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5.4. PROCESADOR DE TEXTOS: COMBINAR CORRESPONDENCIA

5.4.1. QU ES COMBINAR CORRESPONDENCIA? Hay veces en que es necesario enviar cartas personalizadas. Piensa en las notas: todas siguen una plantilla y lo nico que cambia son el nombre del tutor o tutora, los datos del alumno o alumna y la fecha. El resto, como los nombres de las asignaturas, son muy parecidas para todo el alumnado y lo nico que cambia son las notas. Las partes que son fijas se guardan en una plantilla y esa plantilla se rellena automticamente a partir de los datos de una tabla. As, teniendo un solo documento, que es la plantilla, y la tabla con las notas del alumnado, podemos crear un montn de documentos, uno para cada alumno o alumna, con sus datos. Esto se hace actualmente para enviar publicidad personalizada: el mensaje es el mismo y lo nico que vara son los datos de la persona que lo recibe. Por ejemplo, Facebook genera felicitaciones personalizadas para cada persona a partir de tu lista de amigos y amigas. T eliges la plantilla y Facebook genera una felicitacin de cumpleaos para uno de tus amigos o amigas con su edad. En el siguiente grfico puedes ver el proceso:

FELIZ CUMPLEAOS! JUAN SERRANO POR TU 39 CUMPLEAOS.

FELIZ CUMPLEAOS! MARA LPEZ POR TU 27 CUMPLEAOS.

FELIZ CUMPLEAOS! <<NOMBRE>><<APELLIDOS>> POR T U <<EDAD>> CUMPLEAOS.

Nombre Juan Mara lvaro Juana

Apellidos Edad Serrano Lpez Prez Snchez 39 27 33 44

FELIZ CUMPLEAOS! LVARO PREZ POR TU 33 CUMPLEAOS.

FELIZ CUMPLEAOS! JUANA SNCHEZ POR TU 44 CUMPLEAOS.

Las palabras entre << >> son los campos de la tabla, es decir, cada una de las columnas de la misma. Una vez hecho el documento y combinado con la tabla, se genera un documento distinto para cada fila de la tabla, en este caso para cada persona. Vamos al lo.

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UD05S04. EJERCICIO 1 1. Vamos a crear un conjunto de felicitaciones de cumpleaos combinando una plantilla y una tabla. 2. Copia a tu ordenador los archivos felicitacion.odt y tablaamistades.odt. 3. Abre el archivo felicitacion.odt. 4. Coloca el cursor en la primera lnea del documento. 5. Haz clic en el men Herramientas | Asistente para combinar correspondencia. 6. Un asistente es una pequea aplicacin que nos permite realizar una tarea fcilmente. Por ejemplo, cuando instalas un programa, siempre se muestra un asistente de instalacin. 7. La primera ventana del asistente para combinar correspondencia es la siguiente:

8. Como vamos a usar el archivo que acabamos de abrir, haz clic en el botn Siguiente, que est en la parte inferior de la ventana. 9. En el siguiente paso del asistente, se nos pregunta si queremos crear una carta o un mensaje de correo electrnico. En este caso, vamos a crear tarjetas para imprimir, as que dejaremos la opcin Carta. Haz clic en el botn Siguiente.

10. En el siguiente paso del asistente, se nos pregunta si queremos introducir un bloque de direcciones. Esto es muy comn al hacer cartas personalizadas, y este es el paso donde vamos a insertar los campos en nuestra felicitacin. Haz clic en el botn Seleccionar lista de direcciones...

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11. Se muestra la siguiente ventana, donde podemos seleccionar el documento que contiene la tabla de donde saldrn los datos. Haz clic en el botn Crear.

12. Se abre una ventana de introduccin de datos. Vamos a hacer un pequeo truco para poder insertar la edad, la vamos a escribir en el cuadro Compaa. Insertemos a la primera persona. Como no vamos a poner el ttulo de la persona, pulsa la tecla TAB para pasar al siguiente campo. 13. Escribe Juan. 14. Pulsa la tecla TAB. 15. Escribe Serrano. 16. Pulsa la tecla TAB. 17. Escribe 39. 18. El aspecto de la ventana ahora mismo ha de ser el siguiente:

19. Para aadir a la persona, haz clic en el botn Nuevo. 20. Observa como ha cambiado el navegador, ahora muestra el nmero 2. Significa que hemos introducido ya los datos de una persona y ahora estamos en la segunda persona. 21. Sigue el mismo procedimiento para introducir a tus siguientes 3 amigos, o, mejor, introduce los datos de 3 personas que sean importantes para ti. Nombre Mara lvaro Juana Apellidos Edad Lpez Prez Snchez 27 33 44 3/5 Profesor Jos Luis Usero Vilchez

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22. Cuando hayas terminado, haz clic en el botn Aceptar. 23. Al pulsar Aceptar, el programa nos pide que guardemos la lista que acabamos de crear. Escribe como nombre amistades. 24. Haz clic en el botn Guardar. 25. Ahora en la lista de datos se muestra la lista de personas que hemos creado.

26. Haz clic en el botn Aceptar. 27. Ahora vamos a seleccionar los campos que se van a introducir. Haz clic en el botn Ms. 28. En la ventana Seleccionar bloque de direcciones, haz clic en el botn Editar. 29. Aqu podemos cambiar los campos que queremos que se muestren. Brralo todo haciendo clic en cada campo y pulsando el botn con la flecha hacia la izquierda.

30. Haz clic en el campo Nombre. 31. Haz clic en el botn con la flecha hacia la izquierda. 32. Haz lo mismo con el campo Apellido. 33. Haz clic en la flecha hacia abajo. 34. Haz lo mismo con el campo Compaa. 35. Haz clic en el botn Aceptar. 36. En la ventana Seleccionar bloque de direcciones, haz clic en el botn Aceptar. 37. Ya hemos vuelto a la ventana del asistente. Haz clic en el botn Siguiente. 38. En el siguiente paso del asistente, desactiva la opcin Este documento debe contener un saludo.

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39. El siguiente paso nos permite cambiar la posicin del cuadro de direccin. Lo haremos ms tarde. Haz clic en el botn Siguiente.

40. El siguiente paso tambin nos lo saltamos, haz clic en el botn Siguiente. 41. El siguiente paso tambin nos lo saltamos, haz clic en el botn Siguiente. 42. Para terminar, vamos a guardar el documento combinado. Haz clic en la opcin Guardar documento combinado.

43. Haz clic en la opcin Guardar como documento nico. 44. Haz clic en la opcin Guardar documentos.

45. Escribe como nombre combinacion. 46. Para terminar, haz clic en el botn Finalizar. 47. Has obtenido un documento de 4 pginas, una para cada una de las personas de la lista.

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