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INTRODUCCION

Todas las partes de la actividad empresarial, como la parte comercial,

la

calidad e incluso el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales han sufrido o estn sufriendo constantes mejoras y evoluciones, ya sea por motivos tcnicos, econmicos o legales, cuestin que tambin se est produciendo en la produccin, especficamente en la Gestin de Almacenamiento, ya empresas. Pese a lo que podra indicar su nombre la funcin de un almacn, en general, no es el almacenar productos sino hacer que estos circulen. En la administracin moderna el Almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar utilidades de una empresa. consumidores. Esto justifica, y ratifica la necesidad de realizar un anlisis situacional de la gestin operativa de los almacenes, con el objetivo de radiografiar y establecer un diagnstico del estado o punto de desarrollo en los que se encuentran actualmente la gestin de almacenes y de su adaptacin al nuevo papel que representan dentro de la creciente importancia que representa el proceso logstico en la actividad empresarial. Sirve como centro regulador del flujo de mercancas entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y que se presenta en la actualidad como el nuevo foco de mejora y fuente de beneficio potencial en las

CONTROL ADMINISTRATIVO DE MATERIALES


1. ALMACENAMIENTO

Es una de las fases ms importantes del movimiento operativo de los materiales, desde el momento en que se decepciona los diferentes insumos en el almacn, su ubicacin ordenada para su inmediata localizacin y su entrega del mismo en base a los requerimientos presentados. La conduccin del almacn constituye un punto clave en toda empresa sobre todo cuando el volumen es considerado. En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia,

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OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES

Aprovechamiento adecuado del espacio fsico. Mayor rapidez de operacin en los procesos de entrega. Control eficiente del manejo de materiales.

Reduccin de costos de almacenamiento

1.2

FUNCIONES DEL ALMACN

Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra. Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el
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departamento que requiere de los materiales.

Enviar a produccin los materiales formulario de solicitud.

solicitados junto con el original del

Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin.

Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del inventario. En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y

transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras. Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente

2. MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES


Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias de almacenamiento y entrega de los materiales son:
2.1

REQUISICIN O SOLICITUD DE COMPRA.


Es un documento elaborado por el departamento de almacn u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de requisicin, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de catlogo, descripcin del artculo y firma autorizada.
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ISIS, C.A. REQUISICION DE COMPRA No. 102 Persona Almacn Fecha: 10/08/20XX Fecha requerida de entrega: 15/08/20XX Cantida Cdig d 200 o 1005 Lminas de Anime Observaciones: __________________________ ______________________ ____ Autorizado por: C. Moreno Descripcin o departamento que realiza la solicitud:

2.2

INFORME DE RECEPCIN

Es un documento elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.
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ISIS C.A. INFORME DE RECEPCION No. 223 Proveedor: Anibalca C.A. 18/08/20XX Orden de Compra No. 089 Cdigo 1005 Cantidad Descripcin 200 Lminas de Anime Discrepancias Ninguna Observaciones: __________________________ Recibido por: J. Herrera Fecha de recepcin:

2.3

TARJETAS DE KARDEX

El kardex es un historial de los productos que existan en el inventario. Cada producto del inventario debe tener su kardex respectivo. Cada kardex, en consecuencia, tiene el nombre del producto, como ttulo. Luego, tiene las siguientes columnas tituladas: Fecha, Cantidad Entrada, Costo Unitario Entrada, Cantidad Salida y Saldo Actual. Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias

TARJETA DE CONTROL DE MATERIA PRIMA Material: Lminas de aluminio


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Cdigo: 1005 ENTRADAS


Fecha Cantid Costo ad o 20/07/20 XX 30/05/20 XX 200 100 Cost Total 20.0 00 50 100 5..00 150 0 100 15.0 00 Unitari o

SALIDAS
Cantid ad Costo Cost Unitar o io Total

SALDOS
Cantid Costo ad o 200 100 Cost Total 20.0 00 Unitari o

2.4

REQUISICIN O SOLICITUD DE MATERIALES:


Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algn material materiales y se presenta al almacenista para que entregue determinados especificados para uso del departamento solicitante. Este

formulario debe incluir: fecha y nmero de la requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el material o el nmero de la orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que autoriza la requisicin, firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe.

REQUISICIN DE MATERIALES No. 023 Fecha de solicitud: entrega: 30/08/20XX Departamento que solicita: Laminado trabajo: 32
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27/08/20XX

Fecha de No. de orden de

Cdigo

Cantida Descripcin d

Costo Unitari o

Costo Total

1005

50

Lminas de anime Total Despachado por:

Aprobado por: R. Chvez J. Jimnez Recibido por: G. Cevallos

Algunas veces produccin o cualquier departamento requisitor devuelve materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacn.

2.5

DEVOLUCIONES EXTERNAS

De igual manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor, por distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras. La Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los

materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el nmero y fecha de la devolucin, el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos, las observaciones correspondiente y la firma autorizada. ISIS C.A. ORDEN DE DEVOLUCIN DE COMPRAS

No. 055 Proveedor: Maxiel C.A. 25/08/20XX Orden de Compra No. 089 Cdigo 1025 Cantidad 10 Descripcin Lminas de anime Observaciones: ____________________ ______ Autorizado por: O. Torrealba Fecha de devolucin:

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