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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
TEMA: IMPLEMENTACIN DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS ELABORADOS Y
COMERCIALIZADOS EN LA PLANTA MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.

_________________________________________________________________________
ELABORADO POR:
MARIA FERNANDA PULGAR OLEAS
2009
CERTIFICACIN
Ingeniero Jhonny Moreano DIRECTOR DE TESIS
CERTIFICA:
Haber revisado el presente trabajo de investigacin, que se ajusta a las normas establecidas por la Universidad Tecnologa Equinoccial UTE; por tanto, autorizo su presentacin para que se proceda con los trmites correspondientes.
Riobamba, Septiembre del 2009
. Ing. Jhonny Moreano
ii
DERECHO DE AUTORIA
Las opiniones vertidas en la presente Tesis de Grado, es de exclusiva responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE
iii
AGRADECIMIENTO
A DIOS, ser supremo que ha forjado mi destino, y que me ha permitido llegar a concluir con este gran objetivo.
A la Universidad Tecnolgica Equinoccial - UTE, Programa de Contabilidad y Auditora, Modalidad de Educacin a Distancia, a sus catedrticos, quienes ayudaron a forjarme con tica, profesionalismo y mstica al trabajo.
De manera especial, mi agradecimiento al Ing. Jhonny Moreano Director de Tesis, por su apoyo y colaboracin en la conduccin de la presente investigacin.
A la Planta Molino Electro Moderno S. A., en la persona del Ing. Rodrigo Lpez Buenao Gerente de la Empresa, a los funcionarios, al personal administrativo, operativo y de servicios, por las facilidades brindadas durante el transcurso y desarrollo de la tesis.
Mi profundo reconocimiento de admiracin y gratitud para todos.
La Autora
iv
DEDICATORIA
l presente trabajo lo dedico a DIOS por ser el regente de mi vida y por la fortaleza que me ha dado para llegar a culminar mi carrera profesional. A mis PADRES ejemplo de virtud y trabajo, a mi ESPOSO, por su
comprensin y apoyo incondicional.
Mara Fernanda
NDICE
PORTADA CERTIFICADO DERECHO DE DE AUTORA AGRADECIMIENTO DEDICATORIA INTRODUCCION RESUMEN SUMMARY i ii iii iv v xii xiv xv
NDICE DE CONTENIDOS Pg.
CAPTULO I
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA CONTEXTUALIZACIN 1.1.1. Anlisis Critico 1.1.2. Prognosis 1.1.3. Formulacin del Problema 1.1.4. Preguntas Directrices 1.1.5. Delimitacin del Problema JUSTIFICACIN OBJETIVOS 1.3.1. Objetivo General 1.3.2. Objetivos Especficos
1 1 1 2 3 3 4 4 5 5 5
vi
CAPTULO II
2. MARCO TERICO EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS 2.1.1. Los Inventarios Concepto Definicin Sistema de Inventarios Mtodos de Costeo de Inventarios Tipos de Inventario El Mtodo ABC en Inventarios Determinacin del Punto de Reorden Existencia de Reservas o Seguridad de Inventarios Control de Inventarios Justo a Tiempo CONTABILIZACIN Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS 2.2.1. Plan de Cuentas 2.2.2. Los Registros ADMINISTRACIN, CUSTODIA Y CONTROL 2.3.1. La Unidad de Bodega 2.3.2. Responsabilidad del Bodeguero 2.3.3. Cauciones y Fianzas
6 6 6 6 7 8 11 15 19 20 21 22 24 24 26 29 29 30 31
CAPTULO III
3. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN MTODOS Y TCNICAS 3.1.1. Mtodos 3.1.2. Tcnicas FUNDAMENTACIN GENERAL DE LA PLANTA MOLINO ELECTRO MODERNO S. A. ANTECEDENTES BASE LEGAL OBJETIVOS INSTITUCIONALES
32 32 32 33 34
34 36 36 vii
PRODUCTOS MERCADO AL QUE SIRVE FILOSOFA INSTITUCIONAL 3.6.1. Pilares de la Filosofa Institucional 3.6.2. La Misin Institucional de la Empresa 3.6.3. La Visin Empresarial 3.7. RECURSOS HUMANOS
37 39 41 41 41 42 42 45 46 47 57
3.7.1. Infraestructura Fsica 3.8. ANLISIS DE REULTADOS
3.8.1. Encuestas 3.8.2. Entrevistas
CAPTULO IV
60
4.
MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.
60 60 60 61 61 62 62 62 65 67
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.
INTRODUCCIN OBJETIVOS JUSTIFICACIN MBITO DE APLICACIN CONTENIDO
4.5.1. Bases Conceptuales 4.5.2. Estructura del Control de Inventarios 4.5.3. Niveles de Responsabilidad en el registro, control y conservacin de los inventarios 4.6. 4.7. CODIFICACIN DE LOS INVENTARIOS FASES DEL CONTROL DE INVENTARIOS
68 70 72 78 80 82 90 95 viii
4.7.1. Procedimientos para el Ingreso y salida de Inventarios 4.7.2. Recepcin e Inspeccin de Inventarios 4.7.3. Almacenamiento y entrega de Inventarios 4.7.4. Control de la Existencias 4.7.5. Constataciones Fsicas 4.8. LIMITES DE EXISTENCIAS
4.8.1. Existencias Mximas 4.8.2. Existencias Mnimas 4.8.3. Existencias Criticas 4.9. MEDIDAS DE PROTECCIN Y SEGURIDAD
95 95 96 97 97 98 98 99
4.9.1. Objetivo 4.9.2. Plizas de Seguro 4.9.3. Clases de Plizas y Cobertura 4.9.4. Personal de Seguridad y Seguridad de Instalaciones CAPTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. 5.2. CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
101 101 102
BIBLIOGRAFA GLOSARIO DE TERMINOS ANEXOS
103 105 106
ix
NDICE DE TABLAS
Tabla 1 Tabla 2 Tabla 3 Tabla 4 Tabla 5 Tabla 6 Tabla 7 Tabla 8 Tabla 9 Tabla 10 Tabla 11 Tabla 12 Tabla 13 Tabla 14 Tabla 15 Tabla 16 Tabla 17 Tabla 18 Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS) Ultimas en Entrar Primeras en Salir Promedio Ponderado Ultimo Precio de Mercado Productos que Oferta Mercado al que sirve Personal de MEMSA Distribucin Fsica en la Planta Existe un Manual de Control de Inventarios Existe un plan de adquisiciones Existe presupuesto para compras Quin hace las compras Existe un responsable del control de inventarios El registro de control es Se determina el stock mximo, mnimo y critico Se verifica las existencias Se concilia los saldos de inventarios El modelo de control contribuye a optimizar la produccin 12 13 14 14 38 40 43 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1 Grfico 2 Grfico 3 Grfico 4 Grfico 5 Grfico 6 Grfico 7 Grfico 8 Grfico 9 Grfico 10 Grfico 11 Grfico 12 Grfico 13
Organigrama Estructural MEMSA Existe un Manual de Control de Inventarios Existe un plan de adquisiciones Existe presupuesto para compras Quin hace las compras Existe un responsable del control de inventarios El registro de control es Se determina el stock mximo, mnimo y critico Se verifica las existencias Se concilia los saldos de inventarios El modelo de control contribuye a optimizar la produccin Estructura del Control de Inventarios Niveles de Responsabilidad en el Registro, Control y Conservacin de los Inventarios
44 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 65
68
Grfico 14
Flujograma de Procesos de las Fases de Control de Inventarios 71 76 79 81 93 94
Grfico 15 Grfico 16 Grfico 17 Grfico 18 Grfico 19
Flujograma de Procesos para adquisicin de Inventarios Flujograma de Procesos para la recepcin e Inspeccin Flujograma de Procesos de Almacenamiento y Entrega Flujograma de Procesos para Constataciones Fsicas Flujograma de Procesos para Baja de Inventarios
xi
INTRODUCCIN
Los inventarios son utilizados tanto en actividades de manufactura como distribucin y venta; desde tiempos remotos ha sido una preocupacin de los gerentes, administradores y directores de la produccin mantener niveles de inventarios que posibiliten a las empresas tener los costos mnimos por este concepto.
As, F. W Harris en 1917 ya plante la necesidad de realizar un control de inventarios; de 1950 a 1969 existi en Estados Unidos y Europa Oriental un extenso desarrollo de programas computarizados para solucionar problemas de inventarios, y es que estos constituyen uno de los artculos mas caros para muchas empresas representando en algunas ocasiones hasta el 40% del Activo Circulante, es ah que se reconozca que un buen control es crucial en el sentido de minimizar costos a travs de una poltica adecuada en los manejos de los mismos.
En este sentido se propone la elaboracin de un modelo de control de inventarios de productos elaborados y comercializados para Molino Electito Moderno S. A., que permita controlar adecuadamente los mismos.
Determinar las cantidades mximas, mnimas y crticas. De ah que la presente propuesta contiene cinco captulos de la siguiente manera.
En el primer captulo se establece el problema a investigar, a travs de la formulacin, justificacin, delimitacin y la determinacin de los objetivos que se va a investigar.
xii
En el segundo captulo se realiza un marco terico cientfico sobre la teora de inventarios y el control de los mismos. Detallando cada uno de los temas relacionados con la investigacin para su fundamentacin y conocimiento.
El Tercer Captulo comprende la caracterizacin de la Empresa Molino Electro Moderno S. A., en el mismo que entre otros aspectos presenta los antecedentes de creacin, determinacin de su estructura orgnica y se realiza un anlisis interno en donde se profundiza sobre los problemas de la empresa.
En el Cuarto Captulo se desarrolla la propuesta de cmo se debe realizar el control fsico de los inventarios y su administracin, contribuyendo a travs de flujogramas de procedimientos los pasos y fases que se deben aplicar para una gestin eficaz.
El trabajo termina con la presentacin de conclusiones y recomendaciones con el propsito de que se lleve adecuadamente el control de los inventarios de productos elaborados y comercializados en la Empresa Molino Electromoderno S. A.
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RESUMEN
Se ha diseado una propuesta para un Modelo de Control de Inventarios de productos elaborados y comercializados para la Empresa Molino Electro Moderno S. A. de la ciudad de Riobamba, con la finalidad de contar con un control exacto de los productos existentes en la empresa.
Se utiliz mtodos de investigacin que permitieron realizar un diagnstico interno y externo de la empresa tales como la Observacin de Campo para determinar las condiciones actuales en la que se encuentra la empresa, la entrevista para obtener informacin veraz, y fuentes bibliogrficas para aplicar nuestro estudio.
En el caso de implementarse la propuesta se logra una herramienta para el buen manejo en el control de los inventarios que permita minimizar costos por almacenamiento de los artculos, como optimizando recursos humanos y
financieros, prestando servicios reconocidos para satisfacer adecuadamente la demanda de sus clientes.
A futuro se conocera el resultado del control y actualizacin de los inventarios, contando con el personal capacitado necesario logrando llegar a los objetivos propuestos por MEMSA.
Se recomienda la aplicacin del Modelo de Control de Inventarios de Productos Elaborados y Comercializados, el mismo que permitir tener una actualizacin constante de sus costos a travs de un control contable para que de esta manera el Gerente tome decisiones acertadas en beneficio de la empresa.
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SUMMARY
A proposal has been designed for a Model of Control of Inventories of elaborated products and marketed for the Empress Molino Modern Electro S. A. of the city of Riobamba, with the purpose of having an exact control of the existent products in the company.
We use investigation methods that allowed carrying out an internal and external diagnosis of such company as the Observation of Field to determine the current conditions in which is the company, the interview to obtain truthful information, it was also used bibliographical sources to apply our study.
In the case of being implemented our proposal a tool is achieved for the good handling in the control of the inventories that allows minimizing costs for storage of the articles like optimizing human resources and financial, lending grateful services to satisfy the demand of their clients appropriately.
To future it would be known the result of the control and bring up to date of the inventories, having the necessary qualified personnel being able to arrive to the objectives proposed by MEMSA.
The application of the Pattern of Control of Inventories of Elaborated Products is recommended and Marketed, since he/she will allow to have a constant bring up to date of its costs associated to the same one through a countable and physical control of those, so that this way the Manager, make decisions guessed right in benefit of the company.
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CAPTULO I
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CONTEXTUALIZACIN
Molino Electro Moderno S.A., es una empresa chimboracense, que naci en el ao de 1906, en la poblacin de Cajabamba, a quince minutos de la ciudad de Riobamba, destacndose desde esa poca como una compaa de vanguardia por 98 aos dentro del mercado de la industria molinera en la regin y en el pas.
Molino Electro Moderno, se constituye el 16 de septiembre de 1965 como una Sociedad Annima en la ciudad de Riobamba, inscrita mediante Escritura Pblica en el Registro Mercantil con el Nro. 1, del 5 de enero de 1966, y con el expediente 1149-65 de la Superintendencia de Compaas. Luego de varios aos de funcionamiento, se solicita la prorroga de vida jurdica de la Compaa mediante Escritura Pblica el 4 de enero de 1991 ante la Notaria Primera del cantn Ambato, provincia de Tungurahua.
Su principal finalidad y objetivo, es la transformacin de materia prima en productos elaborados, los mismos que son comercializados en los diferentes puntos de venta tanto a nivel local como nacional, la harina elaborada en la planta es de excelente calidad, permitiendo que la demanda se incremente da a da.
El sistema de control aplicado a los inventarios de productos elaborados en la planta, no es el ms adecuado, ya que existen desfases en las entradas y salidas del producto ocasionando irregularidades en el control contable y fsico. Esto ha provocado que se tenga que realizar peridicamente ajustes a los inventarios con la finalidad de conciliar cantidades y valores con registros de contabilidad y bodega. recursos. De hecho se puede manifestar que esto conlleva al desperdicio de
Por lo antes expuesto, y ante tal necesidad se puede determinar que el Control efectivo de los inventarios de productos elaborados es una prioridad, a travs de procedimientos tcnicos apegados a la normativa legal, lo que permitir que Molino Electro Moderno S.A. MEMSA, administre de mejora manera los inventarios con informacin real, confiable y efectiva, por medio de un modelo aplicado de manera lgica y oportuna.
Anlisis Critico
Molino Electro Moderno necesita un mejor control de sus inventarios principalmente en la planta de la produccin, para evitar el desperdicio y manipulacin por parte de los trabajadores en lo que tiene relacin a la utilizacin correcta de la materia prima y al enfundado de los productos terminados, ya que esto repercute en los resultados econmicos y financieros de la misma.
Si la empresa no toma en consideracin lo antes expuesto e implementa un sistema de control en la elaboracin de los productos, los costos ocultos en el corto plazo se vern reflejados en los resultados financieros. Adems, se debe involucrar a todo el personal, y principalmente al de la planta de produccin y bodega en el compromiso de cumplir con sus funciones de forma tica y transparente.
Prognosis
Si no se implementa un sistema de control eficiente, oportuno y eficaz en la elaboracin, almacenamiento, distribucin y venta de productos terminados, Molino Electro Moderno S.A., se ver afectado en los resultados econmicos y financieros por los costos ocultos que esto implica.
La prdida se refleja en la utilizacin de ms recursos: materia prima, insumos, personal, tiempo, maquinaria y equipos, etc., que obliga peridicamente a realizar 2
ajustes en cantidades y valores con el propsito de conciliar registros y presentar informacin sin desfases.
Formulacin del Problema
Cmo afecta la falta de un Modelo de Control de Inventarios de Productos Elaborados y Comercializados en la Planta de Produccin de Molino Electro Moderno S. A.?
Preguntas Directrices
a. La implementacin del Modelo de Control de Inventarios de productos elaborados, evitar desperdicios de materia prima, insumos, hurtos y robos en la planta de produccin y bodega de Molino Electro Moderno S. A.?
b. Los procedimientos de control de inventarios aplicados en la actualidad son inadecuados para mejorar la informacin econmica financiera en la empresa?
c. Las tarjetas krdex de control de entradas y salidas permiten verificar el sustento de la informacin econmica - financiera en la empresa?
d. A travs de la propuesta de Implementacin de un Modelo de Control de Inventarios de productos elaborados se mejorar el sistema de control contable y la informacin ser confiable, oportuna y veraz?
Delimitacin del Problema
Este trabajo de investigacin se realiz con datos correspondiente al perodo de enero a junio del ao 2008 de la Planta Molino Electro Moderno S. A., de la Parroquia Cajabamba, perteneciente al Cantn Colta, Provincia de Chimborazo, especficamente en el Departamento de Contabilidad.
Campo: rea: Tiempo:
Control Inventarios Enero a Junio/2008.
JUSTIFICACIN El tema de investigacin propuesto es de gran inters para todas las personas que necesitan conocer los fundamentos acerca del Control de los Inventarios de productos terminados y comercializados. En la actualidad existen muchas empresas de transformacin que necesitan conocer los procedimientos que se deben aplicar para el control eficaz de los inventarios, constituyndose este trabajo en un aporte para un manejo adecuado de los mismos. Molino Electro Moderno S. A., constituida como una sociedad de derecho, y cuya finalidad es la produccin y comercializacin de productos de consumo masivo, ha venido trabajando con un sistema obsoleto y caduco en lo que tiene relacin al manejo de los inventarios, si bien existen registros, los mismos no cuentan con los respectivos respaldos que justifiquen su utilizacin. En tales circunstancias, el modelo de procedimientos de control propuesto, evitar en espera de obtener informacin confiable y veraz. A travs de la investigacin se pretende contribuir a la empresa con un instrumento til y prctico, beneficiando directamente a Molino Electro Moderno S. A., y al personal involucrado en el proceso de produccin, ya que 4
al obtener informacin oportuna y fiable en un momento determinado se puede tomar decisiones importantes que conlleven a una administracin eficaz. Los directivos de la Empresa, estn dispuestos a colaborar, a fin de que se lleve a cabo la investigacin, y cuyo resultado sea factible de ejecutarlo, por lo que se espera ponerlo en prctica inmediatamente.
OBJETIVOS
Objetivo General
Implementar un Modelo de Control de Inventarios de Productos Elaborados y Comercializados en la Planta Molino Electro Moderno S. A. que permita a mejorar la informacin econmica - financiera de la Empresa.
Objetivos Especficos
a. Determinar si los procedimientos aplicados actualmente son los ms adecuados para evitar el desperdicio de recursos utilizados en la produccin, almacenamiento, distribucin y ventas.
b. Establecer polticas que permitan una adecuada organizacin, segregacin de funciones y delimitacin de responsabilidades en el manejo eficiente de los inventarios.
c. Establecer responsabilidades y procedimientos para controlar eficientemente los inventarios.
d. Disear formatos adecuados que permitan un correcto manejo e informacin de los inventarios.
CAPTULO II
2. MARCO TERICO
EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
Los Inventarios
Los inventarios permiten que las operaciones de comercializacin, (compra y venta de productos o artculos), dentro de una empresa sea esta pequea o grande pueda ejercer control en la movilizacin (entradas y salidas) de los productos con la finalidad de contar siempre con un stock mnimo para atender los requerimientos de los clientes.
Dentro de la produccin los inventarios son imprescindibles, los procesos de fabricacin utilizados son los que permiten que la materia prima sea aprovechada adecuadamente y se eviten desperdicios de recursos que a la larga constituyen costos para la empresa.
2.1.1.1.
Concepto
Es la relacin detallada de los rubros que componen el activo y el pasivo, practicada luego de efectuar los recuentos, arqueos y verificaciones del caso. El inventario constituye una operacin fundamental para la preparacin del balance general, por razones de control y ajuste de valores. (CHOLVIS, Francisco.Diccionario de Contabilidad, Editorial Uthea, Barcelona, Espaa, 2002, Pg. 68)
Los inventarios estn constituidos tanto por elementos tangibles, como materias primas, productos en proceso, productos terminados, suministros y otros; como los intangibles representados por los derechos que la empresa tiene en las diferentes ordenes del convivir econmico (STAR, MARTN Y OTRO.- Control de
Inventarios, Teora y Prctica, 3era. Edicin. Edit. Limusa, Mxico 2002. Pg. 123).
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. (VSCONEZ L. Renn, Glosario Financiero, Departamento Grfico Banco Central, Quito, 2001)
2.1.1.2.
Definicin
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el Balance General como en el Estado de Resultados. En el Balance General, el inventario a menudo es el Activo Corriente ms grande. En el Estado de Resultados, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un perodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Comprenden adems de las materias primas, productos en procesos y terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la transformacin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los en trnsito.
Los inventarios forman parte muy importante para los sistemas de contabilidad, porque la venta de los mismos son el corazn del negocio. Estos por lo general son el activo mayor en sus balances generales, y los gastos llamados costo de venta, son usualmente los mayores en el estado de resultados.
2.1.1.3.
Sistemas de Inventarios
Existen dos sistemas de control de Inventarios:
Sistema de Inventario Perpetuo: En este sistema, el negocio mantiene un registro continuo para cada artculo. Los mismos que muestran el disponible todo el tiempo. Son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del
inventario final y el costo de la mercadera vendida directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para las mercaderas de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger los
inventarios.
La derivacin del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial (+) Incrementos (Compras) (-) Disminuciones costo de las mercancas vendidas = Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deber resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan informacin para las siguientes decisiones:
La mayora de las tiendas de mobiliario, guarda la mercadera en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente lo disponible y dar respuesta en ese mismo instante. Este sistema le indicar oportunamente la existencia del producto.
Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando ste se muestra bajo.
Si las empresas preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo fsico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo fsico por lo menos una vez al ao para verificar la exactitud de los registros.
En este sistema el negocio registra las compras de inventario cargando a cada cuenta, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos: el primero carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio del producto vendido, el siguiente carga a costo de mercaderas vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancas vendidas llevan un saldo actual durante el perodo.
Sistema de Inventario Peridico: En este sistema el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del perodo, el negocio hace un conteo fsico de la mercadera disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo final. ste es el valor que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin para calcular el costo del producto vendido. El sistema peridico es conocido tambin como sistema fsico, porque se apoya en el conteo real. Este es generalmente utilizado para contabilizar los artculos que tienen un costo unitario bajo. Los que no son lo 9
suficientemente valiosos para llevar un registro al da de su disponible. El propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspeccin visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueo o administrador pueden visualizar las mercaderas existentes.
En el sistema peridico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que qued al final del perodo anterior. Sin embargo, al fin del perodo, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonndolo a Inventario y cargndolo al Estado de Resultados. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basndose en el conteo fsico. El cargo es a inventario, y el abono es a la cuenta de Resultados. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.
Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histrico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el producto, no es el precio de venta de las mercaderas.
El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de compras, ms el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras est en trnsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancas estn disponibles para la venta.1
STAR, Martn; Control de Inventarios, Teora y Prctica, 3er Edicin, Edit. Limusa, Mxico, 2003.
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2.1.1.4.
Mtodos de Costeo de Inventarios
Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios.
Mtodo PEPS / FIFO
Bajo el mtodo de primeras entradas, primeras salidas, la compaa debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancas vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras ms recientes.
El mtodo PEPS, significa que las primeras unidades que entran son las primeras en salir, este mtodo se refiere en el costo ms antiguo, se basa en la suposicin en que los costos deben cargase contra los ingresos en el orden de que estos ocurran. De acuerdo a este mtodo quedan para el inventario disponible al final del ejercicio econmico los materiales o las unidades compradas recientemente, ya que los primeros artculos fueron vendidos.
En una economa con tendencia al alza cualquier inventario valorado por este mtodo tendr un valor superior al obtenido si usan otro mtodo, ya que los ltimos precios son siempre los ms altos, por lo tanto, el costo de mercanca ser ms bajo, donde se deduce que la utilidad bruta ser ms alta. Y los impuestos sobre la renta sern ms altos.
Este mtodo tiene la ventaja de cmo el inventario est valorado a los costos ms reciente, el balance general estar actualizado con los precios ms reales en cuanto a sus inventarios y la desventaja de este mtodo es que presenta el hecho
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de que muestra las ganancias muy altas y como resultado los impuestos sobre la renta son elevados.
Tabla 1: Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)

INVENTARIO FINAL UNIDADES 1.200 500 400 2.100 PRECIO 35,00 30,00 20,00 30,95 TOTAL 42.000 15.000 8.000 65.000 COSTO DE VENTAS UNIDADES 840 750 290 1.880 PRECIO 40,00 38,00 35,00 38,43 TOTAL 33,600 28.500 10.150 72.250
Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas
Mtodos UEPS / LIFO
El mtodo ltimas entradas, primeras salidas dependen tambin de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este mtodo, los ltimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancas vendidas. Este mtodo deja los costos ms antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.
Este mtodo significa que las ltimas unidades que se compraron son las primeras que salen, este mtodo se refiere al costo ms reciente, supone que los costos ms recientes se deben aplicar a la mercanca vendida. Relaciona los costos corrientes con los ingresos corrientes, es decir, cuando los precios suben se imputan costos ms alto a los ingresos corrientes y cuando los precios bajan se imputan costos ms bajos.
Este mtodo presenta la ventaja de que muestra los costos de produccin o materiales a los precios ms actualizados y permiten por lo tanto fijar polticas de precios de venta ms de acuerdo con la realidad y arroja unas ganancias menores, lo que trae como consecuencia que el impuesto sobre la renta sea 12
menor. La desventaja es que muestra los inventarios en el balance general de una forma desactualizada en cuanto los precios que rigen en el mercado.2
Tabla 2: Ultimas en entrar primeras en salir (UEPS)

INVENTARIO FINAL UNIDADES 1.200 500 400 2.100 PRECIO 35,00 30,00 20,00 30,95 TOTAL 42.000 15.000 8.000 65.000 COSTO DE VENTAS UNIDADES 840 750 290 1.880 PRECIO 40,00 38,00 35,00 38,43 TOTAL 33.600 28.500 10.150 72.250
Mtodo de Promedio Ponderado
Este mtodo de control de inventarios tiene como caractersticas fundamentales las siguientes:
Cada vez que entra en el almacn un lote de mercanca, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado.
La existencia fsica es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes segn el orden de entrada.
El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en saldo inmediato anterior.
dem 1, Obra citada. pg. 65-79
13
Tabla 3: Promedio Ponderado

INVENTARIO FINAL UNIDADES 1.200 500 400 2.100 PRECIO 34,38 34,48 34,48 34,48 TOTAL 41.382 17.242 13.794 72.418 COSTO DE VENTAS UNIDADES 840 750 290 1.880 PRECIO 34,48 34,48 34,48 34,48 TOTAL 28.967 25.864 10.001 64.832
Mtodo de ltimo Precio de Mercado
Consiste en dar valor a las mercaderas que salen, al precio que se halla en el mercado en ese momento; tambin deben regularse los saldos. Este mtodo considera que los precios estn ms ajustados y son los que corresponden a la realidad econmica; y tambin son necesarios los asientos de revalorizacin.3
Tabla 4: ltimo Precio de Mercado

ENTRADAS Cant. 100 200 400 250 Precio 2 1 3 2 Valor 200 200 50 1.200 300 500 4 1.200 3 150 Cant. SALIDAS Precio Valor Cant. 100 300 250 650 350 650 SALDOS Precio 2 1 3 3 4 2 Valor 200 300 750 1.950 1.400 1.200 700 650 100 600 CONTROL Dismin. Aumento
Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Mara Fernanda Pulgar Oleas
LARA LVAREZ, Juan. Administracin de Inventarios, ESPE, Quito 2004.
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2.1.1.5.
Tipos de Inventarios
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas.
Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre a este por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho perodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al comienzo de las operaciones.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos. Clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo.
La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros representan fielmente el valor del activo principal. La preparacin consta de cuatro fases, a saber: Manejo de inventarios (preparativos), Identificacin, Instruccin y Adiestramiento.
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Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Inventario en Trnsito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos bsicos de materiales que habrn de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa.
Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignacin: Es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero el ttulo de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario Mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un nivel mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variacin del excedente es: X mayor que Inventario mximo.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en 16
la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica, etc.
Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.
Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.
Inventario en Lnea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un perodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
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Inventario de Fluctuacin: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Pueden incluirse de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin.
Inventario de lote o de tamao de lote: Estos son inventarios que se piden en tamao de lote porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artculos adquiridos.
Inventario Estacinales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir mas econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del perodo contable.
Inventario Permanente: Mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. 18
Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.4
2.1.1.6.
El Mtodo ABC en Inventarios
El mtodo ABC consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categora con el objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merece un mayor control y vigilancia y atencin permanente.
En el anlisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos, de acuerdo al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de artculos y el 80% de sus artculos representa el 20% de su inversin.
Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos.
Con la misma idea debe integrarse los grupos B y C.
Los artculo B, con un valor medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos de este grupo y por ltimo los artculos de grupo C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios.
Este sistema permite administrar la inversin en tres categoras o grupos para poner atencin en el manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se
4
ALFORD Y BANGS; Manual de la Produccin, Unin Tipogrfica Editorial Hispano Americana, Mxico, 2003.
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mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin personalizada.
Los inventarios de categoras A deben ser administrados y atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de administracin de inventarios y de operacin de la empresa. Los ahorros que se experimentan son espectaculares.
2.1.1.7.
Determinacin del Punto de Reorden
El punto de reorden es una prctica bastante extendida en las empresas industriales y bsicamente consiste en proporcionar una seal al departamento respectivo, indicando que determinado producto ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir produciendo hasta que llegue lo solicitado.
Existen diversas tcnicas para sealar el punto de reorden desde papeles en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los pedidos automticamente cuando se llega el nivel mnimo de inventarios.
Estos puntos de reorden deben ser aprobados y estudiados por las secciones de compras y produccin para su establecimiento y sern responsabilidad del departamento de produccin junto con el almacn para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisas de lo que debe hacerse con las
requisiciones colocadas.
Requisicin viajera: en las empresas que han fijado puntos de reorden existen la requisicin viajera como complemento de este y su objetivo es el ahorrar trabajo administrativo, pues de antemano han fijado punto de control y aprobaciones para que por este medio se fije nuevos pedidos de compras.
Para establecer la requisicin viajera es necesario estudiar: 20
Consumo diario, el tiempo de envi de pedidos, tiempo de surtido de proveedor.
Tiempo de transportacin y entrega, tiempo de recepcin y revisin de calidad y el tiempo de almacenaje.
Existen dos sistemas que usan la requisicin viajera:
a. rdenes o pedidos fijos, bajo cualquier sistema de rdenes o pedidos se solicitar siempre la misma cantidad. El tiempo puede variar de acuerdo a las fluctuaciones en el uso de material. El objetivo es pedir cuando la cantidad en existencia es suficiente para cubrir la demanda mxima.
b. Resurtidos peridicos.-se utiliza cuando se tiene un control perpetuo de inventarios.
2.1.1.8.
Existencias de Reservas o Seguridad de Inventarios
Las empresas suelen tener esta clase de inventarios con el fin de hacer frente a los cambios impredecibles a las demandas de los consumidores. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o departamentos, para tener flexibilidad en la terminacin y surtido de pedidos.
La existencia de reservas es el precio que pagan los negocios por la filosofa de servicios al cliente que produce con el tiempo una posicin en el mercado. 2.1.1.9. Control de Inventarios Justo a Tiempo
Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la produccin en el momento en que se
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necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Una compaa puede reducir su produccin en proceso mediante una administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artculos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de ste tipo.
El control de los inventarios se realiza de tres maneras:
1. A travs del control contable: Este puede realizarse mediante Krdex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizar dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo en su caso.
2. A travs del control fsico: Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos como la fcil localizacin y un lugar de almacenamiento apropiado.
3. Control del nivel de ingresos de inversin (aspecto financiero): Este se determina en base a las polticas de ventas, produccin y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijacin de polticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas.
El control justo a tiempo sobre los inventarios es importante, ya que son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus mercaderas.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 22
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, sin importar el sistema que se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnolgico y las exigencias empresariales los procesos y tcnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera ms simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.5
STAR, Martn; Control de Inventarios, Teora y Prctica, 3er Edicin, Edit. Limusa, Mxico, 2003.
23
2.2.
CONTABILIZACIN Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS
2.2.1. El Plan de Cuentas
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercaderas, porque su venta es el corazn del negocio. Estos por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costos de mercaderas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercaderas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes: -
Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por ganancias y prdidas directamente.
Compras incluyen las mercaderas adquiridas durante el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que son la razn para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Estado de Resultados y Prdidas o Costo de Ventas.
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercadera adquirida por la empresa y devuelve por 24
cualquier circunstancia; aunque esta disminuir la compra de mercaderas no se abonar a compras. -
Gastos compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas Esta cuenta controlar todas las ventas de mercaderas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin.
Devoluciones en Venta la cual est creada para reflejar las devoluciones de mercaderas realizadas por los clientes a la empresa.
Mercaderas en trnsito En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago
(documentos o giros) por mercaderas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones utilizamos esta cuenta. -
Mercaderas en consignacin reflejar las mercaderas que han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr el Estado de Resultados de ese perodo.
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El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
2.2.2. Los Registros
Con respecto a los inventarios de mercaderas, el objetivo es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los productos se mueven a travs de los procesos de adquisicin y venta. Es decir, la contabilizacin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades a ordenar cada vez. Son esenciales para las ventas, y estas para las utilidades.
El registro y control contable de los inventarios, lo ejercer el personal del Departamento de Contabilidad de la empresa, en sujecin a lo previsto en los Principios de Contabilidad de General Aceptacin PCGA, las Normas Internacionales de Contabilidad NIC y dems disposiciones de la Ley que tengan relacin con la supervisin y control en materia de inventarios.
El registro detallado a nivel de subcuentas o cuentas auxiliares, sirve para conocer e identificar la ubicacin y las caractersticas de cada uno de los bienes que han ingresado a la empresa, ya sean estos para la produccin o para la venta.6
Para el registro de inventarios de productos por el sistema de cuenta mltiple, se procede de la siguiente manera:
a. Una vez contabilizadas las compras en los registros de entrada original, se procede al registro en el Kardex de mercaderas, en funcin de cantidad,
dem 4. Obra citada. Pg. 67.
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precio unitario y valor total; la suma de la columna de compras de todos estos es igual al total de compras realizadas en el periodo contable.
b. Las ventas de mercaderas se registran primero en uno de los registros de entrada original y, posteriormente, se registran en el Kardex; la suma de la columna ventas de todos estos es igual al costo de ventas al final del perodo contable.
c. El costo de ventas, es el resultado de sumar las ventas al precio de costos, de todos los Kardex, es necesario sumar el transporte en compras y restar la suma de los descuentos y devoluciones en compras, debido a que en estos se registran las compras brutas ms no las compras netas.
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Asientos Tipo de Compras y Ventas de Mercaderas DIARIO GENERAL

Fecha 01/01/2009 COMPRAS BANCOS 1% RETENCIN EN LA FUENTE V/. Factura 001, contribuyente especial ---------- x ----------CAJA VENTAS V/. Factura 005 ---------- x ----------BANCOS DEVOLUCIN EN COMPRAS V/. Devolucin Factura 001 ---------- x ----------DEVOLUCIN EN VENTAS BANCOS V/. Devolucin Factura 005 16,25 16,25 25,50 25,50 390,00 390,00 Descripcin ---------- x ----------289,80 286,91 2,89 Ref. Debe Haber
28
2.3.
ADMINISTRACIN, CUSTODIA Y CONTROL
2.3.1. La Unidad de Bodega
Los principios rectores de un buen sistema de administracin de bienes, son lograr economicidad, eficacia y eficiencia en todas y cada una de las etapas del proceso de administracin de bienes y la responsabilidad de los agentes y funcionarios que autoricen, dirijan o ejecuten las acciones de gestin y de disposicin, en cuanto a su legitimidad, mrito o conveniencia.
Los objetivos especficos de la Unidad de Bodega son los siguientes:
Elaborar polticas y normas regulatorias de los bienes comprendidos, el mbito de aplicacin y los sistemas de informacin y control.
Establecer criterios sobre identificacin, descripcin y codificacin de cada uno de los bienes. .
Elaborar tarjetas de Kardex para el control efectivo de ingresos y salidas de los artculos, materias primas, insumos y bienes de la empresa.
Disear y desarrollar una base de datos que permita el control eficaz del inventario en bodega, para conciliarlo con el registro contable.
Disear el proceso de administracin de bienes, lo que implica procedimientos para ingresos, salidas, transferencias, asignacin de responsabilidades y normas de verificacin y control
Llevar el inventario general de bienes, su correspondiente valuacin, ubicacin geogrfica y custodia en forma automtica. Todo esto mediante la utilizacin de un sistema informtico especializado.
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La experiencia adquirida en los ltimos aos ha indicado que las pautas de trabajo en el corto y mediano plazo en materia de administracin de bienes, deben encaminarse hacia el control y la auditora de los aspectos relacionados con el uso adecuado y el mantenimiento, especialmente en los inmuebles. Las organizaciones deben implementar programas de uso racional, los que tendrn como finalidad primordial crear ptimas condiciones de trabajo para su personal y una mejor prestacin del servicio, que permitan a la vez mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
2.3.2. Responsabilidad del Bodeguero
La Unidad de Bodega, debe cumplir con las siguientes responsabilidades y funciones bsicas, con la finalidad de fortalecer el sistema de control, custodia, supervisin y mantenimiento de los bienes de la empresa:
a) Mantener la custodia de los bienes que forman parte de la Bodega.
b) Efectuar la recepcin de bienes, materiales, muebles y equipos que estn bajo su responsabilidad.
c) Mantener al da y actualizado el krdex para control de las existencias en cantidades y valores.
d) Efectuar la entrega de los bienes que sean requeridos por las unidades administrativas con el correspondiente documento legalizado y firmado por el responsable
e) Intervenir en las constataciones fsicas de inventarios.
f) Participar en calidad de responsable de la custodia de los bienes para las bajas, remates, donaciones, transferencias y entrega recepcin de los bienes que conforman los inventarios para consumo interno y para la venta. 30
g) Mantener
las
salvaguardas
fsicas
para
precautelar
la
seguridad
conservacin de los bienes bajo su responsabilidad.
h) Coordinar las funciones y actividades con las dems secciones que conforman la Direccin Financiera, y,
i) Cumplir y hacer cumplir, de conformidad con la ley, las funciones y actividades propias de la bodega.
2.3.3. Cauciones y Fianzas
Toda persona que tiene a su cargo la responsabilidad de manejar o utilizar un bien, sean estos maquinarias, equipos de oficina, muebles, etc., tienen la obligacin de presentar una caucin a travs de una pliza de seguro, la misma que garantiza el buen uso, mantenimiento y custodia en caso de prdida, hurto, robo o dao intencional e fortuito. empresa. El pago de la pliza es asumida por la
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CAPTULO III
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
Para la recopilar la informacin se utiliz una metodologa que permiti dar respuesta efectiva al problema, a los objetivos generales, especficos planteados y dejar un instrumento que sirva a la empresa en su Proceso de Control Interno en la Bodega.
3.1.
MTODOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN
3.1.1. MTODOS
Mtodo Inductivo.- Mtodo por el medio del cual se identific los factores en los que se bas el mecanismo de proceso de control interno en los inventarios de Molino Electro Moderno S.A.
Mtodo Deductivo.- A travs de este mtodo se pudo determinar el conjunto de elementos esenciales para la aplicacin de mecanismos y procedimientos para el Proceso de Control Interno y conseguir los objetivos propuestos en el tema de investigacin.
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Mtodo Cientfico.- Este mtodo se utiliz en todo el proceso del desarrollo de la tesis, los mismos que permitieron emitir juicios de valor basados en la realidad comprobada.
Mtodo de Anlisis.- Proceso de conocimiento que se inicia por la identificacin de cada una de las partes que caracterizan una realidad. De esa manera se establece la relacin causa efecto entre los elementos que componen el objeto de investigacin.
3.1.2. TCNICAS DE INVESTIGACIN
Es importante tener presente que si bien a travs de las tcnicas de investigacin recuperamos la informacin requerida para explicar un problema, pero a la vez estas nos permiten organizar la informacin y procesarla de tal manera que nos sirva en forma lgica y cientfica para aplicar o demostrar el hecho investigado. Para el estudio, se utiliz las siguientes tcnicas:
La Observacin.- En la presente investigacin se observ algunas actividades relacionadas con el proceso de control inventarios en la empresa; as como las necesidades, requerimientos y otros aspectos que se puedan dar en el transcurso de la investigacin, de manera objetiva a travs de una vista de campo.
La Encuesta.- Se realiz una encuesta a los clientes internos de la empresa con la finalidad de tener una idea clara sobre el funcionamiento y la utilizacin en el Proceso de Control Inventarios de la empresa. 33
La Entrevista.- Mediante la entrevista se trat en forma directa y amplia los criterios de los funcionarios sobre los procesos de control aplicados, porque en la encuesta se limitaron a contestar simplemente las preguntas que se les formulan, en cambio en la entrevista se tuvo una forma ms profunda de establecer criterios sobre el tema de investigacin.
FUNDAMENTACIN MODERNO S.A.
GENERAL
DE
LA
PLANTA
MOLINO
ELECTRO
3.2.
ANTECEDENTES
Molino Electro Moderno S.A., es una empresa chimboracense, que naci en el ao de 1906, en la poblacin de Cajabamba, a quince minutos de la ciudad de Riobamba, destacndose desde esa poca como una empresa de vanguardia por 98 aos dentro del mercado de la industria molinera en la regin y en el pas.
Molino Electro Moderno S.A. desde sus inicios estuvo equipada con tecnologa Europea, su propia planta generadora de energa, despus en el ao 1985 de gerente Don Antonio Lpez Ortega (+), asumi el desafo e inicio un proceso revolucionador, emprendindose la primera fase de una gigantesca remodelacin, la cual fue mejorada y concluida en su segunda fase en 1995 por su actual Gerente Ing. Rodrigo Lpez Buenao.
Este Molino sin ser uno de los ms grandes, est entre los ms modernos y productivos del pas, de manufactura Suiza, la maquinaria Buhler instalada es un paradigma de la tecnologa molinera, luego implementada por todo un sistema computarizado de control en tiempo real, haciendo la produccin de este eficiente
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y eficaz, con estas razones logra obtener el Premio EKOS DE ORO en productos de molineria ubicando en un gran sitial a la empresa a nivel nacional.
Fue en el ao 1965 que se constituy como Sociedad Annima, hace 44 aos, siendo ya a la fecha cuatro generaciones de ecuatorianos las que han ganado el pan de cada da con esta empresa, generadora de puestos de trabajo.
En la ltima dcada se ha realizado grandes inversiones en su planta, tanto tecnolgica como en la capacitacin del personal, con la finalidad de obtener mayor productividad, aumentando su produccin significativamente.
La empresa es de gran aceptacin en el gremio panificador local y nacional; su ubicacin estratgica goza de un clima especial y privilegiado para la conservacin de sus materias primas, productos terminados y subproductos, los mismos que se obtienen del trigo, este es importado de Canad por ser de mejor calidad, que junto al departamento tcnico vitaminiza a la harina para que esta rinda ms y mejor
La Planta de Produccin y la Oficina Principal se encuentran ubicadas en la ciudad de Riobamba, y cuenta con Oficinas para Comercializacin, Distribucin y Ventas en las ciudades de Quito, Santo Domingo, Guayaquil, con estos las ventas son a nivel nacional.
Sus ventas son al contado y a crdito a treinta das sin recargo adicional, los agentes vendedores los visitan en los distintos negocios como son las panaderas, comercios, industrias a nivel local y nacional.
Brinda valor agregado al cliente, a travs de cursos de capacitacin sobre panificacin, repostera, asesoramiento en bondades y ventajas nutritivas de la harina que produce.
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En la actualidad funciona con modernos equipos que permiten competir con las empresas industriales de este gnero en la regin central del pas.7
3.3.
BASE LEGAL
Molino Electro Moderno S.A. se constituy el 16 de Septiembre de 1965 en al ciudad de Riobamba, inscrita la escritura en el Registro Mercantil con el No. 1, el 5 de Enero de 1966, con el expediente 1149-65 de la Superintendencia de Compaas. Se prorrog la vida Jurdica de la Ca. Mediante Escritura Pblica con fecha 4 de Enero de 1991 en la Notaria Primera del Cantn Ambato e inscrita en el Registro Mercantil del Cantn Riobamba con el No. 14 y anotado con el No. 396 del repertorio el 7 de Febrero de 1991.8
3.4.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Molino Electro Moderno S.A. MEMSA, se plantea los siguientes objetivos:
a) Importacin de materia prima para la produccin de harinas de diversos tipos y clases; b) Transformacin de productos primarios agrcolas en producto terminado;
c) Venta y distribucin a nivel nacional de harinas procesadas;
d) Servicio de almacenamiento de variedad de granos;
e) Asesora y asistencia tcnica en procesamiento de harinas; y
7 8
Plan Estratgico Institucional de Molino Electro Moderno 2004 - 2010. dem 7, Obra citada, pp. 3
36
f) Elaboracin de productos agroindustriales para consumo humano y animal.9
3.5.
PRODUCTOS
Los sistemas de produccin son modernos, el proceso de vitaminizacin hace que los productos sean de la ms alta calidad y de competitividad en la industria harinera. El almacenamiento de la materia prima (trigo) en silos cuidadosamente tratado permite que el producto elaborado cumpla con las normas exigidas por las autoridades sanitarias.
El proceso de produccin comienza con la clasificacin, peso y calidad de la materia prima; en el proceso de molienda se va quedando la semilla, el afrecho, obteniendo finalmente la harina.
La capacidad de produccin del molino est alrededor de 3.890 toneladas de harina por hora.
dem 1, Obra citada. pp. 4
37
Los productos que ofrece el molino son:
Tabla No. 5: Productos que Oferta
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Producto Harina Panadera Harina Panadera Harina Panadera Harina Pastelera Harina Pastelera Harina Pastelera Harina Integral La Trigueita Harina Integral La Trigueita Ultra Fibra (diettica)*
Presentacin 10 Kilos 45 Kilos 50 Kilos 2 Kilos 5 Kilos 50 Kilos 45 Kilos 10 Kilos
* Solo bajo pedido Fuente: Dpto. de Produccin Elaborado por: La Autora
Calidad del Producto: El trigo que utiliza Molino Electro Moderno es dos clases: duros de invierno y suaves de primavera, el grado de humedad que tienen cada uno de ellos beneficia al rendimiento de la harina, antes del proceso de molienda los tcnicos realizan el control de calidad del trigo que entra a ser procesado.
En cada paso de la molienda se hace controles de calidad y se agrega vitaminas, lo que hace que el producto sea diferente a los dems del mercado de la industria harinera.
Mientras ms tiempo de reposo tenga la harina en los silos, se mejora su calidad. Luego del reposo prudencial, la harina es enfundada en sus diferentes presentaciones y almacenada para su distribucin, comercializacin y venta.
38
El control de calidad es realizado por el Ingeniero de Alimentos Isidro Cayambe, quien es el responsable del Departamento de Produccin, especializado en Produccin Harinera.10
Canales de distribucin: Molino Electro Moderno, es considerado como lder en el mercado provincial, cuenta con sus propios canales de distribucin en la distintas ciudades del pas, principalmente en Quito, Guayaquil, Cuenca, Santo Domingo, Ambato, Loja, Riobamba y Cajabamba. Los agentes vendedores recorren toda la parte centro y norte del pas, as como el oriente ecuatoriano, alcanzando da a da cubrir el mercado nacional.
El Departamento de Ventas y Comercializacin, manejado por el Ing. Yandry Granda en la ciudad de Quito. Las ventas se realizan directamente a los clientes con un plazo de 15 hasta 30 das de acuerdo a la calificacin y segn las necesidades de estos, tambin se comercializa azcar, manteca, margarina, levadura, insumos necesarios para la actividad de panificacin y repostera.
3.6.
MERCADO AL QUE SIRVE.
El mercado al que sirve Molino Electro Moderno S. A., es nacional y el de mayor consumo se encuentra ubicado en la regin central del pas principalmente en las provincias de Tungurahua, Bolvar, Cotopaxi, Chimborazo. Los principales consumidores de los productos son las familias del sector urbano y rural. De acuerdo a encuestas realizadas podemos determinar que la rama artesanal de panificacin y pastelera del sector urbano y rural son quienes demandan este tipo de productos en gran escala, debido a que el pan es un producto de primera necesidad y lo compra toda la poblacin.
10
dem 7
39
Tabla No. 6: Mercado al que Sirve

Provincia Chimborazo Ciudades Riobamba Guano Cajabamba Guamote Alaus Chunchi Chambo Pichincha Quito Sto. Domingo Guayas Guayaquil Productos Harina Panadera (varias presentaciones). Harina Pastelera (varias presentaciones). Harina Integral (Varias presentaciones). Ultra Fibra (diettica) solo bajo pedidos. Afrecho Semita Granzas Azcar Manteca Margarina Harina Panadera (varias presentaciones). Harina Pastelera (varias presentaciones). Harina Integral (Varias presentaciones). Ultra Fibra (diettica) solo bajo pedidos. Afrecho Semita Granzas Azcar Manteca Margarina Harina Panadera (varias presentaciones). Harina Pastelera (varias presentaciones). Harina Integral (Varias presentaciones). Ultra Fibra (diettica) solo bajo pedidos. Afrecho Semita Granzas Azcar Manteca Margarina
Fuente: Molino Electro Moderno S. A. Departamento de Ventas Elaborado: La Autora
40
3.7.
FILOSOFA INSTITUCIONAL
3.7.1. Pilares de la Filosofa Institucional
Cuatro son los pilares sobre los que se asienta la filosofa institucional de Molino Electro Moderno S. A., y su dimensin organizacional.
1. Respeto a la persona humana: Implica el reconocimiento a las capacidades de los compaeros de trabajo, a travs del trato respetuoso, colaboracin, uso adecuado de la autoridad, atencin esmerada al cliente e inters por el desarrollo de la comunidad.
2. Prioridad del servicio al cliente. Regla de oro de una empresa lder, hay que entender que el cliente siempre tiene la razn y por lo tanto hay que darle el trato que el se merece.
3. Mejoramiento contino: Este valor busca perfeccionar cada vez ms los servicios y productos de la Compaa, lo que implica la optimizacin de los procedimientos tecnolgicos y de gestin administrativa, un continuo proceso de aprendizaje y una productividad cada vez mayor.
4. Valor Humano: Valoramos a nuestros clientes por lo que son, no por lo que tienen, considerando el talento y la calidad humana.11
3.7.2. La Misin Institucional de la empresa
La Misin de Molino Electro Moderno S.A. MEMSA, es la satisfaccin de las necesidades y bienestar de los clientes a travs de productos de consumo masivo de alta calidad con precios justos y un excelente servicio. Promover el
mejoramiento de la calidad de vida de su personal, impulsar la innovacin
11
dem 1, Obra citada, pp. 5.
41
tecnolgica y el desarrollo de nuevos productos que aseguren el permanente progreso de la empresa y la retribucin adecuada y justa para los miembros de la organizacin, sus familias, los accionistas, la sociedad y el Estado.12
3.7.3. La Visin Empresarial
Nos vemos ofreciendo nuestros productos a nivel nacional con estructura propia y excelente servicio. Con sistemas administrativos integrados, completamente automatizados, precisos, eficientes y verstiles. Con capacidad de respuesta
ante mercados depresivos cumpliendo los requerimientos de rentabilidad
Nos vemos con productos desarrollados acordes a las necesidades de los clientes, convirtindonos en una importante opcin en el mercado por calidad, agilidad, innovacin y por flexibilidad del sistema.13
3.8.
RECURSOS HUMANOS
El recurso humano constituye el principal elemento en la estructura orgnica, funcional y operativa de Molino Electro Moderno S.A. MEMSA. La empresa cuenta con ochenta (80) trabajadores en la planta de proceso de industrializacin, y con 28 personas distribuidas en los diferentes departamentos y secciones de la empresa.14
El personal que se desempea en la planta de produccin tiene experiencia dentro de la labor operativa de la empresa, pues, se trata de personal con mano de obra calificada. El personal administrativo y ejecutivo cuentan con amplia experiencia profesional con titulo de carreras terminales acadmicas, no tienen definida sus funciones por lo que se hace necesario la elaboracin de un Manual de Funciones que norme las actividades de cada uno de ellos. Molino Electro
12 13
dem 1, Obra citada, pp. 6 dem 1, Obra citada, pp 6 14 Molino Electro Moderno S. A.
42
Moderno S.A. MEMSA, cuenta con el siguiente personal para la ejecucin de las labores diarias:
Tabla No. 7: Personal de MEMSA
DEPARTAMENTO GERENCIA Gerente General Secretara
No. (2) 1 1
DEPARTAMENTO PRODUCCIN Planeacin Supervisin Mantenimiento Operacin
No. (87) 2 2 3 80 (11) 1 3 2 5
ADMINISTRACIN Secretaria Financiero Personal Bodega Adquisiciones Computacin Servicios Generales
(16) 1 3 4 2 2 2 2
COMERCIALIZACIN Secretaria Ventas Despacho Transporte
Fuente: Molino Electro Moderno S. A Elaboracin: La Autora.
La Gerencia General, es desempeada por el Ingeniero Rodrigo Lpez, quien ha logrado que la institucin crezca con pasos agigantados y firmes, logrando posicionarla como una empresa de renombre nacional. La Gerencia Tcnica Administrativa, es ejercida por el Ing. Wilfrido Lpez. 15
15
Molino Electro Moderno S.A. - Departamento de Personal.
43
Grfico No. 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
COMISARIO
GERENCIA
SECRETARIA
ADMINISTRACIN
PRODUCCIN
COMERCIALIZACIN
SECRETARIA FINANCIERO PERSONAL BODEGA ADQUISICIONES SISTEMAS
PLANEACIN SUPERVISIN MANTENIMIENTO OPERACIN
SECRETARIA VENTAS DESPACHO TRANSPORTE
ELABORADO GERENCIA
FECHA 02/2000
APROBADO DIRECTORIO
Fuente: Departamento de Personal MEMSA
44
3.8.1. INFRAESTRUCTURA FSICA
En lo que respecta a infraestructura fsica el Molino cuenta con su propia planta de produccin localizada en la ciudad de Cajabamba, Cantn Colta Provincia de Chimborazo, la misma que es de cuatro pisos en los que estn ubicadas las diferentes unidades de proceso de produccin.
Para su actividad operativa funcional, cuenta con recursos humanos, materiales, tecnolgicos y econmicos. Dentro de los recursos materiales tenemos: Muebles de Oficina, Equipos de Oficina, Equipos de Computacin, Maquinaria y Equipos Industriales, Vehculos, una planta de energa elctrica, Terrenos y Edificios que vienen a constituir el Grupo de Activos Fijos e Inventarios. Muchos de estos recursos fueron adquiridos con dineros propios de la institucin y otros con prstamos de entidades financieras.
Molino Electro Moderno S. A., cuenta con el espacio fsico suficiente para la actividad operativa que realiza, la nave industrial en donde se encuentran distribuidas las maquinarias y equipos para la elaboracin del producto cuenta con todos los servicios necesarios para su funcionamiento. El local de las oficinas administrativas, de igual manera cuenta con todas las instalaciones y servicios necesarios para un trabajo efectivo. Esta infraestructura brinda posibilidades de crecimiento a futuro.
En la ciudad de Riobamba funcionan las Unidades Administrativa, Financiera, Ventas y Gerencia, en las Calles Primera Constituyente y Pichincha esquina. Tambin cuenta con Oficinas en Quito y Santo Domingo. 16
16
Molino Electro Moderno S. A.
45
Tabla No. 8: Distribucin Fsica en Planta No. 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Local Silos para almacenamiento de trigo Silo para almacenar harina Panadera para control de calidad de la harina Laboratorio tcnico Laboratorio electrnico Taller mecnico Planta para administracin Saln de Conferencias rea de aseo de personal Planta de energa elctrica
Fuente: Molino Electro Moderno S. A. Elaboracin: La Autora
3.9.
ANLISIS DE RESULTADOS
3.9.1. ENCUESTAS
Los resultados de las encuestas realizadas a los empleados de la Compaa que tienen relacin directa con el manejo de los inventarios de productos elaborados y comercializados son:
46
Pregunta 1: Conoce Usted si la Planta cuenta con un Manual de Control de Inventarios?
Tabla No. 9: Existe un manual de Control de Inventarios
Alternativa SI NO Total
Frecuencia 3 25 28
Porcentaje 11% 89% 100%
Fuente: Encuestas al personal administrativo Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas
Grfico No. 2: Existe un manual de Control de Inventarios
SI 11%
NO 89%
Fuente: Tabla 9 Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas
Anlisis: El 89% de la poblacin encuestada responde que no conocen, el 11% restante dice que si existe este Manual. Esto nos permite deducir que no existe una buena comunicacin y que la reglamentacin interna no es difundida a todo el personal.
47
Pregunta 2: Existe un plan anual de adquisiciones?
Tabla No. 10: Existe un Plan de Adquisiciones
Frecuencia 6 19 28
Grfico No. 3: Existe un plan de adquisiciones
SI 24%
NO 76%
Anlisis: El 76% manifiesta que no conocen del plan de adquisiciones, el 24% restante contesta que si existe. Esto nos demuestra que no existe difusin de los diferentes procedimientos establecidos en la empresa.
48
Pregunta 3: Existe presupuesto para adquisiciones?
Tabla No. 11: Existe presupuesto para compras
Frecuencia 20 8 28
Grfico No. 4: Existe presupuesto para compras
NO 29%
SI 71%
Anlisis: El 71% manifiestan que si existe presupuesto para la adquisicin de materia prima, materiales e insumos para la produccin; mientras que el 29% dicen que no existe.
49
Pregunta 4: Quin realiza las adquisiciones de los inventarios?
Tabla No. 12. Quin hace las compras Alternativa El Gerente El Jefe de Produccin El Jefe de Ventas El Bodeguero Total Frecuencia 3 2 15 8 28 Porcentaje 11% 7% 53% 29% 100%
Grfico No. 5: Quin hace las compras

El Gerente 11%
El Bodeguero 29%
El Jefe de Produccin 7%
El Jefe de Ventas 53%
Anlisis: El 53% de los encuestados responde que el Jefe de ventas es quien hace las adquisiciones, el 29% contesta el bodeguero el que compra, el 11% opinan que es el Gerente y el 7% restante dice que es el Jefe de Produccin el que adquiere estos artculos que son para la produccin. .
50
Pregunta 5: Existe un responsable del control de los inventarios en la planta?
Tabla No. 13. Existe un responsable del Control de Inventarios
Frecuencia 25 3 28
Grfico No. 6: Existe un responsable del Control de Inventarios

NO 11%
SI 89%
Anlisis: El 89% de la poblacin encuestada responde que si existe un responsable del control de los inventarios, mientras que el 11% restante dicen que no. Lo que hace presumir que no existe una coordinacin entre las unidades administrativas de la planta.
51
Pregunta 6: El registro del control se realiza de forma?
Tabla No. 14. El registro de control es
Alternativa Manual Electrnico Computarizado Total
Frecuencia 12 3 13 28
Porcentaje 43% 11% 46% 100%
Grfico No. 7: El registro de control es
Computarizado 46%
Manual 43%
Electronico 11%
Anlisis: El 46% opinan que el registro del control de los inventarios de materias primas y productos elaborados se lo realiza en computadora; el 43% responde de forma manual y el 11% contesta que se lo hace a travs de un registro electrnico. Esto nos da la pauta de que no existe coordinacin en la informacin entre el personal administrativo de la Planta.
52
Pregunta 7: Se determina el stock mximo, mnimo y crtico?
Tabla No. 15. Se determina el stock mximo, mnimo y critico
Frecuencia 5 23 28
Grfico No. 8: Se determina el stock mximo, mnimo y critico
SI 18%
NO 82%
Anlisis: El 82% de los encuestados manifiestan que no se establece el stock mximo, mnimo y critico, mientras que el 18% restante opinan que si se determina, lo que permite realizar un plan adecuado de abastecimiento y reabastecimiento de estos para la produccin.
53
Pregunta 8: Se verifica las existencias en bodega?
Tabla No. 16. Se verifica las existencia
Frecuencia 22 6 28
Grfico No. 9: Se verifica las existencia
NO 21%
SI 79%
Anlisis: El 79% de los empleados manifiestan que si se realiza la verificacin de Bodega peridicamente, el 21% restante dice que no. Esto refleja que existe una debilidad en la administracin de la Bodega y que por lo tanto existen desfases en los inventarios.
54
Pregunta 9: Se concilia los saldos de inventarios de Bodega con saldos contables?
Tabla No. 17. Se concilia los saldos del inventario
Frecuencia 12 16 28
Grfico No. 10: Se concilia los saldos del inventario
SI 43%
NO 57%
Anlisis: El 57% responde no, el 43% restante responden s. Existen criterios divididos, demostrando una clara falta de conocimientos de los procedimientos administrativos.
55
Pregunta 10: Cree Ud. que la implementacin de un modelo de control contribuye a la optimizacin de los inventarios de Produccin?
Tabla No. 18. El Modelo de control contribuye a optimizar la produccin
Frecuencia 28 0 28
Grfico No. 10: El Modelo de control contribuye a optimizar la produccin
NO 0%
SI 100%
Anlisis: El 100% responde si, corroborando la idea a defender planteada en la investigacin y estudio.
56
3.9.2. ENTREVISTA
GUA ESTRUCTURADA DE ENTREVISTA AL JEFE DE VENTAS Y COMERCIALIZACIN DE MEMSA.
1. Cuenta la Planta con un Manual de Control de Inventarios? No, la planta no cuenta con este instrumento, creo que seria oportuno la implementacin administrativa. porque nos servir como una herramienta de gestin
2. Se realiza control de inventarios? Si, el Departamento de Contabilidad es el encargado de realizar este tipo de control conjuntamente con el encargado de Bodega. Este control lo hacen
permanentemente, principalmente cuando ingresan productos nuevos.
3. Conoce sobre los sistemas de control de inventarios? Si, la experiencia de varios aos de trabajo en la empresa me ha permitido conocer el movimiento y el control que se debe ejercer a los inventarios de las materias primas as como a los productos elaborados.
4. Conoce sobre las diferentes tcnicas de control de inventarios? Igualmente, creo que el haber trabajado por muchos aos en la empresa me permite tener un amplio conocimiento de las tcnicas que se utilizan prale control efectivo de los inventarios.
57
5. Sabe cuando realizar una nueva adquisicin de bienes? Bueno, el Bodeguero es el encargado de comunicar cuando se necesita hacer nuevas adquisiciones, ya que el conoce el movimiento de entradas y salidas de las materias primas a Produccin, y esta al tanto de lo que sucede.
6. Cmo determina la cantidad mxima, mnima y crtica de sus inventarios? No esta bajo mi responsabilidad el determinar las cantidades necesarias que se debe tener como mnimo y como mximo, mas bien es contabilidad la que determina conjuntamente con el Bodeguero.
7. Quin es el responsable directo del control de los inventarios? El Bodeguero de la Planta, bajo su responsabilidad esta el control de las materias primas, materiales, insumos, as como los productos elaborados que luego son distribuidos para su comercializacin y venta.
8. Se planifica y se cuenta con presupuesto suficiente para realizar las adquisiciones? Al inicio del ao se elabora un plan operativo de actividades administrativas y funcionales, las mismas que estn sustentadas en un presupuesto para que se logren los objetivos predeterminados.
9. Cuenta la planta con una lista de proveedores calificados? Si, nuestros proveedores tanto nacionales como extranjeros, son calificados.
58
10. La planta cuenta con un software especializado para el control de los inventarios? No es especializado, pero si se cuenta con un modulo que permite tener informacin oportuna y eficaz para la toma de decisiones.
11. Se realizan constataciones fsicas peridicas a los inventarios y quien lo hace? Si, lo hacen permanentemente el bodeguero con la compaa de contabilidad.
12. Cree Ud. que la implementacin de un modelo de control de inventarios contribuye a mejorar los procesos de Produccin? Si toda herramienta de gestin administrativa sirve y contribuye a que la administracin se mejore y cumpla de mejor manera los objetivos institucionales a la vez que incrementa la rentabilidad.
59
CAPTULO IV
4. MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MOLINO ELECTROMODERNO S.A.
4.1.
INTRODUCCIN
La presente propuesta sobre un Sistema de Control de Inventarios dedicada al estudio de los procesos y procedimientos aplicados para una mejor administracin de los inventarios en la Empresa Molino Electro Moderno S.A., recoge la necesidad de contar con un instrumento que sirva de gua y orientacin, para precautelar y verificar que la materia prima que se adquiere para la produccin se administren en forma correcta, eficiente, efectiva y econmica para lograr que se alcancen los fines metas y objetivos predeterminados por la misma
Molino Electro Moderno busca consolidar su presencia en el mercado de la distribucin de productos derivados del trigo, por lo que es necesario contar con un Sistema de Control de los Inventarios a travs de procesos mejorados en el rea de bodega y almacn, por medio de la aplicacin de tcnicas y normas de control interno, las mismas que deben ser difundidas y aplicadas, para que den el resultado esperado y la gerencia pueda tomar de manera oportuna decisiones efectivas.
Los Principios y Normas de Contabilidad aplicadas en nuestro pas, a travs de criterios legales, tcnicos y administrativos norman la aplicacin y uso de instrumentos, herramientas, procesos y procedimientos que apoyan al control de los inventarios, tomando en consideracin que una buena administracin coadyuva a la obtencin de rentabilidad en las actividades econmicas y financiera de la empresa.
En este sentido se plantea la propuesta a travs de una serie de procesos y procedimientos aplicados de manera lgica y secuencial.
60
4.2.
OBJETIVOS
La propuesta plantea los siguientes objetivos:
Fundamentar el estudio en base de la aplicacin y cumplimiento de los Principios de Contabilidad y las Normas Tcnicas de Control Interno.
Establecer los procesos y procedimientos para cada fase que interviene en el Control de los Inventarios.
Determinar el grado de responsabilidad de los involucrados en la administracin, manejo y custodia de los inventarios.
Aplicar en los procesos contables las normas de control interno con la finalidad de lograr oportunidad, eficiencia y efectividad en la informacin financiera.
Dotar de un instrumento que permita evaluar los procesos y procedimientos aplicados en el control de los inventarios, de manera que facilite la comprensin de los resultados.
4.3.
JUSTIFICACIN
Considerando al control interno como un proceso ejecutado por el personal de la empresa y diseado para cumplir objetivos especficos, ste comprende todos los aspectos que intervienen en la administracin efectiva de los inventarios en Molino Electro Moderno S.A., los mismos que permitirn a la Gerencia cumplir con los objetivos y a obtener informacin financiera consistente, oportuna y confiable.
Aplicado a travs de procesos, el control interno ser ejecutado por el personal que labora en Bodega, Contabilidad y Almacn, Este sistema, est diseado para proporcionar seguridad razonable en la consecucin de la eficiencia de las 61
operaciones, confiabilidad en la informacin financiera y cumplimiento de las disposiciones legales y regulaciones existentes para el efecto.
El Modelo de Control Interno, conlleva a la necesidad de presentar informacin interna oportuna y real, para determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones en la administracin de los inventarios en la empresa.
Los factores de calidad van paralelos a los sistemas de control interno efectivos. De hecho, el control interno no est solamente integrado a los programas de calidad, sino que usualmente es fundamental para el xito de la gestin, ya que los controles tienen implicaciones importantes sobre los costos involucrados y el tiempo de respuesta.
El mercado de distribucin y venta de harina y sus derivados es altamente competitivo, por lo que es necesario reducir costos para captar y fidelizar a un segmento de mercado altamente potencial. Se considera en consecuencia, importante agregar nuevos procedimientos a los ya existentes, reemplazando e innovando operaciones rutinarias y montonas.
4.4.
MBITO DE APLICACIN
El presente Modelo de Control de Inventarios, ser de aplicacin obligatoria para todas las personas involucradas en la adquisicin, ingreso y egreso de materias primas, produccin, almacenamiento, distribucin, comercializacin y ventas del producto terminado en Molino Electro Moderno S. A.
4.5.
CONTENIDO
4.5.1. Bases Conceptuales
Administracin.- conjunto de normas, polticas y tcnicas sistemticas, que permiten una efectiva y eficiente utilizacin de los recursos disponibles de una 62
entidad, con el fin de alcanzar sus objetivos mediante los mecanismos de planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control, como elementos bsicos de todo proceso administrativo.
Beneficio.- en el lenguaje cotidiano, un excedente de los ingresos sobre los desembolsos (gastos); en sentido ms general, beneficioso, significa rentable.
Bienes.- el nombre bien tiene normalmente un carcter abstracto que significa utilidad, beneficio, pero el plural bienes denota la cristalizacin concreta de esta utilidad; en resumen, las mercaderas.
Capital.- stock de recursos disponibles en un momento determinado para la satisfaccin de las necesidades futuras, en este sentido puede referirse al stock de riqueza material de una empresa.
Demanda.- cantidad de bienes o servicios que los agentes econmicos de un mercado estn dispuestos a adquirir para cada nivel de precios en un perodo determinado y bajo unas condiciones de mercado dadas.
Financiacin.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, riesgos, etc.).
Gestin.- acciones encaminadas a lograr un negocio o fin, a travs de la aplicacin de normas, polticas y estrategias. Planes que conllevan a conseguir objetivos que se plantean a futuro con la finalidad de obtener rentabilidad econmica y social en un periodo de tiempo dado. la gestin conlleva a seleccionar objetivos y metas a travs de medios apropiados para lograr su ejecucin; en consecuencia, es una actitud inteligente de las mejores alternativas para la optimizacin de los recursos.
Ingreso.- generalmente se define al ingreso, como el dinero, especies o cualquier ganancia o rendimiento de naturaleza econmica, que puede 63
obtener una persona natural, una persona jurdica (sociedad) o un gobierno; el ingreso se distingue en el sector privado y en el sector pblico de la economa.
Oferta.- actividad mediante la cual se presentan en un mercado ciertas mercancas con el objeto de ser ofrecidas para su venta.
Recursos.-
capacidades
humanas,
propiedades
animales
objetos
materiales, tierra, agua, etctera, escasas en relacin con la demanda y que se emplean a menudo conjuntamente, para producir bienes y servicios.
Registros.- formas estructuradas que permite generar informacin detallada del movimiento de los productos, artculos e insumos que la empresa mantienen para la venta.
Riesgo.- posibilidad de que ocurra un suceso, cuya probabilidad puede ser o no medible.
Rotacin de Existencias.- velocidad con que las existencias de una empresa son vendidas y repuestas.
Servicio al Cliente.- conjunto de estrategias que una empresa disea y pone en prctica para satisfacer mejor que sus competidores las necesidades y expectativas de sus clientes.
4.5.2. Estructura del Control de Inventarios
La estructura del Control de Inventarios Molino Electro Moderno S.A. deber estar representada a travs de la organizacin material y funcional de los productos para la venta, desde el punto de vista del grado de importancia y perecibilidad, de la siguiente manera:
64
Grfico No. 12: Estructura del Control de Inventarios
BODEGA
TRIGO IMPORTADO
HARINA PANADERA DE 10 KILOS
HARINA PANADERA DE 45 KILOS HARINA PANADERA DE 50 KILOS HARINA PASTELERA DE 2 KILOS HARINA PASTELERA DE 5 KILOS HARINA PASTELERA DE 50 KILOS HARINA INTEGRAL LA TRIGUEITA DE 45 KILOS HARINA INTEGRAL LA TRIGUEITA DE 10 KILOS ULTRA FIBRA DIETETICA DE 10 KILOS
Elaborado por Maria Fernanda Pulgar Oleas
65
Funciones del Bodeguero:
Participa en el plan anual de adquisiciones;
Tramita con oportunidad y diligencia las solicitudes de pedidos de materias primas e insumos;
Recepta y organiza los requerimientos de ordenes de compras;
Mantiene un archivo actualizado de los registros y documentos que respaldan las actividades de esta seccin.
Efecta la recepcin, inspeccin, verificacin, almacenamiento, custodia y el control de los productos, artculos e insumos en bodega.
Lleva registros individuales actualizados de los inventarios con los datos especficos tales como: fecha de elaboracin, fecha de expiracin, nmero de registro sanitario, cdigo, cantidad mxima, cantidad mnima, cantidad crtica, valor, cantidad, etc.
Realiza la entrega de los productos a los clientes previa verificacin de la factura de venta;
Efecta peridicamente constataciones fsicas de los productos, con la finalidad de verificar la fecha de caducidad y proceder a su canje oportunamente y a fin de determinar novedades en los inventarios;
Entrega a contabilidad el inventario anual actualizado de las existencias para el cruce de informacin y conciliacin respectiva; y.
Cumple con las disposiciones legales reglamentarias y dems normas pertinentes, establecidas por el modelo de control de Inventarios para Molino Electro Moderno S.A.. 66
4.5.3. Niveles de Responsabilidad en el Registro, Control y Conservacin de los Inventarios
En primer trmino la responsabilidad recae en la mxima autoridad de la empresa, siendo sta velar por la correcta adquisicin, conservacin,
mantenimiento, valoracin y control de los inventarios que ha adquirido para la venta; y de aquellos que no sean de la institucin, y que se hayan recibido en consignacin, as como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta rea, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones del presente sistema.
El Bodeguero o Guardalmacn, as como el Jefe de Almacn comparten esta responsabilidad en sus respectivos mbitos, a cuyo cargo se encuentra especficamente la custodia de los inventarios para la venta.
La responsabilidad en el registro y control contable de los inventarios de mercaderas, lo ejerce el personal de la Unidad de Contabilidad de la empresa, en sujecin a lo previsto en el Manual de Procedimientos Contables, y en las dems normas contables y disposiciones emitidas por los entes de control.
67
Grfico No. 13
Niveles de Responsabilidad en el Registro, Control y Conservacin de los Inventarios
PRIMER NIVEL
ADMINISTRACIN GERENTE
REGISTRO Y CONTROL
RESPONSABILIDAD
SEGUNDO NIVEL
BODEGUERO Y CONTABILIDAD
TERCER NIVEL
CONSERVACIN BODEGUERO
Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas
68
4.6.
CODIFICACIN DE LOS INVENTARIOS
Con la finalidad de identificar claramente a los productos, artculos, insumos y otros que ingresan a la Bodega de la Empresa, es necesario que estos se los identifiquen especficamente por medio de un cdigo alfanumrico que sirva para el control contable y fsico respectivamente en cada unidad administrativa responsable del registro y custodia.
Codificacin Contable: La codificacin contable tiene relacin con el Catlogo de Cuentas, en donde se identifican las cuentas que participan en las transacciones econmicas de adquisicin y venta, de la siguiente manera
01
01
05 Activo Corriente Realizable Inventarios Harina Panadera Harina Panadera de 10 Kilos
El primer numero (1) identifican al Grupo Contable
El segundo nmero (3.) identifica a la Cuenta de Grupo
Los dos terceros nmeros (01) identifica la cuenta de movimiento
Los dos cuartos nmeros (01) identifica al producto en general
Los dos ltimos nmeros (05) identifican al producto especficamente
69
Ejemplo:
1.3.01.01.05
Harina Panadera de 10 kilos
La
codificacin
de
los
productos
en
Bodega,
permitir
identificarlos
oportunamente y facilitar la constatacin fsica en la toma de inventarios, as como el control y registro.
4.7.
FASES DEL CONTROL DE INVENTARIOS
Para el ejercicio eficiente y eficaz del control de los inventarios en la Empresa Molino Electro Moderno S.A. MEMSA, se debe realizar las siguientes actividades:
70
Grfico No. 14 Flujograma de Procesos de las Fases del Control de los Inventarios
INICIO
1. Planeamiento: La base para planear la adquisicin de inventarios lo constituye el presupuesto y pronstico de ventas. 2. Compra o Adquisicin: Se determinan los tipos y cantidades de productos que se requieren, as como la vigilancia de la entrega oportuna de la orden. 3. Recepcin: - Aceptacin de mercaderas - Registro y notificacin de recepcin - Envo a almacn 4. Almacenaje: - Comprueba y verifica - Facilita el almacenaje - Registro y control
1. Ventas planifica y programa las adquisiciones
2. Bodeguero: adquiere lo que se necesita para cubrir la demanda oportuna de los clientes.
3. Bodeguero: recepta la mercadera verificando cantidad, calidad, peso, etc. y registra.
5. Contabilidad: Mantiene control contable sobre los inventarios, a travs del registro de los procesos de adquisicin y ventas.
4. Almacn es responsable de la custodia y ventas de las mercaderas, as como del registro de entradas y salidas
5. Contabilidad: Registra las compras y las ventas de mercaderas y controla a travs de constataciones fsicas de las existencias.
FIN
71
Procedimientos:
1. Planeacin: El Departamento de Ventas debe planear y estimar las necesidades en cuanto a la adquisicin de inventarios, tomando en consideracin el pronstico de ventas, puesto que ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones del giro del negocio.
2. Compra y adquisicin: La funcin de compra distingue y determina los tipos y cantidades de productos que se requieren, de acuerdo a la necesidad y al stock que se mantiene en la bodega, con la finalidad de que no se paralice la produccin con la entrega inmediata de la materia prima e insumos.
3. Recepcin: La funcin de recepcin es responsable de lo siguiente:
La aceptacin de los bienes recibidos, despus que estos han sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin.
La entrega o envo de los productos al almacn u otros lugares determinados. Con la debida precaucin y seguridad contra la apropiacin indebida de estos bienes.
4. Almacenaje: Los productos adquiridos son entregados a almacn para su exhibicin y venta, por lo tanto son responsables de su custodia, control, registro y preservacin.
5. Contabilidad: A medida que los inventarios se mueven a travs de los procesos de adquisicin y venta, el departamento de contabilidad es el encargado del registro por medio de los asientos contables respectivos., los mismos que permitan conocer lo saldos en un momento determinado. . 72
4.7.1. Procedimientos para el Ingreso y Salida de Inventarios
La adquisicin de inventarios est sujeta a la rotacin de las mercaderas, es decir, a la demanda de los productos durante un perodo de tiempo, proporcionando flexibilidad a la empresa, por cuanto permite contar con disponibilidad para atencin inmediata a sus clientes, as como la organizacin y programacin en su mercadotecnia
Los procedimientos para el ingreso de los inventarios, se describen partiendo de las compras efectivas, es decir, luego de que la empresa ha seguido los procesos correspondientes; consecuentemente se inicia con la orden de compra de los productos, artculos e insumos requeridos, cuyo procedimiento es:
Responsable
Descripcin de la actividad
Gerencia:
- Dispone la elaboracin de la orden compra y determina si el pago debe efectuarse despus de recibir las mercaderas o en forma previa. El original de la orden de compra enva a Bodega y una copia retiene para el archivo.
Bodega:
- Recibe la orden de compra y dems documentos, sumilla a contabilidad para que efectu el control previo al compromiso.
Contabilidad:
- Dispone que a base de la orden de compra y documentacin sustentatoria, verifique la disponibilidad presupuestaria y se efectu el compromiso.
- Elabora el cheque y comprobante de egreso a nombre del proveedor, legaliza la documentacin y enva a la Gerencia, retiene copia de comprobante de egreso para 73
el registro contable.
- Si el pago es previo a la recepcin de las mercaderas, efecta el asiento contable cargando a cuentas por cobrar proveedores.
Gerencia:
- Revisa expediente, firma cheque y comprobante de egreso y enva documentacin a Bodega.
Bodega:
- Recibe
el
cheque,
comprobante
de
egreso
documentacin sustentatoria, y cuando el pago es por adelantado comprobante entrega de el cheque, recibe hace las legalizar el
egreso;
mercaderas,
constatando cantidad, calidad, partes, piezas, que estn de conformidad a los documentos respectivos.
- Enva
documentacin
debidamente
legalizada
Contabilidad, conjuntamente con el acta de entrega recepcin de las mercaderas.
Contabilidad:
- Registra asiento contable conforme a las normas establecidas y en base a la documentacin sustentatoria y archiva documentacin.
74
Orden de Adquisicin de Inventarios
MOLINO ELECTRO MODERNO S. A. Pichincha 25 -11 y 1era. Constituyente Riobamba Ecuador ORDEN DE ADQUISICIN No. 0086
Proveedor: ECUAGRAN Fecha de Pedido: 3 de Marzo de 2009
Direccin: Av. Domingo Comin 71 junto a la ra Fecha de entrega: 15 de Marzo de 2009
Lugar de entrega: Riobamba (Bodega MEMSA) Condiciones de Pago: Crdito (8 das plazo)
Cantidad 10.000 Kg. 10.000 Kg.
Nmero de Cdigo AB-P-I AB-P-P - Trigo CWRS - Trigo HRW
Descripcin
Solicitado por
Aprobado por:
Guardalmacn
.. Jefe de Adquisiciones
sta forma se utilizar para realizar las adquisiciones o requerimientos de productos o artculos una vez que se haya constatado la cantidad mnima y crtica que existe en bodega, y previa autorizacin respectiva, se proceder a la compra para contar con productos parta la venta en la empresa.
75
Grfico No. 15
Flujograma de Procedimientos para la Adquisicin de Inventarios
INICIO
Bodega: planifica requerimientos de adquisicin
Prepara comprobante de egreso e imprime
Aprobacin por parte de Gerencia
Documentos de egreso para legalizacin y entrega cheque
Bodega solicita a proveedores a travs de orden de compra
Enva una copia a Bodega para verificacin y control
Proveedor comunica disponibilidad de productos y despacho
Archiva
Contabilidad verifica disponibilidad de fondos Compra en espera hasta consecucin de fondos
FIN
NO Existe Fondos? SI Solicita factura al Proveedor y elabora retencin impuestos
76
Procedimiento:
El Bodeguero o Guardalmacn planifica las adquisiciones en base de los requerimientos y la rotacin de las mercaderas, tomando en consideracin el stock mximo, mnimo y critico.
La Gerencia, verifica y autoriza la adquisicin en base de los requerimientos y stocks.
Bodega elabora la orden de compra y solicita al Proveedor las mercaderas que faltan, tomando en consideracin la disponibilidad y la fecha de entrega.
Proveedor comunica a la empresa la disponibilidad de productos y fecha del despacho.
Contabilidad verifica la disponibilidad de fondos. Si existe fondos, contina el proceso, caso contrario la orden entra en espera hasta la disponibilidad de recursos para la adquisicin.
Si existe fondos, solicita factura y procede a la elaboracin del comprobante de egreso contable y la retencin de impuestos.
Contabilidad prepara comprobante de egreso y elabora cheque.
Legalizacin de documentos y entrega de cheque, una vez que se ha recibido los productos a satisfaccin.
Contabilidad enva una copia de la factura a Bodega para verificacin y control.
Se archiva documentacin y finaliza el proceso.
77
4.7.2. Recepcin e Inspeccin de Inventarios
La inspeccin y recepcin de inventarios requiere de una serie de procesos y procedimientos, entre ellos tenemos:
Responsable Bodeguero
Descripcin de la Actividad
Recepcin:
- El Bodeguero recibe los productos solicitados a los proveedores, en base a la orden de adquisicin y la factura.
Inspeccin:
- Procede a inspeccionar la mercadera, verifica, controla, mide, pesa y constata su estado.
- Si se encuentran a entera satisfaccin del Bodeguero, sumilla la factura y pone el visto bueno, caso contrario, se procede a su devolucin.
- Enva original de la factura va a Contabilidad para el registro correspondiente y la elaboracin del cheque para el pago. Codificacin:
- El Bodeguero procede a codificar a los productos y almacenarlos temporalmente, luego de que se ha realizado el registro en las tarjetas krdex individuales.
78
Grfico No. 16
Flujograma de Procedimientos para la Recepcin e Inspeccin
INICIO
Recepcin de inventarios
Inspeccin y verificacin
NO
Devolucin por inconformidad
SI
Codificacin de los productos
Registro en Kardex Individual
Enva factura a Contabilidad
Archivo
FIN
79
4.7.3. Almacenamiento y Entrega de Inventarios
El almacenamiento temporal en bodega y la entrega de inventarios a almacn de ventas, observa los siguientes pasos:
Responsable Bodeguero
Descripcin de la Actividad
Almacenamiento: - Una vez que se recepta, inspecciona y codifica los inventarios, se procede al almacenamiento temporal, puesto que estos son requeridos para su la venta y para el despacho en entrega directa de bodega a los clientes. - Los productos se disponen en estantes acondicionados fsica, ambiental y geogrficamente para su conservacin y fcil acceso. - Cada estante tiene una identificacin, que est ingresada en el registro general de inventarios para facilitar su ubicacin en las constataciones fsicas de productos.
Entrega: - Bodega procede a la entrega de los productos al Jefe de Almacn para reponer el stock mnimo o crtico. - Se elabora el acta de entrega recepcin de los inventarios.
Jefe de Almacn
Recepcin: - Recibe productos, verifica, inspecciona y controla
- Si esta conforme firma acta de entrega recepcin 80
- Si no esta conforme no firma el acta - Registra en la tarjeta de control
Grfico No. 17
Flujograma de Procedimientos de Almacenamiento y Entrega
INICIO
Almacenamiento interno
Acta de entrega recepcin
Inspeccin y verificacin
NO
Devolucin por inconformidad
SI
Registro en Kardex Individual
Archivo
FIN
81
4.7.4. Control de las Existencias
Para el control de las existencias tanto en Bodega como en Almacn, se debe proceder tomando en consideracin los siguientes elementos:
Registros y Formularios para el Control de Inventarios
Para el control de los inventarios conforme a los procedimientos descritos, se requiere la utilizacin de registros y formularios a travs de los cuales se deja constancia de los movimientos que se efectan en los inventarios.
A fin de facilitar su comprensin y la correcta utilizacin de estos formularios y registros, y como consecuencia de ello lograr una fluidez y celeridad en los trmites internos y externos en los procesos de administracin y control de los inventarios en la Empresa MEMSA, a continuacin se explica cada uno de ellos:
Modelo de Krdex de Control de Inventarios de Mercaderas
Finalidad:
Permite registrar el ingreso de las mercaderas adquiridas para la venta, sea este por compra, fabricacin y por reposicin, documento que ser elaborado por la Unidad de Bodega, una vez que haya inspeccionado y el ingreso sea definitivo.
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MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.

Pichincha 25 11 y 1era. Constituyente Riobamba Ecuador
Tarjeta No. 001 Producto: Trigo CWRS Categora: Primera Clase: Inicial Ubicacin: Lote 1 Casa Comercial: ECUAGRAN INGRESOS Cant. P.U. Valor Cdigo: TE-0021 Unidad de Medida: Kilogramos Existencia Mxima: 20.00 Kg. Existencia Mnima: 300 kg. Existencia crtica: 100 Kg. EGRESOS Cant. P.U. Valor EXISTENCIAS Cant. P.U. Valor
FECHA
DESCRIPCIN
Observaciones: .. ... ... ..
_______________________ Bodeguero
83
FORMA DE LLENAR:
Producto: Nombre general del producto, por ejemplo: Alimento Balanceado.
Cdigo: En esta casilla se consigna el cdigo que identifica al producto
Categora: Corresponde al nombre especifico del producto
Unidad de Medida: Por ejemplo, toneladas mtricas, quintales, kilos, libras, y otros.
Clase: identifica el tipo de producto de marea especfica: Inicial.
Existencias: Para mantener lo normal de la mercadera, es indispensable calcular las existencias mnimas, mximas y criticas. Lo mnimo se relaciona con la velocidad con que se mueve el producto en funcin diaria. Y el tiempo en que se requiere para su reposicin. Esta tiene que ver con el nmero de unidades reflejada en la tarjeta que indica que cuando las existencias lleguen a ese nmero deber realizarse la reposicin inmediata.
Casa Comercial: Se consiga el nombre del proveedor del producto, en este caso ECUAGRAN.
Fecha: El ao, mes y da en que se origina la entrada o salida del producto. Descripcin: en esta columna se registra un resumen de las transacciones que se realizan, relacionada con una compra, una venta o una regulacin de mercaderas.
Ingresos: Se registra el nmero de unidades compradas; a continuacin, una columna para el precio unitario; y, finalmente, el valor total; el equivalente de multiplicar la cantidad por el precio unitario. 84
Egresos: Se registra el nmero de unidades vendidas, el valor unitario, y finalmente, el valor total; el equivalente de multiplicar el precio de costo por las unidades vendidas, el precio de costo, vara de acuerdo con el mtodo que se aplique: Lifo, Fifo, Promedio o ltimo Precio de Mercado.
Existencias: El valor de esta columna se calcula sumando las unidades existentes, ms las compras y menos las ventas realizadas; el mismo procedimiento realizamos para el valor total. Por cada movimiento, es necesario calcular un nuevo precio unitario, de acuerdo con el mtodo utilizado. Por esta razn, esta columna se ubica al final.
85
Modelo de Tarjeta de Control Interno

Pichincha 25 11 y 1era Constituyente Riobamba Ecuador
Tarjeta No. 001
Fecha de corte: . Unidad Administrativa: ...
Fecha
Producto
Casa Comercial
Cantidad Ingresos Egresos
Observacin
. Elaborado
.. Vto. Bueno
Finalidad: esta forma sirve para realizar el control interno de los ingresos y egresos de los productos durante el mes de actividad operativa, con la finalidad de conocer la rotacin de los inventarios y programar las adquisiciones de forma tcnica y oportuna. FORMA DE LLENAR:
Fecha: Se registra el da, el mes y el ao de ingreso y salida de los productos a la empresa, a travs de bodega.
86
Producto: Se registra el nombre especfico del producto que ingreso y sali dentro del mes de operacin que se analiza.
Casa Comercial: Registra el nombre de la Casa productora o distribuidora (proveedor) del producto.
Cantidad: se anota las cantidades de productos que ingresaron y salieron durante el mes de control.
Observacin: Se anotar cualquier novedad que se haya identificado durante el mes de anlisis y registro.
Firmas: En este casillero se registra las firmas de elaborado y de visto bueno respectivamente por parte del Bodeguero y de la Unidad de Contabilidad.
87
INVENTARIO GENERAL DE MERCADERAS

Pichincha 25 11 1era. Constituyente Riobamba Ecuador
INVENTARIO GENERAL DE MERCADERAS PRODUCTO: .. FECHA: ...

Precio Unitario Precio Total Marca/Casa Comercial Fecha caducidad
Pagina No.
Ubicacin
Cdigo
Categora
Presentacin
Cant.
Articulo
Observaciones:
88
Finalidad: Registrar las mercaderas existentes en la Bodega y Almacn de la Empresa, con la finalidad de conocer a una determinada fecha la cantidad y el valor que se mantiene en stock.
Este registro, sirve de sustento para realizar las constataciones fsicas y realizar los cruces y conciliaciones con la Unidad de Contabilidad, verificando y comprobando la veracidad de la informacin consignada.
FORMA DE LLENAR:
Producto: Se registra el nombre tpico del Producto
Fecha: Se registra el da, el mes y el ao de corte de la informacin
Pagina No. Se registra el nmero de la hoja a que corresponde
Cdigo: Se identifica al producto con un cdigo alfanumrico, permitiendo de esta manera su ubicacin oportuna.
Categora: Se clasifica a los productos con el nombre genrico al grupo que pertenece.
Presentacin: En esta casilla se anota la forma en que se presenta el producto: fundas de 10 kilos, fundas de 5 kilos, etc.
Cantidad: En este campo se registra la cantidad de productos que existen a la fecha de corte en Bodega o Almacn.
Articulo: Se registra el nombre especfico del producto.
Precio Unitario: Se anota el valor unitario del producto, tomado este dato de la factura, es decir al precio de costo histrico.
89
Precio Total: Este valor es resultado de la multiplicacin de la cantidad de productos por el valor unitario de los mismos.
Casa Comercial: Registra el nombre de la casa productora o distribuidora (proveedor) del producto.
Fecha de Caducidad: Se anota la fecha de caducidad del producto, con la finalidad de evitar prdidas.
Ubicacin: Aqu se consigna el lugar en donde se encuentra localizado el producto, de manera que facilite su oportuna ubicacin para el despacho o constatacin fsica.
4.7.5. Constataciones Fsicas
Para efectos de este Sistema de Control del Inventario, se clasifica en inventario productos en proceso y terminados, documento que facilita el control contable y fsico de los bienes, y que constituyen los registros auxiliares de las cuentas de mayor del rubro de Realizable.
El inventario desde el punto de vista fsico, por ser la demostracin de los productos existentes a determinada fecha, permite que sus valores sean conciliados con aquellos que se reflejan en la contabilidad de la entidad, resguardando de esta manera el patrimonio institucional.
El control contable de los inventarios est a cargo de la Unidad de Contabilidad, mientas que el control fsico lo ejerce la Unidad de Bodega y la Unidad de Almacn.
a. Inventario Productos: se denomina al listado detallado de todos los productos, artculos, insumos e instrumental existe en bodega y almacn, o al
90
conjunto de estos pero sin comprender la totalidad de las unidades administrativas que conforman la empresa.
Este inventario en lo que respecta a su registro, consolidacin e informacin estar a cargo del Jefe de Almacn, de Bodega o quien haga sus veces.
Los empleados responsables de los inventarios, estarn a cargo del control de tales bienes y de mantener actualizado el respectivo inventario, coordinando las actividades con Contabilidad.
b. Inventario de Productos en proceso: Esta dado por el conjunto de inventarios parciales de productos clasificados por categoras y clases, en forma consolidada, el cual puede presentarse aadiendo una hoja en la que se aprecie sus valores totales.
As mismo el registro, consolidacin e informacin, estar a cargo de la Unidad de Bodega o de quien haga sus veces.
Este registro, sirve como documento fuente de soporte para la realizacin de la toma fsica en Bodega o Almacn.
c. Constataciones fsicas: Al realizar las constataciones fsicas de los inventarios de mercaderas, se persigue los siguientes objetivos:
Mantener
actualizados
en
forma
permanente
los
inventarios
de
mercaderas.
Confirmar la existencia real de los inventarios de mercaderas con la finalidad de reponerlos oportunamente.
Realizar los trmites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan disminuciones o la existencia de productos caducados, perdidos, deteriorados, etc. 91
d. Alcance y periodicidad: las constataciones fsicas de los inventarios de mercaderas en MEMSA podrn realizarse en forma general y su periodicidad estarn en funcin de los montos involucrados, movimientos, naturaleza y posibilidades de prdida o desaparicin, siendo recomendable que se lo practique con corte de cuenta al 31 de diciembre de cada ao.
Tambin podr efectuarse en forma parcial, sobre la base de rotacin o por requerimiento de la Gerencia o autoridad competente, as como, cuando se produzca cambio de responsable de la Bodega o de Almacn.
e. Planificacin y ejecucin: La Gerencia en coordinacin con Contabilidad planificar las diligencias de las constataciones fsicas, en las que intervendrn empleados independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de los inventarios, y una vez que cuente con la aprobacin de la autoridad competente dispondr su ejecucin. Cuyos resultados se
presentarn en el acta o informe correspondiente con sus respectivos anexos.
f. Presentacin de resultados: Una vez designados los grupos de trabajo, establecido fechas, dotado de los materiales, previsto los gastos a incurrirse, y dado las instrucciones generales correspondientes conforme a lo planificado, a cada equipo de trabajo para la verificacin se le entregara un ejemplar legalizado del Inventario de Mercaderas correspondiente, el cual servir de gua y de base legal para la determinacin de los resultados.
El informe deber consignar los siguientes datos:
Detalle de las mercaderas existentes segn inventario.
Detalle de mercaderas existentes, que no constan en el inventario.
Detalle de mercaderas caducadas, deterioradas, etc.,
92
Detalle de los bienes que sern reclasificados de conformidad con la norma legal.
Grfico No. 18 Flujograma de Procedimientos para Constataciones Fsica

INICIO
Planificacin y Coordinacin
Designacin de personal
Registros de Inventarios
Ejecucin de la Constatacin Fsica
Presentacin de Resultados
FIN
93
Depuracin y Baja de Inventarios
Cuando se haya determinado en la constatacin fsica mercaderas que merecen ser dadas de baja, se proceder a travs de una acta en la que se de fe de que los productos a ser dados de baja ya no sirven.
Grfico No. 19 Flujograma de Procedimientos para Baja de Inventarios

INICIO
Bodeguero Solicita baja de productos en mal estado
Gerente Recibe documento
Existe responsabilidad
SI
Contabilidad determina responsabilidad en la baja
NO Bodega procede a la baja de productos
Contabilidad realiza asiento contable
FIN
94
4.8.
LIMITES DE EXISTENCIAS
El control de mercaderas comprende el establecimiento de tres niveles de existencias que estn dados por las mximas, mnimas y crticas.
4.8.1. Existencias Mximas
Para mantener lo normal de la mercadera, es indispensable calcular las existencias mnimas y mximas. Lo mximo est relacionado con varios factores, como el tiempo de rotacin del inventario, la cantidad de dinero que se necesita para tenerlo invertido en stock de mercaderas, etc. Es decir, es la cantidad mxima que econmicamente puede mantenerse es stock de cada producto, con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros.
Esta se determina considerando el consumo mximo y el tiempo de reposicin.
De la siguiente manera: Consumo Mximo Mensual Existencia Mxima = -------------------------------------------- x Tiempo mximo de reemplazo 30 das 2.200 Existencia Mxima = -------------- x 60 30 Existencia Mxima = 4.400 unidades
4.8.2. Existencias mnimas
Las existencias mnimas se relacionan con la velocidad con que se mueven las mercaderas en funcin diaria, y el tiempo que se requiere para la reposicin de dicho artculo o producto. Es decir, que considera el periodo mas corto de
abastecimiento junto con los consumos mnimos mensuales. 95
De la siguiente manera: Consumo Mnimo Mensual Existencia Mnima = ---------------------------------------------- x Tiempo mnimo de reemplazo 30 das
1.700 Existencia Mnima = -------------- x 15 30 Existencias Mnimas = 850 unidades
4.8.3. Existencias Crticas
La existencia critica en el nivel ms bajo al que puede llegar el stock de mercaderas en caso de que falle el suministro normal de los proveedores. Si se llega a este nivel habr que activar mecanismos extraordinarios de compras con la finalidad de que la empresa se provea rpidamente de las mercaderas y no suspenda sus actividades de comercializacin.
A continuacin mencionamos un ejemplo para el clculo de las existencias crticas:
La experiencia de MEMSA, arroja los siguientes datos para un ao calendario:
Consumo mensual en unidades 2.000 1.800 2.100 1.900 2.100 96
Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
1.800 1.700 1.800 1.900 2.200 2.100 2.000
Los perodos de abastecimiento van desde 15 das en el mercado local, hasta 60 das en el mercado del exterior, tenindose en cuenta que se trata de la misma mercadera. Adems, en casos crticos puede obtenerse esta en 6 das pero con un recargo del 100% en su costo; caso no recomendable.
Entonces contaramos con los siguientes datos:
Mximo
Mnimo
Crtico
Consumo Mensual Tiempo de reemplazo
2.200 60 das
1.700 15 das 6 das
4.9.
MEDIDAS DE PROTECCIN Y SEGURIDAD
4.9.1. Objetivo
El objetivo fundamental de las Medidas de Proteccin y Seguridad de los Inventarios, consiste en brindar informacin bsica para la gestin de administracin y contratacin de seguros para los inventarios, incluye aspectos relacionados con las cauciones de los funcionarios y empleados de la empresa encargados de la recepcin, control, custodia e inversin de fondos en la adquisicin, como tambin sobre los controles internos aplicables a las materias primas, productos en proceso y productos terminados. Tomando en consideracin que las medidas de proteccin estn dadas principalmente por: la contratacin de 97
seguros, la exigencia de cauciones suficientes, la seguridad fsica de las instalaciones y la asignacin de personal de seguridad.
4.9.2. Plizas de Seguros
De acuerdo al volumen y valor de los inventarios, al grado de riesgo de la ocurrencia de siniestros, y a las posibilidades financieras y presupuestarias de Molino Electro Moderno S. A., se contrataran seguros especialmente para cubrir riesgos de accidentes, incendios, destrucciones, robo, uso indebido y riesgos contra terceros, relacionados con: instalaciones, edificios, vehculos, maquinaria y equipos, con compaas aseguradoras solventes acreditadas en el pas.
Estas plizas debern ser contratadas en las condiciones ms favorables para la entidad y en sujecin a las leyes sobre la materia. El Contador General, velar por la correcta y oportuna suscripcin, custodia, renovacin y ejecucin de las plizas de seguros, garantizando de esta manera las gestiones que le competen realizar a la mxima autoridad.
4.9.3. Clases de Plizas y Cobertura
a. Pliza de Seguro contra todo riesgo
b. Pliza de Seguro de transporte contra todo riesgo
c. Pliza de Responsabilidad Civil
d. Pliza de Seguro de Fidelidad Colectiva
e. Pliza de Seguro de Garantas Aduaneras
f. Pliza de Seguro Contra Incendios 98
g. Pliza de Seguro Combinada
4.9.4. Personal de Seguridad y Seguridad de Instalaciones
Vigilancia: Al personal asignado para la vigilancia y cuidado de los bienes en edificios, locales, garajes, bodegas y otros, sean estos servidores de la propia empresa o contratados para este servicio, se le asignar las funciones por escrito, entre las cuales constar la seguridad de los bienes en general, as como de los que se encuentren en las instalaciones en horas no laborables.
Consecuentemente de acuerdo a los turnos establecidos vigilarn las puertas de acceso y efectuarn rondas peridicas, a fin de evitar que se produzcan robos o hurtos de bienes.
Fuera de los horarios de trabajo solo se permitir el ingreso a instalaciones y dependencias a personal de la empresa debidamente autorizado.
En cualquiera de los horarios, es prohibida la salida de bienes de la empresa, con excepcin de los siguientes casos y previa la presentacin de la autorizacin correspondiente:
a. Cuando se realice traspaso de artculos y bienes a otra dependencia de la misma empresa, ubicada en otro edificio.
b. Cuando se retire el producto terminado para ser entregado a los clientes, previo la presentacin de la orden respectiva.
c. Cuando se retire para ser destruida por caducidad o por mala elaboracin del lote del producto.
99
Seguridad de Bienes, equipos e instalaciones: En lo que se refiere a las seguridades de las instalaciones en los edificios, locales, equipos, etc., la Gerencia de la Empresa MEMSA, a travs de la Bodega o Almacn velar por que todos los bienes susceptibles de contar con seguridades fsicas adicionales como: candados, cerraduras, alarmas, claves, reforzamiento de puertas y ventanas de acceso, muros, canes y otros, sean dotados en su debida oportunidad.
El custodio de los bienes y el personal de vigilancia de los mismos, est obligado a reportar las novedades y requerir determinada mejora o sugerir el mecanismo ms idneo para brindar proteccin a los bienes a su cargo.
Cauciones: Todos los funcionarios y empleados encargados de la recepcin y control de fondos (dinero) o del manejo de bienes, estn en la obligacin de presentar caucin a favor de la Empresa, para responder con el fiel cumplimiento de las funciones a su cargo, de acuerdo a las Normas de Control Interno.
Funcionarios y empleados que deben presentar caucin: Debern presentar caucin los funcionarios y empleados de la MEMSA que desempean las funciones de recepcin, control, custodia y manejo de bienes, en este caso el Bodeguero y Guardalmacn.
La exoneracin de no rendir caucin no exime de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que pudieren establecerse contra el funcionario o empleado que incurriere en cualquier anomala dentro de la empresa.
100
CAPTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1.
CONCLUSIONES
a. La Empresa Molino Electro Moderno S. A. MEMSA, no cuenta con
procedimientos y mecanismos para el control de los inventarios de productos elaborados, lo que ha ocasionado que la informacin entregada por los responsables de la administracin de la Bodega y Almacn no sea confiable, puesto que se ha detectado diferencias en el cruce de informacin con la Unidad de Contabilidad.
b. En la ausencia de mecanismos de control, los desperdicios y prdida de
productos es excesivo, lo que representa costos ocultos que al final del ejercicio econmico debern reflejarse, mermando las utilidades y la rentabilidad de la empresa.
c. La ausencia de un sistema de control efectivo por medio de una tarjeta krdex
que determine las cantidades mximas, mnimas y crticas de las mercaderas en stock, en muchas ocasiones estas pasan el lmite en bodega, implicando amortizacin de la inversin por un largo tiempo. De igual manera en varias ocasiones se ha quedado desabastecida, ocasionando insatisfaccin en los clientes
d. Los procesos de gestin administrativa en el control de los inventarios de
productos elaborados no son los ms adecuados.
No existe delegacin
directa de funciones a travs de la responsabilidad del manejo de los inventarios que recaiga en una sola persona.
e. El responsable del Almacn no cuenta con un registro adecuado que permita
informar oportuna y verazmente de las existencias para proceder a una nueva
101
adquisicin ocasionando desabastecimiento de productos, lo que trae como consecuencia prdida de clientes.
5.2.
RECOMENDACIONES
a. El
Sistema
de
Control
de
Inventarios
de
Productos
Elaborados
Comercializados, permitir a la Empresa Molino Electro Moderno S. A. mejorar la administracin de los inventarios, por cuanto los involucrados en estas actividades contarn con un instrumento que norme los procedimientos de adquisicin, custodia, uso racional, mantenimiento, constatacin fsica y otros en el rea responsable.
b. La Gerencia, conjuntamente con la Unidad de Contabilidad y Bodega debern
elaborar el plan de adquisiciones en base de la rotacin de inventarios, con la finalidad de optimizar los recursos econmicos de la empresa, evitando un sobre stock y la amortizacin econmica.
c. La Gerencia de MEMSA debe delegar la Funcin de Bodeguero a una
persona que responda fsica y pecuniariamente por los bienes a su cargo. De esta manera, el control de los inventarios ser eficiente y efectivo, lo que redunda en la calidad de la gestin administrativa y financiera de la empresa.
d. Es necesario que el sistema de control de inventarios de productos elaborados
y comercializados se automatice a travs de registros de existencias individualizado por categora y clase, lo que permitir contar con informacin real y oportuna para toma de decisiones eficientes y efectivas.
e. Se recomienda a la Gerencia de MEMSA poner en prctica el Sistema de
Control de Inventarios de Productos Elaborados y Comercializados propuesto, con el propsito de mejorar los procesos de administracin y control, as como la satisfaccin de los clientes por el servicio recibido.
102
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www.gestiopolis.com (07/03/2009) www.google.com (07/03/09) www.monografias.com (07/03/2009)
104
GLOSARIO DE TERMINOS
MEMSA.- Molino Electro Moderno S.A.
PCGA.- Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
NIC.- Normas Internacionales de Contabilidad
NEC.- Normas Ecuatorianas de Contabilidad
KARDEX.- Registro de entradas y salidas, o cualquier otro registro contable
TRIGO CWRS.- Trigo Rojo de Primavera del Oeste de Canad, es conocido por sus excelentes caractersticas de molienda y panificacin, con una prdida mnima de protena en la molienda.
TRIGO HRW.- Hard Red Winter Wheat, se utiliza para la fabricacin de pan de levadura de la ms alta calidad y panecillos.
TRIGO SRW.- Soft Red Winter Wheat, Utilizado para pan sin levadura, tortas, pasteles y galletas.
HARINA.- Dependiendo del uso final que se quiera dar a la harina: panadera, pastelera, e integral se suele moler con mayor o menor intensidad hasta lograr un polvo de una fineza extrema.
105
ANEXO 1: ENCUESTAS
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CUESTIONARIO Boleta No.: . Por favor marque con una X en donde Ud. crea lo correcto
1. Conoce Ud. si la Planta cuenta con un Manual de Control de Inventarios? a. SI: b. NO: . .
2. Existe un Plan Anual de Adquisiciones? a. SI: b. NO: . .
3. Existe un presupuesto para adquisiciones? a. SI: b. NO: . .
4. Quin realiza las adquisiciones de los inventarios? a. El Gerente: b. El Jefe de Produccin: c. El Jefe de Ventas: d. El Bodeguero: . . . .
5. Existe un responsable del control de los Inventarios en la planta? a. SI: b. NO: . .
6. El registro de control se realiza de forma? Manual: Electrnico: Computarizado: . . .
106
7. Se determina el stock mximo, mnimo y critico? a. SI: b. NO: . .
8. Se cuenta con una lista de proveedores autorizados? a. SI: b. NO: . .
9. Se verifica las existencias en Bodega? a. SI: b. NO: . .
10. Cree Ud. que la implementacin de un Modelo de Control contribuye a la optimizacin de los inventarios de materias primas, materiales e insumos? a. SI: b. NO: . .
Gracias por la colaboracin:
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIN A DISTANCIA PROGRAMA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

TEMA: IMPLEMENTACIN DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS DE PRODUCTOS ELABORADOS Y

COMERCIALIZADOS EN LA PLANTA MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.

MARIA FERNANDA PULGAR OLEAS

Ingeniero Jhonny Moreano DIRECTOR DE TESIS

Riobamba, Septiembre del 2009

. Ing. Jhonny Moreano

Mi profundo reconocimiento de admiracin y gratitud para todos.

comprensin y apoyo incondicional.

NDICE DE CONTENIDOS Pg.

3.7.1. Infraestructura Fsica 3.8. ANLISIS DE REULTADOS

3.8.1. Encuestas 3.8.2. Entrevistas

MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA MOLINO ELECTRO MODERNO S. A.

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

INTRODUCCIN OBJETIVOS JUSTIFICACIN MBITO DE APLICACIN CONTENIDO

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. 5.2. CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

101 101 102

BIBLIOGRAFA GLOSARIO DE TERMINOS ANEXOS

103 105 106

Flujograma de Procesos de las Fases de Control de Inventarios 71 76 79 81 93 94

Grfico 15 Grfico 16 Grfico 17 Grfico 18 Grfico 19

Formulacin del Problema

Delimitacin del Problema

Campo: rea: Tiempo:

Control Inventarios Enero a Junio/2008.

c. Establecer responsabilidades y procedimientos para controlar eficientemente los inventarios.

EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Existen dos sistemas de control de Inventarios:

La derivacin del saldo de cada cuenta incluye el inventario:

Mtodos de Costeo de Inventarios

Mtodo PEPS / FIFO

Tabla 1: Primeras en entrar primeras en salir (PEPS)

Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas

Mtodos UEPS / LIFO

Tabla 2: Ultimas en entrar primeras en salir (UEPS)

Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas

Mtodo de Promedio Ponderado

dem 1, Obra citada. pg. 65-79

Tabla 3: Promedio Ponderado

Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Maria Fernanda Pulgar Oleas

Mtodo de ltimo Precio de Mercado

Tabla 4: ltimo Precio de Mercado

Fuente: Investigacin de campo Elaborado por: Mara Fernanda Pulgar Oleas

LARA LVAREZ, Juan. Administracin de Inventarios, ESPE, Quito 2004.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al comienzo de las operaciones.

Inventario Mnimo: Es la cantidad mnima de inventario a ser mantenidas en el almacn.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.

El Mtodo ABC en Inventarios

Con la misma idea debe integrarse los grupos B y C.

Determinacin del Punto de Reorden

Para establecer la requisicin viajera es necesario estudiar: 20

Consumo diario, el tiempo de envi de pedidos, tiempo de surtido de proveedor.

Tiempo de transportacin y entrega, tiempo de recepcin y revisin de calidad y el tiempo de almacenaje.

Existen dos sistemas que usan la requisicin viajera:

b. Resurtidos peridicos.-se utiliza cuando se tiene un control perpetuo de inventarios.

Existencias de Reservas o Seguridad de Inventarios

El control de los inventarios se realiza de tres maneras:

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 22

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin.

Comprar el inventario en cantidades econmicas.

CONTABILIZACIN Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS