cuadro de dilogo de la figura:
En la caja Referencia escribiremos el nombre de la celda a la que deseamos desplazarnos y aceptaremos. Para desplazarnos a otra hoja dentro del mismo libro de trabajo, en la caja de Referencia indicaremos la hoja y la celda a la que deseamos ir. El nombre de la hoja lleva detrs un signo de exclamacin y a continuacin la referencia de la celda. Por ejemplo, para ir a la celda C14 de la hoja 3 escribiremos: hoja3!C14. Para desplazarnos a otro libro de trabajo, escribiremos en la caja de Referencia el libro al que deseamos ir entre corchetes. Por ejemplo, para ir a la celda F15 de la hoja 2 del libro Direcciones.xls(que debe estar abierto) escribiremos: [direcciones]hoja2!F15.
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Reemplazar datos
Este comando del men Edicin nos permite sustituir unos determinados datos por otros de una forma cmoda y rpida. Realizaremos un ejemplo interactivo para comprobar los resultados de este comando cuyo cuadro de dilogo se abre al ejecutar Edicin/Reemplazar . Bastar escribir la palabra que deseamos reemplazar y aquella por la que queremos sustituirla.
Herramientas para la introduccin de datos

Autocompletar Sirve para facilitar la introduccin de datos en las hojas de clculo. Cuando en una misma columna tecleamos un dato introducido anteriormente, al escribir la primera o primeras letras de ste, Excel lo identifica y lo completa por nosotros. Bastar con pulsar Intro si nos interesa la opcin que nos ofrece. Si hubiera en la misma columna ms de un dato que empiece por las mismas letras, el autocompletado no se efectuar hasta que no se escriba un carcter que distinga e identifique el dato que se le va a proponer. Veamos un ejemplo. Cuando en una lista de direcciones, varias personas pertenecen a misma localidad, por ejemplo Zaragoza, bastar con escribir de forma completa esta ciudad una sla vez y en el resto introducir las primeras letras, en nuestro caso con la Z es suficiente y pulsar Intro.
Elegir de la lista desplegable
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Aprovechando que Excel memoriza y crea una lista con todos los datos introducidos en una columna, puedes hacer uso del listado que contiene dichos datos y elegir directamente sobre ella pulsando el botn derecho del ratn sobre la celda en la que quieres introducir el dato. Pincharemos la opcin Elegir de la lista desplegable y haremos clic en el dato que interese reproducir. Autorellenar Para copiar un mismo dato en celdas sucesivas seleccionamos la celda que contiene el dato, situamos el puntero del ratn en la esquina inferior derecha de la celda y esperamos a que el puntero se convierta en una cruz. Despus hacemos clic con el ratn y arrastramos el puntero mientras mantenemos pulsado el botn del ratn hasta aquellas celdas en las que queremos copiar el contenido de la primera.
2.3 - Utilidades para trabajar con una Hoja de Clculo Deshacer y rehacer acciones
Con la opcin Deshacer podemos invertir las ltimas acciones que se han llevado a cabo. Es muy til cuando hemos cometido un error, por ejemplo si hemos borrado errneamente un dato, as corregimos nuestra accin. Ejecutaremos: Menu Edicin / Deshacer o Rehacer o utilizaremos los botones de la Barra de Herramientas Estndar:
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Insertar y eliminar filas y columnas

Para insertar, previamente seleccionaremos las columnas o filas haciendo clic sobre su identificador, posteriormente ejecutaremos Insertar/Filas o Insertar Columnas . As insertamos una fila a la derecha o una columna encima de las seleccionadas.
Para eliminar ejecutamos Edicin/Eliminar despus de seleccionar lo que queremos suprimir. Esto desplaza las filas hacia arriba y las columnas hacia la derecha. Tambin podemos Deshacer con el botn correspondiente.
Proteger celdas
Es posible proteger determinadas celdas, por ejemplo las que tienen rtulos que no se deben cambiar, etc., de forma que Excel slo deje escribir en las celdas donde hay que introducir datos. Desactivaremos primero el atributo bloqueada de las celdas en las que podremos cambiar el contenido una vez protegida la hoja. Para hacerlo, tras seleccionar las
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celdas que se podrn modificar, ejecutaremos Formato/Celda/Proteger Hoja y desactivaremos el bloqueo de dichas celdas.
Una vez hemos especificado las celdas que luego no van a tener proteccin ejecutaremos Herramientas/Proteger/Proteger hoja. Una vez protegida la hoja no podemos escribir sobre las celdas bloqueadas.
Desproteger celdas
Para quitar la proteccin ejecute Herramientas / Proteger y Desproteger hoja .
Corrector ortogrfico
Excel tambin permite utilizar el corrector ortogrfico para detectar los errores cometidos en los datos de una hoja de clculo. Su funcionamiento es anlogo al del procesador de textos: tan slo tenemos que tener en cuenta que el corrector ignorar las celdas que contengan frmulas. El corrector se activa al seleccionar la opcin Ortografa del Men Herramientas . Slo en el caso de encontrar una palabra que no est en su diccionario, al poder ser incorrecta mostrar el cuadro de dilogo con las posibles acciones a realizar. Hay que tener en cuenta que el programa comienza la correccin ortogrfica desde la celda que est activa, por lo que interesa activar la celda A1.
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Autocorreccin
Cuando introducimos en una celda una palabra errnea (por ejemplo rujir), Excel la corrige automticamente. Ejecutando el comando Herramientas/Opciones de Autocorreccin aparece un cuadro de dilogo en el que podemos observar aquellas palabras o expresiones que sern corregidas automticamente cuando se introduzcan. Para agregar palabras en Autocorrecin haremos clic en el cuadro Reemplazar, en l escribiremos la palabra errnea y en el cuadro Con: escribiremos la palabra corregida. Despus aceptaremos los cambios para que dicha autocorreccin sea incluida y realizada de forma automtica.
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En el ejemplo anterior hemos introducido una correccin para Excel, as cuando escribamos "iluminacin" sin acento el programa lo corregir de forma automtica. Esta opcin puede resultar muy til para aquellas palabras que escribimos con asiduidad o para que baste con poner unas iniciales para que el programa las cambie automticamente por un nombre mucho ms largo.
Primeros pasos sobre el Libro de Trabajo

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Autoevaluacin 1
Las siguientes preguntas cortas forman parte de una autoevaluacin y sirven para que calibres los conocimientos adquiridos. Puedes realizar esta prueba cuantas veces quieras y su resultado no cuenta para la calificacin de tu aprovechamiento del curso. Pregunta 1: Qu es Excel? Es un aplicacin para el procesamiento de textos Es una aplicacin para el tratamiento de bases de datos Es el programa de hojas de clculo que nos permite realizar clculos matemticos y financieros y manejar una gran cantidad de datos
Respuesta correcta: Es el programa de hojas de clculo que nos permite realizar clculos matemticos y financieros y manejar una gran cantidad de datos Pregunta 2: Para cul de las siguientes opciones no utilizaras Excel? Para trabajar con hojas de clculo Para gestionar listas de datos Para escribir una carta Para crear grficos de forma sencilla y eficaz
Respuesta correcta: Para escribir una carta Pregunta 3: Cul de estas opciones del men de Excel debes abrir para encontrar acciones como cortar, copiar, pegar, reemplazar, buscar, etc.? MEN / FORMATO MEN / EDICIN MEN / VER MEN / INSERTAR Respuesta correcta: MEN / EDICIN Pregunta 4: Cul de las siguientes opciones del men de Excel debes utilizar para realizar acciones como guardar, abrir, imprimir, configurar pgina o salir?
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MEN / EDICIN MEN / HERRAMIENTAS MEN / ARCHIVO MEN / AYUDA
Respuesta correcta: MEN / ARCHIVO Pregunta 5: Para qu utilizamos este smbolo: ?
Para abrir un libro ya existente Para guardar libros de trabajo Para crear un nuevo libro de trabajo Para poder ver la pantalla completa
Respuesta correcta: Para crear un nuevo libro de trabajo Pregunta 6: Cuando trabajamos con mltiples ventanas podemos, por comodidad, mantener visibles nicamente las ventanas que usamos y ocultar el resto con la opcin FORMATO / HOJA / OCULTAR, qu comando debemos accionar para volver a visualizar las hojas que estn ocultas? FORMATO / HOJA / OCULTAR FORMATO / HOJA / MOSTRAR FORMATO / HOJA / CAMBIAR NOMBRE INSERTAR / HOJA DE CLCULO Respuesta correcta: FORMATO / HOJA / MOSTRAR Pregunta 7: Cul es la opcin que nos permite este smbolo: Revisar la ortografa del documento Disponer de la ayuda interactiva Insertar un comentario Llamar al servicio tcnico ?
Respuesta correcta: Disponer de la ayuda interactiva Pregunta 8:
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Algunas teclas o combinaciones de teclas nos permiten activar determinadas celdas, slo una de las siguientes opciones es cierta, cul? Ctrl + Fin. Activa la primera celda de la fila Inicio. Activa la ltima celda que contenga datos Avpg. Activa la celda con un color ms intenso Ctrl + Inicio. Activa la celda A1 Supr. Activa la celda situada una ventana de visualizacin ms abajo Respuesta correcta: Ctrl + Inicio. Activa la celda A1 Pregunta 9: Cuando ests introduciendo un nuevo dato sobre otro en una celda, qu tecla deberas pulsar para recuperar el dato antiguo? Intro Esc Inicio Supr Respuesta correcta: Esc Pregunta 10: Qu comando debemos pulsar en una celda para que en ella se introduzca la fecha de hoy? '''Ctrl. + Mays +: ''' '''hoja3!C14 ''' '''Ctrl. + Mays + ; ''' No puede realizarse automticamente con ningn comando, ha de hacerse de forma manual Respuesta correcta: '''Ctrl. + Mays + ; '''
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U.D.3.- Desarrollo del libro de trabajo

3.1.- Rango de datos
Se denomina Rango al conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operacin. Los rangos se identifican mediante las direcciones de las celdas situadas en los extremos del conjunto seleccionado. As A3:A60 indica que hemos seleccionado las celdas de la columna A que van desde la 3 hasta la 60. En la ilustracin mostramos un ejemplo en el que hemos seleccionado las pelculas de aos anteriores a 1950 que tenemos en nuestra videoteca, las celdas seleccionadas son: A2:E18 , desde la A2 hasta la E18.
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Seleccionar rangos
Para seleccionar toda una fila, columna o toda la pgina basta hacer clic sobre su identificador, podemos ver en la imagen como seleccionar la columna B. Pasos para seleccionar un rango o conjunto de celdas mediante el ratn: Activar una de las celdas desde el centro (el puntero del ratn ser una cruz blanca). Pulsar la tecla izquierda del ratn y, sin soltarla, desplazar el ratn hasta la celda situada en la esquina opuesta.
Una de las ventajas de Excel frente a otras hojas de clculo es que permite seleccionar varios rangos a la vez, aunque stos estn separados. Basta con mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se seleccionan los distintos rangos. En la imagen vemos dos rangos de datos seleccionados utilizando el truco anterior, pulsando la tecla Ctrl porque las filas a seleccionar estn separadas.
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Operaciones con Rangos

Copiar y pegar rangos. Cortar y pegar. Borrar un rango.
Son operaciones que ya conoces, y al igual que en otras aplicaciones Microsoft, podemos realizarlas de forma ms rpida utilizando los elementos correspondientes de la barra de herramientas o el teclado en lugar de las opciones del Men Edicin . Recuerda que podemos teclear: Ctrl + C para copiar Ctrl + X para cortar Ctrl + V para pegar
Llenar un rango de celdas. Series

En ocasiones nos interesar llenar un rango de celdas con una serie de nmeros, fechas, etc. Para ello utilizaremos las propiedades de Series de Datos que Excel ofrece y que simplifican considerablemente el trabajo. Vamos a crear series de dos formas distintas: A) Utilizando Men Edicin/Rellenar/Series. 1. 2. Introduciremos en la primera celda el dato, nmero o la fecha inicial. Seleccionaremos el rango de celdas, includa la inicial en el que queremos la serie.
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3.
Seleccionaremos la opcin Series del Men Edicin/Rellenar para obtener el Cuadro de Dilogo Serie
En el ejemplo de la fotografa hemos seleccionado los parmetros adecuados para insertar una serie lineal con incremento 1, por lo que el resultado ser:
B) En la unidad didctica anterior vimos la caracterstica Autorrelleno , que ahora vamos a utilizar para crear series de nmeros y de datos. Para insertar el mismo dato, basta activar la celda que lo contiene y situar el puntero en la esquina inferior derecha de la misma. Pinchar el ratn cuando el puntero se transforma en una cruz negra y arrastrar el cursor a las celdas en las que queremos copiar el dato.
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Para crear Series Excel tiene que identificarlas primero. As , para crear una serie de nmeros hay que seleccionar (con el puntero de cruz blanca) los dos primeros y despus situar el puntero en la esquina inferior derecha de los datos seleccionados, y tras esperar a que el puntero pase a ser una cruz negra, arrastrar el ratn. De esta forma Excel sabe que queremos crear una Serie. Lo vemos en la imagen:
De la misma forma podemos crear series de datos con los das de la semana, meses, aos, nmeros pares... Por ejemplo para crear una lista de meses habra que escribir Enero y, estando seleccionada slo esa celda, repetir el proceso anterior. Prueba estas utilidades t mismo.
3.2.- Operadores
Excel permite introducir frmulas en una celda y realizar operaciones con varias, pero para aprender a utilizar correctamente las frmulas y funciones debemos conocer los distintos operadores. Un operador es un signo que nos especifica el tipo de clculo que realizaremos.Con ellos podemos construir expresiones ms o menos complejas: frmulas.
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Tipos de operadores
Matemticos. Excel posee las mismas herramientas que una calculadora. + suma - resta * multiplicacion / divisin % porcentaje ^ exponente Texto. el signo & (ampersand) es el operador para concatenar. Ejemplo: Si la celda A1 contiene el nombre Mara y la celda B1 el apellido Snchez, la frmula =A1&" "&B1 producir el texto Mara Snchez (observa que hemos insertado un espacio en medio). Para mostrar un espacio (o cualquier carcter) entre los valores concatenados se debe usar: comillas+carcter +comillas. Operadores lgicos o de comparacin. Comparan dos valores y generan una respuesta con el valor lgico Verdadero o Falso. Son: < Menor que > Mayor que = Igual que <>Distinto que <= Menor o igual que >= Mayor o igual que Operador de rango. El operador ":" se utiliza para indicar un conjunto de celdas. Por ejemplo, las filas de la 1 a la 16, 1:16 . As toda la columna B se indicara, B:B Y toda la fila 4, 4:4 Operador de unin. Es el punto y coma (;), utilizado para unir varios rangos diferentes. Ejemplo: para hacer referencia a las celdas A4,A5,A6,G1,G2,G3 podemos escribir A4:A6;G1:G3 . Parntesis. Se emplea para cambiar el orden de prioridad de los operadores en las frmulas. Si no se ponen, el orden de prioridad es este: 1. Potencias y races. 2. Multiplicaciones y divisiones. 3. Sumas y restas.
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Calculo manual de frmulas

Vamos a utilizar un ejemplo para practicar el clculo manual de frmulas: Clculo de la nota media de los alumnos. 1. Calculamos la nota media de uno de ellos. Ser la suma de sus tres notas dividida entre 3. As que escribimos =(B3+C3+D3)/3 como vemos en la figura y aceptamos.
Al meter frmulas, lo ideal es que no tecleemos las referencias a las celdas que intervienen, sino que pulsemos sobre ellas con el puntero para que se escriban solas. Ahorraremos esfuerzo y posibles fallos humanos.
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2. Copiamos la frmula en las celdas siguientes y vemos como sta cambia. De =(B3+C3+D3)/3 pasa a ser =(B4+C4+D4)/3 y as sucesivamente con B5...
Recuerda que si no escribes el signo ( = ), Excel no sabr que lo que quieres introducir es una frmula y no podr realizar los clculos deseados.
El parntesis ( ) da prioridad a las operaciones que contiene frente a las de fuera.
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3.3.- Frmulas
Una frmula es una ecuacin que utiliza operadores matemticos para calcular un resultado a partir de una serie de valores contenidos en las celdas a las que se hace referencia en dicha frmula. Es decir, para utilizar una frmula ser necesario haber introducido previamente en otras celdas los datos que se emplearn en las operaciones. Recuerda que para que Excel la reconozca, debe ir precedida de un signo igual y estar compuesta por operandos y operadores. Los operandos son los datos que se van a utilizar en la frmula. Los operadores separan los operandos entre s e indican que operaciones se llevan a cabo.
Crear frmulas
Podemos utilizar la hoja de clculo como una mera calculadora, sta es la forma ms sencilla de introducir frmulas. Por ejemplo para realizar la suma de dos nmeros 34 y 56 escribiremos en la celda = 34 + 56 y al pulsar Intro la celda muestra el resultado de la frmula.
Referenciar celdas
La verdadera utilidad de las hojas llega cuando en las frmulas hacemos referencia a las celdas con cuyos datos queremos operar. Por ejemplo, para realizar la suma de las celdas G4, G5, G6 y G7 en la celda G8. Tras activar la celda G8 pondremos =G4+G5+G6+G7 y aceptaremos para visualizar el resultado.
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Al hacer referencia a las celdas y no a sus valores, si se cambian los datos contenidos en las celdas, la suma se volver a calcular sin problemas.
Copiar frmulas en un rango
Referencias relativas
En el mdulo anterior vimos las distintas formas de copiar celdas, mediante las opciones del Men Edicin, la barra de Herramientas y la caracterstica Autollenado, gracias a las cuales se puede copiar el contenido de una celda en otras o crear series con facilidad. Tambin podemos copiar frmulas, aunque para utilizarlas debemos prestar atencin a las referencias a celdas que contienen las frmulas que queremos copiar. Ejemplo: si copiamos una celda con la frmula =A1+A2 a la celda de justo debajo, sta pasa a ser =A2+A3.
Referencias absolutas
Por el contrario, las referencias absolutas son aquellas que conservan, aunque copie o mueva la frmula que las contiene, las referencias de su posicin exacta. Debemos referenciarla anteponindole un signo $ (dolar) tanto delante de la letra de la columna como del nmero de la fila. Si escribimos $C$1, conseguimos que permanezca fija tanto la fila como la columna de dicha celda C1. Veamos un ejemplo: notas de alumnos. Queremos calcular la nota ponderada de los alumnos de una clase. Introducimos la frmula para el primer alumno. Ver que las notas
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del primer alumno son B3, C3 y D3 y que con ellas calculamos la nota final ponderada, multiplicndolas por los porcentajes de la fila 2:
Podemos observar que al copiar la frmula cambia en la siguiente lnea, donde las referencias de celdas pasan a considerar las notas de los alumnos siguientes y los porcentajes de ponderacin de cada examen (celdas B2, C2 y D2) son fijos gracias a que su referencia lleva delante el signo $ .
Las referencias absolutas garantizan que las referencias a las celdas no varan cuando se copian. Para introducir o quitar referencias absolutas de forma rpida puedes utilizar la tecla F4 cuando en la frmula, mantengas el cursor delante de la celda a referenciar.
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Referencias mixtas
Las referencias mixtas combinan una referencia relativa y una referencia absoluta. Se utilizan cuando, al copiar una frmula, queremos que permanezca fija nicamente la fila, A$1, o la columna, $A1, de la celda, de manera que al copiar o mover la frmula que la contiene solo se reajustar la parte relativa de la referencia. Su uso es ms espordico. Como ya se dijo, ten en cuenta que en las frmulas tambin vas a poder introducir referencias a celdas de otra hoja de clculo (=Nombre de la hoja!FilaColumna ) o incluso de otro libro de trabajo ([Nombre del libro]hoja!FilaColumna). A este tipo de referencias se les denomina REFERENCIAS EXTERNAS.
Nombrar celdas para organizar la informacin

Los nombres en las celdas sirven para identificar elementos dentro de una hoja de clculo y son muy tiles a la hora de hacer referencia a celdas en las frmulas y funciones de Excel. Su funcionamiento es similar al de las referencias absolutas y se pueden emplear tanto para definir celdas y rangos de celdas como para los valores constantes y las frmulas.
Crear nombres
Cuanto ms descriptivo sea el nombre, la identificacin ser ms rpida y eficaz. Selecciona la celda o el rango a nombrar. Ejecuta: Insertar/Nombre/Definir, escribe el nombre deseado y pulsa aceptar. Las celdas ya tienen el nombre elegido.
Pegar una lista de nombres

Desde la celda en la que deseamos pegar una lista (a la que le hemos asignado un nombre con anterioridad), selecciona Insertar/Nombre/Pegar y elige los datos deseados. As se evita tener que seleccionarlos de nuevo.
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Otras opciones que nos permite Excel son la de cambiar nombres, aplicarlos, etc., aunque debido a la duracin del curso no consideramos oportuno profundizar ms en estas utilidades.
3.4.- Verificacin de las frmulas.

Cuando se escribe una frmula errnea que no puede ser calculada o un dato incorrecto, Excel visualiza un mensaje de error en la celda en la que ste se ha cometido para ayudar a su rectificacin. Los valores de error comienzan siempre con el carcter almohadilla ( # ) y los ms frecuentes que aparecen en la celda son: #DIV/0! #N/A #NOMBRE? #NULO! Se intenta dividir por 0. Resultado no disponible. El nombre usado en la frmula no es conocido. La interseccin de dos rangos no tiene ninguna celda en comn. Aparece cuando se escriben frmulas del tipo SUMA (B2:D2 B7:E7). El argumento de la funcin matemtica es incorrecto. Por ejemplo, la raz cuadrada de un nmero negativo. Se ha eliminado (Edicin/Eliminar) una celda o un rango de celdas cuyas referencias estn incluidas en una frmula. Por ejemplo, =A1+B1+C1; si se elimina (no confundir con borrar) la celda C1, la frmula cambia a =A1+B1+#REF! En una frmula matemtica hay una celda del tipo texto o el operador es incorrecto. #####: El programa indicaque el ancho de columna no es suficientemente ancho para el valor resultante de la frmula o bien, la existencia de una fecha o una hora nagativas.
#NUM!
#REF!
#VALOR!
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Excel avisa de que una celda contiene un error mostrando un tringulo de color verde en la esquina superior izquierda de la celda. Al pasar el puntero del ratn sobre ella se abre el botn de rastrear error. Haciendo clic en el desplegable se nos facilita la informacin de cmo solucionar ese error. Aunque no es necesario aprendernos los mensajes, tenemos que familiarizarnos con ellos para poder solucionar con rapidez los problemas que surjan en el tratamiento de la informacin de las hojas de clculo.
Trabajando sobre las Hojas de Clculo

Ejercicio: Frmulas
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U.D.4.- Formatos e impresin

4.1.- Formato de celdas
De forma predeterminada, los datos introducidos en una hoja de clculo ofrecen un determinado aspecto. Como ya hemos dicho con anterioridad esa apariencia se puede cambiar a nuestro antojo segn nuestras necesidades. Al igual que en Word, para controlar la presentacin de una hoja se utilizan las distintas opciones de Formatos , facilitando as su lectura e interpretacin. Ejecutando Formato/Celdas ... nos aparece un cuadro de dilogo con distintas pestaas. Las acciones que podemos llevar a cabo sobre las celdas seleccionadas con las distintas pestaas son: Pestaa Fuente. Para modificar el aspecto, letra, tamao y color de los textos. Tambin podemos utilizar estas mismas opciones en los botones de la Barra de Formato. Ver botones. Pestaa Nmeros. Para activar los distintos formatos de nmeros que nos ofrece Excel. As podemos modificar el aspecto de fechas, horas, fracciones, monedas, etc. Excel aplica a los nmeros por defecto el formato general, que visualiza los nmeros tal y como se han introducido. Pero podemos transformar el formato de los nmeros adecundolo a cada caso.
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Algunos formatos numricos pueden activarse mediante los botones de la barra de Formato. Estos son: - Monetario. Aplica el formato de moneda, por defecto el del euro. - Euro. Aplica el formato de euros e inserta el smbolo (2.333,45). - Porcentaje. Aplica el formato porcentaje (0%). - Para Aumentar o disminuir un decimal. Pestaa Bordes. Para rodear las celdas con bordes de distintos, grosores, formas, colores, etc. Pestaa Tramas. Para colorear el fondo de las celdas. Pestaa Proteger. Recuerda que para proteger las celdas es necesario desbloquearlas primero desmarcando su Bloqueo dentro de esta pestaa. Pestaa de Alineacin. Permite cambiar la alineacin de los textos e incluso la orientacin. As la opcin Justificar de la Caja Horizontal permite ajustar la anchura de una columna para dar cabida a un texto que por ser
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demasiado largo antes no se visualizaba completo. Y con la orientacin podemos cambiar la inclinacin de los textos dentro de una celda. Otras opciones para alinear textos son: Alineacin rpida desde la Barra de Herramientas . Podemos activar y desactivar las distintas opciones de alineacin seleccionando previamente las celdas a alinear. Para alinear a la izquierda. Para alinear a la derecha. Para centrar. Puede utilizar los mens deplegables de los botones dar formato como tabla y Estilos de celda del grupo Estilos dentro de la ficha Inicio para seleccionar y aplicar rpidamente un formato y un estilo predefinido a las celdas seleccionadas. Centrar un texto en varias celdas o combinar celdas Para poder centrar un texto en varias celdas ya sean filas y columnas, crearemos una CELDA COMBINADA . Para crearla: Seleccionamos el rango de celdas que deseamos que la formen. Haremos clic en el botn Cambiar y centrar Formato. de la barra de herramientas
Esta opcin es muy til para centrar ttulos de tablas como en el ejemplo mostrado a continuacin:
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Para volver a dividir una celda combinada una vez creada: Seleccionamos la celda combinada. Vamos a la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato/Celdas. Desactivamos la caja Combinar Celdas .
Autoformato Para facilitar la tarea de modificar el aspecto de una hoja de clculo, Excel dispone de una serie de formatos ya definidos que pueden ser aplicados a un rango de celdas para modificar, de una sola vez, diversos aspectos de la hoja. Seleccionaremos alguno de estos formatos realizando los pasos que a continuacin se indican: 1. 2. 3. Seleccionar el rango de celdas al que se aplicar el formato. Seleccionar la opcin Autoformato del men Formato. Elegir un formato y aceptar.
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Formato condicional
Esta opcin permite que el formato de las celdas cambie dependiendo de su contenido. Puede ser que necesitemos que las celdas que contengan ciertos valores tengan un aspecto que las destaque de las dems. Pero si cambiamos el valor de las celdas, su apariencia tambin se ver modificada. Para aplicar formatos condicionales ir a Formato / Formato condicional Para borrar slo el formato, pero no los datos que dicha celda contiene, ejecutaremos Edicin/Borrar/ Formatos .
4.2.- Aspecto de la Hoja de Clculo

Para mejorar el aspecto de una hoja, adems de los formatos vistos, Excel permite modificar otras caractersticas.
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Modificar el ancho de una columna

1. 2. 3. 4. Activar una de las celdas de la columna. Seleccionar la opcin Ancho del Men Formato/Columnas . Introducir el valor del ancho deseado. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Modificar la altura de una fila

1. 2. 3. 4. Activar una de las celdas de la fila. Seleccionar la opcin Alto del Men Formato/Filas . Introducir el valor del alto deseado. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para modificar manualmente el tamao de las filas y columnas podemos situar el puntero del ratn en el borde derecho del botn identificador de la columna o de la fila y arrastrarlo hasta asignar el tamao deseado a las mismas. Si hace clic en el botn Ajustar texto, el programa ajustar automticamente el alto dela fila al contenido de la celda seleccionada o, si est vaca, al tamao predefinido para las filas. Del mismo modo, puedes conseguir el Autoajuste de una fila haciendo doble clic en el botn izquierdo del ratn sobre la lnea inferior de separacin, debajo del nmero de la fila.
Ocultar y visualizar filas y columnas

En algunas ocasiones, puede interesar ocultar una fila o una columna para que no se visualice en la pantalla y/o no aparezcan cuando se imprima la hoja de clculo. Para ello hay que activar alguna de sus celdas y ejecutar Formato/Fila(Columna)/Ocultar .
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Para visualizarlas de nuevo bastar con seleccionar la opcin Mostrar del mismo men despus de seleccionar algunas celdas adyacentes a la oculta.
Ordenar un rango de datos

1. 2. Utilizando el Men Datos. Para ordenar una lista: Excel tiene que reconocer que efectivamente se trata de una lista, para ello basta con activar una de las celda de la misma. Ejecutar el comando Datos/Ordenar para activar el cuadro Ordenar.
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Recuerda seleccionar si la lista tiene fila de encabezamiento o no. En el caso de que no lo tenga la ordenacin puede hacerse utilizando el nombre de la columna que ocupan los datos a ordenar. Podemos ordenar utilizando varios criterios. Ver ejemplo Direcciones, en el que los datos se Ordenan por Primer Apellido, Luego por Segundo Apellido, Luego por Nombre. Utilizando la barra de herramientas:
Otra forma de ordenar listas utilizando los botones Orden Ascendente y Orden Descendente . Haremos clic en estos botones la columna que deseamos ordenar. tras seleccionar una celda de
4.3.- Vistas e impresin Vista Preliminar

Dentro del men Archivo o con el botn podemos activar este modo de visualizar la hoja que nos permite ver cmo se imprimira la hoja en un determinado momento.
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Tambin podemos cambiar los saltos de pgina con la opcin Ver/Vista previa Saltos de Pgina y modificarlos manualmente.
Configurar pginas de impresin

A continuacin prepararemos la pgina para imprimir, ejecutando Archivo/Configurar pgina . En el cuadro de dilogo que emerge podemos realizar las siguientes modificaciones. Pestaa Pgina
Indicaremos si queremos realizar la impresin Vertical (a lo alto del papel) u Horizontal (a lo ancho del papel). Podemos aumentar o reducir la hoja de clculo. La caja Ajustar sirve para reducir las celdas seleccionadas de forma que quepan en un nmero de pginas determinado a lo ancho o a lo alto. Especifica el nmero de pgina para la primera pgina impresa en la caja Primer nmero de Pgina. Para empezar en la pgina 1, selecciona Automtico; en caso contrario, especifcalo.
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Pestaa Mrgenes
Indicaremos los mrgenes deseados en las cajas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Personalizar Encabezado/pie de pgina En el cuadro de dilogo emergente aparecen los botones:
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Hoja
Rango de celdas a imprimir
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Al final Acepta los cambios efectuados y tendrs la hoja lista para su impresin.
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Autoevaluacin 2
Las siguientes preguntas cortas forman parte de una autoevaluacin y sirven para que calibres los conocimientos adquiridos. Puedes realizar esta prueba cuantas veces quieras y su resultado no cuenta para la calificacin de tu aprovechamiento del curso. Pregunta 1: Cul es la tecla que debemos mantener pulsada para seleccionar varios rangos a la vez, aunque stos estn separados? Intro Esc Ctrl Boq Mays Respuesta correcta: Ctrl Pregunta 2: Las operaciones con rangos podemos realizarlas de forma ms rpida utilizando los elementos correspondientes de la barra de herramientas o el teclado en lugar de las opciones del MEN / EDICIN. Cul de las siguientes consignas es verdadera? Ctrl + L para cortar Ctrl + C para copiar Alt + E para entrar en el Menu Archivo Ctrl + X para pegar Respuesta correcta: Ctrl + C para copiar Pregunta 3: Qu camino seguiremos para crear las Series de Datos que Excel ofrece y que simplifican considerablemente el trabajo? Utilizando Men/Insertar/Imagen/Organigrama/ .... Utilizando Men/Formato/Columna/Autoajustar a la seleccin/ ... Utilizando Men/Datos/Agrupar/ .... Utilizando Men/Edicin/Rellenar/ .... Respuesta correcta: Utilizando Men/Edicin/Rellenar/ .... Pregunta 4:
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El operador >= es un operador detipo comparativo que significa: Distinto que... Menor que... Ms o menos igual... Mayor o igual que...
Respuesta correcta: Mayor o igual que... Pregunta 5: Cul es el signo que debe preceder a todas las frmulas? & concatenar = igual (...) parntesis : dos puntos
Respuesta correcta: = igual Pregunta 6: Una vez seleccionada la celda C6, en ella introducimos la siguiente frmula =C3+C4+C5. Si C3 es 20, C4 es 20 y C6 es 50, qu valor tiene C5? 20 10 30 50 Respuesta correcta: 10 Pregunta 7: Al ejecutar la opcin, MEN / FORMATO / CELDAS Qu pestaa debes abrir para modificar el aspecto, letra, tamao y color de los textos? La pestaa nmero La pestaa alineacin La pestaa trama La pestaa fuente Respuesta correcta: La pestaa fuente Pregunta 8: Cul es la utilidad de estos dos botones ?
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Sirven para aplicar el formato de moneda, por defecto el del euro Sirven para aumentar o disminuir un decimal Sirven para aplicar el formato porcentaje (0%) Sirven para aplicar el formato de euros e insertar el smbolo
Respuesta correcta: Sirven para aumentar o disminuir un decimal Pregunta 9: En algunas ocasiones, puede interesar ocultar una fila o una columna para que no se visualice en la pantalla y/o no aparezcan cuando se imprima la hoja de clculo. Para ello basta activar alguna de sus celdas y ejecutaremos: MEN / FORMATO / FILAS / MOSTRAR DATOS / ORDENAR FORMATO / FILA O COLUMNA / OCULTAR MEN / FORMATO / ESTILO Respuesta correcta: FORMATO / FILA O COLUMNA / OCULTAR Pregunta 10: Cuando preparamos la pgina para imprimir, ejecutando ARCHIVO / CONFIGURAR PGINA, en el cuadro de dilogo que emerge podemos realizar modificaciones sobre los siguientes aspectos: Autoformato, autoformato mientras escribe, etiquetas inteligentes Pgina, mrgenes, encabezado y pie de pgina, hoja Pgina, fuente, mrgenes, autoformato Nmero, bordes, tramas, proteger, alineacin, fuente Respuesta correcta: Pgina, mrgenes, encabezado y pie de pgina, hoja
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Evaluacin V
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MDULO VI.- MICROSOFT ACCESS
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Ofimtica bsica - Nivel I / MDULO VI.- MICROSOFT ACCESS
U.D.1.- Conceptos bsicos de Access

U.D.1.- Conceptos bsicos de Access
Introduccin a Access
Qu es Microsoft Access?
Microsoft Access es un gestor de bases de datos
relacionales. Como ya hemos mencionado en mdulos anteriores del presente curso, ACCESS es otra de las aplicaciones que posee el paquete Microsoft Office. Se trata de un sistema de gestin de bases de datos que nos ayudar a trabajar con informacin que est almacenada en una base de datos informatizada por lo que se puede acceder a la misma fcil y rpidamente. Actualmente, es un software de gran difusin entre pequeas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia. Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas. Ejemplos reales de una base de datos, los encontramos en la informacin que podemos manejar a diario: una agenda telefnica, un catlogo de productos, el archivo de una biblioteca, los pedidos de clientes o el inventario de un almacn.
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Por qu usar Access o una base de datos?

Antes, toda la documentacin se guardaba en salas inmensas con archivadores, carpetas y toneladas de papeles. Ahora, se usa el mismo sistema de organizacin, pero en soporte informtico, que resulta ms econmico, ahorra espacio y tiempo de bsqueda. As, se consigue que los datos ocupen el mnimo espacio en la memoria, sean rpidos de encontrar, visualizarlos en pantalla y no derrochar papel. Podremos usar bases de datos en mltiples ocasiones: Para uso personal : direcciones, bibliotecas, recetas o colecciones de msica. Para uso de negocios : listas de distribucin, inventarios o pedidos de clientes. En una empresa las bases de datos permiten revisar, actualizar y analizar datos en continuo cambio.
Qu aplicaciones tiene una base de datos?

Almacena la informacin: administra una coleccin de informacin organizada de manera eficiente. Encuentra la informacin: localiza datos puntuales, por ejemplo, clientes que vivan en Granada y hagan compras de ms de 200 euros al mes. Analiza e imprime la informacin: imprime informes con un diseos profesionales.
En resumen, ACCESS: Administra toda la informacin desde un nico archivo de base de datos . Dentro del archivo, divide los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas . Puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla. Busca y recupera slo los datos que desees por medio de consultas ; y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes .
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Permite a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de pginas de acceso a datos . Una base de datos nos ofrece la posibilidad de ver la informacin, gestionarla, actualizarla, incrementarla y eliminar lo que sobra.
Cundo usaremos Access y para qu?

1. 2. Cuando tengamos que relacionar datos o incluso cuando tengamos que trabajar con gran cantidad de informacin de diferente ndole. Cuando varios datos de una base tengan relacin con un mismo dato de otra. Podremos entrelazar varios asuntos que se relacionan entre s, compartir la informacin y no duplicarla.
Planificacin
Para comenzar, lo ms importante para aprovechar las posibilidades que nos ofrece Access es planificar lo que queremos hacer y organizar la informacin de manera correcta y lgica. Slo as podremos usar ms de una base de datos al mismo tiempo y relacionarlas entre s. Las normas bsicas sern: Verificar los datos que vamos a usar y poner la informacin justa. Hacer un esquema en papel sobre el fin que le vamos a dar a la base de datos y el tipo de informacin que deber procesar (texto, clculos). Organizar los datos en tablas. Usar correctamente los diferentes campos que permite elegir Access . Incluye slo la informacin justa y necesaria. Piensa que cuantos ms datos contenga tu tabla, ms lento funcionar Access.
Consejos para planificar

Dentro de una base de datos, la informacin se guarda en tablas. La tabla a su vez, est formada por filas(campos) y columnas (registros).
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Campos : cada uno de los elementos que compone un registro (Nombre, Apellidos, Domicilio...). Registros : la informacin que introducimos en ellos (Ana, Martn, Avda. Madrid...). Archivos : la unin de varios registros (como la libreta de direcciones).
Los datos de la base de datos son el contenido de las celdas de interseccin entre cada registro y cada campo.
En la tabla vemos que el dato "Arosa" se corresponde con el campo "APELLIDOS" del registro 3. Un guin a seguir sera: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Preguntarnos cul va a ser el propsito de mi base de datos (gestin de almacn, gestin de compra-venta, etc). Pensar los bloques de informacin en que se divide la base de datos. Cada bloque es como un tema diferenciado del otro, no puede haber dos iguales: productos, clientes, etc. Cada uno de estos bloques ser una tabla, la misma informacin no debe aparecer en ms de una tabla. Determino cuntas voy a necesitar. Plantearme qu tipo de datos iran en cada tabla (estos seran los campos: Nombre, Apellidos, telfono). Pensar una clave principal para cada tabla, que sera el modo de identificar de manera nica y exclusiva cada serie de datos que introduzco en la tabla. Por ejemplo el DNI de cada persona. Establecer relaciones entre las tablas. Intentaremos relacionar la clave principal de una tabla con un campo concordante de otra tabla.
Qu es Access?
Este recurso es de tipo Multimedia.
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Tiene que conectarse a la plataforma para acceder a este recurso.
Ejercicio: Introduccin a Access

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U.D.2.- Primeros pasos con la base de datos

2.1 - Entrar en la base de datos
Cuando abrimos por primera vez Access nos encontramos con una aplicacin muy similar en apariencia a las vistas anteriormente como Word o Excel . En la parte superior est ubicada la denominada barra de herramientas .
Los primeros iconos se refieren a tareas comunes en otros programas y sirven para: Crear un documento nuevo y Abrir un archivo ya existente. Existen otros iconos como Guardar el archivo, Imprimir, Vista preliminar del archivo antes de imprimir, o herramientas de edicin como: correccin ortogrfica, cortar, copiar, pegar, o copiar estilo. Estas herramientas se irn activando a medida que vayamos trabajando con Access y entonces las veremos. Para entrar a la aplicacin, iremos a: Inicio-Programas- Microsoft Access , o doble clic en el icono de acceso directo:
Cada vez que entremos a la aplicacin, un panel lateral llamado "Panel de tareas Inicio" nos ofrecer ayuda, la posibilidad de abrir una base de datos existente o crear una nueva.
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Si nosotros tuvisemos ya alguna base de datos creada por otra persona, esto es lo que nos podramos encontrar.
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Esta ventana se llama "Base de datos" y a su izquierda encontramos los tipos de objetos con los que trabajamos en Access (Tablas, Formularios, Consultas, Informes, etc.) y en la parte derecha de la ventana, segn vamos pinchando en cada uno de ellos, visualizamos los existente en cada tipo. En Access las ventanas de documentos estn formadas por las ventanas de tablas, consultas, formularios, etc. Si intentamos abrir 2 bases de datos a la vez, se ejecutarn 2 sesiones de Access y en cada una de ellas aparecer la ventana de la base de datos abierta. Si tuvisemos varias ventanas abiertas dentro de Access podramos ver esto:
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Sistema de ayuda
Debido a la potencia y la complejidad de Access, habr situaciones en las que no recordemos las funciones de algn comando o cmo realizar operaciones. Entonces, es cuando debemos usar el Sistema de Ayuda de Access , cuyo funcionamiento es similar a las del resto de aplicaciones de Microsoft Office. Si se sabe utilizar, es muy til.
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El sistema de ayuda incluye animaciones grficas y muy aclaratorias, como la que vemos en la parte derecha de la imagen.
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2.2 - Crear, abrir y cerrar una base de datos.
Crear una base de datos

Desde una base de datos en blanco
Al entrar en Access tenemos la opcin de crear una base de datos en blanco, esto significa que nosotros definiremos cmo queremos que sea nuestra base de datos. Si elegimos la opcin de Base de Datos en Blanco lo primero que nos pedir, por seguridad, es que la guardemos. Si ya tenemos la aplicacin abierta otra forma de abrir ser desde el men de herramientas: Archivo-Nueva base de datos Entonces aparece el panel lateral "Nuevo archivo" a la derecha, donde pulsamos sobre "Base de datos en blanco...".
En ese instante, Access tambin nos pide que guardemos sta nueva base de datos, que vamos a crear con un nombre que la identificar.
Empiezo a crear mi base de datos "Omega"

Vamos a suponer que tenemos una empresa que comercializa productos de todo tipo y que adems tiene empleados. Para organizarnos necesitamos crear una base de datos
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propia. Nuestra empresa imaginaria se llamar Omega y a nuestra base de datos tambin le llamaremos Omega.
Estamos creando un archivo con la extensin *.mdb (extensin propia de todos los archivos de Access). Hacemos clic en Crear y ya tenemos nuestra base de datos almacenada en la carpeta Mis documentos. Si queremos guardarla en otra carpeta o en el Escritorio desplegaremos la flecha que hay a la altura de Guardar en y seleccionaremos la carpeta donde guardarla.
Asistente para bases de datos

Antes de continuar creando una base de datos debes saber que tambin podemos usar el Asistente . El asistente nos ofrece una coleccin de plantillas o bases de datos predefinidas, cada una especializada en la creacin de distintos tipos de bases de datos.Al hacer clic en , esta vez en el panel lateral buscaramos abajo la zona Plantillas y en ella clicamos En mi PC... El Asistente nos propone plantillas predefinidas para casos comunes.
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Hay que tener en cuenta que en este tipo de bases de datos (Plantillas) tendremos menor margen de maniobra a la hora de realizar cambios. Si de verdad quieres aprender a usar Access se recomienda recurrir a ellas lo menos posible.
Abrir nuestra base de datos

Una vez creada,si cerramos o salimos del programa podramos volver a abrir nuestra base de datos de dos maneras. Abriendo directamente nuestra base de datos Omega de la carpeta Mis documentos. Desde Inicio-Programas- Microsoft Access / Archivo / Abrir - Buscar en Mis documentos , seleccionar Omega y Aceptar.
Salir de la base de datos o de la aplicacin

Es bueno ver la diferencia entre salir o cerrar la base de datos o salir de la aplicacin Access. Podemos cerrar una base de datos y enseguida abrir otra existente. Pero
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si salimos de la aplicacin tendremos que volver a entrar desde Inicio / Programas / Access. Para cerrar la base de datos basta con pulsar el aspa situada en la parte superior de la ventana pequea. Los dos iconos sirven para minimizar la ventana (esconderla en la barra inferior del escritorio) o para maximizar (ver la ventana en toda la extensin de la pantalla).
Puede confundirnos que la ventana de la base de datos con la que estamos trabajando est maximizada (abierta del todo). Entonces, el aspa para cerrar la base de datos estar justo debajo del aspa para salir de la aplicacin.
Ahora ya sabemos crear una base de datos, guardarla y abrirla, slo falta introducir los datos de forma organizada para empezar a trabajar. El siguiente paso ser crear tablas donde estar contenida la informacin esencial.
Ejercicio: Crear base de datos

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Autoevaluacin 1
Las siguientes preguntas cortas forman parte de una autoevaluacin y sirven para que calibres los conocimientos adquiridos. Puedes realizar esta prueba cuantas veces quieras y su resultado no cuenta para la calificacin de tu aprovechamiento del curso. Pregunta 1: Access es un sistema de gestin de bases de datos que nos permite realizar clculos, grficos y editar textos. Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 2: Un ejemplo de base de datos en la vida real es un manual de instrucciones. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 3: La base de datos de Microsoft Access es una coleccin de datos y objetos relacionados con una finalidad particular. Verdadero Falso Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 4: Puedo introducir todos los datos que quiera en una tabla de Access, cuantos ms datos mejor. Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 5:
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En Access se pueden actualizar los datos que se van introduciendo. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 6: Aunque sea una base de datos sencilla es recomendable descomponer antes la informacin necesaria en un esquema en papel. Verdadero Falso Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 7: Podrs abrir una base de datos que ya est creada con el icono: Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Cerrar la aplicacin Access y cerrar una base de datos es lo mismo. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 9: Si una agenda de telfonos fuera una base de datos, avenida Amrica 32 sera un campo. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 10: En Access se pueden abrir ms de dos ventanas a la vez.
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Verdadero Falso
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U.D.3.- Tablas
3.1 - Definicin
En la empresa Omega de nuestro ejemplo anterior existen partes diferenciadas. Como veamos antes, se dedica a la comercializacin de productos y tiene empleados, clientes, productos y proveedores. Descompondremos la empresa en lo que seran contenedores de informacin independientes para empezar a crear una base de datos. Para cada uno de estos bloques de informacin necesitaramos tablas diferenciadas: clientes, productos, proveedores, pedidos, empleados, etc. En definitiva, una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Para almacenar los datos usaremos una tabla distinta para cada tema y luego nos limitaremos a hacer el seguimiento o actualizaciones correspondientes. Por lo tanto, conviene recordar que: 1. 2. Una base de datos se divide en contenedores de almacenamiento independientes llamados tablas. Para almacenar los datos, crearemos una tabla para cada tipo de informacin de la que posteriormente haremos el seguimiento.
Este es el momento de recuperar nuestra hoja de papel de planificacin de base de datos y recordar que en las tablas la informacin se organiza en columnas (campos) y filas (registros). Aunque se haya hecho una buena planificacin, es muy posible que sea necesario modificar el diseo de algunas tablas o relaciones. Podremos hacer cambios, pero siempre con un coste de tiempo y esfuerzo. No le restes importancia a la planificacin.
Campos y registros
Los campos son los elementos que componen un registro (Nombre, Apellidos...), y los registros los datos que introducimos en ellos (Ana, Martn...). Por ejemplo, si tenemos un fichero con las direcciones de nuestros clientes en tarjetas de cartulina cmo descompondremos esa informacin en datos organizados en una tabla?.
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Una columna para cada dato a almacenar (apellidos, nombre, direccin, cuidad..) y un listado de filas de datos para cada cliente.
Empezaremos trabajando en nuestra base de datos creando una tabla diferente para cada asunto. Por ejemplo, Tabla de clientes (campos: id cliente, Nombre, Apellidos, Empresa, Direccin, Ciudad, Telf., Fax) Tabla de pedidos (nmero pedido, fecha, cliente, producto, cantidad, vendedor, etc.) Tabla de empleados (Nombre, etc.)
Crea campos que te permitan enlazar tablas: Es muy importante hacer bien una tabla para aprovechar su informacin. Al igual que demasiados datos estorban, pocos la hacen ineficaz. Siempre que podamos debemos crear campos que conecten con datos recogidos en otras tablas. Por ejemplo, si hago estas dos tablas con un campo comn (cdigo producto ), ms adelante las podr relacionar y obtener un nico listado con productos, precios de compra y de venta. Esto, que lo desarrollaremos ms adelante, ya lo debemos tener en cuenta por la importancia de los campos comunes.
3.2 - Tabla: Modo Vista Diseo

Lo primero que hay que conocer es que tenemos la opcin de trabajar con tablas de dos formas.
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En la Vista Diseo: se usa para trabajar sobre la estructura de la tabla (nombres de campos, tipos de datos), pero no sobre sus contenidos. Icono: En la Vista Hoja de Datos: normalmente se usa para trabajar con los contenidos de la tabla e introducir datos. Icono:
A la hora de crear una tabla tambien podemos recurrir al Asistente : este nos ayuda a crear una tabla poniendo a nuestra disposicin plantillas de las tablas ms corrientes.
Por qu dos vistas?

Porque normalmente usaremos la Vista Diseo para ver y modificar la estructura de la tabla. Aqu pondr en qu orden quiero ver los campos: primera columna identificacin de cliente, segunda columna Nombre, tercera Apellidos, y as sucesivamente. Tambin especificar qu tipo de dato podr ir en cada campo (textos, nmeros, fechas, etc...). En la Vista Hoja de Datos introducir los datos en las columnas que he diseado en Vista Diseo: Ana, Martnez, etc.
Modo Vista Diseo

En Vista diseo se puede crear una tabla entera desde el principio, agregar, eliminar o personalizar los campos en funcin de nuestras necesidades. Esta primera vez vamos a crear una tabla en Vista Diseo que es la que nos permite empezar de cero. Pensando en la base de datos que estamos creando nuestra primera tabla ser de Clientes. Hacemos doble clic en el icono Crear una tabla en vista Diseo, aparece una cuadrcula y debajo de Nombre del Campo vamos rellenando por filas los campos tal y como habamos planificado: IdCliente, Nombre, Apelllidos, etc.
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Conforme vayamos escribiendo aparecer en la columna de la derecha, en Tipo de datos informacin sobre cada campo. Por defecto aparece Texto, pero si nos colocamos sobre la celda saldr un desplegable con las dems posibilidades. Esto nos servir para especificar el Tipo de dato que ir en ese campo (nombre es texto, cdigo de identificacin es autonumrico, etc.). Estos son: Texto. Opcin predeterminada. Utilzalo para datos de texto o que combinen letras y nmeros. Memo. Para datos extensos, como notas o comentarios. Numrico. Para datos numricos con los que desee realizar operaciones. Fecha /hora. Para guardar fechas y horas. Moneda. Para guardar precios o cantidades monetarias. Autonumrico. Cada vez que introduzca un nuevo registro se incrementar el valor del campo automticamente. Si/no. Para valores que slo puedan presentar 2 valores, como SI o NO, VERDADERO o FALSO, etc..
En principio casi todos los campos suelen ser de tipo Texto con excepciones: los cdigos para identificar registro (se recomienda que sean autonumricos), fechas (fecha) o cualquier otro que tuviramos que preestablecer.
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Para campos como Telfono o Cdigo Postal, usaremos el tipo de campo Texto, pues recuerda que el tipo Numrico slo debe utilizarse para datos con los que se vayan a hacer operaciones matemticas. Para tener ms informacin sobre el uso de los tipos de datos consulta la Ayuda del Asistente. En ella encontrars un listado detallado. Pincha con el ratn dentro de una de las celdas de Tipo de datos y pulsa F1. Cuando defino un campo como Autonumrico le estoy pidiendo a Access que asigne un nmero automticamente a mi registro y as sucesivamente con los siguientes. La numeracin ser correlativa, pero yo no la podr modificar. Esto permite establecer cdigos de clientes, de productos, etc, y as evitar que haya dos registros con el mismo nmero.
Operaciones en Vista Diseo

Si nos equivocamos de registro (fila) podemos volver a pinchar en l y modificar los datos. Si queremos eliminar un registro nos colocamos sobre l y con el botn derecho del ratn desplegamos un men con la opcin de eliminar filas. Tambin se puede seleccionar la fila haciendo clic en el selector de la fila de su extremo izquierdo y pulsar a continuacin la tecla Supr. Si nos hemos dejado un registro y queremos que est en 2 posicin situamos el cursor del ratn en la 2 fila, desplegamos el men con el botn derecho del ratn pulsado, y escogemos insertar filas. La mayora de estas operaciones se pueden realizar usando el men emergente que aparece al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre los campos de la tabla. Es mucho ms rpido que ir a los comandos del men.
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Una vez insertada la nueva fila podremos incluir en ella un campo nuevo y necesario como Empresa. Finalmente y antes de guardar los cambios de la tabla quedara asignar la clave principal a uno de los campos de la tabla. La clave principal sirve para hacer referencia a los registros de una tabla desde otra tabla. Por ejemplo, la columna IdCliente de la tabla clientes, donde estn las direcciones de los clientes, la podr ver tambin en la tabla de Pedidos, donde la incluir de nuevo, y tener as una informacin ms completa. (Ver ms adelante: Clave Principal).
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Para establecer una clave principal haz clic en el campo que deseas fijar como clave
y, despus, haz clic en el icono clave principal herramientas.
de la barra de
Guardar la estructura creada en Vista Diseo

Hasta aqu ya tenemos la estructura de nuestra tabla, slo quedara introducir los registros o datos para nuestra empresa. Pero antes tendremos que guardar esta tabla que hemos creado si no queremos perder los cambios. Para ello iremos al men Archivo / Guardar o pulsaremos el icono Guardar del men herramientas:
Elegimos un nombre representativo para nuestra tabla, como "Clientes" y aceptamos.
3.3 - Tabla: Modo Vista Hoja de Datos

Una vez diseada la tabla y definidos los campos (direccin, ciudad y CP), slo me falta introducir los datos de mis clientes. Para introducir los datos podemos hacerlo de dos formas: 1. 2. Desde la Vista Hoja de Datos de la tabla. Desde los Formularios .
Aunque para introducir datos se usan frecuentemente los formularios, vamos a ver primero la Vista Hoja de Datos desde donde visualizaremos los campos creados.
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Al cambiar de vista lo que hacemos realmente es visualizar la tabla de otra manera. Est claro que sigue siendo la misma tabla. Es desde donde podemos introducir los datos. Para cambiar a Vista Hoja de Datos desde Vista Diseo, pulsaremos en el primer icono de la barra de herramientas, tal como vemos en la figura de abajo.
En cuanto hacemos clic en la Vista Hoja de Datos podremos ver que el primer campo ya aparece definido como Autonumrico as que no podremos escribir nada en l. Access lo har automticamente y el resto debemos introducirlos nosotros.
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Recuerda que repetir informacin en una tabla suele implicar que el diseo no es el correcto.
Cada casilla es un registro y nos moveremos por ellos a travs de: - el tabulador del teclado: Tab. - las flechas del teclado. - el ratn pinchando en cada uno de ellos. Para ver todos los registros de la tabla podemos movernos con la barra de desplazamiento que tenemos en la parte de abajo.
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En la misma barra de desplazamiento encontramos el recuadro de registros. Pulsando las flechas podremos ir de un registro a otro o introducir el nmero de registro que deseemos. sta opcin es ms til cuando tenemos un nmero importante de datos o ya hemos llegado a tener varias hojas con datos. Como los datos se almacenan slo una vez, no hace falta que guardemos constantemente. Podramos cerrar esta tabla y los datos quedaran guardados. As la base de datos gana en eficacia y reducimos errores de entrada de datos.
Crear una tabla con el Asistente

Si decidimos hacer una base de datos con el Asistente existe una coleccin de asistentes o plantillas, cada una especializada en la creacin de distintos tipos de bases de datos. Haremos clic desde la ventana de Tablas en Nuevo / Asistente para tablas . Aparece sta ventana:
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Slo tenemos que seguir las indicaciones y seleccionar entre las opciones que nos propone. Despus, ya podremos introducir los datos.
3.4 - Tabla: Clave Principal

La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican de forma nica cada fila guardada en la tabla. Normalmente hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id, un nmero de serie o un cdigo que sirve de clave principal.Permite la opcin de, por ejemplo, si pregunto en mi tabla de clientes por el cliente nmero 15, aparezca el nombre del cliente nmero 15 y no otro. Para que un campo sea buen candidato a ser clave principal debe cumplir varios requisitos: 1. 2. 3. Identificar inequvicamente cada fila. No estar nunca vaco ni ser nulo. Preferiblemente no debe cambiar.
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Por todo esto conviene convertir el campo Identificacin en clave principal.
Debemos establecer en uno de los campos de cada tabla una clave principal, porque: 1. 2. 3. Hace que un registro no se repita y cree confusin. Los registros estarn ordenados por el campo clave que est designado. Permite localizar rpidamente los registros.
En la tabla que estbamos creando colocaremos la clave en el campo IDCliente. En todas las tablas se suele crear un campo aparte de Cdigo de producto, Id empleado, Cdigo proveedor, etc. que ser la clave principal. Designar un campo autonumrico como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crearla. Aparte de stas razones, existe otra no menos importante que apuntbamos en lecciones anteriores, y es que la clave permite hacer referencia a los registros de una tabla desde otras tablas.
Cmo se convierte un campo en clave principal?

En la leccin de Crear una base de datos vimos una forma de fijar la clave principal desde Vista Diseo. No es la nica. Situados en el campo en cuestin, tenemos que colocar el cursor del ratn en el lugar que suele ocupar la flecha en cada registro, al comienzo de la fila. Nos posicionamos junto a IDCliente y con el botn derecho del ratn elegimos Clave principal .
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Qu tipos de campos clave puedo crear?
Como da a entender el tercer ejemplo, varios campos (en este caso dos: paciente y visita) pueden actuar conjuntamente como clave principal, aunque por separado no lo seran).
Dos campos claves

Cuando necesitemos establecer dos campos claves en una misma tabla, una vez hayamos establecido el primero, pulsaremos la tecla de Control, la mantenemos
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pulsada, seleccionaremos la fila del otro campo que nos interese y haremos clic en el
icono de Clave
. Como veremos ms adelante no debemos cambiar una clave principal en una tabla que tenga una relacin con otra tabla.
Ejercicio: Uso de tablas

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U.D.4.- Trabajar con tablas

4.1 - Operaciones bsicas con Tablas Orden de Columnas
Podra ocurrir que una vez tengamos la tabla hecha y estemos introduciendo datos no nos convenza el orden en que hemos puesto las columnas. Para cambiar el orden de las columnas desde la Vista Hoja de Datos: Situamos el puntero del ratn sobre el ttulo del campo, pulsamos con el botn izquierdo y lo soltamos. En ese momento estar seleccionada la columna, volvemos a hacer clic en el ttulo y sin soltarlo arrastramos la columna hasta el lugar que deseemos.
Anchura de columnas
A medida que vamos escribiendo, algunas columnas pueden quedarse cortas para poder ver todo el contenido del registro como sucede en la imagen:
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Lo que tendremos que hacer es adaptar cada columna al contenido del texto, o al menos al registro ms largo que contenga. Hay varias opciones de ejecucin: 1. Colocar el cursor del ratn en la interseccin de las columnas afectadas, en este caso entre los ttulos de los campos direccin y cdigo postal. Cuando aparezca una lnea con 2 flechas en sentido contrario hacer doble clic. Automticamente la columna se ensancha para dejar ver todo el contenido. Si en vez de hacer doble clic, arrastramos, decidiremos nosotros mismos el ancho resultante. Otra forma de hacerlo sera desde la barra de herramientas Formato / Ancho de columna .
2. 3.
Si no seleccionamos ninguna columna en concreto modificaremos todas las columnas. En cualquier caso tendremos tres opciones: cambiar el ancho de todas a un tamao estndar, el Ajuste perfecto (ajuste automtico), o al que queramos.
Ocultar columnas
Quiz tengamos que imprimir alguna informacin donde no necesitemos que se vean todos los datos, como los telfonos o Id de cliente. En ese caso ocultaremos las columnas desde Formato / Ocultar columnas (antes tendremos que haber seleccionado las columnas a ocultar). Tambin se puede desde Formato / Mostrar Columnas donde aparecer un cuadro con la siguiente informacin en el que desactivaremos las columnas que no deseamos ver.
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Inmovilizar columnas
Cuando trabajamos con una tabla con muchas columnas y textos largos, lo normal es que tengamos que usar demasiado la barra de desplazamiento y dejemos de ver las primeras columnas. Por ejemplo, tengo que introducir datos de clientes, pero cuando llego a introducir registros en las ltimas columnas ya no veo los apellidos del cliente en cuestin. Para tenerlo siempre visible inmovilizo la columna Apellidos, podr trabajar con el resto de datos, moverme de un lado a otro de la tabla y la tendr siempre visible porque la columna elegida quedar fija. Recordemos siempre que podemos estar manejando una tabla con muchos registros y muchas columnas.
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Para devolver la columna a su sitio iramos a Formato / Liberar todas las columnas .
Ordenar los datos de la tabla

A veces lo que no nos gusta al introducir datos sobre la marcha es que no estn ordenados. Si pudisemos verlos ordenados alfabticamente encontraramos antes la informacin. 1. Primero tendrs que seleccionar el campo que te interesa ordenar alfabticamente, por ejemplo, el nombre de la empresa a la que pertenece tu cliente. 2. Despus elegir de la barra de herramientas: Registro / Ordenar, con dos opciones: de la A-Z o de la Z-A (ascendente o descendente).
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Formatos
Para modificarlo vamos a la Barra de herramientas Formato / Fuente y elegimos la que convenga. Podemos cambiar fuente, tamao, color y estilo. Aceptamos y todo el texto de la tabla cambiar.
Formato de la Tabla
sta es una herramienta de edicin para cambiar la apariencia de la tabla. Abro la tabla que quiero cambiar y desde el men Formato / Hoja de datos veo el siguiente cuadro de dilogo:
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Podremos ir eligiendo formatos y al mismo tiempo visualizando los cambios en la tabla que quedar detrs del cuadro de dilogo.
Buscar datos
En el supuesto de trabajar con una base de datos extensa,(imaginemos que tengo que buscar entre 5.000 entradas de datos, el telfono de un cliente que se apellida Hernndez), no puedo ir buscando uno a uno. Para ello iremos a Edicin / Buscar.
Dentro de Buscar escribiramos una parte del apellido para tener ms probabilidades, elegiramos nuestra tabla de clientes y podramos adems hacer coincidir todo el campo, el comienzo o cualquier parte del campo. Esta opcin no slo busca algo que ya tenemos sino que nos permite comprobar si ya hemos introducido ese dato o no, o incluso reemplazar un nombre que en su da escribimos incorrectamente. Para reemplazar seleccionaramos la segunda pestaa de Edicin / Buscar . Por ejemplo, acabo de ver que en el campo "Sexo" tengo valores "H" y "M" y preferira tener los valores "Hombre" y "Mujer". Puedo modificarlos de uno en uno o todos de golpe. Introducira en el campo Buscar la palabra que no quiero y le pedira que la reemplace por la deseada.
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4.2 - Trabajar con Tablas

Ahora que ya sabemos crear una tabla, definirla e introducir datos, podramos crear ms tablas. Desde nuestra base de datos Omega, iramos a Nueva Tabla, Vista Diseo y finalmente aceptamos. Repetiramos los pasos dados en la primera tabla: 1. 2. Definiramos los campos en Vista Diseo para una tabla de Proveedores. Luego iramos a Vista Hoja de datos para introducir los datos.
As sucesivamente crearamos dos tablas ms: para Productos y para Pedidos .
Propiedades de los campos

Acabamos de crear nuevas tablas que nos plantean nuevas dificultades. En la tabla Pedidos tenemos campos hasta ahora no vistos como el de Precio o Fecha, con tipos de campo menos comunes (moneda y fecha/hora).
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Las propiedades de los campos sirven para indicar detalles ms concretos de los campos que hemos creado. Los vemos en la parte inferior de la ventana de Diseo de la tabla. Hay muchos tipos de propiedades del campo pero para conocer mejor sus funciones haz clic en su cuadro de texto y pulsa la tecla F1. En la Tabla de Pedidos podramos hacer algo as:
El tipo de dato para el campo fecha ser Fecha pero en la parte inferior, en Propiedades del Campo, desplegamos la barra de formato y elegimos cmo queremos que aparezca (fecha y hora, fecha larga, corta, mediana, etc.).
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Para el precio: tipo de dato Moneda. En Propiedades del campo, dentro de formato, indicamos euros (podra tratarse de otra divisa). En Lugares decimales decidimos que aparezcan dos (as: 25,50 ).
El resto de propiedades pueden usarse para casos en que ya tengamos un cierto dominio de Access y necesitemos hacer tareas ms complejas. Finalmente y antes de guardar los cambios de la tabla quedara asignar la clave principal al campo nmero de pedido. Ahora ya podramos ir a la Hoja de Vista de Datos a introducir nuestro listado de pedidos.
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Crear una Tabla

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Autoevaluacin 2
Pregunta 1: Cmo se llaman, respectivamente, las columnas y filas de una tabla en Access? Respuesta correcta: campos y registros Pregunta 2: Un ejemplo de registro en una tabla sera: elsapsangros@hotmail.com Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 3: Para moverme por las celdas de una tabla puedo hacerlo con : Tabulador Ratn Flechas del teclado Todas las respuestas anteriores son correctas
Respuesta correcta: Todas las respuestas anteriores son correctas Pregunta 4: Qu nombre recibe el nico campo que jams podr repetirse en una tabla? Respuesta correcta: clave principal Pregunta 5: A la hora de crear una tabla podemos recurrir a la Vista Diseo que nos ayuda a crear una tabla poniendo a nuestra disposicin plantillas Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 6: Cuando tengo la estructura de la tabla creada, Dde voy a introducir los datos?
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Asistente Vista Diseo Vista Hoja de datos
Respuesta correcta: Vista Hoja de datos Pregunta 7: Para campos como Telfono o Cdigo Postal, se ha de usar el tipo de campo Numrico Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Una vez tenemos la estructura de la tabla y antes de introducir los registros o
datos para nuestra empresa,debemos guardarla pulsando el icono: Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 9: El campo Cdigo de Identificacin se recomienda que sea de tipo: Numrico Texto Autonumrico
Respuesta correcta: Autonumrico Pregunta 10: Los datos podrn ser ordenados dentro de la tabla en sentido ascendente con el botn
Verdadero Falso
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U.D.5.- Relacionar tablas

5.1 - Relacionar Tablas
En la empresa Omega es normal que un da necesite saber qu productos le he vendido a un cliente, qu proveedor me ha vendido ese producto o incluso qu empleado lo vendi. Toda la informacin ya est introducida en las tablas, ahora slo tengo que ponerla en relacin. Por eso, cuando hice la tabla de Pedidos inclu los campos de id cliente y de id empleado, y cuando cre la tabla de Productos inclu un campo para el cdigo del proveedor. Recuerda : La importancia de crear campos que enlazan tablas. Access gestiona bases de datos relacionales, y relacional significa que las tablas de una base de datos pueden estar relacionadas entre s, para usar conjuntamente sus datos.
Podemos reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, pero para eso hay que definir relaciones entre las tablas. De poco nos sirve una tabla si no podemos relacionarla con otras, y menos an si no la relacionamos bien.
Crear relaciones entre tablas

Para saber qu productos le compro habitualmente a un proveedor, relacionar la tabla de Productos y Proveedores. Slo tenemos que indicar a Access cmo tiene que relacionar las tablas. 1. Desde la ventana de Tablas pulso el icono de Relacionar tablas .
Aparece la ventana de Relaciones y pulsamos el icono de Agregar Tablas para seleccionar las tablas que queremos agregar.
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2. Incluimos la tabla de Producto y Proveedores que irn mostrndose en la ventana de Relaciones. Cerramos la ventana de Mostrar tabla y el resultado ser ste:
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En cada tabla aparecen en negrita los dos campos principales y observamos adems que en la segunda tabla tenemos un campo que coincide con el campo clave de la primera. Enlazar estos dos campos concordantes es lo que permitir conectar las dos tablas. Si la clave principal se utiliza en una relacin y quisiramos eliminarla, previamente deberamos eliminar la relacin . Lo que haremos ahora es seleccionar el campo CodigoProveedor de la primera tabla y, con el botn izquierdo del ratn pulsado, arrastrar hacia el campo Proveedor de la segunda tabla como si quisiramos unirlos con un hilo. Veremos como una etiqueta se desplaza de una tabla a otra y aparece la ventana Modificar Relaciones:
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La integridad referencial evita problemas entre las tablas relacionadas, puede ser muy til pero tambin puede quitarle flexibilidad a nuestro trabajo. Por ejemplo, en este caso no nos dejara introducir un producto si no especificamos con qu proveedor de la otra tabla se corresponde. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con alguna excepcin) y deben contener el mismo tipo de informacin. En ste caso, el campo Proveedor de la tabla Productos no es campo clave (como el de la tabla Proveedores ) porque el campo clave de su tabla es CodigoProducto. El campo de Proveedor ser de tipo numrico para que pueda introducir el nmero que se cre automticamente en la tabla Proveedores . Access nos confirma, para que no queden dudas, qu campo queremos relacionar de cada tabla y as compruebo que los campos son los correctos. Hacemos clic en Crear y ya tenemos hecha una relacin entre dos tablas. Entendemos ahora mejor por qu colocamos campos comunes en algunas tablas, para poder relacionarlas tal y como hemos visto.
5.2 - Tipos de relaciones
Tipos de relaciones
En la ventana de Modificar Relaciones vista anteriormente poda leer que la relacin era de uno a varios, es decir, que por cada proveedor puedo tener varios productos. La relacin entre las dos tablas puede ser de 3 tipos: Relacin de uno a uno: Es muy poco habitual. Cada registro de una tabla se relaciona con un solo registro de la otra. Como por ejemplo, cada registro (cliente) de una tabla de Clientes slo tendra una tarjeta relacionada en una tabla de Tarjetas de Clientes. Relacin de uno a varios: Es el tipo relacional ms habitual. Cada registro de una tabla se relaciona con varios registros de la otra tabla. Por ejemplo, cada cliente puede tener ms de un pedido. Relacin varios a varios: Cada registro de la tabla principal puede puede enlazar con varios registros de la otra tabla y viceversa.
En todo caso sea cual sea la relacin entre dos tablas, siempre debern respetarse las denominadas Reglas de integridad referencial por las que: 1. Una tabla no puede contener registros hurfanos o no asociados a la otra tabla. 2. No es posible borrar un registro de la primera tabla que est relacionado con un registro de la segunda. Estas reglas aseguran que los datos se mantendrn perfectamente relacionados y evitan su eliminacin accidental. Si se ha perdido integridad referencial, en la lnea que une las dos tablas se muestra el smbolo 1varios, ver penltima figura de sta pgina.
Guardar la relacin
Guardaramos los cambios como siempre: .
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Eliminar relaciones
Para eliminar esta relacin tendramos que abrir de nuevo la Ventana de Relaciones si est cerrada, hacer clic sobre la lnea que une las dos tablas y pulsar la tecla Supr . Recuerda que como podemos relacionar tantas tablas como hayamos planificado podemos encontrarnos en la ventana de relaciones todas esas tablas relacionadas entre s o unas relaciones aisladas de otras.
El smbolo 1 indica que en ese lado de la relacin est la tabla principal; en el otro lado el smbolo infinito indica cul es la tabla secundaria.
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Si queremos eliminar una de las tablas que aparecen en la ventana de Relaciones, repetimos la operacin, seleccionar la tabla y pulsar Supr .
Resumen de relaciones
1. 2. 3. Es imprescindible usar relaciones entre las distintas tablas para sacar partido a Access. De los tipos de relaciones que pueden darse, la ms habitual es la de uno a varios, que facilita el uso de varias tablas evitando la repeticin de datos en una misma tabla. Una vez creada una relacin, sta afectar al resto de elementos de la base de datos: a formularios o a consultas.
5.3 - Uso del Asistente en Tablas

Todo lo que hemos hecho hasta ahora en Tablas lo habra hecho el Asistente automticamente. El Asistente nos facilita la elaboracin de una tabla, pero ser preferible que sepamos modificarla segn nuestras necesidades. Vamos a ponerlo en prctica. Crear mi tabla de Pedidos usando el asistente para tablas. Desde la ventana de tablas, Nuevo / Asistente para tablas / Aceptar (o doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente). Aparece una ventana nueva:
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El Asistente nos da un listado de tablas preparadas, elegimos una de Negocios, como Detalle de Pedido. En el siguiente desplegable tenemos otra lista con los campos que el asistente considera que pueden servir, y que iremos pasando a la ltima ventana (campos de la nueva tabla) con ayuda de las flechas.
La primera flecha sirve para pasar los campos de uno a uno a nuestra futura tabla, la segunda para pasarlos todos de una vez, la tercera y la cuarta para deshacer esta operacin, bien uno a uno, o todo a la vez. Pulsamos Siguiente. Asignamos un nombre a la tabla y el asistente nos pregunta si dejamos que l mismo designe la clave principal. Como nos dejamos llevar, le decimos que s, que lo haga l todo. Pulsamos Siguiente.
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Llega el momento de decirle si queremos que sta tabla tenga relacin con alguna otra o no, y por si acaso nos dice que actualmente no est relacionada con ninguna, pero que si lo queremos hacer pulsemos el botn de Relaciones .
Dentro de la ventana Relaciones tendremos la opcin de: no relacionar, de hacer una relacin uno a uno con la tabla elegida, o una relacin uno a varios. Ya estara creada la tabla y pasaramos a introducir los datos. Existen dos opciones de introducir los datos: 1. 2. Creando un formulario que usa el Asistente, Creando una tabla.
Pulsando Finalizar, visualizara la opcin elegida (tabla o formulario) lista para ir rellenando datos.
Ejercicio: Relacionar Tablas

U.D.6.- Informes
6.1 - Informes
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Es la forma de mejorar la presentacin de los datos que provienen de tablas o consultas, pensando en aquellos que lo van a ver. Ofrece un diseo profesional donde se resume la informacin de la base de datos. Los informes son muy tiles en el caso de que tuvieses que enviar informacin detallada de los productos que servimos en la empresa, con precios, proveedores, unidades en stock. O incluso, para ver los turnos de trabajo de cada empleado, por seccin... Se puede usar cualquier tabla. Para crear un informe usando ms de una tabla deben existir previamente relaciones entre las tablas. Para acceder a cualquiera de ellos pinchamos en el icono de Informes de la ventana base de datos, que est debajo del de Formularios .
Crear un Informe
Como en el resto de herramientas de las bases de datos Access, la aplicacin nos permite crear un informe mediante el Asistente o utilizando la Vista Diseo. Lo ms sencillo es usar el Asistente, desde el cual selecciono la tabla (o tablas, dependiendo de lo que quiera hacer), aado los campos (podemos elegir campos de ms de una tabla) y pasaramos a la siguiente ventana del asistente. Los campos que hemos seleccionado pasan a un rea que nos muestra el orden en que se vern los datos en el informe. En la ventana que sigue podemos establecer prioridades entre los campos agrupando los datos (en ste caso por departamento); eso permite organizar y resumir mejor la informacin.
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Para clasificar los datos podemos establecer el orden en que aparecern en las columnas los datos (ascendente sera de la A a la Z, o de 1 a 9). Si tuvisemos que realizar algn clculo en una tabla donde hubiese cantidades nos aparecer un cuadro de dilogo con la opcin de calcular: sumas, promedios, mnimos o mximos. Las siguientes ventanas sirven para elegir el formato del Informe (tabular, en columnas o justificado, color.. ) y estilo de presentacin. Finalmente, pondra un nombre al informe y vera el resultado. Para imprimir haramos clic en el icono
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6.2 - Informes para etiquetas

A menudo en una empresa, se necesita hacer envos masivos de sobres y cartas. Para crear etiquetas postales existe la posibilidad de hacerlo desde el Informe. Desde Informes vamos a Nuevo, seleccionamos Asistente para etiquetas y buscamos en el despleglable la tabla de donde sacaremos las direcciones para las etiquetas, en este caso Clientes . Aceptamos.
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Aparece luego una ventana complicada que no hace sino pedirnos el formato predefinido de etiqueta que vamos a usar (las cajas de etiquetas adhesivas existentes en el mercado ya lo indican). Elegimos el tamao de nuestra plantilla, aunque si queremos personalizar el tamao tambin podemos. Posteriormente, elegimos el formato de la fuente para la etiqueta y en la siguiente ventana organizamos la disposicin de los campos en la etiqueta.
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Para dejar una lnea entre el campo Empresa y el de Nombre pulsamos Intro. Guardamos un espacio entre el Nombre y el Apellido con la barra espaciadora. Entre la ciudad y el CP escribimos un guin de separacin. Una ltima opcin para manejar un listado que puede ser de varios folios es ordenar la disposicin de las etiquetas en papel. Se puede realizar por el nombre de la empresa para facilitar la tarea de encontrar el cliente. Guardamos como Etiquetas Clientes y finalizamos. Veremos una composicin lista para imprimir etiquetas en la impresora.
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Informes
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Autoevaluacin 3
Pregunta 1: Cada ........... no mezcla datos de clientes y productos, sino que entre varias cada una tiene informacin sobre un tema especfico. Respuesta correcta: tabla Pregunta 2: Qu tipo de relacin enlaza una tabla con nombres y apellidos de personas, con otra tabla con sus nmeros de Seguridad Social? Relacin de uno a uno Relacin de uno a varios Relacin de varios a varios Respuesta correcta: Relacin de uno a uno Pregunta 3: Para sustituir un registro por otro cuando lo he escrito errneamente, como Zaraaagoza en vez de Zaragoza, lo har con el comando... Entrar Reemplazar Supr Respuesta correcta: Reemplazar Pregunta 4: Para relacionar una tabla de Productos con otra de Pedidos, Qu campo usaras? Cdigo de producto Caractersticas de producto Respuesta correcta: Cdigo de producto Pregunta 5: Para representar la relacin entre dos tablas se dibuja una lnea con un junto a la tabla principal.
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Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 6: La relacin ms habitual entre tablas es la de uno a varios Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 7: Utilizando el Asistente de tablas podemos eleborar una tabla mucho ms compleja que hacindola manualmente Verdadero Falso Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Para crear un informe entre varias tablas, primero debe existir relacin entre ellas Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 9: Para crear etiquetas postales existe la posibilidad de hacerlas desde el Informe Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 10: Al elaborar una Etiqueta podemos elegir formato y fuentes pero no la disposicin de los campos en la propia etiqueta Verdadero Falso
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Evaluacin VI
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MDULO VII.- MICROSOFT POWERPOINT
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Ofimtica bsica - Nivel I / MDULO VII.- MICROSOFT POWERPOINT
U.D.1.- Conceptos bsicos de Powerpoint

1.1 - Introduccin a Powerpoint
La ltima de las aplicaciones de Microsoft Office que vamos a ver en este curso es Microsoft Powerpoint, aunque existen ms, las que ya has estudiado junto con powerpoint son las ms extendidas.
PowerPoint es el programa de Office para la creacin y edicin de presentaciones a travs de un conjunto de diapositivas que pueden contener imgenes, texto y sonido. Se pueden controlar las transiciones entre estas diapositivas y sus intervalos de tiempo. Actualmente, est disponible en sistema Windows y MacOS. Con PowerPoint puedes presentar tus exposiciones ejecutndolas en un ordenador conectado a un proyector para mostralas a travs de una pantalla de vdeo. Adems, permite disear transparencias y presentaciones en diapositivas de 35mm. Puede sernos de gran ayuda para acompaar un discurso en pblico facilitando la transmisin de cualquier mensaje de forma clara y espectacular, aumentando la eficacia de la comunicacin y reduciendo el tiempo de exposicin.
Conceptos bsicos
A la hora de trabajar con PowerPoint vamos a estar continuamente utilizando una terminologa propia del programa. Por ello, antes de comenzar, es conveniente tener una idea de qu son estos trminos: Presentaciones: Coleccin de diapositivas, que en su conjunto, componen una presentacin. Se recomienda que no sean excesivamente extensas (que cada una no tenga mucha informacin), que estn bien organizadas y que las ideas estn sintetizadas.
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Diapositiva: Cada una de los fotogramas o puntos estticos de la presentacin. Pueden contener texto, imagen, grficos, sonidos, organigramas... Plantilla: Existen dos tipos de plantillas: de diseo y de contenido. Las plantillas de diseo contienen formatos diseados que puede adaptar a nuestra presentacin. Las plantillas de contenido contienen formatos diseados, al igual que las plantillas de diseo, pero tambin aaden sugerencias de texto para temas especficos. Patrn: El Patrn de dispositivas es la diapositiva que contiene formato del ttulo, texto y los elementos de fondo, que se desea mostrar en todas las diapositivas de la presentacin. Cualquier cambio realizado en un elemento o atributo del Patrn, se aplicar automticamente al resto de las diapositivas que sigan este Patrn. Es muy til para definir elementos comunes de cada diapositiva. Podemos encontrar cuatro tipos de patrones: de diapositivas, de ttulos, de documentos y de notas. Transicin: Efecto visual que se produce al pasar de una diapositiva a otra. Animacin: Powerpoint permite animar (dar movilidad) a textos y otros objetos de las diapositivas, adems de aadirles sonido. Es aconsejable no excederse en estos efectos, pues pueden ser molestos y distraer al espectador de la presentacin. Formato de diseo: Diseo de cada diapositiva. Hay formatos de diseo preconcebidos que nos permiten crear atractivas presentaciones an sin nociones de diseo.
Consejos para su presentacin

Utilice diapositivas sencillas, un exceso de datos puede desviar la atencin de su audiencia. El tamao de letra debe ser grande para que se lea con facilidad. Cuando sea posible, utilice elementos grficos para facilitar la comprensin y estructura de los datos. Aplique diseos comunes para todas las diapositivas de una misma presentacin. Intente que los colores sean agradables.
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Configuracin de vista
Tras elegir la diapositiva aparecer la vista compuesta por: 1. 2. 3. Vista Esquema : Situada en la parte izquierda de la ventana. Nos permite ver el esquema de nuestra presentacin. Vista Diapositiva : Muestra la diapositiva que estamos elaborando. Vista Notas : Se sita en la parte inferior. En ella apuntamos notas relacionadas con la diapositiva. Los comentarios que escribamos aqu no aparecern en la pantalla en el momento de la presentacin-exhibicin. Estos comentarios pueden servir como guin para el ponente.
En la imagen, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, podemos elegir el modo de trabajo: Normal: En esta vista predomina la diapositiva, muestra en grande la diapositiva actual para editarla con mayor facilidad. Tambin incluye el esquema, que muestra la jerarqua de los contenidos de las diapositivas. Por ltimo, permite agregar notas. Clasificador de Diapositivas: Expone las diapositivas en pequeo para tener una visin total y poder cambiarlas de posicin (arrastrando) o duplicarlas (con copiar y pegar, como veremos ms adelante). Presentacin de Diapositivas: Comienza la presentacin de las diapositivas, con los efectos e intervalos que con anterioridad se han aadido. Para ver directamente la presentacin se puede pulsar (F5). Para volver a la vista anterior se puede presiona ESC.
1.2 - Uso de mens y barras de herramientas

Si pinchamos en el men Ver - Barra de herramientas encontraremos un listado con las diferentes Barras de herramientas que tiene el programa.
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En PowerPoint vamos a trabajar continuamente con dos barras de herramientas: Formato y Estndar. Otras, como Efectos de animacin o Dibujo se desarrollarn en mdulos siguientes.
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FORMATO
Desde esta barra de herramientas, principalmente, vamos a dar forma al texto. Estas herramientas son muy similares a las que ya hemos visto en Word.
A la izquierda vamos a encontrar un desplegable con los diferentes tipos de letra. Para modificar la fuente, el texto tiene que estar seleccionado. A su lado, el tamao (1). Los siguientes iconos pertenecen a negrita, cursiva, subrayado y sombreado (2). A continuacin se encuentran las alineaciones de prrafo (3). Vietas y numeraciones(4). Los siguientes iconos pueden resultar ms novedosos. Automticamente aumentan o disminuyen el tamao de la letra (5). Las flechas nos ayudarn a formar la jerarqua y los niveles en nuestras diapositivas (6).
ESTNDAR Desde esta barra de herramientas se realizan las gestiones ms bsicas del documento que estemos editando. Algunas de estas herramientas tambin nos van a resultar familiares.
Por su familiaridad, nicamente vamos a enumerar sus iconos y nos detendremos en las novedades del programa (enmarcadas en la imagen anterior): Los iconos propios de PowerPoint en esta barra de herramientas son: Expandir todo : Despliega informacin de cada diapositiva en la vista esquema.
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Mostrar formato :En la vista esquema se detalla el formato que hemos dado a cada diapositiva.
En qu consiste PowerPoint?
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U.D.2.- Operaciones bsicas

2.1 - Crear una presentacin Presentacin en blanco
Al abrir PowerPoint nos aparecer una ventana para elegir entre varias opciones:
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Para empezar a trabajar elegiremos Crear una presentacin nueva ... Tambin podemos acceder a una nueva presentacin: Desde el men Archivo / Nuevo / Presentacin en blanco, Haciendo clic sobre el icono de la hoja en blanco (Nuevo) o Presionando CTRL-U.
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De todas estas maneras podremos llegar a la pantalla inicial, en el panel lateral de la derecha se muestran los diferentes diseos de diapositiva: Diapositiva de ttulo, Lista con vietas, Texto a dos columnas...
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Si ms adelante deseamos una nueva diapositiva podemos acceder desde el men Insertar / Nueva Diapositiva o pulsando el atajo CTRL+M. Una vez que sabemos cul de ellas deseamos, podemos hacer clic sobre ella y el diseo se aplicar a la diapositiva actual.
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Comenzar a trabajar
Cuando comiences a disear tu presentacin te aconsejamos crear un esquema previo con la estructura de la misma. Utiliza los distintos tipos de letra y los colores para diferenciar la jerarqua: ttulos, subttulos... Tienes que conseguir que el oyente identifique rpidamente las diferentes partes de tu presentacin. Intenta ser conciso en las ideas, no es positivo insertar mucha informacin en cada diapositiva. Es preferible dividir esa informacin en varias diapositivas ya que el contenido se tiene que ver de un vistazo. Si tus nociones de diseo, en un principio, no son muy amplias en cuanto a: combinacin de colores, tipografa, etc., puedes utilizar fondos de diapositivas que PowerPoint nos propone y de esta manera crear una presentacin que parecer muy profesional. UN CONSEJO PARA TUS PRESENTACIONES: Puede ser til incluir sonidos y animaciones en las presentaciones, para que sean ms dinmicas, entretenidas y amenas. Pero debes tener cuidado, un exceso de ellos puede cansar al oyente, incluso perder seriedad. Son ptimos, pero con moderacin.
2.2 - Edicin de diapositivas.

Cuando inicialmente abrimos una presentacin y elegimos la opcin de diapositiva en blanco, aparecen diferentes autodiseos de diapositiva.
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Dependiendo del autodiseo aparecer un esquema previo para rellenar. Como podemos ver sealado en la imagen, en esta ventana se describe el concepto de lo que queremos agregar: Ttulo y subttulo. Ttulo y texto con vietas. Ttulo y tabla.
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Ttulo, texto y grfico. Ttulo y organigrama.
A continuacin explicaremos los AUTOFORMATOS ms utilizados: Para agregar texto tenemos varias opciones: ttulo y subtitulo, ttulo y texto con vietas, ttulo y texto a dos columnas.
En el momento que pinchamos sobre la caja de texto, ya podemos escribir lo que deseemos. El texto, automticamente, adoptar las condiciones que vienen por defecto en estos autodiseos: Tamao, tipo de letra... Fcilmente podremos modificarlo, como veremos ms adelante.Si el cuadro de texto tiene vietas, cada vez que pulsemos intro aparecer automticamente dicha vieta al inicio de la frase.
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Para agregar ttulo y tabla . Cuando deseamos aadir una tabla podemos pinchar en el icono que aparece y en la nueva ventana elegir nmero de filas y columnas.
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Tambin sirve el siguiente icono:
Para agregar un grfico . Cuando necesitemos aadir un grfico podemos pinchar en el icono que aparece en el autodiseo.
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Por defecto, aparecer un grfico que nosotros podemos modificar a nuestro gusto, adaptndolo con los nuevos datos.
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Adems, es posible aadir barras pinchando de la parte izquierda de la ventana. Para eliminar la barra, simplemente tenemos que volver a pinchar.
Haciendo clic sobre la leyenda modificamos otras opciones como los colores, borde, efectos de relleno... Automticamente tambin tomarn estas caractersticas las barras que le correspondan.
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Para agregar ttulo y organigrama . Tendremos que pinchar en el siguiente icono:
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Al realizar la accin, es posible que te indique que necesitas instalar la funcin dependiendo de la versin del programa con la que se est trabajando. Esta opcin da la posibilidad de trabajar con organigramas que vienen predefinidos por defecto, pero la opcin de adaptarlos a nuestras necesidades es algo compleja.
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Si deseas realizar organigramas con total libertad es mejor que utilices las autoformas . Se accede a ellas desde la barra Dibujo, que se puede activar desde el men Ver / Barras de Herramientas. Si en autoformas elegimos Formas Bsicas podemos dibujar las figuras que deseemos y darles color de relleno.
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Si a continuacin, una vez que ya tenemos los polgonos deseados, pinchamos en Conectores , podemos unir unas formas con otras.
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En el momento en que ya has unido los polgonos con los conectores y mueves la figura, no perders la unin de estos.
Para agregar ttulo e imagen . Tendremos que pinchar en el siguiente icono:
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Encontramos una galera de imgenes prediseadas de Microsoft. Como hay muchas, se pueden buscar apoyndose en una palabra clave. Simplemente con hacer doble clic sobre la elegida, se insertar en nuestra diapositiva.
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Si por el contrario deseamos personalizar nuestro trabajo y queremos aadir una imagen que nosotros tenemos en nuestro ordenador, tenemos que ir a Insertar Imagen Desde archivo y buscar la imagen que deseamos.
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Para agregar un clip multimedia . Tendremos que pinchar en el siguiente icono:
Nos presenta una lista similar a la de las imgenes y tendremos que seleccionar el clip deseado.
Para agregar un objeto . Tendremos que ir a la opcin Insertar / Objeto... A continuacin, nos aparecer una lista de los diferentes objetos que podemos insertar: sonidos, vdeos, clip multimedia... Con esta opcin inicialmente se abrir el programa que necesitas para crear el objeto: si es una imagen, Adobe Photoshop; si es un dibujo vectorial, Macromedia Freehand... Automticamente el archivo que crees aparecer en tu diapositiva. (Esta opcin no es muy utilizada).
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Aadir textos
Una vez que ya hemos elegido el autodiseo de la diapositiva rellenamos con el contenido que deseamos cada cuadro de texto. Podemos teclear el texto directamente en la caja de texto o copiar y pegar el texto de un documento de Word (recordamos los atajos de teclado: Control + C: copiar y Control + V: pegar ). Luego habr que dar formato al texto, como si de un texto de Word se tratase. Para ello utilizaremos la barra de herramientas Formato (de la que ya hablamos en el mdulo anterior). Para cambiar el tamao de la caja de texto podemos usar los pinzamientos cuadrados que aparecen alrededor de la caja una vez que est seleccionada. Conforme vayamos aadiendo texto, el cuadro ir aumentando su tamao automticamente.
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Cuadros de texto
Si deseamos aadir ms cajas de texto lo haremos desde la barra de herramientas Dibujo, con el icono de cuadro de texto . Esta ventana podemos obtenerla en Ver / Barras de herramientas / Dibujo.
Para modificar el tamao del marco de un cuadro de texto, arrastraremos con el ratn sus puntos del control. Para eliminar un cuadro de texto o cualquier otro objeto de la diapositiva, selecciona su marco y pulsa la tecla Supr.
Dibujos
Desde esta misma barra crearemos de manera sencilla y muy similar a Word: autoformas, flechas, rectngulos y elipses, cuadros de texto, ttulos WordArt, imgenes, cambiar parmetros, el tipo y color de lnea y de relleno, sombras y efectos 3D.
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2.3 - Operaciones bsicas
Copiar, cortar y pegar una diapositiva

Tenemos varias posibilidades: 1. Ponernos sobre la vista esquema y presionar el botn derecho del ratn. Desde esta ventana se pueden realizar las tres acciones.
2. Seleccionar la diapositiva con el ratn. Una vez que se pone oscura (como en negativo) podemos utilizar los atajos: Control + X (cortar) Control + C (copiar) Control + V (pegar) 3. Seleccionar la diapositiva con el ratn. Una vez que se oscurece (en negativo) podemos ir a la ventana Edicin . Aqu tambin encontraremos las tres opciones.
Insertar
Para insertar diapositivas nos situaremos con el cursor en la lista de diapositivas, en la vista esquema, y pulsamos intro . Tambin podemos ir a Insertar / Nueva Diapositiva o pulsar el atajo CTRL+M.
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Duplicar
Haciendo referencia tambin a la imagen anterior, con el men Insertar / Duplicar Diapositiva crearemos una nueva diapositiva, igual que la actual, lo que simplificar el proceso de creacin de diapositivas similares (ser mucho ms rpido quitar lo que sobra o cambiar lo que hay, que partir de cero).
Eliminar
Hay dos modos muy sencillos de eliminar una diapositiva. Tenemos que seleccionar la diapositiva en la vista esquema, y cuando aparece en negrita, presionar la t ecla Supr o ir a Edicin / Borrar.
Diferentes vistas de PowerPoint

Ejercicio: Disea tu primera presentacin

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Autoevaluacin 1
Pregunta 1: PowerPoint es un programa informtico para (respuesta mltiple): Retocar imgenes digitalmente. Crear presentaciones. Tratamiento de textos. Dibujo vectorial. Diseo grfico.
Respuesta correcta: Crear presentaciones. Pregunta 2: Una presentacin de PowerPoint puede contener, entre otras cosas (indica la opcin ms correcta): Texto e imgenes. Texto, imgenes, sonido y grficos. Texto, imgenes y sonido. Texto, imgenes y grficos. Respuesta correcta: Texto, imgenes, sonido y grficos. Pregunta 3: En la Vista Notas podemos apuntar (elige una respuesta): Comentarios personales para el orador-ponente. Aclaraciones para los oyentes. Esquema del guin para el orador y oyentes.
Respuesta correcta: Comentarios personales para el orador-ponente. Pregunta 4: Podemos duplicar una presentacin con el botn Verdadero Falso
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Pregunta 5: En el Clasificador de diapositivas podemos (elige la opcin ms correcta): Cambiar las diapositivas de posicin y duplicar las diapositivas. Duplicar las diapositivas y colorear el fondo de la diapositiva. Colorear el fondo de la diapositiva e insertar imgenes.
Respuesta correcta: Cambiar las diapositivas de posicin y duplicar las diapositivas. Pregunta 6: Para arrancar la presentacin de las diapositivas tenemos que pulsar: F6 F5 F1 F3 Control + F6
Respuesta correcta: F5 Pregunta 7: Para qu sirve este botn?
Cambiar el color del texto Cambiar la alineacin del texto Insertar un cuadro de texto
Respuesta correcta: Insertar un cuadro de texto Pregunta 8: El efecto visual que se produce al pasar de una diapositiva a otra se denomina transicin. Verdadero Falso Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 9: Al elaborar una presentacin es aconsejable ... utilizar colores muy extremos
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incluir la mxima informacin posible utilizar diseos comunes en las diapositivas
Respuesta correcta: utilizar diseos comunes en las diapositivas Pregunta 10: Los conectores en la diapositiva unen unas formas con otras Verdadero Falso
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U.D.3.- Elaboracin de presentaciones

3.1 - Transiciones entre diapositivas
Las transiciones son efectos especiales que modifican la forma en que una diapositiva se presenta en la pantalla del ordenador. Se denominan as porque el efecto aparece al pasar de una diapositiva a otra. Se accede desde el men Presentacin / Transicin de diapositivas . Podremos aplicar este efecto de manera sencilla, consiguiendo resultados muy vistosos, para saltar de una diapositiva a otra.
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Se pueden elegir diversos efectos presionando el desplegable. Es muy sencillo probar con las mltiples funciones, observar cmo es la transicin y elegir la que ms nos guste.
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Adems, se nos permite asignar el modo de transicin: lento, medio, rpido. El efecto se observa en la propia diapositiva, y si no se quita (eligiendo Sin transicin), se queda aplicado. En Diapositiva Avanzada , se puede especificar que la diapositiva avance cuando el usuario haga clic y/o al transcurrir un tiempo concreto (1), que marcaremos en segundos. Tambin se puede aadir sonido mientras se produce la transicin (2).
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Si activamos Aplicar a todas las diapositivas , las transiciones entre diapositivas sern iguales. Para aplicar un efecto de transicin a ms de una diapositiva simultneamente, tendrs que seleccionarlas primero en el clasificador de diapositivas.
3.2 - Preestablecer animacin

Powerpoint permite aadir efectos sonido o visuales tanto a textos como a objetos. Es posible animar todos los objetos de una diapositiva, e incluso los elementos de un grfico.
Preestablecer una animacin

Si vamos a men Presentacin/Efectos de animacin aparece un desplegable con los diferentes efectos de animacin: zoom, ascender, remolino... Elige alguno de ellos (siempre con algn objeto de la diapositiva seleccionado) y comprueba el resultado que
se consigue. Para ver el resultado de cualquiera de estas acciones basta con mirar la vista previa automtica que se produce en la propia diapositiva en ese momento.
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Configurar una animacin

Si vamos al men Presentacin/Personalizar animacin...
...o hacemos un clic derecho sobre un objeto y elegimos Personalizar animacin , aparece el panel lateral, desde donde podremos definir si deseamos aadir efectos de animacin.
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En este panel elegiremos: Si animar o no cada objeto. El tipo de animacin: volar, persianas, disolver, girar, etc... El sonido que queremos determinar.
El modo en que queremos que se presente el texto: todo a la vez, por letras o por palabras. Tambin permite elegir si deseas la aplicacin por prrafos, e incluso si prefieres el orden inverso. Aunque algunas de estas opciones se muestran disponibles en el panel lateral, para otras tenemos que sacar este cuadro de dilogo que aparece si pulsamos en Opciones de efecto. En la primera pestaa se ajusta el sonido y la forma de animar los textos.
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En la segunda, se indica el momento de comenzar y terminar la animacin, adems de su velocidad.
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En la ltima, se da la posibilidad de partir la animacin de los textos en ms partes, correspondientes a los prrafos.
Con estas opciones indicaremos los segundos que transcurrirn antes de aparecer cada objeto. Procura ajustar el tiempo para que sea suficiente para leerlo. Si hay mucho texto y en la exposicin se va a hablar entre las diapositivas, es recomendable elegir que cada objeto aparezca cuando hagamos clic.
3.3 - Vista previa y configuracin

CONFIGURAR UNA PRESENTACIN Podemos configurar una presentacin con diapositivas para que se ejecute continuamente. Si volvemos a Presentacin y pulsamos Configurar presentacin ... vemos la siguiente ventana:
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(CUADRO 1)
Desde aqu, podemos activar la casilla de Repetir el ciclo hasta presionar ESC . De esta manera las diapositivas se irn sucediendo sin parar hasta que indiquemos lo contrario. Si pulsamos Examinada en exposicin (pantalla completa) , la casilla de Repetir el ciclo hasta presionar ESC se activa automticamente. Cuando hacemos que las presentaciones sean automticas, conseguimos una buena manera de comunicar informacin sin necesidad de una figura presencial. Por ejemplo, en museos y exposiciones, stands publicitarios, etc. Si activamos Sin animacin , rotarn las diapositivas eliminando todos los efectos de animacin que anteriormente habamos adjudicado a cada objeto, (CUADRO 2)
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Es posible indicar que se expongan, por ejemplo, 15 de las 25 diapositivas de una presentacin. (CUADRO 3)
Tambin se puede configurar la presentacin para que se ejecute por s sola, con intervalos automticos, o bien de manera que cada uno pueda adaptar el ritmo utilizando el ratn para hacer clic en los botones de accin. (Avance de diapositivas). Por ltimo, no est de ms acceder a las Sugerencias para conseguir un resultado mejor.
VISTA PREVIA DE ANIMACIN

Si queremos ver una vista previa de la presentacin basta con pulsar el botn Reproducir del botn lateral. Piensa que esta accin slo estar activa si anteriormente hemos aplicado algn efecto a los objetos de la diapositiva.
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Para obtener una vista previa de las animaciones de varias diapositivas, pasa a la vista Clasificador de diapositivas, selecciona las diapositivas que deseas ver y haz clic en Reproducir, en el panel lateral.
Los iconos que aparecen sealados con las flechas indican en qu diapositiva hemos aadido alguna animacin
CONFIGURAR UNA ACCIN

Si seleccionamos un texto o un objeto, vamos al men Presentacin y pulsamos Configurar una accin nos aparecer una nueva ventana.
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Una accin es un vnculo que nos lleva desde un elemento de la diapositiva a otra diapositiva u otra accin. Por ejemplo, el orador, en un momento dado de la exposicin necesita mostrar un PDF con una ley. En la diapositiva que habla de este tema insertar un vnculo que, automticamente con un clic, nos llevar hasta lo deseado. El programa ya tiene algunos botones que representan las acciones ms usadas: ayuda, informacin, video, audio, adelante, atrs... Pero no es necesario insertar los botones, ya que se puede hacer desde cualquier elemento de nuestra dispositiva.
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Si pinchamos dos veces sobre un botn, aparece una ventana que nos permitir personalizarlo: color, tamao, posicin...
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Volviendo sobre el cuadro de Presentacin / Configuracin de la accin , este permite elegir entre que la accin se inicie cuando hacemos clic sobre el elemento, o simplemente al pasar sobre l. (Puedes elegir estas opciones con las dos solapas que aparecen en la ventana: Clic del mouse - Accin del mouse ) (1).
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En esta ventana destacamos, adems, las siguientes opciones: Hipervnculo a : Nos coloca en otra diapositiva de la presentacin, en una direccin de Internet, en otro archivo... (2). Ejecutar programa : Pulsaremos el botn Examinar, para elegir algn programa concreto necesario para ejecutar la accin: visualizador de imgenes, reproductor de video, reproductor de audio... (3).
Tambin podemos optar por que se reproduzca un sonido al pulsar el botn. Slo debes activar la casilla y seleccionar un sonido de la lista desplegable (4). La ltima accin Clic para resaltar consigue que en el momento de pulsar, el botn u objeto quede resaltado (de forma que indique que ya ha sido pulsado, evitando hacerlo
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de nuevo innecesariamente). Hay que tener en cuenta que este efecto no se consigue con todos los objetos.
Crear una Accin

Ejercicio: Mejora tu presentacin anterior

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U.D.4.- Maquetacin de la diapositiva

4.1 - Autodiseo de la diapositiva EL PATRN DE LAS DIAPOSITIVAS
Para crear un patrn contamos con herramientas que nos ayudan a configurar las caractersticas de fondos y texto, como: fuente, tamao, color... Las caractersticas que apliquemos quedarn predeterminadas en el fondo para que se apliquen a todas las diapositivas de la presentacin. Esto es interesante si en todas las diapositivas queremos que aparezca la misma cabecera, el logotipo de nuestra empresa, etc. Si despus de crear un patrn decidimos hacer un cambio, ste se ver reflejado en todas las diapositivas de la presentacin. Para acceder a ello, vamos a men Ver / Patrn / Patrn de Diapositivas .
Nos aparece inicialmente una diapositiva que nos sirve como plantilla del patrn . Una vez creado, desde aqu lo cerraremos al finalizar nuestro diseo.
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En la diapositiva patrn inicial aparecen varios cuadros de texto.
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Estos cuadros no aparecern en la presentacin aunque incluyas texto. Slo son cuadros que guardan el estilo de texto. Te recuerdo que estilo es el conjunto de caractersticas aplicables a este texto: tamao, tipo de letra, color... Si lo que deseas es comenzar desde cero con el patrn te recomendamos que elimines ambos cuadros y comiences de nuevo.
COMBINACIN DE COLORES DE LA DIAPOSITIVA

Si necesitamos modificar el fondo y los colores vamos a Formato / Estilo de la diapositiva... / Combinaciones de colores .
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O tambin a Formato / Fondo:
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Desde esta ventana combinamos colores utilizando las opciones predeterminadas o con total libertad. Las opciones son mltiples: aadir tramas, texturas, degradados. Es muy sencillo, slo tienes que probar en Efectos de relleno , que encontrars en la parte inferior de la ventana anterior (Fondo).
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Una vez creado el fondo en cada diapositiva, se permite aadir otras imgenes, textos... segn nos convenga en la diapositiva. Recuerda que lo que hemos estado trabajando hasta ahora nicamente se aplicar como fondo de diapositiva. Si en alguna diapositiva concreta necesitamos eliminar el fondo del patrn, iremos a Formato / Fondo / Omitir imgenes grficas del fondo del patrn.
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El relleno de una imagen solo tendr efectos si sta utiliza un color de fondo transparente
PLANTILLAS DE DISEO
Las plantillas de diseo son patrones de diapositivas con diferentes formatos. Con ellos podemos realizar presentaciones muy atractivas de forma sencilla. Esta opcin se selecciona al abrir el programa o desde el men Formato / Plantilla de Diseo . Desde aqu aplicamos a todas las diapositivas un formato ya predefinido, que elegimos entre una larga lista.
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4.2 - Insertar imagen, sonido y vdeo INSERTAR IMAGENES

PowerPoint dispone de varias imgenes que podemos introducir en nuestras presentaciones. Tambin permite insertar imgenes realizadas por nosotros o creadas con programas de diseo grfico. Ten cuidado con los formatos y la resolucin de las imgenes.
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Para las imgenes, te recomendamos que utilices formato JPEG, una resolucin de 72 ppp (puntos por pulgada) y modo de color RGB. Para insertar una imagen, pincha en Insertar / Imagen y aparecern diversas opciones. Con ellas puedes elegir si quieres una imagen prediseada, o un archivo propio. Si eliges esta segunda opcin, simplemente tendrs que buscar el archivo desde la ventana que aparezca. Si, por el contrario, eliges una imagen prediseada, aparecer la siguiente ventana.
En el momento que insertas una imagen , aparece la siguiente barra de herramientas:
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Desde aqu podemos controlar la imagen, modificando su brillo y contraste, recorte, saturacin...
INSERTAR SONIDO Y VIDEO

Para insertar un sonido o una pelcula despliega el men Insertar y elige Pelculas y sonidos :
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Al igual que en las imgenes podemos elegir archivos propios o de diferentes galeras. Al insertar un sonido en la diapositiva, aparecer el siguiente icono:
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y un cuadro de mensaje con la siguiente pregunta:
Para modificar los parmetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva pulsa con el botn derecho del ratn sobre el dibujo del altavoz. Si eliges Modificar objeto de sonido aparecer la siguiente ventana:
Si marcas la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin el sonido no parar hasta que cambies de diapositiva. Si insertas un vdeo , en la diapositiva vers el primer fotograma de la pelcula. Al igual que con el sonido, elegirs cundo quieres que se reproduzca. Si deseas parar la pelcula a mitad de reproduccin, slo tienes que pinchar encima de ella con el ratn.
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Ejercicio: Presentacin con sonido y vdeo

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Autoevaluacin 2
Las siguientes preguntas cortas forman parte de una autoevaluacin y sirven para que calibres los conocimientos adquiridos. Puedes realizar esta prueba cuantas veces quieras y su resultado no cuenta para la calificacin de tu aprovechamiento del curso. Pregunta 1: Transicin es: Periodo de tiempo que se tarda en pasar de una diapositiva a otra. Efecto que se utiliza para pasar de una diapositiva a otra. Espacio temporal que tarda PowerPoint en hacer un cambio en su Fondo de diapositiva.
Respuesta correcta: Efecto que se utiliza para pasar de una diapositiva a otra. Pregunta 2: Se puede aadir sonido mientras se produce una transicin . Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 3: Una Accin es: Vnculo que nos lleva al esquema de la presentacin. Vnculo que nos lleva desde una diapositiva a otra diapositiva o accin. Vnculo que nos lleva nica y exclusivamente al inicio o final de la presentacin.
Respuesta correcta: Vnculo que nos lleva desde una diapositiva a otra diapositiva o accin. Pregunta 4: Podemos aplicar una accin a travs de: Sonidos Colores Imgenes
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Respuesta correcta: Imgenes Pregunta 5: Podemos aplicar una accin a travs de texto: Verdadero Falso
Respuesta correcta: Verdadero Pregunta 6: Qu ocurre si despus de crear un patrn de diapositivas decidimos hacer un cambio? Nada El cambio se ve reflejado en la diapositiva seleccionada El cambio se ve reflejado en la primera diapositiva El cambio se ve reflejado en todas las diapositivas
Respuesta correcta: El cambio se ve reflejado en todas las diapositivas Pregunta 7: Los efectos de relleno permiten nicamente aadir degradados y tramas. Verdadero Falso
Respuesta correcta: Falso Pregunta 8: Si insertas un vdeo en una presentacin, en la diapositiva podrs ver: El primer fotograma de la pelcula Cualquier fotograma al azar El ltimo fotograma de la pelcula
Respuesta correcta: El ltimo fotograma de la pelcula Pregunta 9: Para cancelar una presentacin que estamos visualizando debemos pulsar F5 ESC ENTRAR
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CONTROL+F5
Respuesta correcta: ESC Pregunta 10: Es posible Repetir la reproduccin de sonido en una presentacin hasta que se cambia de diapositiva Verdadero Falso Respuesta correcta: Verdadero
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Evaluacin VII
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50 x 15
Este recurso es de tipo Juego 50x15. Tiene que conectarse a la plataforma para acceder a este recurso.
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Pasapalabra
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Glosario
Access Es un sistema de gestin de bases de datos que nos ayudar a trabajar con datos que estn almacenados en una base de datos informatizada. Accin Vnculo que nos lleva desde un elemento de una diapositiva a otras o inicia otra accin. Acrobat Software que permite que los documentos creados sobre una plataforma se visualicen e impriman exactamente igual sobre otra. Los documentos se convierten en el Acrobat PDF y contienen toda la informacin acerca de la apariencia del documento. Adobe Photoshop Programa para diseo, retoque y manejo de imgenes digitales. Alineacin La forma en que las lneas de texto aparecen en relacin con los mrgenes de la pgina. Animacin PowerPoint permite animar (dar movilidad) a textos y otros objetos de las diapositivas, adems de aadirles sonido. Es aconsejable no excederse de estos efectos, pues pueden ser molestos y distraer al espectador de la presentacin. Aplicacin Cada uno de los programas que, una vez instalados, permiten trabajar con el ordenador. Archivo Datos estructurados pertenecientes a una aplicacin, tambin se le puede llamar documento, un archivo por si mismo no puede ser interpretado, necesita de una aplicacin. Arroba @ Carcter que en muchos casos se utiliza para identificar todo lo relacionado con Internet, tambin es imprescindible para formar una direccin de correo electrnico. Conseguirs introducir este caracter pulsando Alt Gr + 2. Asistente
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Elemento comn a todas las aplicaciones de Microsoft Office que le conduce a travs de un proceso que implica un conjunto de pasos que le van indicando lo que necesita hacer. Atajo de letras Conjunto o combinacin de letras que ayudan a ejecutar una accin. Autoformatos Modos predefinidos que nos ofrecen los distintos programas. Autorelleno Una prestacin de Excel que rellena automticamente una serie de informacin. Por ejemplo: si escribes enero, febrero y seleccionas las celdas vacas contiguas, Excel rellenar stas con las opciones lgicas siguientes (marzo, abril...) Ayuda Informacin contenida en el programa que explica somera o profundamente (depende del desarrollador) el uso del mismo. Backup Copia de seguridad de los archivos de un sistema, se realiza para prever la prdida de datos en caso de una avera fsica o lgica del sistema. Bit Su valor puede ser tan solo de 0 o 1, es por tanto la unidad de informacin ms pequea. Byte Unidad de informacin formada por 8 bites. Campo Lugar donde se introducen los datos de una lista de datos o un elemento de dato en un formulario. Campos calculados En Access, campos que realizan una serie de operaciones, pero que son slo tiles cuando vamos a realizar un listado. No interesa por lo tanto crearlos en una tabla. Carpeta Elemento a travs del cual se organiza la informacin en Windows y en el que almacena tus documentos. CD-ROM
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Este termino deriva de las palabras Compact Disc-Read Only Memory (disco compacto de solo lectura), tiene una capacidad de entre 660-900 Mb de datos, es de tecnologa digital y los datos del disco se leen mediante lser. Celda Cuadro individual que forma parte de la hojaExcel. En las celdas introduciremos los datos. Celda activa La celda que se encuentra seleccionada actualmente en una hoja de clculo de Excel. Circuito integrado o chip Circuito elctrico miniaturizado que puede realizar operaciones. Pueden ser muy sencillos o complejos. Clave principal En Access, uno o ms campos cuyo valor o valores identifican de manera nica cada registro de una tabla. Clic Accin de apretar uno de los botones del ratn. Clicar Hacer clic. Pulsar. Presionar un determinado icono, men... con el botn del ratn con el fin de dar una orden al ordenador. Clip Imagen prediseada, suelen estar divididas por temas. Columna Divisiones horizontales del texto, su utilidad es la maquetacin del mismo. Comando Presionar dos o ms teclas al mismo tiempo para conseguir introducir un determinado carcter o mandar una orden al software, tambin son llamados atajos de teclado. Configuracin de pgina Forma en que los datos quedan organizados en la pgina impresa. Consulta Pregunta sobre los datos almacenados en las tablas en uso o solicitud para realizar una accin en los datos. Una consulta puede recopilar datos de varias tablas para utilizarlos como origen de datos en informes, formularios o pginas de acceso a datos.
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Controles Objetos grficos contenidos en Access como pueden ser una casilla de verificacin, un cuadro de texto o un botn de comando que se coloque en un formulario, informe, o pgina de acceso a datos. Correo Electrnico (e-mail) Medio de comunicacin de Internet. El e-mail, o correo electrnico, es uno de los servicios ms usados en Internet, que permite el intercambio de mensajes entre personas. Permite enviar mensajes a otras personas de una forma rpida, barata y cmoda. Correspondencia Documentos de distinto tipo cuya utilidad es la de ser enviados para comunicar informacin de cualquier tipo. Cuadro combinado Es como un cuadro de texto y un cuadro de lista combinados. Deshacer Dar uno o varios pasos atrs en la creacin de un documento o en las acciones que ya hemos realizado. Diapositiva Cada una de las partes de la presentacin. Pueden contener, texto, imagen, grficos, sonidos, organigramas... Directorio Unidad que sirve para agrupar archivos. Tambin puede contener otros directorios. Directorio raz Primer directorio del sistema de archivos. Disco duro Dispositivo de almacenamiento de gran capacidad. Es ms lento que la memoria RAM pero tiene la ventaja de que conserva la informacin an estando apagado. Disquete Soporte de datos de baja capacidad y acceso lento. doc Un tipo de documento de texto, .doc es la extensin del documento, es exclusivo de Microsoft Word.
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Documento Ver archivo. cuando un archivo es de texto se le suele denominar documento. dot Extensin de un archivo de texto cuando se guarda como plantilla. DVD Soporte de datos con formato de disco ptico de capacidad alta. Los hay de 4,7MB o 8,5 GB. Tambin se usa el trmino como la forma abreviada para designar al lector de DVDs. Eje de categoras Eje vertical de un grfico. Eje de valores Eje horizontal de un grfico. Eliminar Borrar. Emoticon Smbolo grfico. Normalmente representa un rostro humano en diferentes expresiones de estado de nimo. En Lnea (On Line) Accin de estar conectado a una red. Encabezado Texto o imagen grfica que aparece en la parte superior de cada pgina de un documento o de un libro de trabajo. ESC Escape. Medio de anulacin de la tarea en curso actualmente. Tecla que permite cancelar. Escritorio rea de trabajo en nuestro PC, o lo que es lo mismo, todo lo que se ve en la pantalla del ordenador. Estilo Formato predefinido de un texto, se pueden crear o utilizar los estilos venidos por defecto con Microsoft Word.
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Etiqueta Pequeo documento que normalmente informa sobre las caractersticas de un objeto o producto, suele ser impreso en adhesivos. Fax Sistema digital de transmisin de datos, tanto de texto como de imgenes. Flechas Elementos que puede pulsar en las barras de desplazamiento para desplazarse a travs de un libro de trabajo. Formato Atributos aplicables a los prrafos o al texto de un documento, tambin se puede aplicar formato a una imagen. Formatos de visualizacin Especifica el modo en que se ven o imprimen textos, fechas, nmeros y horas. En las bases de datos encontramos formatos estndar en Moneda, Fecha/Hora, Si/No, entre otros. Frmula Expresin matemtica de la que se obtiene un resultado. Para que Excel la reconozca debe ir introducidas por un signo igual. Fuente Tipo de letra, tamao y atributos del texto o nmeros. Funcin Una funcin de Excel es una expresin predefinida que se incorpora a las frmulas y sirve para simplificar clculos complejos y realizarlos de forma automtica. GB (giga) Unidad de medida de la capacidad de almacenamiento que equivale a mil millones de bytes. GHz (gigaherzio) Unidad de medida de la velocidad del procesador. Equivale a 1000 MHz. Grabador de CD/DVD Dispositivo que permite grabar discos pticos con formato CD y/o DVD. Tambin pueden leer discos pticos. Gramtica
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El estudio de las distintas combinaciones y la estructura de una lengua. Hardware Elementos fsicos de un ordenador. Comprenden el propio ordenador, los dispositivos externos, los soportes de datos y los cables. Hipervnculo Texto formateado para que al pulsar sobre l se "salte" a otra ubicacin relacionada. Hoja de clculo Se denomina as a la zona repleta de celdas donde trabajamos dentro de un libro Excel. Cada hoja tiene un nombre que la identifica y que podemos observar en la zona inferior de la pantalla. Icono Imagen que representa un programa u otro recurso. Generalmente conduce a la iniciacin de un programa. Impresora Dispositivo de salida que transmite al papel los documentos e imgenes que manipulamos con el ordenador. Informtica Es la ciencia que estudia el tratamiento automtico y racional de la informacin mediante el uso de ordenadores Inmovilizar columnas Opcin de edicin que permite tener una columna bloqueada sin que desaparezca de la hoja al utilizar la barra de desplazamiento. Interlineado Espacio de separacin entre las lneas de nuestro documento Jpeg Formato de imagen con una gran capacidad de compresin. Su extensin es '.jpg'. Justificar Alinear el texto para que rellene un rea determinada entre los mrgenes izquierdo y derecho. KB (kilobyte) Unidad de medida de la capacidad de almacenamiento que equivale a 1000 bytes.
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Lector de CD/ DVD Lector que permite acceder a discos pticos con formato CD y/o DVD. Los lectores de CDs o DVDs no tienen la funcin de grabar. Libro de trabajo Es el conjunto de hojas de clculo que forman los archivos de Excel. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin xls. Linux Sistema operativo gratuito con caractersticas similares a Windows. Listas de datos Es un conjunto de informacin relacionada y organizada en filas y columnas para facilitar su localizacin y recuperacin individual. Cada fila es una entrada individual de la lista y se denomina registro. Macintosh Marca de ordenadores que utiliza un sistema operativo propio y programas especficos. Sus caractersticas son equivalentes a las de Windows. Macro Mtodo para automatizar tareas comunes que se llevan a cabo en aplicaciones como Word o Excel. Es posible registrar pulsaciones de teclado y del ratn, las cuales pueden reproducirse despus de manera automtica. Margen Separacin del texto con respecto a los limites del documento. MB (mega) Unidad de medida de la capacidad de almacenamiento que equivale a 1 milln de bytes. Memorando Informe, sirve para comunicar un hecho, cambio o accin, generalmente entre personal de una misma empresa, oficina o institucin. Memoria RAM Parte de un ordenador que este utiliza para almacenar datos mientras est encendido. La informacin que contiene se pierde al apagarlo. Men Interfaz de software que muestra en pantalla una lista de opciones para que el usuario elija una de ellas.
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MHz (megaherzio) Unidad de medida de la velocidad a la que funciona el procesador. Cuanto ms rpido es el procesador ms potente (inteligente) es el mismo. Monitor Dispositivo de salida similar a una televisin que muestra la informacin que el ordenador suministra de forma grfica. Multimedia Capacidad que tiene un ordenador para reproducir texto, imgenes, sonido y vdeo. Numeracin Su utilidad es similar a la de las vietas, ordenar entradas de una lista mediante nmeros. Office Microsoft Office: paquete de programas para aplicaciones ofimticas, lo componen Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint y Microsoft Outlook entre otros. Ofimtica Unin de los trminos oficina e informtica, mediante la ofimtica automatizamos tareas e informacin ayudando en la efectividad de la gestin en oficinas. Operadores Son las distintas herramientas para operar con las celdas. Por ejemplo, para elaborar frmulas, unir textos, etc. Operandos Datos utilizados en las frmulas y funciones para trabajar con ellos y obtener un resultado. Organigrama Esquema de conceptos diseado a travs de una representacin grfica. PowerPoint tiene una herramienta para crearlos. El programa les da formato y ajusta su tamao automticamente. Orientacin Sentido de colocacin de la hoja de impresin. Ortografa Conjunto de normas que regulan la escritura de una lengua.
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Papelera de reciclaje Directorio especial que permite recuperar los archivos que se han borrado Prrafo Conjunto de frases unidas, se separan mediante una o varias lineas en blanco de otros prrafos, su utilidad es separar la idea, concepto o descripcin de un hecho real o ficticio de otras existentes en un mismo texto. Path Sinnimo de ruta. Patrn Diapositiva que contiene formato del ttulo, texto y los elementos de fondo que desea mostrar en todas las diapositivas de la presentacin. Cualquier cambio realizado en cualquier elemento o atributo del Patrn se aplicar en el resto de las diapositivas que sigan este Patrn. PC Abreviatura procedente del trmino ingls "Personal Computer" que equivale al trmino ordenador PDF Formato de los documentos de Acrobat Reader. Conserva todas las caractersticas grficas durante la transmisin a travs de Internet. Perifrico Dispositivo externo que ampla las funciones de un ordenador y nos permiten comunicarnos con l. Pueden ser de entrada o salida. Pie de pgina Texto o grfico que aparece en la parte inferior de todas las pginas de un documento u hoja de clculo. Pxel Elemento de una imagen. El punto ms pequeo que puede generarse en una pantalla o una impresora. Plantilla Documento prediseado, su utilidad es el ahorro de trabajo en la redaccin de cartas, faxes o memorandos en los que la mayora del texto es recurrente. Plantilla
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En Powerpoint hay dos tipos de plantillas: de diseo y de contenido. Las plantillas de diseo contienen formatos diseados que puede adaptar a nuestra presentacin. Las plantillas de contenido contienen formatos diseados, al igual que las plantillas de diseo, pero tambin aaden sugerencias de texto para temas especficos. Plantillas de diseo Son patrones de diapositivas con diferentes formatos. Con ellos podemos realizar presentaciones muy atractivas de forma muy sencilla. Portapapeles Ubicacin de Windows que contiene la informacin que ha sido cortada o copiada. En las versiones actuales podemos colocar hasta 12 elementos independientes en el Portapapeles, pudiendo usar cualquiera de ellos en cada momento. Presentacin Coleccin de diapositivas, que en su conjunto, componen una presentacin. Se recomienda que no sean excesivamente extensas (que cada una no tenga mucha informacin), que estn bien organizadas y que las ideas estn bien sintetizadas. Procesador Circuito integrado que permite hacer operaciones muy complejas. Es el centro que controla al resto del ordenador y cuanto ms rpido sea ms potente ser el ordenador. Programa Conjunto unitario de instrucciones que permite a un ordenador realizar funciones diversas, como el tratamiento de textos, el diseo de grficos, la resolucin de problemas matemticos, el manejo de bancos de datos, etc. Programa de Retoque Fotogrfico Programa informtico con el que se pueden modificar imgenes fotogrficas digitalizadas. Estas imgenes se pueden obtener escaneando, utilizando una cmara fotogrfica digital o crendola en el propio programa. Propiedad Atributo con nombre de control, campo u objeto de la base de datos que define una de las caractersticas del objeto o un comportamiento (si el objeto est escondido o no, por ejemplo). Propiedades del campo Cuadro de opciones que aparece en la ventana Vista Diseo y permite fijar reglas, condiciones, formatos y caractersticas concretas a cada uno de los campos. Punto de insercin
Lnea intermitente al comienzo del documento, las letras o caracteres tecleados aparecern a continuacin del mismo. Rango Es el conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operacin. Ratn Perifrico que sirve para controlar el ordenador. Los movimientos que se realizan en la alfombrilla se reproducen en el cursor en la pantalla y mediante sus botones se ejecutan comandos. Referencia Medio para dirigirse a algo en un contexto especfico. Por ejemplo, en Excel, "A1" es la referencia a la celda situada en la interseccin de la columna A y la fila 1. Registro Fila de una lista de datos o contenido de un campo Regla Dentro del documento existen unos mrgenes o sangre, en los laterales y en las zonas inferior y superior, dichos mrgenes los fijaras mediante la regla. Rehacer Lo opuesto a deshacer, si se han dado varios pasos atrs en la creacin de un documento, mediante esta accin reharemos los pasos. Resolucin Nmero de pixels que pueden ser mostradas en una pantalla. La resolucin se puede medir en columnas de pixels: a ms resolucin, mayor calidad grfica. Cantidad de puntos que puede pintar una impresora en un espacio determinado. Generalmente se mide en puntos por pulgada (p.p.p). Para elementos de Internet se recomienda 72 p.p.p., mientras que para ser llevado a imprenta es necesario 300 puntos. Ruta Sucesin de directorios que hay que atravesar para llegar desde el directorio raz hasta uno dado. Sangra Margenes derecho e izquierdo del documento con respecto al texto. Sistema de archivos Sistema que permite organizar los datos en un ordenador. Los datos se agrupan en archivos y se clasifican en directorios para localizarlos con facilidad.
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Sistema operativo Un sistema operativo es un programa que controla un ordenador y hace que sea posible a los usuarios interactuar con el mismo as como ejecutar otros programas. Software Denominamos software a los elementos lgicos, es decir, los programas que utilizan los ordenadores para poder realizar diferentes tareas. Soporte de datos Medio que puede permite almacenar datos. Puede ser interno al ordenador o externo. De entre estos ltimos los ms comunes son los disquetes, CDs y DVDs. Submen Lista de opciones que aparece en algunos elementos de los mens de las aplicaciones para ser ejecutadas por Windows. Los elementos de los mens que dan paso a submens estn identificados con una punta de flecha. Tabla Herramienta de Microsoft Word, su utilidad es la distribucin de contenido en un documento, es decir, su maquetacin. Serie de filas y columnas. Teclado Perifrico de entrada que permite dar rdenes e introducir texto escrito en el ordenador. Tipo de datos Atributo de una variable o un campo que determina qu tipo de datos puede contener. Torre o CPU Caja en la cual se montan los principales elementos fijos de un ordenador. Transicin Efecto visual que se produce para ir de una diapositiva a otra. No es aconsejable utilizar muchos tipos diferentes de transiciones en una misma exposicin. Estos efectos son variados: persianas horizontales, verticales... USB (Puerto USB) Punto de conexin de dispositivos externos al ordenador. Este formato se ha popularizado y la mayora de las cmaras digitales, reproductores de mp3, etc, se conectan al ordenador mediante este tipo de puerto. Validacin de datos Se trata del proceso que garantiza que los datos son introducidos correctamente dentro de un formulario para una lista de datos.
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Vieta Dibujo o icono que se pone al inicio de los prrafos para adornar o facilitar la estructura en una enumeracin o jerarqua. Vista Diseo Ventana en la que se disean tablas Vista Hoja de Datos Ventana que presenta datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado en formato de filas y columnas. En esta vista se pueden modificar campos, agregar y eliminar datos, y efectuar bsquedas. Vista previa Antes de aplicar un efecto, transicin... podemos ver, a travs de una ventana, el resultado de cmo va a quedar. Si es ptimo aceptaremos la opcin. Windows Sistema operativo de la empresa Microsoft que se caracteriza por un interfaz basado en ventanas. Hay numerosas versiones: W95, W98, Millenium, W2000, y WXP Word Microsoft Word es un procesador de textos, su utilidad bsica es la de crear textos complejos esto es, textos maquetados, acompaados de imgenes, grficos, dibujos, etc. WordArt Herramienta que combina elementos de palabras y figuras. Se utiliza para crear elementos y ttulos atractivos.
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FAQ
WORD. Se necesitan conocimientos previos de informtica antes de aprender el uso de Word? Son recomendables, el no tener conocimientos bsicos de Windows puede dificultar el aprendizaje de cualquier programa bajo este sistema WORD. Qu es Microsoft Office? Es un conjunto de aplicaciones ofimticas que Microsoft vende en conjunto, este conjunto esta formado por Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook y Microsoft Word. WORD. Qu es la ofimtica? El trmino ofimtica se cre a partir de la combinacin de dos palabras: oficina e informtica. Actualmente, en toda empresa por muy pequea que sea, este tipo de aplicaciones se ha hecho imprescindible, su utilidad va desde redactar una carta a gestionar la economa. WORD. Qu es un comando? Tambin llamados atajos de teclado, consiste en presionar dos o ms teclas al mismo tiempo para conseguir introducir un determinado carcter o conseguir realizar una determinada accin. WORD. Qu es apaisar un documento? Es disponer un texto para que se imprima horizontalmente con respecto a la hoja. WORD. Se puede volver atrs en el caso de cometer un error en Word? S, puedes volver atrs un nmero determinado de pasos. WORD. Qu es un diccionario personalizado? El usuario de Microsoft Word puede crear sus propios diccionarios personalizados. Por ejemplo: diccionario de trminos mdicos, jurdicos, informticos... Los diccionarios propios de Microsoft Word no suelen tener por defecto trminos tcnicos, al crear estos diccionarios evitamos que nos muestre como errneas determinadas palabras. WORD. Es necesario numerar las pginas una a una? No, Word tiene la opcin de aadir el nmero de pgina automticamente, mediante encabezado y pie de pgina podremos hacer que aparezca el encabezado, pie de pgina, fecha, etc. WORD. Se pueden realizar clculos en Word?
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S, recurriendo a las tablas y sencillas formulas se pueden realizar clculos en Word de una manera similar a otro programa de Office; Microsoft Excel. WORD. Qu son las columnas? Son divisiones horizontales del texto, son muy tiles para maquetar un texto y darle apariencia de peridico o revista. WORD. Qu tipo de documentos puedo crear en Word? De todo tipo, cartas, sobres, etiquetas, faxes... Word tiene una gran cantidad de plantillas que te facilitaran esta labor. WORD. Puedo acompaar al texto de imgenes? S, En Word puedes insertar imgenes fcilmente e incluso manipularlas EXCEL. Cmo optimizar las hojas de trabajo para que los clculos se hagan ms rpidamente? Cuando sea posible, en una frmula los clculos deben continuar estrictamente hacia abajo: los datos sin procesar estarn en la parte superior y los resultados de los clculos en la parte inferior. Otro recurso a tener en cuenta es que las frmulas deben ser lo ms sencillas posibles para evitar clculos innecesarios. Si utilizas constantes en una frmula, calcula su valor antes de introducirlas en la frmula, en lugar de hacer que Excel las calcule cada vez que realice un clculo de toda la hoja. EXCEL. Cmo puedo cambiar el color de las lneas de divisin u ocultarlas en una Hoja de Clculo? Para cambiar el color de las lneas de divisin de una hoja, seleccinala, ejecuta el men Herramientas / Opciones y en la ficha Ver selecciona el color que desees. Si no deseas ver las lneas de divisin, desmarca en esta misma ficha la casilla Lneas de Divisin. EXCEL. Cmo puedo insertar varias filas o columnas a la vez? Simplemente tendrs que seleccionar un rango con celdas de las filas o columnas a insertar. Por ejemplo, si se tuviera seleccionado el rango A1:D1, se podran insertar automticamente cuatro columnas. EXCEL. Cmo puedo ajustar el ancho de las columna al tamao de los datos introducidos? Basta ejecutar la opcin Autoajustar a la seleccin del men Formato/Columna. EXCEL. Por qu no puedo visualizar directamente el encabezado o pie de pgina?
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A diferencia de otras aplicaciones de Microsoft, en Excel para visualizar el encabezado o pie de pgina hay que activar la Vista Preliminar puesto que en la vista Normal stos no aparecen. ACCESS. Hay alguna regla para saber si un campo en el que solamente hay nmeros es de tipo texto o de tipo numrico? Para conocer el tipo de dato deberemos hacernos la siguiente pregunta con ese campo se realizarn operaciones matemticas? Si la respuesta es NO, tipo texto, si es SI, tipo numrico. Por ejemplo, el DNI, no queremos sumar y restar DNI, entonces ser tipo texto. Con el precio de un artculo si que nos interesar multiplicarlo por el nmero de pedidos.. etc. ACCESS. Cmo imprimo el diseo de mi tabla? Podemos imprimir el diseo que hemos realizado no solo de una tabla sino de cualquier objetos de la base de datos (tablas, consultas,..) . Para ello iremos al men: Herramientas-Analizar-Documentador, y elegiremos la tabla o tablas que deseamos y pulsaremos aceptar. ACCESS. He modificado el alto de una fila y no se volver a su alto inicial. Debers ir al men Formato-Alto de fila y elegir la opcin "Alto standard" ACCESS. Cmo hago una consulta que al ejecutarse me pida el dato que yo quiero mostrar? Por ejemplo, que una consulta que me he creado sobre la tabla de artculos, cada vez que la abra me pida el artculo que debe verse. Debers ir a la consulta y en la columna de artculo y en la fila de criterios, debers introducir un nombre de campo inventado que no exista en las tablas con las que estas trabajando, por ejemplo: [pedir_articulo]. Acurdate de poner los corchetes. ACCESS. Hay alguna forma de crear un informe a partir de un formulario ya hecho? Si, hay una forma muy sencilla, selecciona el formulario deseado, pulsa botn derecho y elige "Guardar como", te pedir un nombre y el tipo de objeto. Ponle el nombre y cambia el tipo de objeto a "Informe" y ya lo tienes. Quizs tendrs cambiar algunas cosas en modo diseo del informe. ACCESS. Mi Base de Datos al abrirse tarda mucho y a veces me da error de memoria Suele suceder esto cuando los formularios tiene de fondo una imagen. Intenta poner en lugar de una imagen, un color de fondo. POWERPOINT. Tengo PowerPoint 97. Podr abrir los archivos creados con PowerPoint 2003?
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S. Todas las aplicaciones Office 97 (excepto Access) pueden abrir archivos Office 2003 sin necesidad de un convertidor. POWERPOINT. Necesito saber HTML para usar PowerPoint y crear materiales para la Web? No. No necesitas saber codificar lenguaje HTML para usar las opciones Web de PowerPoint 2003. nicamente tendrs que crear tus presentaciones y guardarlas como Web en el men Archivo. PowerPoint 2003 se encarga del resto. POWERPOINT. Es posible adjuntar presentaciones de PowerPoint en un correo electrnico? Inicialmente s. Depender de su peso y de la capacidad que permita tu servidor de correo. Si tienes problemas puedes utilizar las opciones de guardar la presentacin como web. POWERPOINT. Qu ocurre si quiero escribir ms texto del que aparentemente cabe en su caja? Si tiene lneas de texto que no caben en una caja de texto, PowerPoint ajustar automticamente el texto al espacio disponible. POWERPOINT. Puedo hacer presentaciones en diferentes idiomas? Se puede escribir, y trabajar con texto en los idiomas admitidos en cualquier versin de Microsoft PowerPoint de cualquier idioma. Los idiomas admitidos son: idiomas europeos, japons, chino, coreano, hebreo y rabe. Tambin podemos modificar el idioma de la interfaz del usuario y de la Ayuda de los programas de Office. POWERPOINT. Es posible agregar un texto en PowerPoint que anteriormente se ha escrito en Word? S. Se puede copiar y pegar dentro de una caja de texto sin ningn problema. Es posible que algunas caractersticas de texto no las respete. POWERPOINT. Se pueden agrupar y desagrupar objetos en PowerPoint? La agrupacin de objetos consiste en combinarlos, de manera que se comportarn como si fueran un solo objeto. Esta opcin permitir voltear, girar, cambiar el tamao... e incluso, cambiar los atributos de todos los objetos de un grupo simultneamente, como cambiar el color, agregar un sombreado... Para agrupar objetos tendrs que seleccionarlos y en la barra de herramientas "Dibujo", hacer clic en "Dibujo" y, a continuacin, en "Agrupar". POWERPOINT. Puedo hacer que una presentacin se reproduzca sin necesidad de tener que pinchar en ella cada vez que desee que pase a la siguiente?
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S. La reproduccin de PowerPoint puede ser automtica. Debes acudir a "Presentacin- Configurar presentacin" y seleccionar "Repetir ciclo hasta pulsar ESC". Tambin puedes personalizar en esta misma ventana el tiempo de transicin. Esta opcin se usa en muchas ocasiones en stand publicitarios, ferias de muestras, parques de atracciones, exposiciones...
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Bibliografa
Office 2003. ASCENSIN LOVILLO GIL; JUAN MANUEL HERRERA CONDE. Editorial ANAYA MULTIMEDIA, Madrid 2004. Word 2003 para torpes. CASAS LUENGO, JULIAN. Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2003. Access 2003. Manual imprescindible. CASAS LUENGO, JULIN. Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2004. Access 2003 para torpes. CASAS, JULIN. Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2003. Word 2003. Manual imprescindible. CHARTE OJEDA, FRANCISCO. Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2004. Administracin De Sistemas Operativos Windows Y Linux. Un Enfoque Prctico.. GMEZ, J.- PADILLA, N.- GIL, J.A. Editorial Ra-ma, Madrid 2006. Gua rpida Access 2003. GONZLEZ MANGAS, A.; GONZLEZ MANGAS, GASPAR. Editorial Paraninfo, Madrid 2004. Excel 2003 para torpes. MARTOS RUBIO, ANA. Editorial Anaya Multimedia, Madrid 2003. POWER POINT 2003 (GUIA DE INICIACION). M JESS LUQUE. Editorial Anaya Multimedia-Anaya interactiva 2004, Madrid 2002. Word 2003, fcil y rpido. NAVARRO LARRED, LUIS. Editorial Inforbook's, Barcelona 2004. Word 2003. Gua de formacin. PASCUAL GONZLEZ, FRANCISCO. Editorial Ra-Ma, Madrid 2007. Access 2003. Gua de formacin. PASCUAL GONZLEZ, FRANCISCO. Editorial Ra-Ma, Madrid 2007. Excel 2003. Gua de formacin. PASCUAL GONZLEZ, FRANCISCO. Editorial Ra-Ma, Madrid 2007.
Excel 2003 para oposiciones. ROCHA FREIRE, IVN. Editorial Mad, Sevilla 2006. Hoja de clculo Excel 2003: bsico. RUIZ CALVO, JORGE; AGRELA ROJAS, FRANCISCO JOS; AGUILAR GALLEGO, MANUEL JOS. Editorial Joxman Editores Multimedia, Jan 2006. MICROSOFT OFFICE POWER POINT 2003 (PASO A PASO). VV.AA.. Editorial McGraw-Hill / Interamericana de Espaa, Madrid 2002.
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