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Facturas Rectificativas Cmo se Hacen?

Diversas son las controversias generadas por la redaccin del Reglamento de Obligaciones de Facturacin (RD 1496/2003, 28 de Noviembre) en relacin con las facturas rectificativas. En este sentido, desde este texto pretendemos aportar un "haz de luz" para la comprensin de la actualidad de esta problemtica, sin considerar adecuado realizar una cronologa en el tratamiento de este tipo de facturas, pues consideramos que las dudas existentes hoy da versan entorno a qu hacer...? o cmo facturar...? o cundo realizar...? As:

CUNDO DEBEN EMITIRSE LAS FACTURAS RECTIFICATIVAS?


Deben emitirse facturas o documentos sustitutivos rectificativos cuando el contenido de la factura original no cumpla los requisitos establecidos por la Ley; siendo estos requisitos de forma genrica: (art. 6 y 7 del Reglamento RD 1496/2003): a) Nmero y, en su caso, serie. La numeracin de las facturas dentro de cada serie ser correlativa. b) La fecha de su expedicin. c) Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. d) Nmero de identificacin fiscal atribuido por la Administracin espaola o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operacin el obligado a expedir la factura. Tambin ser obligatoria la consignacin del nmero de identificacin fiscal del destinatario en los siguientes casos: 1. Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta conforme al artculo 25 de la Ley del Impuesto. 2. Que se trate de una operacin cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aqulla. 3. Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicacin del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedicin de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio. e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. f) Descripcin de las operaciones, consignndose todos los datos necesarios para la determinacin de la base imponible del impuesto, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, as como cualquier descuento o rebaja que no est incluido en dicho precio unitario. g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deber consignarse por separado. i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedicin de la factura. De igual forma, ser obligatoria la expedicin de una factura o, en su caso, documento sustitutivo rectificativo en los casos en que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que, segn lo dispuesto en el artculo 80 de la Ley del Impuesto, dan lugar a la modificacin de la base imponible: - Devolucin de envases y embalajes.

- Descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad a la realizacin de las operaciones. - Operaciones que queden sin efecto o cuyo precio resulte alterado en virtud de resolucin judicial cuando con arreglo a Derecho o a los usos del comercio queden sin efecto total o parcialmente. - Cuotas repercutidas incobrables. - Concurso. No obstante, si la modificacin de la base imponible se produce por devolucin de mercancas o de envases y embalajes, puede rectificarse en la siguiente factura que se emita al mismo destinatario, restando el importe de las mercancas o los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operacin posterior, siempre que se aplique el mismo tipo de gravamen pero conINDEPENDENCIA de que su resultado sea positivo o negativo (pues hasta la modificacin del Reglamento por RD 87/2005, de 31 de enero, era necesario que el resultado fuese positivo. Esta modificacin es aplicable a partir de 2004, segn Disposicin Transitoria 2 RD 87/2005, de 31 de enero). As no es necesaria la emisin de un factura o documento sustitutivo rectificativo, sino que se practica la rectificacin en la factura o documento sustitutivo que se expida con el siguiente suministro. Si no se siguiese el suministro con ese acreedor, habra de realizarse la correspondiente factura rectificativa, de acuerdo con el artculo 13 del Reglamento 1496/2003, que regula las obligaciones de facturacin. La expedicin de la factura rectificativa deber efectuarse tan pronto como el obligado a expedirlos tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedicin, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro aos a partir del momento se produjesen que motivasen la rectificacin.

CONTENIDO DE LA FACTURA RECTIFICATIVA.


En este tipo de facturas ha de hacerse constar su "condicin de factura rectificativa", as como la causa que motiva la rectificacin. La factura rectificativa es una nueva factura que adems de los requisitos comunes necesarios en cualquier factura (fecha de expedicin, NIF, domicilio de los sujetos que llevan a cabo la operacin, etc.) debern contener los siguientes elementos: 1. Datos identificativos de la factura rectificada y la rectificacin efectuada. 2. La condicin de factura rectificativa y la causa que motiva la rectificacin (ya comentado en el prrafo inicial de este apartado). 3. Una serie especial de numeracin.

Se permite la posibilidad de efectuar rectificacin de varias facturas o documentos sustitutivos en un nico documento o factura de rectificacin, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. Si bien, cuando la modificacin de la base imponible tenga su origen en la concesin o de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones, o cuando lo autorice el Departamento de Gestin Tributaria de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, no ser necesaria la identificacin de las facturas o documentos sustitutivos rectificados, bastando la determinacin del periodo al que se refieran. Al expedir la factura rectificativa, los datos de la factura que hacen referencia a: descripcin de las operaciones (base imponible, precio unitario, descuento, etc.); tipo/s impositivo/s y cuota tributaria repercutida habrn de expresar la rectificacin efectuada. En concreto, los datos relativos a la base imponible y la cuota tributaria podrn consignarse: Bien, indicando directamente el importe de la rectificacin, con independencia de su signo o, bien como quedan tras la rectificacin efectuada, sealando igualmente en este caso, el importe de dicha rectificacin. En caso de que el documento rectificativo se expida como consecuencia de la rectificacin de la repercusin del impuesto y esta obligue a la presentacin de una declaracin-liquidacin extempornea o se pueda

sustanciar a travs de la presentacin de una solicitud de devolucin de ingresos indebidos, en l deber indicarse el periodo o periodos de declaracin-liquidacin en el curso del cual se realizaron las operaciones.

LIBROS REGISTROS.
Libro-Registro Facturas expedidas. Se establece la obligacin de anotar por separado las facturas rectificativas, en atencin a la especificidad de las mismas al objeto de evitar duplicidades. Libro-Registro Facturas recibidas. Registrar las facturas rectificativas recibidas en una hoja independiente del Libro Registro de Facturas Recibidas.

TIQUES RECTIFICATIVOS.
Como el artculo 13 del Reglamento de facturacin trata de forma conjunta facturas y tiques rectificativos, cabe deducir que hay una equiparacin entre unos y otros documentos. As, cabe la expedicin de tiques para la rectificacin de la repercusin del impuesto realizada. En este sentido, slo sealar que ha de recordarse la necesidad de identificar al destinatario de las operaciones al que se repercuti el tributo cuando lo que se pretende es recuperar de la Hacienda Pblica el impuesto previamente ingresado, algo que tambin ocurre con la expedicin de tiques rectificativos.

EJEMPLOS
Suponemos una factura inicial como la presentada a continuacin: RCR PROYECTOS DE SOFTWARE S.A. C/ Padre Romano n 33 02005 Albacete CIF - A02555555 Albacete a 1 Agosto de 2005 Factura Serie A. N: 55/2005 EMPRESA EJEMPLO S.A. n Cliente: 69 C/ direccin, S/N 00000 - MADRID CIF - A00000000 referencia 1416 1518 2020 descripcin Asesor Contable Asesor Anlisis de balances Abogado Multas de Trfico cantidad precio importe 50 20 100 75 79 50 3750 1580 5000

Base imponible iva 16 % Total Factura

10330 1652.80 11982.80

As si suponemos que se produce la devolucin de la mercanca, podramos realizar una factura rectificativa bien, CASO 1: indicando directamente el importe de la rectificacin, con independencia de su signo o, CASO 2: bien como quedan tras la rectificacin efectuada, sealando igualmente en este caso, el importe de dicha

rectificacin. Existe un posible CASO 3, que no sera una factura rectificativa propiamente dicha, y que puede darse en aquellos casos en que se contine el suministro de bienes o servicios con el mismo cliente.

CASO 1. Se produce una devolucin de los productos, realizamos una factura rectificativa indicando directamente el importe de la rectificacin y se procede a su contabilizacin como un abono. RCR PROYECTOS DE SOFTWARE S.A. C/ Padre Romano n 33 02005 Albacete CIF - A02555555 Albacete a 8 Agosto de 2005 Factura Serie B. N: 1/2005 EMPRESA EJEMPLO S.A. n Cliente: 69 C/ direccin, S/N 00000 - MADRID CIF - A00000000 referencia D1416 D1518 D2020 descripcin Dev. Asesor Contable Dev. Asesor Anlisis de balances Dev. Abogado Mutas de Trfico cantidad -50 -20 -100 precio 75 79 50 importe -3750 -1580 -5000

FACTURA RECTIFICATIVA El motivo de la devolucin es la falta de calidad en los productos enviados por partida defectuosa. La presente factura modifica la factura de la Serie A N 55/2005. Base imponible iva 16 % Total Factura -10330 -1652.80 -11982.80

CASO 2. Caso optativo al CASO 1, donde expresamos como queda la factura original tras la rectificacin efectuada, sealando igualmente en este caso, el importe de dicha rectificacin, su contabilizacin es la que puede generar confusin o problemtica por los medios informticos. Se deber de realizar un asiento por la parte no contemplada en la factura original, es decir un asiento de abono pero con la problemtica de la no coincidencia con la base imponible de la factura rectificativa. RCR PROYECTOS DE SOFTWARE S.A. C/ Padre Romano n 33 02005 Albacete CIF - A02555555 Albacete a 8 Agosto de 2005 Factura Serie B. N: 1/2005 EMPRESA EJEMPLO S.A.

n Cliente: 69 C/ direccin, S/N 00000 - MADRID CIF - A00000000 referencia 1416 1518 2020 D1416 D1518 D2020 descripcin Asesor Contable Asesor Anlisis de Balances Abogado Multas de Trfico Dev. Asesor Contable Dev. Asesor Anlisis de balances Dev. Abogado Multas de Trfico cantidad 50 20 100 -50 -20 -100 precio 75 79 500 75 79 50 importe 3750 1580 5000 -3750 -1580 -5000

FACTURA RECTIFICATIVA El motivo de la devolucin es la falta de calidad en los productos enviados por partida defectuosa. La presente factura modifica la factura de la Serie A N 55/2005. Base imponible iva 16 % Total Factura 0 0 0

CASO 3. Esta factura no es una factura rectificativa, sino que aprovechamos el siguiente pedido del cliente 69 para descontarle las devoluciones que ha efectuado, independientemente del signo que se origine en la factura. Cabe la posibilidad, tal y como seala el artculo 13 del RD 1496/2003, 28 de Noviembre, " cuando la modificacin de la base imponible sea consecuencia de la devolucin de mercancas o envases y embalajes que se realicen con ocasin de un posterior suministro que tenga el mismo destinatario y por la operacin en la que se entregaron se hubiese expedido factura o documento sustitutivo, no ser necesaria la expedicin de una factura o documento sustitutivo rectificativo, sino que se podr practicar la rectificacin en la factura o documento sustitutivo que se expida por dicho suministro, restando el importe de las mercancas o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operacin posterior. La rectificacin se podr realizar de este modo siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo ". RCR PROYECTOS DE SOFTWARE C/ Padre Romano n 33 02005 Albacete CIF - A02555555 Albacete a 15 Agosto de 2005 Factura Serie A. N: 85/2005 EMPRESA EJEMPLO S.A. n Cliente: 69 C/ direccin, S/N 00000 - MADRID CIF - A00000000 referencia descripcin cantidad precio importe

1620 D2020

Asesor de Cooperativas Dev. Abogado Multas de Trfico

150 -100

65 50

9750 -5000

El motivo de la devolucin es la falta de calidad en los productos enviados por partida defectuosa. La presente factura est relacionada con la factura de la Serie A N 55/2005 Base imponible iva 16 % Total Factura 4750 760 5510