EL DIRECTOR DEL PROYECTO

SELECCIN DEL GERENTE DE PROYECTO

Puntos importantes que han tomado las empresas para la seleccin del gerente de proyecto son:

Determinar lo que va a hacer.. Determinar los servicios que debe prestar. Establecer los objetivos generales y especficos del proyecto. Determinar la preparacin profesional que debe de tener el gerente de proyecto.

LOS ENCARGADOS DE LA SELECCIN DEL GERENTE DEBERN TOMAR EN CUENTA LOS SIGUIENTES PUNTOS
1. Tiene suficiente experiencia en esta rea de proyecto para comprometerse a cumplir en tiempo y forma? 2. Es capas de visualizar y conceptuar el proceso completo del proyecto a travs de todas sus fases? 3. Es tcnicamente competente para ayudar a
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disear y ejecutar el plan total del proyecto?

4. Es capaz y tiene la experiencia de negociar intereses en competencia, resolver conflictos y de vender el proyecto a los gerentes corporativos y de otro tipo? 5. Que la persona presente las siguientes caractersticas: flexible, automotivado, dinmico, organizado, alerta, rpido para aprender, autodiciplinado, con capacidad para escuchar, excelente solucionador de problemas, poltico hbil, temperamento equilibrado, sensible, tico, capaz de vender ideas y planes, entusiasta, animar, entrenar, capaz de interactuar en forma verbal y no verbal, operar bien bajo presin. 4

6. Demuestra competencia para actuar de manera eficaz y rpida en los papeles que siguen: Figura representativa, lder enlace, vigilante, diseminador de informacin, vocero, emprendedor, solucionador de conflictos, coordinador de recursos, negociador.
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7. Demuestra eficiencia y experiencia en: Comprender e interactuar con clientes y usuarios finales, tratar con la gerencia, contratar negociaciones, comprender todas las fases de la planeacin estratgica y tcnica, elaborar presupuestos, adquirir y asignar recursos, iniciar y romper relaciones profesionales y personales, comprender cuestiones y problemas complejos de la organizacin, de grupo e interpersonales.
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CRITERIOS DE SELECCIN
ANTECEDENTES EXPERIENCIA LIDERAZGO HABILIDAD ESTRATGICA HABILIDADES TCNICAS

CARACTERSTICAS PREDOMINANTES PARA UNA BUENA SELECCIN

COMPETENCIA INTERPERSONAL

CAPACIDAD GERENCIAL COMPROBADA

HABILIDADES DE TRATO CON LA GENTE

*Es necesario que cumpla con todos los criterios

ANTECEDENTES Y EXPERIENCIA
El gerente de proyectos deber de contar con una formacin educativa slida, adems de experiencia en el rea de proyectos deseada. Se debe buscar un candidato que muestre una combinacin aceptable entre experiencia conceptual, analtica, operacional, tcnica y prctica.
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LDERAZGO Y HABILIDAD ESTRATGICA

C A P A C I D A D E C O N O C I M I E N T O S E X P E R I E N C I A

HABILIDAD ESTRATGICA

DISEA

EL GERENTE DE PROYECTO

CONTROLA

EJECUTA EL PROYECTO

XITO

COORDINA

HABILIDADES TCNICAS
RELACIONES ENTRE TECNOLOGAS DE APOYO HERRAMIENTAS Y TCNICAS DE INGENIERA

LA TECNOLOGA IMPLICADA

APLICACIONES DEL PRODUCTO O SERVICIO

KERZNER AFIRMA QUE LAS HABILIDADES TCNICAS INCLUYEN:

TENDENCIAS Y EVOLUCIONES TECNOLGICAS MERCADOS, CLIENTES Y REQUERIMIENTOS ESPECFICOS

PERSONAS QUE FORMAN PARTE DE LA COMUNIDAD TCNICA

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COMPENTENCIA INTERPERSONAL/HABLIDADES DE TRATO CON LA GENTE

EL GERENTE DE PROYECTO DEBE SER CAPAZ DE:

Motivar, inspirar, animar y entrenar. Escuchar activamente, dar y recibir retroalimentacin significativa. Prevenir y resolver conflictos. Comunicar decisiones difciles pero tener en cuenta las necesidades de otros. Ser flexible: desempear bien diversos papeles. Relacionar sentimientos, necesidades, preocupaciones y cuestiones interpersonales de manera afirmativa (no ser agresivo con sus subordinados). 11

CAPACIDAD GERENCIAL COMPROBADA

NECESIDADES DE LA EMPRESA NECESIDADES DEL PROYECTO NECESIDADES DE LOS INTEGRANES

CONOZCA

CAPACIDAD GERENCIAL COMPROBADA

INTEGRANTES

MOTIVARLOS

RECONOCER SU TRABAJO

DIRIGIRLOS

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CONSIDERACIONES GENERALES
Cuando se contrata un programa tiene un alcance determinada, definido por una Estructura de Desagregacin del Proyecto (EDP), que est ligado a:

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La planificacin Las variables econmicas La calidad a alcanzar La organizacin y las personas necesarias La comunicacin, interna y con el entorno Los riesgos que se prev asumir Los suministros exteriores

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Para llevar a buen fin un proyecto, el director debe tomar en cuenta los siguientes criterios de actuacin:

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 Es el representante del cliente en su empresa.

Debe identificarse con el cliente. Debe convenser al cliente de que su departamento de explotacin se involucre de inmediato al proyecto. Debe conseguir que frente a terceros su unidad con el cliente sea monoltica.

Debe convertirse en la puerta de entrada de las reclamaciones del cliente y encargarse de resolverlas dentro de su empresa.
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Debe delegar adecuadamente. Debe ser un buen comunicador. Debe conseguir un entorno que motive.
Debe estar convencido de que es factible conseguir que su proyecto cumpla sus objetivos.
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Debe tomar en cuenta que hay desiciones que son propias del cliente y decisiones que son de su compaia.

Crear una organizacin flexible.

Garantizar la calidad. Buena administracin de los costes.
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Debe dar al proyecto lo mejor de s mismo.

Debe recopilar y documentar las lecciones aprendidas.

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Hay que considerar cmo se produce el nombramiento del Director de proyecto, el cual debe de ser de una manera oficial y estando seguros de que va a ser aceptado por el cliente y por el equipo que se va a encargar del proyecto.

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ACTITUD DEL DIRECTOR DE PROYECTO

Este debe tener una pasin por el trabajo bien hecho buscando la excelencia dentro de las posibilidades de plazo y econmicas que tenga el proyecto y poniendo la tcnica al servicio de la actidud.

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 El director debe adoptar una actitud de servicio, cumpliendo sus exigencias en el mbito contractual.
Debe intentar ponerse en los zapatos del cliente.

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 Con respecto a su propia organizacin, debe tener una actitud abierta, de dilogo sin exclusiones y cooperacin intensa con todas las personas y departamentos.
Con los suministros debe ser cordial.

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HABILIDADES DEL DIRECTOR DE PROYECTO

Las habilidades ms importantes que debe tener un Director de Proyecto son: Lder transformador.
Capaz de delegar adecuadamente. Ser considerado honesto, capaz y prximo por su equipo.
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 Tener sentido de anticipacin. Hacerse suficientemente visible.

Ser aficionado al orden y al control. Ser creativo e imaginativo Jeraquizar adecuadamente las distintas variables del proyecto.
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Ser un buen negociador. Ser un buen comunicador.

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Para fomentar estas habilidades debe empezar por el conocimiento de su situacin actual a travs de preguntas a su entorno ms prximo, a travs del conocimiento de saber lo que no sabe

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Dependiendo de cmo asimile estas habilidades, el Director de Proyectos se encuadrar en una de las siguientes categoras: a) Vigila lo que sucede. b) Hace que las cosas sucedan a) Da vueltas al rededor de lo que sucede.
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FUNCIONES DEL DIRECTOR DE PROYECTO

La direccin est constituida por el Director del Proyecto y su equipo de direccin; habr proyectos en los que el esfuerzo necesario para cumplir las funciones requiere el concurso de otros miembros de su equipo.

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FUNCIONES GENRICAS

Son las funciones que deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto, son de forma limitativa y son:

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1. Representatividad. 2. Canal de comunicacin oficial.

3. Atender, dar curso y resolver de la forma ms razonable posible las reclamaciones del cliente.
4. Integrar.

5. Preparar, cumplir y hacer cumplir a su equipo el plan de proyecto.

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6. Desarrollar la organizacin.

7. Gestionar los cambios, el alcance, los plazos, los presupuestos y los costes, las personas, las comunicaciones, los riesgos y los suministros exteriores. 8. Asegurar la comunicacin interna y externa.
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9. Cumplir y hacer cumplir al equipo de proyecto los procedimientos generales.

10. Elaborar, cumplir y hacer cumplir al equipo de proyecto los procedimientos particulares del proyecto.

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11. Preparar la documentacin necesaria la gestin del proyecto. De una forma no limitativa es la siguiente:
a) Informes de Avance y de Gestin del Proyecto. b) Plan de Proyecto. c) Actas de reunin, convocatorias y actas. d) Listados de Actividades Pendientes.
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e) Informes especficos. f) Planificaciones y programaciones de detalle. g) Contratos de suministradores. h) rdenes de compra para los suministradores. i) Plan de gestin de los riesgos. j) Procedimientos de control. k) Modificaciones contractuales.
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12. Gestionar el resto de la documentacin generada por el proyecto.

13. Seguir y controlar las acciones correctoras que se establezcan en el proyecto.

14. Evaluar el desempeo del personal.

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15. Convocar, presidir y redactar las actas de las reuniones de coordicin con el cliente.
16. Realizar la coordinacin entre contratistas.

17. Seguimiento de las labores de cada contratista en particular. 18. Distribuir entre los miembros de su equipo las funciones.
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REVISIN DE LA OFERTA HASTA LA FIRMA DEL CONTRATO

El Director de Proyecto tiene que conversar largamente con el Director de Oferta, cuando ambas funciones no coincidan en la misma persona, para as entender todas las razones de la oferta, sus puntos dbiles y las preferencias del cliente.
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LANZAMIENTO DEL PROYECTO

Ya firmado el contrato, o acordadas las condiciones de funcionamiento, con el cliente, procede a elaborar el Plan de Proyecto.

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 Elaborado este Plan de Proyecto si lo conoce ya suficientemente, el Director de Proyecto procede a celebrar las siguientes reuniones de lanzamiento; son fundamentales para el xito del proyecto.

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A. Dentro de su empresa:
Indica a su equipo lo que, desde su punto de vista, esperan tanto el cliente de su empresa como sta del equipo del proyecto.
Asigna los paquetes de trabajo a cada uno de los responsables. Define las responsabilidades de cada una de las personas dentro del proyecto y posibles interfaces entre sus trabajos.
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Establece cmo va a hacer el seguimiento y el control de los plazos,riesgos, presupuestos y costes del Proyecto.

Indica los mecanismos de coordinacin con el cliente.

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B. Ante el cliente: acude con las personas ms representativas de su equipo y hace la presentacin del Proyecto segn el siguiente esquema:
Manifista el inters de su empresa para la plena satisfaccin y deja abierto el canal de comunicacin.

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Presenta a todas las personas de su organizacin, sealando sus puestos dentro del organigrama del Proyecto y sus responsabilidades. Solicita al cliente que haga lo propio con su equipo. Establece, en conjunto con el cliente, los canales de comunicacin tcnicos.

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Expone su interpretacin del alcance de los trabajos de su compaa, incluyendo los hitos contractuales, para estar seguro de que el cliente tiene la misma. En caso de desacuerdo, negocia el correspondiente cambio de alcance.

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REVISIN DEL DISEO

Las funciones principales del Director de Proyecto para conseguir que en su Proyecto se realice la oportuna revisin del diseo son las siguientes:
Planificar las sesiones de revisin del diseo.

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Preparar, con el coordinador de calidad del proyecto la lista de especificaciones, todos aquellos documentos que vayan a estar sujetos a revisin de diseo.

Estructurar. Ordenar que se preparen, y en su caso aprobar, las listas de comprobacin que se usarn en las revisiones.
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Llevar un registro actualizado de los documentos sujetos a revisin. Aprobar las revisiones de diseo que se realicen.

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 Lo que tiene que conseguir con esta revisin es un examen formal, completo y sistemtico para obtener la garanta de que los datos finales satisfacen los requisitos de los datos de partida.

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GESTIN DE LOS SUMINISTROS

Las funciones principales de Director de Proyecto, en el mbito de los suministros, son, de una forma no limitativa, las siguientes:

Partir de las listas de empresas homologadas. Comprobar que la documentacin de peticin de oferta es la adecuada.
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Lanzar las peticiones de oferta marcando las condiciones de entrega. Hacer la evaluacin de las ofertas. Redactar la propuesta de adjudicacin. Preparar el periodo o el contrato con el suministrador.
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Celebrar, para suministradores o contratistas importantes, una reunin de lanzamiento. Hacer el seguimiento y control de la fabricacin y construccin, a travs de los Planes de Puntos de Inspeccin (PPI).

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PUESTA EN MARCHA
LAS FUNCIONES PRINCIPALES EN ESTA FASE SON: Prepar el Plan de puesta en marcha a sus diferentes niveles: componente, equipos, sistemas, instalaciones, vaco, carga.
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 Cubrir las lagunas que puedan tener los contratos de cara a la puesta en marcha global. Realizar los protocolos de recepcin, provisional, y definitivo, de las instalaciones y equipos.

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 Lograr que se finalicen las actividades pendientes de los protocolos de recepcin provisional. Hacer el seguimiento de las condiciones de garanta durante el tiempo que dure la misma.

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ASISTENCIA TCNICA A LA OPERACIN Y EL MANTENIMIENTO

Las funciones pincipales en esta fase, en el caso de que el contrato se limite a la entrega de servicios y equipos del proyecto en s mismo, son:

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Vigilar los parmetros de la operacin de acuerdo con las responsabilidades asumidas en su contrato con el cliente.

Hacer el seguimiento de las condiciones de garanta de los suministradores durante el tiempo que duren las mismas.

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CIERRE DEL PROYECTO

El Director de Proyecto procede a realizar los diferentes cierres del Proyecto.

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LISTAS DE COMPROBACIN DE LA DIRECCIN DEL PROYECTO

Lista de comprobacin, de utilidad para determinar si se est dirigiendo correctamente un proyecto.

Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

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La lista est planteada pensando en la Direccin de Proyectos como propiedad. Algunas de sus preguntas sern de aplicacin o no dependiendo de la fase que se encuentre el Proyecto y del alcance que tengamos en el mismo.

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Para cada pregunta, exsten tres tipos de contestacin:

o N/A: no es de aplicacin. o SI: se ha hecho, se est haciendo o est previsto hacer lo que se pide. o NO: situacin contraria a la antrior.

Cuando se dan preguntas relativas a las empresaas que participan en el proyecto, listar las ms significativas.
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Al comienzo de la lista deben identificarse:

El ttulo del proyecto. Su definicin El Director del Proyecto El precio de venta. Las fechas de inicio y de finalizacin Cualquier aspecto de inters que juzgue oportuno, en particular los riesgos.

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