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Guide dutilisation de lespace de dpt

1. Crer votre compte

2. Crer votre publipostage

3. Dposez vos fichiers

4. Valider et suivre vos envois

Sommaire

1. Crer votre compte.......................................................3 2. Crer votre publipostage..............................................4 3. Dposez vos fichiers.....................................................7 4. Valider et suivre vos envois.........................................8

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2. Crer votre publipostage

3. Dposez vos fichiers

4. Valider et suivre vos envois

1. Crer votre compte


Connectez-vous sur notre site www.bee-post.com Un formulaire apparat lcran Dans les minutes qui suivent, Bee-POST vous envoie un mail de validation ladresse renseigne dans le formulaire
Rendez-vous sur votre bote mail. Ouvrez le message. Cliquez sur le lien de dactivation afin de valider dfinitivement la cration de votre compte. Vous pouvez dsormais accder en toute libert votre espace personnel grce votre identifiant (adresse mail) et votre mot de passe, puis en cliquant sur accder mon espace priv.

Choisissez lespace qui vous correspond en cliquant sur le bouton correspondant PME.

Veuillez renseigner les champs obligatoires signals par un astrisque [*]. Choisissez le mode de validation souhait pour vos courriers (manuelle ou automatique).

ATTENTION :

Cette adresse mail doit tre valide afin que vous puissiez recevoir correctement le mail de confirmation de votre inscription. Saisissez votre e-mail. Choisissez votre mot de passe. Saisissez dans lespace rserv cet effet les caractres qui apparaissent lcran. Lisez et acceptez les conditions gnrales de vente en cochant la case correspondante. Validez votre inscription en cliquant sur le bouton Valider.
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Vos donnes personnelles sont consultables et modifiables tout moment en cliquant sur Mes coordonnes dans le menu Mon compte en haut de votre cran.

Cliquez sur Crer votre compte.

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2. Crer votre publipostage


Modles de documents Pour raliser votre publipostage, nous vous invitons utiliser nos modles de documents Word. Tlchargez ces modles dans la rubrique Essayez Bee-POST du menu horizontal du site www.bee-post.com. Ces modles contiennent le positionnement correct de la zone adresse et permettent ainsi doptimiser la distribution de vos envois. Les modles intgrent galement une zone technique en haut droite du document, se prsentant sous la forme suivante : /xxx/ Cette zone vous indique lemplacement des marques de production de vos courriers. Nous vous invitons par consquent la laisser intacte et ne rien positionner cet endroit. Ralisez votre publipostage sans modifier vos habitudes, en utilisant la fonction publipostage de Word ou tout autre outil de traitement de texte.

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4. Valider et suivre vos envois

2. Crer votre publipostage


Enregistrez votre publipostage au format PDF Enregistrez votre document au format PDF en utilisant PDF Creator. Si PDF Creator nest pas install sur votre poste, cliquez sur Envoyer un mailing dans la rubrique Dcouvrez nos offres du menu horizontal. Rendez-vous dans le dernier paragraphe Comment convertir vos fichiers publiposts au format PDF ? et cliquez sur le lien de tlchargement de PDF Creator. Pour convertir votre fichier publipost Word en format PDF, ouvrez votre document publipost et cliquez sur Fichier puis sur Imprimer.

La bote de dialogue Impression souvre : Choisissez limprimante PDF Creator dans le menu droulant. Cliquez sur Ok.

Cliquez ensuite sur Utilisez notre espace de dpt.

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2. Crer votre publipostage


Une bote de dialogue PDF Creator souvre. Vous pouvez modifier le nom de votre document si vous le souhaitez. Cliquez sur Enregistrer. Votre document souvre alors au format PDF. Vous pouvez fermer la fentre.

Choisissez lemplacement o vous souhaitez enregistrer le fichier puis cliquez sur Enregistrer.

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Accs lespace de dpt : Connectez-vous sur le site www.bee-post.com avec votre identifiant et votre mot de passe. Cliquez sur Dposer mes documents dans le menu Mes documents en haut de votre cran. Dfinition de vos critres denvoi : Dfinissez vos critres dimpression (recto, recto/verso) et laffranchissement souhait (Ecopli, Lettre, Recommand avec ou sans AR). E-mail de notification : Vous avez la possibilit de recevoir un e-mail de notification chaque dpt de documents en cochant la case mail de confirmation (celle-ci est coche par dfaut). Cet e-mail vous confirme lenvoi de votre fichier ou vous signale les erreurs survenues si tel est le cas. Si vous dcochez cette case, vous recevrez seulement les e-mails vous signalant les erreurs survenues lors de votre envoi. Vous pouvez par ailleurs indiquer de faon optionnelle le nombre de courriers unitaires dont se compose votre envoi (si vous envoyez plusieurs courriers diffrents destinataires dans le mme fichier PDF). Dpt de votre document : Pour finir, vous devez dposer votre document au format PDF. Slectionnez-le en cliquant sur Parcourir puis cliquez sur Envoyer.

Rendez-vous dans la partie Espace de dpt.

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Espace de Validation
Accs lespace de validation
Une fois que vous avez envoy votre publipostage, ce dernier est transfr dans votre espace de validation, accessible depuis votre espace priv. Cest depuis cet espace que vous pourrez visualiser et valider ou supprimer vos envois le cas chant.

Interface de recherche

Afin de vous aider trouver un document, une interface de recherche est votre disposition. Elle vous permet de chercher un fichier grce diffrents critres : La date La rfrence du document Le nom du fichier La filire de distribution

Nom du fichier : nom de lapplication qui a gnr limpression suivi du nom du document attribu par lauteur Rfrence du document Nombre de pages Urgence : correspond laffranchissement postal Prix

Visualisation de votre publipostage

Le rsultat dune recherche est prsent sous la forme dun tableau listant les documents correspondant aux critres demands.

Pour accder votre espace de validation, identifiez-vous et cliquez sur Valider mes envois dans la rubrique Mes documents du menu horizontal (en haut de votre cran) ou cliquez dans Accder mon espace de validation sur la page daccueil de votre espace priv.

Chaque publipostage correspond une ligne de lespace de validation. Pour vous signaler quil sagit dun publipostage, licne P est appose sur la ligne pour le diffrencier des courriers unitaires. Pour visualiser lintgralit des lettres de votre publipostage, cliquez sur le nom du fichier de publipostage. Une fentre souvre, affichant la liste de chacun des courriers de votre publipostage en format PDF. Pour visualiser un courrier en particulier, cliquez sur son nom.

Chacune des lignes correspond un courrier unitaire ou un publipostage et indique les lments suivants pour chacun des documents : Date et Heure denvoi du fichier Bee-POST
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Mode de validation
Lors de la cration de votre compte BeePOST, vous avez dfini le mode de validation que vous souhaitiez : validation automatique ou validation manuelle. Si vous avez choisi la validation automatique, vos publipostages sont stocks dans lespace de validation jusqu 20 heures tous les soirs (ou tant que votre solde nest pas suffisamment crditeur pour envoyer vos documents). Vous avez la possibilit de les visualiser dans cet espace, de les modifier ou de les supprimer jusqu 20 heures chaque jour. A partir de 20 heures et si votre solde est suffisamment crditeur, vos documents sont envoys et vous pouvez les consulter ensuite dans votre espace de suivi. Si votre solde nest pas suffisamment crditeur, un e-mail vous est immdiatement envoy afin de vous en informer. Si vous choisissez la validation manuelle, vos courriers sont stocks dans lespace de validation jusqu ce que vous interveniez pour les valider afin quils soient envoys. Pour slectionner lintgralit du publipostage que vous souhaitez valider, slectionnez la ligne concerne puis cliquez sur Validez les lments slectionns puis valider en cliquant sur Accepter les modifications. Pour valider une partie seulement des courriers de votre publipostage, cliquez sur le nom du publipostage. La fentre affichant la liste de chacun des courriers souvre. Slectionnez alors le ou les courriers que vous souhaitez valider.

Si vous validez des documents mais que votre solde nest pas suffisamment crditeur, un e-mail vous est immdiatement envoy afin de vous en informer. Une fois vos documents valids, ils seront imprims, mis sous pli et remis en poste. Vous pourrez les consulter sur lespace de suivi du serveur.

Cliquez ensuite sur Valider pour envoyer votre publipostage.

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3. Dposez vos fichiers

4. Valider et suivre vos envois


Pour modifier le mode de validation, rendezvous dans votre espace personnel et cliquez sur Mon Compte, rubrique Mes Coordonnes

Espace de Suivi
Accs lespace de suivi
Une fois valids, vos documents sont transfrs dans lespace de suivi, accessible depuis votre espace priv.

Interface de recherche

Afin de vous aider trouver un document, une interface de recherche est votre disposition. Elle vous permet de chercher un fichier grce diffrents critres : Le statut du document : la recherche par statut vous permet de slectionner les documents en fonction de lvolution de leur production (valid, en cours de production, dpos) Le numro de recommand La rfrence du document La date

Vous pouvez y consulter les documents produits ou en cours de production et consulter lhistorique de vos envois. Pour accder votre espace de suivi, identifiezvous et cliquez sur Suivre mes envois dans la rubrique Mes documents du menu horizontal (en haut de votre cran) ou cliquez dans Accder mon espace de suivi sur la page daccueil de votre espace priv.

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3. Dposez vos fichiers

4. Valider et suivre vos envois


Le rsultat dune recherche est prsent sous la forme dun tableau listant les documents correspondant aux critres demands. Chacune des lignes correspond un courrier unitaire (dans cet espace, vos publipostages sont clats en courriers unitaires) et indique les lments suivants pour chacun des documents : Date et Heure denvoi du fichier Bee-POST Nom du fichier : nom de lapplication qui a gnr limpression suivi du nom du document attribu par lauteur Rfrence du document Urgence : correspond laffranchissement postal Numro de recommand Archive : une icne apparat si lutilisateur a demand larchivage de son document Prix : correspond au prix TTC de lenvoi (prestation + affranchissement) Statut du fichier: indique le dernier statut du document

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