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Formation Excel avanc : Prpar par Ir Claude H. e-mail : claude@diores.

com
























MS EXCEL
Avanc

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CHAP I : RAPPORT DE TABLEAU CROISE DYNAMIQUE

1. Introduction

Un tableau crois dynamique permet d'effectuer facilement une synthse des informations
contenues dans un tableau ou dans une base de donnes Excel.
Un assistant permet de raliser en quatre tapes ce type de tableau.

Prenons par exemple le tableau ci-dessous:
Prenons par exemple le tableau ci-dessous:



Dans ce tableau, vous avez entr toutes les factures concernant le projet d'amnagement de
bureau. Vous souhaitez naturellement extraire de ces donnes des informations significatives
comme par exemple :

quels articles ont t facturs pour chaque fournisseur ?

quelles sommes sont affiches par catgories ?

quels articles doivent tre amortis ?

Les tableaux croiss dynamiques permettent de procder ces synthses et de nombreuses
autres oprations d'exploitation. Un tableau crois dynamique permet de crer des feuilles par
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une combinaison quelconque de lignes et de colonnes partir d'un tableau ou d'une base de
donnes. Il suffit de dfinir les informations qui seront portes respectivement dans les lignes et
dans les colonnes.

2. Appel de l'assistant Tableau crois dynamique
Utilisez la commande :
Menu Donnes / Tableau crois dynamique

Excel dmarre l'assistant Tableau crois dynamique et affiche la bote de dialogue ci-dessous, la
premire des quatre tapes.



Dans la premire tape vous slectionnez le tableau ou la base de donnes partir de laquelle
vous dsirez crer un tableau crois dynamique.

L'option Liste ou base de donnes Microsoft Excel est coche par dfaut dans la bote de
dialogue. Ce paramtre est correct pour notre exemple ne le modifiez pas.

Cliquez sur le bouton Suivant de la bote de dialogue pour passer la deuxime tape.






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3. Dfinir une plage de donnes



Dans la deuxime tape vous slectionnerez la plage de donnes qui formera la base du tableau
crois dynamique.

Si une cellule est slectionne dans un tableau ou dans une base de donnes, Excel identifie la
plage de donnes automatiquement et affiche ses coordonnes dans la ligne de saisie.

Si la plage de donnes affiche n'est pas correcte, vous pouvez la corriger en entrant ses
coordonnes l'aide du clavier, ou en slectionnant la plage dans la feuille.

Cliquez sur le bouton Suivant de la bote de dialogue pour passer la troisime tape.

4. Mise en page du tableau crois dynamique
La troisime tape requiert toute votre attention, car vous allez dfinir la mise en page, la
structure du tableau crois dynamique.



La partie droite de la bote de dialogue regroupe les boutons correspondant diverses cellules du
tableau ou de la base de donnes. Chaque cellule du tableau ou de la base de donnes a son
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bouton. Vous allez crer la structure du tableau crois dynamique en positionnant ces boutons sur
les trois champs du tableau de la bote de dialogue Etape 3 sur 4 comme indiqu ci-dessous:
COLONNE Placez dans cette zone le champ qui servira crer les tiquettes de
colonnes, par exemple Fournisseurs.
LIGNE Placez dans cette zne le champ qui formera les tiquettes de lignes, par
exemple Articles.
DONNEES Cette zone est destine aux champs de calcul et d'affichage des donnes,
par exemple HT. Excel additionne les montants hors taxe du tableau ou de
la base de donnes et affiche la somme dans le tableau crois dynamique.

Dans notre exemple, veuillez dfinir la mise en page du tableau crois dynamique comme suit :

Les noms des fournisseurs forment les tiquettes de colonnes dans la feuille. Cliquez sur le
bouton "Fournisseurs" et glissez-le dans le champ COLONNE.

Les articles seront superposs dans les lignes. Cliquez sur le bouton "Articles" et glissez-le
dans le champ LIGNE.

La plage de donnes affichera la somme des montants hors taxe. Cliquez sur le bouton "HT" et
glissez-le dans le champ DONNEES. Votre bote de dialogue doit tre identique celle de la
figure ci-dessous:



Si vous avez dplac un bouton par erreur ou plac un bouton dans une mauvaise plage, cliquez
sur ce bouton et sortez-le de la zne de dfinition fond blanc, et recommencez l'opration.

Cliquez sur le bouton Suivant de la bote de dialogue pour passer la quatrime et dernire
tape de la dfinition des tableaux croiss dynamiques.
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5. Dfinition de la zone dynamique
Dans cette tape vous allez dfinir l'emplacement du tableau crois dynamique.



Vous pouvez placer un tableau crois dynamique dans la feuille de votre choix.
Il est prfrable de crer le tableau crois dynamique sur une feuille part dans le classeur. Excel
affecte la feuille un format automatique par dfaut, qui entre autre, modifie la largeur de
colonne. Pour ne pas causer de problmes de formatage au tableau ou la base de donnes
d'origine, le tableau crois dynamique sera de prfrence cr sur une feuille vide. Cette mise en
page est d'ailleurs propose par dfaut dans Excel, il ne vous restera gnralement plus qu'
accepter la quatrime et dernire tape.

Cliquez sur le bouton Fin pour crer le tableau crois dynamique.

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Excel cre le tableau crois dynamique sur une nouvelle feuille de calcul I17.

Renommez la feuille de calcul "Feuil1" dans laquelle vous avez saisi la base de donnes
Factures bureau en lui donnant le nom "Base de donnes".

Renommez la feuille de calcul "Feuil17" dans laquelle vient d'tre cr le tableau crois
dynamique Fournisseurs en lui donnant le nom "Fournisseurs".

On note par exemple, que le tableau crois affiche dans sa premire colonne un total "achat de
chaises" pour un montant de 2400 F chez ABC Agen que l'on retrouve dans le tableau d'origine ci-
dessous :

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Les noms des fournisseurs sont ports en tte de colonnes, les divers articles figurent dans les
lignes.
Dans la plage de donnes, les montants nets par article et fournisseurs ont t additionns. Vous
pouvez lire directement le montant factur pour chaque fournisseur pour un groupe d'articles. Les
rsultats de chaque groupe sont aussi calculs, et donnent le montant total factur par chaque
fournisseur en indiquant le montant factur par groupe d'articles. Enfin, les totaux sont
galement indiqus.

6. Masquer les valeurs nulles
La feuille contenant le tableau crois dynamique contient toutes les valeurs souhaites mais elle
manque de clart car les cellules dans lesquelles aucune valeur n'a t calcule affichent 0. La
raison en est simple : chaque cellule du tableau crois dynamique est calcule. Thoriquement
chaque cellule pourrait contenir une valeur. Si aucune valeur ne peut tre calcule dans une
cellule, Excel affiche un 0.

Vous pouvez interdire l'affichage des valeurs nulles l'aide d'un paramtre qui s'applique toutes
les cellules de la feuille courante.

Dans le menu Outils / Options / Cliquez sur l'onglet "Affichage"
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- Dsactivez la case Valeur zro

- Validez en cliquant sur le bouton OK

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7. Modifier le style numrique
Une autre raison du manque de clart du tableau crois dynamique est son format numrique
htroclite. Vous allez le modifier.

Slectionnez la plage B3 J34.
- Slectionnez la commande Format / Cellule
- Puis cliquez sur l'entre Nombre dans la liste droulante Catgorie.
- Cochez la case Utilisez le sparateur de milliers
- Validez en cliquant sur le bouton OK.










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8. Adapter la largeur des colonnes
Double-cliquez sur les sparations entre colonnes jusqu' ce que toutes les colonnes aient une largeur
optimale.

Contrlez le rsultat :



9. Figer des parties de l'cran
Vous pouvez figer des lignes et des colonnes dans la feuille du tableau crois dynamique. Vous vous
assurez ainsi de garder les titres sous les yeux quand vous faites dfiler la feuille vers le bas ou vers la
droite.

- Cliquez sur la cellule B3
- Slectionner le menu Fentre / Figer les volets
Vous conservez ainsi les deux premires lignes et la premire colonne toujours affiches.
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CHAP II. RECHERCHE AUTOMATISEE

0.Prsentation

La fonction RECHERCHE d'Excel permet de faire excuter au tableur une recherche dans un
tableau de valeurs et de renvoyer la valeur trouve dans une cellule dtermine l'avance. On
pourra, par exemple, faire trouver par Excel la dsignation et le prix unitaire d'un produit en
saisissant simplement sa rfrence. Comme le fait l'ordinateur central d'un hypermarch quand il
renvoie la rfrence et le prix d'un produit dont le code-barre a t lu en caisse ou saisi par la
caissire. Cette fonction peut avoir de nombreuses applications : facture, bulletin de salaire, base
de donnes...

1. Syntaxe

La syntaxe gnrale est la suivante :

=RECHERCHE(cellule_lue ; Plage de Rfrence ; Plage Rsultat)
celulle_lue : il s'agit de la cellule o Excel lit la valeur qui entrane la recherche (exemple
: la rfrence d'un produit conduit la recherche de son prix et de sa dsignation).
Plage de Rfrence : il s'agit de la plage de cellules o Excel recherche les valeurs
Plage Rsultat: il s'agit de la plage o Excel doit trouver la valeur cherche (exemple :
les prix se trouvent dans la troisime colonne du tarif).




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2. Exemple

L'exemple ci-dessous montre l'utilisation de cette fonction pour un travail simple de
facturation.


B2 = RECHERCHE(A2 ;G2 :G4 ; H2 : H4)
D2 = RECHERCHE(A2 ;G2 :G4 ; I2 : I4)

Voici ce que fait Excel quand il excute la formule situe en B2 :
1 : Excel consulte la cellule A2 (cellule_lue) et y lit la valeur 2.
2 : Excel consulte la plage qui s'tend de la cellule G2 la cellule G4. Il y trouve la valeur
2 lue prcdemment.
3 : Excel crit dans la cellule B2 la valeur "bananes" situe dans la deuxime colonne du
tableau.
3. Prcisions

Il est prfrable que la colonne qui contient les valeurs cherches (ici la colonne G) soit
trie en ordre croissant.
Il est ncessaire de dclarer le tableau en rfrences absolues (G2:G4 devenant
$G$2:$G$4) faute de quoi les rfrences seraient fausses lors de la recopie des formules.
On peut dterminer le degr de prcision qu'utilise Excel dans la recherche des valeurs par
l'argument valeur_proche plac en fin de formule :
=RECHERCHE(cellule_lue ; Plage de Rfrence ; Plage Rsultat ;Valeur_proche)

L'argument valeur_proche peut prendre deux valeurs : VRAI, ou bien FAUX. Si l'argument
est VRAI (ou 1), Excel prend la valeur infrieure la plus proche s'il ne trouve pas la valeur
exacte. Si l'argument est FAUX (ou 0), Excel renvoie la valeur exacte, ou un message
d'erreur s'il ne trouve pas de valeur exacte. Si l'argument est omis, Excel lui attribue par
dfaut la valeur VRAI.

! notes
L'exemple ci-dessus se prte l'utilisation de deux feuilles de calcul. La premire
comportant la facture proprement dite, et la seconde le tarif.

3. Exercice

Lentreprise FACTOR tablit actuellement sa facturation la main. Cette entreprise souhaite
prsent tablir ses factures sur Excel. On vous demande de reproduire le modle de facture ci-
dessous sur Excel et d'automatiser le plus possible les calculs :
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Le numro de facture, les colonnes "code article", "dsignation", "quantit" et "prix unitaire"
seront saisies, les autres donnes seront le rsultat d'un calcul effectu par Excel.
Il est noter que les frais de port facturs aux clients s'lvent 100 Euros si le total des
marchandises est infrieur 10000 Euros, 50 Euros si le total des marchandises est compris
entre 10000 et 50000 Euros, et gratuit si le total des marchandises dpasse 50000 Euros. La
facture devra se prsenter peu prs de la faon suivante :

Entreprise FACTOR
13 rue de l'Abbaye
06000 NICE
Facture n
Du :
Code article Dsignation Quantit Prix unitaire Montant total
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
. . . . .
TOTAL marchandises .
Remise 10% .
TOTAL NET .
Frais de port .
TOTAL Hors Taxes .
TVA 19.6% .
TOTAL TTC .
Testez votre facture avec les bons de commande suivants (les TTC trouver vous sont donns
pour vrification) :
Code article Dsignation Quantit Prix unitaire
725 PORTE FENETRE 5 1782.00
532 FENETRE 60 X 120 8 812.00
125 PORTE D'ENTREE 1 2325.00
TTC A TROUVER : 19 145.45



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CHAP III. LES MACROS
Plus on travaille avec Excel, plus on constate qu'on excute certaines tches de manire
rptitive. Par exemple, la mise jour rgulire des chiffres de ventes, le traage de donnes
dans un graphique ou la mise en forme d'un tableau exigent qu'on rpte une mme squence
d'actions et de commandes. On peut automatiser la plupart de ces tches, afin de gagner du
temps et d'pargner des efforts, en utilisant les macros.
Une macro est constitue d'une srie d'instructions qui commandent Excel d'excuter certaines
tches bien dfinies. Ces instructions sont crites en Visual Basic dans des feuilles spciales
appeles Modules.
Dans les anciennes versions d'Excel (Excel 4 ou antrieur), les macros taient rdiges l'aide du
langage Macro dans une feuille Macro. Dans ce texte, nous n'arborderons pas le langage macro
d'Excel 4.
Excel contient un Enregistreur de macros qui cre le code Visual Basic votre place. Il enregistre
les actions que vous excutez et les commandes que vous choisissez pendant que vous utilisez
Excel. Ensuite, il vous permet de lire ou d'excuter la macro et de reproduire ainsi
automatiquement les actions enregistres. Par ailleurs, vous avez la possibilit de modifier
ultrieurement les macros cres par l'Enregistreur.
Avec les macros, on peut crer des commandes, des menus, des botes de dialogue, des
messages, des boutons personnaliss, des nouvelles fonctions et on peut afficher une aide
personnalise pour chacun de ces lments. On peut mme transformer Excel en une application
totalement diffrente. A l'aide des macros, chacun cre des outils qui permettent d'adapter Excel
ses besoins.
On peut dfinir deux types de macro :
les macros commandes qui accomplissent une squence d'actions et
les macros fonctions qui produisent une ou plusieurs valeurs.
Exemples :
une macro qui gnre automatiquement un graphique, c'est une macro
commande
une macro qui renvoie le surface d'une sphre, c'est une macro fonction.
Avant de crer une macro pour automatiser une tche, on doit toujours rechercher si Excel ne
fournit pas une solution intgre. Par exemple, si on veut slectionner toutes les cellules vides
d'une feuille, on peut le faire facilement l'aide des menus d'Excel.
Choisir Atteindre.../Edition
Dans la fentre de dialogue Atteindre cliquer sur Cellules...
Dans la fentre de dialogue Slectionner les cellules, cliquer sur Vides

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A. MACRO COMMANDE
On peut crire une macro en utilisant l'Enregistreur de macros ou en entrant les instructions
(formules) dans un module Visual Basic. Un module Visual Basic est une feuille spciale qu'il faut
insrer dans un classeur (Module/Macro/Insertion). Un mme module Visual Basic peut
contenir des macros commandes et des macros fonctions. L'Enregistreur de macros fonctionne
comme un magntophone : il enregistre les oprations pour pouvoir les reproduire le moment
voulu.
Cration partir de l'Enregistreur
L'Enregistreur de macros est un outil intgr qui cre le code Visual Basic votre place.
L'Enregistreur permet de mmoriser toutes les actions dans un module Visual Basic.
Voici la procdure suivre :
Dmarrer l'Enregistreur : Nouvelle macro.../Enregistrer une macro/Outils

Une feuille Visual Basic est insre automatiquement la fin du classeur en cours, le mot
"Enregistrement" apparat dans la barre d'tat et le bouton "Arrter la macro" dans la
feuille en cours.
Dfinir le nom de la macro et ventuellement le raccourci (cfr. le bouton "Options>>")
puis valider
Excuter les diffrentes actions (Excel introduit automatiquement les formules dans la
feuille Visual Basic).
Choisir Arrter






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Exemple : Cration d'une macro qui permet de gnrer un graphique

Choisir les commandes suivantes :
Dmarrer l'enregistreur : Nouvelle macro.../Enregistrer une macro/Outils, puis introduire
le nom de la macro Graphique puis valider Ok
--- Dbut de la macro ---
Slectionner A3:D6
Cration du graphique : Touche F11 (La touche F11 permet de crer un graphique
standard dans une feuille spare)
Insrer un titre (cellule A1 de la feuille Feuil1) Titre.../Insertion, puis cocher l'option : Titre
du graphique, slectionner la barre de formule, introduire =FEUIL1!A1 et valider.
Modifier l'chelle des ordonnes : slectionner l'axe des ordonnes (un clic sur l'axe) puis
choisir : Axe slectionn.../Format et modifier les donnes : Maximum 25000 et Unit
principale 5000 et valider.
Choisir l'assistant graphique, bouton Suivant et cocher le bouton Srie de donnes en :
Ligne, puis valider.
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--- Fin de la macro ---
Choisir : Arrter l'enregistrement du mme menu
Voici le contenu de la macro qui se trouve dans la feuille Module1 qui est automatiquement
insre en fin de classeur :
'
' Graphique Macro
' Macro enregistre le 24/10/96 par Jean-Marie Lambert
'
'
Sub Graphique()
Range("A3:D6").Select
Charts.Add
With ActiveChart
.HasTitle = True
.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False
.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False
.ChartTitle.Select
End With
Selection.Text = "=Feuil1!R1C1"
ActiveChart.Axes(xlValue).Select
With ActiveChart.Axes(xlValue)
.MinimumScaleIsAuto = True
.MaximumScale = 25000
.MinorUnitIsAuto = True
.MajorUnit = 5000
.Crosses = xlAutomatic
.ReversePlotOrder = False
.ScaleType = False
End With
ActiveChart.ChartWizard Source:=Sheets("Feuil1").Range("A3:D6"), _
PlotBy:=xlRows, CategoryLabels:=1, SeriesLabels:=1
End Sub
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Excution d'une macro commande


Pour excuter une macro :
utiliser la commande : Macro.../Outils et choisir le nom de la macro
ou utiliser le raccourci :
Ctrl+raccourci (Windows)
Option+Commande+raccourci (Macintosh)
On peut galement attacher une macro un objet de la feuille de calcul (Bouton, graphique, ...)
ou un article d'un menu personnalis
Cration manuelle partir du clavier
Pour crer une macro commande, il suffit d'introduire les instructions directement dans le module
Visual Basic. On insre une feuille module Visual Basic en utilisant la commande :
Module/Macro/Insertion. Un mme module Visual Basic peut contenir des macros commande
et des macros fonction. Les instructions Visual Basic sont entoures des mots cls : SUB et END
SUB.

Exemple :
Sub Bonjour()
MsgBox ("Bien le boujour")
End Sub
On peut modifier les instructions (formules) directement dans le module Visual Basic. Ainsi, dans
l'exemple "Cration d'une macro qui permet de gnrer un graphique", on peut modifier la macro
comme ceci :
supprimer la ligne :
Range("A3:D6").Select
modifier la ligne :
Selection.Text = "=Feuil1!R1C1"
par :
Selection.Text = "=Feuil1!R[-2]C1"
et la ligne :
ActiveChart.ChartWizard Source:=Sheets("Feuil1").Range("A3:D6"),_
par :
ActiveChart.ChartWizard _

Ce qui va permettre de standardiser cette macro.


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Voici le nouveau texte de la macro :
'
' Graphique Macro
' Macro enregistre le 24/10/96 par Jean-Marie Lambert
'
'
Sub Graphique()
Charts.Add
With ActiveChart
.HasTitle = True
.Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False
.Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False
.ChartTitle.Select
End With
Selection.Text = "=Feuil1!R[-2]C1"
ActiveChart.Axes(xlValue).Select
With ActiveChart.Axes(xlValue)
.MinimumScaleIsAuto = True
.MaximumScale = 25000
.MinorUnitIsAuto = True
.MajorUnit = 5000
.Crosses = xlAutomatic
.ReversePlotOrder = False
.ScaleType = False
End With
ActiveChart.ChartWizard _
PlotBy:=xlRows, CategoryLabels:=1, SeriesLabels:=1
End Sub

Il suffit alors de slectionner une autre plage, par exemple A12:D14 et excuter la macro

B. MACRO FONCTION

Pour crer une macro fonction, on doit introduire les instructions dans le module Visual Basic. On
insre une feuille module Visual Basic en utilisant la commande : Module/Macro/Insertion.
Un mme module Visual Basic peut contenir des macros commande et des macros fonction. Dans
Excel, les instructions Visual Basic sont entoures des mots cls Function et End Function.
Une macro fonction est une nouvelle fonction ajoute Excel.

Exemple : Fonction qui calcule la surface d'une sphre
'
' Surface d'une sphre
'
Function SurfSphre(Rayon)
pi = Application.pi()
SurfSphre = 4 * pi * Rayon ^ 2
End Function




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Excution d'une macro fonction
Ces fonctions sont classes dans les fonctions personnalises, on peut utiliser galement
L'Assistant Fonction ou la commande : Fonction.../Insertion


Dans la feuille de calcul, il suffit de l'utiliser comme une fonction d'Excel. Par exemple, si dans la
cellule A1, on crit la formule =SurfSphre(10), on recevra la valeur : 1 256,64.

EXEMPLE DE MACRO FONCTION

On veut crire une fonction CtrlNoCompte qui contrle un numro de compte bancaire. Ce
numro a t encod sous la forme XXXYYYYYYYZZ (sans les tirets) et la cellule a t formate
l'aide du format 000-0000000-00.



Un numro de compte bancaire est correct si le nombre de contrle form par les deux derniers
chiffres (ZZ) est gal au reste de la division du nombre form par les dix premiers chiffres
(XXXYYYYYYY) par 97. Si ce reste est 0, le nombre de contrle sera 97. Cette fonction renvoie :
la valeur OK si le compte est correct sinon elle renvoie COMPTE INCORRECT









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Voici le texte de la macro :
'
' Contrle du numro de compte bancaire
'
Function CtrlNoCompte(Compte)
i = Int(Compte / 100) ' 10 premiers chiffres
digit = Compte - i * 100 ' 2 derniers chiffres
reste = i - Int(i / 97) * 97 ' reste de la division par 97
If reste = 0 Then reste = 97
If reste <> digit Then
CtrlNoCompte = "Compte incorrect"
Else
CtrlNoCompte = "Ok"
End If
End Function


CHAP IV. LES COURBES DE TENDANCE

un exemple
Des statistiques de ventes d'un
produit d'immense consommation
ont t saisie dans une petite feuille
de calcul Excel.
Le premier travail faire est de les
illustrer sous forme d'un graphique
(ci-contre droite) l'aide de
l'assistant graphique.

L'insertion de la courbe de tendance se fait ensuite de la manire suivante :
D'abord slectionner la courbe par un clic gauche, puis demander Graphique + Ajouter une
courbe de tendance, ou bien faire un clic droit sur la courbe + Ajouter une courbe de
tendance dans le menu contextuel.

Une boite de dialogue apparat alors qui comporte deux onglets :
gauche, l'onglet Type permet de choisir le type de courbe de tendance souhait, ici
Exponentielle. Le choix du type de courbe se fait d'aprs l'apparence de la courbe
existante et aprs essais ventuellement.
droite, l'onglet options autorise d'autre choix, en particulier le nombre de priodes de
prvision dans la fentre Prospective. Il peut tre utile de faire figurer l'quation de la
courbe de tendance en cochant la case prvue cet effet.
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La capture d'cran gauche illustre le rsultat obtenu, avec la courbe chronologique d'origine
(en bleu), et la courbe de tendance (en rouge) qui comporte des prvisions sur deux ans.
Bien videmment, le choix du type de courbe de tendance influence fortement les prvisions
obtenues.
Il convient galement de s'interroger sur la validit de ce type de prvisions.











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CHAP V. CONSOLIDATION DE DONNES

Prambule : Cette tche fait partie des tches courantes rencontres en entreprise. Les
tableaux de bord sont constitus de feuilles lies entre elles qui font remonter des donnes de
dtail, souvent mensuelles dans une consolidation synthtique destine aux Directions qui
peuvent, ainsi, s'assurer que les orientations dfinies (ventuellement stratgiques) sont suivies
d'effet sur le terrain.
Ici la Direction veut s'assurer que la formation Bureautique est bien ralise dans chaque site.
Dans la ralit ces donnes sont accompagnes de graphiques. Nous en verrons un exemple dans

nonc de la tche qui vous est confie :
Vous travaillez la direction des Ressources Humaines de l'entreprise Avionique-SA qui comprend
quatre sites : Nice, Lille Mulhouse et Paris. Nous sommes en avril. Vous devez prparer les
feuilles de saisie concernant le suivi de la formation bureautique sur toute l'anne en cours et
saisir les donnes qui existent, c'est--dire celles du 1er trimestre.

Les donnes de Nice, Lille, Mulhouse seront regroupes dans le mme classeur que le
rcapitulatif. Par contre les donnes de Paris seront dans un classeur part, qui sera envoy tous
les mois par e-mail et qui sera li la feuille Paris du classeur rcapitulatif.
Ralisation de l'exercice :
- construire dans un premier classeur de 5 feuilles nomm recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls :
- 1 feuille nomme rcapitulatif qui consolidera les donnes des 4 autres feuilles,
- 3 feuilles de saisie concernant les donnes de Nice, Lille et Mulhouse et
- 1 feuille qui sera la copie intgrale (" avec liaison") de la feuille Paris de l'autre classeur.
- construire un deuxime classeur nomm paris.xls avec une seule feuille :
- 1 feuille Paris qui servira pour la saisie des donnes concernant Paris (enlever les feuilles
qui ne servent pas).
Lorsque les feuilles seront ralises, toutes les cellules seront protges contre l'criture, sauf
celles qui sont rserves la saisie.
Voici l'aperu du premier classeur ouvert sur la feuille rcapitulatif


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Voici le modle des feuilles de saisie, celle de Nice :


Voici Lille :

Voici Mulhouse :






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Voici les 2 feuilles concernant Paris ; la premire dans laquelle on ne saisit rien et qui fait partie
du premier classeur, et la seconde qui se trouve dans le classeur (fichier) Paris.xls et qui sera
transmise par courrier (ventuellement lectronique) :

La convention suivante sera adopte : toutes les donnes numriques saisies seront en style normal. Toutes les autres
seront en style gras.
Seule les zones de saisie relles ne seront pas protges contre l'criture accidentelle
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1) Dmarrage
Dans un classeur vierge, on modifie le nom des onglets (c'est- dire la partie basse de la feuille
comportant son nom) avec les noms rcapitulatif, Nice, Lille, Mulhouse et Paris.
- pour changer le nom des onglets, on remplace le mot feuille1 ou feuille2, etc... en les double-
cliquant ou avec le <bouton-droit-de-la-souris>- Renommer
- si le nombre de feuilles est insuffisant on en insre de nouvelles. <bouton-droit-de-la-souris>
sur l'onglet - Insrer-Feuille
Remarque, rgle N1 : bien respecter le numro des lignes et des colonnes prconis. Car il ne
faut pas oublier que le fichier Paris.xls doit pouvoir tre permut avec celui d'une autre personne
! les donnes doivent donc tre rigoureusement la mme place.

2) Feuilles destines la saisie
On ne s'intressera pas tout de suite la premire feuille (rcapitulatif) - On s'intressera aux
feuilles Nice, Lille, Mulhouse ainsi qu'a Paris dans l'autre classeur.
Par scurit, comme d'habitude, et avant d'aller plus loin, on sauvegardera dans le dossier "Mes
Documents" le premier classeur en l'appelant recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls(*) et l'autre
classeur Paris.xls(*). Ensuite, en fonction de l'avancement du travail, on fera des sauvegardes
rgulires pour ne pas tre pris au dpourvu si l'on se prend le pied dans le fil d'alimentation de
l'ordinateur (a arrive rgulirement...).
(*) Remarque WINDOWS sur les extensions de fichiers : l'extension XLS n'apparat pas
systmatiquement ; cela dpend de la configuration de l'explorateur. Lorsqu'on est en "mode dbutant",
l'extension des fichiers est cache, pour qu'on ne puisse pas y toucher. Je prconise a mes tudiants de le faire
apparatre. On travaille ainsi moins en aveugle. Pour ce faire : dans l'explorateur (Pomme+E) :
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puis Outils > options des dossiers > affichage > dcocher cacher les extensions de fichiers. (a
dpend des versions de l'explorateur...)
2) La feuille NICE : Il faut entrer le contenu des cellules, la main, d'abord dans cette feuille
(tape 3 + tape 4 pour cette feuille) et ensuite dupliquer progressivement son travail
sur les feuilles Lille, Mulhouse puis Paris, en remplaant les premires valeurs par les
valeurs correctes.
3) Les totaux
On crira, ensuite, toutes les formules qui correspondent aux totaux (en utilisant
avantageusement l'icne sigma ( )
4)La mise en forme
Pour la mise en forme des tableaux, aprs avoir slectionn toute la zone du tableau (voir image)
on utilisera l'option :
Format > Mise en forme automatique > Effet 3D 1 :









Format - Mise en forme automatique aprs avoir slectionn le tableau :
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Effet 3D 1
Rsultat (avant de masquer les valeurs zro et aprs avoir mis en gras les cellules non
concernes par les saises) :








5) Les liaisons
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Pour le rcapitulatif, slectionner la premire feuille, faire le squelette du tableau (les valeurs
fixes) puis coller avec liaison les donnes des autres feuilles. Pour cette opration (qui fait un peu
peur aux dbutants mais qui est assez simple) deux techniques :
aller sur les cellules d'origine (ici Nice), slectionner avec la souris les
cellules vises (ici B7:M7) (viter N7, le total !)- <bouton-droit-de-la-
souris> Copier - puis slectionner la feuille "rcapitulatif" en cliquant son
onglet.
puis sur la premire cellule (ici B4) <bouton-droit-de-la-souris> Collage
spcial... - bouton <Coller avec liaison>-
(c'est cette premire technique que je prconise dsormais)
aller sur la cellule destination (o va s'afficher la valeur, ici B4), taper le
signe = puis slectionner avec la souris d'abord l'onglet de la feuille vise
(ici Nice), puis la cellule o se trouve la valeur (ici B7). On valide par la
touche Entre. C'est fait !
Puis on duplique la cellule B4 jusqu'en dcembre avec la poigne-de-
duplication bien connue (sur le bord droit de la cellule slectionne, en bas
droite de la cellule, ici B4)
Noter qu'au final, la cellule B4 doit contenir la formule =Nice!B7 qui correspond la notation des cellules
lies l'intrieur d'un mme classeur.
Pour les cellules calcules (les totaux) il est prfrable de ne pas mettre de liaison, mais de faire les calculs
dans chaque feuille. Ainsi on pourra vrifier, dans la phase de mise au point que les sommes sont
identiques.
voici le rsultat (aprs avoir masqu les zros, voir la fin le chapitre 7 ; avant les zros
doivent apparatre jusqu'en dcembre !!) :


Pour la feuille Rcapitulatif vous trouverez la bonne mise en forme avec le Format > mise en forme
automatique qui va bien. Par contre, je recommande d'utiliser cette mise en forme automatique avant
d'avoir cr les liaisons, car Excel ne sait plus, alors, faire la diffrence entre les totaux et les
donnes)
Pour Paris, la technique est un peu diffrente car il faut copier l'intgralit de la feuille (suivre
scrupuleusement la disposition, pour que les travaux des autres stagiaires puissent tre permuts entre
eux.)
- En A8 on mettra mme son nom "saisi par ..." (variante de l'image capture).
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- Pour inscrire la date de saisie, il faut crire dans la cellule A9 la formule =maintenant() qui
ramne la date et l'heure du PC chaque modification.
Pour le collage avec liaison on utilise la premire technique : on copie toute la zone Paris dans le
fichier Paris.xls puis dans la feuille Paris du classeur recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls













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6) Protection des cellules
Avant de tout protger, on fera disparatre les valeurs zro inutiles, sur chaque feuille avec la
commande suivante : (car dsormais, avec l'exprience du travail avec mes tudiants, je
prconise de ne le faire qu' la fin pour qu'on s'assure bien que toutes les totaux et les collages
avec liaisons sont bien prvus jusqu'en dcembre !)
on masquera toutes les valeurs zro, pour chaque feuille, par l'opration suivante :
Outils-Options...-Affichage- valeurs zro - OK
La protection d'Excel est droutante car elle se fait deux niveaux :
(1) les cellules sont toutes, par dfaut, vrouilles mais virtuellement seulement car :
(2) les feuilles sont par dfaut non-protges.
C'est la conjugaison des deux attributs, l'un qui concerne chaque cellule individuellement et
l'autre qui concerne globalement la feuille qui va ou non bloquer l'criture.
Pour protger en criture toutes les zones, exceptes les zones de saisie, il faut dverrouiller
(paradoxalement) les zones qu'on ne veut pas bloquer et protger, ensuite, la feuille.

(1) aprs avoir slectionn la zone de saisie et laiss le curseur de souris sur cette
slection :
<bouton-droit-de-la-souris> Format cellule - protection - Vrouill (=non)


2) ensuite il faut verrouiller rellement toutes les autres cellules en utilisant
Outils-Protection > Protger la feuille - et OK (ne pas mettre de mot de
passe, il est facultatif et ici, il s'agit simplement de mettre en place un "garde-
fou".)

Exprience vcue : il y a quelques annes j'avais cr de nombreux tableaux lis entre eux, suivant ce principe, mais sans
rien verrouiller. La personne qui faisait la mise jour mensuelle avait, un jour, effac par inadvertance un total de ligne
(errare humanum est...) mais pour corriger son erreur elle a mis, la place de la formule, la valeur qu'elle avait
rcupre sur une page imprime prcdemment. Ce mois l, le tableau de bord tait correct mais les mois suivants, les
donnes devenaient de moins en moins cohrentes... Il m'a fallu beaucoup de patience pour retrouver l'erreur et remonter
cette formule remplace !
On se fie beaucoup trop la bonne mine des tableaux imprims !







7) tests et rglages
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Ensuite on enregistre le tout, on ferme tout et aprs une ou deux minutes de pause (le temps que l'heure
du micro volue un peu...) on charge le fichier recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls. Le message
suivant apparat alors...

...ce qui indique qu'un lien existe entre cette feuille et un fichier non ouvert et comme le temps
de mise jour peut tre long, la question est pose pour viter ce temps de chargement. (Si
Paris.xls avait t ouvert en premier, la liaison aurait t tablie automatiquement,
sans question).
Par dfaut, on rpond "oui". Mais on sait qu'on n'a rien modifi dans le fichier Paris, on rpond
"non".

Aller dans la feuille Paris et regarder l'heure inscrite. Elle correspond celle inscrite dans le fichier
Paris.xls.
Vous pouvez faire quelques autres essais pour vous assurer que les liaisons fonctionnent bien
entre les feuilles..
Le "clou" de cet exercice, c'est l'change de fichiers entre stagiaires :
Fermer compltement Excel (car il ne faut pas manipuler des fichiers ouverts). Avec l'explorateur
Windows, renommer votre fichier Paris.xls en OldParis.xls. Demander autour de vous un autre
fichier Paris.xls. Placer le dans le bon rpertoire et ouvrir le fichier recap-nice-lile-etc.xls.
Rpondre "oui" la question "Mettre jour ?" et regarder le rsultat... Les donnes saisies par
d'autres viennent se dverser automatiquement dans votre tableau de synthse. Maintenant vous
tes prts recevoir mensuellement le suivi de Paris, par disquette ou, mieux en pice jointe d'un
message lectronique.

Suggestion d'exploration pour ceux qui ont encore du temps et de l'nergie : faire un "copier" du
tableau rcap et faire un collage spcial avec liaison dans un document Word : vous allez ainsi
dcouvrir les liens entre documents de diffrentes applications... Bonne route !