Gesto Gesto A principal funo dos aplicativos de administrao uniformizar os processos, tornar a informao acessvel e a empresa mais competitiva.

. Saiba como escolher o software mais adequado Aplicativos de administrao

Quando as construtoras comeam a expandir seus negcios, uma das primeiras providncias do empresrio buscar no mercado aplicativos que facilitem processos da empresa e a torne mais eficiente frente aos concorrentes. O caminho natural acaba sendo adquirir um software de gesto, caracterizado pela integrao entre as operaes da empresa. Isso significa que toda informao deve estar disponvel e ser acessada conforme a responsabilidade e funo de cada rea. Nomeado tecnicamente como ERP (Enterprise Resources Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), o software de gesto permite a construtoras e incorporadoras automatizar, compartilhar dados, uniformizar processos, utilizar informaes em tempo real e integrar parcela substancial de seus processos de negcios, abrangendo reas como finanas, controles, logstica (com nfase em suprimentos) e vendas. Basicamente, o ERP oferece um conjunto de mdulos comuns a qualquer tipo de empresa, como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, controle bancrio, contabilidade e folha de pagamento. Para as construtoras, o mdulo de suprimentos (gesto de compras) parte integrante do processo de produo, no qual existem funes especficas de planejamento e controle de produo, que se integram aos processos de oramento, planejamento, controle e fiscalizao de obras. Para as incorporadoras h outros mdulos particulares, tais como controle de vendas e carteira imobiliria (cobrana de vendas diretas de unidades). A adequao do ERP prtica nem sempre to simples, embora seja impensvel uma empresa competitiva sem tal sistema. O maior problema a dificuldade da construtora em gerir seus processos, que se torna mais evidente durante a implantao do software. "Esse um momento para o empresrio olhar os processos e fazer uma pequena reengenharia", diz Wilson de Godoy, vice-presidente de tecnologia, sistemas e servios da Totvos, holding formada pelas empresas Microsiga, Logocenter e Totvos-BMI.

Ao procurar um fornecedor do sistema a construtora j dever ter observado seus processos e organizar as prioridades para a automatizao. Mesmo com tudo isso em mente, provvel que a empresa ainda tenha de realizar alguns ajustes. A Construtora e Incorporadora Vivenda Nobre, por exemplo, teve de fazer adaptaes nos critrios de oramento e metodologia de compras de materiais para o melhor aproveitamento do sistema. A empresa ainda enfrentou dificuldades para a implantao do cadastro de todas as informaes bsicas, relacionadas ao banco de dados dos clientes, fornecedores, insumos, servios e contabilidade. Escolha do software

A maior clareza dos objetivos e necessidades da empresa facilita a avaliao do software mais adequado. Para isso, importante que a empresa liste em um documento todos os requisitos desejveis no sistema. "O documento de requisitos fundamental para evitar conflitos com o fornecedor sobre o que fazer", comenta Jos Pires Alvim Neto, diretor da PINI Sistemas. Ele ainda ressalta a importncia da adoo de um mtodo para escolha do sistema, que no esteja baseado apenas na melhor apresentao do software nem no preo como fator decisivo de compra. "J hora de as construtoras pensarem no trabalho que o fornecedor de software desenvolve, porque se ele tiver um processo ruim, a empresa ser afetada", alerta. O cuidado na escolha deve ser proporcional ao investimento. Segundo o engenheiro Carlos Kehdi, da Vivenda Nobre, a construtora gastou o equivalente a R$ 40 mil no software e implantao, alm dos custos de licena e equipamentos para 20 usurios. A avaliao da empresa passou por critrios de velocidade, integrao com obra, abrangncia e funcionalidade. No caso de dvidas quanto avaliao de um fornecedor, a norma NBR 13956 uma referncia para a averiguao de um sistema desejvel, pois define as caractersticas ideais para a aquisio de softwares (veja boxe). Segundo especialistas, deve-se fazer a escolha aps trs etapas. A primeira, de avaliao, envolve uma pr-seleo, avaliao tcnica e um teste prtico antes da compra. Como invivel assistir a uma srie de demonstraes de empresas de softwares, Alvim Neto recomenda o envio prvio aos fornecedores de um questionrio sobre a funcionalidade do sistema nas diversas reas da empresa. "Sobre cada item atribui-se um peso para as respostas, de acordo com a relevncia da rea para a empresa, e assim seleciona-se as empresas que obtiveram as melhores mdias finais para a apresentao de seus sistemas", explica. Para avaliar os sistemas pr-selecionados, importante a participao de especialistas das diversas reas da empresa para averiguar a funcionalidade do ERP no setor em que cada um responsvel. A deciso deve ser conjunta e no apenas do empresrio. Algumas fornecedoras se dispem a ceder o software por um perodo, cerca de duas semanas, para um teste prtico, o que facilita a escolha. A segunda etapa de avaliao envolve a negociao, contratao e planejamento. O grupo negociador deve levar em conta alguns itens. Um deles o custo de licena que pode ser de dois tipos: nominal e simultnea (limita-se, no servidor, o nmero de usurios que acessam o sistema ao mesmo tempo). O custo de implantao tambm entra na compra. "Como referncia inicial, pode-se adotar o critrio de um para um, ou seja, cada real gasto na licena significa um gasto na implantao", exemplifica Alvim Neto. necessrio tambm considerar o custo de softwares complementares e de compra de eventuais equipamentos (sistemas operacionais e banco de dados).

O construtor ainda desembolsa com as taxas de manuteno. O assunto polmico. As empresas de softwares de gesto tm de manter o sistema atualizado sob o ponto de vista tecnolgico e legal, o que significa um investimento constante da construtora,

geralmente mensal. "O custo mensal deve ser aproximadamente de 40% a 50% ao ano do custo da licena, porque entra investimento, manuteno e gente no suporte", explica. Nesse ponto deve-se considerar o contrato e avaliao da SLA (Service Level Agriment). A SLA um contrato de nvel de prestao de servio, o que na prtica significa que o custo para manter um software em funcionamento durante 24 horas nos sete dias da semana diferente de um outro em funcionamento no horrio comercial, durante cinco dias da semana, por exemplo. Ainda nessa etapa, deve ser realizado um pequeno planejamento, que deve tratar basicamente do tempo da implantao parcial de cada mdulo e do software total. Esse cronograma tem de ser estabelecido e exigida a entrega das ferramentas no prazo previsto, at mesmo para que o atraso no implique prejuzos no desenvolvimento dos servios da empresa. A ltima etapa a ser observada a implantao, que engloba a capacitao, customizao e adaptaes e teste paralelo. Deve-se considerar ainda o tempo para a capacitao dos usurios. Essa capacitao deve ser contnua, de acordo com a atualizao do software e da prpria mudana de funcionrios ao longo do tempo. Quanto a customizaes e adaptaes, importante a empresa ter um plano das aplicaes fundamentais para seu negcio e que o fornecedor no tem, para que seja desenvolvido com o tempo. O diretor da PINI Sistemas tambm recomenda a realizao de testes paralelos dos aplicativos do software, ou seja, usar os sistemas novo e antigo por um perodo de tempo, comparando os resultados de forma a validar as respostas do novo software.

Por que as empresas tm dificuldade de implantar sistemas Processos administrativos despadronizados Falta de um responsvel pela gerncia dos sistemas Resistncia manuteno e aos gastos Falta de poltica de evoluo tecnolgica Falta de infra-estrutura de informtica e de cultura de uso do computador na gesto administrativa Resistncia dos funcionrios a mudanas

Como avaliar um software Avaliao: pr-seleo, avaliao tcnica e teste prtico Fechamento: negociao, contratao e planejamento Implantao: capacitao, customizao e adaptaes e teste paralelo Critrios para aquisio de softwares (NBR 13956) Funcionalidade: conjunto de atributos que evidenciam a existncia de um elenco de funes e suas propriedades especificadas

Confiabilidade: conjunto de atributos que evidenciam a capacidade do software de manter seu nvel de desempenho sob condies estabelecidas durante um perodo de tempo determinado Eficincia: conjunto de atributos que evidenciam o relacionamento entre o nvel de desempenho do software e a quantidade de recursos usados, sob condies estabelecidas Usabilidade: conjunto de atributos que evidenciam o esforo necessrio para poder-se utilizar o software, bem como o julgamento individual desse uso, por um conjunto implcito ou explcito de usurios Portabilidade: conjunto de atributos que evidenciam a capacidade do software de ser transferido de um ambiente para outro Manutenibilidade: atributos do software que evidenciam o esforo necessrio para modific-lo, remover seus defeitos ou adapt-lo a mudanas ambientais

Aplicaes dos softwares de gesto Finanas e controle Contabilidade financeira Contas a pagar Contas a receber Tesouraria Ativo imobilizado Oramentos empresariais Contabilidade gerencial Custos Anlise de rentabilidade Operaes/logstica Suprimentos Administrao de materiais Gesto da qualidade Oramento de obras Planejamento e controle de obras Custos de produo Previso de vendas Entrada de pedidos Faturamento Fiscal Recursos humanos Recrutamento e seleo Treinamento Benefcios Desenvolvimento pessoal Medicina e segurana do trabalho

 Remunerao (salrios) Folha de pagamentos

Roteiro para acertar Objetividade: procure fazer avaliaes objetivas. Evite termos como "eu gostei de...." Foco: no perca o foco dos recursos fundamentais para sua empresa - no perca tempo tentando implantar recursos dispensveis ou pouco importantes no contexto geral Oramento: considere que o princpio desse processo deve seguir um oramento inicial, pea fundamental para qualquer companhia Tecnologia: a vida til de um software ERP dentro de uma empresa de pelo menos dez anos, portanto, no deixe de considerar a estratgia de desenvolvimento e as tecnologias utilizadas pela empresa desenvolvedora, visto que a aplicao deve ser atualizada pelo menos uma vez por ano Fonte: Jos Pires Alvim Neto, diretor da PINI Sistemas

Sistema integrado

O princpio bsico do software de gesto a compatibilidade com processos internos, que no esto definidos na maior parte das empresas, gerando conflitos na implantao Sergio Leusin de Amorim, professor da Universidade Federal Fluminense desenvolve linha de pesquisa em Tecnologia de Informao para a construo difcil encontrar um software que reflita os processos atuais das empresas? A escolha trabalhosa porque os processos da empresa so muito informais. No Brasil no h um modelo de gesto padronizado e a construtora acaba escolhendo um modelo de gesto que esteja embutido no software. Sistema de gesto espelhado no software. O que deve ser avaliado na compra do software?

Primeiro, delimitar a extenso da cobertura que o construtor quer do software. Ou seja, delimitar o alcance da funcionalidade. O problema que para conseguir fazer isso, a construtora tem de conhecer seus processos. vivel s pequenas empresas desenvolver software de gesto? Os sistemas integrados so muito caros para a pequena empresa. Os mais completos so direcionados s grandes empresas. O que a pequena construtora deve fazer implementar sistemas mais limitados, como, por exemplo, um bom sistema de gesto de compras.

Softwares de gesto

Empresa: PINI Sistemas Sistema: Versato Caractersticas: sistema integrado especializado em empresas de construo e incorporao, funciona de forma integrada ao software Volare (oramento e gerenciamento de obras). Abrange o processo financeiro (contas a pagar, contas a receber, controle bancrio, locao e fluxo de caixa), incorporaes (estudo de viabilidade, controle de incorporaes, prestao de contas entre scios e financiamento de obra), suprimentos (gesto de compras, contrato com subempreiteiros e estoque/almoxarifado), recursos humanos (folha de pagamento), controle de frotas (produo e produtividade) e contabilidade (gerencial e fiscal). Servios oferecidos: suporte, capacitao tcnica, instalao, customizao e implantao. Custos envolvidos na implantao do software: varia de acordo com as necessidades da empresa. Site: www.piniweb.com

Empresa: Microsiga Software Sistema: Protheus 8 Caractersticas: tratar os oramentos e projetos para as empresas atuantes no ramo de construo civil e terraplenagem integrado soluo de gesto empresarial Advanced Protheus. Tabelas de grupos do rgo licitador, de tipos

de empreitada, de tipo do custo indireto/direto, de tipos de licitao, de bancos de composies, adequao do cadastro de licitaes, adequao do cadastro de produtos, cadastro de composies e de produo de equipes mecnicas, planejamento e custos, custo de oramentos e projetos, controle de servios/materiais, anlise fsico-financeira de projetos, gerenciamento fsico de projetos, controle orado-previsto-realizado de projetos, fluxo de caixa por projeto, gerenciamento de informaes, importao de projetos via arquivo texto (EDI). Servios oferecidos: consultoria e implementao das solues. Possui metodologia prpria de implantao. Custos envolvidos na implantao do software: de acordo com o nmero de usurios simultneos do sistema e dos processos que sero implementados durante o projeto. Site: www.microsiga.com.br

Empresa: Datasul Sistema: Gesto Datasul Caractersticas: todos os softwares de HCM aplicamse s construtoras. As solues para recursos humanos da Datasul abrangem desde a administrao de pessoal, com folha de pagamento, benefcios, controle de freqncia, entre outros, at desenvolvimento organizacional (treinamento, avaliaes, gesto por habilidades e competncias) e responsabilidade social (medicina e segurana do trabalho). Servios oferecidos: diagnstico de processos com mapeamento de atividades realizadas pela empresa em cada processo de segurana do trabalho. Identificao de pontos falhos em seus processos, reviso/atualizao das rotinas, registro do processo de forma sistemtica, facilitando a transferncia de conhecimentos e correo efetiva de distores provocadas por parmetros ou execuo incorreta da rotina. Custos envolvidos na implantao do software: licena de uso e taxa mensal de manuteno Site: www.datasuldirect.com.br

Empresa: Adapta Informtica Sistema: ProSIC Caractersticas: software para pequenas e mdias construtoras. Segundo a fabricante, o pacote permite cerca de 15% de customizao. Utiliza um banco de dados que no necessita de administrao. Possui mdulo de recepo de arquivos gerados pelo Tron e Volare. Sistema integrado aos mdulos de cadastro, financeiro, compras, RH, veculos e contabilidade. Servios oferecidos: suporte telefnico e mensalidade para customizao e diversos formatos para comercializao. Custos envolvidos na implantao do software: implantao, servidor, e banco de dados, alm do aluguel e/ou manuteno mensal. Site: www.prosic.com.br

Empresa: RM Sistemas Sistema: Corpore RM Projetos Caractersticas: permite o controle e a integrao entre projetos, obras, gesto de recursos humanos, almoxarifado e financeiro. A partir do cruzamento de dados, oferece anlise do desempenho de diferentes setores e atividades, atendendo a uma grande variedade de processos gerenciais nos mais diversos tipos de empresa. Servios oferecidos: controle de gesto e manuteno, financeiro, recursos humanos, suprimentos, gesto imobiliria, sadas/relatrio, entre outros.

Custos envolvidos na implantao do software: licena de uso (valor mdio de R$ 4 mil por usurio), o custo da implantao (1,5 vez o valor da licena de uso em mdia) e o valor da manuteno mensal de R$ 200,00 por usurio. Site: www.rm.com.br

Empresa: Net Quality Informtica Sistema: SGI - Sistema de Gerenciamento de Informaes Caractersticas: compe-se dos mdulos de oramento e controle de obras, medies, compras, contas a pagar, comercial, contas a receber, caixa e bancos e contabilidade. Transaes integradas online em tempo real inclusive os lanamentos contbeis, integra obras ao escritrio e disponibiliza consultas aos clientes via internet. Controle limite para operaes diversas e controle de oramento previsto x realizado, entre outros. Servios oferecidos: consultoria, desenvolvimentos especficos, instalao de redes. Custos envolvidos na implantao do software: R$ 1 mil de licena de uso mais R$ 1 mil de implantao por estao. Site: www.nq.com.br

Empresa: Ifactus Sistema: IFS Applications Caractersticas: sistema integrado, atende o planejamento, oramentos e controle de custos dos canteiros de obras. Os dados so refletidos diretamente na contabilidade geral da construtora. O sistema permite controlar os recursos previstos e o tempo para a realizao da construo. Servios oferecidos: no servio de implementao os consultores desenvolvem projetos com expertise para o segmento. Custos envolvidos na implantao do software: variam de acordo com o nmero de usurios e o escopo do projeto. Site: www.ifactus.com.br

Empresa: Star Soft Indstria de Software e Solues Sistema: Star Soft Applications Caractersticas: as reas do sistema so projetos, contratos e servios, compras, financeiro, estoques, contbil, fiscal, RH, CRM, ativo fixo, documentos. Faz parte da soluo uma ferramenta de BI, rea de CRM, sistema de mensagens instantneas, recebimento e envio de e-mails e ferramenta de workflow. Servios oferecidos: consultoria, desenvolvimento de sistemas especficos e/ou adequaes, suporte a usurios via internet, telefonia ou acesso remoto, ferramenta ehelpdesk, redes, bancos de dados.

Custos envolvidos na implantao do software: licena de uso conforme nmero de usurios ; implantao: varia de acordo com a empresa, porte, complexidade e reas a serem implementadas. Site: www.starsoft.com.br

Empresa: Softplan/Poligraph Sistema: Sienge - Sistema Integrado de Engenharia Caractersticas: integra os setores de engenharia, suprimentos, financeiro e comercial de empresas. Informaes de custo, ritmo de obra, integrao com bancos, gesto de contratos, compras e outros processos so realizados no Sienge. Instalado em mais de 450 empresas do setor, mais de 2 mil usurios utilizam o software diariamente. Servios oferecidos: CAS - Central de Atendimento Sienge, Implantao e Treinamento, Consultoria e Customizaes. Custos envolvidos na implantao do software: o custo de implantao sistematicamente diludo ao longo do tempo. Site: www.sienge.com.br

Empresa: Grupo Procwork Sistema: Lega Construction Caractersticas: verso pr-parametrizada do SAP R/3, especialmente desenvolvida pela Procwork para empresas do ramo de construo. Inclui as prticas de negcios especficas do setor, como planejamento e controle de projetos, totalmente integrado a todas as funcionalidades do sistema, como finanas, compras, controle de contratos e outros. Por ser um produto pr-parametrizado, permite uma implementao bastante rpida, garantindo um custo significativamente mais baixo, alm de trazer dentro dele as melhores prticas de negcios para o setor, j testadas e aprovadas em diversas empresas da rea de construo. Servios oferecidos: contempla o controle de obras, fluxo financeiro, compras e materiais. Custos envolvidos na implantao do software: varia de acordo com o nmero de usurios e escopo do projeto. Site: para saber mais sobre a soluo Lega Construction, acessar o site www.sap.com.br.

Empresa: Esquemtika Informtica Sistema: Strato Caractersticas: sistema integrado dos processos de oramento, comercial, financeiro, estoque, suprimentos, mo-de-obra e faturamento. Personaliza solues de acordo com as necessidades do cliente. Servios oferecidos: consultorias, assessorias, cursos e treinamentos. Custos envolvidos na implantao do software: mediante oramento, varivel dependendo da configurao. Site: www.esquematika.com.br