UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS DE GRADO

PREVIA LA OBTENCIN DEL TITULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A

DISEO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA TRANSCENTINELA SERVICIO DE TRANSPORTE PESADO CIA.LTDA.

AUTOR ANA MARIA PILLAJO GONZALEZ

DIRECTOR DE TESIS DOCTOR JORGE GUERRERO

JUNIO 2006

AGRADECIMIENTO

En primer lugar agradezco a Dios, por haberme guiado por este camino y as haber logrado este gran anhelado sueo, como es el terminar mi carrera profesional. A mis padres; quienes me dieron todo su apoyo y comprensin a lo largo de toda mi carrera, a mi madre por ayudarme en el cuidado de mi pequea hija; a mi padre quien crey ciegamente en m y supo darme su ayuda incondicional. A mi hermano, quien siempre ha estado presente brindndome palabras de aliento para no decaer ni un solo instante. A mi esposo, que con su amor y ayuda se convirti en pilar fundamental en la culminacin de mi carrera profesional. A mi hija, quien con su inocencia supo entender y apoyarme sin importarle el sacrificio que para ella significaba el desarrollo de mi carrera. A mi abuelito, gracias por todas esas bendiciones que me ayudaron a seguir por el camino del bien y estoy segura que desde el cielo seguir guiando mi camino y se sentir feliz y orgulloso de que su nieta llegue al final de la meta propuesta. A Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Ca.Ltda. por permitirme el desarrollo del Manual de Procedimientos Contables y su culminacin. A mis profesores, por haberme transmitido sus conocimientos y valores, los mismos que los voy ha aplicar toda mi vida. Y a mi Director de Tesis, El Doctor Jorge Guerrero, que con mucha paciencia y sabidura ha sabido dirigir este trabajo.

II

DEDICATORIA

Dedico el desarrollo del presente Manual de Procedimientos Contables a mi hija:

Liseth Estefana Por ser la persona ms importante de mi vida.

Todo este esfuerzo te lo dedico a ti, porque eres la razn de mi existir y el incentivo para que cada da trate de ser mejor.

Desde el instante que estuviste en mi vientre me diste fuerzas para seguir adelante, y trazarme esta meta que fue culminar mi carrera profesional ahora que estoy cerca de llegar a la meta final te doy gracias por existir y por estar junto a m en los buenos y malos momentos de mi vida.

Quiero que sepas, que eres y sers la luz que gua mi camino y siempre te estar agradecida por existir.

III

DEDICATORIA

Dedico el desarrollo del presente Manual de Procedimientos Contables a mi esposo:

Fernando Silva

Mi amor, doy gracias a Dios, por haberte puesto en mi camino, y este triunfo que estoy a punto de conseguir tambin va dedicado a ti.

Y quiero agradecerte de todo corazn, por este apoyo que me has sabido ofrecer, por ayudarme con los roles que como esposa me corresponda realizar, y hacer menos pesada la carga para que yo pudiera cumplir con tan anhelado sueo.

Nunca olvidar esta oportunidad que me supiste dar y te pido que siempre ests junto a m festejando mis logros y apoyndome en mis derrotas.

IV

INDICE

CAPITULO I Pg. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.5 1.9 1.9.1 1.9.2 1.9.3 1.10 1.10.1 Antecedentes Planteamiento del problema Limitaciones del estudio Alcance del trabajo Objetivo general Objetivos especficos Idea a defender Justificacin del tema Impacto Social Impacto prctico Impacto metodolgico Impacto ambiental Viabilidad de la propuesta Aspecto metodolgico Explicativo Observacional Correlacional Mtodos de investigacin Anlisis 1 2 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6

1.10.2 1.10.3 1.10.4 1.10.5 1.11

Sntesis Induccin Deduccin Mtodo especfico Poblacin y muestra

6 6 6 6 7

CAPITULO II

2. Marco de Referencia 2.1 Base terica 2.2 Base Conceptual 2.2.1 La Empresa 2.2.2 La Cuenta Contable 2.2.3 El Plan de Cuentas y su codificacin 2.2.4 La transaccin 2.2.5 El Ciclo Contable 2.2.6 Sistema de control Interno 2.3 Base legal 2.3.1 Principios de contabilidad Generalmente Aceptados 2.3.2 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (Objeto y Alcance) 2.3.3 Ley de rgimen Tributario Interno y su Reglamento

9 9 11 11 17 19 27 28 32 33 33

39 46

II

CAPITULO III 3. Diagnstico de la Empresa 3.1. La Empresa 3.1.1. Antecedentes 3.1.1.1 Composicin Accionaria 3.1.1.2 Objeto Social 3.1.1.3 Visin, Misin, Poltica de Calidad de la Empresa 3.1.1.4 Estructura Administrativa 3.1.1.5 Estructura orgnica funcional 3.2 Marco conceptual 3.2.1 Anlisis de la situacin actual 3.2.2 La Contabilidad, registro de las transacciones 3.2.3 Control Interno de la Empresa 3.2.4 Procedimiento de contabilizacin y sus resultados 3.3 Anlisis de la situacin actual de la Empresa 3.3.1 Anlisis de la Empresa respecto al funcionamiento de la estructura organizacional y funcional 3.3.2 Anlisis financiero 3.3.3 Anlisis FODA 3.3.4 Riesgo Tributario 66 67 67 70 58 58 58 58 58 59 60 60 63 63 63 64 65 66

III

CAPITULO IV

4. Diseo del Manual de Procedimientos 4.1 Introduccin 4.2 Objetivos 4.2.1 General 4.2.2 Especficos 4.3 mbito de Aplicacin 4.4 Polticas Contables 4.5 Referencias Legales 4.6 Organizacin 4.6.1 Funciones y responsabilidades 4.7 Estructura del Plan de Cuentas 4.7.1 Descripcin y Movimientos de Cuentas 4.8 Formularios y Registros 4.9 Proceso Contable

71 71 72 72 72 72 72 75 75 75 78 83 116 126

CAPITULO V

5. Conclusiones y Recomendaciones 5.1 Conclusiones 5.2 Recomendaciones

133 133 133

IV

Capitulo I 1. Introduccin 1.1 Antecedentes En cualquier punto de la tierra y momento de la historia, los hombres y la sociedad en general, han sentido y sienten la necesidad de conocer con que recursos cuentan y como ejercer un control sobre los mismos, de forma que logren aumentar sus posibilidades de acumulacin o al menos no caer en una situacin deficitaria. A fin de decidir que lneas de actuacin son ms convenientes para lograr el objetivo anterior, han de tener conocimiento del entorno econmico en el que se hallan inmersos, de las expectativas que puede presentar el maana y de lo que sucedi ayer, puesto que se aprende de las experiencias pasadas. Ante el progreso experimentado de la sociedad, el conocer el entorno exige cada vez mayor volumen de informacin acerca de la actividad econmica de las familias, de las empresas, del sector pblico, de la nacin o de la de otros pases. Estos mayores niveles de exigencia informativa, que pretende satisfacer la contabilidad, han provocado que el proceso seguido para su obtencin ha ido evolucionando y perfeccionando. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable. La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender, y til cuando es pertinente y confiable. Es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna.

La informacin es confiable cuando es neutral, verificable, y en la medida en la cual represente los hechos econmicos. La contabilidad de una empresa debe basarse en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA y dems leyes a las que esta sometida. El presente Manual de Procedimientos Contables permitir analizar y controlar los recursos con los que cuenta la compaa, y tomar las medidas oportunas para hacer de ella ms fructfera y en todo caso para evitar una situacin deficitaria que pondra en peligro su supervivencia. Este material no solo va dirigido a peritos en esta materia, su fin quedara muy restringido, tal y como funciona el mundo actual, estos datos han de ser lo suficientemente comprensibles puesto que son muchos los sujetos que los han de utilizar. 1.2 Planteamiento del Problema En la compaa de Transportes se lleva la Contabilidad sin un control apropiado, ya que no existe un Manual de Procedimientos que norme como se realizar los registros contables, creando as una toma inapropiada de decisiones por parte de la gerencia. La diversidad de criterios en la aplicacin de cuentas, la falta de conocimiento de las normas contables, es la razn para que se encuentre un desorden y una mala aplicacin contable, de seguir con este error en la aplicacin de la contabilidad, la compaa no podr generar de manera oportuna los Estados Financieros que reflejen razonablemente la situacin econmica de la compaa.

1.3 Limitaciones del Estudio Esta investigacin no tiene ninguna limitacin ya que se tiene la autorizacin de los representantes de la compaa Transcentinela Servicio de Transporte pesado Cia.Ltda.y esta desarrollada dentro de los parmetros legales. 1.4 Alcance del Trabajo Este Manual de Procedimientos Contables ser implementado y puesto en prctica en la compaa ya que estn dispuestos a cambiar las polticas contables de la misma si es el caso. 1.5 Objetivo General Disear un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Cia.Ltda. con la finalidad de analizar, registrar y controlar sus transacciones comerciales y determinar resultados confiables. 1.6 Objetivos Especficos Realizar un diagnstico contable actual de la empresa. Analizar las polticas contables con las que se ha estado desenvolviendo con la finalidad de determinar si son las ms adecuadas, de no ser as buscar alternativas de solucin. Conocer la misin, visin, polticas y estrategias con las que la empresa se ha venido desenvolviendo. Adoptar polticas contables adecuadas que estn sustentadas en Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados destinados a cumplir con el anlisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por la empresa.

Disear el Manual de Procedimientos Contables para Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Cia.Ltda. 1.7 Idea a Defender La elaboracin e implementacin del Manual de Procedimientos Contables adecuado a las necesidades de la compaa ser la herramienta para un mejor control interno sobre el correcto uso de los bienes y recursos en las actividades de la misma, teniendo la informacin al da. Los libros y los registros de Contabilidad no solo deben satisfacer las exigencias legales, sino que debern proporcionar a su vez datos exactos y oportunos para la toma acertada de decisiones. 1.8 Justificacin del Tema 1.8.1 Impacto Social:

El tema de investigacin tiene impacto social, porque ser de mucha utilidad a la sociedad ya que ofrece a sus clientes un mejor servicio, rpido y oportuno es decir beneficindose la empresa y sus clientes. 1.8.2 Impacto Prctico:

El diseo del Manual de Procedimientos Contables ser la herramienta adecuada para proveer informacin financiera para de esta manera facilitar la toma de decisiones y proporcionar informacin til y segura a la Gerencia de la compaa. 1.8.3 Impacto Metodolgico:

Para elaborar un Manual que satisfaga las necesidades de Transcentinela Servicio de Transporte pesado Cia.Ltda. , se analizar la situacin contable actual de la misma, se

investigar alternativas de solucin para al final de esta investigacin entregar un material eficiente y eficaz. 1.8.4 Impacto Ambiental:

Con la implementacin de dicho Manual se lograr un control a nivel de empresa evitando de esta manera el incumplimiento de las funciones asignadas a cada uno de las personas que trabajan en la misma, y tambin incurriendo en gastos innecesarios, evitando as el desperdicio en lo que se refiere a suministros en general. 1.8.5 Viabilidad de la propuesta:

Para la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables se cuenta con: El recurso humano idneo. La informacin necesaria. La infraestructura El espacio y el tiempo necesario. 1.9 Aspectos Metodolgicos 1.9.1 Explicativo:

Esta investigacin es explicativa porque explica paso a paso los procedimientos a seguir para realizar un buen registro contable. 1.9.2 Observacional:

Durante la elaboracin del Manual de Procedimientos Contables se realizar una observacin directa de los movimientos financieros realizados por la compaa.

1.9.3

Correlacional:

Porque el desarrollo del Manual de Procedimientos Contables esta enfocado a satisfacer las necesidades de la compaa como es la toma acertada y oportuna de decisiones por parte de la Gerencia, logrando as el desenvolvimiento y crecimiento de la misma. 1.10. Mtodos de Investigacin 1.10.1 Anlisis: De los datos que se obtendr de la escritura de constitucin de la compaa y la revisin de la informacin entregada por parte de la compaa. 1.10.2 Sntesis: El Manual de Procedimientos Contables proveer a los usuarios informacin confiable y a tiempo para procesar registros permitiendo tomar decisiones claras, oportunas para beneficio de la compaa. 1.10.3 Induccin: Se partir de la informacin general para que se explique las situaciones en las que se ha encontrado sus procedimientos y polticas contables. 1.10.4 Deduccin: Se recopilar informacin del proceso contable a travs de los libros contables, sus mayores generales, auxiliares para identificar las falencias de las polticas contables diseadas por la compaa. 1.10.5 Mtodo Especfico: Se conocer la situacin contable de la empresa as se establecer sus necesidades y se darn soluciones a las mismas, se conocer de una manera global la misin, visin, polticas y estrategias con las que rige la compaa.

Se analizar la base legal como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. 1.11 Poblacin Muestra Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Cia Ltda. es una compaa de nacionalidad ecuatoriana, con domicilio en el Distrito Metropolitano de Quito, la misma que tiene por objeto prestar el servicio de Transporte de carga a nivel nacional conforme a la autorizacin de los Organismos de Trnsito. El plazo de duracin de la compaa es de 30 aos contados a partir de la inscripcin de la escritura de fundacin de la compaa en el Registro Mercantil. La compaa antes mencionada fue creada el 24 de abril del 2000 fecha en la cual empez a tomar personera jurdica, ya que los fundadores de la compaa antes mencionada trabajaron alrededor de 20 aos como persona natural, manteniendo hasta la presente fecha sus clientes quienes los han acompaado alrededor de uno 25 aos de arduo trabajo por mantenerla, mencionando algunas de las empresas a la que Transcentinela presta sus servicios tenemos: Dichem del Ecuador quien utiliza el transporte llevando qumicos a las petroleras siendo uno de sus clientes mas grandes, entre otros podemos nombrar a El grupo Azul, la empresa Harberth, Sipetrol S.A., la constructora Andrade Gutirrez, entre otras, todas ellas satisfechas del servicio entregado. Es as como esta compaa ha venido trabajando a lo largo de este tiempo mantenindose como una de las mejores empresas en esta rama gracias a la responsabilidad con la que el Presidente a sabido dirigir, quien tiene su objetivo claro

llevar a esta compaa a crecer cada da mas y seguir siendo una de las mejores compaas en las rama del Transporte.

Capitulo II 2. Marco de Referencia 2.1 Base Terica La Contabilidad.- Es la ciencia, el arte y la tcnica que permite el registro, clasificacin, anlisis e interpretacin de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situacin econmica y financiera al trmino de un ejercicio econmico o perodo contable.1 Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustentan en Principios y Procedimientos Generalmente Aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: anlisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institucin en funcionamiento, con la finalidad de informar e interpretar la situacin econmica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada perodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.2 La Unidad Comercial: Funciones e Importancia. Toda actividad humana, pretende aplicar principios fundamentales de ordenamiento, que nos permitan saber en cualquier momento que es lo que pasa en el medio en el que nos desenvolvemos, sea este: el hogar, los institutos de educacin, las empresas de servicios, comerciales o industriales tanto del sector pblico como del privado, es decir, todo el conglomerado social.

Bravo, Valdivieso Mercedes. Contabilidad General. Quinta Edicin Actualizada 2002. Editora Nuevoda. Pg.1 2 Orozco, Cadena Jos. Contabilidad General. Teora y Prctica Aplicada a la Legislacin Nacional. Pg.1

Todo el movimiento financiero de la sociedad esta basado en el concepto de propiedad, considerada como sinnimo de riqueza. El lcito dominio de la propiedad puede tener diferentes expresiones, ya sea a travs de propiedad privada o pblica. Puede corresponder a individuos aislados o agrupados que utilizan sus bienes de acuerdo a sus intereses particulares, a las cuales se les conoce con el nombre de unidades comerciales, las mismas que a ms de satisfacer fcil y eficazmente las necesidades econmicas del hombre, estn sometidas a la intervencin del conjunto de la sociedad, a travs de Leyes, Reglamentos, disposiciones que se proyectan hacia el bienestar colectivo. Esta necesidad apremia an ms, cuando lo que se trata de ordenar, son hechos que implican el uso diario del dinero, y el control de todo lo que podemos comprar, vender, cambiar, pagar o cobrar, que es de lo que precisamente se encarga la contabilidad. As pues, la Contabilidad es una tcnica que nos permite tener un adecuado control de la situacin financiera de un ente contable, a travs de la recoleccin, archivo y registro secuencial de datos financieros, los cuales, debidamente manejados, permitirn elaborar Informes Financieros de gran utilidad para los propietarios, as como para todas las instituciones o personas que tienen relacin con el mismo.3

Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Ediciones Abya-Yala. Pg.9

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2.2 Base Conceptual 2.2.1 La Empresa Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de produccin, comercializacin y prestacin de bienes y servicios a la colectividad. Constitucin Jurdica de la Unidad Comercial La Unidad Comercial considerada como sociedad econmica se puede organizar como: Propiedad individual o comerciante particular Compaas de Comercio Propiedad Individual En los negocios pequeos el propietario individual esta al tanto del trabajo interdepartamental, e inclusive en muchos casos gran parte de las funciones y responsabilidades estn concentradas en l, precisamente por el tamao pequeo de la empresa. Compaas de Comercio Dentro de las disposiciones generales de la Ley de Compaas y al Cdigo de Comercio, dos o ms personas realizan un contrato por medio del cual unen sus capitales o industrias, para emprender actividades mercantiles y participar de sus utilidades. Hay cinco especies de compaas de comercio: Compaa en nombre colectivo Compaa en comandita: Simple y Dividida por acciones Compaa de Responsabilidad Limitada Compaa Annima Compaa de Economa Mixta

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Compaa en Nombre Colectivo La compaa en nombre colectivo se contrae entre dos o ms personas que hacen el comercio bajo una razn social, que deber contener los nombres de todos los socios o de alguno de ellos, acompaada de las palabras y compaa. Compaa en Comandita Compaa en Comandita Simple Tiene dos tipos de socios: los solidaria e ilimitadamente y otros que se convierten en simples suministradores de fondos, llamados socios comanditarios. Este tipo de empresa existe bajo una razn social, en la cual deber constar necesariamente el nombre de varios o uno de los socios ilimitadamente responsables, al que se aadirn las palabras Compaa en Comandita. Cuando el nombre de un socio comanditario se incluye en la razn social, quedar solidaria e ilimitadamente responsable en las obligaciones contradas por la compaa. El fallecimiento de un socio comanditario no produce la liquidacin de la compaa. Compaa en Comandita por Acciones El capital de estas compaas est dividido en acciones nominativas de un valor nominal igual. Una dcima parte del capital social debe ser aportada por los socios solidariamente responsables (comanditados) a quienes se les entregar certificados nominativos intransferibles, por lo cual, su separacin de la compaa producir la disolucin de la misma. En la razn social, al igual que en la en comandita simple, se incluir l o los nombres de los socios comanditados, seguidos de las palabras Compaa en Comandita.

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La administracin de la empresa corresponde a los socios comanditados y esta actividad ser remunerada. Compaa de Responsabilidad Limitada Para constituir esta clase de compaas se requiere de tres socios como mnimo y de veinticinco como mximo, que solo responden a sus obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razn social o denominacin objetiva a las que se aadirn las palabras Compaa Limitada. Estas compaas tendrn como finalidad toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitidas por la Ley, a excepcin de operaciones de banco, seguros, capitalizacin y ahorros. Si el nmero de socios excediera de veinticinco deber transformarse en otra clase de compaa o liquidarse. Compaa Annima El capital de la compaa annima esta dividido en acciones negociables, est formado por las aportaciones de los accionistas, los cuales responden nicamente por el monto de sus acciones. Las mismas reglas que rigen para las compaas civiles se aplican a las compaas mercantiles annimas. Estas compaas se administran por mandatarios amovibles socios o no. La denominacin de la compaa debe estar acompaada de la denominacin, sociedad annima o compaa annima.

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Para intervenir en la formacin de una compaa annima en calidad de un promotor o fundador, se requiere de capacidad civil para contratar, sin embargo, no podrn hacerlo entre cnyuges ni entre padres e hijos no emancipados. Compaa de Economa Mixta De acuerdo a la Ley de Compaas, el Estado, las Municipalidades, los Consejos Provinciales y las personas jurdicas de Derecho Pblico o las personas jurdicas semipblicas, podrn participar conjuntamente con el capital privado, para dedicarse al desarrollo y fomento de la agricultura y de las industrias convenientes a la economa nacional, a la satisfaccin de las necesidades de orden colectivo, a la prestacin de nuevos servicios y al mejoramiento de los ya establecidos. La participacin en estas compaas podr ser con dinero, equipos, instrumentos agrcolas o industriales, bienes muebles e inmuebles, efectos pblicos y negociables o mediante la prestacin de un servicio pblico por un perodo de tiempo determinado. Se aplican las disposiciones relativas al funcionamiento de la compaa annima. El Directorio deber estar formado por la participacin de los sectores participantes en su formacin. Cuando la aportacin del sector Pblico exceda del 50% del capital de la compaa, uno de los directores de este sector ser Presidente del directorio. En este acpite es necesario hacer unas breves reflexiones respecto a los objetivos econmicos nacionales y sociales del Ecuador, tomando como punto de partida la estabilidad econmica del Estado, como base para el crecimiento del pas y lograr compensar el alto costo social que ha tenido que afrontar la poblacin. Frente a esta realidad la funcin del Estado debe ser sostenible y generar empleo, para lo cual debe precisamente alentarse a la pequea y mediana industria, todo orientado hacia

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un mejoramiento estructural de las condiciones de vida, proceso inducido por el Estado a travs de su accin reguladora sobre la accin del sector privado, puesto que los problemas ms serios de la administracin pblica son la burocracia, la base legal del funcionamiento de la administracin y la estructura de la misma. Podramos hablar, por lo tanto, del Estado ecuatoriano como una compaa de economa mixta. Empresas de acuerdo al tipo de negocio De acuerdo con el tipo de actividad de las empresas, estas pueden orientarse hacia: Prestacin de servicios Comercializacin de productos Manufactura de productos Empresas de Servicios.- Como su nombre lo indica, son aquellas cuya funcin es vender servicios, tales como: los consultorios mdicos, salones de belleza, transporte, etc. Los servicios prestados pueden provenir de empresas pblicas, privadas o mixtas. Comerciales.- La funcin bsica de estas empresas es comprar productos terminados que sin ser posteriormente sometidos a ninguna modificacin fundamental sern vendidos al pblico. Desde luego, en el proceso de compra venta, se incrementar al valor de costo del producto un valor adicional destinado a cubrir gastos de operacin de manera que, con el dinero obtenido, se pueda cubrir a mas del valor de adquisicin de las mercaderas, los gastos relacionados con las remuneraciones para los empleados necesarias para el manejo de la oficina (gastos de administracin), como de los empleados de almacn (gastos de venta), y gastos menores (gastos generales).

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A ms de todos los rubros mencionados anteriormente, el precio de venta debe dejar un excedente o utilidad para el o los dueos de la empresa (dividendos). Industriales.- Su actividad consiste en comprar materiales (materia prima) que despus de un proceso de transformacin, en el que participar el trabajo de los obreros (mano de obra), as como otros gastos relacionados con el manejo de la fabrica (gastos de fabricacin). Las condiciones ya descritas anteriormente para la empresa comercial aadiendo el costo del producto, los gastos de administracin, de venta, generales y la utilidad que deben obtener los propietarios se transformarn en productos que podrn ser vendidos por la misma empresa, o por empresas comerciales, bajo las condiciones ya descritas anteriormente para la empresa comercial . Conformacin de las empresas Las empresas de acuerdo al nmero de propietarios, se dividen en: Empresas o negocios de un solo propietario Sociedad de personas Empresas o negocios de un solo propietario Generalmente son organizaciones pequeas donde existe la participacin econmica y tcnica del propietario del capital. Sociedades de personas Son sociedades en la que intervienen dos o ms personas a las que se denominan socios. Se establecen previa la suscripcin de una escritura pblica. La diferencia entre el negocio de un solo propietario y la sociedad de personas, est en el nmero de dueos del capital, pero sea de uno o varios los dueos son de fcil

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identificacin en los procesos de comercializacin, es decir, existe una relacin ms directa, entre las personas que reciben el servicio y quienes lo prestan. Entre las sociedades de personas, se encuentran las colectivas, limitadas, en comandita.4 2.2.2 La Cuenta Contable Concepto.- Es el nombre que se le asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantiene durante el ciclo contable; el que debe ser explcito, para evitar confusin u otra interpretacin. Representacin Se representa en forma de una T mayscula agrandada; en la parte superior se escribe el nombre de la cuenta y cdigo NOMBRE DE LA CUENTA DEBE DEBITO HABER CREDITO

DEUDOR ACREEDOR CARGO ABONO

Existe un nombre de cuenta para cada una de ellas durante el ejercicio contable; es decir que se abrir una cuenta para cada denominacin, ejemplo: Caja, Bancos, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar, Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar, Hipotecas por Pagar, Construcciones, Vehculos, Equipo y Maquinaria, Muebles y Enseres, Equipo de Oficina, etc.

Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Ediciones Abya-Yala. pp. 11-16

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Por pago de servicios de: Agua, Luz, Telfono, Arriendo del Local Comercial, Sueldos y Salarios, Beneficios Sociales, Publicidad y Propaganda, Mantenimiento de Equipo, etc.5 Partes de la Cuenta Toda cuenta tiene tres partes; Debe Haber Saldo En el DEBE se ubicarn todos los valores que signifiquen un ingreso o entrada de dinero u objetos a la empresa, se utilizan tambin los trminos cargar, adeudar, debitar. En el HABER se ubicarn los valores que signifiquen salida o egreso para la empresa, se utilizan tambin las denominaciones abonar, acreditar, descargar. El SALDO Es la diferencia entre el debe y el haber de la misma cuenta. Existen dos clases de saldo: Saldo Deudor Se obtiene cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria del haber de la misma cuenta. Saldo Acreedor Se obtiene cuando la sumatoria del Haber es mayor que la sumatoria del debe de la misma cuenta. Para tener un criterio ms claro de como trabajar con las cuentas del estado de situacin es indispensable conocer la naturaleza de cada uno de los grupos de cuentas: Las Cuentas de ACTIVO, GASTOS Y COSTOS son de naturaleza deudora.

Sarmiento, Rubn. Contabilidad General. Sexta Edicin. Ediciones PUBLINGRAF. Pg.21

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La naturaleza de las cuentas de PASIVO, PATRIMONIO e INGRESOS es de orden acreedora. Adems es necesario conocer cierta terminologa tcnica de las cuentas: Abrir una Cuenta significa utilizando el formato destinado al libro mayor poner en la parte superior el nombre de la cuenta y registrar el primer asiento en ella. Saldar una cuenta significa totalizar todos los valores ubicados en el dbito y en el crdito, y restar del valor mayor el menor. Existen ocasiones donde los dos lados del libro mayor tienen igual valor en cuyo caso el saldo de la cuenta es cero. Reabrir una cuenta, se presenta una vez que se dio el cierre de la cuenta, en un nuevo asiento vuelve a aparecer, y para mayorizar la jornalizacin utilizamos el mismo formato que anteriormente cerramos.6 2.2.3 El Plan de Cuentas y su Codificacin Denominado tambin Catlogo de Cuentas, es la enumeracin de cuentas ordenadas sistemticamente, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el cdigo de cada una de las cuentas. Es una lista de cuentas, acompaada de una descripcin del uso y operacin general de cada cuenta. El Plan de Cuentas facilita la aplicacin de los registros contables y depende de las caractersticas de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.7

Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Ediciones Abya-Yala. Pg.36 7 Zapata, Snchez Pedro. Contabilidad General. Pg.23

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Codificacin de las Cuentas Es la utilizacin de nmeros, letras, y otros smbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. Sistemas de Codificacin Numricos, cuando se codifica utilizando exclusivamente nmeros. Alfabticos, cuando se codifica utilizando exclusivamente letras. Mixtos, cuando se codifica utilizando simultneamente nmeros y letras. Todo cdigo para que sea eficiente debe reunir ciertas caractersticas, cualidades, o propiedades que justamente destruyen prcticamente la intuicin y la improvisacin lo que le hace ms aceptable. Sencillez Claridad Flexibilidad Amplitud Identificacin o traduccin Viabilidad Lgico y Auto verificable8 El Plan o Catlogo de Cuentas se ordena dentro de cinco grupos de la siguiente manera: 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio

Albuja, Montalvo Carlos. Introduccin a la Codificacin. Pg. 12-15

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4. Ingresos y 5. Gastos Las cuentas se ordenan por el grado de liquidez; es decir en la forma de como se cree se va a convertir ms rpido en dinero, por el lado del activo; y de la forma como se estima va a cubrirse las obligaciones por el lado del pasivo, dicha clasificacin a mas de ser necesaria para la presentacin de balances al SRI, sirve para la evaluacin financiera. ACTIVO Se refiere a los valores, bienes, derechos que tiene la empresa; relacionados con su objeto social. CORRIENTE Se refiere a los grupos de cuentas que se estiman van a ser convertidas en dinero dentro de un ao a partir de la fecha del Balance o Estado de Situacin Inicial; y, lo conforman: disponible, exigible y realizable. DISPONIBLE Dentro de este grupo, estn las cuentas de Caja, Caja Chica, y Bancos; es decir los valores que se disponen al momento. INVERSIONES Dentro de este grupo estn las cuentas de los diferentes ttulos y valores que se colocan en las instituciones financieras, tales como: Certificados de Depsito, Reepos, etc. y que tienen hasta un ao plazo para poder convertirlos en dinero en efectivo, las que generan renta, inters o dividendo.

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EXIGIBLE Dentro de este grupo, estn las cuentas: Clientes, Cuentas por Cobrar, Prstamos a Empleados, Documentos por Cobrar; que le adeudan a la empresa tales como: facturas de venta a crdito, Letras de Cambio, pagars, etc. REALIZABLE Dentro de este grupo est bsicamente la cuenta de inventario de mercaderas o productos que dispone la empresa. FIJO DEPRECIABLE Estn las cuentas que conforman los diferentes bienes tangibles en Propiedad, Planta y Equipo; tales como: Edificios, Vehculos, Equipo de Oficina, Equipo de Computacin, Muebles y Enseres, Equipo y Maquinaria, etc., que tienen una vida til estimada por ms de un ao, no son para la venta, y que sirven para el normal desarrollo de la actividad a la que se dedica la empresa. NO DEPRECIABLES En este grupo de cuentas encontramos a los Terrenos, Edificios, Construcciones en Curso. OTROS ACTIVOS Dentro de este grupo, estn las cuentas que han ocasionado gastos anticipados; y, que por su naturaleza no pueden ser considerados como consumidos ntegramente en un solo perodo o ejercicio econmico, es decir se ir difiriendo para el tiempo estimado por la ley.

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PASIVO Se refiere a las obligaciones contradas por la empresa con terceras personas; valores que deben ser pagados a corto y largo plazo, dependiendo de la naturaleza de la deuda. CORRIENTE o Corto Plazo Se refiere a las cuentas de: Proveedores, Cuentas por Pagar, Documentos por Pagar; que adeuda la empresa; tales como: facturas por compras a crdito, letras de cambio, pagars, etc., pagaderos dentro del ciclo contable o en un perodo menor a un ao. NO CORRIENTE o largo plazo Se refiere bsicamente a la cuenta Hipotecas por Pagar, que se obtiene cuando un banco o una institucin financiera ha concedido un prstamo, o el IESS concede un convenio de purga por mora patronal, para cancelar los aportes u otras obligaciones patronales atrasadas con esta institucin; por lo que hemos hipotecado un bien raz generalmente; y, que se estima se pagar a ms de un ao a partir de la fecha del Balance o Estado de Situacin Inicial. Debiendo registrar dentro del grupo corriente la parte proporcional o porcin corriente que se deba cubrir en un ao y el saldo constar en el no corriente, segn el caso. OTROS PASIVOS Estn las cuentas que han sido cobradas anticipadamente; y, que por su naturaleza, no pueden ser consideradas como ingresos ntegros del perodo econmico, es decir se ir difiriendo para el tiempo estimado. PATRIMONIO Se refiere a los valores que son propiedades de la empresa, los que integran bsicamente las cuentas que constituyen:

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Capital Social Es el Aporte en bienes o en dinero entregado por el o los propietarios socios o accionistas de la empresa, el que consta en la respectiva escritura de constitucin de la empresa. Reserva Legal Para las Compaas de Responsabilidad Limitada; de conformidad con el Art. 109 de la Ley de Compaas se debe destinar un 5% de las utilidades lquidas de cada ejercicio, para formar un fondo de reserva, hasta llegar por lo menos el 20% del capital social. Para las Compaas Annimas; de conformidad con el Art. 297 de la Ley de Compaas, se debe destinar un porcentaje no menor al 10% de las utilidades lquidas de cada ejercicio, para formar un fondo de reserva, hasta llegar por lo menos al 50% del capital suscrito. La base del clculo ser la utilidad del ejercicio, deducida la participacin de los trabajadores y el impuesto a la renta. Facultativa.- Es aprobada en la Junta General de socios o accionistas, de acuerdo a su conveniencia. Otras reservas.- Las aprobadas en la Junta General de socios o accionistas diferentes a las anteriores, y que constan en el estatuto social de la compaa. Utilidades o Prdidas de Ejercicios Anteriores.- Las correspondientes a las utilidades no distribuidas o las prdidas. Utilidad o Prdida del Presente Ejercicio.- La correspondiente a la utilidad lquida o la prdida; se considera utilidad lquida despus de deducir la Participacin a los Trabajadores, Impuesto a la Renta y Reservas.

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CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS INGRESOS Son todos los ingresos monetarios, los que van a estar en funcin de la actividad de la empresa y su estructura (en un ejercicio econmico). Los ingresos se clasifican en: INGRESOS OPERACIONALES Son consideradas las utilidades obtenidas por la venta de mercaderas; es decir, es la diferencia establecida entre el precio de costo y el precio de venta. INGRESOS NO OPERACIONALES Se clasifican en: INGRESOS FINANCIEROS Son considerados bsicamente las utilidades provenientes de: Intereses cobrados por ventas a crdito Intereses ganados por inversiones realizadas Por diferencial cambiario OTROS INGRESOS Se refiere a las utilidades que no integran dentro de los grupos anteriores (Ingresos Operacionales e Ingresos Financieros) provenientes de arriendos cobrados, comisiones ganadas por venta (generalmente en consignacin) o utilidad en venta de Activos Fijos. GASTOS Son todos los gastos monetarios, que significan desembolsos para la empresa, los que van a estar en funcin de su organizacin (en un ejercicio econmico). Los gastos se clasifican en:

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GASTOS OPERACIONALES Son considerados los gastos realizados y necesarios para el normal desarrollo de la actividad empresarial, asignados a: Remuneracin Bsica Unificada Beneficios sociales de Ley Suministros de oficina Servicios de: Agua, Luz, Telfono, Fax Arrendamiento del local comercial Mantenimiento y reparaciones Publicidad y Propaganda Depreciaciones Amortizaciones, etc.

GASTOS NO OPERACIONALES Se clasifican en: GASTOS FINANCIEROS Son considerados bsicamente los gastos realizados por: Intereses pagados por compras a crdito Intereses, comisiones y otros gastos bancarios Por diferencial cambiario

OTROS GASTOS Se refiere a los gastos que no integran dentro de los grupos anteriores (gastos operacionales y gastos financieros), provenientes de: Comisiones Pagadas

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Prdida en venta de Activos Fijos

NOTA: La cuenta Clientes dentro del grupo del exigible del activo, se utiliza exclusivamente para registrar las ventas a crdito de mercaderas sin documento(letra de cambio o pagar) La cuenta Proveedores dentro del grupo corriente del pasivo, se utiliza exclusivamente para registrar las compras a crdito de mercaderas sin documento ((letra de cambio o pagar) Cuentas de Orden, dentro de este grupo estn las cuentas que no forman parte del movimiento financiero de la empresa, es decir que no afectan al patrimonio de la misma; constan en el Balance de Situacin de la empresa (como simple informacin) al final del balance. Las cuentas de orden ms conocidas son: Depsitos recibidos o entregados en garanta Mercaderas recibidas o entregadas en consignacin. Valores recibidos o entregados en custodia.9

2.2.4 La Transaccin Son las actividades o los acontecimientos diarios de un negocio. Estas incluyen la venta de un servicio o un producto a un cliente, o la adquisicin de servicios o materiales de un proveedor. Cada operacin de un negocio puede afectar los activos o las participaciones (pasivos o capital) Toda operacin mercantil traer una de las siguientes consecuencias:
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Sarmiento, Rubn. Contabilidad General. Sexta Edicin. Ediciones PUBLINGRAF. Pg.26-32

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1. Aumentar una cuenta de Activo y disminuir otra cuenta de Activo. 2. Disminuir una cuenta de Pasivo o Capital y aumentar otra cuenta de Pasivo o Capital. 3. Aumentar un Activo y aumentar una cuenta de Pasivo o Capital. 4. Disminuir un Activo y disminuir una cuenta de Pasivo o Capital. Enseguida se dan algunos ejemplos: Transaccin 1.- Se compran materiales de contado Efecto sobre el activo, pasivo o capital Aumenta el activo: materiales. Disminuye el activo: efectivo 2.- Se paga con un documento la cantidad Disminuye el pasivo: cuentas por pagar. que se debe a un acreedor. Aumenta el pasivo: documentos por pagar

3.- El dueo invierte en equipo para el Aumenta el activo: equipos. Aumenta la negocio. participacin del dueo: capital

4.- Pago a un acreedor a cuenta de nuestro Disminuye el activo: efectivo. Disminuye adeudo. el pasivo: cuentas por pagar.10

2.2.5 El Ciclo Contable Es indispensable archivar adecuadamente los recibos relativos a los ingresos y egresos de dinero, las facturas, los comprobantes, los depsitos bancarios, etc. de manera que podamos realizar un trabajo debidamente organizado y que nos permita disponer de una informacin oportuna y precisa, en la cual se puedan sacar conclusiones respecto a los xitos alcanzados y a los errores financieros en que hubisemos incurrido; porque el
10

Guajardo, Cant Gerardo. Contabilidad. Primera Edicin. Ediciones Mc GRAW-HILL. Pg.17

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conocer con claridad los resultados, nos permitir encontrar oportunamente las medidas correctivas necesarias, as como fortalecer las polticas que nos han dado xito anteriormente. El proceso contable en toda empresa tendr xito si se observan los siguientes aspectos: Jornalizacin Concepto.- Consiste en registrar las operaciones diarias, sobre hechos econmicos que representen el movimiento de dinero de curso legal. Libro Diario 1.- Respaldar todo movimiento financiero con los recibos, comprobantes, facturas, etc., es decir, en los documentos fuente que fuesen necesarios. 2.- Ordenar los documentos de manera cronolgica, adems de utilizar como elementos de apoyo las numeraciones existentes en los recibos, facturas y nmeros de cheques. 3.- Todo pago deber realizarse utilizando cheque, porque una informacin cruzada siempre ser muy valiosa. Se dispone de informacin cruzada: cuando es obtenida a travs de dos o ms documentos simultneamente. Por ejemplo: en una compra de equipo de oficina, un respaldo es la factura la cual deber tener claramente detallada su numeracin, fecha, valor, as como lo que se adquiri y las cantidades; pero al mismo tiempo, no deber descuidarse de observar que el valor del cheque que fue utilizado para la adquisicin, coincida con el valor total de la compra detallado en la factura. 4.- Conocer qu es lo que posee la empresa, lo cual est reflejado en el Estado de Situacin Inicial, cuyos datos debidamente agrupados en cuentas deudoras (activos) y

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acreedoras (pasivo ms capital), se constituyen en el primer asiento del Libro Diario General. 5.- Registrar todos los eventos financieros posteriores al Estado de Situacin Inicial en el Diario General cronolgicamente. Mayorizacin Concepto.- Agrupa los valores de cada una de las cuentas del Libro Diario. Libro Mayor 1.- Pasar uno a uno los datos del Diario General, a los respectivos mayores. En lo relacionado con los mayores, existe un mayor para cada una de las cuentas, donde se pasarn todos los registros efectuados en el Diario General, tomando como referencias, las fechas y los nmeros de asiento, para establecer la informacin cruzada, la cual ser de vital importancia para realizar las revisiones respectivas, en caso de no obtener la igualdad en la suma de los saldos deudor y acreedor que arroja el Balance de Comprobacin. Balance de Comprobacin El Balance de Comprobacin se divide en dos columnas: Sumas donde se pasan todos los valores que corresponden efectivamente al total de los valores consignados tanto en el debe como en el haber de los respectivos mayores. Saldos, los cuales se obtienen de restar los valores pasados en las columnas de sumas, quedando el saldo en el dbito o en el crdito correspondiendo a donde se halle ubicado el valor, ubicndose en condiciones normales el saldo de acuerdo a la naturaleza de la cuenta.

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En los saldos obtenidos se ratifica la naturaleza de cada una de las cuentas, es decir: Las cuentas de Activo y Gastos tendrn un saldo de naturaleza deudora. Las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos tendrn un saldo de naturaleza acreedora. El Balance de Comprobacin sirve para comprobar si las cuentas que intervienen en el Libro Diario se han pasado correctamente al mayor y sus saldos cuadran. Regulacin y ajuste de Cuentas La siguiente columna del Balance de Comprobacin corresponde a los ajustes. Los ajustes son procesos contables mediante los cuales se dan los valores reales a las cuentas que fueren necesarias. Los ajustes regulan cuentas de ingresos y gastos, en cuyo caso afectan al estado de Prdidas y Ganancias. Al registrar los valores en la columna de ajustes necesariamente tendrn variaciones los valores de la columna del Balance de Comprobacin, dando lugar a una nueva columna que es la del Balance de Comprobacin Ajustado. La Hoja de Trabajo.- Es un documento de soporte de la informacin, previa la elaboracin de los Estados Financieros, pero solo los Estados Financieros son documentos pblicos de la empresa, convirtindose en su carta de presentacin Financiera- Administrativa. Estados Financieros El orden para elaborar los Estados Financieros es el mismo del orden establecido en la Hoja de Trabajo

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Primero se realizar el Estado de Prdidas y Ganancias, en el cual por diferencia entre los Ingresos y Gastos se determinar la Utilidad o Prdida del Ejercicio Contable.

Luego el Estado de Situacin Final en el cual se incluir la Utilidad del Ejercicio.

Estado de Flujo de Caja, demuestra el comportamiento del dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio econmico), con el objeto de no ocasionar desequilibrios econmicos.

Estado de Supervit, Demuestra las variaciones de las utilidades retenidas de aos anteriores ms o menos las utilidades o prdidas del presente ao, se elabora bsicamente para conocimiento de los socios o accionistas de la empresa.11

2.2.6 Sistema de Control Interno Los propsitos de los siguientes: 1. Salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias. 2. Promover la real y adecuada contabilizacin de los datos. 3. Alentar y medir el cumplimiento con las polticas de la empresa y 4. juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El Control Interno no se disea para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes.12 mecanismos de Control Interno en las empresas son los

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Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Ediciones Abya-Yala. Pg. 91-97,101 12 Guajardo, cant Gerardo. Contabilidad. Primera Edicin. Ediciones Mc GRAW-HILL. Pg.215-216

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2.3 Base Legal 2.3.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, son conceptos bsicos que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de la informacin econmica y financiera de la empresa a travs de los Estados Financieros. Principio Fundamental PARTIDA DOBLE No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor por el mismo valor Significa que toda transaccin que se realice en la empresa ser registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores tanto en el debe como en el haber se registrar el mismo valor. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federacin Nacional de Contadores del Ecuador, seala que los Principios de Contabilidad vigentes en el pas estn divididos en tres grupos: 1.- Conceptos Bsicos.- Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la accin de la profesin contable y debe considerarse en la aplicacin de los Principios Contables. A continuacin se detalla algunos de ellos: Ente Contable.- El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad econmica. El campo de accin de la contabilidad financiera, es la actividad econmica de la empresa.

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Equidad.- La Contabilidad y su informacin deben basarse en el Principio de Equidad, de tal manera que el registro de los hechos econmicos y su informacin se basen en la igualdad para todos los sectores, sin preferencia para ninguno en particular. Perodo de Tiempo.- La Contabilidad Financiera provee informacin acerca de las actividades econmicas de una empresa por perodos especficos, los que en comparacin con la vida misma de la empresa, son cortos. Normalmente los perodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar anlisis que permitan una adecuada toma de decisiones. Juicio y Criterio.- Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una importante participacin del juicio o criterio del profesional contable. Uniformidad.- Los Principios de Contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un perodo a otro. Cuando por circunstancias especiales se presentan cambios en los principios tcnicos y en sus mtodos de aplicacin deber dejarse constancia expresa de tal situacin, a la vez que informar sobre los efectos que causen en la informacin contable. No hay que olvidar que el concepto de uniformidad permite una mejor utilizacin de la informacin y de la presentacin de los estados financieros. Clasificacin y Contabilizacin.- Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos econmicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita el que pueda ser comprobable o verificable. Significatividad.- Los informes financieros se interesan nicamente en la informacin suficientemente significativa que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos presentados.

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2.- Conceptos Esenciales.- Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medicin de hechos ciertos que afectan la posicin financiera y los resultados de las operaciones de las empresas. Estos principios establecen la base para la contabilidad acumulativa y comprenden: Determinacin de los resultados.- En Contabilidad Financiera, la determinacin de los resultados, es el proceso de identificar, medir y relacionar los ingresos, costos y gastos de una empresa por un perodo contable determinado. Los ingresos de un ejercicio generalmente se determinan en forma independiente, mediante la aplicacin del principio de realizacin. Los costos y gastos se determinan mediante la aplicacin de los principios del reconocimiento de ellos, con base en la relacin que existe entre el costo histrico y el correspondiente ingreso determinado independientemente. La determinacin de los resultados est interrelacionada con la valuacin del activo. Desde el punto de vista de la determinacin de los resultados, los costos estn divididos en: Expirados y que se convierten en gastos Aquellos que estn relacionados con perodos futuros y son mostrados como activos en el Balance General. Desde el punto de vista de valuaciones de los activos, aquellos costos que no renen los requisitos para ser registrados como activos deben ser registrados como gastos para la determinacin de la utilidad neta. Registro Inicial.- El principio para el registro inicial de los activos y pasivos es fundamental en la contabilidad financiera porque determina: La informacin que debe registrarse en el proceso contable.

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El momento de registro. Las cantidades a las cuales se registran los activos, pasivos y cuentas resultados. de

Registro Inicial de Activos y Pasivos.- Los activos y pasivos, generalmente se registran inicialmente sobre la base de hechos a travs de los cuales la empresa adquiere recursos o incurre en obligaciones en su relacin con otras entidades. Los activos y pasivos son registrados con el precio de intercambio.

Reconocimiento inmediato.- Algunos costos se asocian como gastos en el perodo contable corriente cuando: Los costos incurridos durante el perodo no proporcionan beneficios futuros discernibles. Los costos registrados como activos en perodos anteriores ya no proporcionarn beneficios futuros. La distribucin de los costos, sobre la base de asociacin con ingresos corrientes, o sobre varios perodos contables no sirve para ningn propsito til. La aplicacin de este principio de reconocimiento inmediato de costos y gastos ocasiona el cargo a resultados de muchos costos incurridos en el perodo en el que fueron pagados o cuando los pasivos para pagarlos fueron acumulados. Algunos ejemplos de estos costos y gastos constituyen: Sueldos de oficina Gastos de venta Valores pagados por demandas legales Costos de recursos usados en esfuerzos infructuosos

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El Principio de Reconocimiento Inmediato tambin requiere que aquellas partidas mantenidas como activos en perodos anteriores y que a la luz de las circunstancias, se pueda establecer que no proporcionan beneficios futuros, sean cargadas a gastos, por ejemplo una patente que ha perdido su valor. Conceptos Generales de Operacin Los Principios Generales de Operacin guan la seleccin y medicin de los acontecimientos en la contabilidad, as como tambin la presentacin de la informacin a travs de los Estados Financieros. Registro de Intercambios.- Los intercambios entre la empresa y otras entidades son generalmente registrados cuando las transacciones o transferencias de recursos u obligaciones han incurrido o los servicios han sido prestados. Precios de Intercambio.- Los efectos en los intercambios en activos, pasivos y

resultados son medidos a los precios establecidos en tales actos. Valor Justo.- Es la cantidad en la que podra ser intercambiado un activo, o liquidado un pasivo, entre partes informadas y dispuestas en una transaccin de libre competencia. Adquisicin de activos.- Los recursos en intercambio se registran como activos en la empresa. Algunos activos que no han sido llevados a perodos futuros son cargados a gastos. Costo de Adquisicin.- Los activos adquiridos en intercambios son medidos al precio de intercambio que es el costo de adquisicin. los intereses causados sobre obligaciones contradas en la adquisicin de activos, forman parte del costo de los mismos. Una vez que ha concluido la etapa de puesta en marcha o

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que el activo est listo para su utilizacin o intercambio, tales gastos financieros, deben cargarse a los resultados del respectivo perodo contable. Adquisicin de grupo de activos en un intercambio.- Cuando se adquiere un grupo de activos en una sola transaccin, el precio total de intercambio es distribuido entre los activos individuales, basado en su valor justo. Ventas de Activo.- Las disminuciones en activos se registran cuando son entregados en intercambios. Medicin de Activos vendidos.- Las disminuciones en activos se miden por las cantidades registradas relacionadas con tales activos. Estas cantidades constituyen usualmente el costo histrico o de adquisicin de los activos, ajustados por depreciacin, amortizacin u otros cambios. Registro de Pasivos.- Los pasivos se registran cuando al efectuarse las transacciones se incurre en obligaciones para transferir activos o proveer servicios en el futuro. Los pasivos se miden por las cantidades asignadas en los intercambios, usualmente, las cantidades a ser pagadas. Disminucin de Pasivos.- Las disminuciones de pasivos se registran cuando son saldados por medio de pagos, son sustituidos por otros pasivos o cualquier otra forma similar.13

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Bravo, Valdivieso Mercedes. Contabilidad General. Quinta Edicin Actualizada 2002. Editora Nuevoda. Pg. 8,13-18,20,21

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2.3.2 Normas Ecuatorianas de Contabilidad (Objetivo y Alcance) Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No 1 PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS Objetivo El Objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentacin de los Estados Financieros de propsito general, para asegurar la comparabilidad con los Estados Financieros de perodos anteriores de la misma empresa con los Estados Financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta norma establece consideraciones generales para la presentacin de los Estados Financieros, orientacin para su estructura y requerimientos mnimos para el contenido de los Estados Financieros. El reconocimiento, medicin y revelacin de las transacciones y eventos especficos son tratados en otras Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los Estados Financieros de propsito general preparado y presentado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. 2. Los Estados Financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las necesidades de los usuarios que no estn en posicin de requerir informes a la medida para cumplir sus necesidades de informacin especficas. Los Estados Financieros de propsito general incluyen aquellos que son

presentados por separado o dentro de otro documento pblico tales como un informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a informacin financiera

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interina condensada. Esta Norma aplica igualmente a los Estados Financieros de una empresa individual y Estados Financieros consolidados para un grupo de empresas. 3. Esta Norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y compaas de seguro. Requerimientos adicionales para Bancos e Instituciones Financieras similares, consistentes con los requerimientos de esta Norma, estn establecidos en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No 2 referente a Revelacin en los Estados Financieros de Bancos y Otras Instituciones Financieras Similares. 4. Esta norma utiliza terminologa apropiada para una empresa con un objetivo de lucro. Las empresas comerciales del sector pblico pudieran por lo tanto aplicar los requerimientos de esta Norma. Las entidades sin fines de lucro, del gobierno y otras del sector pblico que procuren aplicar esta Norma pueden necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los Estados Financieros y para los estados Financieros en s mismos. Tales entidades tambin pudieran presentar componentes adicionales de los Estados Financieros. Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 3 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Objetivo La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para proporcionar a los usuarios de Estados Financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones econmicas que

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toman los usuarios requieren una evaluacin de la habilidad de una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, as como la oportunidad de su generacin. El Objetivo de esta Norma es requerir la presentacin de informacin acerca de los cambios histricos en el efectivo y sus equivalentes en una empresa, por medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por las actividades operativas, de inversin y de financiamiento durante el perodo. Alcance 1. Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus Estados Financieros. 2. Los usuarios de los Estados Financieros de una empresa estn interesados en cmo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las empresas necesitan efectivo esencialmente para las mismas razones, a pesar de lo diversas que pueden ser sus principales actividades que producen ingresos. Necesitan efectivo para dirigir sus operaciones, pagar sus obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones, por consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas presenten un estado de flujos de efectivo. Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No 9 INGRESOS Objetivo La utilidad se define en el Marco de Conceptos para la Preparacin y Presentacin de los Estados Financieros como aumentos en los beneficios econmicos durante el perodo contable en la forma de entradas o incrementos de activos o disminuciones de pasivos

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que resultan en aumentos de capital, distintos a aquellos que se refieren a contribuciones de los participantes en el capital. La utilidad abarca tanto a los ingresos como a las ganancias. Ingreso es la utilidad que se origina en el curso de las actividades ordinarias de una empresa y es llamado con una variedad de nombres diferentes incluyendo ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalas. El objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable del ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos. El tema primordial en la Contabilidad de Ingresos es determinar cundo reconocer el ingreso. El ingreso es reconocido cuando es probable que habr un flujo de beneficios econmicos futuros hacia la empresa y que estos beneficios econmicos puedan ser cuantificados confiablemente. Esta Norma identifica las circunstancias en las que estos criterios se cumplirn, y por lo tanto se reconocer el ingreso, tambin proporciona guas prcticas para la aplicacin de estos criterios. Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en el reconocimiento del ingreso que se origina de las transacciones y eventos siguientes: a) La venta de bienes o mercancas; b) la prestacin de servicios; y c) el uso por parte de otros de los activos de la empresa que rinden inters, regalas y dividendos.

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2. Los bienes incluyen bienes producidos por la empresa con el propsito de venta y bienes comprados para revender, tales como mercanca comprada, terrenos u otra propiedad que se tiene para su venta. 3. La prestacin de servicios implica tpicamente el desarrollo de tiempo tambin convenido. Los servicios pueden ser prestados dentro de un perodo nico o ms de un perodo. Algunos contratos para la prestacin de servicios estn directamente relacionados con contratos de construccin, por ejemplo los de servicios de administracin de proyectos y arquitectnicos. El ingreso que se origina por estos contratos no se trata en esta Norma sino de acuerdo con los requisitos para los contratos de construccin segn especifica en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 15 que trata sobre contratos de Construccin. 4. El uso por parte de otros de los activos de una empresa da lugar a ingresos en la forma de: a) Inters-cargos por el uso de efectivo o equivalentes de efectivo por cantidades adecuadas a la empresa; b) Regalas-cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, por ejemplo patentes, arcas registradas, derechos de autor y programas de computacin; y c) dividendos-distribuciones de utilidades a los propietarios de inversiones de capital en proporcin a su tenencia en una clase particular de capital. 5. Esta Norma no trata del ingreso que se origina de: a) convenio de arrendamiento;

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b) dividendos que se originan de inversiones que son contabilizadas bajo el mtodo patrimonial proporcional; c) contratos de seguros de compaas de seguros; d) cambios en el valor justo de los activos y pasivos financieros o la disposicin de los mismos ( que ser tratada en la Norma sobre Instrumentos Financieros); e) cambios en el valor de otros activos corrientes; f) aumentos naturales en la ganadera y en productos forestales y agrcolas; y g) la extraccin de minerales. Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 12 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Objetivo El objetivo de esta Norma es sealar el tratamiento contable para las propiedades, planta y equipo (tambin llamados activos fijos). Los temas principales en la contabilidad de propiedades, planta y equipo, son: el momento indicado de reconocimiento de los activos, la determinacin de sus valores en libros y los cargos por depreciacin que deben ser reconocidos en relacin con ellos, y la determinacin y tratamiento contable de otras disminuciones en los valores en libros. El tratamiento en esta Norma requiere que una partida de propiedades planta y equipo sea registrada en libros a su costo de adquisicin menos su depreciacin, o la cantidad de recuperacin, cuando hayas evidencia de un deterioro del valor.

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Un tratamiento permitido en esta Norma es la reevaluacin al valor justo de propiedades, planta y equipo, y el uso de esta cantidad revaluada como la base para determinar el cargo por depreciacin Alcance 1. Esta Norma debe ser aplicada en la contabilizacin de propiedades, planta y equipo, excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita un tratamiento contable diferente. Esta Norma no aplica a: a) Bosques y recursos naturales renovables similares; y b) Derechos sobre minerales, la exploracin y extraccin de minerales, petrleo, gas natural y recursos no renovables similares. Sin embargo esta Norma s aplica a las propiedades, planta y equipo usados para desarrollar o mantener las actividades o los activos cubiertos en (a) o (b), cuando son separables de esas actividades o activos. Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 13 CONTABILIZACION DE LA DEPRECIACIN Alcance 1. Esta Norma debe aplicarse en la contabilizacin de la depreciacin. 2. esta Norma se aplica a todos los activos depreciables exceptuando: a) Propiedades, Planta y Equipo ( ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 12 ); b) bosques y recursos naturales renovables similares;

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c) Gastos de exploracin y extraccin de minerales, petrleo, gas natural y recursos no renovables similares; d) Gastos de investigacin y desarrollo (ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 14 referente a Costos de Investigacin y Desarrollo). e) Crdito Mercantil (ver Norma referente a Combinaciones de Negocios). 3. Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de muchas empresas. Por consiguiente, la depreciacin puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de esas empresas.14 2.3.3 Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento. Gua del Contribuyente Registro nico de Contribuyentes Es un instrumento que tiene por funcin registrar e identificar a los contribuyentes con fines impositivos y como objetivo proporcionar informacin a la Administracin Tributaria. Del Registro El Registro nico de Contribuyentes ser administrado por el Servicio de Rentas Internas. Todos los organismos del sector Pblico as como las instituciones, empresas particulares y personas naturales estn obligados a prestar la colaboracin que sea necesaria dentro del tiempo y condiciones que requiera dicha Direccin.

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De la inscripcin obligatoria Todas las personas naturales y jurdicas, entes sin personalidad jurdica, nacionales y extranjeras, que inicien o realicen actividades econmicas en el pas en forma permanente u ocasional o que sean titulares de bienes o derechos que generen u

obtengan ganancias, beneficios, remuneraciones, honorarios y otras rentas sujetas a tributacin en el Ecuador, estn obligadas a inscribirse, por una sola vez, en el Registro nico de Contribuyentes. Tambin estn obligados a inscribirse en el Registro nico de Contribuyentes, las entidades del Sector Pblico, las Fuerzas Armadas y la Polica Nacional; as como toda entidad, fundacin cooperativa, corporacin, o entes similares, cualquiera sea su denominacin, tengan o no fines de lucro. Los organismos internacionales con oficinas en el Ecuador, las embajadas, consulados y oficinas comerciales de los pases con los cuales el Ecuador mantiene relaciones diplomticas, consulares o comerciales, no estn obligados a inscribirse en el Registro nico de Contribuyentes, pero podrn hacerlo si consideran conveniente. Requisitos para la obtencin del RUC Personas naturales Original y copia de la cdula de identidad o del pasaporte en caso de extranjeros fotocopia del censo. Fotocopia de la ltima papeleta de votacin. Fotocopia de documento que certifique la direccin donde se desarrolla su actividad econmica: recibo de luz, agua, telfono. En caso de artesanos copia de la calificacin artesanal.

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Personas Jurdicas Copia del estatuto de la persona jurdica con la certificacin de inscripcin correspondiente: Ley de creacin o Acuerdo Ministerial de creacin, segn corresponda. Nombramiento del Representante Legal, inscrito en el Registro Mercantil cuando as lo exija la Ley. Copia de Cdula de identidad y papeleta de votacin fotocopia y original de la cdula de identidad, pasaporte y censo (para extranjeros). del representante Legal. Fotocopia de un documento que certifique la direccin en la que desarrolla la actividad econmica: recibo de agua, luz o telfono. Actualizacin del RUC Se deber actualizar el RUC en los siguientes casos: 1. Cambio de denominacin o razn social. 2. Cambio de domicilio. 3. Cese de actividades 4. Establecimiento o supresin de sucursales, agencias, depsitos u otro tipo de negocios. 5. Cambio de Representante Legal. 6. Cambio de tipo de empresa.

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Liquidacin del RUC Los contribuyentes que den por terminadas sus actividades econmicas estn obligadas a solicitarla liquidacin del RUC en las oficinas respectivas en el plazo de treinta das de cesada la actividad, a fin de proceder a la cancelacin del registro correspondiente. Requisitos Para solicitar la liquidacin el Contribuyente deber presentar una solicitud dirigida al Director de Rentas Internas, en el formulario que ser proporcionado por el SRI. Se deber adjuntar: Copia de cdula de identidad del contribuyente o del representante legal. Copia de la papeleta de votacin del contribuyente o del representante legal. Partida de defuncin cuando corresponda. En caso de sociedades cuando corresponda se debe adjuntar: copia de la Resolucin de la Disolucin y Liquidacin de la Superintendencia de Compaas y de la inscripcin en el Registro Mercantil.15 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Objeto del Impuesto.- El IVA grava el valor de las transferencias de dominio o a la importacin de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas las etapas de su comercializacin y al valor de los servicios prestados en la forma y condiciones que determina esta ley. Bienes Muebles.- Para efectos del IVA se entiende por bienes muebles aquellos bienes tangibles que puedan transportarse de un lugar a otro, ya sea movindose por s mismos

15

Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Ediciones Abya-Yala. Pg. 313-316

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o mediante una fuerza externa. Se excluyen como bienes muebles, aquellos que son objeto de montaje o instalacin en bienes inmuebles. Servicios.- Para efectos del IVA se entiende por servicios a los prestados por el Estado, entes pblicos, sociedades o personas naturales sin relacin laboral, a favor de un tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o intelectual, a cambio de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros servicios o cualquier otra forma de contraprestacin. Concepto de Transferencia.- Para efectos de este impuesto se considera transferencia: 1. Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tengan por objeto transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal an cuando la transferencia se efecte a ttulo gratuito, independientemente de su designacin o de las condiciones que pacten las partes. 2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en consignacin y el arrendamiento de stos con opcin de compra-venta, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades. 3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los bienes muebles de naturaleza corporal que sean objeto de su produccin o venta. Transferencias que no son Objeto del Impuesto.- No se causar el IVA, en los siguientes casos: 1. Aportes en especie a sociedades. 2. Adjudicaciones por herencia o por liquidacin de sociedades, inclusive de la sociedad conyugal. 3. Ventas de negocios en las que se transfiera el activo y el pasivo.

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4. Fusiones, escisiones y transformacin de sociedades. 5. Donaciones a entidades del sector pblico y a instituciones y asociaciones de carcter privado de beneficencia, cultura, educacin, investigacin, salud o deportivas, legalmente constituidas. 6. Cesin de acciones, participaciones sociales y dems ttulos valores. Sujeto Activo.- El sujeto activo del IVA es el Estado, lo administrar el Servicio de Rentas Interna. La recaudacin obtenida por el IVA se acreditar en la Cuenta nica del Tesoro Nacional, para ser destinada al Presupuesto General del Estado. Sujetos Pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA: a. En calidad de agentes de percepcin: Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efecten transferencias de bienes gravados con una tarifa (12% o 0%). Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados con una tarifa (12% o 0%). b. En calidad de agentes de Retencin: Las entidades y organismos del sector pblico segn la definicin del Art. 118 de la Constitucin Poltica del Ecuador, as como las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad a las que el SRI los haya calificado y notificado como contribuyentes especiales. La retencin se efectuar sobre el IVA que deben pagar en sus adquisiciones de bienes o servicios.

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As mismo se constituye en Agente de Retencin del IVA toda sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que adquiera bienes o servicios cuyos proveedores sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad. Las empresas emisoras de tarjetas de crdito por los pagos que efecten por concepto del IVA a sus establecimientos afiliados, en las mismas condiciones en que se realizan las retenciones en la fuente a proveedores. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios gravados con IVA, en las mismas condiciones sealadas en el numeral anterior. Porcentajes de Retencin.- Cuando el sector pblico y los contribuyentes especiales adquieran bienes gravados con tarifa 12%, retendrn el 30% del valor del IVA causado en la adquisicin. Para el caso de la prestacin de servicios gravados con tarifa 12% el porcentaje de retencin ser el 70% del valor del IVA causado en la prestacin del servicio. Iguales porcentajes aplicarn los agentes de retencin cuando los proveedores de bienes y servicios sean personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, excepto cuando se trate de servicios prestados por profesionales con instruccin superior, de arrendamiento de inmuebles de personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, caso en el cual la retencin ser del 100% del IVA causado. Se retendr la totalidad del IVA causado, cuando el adquiriente de bienes o servicios haya emitido una liquidacin de compra de bienes o prestacin de servicios. Los citados agentes declararn y pagarn el impuesto retenido mensualmente y entregarn a los establecimientos afiliados el correspondiente comprobante de retencin

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del IVA, el que servir como crdito tributario en las declaraciones del mes que corresponda. Los establecimientos que transfieran bienes muebles corporales o presten servicios cuyos pagos se realicen con tarjeta de crdito, estn obligados a desagregar el IVA en los comprobantes de venta o documentos equivalentes que entreguen al cliente, caso contrario las casas emisoras de tarjetas de crdito no tramitarn los comprobantes y sern devueltos al establecimiento. El no otorgamiento de facturas, notas o comprobantes de venta constituir un caso especial de defraudacin que ser sancionado de acuerdo con el Cdigo Tributario, as no exista perjuicio econmico para el estado. Declaracin mensual del IVA.- Las personas naturales, las sociedades y las empresas del sector pblico que habitualmente efecten transferencias de bienes o presten servicios gravados con el Impuesto al Valor Agregado estn obligadas a presentar una declaracin mensual de las operaciones afectadas con este tributo, realizadas en el mes calendario inmediato anterior y a liquidar y pagar el IVA causado en la forma y dentro de los plazos establecidos. Base Imponible.- La base imponible del IVA est constituida por el precio de venta de los bienes que se transfieran o de los servicios que se presten con tarifa 12%, calculado basndose en los precios de venta o de la prestacin de servicios, que incluyen impuestos, tasas por servicios y dems gastos imputables al precio. Del precio as establecido solo podr deducirse los valores correspondientes a:

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Los descuentos y bonificaciones normales, concedidos a los compradores segn los usos y costumbres mercantiles y que consten en el correspondiente comprobante de venta.

El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos.

Para la determinacin de la base imponible en la prestacin de servicios, se incluir en sta el valor total cobrado por el servicio prestado. La propina legal, esto es el 10% del valor de los servicios de bienes, de hoteles y restaurantes calificados, no ser parte de la base imponible. Retenciones en la Fuente La Retencin en la Fuente se aplica en los siguientes ingresos: 1. Retencin en la Fuente de Ingresos del Trabajo con relacin de Dependencia.Los pagos que hagan los empleadores a los contribuyentes que trabajan con relacin de dependencia, originados en dicha relacin, se sujetan a la retencin en la fuente con base a las tarifas establecidas en el Art. 36 de la Ley de Rgimen Tributario Interno y de conformidad con el procedimiento que se indique en el Reglamento. 2. Retenciones en La Fuente sobre Rendimientos Financieros.- Las instituciones, entidades bancarias, financieras, de intermediacin financiera y, en general, las sociedades que paguen o acrediten en cuentas intereses o cualquier tipo de rendimientos financieros, actuarn como agentes de retencin del impuesto a la renta sobre los mismos. Cuando se trate de intereses de cualquier tipo de rendimientos financieros ,y en general, toda clase de colocaciones de dinero, realizadas por personas que no sean bancos,

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compaas financieras u otros intermediarios financieros, sujetos al control de la Superintendencia de Bancos, la entidad pagadora efectuar la retencin sobre el valor pagado o acreditado en cuenta. Los rendimientos o intereses financieros pagados a instituciones bancarias o compaas financieras y otras entidades sometidas a la vigilancia de la superintendencia de Bancos no estn sujetos a retencin. 3. Otras Retenciones en la Fuente.- Toda persona jurdica pblica o privada, las sociedades y las empresas o personas naturales obligadas a llevar contabilidad que paguen o acrediten en cualquier otro tipo de ingresos que constituyan rentas gravadas para quien los reciba, actuar como agente de retencin del impuesto a la renta. El SRI sealar peridicamente los porcentajes de retencin, que no podrn ser superiores al 10% del pago o crdito realizado. No proceder Retencin en la Fuente en los pagos realizados al patrimonio de propsito exclusivo utilizados para desarrollar procesos de titularizacin, realizados al amparo de la ley de Mercado de Valores. Los intereses y comisiones que se causen en las operaciones de crdito entre las instituciones del sistema financiero, estn sujetos a la retencin en la Fuente del (1%) uno por ciento. El banco que pague o acredite los rendimientos financieros, actuar como agente de retencin y depositar mensualmente los valores recaudados. Agentes de Retencin.- Art. 41 sern Agentes de retencin: a) Todas las sociedades pblicas o privadas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad que realicen pagos que constituyan renta gravada para quien los perciba y que en virtud de norma legal y reglamentaria o que por Resolucin del

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Director General del Servicio de Rentas Internas, y hayan sido designados como agentes de retencin en los pagos que realicen, debern efectuar la retencin del impuesto a la renta, en los trminos y bajo las condiciones establecidas en la Ley, en el presente Reglamento y en las Resoluciones que dicte el Director General del Servicio de Rentas Internas. b) Todos los empleadores que realicen pagos que constituyan renta gravada para los contribuyentes que trabajan en relacin de dependencia, originados en dicha relacin, estn obligados a actuar como agentes de retencin sobre los citados pagos, en la forma que determine el Servicio de Rentas Internas. c) Cuando los contribuyentes que trabajan en relacin de dependencia sean contratados por el sistema de ingreso neto, la base imponible ser determinada con sujecin a lo dispuesto en el artculo 18 de la Ley de Rgimen Tributario Interno y el empleador deber cancelar mensualmente el impuesto aplicable a cada pago. Momento de la Retencin.- Salvo disposicin Legal expresa, la retencin en la fuente deber realizarse al momento del pago o crdito en cuenta, lo que sucede primero y el agente de retencin deber depositar los valores retenidos ante una entidad autorizada para recaudar tributos en los plazos establecidos en este Reglamento. Contribuyentes Sujetos a Retencin.- Son contribuyentes sujetos a retencin en la fuente: Las personas naturales Las sucesiones indivisas Las sociedades y otras entidades asimiladas a ellas.

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Cualquier otra entidad que constituye una unidad econmica o un patrimonio independiente de los de sus miembros aunque carezca de personera jurdica.

Las entidades y empresas del sector pblico sujetas al pago del impuesto a la renta (numeral 2 del artculo 9 de la Ley de Rgimen Tributario Interno)

Pagos No Sujetos a Retencin.- De conformidad con el Art. 80 del reglamento de la Ley de RTI, el agente de retencin no efectuar retencin alguna sobre ingresos exentos, particularmente en los siguientes pagos: Los que se efecten al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, al Instituto de Seguridad social de las Fuerzas Armadas ISSFA y al Instituto de Seguridad de la Polica Nacional ISSPOL por concepto de aportes patronales, aportes personales, fondos de reserva o por cualquier otro concepto. Las pensiones jubilares, de retiro o de montepos, los valores entregados por concepto de cesanta, la devolucin de fondo de reserva y otras prestaciones otorgadas por el IESS, ISSFA y por el ISSPOL; las pensiones concedidas por el Estado, y, el capital actuarialmente cuantificado entregado al trabajador o a terceros para asegurar al trabajador la percepcin de su pensin jubilar. Los viticos y asignaciones para la movilizacin que se concedan a los legisladores y a los funcionarios y empleados del sector pblico. Los gastos de viaje, hospedaje y alimentacin que reciban los empleados y trabajadores del sector privado, por razones inherentes a su funcin o cargo, en las condiciones previstas por este reglamento.16

16

Bravo, Valdivieso Mercedes. Contabilidad General. Quinta Edicin Actualizada 2002. Editora Nuevoda. Pg.349-351,355,359-360,364

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Capitulo III 3. Diagnstico de la Empresa 3.1 La Empresa 3.1.1 Antecedentes

Transcentinela Servicio de Transporte Pesado es una empresa creada el 24 de abril del ao 2000 fecha en la cual adquiere personera jurdica, ya que como persona natural se ha venido desenvolviendo en la rama del transporte alrededor de 30 aos, en la actualidad como persona jurdica tiene 5 aos 8 meses sirviendo da tras da a sus clientes procurando servirles de la mejor manera. 3.1.1.1 Composicin Accionaria El capital social de la compaa es de cuatrocientos dlares de los Estados Unidos de Amrica, dividido en cuatrocientas participaciones de un dlar cada una, igual, acumulativa e indivisible. 3.1.1.2 Objeto Social La compaa tiene por objeto, prestar el servicio de transporte de carga pesada como nacional e internacional conforme a la autorizacin de los competentes organismos de trnsito. Para el cabal cumplimiento de su objeto social, la compaa podr celebrar vlidamente actos o contratos, sean estos: civiles, mercantiles, laborales o de cualquier otra naturaleza permitidos por la ley y que tengan relacin con el objeto social de la compaa, sin mas limitaciones que las establecidas en la Ley; por lo tanto, la compaa podr arrendar, adquirir a cualquier ttulo bienes muebles o inmuebles; podr importar

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equipos, herramientas, repuestos, accesorios y vehculos para transporte de carga, necesarios para el cumplimiento del objeto social. 3.1.1.3 Visin, Misin, Poltica de Calidad de la Empresa. Visin. Transcentinela Servicio de Transporte Pesado, fue creada con la finalidad de servir a la sociedad ecuatoriana, pensando no solo en las grandes empresas como son las petroleras que en la actualidad son los clientes ms grandes con los que cuenta la compaa, sino tambin servir a las personas naturales que tambin necesitan de este servicio. Uno de los principales objetivos que tiene planteada la compaa es el adquirir herramientas de ltima tecnologa para brindar un servicio rpido y eficaz, tratando de esta manera lograr acoger a ms clientes ya que esta es nuestra carta de presentacin. Misin La misin con la que tiene que cumplir la compaa es la de satisfacer las necesidades que el cliente tiene, ya que el servicio que ofrece requiere de responsabilidad, eficiencia y eficacia, tratando de llegar con la carga encomendada al destino y hora exigida por los clientes. Poltica de Estrategia La poltica con la que todos estos aos la compaa ha venido trabajando y con la que ha logrado mantenerse en el mercado ecuatoriano es que las diferentes unidades de transporte de la compaa son conducidas por los mismos socios de la compaa garantizando de esta manera un servicio profesional, eficiente y efectivo.

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3.1.1.4 Estructura Administrativa

Organigrama Administrativo

Junta General de Socios

Presidente Gerente General

Contador General Secretaria-Contadora

Bodeguero

3.1.1.5 Estructura Orgnica Funcional Junta General de Socios.- Sus atribuciones son: Nombrar al Presidente y Gerente General y fijar sus remuneraciones Acordar la remocin del Presidente y Gerente General por causas legales

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Aprobar las cuentas y los balances as como los informes del Presidente y Gerente General

Consentir en la sesin de las participaciones sociales y la admisin de nuevos socios

Decidir acerca del aumento o disminucin del capital social Acordar la exclusin del socio o de los socios de acuerdo con las causales establecida por la ley.

Interpretar de modo obligatorio los estatutos de la Compaa.

Presidente.-Ser elegido por la Junta General de Socios para un perodo de dos aos, pudiendo ser reelegido. En caso de que hubiera fenecido dicho perodo y la Junta no lo ratifique o sustituya con otro, ste seguir actuando con funciones prorrogadas, hasta que el rgano de gobierno resuelva lo pertinente. El presidente puede ser socio o no de la compaa y sus atribuciones son las siguientes: Presidir las funciones de la Junta general conjuntamente con el Gerente General, cuando ste desempee como secretario. Suscribir conjuntamente con el Gerente los certificados de aportacin. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la junta General y las disposiciones de la ley. Subrogar al Gerente General en caso de ausencia temporal o definitiva. Si la ausencia fuere definitiva, convocar inmediatamente a Junta general para llenar la vacante de Gerente. Gerente General.- Ser la persona elegida por la Junta General de Socios para un perodo de dos aos, pudiendo ser reelegido indefinidamente, en caso de que hubiere

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terminado el perodo para el cual fue nombrado y que la Junta General no reelija o sustituya con otro gerente, ste seguir actuando con funciones prorrogadas hasta que el rgano de Gobierno decida lo precedente. Para ser Gerente General, no se requiere ser socio de la compaa, sus atribuciones son las siguientes: Convocar a junta General Actuar como Secretario de la Junta General Suscribir conjuntamente con el Presidente los certificados de aportacin Suscribir conjuntamente con el Presidente las actas de Junta General, siempre que hubiere actuado como secretario. Subrogar al Presidente por falta temporal o definitiva, en caso de ausencia definitiva convocar a la brevedad a junta General para llenar la vacante. Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Compaa. Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Junta General y las disposiciones de la ley. Entregar a la Junta General una memoria anual razonada acerca de la situacin de la Compaa, acompaada del Balance General y del Estado de Prdidas y Ganancias; as como la propuesta de distribucin de beneficios en el plazo de sesenta das a contarse desde la terminacin del respectivo ejercicio econmico. Cuidar responder de los bienes, valores y archivos de la compaa.

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3.2 3.2.1

Marco Conceptual Anlisis de la Situacin Actual

La empresa est atravesando momentos crticos en lo que se refiere a la parte administrativa-contable, ya que es una de las grandes debilidades con las que ha venido trabajando desde el inicio de sus operaciones. La falta de asesora de un buen profesional en la rama administrativa es la razn por la que la compaa no est funcionando en este aspecto. El abandono de la Gerencia es notorio en Transcentinela, ya que no existe una persona que sea la cabeza de la organizacin, es decir no hay delegacin de funciones, permitiendo que varias personas tomen decisiones que en realidad no son las ms acertadas. Otro de los factores que est afectando es la carencia de colaboracin e inters por parte de los dems socios ya que en la actualidad es una sola persona quien est tratando de seguir adelante con la compaa. La falta de conocimiento por parte de los socios en lo que se refiere al significado de empresa y la responsabilidad que esta tiene con el estado y dems organismos

reguladores son los causantes para que la compaa se encuentre atrasada en sus obligaciones. 3.2.2 La Contabilidad, registro de las transacciones.

La Contabilidad de la compaa es llevada por el Sistema Contable Tmax, la persona encargada del rea contable no trabaja a tiempo completo, la visita del mismo no es la ms adecuada ya que siempre la Contabilidad de la compaa est atrasada incurriendo todos los meses en multas, ocasionando que los informes financieros no sean entregados

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a los organismos correspondientes como son la Superintendencia de Compaas y el Servicio de Rentas Internas en las fechas establecidas. Las transacciones por ingresos que es registrada corresponden al servicio que la compaa ofrece que netamente se refiere al transporte de carga expresa como al transporte de encomiendas. El ingreso que tiene la compaa por los viajes de carga no tiene una poltica contable de como se va a realizar los pagos a personas que no son de la empresa, es decir, transporte que se ha utilizado que no pertenece a la compaa, pero que por falta de unidades se ha tenido que contratar. Por otro lado, en lo que se referente a gastos aparece un rubro demasiado alto en la cuenta gastos administrativos ya que ha esta cuenta se le acredita los pagos emitidos por concepto de viajes a los socios, es decir existe carencia de polticas contables ya que las que se estn aplicando no son las ms adecuadas. El mismo problema aparece con la cuenta sueldos ya que no existe un nmero patronal y por ende el personal que trabaja no est afiliado al seguro, el gasto sueldo no est respaldado por un rol de pagos sin embargo los valores por este rubro sale con cheques de la compaa. 3.2.3 Control Interno de la Empresa

Ambiente de Control.- Este es considerado como la base del Control Interno, en esta empresa la cabeza para el funcionamiento de la misma es el Presidente, quien ha tratado de cumplir con lo que requiere este componente del control interno, tratando de

combatir actos que seran considerados deshonestos, no ticos en la empresa, aqu por lo general ocurre este tipo de inconvenientes cuando en ocasiones se trabaja con

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terceras personas es decir a la falta de transporte de la empresa se contrata otros que no pertenecen a la misma ocasionando que aquellas personas despus de dar el servicio tratan de ganar al cliente y presentarse a ttulo personal para conseguir el trabajo. Esto ocurre ya que no hay una estructura organizacional que proporcione seguridad a la compaa, ya que es la parte fundamental de este y de todo tipo de negocio, asignando autoridad y responsabilidad a todos los que trabajan en ella. Sistema de Informacin Contable Para ayudar a la Gerencia a cumplir con los

objetivos de la empresa se necesita informacin en todos sus niveles, y este es un error por el que esta atravesando la compaa porque como ya se menciono anteriormente existe una falencia contable ya que el registro de las transacciones no es el ms adecuado. La carencia de separacin de funciones es otro error con el que cuenta la compaa ya que cada transaccin realizada es manejada por una sola persona desde su facturacin hasta la realizacin del pago. 3.2.4 Procedimientos de Contabilizacin y sus Resultados

La secretaria-contadora de la compaa es la persona encargada de realizar los documentos correspondientes a cada transaccin, ella realiza los documentos fuente, como son facturacin, las guas de transporte, las guas de remisin y quien emite los pagos, adems de ser la encargada de llevar el Libro Bancos. Recibe los comprobantes de depsitos, y los archiva con el respectivo comprobante de ingreso, por otro lado los comprobantes de egresos los realiza conjuntamente con la elaboracin del cheque por algn pago efectuado, todos estos movimientos los realiza

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sin tener la supervisin del contador, y al siguiente mes o cada tres meses aparece el contador, recopila la informacin y realiza las declaraciones atrasadas. Esta forma de llevar la Contabilidad no es la mas acertada ya que no se ve buenos resultados, trayendo como consecuencia la inestabilidad de la compaa ya que no presenta las declaraciones a tiempo y no se tiene la informacin al da evitando tomar decisiones acertadas para el futuro de la misma. 3.3 3.3.1 Anlisis de la Situacin Actual de la Empresa Anlisis de la Empresa respecto al funcionamiento de la estructura Organizacional y Funcional. La estructura organizacional y funcional no es la mas adecuada ya que existe diferencias entre las personas que tienen estos rangos, uno de los factores para que esto ocurra es que la compaa es familiar razn por la cual las personas que deberan estar al mando de la compaa como son Gerente y Presidente deben ser personas ajenas a la misma, o caso contrario se podra capacitar y consientizar a los dirigentes actuales que ellos deberan ser las personas que como dueos de la empresa deben trabajar conjuntamente para lograr los objetivos que en un principio se trazaron. El Contador debe ser una persona responsable que trabaje a conciencia junto con el resto de compaeros por el bienestar de la compaa, y mantenerla al da en todos los aspectos contables, y as poder corregir todas las falencias que en la actualidad est pasando la empresa. La persona que tiene el cargo de secretaria-contadora debe ser una persona capacitada en la rama contable para que todos los documentos estn organizados y bien llevados, por que quien est a cargo de este puesto no es una contable razn por la cual se ha tenido

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los inconvenientes de que la facturacin no sea rpida y oportuna ocasionando el retardo en los cobros, y ocasionando un desperdicio en la emisin de documentos. Con respecto al bodeguero y sus funciones debe ser una persona responsable y acatar las tareas que a el le corresponde, por que de el depende la forma como se realice el trabajo evitando discrepancias entre los dueos del transporte, ya que deben turnar los vehculos que deban viajar, siendo equitativo con cada uno de ellos, y as nos evitaremos malos entendidos que se han venido suscitando, siendo una de las razones por la que los socios hayan tenido malos entendidos, un problema ocasionado por parte de la persona encargada de la bodega es que el realiz cobros por la carga de encomiendas sin autorizacin de ningn superior, razn por la cual se debera delimitar las funciones de cada uno de las personas que trabajaren para la compaa. 3.3.2 Anlisis Financiero

No se pudo realizar este anlisis ya que la Contabilidad se encuentra atrasada y por ende no se ha presentado los Estados Financieros. 3.3.3 Anlisis FODA

Fortalezas: Los socios de la compaa son los encargados de conducir las unidades de transporte, realizando los viajes con la diferente carga encomendada, 40%

garantizando de esta manera un servicio oportuno y eficaz.

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El parque automotor con el que cuenta la compaa es moderno tratando de

25%

mejorar sus unidades de acuerdo con las exigencias del cliente. Las instalaciones de la compaa estn ubicadas en un lugar de fcil acceso. Todas las unidades poseen los debidos instrumentos de seguridad y la vestimenta adecuada para el ingreso a los diferentes lugares exigidos por los clientes. 15% 20%

Debilidades La Contabilidad no es llevada de la mejor manera, ya que se incurre en multas y siempre sus registros son ingresados a la contabilidad tardamente. Existe falta de comunicacin entre los dirigentes de la compaa. Falta de organizacin, delimitacin de funciones para los empleados. Carece de circulante, para cubrir las 15% 20% 20% 30%

obligaciones que como compaa ha

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adquirido. Forma de contrato del personal: El contrato es realizado verbalmente, es decir no existe evaluacin de resultados, se controla aspectos como presencia y puntualidad y no la calidad de trabajo que ofrecen para la compaa 15%

Oportunidades Seguir trabajando para la sociedad 100%

ecuatoriana mejorando cada da el servicio de transporte pesado.

Amenazas Crisis econmica que afecta a la estabilidad de la empresa, ya que no se est cumpliendo con las obligaciones que tiene. La competencia: Aprovecha las debilidades de Transcentinela, quedndose con los clientes con los que ha venido trabajando. 50% 50%

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3.3.4

Riesgo Tributario

Existe un alto grado de riesgo tributario ya que la compaa tiene carencia de documentos fuentes que respalden los gastos que se ha efectuado. Los libros de Contabilidad, u otros libros o registros son llevados con retraso al

permitido por las normas vigentes, incurriendo de esta manera en multas y falta de informacin oportuna para determinar la situacin econmica de la compaa. Es por esto que se ha visto la necesidad de desarrollar un Manual de Procedimientos Contables para Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Ca.Ltda., que ayudar a mejorar notablemente todas las falencias en sus registros normando y creando polticas contables que estn acorde con las necesidades de la misma.

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Captulo IV 4. Diseo del Manual de Procedimientos. 4.1 Introduccin El presente Manual de Procedimientos Contables, es un aporte para ayudar a la Gerencia a cumplir con los objetivos de la compaa, ya que es indispensable la informacin contable en todos sus niveles. La informacin contable de una compaa consiste en los mtodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. El Manual de Procedimientos Contables, establece claramente por escrito los mtodos o formas de tratar las transacciones, polticas y procedimientos de Contabilidad, el cual proporciona una gua clara que permitir el manejo apropiado y uniforme de las transacciones. Una pieza importante para el xito y desempeo de la compaa tiene que ver con su recurso humano, y en este trabajo se presenta la divisin de responsabilidades de cada una de las personas que prestarn sus servicios a Transcentinela; delimitando sus funciones, ayudando a la gerencia a corregir ciertos errores, para que de esta manera puedan tomar decisiones acertadas y oportunas. Por medio de este material se corregir los errores, debilidades por las cuales la compaa ha venido atravesando, para de esta manera contribuir a que la parte contable de esta sea clara y oportuna, al igual que el servicio que la compaa ofrece a sus clientes.

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4.2 Objetivos 4.2.1 General Conocer la situacin contable-financiera de la compaa en un perodo determinado, analizar e informar sobre los resultados que ha obtenido la misma, para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la compaa. 4.2.2 Especficos Registrar las transacciones de manera oportuna. Llevar la Contabilidad de acuerdo a las normas legales como son los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Tomar decisiones claras y precisas para el mejoramiento de la compaa. Presentar los Estados Financieros confiables a los organismos competentes, cuando stos as lo requieran. 4.3 mbito de Aplicacin El presente Manual de Procedimientos Contables, ser aplicado en la compaa que se cuenta con la

Transcentinela Servicio de Transporte pesado Cia.Ltda. ya

aprobacin del representante legal y dems autoridades de la misma. 4.4 Polticas Contables Los Estados Financieros, sern preparados de acuerdo a lo establecido en las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), los mismos que sern expresados en dlares estadounidenses. La persona responsable de la preparacin y elaboracin de los Estados Financieros ser el Contador General, bajo la supervisin de la Gerencia General.

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Los Ingresos que perciba Transcentinela, sern contabilizados cuando se tenga los documentos de soporte como es la factura de venta del servicio emitida a los clientes. Con la emisin de esta factura se genera una cuenta por cobrar la misma que quedar cancelada en el momento que se reciba el pago. Los desembolsos que realice la empresa sern registrados contablemente como gasto al momento que se generen, por el valor que determine los documentos de soporte. Se considerar como activo fijo a un bien cuando cumpla los siguientes requisitos: -No estar disponibles para la venta. -Debe superar los 500 dlares, es decir tener un costo representativo. -Ser de propiedad de la empresa. -Utilizarlo en la Operatividad La depreciacin de los Activos fijos se realizar siguiendo el mtodo de Lnea Recta. Porcentaje de Depreciacin Nombre del Activo Edificios Vehculos Muebles y Enseres Equipo de Oficina Equipo de Computacin Equipo y maquinaria % de Depreciacin Anual Aos de Vida til 5 20 10 10 33 10 20 5 10 10 3 10

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Cuando los Activos Fijos de la empresa hayan cumplido con los aos de vida til considerados por la ley, y sigan sirviendo a la compaa por un ao o ms, no habr que hacer ninguna depreciacin. El crdito otorgado a clientes por la prestacin del servicio de transporte es de 45 das a partir de la emisin de la factura, esta poltica regir nicamente con clientes que tengan firmado un contrato. A los Transportistas que no son de la empresa que han prestado sus unidades para dar un servicio en nuestra compaa, los pagos sern realizados en 45 das a partir de la recepcin de las facturas. Se registrarn todos los recibos de recaudacin en efectivo inmediatamente. El dinero ingresado por transporte de clientes sin contrato ser depositado diariamente. Los pagos se efectuarn mediante cheques numerados secuencialmente, con excepcin de pequeos desembolsos de caja chica. Se realizar la conciliacin de la cuenta bancaria mensualmente y se conservar en los archivos copias de las conciliaciones. Se utilizar facturas cerealmente prenumeradas y preimpresas, al igual que el manifiesto de viaje de la recepcin de encomiendas. Se crear el fondo de caja chica con un valor de $100,00 mensuales, los mismos que sern custodiados por la secretaria- contadora, y ser destinado exclusivamente a gastos pequeos y urgentes como son movilizacin de mensajera, fotocopias, tiles de oficina, suministros de limpieza, cafetera, etc.

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4.5 Referencias Legales -Normas Ecuatorianas de Contabilidad: NEC No 1: Presentacin de Estados Financieros. NEC No 3: Estado de Flujos de Efectivo. NEC No 9: Ingresos. NEC No 12: Propiedades, Planta y Equipo. NEC No 13: Contabilizacin de la Depreciacin. -Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. -Ley y Reglamento de Rgimen Tributario Interno. 4.6 Organizacin

Gerente General

Contador General

Secretaria-Contadora

Bodeguero

4.6.1 Funciones y Responsabilidades Gerente General Funciones: Actuar como representante legal de la compaa. Velar por los intereses de los socios

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Salvaguardar los recursos de la compaa. Abrir nuevas fuentes de trabajo para la compaa Trabajar con tica y moral, es decir, no trabajar para la competencia. Supervisar las reas de contabilidad y bodega. Controlar que se lleve debidamente la contabilidad de la compaa de conformidad con las disposiciones legales, y las polticas contables establecidas para esta rea. Organizar el turno del parque automotor sin perjudicar a los socios. Responsabilidades La responsabilidad del Gerente General es velar por los intereses de la compaa y lograr que esta marche de la mejor manera. Contador General Funciones: Manejar el sistema contable computarizado. Realizar anlisis de las cuentas. Llevar un control diario de las transacciones generales Desarrollar mecanismos de control interno Registrar las transacciones oportunamente. Realizar conciliaciones bancarias. Presentar informes de los movimientos contables cuando la gerencia as lo requiera. Registrar de manera adecuada los Ingresos y Egresos de la compaa y sus documentos de soporte.

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Responsabilidades. Llevar la Contabilidad de acuerdo como lo manifiestan las NEC y los PCGA, de una manera oportuna, entregar los Estados Financieros en las fechas requeridas para los organismos competentes. Secretaria Contadora Funciones: Ser la persona encargada de la telefona ya que es el medio de comunicacin con los clientes de la compaa cuando ellos requieren el servicio del transporte. Ella tendr en su custodia el manejo de Caja Chica. Se encargar de la facturacin por los servicios prestados. Realizar los pagos por transporte una vez emitidos los cheques por el contador. Realizar las actividades de secretara. Receptar los documentos de los viajes realizados y dems papeles como son depsitos, manifiestos de viaje, guas de remisin, etc. Responsabilidades: Controlar las llamadas telefnicas que se realizaren desde la oficina, y dems intereses de la compaa, como son el acceso a documentos que solo personas autorizadas pueden hacerlo, y no entregar documentos a ningn socio sin la autorizacin de gerencia. Bodeguero Funciones: Recibir las encomiendas, teniendo en cuenta que debe revisar el estado de las

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mismas, su peso, e identificar de una manera clara el lugar de destino de cada carga. Supervisar la carga que sea de urgencia para enviar en el vehculo que tenga el primer turno. Es el responsable de comunicar a la gerencia si fuese el caso de haber exceso de carga para solicitar ms unidades de transporte si las de la compaa ya han sido despachadas. Responsabilidades Es el responsable de la carga de encomiendas, revisar el estado en que llegan y sobre todo arreglar la carga de la mejor manera en la bodega, ordenando por rutas la carga. 4.7 Estructura del Plan de Cuentas. 1. ACTIVOS 1.1. CORRIENTES 1.1.1. DISPONIBLE

1.1.1.01 CAJA Cdigo de la Cuenta Caja. 1.1.1.01 Caja Los tres primeros niveles corresponden a Cuentas de detalle, y terminan con un ( . ); en

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cambio la cuentas de movimiento no tienen ( . ) al final. Plan de Cuentas 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01 1.1.1.05 1.1.1.15 1.1.1.15.01 1.1.2. 1.1.2.01. 1.1.2.01.01 1.1.2.01.02 1.1.2.01.03 1.1.2.01.04 1.1.2.01.05 1.1.2.10. 1.1.2.10.01 1.1.2.10.02 1.1.2.10.03 1.1.2.10.04 1.1.2.20 ACTIVOS Corriente Disponible Caja Caja Chica Bancos Banco Internacional Exigible Clientes Dichem del Ecuador Urazul Sipetrol William Harberth C. Andrade Gutirrez Cuentas por Cobrar Ricardo Pillajo Fausto Pillajo Xavier Vaca Humberto Galarza Impuesto Retenido

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1.1.2.21 1.1.3. 1.1.3.01 1.2. 1.2.1. 1.2.1.01 1.2.1.02

IVA en Compras Realizable Suministros de Oficina Fijos Depreciable Equipo de Oficina Dep.Acum.Equipo Oficina de

1.2.1.06 1.2.1.07

Equipo de Computacin Dep.Acum.Equipo Computacin de

1.2.1.08 1.2.1.09 1.2.1.15 1.2.1.16

Vehculos Dep.Acum.Vehculos Muebles y Enseres Dep.Acum.Muebles Enseres y

1.3. 1.3.01 1.2.02 1.3.03 2 2.1. 2.1.01.

Otros Activos Gastos de Constitucin Amort.Acum.Gtos.Cons. Arriendos Prepagados Pasivos Corrientes Cuentas por Pagar

80

2.1.01.01 2.1.01.02 2.1.01.03 2.1.01.04 2.1.10 2.1.11

Ricardo Pillajo Fausto Pillajo Xavier Vaca Humberto Galarza Retencin en la fuente Impuesto a la Renta por Pagar

2.1.12 3. 3.1 3.1.01 3.2. 3.2.01

IESS por Pagar Patrimonio Capital Social Capital Resultados Utilidad / Prdida del Presente Ejercicio

4. 4.1. 4.1.01 4.2.

Ingresos Ingresos Operacionales Transportacin Ingresos Operacionales no

4.2.01 4.2.02 4.2.03 5.

Comisiones Ganadas Intereses Ganados Multas Gastos

81

5.1. 5.1.01

Gastos Administrativos Remuneracin Unificada Bsica

5.1.02 5.1.03 5.1.04 5.1.05 5.1.06. 5.1.06.01 5.1.06.02 5.1.06.03 5.1.07

Dcimo Tercer Sueldo Dcimo Cuarto Sueldo Aporte Patronal Gasto Arriendo Servicios Bsicos Agua Luz Telfono Gasto Oficina Suministros de

5.1.08 5.1.09

Dep.Equipo de Oficina Depreciacin Equipo de Computacin

5.1.10

Depreciacin Muebles y Enseres

5.1.11 5.1.12 5.1.12

Depreciacin Vehculos Amot.Gtos.Constitucin Gastos de Viaje y

Movilizacin 5.2 Gastos Bancarios y

82

Financieros 5.2.01 Servicios Bancarios

4.7.1 Descripcin y Movimiento de Cuentas. CODIGO: 1 GRUPO: Activos Disponibles CONCEPTO: Dentro de este grupo, estn las cuentas de: Caja, Caja Chica y Bancos, es decir los valores que se dispone al momento. GRUPO: Activos SUBGRUPO: Caja CODIGO:1.1.1.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Caja

Debita:

Por los valores en efectivo que entran, ingresan a la empresa, generalmente por ventas al contado, cobro de cuentas, recepcin de rentas, etc.

Acredita: Por todos los valores en efectivo que egresan o salen de la empresa, generalmente por depsitos bancarios, pago de gastos en efectivo, etc. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Caja Impuesto Retenido Transportacin P/R Prestacin de servicio de transporte DETALLE X xxx xxx xxx DEBE HABER

83

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Disponibles GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO:1.1.1.02

NOMBRE DE LA CUENTA: Caja Chica

Debita:

Por creacin, reposicin o aumento del fondo.

Acredita: Por desembolsos o liquidacin del fondo de Caja Chica.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-09 Caja Chica Bancos P/R Creacin del fondo de Caja Chica. X Gastos Caja chica P/R Gastos de Caja Chica X Caja Chica Bancos P/R Reposicin de Caja Chica xxx xxx xxx xxx DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

84

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Disponibles GRUPO: Activos SUBGRUPO: Nombre del CODIGO:1.1.1.05 Banco NOMBRE DE LA CUENTA: Bancos

Debita:

Por los depsitos en cuentas corrientes, y por las notas de crdito emitidas por el banco.

Acredita: Por los cheques girados sobre las cuentas corrientes, por las notas de dbito emitidas por el banco. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-05 Bancos Caja P/R Depsito # 12234 X Bancos Intereses Ganados P/R Nota de crdito X Servicios Bancarios Bancos P/R La Nota de Dbito X Gasto Bancos P/R Desembolso de bancos DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

xxx xxx

xxx xxx xxx xxx

85

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Exigible CONCEPTO: Dentro de este grupo, estn las cuentas que le adeudan a la empresa, tales como facturas de ventas a crdito, letras de Cambio, etc. GRUPO: Activos SUBGRUPO: Nombre del CODIGO:1.1.2.01 Cliente NOMBRE DE LA CUENTA: Clientes

Debita:

Por el valor de los crditos concedidos.

Acredita: Por los cobros totales o parciales de los crditos.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Clientes Impuesto Retenido Transportacin P/R Prestacin de servicio de transporte a crdito personal 45 das. DETALLE X xxx xxx xxx DEBE HABER

86

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Exigibles GRUPO: Activos SUBGRUPO: Nombre del CODIGO: 1.1.2.10 Cliente o deudor NOMBRE DE LA CUENTA: Cuentas por Cobrar

Debita:

Por el valor adeudado

Acredita: Cuando dicho valor es pagado en su totalidad.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-09 Cuentas por Cobrar Multas P/R La Multa por faltar al turno de la unidad X Caja Cuentas por Cobrar P/R El cobro de la multa por incumplimiento al turno de la unidad xxx xxx DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

87

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Exigibles GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO: 1.1.2.20

NOMBRE DE LA CUENTA: Impuesto Retenido

Debita:

Cuando nos realizan la Retencin del Impuesto a la Renta, por el servicio ofrecido.

Acredita: En el momento de ajustes, para determinar el Impuesto a la Renta por Pagar. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-09 DETALLE X Retencin en la Fuente Impuesto Retenido Retencin por Pagar P/R Determinar el impuesto a Pagar xxx xxx xxx DEBE HABER

88

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Exigibles GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO: 1.1.2.21

NOMBRE DE LA CUENTA: IVA en Compras

Debita:

En el momento que se origina el impuesto, por la realizacin de determinada compra que est gravada con tarifa 12%.

Acredita: En caso de devolucin, y en ajustes, para fines Tributarios.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-09 Gasto Repuestos IVA en Compras Bancos Retencin en la Fuente P/R Compra de repuestos para arreglo de camin DETALLE X xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

89

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Realizable CONCEPTO: Dentro de este grupo, esta bsicamente productos que dispone la empresa. GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO:1.1.3.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Suministros de Oficina

Debita:

Cuando se realiza la Compra de los suministros.

Acredita: Cuando se ha utilizado los suministros, en ajustes. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Suministros de Oficina Bancos P/R La Compra de Suministros X Gasto Suministros de Oficina Suministros de Oficina P/R El consumo de Suministros de Oficina xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

90

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Fijos Depreciables CONCEPTO: Dentro de este grupo, estn las cuentas que conforman los diferentes bienes tangibles en propiedad, planta y equipo, tales como: vehculos, Equipo de Oficina, Equipo de Computacin, Muebles y Enseres; que tienen una vida til estimada por ms de un ao, y sirven para el normal desarrollo de la empresa. GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO: 1.2.1.

NOMBRE DE LA CUENTA: Nombre del Activo Fijo Debita: Por la compra o ingreso de los Activos Fijos.

Acredita: Por venta, donacin o por la venta de Activos fijos ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Vehculo IVA en Compras Bancos Retencin en la Fuente P/R Venta del vehculo X Caja Depreciacin Acum.Vehculos Vehculo P/R Venta del vehculo xxx xxx DETALLE X xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

91

CODIGO: 1 GRUPO: Activos Fijos Depreciables CONCEPTO: Dentro de esta cuenta se encuentran tambin las Depreciaciones Acumuladas GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO:1.2.1

NOMBRE DE LA CUENTA: Nombre de la Depreciacin Acumulada

Debita:

Cuando se realiza la venta de un Activo Fijo.

Acredita: Al momento de realizar la Depreciacin del Activo. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA DETALLE X Depreciacin Muebles y Enseres Dep.Acum.Muebles y Enseres P/R La Depreciacin mensual de los Muebles y Enseres xxx xxx DEBE HABER

92

CODIGO: 1 GRUPO: Otros Activos CONCEPTO: Dentro de este grupo, estn las cuentas que han ocasionado gastos anticipados; y que por su naturaleza no pueden ser considerados como consumidos ntegramente en un solo perodo o ejercicio econmico, es decir se ir difiriendo para el tiempo estimado por la Ley. GRUPO: Activos SUBGRUPO: CODIGO:1.3

NOMBRE DE LA CUENTA: Nombre del Activo

Debita:

Por el valor de los gastos pagados por adelantado.

Acredita: Por el valor devengada o consumida en el perodo ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Arriendo Prepagados Bancos P/R El Prepago de tres meses de arriendo X Gasto Arriendo Arriendos Prepagados P/R El consumo del presente mes. xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

93

CODIGO: 2 GRUPO: Pasivos Corrientes CONCEPTO.- Se refiere a las obligaciones contradas por la empresa con terceras personas. Estas cuentas deben ser canceladas en un plazo menor a un ao. GRUPO: Pasivos SUBGRUPO: Nombre del CODIGO:2.1.01 Proveedor. NOMBRE DE LA CUENTA: Cuentas por Pagar Debita: Por los abonos parciales o totales que efecta la empresa al crdito concedido. Acredita: Por el valor de las obligaciones adquiridas. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Equipo de Oficina IVA en Compras Cuentas por Pagar Retencin en la Fuente P/R La compra de un escritorio a crdito a 45 das. X Cuentas por Pagar Bancos P/R el pago de la compra del escritorio. xxx xxx DETALLE X xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

94

CODIGO: 2 GRUPO: Pasivos Corrientes GRUPO: Pasivos SUBGRUPO: CODIGO:2.1.10

NOMBRE DE LA CUENTA: Retencin en la Fuente

Debita:

Por ajustes.

Acredita: Cuando se realiza la retencin ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Mantenimiento Vehculos IVA en Compras Bancos Retencin en la Fuente P/R El mantenimiento de vehculo xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

95

CODIGO: 2 GRUPO: Pasivos Corrientes GRUPO: Pasivos SUBGRUPO: CODIGO:2.1.03

NOMBRE DE LA CUENTA: Impuesto a la Renta por Pagar Debita: Se realiza el pago del impuesto.

Acredita: En ajustes, al determinar la cantidad de impuesto a pagar. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Impuesto a la Renta por Pagar Bancos P/R El pago de la Retencin en la Fuente xxx xxx DEBE HABER

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CODIGO: 2 GRUPO: Pasivos Corrientes GRUPO: Pasivos SUBGRUPO: CODIGO:2.1.04

NOMBRE DE LA CUENTA: IESS por Pagar Debita: Se realiza el pago

Acredita: Cuando se realiza la contabilizacin del pago de sueldos ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 IESS por Pagar Bancos P/R El pago del Aporte Personal IESS DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

97

CODIGO: 3 GRUPO: Capital Social CONCEPTO.- Controla el aporte del capital de los socios, el que consta en la escritura de constitucin, adems las reservas, utilidades o prdidas. GRUPO: Patrimonio SUBGRUPO: CODIGO:3.1.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Capital

Debita:

Por las prdidas ocasionadas en perodos anteriores, como en el presente ejercicio.

Acredita: Por el aporte o suscripcin del capital, de los socios o accionistas de la empresa, o por la capitalizacin de las utilidades.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Participaciones Suscritas por Cobrar Capital P/R Para registrar la suscripcin de los socios. xxx xxx DEBE HABER

98

CODIGO: 3 GRUPO: Resultados GRUPO: Patrimonio SUBGRUPO: CODIGO:3.2

NOMBRE DE LA CUENTA: Utilidad o Prdida del Ejercicio

Debita:

Por las prdidas ocasionadas en el presente ejercicio.

Acredita: Por la ganancia obtenida al final el ejercicio econmico

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Resumen de Rentas y Gastos Utilidad del presente Ejercicio P/R La utilidad Obtenida xxx xxx DEBE HABER

99

CODIGO: 4 GRUPO: Ingresos Operacionales CONCEPTO.- Controla los valores que ingresa o recibe la empresa, por la venta del servicio de transporte. GRUPO: Ingresos SUBGRUPO: CODIGO: 4.1.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Transportacin Debita: Por ajustes, y por cierre de las cuentas de ingreso.

Acredita: Por las ventas del servicio. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Caja Impuesto Retenido Transportacin P/R Para registrar la Venta de Servicio de Transporte. DETALLE X xxx xxx xxx DEBE HABER

100

CODIGO: 4 GRUPO: Ingresos no Operacionales CONCEPTO.- Controla los valores que ingresa o recibe la empresa, por otros valores que no son los servicios que ofrece la compaa. GRUPO: Ingresos SUBGRUPO: CODIGO: 4.2.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Multas a Socios Debita: Por ajustes, y por cierre de las cuentas de ingreso.

Acredita: Cuando se genera el ingreso, es decir cuando se origina la multa ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Cuentas por Cobrar Multas a Socios P/R Para registrar la Multa que origin el socio XY por incurrir al reglamento. xxx DETALLE X xxx DEBE HABER

101

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos CONCEPTO.- Controla los gastos monetarios, que significan desembolsos para la empresa, y necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la compaa. GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.01

NOMBRE DE LA CUENTA: Sueldos Debita: Cuando se cancela la remuneracin de los empleados de la compaa.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Remuneracin Bsica Unificada Bancos P/R El pago de remuneraciones. xxx xxx DEBE HABER

102

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.02

NOMBRE DE LA CUENTA: Dcimo Tercer Sueldo Debita: Cuando se cancela este beneficio a favor del trabajador, es decir hasta el 24 de diciembre de cada ao siendo esta la fecha lmite de pago. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Dcimo Tercer Sueldo Bancos P/R El pago del beneficio a los empleados xxx xxx DEBE HABER

103

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.03

NOMBRE DE LA CUENTA: Dcimo Cuarto Sueldo Debita: Cuando se cancela este beneficio a favor del trabajador, es decir hasta el 15 de septiembre de cada ao como plazo mximo. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Dcimo Cuarto Sueldo Bancos P/R El pago del beneficio a los empleados xxx xxx DEBE HABER

104

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.04

NOMBRE DE LA CUENTA: Aporte Patronal Debita: Cuando se cancela este beneficio a favor del trabajador, es decir de manera mensual. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Aporte Patronal Bancos P/R El pago del IESS Patronal DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

105

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.05

NOMBRE DE LA CUENTA: Arriendo Debita: Cuando se realice el pago correspondiente al consumo mensual de este servicio, o se realice el ajuste mensual en el caso de los prepagados. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Arriendo IVA en Compras Bancos Retencin en la Fuente 8% Retencin del IVA 100% P/R El pago del beneficio a los empleados DETALLE X xxx xxx xxx xxx xxx DEBE HABER

106

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: Nombre de CODIGO: 5.1.06 la Cuenta a Utilizar NOMBRE DE LA CUENTA: Servicios Bsicos Debita: Cuando se realice el pago mensual de los servicios.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Agua Bancos P/R El pago mensual de servicios bsicos DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

107

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.07

NOMBRE DE LA CUENTA: Gasto Suministros de Oficina Debita: Cuando se realiza el ajuste de esta cuenta.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Gasto Suministros de Oficina Suministros de oficina P/R El consumo de los suministros de oficina. xxx xxx DEBE HABER

108

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.08

NOMBRE DE LA CUENTA: Depreciacin Equipo de Oficina Debita: Cuando se registra el desgaste mensual del Activo Depreciable.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Depreciacin Equipo de Oficina Dep.Acum.Equipo de Oficina P/R La Depreciacin mensual xxx xxx DEBE HABER

109

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.09

NOMBRE DE LA CUENTA: Depreciacin Equipo de Computacin Debita: Acredita: Cuando se registra el desgaste mensual del Activo Depreciable. Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Depreciacin Equipo de Computacin Dep.Acum.Equipo de Computacin P/R La Depreciacin mensual xxx xxx DEBE HABER

110

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.10

NOMBRE DE LA CUENTA: Depreciacin Muebles y Enseres Debita: Cuando se registra el desgaste mensual del Activo Depreciable.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Depreciacin Muebles y Enseres Dep.Acum.Muebles y Enseres P/R La Depreciacin mensual xxx xxx DEBE HABER

111

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.11

NOMBRE DE LA CUENTA: Depreciacin Vehculos Debita: Cuando se registra el desgaste mensual del Activo Depreciable.

Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Depreciacin Vehculos Dep.Acum.Vehculos P/R La Depreciacin mensual xxx xxx DEBE HABER

112

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Administrativos GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.1.11

NOMBRE DE LA CUENTA: Gastos de Viaje y Movilizacin Debita: Cuando se registra el gasto por viticos utilizados en los viajes realizados por brindar el servicio de transporte. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos. ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 DETALLE X Gasto de Viaje y Movilizacin Bancos P/R Los gastos efectuados en el viaje realizado a la Regin Amaznica. xxx xxx DEBE HABER

113

CODIGO: 5 GRUPO: Gastos Bancarios y Financieros CONCEPTO: En esta cuenta se registran todas las comisiones e intereses y otros gastos bancarios. GRUPO: Gastos SUBGRUPO: CODIGO: 5.2

NOMBRE DE LA CUENTA: Servicios Bancarios Debita: Cuando se registra los gastos incurridos por la cuenta corriente de la compaa. Acredita: Cuando se realiza cierre de las cuentas de gastos.

ASIENTO CONTABLE TIPO FECHA 2006-01-01 Servicios Bancarios Bancos P/R El envo del Estado de Cuenta. DETALLE X xxx xxx DEBE HABER

114

4.8 Formularios y Registros Factura Es un documento que la empresa vendedora entrega al comprador por la adquisicin del servicio de Transporte. Este documento es de utilizacin diaria y permanente en los negocios, es de carcter obligatorio. Formato

115

Forma de Llenar: La razn social y otros datos de identificacin de la empresa; entre los cuales indispensablemente deben constar: Direccin, No de la Factura y No del RUC Lugar y Fecha, en la que se realiza la factura Identificacin del Cliente, el nombre correcto de la empresa a la que se ofrece el servicio. RUC o Cdula de Identidad, Se colocar el nmero de Registro nico de Contribuyentes en el caso de sociedades o nmero de cdula si el caso fuere persona natural. Telfono, el nmero de telfono de la empresa o persona natural que contrate el servicio. Direccin, el lugar en el que se encuentran las instalaciones de la empresa o persona que contrate el servicio. Descripcin, Se coloca el producto o productos que son transportados, asiendo notar las caractersticas del mismo, incluido la ruta del recorrido que realiz. Valor Unitario, el precio de cada producto transportado. Valor, se colocar el valor total, es decir multiplicado el precio unitario por el nmero de productos transportados. Se escribir el valor en letras como tambin en nmeros; es decir en el subtotal ir el valor antes de impuestos, y en el valor total la cantidad despus de impuestos, como el transporte no paga IVA ser el mismo valor del subtotal. Firmas de Legalizacin.

116

Distribucin Original color blanco: Cliente Copia celeste: Administracin Tributaria. Copia color amarillo: Departamento de Contabilidad. Comprobante de Ingreso Se utilizar en la compaa para registrar las transacciones comerciales que originan ingreso de dinero, en efectivo o en cheques, por venta del servicio o comisiones obtenidas, etc. A este comprobante se adjuntar las constancias escritas que se han utilizado para controlar el ingreso de dinero, tales como las facturas por servicios prestados al contado. Formato

117

Forma de Llenar: Fecha, en la que est ingresando el dinero. Nombre de la persona de quien se ha recibido el pago. La cantidad en letras por el valor que de dinero ingresado. Si el valor fue en efectivo colocar en el espacio correspondiente el valor, caso contrario detallar el nmero de cheque, nmero de cuenta, nombre del banco emisor del cheque, y la cantidad en letras. Escribir el concepto por el que se origin dicho ingreso, y para mayor control si el caso es del pago de un servicio prestado, indicar el nmero de facturas que fueron canceladas. Contabilizacin se colocarn el cdigo de la cuenta a utilizarse, detalle de la cuenta si es de naturaleza deudora o acreedora. Firmas de Responsabilidad como son del Gerente General del Contador, y de la persona quien elabor dicho comprobante. Distribucin Original color blanco: Gerencia General, Copia rosada: Departamento de Contabilidad. Comprobante de Egreso Se emitir este comprobante cuando se realicen desembolsos de dinero, ya sea por compra de activos, pago de impuestos, pago de deudas pago de remuneraciones, etc.

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Formato

Forma de Llenar: Fecha, que se efecta el pago. Valor en nmeros, se escribe el monto al que asciende el desembolso Nombre o razn social de la entidad a la que se le est realizando el pago. La cantidad escrita en letra del valor que se efecta el pago. Escribir la forma en la que se est realizando el pago, si es efectivo o en cheque. Contabilizacin, registrar las cuentas que intervienen en la transaccin si son deudoras o acreedoras. Firmas de responsabilidad, de elaboracin, de aprobacin y de contabilizacin.

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Distribucin Original color Blanco: Departamento de Contabilidad Copia Rosada: Beneficiario. Comprobante de Retencin Este comprobante ser emitido a las personas o sociedades que estn sujetas a la retencin en la Fuente. Formato

Forma de Llenar: Lugar y fecha en que se realiza la Retencin. Tipo de comprobante de Venta, del servicio que ser la factura, con su respectivo nmero.

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Direccin, de las instalaciones de la empresa o persona natural, a la que se le realiz la retencin. Se deber hacer constar el nmero del RUC o cdula de identidad en el caso de ser persona natural, que fue sujeta a retencin. El ao fiscal, es decir el ao en que se est realizando la retencin, el concepto de pago. La base imponible para realizar dicha retencin, nombre del impuesto que se realiza, su porcentaje y el valor retenido. Firmas del contribuyente, y del agente de retencin. Distribucin Original color blanco: contribuyente. Copia rosada: Departamento de Contabilidad. Comprobante de Diario En este comprobante se registran las transacciones en forma individual y contienen las firmas de quienes elaboran, revisan y aprueban, y se apuntarn los valores del dbito y del crdito.

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Formato

Forma de Llenar: Fecha, la correspondiente a la transaccin. No, para numerar en orden secuencial cada jornalizacin. Cdigo, el nmero o identificacin de la cuenta respectiva de acuerdo al Plan de Cuentas. Cuentas o descripcin, el nombre de las cuentas que intervienen de las transacciones; primero irn las cuentas que reciben o deudoras, luego las cuentas que entregan o acreedoras. Debe, se anotarn los valores respectivos, de las cuentas deudoras. Haber, se anotarn los valores respectivos, de las cuentas acreedoras. Concepto, se anotar la explicacin respectiva, en la que constar el titular o beneficiario de la cuenta y el concepto en sntesis de la transaccin.

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Firmas, para saber quien elabor la transaccin en el Comprobante de diario y quienes revisaron y aprobaron. Mayor General Es un resumen de todas las transacciones comerciales que aparecen en el Libro Diario. Formato

Forma de Llenar: Cuenta, el nombre respectivo con el que se abre la tarjeta, es decir con el que aparece en el diario. Ao, el correspondiente al ejercicio econmico. No, el nmero de la tarjeta en orden secuencial. Fecha, la correspondiente a la del Libro Diario. Ref. el nmero del asiento contable del diario. Concepto o Descripcin, una breve explicacin de la transaccin se puede tomar como referencia la del diario.

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Debe, el mismo valor que consta en la columna de debe del diario. Haber, el mismo valor que consta en la columna del haber del diario. Saldo, la diferencia entre el debe y el haber. Balance de Comprobacin Es un listado o resumen de todas las cuentas que han intervenido en un ejercicio econmico, con la sumatoria de sus respectivos movimientos econmicos. Formato

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Procedimiento Se pasan las cuentas con sus respectivas sumas y saldos en el orden que aparecen en el libro mayor al finalizar un ejercicio contable; ya que nos da la pauta para verificar si se han registrado correctamente las diferentes transacciones. 4.9 Proceso Contable Se archivar adecuadamente los recibos relativos a los ingresos y egresos de dinero, las facturas, los comprobantes, los depsitos bancarios, etc. de manera que podamos realizar un trabajo debidamente organizado y que nos permita disponer de una informacin oportuna y precisa. Jornalizacin Libro Diario En este libro se registrar todas las operaciones de la compaa. Este libro es la base de la compaa, ya que es una historia o memoria de la vida de la compaa. El primer asiento contable que se realiza en el libro Diario cuando la empresa inicia sus operaciones, ser el asiento de constitucin de la empresa, pero si esta ya ha estado en funcionamiento, y se trata de un nuevo ejercicio econmico, el primer asiento ser el referente a las cuentas con sus respectivos saldos del ltimo Balance General, los que sern el Balance de Situacin Inicial del nuevo ejercicio econmico. Estructura del Libro Diario Fecha: la correspondiente a la transaccin. No: Para numerar en orden secuencial cada jornalizacin.

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Cdigo: El nmero o identificacin de la cuenta respectiva, de acuerdo con el Plan de Cuentas de la compaa. Cuentas: El nombre de las cuentas que intervienen en las transacciones; primero irn las cuentas deudoras y luego las acreedoras. Parcial o Subcuenta: Se anotarn los valores respectivos de la cuenta auxiliar, en caso de haberla. Debe: Se anotarn los valores respectivos, de las cuentas deudoras. Haber: Se anotarn los valores respectivos de las cuentas acreedoras. Concepto: Se dar una explicacin respectiva, en la que constar el titular o beneficiario de la cuenta y el concepto en sntesis de la transaccin. Firmas: Para saber quien elabor la transaccin en el comprobante de diario y quienes revisaron y aprobaron. Para llevar de una manera clara los comprobantes de diario, se deber tomar en cuenta los siguientes puntos: 1.- Respaldar todo movimiento financiero con los recibos, comprobantes, facturas, etc., es decir, en los documentos fuente que fuesen necesarios. 2.- Ordenar los documentos de manera cronolgica, adems de utilizar como elementos de apoyo las numeraciones existentes en los recibos, facturas y nmeros de cheques. 3.- Todo pago deber realizarse utilizando cheque, porque una informacin cruzada siempre ser muy valiosa. Se dispone de informacin cruzada: cuando es obtenida a travs de dos o ms documentos simultneamente. Por ejemplo: en una compra de equipo de oficina, un respaldo es la factura la cual deber tener claramente detallada su

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numeracin, fecha, valor, as como lo que se adquiri y las cantidades; pero al mismo tiempo, no deber descuidarse de observar que el valor del cheque que fue utilizado para la adquisicin, coincida con el valor total de la compra detallado en la factura. 4.- Conocer qu es lo que posee la empresa, lo cual est reflejado en el estado de situacin inicial, cuyos datos debidamente agrupados en cuentas deudoras (activos) y acreedoras (pasivo ms capital), se constituyen en el primer asiento del libro diario general. 5.- Registrar todos los eventos financieros posteriores al estado de situacin inicial en el diario general cronolgicamente. Mayorizacin. Se agrupar los mayores en orden, es decir las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos, para facilitar la formulacin de los Estados Financieros. Proceso: Los valores que se encuentran en la columna del Debe del Diario, se pasan a la columna del Debe del Mayor, exactamente con el mismo valor, de la misma manera, los valores que se encuentran en el haber del diario, se pasan exactamente con su mismo valor al haber del mayor. Explicacin de la Tarjeta Mayor Cuenta: El nombre respectivo con el que se abre la tarjeta, es decir con el nombre con el que aparece en el diario. Cdigo: El nmero asignado de identificacin, de acuerdo con el Plan de Cuentas de la compaa. Ao: El correspondiente al ejercicio econmico. No: El nmero de Tarjeta en orden secuencial.

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Fecha: La correspondiente a la del comprobante de Diario. Referencia: El nmero del asiento contable del comprobante de Diario. Concepto o Descripcin: Una breve explicacin de la transaccin, se puede tomar la del comprobante de diario. Debe: El mismo valor que consta en la columna del debe del comprobante de Diario. Haber: El mismo valor que consta en la columna del haber del comprobante de Diario. Saldo: La diferencia entre el Debe y el Haber. Libros Auxiliares Para tener un mayor control con la informacin, el Mayor General, se subdividir en Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se realizar utilizando las subcuentas e individualizando la informacin contable especialmente lo que e refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y por Pagar. La sumatoria de los saldos de los auxiliares debern ser siempre igual al saldo final de la cuenta de mayor. Balance de Comprobacin En este paso del ciclo contable, se resumir la informacin contenida en los registros realizados en el Libro Diario y en el Libro Mayor, a la vez que se comprobar la exactitud de los mencionados registros, y verificar y de mostrar la igualdad numrica entre el Debe y el Haber. El balance de comprobacin se divide en dos columnas: Sumas donde se pasan todos los valores que corresponden efectivamente al total de los valores consignados tanto en el debe como en el haber de los respectivos mayores.

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Saldos, los cuales se obtienen de restar los valores pasados en las columnas de sumas, quedando el saldo en el dbito o en el crdito correspondiendo a donde se halle ubicado el valor, ubicndose en condiciones normales el saldo de acuerdo a la naturaleza de la cuenta.

En los saldos obtenidos se ratifica la naturaleza de cada una de las cuentas, es decir: Las cuentas de activo y gastos tendrn un saldo de naturaleza deudora. Las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos tendrn un saldo de naturaleza acreedora. Ajuste de Cuentas Se elaborarn al trmino del perodo contable, los ajustes son necesarios para que las cuentas que han intervenido en la contabilidad de la compaa demuestren su saldo real y faciliten la preparacin de los Estados Financieros. Los ajustes que con ms frecuencia se presentan son aquellos que se refieren a: Acumulados Depreciaciones Consumos Provisiones Estos se realizarn en el Diario general y se procede a las respectivas mayorizaciones. La Hoja de Trabajo Es una herramienta que usar el contador, para presentar en forma resumida y analtica gran parte del proceso contable.

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Cierre de Libros Los asientos de cierre de libros se elaborarn al finalizar el ejercicio econmico o perodo contable con el objeto de: -Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egreso. -Centralizar o agrupar las cuentas que generen renta o ingreso. -Determinar el resultado final, el mismo que puede ser: Ganancia, Utilidad o supervit Prdida o dficit Esta agrupacin se realizar a travs de la cuenta Resumen de Rentas y Gastos o Prdidas y Ganancias. Se debita la cuenta Resumen de Rentas y Gastos y se acreditar cada una de las cuentas de gasto: se debita las cuentas de Ingresos o Rentas y se acredita la cuenta Resumen de Rentas y gastos. Cuando los ingresos, sean mayores que los gastos, el resultado final es una ganancia o Utilidad del ejercicio. En este caso se debitar la cuenta Resumen de Rentas y Gastos y se acreditar la cuenta Utilidad del Ejercicio. Cuando los gastos sean mayores que los ingresos el resultado final ser una Prdida del Ejercicio, en este caso se proceder a debitar la cuenta Prdida del Ejercicio y se acreditar la cuenta Resumen de Rentas Gastos. Estados Financieros El orden para elaborar los estados financieros es el mismo del orden establecido en la hoja de trabajo

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Primero se realizar el Estado de Prdidas y Ganancias, en el cual por diferencia entre los ingresos y gastos se determinar la utilidad o prdida del ejercicio contable.

Luego el Estado de Situacin Final en el cual se incluir la utilidad del ejercicio.

Estado de Flujo de Caja, demuestra el comportamiento del dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio econmico), con el objeto de no ocasionar desequilibrios econmicos.

Estado de Supervit, Demuestra las variaciones de las utilidades retenidas de aos anteriores ms o menos las utilidades o prdidas del presente ao, se elabora bsicamente para conocimiento de los socios o accionistas de la empresa.

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Captulo V 5. Conclusiones y Recomendaciones 5.1 Conclusiones La carencia de un Manual de Procedimientos Contables, en Transcentinela Servicio de Transporte Pesado Ca.Ltda. , ha ocasionado que el tratamiento contable no haya sido el correcto, dando como resultado la toma inapropiada de decisiones, al igual que el incumplimiento con los organismos reguladores de las Compaas. La efectividad del desarrollo de la compaa se ve afectada por las caractersticas del personal de la misma, siendo este uno de los aspectos de ms importancia en el crecimiento y desarrollo de una organizacin. La informacin Contable y la forma como se comunican en el mbito de compaa, juegan un papel muy importante en la toma acertada y oportuna de decisiones. El Departamento de Contabilidad, es uno de los pilares fundamentales de una empresa, ya que de su desempeo depende que la Gerencia pueda cumplir con los objetivos planteados, obteniendo informacin en todos los niveles. 5.2 Recomendaciones Solicitar a la Gerencia General, poner en conocimiento de los socios el presente Manual de Procedimientos Contables, a fin de que se implante en la compaa de Transportes.

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El recurso humano que va a colaborar en el desarrollo de la compaa, debe ser orientado, capacitado y evaluado cada cierto tiempo; ya que de este depende el funcionamiento de la misma, y ms an en el

Departamento de Contabilidad ya que se necesita un personal responsable y capacitado para el desarrollo de sus funciones. Dar seguimiento a las polticas establecidas en el Manual de Procedimientos Contables. Sujetarse a las disposiciones de los Organismos de Control, a las Normas y Reglamentos establecidos por la Ley. Actualizar el Manual de Procedimientos Contables de manera peridica, ya que est sujeto a modificaciones, cuando as un conocedor de la materia crea necesario. Dictar cursos de capacitacin al personal, cuando la materia contable as lo requiera, parta evitar posibles perjuicios a la compaa.

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BIBLIOGRAFA GENERAL Albuja, Montalvo Carlos. Introduccin a la Codificacin. Bravo, Valdivieso Mercedes. Contabilidad General. Cuarta Edicin. Bravo, Valdivieso Mercedes. Contabilidad General. Quinta Edicin. Guajardo, Cant Gerardo. Contabilidad. Primera Edicin Leiva, Rendn Ana Marcela. Contabilidad Bsica para Contables y no Contables. Primera Edicin. Orozco, Cadena Jos. Contabilidad General. Teora y Prctica Aplicada a la Legislacin Nacional. Sarmiento, Rubn. Contabilidad General. Sexta Edicin. www.monografas.com.Administracin y Finanzas/ Contabilidad Zapata, Snchez Pedro. Contabilidad General.

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