PROBLEMTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL

1101 JM

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA .D.C 2012

PROBLEMTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

INFORME EXTENSO

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL

OLGA LUCIA DUEAS AVILA

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA D.C 2012

CONTENIDO

GLOSARIO INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivos generales 1.2 Objetivos especficos 2. DESCRIPCION PROBLEMTICA 3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA 4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL 5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMTICA DEL ARCHIVO GENERAL 5.1. Iluminacin 5.2 Espacio 5.3. Organizacin 5.4. Ventilacin 6. ANALISIS 6.1. Entrevista 6.2. Grafico 7. CONCLUSIONES Bibliografa

GLOSARIO

Riesgo: donde existe un agente daino Salud Ocupacional: Es la disciplina que busca proteger y mejorar la salud fsica, mental y social de los trabajadores en sus puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa. Riesgo Profesional: los posibles factores que afectaran en un enfermedad o accidente a los empleados de una empresa Archivo: Lugar donde son guardados permanente o temporalmente documentos

INTRODUCCION

Mediante este informe se explicara detalladamente cada uno de los temas que se generan en la problemtica principal de la empresa grupo consultor andino s.a., siguiendo un debido proceso de estudio detallado de los principales factores generadores de la problemtica respectiva El propsito de este trabajo es identificar que le archivo de la empresa grupo consultor andino es una de la mas importantes problemticas de all. Posteriormente se observa que la iluminacin, el espacio, la organizacin y la ventilacin son los principales causantes

1. OBJETIVOS

1.1.

OBJETIVOS GENERALES

1.1.1. Indagar acerca de la problemtica que se vive diariamente en la empresa 1.1.2. Analizar y diagnosticar la problemtica con los elementos de apoyo necesarios 1.1.3. Realizar encuestas a los trabajadores de cmo les afecta esta problemtica en sus labores diarias 1.1.4. Elaborar resumen del proceso que se llevo a cabo para la construccin de posibles soluciones

1.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Con este trabajo se pretende estudiar una de las varias problemticas que se dan a diario en la empresa Ms concretamente, este trabajo se centra en la situacin actual que vive la empresa y los conflictos materiales que hay en el ambiente laboral. Se va a prestar especial inters al archivo general del grupo consultor andino s.a., por la razn de que es uno de los lugares de mayor problemtica fsica de la instalacin. En este trabajo se pretende: 1.2.1 Recopilar la informacin disponible acerca del estado actual del archivo general, sobre el archivo general para partir de ella, un anlisis y diagnstico de la situacin del mismo 1.2.2. Determinar las problemticas ms preocupantes en el archivo general 1.2.3. Realizar un estudio de las problemticas destacadas 1.2.3. Determinar algunas de las soluciones posibles que se pueden considerar para la mejora del archivo general del grupo consultor andino S.A.

2. DESCRIPCION PROBLEMTICA En el grupo consultor andino S.A, el archivo que se maneja es bastante amplio todo est organizado en gabinetes, pero la organizacin de la instalacin no es adecuada para la conservacin de los documentos. 3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA La salud ocupacional actualmente representa una de las ms importantes gestiones de una empresa debido a que ella afecta o favorece a los trabajadores, que son la fuente de desarrollo y produccin ms eficientes de la empresa. La empresa promueve y estimula en todo momento la cultura de seguridad y salud que esta sincronizada en los planes calidad. Una de sus principales preocupaciones es el control de los riegos que pueden afectar la salud de sus trabajadores y contra sus recursos materiales y financieros, la administracin y la gerencia en recursos humanos se encargan de velar por el bienestar de cada uno de sus trabajadores, para as mismo no intervenir las labores que ellos cumplen en su empresa. Para ejercer control sobre los posibles accidentes o enfermedades laborales, se les da a los trabajadores una capacitacin adecuada para mantener el control de los conflictos que se podran dar. La empresa grupo consultor andino s.a., es una empresa especialista en call center, los trabajadores siempre estn expuestos a las posibles enfermedades que se dan por la radiacin que emiten los computadores, al igual los problemas que existen en el archivo general de la empresa ya que este no es un lugar del todo iluminado ni ventilado ofrecera problemas si la utilizacin de este fuera constante. 4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL El archivo tiene una organizacin cuantitativa segn el numero de cedula de los clientes que se manejan a diario, cada cartera que maneja la empresa tiene su lugar asignado para la conservacin de sus documentos. Algunas carteras son responsables con su organizacin de documentos pero otras no realizar su trabajo con la debida indicacin para el fcil encuentro de documentos.

5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMTICA DEL ARCHIVO GENERAL 5.1. Iluminacin:

El archivo general carece de iluminacin ya que lo nico que le da luz para la bsqueda de documentos son dos lmparas de luz blanca, que iluminan muy poco La iluminacin del archivo no es adecuada este factor puede ocasionar que los trabajadores corran el riesgo de tener alguna enfermedad como la fatiga ocular, cansancio, dolor de cabeza y estrs. La bsqueda de documentos con poca luz les ocasionara daos en la vista a los trabajadores. Para controlar estos riesgos de enfermedades debe haber cantidad y calidad en la iluminacin que se utiliza para el cuarto del archivo. Algunas de las prevenciones que se deben tener en cuenta para la mejora del cuarto de archivo son las siguientes: Utilizar en mayor parte la luz natural y la artificial solamente se utilizara para los espacios que ya sean demasiado oscuros. Colocar los bombillos o lmparas en los punto donde se distribuya mejor la cantidad de luz y que esta sea adecuada al lugar Evitar los deslumbramientos directos producidos por la luz solar o por las fuentes artificiales. Mantener los noveles y contrastes en el punto correcto

Segn la ley indica que en los lugares donde se realizan labores realizadas por empleados debern: Tener una iluminacin natural, que debe complementarse con una iluminacin artificial cuando la natural por s sola no es suficiente La iluminacin de los lugares de trabajo debe tener una distribucin y caracterstica acordes a la tarea que se ejecute

El archivo de la empresa solo cuenta con dos lmparas como se muestra en la imagen la luz que irradian no es suficiente para el cuarto del archivo, por esto sera recomendable que la empresa se interesara por la prevencin de las enfermedades que puede producir a sus trabajadores la baja iluminacin en el archivo

Se debe realizar mejor mantenimiento y buscar la forma de encontrar mayor iluminacin natural, buscando un cuarto con ms capacidad de realizar nuevas entradas de luz natural como las ventanillas en la parte derecha e izquierda del cuarto del archivo.

Imagen 1 Esta imagen nos muestra el tipo de lmparas que son utilizadas en el archivo de la empresa grupo consultor andino las cuales solo se encuentran dos en el mismo. 5.2. Espacio

El archivo es el lugar donde se almacenan documentos que son manejados por cada uno de los asesores de la empresa. Este archivo costa de cinco gabinetes movibles los cuales realizan la tarea de ofrecen el espacio necesarios para entrar a cada uno de los gabinetes asignados a cada cartera que maneja la empresa para buscar informacin en la carpetas que manejan para cada uno de sus clientes

Ventajas: El espacio del archivo aunque es reducido logra contener la informacin necesaria en el

Desventajas: Solo hay espacio para un gabinete en el mismo tiempo, dos asesores no pueden entrar a diferentes gabinetes ya que el espacio es muy reducido y solo ser un gabinete al que se pueda acceder Por ser el espacio tan reducido el espacio los documentos no estn exactamente en su lugar correspondiente

Imagen 2

Organizacin:

El archivo tiene un gabinete por cada cartera, pero algunas carteras no llevan un orden debido esto hace que los documentos sean ms difciles de encontrar En el archivo se manejan tres principios fundamentales: Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado. Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un nmero sin considerar ningn otro elemento. El sistema utilizado en el archivo de la empresa es el Sistema numrico consecutivo. La Clase de documentos que se archivan con frecuencia son de
consulta de los clientes que cada asesor maneja.

Procedimiento para archivar: Inspeccionar Clasificar Codificar guardar

5.4 ventilacin: En el archivo la ventilacin es completamente inadecuada debido a que solo hay una pequea ventanilla por donde sale y entra el aire, esto puede producir algunas concentraciones de contaminantes que no son expulsados por la falta de ventilacin constante.

Consecuencia: En todo lugar de trabajo se debe permanecer, por medios naturales o artificiales, una ventilacin que contribuya a proporcionar condiciones ambientales confortables y que no causen molestias o perjudiquen la salud del trabajador. De esta forma, si el lugar de trabajo no tiene la ventilacin necesaria permitiendo la produccin de contaminantes como, por ejemplo, humos, gases, vapores u otras emanaciones nocivas para el trabajador, el empleador se encuentra en la obligacin de tomar todas las medidas necesarias para solucionar el problema y de no hacerse se puede denunciar el hecho a la Inspeccin del Trabajo respectiva o al Servicio de Salud pertinente. 6. ANALISIS 6.1. Entrevista:

De acuerdo a la entrevista (anexo 1) hay tres factores importantes que se debe manejan en el archivo como lo es la iluminacin, la ventilacin y la organizacin. 6.2.
4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 iluminacion espacio ventilacion organizacin malo regular exelente

Grafico

7. CONCLUSIONES

Necesario la ampliacin del espacio para el archivo El archivo necesita de mas mantenimiento en la ventilacin y iluminacin para evitar riesgos profesionales Son necesarias las capacitaciones para la utilizacin y organizacin de documentos

BIBLIOGRAFIA
http://www.wikipedia.com http://www.istas.net

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL